Cdigo : U-PR-11.005.

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1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Establecer los parmetros generales para la elaboracin y el control de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad
Nacional de Colombia con el fin de facilitar su presentacin y utilizacin.

ALCANCE: Aplica para la elaboracin, modificacin, eliminacin y distribucin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad
Nacional de Colombia.

DEFINICIONES:

1. Aprobacin: Actividad emprendida para determinar la conveniencia y la adecuacin del documento revisado previamente.
2. Caracterizacin de procesos : Documento que describe las caractersticas generales del proceso, esto es, los rasgos diferenciadores del mismo
3. Cobertura del documento: Campo o rea geogrfica que cubre el documento, la cobertura se define por Sede, Facultad, Instituto, Laboratorio,
etc.
4. Difusin: Utilizacin de cualquier medio de comunicacin para dar a conocer la informacin del Sistema de Gestin de la Calidad de la
Universidad Nacional de Colombia.
5. Documento: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio
de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o una combinacin de estos.
6. Documento Controlado: Se considera un documento controlado por el Sistema Integrado de Gestin, todo aquel que cumpla con le registrado en
este procedimiento y su anexo.
7. Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un cambio o de su cancelacin pierde su vigencia.
8. Formato: Documento empleado para registrar la informacin necesaria para la realizacin de un proceso o actividad.
9. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por la Universidad Nacional de Colombia, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin
10. Gua: Documento que establece pautas de accin, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestin
de los procesos o la documentacin de los mismos o documento que se caracteriza por suministrar informacin especfica para orientar una o
varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos.
11. Instructivo: Los instructivos de trabajo describen como se realiza una tarea. Se puede extraer lo que se desea realizar del procedimiento. los
instructivos,.. se limitan a indicar o clarificar la forma de operar, utilizar o realizar algo.
12. Manual: Documento que proporciona informacin coherente, interna y externamente acerca del Sistema de Gestin de la Calidad de la
Universidad Nacional de Colombia.
13. Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Universidad Nacional de Colombia.
14. Modulo Documento: Componente del aplicativo electrnico Soft Expert que permite el control de los documentos.
15. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada
en resultados
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16. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de actividades secuencialmente
establecidas en un proceso que da como resultado final un producto o un servicio.
17. Programa de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO): Documento que establece requisitos para prevenir y controlar riesgos
asociados al desarrollo de actividades especficas en el desempeo del trabajo diario. Mediante el (los) Programa(s) de Gestin en S&SO se
describen estrategias y planes de accin que permitan el cumplimiento de la Poltica y Objetivos de S&SO.
18. Protocolo: Documento que establece instrucciones sobre el manejo operativo de disposiciones de carcter referencial
19. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeadas.
20. Sistema de gestin: Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
21. Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar el objetivo
establecido.
22. Soft Expert: Software tipo web que permite la operacin en lnea del Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Nacional de Colombia.
23. Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros.
24. Versin: Indica mediante un nmero la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Por ejemplo: 1.0, 2.0, 3.0 y as sucesivamente, en
el sistema
25. Vigencia del documento: Periodo de tiempo en el cual tiene validez el documento

DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

1. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009

2. ISO 9000:2005 Sistemas de gestin de calidad fundamentos y vocabularios
3. ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de Calidad Requisitos
4. Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 2014
5. Manual de Identidad Visual de la Universidad Nacional de Colombia
6. ISO 14001:2004 Sistemas de Gestin Ambiental
7. ISO/IEC 17025 Requisitos Generales para la Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibracin}
8. OHSAS 18001:2007 Sistema de Seguridad de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional
9. Normograma de proceso Mejoramiento de la Gestin

CONDICIONES GENERALES:

Aprobacin y adecuacin de los documentos

1. El control de documentos se realizar en el mdulo Documento del aplicativo electrnico Soft Expert, de acuerdo con lo establecido en este
procedimiento y sus documentos asociados:
ANEXO 1. Parmetros generales para la elaboracin y el control de los documentos
Formato de Solicitud Documental: Formato para presentar las solicitudes de elaboracin, modificacin o eliminacin de los documentos del Sistema
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Integrado de Gestin de la Universidad Nacional de Colombia, Cdigo: U-FT-15.005.004

2. Quien elabora el documento, no podr aprobar el documento.
3. Si un documento en el ejercicio de revisin conlleva la unificacin de otros, ser decisin del proceso teniendo como referente el objetivo del nuevo
documento, considerarlo como nuevo o cambio de versin.

