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Informtica

Folha de Clculo e
Base de Dados
Manual do Formando

Aco co-financiada pelo Estado Portugus e pelo Fundo Social Europeu

L. Teixeira & Melo, Lda.

Reproduo Proibida

V01 Setembro 2010


Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

ndice
Captulo I - Folha de Clculo...........................................................................4
1. Folha de Clculo......................................................................................... 5
1.1 Caractersticas......................................................................................... 5
A) O Que so Folhas de Clculo?............................................................5

B) Aspectos Genricos Relacionados com Folhas de Clculo.................6

C) Tipos de Dados que Podem ser Introduzidos numa Folha de Clculo.7

1.2. Vantagens e Desvantagens.....................................................................9


1.3. Criao, gravao e edio de uma folha de clculo............................10
A) Botes de Deslocamento entre Separadores...................................10

B) Separador de Folhas........................................................................11

C) Inserir uma Folha de Clculo...........................................................11

D) Eliminar Folhas de Clculo...............................................................12

E) Alterar o nome a uma Folha de Clculo...........................................12

Mover ou copiar..................................................................................... 13

1.4. Formatao........................................................................................... 23
1.6. Grficos com recurso a modelos pr definidos...................................40
1.6.Preparao de contedos para a internet..............................................47
2.1. Caractersticas...................................................................................... 55
2.2. Vantagens e Desvantagens...................................................................56
Vantagens.................................................................................................. 56
2.3. Modo de Funcionamento.......................................................................58
A) Definio de registo, nomes dos campos e campos........................58

B) Criao de uma Base de Dados.......................................................58

Adicionar registos............................................................................ 59

Eliminar registos.............................................................................. 60

C) Ordenar a Base de Dados................................................................61

D) Filtros............................................................................................... 62

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Filtro automtico.............................................................................. 62

Filtro Avanado................................................................................ 64

Pesquisa com Formulrios...............................................................66

Ver tudo........................................................................................... 66

E) Subtotais......................................................................................... 66

2.4. Componentes de uma Base de Dados...................................................67


Sumrio de Aprendizagem...........................................................................68
Bibliografia................................................................................................... 70
Questes de Verificao............................................................................... 72
Exerccios / Treinos....................................................................................... 71

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Captulo I - Folha de Clculo

Principais Contedos
Principais Contedos
Programticos
Programticos
Caractersticas
Caractersticas
Vantagens e desvantagens
Vantagens e desvantagens
Criao, gravao e edio de
Criao, gravao e edio de
uma folha de clculo
uma folha de clculo
Formatao
Formatao
Grficos com recurso a modelos
Grficos com recurso a modelos
pr definidos
pr definidos
Preparao de contedos para a
Preparao de contedos para a
Internet
Internet

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1. Folha de Clculo

1.1 Caractersticas
A necessidade de efectuar clculos complexos de uma forma mais rpida e
fivel, levou o homem a inventar mquinas e sistemas de clculo desde os
tempos mais remotos. Do baco at aos computadores dos nossos dias foi
percorrido um longo caminho, tambm a Matemtica e todas as cincias
envolventes evoluram bastante e a complexidade dos seus clculos hoje
em dia um problema para todos os que com eles trabalham desde os
cientistas, aos engenheiros, contabilistas, economistas, gestores, etc.

Em suma pode dizer-se que em quase todas as profisses actuais se


necessita efectuar clculos rpidos e complexos, para tal a mquina
necessria sem dvida o computador e a ferramenta de trabalho sem
dvida a Folha de Clculo.

Quer ao nvel da gesto de empresas, planificao, projeco e anlise de


negcios, quer ao nvel de estudos cientficos que envolvam clculos
articulados entre si, as folhas de clculo so, quando bem exploradas, teis
e eficazes instrumentos.

A) O Que so Folhas de Clculo?

As folhas de clculo so poderosas e sofisticadas ferramentas informticas,


que nos permitem efectuar todos os clculos desejados, de uma forma
simples e interactiva, e relacion-los ou lig-los facilmente entre si.

Podem ser consideradas potentes calculadoras grficas, que podem conter


ou manipular conjuntos bastante grandes de nmeros e com eles fazer
clculos bastante complexos.

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Hoje em dia a possibilidade de representao grfica desses mesmos dados,
tem vindo a ser tambm uma constituinte e caracterstica obrigatria de
todas as folhas de clculo.
Outra vantagem das folhas de clculo actuais a sua estrutura
normalizada, uma organizao por linhas, colunas e clulas que facilita a
nossa migrao entre as diversas aplicaes existentes no mercado.

B) Aspectos Genricos Relacionados com Folhas de Clculo

A estrutura de uma folha de clculo

Uma folha de clculo estruturada em linhas e colunas; a interseco


dessas linhas e colunas d origem a unidades rectangulares chamadas
clulas, e nestas unidades elementares que se introduzem os diferentes
tipos de dados.

Cada clula identificada com uma letra e um nmero, como na batalha


naval, em funo da coluna e linha a que pertence.

As linhas so dispostas na horizontal e numeradas, as colunas so dispostas


na vertical e representadas por letras.

Clulas e Blocos

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Cada clula identificada com uma letra e um nmero, correspondendo
respectivamente coluna e linha em que se situa; por exemplo: A5,
B2,C4, etc.

A clula que se encontra em destaque (moldura a negro) em determinado


momento chama-se clula activa; nessa clula que podemos escrever
informao, introduzir ou alterar os dados que pretendermos.

Um conjunto de clulas contguas, dispostas em forma de rectngulo,


constitui um bloco.

