MDULO IV:

GESTIN POR PROCESOS

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 Mdulo
LOS PROCESOS DE GESTIN ORGANIZACIONAL
PARTE I

Ing. Vlado Castaeda Gonzales

Master de Estudios Polticos Aplicados
vladomaestria@gmail.com

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 CONTENIDOS
1. LA GESTIN POR PROCESOS

2. CONTEXTO ESPECFICO DE LA POLTICA DE MODERNIZACIN DE

GESTIN PBLICA

3. MODELO DE PROCESO DE GESTIN ORGANIZACIONAL

4. ELEMENTOS DE APLICACIN DE PROCESO PARA LA GESTIN

PBLICA ORIENTADA EN LOS RESULTADOS

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GESTION DEL DESEMPEO DE LAS ENTIDADES PBLICAS

1.- LA GESTIN DE PROCESOS.

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 PASOS PARA DISEAR EL MAPA DE PROCESOS
PASO
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS
2. NOMBRAR LOS PROCESOS
3. SELECCIONAR LOS
PROCESOS
4. AGRUPAR LOS PROCESOS DE
ACUERDO A SU CONTENIDO
O TIPOLOGA
5. ESTABLECER LA SECUENCIA
E INTERACCIN DE LOS
PROCESOS
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DEFINICIN
Hacer un inventario de todos los
procesos y actividades que
desarrolla la organizacin.
Asegurarse de que estn incluidas
la totalidad de las actividades que se
realizan en alguno de los procesos.
Elegir nombres para los procesos
identificados
Elegir slo aquellos que aporten
valor.
Procesos Estratgicos.
Procesos Operativos o de
Prestacin de Servicios.
Procesos de Soporte.
Dibujarlos en el Mapa de acuerdo a
esa secuencia.
PROCESOS ESTRATGICOS MAPA DE PROCESOS

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE SOPORTE
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FUENTE: ftp://ftp2.minsa.gob.pe/comunicados/OGGRH/CO%2012%20-%2011%20-%2014/mapap_minsa.pdf www.cietsiperu.com
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MODELO DE MACROPROCESOS DE CONADIS

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MODELO DE MACROPROCESOS DEL IGP

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Caractersticas del Propietario de un Proceso

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Descripcin del Proceso

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Elementos para descripcin de Actividades de un Proceso

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 SMBOLOS MS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
Lmites: La elipse se usa para identificar el inicio y el fin de un
proceso:

Operacin: El rectngulo representa una etapa del proceso.

Establece una actividad o tarea concreta del proceso:

Sentido del flujo: La flecha significa el sentido y la secuencia

de las etapas del proceso:

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 SMBOLOS MS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento de entrada: Simboliza el documento de entrada
necesario para que algo suceda. En su interior se anota el nombre
que corresponda:

Multidocumento de entrada: Simboliza los documentos de

entrada necesarios para que algo suceda. En su interior se anota
el nombre que corresponda:

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 SMBOLOS MS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
Decisin: Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisin. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos
flechas que salen del rombo muestran la direccin del proceso,
en funcin de la respuesta real:

No
S

Documento de salida: Recoge los documentos de salida que

genera la actividad o tarea:

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 SMBOLOS MS UTILIZADOS EN EL
DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso predefinido: Indica una tarea o actividad que en s misma es
un proceso y ha sido definido como tal.

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Ejemplo sobre la Descripcin de Actividades del
Proceso (Diagrama de Proceso)

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Los Diagramas de proceso, a diferencia
de la descripcin literal clsica,
facilitan el entendimiento de las
secuencias e interrelacin de las
actividades y de cmo estas aportan
valor y contribuyen a los resultados

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 El nivel de
detalle en la
descripcin
de las
actividades
de un
proceso ser
el necesario
para
asegurar que
ste se
planifica,
controla y
ejecuta
eficazmente

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DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCEDIMIENTO

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DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCEDIMIENTO

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DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCEDIMIENTO

FUENTE: http://www.igp.gob.pe/intranet/mapro/pers_selec_contr_pers.pdf www.cietsiperu.com

