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aplicao

Prtica
da Administrao
Farmacutica
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Instituto BULLA

(62) 3932 4140

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aplicao
Prtica
da Administrao
Farmacutica METODOLOGIAS ADMINISTRATIVAS PARA APERFEIOAR A GESTO DE FARMCIAS E DROGARIAS

Professores: Rodrigo Magalhes


Cadri Awad

abril, 2014

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sumrio
5 PROGRAMA DA DISCIPLINA
7 INTRODUO
10 ASPECTOS PRTICOS DA ADMINISTRAO FINANCEIRA NA FARMCIA OU DROGARIA
55 FACILITAO DA ADMINISTRAO FARMACUTICA: A INFORMTICA NA FARMCIA
57 CONCLUSO

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1. PROGRAMA DA DISCIPLINA
APLICAO PRTICA DA ADMINISTRAO em Farmcia.
Simulaes com modelos propostos, de Farmcias com diversos
FARMACUTICA EM FARMCIAS E DROGARIAS patamares de vendas e margens de lucro.
Formas de realizar Controles de Vendas a Credirio; Controle de Compras;
Ementa Controle de Caixa; Controle sobre as Vendas. Os Indicadores Operacionais.
Propostas de Metodologias e Protocolos administrativos para a gesto de
Farmcias e Drogarias.
Critrio de Avaliao
Cuidados necessrios para a abertura ou aquisio de Farmcias ou
Estabelecida pela Instituio de Ensino e conforme o perfil da aula ministrada.
Drogarias.
Estudo das Margens de Lucro e dos custos dos Medicamentos. Simulaes
Bibliografia Utilizada
de vendas e lucros obtidos.
PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gesto e Estratgia. 1(a) ed. Atlas, 2000.
ANGELO, Claudio FelWisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FVERO, Luiz Paulo.
Objetivo Geral Finanas no Varejo: Gesto Operacional. So Paulo, 3(a). ed. Saint Paul
Demonstrar formas e mtodos para administrar Farmcias e Drogarias.
Editora, 2006.
Demonstrar a Farmcia como um negcio dever ser conduzido,
MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. So Paulo, 9(a). ed. Atlas, 2003.
utilizando tcnicas administrativas para alcanar o sucesso na profisso
PADOVEZE, Clvis Luis. Introduo Administrao Financeira. So Paulo,
Farmacutica.
Thomson, 2005.
CHRISTOVO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econmico de
Objetivos especficos Tributos. So Paulo, Ed. Globo, 2002.
Administrao dos Principais Setores da Farmcia ou Drogaria (Financeiro,
DRUCKER, Peter Ferdinand. Prtica da Administrao de Empresas. 13(a)
Credirio, Estoque, Compras, Caixas, Vendas, Contabilidade).
ed. Thompson, 2003.
Conhecimento das Margens de Lucro que so proporcionadas por
FALCONI, Vicente. O Verdadeiro Poder. 1(a) ed. INDG, 2009.
medicamentos e produtos em Farmcia.
Revista ABCFARMA - 56() ed.ABCFARMA, 2009.
Definies das principais despesas e obrigaes tributrias e fiscais que
Sites Pesquisados:
incidem na Farmcia ou Drogaria.
www.sebraego.com.br
www.sefaz.go.gov.br
Contedo Programtico www.abcfarma.ogr.br
Demonstrar a distribuio dos valores originados pelas vendas da
www.anvisa.gov.br
Farmcia.
www.sebraesp.com.br
Composio de Margens de Lucro da Farmcia; Demonstrao de Lucros e
www.abcfarma.org.br
Perdas (DLP); Fluxo de Caixa (FC); Demarcao das Despesas mais comuns

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1. PROGRAMA DA DISCIPLINA
Curriculum dos Professores

DR. RODRIGO MAGALHES DR. CADRI AWAD


email: rodrigo@institutobulla.com.br email: cadri@institutobulla.com.br

FORMAO ACADMICA FORMAO ACADMICA


Farmacutico Bioqumico formado pela Universidade Federal de Gois. Farmacutico com Habilitao em Farmcia Industrial pela Faculdade de
MBA em Gesto Avanada de Varejo Farmacutico pela Gama Filho - RJ. Farmcia da Universidade Federal de Gois.
Ps-graduao em Administrao de Empresas. MBA em Gesto Avanada de Varejo Farmacutico pela Gama Filho - RJ
Docncia de Nvel Superior. MBA Executivo em Liderana e Gesto Empresarial pelo IPOG (em
Especialista em Manipulao Magistral Aloptica e Homeopatia. andamento).
Mestrando em Executivo de Administrao de Empresas.
EXPERINCIA PROFISSIONAL
EXPERINCIA PROFISSIONAL Atual Diretor do Instituto BULLA Empresa especializada em Varejo
Atual diretor do Instituto BULLA (mpresa especializada em Varejo Farmacutico que presta servios de consultoria, capacitao e solues
Farmacutico que presta servios de consultoria, capacitao e solues voltadas para o mercado.
voltadas para o mercado. Pharma & Cia 15 anos, onde ocupei a Diretoria Comercial da empresa.
Atual diretor e proprietrio das Farmcias Cristo Redentor e Santa Frmula Integrante da Grupo de Trabalho sobre Farmcia do Conselho Federal de
na cidade de Santa Helena de Gois. Farmcia.
Integrante da Comisso Tcnica em Farmcia Comunitria do Conselho Consultor de empresas e Palestrante para o Mercado Farmacutico
Federal de Farmcia (CFF). Professor das Faculdades Oswaldo Cruz nas disciplinas de Gesto de
Foi consultor tcnico do SEBRAE-Go por vrios anos. Farmcias e Drogarias e Marketing Aplicado ao Mercado Farmacutico.
Ex-Diretor e fundador da Rede Econmica de Farmcias do Sudoeste Coordenador da Ps-graduao em Assuntos Regulatrios com nfase
Goiano. em Registro de Produtos - Incursos.
Vasta experincia prtica e terica em Administrao Farmacutica e Conselheiro do Conselho Regional de Farmcia de Gois.
Tributao Contbil para Farmcias e Drogarias. Empresrio, palestrante e consultor de varejo farmacutico. Nos ltimos
anos ministrou cursos, palestras e consultorias em todos os Estados da
Federao.

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2. INTRODUO
USOS DA ADMINISTRAO FARMACUTICA O item XII e XIII do art 4 da Lei n 5.991 de 1973, define ervarnaria como
estabelecimento que realize dispensao de plantas medicinais e postos
Desde a Revoluo Industrial do sculo 18 e 19 sabe-se que Administrar bem
de medicamentos e unidades volantes como estabelecimento destinado
a frmula principal do sucesso de qualquer empreendimento. Na atividade
exclusivamente venda de medicamentos industrializados em suas
Farmacutica no diferente. Saber ou no administrar tecnicamente uma
embalagens originais e constantes de relao elaborada pelo rgo sanitrio
Farmcia pode significar o sucesso ou o fracasso.
federal, publicada na imprensa oficial, para atendimento a localidades
desprovidas de farmcia ou drogaria.
A Administrao Farmacutica utiliza as tcnicas da Administrao de
Empresas para aperfeioar a gesto da Farmcia e torn-la mais eficiente e
arrojada.
O que Administrar?
A Administrao consiste em gerncia, controle e direo de empresas pblicas
ou privadas, tendo como objetivo maior a produtividade e a lucratividade.
A Administrao Farmacutica define regras, procedimentos e mtodos para
Para se chegar a isto, o administrador avalia os objetivos organizacionais e
cada setor da Farmcia, dentre eles, o financeiro, de estoques, de credirio, de
desenvolve as estratgias necessrias para alcan-los.1
vendas, de caixas, etc. A Farmcia torna-se mais vivel financeiramente para o
Farmacutico/Farmacista e de melhor qualidade na prestao de servio para a
Quem administra, estuda com antecedncia como vai enfrentar os problemas
comunidade na medida em que utiliza tcnicas adequadas da Administrao.
e cria metodologias para cada setor envolvido.
Legislao: Definio de farmcia e drogaria
A item X do art. 4 da Lei n 5.991 de 1973 define farmcia como
estabelecimento de manipulao de frmulas magistrais e oficinais, de Administrar uma
comrcio de drogas, medicamentos, insumos farmacuticos e correlatos,
compreendendo o de dispensao e o de atendimento privativo de unidade empresa o oposto de
hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistncia mdica, e
define ainda no item XI do art. 4 da Lei n 5.991 de 1973 a drogaria como tocar uma empresa...
estabelecimento de dispensao e comrcio de drogas, medicamentos,
insumos farmacuticos e correlatos em suas embalagens originais. Quando se toca uma empresa, o empresrio tem que contar com a sorte e os
acertos aleatrios. No existem protocolos de procedimentos e nem polticas
O item XVI do art. 4 da Lei n 5.991 de 1973, define distribuidor, representante, adotadas acerca dos problemas. A sorte ir definir o sucesso.
importador e exportador como empresa que exera direta ou indiretamente
o comrcio Fabricante Atacadista Varejista Consumidor atacadista de drogas,
medicamentos em suas embalagens originais, insumos farmacuticos e de
1 Fonte: Site do Conselho Regional da Administrao (CRA-Go)
correlatos.

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2. INTRODUO

Conceitos de Administrao e Gesto Conforme a moderna Administrao Empresarial , tambm na Farmcia as


funes do Administrador vo alm de gerir o prprio negcio, tambm a
SIGNIFICADO DA PALAVRA ADMINISTRADOR responsabilidade de atendimento ao cliente e as decises administrativas.
Pessoa que administra dirige, governa, coordena, estabelece metodologias e
diretrizes.1 A importncia da Administrao Farmacutica
A Farmcia se diferencia do mercado varejista tradicional. O seu produto
SIGNIFICADO DA PALAVRA GESTOR diferente, o seu pessoal diferente, e as suas necessidades e dificuldades
Aquele que gere ou administra bens prprios ou alheios. Gerente, feitor. tambm so diferentes.
Administrador. 2
Na prtica, o papel do Farmacutico ser alm de agente da sade, tambm
O Farmacutico e Farmacista tambm Administrador um Administrador.
Administrar bem a Farmcia, que ir definir o sucesso profissional do
Farmacutico/Farmacista que trabalha na Farmcia Comunitria. Para extrair O desafio: Transformar o conhecimento sobre sade em valores financeiros,
sua remunerao, o Farmacutico/Farmacista necessita sergestorda Farmcia. como forma de sua remunerao.
Conseguir transformar o conhecimento em sade em remunerao digna e
tica o desafio. Anlise prtica da Farmcia atual
O servio do Farmacutico est inserido na Margem de Lucro da Farmcia,
Significado da Administrao Farmacutica e portanto dela que dever buscar a sua remunerao. A partir desse
a Administrao Empresarial voltada para a Farmcia e o Farmacutico. entendimento, podemos inferir a necessidade do Farmacutico conhecer bem
Utiliza-se dos recursos e mtodos utilizados para a Gesto Empresarial, em as Margens de Lucro que regem o negcio de Farmcia.
favor da Farmcia.
Na prtica atual, os descontos oferecidos comumente nas Farmcias, so
Os princpios da Administrao Empresarial foram incorporados na valores que seriam da remunerao do Farmacutico pelos seus servios. Cabe
Administrao Farmacutica, que contm especificidades para o segmento de ao Farmacutico alterar essa realidade de forma gradativa.
Farmcia.
Inicie na Farmcia sendo competitivo em preos com os concorrentes.
Aplicaes de Tcnicas Administrativas, permite melhorar a Gesto da Intensifique os Servios Farmacuticos para depois, aos poucos ir retirando os
Farmcia, e tornar o empreendimento mais lucrativo e de grande sucesso descontos ou administrando-os de forma que no sejam comprometedores
profissional para o Farmacutico. para o resultado financeiro da Farmcia. Os clientes que se beneficiam dos
Servios Farmacuticos deixaro de visar somente os descontos. Esta a forma
prtica de vender agregando valor no trabalho do Farmacutico.
1 Fonte: Dicionrio Aurlio
2 Fonte: Dicionrio Aurlio

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2. INTRODUO

Anlise prtica do mercado de Varejo Farmacutico atual


O Varejo Farmacutico atual focado apenas no lado Comercial puro: retira-se
os servios e transforma-os em descontos.

Grandes redes utilizam este modelo, estruturado somente nos preos. O nicho
de mercado aparece para a pequena Farmcia justamente oferecendo Servios
Farmacuticos aliado a tcnicas de Administrao Farmacutica: isto aumenta
a competitividade da Farmcia e o inevitvel acontece: Ganha-se Mercado...

A dica :
faa competio com
Preos com as grandes
redes de Farmcias e
capriche no que ela
tem de ponto fraco: a
Prestao de Servios
Farmacuticos.

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Num momento em que o varejo farmacutico brasileiro atinge o auge da Objetivos


sua competitividade e patamares nunca antes experimentado no passado, Este manual tem como objetivo familiarizar o Farmacutico com a utilizao
a Gesto do varejo farmacutico nunca esteve to importante quanto na de mtodos e tcnicas da Administrao empresarial para que possa se ter
atualidade. uma viso clara e objetiva do desempenho de sua Farmcia como empresa,
demonstrando de forma prtica como realizar a Administrao Financeira em
Os Farmacuticos so chamados neste momento a entender e a praticar mais uma Farmcia Comunitria.
profissionalmente no somente as aes de sade que fazem parte de suas
atividades dirias, mas tambm os conceitos administrativos, como forma de Esta a primeira e a mais importante rea da Administrao Farmacutica,
prosperar e obter uma remunerao mais justa e tica. porque norteia e d as diretrizes para a boa Gesto Farmacutica, atingindo as
demais reas da Farmcia.
Fazer o trabalho junto da comunidade, ter reconhecimento das pessoas e
das autoridades, no so suficientes se a Farmcia no tiver rentabilidade e A Administrao Financeira da Farmcia a parte primria da Gesto
auto-sustentao financeira. Mais ainda, o Farmacutico deve ser remunerado Administrativa.
a altura dos demais profissionais da rea da sade, para no se ver refm de
situaes que possam colocar em cheque a sua tica profissional e a motivao Mtodos de Anlise e Indicadores
pelo seu trabalho. Vrios autores especializados em Administrao de Varejo, indicam modelos
bsicos e importantes para a disposio dos dados obtidos pela empresa, de
O Farmacutico na Farmcia Comunitria tem a difcil tarefa no somente forma que possam ser analisados e mensurados. Esta anlise e mensurao,
de transformar conhecimento em sade e, ainda, ter uma remunerao leva a processos de tomada de deciso que viabilizam o crescimento e o
financeira justa e tica. Isso possvel, no entanto, requer do Farmacutico fortalecimento da empresa.
um maior aprofundamento na prtica da Administrao Farmacutica na
Farmcia. Um mtodo clssico e bsico, consiste em dispor os dados da empresa, de
forma organizada e concisa, seguindo um formato pr-definido:
A histria de Farmcias bem sucedidas, mostra que invariavelmente existem
duas colunas de sustentao para o seu sucesso:
O DEMONSTRATIVO DE LUCROS E PERDAS (DLP).
Gesto Administrativa.
O DLP da Farmcia segue o mesmo padro proposto para as demais empresas
Atendimento ao Cliente.
de varejo, e o seu preenchimento suficiente para demonstrar ao Farmacutico
se a sua Farmcia ou no vivel do ponto de vista financeiro (ou econmico).
Mais ainda, atravs dele possvel levantar onde est o problema, e a partir da
traar planos estratgicos de melhoria e viabilidade da Farmcia.

