MANUAL DE USUARIO SIFSE - Fondo-1 PDF

MANUAL USUARIO
SISTEMA DE INFORMACIN DE FONDOS DE SERVICIO

EDUCATIVO - SIFSE
COORDINACIN DE APLICACIONES
2016
Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
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19/08/2016 1.0 Creacin del documento

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TABLA DE CONTENIDO
Sistema de Informacin ...................................................................................................................... 7

Qu compone el sistema................................................................................................................. 7
Ingresar al sistema .......................................................................................................................... 8
Glosario ........................................................................................................................................... 9
GENERALIDADES.................................................................................................................................. 9
Botones de la aplicacin o conos ................................................................................................. 11
Seguridad....................................................................................................................................... 13
Crear Usuario Fondo ..................................................................................................................... 14
Recuperar Contrasea............................................................................................................... 18
MI PERFIL ........................................................................................................................................... 20
Cambiar contrasea ...................................................................................................................... 20
INVENTARIO DE FONDOS .................................................................................................................. 21
Reporte inventario FSE .................................................................................................................. 21
CARGA DE ARCHIVOS ........................................................................................................................ 24
Descargar formato de reporte presupuestal ................................................................................ 25
Pestaa de Ingresos presupuestales ......................................................................................... 26
Pestaa de Gastos presupuestales............................................................................................ 26
Cargar archivo reporte de ejecucin presupuestal ....................................................................... 28
Validaciones sobre el archivo .................................................................................................... 30
Estructura del archivo ............................................................................................................... 30
Informacin ingresada en el archivo ......................................................................................... 30
Estados del cargue..................................................................................................................... 31
Ver errores de archivo de ejecucin presupuestal ................................................................... 32
Editar archivo de ejecucin presupuestal ................................................................................. 33
Descartar archivo de ejecucin presupuestal ........................................................................... 35
Actualizar estado ....................................................................................................................... 37
Oficializar archivo de ejecucin presupuestal ........................................................................... 38
Generar reporte ........................................................................................................................ 39

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Conciliar transferencia de recursos............................................................................................... 48
Descripcin del proceso ............................................................................................................ 48
Impacto de no conciliar ............................................................................................................. 48
Filtrar conciliaciones.................................................................................................................. 49
Detalle de conciliacin .............................................................................................................. 50
Conciliar ..................................................................................................................................... 51
Proceso de conciliacin FSE Origen........................................................................................... 51
Proceso de conciliacin FSE Destino ......................................................................................... 53
Habilitar proceso de conciliacin en estado Sin Conciliacin ................................................... 55
Reporte financiero de ejecucin presupuestal ............................................................................. 57

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TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 1. Ingreso al sistema y disposicin de elementos .......................................................... 8

Ilustracin 2. Pgina de inicio y disposicin de elementos ............................................................. 10
Ilustracin 3. Ejemplo de botones y sus conos representativos ................................................... 11
Ilustracin 4. Ejemplo distribucin de botones de acciones para tablas ....................................... 12
Ilustracin 5. Ejemplo distribucin de botones de accin para formularios .................................. 12
Ilustracin 6. Ejemplo disposicin botn en zona media ............................................................... 12
Ilustracin 7. Ejemplo distribucin de botones de acciones dispuestos en zona media del
formulario ......................................................................................................................................... 13
Ilustracin 8. Ingreso al sistema - Seleccin de opcin crear usuario fondo.................................. 14
Ilustracin 9. Registrar usuario fondo de servicio educativo .......................................................... 15
Ilustracin 10. Crear usuario fondo - Seccin datos del Fondo de Servicio Educativo .................. 16
Ilustracin 11. Crear usuario fondo - Seccin datos personales ..................................................... 16
Ilustracin 12. Crear usuario fondo - Datos de usuario .................................................................. 17
Ilustracin 13. Creacin de usuario finalizada ................................................................................. 17
Ilustracin 14. Ingreso al sistema - Seleccin de opcin recuperar contrasea............................. 18
Ilustracin 15. Recuperar contrasea .............................................................................................. 19
Ilustracin 16. Cambio de contrasea finalizado ............................................................................ 19
Ilustracin 17. Cambiar contrasea ................................................................................................. 20
Ilustracin 18. Datos ingresados para recuperar contrasea ......................................................... 20
Ilustracin 19. Cambio de contrasea finalizado ............................................................................ 21
Ilustracin 20. Reporte de Fondo de Servicio Educativo ................................................................. 21
Ilustracin 21. Reporte generado con nmero de proceso XX ....................................................... 22
Ilustracin 22. Exportar reporte FSE generado............................................................................... 22
Ilustracin 23. Reporte generado con tipo de reporte: Informacin del fondo general ............... 23
Ilustracin 24. Reporte generado con tipo de reporte: Informacin del fondo de servicio por
establecimiento - Detalle FSE ........................................................................................................... 23
Ilustracin 25. Reporte generado con tipo de reporte: Todo FSE ................................................ 23
Ilustracin 26. Reporte generado con tipo de reporte todo - Detalle FSE ..................................... 24
Ilustracin 27. Descarga de formato de Reporte Presupuestal ...................................................... 25
Ilustracin 28. Pestaa de ingresos presupuestales ....................................................................... 26
Ilustracin 29. Pestaa de Gastos Presupuestales. ......................................................................... 26
Ilustracin 30. Procesos de carga de archivos de ejecucin presupuestal ..................................... 28
Ilustracin 31. Cargar archivo de ejecucin presupuestal .............................................................. 28
Ilustracin 32. Seleccin de archivo de ejecucin presupuestal..................................................... 29
Ilustracin 33. Archivo de ejecucin presupuestal cargado ........................................................... 29
Ilustracin 34. Archivo de ejecucin presupuestal procesado ....................................................... 29
Ilustracin 35. Consulta procesos de carga archivos de ejecucin presupuestal ........................... 30
Ilustracin 36. Seleccin de proceso cargue de archivo .................................................................. 32

