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Elaborado por:
Grupo de Trabajo PGD-eL (Grupo de trabajo sobre la propuesta del Cuadro de clasificacin del archivo municipal,
el ndice de series documentales y Modelo de poltica de gestin documental municipal)
Coordinacin de contenidos:
Direccin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (DTIC)
Edita:
Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas
Secretara General Tcnica
Subdireccin General de Informacin,
Documentacin y Publicaciones
Centro de Publicaciones
NIPO: 630-16-002-0
El presente documento est bajo la licencia Creative Commons Reconocimiento-Compartir Igual versin 4.0
Espaa.
Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los trminos de la licencia de esta obra.
Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor
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Del contenido de este documento son responsables las entidades que lo han elaborado.
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Contenido
0. INTRODUCCIN ................................................................................... 6
1. POLTICA DE GESTIN DE DOCUMENTOS ELECTRNICOS .......... 7
1.1. Referencias ......................................................................................................................7
1.2. Alcance de la Poltica....................................................................................................7
1.3. Datos identificativos la Poltica..................................................................................8
1.3.1. Perodo de validez ..................................................................................................8
1.3.2. Identificador del gestor de la Poltica ...............................................................8
1.4. Roles y responsabilidades ..........................................................................................8
1.4.1. Actores ......................................................................................................................8
1.4.2. Responsabilidades .................................................................................................9
1.5. Procesos de gestin documental ..............................................................................9
1.5.1. Captura ....................................................................................................................11
1.5.1.1. Fecha de captura ...............................................................................................12
1.5.2. Registro ...................................................................................................................15
1.5.2.1. Documentacin en soporte papel .................................................................17
1.5.2.2. Metainformacin del asiento registral y de los documentos anexos .18
1.5.3. Clasificacin ..........................................................................................................19
1.5.4. Descripcin ............................................................................................................21
1.5.4.1. Orientaciones y requisitos tenidos en cuenta para la construccin de
un esquema de metadatos ............................................................................................21
1.5.5 Copia autntica ......................................................................................................24
1.5.6. Acceso .....................................................................................................................25
1.5.7. Calificacin.............................................................................................................26
1.5.8. Gestin ....................................................................................................................26
1.5.9. Valoracin...............................................................................................................26
1.5.10. Dictamen ...............................................................................................................27
1.5.11. Conservacin ......................................................................................................27
1.5.12. Transferencia.......................................................................................................27
1.5.13. Destruccin o eliminacin ...............................................................................28
1.6. Asignacin de metadatos ..........................................................................................30
1.7. Documentacin.............................................................................................................31
1.8. Formacin ......................................................................................................................31
1.9. Supervisin y auditora ..............................................................................................31
1.10. Gestin de la Poltica ................................................................................................31
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0. INTRODUCCIN
0. La Estrategia TIC AGE 2015-2020 contempla, en la lnea de accin 5, la necesidad de
facilitar la creacin de equipos interdisciplinares para el diseo de los servicios digitales.
En el subsector local se han de buscar espacios de convergencia entre Archiveros,
Informticos y Secretarios municipales, desde una aproximacin multidisciplinar que facilite
una visin completa de los aspectos de la tcnica archivstica y documental, de las TIC y de
los aspectos jurdicos de cualquier poltica pblica encaminada a la implantacin efectiva de la
Administracin digital. Desde ese convencimiento, el pasado 28 de abril de 2016 se constituy
en el Ayuntamiento de Tavernes de la Valldigna (Valencia) un equipo multidisciplinar que ha
redactado el presente documento, junto con un modelo de Cuadro de Clasificacin, con el fin
de ponerlos a disposicin de todos los municipios espaoles a los que pueda resultar de
utilidad y, al tiempo, recibir aportaciones que lo mejoren. En este sentido, el equipo solicita que
las aportaciones se dirijan a la siguiente direccin de correo electrnico: a001@tavernes.org.
Hay que resaltar el consenso alcanzado por los tres sectores profesionales implicados
(Colegio de Secretarios, Interventores y Tesoreros de Administracin Local de la provincia de
Valencia, Asociacin de Tcnicos de Informtica de Administracin Local y Asociacin de
Archiveros y Gestores de Documentos Valencianos) respecto a la centralidad de la gestin
documental en la Administracin digital.
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3. Para el desarrollo del contenido de esta Poltica, se han tenido en cuenta las siguientes
normas y buenas prcticas:
- Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases de Rgimen Local.
- Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de
Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales.
- Modelo de Poltica de gestin de documentos electrnicos. Direccin General de
Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administracin Electrnica.
(http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad
_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html#POLITICAGESTION)
- ISO 15489. Informacin y documentacin. Gestin documental.
- UNE-ISO/TR 18492 IN: Conservacin a largo plazo de la informacin basada en
documentos.
- UNE-ISO 30300. Informacin y documentacin. Sistemas de gestin para los documentos.
- UNE-ISO 23081. Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos.
Metadatos para la gestin de documentos.
- UNE-ISO7TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo
para la gestin de documentos.
- UNE 139803:2012. Requisitos de Accesibilidad para contenidos en la web.
4. Otras referencias consideradas en la elaboracin de esta Poltica son:
- Resolucin de 28 de junio de 2012, de la Secretara de Estado de Administraciones
Pblicas, por la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Poltica de
gestin de documentos electrnicos.
- Gua de aplicacin de la NTI de Poltica de Gestin de documentos electrnicos.
- Poltica de Gestin de Documentos Electrnicos del MinHap.
- Esquema de metadatos para la Gestin del Documento Electrnico.
Nombre del gestor El titular del rgano con competencia y funcin especficas
en la gestin de documentos y archivos de la entidad
Direccin de contacto
Identificador del gestor Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina
extrado del Directorio Comn de Unidades Orgnicas y
Oficinas (DIR3)
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1.4.2. Responsabilidades
13. A continuacin se describen los roles y responsabilidades de los actores antes
mencionados.
- Aprobacin e impulso de la Poltica: Alcalde/Presidente.
- Aplicacin de la poltica: responsables de procesos de gestin de la entidad. Los titulares
de aquellas unidades o centros directivos que tengan asignadas por norma las funciones
de las que se derivan los diferentes procesos de gestin. Jefes de las estructuras
organizativas (unidades, secciones, equipos, actividades y negociados) en el mbito de
los procesos de gestin de su competencia.
- Planificacin, implantacin y administracin del programa de tratamiento de documentos
electrnicos: personal responsable, cualificado, dedicado e instruido en gestin y
conservacin documental y que participar en el diseo, implementacin y actualizacin
de los sistemas de gestin y conservacin documental.
Servicio de archivo y gestin de documentos del organismo o entidad.
Secretara General.
Servicios informticos para el tratamiento de los documentos; en particular, el
responsable del sistema.
Equipo de coordinacin del Plan de Implantacin de la Administracin Electrnica
(PIAE).
- Ejecucin: personal implicado en tareas de tratamiento de documentos, es decir, personal
que crea, recibe y mantiene documentos como parte de su labor diaria.
- Formacin de usuarios en materia de gestin de documentos: profesionales de la gestin
de archivos y documentos y Secretario General.