Revisin y actualizacin de documentos

4. Los documentos controlados en el sistema Soft Expert con fecha de aprobacin posterior a abril de 2015 tendrn como vigencia mxima 2 aos; al
trmino de esta, los procesos deben realizar una revisin, ajuste y aprobacin de ser necesario, as mismo, pueden ser revisados y actualizados en
cualquier momento, de acuerdo a las necesidades propias de la gestin del proceso, mejora continua, cambios normativos, entre otros.
5. Un documento genera cambio de versin si se realizan ajustes en su contenido de aplicacin de acuerdo al numeral 2.2.1 del anexo de este
procedimiento
Control de cambios
6. El aplicativo Soft Expert, har el control sobre las versiones anteriores u obsoletas y el detalle de los cambios en los documentos quedan registrados
en el formato de solicitud documental

Vigencia, pertinencia y disponibilidad de los documentos

7. La documentacin vigente y oficial se encontrar a disposicin de los funcionarios de la Universidad en el mdulo Documento del Aplicativo Soft
Expert a excepcin de los documentos de los procesos Presupuesto, Adquisicin de Bienes y Servicios, Gestin de Bienes, Tesorera y Contable
Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera que se encuentran en la Pgina Web: www.gerencia.unal.edu.co.
8. Los Procesos que cuenten con sistemas idneos para el control de documentos, podrn seguir haciendo uso de ellos, asumiendo los lineamientos
para la codificacin, dados por el presente procedimiento y su anexo.
9. En el caso de que algn proceso requiera para su operacin publicar en pginas web u otros puntos de informacin su documentacin, es
responsabilidad del lder del proceso y del administrador de estos puntos mantener publicada la documentacin vigente coherente con la
documentacin controlada en el mdulo Documento del sistema Soft Expert y en la Pgina Web: www.gerencia.unal.edu.co.
10. Para las sedes Amazonia y Caribe por tener problemas de conectividad, se enviar listado de documentos con el link de acceso para visualizarlos y
de ser necesario su impresin deben solicitarlos al Nivel Nacional.

Legibilidad e identificacin de los documentos

11. La estructura de la documentacin del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad Nacional se presenta en el Anexo 1 y de la misma manera se
implementar dentro del mdulo Documento de Soft Expert.
12. Para el control documental de Nivel Facultad, Laboratorios Institutos, Centros y otros es necesario informar al equipo tcnico del Sistema Integrado de
Gestin de los caracteres que lo identificaran, lo cual se explica en numeral 2.1.4.1 Codificacin de los documentos del Anexo 1 de este
procedimiento.
13. Los documentos estandarizados son aquellos que fueron elaborados y revisados entre las sedes, tienen en su cdigo identificador la cobertura U,
aplican para todas las sedes y no se registra en el sistema otro documento con el mismo nombre u objetivo, es responsabilidad del proceso verificar
que no se incumpla esta condicin.
14. Cuando las actividades de los procedimientos sean realizados por diferentes cargos en las sedes, se podr hacer uso de la premisa quien haga las
veces
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Documentos Externos
15. Los documentos externos son controlados por los responsables de los procesos en la administracin de su gestin documental, es su responsabilidad
el control de las versiones y su correcta utilizacin.
16. La identificacin de los documentos de origen externo normativos y obligatorios se realizar en los normogramas de cada proceso