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Ilustracin 37. Procesos masivos con errores .................................................................................. 32
Ilustracin 38. Detalle de errores..................................................................................................... 33
Ilustracin 39. Seleccin de proceso cargue de archivo en estado "Con errores" ......................... 33
Ilustracin 40. Editar reporte de ejecucin presupuestal ............................................................... 34
Ilustracin 41. Detalle errores ingresados ....................................................................................... 34
Ilustracin 42. Editar reporte de ejecucin presupuestal ............................................................... 34
Ilustracin 43. Archivo XLS de errores en reporte de ejecucin presupuestal .............................. 35
Ilustracin 44. Edicin de archivo de ejecucin presupuestal finalizada ....................................... 35
Ilustracin 45. Seleccin de proceso cargue de archivo en estado Pendiente Oficializar .......... 36
Ilustracin 46. Mensaje de confirmacin para descartar al proceso de cargue ............................. 36
Ilustracin 47. Proceso de cargue descartado exitosamente ......................................................... 36
Ilustracin 48. Seleccin de proceso cargue de archivo en estado Pendiente conciliacin ....... 37
Ilustracin 49. Mensaje de confirmacin para actualizar estado del proceso de cargue ............. 37
Ilustracin 50. Actualizacin de estado finalizado .......................................................................... 38
Ilustracin 51. Procesos de carga de archivo ................................................................................... 38
Ilustracin 52. Mensaje de confirmacin para oficializar procesos de cargue .............................. 39
Ilustracin 53. Proceso de cargue oficializado exitosamente ......................................................... 39
Ilustracin 54. Reporte de archivos cargados FSE - Pgina 1 .......................................................... 40
Ilustracin 58. Reporte de archivos cargados FSE ........................................................................... 44
Ilustracin 59. Informacin de Establecimientos educativos - Ingresos presupuestales .............. 44
Ilustracin 60. Distribucin fuente de ingresos presupuestales ..................................................... 45
Ilustracin 61. Gastos presupuestales ............................................................................................. 46
Ilustracin 62. Distribucin fuente de gastos presupuestales ........................................................ 46
Ilustracin 63. Gastos VS Ingresos ................................................................................................... 47
Ilustracin 64. Establecimientos sin reportar .................................................................................. 47
Ilustracin 65. Consulta transferencias en conciliacin .................................................................. 49
Ilustracin 66. Pop up Filtros conciliacin ....................................................................................... 49
Ilustracin 67. Seleccionar conciliacin - detalle conciliacin ........................................................ 50
Ilustracin 68. Detalle de conciliacin ............................................................................................. 50
Ilustracin 69. Seleccionar proceso de conciliacin FSE Origen................................................... 51
Ilustracin 70. Detalle conciliacin Fondo de Servicio Educativo origen ....................................... 51
Ilustracin 71. Campo existen recursos financieros no ejecutados pendientes por trasladar al FSE
Destino .............................................................................................................................................. 52
Ilustracin 72. Informacin de recursos a transferir ....................................................................... 52
Ilustracin 73. Ingreso de observaciones en proceso de conciliacin por parte del Fondo de
Servicio Educativo Origen................................................................................................................. 52
Ilustracin 74. Proceso de conciliacin finalizado por parte del Fondo de Servicio Origen .......... 52
Ilustracin 75. Seleccionar proceso de conciliacin - FSE Destino .................................................. 53
Ilustracin 76. Detalle conciliacin Fondo de Servicio Educativo Destino ..................................... 53

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Destino .............................................................................................................................................. 53
Servicio Educativo Destino ............................................................................................................... 54
Ilustracin 79. Proceso de conciliacin finalizado por parte del Fondo de Servicio Destino......... 54
Destino .............................................................................................................................................. 54
Servicio Educativo Destino ............................................................................................................... 54
Ilustracin 82. Proceso de conciliacin finalizado por parte del Fondo de Servicio Destino......... 55
Ilustracin 83. Seleccionar proceso de conciliacin - FSE Origen ................................................... 55
Ilustracin 84. Detalle conciliacin Fondo de Servicio Educativo Destino ..................................... 56
Ilustracin 85. Mensaje de confirmacin para habilitar la conciliacin ......................................... 56
Ilustracin 86. Proceso para habilitar conciliacin habilitada ........................................................ 57
Ilustracin 87. Filtros reporte financiero de ejecucin presupuestal ............................................. 57
Ilustracin 88. Reporte financiero de ejecucin presupuestal generado ....................................... 58
Ilustracin 89. Calidad de datos ....................................................................................................... 59
Ilustracin 90. Porcentaje de ejecucin y equilibrio por Establecimiento Educativo .................... 59
Ilustracin 91. Reporte financiero de ejecucin - Archivo XLS generado ....................................... 60
Ilustracin 92.Gestin del reporte ................................................................................................... 60

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Sistema de Informacin
El sistema de informacin de Fondos de Servicio Educativo- SIFSE, es la solucin orientada

a garantizar los procesos relacionados con asignacin, giro, reporte y seguimiento a los
recursos de la asignacin del Sistema General de Participaciones, del sector educativo por
concepto de Calidad Gratuidad, en cabeza del Ministerio de Educacin Nacional (MEN).
Qu compone el sistema
El sistema de informacin de Fondos de Servicio Educativo SIFSE, est compuesto por los
siguientes mdulos;
Parametrizacin
Corresponde a todos aquellos parmetros que pueden ser ajustados por el actor
como respuesta a las necesidades del negocio y que permiten dar apertura a los
procesos que pueden realizarse en el sistema o definir nuevos valores para stos;
sin que estos ajustes afecten el correcto funcionamiento del sistema.
Administracin
Contiene las funcionalidades que permiten administrar los permisos y roles que
pueden ser asignados a los usuarios que acceden a este sistema.
Carga de archivos
A travs de este mdulo es posible completar el registro del reporte financiero de

ejecucin presupuestal y su correspondiente seguimiento a travs de los reportes
que le corresponden a cada uno de los usuarios que intervienen.
Inventario de fondos
Incluye cada una de las operaciones que pueden realizarse sobre el inventario de
Fondos de Servicios Educativos; as como la consulta general de inventario y el
proceso de conciliacin producto de los movimientos entre los FSE.

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Ingresar al sistema
Para acceder al Sistema de informacin de Fondos de Servicios Educativos - SIFSE, el usuario

Fondo de Servicio Educativo, puede ingresar la URL definida para SIFSE en el navegador de
internet: http://sifse.mineducacion.gov.co/sifse-web-base-web/#/login
Una vez el usuario Fondo de Servicio Educativo ingresa a SIFSE, el sistema presenta una pantalla
de autenticacin, en la que permite ingresar sus credenciales de acceso al sistema (Usuario y
contrasea).
Ilustracin 1. Ingreso al sistema y disposicin de elementos
La pantalla de ingreso a la aplicacin contiene:
1. Encabezado: Se encuentra al margen izquierdo los logos representativos del Ministerio de

Educacin Nacional y a su derecha las siglas del nombre de la aplicacin: SIFSE Sistema
de Informacin de Fondos de Servicios Educativos.
2. Cuerpo de la pantalla: En ste se encuentran ubicados los campos que permiten el acceso
del usuario al sistema a travs de las credenciales: Tipo de usuario, Usuario y Contrasea.
Adicionalmente se encuentran las opciones: Recuperar Contrasea y crear usuario Fondo.
a. Tipo de usuario: Corresponde a la lista seleccionable de los tipos de usuarios que

pueden ingresar al SIFSE.
b. Usuario: Es el campo designado para ingresar el nombre de usuario para acceder al
sistema.
c. Contrasea: Corresponde al campo para el ingreso de la contrasea que corresponde
al usuario ingresado previamente para acceder al sistema.