14. Los procesos de gestin que generen documentos y expedientes electrnicos de la entidad
deben aplicar esta poltica y el programa de tratamiento de documentos electrnicos de que se
disponga, que garantice su materializacin. Las caractersticas y funcionalidades de los
sistemas de gestin de documentos se definen a continuacin, aclarando previamente que la
gestin de documentos electrnicos debe comprender dos momentos:
- Un primer momento, en el que los documentos todava no han alcanzado su estado
definitivo. En esta etapa, los documentos son objetos dinmicos de informacin, creados
mediante diversas aplicaciones, admiten versiones y cambios y est previsto que su
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1.5.1. Captura
21. Es necesario precisar el significado del trmino captura de acuerdo con la documentacin
oficial existente. Para ello, se tienen en cuenta las siguientes definiciones:
- El trmino captura se define en el vocabulario de la Gua de aplicacin de la NTI de
expediente electrnico como: Proceso de gestin de documentos que seala la
incorporacin de un documento a un sistema de gestin de documentos. En el momento
de captura se crea la relacin entre el documento, su productor y el contexto en que se
origin, que se mantiene a lo largo de su ciclo de vida.
- Asimismo, la NTI de Poltica de gestin de documentos aplica este trmino para identificar
uno de los procesos de gestin documental a que hace referencia su apartado VI,
indicando que este proceso incluir el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios
definidos en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
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- La Gua de aplicacin de esta Norma Tcnica identifica diversas fases en la gestin de los
documentos electrnicos que constituyen su ciclo de vida. La captura es la primera de
ellas y se describe en estos trminos:
Fase de captura. Posterior a la propia creacin o produccin del documento, bien por
parte de un ciudadano o internamente en una organizacin, la captura supone su
incorporacin al sistema de gestin de documentos de una organizacin.
La captura del documento en el sistema de gestin de documentos de la organizacin
incluira los procesos de registro e incorporacin de los documentos en el sistema de
gestin de documentos de la organizacin, y, como accin de especial relevancia,
incluira la asignacin de los metadatos y, si procede, la firma del documento por parte
de la organizacin (por ejemplo, un sello electrnico por parte de una organizacin en
un Registro de Entrada). Esta captura del documento, puede venir precedida por una
digitalizacin (segn lo dispuesto en la NTI de Digitalizacin de Documentos) o por un
proceso de conversin de formato del documento (segn lo dispuesto en la NTI de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos), en
caso necesario.
Esta misma gua de aplicacin, al entrar a detallar los procesos de gestin de documentos
explica la naturaleza del proceso de captura de los mismos, cuya funcionalidad radica en
dotarlos de un identificador nico y sealar su entrada en el SGDE, a la vez que se establece
una relacin entre el documento, su productor o creador y el contexto en que se origin. Esto
se consigue mediante la asignacin de los metadatos mnimos obligatorios definidos en la NTI
de Documento Electrnico.
La captura de un documento electrnico, adems, y siguiendo esta misma gua de aplicacin,
se completa con otros procesos y operaciones de gestin de documentos, tales como el
registro, la clasificacin o su inclusin en un expediente electrnico, tal y como se indica en la
NTI de Expediente Electrnico.
- Las definiciones vertidas hasta aqu acerca del proceso de captura de documentos
parecen claras en tanto, de forma resumida, apuntan al momento en que el SGDE de una
organizacin incorpora un documento para su gestin, esto es, ste empieza a existir, es
identificado de forma unvoca y lleva aparejados los metadatos que lo dotan de contexto
de creacin y gestin.
- Se mencionan, adems, otros procesos y operaciones conexos, que pueden darse o no, y
que completaran este proceso de captura, tales como el registro y la clasificacin de los
documentos, o su vinculacin con un expediente electrnico.
- Este concepto de captura da por sentado que el proceso tiene lugar en un escenario en el
que:
La organizacin tiene operativo un SGDE
Este SGDE da cobertura a toda la organizacin
La operacin de registro es independiente de la captura, ya que puede darse o
no.
Si la operacin de registro del documento se da, se produce en el propio seno
de la organizacin que lo va a gestionar mediante su SGDE.
1.5.1.1. Fecha de captura
22. Se debe definir con precisin el concepto de captura, que va ms all de la mera discusin
terminolgica, sobre todo desde el momento en que se tiene que concretar al asignar uno de
los metadatos obligatorios del documento electrnico: FechaCaptura.
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23. Al hablar de captura, por tanto, debera determinarse, en primer lugar, si se est hablando
de un proceso, como as parece, o de una accin u operacin (se habla de punto de captura).
24. Por otra parte, debe tenerse en cuenta que la operacin de registro puede:
- Tener o no lugar, es decir, no todos los documentos administrativos que se capturan son o
tienen que ser registrados.
- Tener lugar con carcter previo a la captura del documento (registro de entrada).
- Tener lugar con carcter sucesivo a la captura del documento (registro de salida).
25. Razones por las que las operaciones de captura y registro administrativo de documentos, a
nuestro juicio, deberan desligarse.
26. Esto nos lleva de nuevo a la discusin de los valores a asignar en los metadatos de
documento-e rgano (crea o captura el documento) y FechaCaptura.
Nuestra propuesta es que la captura tecnolgica o instrumental del documento (digitalizacin
del mismo) es diferente de su captura documental por el SGDE (entrada en el SGDE de una
organizacin) y se puede dar en la misma fecha o en fecha diferente, siendo FechaCaptura la
de incorporacin al SGDE.
27. Consecuentemente con este enfoque, el rgano que captura no tiene por qu ser
necesariamente el que digitaliza y registra, sino que lo es el titular del SGDE que lo va a
identificar de forma unvoca, a incorporar a sus procesos de gestin y a proporcionarle todas
las garantas jurdicas necesarias a lo largo de las fases de su ciclo de vida en que se va a
responsabilizar de su conservacin.
28. Los documentos electrnicos capturados, generados por la propia entidad o procedentes
de otras entidades, seguirn la siguiente codificacin:
El identificador nico asignado a los documentos electrnicos capturados se ajustar a lo
siguiente:
<IDIOMA>_<RGANO>_<AO>_<ID_ESPECFICO>
<IDIOMA> Cdigo del idioma o lengua cooficial del documento:
- ES: espaol
- CA: cataln
- GL: gallego
- EU: vasco
- VA: valenciano
<RGANO> Siguiendo lo establecido en el Directorio Comn (DIR3):
En el caso de documentos del Ayuntamiento L01XXYYY, segn la
definicin prevista en el esquema de metadatos.
<AO> El de captura del documento
<ID_ESPECFICO> Cdigo secuencial asignado automticamente para todos y cada uno
de los documentos del ayuntamiento, que se reiniciar cada 1 de
enero.
Definiremos la codificacin en el esquema de metadatos.
Se sealan a continuacin aquellos metadatos mnimos obligatorios definidos por la NTI del
Documento Electrnico que deben completarse en el momento de la captura del documento,
cuyos valores sera difcil o imposible recuperar en fases posteriores de la gestin documental:
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Reglamento en el que se concreten estas previsiones, lo que impide entender que el ROF
cumpla los requisitos de especificar la unidad responsable de su gestin, la fecha y hora oficial
que lo regir y los das inhbiles.
En la sede electrnica de acceso a cada registro figurar la relacin actualizada de trmites
que pueden realizarse en el mismo.