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Um DLP simplificado, possui o modelo de uma tabela onde so dispostos os Para preencher o DLP acima proposto o Farmacutico ir necessitar de alguns
dados obtidos pela Farmcia, e composto pelas seguintes operaes: dados que devero ser levantados dentro de um determinado perodo de
funcionamento da Farmcia, que geralmente mensal. Os dados a serem
CLCULO DESCRIO DAS OPERAES obtidos seriam:
($) Vendas Brutas
(-) Descontos concedidos na Venda Total das Vendas Brutas (a Preo de Venda Oficial).
(=) Vendas Lquidas Total dos Descontos concedidos nas Vendas (para clientes).
(-) Custo da Mercadoria Vendida (CMV) Total das Despesas Variveis.
(=) Lucro Bruto Total das Despesas Fixas.
(-) Despesas Operacionais Fixas e Variveis
(=) Lucro Operacional De posse desses valores, a insero deles no DLP ir demonstrar qual seria o
Lucro Operacional da Farmcia. Este valor, quando muito baixo ou negativo,
Inserindo-se os valores de cada operao, e efetuando-se os clculos indicados, indicar ao Farmacutico que ele dever tomar providencias administrativas
obtm-se o resultado financeiro da Farmcia. em relao ao negcio. Situaes, tais como: Baixas Margens de Lucro obtidas
ou de excesso de Despesas, podero facilmente comprometer a a sade
Um DLP mais completo detalha um pouco mais os valores e indica para o financeira da empresa.
empresrio Farmacutico, quais as variveis esto pesando mais no resultado
financeiro da Farmcia: Vejamos a seguir, como so e como obter ou calcular cada uma desses valores
que compe o DLP:
CLCULO DESCRIO DAS OPERAES
($) Vendas Brutas
Vendas Brutas
(-) Descontos concedidos na Venda
Os medicamentos tem um Preo de Venda Oficial definido pelo Governo
(=) Vendas Lquidas
Federal. Como valor da Venda Bruta, dever ser considerada a venda dos
(-) Custo da Mercadoria Vendida (CMV)
medicamentos a Preo de Venda Oficial, ou seja, sem levar em considerao os
(=) Lucro Bruto
descontos concedidos na venda.
(-) Despesas Operacionais Variveis
(=) Margem de Contribuio
Para o restante dos produtos que so comercializados pela Farmcia, tambm
(-) Despesas Operacionais Fixas
dever ser considerado o Preo de Venda que foi calculado, contendo a Margem
(=) Lucro Operacional
de Lucro determinada na entrada do produto. Tambm para esse grupo de
(+) Receita No Operacional
produtos, no dever ser considerado os descontos concedidos na venda.
(-) Despesa No Operacional
(=) Lucro Lquido Final

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Descontos concedidos nas Vendas para exibir tais informaes em funo de problemas com software, falta de
Consiste na somatria total de todos os descontos que foram concedidos entradas e sadas no sistema informatizado de todos os produtos em funo
durante as vendas, para o perodo. Esses descontos incidiram sobre o Preo de de sonegao ou deficincias em seus processos.
Venda dos produtos.
Outro grande problema que muitos dos softwares utilizados apresentam
Vendas Lquidas inconsistncias ou falhas em seus bancos de dados e isto gera relatrios
o valor total das Vendas Brutas se subtraindo os descontos concedidos nas equivocados de estoque, ora para mais ora para menos e isto tambm dificulta
Vendas. O valor de Venda Lquida representa o valor real que foi pago pelo o clculo do CMV pelo mtodo clssico.
cliente. A sua somatria no perodo, representa, teoricamente, o que foi
apurado pela Farmcia. O Mtodo das Margens de Lucro tem a desvantagem de se obter uma valor
aproximado, no tendo assim, uma preciso total. Contudo, ele oferece um
Custo da Mercadoria Vendida (CMV) bom parmetro para o gestor e atravs dele possvel conhecer o CMV do
Este valor poder ser obtido atravs da somatria dos produtos vendidos no perodo. Apesar da falta de exatido neste mtodo, estudo do Instituto
perodo, a Preo de Custo de Compra, ou seja, pelo valor de aquisio dos Bulla j constatou que na prtica esta forma de clculo no compromete a
produtos, j levando em considerao os descontos obtidos na compra desses interpretao e obteno dos resultados propostos.
produtos. Caso no seja possvel a obteno do CMV na Farmcia Comunitria,
atravs do sistema informatizado, a forma calculada poder ser utilizada. A seguir comentaremos com mais detalhes o clculo das Margens de Lucro e o
que denominamos de Composio das Margens de Lucro na Farmcia.
Este valor, tambm, poder ser calculado de duas maneiras:
Lucro Bruto
MTODO CLSSICO CONTBIL o Lucro que sobra para o Farmacutico pagar todas as Despesas da Farmcia
CMV = (Estoque Inicial do Perodo + Compras ocorridas no Perodo) Estoque e, ainda, remunerar-se. Para chegar ao Lucro Bruto, retirado apenas os valores
Final do Perodo. dos descontos concedidos nas vendas e tambm o Custo da Mercadoria
Vendida. desse valor que devero ser pagas todas as despesas que ocorrem
MTODO RETIRANDO AS MARGENS DE LUCRO na Farmcia.
CMV= Venda Bruta Total Margens de Lucro (%)
Chamamos de Ponto de Equilbrio Operacional, quando a Venda Bruta Total
O Mtodo Clssico Contbil exige que o gestor saiba com exatido o valor do alcana um determinado patamar em que o Lucro Bruto conseqente, seja
seu estoque a Preo de Custo Compra no incio e no final do perodo. Eis aqui capaz de pagar todas as despesas que normalmente ocorrem na Farmcia.
o grande problema, pois, grande parte das farmcias possuem dificuldades

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Despesas Operacionais Variveis Venda Bruta. Ela no est intimamente ligada ao patamar de Venda Bruta.
So as despesas que variam conforme o montante de venda da Farmcia. Se por acaso a Venda Bruta dobrar em um determinado ms, o aluguel no
comum muitos Farmacuticos ficarem em dvida quanto a esse grupo de ir aumentar na mesma proporo, assim como os outros tipos de despesas
despesas, visto que estas possam variar o seu valor de um ms para o outro. fixas. comum entre farmacuticos e farmacistas uma certa confuso entre
Contudo, as Despesas Variveis esto intimamente atreladas ao valor do estas despesas, j que os seus valores podem ser diferentes entre o passar dos
faturamento da Farmcia. Sendo assim, se ocorrer do valor da Venda Bruta meses. preciso sempre lembrar que estas despesas no variam conforme
dobrar em um determinado ms, tambm as Despesas Variveis dobraro venda.
mais ou menos no mesmo ritmo. o caso de alguns Impostos como o ICMS,
das Comisses pagas a funcionrios sobre as vendas, etc. Essas despesas so Exemplo: Se vendermos mais no significa que o valor da taxa de gua ou
ditas Operacionais porque elas derivam das Operaes de compra e vendas energia tambm ser maior. Outra forma de explicar esta categorizao
efetuadas pela Farmcia no perodo. Ou seja, no so despesas alheias ao lembrar que os grandes especialistas da administrao nos ensina que
funcionamento da Farmcia. despesas que no variam mais do que 10 a 15% de um ms para o outro
tambm podem ser classificadas como fixas. Portanto, lembre-se sempre que
Margem de Contribuio se as despesas no variam conforme a venda e no oscilam muito elas sempre
calculada retirando-se do Lucro Bruto as Despesas Variveis. A Margem de se enquadram nesta categoria.
Contribuio representa o resultado financeiro da Venda Bruta, aps a retirada
dos descontos concedidos na venda, do CMV e das Despesas Variveis (que Lucro Operacional
representada, principalmente, pelos impostos). o Lucro Resultante de todas as operaes da Farmcia no perodo
(ms, trimestre ,ano,etc). Representa o valor que sobrou para remunerar
Conceitualmente, tudo que sobra para pagar as Despesas Fixas da Farmcia. o investimento do Farmacutico. Este valor dever ser calculado
Consiste em um tipo de Lucro que serve de visualizao, para mostrar ao percentualmente, para que se tenha a noo de retorno que a Farmcia esta
Farmacutico quanto o valor disponvel para o pagamento de suas despesas proporcionando.
fixas. A demonstrao desse valor em percentual muito importante para
que o Farmacutico passe a ter noo de qual o percentual mximo que suas Esse Lucro Operacional porque ele totalmente resultante somente das
despesas fixas podero chegar. operaes de compra e de venda de produtos da Farmcia.

Despesas Operacionais Fixas Receita No Operacional


So as despesas mais comuns existentes na Farmcia. Elas so representadas Representa os valores obtidos no perodo, que no sejam provenientes das
pelo valor pago de Aluguel, Telefone, Energia, gua, Mensalidades diversas, operaes de compra e venda de produtos, efetuadas pela Farmcia. Podem
etc. Sua caracterstica principal que no aumenta conforme o aumento da ser categorizados como os valores obtidos pela aplicao financeira do Capital

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

de Giro da Farmcia, pela venda de um bem mvel ou imvel da empresa, ou Lucro Lquido Final
outra procedncia. Este tipo de Lucro Lquido Ajustado conforme as Receitas e a Despesas No
Operacionais. Ele no representa o Lucro que foi derivado das operaes de
importante a sua existncia, principalmente para contemplar as inseres compra e venda da Farmcia no perodo, pois, leva tambm em considerao
de Capital dos acionistas (ou proprietrios) na Farmcia. Qualquer dinheiro as operaes extras e alheias ao funcionamento normal da Farmcia. Exemplo:
que venha de fora, ou seja, que no for proveniente da operao da farmcia, No caso da realizao de Compras Extras para aproveitar preos e fazer
dever ser inserido nessa categoria. estocagem ou realizao de investimentos ou retiradas dos scios este
resultado pode ficar negativo ou excessivamente positivo quando as receitas
comum em Farmcia, a realizao de compra mensal de produtos, acima da no operacionais forem muito altas. muito importante analisar o Lucro
quantidade definida pelo CMV. Quando isso ocorre, haver a injeo de um Lquido ajustado, mas preciso compreender que no o consideramos para
valor extra para o pagamento das compras. Este incremento de estoque ou efeito de anlise de viabilidade da Farmcia.
seja aumento de capital investido, dever ser considerado como uma Receita
No Operacional, porque no foi fruto das operaes normais ocorridas no Separar o Lucro Operacional e Lucro Lquido uma forma didtica de
perodo pela Farmcia. compreender a diferena entre os resultados que a farmcia apura antes e
depois das receitas e despesas no operacionais. Do contrrio, durante o
Despesa No Operacional perodo de uma reforma, troca de mobilirio e equipamentos, modernizao
Assim, como a Receita No Operacional, deriva de valores obtidos no perodo do layout interno e externo poderamos interpretar que o lucro realizado
que no sejam provenientes das operaes da Farmcia. Como exemplo, podem pela empresa estivesse ruim, mas logicamente quando separamos da forma
ser categorizados como os valores pagos em Benfeitorias (investimentos) na proposta aqui, entendemos perfeitamente como ficam os resultados da
Farmcia. Ainda, os valores extras retirados pelos proprietrios durante o ms empresa antes e depois de tais intervenes.
(fora do Pr-labore), valores pagos de Multas Fiscais, etc... so exemplos de
Despesa No Operacional. Anlise do DLP
O DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) demonstra se as polticas de Compra
O pagamento de Compras Extras com a finalidade de incremento do estoque, e de Descontos para os clientes est correta e suportvel pela Farmcia.
conforme foi dito anteriormente, caracteriza uma Despesa No Operacional. Quando as Margens de Lucro obtidas com a compra no esto suportando
Este procedimento necessrio para se preservar a demonstrao do Lucro os descontos concedidos na venda, o resultado do Lucro Operacional do DLP
Operacional no perodo. Dessa forma, qualquer valor pago que no foi oriundo ficar negativo. O DLP mostra tambm se o patamar de Despesas est dentro
das operaes ocorridas no perodo, dever ser adicionadas nesta categoria de dos limites esperados.
despesa.

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Na anlise do DLP podemos observar que em alguns casos o Lucro Bruto Mtodo da Anlise do DFC
relativamente alto e bom, porm, o Lucro Operacional negativo ou nfimo. (Demonstrativo de Fluxo de Caixa)
Isto demonstra claramente que as Despesas da Farmcia devero ser revistas Assim, como o DLP capaz de demonstrar uma srie de dados sobre a
e dever ser traado um plano estratgico de reduo de despesas para que a Farmcia, o preenchimento, pelo menos, mensal do Demonstrativo de Fluxo
Farmcia seja vivel financeiramente. de Caixa (DFC) pelo Farmacutico, ir demonstrar algumas situaes sobre a
sade financeira da Farmcia.

Em Resumo: A sua conformao segue as mesmas caractersticas do quadro ou tabela do

O DLP mostra a DLP, conforme a demonstrado a seguir:

Viabilidade da
CLCULO DESCRIO DAS OPERAES
(=) Receita Lquida Financeira Operacional
(-) Fornecedores Pagos (efetivamente no perodo)
Farmcia. (=)
(-)
Lucro Bruto
Despesas Operacionais Variveis
(=) Margem de Contribuio
A Farmcia s poder continuar de portas abertas se o DLP for positivo.
(-) Despesas Operacionais Fixas
Mesmo sendo positivo, o valor do Lucro Operacional dever ser maior do que
(=) Lucro Operacional
o rendimento financeiro do valor de mercado.
(+) Receita No Operacional
(-) Despesa No Operacional
Portanto, mensalmente, o gestor dever preencher e analisar o DLP de sua
Farmcia para que tenha a certeza do sucesso financeiro do seu negcio.
Desvios ou discrepncias nos valores do DLP devem ser tratadas com Para preencher o DFC acima proposto o Farmacutico ir necessitar de alguns
seriedade e, ainda, tomadas todas as medidas para que sejam corrigidas. S dados que devero ser levantados dentro de um determinado perodo de
assim, a Farmcia ser forte e se manter no mercado. funcionamento da Farmcia, que geralmente, mensal. Os dados a serem
obtidos seriam:

Receita Lquida Financeira Operacional.


Fornecedores Pagos efetivamente no perodo.
Total das Despesas Variveis.
Total das Despesas Fixas.

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

De posse desses valores, a insero deles no DFC (Demonstrativo de Fluxo de Anlise do DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa)
Caixa), ir demonstrar qual seria o Lucro Operacional da Farmcia, conforme a O DFC mostra, na prtica, se o Gerente da Farmcia seja ele o Farmacutico
movimentao financeira efetiva que ocorreu no perodo. ou outro colaborador ou mesmo o proprietrio, est conseguindo reproduzir
o planejado no DLP. Por isso, dentro da lgica, a Farmcia somente continua
Diferente do DLP, o Demonstrativo de Fluxo de Caixa trabalha com os valores funcionando se o DLP for positivo, e sendo assim, o DFC tambm deveria
em dinheiro das Vendas e das Compras (ou valores efetivamente pagos aos se positivo. Se isso no estiver ocorrendo em razo de que no se est
fornecedores) que ocorreram no perodo. Ele leva em considerao no as conseguindo seguir o que foi planejado.
Vendas que podem ter sido A Vista ou A Prazo, mas apenas ou to somente
o que entrou em dinheiro ou por via bancria (cartes) no caixa da Farmcia, O resultado do DFC dever ser visto com uma ateno especial, principalmente
no perodo. para o Valor Comprado de Fornecedores bem como para o prazo de
pagamento junto aos mesmos e, quanto ao Valor Recebido ou a receber no
Para se obter o valor da Receita Lquida Financeira Operacional da Farmcia, Credirio/convnios. Estes dois fatores que so determinantes por desviar
o Farmacutico dever somar todos os valores que entraram em dinheiro no os resultados para menor ou para maior no Demonstrativo de Fluxo de Caixa.
perodo, seja no caixa e tambm que foram sendo depositados diretamente Para exemplificar, um valor comprado a maior do que o estipulado no CMV do
na conta corrente da Farmcia. Os valores pagos a Fornecedores referem-se DLP certamente ir contribuir para diminuir o DFC. Da mesma forma, um valor
somente ao valor que saiu da conta corrente ou do caixa da Farmcia para recebido a menor do que o que foi vendido no DLP, ir contribuir da mesma
pagar as compras que foram efetuadas, sejam elas realizadas em qualquer forma, para diminuir o resultado do DFC.
data do perodo em anlise.
Uma Farmcia com um DFC negativo, fala a favor de que necessitar que seja
No se leva em considerao aqui, qual foi a data da compra, mas sim o que injetado mais Capital de Giro. A continuidade do DFC negativo ao longo dos
efetivamente foi pago a fornecedores dentro do perodo (ms) que se esta meses (DFC Acumulado), certamente ir exigir um novo investimento em
analisando. Capital de Giro no contas a receber de clientes. Nota: O que faz uma empresa
encerrar as suas atividades a falta de liquidez, ou seja, a falta de caixa. Esta
Os demais dados e a forma de calcular os valores dos campos, seguem a falta de caixa demonstrada no Fluxo de Caixa Acumulado.
mesma sistemtica, que foi dito anteriormente em relao ao DLP.

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Vejamos no Exemplo a seguir, de uma Farmcia normal que no trabalha com O Grfico abaixo mostra que podemos fatiar os resultados do DLP desta
produtos manipulados, e que obteve o seguinte DLP, em um determinado farmcia da seguinte forma:
perodo:

DEMONSTRATIVO DE LUCROS E PERDAS (DLP)


REPRESENTATIVIDADE
DESCRIO DAS OPERAES VALORES DO MS (R$)
SOBRE VENDA BRUTA (%)
VENDAS BRUTAS (R$) 34.050,00 100,00
DESCONTOS CONCEDIDOS NA VENDA (R$) 4.021,31 11,81
VENDAS LQUIDAS (R$) 30.028,70 88,19
CUSTO DA MERCADORIA VENDIDA (CMV) - (R$) 18.165,01 53,35
LUCRO BRUTO 11.863,68 34,84
CUSTOS OU DESPESAS OPERACIONAIS VARIVEIS (R$) 2.266,73 6,66
MARGEM DE CONTRIBUIO (R$) 9.596,95 28,18
DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (R$) 5.414,00 15,90
LUCRO OPERACIONAL (R$) 4.182,95 12,28
RECEITAS NO OPERACIONAL (R$) 10,00 0,03
DESPESAS NO OPERACIONAL (R$) 60,00 0,18
LUCRO LQUIDO 4.132,95 12,14
(LUCRO LQUIDO FINAL AJUSTADO) (R$)

OBS.: Os valores foram


arredondados.

