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ISSN 1983-5213

As concepes tericas de avaliao de documentos de arquivo


na legislao brasileira

Maria Ivonete Gomes do Nascimento


ivonetenascimento40@gmail.com

Eliane Braga Oliveira


elianebo@unb.br
Universidade de Braslia, Faculdade de Cincia da Informao, Braslia, DF, Brasil

Resumo: Apresenta resultado de pesquisa sobre avaliao de documentos de arquivo na Administrao


Pblica Federal brasileira, desenvolvida no curso de mestrado do Programa de Ps-Graduao em
Cincia da Informao, da Faculdade de Cincia da Informao, da Universidade de Braslia. A avaliao
de documentos de arquivo, uma das principais operaes da gesto de documentos, visa a promoo da
eficincia administrativa e a preservao da memria das organizaes e da sociedade. A pesquisa tem
como objetivo mapear a legislao brasileira referente avaliao de documentos de arquivo e
identificar as vertentes tericas internacionais e nacionais que embasam essa legislao. Realizou-se
uma pesquisa bibliogrfica a respeito do tema em autores da Europa, Amrica do Norte, Amrica Latina
e Brasil, e identificou-se a legislao brasileira referente ao assunto. Verificou-se que existe uma
variedade de proposies referentes a avaliao de documentos de arquivos. Observou-se que a teoria
do valor, apresentada como critrio para a guarda ou a eliminao de documentos e proposta pelos
autores norte-americanos Philip Brooks e Theodore Schellenberg, tem predominncia conceitual na
ARTIGOS legislao brasileira.
Palavras-chave: administrao pblica federal; avaliao de documentos de arquivo; gesto de
documentos; legislao brasileira.

The theoretical conclusions of assessment of archival records in Brazilian law

Abstract: This paper presents the results of a research on archival appraisal in Brazilian Federal Public
Administration that was developed as part of the Masters Degree Program on Information Science in
the Faculty of Information Science, at the University of Braslia. The archival appraisal, which is one of
the main activities in records management, aims to promote administrative efficiency and preserve the
memory of organizations and society. The purpose of this research is to map out the Brazilian
legislation, which relates to archival appraisal and identify national and international theoretical
influences that supported this legislation. It was conducted a bibliographical research regarding this
subject on authors in Europe, North America, Latin America and Brazil, and the Brazilian legislation
which refers to this topic was identified. It was established that there are a variety of conceptions
related to archival appraisal. It was noted that the theory of records value which is presented as a
criteria for keeping or eliminating documents by Philip Brooks and Theodore Schellenberg has
conception predominance in Brazilian legislation.
Keywords: archival appraisal; Brazilian legislation; federal public administration; records management.

Las tesis tericas de la evaluacin de los registros de archivos en la legislacin brasilea


Resumen: Presenta los resultados de la investigacin sobre valoracin de documentos de archivo de la
Administracin Pblica Federal brasilea. La investigacin se desarroll en el Programa de Postgrado de
Maestra en Ciencias de la Informacin, de la Facultad de Ciencias de la Informacin, de la Universidad
de Brasilia. La valoracin, una de las principales operaciones de gestin de documentos, tiene como
objetivo promover la eficiencia administrativa y la preservacin de la memoria de las organizaciones y la
sociedad. La investigacin tuvo como objetivo analizar la legislacin brasilea relativa a la valoracin de
los documentos e identificar fuentes tericas internacionales y nacionales que apoyan dicha legislacin.
Se realiz una bsqueda en la literatura sobre el tema de autores procedentes de Europa, Amrica del
Norte, Amrica Latina y Brasil, e identificamos la legislacin brasilea sobre el tema. Se ha encontrado
que hay varias propuestas relativas a la valoracin de documentos. Se observ que la teora del valor
presentada como criterio para la custodia o la eliminacin de documentos y propuesta por autores
estadounidenses Philip Brooks y Theodore Schellenberg, tiene predominio conceptual en la legislacin
brasilea.

Palabras claves: administracin pblica federal; gestin de documentos; legislacin brasilea;


valoracin de documentos.

