Calidad de los procedimientos

Calidad

A) Propsito:
El procedimiento del proceso de Calidad de los procedimientos es asegurar la
calidad del contenido de los procedimientos y mtodos, as como su vigencia.

Con el objetivo de garantizar que:

Sean claros, especficos y concretos, resaltando los puntos crticos y los
limites de operaciones o las actividades que describen.
Identificar los riesgos existentes, as como las acciones preventivas
necesarias.
Reflejan el estado actual de los procesos y las operaciones.
Se actualicen con frecuencia requerida, incorporando las modificaciones en
los equipos, funciones y mejores formas de ejecucin.

B) Elementos claves:
Gua para elaborar procedimientos.
Gua y parmetros para verificar la calidad de los procedimientos.
Criterios para definir frecuentas de revisin.
ndice de calidad.

Gua para elabora procedimientos

Objetivos:
Dar una gua para definir el contenido general de los procedimientos.

Alcance:
La presente gua cubre nicamente lo requerido para eliminar los procedimientos y
mantenerlos actualizados.

Esta gua deber ser aplicada tanto a los nuevos procedimientos, como a los que
este en fase de revisin

Requisitos:
Esta gua esta enfocada para todo aquel personal encargado de desarrollar, revisar
y/o actualizar cualquier procedimiento.
Lo establecido aqu, ser de aplicacin general y responsabilidad de cada
subdireccin / centro de trabajo o funcin de implantarla gradualmente durante sus
procesos de emisin, revisin y actualizacin de procedimientos.

Frecuencias:

De ejecucin.
De revisin de procedimientos.
De ciclos de trabajo.

Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SSPA)

Un aspecto fundamental para tener procedimientos, obedece primordialmente a la

necesidad de evitar que sucedan eventos no deseados en el desempeo de una
actividad que pudiera dar lugar a lesiones, derrames, emisiones.

As mismo, previene y alerta al personal sobre posibles riesgos involucrados en el

desarrollo de una operacin o actividad y dar lugar a guas para una operacin
correcta, consistente y segura.

Desarrollo:

Importancia de los procedimientos: El contar con un procedimiento nos reporta

un valor a nuestra operacin o actividad ya que:

Nos permite alertar al personal los posibles riesgos involucrados en una

operacin o actividad en el como prevenirlos o evitarlos.
Nos permite tener bases para llevar acabo una operacin o actividad en
forma uniforme y consistente para los diferentes tipos de personas.
La uniformidad de la operacin de las actividades va a repercutir en alta
productividad con calidad consistente y en costos efectivos.
Es una excelente herramienta para la capacitacin personal.
Identificar cualquier desviacin que puede impactar en ilcitos y control
interno

Se puede consultar la seccin Disponibilidad de Procedimiento.

 Contenido General
(Resumen)

A) Formato

A.1. Titulo: Se requiere el nombre del procedimiento.

A.2. Cdigo: Es la identificacin dentro del control de procedimientos. La

identificacin debe incluir (Direccin, gerencia/planta y otra para la seccion
o rea)

Ejemplo:

A.3. Fecha de Emisin: Fecha en la cual fue emitido el procedimiento.

A.4. Fecha de Revisin: Fecha en la cual fue revisado por ultima vez el
procedimiento.

A.5. Clasificacin: corresponde a la clasificacin del procedimiento sobre

la base del riesgo involucrado y a la importancia de la correcta ejecucin
para el desempeo eficiente y seguro del negocio.
A.6. Fecha de prxima revisin: Anotar la fecha en que se volver a
revisar el procedimiento segn la frecuencia de revison.
A.7. Pagina ________ de _______: Indica el numero de hoja del
procedimiento y el total de hojas que contiene el mismo.

B. Contenido: Todo procedimiento deber de contener la siguiente

informacin.

B.1. Objetivo: Anotar explcitamente el objetivo que se desea lograr al

aplicar el procedimiento.

B.2. Alcance: Los lmites del procedimiento debern establecerse

claramente.

B.3. Requisitos: Deber establecerse claramente hacia que personal esta

dirigido el procedimiento y cuales son los requisitos necesarios para facilitar
el entrenamiento del mismo.

B.4. Definiciones: Para garantizar un buen entendimiento, se requiere que

esta seccin se defina de una forma clara y concisa los trminos o palabras
especiales o tcnicas que necesiten aclaracin.

B.5. Frecuencias:

De ejecucin.
De revisin de procedimientos.
De ciclos de trabajo.

B.6. Seguridad, salud y proteccin ambiental (SSPA): Anotar medidas

especificas mnimas SSPA requeridas, tales como:

Riesgo de lesiones.
Riesgo de salud.
Peligros y medidas de control.
Factores ergonmicos.

B.7. Desarrollo del procedimiento: Esta seccin deber contener el

procedimiento o forma de ejecutar el trabajo. Deber tener informacin
particular requerida deber ser escrito en lenguaje claro y sencillo con
objeto de facilitar el aprendizaje.
 B.8. Cuestionario: Con el objetivo de facilitar el entrenamiento del
personal, todo procedimiento deber de contar con un cuestionario que
cubra los puntos mediares del mismo.

B.9. Autorizacin: La ltima hoja del procedimiento, deber ser la de

autorizacin del mismo, la cual deber de contener las siguientes firmas:

Elaborado por:
Revisado por:
Autorizado por:

C. Anexo: Inmediatamente despus del contenido del procedimiento en

cuestin, se encontrara la informacin completara requerida en forma de
anexos.

Gua para revisar la calidad de los procedimientos

Objetivo: Dar una gua para realizar auditorias de calidad a los procedimientos.

Requisitos: Esta gua incluye los lineamientos que deben considerarse para
evaluar la calidad en forma y contenido de los procedimientos.

Informacin de referencia: El contar con procedimientos de calidad, es un factor

clave para asegurar que las operaciones o actividades son llevadas a cabo de
forma correcta y consistentemente.

Es por ello que debemos contar con un sistema que nos permita verificar que tanto
la forma como el contenido de los procedimientos que estn siendo emitidos,
revisados o actualizados, cumplan con las guas de este manual.

Definiciones: Es muy importante aclarar algunos trminos cuando hablemos

respecto a algunas caractersticas que reflejan la calidad de los procedimientos,
tales como:

Claridad
Congruencia
Especficos
Actualizados

Desarrollo:

Planeacin de la auditoria
 Se debe desarrollar un programa anual de auditorias, para verificar la calidad de
los procedimientos, bajo la base de evaluar todas las reas de la
Direccin/Gerencia/Planta esto debe ser por lo menos una vez al ao.