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SESIN
3

PROCESO ADMINISTRATIVO:
PLANEACIN Y ORGANIZACIN

DESPUS DE ESTUDIAR ESTA SESIN:

El participante conoce los aspectos tericos ms

importantes de la organizacin y planeacin, evaluando
las ventajas y desventajas de los diferentes modelos de
organizacin existentes.
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1. El proceso Administrativo
SESIN El proceso administrativo, se puede entender como el conjunto de
3 pasos a seguir para darle solucin a un problema en nuestra empresa.
Consta de dos fases principales:

n Fase estructural: En la que intervienen la planeacin y la

organizacin
n Fase operativa: En donde se pondrn en marcha acciones y
proceso de direccin y control

1.1 Fase estructural:

1.1.1 La planeacin es el proceso metdico y diseado para obtener
un objetivo determinado. Implica tener uno o varios objetivos a
realizar junto con las acciones requeridas para concluirse
exitosamente. Es, tambin, un proceso de toma de decisiones para
alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situacin actual y
los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los
objetivos. La accin de planear en la gestin se refiere a planes y
proyectos en sus diferentes mbitos, niveles y actitudes.

Por su marco temporal, pueden ser de corto, mediano y largo plazo.

Por su especificidad y frecuencia de uso, pueden ser especficos,
tcnicos o permanentes.

Por su amplitud, la planeacin puede indicar la necesidad de planes:

estratgicos, tcticos, operativos y normativos.

El primero y el ltimo se realizan a largo plazo, el segundo en el

mediano plazo y el tercero en el corto plazo.

Dentro de los estilos de la planeacin encontramos:

Inactiva: En esta categora no existe la planeacin. El objetivo

mximo es mantener a la organizacin con la menor cantidad de
cambios posibles. Estn satisfechos con su situacin actual y creen que
La planeacin es el proceso
cualquier intervencin en el curso de los eventos resultar en
metdico y diseado para
empeorar su situacin, buscan estabilidad y supervivencia.
obtener un objetivo
determinado. Implica tener
Reactiva: Los re-activistas prefieren un estado anterior al que ahora
uno o varios objetivos a realizar
se encuentran y, estn convencidos de que la situacin est yendo de
junto con las acciones
mal en peor. Su planeamiento se centra en el pasado.
requeridas para concluirse
exitosamente.

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Proactiva: Los proactivistas se centran en la mirada al futuro y en las

posibles oportunidades que ste ofrece. Su sistema de planificacin se
basa en predecir y prepararse lo mejor posible.

Interactiva: Los interactivistas tambin se centran en el futuro. La

diferencia radica en que ese futuro es fabricado gracias a las acciones
del presente: Se intenta prevenir y no prepararse para las crisis
futuras adems de crear y no explotar posibles oportunidades.

Las fases de la planeacin se definen de la siguiente manera:

Determinacin de objetivos a alcanzar

Toma de decisiones

Elaboracin de planes

Acciones empresariales

La determinacin de los objetivos a alcanzar es la primera actividad,

gracias a ella se logra saber a dnde pretendemos llegar. Los objetivos
son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro.

Por ello, deben ser: especficos, realistas, verificables, tener un plazo,

incluir metas intermedias, plantear un desafo y plantear un
compromiso. Existen diversos tipos de objetivos, pero los ms
importantes son:

Objetivos organizacionales
Objetivos de la divisin
Objetivos del departamento
Objetivos operacionales

El resultado de ello es una red jerrquica e integrada que orienta la

accin de la organizacin en direccin de los objetivos.
La determinacin de los
objetivos a alcanzar es la
Debemos tomar decisiones para conseguir los objetivos fijados. Ello
primera actividad, gracias a
implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms
ella se logra saber a dnde
adecuadas. El proceso adecuado para la toma de decisiones:
pretendemos llegar.
Diagnstico
Alternativas posibles
Evaluacin de alternativas
Seleccin
Ejecucin (Resultados)

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Consideramos dos o ms tipos de planeacin, de acuerdo a una

jerarqua de la planeacin:

PLANEACIN
ESTRATGICA

PLANEACIN
TCTICA

PLANEACIN
OPERATIVA

La planeacin estratgica es la planeacin ms amplia. Tiene que

ver con los objetivos organizacionales y la estrategia, es definida en la
cpula estratgica. Est proyectada a largo plazo, implica analizar y
comprender el medio ambiente (oportunidades vs amenazas), as
como, tambin, analizar los distintos factores internos (fortalezas vs
debilidades).

La planeacin tctica es consecuencia de la planeacin estratgica

y se realiza a nivel departamental. Es conducida y ejecutada por los
ejecutivos de nivel medio y, en ella, se maneja informacin externa e
interna. Este tipo de planeacin, est orientada hacia la coordinacin
de recursos, siendo sus parmetros principales la efectividad y
eficiencia.

La planeacin operativa est definida en el centro operativo para

cada tarea o actividad ms detallada y de corto plazo. Pueden ser para
actividades recurrentes o no recurrentes.

Asimismo, los componentes de la planeacin son:

Programas: Consideracin de actividades y del marco temporal. Estn

relacionados con el tiempo.
La planeacin estratgica
tiene que ver con los objetivos
Presupuestos: Expresin monetaria de los programas, relacionados
organizacionales y la
con el dinero.
estrategia, es definida por la
cpula de la organizacin,
Polticas: Son las directrices bsicas de la empresa.
proyectada a largo plazo,
Procedimientos: Son instrucciones para una accin, relacionados con
implica analizar y comprender
los mtodos.
el medio ambiente y los
distintos factores internos de
Reglas: Medidas especficas para situaciones dadas, relacionados con
la organizacin.
los comportamientos.