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1 Introduo

A avaliao de documentos faz parte do novo paradigma na Arquivologia, que surgiu


em meados do sc. XX como resposta ao crescimento exorbitante da produo documental
ocorrida naquele perodo. O Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica define a
avaliao como um processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos
de guarda e destinao, de acordo com os valores que lhes so atribudos (ARQUIVO
NACIONAL, 2005). o mesmo conceito adotado pelo International Council on Archives (ICA),
em sua base de dados Multilingual Archival Terminology, para a lngua portuguesa.
Vrios autores da rea (COUTURE, 2003; COOK, 2006) advogam que a avaliao
constitui um dos mais importantes fazeres arquivsticos. considerada como uma das
principais operaes na gesto de documentos para a promoo da eficincia administrativa,
como tambm pea chave para a preservao da memria da instituio e da sociedade.
A avaliao est prevista na legislao de arquivo brasileira, a partir da Lei n
8.159/1991, como uma das operaes tcnicas procedimentais da gesto de documentos. Na
regulamentao da referida lei, consta a previso de criao da Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos (CPAD) em cada rgo da Administrao Pblica Federal.
O Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ) editou diversas resolues orientadoras
que tratam da avaliao. Da mesma forma, o Arquivo Nacional (AN) normatizou essa atividade
por meio de instrues normativas e manuais tcnicos.
A temtica da preservao e eliminao dos documentos j era uma preocupao
desde o Manual de Arranjo e Descrio de Arquivos produzido pela Associao dos Arquivistas
Holandeses (1898), embora essa obra no apresente nenhuma soluo para o problema. Com
a evoluo do pensamento arquivstico identifica-se uma variedade de proposies para a
avaliao de documentos de arquivo, de forma que o debate permanece em pauta.
Este trabalho faz parte de pesquisa de mestrado sobre avaliao de documento de
arquivo na Administrao Pblica Federal brasileira (APF), desenvolvida no mbito do
Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da Faculdade de Cincia da
Informao, da Universidade de Braslia.
Identifica-se na literatura da rea que a avaliao de documentos preocupao de
vrios pases. Este trabalho dialogar com alguns autores estudiosos do tema.