Documentos no controlados
17. El procedimiento no aplicar a los siguientes documentos: Plan Estratgico, Manuales de tica y de Buen Gobierno, Manual de Funciones, los
Reglamentos, las Polticas y los Documentos Internos y Externos que se encuentren estandarizados dentro del Manual de Identidad Visual de la
Universidad, tales: Resoluciones, Acuerdos, Comunicados, Oficios, Circulares, etc. As mismo, los formatos generados por los sistemas de
informacin como QUIPU, SARA, HERMES, SIA, entre otros, los cuales conservarn su estructura actual y se identificar su vigencia por la fecha de
expedicin.
18. Para el caso de los procesos que por cualquier razn mantengan copias de los documentos impresos, se entendern stos como copias no
controladas y es responsabilidad del lder del proceso o a quien se designe de su correcto uso y control.
19. Se consideran plantillas para el registro de informacin y no es necesario su control documental dentro del mdulo Documento del sistema Soft
Expert, aquellos documentos como: plantillas para oficios, para actas o listados de asistencia, entre otros, a no ser que sea indispensable y se
evidencie como salida en la caracterizacin del proceso

Registros de los documentos

20. Los registros resultantes de la ejecucin del procedimiento, se deben organizar de acuerdo a lo dispuesto en el procedimiento U-PR-11.005.010
Organizacin de archivos de gestin y dems procedimientos y directrices emitidas para tal fin, desde la Oficina de Gestin y Patrimonio.
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DIAGRAMA DE FLUJO

1. Identificar necesidad documental Se aprueba?

2. Diligenciar el formato de solicitud Eliminacin?

documental

3. Elaborar o Realizar ajustes y revisar No

el documento
S

No 4. Aprobar los ajustes de elaboracin,

modificacin o eliminacin del
documento

5. Enviar a las Oficinas de Calidad o

No
quien hagas sus veces la solicitud de
inclusin del documento en el sistema

Cumple con
lo 6. Revisar La solicitud documental
establecido?

7. Registrar la solicitud documental y

S
cargar el documento en Soft Expert

8. Socializar el documento

Fin
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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
(Dependencia o
ID SISTEMAS DE
ACTIVIDAD DESCRIPCIN unidad de gestin REGISTROS
. INFORMACIN
Cargo y/o puesto de
trabajo)

Un servidor pblico en la ejecucin de sus

funciones o de acuerdo a las diferentes fuentes
de mejoramiento del Sistema Integrado de
Gestin, puede identificar la necesidad de
elaborar, modificar o eliminar los documentos del
Sistema Integrado de Gestin de la Universidad
Nacional de Colombia.

Identificar la necesidad de Poner en consideracin del equipo de trabajo y/o

1 elaborar, modificar o responsable del proceso el documento a elaborar, Todos N/A N/A
eliminar un documento modificar o eliminar, se debe revisar su
conveniencia, haciendo nfasis al cumplimiento
de la condicin general 16 de este procedimiento.

Se aprueba la propuesta?:

SI: Pasa a la actividad nmero 2.

NO: Fin del procedimiento

Se debe diligenciar el formato Solicitud

Documental U-FT-11.005.004 para firma de
aprobacin por el lder o jefe del proceso Correo
responsable del documento, quien a su vez Electrnico
designar e informar a el o los responsables de (cuando aplique)
Diligenciar el formato de
2 elaborar y revisar el documento en caso de Todos N/A
solicitud documental.
elaboracin o modificacin Formato Solicitud
Documental
La solicitud es de eliminacin de un documento? U-FT-11.005.004
S: pasa a la actividad 4
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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
(Dependencia o
ID SISTEMAS DE
ACTIVIDAD DESCRIPCIN unidad de gestin REGISTROS
. INFORMACIN
Cargo y/o puesto de
trabajo)
No: Pasa a la actividad 3

Los responsables de acuerdo al formato de

Elaborar o Realizar ajustes
3 acuerdo al formato de
y revisar el documento
solicitud documental, elaborarn o realizarn los
Formato Solicitud
ajustes del documento.
Documental
Responsable de U-FT-11.005.004
El lder del proceso o a quien se designe revisa el Correo
documento propuesto y de ser necesario Institucional
solicitud documental Correo
solicitara los ajustes pertinentes a los
Electrnico
responsables definidos en el formato de solicitud
(cuando aplique)
documental.

