ESTUDIO DE CASO

Objetivos:
1. Fortalecer las habilidades para identificar, analizar, proponer y aplicar el estudio de
mtodos del trabajo, mediante la adecuada seleccin y utilizacin de las tcnicas y
diagramas existentes, para la mejora de los mismos.
2. Redisear procesos mediante el uso sistemtico de los pasos establecidos para la
medicin del trabajo, con el fin de ser eficientes con el aprovechamiento de los
recursos empresariales.

Competencias:
1. El estudiante realiza la recopilacin de la informacin mediante el uso de
diagramas que permitan identificar la situacin inicial del proceso administrativo
expuesto en el estudio de caso.
2. El estudiante identifica los principios de productividad que le permiten expresar las
causas del trabajo improductivo a travs de la puesta en prctica de las tcnicas
del estudio de los mtodos de trabajo.
3. El estudiante presenta alternativas de mejora para el proceso administrativo
expuesto mediante la utilizacin de las tcnicas y diagramas para el registro y
anlisis de la informacin.

Preliminar
Al desarrollar el Estudio de Caso se pretende cumplir con los siguientes objetivos:
1. Realizar con efectividad el proceso de recoleccin y distribucin de los pedidos, que
incluye desde la atender a los clientes para recoger los pedidos hasta la entrega de
pedidos a los clientes.
2. Proporcionar el marco procedimental que servir de gua para el desarrollo de las
actividades que conlleva el proceso de recoleccin y distribucin de los pedidos, a
efecto de guiar el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones o
tareas.

Responsables:
Gerente, Preventista # 1, Preventista # 2, Auxiliar de Almacn # 1, Auxiliar de
Almacn # 2, Almacenista, Auxiliar de Contabilidad # 1, Auxiliar de Contabilidad # 2,
Auxiliar de Entregas

Personal externo:
Clientes

Entradas:
Talonario orden de pedido.
Remisin
Facturas
Estudio de caso: Empresa Distribuidora XYZ
Fuente: Garnica Sandoval, Luz Stella. (2016, Diciembre)

La Distribuidora XYZ comercializa los productos de diversas empresas multinacionales

relacionadas con el rea de artculos de aseo personal y de limpieza en general, cuenta
con 2 Preventistas, que cubren 6 rutas de la ciudad de Bucaramanga.

El proceso de comercializacin implica la recoleccin y distribucin de los pedidos

solicitados por los clientes. La distribuidora no cuenta con camionetas propias, sino que
alquila el servicio a externos.

La Distribuidora XYZ ha realizado un anlisis financiero a diciembre 31 de 2017 y ha

encontrado que el volumen de ventas ha disminuido y sus indicadores de rentabilidad
han decado considerablemente. Adems las comisiones de los Preventistas han
disminuido, lo que ha generado inconformidad por la reduccin de su salario. Lo
anterior ha llevado a la empresa a contratar un Analista de Organizacin y Mtodos
para que aplicando las tcnicas de mtodos y medicin del trabajo, lleve a cabo el
anlisis del proceso de Comercializacin que tiene la empresa y le presente las
acciones de mejora, de tal forma que se incremente: el volumen de ventas, los
indicadores de productividad y por supuesto los salarios de sus Preventistas.

Usted como Analista de Organizacin y Mtodos, ha recopilado la informacin que se

requiere para llevar a cabo el estudio del proceso, considerando:

Programacin Semanal de los Preventistas #1 y #2 para la recoleccin de los

pedidos.

La Programacin de los Preventistas #1 y #2 y ha verificado como se est llevando el

proceso de Comercializacin para una semana laboral. (De lunes a sbado, 8 horas de
trabajo por da)

Cada Preventista tiene asignadas unas rutas, es as como el Preventista #1, trabaja las
rutas 1, 2 y 3, mientras que el Preventista #2, las rutas 4, 5 y 6. Nota: Las rutas 4, 5
y 6 son rutas ms concentradas y con distancias menores.

En el Cuadro 1, se presenta la programacin asignada, a cada uno de los Preventistas,

para llevar a cabo la recoleccin de pedidos y el Cuadro 2, la asignacin para despacho
y entrega de pedidos.