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Essa mesma Farmcia teve no mesmo perodo analisado o seguinte DFC Fatiando o resultado do DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) desta Farmcia,
(Demonstrativo de Fluxo de Caixa): temos o grfico abaixo:

DEMONSTRATIVO DE FLUXO DE CAIXA (DFC)


REPRESENTATIVIDADE
DESCRIO DAS OPERAES VALORES DO MS (R$) SOBRE VENDA BRUTA (%)

RECEITA LQUIDA FINANCEIRA OPERACIONAL (R$) 26.500,00 100,00


FORNECEDORES PAGOS EFETIVAMENTE NO MS (R$) 17.000,00 64,15
LUCRO BRUTO (R$) 9.500,00 35,85
CUSTOS OU DESPESAS VARIVEIS PAGAS NO MS (R$) 2.266,73 8,55
MARGEM DE CONTRIBUIO (R$) 7.233,27 27,30
DESPESAS FIXAS PAGAS NO MS (R$) 5.414,00 20,43
RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA 1.819,27 6,87
OPERACIONAL (R$)
RECEITA NO OPERACIONAL 10,00 0,04
DESPESA NO OPERACIONAL 60,00 0,23
RESULTADO DO FLUXO DE 1.769,27 6,68
CAIXA AJUSTADO (R$)

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Anlise comparativa do DLP e do DFC para esta Farmcia EM RESUMO, ANALISANDO OS DOIS QUADROS,
Ao verificar o DLP desta Farmcia, observamos que ela apresentou um lucro PODEMOS OBSERVAR QUE O RESPONSVEL POR ESTA
operacional no perodo de aproximadamente 12,0%. Isto , as vendas Brutas
ocorridas, foram suficientes para pagar os descontos concedidos na venda,
FARMCIA DEVER NO PRXIM O PERODO, FICAR
e tambm pagou o Custo da Mercadoria Vendida e, ainda, pagou todas as ATENTO EM MELHORAR O RECEBIMENTO DAS VENDAS
Despesas (sejam elas Fixas e Variveis), chegando a um Lucro Operacional de A PRAZO, E POR OUTRO LADO REALIZAR MELHOR
12,0%. O DLP mostrou que esta Farmcia apresentou viabilidade dentro do AS COMPRAS DE FORNECEDORES CONFORME O
perodo em questo. DETERMINADO NO CMV DO DLP.
Quando analisamos em conjunto com o DFC (Demonstrativo de Fluxo de Concluso:
Caixa) percebemos que o valor da Venda Lquida que houve no DLP no se
verificou no DFC (em forma de Receita). Perceba que a Venda Lquida no O DLP demonstrou que a Farmcia foi vivel no perodo e que poderia
DLP foi de R$ 30.028,70 e que a Receita Total no DFC foi de R$ 26.500,00. Isto apresentar um Lucro Lquido de 12,0% sobre a Venda Bruta. Contudo, por
representou uma reduo de R$ 3.528,70 no valor em dinheiro que entrou deficincia operacional, os valores obtidos no acompanharam o projetado
no perodo. Tal fato se deve as vendas a prazo que diminuram o volume da no DLP, e a Farmcia obteve apenas um Lucro Lquido Operacional de
Receita. Mesmo havendo os recebimentos das vendas a prazo eles no foram aproximadamente 7,0%.
suficientes para alcanar o valor da Venda Lquida, portanto, a reduo da
Receita em relao as Vendas Lquidas leva a uma diminuio do Lucro Lquido Existem casos em que uma Farmcia apresenta um DLP favorvel no perodo,
no perodo. mas que o DFC se mostra desfavorvel ou negativo neste mesmo perodo.
A acumulao destes valores ao longo do perodo, leva a Farmcia a um
Ao comparar o DFC e o DLP desta Farmcia no perodo analisado, verificamos problema de Capital de Giro, sendo obrigada a levantar Capital externo para
que o valor para pagamento aos Fornecedores (pagamentos efetivos ocorridos se manter.
no perodo) foi menor do que o projetado pelas vendas no DLP. Esta informao
nos leva a crer que esta farmcia apresentou um decrscimo momentneo no
estoque, visto que o valor pago a fornecedores no foi suficiente para cobrir
o que foi vendido. Este fato, por outro lado, contribuiu para aumentar o Lucro
Operacional do DFC.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 19
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

EXEMPLO N 01 DEMONSTRATIVO DE
JAN FEV MAR ... NOV DEZ
ACUMULADO
LUCROS E PERDAS (DLP) 12 MESES
Vejamos no quadro ao lado um exemplo numrico, utilizando um perodo
mais amplo, em que ocorreram tais disparidades entre o DLP e o DFC. Analise VENDAS BRUTAS (R$) 37.626,72 39.081,99 44.747,12 ... 52.858,92 48.213,10 552.687,00
os resultados e veja o que podemos concluir dessa Farmcia. DESCONTOS CONCEDIDOS NA
6.915,20 6.858,52 10.154,26 ... 5.824,06 4.614,46 101.119,53
VENDA (R$)
VENDAS LQUIDAS 30.711,52 32.223,47 34.592,86 ... 47.034,86 43.598,64 451.567,47
Analisando comparativamente o perodo acima dos resultados desta Farmcia,
CUSTO DA MERCADORIA VENDIDA
9.875,20 10.690,03 11.674,00 ... 14.616,76 12.648,36 141.377,41
observamos que o DLP apresentou um valor de Lucro Lquido Acumulado da (CMV)-(R$)

ordem de R$ 74.367,91 no final do perodo (em 12 meses). Por outro lado, o LUCRO BRUTO (R$) 20.836,32 21.533,44 22.918,86 ... 32.418,10 30.950,28 310.190,06

DFC apresentou um valor negativo de Lucro Lquido Acumulado da ordem DESPESAS OPERACIONAIS
VARIVEIS (R$) 3.328,72 2.773,26 2.027,28 ... 4.432,58 4.449,47 37.853,10
de R$ 26.147,29. Ou seja, apesar de fechar o ano com Lucro Operacional, MARGEM DE CONTRIBUIO (R$) 17.507,60 18.760,18 20.891,58 ... 27.985,52 26.500,81 272.336,96
financeiramente a Farmcia acabou o ano com um Saldo de Caixa DESPESAS OPERACIONAIS
FIXAS (R$) 15.676,49 12.922,78 15.053,46 ... 17.835,00 19.104,70 197.969,05
desfavorvel. Uma diferena importante nos resultados, quando considerado
LUCRO OPERACIONAL (R$) 1.831,11 5.837,40 5.838,12 ... 10.150,52 7.396,11 74.367,91
que o investidor ter que repor o valor negativo do Caixa, para continuar as
suas operaes no prximo perodo (ou ano). Isto quer dizer, que para comear RECEITAS NO OPERACIONAL (R$) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

um novo perodo (ou um novo ano), ter que haver um novo investimento de DESPESAS NO OPERACIONAL (R$) 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Capital de Giro no Caixa da Farmcia, para que ela continue a suas operaes. LUCRO LQUIDO 1.831,11 5.837,40 5.838,12 ... 10.150,52 7.396,11 74.367,91
(FINAL AJUSTADO) - (R$)
Este dficit de Fluxo de Caixa, foi ocasionado primeiramente pelas Receitas ACUMULADO DLP 1.831,11 7.668,51 13.506,63 ... 66.971,81 74.367,91
que ficaram menores do que as Vendas Lquidas.
DEMONSTRATIVO DE FLUXO ACUMULADO
DE CAIXA (DFC) JAN FEV MAR ... NOV DEZ 12 MESES
Infere-se que isto ocorreu em decorrncia de que os pagamentos da Vendas RECEITAS LQUIDA FINANCEIRA
OPERACIONAL (R$) 22.897,18 27.589,13 26.484,48 ... 31.263,46 39.065,57 369.175,70
a Prazo no entraram no perodo. Por outro lado, as Compras Pagas para
FORNECEDORES PAGOS
12.928,79 12.715,52 10.015,04 ... 16.359,68 14.092,70 159.500,84
Fornecedores tambm foram bem maiores do que o projetado pela Venda EFETIVAMENTE NO MS (R$)

Bruta. Portanto, ficou dinheiro investido em estoque. LUCRO BRUTO (R$) 9.968,39 14.873,61 16.469,44 ... 14.903,78 24.972,87 209.674,86
DESPESAS VARIVEIS PAGAS
NO MS (R$) 3.328,72 2.773,26 2.027,28 ... 4.432,58 4.449,47 37.853,10
Esta anlise leva concluso de que a Farmcia vivel, porm no est sendo MARGEM DE CONTRIBUIO (R$) 6.639,67 12.100,35 14.442,16 ... 10.471,20 20.523,40 171.821,76
administrada de forma eficaz eficiente, fazendo com que haja deficincia no DESPESAS FIXAS PAGAS
NO MS (R$) 15.676,49 12.922,78 15.053,46 ... 17.835,00 19.104,70 197.969,05
Fluxo de Caixa. O dinheiro que deveria estar no Caixa da Farmcia, est alocado RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
-9.036,82 -822,43 -611,30 ... -7.363,80 1.418,70 -26.147,29
em Estoque e em Contas a Receber. OPERACIONAL (R$)
RECEITA NO OPERACIONAL 0,00 0,00 0,00 ... 0,00 0,00 0,00

OBS.: Foram suprimidos alguns valores intermedirios do perodo. Farmcia com Grupo de Medicamentos Manipulados. DESPESA NO OPERACIONAL 0,00 0,00 0,00 ... 0,00 0,00 0,00
RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
AJUSTADO (R$) -9.036,82 -822,43 -611,30 ... -7.363,80 1.418,70 -26.147,29
ACUMULADO FLUXO
CAIXA -9.036,82 -9.859,25 -10.470,55 ... -27.565,99 -26.147,29

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

EXEMPLO N 02 DEMONSTRATIVO DE LUCROS


JAN FEV MAR ... NOV DEZ
ACUMULADO
NO PERODO
E PERDAS (DLP)
Vejamos agora no quadro ao lado outro exemplo numrico, tambm em um DE 12 MESES

perodo mais amplo (de 12 meses), em que ocorreram disparidades entre VENDAS BRUTAS (R$) 32.897,18 27.589,13 33.484,48 ... 31.263,46 39.065,57 386.175,70
o DLP e o DFC, dentro de outro cenrio. Analise os resultados e veja o que DESCONTOS CONCEDIDOS NA 7.500,56 6.858,52 10.154,26 ... 5.824,06 4.614,46 88.048,06
VENDA (R$)
podemos concluir sobre essa Farmcia em questo.
VENDAS LQUIDAS 25.396,62 21.298,81 25.850,02 ... 24.135,39 30.158,62 298.127,64
CUSTO DA MERCADORIA VENDIDA 17.435,51 14.622,24 17.746,77 ... 16.569,63 20.704,75 204.673,12
Percebam no exemplo proposto, que essa Farmcia apresenta um resultado (CMV)-(R$)

de DLP negativo para o perodo, e por outro lado, apresenta um resultado de LUCRO BRUTO (R$) 7.961,12 6.676,57 8.103,24 ... 7.565,76 9.453,87 93.454,52

Fluxo de Caixa altamente favorvel e positivo. DESPESAS OPERACIONAIS


VARIVEIS (R$) 2.467,29 2.069,18 2.511,34 ... 2.344,76 2.929,92 28.963,18

MARGEM DE CONTRIBUIO (R$) 5.493,83 4.607,38 5.591,91 ... 5.221,00 6.523,95 64.491,34
Analisando esse fato, verificamos que isto ocorreu por uma srie de desvios
DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (R$) 6.480,74 5.435,06 6.596,44 ... 6.158,90 7.695,92 76.076,61
Gerenciais:
LUCRO OPERACIONAL (R$) -986,92 -827,67 -1.004,53 ... -937,90 -1.171,97 -11.585,27

1. Os Pagamentos a Fornecedores no perodo ficaram muito abaixo do ACUMULADO -986,92 -1.814,59 -2.819,12 0,00 -10.413,30 -11.585,27

projetado para as compras, o que compromete a reposio da mercadoria DEMONSTRATIVO DE ACUMULADO


JAN FEV MAR ... NOV DEZ NO PERODO
FLUXO DE CAIXA (DFC)
vendida (projetada no DLP). Foram adquiridos quase R$ 50.000,00 a menos. DE 12 MESES

Isto indica que parte do dinheiro que deveria estar em estoque foi movido RECEITAS LQUIDA FINANCEIRA 33.987,00 28.889,13 30.456,00 ... 29.654,00 40.876,00 387.046,13
OPERACIONAL (R$)
para o Caixa (ou Conta Corrente) da Farmcia. FORNECEDORES PAGOS 12.928,79 12.715,52 10.015,04 ... 14.359,68 14.092,70 154.348,77
EFETIVAMENTE NO MS (R$)
LUCRO BRUTO (R$) 21.058,21 16.173,61 20.440,96 ... 15.294,32 26.783,30 232.697,36
2. A receita financeira foi muito maior que a Venda Lquida. Foram quase R$
DESPESAS VARIVEIS PAGAS 2.467,29 2.069,18 2.511,34 ... 2.344,76 2.929,92 28.963,18
88.000,00 de dinheiro que entrou para o caixa da Farmcia no perodo e tal NO MS (R$)

fato se deve aos valores recebidos de perodo anterior. LUCRO BRUTO (R$) 7.961,12 6.676,57 8.103,24 ... 7.565,76 9.453,87 93.454,52

MARGEM DE CONTRIBUIO (R$) 18.590,92 14.104,43 17.929,62 ... 12.949,56 23.853,38 203.734,19
3. Os Descontos Concedidos esto acima do que a Farmcia pode suportar, DESPESAS FIXAS PAGAS
6.480,74 5.435,06 6.596,44 ... 6.158,90 7.695,92 76.076,61
NO MS (R$)
pois, a Margem de Contribuio que sobra na operao no suficiente para RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
OPERACIONAL (R$) 12.110,18 8.669,37 11.333,18 ... 6.790,66 16.157,46 127.657,57
cobrir todas as Despesas (Fixas e Variveis).
RECEITA NO OPERACIONAL 0,00 0,00 0,00 ... 0,00 0,00 0,00

DESPESA NO OPERACIONAL 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00


RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA 12.110,18 8.669,37 11.333,18 ... 6.790,66 16.157,46 127.657,57
AJUSTADO (R$)
OBS.: Foram suprimidos alguns valores intermedirios do perodo. Farmcia no possui Grupos de Medicamentos Manipulados. ACUMULADO 12.110,18 20.779,55 32.112,73 0,00 111.500,11 127.657,57

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3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Concluso Fica claro ento, que a busca de uma administrao financeira eficaz para
Esta Farmcia, apesar de ter fechado o perodo (ano) com um bom Caixa (tem a Farmcia dever ser de um DLP positivo que satisfaa os objetivos dos
dinheiro no Conta Corrente), apresenta-se invivel para continuar funcionando investidores; e que exista uma equiparao mais ou menos constante e
da forma em que se encontra. Medidas importantes devero ser tomadas uniforme do Fluxo de Caixa em relao ao DLP projetado. Este dever ser o
como: foco do Farmacutico na Gesto Financeira da Farmcia.