2 As Concepes Tericas da Avaliao de Documentos de Arquivo


Costumamos dizer que os arquivos so to antigos quanto a escrita, assim como as
pessoas que cuidavam dos documentos. A avaliao, no entanto, s foi compreendida como
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uma prtica arquivstica em meados do sculo XX, quando passou a ser aceita como
interveno necessria para controlar o crescimento exponencial do volume da informao
registrada. Esse crescimento foi ocasionado por vrios novos fatores administrativos, polticos,
econmicos, tecnolgicos e de comunicao. Ou seja, as mudanas na sociedade e seus
reflexos foram sentidos diretamente nos arquivos. Dessa forma, havia presso por respostas
para as novas demandas no somente a preservao dos documentos do passado, mas
tambm o destino dos registros do presente que cresciam exponencialmente.
Os autores do Manual de Arranjo e Descrio de Arquivos da Associao dos
Arquivistas Holandeses, Muller, Feith e Fruin chamam a ateno para o fato de que, desde
1813, os documentos administrativos foram se acumulando em nvel alarmante, correndo
perigo de serem destrudos sem distino ou discriminao por questo de economia ou de
espao. Na opinio de Jenkinson (1922, p.137), o debate a respeito do descarte de
documentos se apresentou, inicialmente, como uma necessidade da modernidade. Antes
disso, no havia discusso sobre a preservao dos documentos motivada pela falta de espao
nos arquivos.
Em meados do sc. XX, a seleo e a eliminao documental passaram a ganhar uma
relevncia ainda maior. Segundo Philip Brooks (1940), o trabalho de selecionar foi
profundamente afetado pela maior quantidade de registros, mas tambm devido ampliao
de novos tipos de registros decorrentes da intensa atividade do negcio pblico.
Brooks (1940) prope que sejam promovidos mtodos inteligentes de seleo dos
registros para a sua preservao. Esses mtodos devem levar em conta os valores dos
documentos em relao instituio produtora, as polticas e os regulamentos administrativos
que regem esse produtor, a histria administrativa, bem como aqueles que envolvem direitos.
Os que no contm valor suficiente, seja um valor legal, administrativo ou de interesse
histrico para a pesquisa, devem ser eliminados. Com essa proposio, o autor inaugura a
atribuio de valores documentais admitidos como critrio para a guarda ou eliminao de
documentos (KOLSRUD, 1992, p. 28; SILVA et al., 1999, p. 131).
Schellenberg, em 1956, prope que a avaliao dos documentos pblicos modernos
seja baseada em valores primrios e secundrios. Essa teoria consiste em preservar pouca
documentao com o mximo de informao possvel. A seleo deve ser compartilhada por
arquivista e gestores de documentos para conservar o documento em carter permanente ou
elimin-lo com segurana.
O valor primrio, o valor que o documento apresenta para os produtores. Parte do
entendimento de que os documentos so criados para cumprir os objetivos de determinado
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rgo, sejam eles administrativos, fiscais, legais ou executivos. O valor secundrio foi pensado
como forma de garantir a preservao de informaes relevantes para a produo do
conhecimento e para a sociedade em geral. Nesse sentido, deveriam ser preservados
documentos que comprovam a existncia da organizao, bem como seu funcionamento
valor probatrio -, e a informao sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condies, na
relao institucional do rgo valor informativo (SCHELLENBERG, 2002, p. 218). Em seu
estudo sobre avaliao de documentos, Schellenberg registrou vrias observaes, tais como:
1. No se pode reduzir a padres exatos as consideraes a serem
observadas na determinao dos valores dos documentos. [...] Os
padres no devem ser encarados como absolutos ou finais. Na
melhor das hipteses, serviro to-somente como guias para orientar
o arquivista atravs dos traioeiros caminhos da avaliao.
2. Como os padres de avaliao no podem ser exatos ou precisos,
no precisam ser aplicados com absoluta consistncia. Os arquivistas
podem fazer uso de diferentes critrios de avaliao de documentos
de diferentes perodos, pois o que tem valor para uma poca passada
pode ser insignificante para o presente. [...]
3. Uma vez que os padres de avaliao no podem ser absolutos ou
finais, devem ser aplicados com moderao e bom-senso. O
arquivista no deve conservar demais, nem de menos. [...]
4. A avaliao de documentos no deve se basear em instituio ou
em suposies arbitrrias de valor. Deve ser, ao contrrio, baseada
na anlise total da documentao relativa ao assunto a que se
referem os documentos em questo. [...]
5. Se a sua anlise no fornece a informao necessria avaliao
dos documentos, o arquivista deve procurar o auxlio de
especialistas. [...]
6. Antes de buscar a ajuda de especialista o arquivista deve fazer o
trabalho bsico de anlise, preliminar avaliao de documentos.
[...]
7. Ao procurar determinar o interesse dos especialistas por
determinar grupos de documentos, o arquivista deve exercer o papel
de moderador. [...] (SCHELLENBERG, 1956, 2002, p. 226)

Essas ideias trouxeram um novo enfoque, tanto para os arquivos, como para os
arquivistas, que passaram a exercer um papel de moderador na tomada de deciso em
relao preservao e eliminao dos documentos. Elas diferem da proposta de Jenkinson
(1922), que defendia a no interferncia do arquivista nesse processo, considerando que a
tarefa de destruio dos registros cabia prpria administrao.
Terry Cook, arquivista canadense, props outra abordagem da avaliao arquivstica,
quando iniciou os estudos desenvolvidos entre 1989 e 1990. Na ocasio, Cook escreveu o
estudo do Programa de Gesto de Documentos e Arquivos (RAMP), do Programa Geral de