Os blocos de clulas so
representados pela indicao da
primeira e ltima clula, unidas
por um sinal de dois pontos (:);
Por exemplo: A2:B2 e F2:F3

C) Tipos de Dados que Podem ser Introduzidos numa Folha de


Clculo

Os tipos de dados que podem ser introduzidos, manipulados e processados


so os seguintes:

Cadeias de Texto ou Strings

Podemos escrever em cada clula as cadeias de texto que quisermos, desde


que no ultrapasse um determinado nmero de caracteres.

Dados numricos

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Os dados numricos podem ser de vrios tipos e/ou formatos: nmeros
inteiros, positivos ou negativos, com ou sem casas decimais, em notao
cientfica, etc.
As datas e as horas so um tipo particular de dados que so tambm
interpretados como valores numricos.

Frmulas

As frmulas so os elementos de informao cruciais no aproveitamento das


potencialidades de uma folha de clculo; so equivalentes a expresses
matemticas, em que se recorre a operadores aritmticos ou lgicos e
funes, para efectuar clculos entre valores.
Nas frmulas podem entrar diversos elementos:
Valores numricos: 100; 0.15; 15%; etc.
Referncias a clulas: A3; B10; Z150; etc.
Blocos de clulas: A3:A9; B5:C10; etc.
Nome atribudos: "Despesas"; "Nomes"; etc.
Operadores: +; -; *; /; =; etc.
Funes: SOMA; MAXIMO; SE; etc.

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1.2. Vantagens e Desvantagens

Vantagens

Alterao de valores;

Necessrio recalcular os novos resultados;

Alterao de valores;

Clculo automtico dos novos resultados;

Actualizao automtica dos grficos;

Facilidade e rapidez na implementao dos modelos;


Possibilidade de introduzir facilmente conhecimento por parte do
utilizador.
As folhas de clculo oferecem uma interface e um conjunto de
ferramentas que os utilizadores conhecem, permitindo uma curva de
aprendizagem muito curta.
A utilizao de suplementos (add-ins) e de linguagens de
programao orientadas para objectos aumenta fortemente o poder
de anlise e de automatizao destas aplicaes.
Os clculos so automticos e livres de erros;

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Qualquer erro de insero pode ser facilmente corrigido sem
reescrever toda a folha;
O esforo associado a tarefas rotineiras e montonas minimizado;
A folha de clculo pode ser facilmente copiada e reutilizada.

Desvantagens
Dificuldade em lidar com grandes volumes de dados e de corrigir
erros muito frequentes em utilizadores pouco experientes;

1.3. Criao, gravao e edio de uma folha de


clculo

Uma folha de clculo uma matriz de linhas e colunas; a interseco dessas


linhas e colunas d origem a unidades rectangulares chamadas clulas, e
nestas unidades elementares que se introduzem os diferentes tipos de
dados.

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As linhas so dispostas na horizontal e numeradas de 1 at 65.536.

As colunas so dispostas na vertical num total de 255, e so representadas


por letras: A; B...Z; AB...AZ; BA... at IV.

As folhas so identificadas por Folha1, Folha2, Folha3... Podendo-se


alterar posteriormente o seu nome.

A) Botes de Deslocamento entre Separadores

So os botes com setas esquerda dos separadores de folhas. Servem


para nos deslocarmos entre os separadores de folhas.
Para visualizar um menu de folhas no livro, faa clique, com o boto direito
do rato, num boto destes botes.
B) Separador de Folhas

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utilizado para nos movermos entre as vrias folhas de um livro que nos
so apresentadas pelo seu nome. Para tornar activa uma folha, faa clique
neste separador.

C) Inserir uma Folha de Clculo

Para adicionar uma nova folha de clculo ao seu livro, escolha no menu
Inserir a opo Folha de Clculo. Ser criada ento uma nova folha de
clculo com o nome Folha...

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D) Eliminar Folhas de Clculo

Seleccione as folhas que deseja eliminar. (Caso deseje efectuar uma


seleco mltipla, seleccione mantendo premida a tecla CTRL).

No menu Editar, faa clique sobre Eliminar Folha.

E) Alterar o nome a uma Folha de Clculo

Para melhor identificar a folha de clculo pode-se dar um nome a esta em


vez do nome por defeito FOLHA. Para isso faa duplo clique directamente no
separador da folha desejada e escreva o novo nome.
Ou escolha no menu Formatar: Folha e a opo Mudar o Nome.

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Mover ou copiar
til tambm a possibilidade de mover ou copiar uma folha. Isto permite,
por exemplo, copiar uma folha de um dado livro para um livro novo ou para
um livro preexistente.

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Operaes com Folhas de Clculo


Criar um documento novo
Para criar uma nova folha de clculo no Excel 2007, basta executar o
programa, uma vez que o Excel, ao iniciar, cria desde logo um documento
novo, vazio.

No Excel, Livros e Folhas de clculo no so a mesma coisa: um livro pode


conter uma ou mais folhas de clculo. A predefinio quando se cria um

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documento novo de um Livro com trs folhas de clculo Folha1,
Folha2 e Folha3.

Em seguida abre-se uma janela de dilogo que lhe permite escolher qual o
tipo de documento a criar.

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Abrir um documento pr existente

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Caso o documento j tenha sido criado ou aberto por si recentemente, o
mais certo que exista j um atalho para ele do lado direito, na lista de
Documentos Recentes.

Abrir mltiplos documentos


Alm de cada livro poder ter vrias folhas, o Excel permite manter abertos
mais do que um livro o total teoricamente limitado apenas pela
capacidade de memria e de processamento do seu computador.

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Guardar um documento
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu
computador at ser gravado no disco rgido pela primeira vez. S ento
gerado um ficheiro que gravado no disco para que possa recuper-lo mais
tarde.

