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Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

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CHECKLIST

Como gerenciar
melhor o seu tempo

TECNOLOGIA, GESTO E EDUCAO


Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

Introduo
Em um mundo com tantos apelos muito fcil nos desviarmos de nossas
prioridades, afinal h coisas muito mais divertidas do que elaborar um relatrio
ou uma planilha, por exemplo. Por isso que gesto de tempo e disciplina so
fundamentais para no s concluir suas tarefas, mas tambm se destacar entre
os colegas.

Diversos profissionais enfrentam presses relacionadas ao melhor gerenciamento


do tempo. Muitas vezes esto envolvidos em mltiplas tarefas ao mesmo tempo
e muitas delas ligadas ao bom funcionamento da empresa. Fica at complicado
definir o que mais importante.

A melhor soluo para ganhar produtividade e sentir menos stress aprender


a gerenciar seu tempo. So atitudes simples que, se colocadas em prtica com
rigor, podem fazer a diferena no seu cotidiano. Para ajudar voc nessa mudana
de comportamento, unimos trs grandes nomes no mercado para produzir com
exclusividade o checklist Tempo: como us-lo a seu favor!

Boa Leitura!
TI Educacional, ERPFlex e Salpinx
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

SMARIO
1. Seja organizado
2. Equilibre os projetos e a demanda diria
3. Organize a baguna
4. Seja flexvel
5. Delegue e divida funes
6. Saiba Priorizar
7. Relaxe e descanse
8. Conte com a ajuda de um profissional
9. Concluso
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

Seja

Organizado
Para ter um bom gerenciamento do tempo essencial ser
organizado. Para colocar a ideia em prtica, ao final de cada dia
anote todos os seus compromissos pessoais e profissionais numa
agenda ou caderno e separe-os de acordo com sua prioridade. No
dia seguinte voc j saber por onde comear e ter uma viso
mais simplificada sobre o que precisa executar.

Outra tcnica que pode ajudar muito na gesto de tempo e de


tarefas o Kanban. Esse sistema visual divide as tarefas entre
a fazer, fazendo e feito. Essa tcnica boa no s para
gesto pessoal, como da equipe toda. Kanban significa carto
em japons e essa tcnica foi desenvolvida na Toyota na dcada
de 40 para organizar a linha de produo da montadora.

Um pouco mais tradicional que a tcnica Kanban, as listas de


tarefas tambm podem auxiliar na organizao e priorizao dos
seus afazeres dirios, semanais ou at mesmo mensais. Tudo
que voc precisa fazer escolher um mtodo mais adequado
s suas necessidades, atribuir prioridades para cada tarefa e
esquecer a multitarefa de uma vez por todas.
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

Equilibre os projetos e a demanda

diria
No esquea do arroz com feijo, aquelas
tarefas rotineiras e os chamados que so
solicitados todos os dias. importante saber
distribuir seu tempo com inteligncia entre
as necessidades dirias da empresa e os
novos projetos que j esto em andamento ou
podero surgir em determinado momento.
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

baguna
Organize a

Essa dica pode parecer simples, mas nem


sempre fcil de seguir. Mesmo que voc
trabalhe em uma rea totalmente digital,
possvel que ainda lide com muitos documentos,
pastas e relatrios em papel. Acredite! Manter
um ambiente de trabalho organizado reflete
tambm na sua produtividade e na qualidade
do seu trabalho.

Esse toque vale tambm para os itens dentro


do seu computador. Separe os arquivos em
pastas especficas e use nomes de arquivos
intuitivos para que fique fcil encontr-los
quando precisar. Nunca se esquea que a sua
organizao pessoal poder impactar seus
resultados ao final do dia.
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

Seja

flexvel
No se esquea que imprevistos acontecem e
nem tudo est no nosso controle, ok? Faa a
gesto do seu tempo de modo que qualquer
mudana de planejamento no se transforme em
uma verdadeira catstrofe para a organizao e
execuo das suas tarefas.

Pense tambm que voc pode ter imprevistos.


Ningum planeja um pneu furado ou mesmo
uma gripe, no mesmo? Por isso importante
manter o seu gestor atualizado sobre o
andamento das demandas prioritrias na
semana, algo que pode ser feito com um simples
e-mail ou de forma automatizada por meio de
uma plataforma de gesto do desempenho.
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

Delegue e divida

funes
Evite ser um centralizador. Acredite no poder de
execuo da equipe e divida as tarefas entre os
demais membros do time, colocando em prtica
a ideia de autogesto dos processos de trabalho.
Com essa prtica, voc ter mais tempo para se
preocupar e resolver outras questes igualmente
importantes para a empresa.

Outro ponto importante aprender a dizer no.


Muitas vezes nos passam tarefas que sabemos
que no vamos desempenhar bem ou ou em
tempo hbil. Aprenda a dizer no, mas sempre
com uma sugesto de soluo. Vale tambm
questionar para o seu superior qual a prioridade
das tarefas, j que muitas vezes pode no ser a
mesma que voc acreditava ser.
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

Priorizar
Saiba

Depois que voc qualificou cada uma das suas


tarefas de acordo com o seu nvel de prioridade,
uma boa prtica seguinte iniciar a execuo das
mais urgentes, mesmo que voc tenha muitas
outras em sua lista.

Geralmente as tarefas urgentes so aquelas


que impactam o funcionamento da empresa,
algo vital para o empregador. Avalie e determine
o tempo que precisar para cada trabalho e,
conforme for executando, v eliminando o item
da lista. No fim do dia, voc ter tempo para as
tarefas mais simples para cuidar e um maior
sentido de realizao.
Checklist: Tempo como utiliz-lo a seu favor

Crie estimativa de tempo para cada

funo
tarefa
Crie estimativa de tempo para cada

Evite ser um centralizador. Acredite no poder


de execuo da equipe e divida as tarefas
entre os demais membros do time. Com
essa prtica, voc ter mais tempo para
Alm de organizar bem suas tarefas, preciso
se preocupar e resolver outras questes
estimar
igualmente importantes para quanto tempo se leva para realizar cada
a empresa.
uma delas. Isso ajuda em diversas situaes,
como por exemplo, tarefas com a mesma
prioridade, porm que diferem no tempo de
execuo. Priorizar as mais rpidas uma boa
ideia, principalmente quando sua fila de tarefas
a fazer esta grande.

Uma alternativa bem interessante usar


um gerenciador de tarefas que permita essa
priorizao, estimativa e acompanhamento
do tempo gasto em suas atividades. uma
excelente forma de otimizar seus processos e
melhorar sua produtividade.