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Informao e UNISIST, da UNESCO, publicado em 1991. A partir desse estudo, Cook
desenvolveu a macroappraisal, juntamente com outros colegas, no Arquivo Nacional do
Canad. Cook foi o diretor responsvel pelo programa de implantao da macroavaliao de
1993 a 1998, no Arquivo Nacional do Canad.
A macro avaliao prope que os arquivos reflitam a sociedade que os gerou de forma
holstica, inclusiva, passando de um discurso focado no Estado para um discurso com foco na
sociedade (COOK, 1996). Dessa forma, estabelece um olhar mais amplo sobre os documentos
revelados pelas funes, programas, atividades e atuaes dos produtores dos documentos.
Isso envolve uma extensa pesquisa arquivstica da funcionalidade institucional, da estrutura
organizacional, da cultura do lugar de trabalho, dos sistemas de registros, do fluxo de trabalho
informacional, da mdia e das tecnologias. (COOK, 2006). Portanto, esse contexto de produo
dos documentos, dos objetivos para os quais foram criados, torna-se o centro das atividades
do arquivista.
Terry Eastwood (2003), professor da University of British Columbia, no Canad, levanta
a suposio de que a avaliao tenha um objetivo subjacente e que esse objetivo depende do
modelo de sociedade em que a avaliao realizada. Para ele, em sociedades plurais tambm
deve ocorrer pluralidade nos sistemas de arquivos.
Rousseau e Couture (1998), arquivistas canadenses, propem a arquivstica integrada
como forma de assegurar uma poltica completa da organizao dos arquivos, permitindo um
rpido acesso s informaes por meio de procedimentos integrados de classificao,
avaliao e descrio. A avaliao proposta como uma das funes1 nos arquivos correntes e
intermedirios.
Couture (2003) chama a ateno para o trabalho de determinao dos valores nos
documentos, no qual o arquivista ao desenvolver a avaliao deve atentar para os cinco
princpios bsicos aplicveis a todos os contextos:
de que los archivos den testimonio del conjunto de actividades de la sociedade;
de la objectividad y la contemporaneidad del critrio que adopta;
de respetar los nexos de unin entre la valoracin y las dems intervenciones
archivsticas;
de que, em su intervencin, exista equilbrio entre los fines administrativos y los fines
patrimoniales;
de que exista equilbrio entre las consideraciones relativas al contexto de creacin de
los documentos y las relativas a su uso. (COUTURE, 2003, p. 31).

1
As funes arquivsticas propostas so: criao, avaliao, aquisio, conservao, classificao,
descrio e difuso dos arquivos. (ROUSSEAU; COUTURE, 1998, p. 265)
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Luciana Duranti (1994, p. 329), pesquisadora da Universidade de British Columbia, no
Canad e autora de vrios estudos arquivsticos, ressalta que a atribuio de valor aos
documentos, no ocorreu precedido da explorao do conceito de avaliao, mas somente a
partir de reiterada repetio da necessria centralidade do trabalho arquivstico, e com isso
procura fazer a sua legitimao. Essa autora afirma que a atribuio de valor aos documentos
conflita-se com as caractersticas de naturalidade, inter-relao, imparcialidade e
autenticidade dos documentos de arquivos.
Os estudiosos portugueses Ribeiro e Silva (2004, 2009) desenvolvem outra proposta da
avaliao de documentos. Propem o uso da informao por meio do Mtodo Quadripolar
como dinmica de investigao qualitativa, em que a avaliao vista como uma das
operaes do polo tcnico desse mtodo, ajustada s Cincias Sociais e Cincia da Informao.
Os autores identificam trs tipos de indicadores para a operacionalizao da avaliao, so
eles:
A pertinncia, que significa literalmente pertena aco de algum ou
entidade, pode ser mensurvel, em termos informacionais, atravs do
trinmio OBJECTIVOS essenciais (razo de ser) + ESTRUTURA ORGNICA E
COMPETNCIAS/FUNES + MEMRIA, numa gradao de trs nveis (A, B, C),
correspondentes a uma relao directa, indirecta ou perifrica, dos atos
informacionais com o trinmio enunciado;
A densidade, que significa letra qualidade daquilo denso, espesso,
compacto, implica em termos informacionais, saber se um acto ou documento
primrio/original, com/sem duplicao/cpia exacta, ou se secundrio
(resumo ou sntese, parcela e acumulao de documentos primrios/originais),
com/sem duplicao/cpia;
A frequncia, que significa repetio amiudada de actos ou sucessos
entendida, aqui, como quantificao da periodicidade de uso/acesso
informao, quer na fase de produo/recepo (fase gensica ou decisria,
chamada tambm corrente ou administrativa), quer na fase imediatamente
posterior (fase estvel, ps-gensica e ps decisria, que perene e definitiva,
assim como progressivamente mais aberta a um acesso externo ao sistema
arquivo), podendo os resultados a obter em ambas as fases esclarecer-nos
cabalmente sobre se h ou no um uso intermdio (muito discutvel) e ainda
se verdade ou no que a Administrao perde totalmente a necessidade de
acesso a informao com mais de 40 anos de idade.(RIBEIRO e SILVA, 2004, p.
24)