I. Reduo das Despesas (principalmente Fixas que respondem por quase 20% Composio das Margens de Lucro em Farmcia
das Vendas Brutas). Comunitria
As Margens de Lucro em Farmcia Comunitria, dependem de algumas
II. Reduo do nvel de Descontos concedidos na Venda. variveis que so previsveis para o Farmacutico e, por isso, possvel de
serem planejadas e calculadas com antecedncia. Dessa forma, possvel
III. Providenciar ajuste nas Compras, de modo que ocorra a reposio da dentro de uma realidade prtica, fazer uma Simulao do valor percentual
Mercadoria Vendida nos parmetros do projetado no DLP. da sua Margem Bruta de Lucro que poder ser obtida para uma determinada
Farmcia. Sabendo dessa Margem em percentual, ficar mais claro para o
Um cenrio provvel para o prximo perodo, o de que essa Farmcia iria Farmacutico fazer a Gesto Financeira e Administrativa da Farmcia.
consumir todo o seu Fluxo de Caixa para repor o Estoque, e no mais iria haver
a entrada de recebveis no mesmo patamar que houve no ltimo perodo. Entendendo a Composio da Margem Bruta de Lucro
Podemos inferir, que a inviabilidade dessa Farmcia iria ter seu desfecho no
perodo vindouro, caso nenhuma ao de ajuste seja tomada. ESTUDO DAS MARGENS DE LUCRO OFICIAL

interessante notar que em relao aos dois exemplos apresentados; que a O Governo Federal atravs de determinaes tcnicas (atravs do seu rgo
Farmcia n 01 tem apenas uma ingerncia quanto ao Fluxo de Caixa, e que denominado CMED); define os ndices a serem aplicados para a obteno dos
apesar das dificuldades do momento possvel se recompor. J no exemplo da valores de Preo de Venda para os vrios grupos de medicamentos.
Farmcia n 02 o problema no aparente, porque h muito dinheiro em Caixa,
no entanto, a sua situao tende a ser mais grave e dever ser buscada uma Dessa forma, esse rgo define junto da indstria que produz o medicamento,
soluo mais sria, sob pena da Farmcia ir a falncia. Um resultado negativo um Preo de Custo Oficial. Para o varejo de medicamentos, esse mesmo
consistente no DLP demonstra inviabilidade das operaes da Farmcia. rgo define alguns ndices que variam conforme o valor do ICMS cobrado
nos Estados da Federao, para a obteno do Preo de Venda Oficial. Dessa
forma, as Farmcias no Brasil, trabalham com medicamentos que tem um
Preo de Custo Oficial definido, e tambm com um Preo de Venda Oficial,

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que tambm foi previamente definido. A diferena entre esses dois preos: O Para obter um Preo de Venda de determinado medicamento, precisamos
Preo de Venda Oficial e o Preo de Custo Oficial, o que denominaremos primeiramente classifica-lo dentro de uma das Listas de Comercializao da
aqui de Margem de Lucro Oficial. CMED. Uma vez encontrado de qual lista o medicamento pertence, pega-
se o Preo de Custo do Medicamento (Preo Fbrica) e divide-se pelo ndice
Para encontrarmos a Margem de Lucro Oficial teremos que entender a proposto da lista, dentro da faixa de ICMS do seu Estado.
forma como foi proposto os ndices pela CMED (Cmara de Medicamentos
do Ministrio da Sade). Este rgo classificou os medicamentos dentro de Exemplo:
trs listas diferentes, e determinou um ndice de diviso para cada uma delas: Um medicamento que pertence a Lista Positiva e ser comercializado num
Lista Positiva, Lista Negativa e Lista Neutra. O objetivo dessas listas foi agrupar Estado da Federao em que o ICMS de 17% ter o seguinte clculo:
os produtos conforme o local de incidncia do imposto PIS/COFINS, de forma
que na lista positiva o imposto dever ser pago j na indstria. PREO FBRICA / 0,7234 = PREO DE VENDA OFICIAL
Na lista negativa, esse imposto no ser cobrado. E na lista neutra, o imposto Em valores numricos, se o Preo de Fbrica deste medicamento de R$ 10,00,
dever ser pago na venda, sendo recolhido pelo varejista normalmente da ento teremos encontrado um Preo de Venda Oficial de R$ 13,82. Podemos
forma que sempre foi anteriormente (pago pela Farmcia aps a venda do concluir com estes ndices que o Governo prope uma Margem de Lucro pr-
medicamento). definida para cada Lista de Comercializao conforme o Estado da Federao
em que nos encontramos.
A tabela como os ndices definida pela CMED foi a seguinte:
Estas Margens de Lucro tambm so denominadas I.V.A. (ndice de Valor
ICMS LISTA LISTA LISTA Agregado), que um termo mais tcnico que largamente utilizado por
POSITIVA NEGATIVA NEUTRA
representantes do Governo, ligados ao setor.
19% 0,7234 0,7523 0,7071

18% 0,7234 0,7519 0,7073 Vejamos a seguir um comparativo entre esses ndices definidos e os valores
em percentual de Margem de Lucro sobre o Preo de Custo Fbrica:
17% 0,7234 0,7515 0,7075
Margens de Lucro (I.V.A.) sobre o Preo de Custo Oficial de Fbrica
12% 0,7234 0,7499 0,7084
DESCRIO LISTAS NDICES CMED I.V.A. SOBRE PRC
DE COMERCIALIZAO (DIVISO) CUSTO FBRICA (%) Fonte: CMED/2009
0% 0,7234 0,7465 0,7103 Os ndices refletem ento qual a Margem
NEGATIVA 0,7515 33,06 de Lucro que conseguida junto a cada Lista
POSITIVA 0,7234 38,23 de Comercializao. Esta Margem de Lucro
Fonte: Resoluo CMED n 02 de 11/03/2009 representada na tabela acima sobre o percentual
NEUTRA 0,7075 41,34
existente com relao ao Preo de Custo Fabrica
(ou Preo de Custo Oficial) dos medicamentos.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 23
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

necessrio se ter em mente que, para o varejista de medicamentos mais Ao analisarmos uma revista de preo que normalmente divulgada ao varejo
importante conhecer a sua Margem de Lucro que incide sobre o Preo de farmacutico, podemos observar o seguinte perfil de participao de produtos
Venda dos medicamentos e no a que incide sobre o Preo de Custo dos de cada uma das Listas de Comercializao da CMED:
medicamentos. Como j conseguido um Preo de Venda Oficial atravs dos
ndices que foram propostos pela CMED; fica muito mais fcil poder serem
calculados sobre as Margens de Lucro que so conseguidas sobre o Preo de
Venda Oficial. Vejamos na tabela a seguir:

Margens de Lucro (I.V.A.) sobre o Preo de Venda Oficial


DESCRIO LISTAS NDICES CMED I.V.A. SOBRE PRC
DE COMERCIALIZAO (DIVISO) VENDA (%)
NEGATIVA 0,7515 24,84
POSITIVA 0,7234 27,65
NEUTRA 0,7075 29,24

Fonte: CMED/2009

Dessa forma, vemos que o percentual representado sobre Preo de Venda


Fonte: Revistas de Preos de Venda Oficial, distribuda para o comrcio varejista farmacutico Nov/2009.
Oficial, bem inferior ao que obtemos quando comparamos ao Preo de Custo
Oficial.
Apesar da maioria dos medicamentos que esto presentes nas revistas de
preos pertencerem a Lista Positiva da CMED (aproximadamente 60%),
Consideraes sobre a participao das Listas de observamos que existe variao no perfil de comercializao destas listas para
Comercializao da CMED nas vendas da Farmcia cada farmcia.
Os medicamentos que esto dispostos nas Listas de Comercializao da
CMED no apresentam perfil de venda igualitrio dentro da Farmcia. Os
medicamentos que esto agrupados na Lista Positiva da CMED normalmente
Estudo dos Grupos de Produtos em Farmcia Comunitria
Podemos agrupar os produtos na Farmcia Comunitria de forma que possam
so os medicamentos de uso contnuo, que por esse motivo tendem a serem
refletir a Margem de Lucro que possam oferecer sobre o Preo de Venda
mais vendidos. Esses medicamentos da Lista Positiva, so medicamentos que
Oficial. Uma forma lgica a ser proposta dividir os produtos existentes em 5
normalmente possuem um valor agregado de venda um pouco maior.
grupos, da seguinte forma:

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 24
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

I. Medicamentos de Marca: Referncias e Populares. Verificando estritamente sob o ponto de vista da Margem Bruta sobre o Preo
II. Medicamentos de Marca: Similares. de Venda Oficial, por exemplo as Farmcias que vendem maior quantidade
III. Medicamentos Genricos. dos grupos de Perfumarias/Correlatos e tambm dos Produtos Manipulados
IV. Perfumarias e Correlatos. tendem a obter mdias de Margem de Lucro maiores, quando calculadas
V. Produtos Manipulados. somente do ponto de vista das Margens Oficiais de Lucro. Os medicamentos
Genricos e Similares possuem praticamente a mesma margem que os
Dentro de cada um desses grupos de produtos, notamos certa predominncia medicamentos de marca de Referencia/Populares, quando analisados levando
de venda de produtos, constantes nas Listas de Comercializao da CMED. em considerao somente a Margem de Lucro Oficial.
Como cada Lista de Comercializao j conhecida a sua Margem de Lucro
sobre o Preo de Venda Oficial, podemos calcular de forma aproximada, uma Dizemos que este calculo ainda limitado para a prtica corrente da Farmcia,
mdia de Margem de Lucro para cada grupo: pois foi levado at agora em considerao somente as Margens Oficiais
que so ditadas pela CMED. O mercado fsico, prev descontos extras em
PREDOMINNCIA % MDIO DE LUCRATIVIDADE determinados produtos que podem ampliar essas margens.
GRUPOS DE LISTAS CONFORME I.V.A. (SOBRE PRC
VENDA OFICIAL)
MEDIC. MARCA:REFERNCIA/
POPULARES NEGATIVA/POSITIVA 26,50 Estudo dos Descontos obtidos na Compra (acrscimo da
MEDIC. MARCA:SIMILARES POSITIVA/NEGATIVA 26,54
Margem de Lucro Oficial)
A prpria concorrncia de mercado na rede atacadista de medicamentos, faz
MEDIC. GENRICOS POSITIVA/NEGATIVA 27,26 com que sejam ofertados descontos extras para o varejista na compra desses
PERFUMARIAS/
CORRELATOS LIBERADOS/NEUTRA 37,50 (*) produtos. Podemos perceber que, conforme o grupo de medicamentos,
ocorre um desconto que incide sobre o Preo de Custo Oficial ou Preo de
PROD. MANIPULADOS LIBERADOS -
Custo Fabrica dos medicamentos.
RESULTADOS E MDIAS 29,45

Esses descontos, podem ser menores ou maiores conforme a presso de


(*) Leva em considerao uma mdia utilizada no mercado varejista.
No foram considerados os produtos manipulados que tem o seu preo Liberado. mercado de momento, e tambm, pode variar conforme a quantidade
adquirida pelo varejista. Em termos gerais, para um dado momento que foi
Verificamos que no quadro anterior, foi possvel encontrar uma Margem de pesquisado, foi possvel mensurar e iremos demonstrar a ttulo de ilustrao,
Lucro Mdia, que incidente sobre o Preo de Venda Oficial dos produtos como se comportaram esses descontos junto aos fornecedores:
de uma Farmcia. Deve ser lembrado porm, que esse percentual esta
estritamente ligado ao tipo de movimentao da Farmcia, e dever variar
conforme a venda de um ou de outro grupo.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 25
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Descontos Mdios obtidos dos Fornecedores por Grupos de Utilizando-se os percentuais obtidos na pesquisa, somados com a Margem
medicamentos de Lucro Oficial (incidente sobre o Preo de Venda Oficial mostrada
anteriormente); podemos realizar um clculo final onde possvel demonstrar
VARIAO DOS DESCONTOS MDIA OBTIDA DE DESCONTOS agora, como ficariam as Margens de Lucro Mdia, incidentes sobre o Preo de
GRUPOS DE COMPRAS PRATICADOS NO DE COMPRAS PRATICADOS
DE MEDICAMENTOS MERCADO PELOS FORNECEDORES NO MERCADO PELOS Venda Oficial aps os descontos obtidos junto aos fornecedores:
(SOBRE O CUSTO OFICIAL) (%) FORNECEDORES (SOBRE O
CUSTO OFICIAL) (%)
MEDIC. MARCA:REFERNCIA/
POPULARES DE 0,00 ATE 9,00 4,50 Lucro Bruto por Grupos

MEDIC. MARCA:SIMILARES DE 30,00 ATE 78,00 62,50

MEDIC. GENRICOS DE 18,00 ATE 72,00 60,00

PERFUMARIAS/
CORRELATOS LIBERADOS/NEUTRA LIBERADOS/NEUTRA

Fonte: Pesquisa de Mercado: Atacado Centro-Oeste do Brasil Nov/2009.

Vejamos no grfico esses percentuais extras de desconto praticados


sobre o Preo de Custo Oficial:

Mdia Geral de Lucro Bruto obtida entre os Grupos para Farmcia sem Manipulao.

Lembramos que esses percentuais so aproximados e podem no representar


as condies de mercado de diversas regies do pas, e, ainda, podem variar
Como foi citado, esses
conforme o volume comprado pelo varejista. Os valores apresentados so
percentuais podem variar
ilustrativos e representam valores mdios conseguidos em um dado momento,
conforme as condies de
e em uma dada regio, que podem ser alterados, para mais ou para menos. Se
mercado e tambm, conforme
considerarmos uma venda uniforme de todos esses grupos (o que dificilmente
as regies do pas e ainda,
ocorre na prtica corrente), chegamos a um valor mdio de Margem de Lucro
conforme o volume comprado
Bruta sobre o Preo de Venda Oficial de aproximadamente 52,66% (para uma
pelo varejista.
Farmcia que no trabalha com produtos manipulados).

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 26
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

No entanto, podemos observar que na prtica diria, a maioria das Farmcias, Vejamos um exemplo numrico:
trabalham com uma margem igual ou um pouco inferior a esta aqui
demonstrada. LUCRATIVIDADE MERC. VENDIDA
DESCONTOS
DE COMPRAS
DESCONTOS
DE COMPRA CUSTO MERC. CUSTO MERC.
VALOR VENDA CONFORME I.V.A. SEM O DESC. DE PRATICADOS NO PRATICADOS NO VENDIDA COM VENDIDA COM
BRUTA POR (SOBRE PRC VENDA COMPRA (R$) MERCADO PELOS MERCADO PELOS O DESC. DE O DESC. DE

Calculando a obteno do CMV (%) GRUPOS

MARCA:REFERNCIA/
GRUPO (R$) BRUTA) (%) CUSTO FORNEC. (%) FORNEC. (R$) COMPRA (R$) COMPRA (%)

14.301,00 26,50 10.511,24 4,50 473,01 10.038,23 70,19


Existem duas formas possveis de clculo para se obter o CMV sobre a Venda POPULARES

Bruta ocorrida em uma Farmcia: MARCA: SIMILARES 8.172,00 26,54 6.003,15 62,50 3.751,97 2.251,18 27,55

GENRICOS 4.086,00 27,26 2.972,16 60,00 1.783,29 1.188,86 29,10


PERFUMARIAS
MTODO CLSSICO CONTBIL CORRELATOS (*) 7.491,00 37,50 4.681,88 0,00 0,00 4.681,88 62,50

CMV= (ESTOQUE INICIAL + COMPRAS) ESTOQUE FINAL MANIPULADOS (*) 34,05 85,71 4,87 0,00 0,00 4,87 14,29

RESULTADOS E MDIAS 34.084,05 29,08 24.173,28 24,85 6.008,27 18.165,01 53,29

Este mtodo, esbarra em um problema comum nas Farmcias Comunitrias,


Exemplo numrico de uma Farmcia Sem Manipulao. Montante de venda por Grupos foi aleatria. (*) Margem de Lucro dos
que a obteno do valor do Estoque no incio e no final do perodo
Manipulados e Perfumarias foi inserida de forma aleatria para exemplificao.
(geralmente do ms) em termos absolutos e com valores de confiana. um
mtodo que pode ser utilizado somente se o Farmacutico estiver certeza da
No quadro acima de exemplo numrico de uma Farmcia com um perfil de
sua exatido ou seja,ter um sistema (software) confivel.
venda total de aproximadamente R$ 34.000,00; foi disposto o valor de venda
total de cada grupo. Em seguida aplicando os ndices do governo (CMED) que
Um outro mtodo que poder ser utilizado o seguinte:
j so conhecidos, encontramos o Custo da Mercadoria Vendida, porm sem
levar em considerao os descontos obtidos junto aos fornecedores.
MTODO RETIRANDO AS MARGENS DE LUCRO
CMV= VENDA BRUTA TOTAL MARGENS DE LUCRO (%) Na coluna a seguir, so mostrados (a ttulo de exemplificao), os valores
de descontos obtidos junto aos fornecedores e logo a frente, os valores de
Ao conhecer-se as Margens de Lucro dos produtos, incidentes sobre o Preo desconto em reais (R$) que os fornecedores concederam de desconto para
de Venda Bruto, possvel obter-se o Custo da Mercadoria Vendida (C.M.V.). cada grupo. Realizando a subtrao deste desconto do Custo da Mercadoria
Vendida sem os Descontos de Compra, obtivemos o Custo da Mercadoria j
Desta forma, ao separar o faturamento de vendas de cada Grupo de produtos com os descontos de compra. No quadro, demonstrado esse valor em reais
descritos anteriormente e subtrair a sua Margem de Lucro, que foi calculada (R$) e em percentual (%).
levando em considerao os ndices oficiais e os descontos obtidos dos
fornecedores; possvel encontrar o Custo da Mercadoria.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 27
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Estudo dos Descontos obtidos na Venda MDIA DE LUCRO


LUCRO
BRUTO POR DESC.
LUCRATIVIDADE BRUTO POR GRUPOS OFERIDOS
Atualmente, as Farmcias tem sido muito agressivas nos descontos oferecidos CONFORME CUSTO MERC. GRUPOS SEM NA DESC.
VALOR VENDA I.V.A. (SOBRE VALOR BRUTO VENDIDA COM SEM DESC. DESC. P/ VENDA P/ OFERIDOS
ao consumidor. A competio de mercado e a presso por maiores vendas, BRUTA POR PR VENDA) DE LUCRO O DESC. DE P/ CLIENTES CLIENTES CLIENTES NA VENDA
GRUPOS GRUPO (R$) (%) (R$) COMPRA (%) (R$) (%) (%) (R$)
levaram a um achatamento da Margem de Lucro Final (ou Margem de Lucro
REFERNCIA/ 14.301,00 26,50 3.789,77 70,19 4.262,77 29,81 10,00 1.430,10
Lquida), em razo dos altos descontos concedidos na venda ao cliente. POPULARES

SIMILARES 8.172,00 26,54 2.168,85 27,55 5.920,82 72,45 15,00 1.225,80

Esses descontos, devero sempre serem definidos segundo uma poltica pr- GENRICOS 4.086,00 27,26 1.113,84 29,10 2.897,14 70,90 15,00 612,90
definida, sendo mais vivel a sua administrao por grupos de produtos. A PERFUMARIAS/
CORRELATOS (*) 7.491,00 37,50 2.809,13 62,50 2.809,13 37,50 10,00 749,10
administrao dos descontos tambm por grupos de produtos melhor aceita,
MANIPULADOS
visto que os ndices (ou I.V.A.) podem ser melhor trabalhados tambm pelos (*) 34,05 85,71 29,18 14,29 29,18 85,71 10,00 3,41

grupos de produtos, e ainda, os descontos obtidos junto aos fornecedores RESULTADOS 34.084,05 29,08 9.910,77 53,29 15.919,04 46,71 11,80 4.021,31
E MDIAS
seguem o agrupamento de produtos.
Exemplo numrico meramente ilustrativo. Valores exemplificados para Farmcia SEM Manipulao.