DIAGRAMA DE FLUJO DE UN PROCEDIMIENTO

FUENTE: http://www.igp.gob.pe/intranet/mapro/pers_selec_contr_pers.pdf www.cietsiperu.com

FUENTE: http://www.mintra.gob.pe/archivos/file/transparencia/MAPRO_TOMO02.pdf

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FUENTE: http://www.mintra.gob.pe/archivos/file/transparencia/MAPRO_TOMO02.pdf

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Herramientas para la Gestin por Procesos

SEGUIMIENTO Y MEDICIN DE PROCESOS

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CONTEXTO DEL SEGUIMIENTO Y MEDICION
DE LOS PROCESOS

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EVALUACIN DE LA IMPORTANCIA ESTRATGICA DE
CADA PROCESO

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RESPECTO A LOS PROCESOS: QUE
SE DEBE MEDIR

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 Tipos de problemas que se pueden identificar
en el funcionamiento de un proceso
Demoras/atrasos.
Procesos con tecnologa Cuellos de botella.
obsoleta.
Excesivo volumen de documentacin y
Recursos ociosos o faltantes archivos.
(humanos y/o materiales).
Deficientes sistemas de informacin.
Deficiente calidad de los
recursos empleados. Excesivo tiempo de obtencin de informacin.
Excesivo consumo de recursos Deficiente calidad del trabajo, y -por ende- en
(tambin humanos y/o la prestacin de servicios a destinatarios
materiales). internos y externos.
Tareas sobrantes y/o duplicadas. Excesivo tiempo en la realizacin de ciertos
trabajos.
Tareas faltantes (que deberan
realizarse para reducir costos, Controles defectuosos, excesivos o
aumentar ingresos y/o mejorar inexistentes.
el servicio al ciudadano). Excesivo volumen de tareas atpicas, crticas y
Recursos faltantes en el urgentes.
momento y lugar necesarios.
Falta de estndares.
Gastos injustificables. www.cietsiperu.com
Herramientas para la Gestin por Procesos

MEJORA DE PROCESOS

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METODOLOGIA DE LA MEJORA DE PROCESOS: PDCA

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MEJORA CONTINUA Y ESTABILIZACIN DE
PROCESOS

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Herramientas para la Gestin por Procesos

GESTIN POR PROCESOS

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 QU ES LA GESTIN POR PROCESOS?

Es un enfoque metodolgico que permite gestionar integralmente las

actividades y procedimientos, tareas y formas de trabajo contenidas
en la cadena de valor*, a fin de convertirlas en una secuencia que
asegure que los bienes y servicios generen impactos positivos para el
ciudadano, en funcin de los recursos disponibles.

Comprende la identificacin, el anlisis, la mejora o cambio radical e

incluye el uso de herramientas, metodologas y su control.

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 QU ES LA GESTIN POR PROCESOS?

GESTIN POR PROCESOS

Actividades coordinadas
para dirigir y controlar
una organizacin
Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas que
interactan, las cuales
transforman los elementos de
entrada en resultados

Gestionar una Entidad por Procesos es dirigir y controlar una

organizacin mediante conjuntos de actividades relacionadas que
transforman elementos de entrada en resultados
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 SISTEMA DE GESTIN POR PROCESOS?

SISTEMA DE GESTIN, como una herramienta para

alcanzar los objetivos (Norma ISO 9001, Modelo EFQM

Cmo?

SISTEMA DE
Objetivos Resultados
GESTIN
Qu se quiere Qu se logra?
lograr? Valor
Responsabilidades (quin?)
aadido
Recursos (con qu?)
Metodologas (cmo?)
Programas (cundo?

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 CLAVES DE LA GESTIN POR PROCESOS

1. DEFINIR LOS PROCESOS.

Qu hay que hacer y quin debe hacerlo?

2. NORMALIZAR PROCESOS

Cmo hay que hacerlo para que salga bien?

3. MEDIR LOS PROCESOS

Se esta haciendo bien?

4. TRABAJAR DESDE LA PERSPECTIVA DE LA MEJORA

CONTINUA

Cmo mejorar y cmo innovar?

