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NMERO: FOLHA

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NORMA PROCEDIMENTAL Resoluo
N 007/12
GESTO DE DOCUMENTOS DATA
01/10/2012

1. FINALIDADE

Uniformizar os procedimentos gerais referentes gesto de processos e documentos,


otimizando as rotinas administrativas e os servios de protocolo.

2. MBITO DE APLICAO

Comunidade interna da UFTM.

3. FUNDAMENTAO LEGAL

- Lei n 8.159, de 08 de janeiro de 1991.


- Decreto n 4.073, de 03 de janeiro de 2002.
- Portaria MEC n 1.042, de 17 de agosto de 2012.

4. CONCEITOS BSICOS

- Autuao ou formao de processo


o termo que caracteriza a abertura do processo.

- Correspondncia
toda espcie de comunicao escrita, que circula entre rgos e unidades,
exceo dos processos.

- Desapensao
a separao fsica de processos apensados.

- Desentranhamento de peas
a retirada de peas de um processo, quando houver interesse da Administrao
ou a pedido do interessado.

- Desmembramento de peas
a separao de parte da documentao de um ou mais processos para formao
de um novo processo.

- Despacho
Deciso proferida sobre ofcio, memorando, parecer, informao, requerimento
ou demais documentos submetidos pelas partes a seu conhecimento e soluo.
Pode ocorrer tambm despacho de encaminhamento de um rgo para outro. O
despacho pode constituir-se de uma palavra, de uma expresso ou de um texto
mais longo.

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- Diligncia
uma providncia pela qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades ou de cumprir alguma disposio legal ou normativa, devolvido
unidade que o originou para que se faam as correes ou sanar as falhas
apontadas, ou ainda complementar o contedo do processo.

- Documento
Toda informao registrada em suporte material, suscetvel de consulta, estudo,
prova e pesquisa, capaz de comprovar fatos, fenmenos, formas de vida e
pensamentos em uma determinada poca e/ou lugar.

- Documentos Ostensivos
So aqueles cuja divulgao no prejudica os interesses da Administrao.

- Documentos Sigilosos
So aqueles de conhecimento restrito que requerem medidas especiais para
divulgao e custdia. De acordo com o grau de sigilo, se classificam em:

ultrassecretos, os quais requerem excepcional grau de segurana e devem


ser de conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu manuseio;
secretos, que exigem alto grau e segurana, mas podem ser de
conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas;
confidenciais, que embora no requeiram alto grau de segurana, s
devem ser de conhecimento de pessoas autorizadas, como proteo
individual ou administrativa;
reservados, cujo assunto no deve ser de conhecimento do pblico em
geral.

- Juntada
a unio de um processo a outro ou de um documento a um processo.

- Juntada por Anexao


a unio definitiva de um ou mais processo(s) ou documento(s) a outro
processo, considerado principal.

- Juntada por Apensao


a unio provisria de um ou mais processos a um processo mais antigo, em
matrias semelhantes.

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- Memorando e memorando-circular
Comunicao interna que veicula entre as unidades administrativas de um
mesmo rgo, de nveis hierrquicos iguais ou distintos. circular quando o de
mesmo contedo e mesmo nmero de controle endereado a mais de um
destinatrio.

- Ofcio e ofcio-circular
Correspondncia oficial, de veiculao externa, que expedida exclusivamente
para tratar assuntos oficiais entre rgos da Administrao Pblica ou a
particulares. circular quando o de mesmo contedo e mesmo nmero de
controle endereado a mais de um destinatrio.

- Parecer
uma opinio fundamentada sobre determinado assunto ou anlise tcnica,
acompanhado de assinatura.

- Pea
Cada uma das folhas ou documentos de um processo.

- Processo
o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado
e demanda providncias administrativas, tcnicas ou jurdicas, por meio de
despachos, notas, pareceres, cotas, instrues ou outro(s) documento(s).

- Requerimento
um instrumento utilizado para os mais diferentes tipos de solicitaes s
autoridades, unidades ou rgos, em carter formal.

5. NORMAS

5.1 DA EXPEDIO DE DOCUMENTOS E CORRESPONDNCIAS

5.1.1 Todo documento ou correspondncia oficial expedido na UFTM dever conter, para
sua identificao, a espcie do documento (memorando, ofcio, convite, etc), sua
numerao de controle interno, o ano de emisso, a sigla da unidade e a sigla do
rgo. Dever trazer ainda o destinatrio, o assunto e a data de emisso, obedecendo
os requisitos e formatao padro elencada na Norma Procedimental 50.01.004
Comunicaes Escritas.

Nota: No caso de haver necessidade do uso de envelope lacrado, as informaes


supracitadas tambm devero vir descritas no mesmo, a fim de facilitar seu
protocolamento.

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5.1.2 Todos os documentos, inclusive processos j autuados, devero ser despachados


mediante protocolo do setor.

5.1.3 As correspondncias oficiais externas expedidas devero vir acondicionadas em


envelope timbrado, com todos os dados essenciais ao seu envio, ou seja, o nome e o
cargo do destinatrio, a espcie e a numerao da correspondncia, endereo
completo, a unidade/setor e tambm o os dados do remetente.