Esses descontos concedidos na venda so extremamente variveis, at mesmo


dentro de um mesmo bairro. Estudo das Margens de Lucro Bruto
As Margens de Lucro em Farmcia, para o caso dos medicamentos, que so a

A dica principal :
maioria dos produtos vendidos em Farmcias; so afetadas por trs variveis
Defina um percentual de desconto para ,que norteiam e no final, formam a Margem praticada pelo varejo Farmacutico.
cada Grupo de Produto, e realize o calculo da mdia final entre os grupos. Essa Conforme foi demonstrado anteriormente. Essas trs variveis so:
mdia final, que ser importante como acompanhamento administrativo,
pois entra na reduo da Margem de Lucro Final obtida pela Farmcia. Ao I. Os I.V.A. ou ndices de comercializao, ditados pelo Governo Federal (atravs
calcular essa mdia de desconto entre os Grupos, lembre-se que ter que da CMED), que acabam por impor uma margem de lucro sobre o preo de
levar em considerao o Peso de cada Grupo (mdia ponderada) na venda venda.
total. Portanto, no s tirar a mdia simples entre os 5 grupos, mas sim tem
que se levar em considerao a quantidade vendida de cada grupo. A ttulo II. Os Descontos obtidos junto aos Fornecedores, que incidem sobre os
de exemplificao numrica, iremos demonstrar os descontos concedidos por produtos, aumentando um pouco as margens de lucro impostas pelo Governo
grupos de produtos, para a mesma Farmcia anteriormente descrita, com um Federal.
faturamento aproximado de R$ 30.000,00/ms:
III. Os Descontos concedidos aos Clientes, que retiram parte dessas margens
de lucro conseguidas.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 28
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

Dessa forma, para o caso de um medicamento, sabendo-se o seu Preo de CUSTO LUCRO LUCRO LUCRO LUCRO
% MDIO DE CUSTO MERC. MERC. BRUTO POR BRUTO POR DESC. BRUTO POR BRUTO POR
Custo Oficial, possvel realizar um calculo reverso, encontrando assim o seu % MDIO
DE VENDA
LUCRATIVIDADE
CONFORME I.V.A.
VENDIDA VENDIDA GRUPOS GRUPOS OFERIDOS GRUPOS GRUPOS
COM O DESC. COM O DESC. SEM DESC. SEM DESC. NA VENDA COM DESC. COM DESC.
MENSAL POR VALOR VENDA (SOBRE PRC VALOR BRUTO DE COMPRA DE COMPRA P/ CLIENTES P/ CLIENTES P/ CLIENTES P/ CLIENTES P/ CLIENTES
Preo de Custo Real (de compra) e portanto, conhecendo a Margem de Lucro GRUPOS GRUPO POR GRUPO (R$) VENDA) DE LUCRO (R$) (R$) (%) (R$) (R$) (%) (R$) (R$)

Final do produto. Vejamos um exemplo numrico: REFERNCIA/


POPULARES 42,00 14.301,00 26,50 3.789,77 10.038,23 70,19 4.262,77 29,81 10,00 2.832,67 19,81

SIMILARES 24,00 8.172,00 26,54 2.168,85 2.251,18 27,55 5.920,82 72,45 15,00 4.695,02 57,45
DIFERENA DIFERENA MARGEM MARGEM
PREO DESCONTO PREO ENTRE PRC ENTRE PRC LUCRO LUCRO FINAL
CUSTO OBTIDO PREO I.V.A. SOBRE VENDA VENDA OF. E VENDA OF. E SOBRE DESC. NA DESC. NA SOBRE GENRICOS 12,00 4.086,00 27,26 1.113,84 1.188,86 29,10 2.897,14 70,90 15,00 2.284,24 55,90
OFICIAL JUNTO AO CUSTO REAL PREO CUSTO OFICIAL PRC CUSTO PRC CUSTO PRC VENDA VENDA PRC. VENDA
PRODUTO (R$) FORNEC. (%) (R$) OFICIAL (%) (R$) REAL (R$) REAL (%) VENDA (%) (R$) (R$) (%) PERFUMARIAS/
CORRELATOS (*) 22,00 7.491,00 37,50 2.809,13 4.681,88 62,50 2.809,13 37,50 10,00 2.060,03 27,50

XYZ 10,00 55,00 4,50 33,06 13,30 8,80 66,16 66,16 15,00 1,99 60,21 MANIPULADOS (*) 0,10 34,05 85,71 29,18 4,87 14,29 29,18 85,71 10,00 25,78 75,71

RESULTADOS 34.084,05 15.919,04 11.897,73


E MDIAS 100,10 29,08 9.910,77 18.165,01 53,29 46,71 11,80 34,91

Exemplo numrico de produto aleatrio.


Exemplo de valores ilustrativos. Demonstrao da Composio da Margem de Lucro Final em Farmcia SEM Manipulao.

Veja no exemplo que a Margem de Lucro Final foi definida por trs parmetros: Analisando o quadro acima, verificamos que a Margem de Lucro Final (ou
O I.V.A., o desconto do fornecedor e o desconto concedido na venda. Lucro Bruto), foi calculado conforme o Grupo de Produto. Essa sistemtica
permite conhecer melhor as variveis que compe as Margens de Lucro
Estudo da Composio das Margens de Lucro em Farmcia conforme foi dito anteriormente; e portanto facilita o calculo final.
O estudo da Composio das Margens de Lucro em Farmcia se torna
interessante porque, conhecendo-se a venda de cada Grupo de Produtos, Como j so conhecida as Margens de Lucro para cada grupo, e, tambm,
pode-se chegar ao Lucro Final, com um desvio de calculo muito baixo ou a partir delas foi possvel calcular o C.M.V. (Custo da Mercadoria Vendida); a
insignificante. Realizando os clculos de forma inversa, podemos chegar a simples subtrao desses dois itens permite se chegar ao Lucro Bruto Final.
um valor muito prximo do Lucro Bruto (ou Lucro Final) da Farmcia. desse notrio que, este valor dever se alterar de uma Farmcia para outra.
Lucro Bruto que ser possvel pagar todas as Despesas da Farmcia, e ainda As Farmcias possuem algumas variveis que lhe so prprias, e que iro
no final remunerar o investidor ou proprietrio da empresa. influenciar na Composio Final da Margem de Lucro.
Essas variveis so mais precisamente:
Vejamos um exemplo numrico utilizando a mesma venda anteriormente
demonstrada, de uma Farmcia com faturamento aproximado de R$ I. A diferenciao na quantidade de venda entre os Grupos de Produtos (perfil
30.000,00/ms: de venda da Farmcia).

II. O Desconto obtido junto aos Fornecedores. Ele varia conforme o volume
de compra da Farmcia e tambm a sua posio geogrfica e forma de
pagamento.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 29
3. aspectos prticos da administrao
financeira na farmcia ou drogaria

III. O Desconto concedido na venda aos clientes. Conforme a presso da


concorrncia, cada Farmcia aumenta ou diminui esses descontos para os
clientes.

IV. O I.V.A. incidente sobre os produtos conforme a Lista de Comercializao


da CMED do Governo Federal. Essa varivel de menor grau de incidncia, e
varia apenas conforme o estado da federao onde que a Farmcia se situa. S
considerada varivel quando se compara Farmcias situadas em estados
diferentes.

Conhecendo-se a Margem de Lucro Final de sua Farmcia, voc poder


mensurar o percentual mximo que suas Despesas podero alcanar, sempre
tendo como parmetro a sua Venda Bruta. Saber esse limite para onde que
as Despesas podero chegar, de suma importncia para que o empresrio
possa projetar o seu Lucro Lquido Final, antes mesmo de operacionalizar o
seu negcio.

Saber esse limite para onde que as Despesas podero chegar, de suma
importncia para que o empresrio possa projetar o seu Lucro Lquido Final,
antes mesmo de operacionalizar o seu negcio. importante, tambm, para
poder ir ajustando as suas Despesas Totais para dentro da sua realidade de
Margem de Lucro, para que no haja saldo negativo no seu DLP e tambm
no seu Fluxo de Caixa.

Todo Farmacutico que atua em Farmcia Comunitria, dever conhecer e


estudar qual a Margem de Lucro Final da Farmcia em que atua; mesmo
que no seja ele o proprietrio, importante se preocupar em conhecer os
resultados da Farmcia. Afinal, a continuidade do funcionamento da Farmcia,
depende desses nmeros.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 30
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

A diviso da Farmcia em Setores de servios, facilita a administrao e Algumas definies so importantes para que seja realizado um bom trabalho
proporciona mais clareza na definio da metodologia operacional e/ou no setor de vendas:
administrativa. A setorizao proposta, foi verificada aps a observao de
vrias empresas em que, se fazia necessrio uma melhor administrao. Tanto a) Definir uma poltica de Preos, Prazos, e de Descontos;
pequenas Farmcias como grandes, devero ser setorizadas. Uma s pessoa b) Definir uma poltica de Produtos para foco de vendas;
ou uma s equipe, poder tomar conta de um ou mais setores, dependendo c) Definir procedimentos de formas de vendas possveis;
do tamanho da Farmcia. d) Definir os limites e procedimentos das aes de Substituio e de
Indicao de produtos;
Proposta de Setorizao da Farmcia: e) Definir procedimentos em casos de Reclamaes de Clientes;
f) Definir metas para a Equipe de Trabalho;
I. Vendas g) Definir as aes e forma de trabalho do Farmacutico na Farmcia.
II. Caixas

Vejamos algumas dicas


III. Credirio
IV. Estoque

para cada uma dessas


V. Compras
VI. Financeiro

definies:
VII. Contabilidade
VIII. Administrativo ou Diretoria

A) DEFINIR UMA POLTICA DE PREOS, PRAZOS, E DE


SETOR DE VENDAS DESCONTOS
O desafio na definio de uma poltica de vendas, a de unir o Lucro e a tica. A definio da Lista de Preos que ser utilizada pela Farmcia de suma
A melhor proposta de unificar Lucro e tica, dever ser: Criar protocolos de importncia, visto que os Preos de Venda Oficial (Preo Mximo ao Consumidor
atendimento; Programar diretrizes com foco em produtos; definir conceitos PMC), estaro constantes dessa lista. Como s vezes ocorre validades
bsicos aos vendedores. Para o Setor de Vendas, o Farmacutico dever definir de preos diferentes entre as listas existentes no mercado, importante
com antecedncia alguns parmetros ou diretrizes que iro nortear o trabalho que o Farmacutico verifique qual a lista utilizada pelos concorrentes, e
dos vendedores da Farmcia. A idia bsica a de que o Farmacutico defina adote o mesmo tipo de lista. Tambm a definio da Margem de Lucro ou
conceitos e forma de atendimento que venham a proporcionar lucro nas percentual de Markup que ser aplicado para os produtos Liberados (por
vendas, e timo atendimento ao cliente. exemplo no caso da perfumaria), dever ser definido com antecedncia. Para

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 31
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

isto, a utilizao de modelos de estudo de Margens de Lucro e tambm da Exemplo dos principais Geradores de Trfego:
simulao de DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), iro nortear qual
o percentual necessrio a ser aplicado, para que a Farmcia possa ser lucrativa. Creme Dental
A definio dos Prazos para pagamento, no caso de venda a prazo por Fraldas
duplicatas (ou notas), dever ser instituda tendo como base o prazo obtido Absorventes
na compra. sempre importante manter um equilbrio entre o prazo obtido e Populares: Biotnico, Elixir + Vitasaly + Castanha + Sal + Fruta + gua
o prazo concedido. Inglesa, etc.
Prazis (Gastrite)
Em relao aos Descontos que sero oferecidos aos clientes; o seu estudo e Cardacos+Vasodilatadores+Anti-Hipertensivos
a sua definio com antecedncia, ser de suma importncia para que todos Anticoncepcionais + Repositores Hormonais
os colaboradores da Farmcia possam executar bem o seu servio, e saber Miconazois (antimicticos)
atender o cliente. A utilizao de modelos de estudo de Margens de Lucro Comprimidos Populares (envelopes com 4 ou 10)
e de simulao de DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), que iro Anti-asmticos (Salbutamol+Fortenerol+etc)
definir os limites de descontos que podero ser utilizados para cada grupo de Tinturas p/ Cabelos
produtos. Controlados (de Uso Contnuo)
Reposio Calcio (Osteoporose)
Poltica de Descontos Enxaguatrio Bucal Popular (Cepacol + Clinerize + Plax)
PRECIFICAO - A percepo de baixo Preo pelo cliente, vital para a Cialis + Viagra + Sildenafil
sustentabilidade da Farmcia. Devem existir duas classes de produtos distintas Anti Gripais j consagrados: (Naldecom, Cimegripe, Resfenol, Resfredyl,
na Farmcia: Gripeol, Benegripe)
Anti-vertiginosos (Labirinto)

Os Geradores de Trfego
Colrios (Populares: Claril+Receiturio:Timolol)
Genricos Uso Contnuo (Percentual Mnimo)
So os produtos de conhecimento do cliente (geralmente os de uso contnuo
seja medicamento ou no). Servem para atrair o cliente. Caracterstica Existem dois mtodos de PRECIFICAO dos produtos que levam o
principal: maior desconto na venda cliente a percepo de barateiro:

Os Geradores de Renda
O mtodo do Repasse dos Descontos Extras que foram obtidos dos
fornecedores (RDE).
So os produtos desconhecidos pelo cliente (comprados eventualmente ou O mtodo da Distribuio dos Descontos por Classes de Produtos (DDC).
em situaes especficas).Caracterstica principal: menor desconto na venda. OBS: Ambos visam a preservao da mdia de descontos que foi calculada no DLP.

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

O mtodo do Repasse dos Descontos Extras que foram obtidos dos CANAIS DE VENDA
fornecedores (RDE): o repasse ocorre somente com os descontos extras. A Farmcia deve buscar sempre abrir novos canais de venda, como:

EXEMPLO CASO DO DORFLEX Programa Farmcia Popular do Governo Federal.


Convnios com as empresas de PBM ( uma sigla para Pharmacy Benefit
DORFLEX ENVELOPE C/ 10 COMPRIMIDOS Management - o termo traduzido para o portugus como Programa de
PREO DE VENDA OFICIAL: R$ 3,85 Benefcios de Medicamentos).
PREO DE CUSTO OFICIAL: R$ 2,89 Pharmalink.
PREO VENDA NO BALCO: R$ 3,85 10,0% = R$ 3,46 Programa Vale mais Sade (Novartis).
DESCONTO EXTRA OBTIDO NA OPL (FARMALINK/INTERNET) = 21,00%
PREO VENDA NO BALCO C/ REPASSE DO DESC. = R$ 3,46 R$ 0,60 = Verificar sempre com os representantes de cada Laboratrio fabricante, a
R$ 2,86 existncia de Programa de Benefcio ao Cliente.