Cuadro 1. Recoleccin de pedidos por parte de los Preventistas # 1 y # 2

Preventista Recoleccin Recoleccin Recoleccin
Ruta Da Ruta Da Ruta Da
Preventista # 1 1 Lunes 2 Mircoles 3 Viernes
Preventista # 2 4 Lunes 5 Mircoles 6 Viernes

Cuadro 2. Distribucin de pedidos por parte de los Preventistas 1 y 2

Preventista Distribucin Distribucin Distribucin
Ruta Da Ruta Da Ruta Da
Preventista # 1 1 Martes 2 Jueves 3 Sbado
Preventista # 2 4 Martes 5 Jueves 6 Sbado
Proceso de Comercializacin

En una semana se desarrollan 3 procesos de comercializacin, as:

El proceso de comercializacin comprende las actividades de recoleccin y de

distribucin de pedidos.
Por lo tanto:
La recoleccin del lunes y la distribucin del martes comprenden el proceso de 1.
La recoleccin del mircoles y la distribucin del jueves comprenden el proceso 2.
La recoleccin del viernes y la distribucin del sbado comprenden el proceso 3.

Cada actividad requiere de tareas.

Actividades del proceso

Actividad A. Recoleccin de pedidos
Actividad B. Distribucin de pedidos

Actividad A. Recoleccin de pedidos. Preventista #1 y otros funcionarios

Tareas que se llevan a cabo cada vez que cumpla con su labor de recoleccin de
pedidos.

1. El Preventista #1, al inicio de cada da, de acuerdo con la programacin de la

recoleccin (Cuadro 1), se presenta a primera hora en la Distribuidora XYZ, para
asistir a la reunin de ventas que dirige el gerente de la distribuidora (durante 1
hora).
2. El Preventista #1 recorre su ruta (de acuerdo con la programacin Cuadro 1)
visitando a los clientes y registrando manualmente los pedidos en el talonario de
orden de pedidos (7 horas)
3. El Preventista #1, a primera hora de cada da, de acuerdo con la programacin de
la distribucin de pedidos (Cuadro 2), al llegar a la Distribuidora XYZ, procede a
dictar cada uno de los pedidos al Auxiliar de Almacn # 1, para que proceda a
realizar la orden de despacho, lo cual implica 1 hora de trabajo.
4. El Auxiliar de Almacn # 1 lleva al Auxiliar de Contabilidad # 1 las rdenes de
despacho, para que proceda a la elaboracin de las facturas de cobro. (30
segundos)
5. El Auxiliar de Contabilidad #1 tomando las rdenes de despacho elabora y verifica
las facturas. (20 minutos).
6. El Auxiliar de Contabilidad # 1 entrega las facturas debidamente verificadas al
Auxiliar de Almacn # 1. (1 minuto). El Auxiliar de Almacn # 1, revisa las
facturas, y en caso, que se tenga que cambiar alguna factura solicita al Auxiliar de
Contabilidad # 1, llevar a cabo la anulacin y correccin respectiva. Accin que
toma 5 minutos para cada uno
7. El Auxiliar de Almacn # 1, una vez tiene en su poder las facturas, procede a
realizar la remisin en donde registra el resumen de los pedidos facturados por el
Preventista # 1. (20 minutos).
8. El Auxiliar de Almacn # 1, entrega la remisin, junto con las facturas al
Almacenista. (30 segundos).
9. El Almacenista verifica las existencias y procede a despachar los pedidos. (40
minutos).
10. Los pedidos son cargados por el Auxiliar de Entregas en una camioneta para que
cubre la ruta (de acuerdo con la programacin Cuadro 2). (20 minutos). De
forma simultnea, el Preventista # 1 va verificando los productos cargados en la
camioneta, para evitar que falte alguno. (20 minutos)
11. El Almacenista, solicita al Preventista #1 firme de la remisin de los productos
entregados y le hace entrega de las facturas respectivas. (3 minutos).

Actividad B. Distribucin de pedidos a los clientes. Preventista #1 y otros

funcionarios.

Tareas que se llevan a cabo cada vez que cumpla con su labor de la distribucin de los
pedidos.

12. El Preventista #1 autoriza al Conductor de la camioneta que puede dar inicio al

recorrido de la ruta, para llevar a cabo la entrega de pedidos. (1 minuto)
13. El recorrido y la entrega de los pedidos de la ruta (segn la programacin
establecida Cuadro 2), cargados en la camioneta toma un tiempo de 4 horas y 15
minutos aproximadamente. Nota: El Preventista #1, entrega a cada cliente la factura y
espera la cancelacin de la misma.
14. Luego de terminar la entrega de todos los pedidos correspondientes a la ruta que
se est entregando (ver Cuadro 2), el Preventista #1 regresa a la Distribuidora XYZ
para hacer la entrega al Gerente de las copia de las facturas, dineros cobrados y
realiza el archivo de las facturas. (34 minutos).