Nota: O documento ou correspondncia externa ser encaminhado por intermdio do


Setor de Protocolo, por meio da Empresa de Correios e Telgrafos ECT, ou
utilizando-se de meios prprios para efetuar a entrega.

5.1.4 Cada setor dever controlar a expedio de suas correspondncias, observando,


inclusive, a numerao sequencial, numrico-cronolgica e iniciada a cada exerccio.

5.1.5 A numerao dos processos se dar no Setor de Protocolo, obedecendo a ordem de


entrada no para autuao. O Setor de Protocolo manter, ainda, um controle da
expedio, a fim de informar aos usurios a localizao do processo em tempo real
quando for solicitado.

5.2. DO RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIO DE DOCUMENTOS E


CORRESPONDNCIAS.

5.2.1 O recebimento de todo documento e correspondncia externa, que no seja


expressamente sigiloso, se dar no Setor de Protocolo que, no prazo mximo de vinte
e quatro horas, excetos os recebidos s sextas-feiras, vsperas de feriados ou pontos
facultativos, dever proceder o encaminhamento ao setor responsvel ou diretamente
ao destinatrio, segundo a respectiva identificao.

5.2.2 Os documentos internos, sendo despachados conforme itens 5.1.1 e 5.1.2, devero
ser entregues diretamente no setor ou unidade destinatria.

5.2.3 Os documentos contendo denncias annimas, em meio fsico ou eletrnico, devero


ser encaminhadas Ouvidoria, que proceder os trmites legais do processo,
conforme estabelecido em seu Regulamento.

5.2.4 Os documentos classificados como sigiloso, confidencial ou reservado sero


processados por servidor do Setor de Protocolo com competncia para tal, devendo,
no entanto, acondicion-lo em envelope lacrado, sob um nmero de processo para
controle mediante afixao de carimbo correspondente.

5.2.5 As correspondncias oficiais destinadas aos ocupantes de cargo comissionado ou


funo gratificada, que no se encontram no exerccio do cargo/funo, devem ser
encaminhadas autoridade ou servidor ocupante do cargo na ocasio, podendo o
documento ser aberto para providncias cabveis.

5.3 DOS PROCESSOS

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5.3.1 Formalizao

5.3.1.1 A formalizao de processo ser executada exclusivamente pelo Setor de Protocolo.

5.3.1.2 Devem ser autuados e protocolados na condio de Processo os documentos ou


conjunto de documentos que:

a) envolvam uma sequncia de decises e/ou providncias administrativas/jurdicas;

b) precisam ser rigorosamente documentados e facilmente acessveis para


comprovao futura;

c) necessitem tramitar fora da unidade de origem.

5.3.1.3 No sero passveis de autuao: convites para festividades, comunicao de posse,


remessa para publicao, pedido de cpia de processo, desarquivamento de processo
e outros.

5.3.1.4 A autuao s se dar por meio de documento original. A solicitao dever ser feita
mediante Requerimento de Abertura de Processo (Anexo I). O documento
principal (ou inicial) do processo dever acompanh-lo.

5.3.1.5 Os processos devero ser encapados em pasta padro, na cor branca (no caso da
UFTM) ou cinza (no caso do Hospital de Clnicas), timbrada (com o braso da
Repblica e o nome da Universidade, por extenso), especfica a esse fim.

Nota: A tramitao eletrnica do processo, caso possvel, se dar apenas por sua
movimentao, ou seja, onde se encontra e o teor do despacho (para anlise, para
parecer, para publicao, etc.). O contedo completo somente estar disponvel em
meio fsico.

5.3.1.6 O processo dever permanecer sempre com a capa original, sendo vedada a
substituio da capa do processo por qualquer outra forma de identificao.

5.3.1.7 O processo classificado como sigiloso, de circulao interna, dever tramitar dentro
de envelope lacrado contendo o nmero do processo, a unidade/setor de destino e o
grau de sigilo.

5.3.1.8 Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha
valor documental e para que possa ser aceita como documento original, necessrio
existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida
em lei. Portanto, no se recomenda anexar mensagem de correio eletrnico em
processo sem a devida certificao digital.

5.3.2 Numerao

5.3.2.1 Todo processo autuado dever conter um nmero de identificao, que dever
constar na capa do mesmo, bem como na primeira folha/pea do processo, no canto

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superior direito.

5.3.2.2 O nmero do processo dever obedecer a numerao sequencial, conforme modelo


abaixo:

5.3.2.3 A numerao de peas do processo iniciada no Setor de Protocolo, com o carimbo


especfico (conforme modelo exposto no item 5.3.2.7), aposto no canto superior
direito da pgina. A folha de abertura do processo recebe o nmero 1. A capa do
processo no ser numerada. Ressalta-se que a numerao dever ser em ordem
crescente, sequencial, sem rasuras e acompanhada de rubrica do servidor
responsvel.