O mtodo da Distribuio dos Descontos por Classes de Produtos (DDC): B) DEFINIR UMA POLTICA DE PRODUTOS PARA FOCO DE
mensurado conforme o perfil de Venda Bruta da Farmcia, inserindo descontos VENDAS
em cada produto conforme a Classe (Gerador de Trfego ou Renda).
A separao dos produtos que iro ser alvo do foco de vendas muito
Distribu descontos nos Produtos, separado-os como sendo: importante para lucratividade da Farmcia. Escolher os produtos de alguns
laboratrios que apresentam maiores taxas de Margem de Lucro (geralmente
DA NECESSIDADE Anti-hipertensivos, Anti-concepcionais, etc. (maiores os medicamentos Genricos e Similares), e depois preparar listas desses
descontos). produtos, e ainda dispor separadamente em prateleiras estrategicamente
EMOO Perfumes, Shampoos, etc. (menores descontos). localizadas dentro da Farmcia, ir melhorar o resultado financeiro. Geralmente,
ANGSTIA Antibiticos, Anti-trmicos, Analgsicos p/ dor aguda, etc. a escolha do foco de vendas, nos produtos de apenas trs laboratrios,
(desconto pequenos ou ausentes). propiciam melhores aes de vendas e aumento da Margem de Lucro.

Preparar locais de exposio de produtos para venda espontnea: Vitaminas,


Suplementes, Alimentos Especiais, etc.

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

C) DEFINIR PROCEDIMENTOS DE FORMAS DE VENDAS E Ensinar claramente o Modo de Uso do produto ao cliente;
PAGAMENTO POSSVEIS Explicar ao cliente que se sentir algum sintoma dever retornar e falar com
o Farmacutico.
Deixar claro como que podero ser as vendas: por telefone, pela internet, com Exemplo de critrio de Substituio de Produtos em Receiturios:
cheques, a Carto, etc; e as suas formas de pagamento que so importantes O substituto dever conter os mesmos princpios ativos (sais) e ainda
no desempenho das vendas. Por exemplo a proibio de vendas de produtos apresentar a mesma dosagem que o produto receitado;
controlados pela portaria 344 por via telefone e internet e a proibio dessas O produto dever ser mais barato (custar menos ao cliente) que o produto
vendas via carto, so exemplos de definies previas. receitado;
O produto substituto dever ser um Genrico;
Dicas: Venda com Cheques somente com o cadastramento prvio do cliente; Substituies realizadas por atendentes, somente aquelas definidas
Venda A Prazo somente aps a liberao da concesso de crdito (vide critrios antecipadamente pelo Farmacutico, em Listas e Treinamento.
para concesso de crdito ao cliente); no variar os descontos entre formas de Fixar o Carimbo ou Selo de Substituio na Receita assinado pelo cliente
pagamentos (carto, cheque, dinheiro, etc) porque causa repulsa do cliente; e Farmacutico.
etc.
E) DEFINIR PROCEDIMENTOS EM CASOS DE RECLAMAES
D) DEFINIR OS LIMITES E PROCEDIMENTOS DAS AES DE DE CLIENTES
SUBSTITUIO E DE INDICAO DE PRODUTOS
Procedimentos para a Devoluo de Produtos:
As indicaes e as substituies que forem ocorrem durante as vendas,
devero seguir um critrio pr-definido pelo Farmacutico responsvel pela Estar com o Cupom Fiscal ou Nota Fiscal;
Farmcia. Esses critrios devero estar bem claros para todos os atendentes A embalagem do produto no poder estar violada ou suja ou deteriorada
de balco, e listas contendo produtos para indicao devero ser preparadas (embalagem intacta);
e realizados os treinamentos necessrios. Exemplo de critrio para Indicao Ter sido comprado em no mximo 30 dias antes da data da devoluo (a
de Produtos: compra tem que ter ocorrido nos ltimos 30 dias);
No pode ser medicamento Controlado ( proibido por Lei Federal a
Fazer a indicao ao cliente somente depois de oferecer ao cliente o devoluo de medicamento controlado).
Atendimento Farmacutico;
Indicar somente produtos que houve treinamento e que esta constando
na lista de indicao (de preferncia os Medicamentos Isentos de
Prescrio ou MIPs);.

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

F) DEFINIR METAS PARA A EQUIPE DE TRABALHO Quando o Farmacutico sentir segurana em qual medicamento dever
indicar.
A definio de metas poder ser em valores ou em nmero de unidades Por solicitao do Cliente, e atender as outras condies acima.
vendidas ou at mesmo em nmero de clientes atendidos. O estabelecimento Nos demais casos que no preencherem os requisitos acima, o
de metas, tendo como base o histrico da Farmcia, uma forma de Farmacutico dever encaminhar o cliente a um mdico. Neste caso,
crescimento que no pode ser deixada de lado pelo Farmacutico. As metas converse com o cliente fornea a ele o nome do profissional que mais
ajudam a melhorar o desempenho administrativo da Farmcia. encaixa para o seu caso (conforme a lista de mdicos por especialidade
previamente montada).
G) DEFINIR AS AES E FORMA DE TRABALHO DO
FARMACUTICO NA FARMCIA OBS: Indicao somente da Tabela de Produtos para Indicao, que foi
previamente montada pelo Farmacutico e a Diretoria da Farmcia (no
O Farmacutico tem que tomar a posio de ser o lder da equipe de vendas. esquea que tem que unir tica com lucro).
Funo do Farmacutico na Farmcia: Motivar a equipe a vender mais com
tica e presteza. Funo do Farmacutico para com o Cliente: Ajudar na soluo
dos seus problemas de sade e na utilizao dos medicamentos.
SETOR DE CAIXAS
O Farmacutico tem que ajudar a Gerenciar a Farmcia. Ele tambm dever ter
conhecimento de Administrao. A forma moderna de fechamento dos valores de caixas na Farmcia; utiliza o
fechamento pelo registro das vendas no sistema informatizado (Cupom Fiscal).
O Administrador dever definir claramente a Forma de Atendimento ao A diferena ajustada pelo Cofre da Gerncia.
Cliente a ser realizada pelo Farmacutico. Exemplo de Protocolo a ser utilizado
pela Farmcia em relao a indicao de medicamento praticada pelo A Estatstica que diz se dever haver cobrana de valores dos funcionrios
Farmacutico: responsveis pelo Caixa. O envelope com os valores originado no Caixa vai
direto para o Banco. A conferncia do dinheiro existente dentro do envelope,
Quando e Como o Farmacutico dever indicar um medicamento - O ser realizada pelo Caixa do Banco, e no pela Gerncia da Farmcia.
Farmacutico somente dever indicar um medicamento ao cliente nos Qualquer diferena a menor ou a maior que ocasionar no fechamento do Caixa,
seguintes casos: dever ser ajustada no cofre da Gerncia. Assim, se ocorreu falta de dinheiro
Diagnstico da doena ou sintoma for visvel. no fechamento, o responsvel pelo Caixa ir completar o valor necessrio para
Baixa complexidade da doena ou sintoma. enviar ao banco, com o dinheiro proveniente do Cofre da Gerncia. No final
de cada perodo (semana ou ms), ser levantada a somatria das diferenas,

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 35
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

que iro dizer se o valor esta ou no dentro do esperado. Diferenas mensais


SETOR DE CREDIRIO
acumuladas menores do que 1% sobre o valor total movimentado pelo caixa,
geralmente podem ser suportadas pelas despesas fixas da Farmcia.
Dois tipos de Contas de Clientes devero existir em uma Farmcia:

CONCEITO DE COFRE GERNCIA Conta Corrente Simples a conta corrente de compra acumulativa, do
Serve para efetuar movimentao de dinheiro dentro da Farmcia.
cliente (normalmente pessoa fsica), aonde anotada cada compra. Deve ser
O valor para Troco de clientes, para iniciar o dia, dever ser proveniente
acumulado valores de compra, aonde o cliente poder ir pagando o seu todo,
do Cofre Gerncia. Retorna no final do dia ou no fechamento do caixa.
ou parcialmente.
Cdulas de trocados (menor valor) ficam no Cofre Gerncia e so
emprestadas para o Caixa que devolve cdulas maiores.
Conta Corrente Convnio a conta corrente de compra em que ocorre um
Fechamento no final de cada perodo (geralmente ms). Transcorre como
CONCEITO DE RETIRADAS E SUPLEMENTOS uma Conta Corrente Simples, com a insero de valores acumulativos, mas no
Retiradas: so valores que saem do caixa para alguma finalidade. Devem
final de cada perodo ocorre um Fechamento. As datas base de fechamento
ser documentadas com Nota Fiscal ou Recibo se foi destinada a pagamento
dever ser escolhida pelo cliente (geralmente pessoa jurdica) e dever ser
de Despesas ou Fornecedores ou Vales para Funcionrios.
escolhida pelo cliente (geralmente pessoa jurdica) e dever ser demarcadas
Suplementos: so valores que entram no caixa provenientes do Cofre
datas de cinco em cinco dias: 05, 10, 15, 20, 25, 30.
Gerncia ou do Cofre Administrativo. Deve ser pago no final do
perodo. uma movimentao simples e no requer ser documentado
As vendas a Credirio, devero ser administradas visando previamente que
(movimentao financeira).
haver atrasos nos pagamentos e inadimplncias. Esta uma realidade que
a Farmcia no tem como evitar. No realizar vendas a prazo uma grande
Em relao as operaes de Caixa, definir como ocorrer e treinar os
perda de vendas, portanto fazer a sua correta administrao importante e
Colaboradores:
vital para o sucesso da Farmcia.
Como poder haver Recebimento Parcial de Duplicata.
Quando for Recebimento Parcial qual Duplicata dever ser quitada
Um bom mtodo de administrao das vendas A Prazo com Duplicatas
primeiro.
ou Cheques, a formao de uma Conta Lastro. Consiste em depositar em
Como proceder em caso de Recebimentos com Carto.
uma Conta Corrente Bancria, o equivalente a 3% de toda venda a prazo (em
Como proceder em caso de Recebimentos com Cheque Pr-datado.
duplicata ou cheque) que ocorreu na Farmcia durante o ms. como se fosse
Como proceder em caso de Recebimentos com parte em Dinheiro e Parte
um seguro que a Farmcia esta pagando para no haver perda nas vendas a
em Carto ou Cheque.
prazo. A regra consiste em criar um fundo, para pagar os ttulos no recebidos
aps 120 dias do seu vencimento. O ttulo vencido e no pago, passa por 3

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 36
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

fases de cobrana (descritos a seguir) e na ltima fase, ser pago pelo Lastro Todas as vendas a Credirio devero ter uma data de vencimento pr-fixada,
(ou conta de Proviso ou ainda denominada de Fundo), pelo valor original (ou e cada venda se transforma, no caso de venda A Prazo em um ttulo. Esse
valor base de custo). Este procedimento tem resultado prtico, e se mostrou ttulo poder ser uma Duplicata (ou as vulgarmente chamadas notinhas) ou
eficaz desde que haja um critrio na abertura de cadastros de novos clientes. um Cheque. Ao passar da Data de Vencimento, esse ttulo dever seguir um
Os critrios de abertura de novos Cadastros para clientes, compreendem 5 caminho de fases. Um ttulo dever passar por 3 fases distintas, que compe a
filtros que devero ser seguidos rigorosamente. Os 5 Filtros para ATIVAR um Cobrana. A cobrana dever ter um inicio um meio e um fim. No poder
novo Cadastro so: ser indefinidamente, e a sua administrao correta vital para o sucesso da
Farmcia.
Comprovar o Endereo e o Telefone do novo Cliente.
Comprovar a existncia do Local de Trabalho. AS TRS FASES DA COBRANA SO:
Comprovar as Referncias (Bancria, Comercial e Pessoal).
Comprovar o SPC/SERASA. Fase n 01 ou Prembulo
Comprovar inexistncia de informaes negativas com os Funcionrios, Inicia aps a Data do Vencimento, e consiste na fase da Aviso ao Cliente sobre
Gerentes e Diretoria; o vencimento do Ttulo. Nesta fase, o cliente ainda no suspenso para efetuar
Verificar presena do nome na Lista de Inadimplentes e certificar da compras na Farmcia. No considerada uma cobrana propriamente dita,
inexistncia nas ficha de clientes, com nome abreviado ou outro CPF/ mas sim apenas um aviso de vencimento. Ele inicia no dia posterior a data do
CNPJ. vencimento, e finaliza com 30 dias aps o seu inicio. Se no pago, aps o 31
dia de vencimento, o ttulo vai para a segunda fase.
A no aprovao do Cadastro por qualquer um dos 5 filtros (associados ou
no), dever ser inserida na Ficha do Cliente no sistema informatizado, como Fase n 02 ou Cobrana
Observaes Gerais do Cadastro. a fase em que ocorre verdadeiramente a Cobrana do ttulo, com incidncia
de juros e multa por atraso. Nesta fase o cliente suspenso e no poder mais
Vrias estatsticas foram realizadas e ficou provado que, se aplicados realizar compras, sem antes quitar os ttulos em atraso. Esta fase dever durar
corretamente os 5 filtros do cadastro, o Lastro sempre poder arcar com os aproximadamente 90 dias seguidos. Nesta fase, uma pessoa (cobrador) dever
valores dos ttulos inadimplentes. visitar pessoalmente o cliente devedor, para tentar solucionar o dbito. A multa
por atraso dever ser no valor da comisso do cobrador, e os juros incidentes
Dessa forma, ocorre que a Farmcia no estar tendo perdas (ou prejuzos) com podero ser negociados. Esta fase termina aps 100 dias de iniciada. Se no
a venda a prazo, o que faz do credirio uma excelente forma de alavancagem pago, o ttulo vai para a ltima fase.
de vendas.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 37
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

Fase n 03 ou Inadimplncia crescente, e que o valor recebido se manter. Neste caso ainda, lembramos
Nesta fase no ocorre mais a cobrana por parte da Farmcia. O ttulo dever que a observncia dos 5 filtros vital para o equilbrio da gangorra.
ser pago pelo Lastro (ou Fundo), realizando o clculo pelo preo de custo
(compra) dos produtos. Nesta fase, o cliente continuar indefinidamente NOTA
bloqueado para compras, e na sua ficha dever constar como Inadimplente. Dever existir sempre um valor financeiro suficiente para servir de lastro,
Se o cliente chegar nesta fase, nunca mais voltar a ser reativado. para que o valor de venda a prazo seja aumentado. No aumento nmero
de clientes sem Capital de Giro disponvel.
Um cliente Inadimplente dever ser considerado bloqueado indefinidamente. Se no houver valor financeiro disponvel no Capital de Giro, no permita
O ttulo ento dever ser retirado de dentro do fichrio da Farmcia e que fichas de novos clientes sejam preenchidas. Coloque aviso no
encaminhado para um escritrio terceirizado de cobrana. Para a Farmcia o credirio.
ttulo j foi pago, e no mais ir figurar no Contas a Receber. Geralmente, no A implementao correta dessa metodologia, que leva a venda por
escritrio terceirizado de cobrana negociado um percentual que varia de 25 credirio ao lucro. Seja implacvel na sua execuo. Seja detalhista e
a 50% de comisso sobre o valor recebido do ttulo. Ocorrendo o recebimento, acompanhe de perto para que as operaes sejam realizadas dentro
o valor recebido pelo ttulo, dever ser depositado na Conta Lastro, e no mais da poltica descrita. Faa POPs para que os funcionrios sigam, e realize
pertence a Farmcia. treinamentos.

Um dos indicadores que mais dever ser observado na Farmcia, a correlao


entre o Valor Vendido e o Valor Recebido mensalmente. Vulgarmente,
chamamos esta correlao de Gangorra do Credirio, e ela indica que dever SETOR DE ESTOQUE
na maioria dos meses, haver uma certo equilbrio entre os dois valores.
POLTICA DE INVENTRIOS E DESVIOS DE ESTOQUE
Sempre que houver um valor maior de Vendas do que de Recebimentos no Um dos critrios mais importantes na Farmcia, fazer com que o estoque
ms, isso indica que o Capital de Giro da Farmcia teve que arcar com essa virtual (presente no sistema informatizado) esteja em concordncia com o
vendas. Isto ocasionou diminuio do Capital de Giro. Do contrrio, sempre estoque fsico.
que haver ocorrido o oposto, indicar que houve aumento do capital de giro,
mas que no futuro ir haver menos valor a receber. A correta concordncia entre os dois, propicia uma melhor compra e um
melhor resultado financeiro final para a Farmcia.
O ideal para qualquer Farmcia, que haja um equilbrio mensal entre os
dois valores, com um leve valor a maior para o lado do Valor Vendido. Diariamente dever ser realizada a conferncia de estoque. O ideal que,
Este procedimento assegurar que haver sempre uma base de clientes aleatoriamente sejam contados no mnimo 10 produtos que sero lanados

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 38
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

em uma planilha, e verificada a diferena encontrada. No final do perodo validade, compreende que a data atual dever ser inferior a metade desta data
(normalmente no final do ms), se houver diferenas acumuladas que perfazem de validade.
mais de 1% do valor total do estoque, ser necessrio realizar um novo
inventrio geral. Diferenas de at 1% normal para o varejo farmacutico, e Este critrio importante, porque em muitos casos, o produto tem uma Data
as correes dirias devero ser capazes de ajustar as discrepncias. de Validade pequena, e instituir um critrio definido em prazos, pode fazer
com que a Farmcia no obtenha o produto no mercado.
Os desvios de estoque devero ser calculados pelo seu valor de custo, e
lanados nas planilhas de Despesas Operacionais Fixas dentro do ms em que O controle de Lotes de Produtos dever ser realizado pela Farmcia, como
foram detectadas. forma de poder realizar a rastreabilidade do produto que foi vendido.