32. Procedimiento de registro.
Segn el artculo 16.2, los asientos se anotarn respetando el orden temporal de recepcin o
salida de los escritos y comunicaciones, e indicarn la fecha del da de la recepcin o salida.
Concluido el trmite de registro, los escritos y comunicaciones sern cursados sin dilacin a
sus destinatarios y a las unidades administrativas correspondientes desde el registro en que
hubieran sido recibidas.
El artculo 153 del ROF concreta estos requisitos de la siguiente forma:
Los asientos del Registro contendrn referencia exacta de cada uno de los documentos que se
remitan desde las oficinas locales o que en ellas se reciban.
Los asientos de entrada debern hacer constar los siguientes extremos:
a) Nmero de orden correlativo.
b) Fecha del documento, con expresin del da, mes y ao.
c) Fecha de ingreso del documento en las oficinas del Registro.
d) Procedencia del documento, con indicacin de la autoridad, Corporacin o persona
que lo suscribe.
e) Extracto, resea o breve referencia del asunto comprendido en el cuerpo del escrito
registrado.
f) Negociado, Seccin o dependencia a que corresponde su conocimiento.
g) Resolucin del asunto, fecha y autoridad que la haya dictado, y
h) Observaciones para cualquier anotacin que en caso determinado pudiera convenir.
Los asientos de salida se referirn a estos conceptos:
a) Nmero de orden.
b) Fecha del documento.
c) Fecha de salida.
d) Autoridad, Negociado, Seccin o dependencia de donde procede.
e) Autoridad, Corporacin o particular a quien se dirige.
f) Extracto de su contenido.
g) Referencia, en su caso, al asiento de entrada, y
h) Observaciones.
Los asientos han de practicarse de forma clara y concisa, sin enmiendas ni raspaduras que, si
existieren, sern salvadas. En el registro electrnico, esta norma supone la imposibilidad de
borrar los errores, que habrn de ser salvados con un asiento inverso que recoja la incidencia.
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En cuanto al registro de salida, no est de ms recordar que el artculo 192 del ROF dice que
las comunicaciones que se dirijan a las autoridades sern firmadas por los Presidentes de las
Corporaciones, y las dems que den traslado de acuerdos o resoluciones, por el responsable
de la Secretara. Esta norma refuerza la necesidad de atribuirle un sello de rgano con el fin de
automatizar las notificaciones.
El artculo 16.3 reproduce, ms o menos, lo dispuesto en el 153 del ROF: el registro
electrnico de cada Administracin u organismo garantizar la constancia, en cada asiento que
se practique, de un nmero, epgrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y
hora de su presentacin, identificacin del interesado, rgano administrativo remitente, si
procede, y persona u rgano administrativo al que se enva, y, en su caso, referencia al
contenido del escrito o comunicacin que se registra. Para ello, se emitir automticamente un
recibo consistente en una copia autenticada del escrito, solicitud o comunicacin de que se
trate, incluyendo la fecha y hora de presentacin y el nmero de entrada de registro, as como
un recibo acreditativo de los documentos que, en su caso, acompaan a la solicitud, escrito o
comunicacin que garanticen la integridad y el no repudio de los mismos.
Segn el artculo 16.4, las solicitudes, escritos y comunicaciones que los interesados dirijan a
los rganos de las Administraciones Pblicas podrn presentarse:
a) En el registro electrnico de cualquier Administracin u Organismo, as como en los
registros electrnicos de los sujetos a los que se refiere el artculo 2 de esta Ley. Este
artculo remite, a su vez, al artculo 2 de la Ley de Rgimen Jurdico del Sector Pblico,
que son los siguientes:
- La Administracin General del Estado.
- Las Administraciones de las Comunidades Autnomas.
- Las Entidades que integran la Administracin Local.
- El sector pblico institucional, integrado por los organismos pblicos y entidades de
derecho pblico vinculados o dependientes de las Administraciones Pblicas; las
entidades de derecho privado vinculadas o dependientes de las Administraciones y las
Universidades pblicas.
b) En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
c) En las representaciones diplomticas u oficinas consulares de Espaa en el
extranjero.
d) En las oficinas de asistencia en materia de registros.
e) En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Por tanto, el registro electrnico del Ayuntamiento deber posibilitar esta intercomunicacin.
1.5.2.1. Documentacin en soporte papel
33. Todo documento en soporte papel que se presente en las Oficinas de Registro del
Ayuntamiento deber producir un asiento registral y la copia a devolver al interesado deber
llevar el correspondiente acuse de recibo que acredite la presentacin del mismo, salvo que no
pudiera obtenerse en el momento, en cuyo caso se deber estampar en dicha copia un sello
de registro en el que figure la fecha de entrada del documento.
La digitalizacin de documentos aportados por los ciudadanos y su copia autntica se harn
de acuerdo con lo previsto en los apartados 52 y 53.
Recibida la documentacin se proceder a realizar el asiento registral, cumplimentando los
datos solicitados por la aplicacin informtica de acuerdo con la informacin disponible en las
oficinas de registro.
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1.5.3. Clasificacin
36. La clasificacin funcional de los documentos y o bien expedientes atender al cuadro de
clasificacin e ndice de series documentales del Ayuntamiento. A efectos orientativos, se
incluye un Anexo 1 con una propuesta de Cuadro de Clasificacin Funcional e ndice de Series
Documentales.
37. Los expedientes electrnicos y agregaciones de documentos electrnicos producidos por
la entidad atendern a los siguientes criterios de formacin y patrones
a) Expedientes:
(Se ha eliminado el adjetivo electrnico, ya que segn la Ley, el expediente es, por definicin,
electrnico).
Segn el artculo 70 de la Ley 39/2015 es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones
que sirven de antecedente y fundamento a la resolucin administrativa, as como las
diligencias encaminadas a ejecutarla. Se formarn mediante la agregacin ordenada de
cuantos documentos, pruebas, dictmenes, informes, acuerdos, notificaciones y dems
diligencias deban integrarlos, as como un ndice numerado de todos los documentos que
contenga cuando se remita. Asimismo, deber constar en el expediente copia electrnica
certificada de la resolucin adoptada.
Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrnico, se har de
acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes
Normas Tcnicas de Interoperabilidad, y se enviar completo, foliado, autentificado y
acompaado de un ndice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La
autenticacin del citado ndice garantizar la integridad e inmutabilidad del expediente
electrnico generado desde el momento de su firma y permitir su recuperacin siempre que
sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes
electrnicos.
No formar parte del expediente administrativo la informacin que tenga carcter auxiliar o de
apoyo, como la contenida en aplicaciones, ficheros y bases de datos informticas, notas,
borradores, opiniones, resmenes, comunicaciones e informes internos o entre rganos o
entidades administrativas, as como los juicios de valor emitidos por las Administraciones
Pblicas, salvo que se trate de informes, preceptivos y facultativos, solicitados antes de la
resolucin administrativa que ponga fin al procedimiento.
Segn el artculo 26.2 de la Ley 39/2015 y el Apartado IV de la NTI de documento electrnico,
para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos administrativos debern:
a) Contener informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrnico
segn un formato determinado susceptible de identificacin y tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificacin que permitan su individualizacin, sin perjuicio
de su posible incorporacin a un expediente electrnico.
c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Incorporar los metadatos mnimos exigidos.
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- Aunque no tengan firma, los documentos pueden tratarse mediante un hash, que
garantizara, al menos, su integridad.