5.3.2.4 Duas peas de um mesmo processo no podem receber o mesmo nmero, no sendo
permitido diferenciar por ordem alfabtica. Cada folha recebe um nmero.

5.3.2.5 As peas devem ser numeradas por folha e no por pgina, devendo o verso, quando
em branco, ser carimbado com a informao EM BRANCO.

5.3.2.6 Os documentos includos posteriormente no processo devero ser numerados e


rubricados pelas unidades que os adicionarem, adotando o padro de carimbo
conforme modelo demonstrado no item seguinte, observando-se as siglas de sua
unidade.

5.3.2.7 No caso de erro na numerao das peas do processo, dever ser aposto um X
sobre o carimbo que necessita de correo e renumerar as folhas.

Folha n_____ Folha n_____


___________ ___________
Rubrica Rubrica

5.3.2.8 Documentos pequenos (por exemplo, guias de depsito bancrio, DARF, GRU)
sero colados no centro da pgina do processo e carimbados de forma que o carimbo

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atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para no prejudicar


informaes constantes do verso, caso tenham.

5.3.2.9 Os processos autuados originariamente em outros Poderes, Empresas, Governos


Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitao nos rgos
pblicos federais, no podero, em hiptese alguma, ser renumerados.

5.3.2.10 Os processos oriundos de instituies no pertencentes Administrao Pblica


Federal s tero suas peas renumeradas se a respectiva numerao no estiver
correta. No havendo falhas, prosseguir-se- com a sequncia numrica existente.

5.3.2.11 Aps a devida numerao das peas, o processo retornar ao Setor de Protocolo, que
providenciar os despachos.

5.3.2.12 Os Termos, despachos, requerimentos e outros documentos acerca do trmite do


processo, tambm devem ser numerados.

5.3.3 Despacho e Tramitao

5.3.3.1 Qualquer solicitao ou informao inerente ao processo, ou ainda quanto ao seu


direcionamento, dever ser feita atravs de despacho no prprio documento ou, caso
no seja possvel, em folha(s) de despacho, a ser(em) includa(s) no processo. O
despacho poder ainda se registrado na capa do processo, caso haja espao destinado
a esse fim e mediante solicitao formal, via correspondncia oficial, com o
direcionamento, a ser apenso aps a ltima folha do processo, com a devida
numerao.

Nota: pertmitido ainda que o despacho seja feito na ltima pea do processo,
sucintamente, sob rubrica e carimbo do solicitante, devendo o Setor de Protocolo
efetuar seu registro.

5.3.3.2 A tramitao do processo se dar por meio da adoo de todos os procedimentos


descritos nesta Norma Procedimental, observadas, ainda, as coerncias e seus
devidos protocolamentos.

5.3.3.3 Havendo necessidade de conhecimento sobre a tramitao do processo, de


responsabilidade do Setor de Protocolo informar onde ele se encontra, mediante a
referncia de sua numerao.

5.3.3.4 A tramitao do processo ou documento dever ser objeto de rigoroso controle por
parte do Setor de Protocolo, responsabilizando-se pelo eventual extravio.

5.3.3.5 Todo processo protocolado em trmite dever ter suas folhas numeradas e rubricadas
e os espaos em branco devidamente inutilizados.

5.3.3.6 A cpia de um processo no tem valor legal ou administrativo e no pode tramitar


como se fosse o processo original. Quando houver necessidade de reproduzir algum
processo, deve-se usar um carimbo que o identifique como CPIA.

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5.3.4 Diligncia

5.3.4.1 Quando necessrio o esclarecimento de pessoas ou entidades estranhas


Administrao Pblica Federal ou quando o processo no cumprir com todas as suas
formalidades, o mesmo deve retornar ao Setor de Protocolo, explicando claramente o
cumprimento a ser seguido para que se convoque o(s) interessado(s) a fim de cumprir
a diligncia.

5.3.4.2 A convocao do interessado para cumprir a diligncia no pertencente


Administrao Pblica Federal, ser feita atravs de correspondncia oficial, emitida
pelo Setor de Protocolo.

5.3.5 Juntada

5.3.5.1 A juno no processo de um outro processo dever ser feito no Setor de Protocolo,
mediante requisio da autoridade competente, por despacho, e sob necessidade da
tramitao do processo. A juntada de processos poder ocorrer:

a) por anexao, quando houver dependncia entre processos a serem anexados,


sendo que a dependncia ser caracterizada somente quando for possvel definir
um processo principal e um ou mais como acessrios;

b) por apensao, quando houver tratamento de matrias semelhantes entre


processos.

5.3.5.2 Sempre que houver juntada de processos, dever ser emitido o Termo de Juntada
por Anexao, ou o Termo de Juntada por Apensao, dependendo do tipo de
ajuntamento.

5.3.5.3 Os termos devem ser inseridos como ltima pea do processo principal.

5.3.5.4 O(s) nmero(s) do(s) processo(s) anexado(s) ou apensado(s) devero ser anotados
tambm na capa do processo principal, fazendo meno ao tipo de ajuntamento.