Manuel Vzquez Murillo (2006, p. 35), arquivista argentino, afirma que entre a
conservao e a eliminao total dos documentos est a seleo documental, que requer a
apreciao dos valores dos documentos. Segundo o autor, o documento de arquivo nasce
vinculado a uma tramitao. A vigncia do documento est vinculada a sua fora de obrigar,
testemunhar ou provar. Portanto, nada vigente deve ser eliminado. O prazo entre o fim da
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vigncia e a destinao final -- eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente o
chamado prazo precaucional. Durante esse perodo, o documento preservado com objetivo
de responder a obrigaes administrativas.
Na opinio de Jardim (1995, p. 8), a avaliao a funo arquivstica que mais sofre
interferncia intelectual do arquivista. O autor levanta a preocupao de que a justificativa da
avaliao tende a privilegiar a memria como construo tcnica do arquivista, por isso
defende a reviso terica e metodolgica desse fazer, com o olhar voltado para o conceito de
memria com privilgio dos aspectos da construo social em vez de dado arqueologizvel.
Para esse autor, a avaliao consiste em recurso eficaz para a escolha dos documentos
passveis de integrar o patrimnio documental de uma sociedade e representar a memria de
um grupo.
Santos (2005) ressalta que a avaliao dos documentos digitais deve considerar dois
aspectos: a anlise de contedo ou arquivstica, que verifica a parte jurdica administrativa, a
de procedimento, a de provenincia e a de documento; e a anlise tcnica em que se verificam
os aspectos da tecnologia. Santos entende que no se deve transferir o mesmo processo de
avaliao dos documentos tradicionais para os digitais, uma vez que esses registros exigem
critrios especficos.
Norma Catalina Fenoglio (2012),2 destaca que a importncia da avaliao reside na
irreversibilidade da deciso tomada e no que isso pode comprometer o futuro das
investigaes histricas vindouras. Ressalta, ainda, que no existe em nvel internacional,
acordos totais acerca dos critrios a serem adotados na avaliao de documentos, em razo
das diferenas das legislaes, das normas tcnicas, da tradio e das prticas arquivsticas.
Fica perceptvel por esse estudo, que ocorre uma variedade de proposies em relao
avaliao de documentos de arquivo. O que remete para esse debate, a preocupao em
relao subjetividade dessa avaliao, na escolha de quais documentos faro parte do
patrimnio documental e a definio daqueles que sero eliminados e esquecidos para
comporem a memria da sociedade.

2
Responsvel pelo Proyecto Evaluacin de Documentos en Iberoamrica, desenvolvido com o apoio do
ICA, com a participao de profissionais de oito pases (Argentina, Peru, Costa Rica, Mxico, Brasil,
Colmbia, Espanha e Uruguai).