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d. Botn Aceptar: Enva la peticin al sistema para acceder.
e. Recuperar contrasea: Es la funcionalidad que permite cambiar la contrasea.
NOTA : APLICA PARA LOS USUARIOS FONDOS Y USUARIOS AUXILIARES DE SECRETARA .
f. Crear usuario Fondo: Funcionalidad que permite al usuario Fondo de Servicio

Educativo crear su correspondiente usuario.
Glosario
Conciliacin: Corresponde a la aceptacin de la transferencia de recursos entre FSE, producto del

movimiento del inventario de Fondos de Servicios Educativos. La conciliacin se origina
automticamente durante el proceso de cargue del Reporte financiero de ejecucin presupuestal.
DUE: Directorio nico de Establecimientos.
EE: Establecimientos Educativos.
FSE: Acrnimo de Fondos de Servicio Educativos. Se refiere a tolos los Establecimientos Educativos
que tienen capacidad administrativa para manejar los recursos girados por el estado y que pueden
a su vez administrar los recursos de aquellos Establecimientos Educativos que no cuentan con
dicha capacidad administrativa.
Inventario de fondos: Define la estructura de relaciones entre fondos principales y

establecimientos asociados en una determinada entidad territorial.
MEN: Ministerio de Educacin Nacional.
Oficializar: Proceso mediante el cual los usuarios FSE dejan en firme el reporte de ejecucin
presupuestal, una vez la totalidad de sus establecimientos se encuentra reportado. Una vez ha
sido oficializado el reporte, ste no puede modificarse.
GENERALIDADES
La pantalla de inicio en la aplicacin, permite al usuario acceder a las funcionalidades que ofrece
SIFSE a travs de un men superior, y le permite obtener informacin acerca de la sesin que ha
iniciado.

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Ilustracin 2. Pgina de inicio y disposicin de elementos
1. Encabezado: Contiene en la parte izquierda los logos oficiales correspondientes al

Ministerio de Educacin Nacional. A la derecha de stos se encuentra las siglas del
nombre del sistema: SIFSE- Sistema de Informacin de Fondos de Servicios Educativos.
2. Men: Se encuentra ubicado en la parte superior derecha de la pgina de inicio, bajo el
encabezado. ste contiene las funcionalidades que pueden realizarse en el sistema
agrupadas por los mdulos:
a. Mi perfil.
b. Carga de archivos.
c. Inventario de fondos.
NOTA: LOS MDULOS Y FUNCIONALIDADES QUE PUEDEN VISUALIZARSE , DEPENDEN DEL TIPO
DE USUARIO Y LOS PERMISOS ASIGNADOS .
3. Nombre del usuario con el que ha iniciado la sesin: Se encuentra en la parte superior
derecha de la pgina. Lo antecede el cono y muestra el usuario con el que se ha
iniciado sesin.
4. Opcin Cerrar sesin: Permite al usuario cerrar la sesin (Salir de la aplicacin). Se
encuentra en la parte superior derecha de la pgina. La opcin se identifica por el cono
que la acompaa.
5. ltimo acceso a la aplicacin: Indica la Fecha y hora en la que el usuario ingres
satisfactoriamente por ltima vez a la aplicacin. Se identifica por el cono

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
6. Miga de Pan Home: Corresponde a la opcin que permite identificar la pgina en la que
se encuentra el usuario. La informacin que muestra vara de acuerdo a la seccin en
dnde se encuentre. Es posible a travs de sta regresar a las pantallas previas tan solo
con seleccionar el link al que desee retornar. Se identifica a travs del cono
7. Imagen de fondo: Corresponde a la imagen que se presenta en el cuerpo de la pgina.
Botones de la aplicacin o conos
Cada una de las funcionalidades que ofrece SIFSE contiene botones que permiten al usuario
identificar fcilmente la accin que pueden realizar, ya que se encuentran acompaadas de un
cono que representa de manera grfica la accin a realizar.
Ilustracin 3. Ejemplo de botones y sus conos representativos
La disposicin de los botones en las pginas obedece a los componentes que presente cada una de
ellas. Varan de acuerdo a las funcionalidades que pueden realzarse y se agrupan en las siguientes
categoras:
Botones de acciones para Tablas
Corresponde a aquella composicin en la que los botones de las acciones que pueden realizarse
sobre los registro de la tabla, se encuentran dispuestos en la parte superior derecha de sta.
El orden de los botones est relacionado con la jerarqua de las acciones, a saber:
Filtros
Crear
Editar
Detalle
Eliminar
Si existen funcionalidades propias del negocio que no corresponden con las operaciones bsicas
sobre la informacin, stas se deben ubicar despus de las operaciones bsicas y su orden
depende de la manera en la que se realicen dichas operaciones.

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Ilustracin 4. Ejemplo distribucin de botones de acciones para tablas
Botones de accin para formularios
Corresponde a los botones que se encuentran al finalizar el formulario o la pgina y que permiten
realizar acciones sobre la totalidad de la pantalla. Entre estos se encuentran aquellos que
permiten guardar la informacin o cancelar todas las acciones realizadas en el formulario
correspondiente.
Ilustracin 5. Ejemplo distribucin de botones de accin para formularios
Botones de acciones dispuestos en la zona media del formulario
Corresponde a aquellos botones que permiten realizar acciones en el formulario que generan una
accin, por ejemplo una consulta, pero que no realiza acciones sobre la totalidad del mismo.
Ilustracin 6. Ejemplo disposicin botn en zona media

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 7. Ejemplo distribucin de botones de acciones dispuestos en zona media del formulario
Seguridad
SIFSE emplea en el acceso al sistema un esquema de seguridad soportado por validaciones

relacionado con la coincidencia exacta de la informacin - para el caso de Usuarios Fondo.
Lo anterior est determinado por la autenticacin de acuerdo al tipo de usuario que se expresa a
continuacin:

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Usuario Fondo de servicio: Este usuario debe crearse en el sistema SIFSE y la informacin del
usuario debe corresponder a la informacin del Representante legal del Fondo de Servicio
Educativo que se encuentra registrado en el Directorio nico de Establecimientos- DUE. Las
credenciales de dicho usuario deben corresponder con las ingresadas en el SIFSE al momento de
su creacin.
Adicionalmente a la verificacin de las credenciales del usuario en el acceso a SIFSE, se garantiza

en cada una de las funcionalidades que bajo ningn motivo, la informacin relacionada a un Fondo
de Servicio Educativo o a una Secretara es visible y manipulable por otro Fondo de Servicio
Educativo o Secretara que no sea propietario de dicha informacin.
NOTA: SOLO LOS USUARIOS MEN PUEDEN VER LA TOTALIDAD DE LA INFORMACIN; SIN EMBARGO NO
PUEDE REALIZAR EN NOMBRE DE UNA SECRETARA O FSE FUNCIONALIDADES QUE NO ESTN
PERMITIDAS PARA SU JERARQUA .
Crear Usuario Fondo
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo registrarse en el Sistema de
Informacin de Fondos de Servicios Educativos (SIFSE).
1. Hacer clic en la opcin Crear Usuario Fondo de la pantalla de ingreso a SIFSE.
Ilustracin 8. Ingreso al sistema - Seleccin de opcin crear usuario fondo