As diferenas de estoque somente podero ser rateadas entre os funcionrios A alterao de preos dos produtos, dever ocorrer de forma que, somente
da Farmcia, aps reunies de esclarecimento devidamente documentadas. dever haver alterao, aps a mudana de etiquetas com os preos dos
produtos expostos ao alcance do cliente. A alterao de preos atravs de
A CONFERNCIA DOS PRODUTOS NA ENTRADA DE arquivo eletrnico de preos, dever ser realizada com cuidado visto que
MERCADORIAS poder haver discrepncias de preos, principalmente nos produtos que
A conferncia de produtos na Entrada de Mercadorias, de vital importncia. possuem embalagens mltiplas.
Dois itens que devero ser observados, so a quantidade fsica que chegou
(comparando com a Nota Fiscal dos produtos), e a Data de Vencimento do CADASTRAMENTO DE PRODUTOS
produto. Um bom critrio de verificao de data de vencimento, para ser CUIDADOS E DETALHES - O cadastramento de produtos em sistema
institudo em Farmcias, o critrio do 50%. Este critrio quer dizer que, informatizado, dever seguir padres tcnicos definidos. O formato da
somente ser aceito produto entrar na Farmcia, que tenha pelo menos 50% descrio do produto de suma importncia para no haver duplicidades e
da data de validade. nem dificuldades na Entrada dos Produtos. Seguir sempre a mesma forma de
descrio, e definir as abreviaes para que no haja dificuldades nas pesquisas
A Data de Validade o perodo que compreende entre a data da fabricao dos produtos pela descrio.
do produto e a data do vencimento do produto. Assim, 50% da data de
validade, compreende que a data atual dever ser inferior a metade desta data GUARDA DE PRODUTOS NAS PRATELEIRAS VENCE PRIMEIRO NA
de validade. FRENTE - A observncia da colocao dos produtos pelo estoquista, de
total importncia para a correta movimentao do estoque. Os produtos que
A Data de Validade o perodo que compreende entre a data da fabricao chegaram por ltimo (ou seja mais atual) devero ser colocados atrs dos
do produto e a data do vencimento do produto. Assim, 50% da data de produtos que j esto nas prateleiras. Este conceito, dever ser claramente

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 39
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

definido dentro da Farmcia, para que os produtos com data de vencimento


SETOR DE COMPRAS
mais prximas sejam vendidos primeiramente.
A definio da forma de compras de produtos para a Farmcia, e os chamados
OPERAO DE DEVOLUO DE PRODUTOS COM A NF-E - Com o
Estoques Reguladores, so de suma importncia para o sucesso operacional
advento da Nota Fiscal Eletrnica, todos os produtos devero ter a sua
e financeiro da Farmcia.
operao de entrada sendo realizada, mesmo que necessite ser devolvido ao
fornecedor. Dessa forma, uma Nota Fiscal de Devoluo dever posteriormente
O mtodo de compra de uma Farmcia dever compreender duas formas
ser emitida para o Fornecedor.
distintas:

Como a Nota Fiscal Eletrnica encaminhada primeiramente ao Fisco Estadual


1) O MTODO PELO ESTOQUE MNIMO E MXIMO (OU
antes de ser enviada para a Farmcia; o simples fato de no haver o aceite por
MTODO DO ESTOQUE REGULADOR).
parte da Farmcia, no quer dizer que houve o cancelamento da necessidade
Este o mtodo de uso rotineiro, para repor a mercadoria vendida. definido
da entrada. Este procedimento certamente ser detectado pelo Fisco em
antecipadamente um valor de Estoque Mnimo e um valor de Estoque Mximo.
razo da ausncia do lanamento da Entrada na Contabilidade, e ir ocasionar
Quando o estoque chega ao valor do Estoque Mnimo disparada a compra,
multa. Portanto, realizar a entrada e emitir a Nota Fiscal de Devoluo o
para atingir novamente o Estoque Mximo.
procedimento correto.
O Estoque Mnimo e Mximo dever ser atribudo inicialmente baseado em
ETIQUETAO DOS PRODUTOS (VERIFICAR PRODUTOS NA
um histrico de vendas ou poder ser atribudo aleatoriamente por uma
PRATELEIRA) - Principalmente os produtos da Entrada que so expostos
pessoa que esteja habituada com o giro do estoque.
ao alcance do pblico, devero ser etiquetados com o Preo de Venda, antes
de serem alocados nas prateleiras. Ateno especial tambm quando ocorre
A definio de um Estoque Mnimo e Mximo, dever levar em considerao o
alterao dos valores dos Preos de Venda desses produtos, que devero ser
tempo de reposio do Estoque realizada pelo Fornecedor. Para Fornecedores
substitudas as etiquetas inclusive dos produtos que j estavam em estoque (e
que gastam maior tempo de reposio, aumentar os Estoques Reguladores.
no somente dos que chegaram na entrada). Este procedimento de suma
importncia, visto que disparidades de preos entre os produtos podem
2) O MTODO PELA ESTATSTICA DE VENDAS (OU MTODO
resultar inclusive em multas pelo PROCON.
DO HISTRICO DE VENDAS).
Este mtodo dever ser utilizado quando se pretende aumentar os Estoques
da Farmcia. Serve para o caso de promoes ofertadas pelos Fornecedores,
e para ocasies em que se faz necessrio um aumento de estoques.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 40
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

Consiste em fazer um clculo retroativo de vendas (geralmente nos ltimos PRAZO OBTIDO NA COMPRA
3 meses ou no mesmo ms do ano anterior), e calcular um estoque para um Muito se diz sobre os critrios de prazos na aquisio ou compra de produtos
determinado nmero de dias (geralmente 30 ou 60 dias). para Farmcia. Alguns chegam a afirmar com veemncia de que comprar
somente vista que leva o empresrio esta inserido, e qual a realidade do
Normalmente os sistemas informatizados possibilitam esse tipo de clculo, e negcio.
executam a Estatstica de Venda, com a formao de Estoque para um nmero
de dias pr-definido. O que mais importa para o empresrio de Farmcia, a concordncia entre
o prazo adquirido na compra com o prazo concedido na venda. Para que isso
Em Farmcias, na prtica, uma boa maneira de se utilizar essa opo de ocorra com a maior perfeio possvel, necessrio primeiramente que haja
compras, quando os Laboratrios ou Distribuidoras aumentam os descontos uma constncia nos prazos de compras. Sem isto, fica difcil se estabelecer
em determinados produtos. Para aproveitar o preo, podemos realizar a um prazo para a venda.
Estatstica de Venda. Calculamos o pedido verificando as vendas de cada
produto nos ltimos 90 dias, e fazendo um estoque que dure pelo menos Sendo assim, para cada Grupo de Produtos, negocie um prazo definido. Um
30 dias. Isto quer dizer que, nos prximos 30 dias no ir sair o produto nas bom critrio que atualmente o mercado aceita o seguinte:
compras dirias pelo mtodo do Estoque Mnimo e Mximo, porque foi feito
estoque extra para o produto. Medicamentos de Marca: Referencia e Populares >>> 30 dias de prazo.
Medicamentos de Marca: Similares >>>>> 60 dias de prazo.
Em compras de Farmcia, se busca negociar descontos em produtos que Medicamentos Genricos: 60 dias de prazo.
pertencem aos grupos de Referncia (Marca), os Similares e ainda os Genricos. Perfumarias e Correlatos: 30 dias de prazo.
Isto se faz necessrios porque estes produtos, tem um Preo Oficial de Custo, Matria-Prima de Manipulao: 30 dias de prazo.
definido pela CMED (rgo do Governo Federal que controla os preos dos
medicamentos). Dessa forma, negociar os descontos sobre o preo oficial de Se assim for negociado com os fornecedores, esforce-se para que haja
custo, a necessidade do comprador da Farmcia. mensalmente a replicao desses prazos. No aceite nem a mais e nem a
menos, para que no haja distoro no seu Fluxo de Caixa.
Para produtos que pertencem aos grupos de Perfumarias e Correlatos, e
tambm para as Matrias-Primas, necessrio que haja uma comparao de Dessa forma, conceder um prazo na venda de 30 dias est em concordncia
preos. No caso desses produtos, no existe um preo oficial de custo definido com o prazo obtido na compra.
pelo Governo Federal, o que faz com que os preos desses produtos possam
oscilar no mercado. Procure negociar o prazo com cada fornecedor, de forma que haja uma
constncia no prazo concedido, a cada compra realizada. No permita que

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

o fornecedor fique alterando os prazos. Esta alterao de prazos, ocasiona as Quando o desconto do tipo Comercial, importante lembrar de que o
chamadas sobreposio de pagamentos, e gera inevitavelmente problemas desconto poder vir de vrias formas no corpo da Nota Fiscal ou DANFE:
de Fluxo de Caixa futuros.
1) Desconto no Preo do Produto diretamente: quando o fornecedor j aplica
Em relao ao desconto concedido pelo fornecedor, tradicional o o percentual de desconto sobre o Preo de Custo Oficial do produto, e insere o
representante do distribuidor mencionar o tipo de desconto que o empresrio valor de compra final no documento fiscal;
de Farmcia prefere. Existem dois tipos bsicos:
2) Desconto em campo do documento fiscal postado logo a frente do Preo
1) O Desconto Comercial. de Custo Oficial. Neste caso, o documento fiscal vem com o Preo de Custo
2) O Desconto Financeiro. Oficial, e logo a frente vem o desconto destacado. Geralmente melhor se dar
a preferncia para este tipo de fornecedor;
O Desconto Comercial, se refere ao local em que o desconto concedido para o
produto, vem inserido no corpo da Nota Fiscal, ou seja, ele vem destacado em 3) Desconto em campo do documento fiscal postado no rodap de totalizao.
algum lugar da Nota Fiscal fazendo com que o valor final da Nota seja menor. Neste caso, o fornecedor insere o Preo de Custo Oficial no documento fiscal,
O Desconto Financeiro, se refere a quando o desconto concedido para o e concede um desconto geral sobre o Valor Total dos Produtos, originando
produto, vem inserido na fatura ou seja, geralmente no Boleto Bancrio um Valor Total da Nota Fiscal. A dificuldade deste tipo de desconto, que
que acompanha a Nota Fiscal. O desconto financeiro calculado segundo no se sabe ao certo o percentual de desconto concedido para cada produto
instrues fornecidas no prprio Boleto, e concedido em campo apropriado que compe o documento fiscal. Obtm-se atravs de calculo apenas um
do Boleto, reduzindo assim o seu valor. desconto mdio para os produtos, o que muitas vezes dificulta a composio
do Preo de Venda ou da Margem de Lucro Bruto.
Qual seria a importncia de um e de outro?
Para a pequena Farmcia que est no sistema de tributao SIMLES, no DESCONTOS OBTIDOS NA COMPRA
h nenhuma diferena. No existe implicao nenhuma no percentual Varias so as formas pelas quais o fornecedor oferece os descontos nos
de descontos, mas existe diferena apenas para as Farmcias que esto medicamentos, para o Farmacutico. Na maioria das vezes o que se pretende
enquadradas no regime de Tributao do Lucro Real ou no Lucro Presumido. com essas varincias nas formas de apresentar o desconto, camuflar o real
Para as Farmcias que faturam mensalmente um valor superior a R$ 150 mil desconto que esta sendo concedido.
reais, e que portanto esta no regime de apurao do ICMS por dbito e crdito;
a forma de desconto Financeiro melhor porque no final, gera mais crdito de Seja de qualquer forma que possa ser apresentado o desconto, o importante
ICMS que a outra forma. que o Farmacutico saiba calcular o quanto em percentual esta sendo
concedido de desconto, em relao ao preo de Custo Oficial do produto.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 42
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

Portanto, seja qual for a forma que esta sendo apresentado o desconto, Os quadros ao lado mostram formas pelas quais os fornecedores comumente
transforme sempre o valor do desconto em percentual incidente sobre o preo ofertam os descontos, e quais so os percentuais que incidem sobre o preo
de Custo Oficial. de custo oficial. Note que para utilizao nos clculos da Margem de Lucro da
Farmcia, ir ser necessria a mdia de descontos que foi obtida sobre o Preo
Vejamos abaixo algumas formas de apresentao dos descontos pelos de Custo Oficial dos produtos.
fornecedores, e a sua representao em termos de desconto percentual sobre
o preo de Custo Oficial dos produtos: O Farmacutico deve ter em mente que, ele ter que alcanar metas de
descontos para cada grupo de produtos existente na Farmcia. Sendo assim,
Representao em quantidade ofertadas e percentual dos descontos: as compras devero ser pautadas nesse sentido, visto que as mdias de
descontos de cada grupo devero ser alcanadas no final de cada ms.
PERCENTUAL

DESCONTOS DE ORDEM TRIBUTRIA OU FISCAL


OBTIDO DE DESC.
OFERTA PELO QUANT. BONIFICAO QUANT. PROD. CHEGA SOBRE O PRC
REPRESENTANTE COMPRA EM QUANT. NA FARMCIA VENDA (%)
comum os fornecedores oferecerem descontos de compensao de
1+1 1 1 2 50,00 diferenas de ICMS ocorridas entre um estado e outro da federao.

1+1,5 1 1,5 3 60,00


Esses descontos so chamados de repasse e normalmente incidem como um
1+2 1 2 3 66,67 desconto global em percentual sobre o total da Nota Fiscal de compra.

Esses descontos somente tem validade para utilizao como compensao em


Representao em valores de descontos e percentual real praticado: valores de ICMS, quando a Farmcia esta sob o regime tributrio de Lucro Real
ou Lucro Presumido. Quando a Farmcia esta enquadrada sob o regime do
SuperSimples, esta compensao de diferena de ICMS no ir ser utilizada,
REPRESENTATIVIDADE DO DESCONTO REPRESENTATIVIDADE DO DESCONTO
SOBRE O PRC CUSTO OFICIAL (%) SOBRE O PRC CUSTO OFICIAL (%) e portanto o desconto de repasse, poder ser visto como um desconto extra
que foi oferecido pelo fornecedor. Nestes casos, um desconto comum, e deve
1+1 55,00
compor a mdia de desconto obtido pela Farmcia. A exceo ocorre quando,
1+1,5 57,00 a Farmcia esta em um estado da federao aonde se pratica o recolhimento
antecipado do ICMS, o que chamamos de Substituio Tributria. Nestes casos,
1+2 60,00
o desconto de repasse ir auxiliar na diminuio do imposto que foi cobrado
1+2 62,00 na Nota Fiscal de Entrada dos produtos, e portanto no poder ser visto como
1+2 65,00
um desconto extra, mesmo se a Farmcia estiver no SuperSimples.

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

POLTICA DE MARKUP CONFORME O GRUPO POLTICA DE DESCONTOS


Conforme foi dito anteriormente na Composio das Margens de Lucro, a Os descontos a serem concedidos para o cliente, devero ser estudados
poltica de preos a ser adotada segue as Listas de Comercializao da CMED na planilha de Composio de Margem de Lucro, e verificado qual o valor
para o caso dos medicamentos, que esto dispostos em Listas Positivas, que poder ser inserido (no mximo), que ainda projeta um Lucro Final
Negativas e Neutras. representativo, aps o pagamento das despesas.

Para os medicamentos manipulados um bom markup ainda recomendado Para os medicamentos, buscar descontos extras junto aos fornecedores e
o ndice 7 de multiplicao sobre o valor da matria prima, que projeta uma fabricantes, e repassar para o cliente em forma de descontos, preservando a
Margem de Lucro sobre o Preo de Venda, da ordem de aproximadamente margem definida na planilha de Composio de Margem de Lucro, uma
85,00%. Este percentual no entanto, dever ser revisto e ser lanado no DLP medida razovel e indicada, para poder ganhar mercado.
e no DFC de cada Farmcia, para se obter o resultado final de Lucro Lquido.
Outra dica, inserir na promoo os produtos de fundo de estoque que no
Este ndice, dependendo da Farmcia, dever ser alterado para cima ou para tem giro h mais de 180 dias, com descontos mximos.
baixo, dependendo dos resultados obtidos.
A mdia ir anunciar descontos de at o desconto mximo que est definido
Para as perfumarias e correlatos, um bom markup recomendado o ndice nesses produtos.
de 60,00% sobre o Preo de Custo Compra. Atente-se para o fato de que
vrios grupos de perfumarias no podero ser inseridos este markup, pois o DOTAO ORAMENTRIA
mercado concorrente no permite. A melhor forma de se descobrir quais so Refere-se ao valor mximo estipulado para a compra de mercadorias durante
estes produtos, fazendo uma pesquisa de preos entre os seus concorrentes, o ms. Este valor equivale ao C.M.V. (ou Custo da Mercadoria Vendida), que
e verificar os preos praticados, e a partir do seu Preo de Venda (gerado com o foi calculado anteriormente na planilha de Composio de Margens de Lucro
markup de 60,00%), conceder descontos promocionais. Produtos que devero e CMV.
fazer parte desta lista so: Fraldas, Tinturas, Esmaltes, Descolorantes, etc. Cada
Farmcia ter que estudar qual o seu markup ideal, tendo como base o ndice Mensalmente dever ser estipulado o CMV do ms anterior, e a compra
anteriormente apresentado. Ajustes para baixo (e eventualmente para cima), ocorrida no ms em andamento dever seguir cuidadosamente os valores de
podero ser efetuados, dependendo de cada realidade de mercado em que a cada grupo de produtos. Quando ocorre uma superao do CMV, quer dizer
Farmcia esta inserida. que esta se fazendo estoque alm do necessrio, e parte do Capital de Giro
esta sendo consumido em estocagem desnecessria. Quando ocorre o inverso,
compras abaixo da Dotao Oramentria (CMV), que dizer que o estoque esta
diminudo, e que isso poder se refletir no volume de venda futura.