5.3.5.5 Na juntada por anexao, as peas do processo acessrio devero ser renumeradas e
rubricadas, obedecendo numerao j existente no principal.

5.3.5.6 Em se tratando de juntada por apensao, cada processo permanecer com o seu
respectivo nmero e quantitativo de peas, continuando a numerao das suas peas
independente, um do outro, nos vrios processos.

5.3.6 Desapensao

5.3.6.1 A desapensao, bem como a juntada de processos, sero executadas pelo Setor de
Protocolo, mediante determinao, por despacho, do dirigente ou responsvel.

5.3.6.2 A desapensao ocorrer antes do arquivamento.

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5.3.7 Desentranhamento de Peas

5.3.7.1 O desentranhamento ser executado apenas pelo Setor de Protocolo e somente nas
seguintes situaes:

a) necessidade de utilizar o original de um documento junto a terceiros (pessoas


fsicas, empresas, rgos pblicos);

b) convenincia em utilizar o original de um documento em outro processo ou


expediente j existente;

c) necessidade de abertura de um novo processo;

d) eliminao de folhas ou cpias de documentos, juntados em duplicidade;

e) retirada de documentos juntados indevidamente.

5.3.7.2 Os documentos indispensveis ao processo no podero ser desentranhados, devendo


a parte interessada requerer a emisso de Certido extrada do teor de tais
documentos.

5.3.7.3 O desentranhamento de documentos dever ser formalmente solicitado pelo unidade


organizacional ou pessoa interessada, atravs de requerimento, devendo constar:

a) os nmeros das folhas, a serem desentranhadas, caso no disponha dos nmeros,


dever ser mencionado o tipo do documento;

b) a razo do desentranhamento;

c) providncias a serem adotadas em relao aos documentos desentranhados: data,


identificao do solicitante, seguidas de assinatura.

5.3.7.4 Quando se tratar de unidade ou setor da UFTM e estando o processo em seu poder, o
requerimento poder ser formalizado atravs de despacho na ltima folha, dirigido ao
Setor de Protocolo.

5.3.7.5 Para ser atendido, o requerimento de desentranhamento dever ser submetido


apreciao e aprovao do setor responsvel pelo assunto do processo em questo.

5.3.7.6 No caso de documentos juntados indevidamente ou desnecessariamente em


duplicidade (cpias de documentos j existentes), o Setor de Protocolo poder
efetuar o Desentranhamento independente de requerimento, ou despacho, efetuando
os devidos registros.

5.3.7.7 O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas
folhas ou peas, permanecendo vago o nmero da(s) folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se o carimbo de desentranhamento no lado superior
esquerdo da pea subseqente que foi retirada, conforme modelo a seguir:

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Processo n_____________________
Desentranhamento
Em ____/____/____, fez-se a retirada
da(s) pea(s) n_________________
Por motivo de __________________
______________________________

____________________
Servidor

5.3.7.8 vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo.

5.3.8 Desmembramento de Peas

5.3.8.1 O desmembramento s ser realizado via Setor de Protocolo, mediante requerimento


formal com justificativa, por parte do solicitante.

5.3.8.1 Deve-se manter uma cpia das peas retiradas do processo original, apondo carimbo
atestando sua autenticidade, sob a expresso CPIA POR DESMEMBRAMENTO
CONFERE COM O ORIGINAL.

5.3.8.2 As cpias no sero numeradas.

5.3.8.3 As peas retiradas devero ser autuadas e renumeradas.

5.3.8.4 Quando desmembrada qualquer pea do processo, esta jamais poder voltar com o
mesmo nmero que recebeu no ato da primeira numerao. Caso retorne ao processo,
dever ser colocada no final deste, com outra numerao.

5.3.8.5 O processo que tiver folha ou pea retirada conservar a numerao original de suas
folhas ou peas, permanecendo vago o nmero da(s) folha(s) correspondente(s) ao
desentranhamento, apondo-se o carimbo de desmembramento no lado superior
esquerdo da primeira cpia que foi retirada, conforme modelo abaixo:

Processo n_____________________
Desmembramento
Em ____/____/____, fez-se a retirada
da(s) pea(s) n_________________
por solicitao de desmembramento e
anexadas ao processo_____________
____________________
Servidor

5.3.8.6 No permitido desmembrar documentos de processo encerrado.

5.3.9 Reconstituio de Processos

5.3.9.1 Havendo desaparecimento ou extravio do processo, a autoridade que tiver cincia do

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fato, mediante comunicao tcita do servidor subordinado, promover a apurao


do fato e comunicar ao Setor de Protocolo.

5.3.9.2 O Setor de Protocolo dever resgatar todas as informaes e documentos referentes


ao processo junto s unidades e setores envolvidos e reconstituir o processo. Dever
ainda atribuir nova numerao ao processo reconstitudo, fazendo meno
numerao do processo extraviado.

5.3.9.3 Uma vez localizada a 1 via, a 2 via dever ser extinta, efetuando-se a juntada
somente dos documentos que no constam do processo original.

5.3.9.4 A reconstituio de processo extraviado tem carter excepcional e no exclui o


procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor
detentor do processo no momento do extravio.