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
El sistema enva al usuario a la pantalla de registro de usuarios fondo.
Ilustracin 9. Registrar usuario fondo de servicio educativo
2. Seleccionar la siguiente informacin del establecimiento educativo:
Datos del Fondo de Servicio Educativo:
Jerarqua
Fondo establecimiento

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Cdigo DANE del establecimiento
Ilustracin 10. Crear usuario fondo - Seccin datos del Fondo de Servicio Educativo
3. Ingresar la siguiente informacin del representante legal del Fondo de Servicio Educativo:
Datos personales:
Tipo de identificacin
Nmero de identificacin
Primer nombre
Segundo nombre
Primer apellido
Segundo apellido
Correo electrnico
Ilustracin 11. Crear usuario fondo - Seccin datos personales

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
4. Ingresar la siguiente informacin del usuario:
Datos de usuario:
Usuario
Contrasea
Confirmar contrasea
Ilustracin 12. Crear usuario fondo - Datos de usuario
NOTA: LOS CAMPOS MARCADOS CON (*) SON DE OBLIGATORIO DILIGENCIAMIENTO .
5. Hacer clic en el botn , para validar la informacin ingresada.

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: Usuario registrado
exitosamente.
Ilustracin 13. Creacin de usuario finalizada

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Recuperar Contrasea
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo recuperar la contrasea en el
Sistema de Informacin de Fondos de Servicios Educativos (SIFSE).
1. Hacer clic en la opcin Recuperar Contrasea de la pantalla de ingreso a SIFSE.
Ilustracin 14. Ingreso al sistema - Seleccin de opcin recuperar contrasea
2. Ingresar los datos la informacin necesaria para recuperar contrasea:
Tipo de usuario
Usuario
Nmero de identificacin

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 15. Recuperar contrasea
3. Hacer clic en el botn .

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: Cambio de contrasea
realizado exitosamente.
Ilustracin 16. Cambio de contrasea finalizado

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
MI PERFIL
Cambiar contrasea
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo cambiar la contrasea en el
Sistema de Informacin de Fondos de Servicios Educativos (SIFSE).
1. Hacer clic en el men Mi Perfil.

2. Seleccionar la opcin Cambiar Contrasea.
Ilustracin 17. Cambiar contrasea
3. Ingresar la siguiente informacin:

Contrasea actual
Contrasea nueva
Confirmar contrasea nueva
Ilustracin 18. Datos ingresados para recuperar contrasea

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: Cambio de contrasea
realizado exitosamente.
Ilustracin 19. Cambio de contrasea finalizado
El sistema deshabilita las opciones del men, por lo que el usuario debe cerrar sesin e ingresar
nuevamente.
INVENTARIO DE FONDOS
Reporte inventario FSE
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo generar un reporte del
inventario de Fondo de Servicio Educativo.
1. Hacer clic en el men Inventario de Fondos.

2. Seleccionar la opcin Reporte de Fondos de Servicios Educativos.
3. El sistema permite consultar el inventario del fondo de servicio.
Ilustracin 20. Reporte de Fondo de Servicio Educativo

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
4. El usuario selecciona los siguientes datos:
Ao
Trimestre
Tipo de Reporte
o Informacin del fondo general: datos bsicos del fondo de servicio educativo.
o Informacin del fondo de servicio por establecimiento: datos bsicos del
establecimiento educativo asociado al fondo de servicio (Si tiene).
o Todo: informacin bsica del fondo de servicio y sus establecimientos
educativos asociados.

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: Se ha generado el reporte
con nmero de proceso: XX
Ilustracin 21. Reporte generado con nmero de proceso XX
6. El usuario selecciona un tem el cual tenga el estado Procesado, para exportar un archivo
en XLS.
Ilustracin 22. Exportar reporte FSE generado

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
7. Hacer clic en el botn . generando un archivo en XLS, con la informacin
de los fondos de servicio educativos.
Tipo de reporte Informacin del fondo general - FSE
Ilustracin 23. Reporte generado con tipo de reporte: Informacin del fondo general
Tipo de reporte Informacin del fondo de servicio por establecimiento - Detalle FSE
Ilustracin 24. Reporte generado con tipo de reporte: Informacin del fondo de servicio por establecimiento - Detalle
FSE
Tipo de reporte todo- FSE
Ilustracin 25. Reporte generado con tipo de reporte: Todo FSE

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Tipo de reporte todo- Detalle FSE
Ilustracin 26. Reporte generado con tipo de reporte todo - Detalle FSE
NOTA: EL USUARIO SOLO PUEDE EXPORTAR LOS REPORTES QUE ESTN EN ESTADO PROCESADO .
CARGA DE ARCHIVOS
Corresponde al conjunto de funcionalidades que le permite a los Fondos de Servicios Educativos

(FSE) y Secretaras de Educacin, realizar el reporte de ingresos y gastos basados en los recursos
recibidos por conceptos como gratuidad, ingresos operacionales, Cobros ciclo complementarios
en escuelas normales, entre otros, incorporacin asignaciones gratuidad, equilibrio presupuestal y
porcentaje de ejecucin en nivel central y territorial (MEN y Secretaras de Educacin), con el fin
de ejercer acciones de seguimiento y control.
El proceso del reporte financiero de Ejecucin Presupuestal inicia con el cargue de informacin de
ingresos y gastos que ejecutaron los Fondos de Servicios Educativos (FSE). Comprende los
siguientes aspectos:
La consolidacin de la informacin de los Fondos de Servicios Educativos (FSE) en relacin con la

incorporacin de los recursos asignados, la composicin de los ingresos y la correspondiente
desagregacin en gastos de acuerdo a las fuentes de financiacin que los componen, a nivel de
establecimiento educativo. Este cargue lo debe realizar de oficio el Fondos de Servicios Educativos
(FSE) y, en casos excepcionales la secretara de educacin cuando cuenta con la informacin
masiva y total de los Fondos de Servicios Educativos (FSE) de su jurisdiccin, en este ltimo caso,
no se reciben cargues parciales, debe ser la totalidad del reporte por la porcin del FSE
correspondiente a la Secretara.
La fecha en la cual se realiza el cargue debe estar contenida en el rango de fechas

