ACTIVIDAD 1

ALUMNA: JOHANNA CAROLINA NOCUA MENDOZA

CURSO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

DIAGRAMA DE FLUJO

PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

ASISTENCIA DE GERENCIA

Para elaborar un programa de gestin documental, se deben considerar los

siguientes procesos, elaborados en diagramas de flujo, para la Asistencia de
Gerencia.

1. PRODUCCIN DOCUMENTAL

INICIO

Elabora el Documento.

Remitirse a:

Conoce la Tabla de Retencin Documental aprobada por el comit de archivos de la Empresa.

Ley 594 de 2000.
normatividad que aplica a ste proceso?

NO

SI

La Asistente de Gerencia, procede a elaborar los documentos y a

conservarlos depende a la T.R.D. en todos sus soportes.

Los expedientes se sealizan y/ o se elabora un rtulo, segn el soporte

 Ver T.R.D. y proceder a la eliminacin de
Es objeto de documentos, mediante una Acta de eliminacin.
conservacin?
NO

SI

Ver T.R.D. y calendario de transferencia Documental de la Empresa.

FIN

2. RECEPCIN DE DOCUMENTOS

INICIO

La Asistencia de Gerencia, recepciona los documentos que llegan para el Gerente General.

La Secretaria registra y radica en la planilla de control de correspondencia, todos los

documentos que llegan, con un nmero de radicado y firma el recibido para el mensajero.

FIN

3. ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

INICIO

La Secretaria es la responsable de la organizacin de archivos de gestin. Y todos aquellos documentos objeto a transferencia Documental al Archivo

Remitirse a:
Se organizan
de acuerdo a Tabla de Retencin Documental aprobada por el
la T.R.D.? comit de archivos de la Empresa.

NO
 La secretaria observa y aplica la T.R.D. y procede a clasificar la
informacin de acuerdo al nivel de conservacin

La Secretaria ordena los expedientes en carpetas de yute, teniendo en cuenta que dentro de las carpetas no excedan los 200 folios, y se realiza la re

Es objeto de
Transferencia documental?
FIN
NO

SI

La secretaria, elabora el inventario

documental, relacionando la documentacin a
transferir (Ver T.R.D.)

La secretaria, se comunica con las personas

especializadas del Archivo Central, (Ver calendario de
transferencia documental) y programa la respectiva
transferencia.

FIN

4. TRAMITE DE DOCUMENTOS

INICIO

La Secretaria recibe la documentacin para el respectivo trmite.

Amerita
trmite?
 FIN

Por medio de la Gerencia, la Secretaria da trmite a las rdenes del gerente, de acuerdo a los documentos recepcionados.

FIN

5. CONSULTA DE DOCUMENTOS

INICIO

La secretaria se remite al Archivo Central, para corroborar informacin y solicita los documentos por medio electrnico. Teniendo e

El Archivo Central verifica la informacin, y procede a realizar la

bsqueda de la informacin.

El Archivo Central responde a la solicitud, y procede a prestar la informacin solicitada.

FIN