5.3.10 Encerramento e Abertura de Volume

5.3.10.1 O encerramento do volume se dar quando este ultrapassar 200 (duzentes) folhas.
Neste caso, quando os autos se aproximarem deste limite, abrira-se- um novo
volume.

5.3.10.2 O encerramento de um volume do processo para abertura de outro se dar mediante o


preenchimento do Termo de Encerramento de Volume, que servir como folha
suplementar a ser aposta ao final do processo ou volume encerrado.

5.3.10.3 Ao novo volume criado, constar como primeira pgina, logo aps a capa, o Termo
de Abertura de Volume, obedecendo-se a numerao do volume anterior em suas
demais peas.

5.3.10.4 O encerramento e a abertura de um novo volume se dar no Setor de Protocolo.

5.3.10.5 Havendo a diviso do processo em volumes, pelos requisitos citados anteriormente,


dever ser aplicado uma inscrio ou carimbo, informando o nmero do volume, na
capa do processo.

5.3.11 Arquivamento do Processo

5.3.11.1 O encerramento de processo se dar:

a) por indeferimento do pleito;

b) pelo atendimento da solicitao e cumprimento dos compromissos;

c) pela expressa desistncia do(s) interessado(s);

d) quando seu desenvolvimento for interrompido ou ficar parado por perodo


superior a um ano ou por omisso da(s) parte(s) interessada(s).

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5.3.11.2 Feito o encerramento do processo, segundo critrios acima, se proceder ao


arquivamento do mesmo.

5.3.11.3 Todo processo ser arquivado somente com o despacho da autoridade competente.

5.3.11.4 No processo a ser arquivado, dever constar, obrigatoriamente, a


expresso "ARQUIVE-SE", carimbada em vermelho, na capa e na ltima pea.

5.3.11.5 Cabe ao rgo, unidade ou setor de origem proceder ao arquivamento do processo,


aps ratificao do Setor de Protocolo, mediante a verificao dos itens abaixo:

a) a existncia de despacho final, ratificando o seu encerramento;

b) a regular numerao de todas as folhas;

c) a inutilizao de todos os espaos em branco;

d) possveis divergncias nos autos com as normas estabelecidas nesta.

5.3.11.6 Observada alguma irregularidade antes do arquivamento, o processo retornar ao


Setor de Protocolo para abertura de diligncia.

5.3.11.7 Processos apensados no podem ser arquivados.

5.3.11.8 A critrio do(s) interessado(s), o processo poder ser arquivado no Arquivo Central
da Universidade ou no Setor de Protocolo.

5.3.11.9 No existe cancelamento de processos. A unidade organizacional responsvel pelo


assunto do processo poder arquiv-lo, quando exaurida sua finalidade ou o objeto da
deciso se tornar impossvel, intil, ou prejudicado por fato superveniente.

5.3.12 Desarquivamento

5.3.12.1 O desarquivamento de processos somente ser permitido nos seguintes casos:

a) para consultas;

b) para juntada de documentos a ele referente.

5.3.12.2 O desarquivamento de processos somente ser efetuado mediante requisio formal


do interessado.

5.3.12.3 Os processos administrativos disciplinares, de sindicncias ou que contenham


matria reservada, s podero ser desarquivados e requisitados pela Procuradoria
Jurdica, Reitoria, Gabinete da Reitoria e pelos presidentes das Comisses de
Processos Administrativos ou de Sindicncias.

5.3.12.4 A consulta ao(s) processo(s) ser feita, preferencialmente, in loco.

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5.3.12.5 Se necessrio sero fornecidas cpias xerogrficas de documentos integrantes desses


processos, mediante solicitao formal.

5.3.12.6 O Setor de Protocolo da UFTM est autorizado a requisitar qualquer tipo de processo
para juntada de documento, com exceo dos mencionados no item 5.3.12.3.

5.3.12.7 rgos, unidade e setores s podero requisitar acesso, cpia ou desarquivamento de


processos originrios de sua unidade ou que esteve relacionado, enquanto sob
tramitao.

5.3.13 Eliminao

A eliminao dos processos feita de acordo com a Tabela de Temporalidade e


Destinao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ do
Arquivo Pblico Nacional, disponvel em seu stio oficial.

5.4 DAS COMPETNCIAS

5.4.1 Do Setor de Protocolo

Compete ao Setor de Protocolo:

a) receber e cadastrar todos os documentos externos e efetuar os devidos despachos;

b) autuar documento (formalizar processo);

c) verificar o contedo dos processos e os despachos dos mesmos, quando no


sigilosos;

d) manter a base de dados do sistema de autuao de processos e documentos, ou


seus registros, atualizada;

e) orientar, auxiliar e capacitar as unidades e subordinadas sobre a execuo do


servio de protocolo e arquivo, em parceria com o RH;

f) encaminhar os documentos de mbito externo;

g) controlar o fluxo das correspondncias enviadas diariamente pelo servio de


correios;

h) atender s solicitaes de emprstimo e consulta aos documentos sob sua guarda;

i) atender as demandas dos usurios de forma gil e com exatido;

j) verificar e fazer cumprir as orientaes definidas nesta NP.