(Oportuna, Extempornea y Extraordinaria) establecidas por el MEN de acuerdo a la
parametrizacin de dichas fechas.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Debe permitir configurar rangos de fechas para la autorizacin, apertura y cierre en la
gestin del cargue, debe considerar rangos de fechas clasificadas mediante tipos como
oportuna, extempornea y extraordinaria y las restricciones que ello implica, establecidas
por el MEN.
Los cargues de Fondos de Servicios Educativos (FSE) deben contener la informacin de
ingresos y gastos del establecimiento principal y de los Establecimientos Asociados en caso
de tenerlos.
El ordenador del gasto en el Fondos de Servicios Educativos (FSE) es el Rector, por lo cual,
la oficializacin de informacin debe realizarla el usuario definido para tal fin.
Los cargues que realiza la Secretara de Educacin contienen la informacin de los Fondos
de Servicios Educativos (FSE) (y de sus asociados) que hayan adquirido tal compromiso con
esta. Una vez sean procesados en el sistema, los registros deben ser validados por el
rector y en caso tal de existir inconsistencias, permitir la opcin de edicin por parte de
este y gestionar nuevamente el cargue. En caso tal que el Fondos de Servicios Educativos
(FSE) haya realizado el cargue autnomamente, este tendr prevalencia sobre el realizado
por la secretaria de educacin.
Es necesario reiterar, que la competencia del cargue recae directamente en el ordenador
del gasto del Fondos de Servicios Educativos (FSE) y por tanto la importancia de dicha
validacin.
Descargar formato de reporte presupuestal
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo descargar el formato del
reporte de ejecucin presupuestal.
1. Hacer clic en el men Carga de Archivos.

2. Seleccionar la opcin Descargar Formato de Reporte Presupuestal.
El sistema permite a usuarios secretara descargar la plantilla de archivo de ejecucin
presupuestal a cargar.
Ilustracin 27. Descarga de formato de Reporte Presupuestal

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
3. El sistema genera automticamente la descarga del archivo en formato XLS, donde se pueden
ingresar los datos para Ingresos Presupuestales y Gastos Presupuestales.
Pestaa de Ingresos presupuestales
Ilustracin 28. Pestaa de ingresos presupuestales
En la pestaa de Ingresos presupuestales se debe diligenciar la siguiente informacin:
Cdigo de establecimiento
Ao
Trimestre
Fuente de ingreso:
o 1 - Ingresos operacionales
o 2 - Gratuidad
o 3 - Otras transferencias recursos pblicos
o 4 - Cobros ciclo complementario escuelas normales
o 5 - Recursos de capital
o 6 - Transferencia de municipales de calidad SGP
NOTA: EN EL ARCHIVO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL SE INGRESA EL CDIGO DE FUENTE DE

INGRESO .
Presupuesto inicial
Presupuesto definitivo
Monto recaudados
Pestaa de Gastos presupuestales
Ilustracin 29. Pestaa de Gastos Presupuestales.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
En la pestaa de Gastos presupuestales se debe diligenciar la siguiente informacin:
Cdigo de establecimiento
Ao
Trimestre
Fuente de ingreso:
o 1 - Ingresos operacionales
o 2 - Gratuidad
o 3 - Otras transferencias recursos pblicos
o 4 - Cobros ciclo complementario escuelas normales
o 5 - Recursos de capital
o 6 - Transferencia de municipales de calidad SGP
NOTA: EN EL ARCHIVO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL SE INGRESA EL CDIGO DE FUENTE DE

INGRESO .
tem detalle:
o 7 - Adquisicin de bienes
o 8 - Arrendamiento de bienes
o 9 - Acueducto, alcantarillado y aseo
o 10 - Energa
o 11 - Telfono
o 12 - Internet
o 13 - Otros servicios pblicos
o 14 - Seguros
o 15 - Contratacin de servicios tcnicos profesionales
o 16 - Impresos y publicaciones
o 17-Horas ctedra para ciclo complementario en Escuelas Normales
Superiores
o 18 - Otros gastos generales
o 19 - Construccin ampliacin y adecuacin de infraestructura educativa
o 20 - Mantenimiento de infraestructura educativa
o 21 - Dotacin institucional de infraestructura educativa
o 22 -Dotacin institucional de material y medios pedaggicos para el
aprendizaje
o 23 - Transporte escolar
o 24 - Sostenimiento de semovientes y proyectos pedaggicos productivos
o 25 - Alimentacin para jornada extendida
o 26 - Actividades pedaggicas
o 27 - Acciones de mejoramiento a la gestin escolar y acadmica
NOTA: EN EL ARCHIVO DE EJECUCIN PRESUPUESTAL SE INGRESA EL CDIGO TEM DETALLE

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Presupuesto inicial
Compromisos
Obligaciones
Pagos
Cargar archivo reporte de ejecucin presupuestal
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo cargar reporte de ejecucin
presupuestal.

2. Seleccionar la opcin Cargar archivo reporte de ejecucin presupuestal.
Ilustracin 30. Procesos de carga de archivos de ejecucin presupuestal
3. El usuario hace clic en el botn , para realizar un cargue nuevo.
Ilustracin 31. Cargar archivo de ejecucin presupuestal

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 32. Seleccin de archivo de ejecucin presupuestal
5. El usuario sube el archivo con la totalidad de la informacin diligenciada.
Ilustracin 33. Archivo de ejecucin presupuestal cargado
6. Hacer clic en el botn , para validar el archivo ingresado.

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: El archivo de reporte
financiero se encuentra en proceso de carga. Y genera un identificador para el proceso de
carga: El identificador para el proceso de carga es: XX.
Ilustracin 34. Archivo de ejecucin presupuestal procesado

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
7. Hacer clic en el botn , el usuario ser redireccionado a la pgina principal
Procesos de carga de archivos.
Ilustracin 35. Consulta procesos de carga archivos de ejecucin presupuestal
Validaciones sobre el archivo

El archivo a cargar debe ser de tipo (archivo Excel XLS o XLSX, ZIP) y tamao del archivo (Si
el tamao es menor o igual al parametrizado el tipo de archivo debe ser XLS o XLSX, de lo
contrario deber ser comprimido en formato ZIP).
Estructura del archivo

Debe contener dos hojas: ingresos y gastos.
Los nombres de las hojas deben corresponder a: Ingresos_Presupuestales y
Gastos_Presupuestales.
Las columnas por hoja y su posicin deben corresponder al formato.
El sistema valida que los establecimientos a cargar no tengan procesos de cargue en cola
pendiente por procesar.
No se deben encontrar registros duplicados a nivel de ingresos y gastos por
establecimiento educativo.
En el archivo no se deben encontrar registros de un Establecimiento Educativo que ha sido
cargado previamente (con informacin sin errores de ese Establecimiento Educativo y
cuyo proceso de cargue se encuentra en estado Pendiente de Oficializar) para ese
trimestre y ao.
Si existe un proceso de transferencia debe existir un rubro con estas caractersticas en
ingreso y gasto.
Informacin ingresada en el archivo