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3 A Legislao Brasileira Sobre Avaliao de Documentos de Arquivo na Administrao
Pblica Federal
A Norma Brasileira NBR 9578/1986, da Associao Brasileira de Normas Tcnicas
(ABNT) que define os termos usados nos arquivos, conceitua a avaliao como processo de
anlise da documentao de arquivos, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com
seus valores probatrios e informativos. (ABNT, 1986). A mesma norma estabelece, como
conceito de eliminao, a excluso de documentos julgados sem valor para a guarda
permanente e tabela de temporalidade como o instrumento de destinao dos documentos,
com prazos de guarda nos arquivos corrente e intermedirio.
A NBR 10519/1988, que trata dos critrios de avaliao de documentos de arquivo
estabelece orientaes para a seleo de documentos e orienta que para fazer avaliao,
desejvel que os documentos estejam classificados. Acrescenta que o trabalho de anlise e
seleo dever ser realizado no arquivo corrente. Determina que o valor primrio se encontra
no documento que tem valor administrativo para a instituio, valor fiscal, valor jurdico ou
legal. Aquele de valor secundrio o que atende ao interesse dos usurios, principalmente
pesquisadores.
A normatizao dos documentos pblicos e sua organizao tambm esto
explicitadas na Constituio Federal (CF) brasileira de 1988, conforme Quadro 1.

Quadro 1: dispositivos constitucionais na CF de 1988 relacionados com a Arquivologia


Dispositivos Contedo
art. 5, XXXIII Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse
particular, ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestados no prazo da
lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja
imprescindvel segurana da sociedade e do Estado.
art. 23, III de competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos
Municpios:
(...)
III - proteger os documentos de valor histrico, artstico e cultural, os
monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos.
art. 216 Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e
imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de
referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores
da sociedade brasileira, nos quais se incluem:
(...)
2 Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da
documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta
a quantos dela necessitem.
Fonte: elaborao prpria com base na Constituio Federal do Brasil de 1988.

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A lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos
pblicos e privados conhecida como a Lei de Arquivos brasileira em consonncia com a
Carta Magna, reconhece a gesto documental e a proteo aos documentos de arquivo como
dever do poder pblico. E prev a avaliao de documentos, como parte da gesto de
documentos. Est assim determinado no art.3:

Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e


operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e
arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para a guarda permanente. (BRASIL, 1991)

Na regulamentao da Lei de Arquivos, o Decreto n. 4.073/2002, ao tratar da gesto


de documentos da Administrao Pblica Federal, prev que cada rgo dever constituir
Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD), com o propsito de orientar e
realizar anlise, avaliao e seleo dos documentos, para definio daqueles de guarda
permanente e a eliminao dos considerados sem valor.
O Conselho Nacional de Arquivo normatizou o processo de avaliao por meio de
vrias resolues, tais como a Resoluo de n. 2, de 1995. Aps isso, o Arquivo Nacional
instituiu a Instruo Normativa n. 1, de 1997, que estabelece os procedimentos para a
entrada de acervos de arquivos no Arquivo Nacional. Nesses procedimentos consta a previso
de que os acervos, ao serem transferidos ou recolhidos para essa instituio, devero tambm
estar avaliados.
Os prazos de guarda e destinao dos documentos relativos as atividades-meio esto
definidas na Tabela de Temporalidade e Destinao conforme a Resoluo n 14, de 2001, do
CONARQ. Consta tambm a previso de que a eliminao de documentos produzidos por
instituies pblicas e de carter pblico s poder ser realizada aps autorizao da
instituio de arquivo pblica, em sua respectiva esfera de competncia.
Essa eliminao de documentos nos rgos pblicos s poder ocorrer aps a
concluso do processo de avaliao, implementado por essa comisso de avaliao de
documentos. Devero ser observados os procedimentos de publicao de editais, assim como
da listagem e do termo de eliminao previstos na Resoluo n. 5, de 1996 e na Resoluo n.
7, de 1997 do referido Conselho.
A Resoluo n. 6, de 1997 determina que as atividades de avaliao sero reservadas
para execuo direta pelos rgo e entidades do Poder Pblico, por consider-las atividades