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Fechar o documento

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Visualizao do documento
A forma simples de visualizar um documento de Excel tanto mais
importante quanto ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel
que exista uma grande quan-tidade de dados a exibir e que estes no
estejam propriamente de acordo com o forma-to de uma pgina A4. Isto
coloca problemas quer na forma de visualizar os dados quer no momento de
os imprimir, como veremos mais adiante. Uma forma simples de visualizar o
que pretendemos passa por seleccionar conjuntos de clulas e depois
escolher a opo Zoom para seleco no friso Ver. Esta opo pode ser
usada quer para ampliar um pequeno conjunto de clulas como para reduzir
um grande conjunto de clulas.

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Exactamente o mesmo pode ser feito para reduzir um determinado conjunto


de clulas, de forma a caberem, em altura ou em largura na nossa rea de
trabalho.

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1.4. Formatao

Seleccionar, cortar, copiar e colar


No Excel, as funes de seleco, corte, cpia e colagem de dados so
bastante mais flexveis do que no Word, por exemplo. Quando pretende
copiar um determinado valor que se encontra numa clula, valor esse que
foi obtido de forma automtica pelo Excel, atravs de uma frmula,
precisamos saber o que realmente queremos copiar: apenas o valor ou a
frmula? E, como as clulas podem ter comentrios anexados, pretendemos
tambm copi-los? Ou, melhor ainda, pretendemos copiar uma linha inteira,
essa linha, ao ficar numa outra posio da folha, deve empurrar a linha de
destino para cima ou para baixo? Apesar de tudo isto parecer complicado, o
Excel inclui opes que nos permitem fazer as melhores escolhas a cada
momento. A primeira coisa que tem de saber que a cpia de elementos de
uma folha de clculo funciona, partida, como a cpia de quaisquer outros
elementos num documento de texto, por exemplo.

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Inserir e apagar linhas e colunas


Pode ser necessrio acrescentar linhas e colunas numa folha onde j
tenhamos introduzido muitos dados e frmulas. Esta necessidade surge
sobretudo para a introduo de linhas e/ou colunas suplementares no meio
de outras j existentes algo que no fcil num papel quadriculado, mas
que muito simples no Excel.

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O mesmo processo vlido para as colunas:

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Introduo de dados
Tipos de dados
Numa folha de Excel, os dados so introduzidos em cada uma das clulas.
H quatro tipos de dados numa folha de Excel:
- Numricos
Valores numricos exibidos pelas clulas, que podem ser introduzidos
directamente pelo utilizador ou gerados automaticamente, atravs de
frmulas.
- Texto
Valores no numricos ou que, sendo numricos, so formatados para que o
Excel os trate como sendo apenas texto. Regra geral, tudo o que o Excel no
reconhea e trate como dados numricos assumido como texto.
- Datas e horas
Dados numricos ou alfanumricos (conjugao de algarismos e letras) que
so reco-nhecidos pelo Excel como data e/ou hora e que podem ate ser
formatados de forma a serem automaticamente actualizados de acordo com
a data real.
- Frmulas
As frmulas so o aspecto mais importante do Excel, pois atravs delas
que realizamos clculos.

Introduo de dados
Introduzir dados numa clula simples: seleccione a clula pretendida com
o rato ou teclado e tecle os valores pretendidos.

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Introduo de dados num conjunto de clulas


Pode tambm repetir a introduo de dados num conjunto mais alargado de
clulas, sem ter de repetir clula a clula. Para isso basta seleccionar as
clulas pretendidas, introduzir o valor numa delas e concluir pressionando
em Ctrl+Enter.

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Introduo de sries de dados dados repetidos


Pode querer introduzir os mesmos dados em mais do que uma clula
contgua clula de partida isto , clulas que se estendem para cima,
para baixo ou para cada um dos lados da clula seleccionada O Excel facilita
esta tarefa, evitando ter de repetir a introduo dos dados.

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Introduo de sries de dados sequncias
numricas
O mtodo descrito anteriormente pode ser usado para preencher
sequncias. Neste caso, basta usar duas clulas de origem, de forma a
determinar qual o intervalo numri-co entre as duas clulas e aplicar essa
sequncia. Introduza dados com a sequncia pretendida em duas clulas
contguas

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Introduo de sries de dados sequncias de datas


Podemos criar sequncias de preenchimento automtico tambm para outro
tipo de dados, como o caso de datas.

As regras descritas para dados normais valem aqui. Contudo, uma das
vantagens que pode alterar o valor do dia (10, 11), do ms (12) ou do
ano (2000), e o Excel ir fazer variar apenas esse valor na sequncia. No
caso de uma variao do dia ou do ms, esta ir automaticamente alterar
tambm o ms ou o ano, caso necessrio. Vejamos:

Edio de dados numa clula


Depois de introduzir dados numa clula, pode ter a necessidade de os
alterar.
Para simplesmente limpar os dados e introduzi-los de novo, basta
seleccionar a clula com o cursor do rato e sobrepor os dados, introduzindo-
os como se a clula se encon-trasse vazia.

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Formatao de clulas Dimenses


Uma vez introduzidos novos valores nas clulas, estes podero no caber no
espao predefinido. Nas verses do Excel anteriores de 2007, e quando se
tratava de um valor numrico, o facto era indicado atravs da exibio de
sinais de cardinal #.

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Formatao de clulas Cores e Limites


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Para dar nfase a determinados valores numa folha de clculo, poder ser
interessante formatar clulas ou conjuntos de clulas.