Formato Solicitud
Se enva el documento al lder del proceso quien Aplicativo
Documental
Aprobar los ajustes de validara si el documento cumple con los Electrnico Soft
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elaboracin, modificacin requerimientos, si se aprueba, se registra la firma Lder de proceso o Expert.
4
o eliminacin del de aprobacin en el formato de solicitud responsable asignado
Correo
documento documental autorizando su registro en el sistema Correo
Electrnico
Soft Expert. Institucional
(cuando aplique)

Se enva el documento digital aprobado junto con

Enviar al equipo tcnico
el formato de solicitud (escaneado o copia), va
del Sistema Integrado de Fsico o Correo
correo electrnico o en fsico al equipo tcnico del Lder de proceso o Correo
5 Gestin o quien hagas sus Electrnico
Sistema Integrado de Gestin o quien haga sus responsable asignado Institucional
veces la solicitud de
veces para su inclusin en el sistema Soft Expert
inclusin del documento
en el sistema Soft Expert
El equipo tcnico del Sistema Integrado de Equipo tcnico del
Revisar y registrar la
Gestin o quien haga sus veces, revisar la Sistema Integrado de Correo Correo
6 solicitud documental en el
documentacin remitida por los solicitantes en Gestin o quien haga Electrnico Institucional
Aplicativo Electrnico
cuanto a su adecuacin y forma, para asegurar su sus veces
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2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE
(Dependencia o
ID SISTEMAS DE
ACTIVIDAD DESCRIPCIN unidad de gestin REGISTROS
. INFORMACIN
Cargo y/o puesto de
trabajo)
cumplimiento respecto a las condiciones
generales y anexo del presente procedimiento y
revisa que la solicitud este firmada por el
responsable o lder del proceso
Cumple con lo establecido en el Anexo 1?

SI: pasa a la actividad 7.

NO: Se informa y devuelve el documento al

responsable de elaboracin o al responsable
asignado del proceso para que tenga en cuenta
las observaciones, pasa a la actividad 3.
Se registra la solicitud documental (Justificacin y Equipo tcnico del
Registrar y/o cargar el Mdulo
Cambios a realizar) y el (los) documento(s) en el Sistema Integrado de
7 documento al sistema Soft documento de Soft Expert
Aplicativo Electrnico; se informa al Lder o al Gestin o quien haga
Expert Soft Expert
responsable asignado del proceso. sus veces

Comunicar por cualquier medio de difusin Lder del proceso o

Registro del
8 Socializar el documento disponible en la Universidad los cambios que se responsable asignado N.A.
Medio de difusin
han realizado en el documento, a las partes por el proceso
interesadas.

Equipo de calidad
ELABOR / Equipo de calidad Universidad
Universidad Nacional de REVIS APROB Jorge Ivn Bula
MODIFIC Nacional de Colombia
Colombia

Coordinadores y Asesores de
CARGO Analistas de Calidad CARGO CARGO Vicerrector General
Calidad
FECHA
Enero 2015 FECHA Abril 2015 FECHA Abril 2015
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ANEXO 1

1. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

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2. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

La estructura general de un documento del Sistema Integrado de Gestin, est compuesta por un encabezado, el contenido especfico y un pie de
pgina, como se muestra a continuacin:

2.1 Encabezado:

El encabezado de un documento corresponde a los datos bsicos para su identificacin, y deber ir en todas las pginas, como lo seala en la
siguiente figura:

Cdigo :
PROCESO
Versin:

NOMBRE DEL DOCUMENTO Pgina 1 de

LOGO
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El encabezado se aplicar a los siguientes documentos:

Manual de Calidad
Caracterizacin de Proceso
Otros manuales
Normograma
Procedimiento
Gua, Manual, Instructivo, Protocolo, Planes en Gestin Ambiental y S&SO y Programa Gestin Ambiental y S&SO
Formato (excepto aquellos que son generados por los sistemas de informacin de la Universidad),

A continuacin se muestra el detalle de cada campo:

2.1.1 Logo smbolo: El logo smbolo a usar en los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad, es el definido para
aplicacin lateral nivel 1, por el manual de identidad visual de la Institucin, tal como se muestra a continuacin:

Para efectos de la identificacin de los documentos, el logo smbolo no har referencia a dependencias, sedes o procesos.