5.4.2 Dos usurios

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01/10/2012

Compete aos usurios:

a) expedir documentos e correspondncias de acordo com o estabelecido nesta NP,


em ateno tambm formatao padro estabelecida na NP 50.001.004
Comunicaes Escritas;

b) despachar e receber documentos, correspondncias e processos mediante


protocolo;

c) atender s solicitaes de emprstimo e consulta aos documentos sob sua guarda;

d) cumprir as determinaes expressas nesta NP.

6 PROCEDIMENTOS GERAIS

6.1 EXPEDIO DE CORRESPONDNCIAS

Na expedio do documentos e correspondncias, o servidor dever:

a) formatar o texto de acordo com o padro definido pela Norma Procedimental


50.01.004 Comunicaes Escritas.

b) atribuir identificao ao documento, conforme modelo abaixo:

Memorando n 01/2012/PROTOCOLO/DINFRO/UFTM

tipo dcto n ano Unidade organizacional (siglas) rgo

c) utilizar, na identificao descrita acima, as siglas do setor, rea e/ou unidade,


conforme estabelecido no Manual de Organizao ou ainda, no padro adotado e
conhecido internamente, desde que sua denominao esteja expressa por extenso
no timbre do documento;

d) sendo correspondncia externa, envelopar, registrar na frente do envelope a


identificao do documento, preencher os dados do destinatrio, incluindo
endereo completo;

e) registrar o documento, pelo nmero, assunto e destinatrio em protocolo prprio


para despacho;

f) arquivar uma cpia da correspondncia, em arquivo fsico ou eletrnico,


juntamente com o documento que lhe deu origem (se houver).

6.2 DISTRIBUIO E TRAMITAO

Ao tramitar um documento, o remetente dever proceder da seguinte forma:

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a) indicar, em protocolo prprio, o rgo, unidade e/ou setor para a qual o


documento est sendo remetido;

b) despachar o documento informando, de forma clara e precisa, as razes do


encaminhamento, tais como: para parecer, para pagamento, para publicar, para
empenhar, para arquivar, para consulta etc;

c) no ato da coleta, entregar ao responsvel pela distribuio, o protocolo e o(s)


documento(s).

6.3 RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDNCIAS

6.3.1 O Setor de Protocolo dever:

I Quando do recebimento de documentos externos:

a) receber a correspondncia;

b) emitir, quando for o caso, recibo do recebimento do documento;

c) separar a correspondncia oficial (ostensiva e sigilosa) da particular;

d) distribuir a correspondncia particular;

e) abrir correspondncia oficial ostensiva destinada as demais unidades da


Universidade, desde que no haja identificao especfica de destinatrio e/ou
identificao de contedo;

f) verificar a quem o documento deve ser encaminhado dentro do setor;

g) proceder o registro do recebimento da correspondncia no livro de protocolo.

II Quando do recebimento de documentos internos:

a) verificar o despacho, de forma clara e precisa, e o assunto em questo;

b) conferir se o documento est devidamente identificado, em sua numerao e


tipologia, bem como seu registro no caderno de protocolo;

c) averiguar se a correspondncia est assinada por quem tenha tal competncia e


se est redigida de acordo com o padro oficial, solicitando qualquer correo
necessria;

d) verificar se no faltam folhas ou anexos;

e) fazer tramitar a correspondncia para o destinatrio;

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f) quando externo, providenciar a expedio e entrega da correspondncia junto aos


Correios.

6.3.2 O destinatrio, quando interno, imcumbir-se- de:

a) verificar o teor da correspondncia;

b) conferir seu registro no caderno de protocolo;


c) datar, carimbar e rubricar no local correspondente do protocolo.

6.4 RECEBIMENTO, AUTUAO E TRAMITAO DE PROCESSOS

O Setor de Protocolo dever:

a) conferir a Requerimento de Abertura de Processo, bem como o seu despacho


inicial e o teor do documento (ostensivo ou sigiloso);

b) verificar se preenche as exigncias formais;

c) registrar no verso do documento, a data e a hora do recebimento;

d) analisar o contedo do documento, verificando se o assunto e o interessado esto


de acordo com o informado;

e) verificar a existncia de antecedentes. Existindo algum processo sobre o mesmo


assunto, avaliar, juntamente com solicitante, a pertinncia de anexao dos
documentos ao processo j existente;

f) definir a convenincia de abertura de novo processo;

g) registrar o documento no sistema;

h) emitir numerao para o processo;

i) organizar os documentos em capa prpria;

j) colar na capa e na primeira folha do processo o nmero do mesmo;

k) carimbar, numerar e rubricar todas as folhas do processo;

l) formalizar a abertura do processo e registrar na capa o encaminhamento


necessrio;

m) despachar o processo ao destino.

Nota: Em se tratando de documento sigiloso, o Protocolo dever acondicionar o


processo em envelope lacrado antes de efetuar o despacho.