Formatao de clulas Dados

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Um tipo de formatao de clulas muito importante o que determina qual
o tipo de dados a exibir. Isto permite, por exemplo, formatar determinadas
clulas (ou colunas, ou linhas) para que os resultados exibidos sejam
automaticamente assumidos numa deter-minada divisa, como o caso do
Euro. Ao mesmo tempo, podemos formatar clulas para apresentar apenas
um determinado nmero de casas decimais, o que poder ser til para fazer
arredondamentos automti-cos (neste caso, apenas a visualizao ser
apresentada de forma arredondada, pois os clculos so sempre efectuados
com valores reais). A formatao do contedo das clulas feita, como
sempre, depois de seleccionar as clulas respectivas. Pode seleccionar
clulas individuais, grupos de clulas, linhas e colunas ou at toda a folha.

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Pode tambm atribuir formatos rapidamente a partir do grupo de cones


Nmero no friso Base do Excel.

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1.6. Grficos com recurso a modelos pr definidos

Uma das funes mais potentes do Excel desde as suas primeiras verses
a capacidade de gerar grficos a partir de valores introduzidos numa folha
de clculo. A versatilidade do programa to grande que o software
especfico para criao de grficos uma categoria muito popular at ao
inicio dos anos 90 do sculo passado simplesmente desapareceu.

Grficos de Barras
Para criar um grfico a partir de valores introduzidos numa folha de clculo,
basta seleccionar as clulas com os valores pretendidos e clicar no cone
referente ao tipo de grfico pretendido.

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O Excel usou correctamente as colunas relativas aos trimestres (1T, 2T) e


aos anos, colocando os trimestres como sries de dados e dando aos anos
colunas separadas, cada uma com uma cor diferente. Note que o friso se
alterou, mostrando agora ferramentas especficas para a formatao dos
grficos.

Na rea esquemas de grficos, pode alterar alguns dos elementos do


grfico, de forma a exibir espao para um ttulo, por exemplo, ou at uma
pequena tabela com os dados especficos que deram origem ao grfico.

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Copiar um grfico
Uma vez satisfeito com o resultado do seu grfico, pode mov-lo para uma
folha de clculo separada ou at copiar o resultado para a rea de
transferncia, o que permite us-lo em programas de edio de imagem ou
no Word, por exemplo.

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Os grficos so uma forma de representar os valores em desenho. Para
compreender e interpretar um grfico segue-se uma explicao do que
compe um Grfico.
Para inserir um grfico clique no Separador Inserir/ Grfico.

Tambm pode inserir grficos atravs dos cones de atalho.


1 Etapa:
O conjunto de clulas que se pretende representar graficamente deve ser
seleccionado previamente, na folha de clculo. De seguida, dever clicar no
boto de atalho para inserir o grfico pretendido. Aparecer, de imediato,
um assistente de grficos onde aparecero vrios tipos de grficos (colunas,
barras, linhas circulares, etc.).

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1.6.Preparao de contedos para a internet

possvel guardar um livro do Microsoft Excel ou parte do livro, por


exemplo, um nico item da folha de clculo como uma pgina Web e torn-
lo disponvel num site HTTP, num site FTP, num servidor Web ou num
servidor em rede para os utilizadores visualizarem ou interagirem. Por
exemplo, se tiver nmeros de vendas configurados numa folha de clculo do
Excel, pode publicar os nmeros juntamente com um grfico para comparar
com nmeros de uma pgina Web, de modo a que os utilizadores possam
visualizar ou at mesmo trabalhar com os nmeros em browsers sem terem
de abrir o Excel.
Exemplos das diferentes formas de partilhar dados do Excel na Web.
Colocar um livro completo numa pgina Web;
Colocar uma folha de clculo, intervalos de clulas ou outros itens
numa folha numa pgina Web;
Colocar um grfico numa pgina Web;
Colocar um relatrio de tabela dinmica numa pgina Web;
Colocar vrios itens numa pgina Web.
Para fazer isto basta que Abra ou seleccione o livro que contm os itens que
deseja publicar.
No menu Ficheiro, clique em Guardar como pgina Web.
Se j tiver seleccionado o item que pretende publicar ou pretender publicar um
livro inteiro sem interactividade, pode seleccionar as opes pretendidas na
caixa de dilogo Guardar como pgina Web e clicar em Guardar para
concluir o processo. Caso contrrio, continue a seguir os passos listados
abaixo.Clique em Publicar.
Em Item a publicar, clique no elemento que deseja publicar, na caixa
Seleccionar.
Escolher os itens a publicar.Para seleccionar a folha de clculo ou o item que
deseja publicar, seleccione um dos itens da lista Seleccionar. S pode
publicar um item de cada vez. Para publicar outro item, seleccione esse item e
repita o processo de publicao. A seguinte lista destaca o que pode ser
publicado

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Colocar um livro completo numa pgina Web


Se deseja colocar de uma s vez todos os dados de um livro numa pgina
Web, pode colocar uma verso interactiva ou no interactiva de um livro
completo numa pgina Web.
Livros interactivos
Quando publica um livro interactivo numa pgina Web, o resultado um
ficheiro HTML que contm componentes especiais que permitem os
utilizadores de browser interagirem com o livro. Por exemplo, os utilizadores
podem alternar entre folhas, utilizando um selector de folhas, manipular
dados e formatao e alterar frmulas em cada folha. Os componentes
interactivos utilizados no ficheiro HTML no podem ser abertos e
modificados no Excel, por isso deve manter uma cpia principal do livro do
Excel que publicou, de forma a que possa, caso seja necessrio, fazer
alteraes e voltar a publicar o livro.
Livros no interactivos
Quando guarda um livro no interactivo, os dados aparecem iguais aos do
Excel, incluindo os separadores, em que os utilizadores podem clicar para
alternar entre folhas de clculo. No entanto, os utilizadores no podem
alterar ou interagir com os dados no browser. Guardar um livro inteiro como
uma pgina HTML til quando no deseja manter uma cpia principal do
livro do Excel, mas prefere conseguir abrir directamente no Excel o ficheiro
HTML resultante e guardar alteraes utilizando as funcionalidades do Excel.