2.1.2 Nombre del Proceso: En este campo se cita el nombre del proceso al cual corresponde o pertenece el documento que se est
elaborando.

2.1.3 Nombre del Documento: En este campo se cita el tipo de documento objeto de control (Manual de calidad, Caracterizacin de
Proceso, Procedimiento, Gua, Instructivo, etc.), informacin que relaciona el contenido del mismo y el ttulo del documento que se va
a referenciar.

2.1.4 Cdigo: La codificacin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Calidad se realizar de manera alfanumrica:
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2.1.4.1 Codificacin de los documentos:

El siguiente ejemplo indica la forma como estarn codificados los documentos del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad Nacional
de Colombia:

Caso 1: Documentos de Nivel Institucional y Documentos de Nivel Sede:

Caso 2: Documentos de Nivel Facultad, Laboratorios Institutos y Centros (Interfacultades):

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Los campos alfanumricos fueron definidos por asociacin nemotcnica y sern utilizados para integrar el cdigo de los documentos del Sistema
Integrado de Gestin de la Universidad
TIPO DE DOCUMENTO CDIGO
COBERTURA DEL Caracterizacin de Proceso CP
CDIGO
DOCUMENTO SEDE
Manual MN
nicos para toda la universidad U
Normograma NG
Sede Bogot B
Procedimiento PR
Sede Medelln M
Formato FT
Sede Manizales Z
Gua GU
Sede Palmira P
Instructivo IN
Sede Orinoquia O
Protocolo PC
Sede Caribe C
Indicador IND
Sede Amazonia A
Matriz de riesgo MR
Sede Tumaco T
Planes en Gestin Ambiental o S&SO PL
Programa en Gestin Ambiental o
PG
S&SO

Para el control documental de Nivel Facultad, Laboratorios Institutos, Centros y

otros, es necesario informar al equipo tcnico del Sistema de Gestin cuales
COBERTURA DEL seran los 3 caracteres de identificacin precedidos de la cobertura.
CDIGO Ejm:
DOCUMENTO
FCIH = Facultad de Ciencias Humanas
Facultad F LGEN = Laboratorio de Gentica
Laboratorio L IBUN= Instituto de Biotecnologa
Centro C A medida que se ingresa documentacin de este nivel en el sistema, se ir
Instituto I construyendo un documento que permita identificarlos y controle la posible
duplicidad
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Identificador de macroproceso y proceso