- El ndice electrnico recogera el identificador, la huella, la fecha de los documentos y el
orden dentro de la agrupacin
- La agrupacin debera de tener asignados metadatos anlogos a los obligatorios de
expediente electrnico.
1.5.4. Descripcin
38. La descripcin de los documentos y expedientes electrnicos permitir la recuperacin de
los mismos y su contexto, y atender a la aplicacin del esquema de metadatos.
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42. Siempre que sea posible, se deber evitar introducir ningn elemento nuevo, porque
reduce la interoperabilidad.
En consecuencia, si fuera necesario introducir algn cambio, se limitaran a introducir:
- mejoras especficas (subelementos adicionales).
- esquemas codificados especficos, por ejemplo listas controladas de trminos, reglas
sobre como introducir nombres, fechas, etc.
1.5.4.2. Consideraciones sobre el esquema institucional de metadatos
43. Una vez que se ha llegado al consenso de adoptar el e-EMGDE como esquema de
metadatos del que extraer aqullos que va a implementar el Ayuntamiento para sostener el
conjunto de procesos de gestin de documentos electrnicos. Para ello, habra que hacer una
serie de consideraciones:
- Hay que tener en cuenta que, independientemente de la calificacin que cada metadato
reciba dentro del e-EMGDE en cuanto a la obligatoriedad de su implementacin
(obligatorio, condicional, opcional), todos ellos, a excepcin de los recogidos como
obligatorios en las NTI de documento y expediente electrnicos, son
COMPLEMENTARIOS a efectos de intercambio, lo que significa que ninguna organizacin
est obligada a adoptarlos ni a procesarlos y que pueden ser modificados en el tiempo.
- A pesar de ello, se ha considerado dentro del grupo de trabajo de la PGD-eL que se debe
adoptar un acuerdo de metadatos complementarios mnimos necesarios para la gestin de
documentos y expedientes electrnicos durante la parte del ciclo de vida que se desarrolle
dentro de la entidad, esto es, en sus fases activa y semiactiva. La relacin de metadatos
que se proponga para complementar este conjunto de metadatos imprescindibles para la
gestin de documentos quedar como recomendacin a partir de la cual cada unidad
administradora de sistemas deber adoptar las soluciones que estime ms operativas.
- En este sentido, nos movemos en una franja difcil, ya que, en rigor, el e-EMGDE
establece que las organizaciones que utilicen el presente esquema de metadatos deben
implementar los elementos y sub-elementos obligatorios en las condiciones citadas [] y
con las condiciones de uso que se indican [], mientras que, como se ver a
continuacin, a lo largo de esta propuesta se pondrn de manifiesto algunas discrepancias
con alguno de los planteamientos del propio esquema.
- Otro aspecto crucial a valorar dentro del grupo de trabajo, y que ha determinado en parte
los metadatos que conforman el esquema institucional as como sus condiciones de
aplicacin, es la adopcin de una aproximacin mono-entidad o multi-entidad.
- Aunque es incuestionable que para la correcta y completa gestin de documentos y
expedientes electrnicos cualquier desarrollo se va a tener que realizar en un escenario
multi-entidad (documento/expediente, rgano, procedimiento, clasificacin-calificacin), de
eso no se deriva necesariamente que los atributos (no metadatos) que describan esas
entidades lgicas deban extraerse del e-EMGDE, si bien el uso de metadatos
normalizados en un esquema multi-entidad permitira garantizar la integridad de la
informacin, as como la ausencia de informacin repetida en la base de datos. En
cambio, a nuestro juicio una aproximacin multi-entidad exige un mayor esfuerzo de
desarrollo, y puede no ser viable en todos los organismos. Asimismo, se debe procurar
minimizar el impacto de la implantacin del esquema institucional de metadatos en las
actividades que conforman los procesos de gestin de documentos desde su fase de
creacin hasta su fase semiactiva, mediante la adopcin de un esquema de metadatos
que posibilite en la medida de lo posible la automatizacin de los mismos.
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44. Todo esquema de metadatos debe tender a una orientacin multi-entidad, puesto que los
documentos se producen en un contexto determinado, el de los procesos de gestin, sobre los
que interactan las restantes entidades:
Agentes (las unidades administrativas que intervienen en la tramitacin, sus
responsables, los interesados, otras organizaciones).
Actividades (incluyendo tanto los diferentes procesos de gestin en los que se
insertan los documentos como los propios procesos necesarios para una correcta
gestin documental: captura, clasificacin, descripcin y calificacin).
Regulaciones (esto es, el marco normativo que habilita para que una determinada
actuacin administrativa tenga lugar).
No obstante, a pesar de su clara orientacin multi-entidad, el e-EMGE permite una
implementacin mono-entidad, al objeto de minimizar el esfuerzo de desarrollo, sin exigir
necesariamente la implementacin de las 5 entidades de e-EMGDE. Esta ha sido nuestra
opcin, centrndonos en la entidad documento sin renunciar por ello a fijar las relaciones con
otras entidades cuyo control se llevar mediante algunos metadatos u otros instrumentos de
descripcin ajenos a este esquema.
El esquema se aplica a la entidad documento entendida como toda informacin estructurada
en cualquier formato creada, recibida y mantenida como evidencia por una organizacin o
persona en cumplimiento de obligaciones legales o para actuaciones de gestin. Las
categoras que se contemplan para este tipo de entidad son:
Categora Descripcin
Conjunto de fondos que estn vinculados por pertenecer a una jurisdiccin o
Grupo de fondos sector especfico, por realizar unas funciones similares o por razones de
custodia.
Conjunto de documentos producidos o recibidos por un Agente en el ejercicio
Fondo
de sus funciones o actividades.
Conjunto de documentos producidos o recibidos por uno o varios agentes, que
Serie
son testimonio continuado de una o varias actividades.
Conjunto de documentos creado al margen de un procedimiento reglado, que
Agregacin ha sido formado mediante agregacin como secuencia de actuaciones
coherentes que conducen a un resultado especfico
Conjunto de documentos electrnicos correspondientes a un procedimiento
Expediente
administrativo cualquiera que sea el tipo de informacin que contenga.
Documento
Unidad mnima de la entidad Documento.
simple
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47. Para la descripcin de los documentos y expedientes se tendrn en cuenta los siguientes
recursos:
- Tesauros.
- Vocabularios.
- ndices de materias
- Otros.
48. A medida que se desarrollen este tipo de recursos y se utilicen para la gestin documental,
se aadirn como anexo al documento, de manera que su actualizacin o alteracin no
supondr modificacin del documento de poltica de gestin de documentos electrnicos.
49. Para mayor claridad, en el Anexo 3: Perfil de aplicacin del ayuntamiento (subconjunto
dele-EMGDE), se detallan los metadatos mnimos obligatorios en la NTI de documento
electrnico y expediente electrnico.
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52. Se podrn realizar copias autnticas mediante funcionario habilitado o mediante actuacin
administrativa automatizada, con el sello de rgano asignado al Secretario municipal. Las
copias se efectuarn cumpliendo lo previsto por la Norma Tcnica de Interoperabilidad de de
Procedimientos de copiado autntico y conversin entre documentos electrnicos, aprobada
por Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica,
publicada en el BOE nmero 182, de 30 de julio de 2011, que establece las reglas para la
generacin de copias electrnicas autnticas, copias papel autnticas de documentos pblicos
administrativos electrnicos y para la conversin de formato de documentos electrnicos.