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1.1.2. La Organizacin es el establecimiento de la estructura

necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la
determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de
actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social.

Los elementos de la organizacin son los siguientes:

Organigrama: Grfico de la estructura formal de una organizacin

donde se sealan los diferentes cargos, departamentos, jerarqua y
dependencia que existe entre ellos.
Jerarquizacin: Es la disposicin de las funciones de una organizacin
por orden de rango, grado o importancia.
Departamentalizacin: Es la divisin y el agrupamiento de las
funciones y actividades especficas, con base en su similitud.
La Organizacin es el Funcin: Mandato formal permanente e impersonal de una
establecimiento de la organizacin o de un puesto de trabajo.
estructura necesaria para la
sistematizacin racional de los Manual de Funciones: El manual de funciones expresa todas las
recursos, mediante la actividades que debe desarrollar un trabajador en determinado cargo.
determinacin de jerarquas, Tambin debe contemplar las responsabilidades que le son
disposicin, correlacin y inherentes, as como su nivel de interaccin.
agrupacin de actividades, con
el fin de poder realizar y 1.2 Fase Operativa
simplificar las funciones del
grupo social. 1.2.1 La Direccin es la funcin ejecutiva que consiste en guiar y
supervisar a los miembros de la institucin para el logro de los
objetivos. La administracin comprende a grupos humanos que
cooperan entre si y, como estas personas son diferentes y complejas,
deben ser coordinadas e integradas por alguien que las dirija. Las
personas requieren ser guiadas en su accionar con la finalidad de
lograr los objetivos de la organizacin.

Las caractersticas de la direccin son:

Impartir rdenes.
Acciones destinadas a lograr objetivos.
Se realiza en todos los niveles de la organizacin.
Etapa ms creativa del proceso administrativo.

Dentro de los elementos de la direccin tenemos: motivacin,

liderazgo, comunicacin y toma de decisiones
La motivacin es persuadir, es decir, convencer a otros para que
realicen determinadas acciones que queremos que ejecuten. La
automotivacin es la capacidad propia interior, la cual est relacionada
con la creatividad de cada persona.

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El liderazgo est asociado a la
capacidad de mando, el cual
tiene que ver con el poder
informal, es decir, aquella
capacidad propia de ciertas
personas de hacerse obedecer
por otros.
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El liderazgo est asociado a la capacidad de mando, el cual tiene que
ver con el poder informal, es decir, aquella capacidad propia de ciertas
personas de hacerse obedecer por otros. Los componentes del
liderazgo son: mando, rdenes y la comunicacin (consultiva e
imperativa).
El estilo de direccin es una forma o caracterstica de quien ejerce la
funcin directiva, la cual est determinada fundamentalmente por el
carcter del jefe y tambin, por circunstancias institucionales. Dentro
del estilo de direccin tenemos: autoritario, democrtico y liberal.
Los efectos del lder autoritario son: bajo nivel de motivacin del
personal, poca participacin en el trabajo, poca colaboracin. Los
resultados se obtienen con presin psicolgica y se genera un clima de
inseguridad. Dentro de las caractersticas del lder autoritario
tenemos: el jefe adopta las decisiones, no utiliza la participacin,
ejerce un control permanente, no emplea la autocrtica, entre otros.
De otro lado, los efectos del lder democrtico son: promueve la
participacin, estimula el trabajo en grupo, confa en la capacidad del
grupo, hay disposicin a la autocrtica y utiliza la poltica de puertas
abiertas. Dentro de las caractersticas del lder democrtico tenemos:
eleva el nivel de la participacin, existe alto grado de satisfaccin en el
trabajo, cuenta con mayor colaboracin apoyo por parte del grupo, los
resultados de obtienen por colaboracin, entre otros.
Por ltimo, el lder liberal utiliza muy poco su poder. Concede a los
subalternos un alto grado de independencia en sus tareas, depende
en, gran medida, de los subalternos para fijar sus propias metas y
medios para ellos. Adems, considera que su papel es apoyar las
acciones de los seguidores. Esto es recomendable cuando el grupo
evidencia un alto grado de madurez, es decir, son ms hbiles y
seguros que el propio lder.
1.2.2 El Control es un mecanismo de seguimiento que permite corregir
desviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos, a fin
de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito
organizacional.
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es que,
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea
para:
Crear mejor calidad
Enfrentar el cambio
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Producir ciclos ms rpidos

Agregar valor
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo

El control administrativo es un esfuerzo sistemtico y sirve:

Para establecer normas de desempeo con objetivos de

planificacin,
Para disear sistemas de re-informacin,
Para comparar los resultados reales con las normas previamente
establecidas,
Para determinar si existen desviaciones y para medir su
importancia,
Para tomar medidas que se necesiten para garantizar que los
recursos de la empresa se usen de la manera ms eficaz y eficiente
posible para alcanzar los objetivos.

El control administrativo se divide en cuatro pasos:

1. Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento.

2. Medir los resultados.
3. Tomar medidas correctivas.
4. Retroalimentacin.

Definimos los principios del control:

De los objetivos: El control existe en funcin de los objetivos.

De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe

justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relacin
con las ventajas reales que este sistema de control reporte.

Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe proporcionarle

el grado de control correspondiente. De la misma manera, la autoridad
se delega y la responsabilidad se comparte.

De la oportunidad: El control necesita ser oportuno, es decir, debe

aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas con anticipacin.

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ACTIVIDAD 3

Despus de haber ledo y trabajado la sesin 3, responda las siguientes preguntas:

1. Qu aspectos definen el proceso administrativo de una empresa?

2. Cul es el proceso adecuado para una correcta toma de decisiones?

3. Aplique y defina el proceso administrativo en una empresa peruana real

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