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MACROPROCESO
01 DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL
02 RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
03 COMUNICACIN
04 INVESTIGACIN Y CREACIN ARTSTICA
05 FORMACIN
06 EXTENSIN, INNOVACIN Y PROPIEDAD INTELECTUAL
07 BIENESTAR UNIVERSITARIO
08 GESTIN DEL TALENTO HUMANO
09 GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
10 GESTIN DE LABORATORIOS
11 GESTIN DE INFORMACIN
12 GESTIN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
13 GESTIN JURDICA
14 EVALUACIN, MEDICIN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
15 DESARROLLO ORGANIZACIONAL
16 SEGURIDAD SOCIAL
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GESTIN
PROCESO
001 PLANEACIN ESTRATGICA
004 AGENCIAR LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
001 DIVULGACIN DE INFORMACIN GENERAL
002 DIVULGACIN PRODUCCIN ACADMICA
003 DIVULGACIN CULTURAL
004 DIVULGACIN DE INFORMACIN OFICIAL
003 GESTIN DE LA INVESTIGACIN Y CREACIN ARTSTICA
001 GESTIN DE PROGRAMAS CURRICULARES
002 ADMISIONES
003 REGISTRO Y MATRCULA
004 GESTIN DE LA ACTIVIDAD ACADMICA
005 APOYO VIRTUAL A LA EDUCACIN
005 GESTIN DE LA EXTENSIN
001 PLANEACIN, EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
002 ACOMPAAMIENTO INTEGRAL
003 GESTIN Y FOMENTO SOCIOECONOMICO
004 ATENCIN INTEGRAL EN SALUD ESTUDIANTIL
005 CULTURA
006 ACTIVIDAD FISICA Y DEPORTE
007 PROGRAMA DE EGRESADOS
001 PLANEACIN DEL TALENTO HUMANO
002 INTEGRACIN A LA INSTITUCIN
003 ORGANIZACIN Y DESARROLLO
004 COMPENSACIN
005 SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
006 ADMINISTRACIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN
006. GESTIN DE RECURSOS Y SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
001 PLANEACIN ESTRATGICA DEL SISTEMA NACIONAL DE LABORATORIOS
002 GESTIN OPERATIVA DE LABORATORIOS
003 GESTIN DE APOYO TCNICO A LABORATORIOS
001 GESTIN DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES (TIC)
005 GESTIN DOCUMENTAL
001 PRESUPUESTO
002 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
003 GESTION DE BIENES
004 TESORERIA
005 CONTABLE
007 GESTIN DE ESPACIOS FSICOS
008 SERVICIOS GENERALES Y DE APOYO ADMINISTRATIVO
009 COORDINACIN Y GESTIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS
001 DEFENSA JURDICA
002 ASESORA JURDICA
003 GESTIN DE LA PROPIEDAD INTELECTUAL
001 EVALUACIN INDEPENDIENTE
002 AUTOEVALUCIN INSTITUCIONAL
007 CONTROL DISCIPLINARIO
001 MEJORAMIENTO DE LA GESTIN
003 GESTIN AMBIENTAL
007 SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD
008 SEGURIDAD SOCIAL EN PENSIONES
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Nota: para incluir el consecutivo del documento, se registrarn tres dgitos numricos en el ltimo campo de la estructura del cdigo. La
numeracin se har en orden ascendente por proceso iniciando en .001, as:

EJEMPLO DE CODIFICACIN DE UN PROCEDIMIENTO DEL NIVEL SEDE

CDIGO CONSECUTIVO DEL

CDIGO PROCESO: PROCEDIMIENTO:
COBERTURA PARA TIPO DE DOCUMENTO MACROPROCESO:
PLANEACIN ELABORACIN DE LA
LA UNAL PROCEDIMIENTO DIRECCIONAMIENTO PROPUESTA DE RECTOR
INSTITUCIONAL
INSTITUCIONAL ELEGIDO

U PR 01 001 001

EJEMPLO DE CODIFICACIN DE UN FORMATO DEL NIVEL SEDE

CDIGO CONSECUTIVO DEL

CDIGO PROCESO:
COBERTURA PARA TIPO DE DOCUMENTO MACROPROCESO: FORMATO : ELABORACIN
PLANEACIN DE LA PROPUESTA DE
LA UNAL FORMATO DIRECCIONAMIENTO
INSTITUCIONAL RECTOR ELEGIDO
INSTITUCIONAL

U FT 01 001 001

EJEMPLO DE CODIFICACIN DE UN PROCEDIMIENTO EN LAS FACULTADES:

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EJEMPLO DE CODIFICACIN DE UN FORMATO EN LAS FACULTADES:

NOTA: Los documentos externos no se codifican.

2.1.5 Versin: Las versiones van de acuerdo con los cambios realizados en el documento y se identifican con un consecutivo iniciando en
0.0 cuando se emite por primera vez un documento, las modificaciones y/o actualizaciones de los mismos, se registraran de manera
ascendente (1.0, 2.0, 3.0, etc.)

2.1.6 Pgina X de Y: para incluir la paginacin en el encabezado del documento, se debe insertar autotexto /encabezado o pi de
pgina/con el formato pgina X de Y.