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Colocar uma folha de clculo, intervalos de clulas


ou outros itens numa folha numa pgina Web
possvel publicar partes ou uma folha de clculo numa pgina Web com ou
sem a funcionalidade interactiva.
Quando publica sem interactividade, os utilizadores podem visualizar os
dados e as formataes na pgina Web, mas no podem manipular dados
nem formataes.
Se pretende que os utilizadores consigam manipular dados na pgina Web,
pode criar uma pgina Web a partir da folha de clculo do Microsoft Excel ou
itens a partir da folha de clculo, guardando os dados com funcionalidade
de folha de clculo. Se publicar de forma interactiva com funcionalidade de
folha de clculo, os utilizadores podem fazer o seguinte:
Introduzir dados
Formatar dados
Calcular dados
Analisar dados
Ordenar e filtrar

Em pginas Web interactivas, os utilizadores podem alterar os dados e o


esquema de itens da pgina Web.

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Pode colocar o seguinte numa pgina Web com funcionalidade de
folha de clculo:
Folhas de clculo
Relatrios de tabela dinmica
Intervalos de dados externos
Intervalos de clulas
Listas filtradas
reas de impresso
possvel que perca alguma formatao e funcionalidades se guardar com
funcionalidade interactiva.

Colocar um grfico numa pgina Web


possvel publicar um grfico com ou sem interactividade. Quando publica
sem interactividade, guardada e mostrada na pgina Web uma imagem do
grfico num formato de imagem (.jpg).
Se deseja colocar um grfico interactivo ou um relatrio de grfico dinmico
numa pgina Web, pode guardar o grfico com a funcionalidade de grfico
interactivo.

Quando altera os dados correspondentes do grfico na pgina Web, o


grfico actualizado automaticamente.

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Para criar um grfico com funcionalidade interactiva, tem de, em primeiro
lugar, ter um grfico ou um relatrio de grfico dinmico no Excel. Quando
publicar o grfico de forma interactiva, o Excel inclui automaticamente os
dados de origem do grfico na pgina Web. Para um grfico, o Excel inclui
um controlo de folha de clculo interactivo. Para um relatrio de grfico
dinmico, o Excel inclui uma lista de tabela dinmica interactiva.
Quando os utilizadores alteram os dados na folha de clculo ou o esquema
da lista de tabela dinmica na pgina Web, o grfico correspondente
actualizado automaticamente. Os utilizadores tambm podem ordenar e
filtrar o grfico.
Se deseja alterar o tamanho do grfico na pgina Web, pode abrir a pgina
Web no Microsoft FrontPage ou a vista de estrutura da pgina de acesso a
dados no Microsoft Access e efectuar as alteraes.

Colocar um relatrio de tabela dinmica numa pgina


Web
Um relatrio de tabela dinmica uma tabela interactiva no Excel, que pode
utilizar para resumir rapidamente grandes quantidades de dados. Utilize os
relatrios de tabela dinmica para comparar totais relacionados ou quando
pretender que o Excel efectue a ordenao, subtotalizao e totalizao.
possvel publicar um relatrio de tabela dinmica com ou sem
interactividade. Quando publicar sem interactividade, os utilizadores podem
visualizar o relatrio, mas no podem efectuar alteraes tabela, como,
por exemplo, arrastar campos ou alterar os tipos de sumrios utilizados, tal
como pode ser efectuado no Excel.

52 L. Teixeira & Melo, Lda.


Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

Numa lista de tabela dinmica de uma pgina Web, pode analisar dados
alterando o esquema.
Se deseja que os utilizadores da Web consigam interagir com um relatrio
de tabela dinmica ou se pretende publicar um intervalo de dados externos
que possa ser actualizado, pode colocar uma lista de tabela dinmica
interactiva numa pgina Web. (A verso da Web de um relatrio de tabela
dinmica interactivo designado por lista de tabela dinmica). Quando
publicar de forma interactiva com a funcionalidade de tabela dinmica, os
utilizadores podem filtrar os dados na lista de tabela dinmica resultante,
analisar os dados obtendo diferentes vistas dos mesmos e actualizar dados
externos no browser.
Dados de origem de listas de tabela dinmica possvel criar uma
lista de tabela dinmica interactiva a partir de um relatrio de tabela
dinmica existente ou de outros dados do Excel. Se utilizar outros dados do
Excel e seleccionar Funcionalidade da tabela dinmica na caixa de
dilogo Publicar, o Excel cria uma lista de tabela dinmica na pgina Web.
Se pretende que os utilizadores consigam actualizar um intervalo de dados
externos na pgina Web, tem de especificar a funcionalidade de tabela
dinmica para publicar o intervalo de dados externos numa lista de tabela
dinmica. Os dados so actualizados automaticamente a partir da base de
dados de origem quando os utilizadores abrirem a pgina Web no browser
ou clicarem em Actualizar na lista de tabela dinmica.

53 L. Teixeira & Melo, Lda.


Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
Limitaes a ter em conta possvel que perca alguma formatao e
funcionalidades se guardar com funcionalidade interactiva.

Colocar vrios itens numa pgina Web


A maioria das pginas Web criadas contm mais do que um item. Por
exemplo, pode ter uma pgina Web que contenha o logtipo, texto, uma
lista de tabela dinmica , uma lista de dados no interactivos e um grfico. A
vantagem de colocar vrios itens numa nica pgina de que os
utilizadores necessitam de procurar apenas uma pgina Web para obter
todas as informaes de que necessitam.