Actividad A. Recoleccin de pedidos. Preventista #2 y otros funcionarios

Tareas que se llevan a cabo cada vez que cumpla con su labor de recoleccin de
pedidos.

1. El Preventista #2, al inicio de cada da, de acuerdo con la programacin de la

recoleccin (Cuadro 1), se presenta a primera hora en la Distribuidora XYZ, para
asistir a la reunin de ventas que dirige el gerente de la distribuidora (1 hora).
2. El Preventista #2 recorre su ruta (de acuerdo con la programacin Cuadro 1)
visitando a los clientes y registrando manualmente los pedidos en el talonario de
orden de pedidos (7 horas)
3. Preventista #2, a primera hora de cada da, de acuerdo con la programacin de la
distribucin de pedidos (Cuadro 2), al llegar a la Distribuidora XYZ, procede a dictar
cada uno de los pedidos al Auxiliar de Almacn #2, para que proceda a realizar la
orden de despacho, lo cual implica 1 hora de trabajo.
4. El Auxiliar de Almacn #2 lleva al Auxiliar de Contabilidad #2 las rdenes de
despacho, para que proceda a la elaboracin de las facturas de cobro. (30
segundos)
5. El Auxiliar de Contabilidad #2 tomando las rdenes de despacho elabora y verifica
las facturas. (20 minutos).
6. El Auxiliar de Contabilidad #2 entrega las facturas debidamente verificadas al
Auxiliar de Almacn # 2. (1 minuto). El Auxiliar de Almacn #2, revisa las facturas,
y en caso, que se tenga que cambiar alguna factura solicita al Auxiliar de
Contabilidad #2, llevar a cabo la anulacin y correccin respectiva. Accin que
toma 5 minutos.
7. El Auxiliar de Almacn #2, una vez tiene en su poder las facturas, procede a
realizar la remisin en donde registra el resumen de los pedidos facturados por el
Preventista #2. (20 minutos).
8. El Auxiliar de Almacn #2, espera a que el Almacenista se desocupe (43 minutos),
entrega la remisin, junto con las facturas al Almacenista. (30 segundos).
9. El Almacenista verifica las existencias y procede a despachar los pedidos. (40
minutos).
10. Los pedidos son cargados por el Auxiliar de Entregas en una camioneta para que
cubre la ruta (de acuerdo con la programacin Cuadro 2). (20 minutos). De
forma simultnea, el Preventista #2 va verificando los productos cargados en la
camioneta, para evitar que falte alguno. (20 minutos)
11. El Almacenista, solicita al Preventista #2 firme de la remisin de los productos
entregados y le hace entrega de las facturas respectivas. (3 minutos).

Actividad B. Distribucin de pedidos a los clientes. Preventista #2 y otros

funcionarios.

Tareas que se llevan a cabo cada vez que cumpla con su labor de la distribucin de los
pedidos.

12. El Preventista #2 autoriza al Conductor de la camioneta que puede dar inicio al

recorrido de la ruta, para llevar a cabo la entrega de pedidos. (1 minuto)
13. El recorrido y la entrega de los pedidos de la ruta (segn la programacin
establecida Cuadro 2), cargados en la camioneta toma un tiempo de 3 horas y
17 minutos aproximadamente. Nota: El Preventista #2, entrega a cada cliente la
factura y espera la cancelacin de la misma.
14. Luego de terminar la entrega de todos los pedidos correspondientes a la ruta que
se est entregando (ver Cuadro 2), el Preventista #2 regresa a la Distribuidora
XYZ, espera 15 minutos a que el Gerente se desocupe, y entrega las copias de las
facturas, dineros cobrados y realiza el archivo de las facturas. (34 minutos).

Salidas:
Factura.
Proceso de pago.
Archivo

Clientes:
Tiendas, supermercados, y micro-mercados del rea de influencia

Pregunta problmica:
Cmo se puede disear mtodos de trabajo que permitan lograr una administracin y
gestin eficiente, efectiva y eficaz de los recursos con los que cuenta una empresa u
organizacin, con la aplicacin de las herramientas de O y M, a fin de ser competitivos
en el mercado en que se est inmerso?

La evaluacin es el resultado del producto presentado,

por lo tanto es importante la eficacia y la eficiencia al presentar su trabajo