2.2 Contenido:

La edicin de los documentos del Sistema Integrado de Gestin, es flexible en cuanto a la utilizacin de diagramas de flujo, texto, imgenes una
combinacin de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el entendimiento por parte de los usuarios de la documentacin.
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2.2.1 Segn el tipo de documento: el contenido del documento depende del tipo de documento como se explica a continuacin:

Tipo de Documento

Planes y
Contenido Mnimo Caracterizaci Gua -
Manual de Mapa de Procedimient Programas
n del Normograma Formato Instructivo - Indicador
Calidad Riesgo o - Protocolo en G Amb y
proceso Manual
S&SO

Objetivo A A A N/A A N/A A N/A A

Alcance A A N/A N/A A N/A A N/A A
Justificacin N/A N/A N/A N/A O N/A O N/A A
Definiciones A N/A N/A N/A A N/A A N/A O

Documentos de referencia N/A N/A N/A N/A A N/A O N/A O

Condiciones Generales N/A N/A N/A N/A A N/A A N/A O

Desarrollo del Contenido A A A A A A A A A

Anexos O N/A N/A N/A O N/A O N/A O

A: Aplica N/A: No Aplica O: Opcional

2.2.2 Contenido mnimo:

Objetivo: Se establece con claridad y precisin el propsito del documento y de su contenido. En otras palabras que se hace, para que lo hace y
como lo hace.

Alcance: Se establece el alcance de modo, tiempo, lugar, y poblacin objeto del documento y de su contenido.

Justificacin: Fundamento o principio bsico que explica por qu en determinado caso se deben aplicar las instrucciones o lineamientos
contenidos en el documento o su utilidad.

Definiciones: Palabras, siglas o conceptos especficos que se incluyen en el documento y que pueden presentar dificultad en su comprensin.
Eje: tecnicismo propios de un proceso, siglas de normas etc.
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Documentos de referencia: Se deben citar aquellos documentos internos o externos que son de utilidad para el desarrollo del contenido del
documento y/o son aplicables a las actividades o tema desarrollado.

Condiciones Generales: las condiciones generales recogen la poltica operativa y/o especfica para la ejecucin del contenido del documento, y
se basan entre otras cosas en las premisas para su desarrollo o implantacin.

Desarrollo del Contenido: Se establece la informacin necesaria a documentar y se desarrolla de acuerdo a cada tipo de documento.

Anexos: Documentos complementarios que son de utilidad para el desarrollo del contenido del documento. Los anexos no se controlan.

2.2.3 CONDICIONES GENERALES DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

2.2.3.1 Mrgenes y espacios: Se deben utilizar adecuadamente los espacios entre lneas, mrgenes, forma de presentacin del
documento, numeracin y sub-numeracin de ttulos, de manera tal que se adapten al volumen de informacin que se va a
presentar.

2.2.3.2 Tamao del Papel: La presentacin de los documentos debe hacerse en los siguientes tamaos de papel por regla general:

Carta: Manuales, Procesos, Procedimientos, Guas e Instructivos.

Oficio: Otros documentos cuando por el volumen y/o contenido de los mismos se considere conveniente.

2.2.3.3 Legibilidad: Para asegurar la legibilidad de los documentos, la Universidad determina que los documentos vigentes se
encontrarn en medio digital publicados en el mdulo de documentos de Aplicativo Soft Expert.

2.2.3.4 Uso de abreviaturas: En caso que se utilicen se debe colocar la abreviatura y entre parntesis el nombre completo. Ejemplo: UN
(Universidad Nacional de Colombia)

2.2.3.5 Tipo de papel, Tamao de la letra: No hay restricciones en cuanto a la distribucin de los datos a consignar

NOTA 1: Los documentos deben ser breves pero sin omitir detalles o informacin importante, legibles, estticos, claros y pulcros de modo que
facilite la revisin, aprobacin y lectura del mismo por parte de todos los usuarios.