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n) verificar o despacho, a numerao das pginas e encaminhar ao destinatrio (no


caso de processo j autuado).

6.5 RECEBIMENTO DE PROCESSOS

a) Ao receber um processo, o responsvel pelo setor dever verificar:

- se o processo est despachado para a sua unidade/setor;

- se o despacho est assinado e carimbado pelo remetente;

- se todas as folhas do processo esto numeradas;

- se no h duplicidade na numerao das peas ou a ausncia de uma delas;

b) Devolver o processo ao Setor de Protocolo para abertura de diligncia caso um


ou mais itens acima no tenham sido atendidos ou ainda caso qualquer outra
formalidade desta NP no esteja sendo cumprida.

6.6 APENSAO E DESAPENSAO

6.6.1 Ao identificar-se a necessidade de Apensao o Setor de Protocolo dever:

a) instruir a unidade/setor interessado para que efetue despacho no processo que


receber Apensao;

b) lavrar o Termo de Juntada por Apensao na ltima folha do processo


principal;

c) anotar o nmero do processo apensado na capa do processo principal;

d) colocar fisicamente um processo sobre o outro (de acordo com o despacho), em


seguida prend-los entre si com colchetes de forma que o processo apensado
fique preso contra-capa do principal, e liber-los para trmite.

6.6.2 Alcanado o efeito que levou-se apensao dos processos, o Protocolo dever:

a) separar os processos;

b) lavrar o Termo de Desapensao no processo original, que solicitou a


juntada;

c) tornar sem efeito a anotao da capa do processo feita poca da apensao;

d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;

e) registrar em sistema ou documento prprio, a desapensao.

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Nota: A desapensao ser executada mediante determinao ou despacho do


dirigente ou responsvel, conforme item 5.3.6.1.

6.7 ANEXAO

a) colocar em primeiro lugar a capa e o contedo do processo principal;

b) retirar a capa do processo acessrio, sobrepondo-a capa do processo principal e


manter os processos sobre as duas capas, formando um nico conjunto;
c) renumerar e rubricar as peas do processo acessrio, obedecendo a numerao j
existente no principal;

d) lavrar o Termo de Juntada por Anexao e inseri-lo aps a ltima folha do


processo original;

e) anotar, na capa do processo principal, o nmero do processo acessrio que foi


juntado;

f) registrar, em sistema prprio, a juntada por anexao.

6.8 DESENTRANHAMENTO

a) receber e verificar requerimento formal da unidade/setor ou ainda do responsvel


e se nele consta todos os requisitos elencados no item 5.3.7.3;

b) submeter a solicitao ao responsvel original pelo processo, no sendo este o


requisitante;

c) retirar as peas do processo, caso haja deferimento do responsvel;

d) apor carimbo de desentranhamento no lado superior esquerdo da pea


subsequente que foi retirada.

6.9 DESMEMBRAMENTO

a) verificar solicitao formal e se h justificativa;

b) retirar as peas a serem desmembradas e efetuar cpia das mesmas, apondo-se


carimbo CPIA POR DESMEMBRAMENTO CONFERE COM O
ORIGINAL e coloc-las no lugar das peas originais;

c) autuar e renumerar as peas retiradas do processo original;

d) apor carimbo de desentranhamento no lado superior esquerdo da primeira cpia


que foi retirada.

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6.10 RECONSTITUIO DE PROCESSOS

Independemente das aes a serem adotadas em caso de processo administrativo


disciplinar ou de sindicncia, o Protocolo seguir os procedimentos abaixo para a
reconstituio de processos:

a) ordenar a documentao que caracterize a busca de localizao do processo


dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi dado
conhecimento chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;

b) fazer representao ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a quem


compete autorizar a reconstituio do processo;

c) reconstituir o processo, resgatando as suas informaes e obtendo cpias de


documentos que o constituam;

d) apor uma folha inicial informando que aquele processo est sendo reconstitudo,
constando o nmero do processo, procedncia, interessado e assunto e outras
informaes julgadas necessrias;

e) atribuir nova numerao ao processo reconstitudo.

6.11 ABERTURA DE NOVO VOLUME

a) receber o processo ou o ltimo volume do mesmo;

b) preencher o Termo de Encerramento de Volume e anex-lo como folha


suplementar ao final do processo ou volume encerrado;

c) preencher o Termo de Abertura de Volume e const-lo como primeira folha


do novo volume criado, obedecendo a numerao original;

d) aplicar inscrio ou carimbo, informando o nmero do volume, na capa do


processo;

e) registrar as operaes para controle;

f) liberar os processos para trmite registrando o Setor de destino.

6.12 ARQUIVAMENTO E DESARQUIVAMENTO

a) encaminhar o processo ou os volumes para o Setor de Protocolo, com despacho


final e solicitao de arquivamento;

b) o Protocolo dever carimbar a inscrio ARQUIVE-SE, em vermelho, na capa


do processo e na ltima pea, ratificando o despacho final;

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c) verificar o cumprimento do estabelecido no item 5.3.11.5;

d) arquivar o processo ou solicitar sua guarda no Setor de Protocolo ou no Arquivo


Central.