Pode tornar partes da pgina Web interactivas e outras partes no


interactivas.
Pode utilizar funcionalidades de vrios programas do Microsoft Office para
criar uma pgina Web. Por exemplo, pode guardar dados como uma pgina
Web no Excel e, em seguida, utilizar o Microsoft Access para adicionar
controlos ou cdigos de pgina de dados agrupados. Em seguida, pode abrir
a pgina Web no Microsoft FrontPage e adicionar temas para que a pgina
Web tenha um aspecto mais coerente com o de outras pginas no site.
Pode utilizar qualquer combinao de dados interactivos e no interactivos,
bem como dados de qualquer programa do Office. Por exemplo, pode utilizar

54 L. Teixeira & Melo, Lda.


Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
o Microsoft Access para obter nomes de funcionrios, cargos e salrios de
uma base de dados de funcionrios. Em seguida, pode analisar os dados do
Access no Excel. No Excel, pode adicionar frmulas que calculam a mdia de
salrio por cargo e criar um grfico. Depois, pode guardar a anlise como
uma folha de clculo interactiva ou lista de tabela dinmica numa pgina
Web. Por ltimo, utilize o Microsoft FrontPage para adicionar um logtipo de
empresa e descrio dos dados pgina.

Captulo II Base de Dados

55 L. Teixeira & Melo, Lda.


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Base de Dados

Principais Contedos
Principais Contedos
Programticos
Programticos
Caractersticas
Caractersticas
Vantagens e
Vantagens e
Desvantagens
Desvantagens
Modo de funcionamento
Modo de funcionamento
Componentes de uma
Componentes de uma
base de dados
base de dados

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Base de Dados

2.1. Caractersticas

No passado, uma base de dados era mantida em papel e armazenada em


livros - razo e arquivos. Funcionrios eram contratados apenas para
arquivar e recuperar estes registos em papel. Por exemplo, uma base de
dados no computorizada pode ser umas listas de empregados, facturas,
uma agenda telefnica, uma caixa de sapatos cheia de cartes de - visita.

Hoje, a base de dados mantm a informao organizada. As actividades


comerciais mantm registos de clientes, empregados, impostos, inventrios
e assim por diante; as escolas mantm um registo dos estudantes,
professores e funcionrios. Os clubes mantm um registo dos seus
associados.

O Excel permite a criao apenas de Base de Dados na sua forma mais


elementar Listas de Dados no relacionais e mono - tabela.

No Excel, uma base de dados na folha de clculo uma tabela ou faixa de


clulas, em que a primeira linha define os nomes dos campos e as linhas
seguintes contm os registos com os seus respectivos campos.

Com o Excel pode ordenar, pesquisar, apagar e extrair informao da base


de dados e efectuar anlises sobre os dados.

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Base de Dados

2.2. Vantagens e Desvantagens

Vantagens

Resposta rpida aos pedidos de informao. Como os dados


esto integrados numa nica estrutura (a base de dados) a resposta a
questes complexas processa-se mais velozmente.

Acesso mltiplo. O software de gesto de base de dados permite


que os dados sejam acedidos de diversssimas maneiras.
Nomeadamente, os dados podem ser visualizados atravs de
pesquisas sobre qualquer um dos campos da tabela.

Flexibilidade. Em consequncia da independncia entre dados e


programas, qualquer alterao num desses elementos no implica
modificaes drsticas no outro.

Integridade da informao. Dada a absoluta exigncia de no


permitir a redundncia, as modificaes de dados so feitas num s
stio, evitando-se assim possveis conflitos entre diferentes verses da
mesma informao.

Melhor gesto da informao. Em consequncia da localizao


central dos dados, sabe-se sempre como e onde est a informao.

Desvantagens
Sem diapositivos de controlo adequados, a segurana pode ficar
comprometida, por exemplo, no caso de acesso no autorizado a
dados;

A Integridade das informaes pode ser comprometida se no houver


mecanismos de controlo, por exemplo no caso de manipulao
concorrente de dados;

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

A operao do sistema de Base de Dados e o desenvolvimento de


aplicaes precisam ser feitos com muita preciso para evitar que
informaes no correspondam realidade;

A administrao do sistema de banco de dados pode se tornar muito


complexa em ambientes distribudos, com grande volume de
informaes manipuladas por uma grande quantidade de usurios.

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

2.3. Modo de Funcionamento

A) Definio de registo, nomes dos campos e campos

Registo a informao respeitante a um elemento do ficheiro;

Nome do campo nomes dados aos campos que constituem um registo,


por exemplo, N do Aluno, Nome do Aluno, etc.

Campo cada um dos dados que compem um registo.

B) Criao de uma Base de Dados

Evite ter mais de uma Base de Dados numa folha de clculo, porque
algumas caractersticas da gesto de Base de Dados, tais como filtrar, s
podem ser utilizadas numa Base de Dados de cada vez.

Deixe pelos menos uma coluna em branco e uma linha em branco entre a
sua Base de Dados e outros dados na folha de clculo. Isto ajuda o Microsoft

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
Excel a seleccionar a sua Base de Dados quando ordena, filtra ou insere
subtotais automticos.

Evite colocar dados crticos esquerda ou direita da Base de Dados, pois


os dados podem ficar ocultos quando filtrar a Base de Dados. Crie nomes de
campos, identificativos na primeira linha da sua Base de Dados. O Microsoft
Excel utiliza estes nomes para criar relatrios e localizar e organizar dados.

Utilize um formato de tipo de letra, tipo de dados, alinhamento, formato,


padro, limite ou maisculas para nomes de campos que seja diferente do
formato que atribui aos dados da Base de Dados.

Utilize limites de clula para inserir linhas por baixo de rtulos quando
deseja separar os nomes de campos. No utilize linhas em branco ou linhas
tracejadas. Crie a Base de Dados de modo a que todas as linhas tenham
itens similares na mesma coluna.