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 VENTAJAS DE LA GESTIN POR PROCESOS

El enfoque de gestin por procesos es defendido por la prctica

totalidad de sistemas y modelos de calidad porque tiene las siguientes
ventajas:

Aporta orden, claridad y estructura a la Entidad.

Genera una cultura y estilo de trabajo propio de la Entidad.

Otorga la propiedad del conocimiento a la Entidad.

Alinea todos los procesos con la Misin.

Evala los procesos y no a las personas.

Permite trabajar desde una perspectiva de cambio y mejora

continua.

Fomenta el trabajo en equipo y facilita la asuncin de

responsabilidades.

Permite medir los resultados a travs de datos objetivos.

Orienta la actividad de la entidad hacia la satisfaccin de los

clientes. www.cietsiperu.com
 OBJETIVOS DE LA GESTIN POR PROCESOS

Reducir los costes internos innecesarios: despilfarro,

ineficiencia, actividades sin valor aadido.

Acortar los plazos, para reducir los tiempos de cada ciclo.

Mejorar la calidad y el valor percibido por el cliente o usuario.

Incorporar actividades adicionales de escaso costo, cuyo valor

sea fcil de percibir por el cliente o usuario.

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 ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA GESTIN
POR PROCESOS

Procesos los identificamos como claves,

estratgicos y de soporte, coincidiendo con lo
estipulado en las Normas ISO.
Los procesos claves son aquellos en los que no
debemos equivocarnos en su ejecucin.
Los estratgicos son los sistemas de direccin,
control y planificacin.
Los procesos de soporte son todos aquellos
que permiten la operatividad de la empresa.
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 PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL
ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE POR
PROCESOS
GESTIN FUNCIONAL O GESTIN POR PROCESOS
DEPARTAMENAL
Organizacin por departamentos o Organizacin natural orientada a los
procesos
reas especializadas

Los departamentos condicionan Los procesos de valor aadido

las actividades condicionan las actividades.

Autoridad basada en jefes Autoridad basada en los responsables

funcionales o departamentales de proceso

Principio de jerarqua y control Principio de autonoma y autocontrol

Orientacin interna de las Orientacin externa hacia el cliente

actividades hacia el jefe o el interno y externo.
departamento

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 PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL
ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE POR
PROCESOS
GESTIN FUNCIONAL O
DEPARTAMENAL
Principios de burocracia,
formalismo y centralizacin en la
toma de decisiones
Ejercicio del mando por control
basado en la vigilancia
Principio de eficacia: ser ms
productivos
La cuestin es cmo hacer mejor
lo que venimos haciendo
Las mejoras que se logran tienen
como mbito limitado el
departamento
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GESTIN POR PROCESOS
Principios de eficiencia, flexibilidad y
descentralizacin en la toma de
decisiones
Ejercicio del mando por excepcin
basado en el apoyo y la supervisin
Principio de eficiencia: ser ms
competitivo
La cuestin es para quin lo hacemos y
qu tenemos que hacer
Las mejoras que se logran tienen un
mbito generalizado: el proceso
 PRINCIPALES DIFERENCIAS ENTRE EL
ENFOQUE FUNCIONAL Y EL ENFOQUE DE POR
PROCESOS
GESTIN FUNCIONAL O GESTIN POR PROCESOS
DEPARTAMENAL
Orientacin a resultados generales
Orientacin a resultados parciales

El departamento es el centro de El cliente es el centro de atencin

atencin
Cada persona ayuda a que se hagan
Cada persona hace su trabajo
las cosas
Cada persona comprende solo su Cada persona sabe el lugar que ocupa
trabajo en el proceso
Todos trabajan conjuntamente
Existen rivalidades
departamentales

Control, evaluacin y mejora de las Control, evaluacin y mejora de los

funciones procesos

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HACIA LA GESTIN DE LA EXCELENCIA

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La Ruta de la Excelencia

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 FIN DE SESIN

PARTE I

Ing. Vlado Castaeda Gonzales

Master de Estudios Polticos Aplicados
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