6.12.1 Caso haja necessidade de desarquivar qualquer processo, o interessado dever emitir
requisio formal, evidenciando os motivos e a completa identificao do processo.

6.12.2 O detentor do processo arquivado, ou seja, a unidade/setor responsvel ou o Setor de


Protocolo/Arquivo, ir verificar se o solicitante se habilita consulta, conforme item
5.3.12.3.

6.12.3 Caso o item acima no se confirme, emitir resposta ao interessado informando-o da


impossibilidade de acesso ao processo em questo, embasado na legislao vigente e
no estabelecido nesta Norma.

6.12.4 Se no houver impedimento de consulta, conforme convenincia do detentor do


processo, fornecer cpias xergrficas das peas ou ainda agendar consulta in loco
com o interessado.

7 CONSIDERAES FINAIS

Os casos omissos sero tratados pelo Setor de Protocolo, em seu mbito de


competncia, ou ainda pela Procuradoria Jurdica, conforme teor.

Esta Norma entra em vigor em 01/10/2012.

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50.03.013 21/26
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ANEXO I

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ANEXO II

Termo de Juntada por Anexao

UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRINGULO MINEIRO


DIRETORIA DE SUPRIMENTOS E PATRIMNIO
Setor de Protocolo

TERMO DE JUNTADA POR ANEXAO

Aos _____ dias do ms de _____________ de __________, atendendo ao despacho do(a) senhor(a)


____________________________________, e em atendimento ao disposto na Norma Procedimental 50.03.013,
(s)
fao anexar ao presente processo de n _____________________, o(s) processo(s) de n
_________________________________________, passando o todo a se constituir de ________ folhas/peas.

Para constar, eu, _____________________________________________, servidor da UFTM, lotado no


Setor de Protocolo, lavrei o presente termo, que vai por mim assinado.

Uberaba, ____/____/____

_____________________________________
Assinatura e carimbo

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NMERO: FOLHA
50.03.013 23/26
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01/10/2012

ANEXO III

Termo de Juntada por Apensao

UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRINGULO MINEIRO


DIRETORIA DE SUPRIMENTOS E PATRIMNIO
Setor de Protocolo

TERMO DE JUNTADA POR APENSAO

Aos _____ dias do ms de _____________ de __________, atendendo ao despacho do(a) senhor(a)


____________________________________, e em atendimento ao disposto na Norma Procedimental 50.03.013,
(s)
fao apensar ao presente processo de n _____________________, o(s) processo(s) de n
_________________________________________, passando a tramitar conjuntamente.

Para constar, eu, _____________________________________________, servidor da UFTM, lotado no


Setor de Protocolo, lavrei o presente termo, que vai por mim assinado.

Uberaba, ____/____/____

_____________________________________
Assinatura e carimbo

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50.03.013 24/26
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ANEXO IV

Termo de Desapensao

UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRINGULO MINEIRO


DIRETORIA DE SUPRIMENTOS E PATRIMNIO
Setor de Protocolo

TERMO DE DESAPENSAO

Aos _____ dias do ms de ______________ de __________, atendendo ao despacho do(a) senhor(a)


____________________________________, e em atendimento ao disposto na Norma Procedimental 50.03.013,
desapenso os processos de n __________________________________________, passando a tramitar
separadamente.

Para constar, eu, _____________________________________________, servidor da UFTM, lotado no


Setor de Protocolo, lavrei o presente termo, que vai por mim assinado.

Uberaba, ____/____/____

_____________________________________
Assinatura e carimbo

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NMERO: FOLHA
50.03.013 25/26
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ANEXO V

Termo de Abertura de Volume

UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRINGULO MINEIRO


DIRETORIA DE SUPRIMENTOS E PATRIMNIO
Setor de Protocolo

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Aos _____ dias do ms de ______________ de __________, em atendimento ao disposto na Norma


Procedimental 50.03.013, procedemos a abertura deste volume de n ______ do processo
_____________________________, que se inicia com a folha n _____.

Para constar, eu, _____________________________________________, servidor da UFTM, lotado no


Setor de Protocolo, lavrei o presente termo, que vai por mim assinado.

Uberaba, ____/____/____

_____________________________________
Assinatura e carimbo

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NMERO: FOLHA
50.03.013 26/26
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ANEXO VI

Termo de Encerramento de Volume

UNIVERSIDADE FEDERAL DO TRINGULO MINEIRO


DIRETORIA DE SUPRIMENTOS E PATRIMNIO
Setor de Protocolo

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Aos _____ dias do ms de ______________ de __________, em atendimento ao disposto na Norma


Procedimental 50.03.013, procedemos ao encerramento deste volume de n ______ do processo
_____________________________, contendo ______ folhas/peas, abrindo-se, em seguida o volume n ______.

Para constar, eu, _____________________________________________, servidor da UFTM, lotado no


Setor de Protocolo, lavrei o presente termo, que vai por mim assinado.

Uberaba, ____/____/____

_____________________________________
Assinatura e carimbo

PROPLAN O&M