No insira espaos extra no comeo das clulas; os espaos extra afectam o


ordenamento e a procura.
Utilize o mesmo formato para todas as clulas de uma coluna.

Adicionar registos

Para adicionar registos a uma base de dados j existente pode faz-lo de


duas formas.

Pelo menu Inserir

Seleccione o nmero da linha onde deseja acrescentar o registo. Escolha o


comando Linhas no menu Inserir. Uma linha ser inserida acima da linha
seleccionada.

Por Formulrio

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

Pode visualizar a base de dados atravs de um quadro prprio, que o Excel


tem, a que se chama Formulrio.
Neste quadro permitido visualizar, alterar, acrescentar e eliminar registos
da base ou mesmo seleccionar registos que sero especificados neste
ambiente.
Escolha Formulrio pelo menu Dados.

Este comando, abre um quadro onde sero apresentados os nomes dos


campos, os dados que estes campos contm, a indicao do nmero de
registos da base e o nmero de ordem do registo corrente. A largura de
cada campo igual largura definida na base de dados.

Com as teclas de direco podemos deslocar o cursor ao longo dos dados do


registo e passar ao registo seguinte. As teclas Page Down e Page Up saltam
um registo para a frente ou para trs. Para acrescentar um novo registo d
um click no boto Novo. Aparece um registo em branco e a indicao de
Novo Registo.

A introduo de cada um dos campos, a utilizar o teclado, feita premindo a


tecla Tab. Se premir Enter, o Excel acrescentar um registo.

Se fez alteraes num registo e no as quer assumir, pode retomar os


valores originais premindo o boto Restaurar.

Eliminar registos

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
Antes de eliminar o registo, deve verificar se realmente o registo
pretendido.
Para isso, visualize-o primeiro.

Depois de verificar se o registo pretendido pode elimina-lo,


definitivamente, da base de dados.
Escolha no modo Formulrio a opo Eliminar. Ou faa Editar Eliminar com
a linha ou linhas seleccionadas.

C) Ordenar a Base de Dados

Aps a introduo dos dados, o Excel permite a ordenao ascendente ou


descendente da base de dados segundo uma determinada chave.

Chave a ordem de ordenao, ou seja, o campo pelo qual se vai


proceder ordenao. Se pretender introduzir novos dados, ter de voltar a
ordenar a base de dados.

1 Posicione-se em qualquer clula dentro da Base de Dados.


2 Seleccione o comando Ordenar no menu Dados.
3 Escolha o nome do campo para ordenar

Podemos definir at trs chaves de ordenao:

1 Chave define o critrio principal da ordenao;


2 e 3 chaves podero servir para desempate entre casos de dados
duplicados que sejam encontrados pela primeira chave.
1 Posicione-se em qualquer clula dentro da Base de Dados.
2 Seleccione o comando Ordenar no menu Dados.
3 Escolha o nome do campo para ordenar.

Podemos definir at trs chaves de ordenao:

1 Chave define o critrio principal da ordenao;

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
2 e 3 chaves podero servir para desempate entre casos de dados
duplicados que sejam encontrados pela primeira chave.

D) Filtros

Frequentemente, surge a necessidade de, a partir de um quadro ou de uma


base de dados, obter ou seleccionar um conjunto de linhas (registos) que
satisfaam um ou mais critrios de seleco.

Comando Filtro menu Dados. Com este comando, dispomos de duas opes.

Assim, por um lado, podemos seleccionar os registos atravs de um Filtro


automtico ou o Filtro Avanado.

Filtro automtico

Se escolher esta opo ir observar, conforme imagem abaixo, que


agregados aos ttulos das colunas surgem uns botes que do acesso a uma
Caixa de Combinao.

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A opo Personalizar
Esta opo abre uma caixa de dilogo (ver fig. abaixo) que deve preencher
da seguinte forma: deve fazer clique na lista da 1 caixa (Numero), de forma
a seleccionar o operador relacional que pretende utilizar no critrio. Na
segunda caixa, digite o valor ou o texto com o qual pretende estabelecer a
comparao.

Na rea da base de dados ficam visveis apenas os registos que satisfazem


o critrio ou critrios.

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

Filtro Avanado

Por outro lado, para podemos utilizar o que Filtro Avanado tm que
definir uma zona de critrio onde especificamos as condies de seleco
de registos e colocamos numa zona distinta da folha de clculo, os registos
que satisfazem a condio ou condies.

Definir uma rea de critrio

Uma rea ou intervalo de critrio deve ser utilizada com o comando Filtro
Avanado, de modo a visualizar as linhas ou registos que satisfazem a
condio ou condies impostas. Pode-se definir vrias condies de modo a
seleccionar (filtrar) os registos que satisfazem todas as condies, ou
seleccionar os registos que satisfazem uma ou outra condio, ou seja,
alternadamente. O processo mais simples de definir uma rea de critrio o
seguinte:

1. Seleccione a linha que contm os ttulos das colunas na base de


dados ou listagem.
2. Copie a rea seleccionada para outra zona da folha de clculo.

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
Por baixo da linha que acabou de copiar especifique as condies que
pretende testar. No menu Dados seleccione Filtro e depois Filtro
Avanado.
Na zona da base de dados ir visualizar os registos ou linhas que satisfazem
o critrio ou critrios especificados.

Por outro lado, se pretender que o resultado do Filtro Avanado seja


copiado para outra zona da folha deve proceder da seguinte forma:

Marque a caixa Copiar para outro Local e depois defina a rea para onde
pretende copiar os registos filtrados. Convm salientar que na zona de
critrio pode utilizar os operadores relacionais para estabelecer condies.