53. A los efectos de efectuar copias autnticas digitales, en funcin del estado de los recursos
tecnolgicos disponibles en el Ayuntamiento, se podr optar por la digitalizacin y copia
autntica inmediata, con devolucin del original al interesado, o por reservar el original para su
digitalizacin y copia autntica, con devolucin posterior al interesado. Cuando la devolucin
del original no sea inmediata, se debern adoptar medidas para la custodia de la
documentacin original, identificndola provisionalmente mediante un sistema de cartulas o
separadores, en tanto se sustancia el proceso de copiado autntico.
El copiado autntico no slo se producir en el registro de entrada, sino tambin (siguiendo el
mismo protocolo) en determinados momentos de tramitacin (fase de ordenacin), cuando sea
preciso convertir un original o copia papel a documento electrnico.
En coherencia con ello, la asignacin de metadatos responder al siguiente esquema:
1.5.6. Acceso
54. En relacin con el acceso, a los documentos y expedientes electrnicos les son aplicables
las medidas de proteccin de la informacin previstas en el anexo II del Esquema Nacional de
Seguridad; en particular, Datos de carcter personal [mp.info.1] y Calificacin de la
informacin [mp.info.2], sin perjuicio de otras medidas de ese captulo que puedan ser de
aplicacin a la luz de la categorizacin del sistema y de la calificacin de la informacin, y de
las medidas relativas al control de acceso [op.acc]. En consecuencia el acceso a los
documentos y expedientes electrnicos estar sometido a un control de acceso en funcin de
la calificacin de la informacin y de los permisos y responsabilidades del actor en cuestin y
contemplar la trazabilidad de las acciones que se realicen sobre cada uno de los documentos
y expedientes electrnicos y sus metadatos asociados, siguiendo lo establecido en la poltica
de seguridad de la entidad (aplicacin el RD 3/2010 ENS) y en particular a lo previsto sobre
control de acceso.
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1.5.7. Calificacin
55. Confluyen aqu dos acepciones de calificacin; una desde la perspectiva archivstica y
otra desde la perspectiva de seguridad (ENS).
Siempre que se trate de la calificacin de la informacin desde la perspectiva de la seguridad
se incluir la referencia a la medida [mp.info.2].
56. Documentos esenciales. Se entiende por documentos esenciales aqullos que resultan
indispensables para que la entidad pueda alcanzar sus objetivos, cumplir con sus obligaciones
diarias de servicio, respetar la legalidad vigente y los derechos de las personas. La
categorizacin del sistema (ENS, Anexo I), el Anlisis de riesgos [op.pl.1] y la Calificacin de
la informacin [mp.info.2] aportarn criterios para identificar documentos esenciales y las
medidas de seguridad y nivel requerido aplicables. Los documentos electrnicos que cumplan
las siguientes caractersticas sern calificados como esenciales:
- Libros de Actas, de Resoluciones, de Inventarios, de Contabilidad, de Tesorera y
Recaudacin, Registros de Intereses y similares.
- Documentos que informan de las directrices, estrategias y planificacin de la entidad. En
particular, Presupuesto General, Instrumentos de planeamiento urbanstico, Planes de
Ordenacin de RRHH, Relacin de Puestos de Trabajo y similares.
- Ttulos de carcter jurdico de la entidad: documentos que recogen derechos legales y
econmicos y patrimoniales tanto de la propia entidad como de cada uno de sus
trabajadores: ttulos de propiedad, nminas, documentos de la seguridad social.
- Planos del edificio e instalaciones y documentacin sobre el funcionamiento de sus
sistemas.
- Inventario del equipamiento de todas las instalaciones de la entidad.
- Inventario de todos los sistemas electrnicos de informacin de la entidad.
- Convenios y acuerdos.
1.5.8. Gestin
57. La gestin de los documentos calificados como esenciales pasar por:
- El sistema de realizacin de copias de seguridad permitir, en cualquier momento, la
obtencin de una copia electrnica autntica segn lo dispuesto en el procedimiento de
copiado autntico de la entidad.
- Tratamiento y conservacin, en su caso de original y copia, segn lo establecido en el
procedimiento de conservacin. No siempre se conservar el documento en soporte
papel, puesto que se prev que el ciudadano pueda presentarlo y retirarlo.
- Con esta finalidad, se debe prever la posibilidad de una nube especfica para el
almacenamiento de copias de seguridad de los documentos calificados como esenciales.
Lgicamente, dicha nube habr de ser corporativa, tendr que alojarse en un Centro de
Proceso de Datos bajo el exclusivo control del Ayuntameinto y con todas las medidas de
seguridad requeridas por el apartado 5.7.7 Copias de seguridad (backup) [mp.info.9] del
ENS.
1.5.9. Valoracin
58. La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos
producidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos,
y que dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y
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acceso de las series documentales estudiadas, de acuerdo con las Tablas de Valoracin
Documental elaboradas por la Comunidad Autnoma.
La valoracin documental es un proceso para determinar los valores de los documentos
producidos y o bien conservados por la entidad, a travs del anlisis contextual de los mismos,
y que dar como resultado el establecimiento de plazos de conservacin, transferencia y
acceso de las series documentales estudiadas.
La serie documental se constituye como la unidad de trabajo de la valoracin, pues los valores
primarios y secundarios, as como los plazos de conservacin o vigencia y los trminos de
disposicin que se asignan durante el proceso de valoracin, no podran ser fijados para
documentos o expedientes individualmente considerados.
VALORES PRIMARIOS
Administrativo Sirve como testimonio de los procedimientos y actividades de la
administracin que los ha producido
Jurdico/Legal Aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados
por el derecho comn y que sirve de testimonio ante la Ley
Fiscal Es el que sirve de testimonio de obligaciones tributarias
Contable El que puede servir de explicacin o justificacin de operaciones
destinadas al control presupuestario
VALORES SECUNDARIOS
Informativo Aqul que sirve de referencia para la elaboracin o reconstruccin de
cualquier actividad de la Administracin y que tambin puede ser
testimonio de la memoria colectiva
Histrico El que posee un documento como fuente primaria para la Historia
1.5.10. Dictamen
59. La Junta Calificadora de Documentacin Administrativa de la Comunidad Autnoma, como
autoridad calificadora emite, en funcin de los plazos de conservacin propuestos o
resultantes del proceso de valoracin documental, un dictamen favorable o desfavorable
referido a la transferencia, eliminacin o acceso de las series documentales que queda
recogido en el Calendario de Conservacin de documentos de la entidad.
1.5.11. Conservacin
60. La conservacin de los documentos y expedientes electrnicos atender a los plazos
legales y en su caso a los establecidos en el dictamen de la autoridad calificadora y a lo
dispuesto en la estrategia de conservacin implantada: Atendiendo a lo dispuesto en el
Esquema Nacional de Seguridad (ENS), y proporcionalmente a los riesgos a los que estn
expuestos los documentos, la entidad elaborar un plan de continuidad para preservar los
documentos y expedientes electrnicos conservados, as como sus metadatos asociados, que
incluir lo previsto sobre Copias de seguridad (backup) [mp.info.9]; junto con las medidas de
proteccin de la informacin [mp.info], de proteccin de los soportes de informacin [mp.si], y,
en cualquier caso, de proteccin de datos de carcter personal segn lo dispuesto en la Ley
Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre y normativa de desarrollo.