Solo se permiten valores numricos.
No se permiten cdigos DANE de establecimientos que no correspondan o que no estn
asociados al Fondo de Servicio Educativo que est cargando la informacin.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Los valores del campo Fuentes de Ingreso (tanto para ingresos como gastos) no pueden
ser valores diferentes de las parametrizadas en estado activo.
Los valores del campo tem Detalle, en la seccin de gastos, no pueden ser valores
diferentes de nmero, de las parametrizadas en estado activo.
Todos los campos del archivo son de obligatorio diligenciamiento.
El ao y trimestre deben corresponder con la fecha del cargue.
El ao y trimestre deben corresponder con los rangos de fechas oportuna, extempornea
y extraordinaria de acuerdo al cronograma establecido por el MEN para el reporte.
Debe existir en la hoja de ingresos y gastos al menos un registro por cada Establecimiento
Educativo reportado que sea de fuente de ingreso de Gratuidad.
Cuando se indica que la informacin que ha sido editada se reemplazar por parte del
ordenador de gasto o la secretaria de educacin; el sistema debe cambiar el estado de los
detalles correspondientes de reemplazo al estado: Validado, luego de guardar la
operacin.
Los cargues que realizan las Secretaras de Educacin, deben corresponder a los Fondos de
Servicio Educativo que se encuentra asociados a sta y debern corresponder a la
totalidad de los Establecimientos Educativos que pertenecen a cada Fondo de Servicio
Educativo, con el visto bueno del ordenador del gasto.
Si el resultado del cargue contiene errores, el sistema provee la funcionalidad que le
permite al actor realizar la actualizacin de los registros que contengan el error. Si por el
contrario, el resultado del cargue no contiene errores, ste puede ser Oficializado o
Descartado de acuerdo al criterio del representante legal del fondo (FSE).
Estados del cargue
En validacin: Se presenta cuando se est procesando la informacin que se ha cargado

por el archivo diligenciado del reporte de ejecucin presupuestal.
Con errores: Una vez cargado el archivo, si se presentan inconsistencias en la informacin

aparecer en ste estado: Por ejemplo: Error por tipo de dato ingresado o el no
diligenciamiento de un campo obligatorio.
Pendiente de Oficializar: Cuando el proceso de cargue del reporte de ejecucin

presupuestal carga exitosamente. En ste, el usuario del FSE puede generar el reporte que
contiene la informacin del cargue realizado.
Pendiente de conciliacin: ste estado se presenta cuando un FSE se encuentra en

proceso de conciliacin.
Oficializado: Se puede oficializar un cargue cuando se reporta la totalidad de la

informacin de los EE asociados a un FSE, nicamente sta accin se puede realizar sobre

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
procesos de cargue en estado Pendiente de Oficializar y es exclusiva de los representantes
legales de los FSE. ste deja en firme el reporte de ejecucin presupuestal.
NOTA: DESPUS DE OFICIALIZAR EL CARGUE DE EJECUCIN PRESUPUESTAL , STA

INFORMACIN NO SE PUEDE MODIFICAR O CARGAR NUEVAMENTE .
Descartado: Es el estado en el que queda un reporte de ejecucin presupuestal, una vez

que el usuario FSE determina que debe ser rechazado para un nuevo cargue, nicamente
sta accin se puede realizar sobre procesos de cargue en estado Pendiente de Oficializar
y es exclusiva de los representantes legales de los FSE.
Ver errores de archivo de ejecucin presupuestal
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo ver el detalle de errores de un
archivo de ejecucin presupuestal.
1. El usuario selecciona el proceso de cargue que se encuentra con el estado Con errores.
Ilustracin 36. Seleccin de proceso cargue de archivo

El sistema muestra en pantalla la informacin del establecimiento que carg el archivo de
ejecucin presupuestal con errores.
Ilustracin 37. Procesos masivos con errores

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
3. El usuario puede visualizar en detalle cada error, haciendo clic en el botn .
El sistema muestra en pantalla la informacin de los errores del archivo.
Ilustracin 38. Detalle de errores
4. Hacer clic en el botn , para retornar a la pgina Procesos Masivos
Editar archivo de ejecucin presupuestal
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo editar los errores de un archivo
de ejecucin presupuestal.
1. El usuario selecciona el proceso de cargue que se encuentra con el estado Con errores.
Ilustracin 39. Seleccin de proceso cargue de archivo en estado "Con errores"

El sistema muestra los campos con error habilitados para su edicin.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 40. Editar reporte de ejecucin presupuestal
3. Por cada lnea el usuario puede visualizar el detalle el error, haciendo clic en el botn .
Ilustracin 41. Detalle errores ingresados

5. Editar la informacin de los campos con error.
Ilustracin 42. Editar reporte de ejecucin presupuestal

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
6. Hacer clic en el botn , generando un archivo en XLS, con la
informacin de errores del reporte de ejecucin presupuestal.
Ilustracin 43. Archivo XLS de errores en reporte de ejecucin presupuestal
7. Hacer clic en el botn , para validar los datos ingresados.

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: Se modific la informacin
del archivo exitosamente.
Ilustracin 44. Edicin de archivo de ejecucin presupuestal finalizada
Descartar archivo de ejecucin presupuestal
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo descartar el reporte de
ejecucin presupuestal cargado con informacin de los fondos de servicio educativo.
El sistema permite a usuarios fondo descartar archivos de ejecucin cargados que se encuentran
en estado Pendiente Oficializar.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
1. El usuario selecciona el proceso de cargue que se encuentra con el estado Pendiente
Oficializar.
Ilustracin 45. Seleccin de proceso cargue de archivo en estado Pendiente Oficializar
2. Hacer clic en el botn . Se genera una ventana emergente para

confirmar la accin: Desea descartar el proceso de cargue del archivo?
Ilustracin 46. Mensaje de confirmacin para descartar al proceso de cargue
3. Validar la accin haciendo clic en el botn Aceptar.

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: El reporte financiero ha sido
descartado exitosamente.
Ilustracin 47. Proceso de cargue descartado exitosamente

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Actualizar estado
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo actualizar el estado del cargue
de archivo de ejecucin presupuestal que se encuentra en el estado pendiente de conciliacin,
luego de que se ha gestionado la conciliacin.
1. El usuario el proceso de carga con estado Pendiente conciliacin.
Ilustracin 48. Seleccin de proceso cargue de archivo en estado Pendiente conciliacin
2. Hacer clic en el botn . Se genera una ventana emergente para

confirmar la accin: Desea actualizar el estado del proceso de cargue del archivo?
Ilustracin 49. Mensaje de confirmacin para actualizar estado del proceso de cargue

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: El proceso ha sido
actualizado exitosamente.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 50. Actualizacin de estado finalizado
Oficializar archivo de ejecucin presupuestal
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo oficializar el reporte de
ejecucin presupuestal cargado con informacin de los fondos de servicio educativo.
El sistema permite a usuarios fondo oficializar archivos de ejecucin cargados que se encuentran
en estado Pendiente Oficializar. Para habilitar esta opcin, el usuario debe cargar toda la
informacin de sus asociados.
Ilustracin 51. Procesos de carga de archivo
Se genera una ventana emergente para confirmar la accin: Desea oficializar el proceso
de cargue del archivo?