Na definio de critrio podem ser usados os habituais operadores


relacionais ou comparativos:
= < > <= >= <>

Estes operadores tambm so aplicveis a caracteres:


- O sinal de = e diferente <>, so de significado bvio; os restantes
operadores, remetem para a ordenao alfabtica dos dados.

Por exemplo:

NUMERO NOME DEPARTAMENTO VENCIMENTO INICIO


PESSOAL >200000

Por outro lado, se pretendermos especificar mais que um critrio para a


mesma coluna, podemos usar o operador lgico E.

NUMERO NOME DEPARTAMENTO VENCIMENTO INICIO


>200000 E <450000

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
Por ltimo, se pretendermos que os critrios especificados sejam testados
no simultnea mas alternadamente, devemos indicar os critrios em linhas
distintas da zona de critrio.

Por exemplo:

NUMERO NOME DEPARTAMENTO VENCIMENTO INICIO


>5
<> Joo
PESSOAL

Neste caso, os registos ou linhas seleccionadas apresentaro


alternadamente um dos critrios definidos, ou seja, no se verificam
simultaneamente (E), alternadamente (OU).

Se pretende localizar uma existncia exacta deve digitar o sinal de igual =


e, em seguida, novamente o sinal de igual e o texto entre aspas.

Exemplo:
="=Joo Pedro"
Se no existir nenhum registo, em que campo seja somente Joo Pedro,
ento a procura dar um resultado vazio.

Pesquisa com Formulrios

Entre em modo Formulrio e escolha a opo critrios. Aparecem os campos


vazios. A escreva os critrios de busca desejados.

Ver tudo

Para voltar a ver todos os dados depois de uma filtragem faa Dados, Filtro
opo Mostrar tudo.
E) Subtotais

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados
Opo Subtotais no menu Dados, calcula valores de subtotal e de total geral
para as colunas com rtulos que seleccionar. O Microsoft Excel insere e pe
nomes identificadores das linhas de total e coloca destaques na lista, tudo
isto automaticamente.

2.4. Componentes de uma Base de Dados

Uma Base de Dados composta pelas seguintes partes:

Gestor de Acesso ao Disco: O Sistema de Gesto de Base de Dados


utiliza o Sistema Operacional para aceder os dados armazenados em disco,
controlando o acesso concorrente s tabelas da Base de Dados. O Gestor
controla todas as pesquisas (queries) solicitadas pelos utilizadores no modo
interactivo, os acessos do compilador DML, os acessos feitos pelo
Processador de Base de Dados ao Dicionrio de Dados e tambm aos
prprios dados.

O Compilador DDL (Data Definition Language) processa as definies do


esquema da Base de Dads, acedendo quando necessrio o Dicionrio de
Dados da Base de Dados.

O Dicionrio de Dados contm o esquema da Base de Dados, as suas


tabelas, ndices, forma de acesso e relacionamentos existentes.

O Processador da Base de Dados manipula requisies prpria Base


de Dados em tempo de execuo. o responsvel pelas actualizaes e
integridade da Base de Dados.

O Processador de Pesquisas (queries) dos utilizadores analisa as


solicitaes, e se estas forem consistentes, acciona o Processador da Base
de Dados para o acesso efectivo aos dados.

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

Sumrio de Aprendizagem

No final deste mdulo deve ser capaz de


Saber as caractersticas de Uma folha de clculo;
Compreender as vantagens e desvantagens de uma folha de clculo;
Saber criar, gravar e editar uma folha de clculo;
Saber criar grficos com recurso a modelos pr definidos;
Preparar contedos das folhas de clculo para a internet.

Perceber as caractersticas das Base de Dados;


Saber as vantagens de desvantagens das Base de Dados;
Saber o seu modo de funcionamento;
Compreender os seus componentes assim como a sua manuteno;
Publicar contedos das Base de Dados na Internet.

Notas:

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Bibliografia

http://centria.di.fct.unl.pt/~mvc/icp/Excel1_2005_2006.pdf
http://www2.uac.pt/bibliopac/bits_e_bytes/AO_12_5_07_armando.pdf
http://www.scribd.com/doc/22174816/Excel
http://www.portalwebmarketing.com/Tecnologia/mdr_introducao_mod
elo_dados_relacional_indice/mdr_vantagens_e_desvantagens_sistema
s_base_dados/tabid/656/Default.aspx
http://office.microsoft.com/pt-pt/excel-help/como-colocar-dados-do-
excel-na-web-HP005267398.aspx

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

Exerccios /
Treinos
Notas
Manual do Formando

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

Questes de Verificao

Exerccios Folha de Clculo

Questo n 1: As folhas de clculo so ferramentas informticas que nos


permitem efectuar todos os clculos desejados, de forma simples e
relacion-los ou lig-los. (Verdadeiro/Falso)

Questo n 2: Uma folha de clculo estruturada em colunas.


(Verdadeiro/Falso)

Questo n 3: Umas das desvantagens das folhas de clculo que no


podem ser copiadas. (Verdadeiro/Falso)

Questo n 4: Os separadores de folhas servem para nos deslocarmos


entre as folhas. (Verdadeiro/Falso)

Questo n 5: A formatao de uma folha de clculo o processo de


criao e alterao do aspecto da folha. (Verdadeiro/Falso)

Questo n 6: Um grfico uma representao esquemtica de valores


numricos. (Verdadeiro/Falso)

Questo n 7: Enumere 3 tipos de grficos que podem ser feitos no Excel.

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Informtica Folha de Clculo e
Base de Dados

Exerccios Base de Dados

Questo n 1: Enumere duas vantagens das Base de Dados.

Questo n 2: Enumere 2 desvantagens das Base de Dados.

Questo n 3: Um registo de uma Base de Dados a informao


respeitante a um elemento do ficheiro. (Verdadeiro/Falso)

Notas:

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