1.5.12. Transferencia
61. La transferencia de documentos y expedientes electrnicos dentro del Ayuntamiento ser
una mera transferencia de las responsabilidades en cuanto a su custodia, puesto que el SGDE
es nico. El cambio de custodia se realizar del siguiente modo, teniendo presente las
medidas de Proteccin de los soportes de informacin [mp.si] previstas en el ENS, en
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Borrado de nivel 0: remocin de los documentos empleando comandos estndar del sistema
operativo. Este procedimiento no proporciona ninguna garanta frente a la revelacin no
autorizada de la informacin.
Borrado de nivel 1: es la remocin de los datos o documentos sensibles de un soporte de
almacenamiento de tal manera que hay seguridad de que los datos no podrn ser
reconstruidos utilizando las funciones normales del sistema o programas de recuperacin de
archivos. Los datos an podran ser recuperables, pero ello requerira tcnicas especiales de
laboratorio o utilidades avanzadas. Una de las formas ms conocidas para realizar un borrado
de nivel 1 es la sobreescritura de datos.
Borrado de nivel 2: es la remocin de datos o documentos sensibles de un dispositivo de
almacenamiento con el objeto de que los datos no puedan ser reconstruidos utilizando alguna
de las tcnicas conocidas. Ejemplos de borrado de nivel 2 seran: desmagnetizar un disco,
ejecutar el comando de borrado seguro del firmware de algunos dispositivos, o cifrar un
soporte de almacenamiento con criptografa fuerte.
Destruccin: El soporte de almacenamiento es fsicamente destruido, lo que impide su
reutilizacin.
Los procedimientos de borrado de documentos electrnicos y el tipo concreto de borrado para
cada tipo de soporte se determinarn teniendo en cuenta los siguientes factores:
1. Nivel de confidencialidad de la informacin recogida en el Documento (Alto,
Medio o Bajo)
2. Nivel LOPD (Alto, Medio o Bajo)
3. Nivel de clasificacin de la informacin (Secreto, Reservado, Confidencial,
Difusin limitada, No restringida).
4. Los soportes de almacenamiento, en funcin de la naturaleza del soporte, el tipo
de acceso al mismo, el uso de tcnicas de duplicacin, la portabilidad, la existencia
de copias o rplicas y la posterior reutilizacin del soporte.
5. Tipo de gestin de los sistemas de informacin (interna o externa).
6. Alcance de la eliminacin (total o parcial).
No se eliminar ningn documento o expediente bajo estos supuestos:
- Est calificado como de valor histrico o de investigacin de acuerdo con lo previsto en
la legislacin vigente al respecto.
- No haya transcurrido el plazo establecido para su conservacin, durante el cual pueda
subsistir su valor probatorio de derechos y obligaciones de personas fsicas o jurdicas.
- No exista dictamen previo de la autoridad calificadora competente.
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1.7. Documentacin
65. Los procesos expuestos en esta pltica deben estar documentados. Se tendrn en cuenta
las directrices que puedan establecer las autoridades calificadoras y archivsticas
competentes, de acuerdo con la legislacin de archivos que se de aplicacin en cada caso.
Se podr incorporar los anexos necesarios para la implementacin de esta PGD-eL bajo el
epgrafe Procesos instrumentales de aplicacin de la PGD-eL, siempre dentro del marco de
sus directrices e instrucciones. Los anexos documentarn los procesos documentales
concretos que lo requieran, de acuerdo con el avance de las nuevas metodologas y
tecnologas y la experiencia aportada.
Concretamente, se sugiere la incorporacin de un anexo de procedimiento instrumental de
digitalizacin y copia autntica en Registro Entrada (especialmente en la devolucin diferida de
originales) y de procedimiento instrumental de asistencia (medios tcnicos) al interesado en la
fase presencial de inicio del procedimiento.
1.8. Formacin
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AGRADECIMIENTOS
El Sr. Alfonso Daz Rodrguez, Jefe de Coordinacin de Archivos del Gobierno del
Principado de Asturias.
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PGD-eL
El cuadro de clasificacin que se presenta pretende mostrar una estructuracin lgica y jerrquica
del conjunto documental producido y recibido por los Ayuntamientos en el cumplimiento de sus
competencias, a partir de las funciones y actividades que tiene encomendadas.
Se trata, por tanto, de establecer en primer lugar cuales son las funciones que se reconocen a
los Ayuntamientos. De la Ley 7/1985 de Bases del Rgimen Local se desprenden las
siguientes:
NIVEL 1. FUNCIONES
GOBERNAR EL MUNICIPIO
ORGANIZAR Y ADMINISTRAR LA GESTION MUNICIPAL
GESTIONAR EL TERRITORIO
GESTINAR LA ACCIN CIUDADANA Y LA PRESTACIN DE SERVICIOS
Luego se establece un segundo nivel que corresponde a las actividades que se siguen para
alcanzar las mencionadas funciones
NIVEL 2. Funciones + Actividades
GOBERNAR EL MUNICIPIO
ACCIN DE GOBIERNO
COMUNICACIN E INFORMACIN
PROTOCOLO
GESTIONAR EL TERRITORIO
FIJACIN DEL TRMINO MUNICIPAL
ORDENACIN DEL TERRITORIO Y PLANEAMIENTO
GESTIN URBANSTICA
GESTIN DE INFRAESTRUCTURAS URBANSTICAS Y TERRITORIALES
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FOMENTO DE LA ECONOMA
PROTECCIN Y DIFUSIN DE LA CULTURA
ORGANIZACIN Y GESTIN DE LAS FIESTAS POPULARES Y ACTOS PBLICOS
ORGANIZACIN Y GESTIN DEL DEPORTE Y OCIO
CONCESIN DE LICENCIAS DE ACTIVIDADES
RECAUDACIN DE TRIBUTOS, TASAS Y PRECIOS PBLICOS
A649 PROTOCOLO
G765 Concesin de honores y distinciones
S700 Expedientes de concesin de honores y distinciones
S042 Libro de honor
S527 Discursos y conferencias
S107 Hermanamientos con otras localidades
S786 Dosieres
S890 Expedientes de actos protocolarios
S148 Saludas y correspondencia
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PGD-eL
L EG PROV CAY
Dnde:
- L: es el primer carcter del cdigo, denota que la unidad tiene como nivel de
administracin, Administracin Local.
- EG: cdigo de 2 dgitos del tipo de entidad geogrfica segn el catlogo de
CAT_ENTIDAD_GEOGRAFICA de DIR3, en este caso tendr valor 01.
- PROV: cdigo de 2 dgitos de la provincia en la que se encuentra la unidad segn el
catlogo de CAT_PROVINCIA de DIR3.
- CAY: cdigo de 4 dgitos del ayuntamiento segn la fuente de provisin de EELL.
Ayuntamiento de ejemplo
L01451685 Ayuntamiento de Toledo
El cdigo de la Raz de los Ayuntamientos embebe el cdigo municipal del INE : 2 dgitos de la
provincia+ 3 dgitos de municipio ms dgito de control; esto es muy til para la
interoperabilidad con las otras aplicaciones y compatible con el Registro de EELL y la BD de
Administracin Local de la que se nutre DIR3. Los dems cdigos por debajo de la raz se
generan automticamente y son secuenciales.