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 52. Mensaje de confirmacin para oficializar procesos de cargue

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin: El reporte financiero ha sido
oficializado exitosamente.
Ilustracin 53. Proceso de cargue oficializado exitosamente
Generar reporte
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo generar reporte de archivos
cargados. Para visualizar sta informacin se deben encontrar procesos de cargue en estado
Pendiente Oficializar u Oficializado.
1. El usuario hace clic en el botn .

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 54. Reporte de archivos cargados FSE - Pgina 1

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
El sistema genera el reporte en formato PDF, indicando:
Reporte de archivos cargados FSE
Nombre del Fondo de Servicio Educativo

Cdigo del Fondo de Servicio Educativo
ltima fecha de cargue
Ao
Trimestre
Total de establecimientos que conforman el Fondo de Servicio Educativo que han cargado
informacin

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 58. Reporte de archivos cargados FSE
Informacin de Establecimientos educativos
Nombre del establecimiento educativo

Cdigo DANE del establecimiento educativo
Ingresos presupuestales
Para cada fuente de ingreso se describe:
Presupuesto inicial
Monto recaudado
Ilustracin 59. Informacin de Establecimientos educativos - Ingresos presupuestales

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
La informacin de distribucin porcentual de ingresos se muestra consolidada en una torta, cada
color representa una fuente de ingreso.
Ilustracin 60. Distribucin fuente de ingresos presupuestales
Gastos presupuestales
Para cada fuente de ingreso se describe:
Consolidado fuente de ingreso

Presupuesto inicial
Compromisos
Obligaciones
Pagos

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 61. Gastos presupuestales
La informacin de distribucin porcentual de ingresos se muestra consolidada en una torta, cada

color representa una fuente de ingreso.
Ilustracin 62. Distribucin fuente de gastos presupuestales

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Gastos VS Ingresos
La informacin de gastos vs ingresos, se muestra en grfica de barras indicando:
Gastos
Ingresos
Ilustracin 63. Gastos VS Ingresos
Establecimientos sin reportar
Si el Fondo de Servicio Educativo tiene establecimientos asociados, y an no se ha reportado su

ejecucin presupuestal se muestra:
Cdigo DANE establecimiento

Nombre del establecimiento educativo
Ilustracin 64. Establecimientos sin reportar

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Conciliar transferencia de recursos
Corresponde al proceso de transferencia de recursos entre Fondos de Servicios Educativos.
Descripcin del proceso

Etapa 1:
Nace con el movimiento en el inventario que implique un cambio de responsabilidad

administrativa en los Establecimientos Educativos.
Etapa 2:
Una vez los Fondos de Servicios Educativos reportan su ejecucin presupuestal, se identifican
aquellos que por movimientos en su inventario requieren completar el proceso de
conciliacin.
Etapa 3:
Los Fondos de Servicios Educativos que fueron origen en el movimiento del inventario, deben
indicar si en el movimiento se realiza una transferencia de recursos y el monto
correspondiente.
Etapa 4:
Los Fondos de Servicios Educativos que resultaron ser el destino de movimiento del inventario,
reciben la informacin del Fondo de Servicio Origen y aceptan dicha conciliacin.
Impacto de no conciliar
Si el Fondo de Servicio que resulta ser el destino del movimiento del inventario rechaza la
conciliacin, el usuario administrador de secretara gestiona la conciliacin y la marca como
error traslado.
Cuando el Fondo de Servicio rechaza la conciliacin o no se gestiona, los Fondos de Servicios

Educativos involucrados no pueden oficializar sus reportes de ejecucin presupuestal.
1. Hacer clic en el men Inventario de Fondos.

2. Seleccionar la opcin Conciliar.
El sistema permite realizar consulta de conciliaciones (Comparacin de movimientos de
Fondos) y conciliar transferencias.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 65. Consulta transferencias en conciliacin
Filtrar conciliaciones
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo realizar filtro de bsqueda de
conciliaciones.
3. Hacer clic en el botn , para realizar una consulta.
Ilustracin 66. Pop up Filtros conciliacin
4. Ingresar los siguientes tems:

Nombre FSE Origen
Nombre FSE Destino
Estado:
o Sin gestionar: no se ha realizado el proceso de conciliacin.
o Gestionado: el FSE origen indica que en el movimiento de inventario se
transfieren recursos financieros.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
o Sin conciliar: No se transfieren recursos financieros o el FSE destino no acepta la
conciliacin.
o Conciliado: El FSE destino acepta la transferencia de recursos financieros.
o Error traslado: la secretara de educacin gestiona el proceso de conciliacin.
5. Hacer clic en el botn para visualizar los resultados de la consulta.
Detalle de conciliacin
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo ver el detalle de procesos de
conciliacin.
1. El usuario realiza la seleccin de proceso de conciliacin.
Ilustracin 67. Seleccionar conciliacin - detalle conciliacin
2. Hace clic en el botn . Se visualiza en pantalla la informacin del proceso

de conciliacin.
Ilustracin 68. Detalle de conciliacin

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
3. Hacer clic en el botn , para retornar a la pgina Consulta transferencias
en conciliacin.
Conciliar
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo gestionar un proceso de
conciliacin.
Proceso de conciliacin FSE Origen
1. El usuario realiza la seleccin del proceso de conciliacin en estado Sin gestionar.
Ilustracin 69. Seleccionar proceso de conciliacin FSE Origen
2. Hacer clic en el botn . Se visualiza en pantalla la informacin del proceso

de conciliacin.
Ilustracin 70. Detalle conciliacin Fondo de Servicio Educativo origen

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
3. El usuario selecciona en el campo Existen recursos financieros no ejecutados pendientes
por trasladar al FSE Destino la opcin S.
Ilustracin 71. Campo existen recursos financieros no ejecutados pendientes por trasladar al FSE Destino
4. El usuario ingresa la informacin de recursos financieros a transferir.
Ilustracin 72. Informacin de recursos a transferir
5. El usuario ingresa las observaciones que considere pertinentes para la conciliacin.
Ilustracin 73. Ingreso de observaciones en proceso de conciliacin por parte del Fondo de Servicio Educativo Origen

El sistema muestra el mensaje de confirmacin de la accin Datos procesados
exitosamente. Se cambia el estado de la conciliacin a Gestionado.
Ilustracin 74. Proceso de conciliacin finalizado por parte del Fondo de Servicio Origen