NOTA 2: Los formatos preimpresos y/o que se imprimen en hojas membretadas no les aplica codificacin.
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2.3 Pie de Pgina:

Se establece para identificar la validez del documento. Este se debe ubicar en la parte final del mismo. Este solo aplica a los siguientes
documentos: Caracterizaciones de procesos, manuales, procedimientos, instructivos, guas y protocolos

2.3.1 Contenido del pie de pgina: El pie de pgina contiene los siguientes aspectos:

ELABOR/MODIFIC REVIS APROB

CARGO CARGO CARGO
FECHA FECHA FECHA

2.3.1.1 Elabor/Modific: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que realiza/modifica y responde por el contenido del
documento, que puede ser diferente a quien lo digita, el cargo y la fecha.

2.3.1.2 Revis: Registra el nombre y/o dependencia de la persona que revisa el contenido y aplicacin del documento, de igual
manera se incluye el cargo y la fecha.

2.3.1.3 Aprob: Registra el nombre y/o dependencia de la persona cuya jerarqua en el proceso en la Universidad, lo faculta
para aprobar el contenido del documento.

2.3.2 Responsables de elaborar, revisar y aprobar documentos

ETAPA
Tipo de documento ELABORACIN REVISIN APROBACIN
nico Sede Fac - Inst - Lab nico Sede Fac - Inst - Lab nico Sede Fac - Inst - Lab
Equipo Tcnico Equipo tcnico
Sistema del Sistema Vicerrector
Manual de Calidad _ _ _ _ _ _
Integrado de Integrado de General
Gestin Gestin
Caracterizacin de proceso Responsable de Responsable de Lder o Lder o
Lder del Lder del
Normograma la ejecucin del la ejecucin del Responsable del Responsable del
_ _ proceso en el proceso en el _
Mapa de riesgo proceso en Nivel proceso en proceso en proceso en las
Nacional Nivel Nacional Nivel Nacional
Sedes Nivel Nacional Sedes
Procedimiento
Protocolo Lder o
Responsable de Lder del
Formato Responsable de Responsable de Lder o Lder o Responsable del
la ejecucin del Lder del Lder del proceso en el
Gua la ejecucin del la ejecucin del Responsable del Responsable del proceso en el
proceso al cual proceso en el proceso en las Nivel Facultad,
Instructivo proceso en proceso en proceso en proceso en las Nivel Facultad,
est asociado el Nivel Nacional Sedes Instituto o
Manual Nivel Nacional Sedes Nivel Nacional Sedes Instituto o
documento Laboratorio
Programa G. Ambiental o S&SO Laboratorio
Plan G. Ambiental o S&SO
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3. DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

La distribucin de los documentos se realizar a travs de la herramienta electrnica Soft Expert o en la Pgina Web: www.gerencia.unal.edu.co,
de acuerdo a la condicin general No. 6 del presente procedimiento, y es responsabilidad del lder de proceso.

Los documentos normativos Externos e Internos asociados a los procesos estn identificados y controlados en los Normogramas de cada
Proceso.

Los documentos normativos Externos e Internos aplicables a la naturaleza de la Universidad denominado Rgimen Legal UN se distribuyen por
medio del SISTEMA DE INFORMACIN NORMATIVA, JURISPRUDENCIAL Y DE CONCEPTOS de la Secretaria General.

4. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS

Los cambios podrn ser implementados por los procesos ejecutores, sin embargo, el control sobre los cambios permanecer en el aplicativo
electrnico de acuerdo a la configuracin del sistema y en los formatos de solicitud documental los cuales se organizan de acuerdo a la TRD de
las oficinas productoras.

Cualquier modificacin, ajuste o incorporacin de informacin dentro del sistema Soft Expert, estar a cargo del equipo tcnico del Sistema
Integrado de Gestin o quien haga las veces.

5. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Los documentos obsoletos se almacenan en el mdulo Documento del sistema Soft Expert y se guardarn hasta 10 versiones, a excepcin de
los documentos del Macroproceso Gestin Administrativa y Financiera mencionados en la Condicin general 7 del procedimiento Control de
Documentos UNAL.