Metadato <ID_PRO_especifico>
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PGD-eL
1. Cuando se conozca el dato se recomienda que sea una rplica del utilizado a nivel interno,
con la siguiente estructura:
La firma del secretario en las resoluciones de rganos unipersonales, con independencia del
ejercicio electrnico de la fe pblica administrativa, servir tambin para verificar el
cumplimiento de lo previsto por el art. 177.1 del RD 2568/1986, de 28 de noviembre, de
Organizacin, Funcionamiento y Rgimen Jurdico de las Entidades Locales.
La captura se refiere a la entrada en un sistema de gestin de documentos electrnicos que
bien pueden ser generados por la entidad o bien pueden proceder de otras entidades. La
descripcin del proceso de captura dentro de la entidad debe contemplar la identificacin de
los documentos y expedientes, el tratamiento de los metadatos mnimos obligatorios y, en su
caso, de los metadatos complementarios y el procedimiento de entrada en el sistema de
gestin de documentos.
Los documentos electrnicos debern ser firmados conforme a la Poltica de firma electrnica
y de certificados en la Administracin General del Estado, a la que este Ayuntamiento se ha
adherido, disponible en http://administracionelectronica.gob.es/ctt/politicafirma, empleando el
sistema de firma adecuado a cada tipo documental en el momento de su captura en el
programa de tratamiento.
Requerir el uso obligatorio de firma por parte de los interesados (art. 11.2 Ley 39/2015):
a) Formular solicitudes.
b) Presentar declaraciones responsables o comunicaciones.
c) Interponer recursos.
d) Desistir de acciones.
e) Renunciar a derechos.
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En estos casos, la firma deber ser cualificada y se admitirn los formatos PAdES, XAdES y
CAdES o los que se incluyan en la Poltica de Firma y Certificados de la AGE.
Los documentos elaborados por el Ayuntamiento requerirn firma electrnica con carcter
general (art. 26.2 Ley 39/2015 y 43 de la Ley 40/2015), salvo que se trate de documentos
electrnicos con carcter meramente informativo, as como aquellos que no formen parte de
un expediente administrativo. En todo caso, ser necesario identificar el origen de estos
documentos (art. 26.3 Ley 39/2015).
En particular, se recomienda el estndar PAdES para la firma de Resoluciones de rganos
unipersonales, emisin de certificados por el Secretario y, en general, para documentos en
formato PDF.
Se utilizar el estndar XAdES para el resto de documentos.
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PGD-eL
- Las tablas aparecen tal y como estn en el e-EMGDE, pero dado que se ha consensuado
aplicar el esquema en modo mono-entidad, se ha borrado todo lo que no era de aplicacin
a ese modo.
- Asimismo, se acuerda que, siguiendo la terminologa de la ISO (International Standards
Organization) en el mbito de la gestin documental, el conjunto de elementos del
esquema de metadatos e-EMGDE que sean seleccionados, as como las reglas o
directrices que se establezcan para su uso, constituirn el perfil de aplicacin del
AYUNTAMIENTO.
De acuerdo con el documento ISO/TC 46/SC 11 N800R1, relativo a orientaciones sobre la
elaboracin de un esquema de metadatos, y que constituye un desarrollo de la norma ISO
23081, un perfil de aplicacin define el uso de los elementos de metadatos incluidos en un
conjunto de elementos. Mientras que un conjunto de elementos establece conceptos,
expresados por los propios elementos de metadatos, y se enfoca sobre la semntica o los
significados de aquellos elementos, un perfil de aplicacin va ms lejos y aade las reglas
de la organizacin y las directrices en el uso de los elementos. Identifica las obligaciones y
limitaciones de los elementos, y proporciona comentarios y ejemplos para ayudar a la
compresin de los elementos. Los perfiles de aplicacin pueden incluir elementos
integrados procedentes de uno o ms conjuntos de elementos, permitiendo de este modo a
una aplicacin determinada cumplir sus requisitos funcionales.
Este perfil de aplicacin del AYUNTAMIENTO al subconjunto del e-EMGDE contiene tres
bloques diferenciados de metadatos:
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Se adoptan los siguientes metadatos recogidos en la versin 2.0 de la EMGDE, pero teniendo en cuenta
la aplicacin del esquema en modo monoentidad.
eEMGDE2 IDENTIFICADOR
eEMGDE14.1 FORMATO
eEMGDE17 FIRMA
eEMGDE22 CLASIFICACIN
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DOCUMENTO-e Y EXPEDIENTE-e
eEMGDE2 - IDENTIFICADOR
Nombre formal eEMGDE.Identificador
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador nico asignado a una entidad.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos eEMGDE2.1 - Secuencia de identificador
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Identificacin.
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PGD-eL
eEMGDE4 FECHAS
Nombre formal eEMGDE.Fechas
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Fecha asociada a un evento concreto relacionado con la entidad que se describe.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Comentarios
Ejemplos -
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
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PGD-eL
Sub-elemento de No aplica.
Aplicabilidad Documento.
Obligacin Obligatorio ENI.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE14.1 Formato
(Obligatorio ENI)
eEMGDE14.2 - Versin de
formato
Sub-elementos eEMGDE14.3 Resolucin
eEMGDE14.4 Tamao
eEMGDE14.5
Profundidad de color
La informacin proporcionada por este elemento puede utilizarse para determinar las
estrategias de conservacin sobre los documentos digitales y debera ser lo ms
Comentarios completa posible para asegurar que las caractersticas tcnicas se identifican con
exactitud.
Ejemplos -
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eEMGDE14.1 - FORMATO
Nombre formal eEMGDE.CaracteristicasTecnicas.Formato
Sub-elemento de eEMGDE14 - Caractersticas tcnicas
Definicin Formato lgico del fichero contenido en el documento electrnico
Aplicabilidad Documento
Obligatorio ENI. La obligatoriedad se cumplir completando de forma alternativa
Obligacin
uno o los dos subelementos que componen este metadato.
Automatizable Repetible En el punto de captura -
eEMGDE14.1.1
Nombre del formato
Sub-elementos
eEMGDE14.1.2
Extensin
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Sin compatibilidad.
- Hacer posible la bsqueda de documentos de un formato particular de datos a
efectos de gestin o de localizacin de recursos.
- Facilitar la gestin de la conservacin y el almacenamiento.
Finalidad - Hacer posible la migracin o transferencia de los documentos de un soporte o
localizacin a otro basndose en sus formatos particulares de datos, para que
los documentos del mismo formato de datos puedan gestionarse juntos, migrarse
al mismo tiempo, etc.
Comentarios -
Ejemplos -
Modelo de Poltica de gestin de documentos Electrnicos para Entidades Locales (PGD-el) Pgina 55 de 76
PGD-eL
Comentarios -
Strict
Open
Ejemplos XML
ISO/I
EC
Comentarios -
Ejemplos .docx .xlsx .pptx, .odt, .ods, .pdf. .txt, .csv
Modelo de Poltica de gestin de documentos Electrnicos para Entidades Locales (PGD-el) Pgina 56 de 76
PGD-eL
eEMGDE17 - FIRMA
Nombre formal eEMGDE.Firma
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Mtodo para fijar las condiciones de fiabilidad y autenticidad de un documento.