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Proceso de conciliacin FSE Destino
1. El usuario realiza la seleccin del proceso de conciliacin en estado Gestionado.
Ilustracin 75. Seleccionar proceso de conciliacin - FSE Destino
2. Hacer clic en el botn . Se visualiza en pantalla la informacin del proceso

de conciliacin.
Ilustracin 76. Detalle conciliacin Fondo de Servicio Educativo Destino

por trasladar al FSE Destino la opcin S.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 78. Ingreso de observaciones en proceso de conciliacin por parte del Fondo de Servicio Educativo Destino

exitosamente. Se cambia el estado de la conciliacin a Conciliado.
Ilustracin 79. Proceso de conciliacin finalizado por parte del Fondo de Servicio Destino
No se acepta la conciliacin

por trasladar al FSE Destino la opcin No.
Ilustracin 81. Ingreso de observaciones en proceso de conciliacin por parte del Fondo de Servicio Educativo Destino

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
exitosamente. Se cambia el estado de la conciliacin a Sin conciliacin.
Ilustracin 82. Proceso de conciliacin finalizado por parte del Fondo de Servicio Destino
Habilitar proceso de conciliacin en estado Sin Conciliacin
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo Origen habilitar un proceso de
conciliacin cuando el estado es Sin Conciliacin.
Proceso de conciliacin FSE Origen
1. El usuario realiza la seleccin de proceso de conciliacin en estado Sin Conciliacin.
Ilustracin 83. Seleccionar proceso de conciliacin - FSE Origen
2. Hace clic en el botn . Se visualiza en pantalla la informacin del proceso

de conciliacin.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 84. Detalle conciliacin Fondo de Servicio Educativo Destino
3. Hace clic en el botn . Se genera una ventana emergente para confirmar

la accin: Desea habilitar la conciliacin?
Ilustracin 85. Mensaje de confirmacin para habilitar la conciliacin

El sistema muestra el mensaje de confirmacin: Datos procesados exitosamente. Se
cambia el estado de la conciliacin a Sin gestionar para ser procesada nuevamente.

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 86. Proceso para habilitar conciliacin habilitada
Reporte financiero de ejecucin presupuestal
Describe la funcionalidad del sistema que permite al usuario fondo generar un reporte financiero
de ejecucin presupuestal.

2. Seleccionar la opcin Reporte Financiero de Ejecucin Presupuestal.
Ilustracin 87. Filtros reporte financiero de ejecucin presupuestal
3. Realizar la seleccin de los tems para la consulta.

Ao
Trimestre
Establecimiento educativo asociado (Si tiene)

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 88. Reporte financiero de ejecucin presupuestal generado
El sistema genera informe financiero de ejecucin presupuestal indicando:
Calidad de datos
La informacin de los indicadores generales de ejecucin presupuestal, se muestra en grfica de

barras indicando:
Equilibrio presupuestal
Porcentaje de ejecucin

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 89. Calidad de datos
Indicadores FSE
En el detalle de indicadores de Fondo de Servicio por Establecimiento Educativo, se indica:
Establecimiento Educativo
Porcentaje de Ejecucin
Porcentaje de Equilibrio
sta informacin es totalizada al final de la tabla.
Ilustracin 90. Porcentaje de ejecucin y equilibrio por Establecimiento Educativo
5. El usuario exporta la informacin que se presenta en la tabla a un archivo en formato XLS,
haciendo clic en el botn .

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953
Ilustracin 91. Reporte financiero de ejecucin - Archivo XLS generado
Gestin del reporte

Permite consultar la gestin del cargue de archivo de ejecucin presupuestal para cada
establecimiento educativo, indicando:
Total de establecimientos
Reportados
Pendientes por reportar
Porcentaje pendiente
sta informacin es totalizada al final de la tabla.
Ilustracin 92.Gestin del reporte

PBX: +57 (1) 222 2800 - Fax 222 4953

MANUAL DE USUARIO SIFSE - Fondo-1 PDF

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SISTEMA DE INFORMACIN DE FONDOS DE SERVICIO

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Sistema de Informacin ...................................................................................................................... 7

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Ilustracin 1. Ingreso al sistema y disposicin de elementos .......................................................... 8

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

El sistema de informacin de Fondos de Servicio Educativo- SIFSE, es la solucin orientada

A travs de este mdulo es posible completar el registro del reporte financiero de

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Para acceder al Sistema de informacin de Fondos de Servicios Educativos - SIFSE, el usuario

Ilustracin 1. Ingreso al sistema y disposicin de elementos

La pantalla de ingreso a la aplicacin contiene:

1. Encabezado: Se encuentra al margen izquierdo los logos representativos del Ministerio de

a. Tipo de usuario: Corresponde a la lista seleccionable de los tipos de usuarios que

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

NOTA : APLICA PARA LOS USUARIOS FONDOS Y USUARIOS AUXILIARES DE SECRETARA .

f. Crear usuario Fondo: Funcionalidad que permite al usuario Fondo de Servicio

Conciliacin: Corresponde a la aceptacin de la transferencia de recursos entre FSE, producto del

DUE: Directorio nico de Establecimientos.

EE: Establecimientos Educativos.

Inventario de fondos: Define la estructura de relaciones entre fondos principales y

MEN: Ministerio de Educacin Nacional.

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

1. Encabezado: Contiene en la parte izquierda los logos oficiales correspondientes al

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Botones de la aplicacin o conos

Ilustracin 3. Ejemplo de botones y sus conos representativos

Botones de acciones para Tablas

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Botones de accin para formularios

Ilustracin 5. Ejemplo distribucin de botones de accin para formularios

Botones de acciones dispuestos en la zona media del formulario

Ilustracin 6. Ejemplo disposicin botn en zona media

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

SIFSE emplea en el acceso al sistema un esquema de seguridad soportado por validaciones

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Adicionalmente a la verificacin de las credenciales del usuario en el acceso a SIFSE, se garantiza

Crear Usuario Fondo

1. Hacer clic en la opcin Crear Usuario Fondo de la pantalla de ingreso a SIFSE.

Ilustracin 8. Ingreso al sistema - Seleccin de opcin crear usuario fondo

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Ilustracin 9. Registrar usuario fondo de servicio educativo

2. Seleccionar la siguiente informacin del establecimiento educativo:

Datos del Fondo de Servicio Educativo:

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Ilustracin 11. Crear usuario fondo - Seccin datos personales

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

Ilustracin 12. Crear usuario fondo - Datos de usuario

NOTA: LOS CAMPOS MARCADOS CON (*) SON DE OBLIGATORIO DILIGENCIAMIENTO .

5. Hacer clic en el botn , para validar la informacin ingresada.

Ilustracin 13. Creacin de usuario finalizada

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

1. Hacer clic en la opcin Recuperar Contrasea de la pantalla de ingreso a SIFSE.

Ilustracin 14. Ingreso al sistema - Seleccin de opcin recuperar contrasea

2. Ingresar los datos la informacin necesaria para recuperar contrasea:

Calle 43 No. 57 - 14 Centro Administrativo Nacional, CAN, Bogot, D.C.

NOTA: LOS CAMPOS MARCADOS CON (*) SON DE OBLIGATORIO DILIGENCIAMIENTO .