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essenciais da gesto de documentos, de responsabilidade de Comisso Permanente de
Avaliao de Documento.
O Decreto n. 4.915 de 2003 cria o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo
(SIGA), com a finalidade, entre outras, de racionalizao da produo da documentao de
arquivo na esfera pblica. O Decreto designa o Arquivo Nacional como rgo central do
Sistema e atribui aos rgos setoriais a competncia de implementar e acompanhar a
avaliao de documentos. Alm de coordenar a aplicao da Tabela de Temporalidade e
Destinao de Documentos da rea meio, os rgos setoriais devero tambm elaborar, por
meio das CPAD, a Tabela de Temporalidade e Destinao relativa aos documentos das
atividades-fim.
Na gesto dos documentos digitais, os rgos ou entidades devero adotar os mesmos
procedimentos e critrios previstos para a avaliao e a destinao documental, na legislao
em vigor. De acordo com a Resoluo n. 20, de 2004, a eliminao desses documentos poder
ocorrer, caso esteja prevista na tabela de temporalidade dos rgos.
Da mesma forma que os documentos analgicos, os documentos arquivsticos digitais,
ao serem transferidos e recolhidos para instituio pblica, devero ser previamente
identificados, classificados, avaliados e destinados, na forma determinada pela Resoluo n
24, de 3 de 2006.
O e-ARQ Brasil prope a adoo de modelo de requisito para Sistemas Informatizados
de Gesto Arquivstica de Documentos, de acordo com a Resoluo n. 25, de 2007, por todos
os rgos e entidades do Sistema Nacional de Arquivos. Esse e-ARQ Brasil tem por objetivo
orientar e implantar a gesto de documentos com o fornecimento de especificaes tcnicas e
funcional, para os sistemas informatizados. Nele, a avaliao definida como um processo de
anlise dos documentos, com objetivo de estabelecimento dos prazos de guarda e destinao,
conforme os valores primrios e secundrios. A aplicao dos critrios da avaliao baseia-se
na teoria das trs idades e recomenda que ela seja iniciada no arquivo corrente, de forma a
identificar os documentos de valor eventual, os de valor probatrio e os de valor informativo.
Define que no Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos, a temporalidade
e a destinao devem ser previstas na captura e no registro do documento.
A Resoluo n. 36, de 2012, que trata sobre a adoo de diretrizes para a gesto de
documentos do correio eletrnico corporativo dos rgos e entidades pblicas, define que a
destinao desses documentos dever estar prevista na tabela de temporalidade e destinao
em conformidade com a Resoluo n.14, de 2001.

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4 Consideraes Finais
Da leitura dos autores apresentados podemos inferir que a temtica da preservao e
eliminao de documentos j era uma preocupao desde os autores do Manual de Arranjo e
Descrio de Arquivos da Associao dos Arquivistas Holandeses, no entanto essa obra no
formulou nenhuma soluo para o problema. A eliminao dos documentos de arquivo, at
meados do sculo XX, ocorria sem objetivos e critrios claros.
Ficou evidenciado que existe na literatura internacional de arquivo uma variedade de
proposies para a avaliao de documento. Alguns autores partem do pressuposto da
impossibilidade de guardar toda a produo documental contempornea, razo pela qual
desenvolvem propostas para a definio do que julgam ser importante para guardar para a
posteridade como memria da sociedade e quais documentos devem ser suprimidos. Por
outro lado, alguns estudiosos advogam a no eliminao de documentos, apesar de
reconhecerem sua necessidade.
A Lei n 8.159/1991, marco legal dos arquivos em nosso pas, estabelece que a
avaliao de arquivo faz parte da gesto de documentos. Tambm prev que devem ser
definitivamente preservados os documentos considerados permanentes, que contenham valor
histrico, probatrio e/ou informativo. Essa diretiva est em comum acordo com a proposta
de valor de Philip Brooks e de Teodore Schellenberg.
A Instruo Normativa AN/N1 de 1997, do Arquivo Nacional estabelece que a
avaliao e seleo dos documentos precisa ser desenvolvida por Comisso Permanente de
Avaliao de Documentos (CPAD). Essa proposta de comisso est ancorada na proposta de
Schellenberg de que os documentos sejam examinados por vrios especialistas da instituio,
para determinar quais aqueles que contm informaes consideradas relevantes a respeito de
vrios assuntos, sendo, o arquivista o moderador desse processo.
O Decreto n 4.073/2002, que regulamenta a Lei n 8.159/1991, reafirma e detalha a
Instruo Normativa n.1/1997, do Arquivo Nacional, ao estabelecer que a anlise, a avaliao
e a seleo dos documentos produzidos e acumulados pelos rgos produtores dos arquivos
sero de responsabilidade das CPAD, reafirmando a influncia do pensamento de Brooks e
Schellenberg na legislao brasileira.
O Decreto n 4.915/2003 que cria o Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo
SIGA atribui competncia s CPAD dos rgos setoriais a elaborao da tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo, relativos s atividades-fim. Essas
proposies tm inspirao nas propostas de Brooks e Schellenberg.