Aplicabilidad Documento/Expediente
Obligacin Obligatorio ENI.
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE17.1 - Tipo de firma
(Obligatorio ENI) eEMGDE17.2
Sub-elementos
Valor CSV (Obligatorio ENI)
eEMGDE17.4 Definicin generacin CSV
Esquema Sin definir
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 Uso.
- Determinar que un documento es autntico, ntegro y fiable en el momento de su
creacin, mediante su validacin por la persona fsica o jurdica con autoridad para
ello.
Finalidad - Encapsular los componentes de un documento en un punto del tiempo, a fin de
garantizar sus condiciones de autenticidad y fiabilidad en ese momento.
Comentarios -
Ejemplos -
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eEMGDE22 - CLASIFICACIN
Nombre formal eEMGDE.Clasificacion
Sub-elemento de No aplica.
Codificacin por categoras que permite gestionar todas las entidades dentro de un
Definicin
sistema de gestin de documentos
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Obligacin Obligatorio ENI para expediente
Automatizable - Repetible En el punto de captura -
eEMGDE22.1 - Cdigo
de clasificacin
Sub-elementos eEMGDE22.2 -
Denominacin de clase
eEMGDE22.3 - Tipo de clasificacin (SIA / FUNCIONAL)
Esquema SIA/Cuadros de clasificacin desarrollados por cada organizacin.
Valores
Valor por defecto Sin definir.
Compatibilidad ISO 23081 Descripcin.
Adscribir la entidad a una categora dentro de un plan de clasificacin, de manera que
Finalidad todos los integrantes de la misma compartan una serie de atributos y reciban un
tratamiento semejante en virtud de ellos.
La clasificacin puede realizarse de manera unidimensional, incorporando sus sub-
Comentarios
elementos en la descripcin del documento.
Ejemplos -
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PGD-eL
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PGD-eL
eEMGDE.24 - RGANO
Nombre formal eEMGDE.Organo
Sub-elemento de No aplica.
Para el Documento simple: identificador normalizado de la administracin generadora
del documento o que realiza la captura del mismo.
Definicin Para el Expediente y Serie: Identificador normalizado de la administracin
responsable de la tramitacin del procedimiento.
Aplicabilidad Documento/Expediente/Serie
Sub-elementos No
Esquema Cdigo/s procedentes del DIR3 (*)
Valores
Valor por defecto Sin definir
Compatibilidad ISO 23081 -
Comentarios Cdigo alfanumrico nico para cada rgano/unidad/oficina extrado del Directorio
Comn de Unidades Orgnicas y Oficinas (DIR3) gestionado por el MINHAP.
Ejemplos E04072803 (S.G. de Informacin, Documentacin y Publicaciones)
Ejemplos -
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Finalidad Identificar de forma unvoca el documento con valor de original a partir del que se
obtiene la copia autntica que captura el sistema de gestin documental.
Comentarios -
Ejemplos -
Finalidad Informar acerca del estado de tramitacin del expediente al presentar una vista del
mismo con la estructura establecida en la NTI de Expediente electrnico.
Comentarios -
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eEMGDE.28 - INTERESADO
Nombre formal eEMGDE.Interesado
Sub-elemento de No aplica.
Definicin Identificador del interesado.
Aplicabilidad Expediente
Obligacin Obligatorio ENI
Automatizable Repetible En el punto de captura -
Sub-elementos No
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eEMGDE1 CATEGORIA
eEMGDE4.2 - FECHA FIN
eEMGDE8 SEGURIDAD
eEMGDE8.4 - SENSIBILIDAD DATOS DE CARCTER PERSONAL
eEMGDE8.6 - NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN
eEMGDE9 - DERECHOS DE ACCESO, USO Y REUTILIZACIN
eEMGDE9.1 TIPO DE ACCESO
eEMGDE9.1.1 CDIGO CAUSA LIMITACIN
eEMGDE9.1.2 CAUSA LEGAL/NORMATIVA DE LIMITACIN
eEMGDE9.2 CONDICIONES DE REUTILIZACIN
eEMGDE13 CALIFICACIN
eEMGDE13.1 VALORACIN
eEMGDE13.1.1 VALOR PRIMARIO
eEMGDE13.1.1.1. TIPO DE VALOR
eEMGDE13.1.1.2. PLAZO
eEMGDE13.1.2 VALOR SECUNDARIO
eEMGDE13.2 DICTAMEN
eEMGDE13.2.1 - TIPO DE DICTAMEN
eEMGDE13.2.2 - ACCIN DICTAMINADA
eEMGDE13.2.3 PLAZO DE EJECUCIN DE LA ACCIN
DICTAMINADA eEMGDE13.3 TRANSFERENCIA
eEMGDE13.3.1 FASE DE ARCHIVO
eEMGDE13.3.2. PLAZO DE TRANSFERENCIA
eEMGDE13.4. DOCUMENTO ESENCIAL
eEMGDE22.2 DENOMINACIN DE CLASE
eEGMDE22.3 TIPO DE CLASIFICACIN (SIA/FUNCIONAL)
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DOCUMENTO ELECTRNICO
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EXPEDIENTE ELECTRNICO
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DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
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Legislacin
i. Cdigo de Administracin Electrnica (publicado por la Agencia Estatal Boletn Oficial del
Estado)
Cdigo de administracin electrnica
iv. Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley
11/2007, de 22 de junio, de Acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos.
BOE-A-2009-18358
vi. Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la administracin electrnica.
BOE-A-2010-1331
BOE-A-2012-10048
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xi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Documento Electrnico.
BOE-A-2011-13169
xii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Digitalizacin de
Documentos.
BOE-A-2011-13168
xiii. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado
autntico y conversin entre documentos electrnicos.
BOE-A-2011-13172
xv. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de Requisitos de conexin a la
Red de comunicaciones de las Administraciones Pblicas espaolas ( red SARA).
BOE-A-2011-13173
xvi. Resolucin de 19 de julio de 2011, de la Secretara de Estado para la Funcin Pblica, por
la que se aprueba la Norma Tcnica de Interoperabilidad de por la que se aprueba la
Norma Tcnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos
entre las Entidades Registrales.
BOE-A-2011-13174
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PGD-eL
iv. DIGITALZA-T! Gua para facilitar a las Entidades Locales el cumplimiento de las
obligaciones digitales de las Leyes 39 y 40/2015. Uso de las herramientas tecnolgicas de
la Direccin de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (DTIC).
En: Portal de Administracin electrnica (PAe)
http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategia
s/Leyes-39-40/GUIA-PARA-EELL-PARA-EL-CUMPLIMIENTO-DIGITAL-DE-LAS-
NUEVAS-LEYES-ADMINISTRATIVAS0/GUIA-PARA-EELL-PARA-EL-CUMPLIMIENTO-
DIGITAL-DE-LAS-NUEVAS-LEYES-ADMINISTRATIVAS.pdf
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xvi. UNE-ISO TR 26122 IN: Informacin y documentacin. Anlisis del proceso de trabajo para
la gestin de documentos.
En: Asociacin Espaola de Normalizacin y Certificacin (AENOR)
http://www.aenor.es/
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