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A Resoluo n. 2/1995, do Conselho Nacional de Arquivo, adota medidas para a
transferncia ou recolhimento dos documentos s instituies pblicas de arquivo,
condicionando-as prvia avaliao dos acervos documentais. Esclarece que a transferncia
considerada a passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo intermedirio e o
recolhimento consiste na entrada dos documentos ao arquivo permanente. Essa proposio,
claramente, se respalda no ciclo de vida dos documentos, conforme indicado por Schellenberg.
As Resolues n. 5/1996, a n. 6/1997 e a n. 7/1997 so de carter meramente
administrativo. Elas visam normatizar procedimentos em relao eliminao de documentos
e o processo de avaliao, sem, contudo, recorrer aos princpios tericos da avaliao de
documentos.
A Resoluo n 14/2001, que institui o Cdigo de Classificao de Documentos de
Arquivo e a Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos foram
desenvolvidos com base nas funes e atividades dos rgos pblicos. Esses instrumentos so
de uso obrigatrio nas atividades de avaliao e destinao dos documentos da APF. Sugere
que os conjuntos documentais produzidos e recebidos pela organizao sejam tratados de
forma integrada, no que diz respeito classificao e avaliao. Isso sugere, apesar de no
explicitar, uma influncia da arquivstica integrada proposta pelos canadenses Jean-Yves
Rousseau e Carol Couture. Cabe ressaltar que ainda no se trata da integrao das trs idades
documentais, mas uma possibilidade.
Em relao aos prazos de guarda dos documentos previstos na tabela como resultado
da avaliao, a Resoluo 14 adota o prazo de precauo, em razo da necessidade das
prticas administrativas, o que nos remete proposta do arquivista argentino Manuel
Vzquez.
As Resolues n. 20/2004, a n. 25/2007 e a n. 36/2012 que tratam de
procedimentos a serem adotados em relao aos documentos digitais, preveem a avaliao
conforme a Lei n 8.159/91 e as Resolues n 5, n 7 e n 14, o que indica que a avaliao
desses documentos , da mesma forma, baseada na atribuio de valor, conforme a proposta
de Brooks e de Schellenberg.
Constata-se que a legislao brasileira sobre avaliao de documentos de arquivo
adota os conceitos de ciclo vital, dos valores primrios e secundrios na definio do prazo de
guarda e na destinao dos documentos. Observa-se tambm a influncia pontual de Manuel
Vzquez, na utilizao do prazo precaucional. perceptvel uma concepo de gesto de
arquivos que pressupe a integrao das fases corrente, intermediria e permanente,
conforme proposta dos autores Jean-Yves Rousseau e Carol Couture.
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Conclui-se, portanto, que apesar da presena pontual de outros autores, a teoria do
valor apresentado como critrio para a guarda ou a eliminao dos documentos iniciada por
Brooks e aprofundada e disseminada por Schellenberg, a base terica sob a qual se sustenta
a legislao brasileira.

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meio a serem adotadas como modelo para os arquivos correntes dos rgos e entidades
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