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

Cabe ao Setor de Compras da Farmcia, repor a mercadoria vendida no ms Dessa forma, no final do ms, um relatrio de Despesas por Categorias, ser
anterior, de forma a suprir os estoques. Para que no haja compras fora do de suma importncia para a obteno dos valores para o preenchimento da
necessrio, de forma a comprometer o Capital de Giro ou deixar que ocorram Planilha de gerao do DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e do DFC
faltas de produtos, necessrio se definir uma Dotao Oramentria de (Demonstrativo de Fluxo de Caixa).
compra para cada ms do ano. A utilizao desta forma de controle, leva
a Farmcia a uma melhor estocagem e consequentemente a melhores O GERENCIAMENTO DO COFRE ADMINISTRATIVO DA
patamares de vendas, sem comprometimento do Capital de Giro. FARMCIA
O Setor financeiro dever ter na sua retaguarda um Cofre Administrativo,
aonde devero ocorrer pagamentos e entradas de dinheiro em espcie.

SETOR FINANCEIRO Algumas operaes de pagamento de despesas em dinheiro e ainda


suprimentos do cofre da gerncia, devero sair deste controle financeiro.
Utilize sempre um software de Gerenciamento de Contas Bancrias, para fazer
o acompanhamento da conta da Farmcia. Existem alguns deles disponveis no Ao realizar o pagamento de uma Despesa, o encarregado financeiro dever
mercado atualmente. Todos eles permitem fazer reconciliaes automticas classificar a despesa dentro de uma Categoria prpria (vide relao dos Tipos
(ler o extrato bancrio), e conferir o saldo durante a operao. Sugesto de uso: de Despesas na planilha Painel de Controle para Farmcias). A Categorizao
Money (Microsoft). das Despesas, permite fazer um acompanhamento mais especfico dos gastos,
facilitando a verificao do que poder ser minimizado.
O Gerenciamento de Contas Corrente Bancrias, dever ser feito utilizando-se
um sistema informatizado que tenha funo de Gerenciador Financeiro. Todos Todo pagamento de Despesa dever ser documentado atravs de Nota Fiscal
os Pagamentos a Fornecedores (pagamento futuro e presente), Despesas, e para produtos adquiridos, ou de Recibo, para o caso de prestao de servio.
Depsitos, realizados em Conta Corrente Bancria, devero ser inseridos neste Os Recibos devero conter obrigatoriamente todos os dados do prestador
Gerenciador. Diariamente, dever ser realizada uma conciliao dos valores de servio. Isto necessrio para que, o Setor de Contabilidade possa realizar
de saldo da Conta Corrente Bancria, com o saldo do Gerenciador Financeiro. o seu lanamento no Livro Caixa.
Este procedimento garantir a exatido da movimentao de valores e a
certeza de que no houve nenhuma operao errnea por parte do banco. CONFERNCIA DOS VALORES DE VENDA E CAIXA
Diariamente o encarregado pelo Setor Financeiro dever confrontar os valores
Outra importncia dever ser salientada, corresponde ao controle de das vendas que foram originadas no sistema informatizado da Farmcia, com
Despesas. As vrias categorias de despesas devero ser cadastradas dentro do os valores que foram depositados pelo Caixa da Farmcia, na Conta Corrente
Gerenciador Financeiro, e cada pagamento dever ser atribudo a uma delas. Bancria. No poder haver diferenas entre esses valores, devendo para cada

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

Caixa que foi fechado na Farmcia, haver um deposito ocorrido na Conta Cupons Fiscais, evitando assim disparidades financeiras que iriam ocasionar
Corrente. A sincronia desses valores ir garantir que todo o dinheiro originado multas fiscais futuras.
das vendas (e que foram emitidos os Cupons Fiscais), foram fielmente
depositados na Conta Corrente da Farmcia; ou seja, que no houve desvios O Saldo de Fluxo de Caixa da Farmcia, obtido atravs do calculo dos dados
de verbas. financeiros originados da Conta Corrente e da Conta Cofre da Farmcia.

Como as diferenas de Caixas so tratadas no Cofre da Gerencia (vide descrio SINCRONISMO COM A CONTABILIDADE
no Setor de Caixas), os valores fechados em cada Caixa devero ser registrados Todas as operaes de pagamentos efetuadas pelo Setor Financeiro,
na Conta Corrente da Farmcia. devero ser devidamente documentados (com Notas Fiscais ou Recibos)
e encaminhados para o setor de contabilidade. Assim como, todos os
PAGAMENTO DAS OBRIGAES MENSAIS (DESPESAS) E valores gerados das vendas (com emisso dos Cupons Fiscais) devero ser
BOLETOS BANCRIOS depositados em Conta Bancria da Farmcia. A observncia desses dois
Cada obrigao de pagamento de qualquer origem dever ser agendada pelo parmetros, garantiro que os dados financeiros estejam em sincronia com os
encarregado do Setor Financeiro. recomendado que se utilize a facilitao de dados Contbeis, fazendo com que fiquem em concordncia fiscal. Todas as
agendamento, que so oferecidos pelo sistema bancrio. Farmcias, seja ela enquadrada em qualquer regime de tributao, devem ter
os dados financeiros em concordncia com os dados contbeis, sob pena de
Os boletos bancrios que acompanham as Notas Fiscais de Entrada de serem punidas pelo Fisco Estadual ou Federal.
produtos, devero ser agendados para pagamento, no ato da entrada da Nota
Fiscal. Dessa forma, evita-se que haja discrepncias e problemas perca do Todos os pagamentos efetuados devero estar documentados (documentos
prazo para pagamento. vlidos para o Fisco). Caso seja Recibos de pessoas fsicas prestadores de
servio, devero estar com todos os dados necessrios (CPF, Endereo, Telefone,
IMPORTNCIA DOS DADOS ORIGINADOS etc). Para todos os casos que envolvem pagamentos a pessoas jurdicas, dever
A somatria da Receita Total e da Despesa Total, obtida dentro do ms, de haver a presena da Nota Fiscal (mesmo sendo prestao de servio). Portanto,
grande importncia para o calculo dos resultados financeiros da Farmcia. esteja sempre atento a este requisito para no ter problema futuro.
Para que estes dados possam ser confiveis e fidedignos, necessrio que a
Farmcia possua uma Conta Corrente bancria que seja somente destinada
a ela. No concebvel que se utilize essa conta corrente para qualquer outra
operao que no seja originada da Farmcia. Este procedimento ir facilitar a
obteno de dados importantes que foram mencionados anteriormente, alm
de ficar em consonncia com os valores que foram originados na emisso dos

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

SETOR DE CONTABILIDADE imposto federal dever seguir os procedimentos apropriados de calculo. Os


impostos e encargos incidentes neste tipo de regime so:
REGIMES TRIBUTRIOS SUJEITOS
Dependendo da Farmcia e do seu faturamento, ela dever estar sob um dos
regimes de apurao tributria: Estadual:
ICMS
1) SIMPLES Nacional ou SUPERSIMPLES;
2) Lucro Presumido;
3) Lucro Arbitrado; Federal:
PIS
4) Lucro Real.
COFINS
Normalmente, a maioria das Farmcias esto enquadradas no SIMPLES Imposto de Renda
Nacional, pois tem um faturamento anual inferior a R$ 2,4 milho. O percentual Contribuio Social
de imposto a ser pago para as Farmcias que se enquadram no SIMPLES, INSS da Empresa
dever seguir a Tabela do SIMPLES Nacional descrita anteriormente.
O regime de Lucro Arbitrado s realizado em condies especficas em que
O procedimento contbil de simples execuo: basta verificar no ms em o fisco estadual ou federal impe a determinada empresa ou a determinado
questo qual foi o faturamento acumulado no ano, e consultar a Tabela do segmento.
SIMPLES, buscando o percentual apropriado. Este percentual calculado
sobre a Venda Lquida da Farmcia, ou seja sobre a somatria das Leituras Z importante frisar que, em qualquer tipo de regime tributrio que a Farmcia
da impressora fiscal. um percentual que normalmente fica abaixo de 11,00%, estiver, a movimentao Financeira dever estar em concordncia com a
o que projeta um valor condizente com a realidade das Farmcias. A ttulo de escriturao contbil. Dessa forma de suma importncia que o empresrio
comparao, as Farmcias norte-americanas tem uma incidncia de imposto de Farmcia, separe muito bem a movimentao da empresa da sua
que equivale ao Simples, prximo de 9,25% sobre a Venda Lquida. movimentao bancria pessoal. Em algum momento da vida da empresa,
a fiscalizao ir confrontar a escriturao contbil com a movimentao
Empresas que faturam acima do limite suportado pela Tabela do SIMPLES, ocorrida nas contas correntes da Farmcia. A discrepncia entre as duas leva
podero optar pelo regime de Lucro Presumido ou Lucro Real. So regimes a multas, e em muitos casos ao desenquadramento da Farmcia do sistema
de tributao mais complexos que despendem maior controle por parte da SIMPLES Nacional.
Farmcia e por parte do contador responsvel. Em ambos os regimes, o clculo
do ICMS (imposto estadual), dever seguir o sistema de dbito e crdito, e o

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

Ademais a dica , sonegar no compensa. Seja em qualquer regime tributrio Este procedimento, reduz o valor da guia de recolhimento do SIMPLES
que a Farmcia estiver enquadrada, o percentual economizado em impostos mensalmente pago pela Farmcia. Esta informao dever ser levada ao
(no caso de sonegao), no compensa frente aos valores que podero ser Contador, por parte do Farmacutico.
aplicados de multa, e alia-se a isto, a falta de controle interno que gera, quando
se pratica este tipo de procedimento. Para as Farmcias que esto nos outros regimes tributrios, se faz necessrio
os relatrios de vendas dos produtos que incidem o PIS/COFINS, tanto nas
Em alguns estados da federao, existem as chamadas Substituies Compras dos Produtos, quanto nas Sadas dos Produtos (vendas). De posse
Tributrias (ou ST). Este tipo de tributao estadual uma forma de cobrana deste relatrio (somente das Listas Neutra e Liberados), que o Contador ir
do ICMS, que no implica no recolhimento juntamente com a alquota paga realizar o calculo do imposto, pelo sistema de dbito e crdito.
mensalmente na guia do SIMPLES; e sim na cobrana do imposto na Nota
Fiscal de Compra da mercadoria. Nesta forma de recolhimento, o calculo do O LIVRO DE DUPLICATAS. A RELAO DE CHEQUES E OS
imposto realizado dentro da Nota Fiscal de aquisio dos produtos, e o valor COMPROVANTES DE CARTO
final pago j esta incluso do valor do ICMS. Nestes casos, a guia paga pelo importante ser gerado mensalmente um tipo de relatrio em que so descritas
SIMPLES refere-se apenas aos impostos federais, excluindo-se o ICMS Estadual. todas as operaes de vendas em que o pagamento no ocorreu A Vista. Este
relatrio dever contemplar as formas de pagamento em: Duplicatas, Cheques
RELAO DE VENDAS DE PRODUTOS POR LISTAS DE Pr-datados, Comprovantes de Vendas a Carto de Crdito.
COMERCIALIZAO
Mensalmente necessrio que o Farmacutico, encaminhe para o Contador, Este relatrio dever ser repassado ao contador, a fim de que faa a escriturao
uma relao do que foi vendido durante o ms, que so constantes das Listas dessas vendas, demonstrando ao fisco que as mesmas no geraram valores
Positiva e Negativa (da CMED). Este relatrio se faz necessrio para que haja financeiro em Conta Corrente.
a chamada segregao das vendas. Isto quer dizer que ao gerar a guia do
SIMPLES o Contador dever informar ao fisco (no sistema gerador da guia Por outro lado, dever tambm ser emitido relatrio de todas as vendas a
denominado de PGDAS), qual foi o valor das vendas dos produtos que esto prazo que foram recebidas no ms, e repassado ao contador, para a mesma
na condio de no tributados para o PIS/COFINS. Do valor total da guia finalidade.
gerada, ir ser descontado o valor desses produtos, que no so tributados
por esses impostos. Isto evita que a Farmcia que esta enquadrada no SIMPLES O INVENTRIO - PERIODICIDADE MENSAL
seja bi-tributada no pagamento desses impostos. O relatrio de inventrio a Preo de Custo Mdio dos produtos, dever ser
encaminhado ao contador mensalmente, para que possa haver um correto
trabalho de formao do estoque contbil. Mesmo que, por lei do Simples
Nacional, o inventrio possa ser apresentado apenas anualmente; a sua

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

determinao mensal importante para que o empresrio possa acompanhar CUIDADOS COM BLOCOS, IMPRESSORA FISCAL (LEITURA
a evoluo do seu estoque. Um possvel ajuste poder ainda ser realizado Z), MAPA DE CAIXA. EMITIR VENDAS OU NOTA FISCAL
ao longo dos meses se haver este tipo de necessidade. Um aumento ou uma DIARIAMENTE
diminuio abrupta nos valores do inventrio, devero ser prontamente Todos os Blocos de Nota Fiscal existentes na Farmcia, sejam eles usados ou
verificados antes do findado o ano. ainda em branco, devero ser guardados com o mximo cuidado. Blocos que
se extraviam, podem ocasionar multas enormes, aplicadas pelo Fisco Estadual.
A NOTA FISCAL ELETRNICA (NF-E) E O SNTEGRA A confeco de um arquivo permanente, em caixa adequadas, para a guarda a
Recentemente, e mais precisamente a partir de Janeiro/2009, as Secretrias da longo prazo dever ser considerada, visto que estes documentos devero ficar
Fazenda de cada estado da federao, instituiu a obrigatoriedade da Nota Fiscal guardados por no mnimo de 5 anos. Emita Cupom Fiscal de todas as vendas
Eletrnica para o segmento varejista farmacutico. Isto quer dizer que, para efetuadas, sem exceo. No permita vendas por Carto de Crdito ou Dbito,
toda compra realizada pelas Farmcias nos estados, ir ser emitida uma Nota sem o acionamento do TEF em concomitncia com a impresso do Cupom
Fiscal Eletrnica que dever ser autorizada previamente pelo Fisco Estadual, Fiscal. Esta operao foco do fisco Estadual e eles esto constantemente
de forma informatizada. Dessa forma, fica impossvel que outra empresa utilize realizando averiguaes. Comparaes dos valores financeiros repassados
o CNPJ da Farmcia compradora, e que se possa sonegar o imposto, sem que pelas administradoras de cartes com o valor contabilizado pela Farmcia, so
o Fisco saiba. comuns de serem realizadas pelos fiscais.

Aliado a isto, o SINTEGRA um mtodo de informao mensal em que o A emisso da Leitura Z da impressora fiscal, dever ocorrer diariamente e
contador deve transmitir ao Fisco Estadual, toda a escriturao de Notas nunca dever ser omitida. Toda impressora fiscal tem um dispositivo que
Fiscais. A confrontao entre essas duas entidades, permite ao Fisco Estadual, emite a leitura Z a meia noite de cada dia. Isto s no ocorrer se a mesma
obter informao precisa sobre todas as transaes que a Farmcia realizou, estiver desligada. Portanto atente-se para este fato e verifique o modo de
com um mximo de detalhes. funcionamento da sua impressora fiscal.

Portanto, o Farmacutico dever sempre exigir o DANFE (Documento Auxiliar A emisso de documentos fiscais diariamente de suma importncia, para
da Nota Fiscal Eletrnica), na operao de entrada da mercadoria na Farmcia. que o fisco no possa realizar multa na Farmcia. Sendo assim, mesmo nos dias
Cuide para que seja conferidos corretamente os dados do documento, e em que a impressora fiscal estiver com defeito ou na falta de energia eltrica,
qualquer disparidade solicite ao Contador da Farmcia que faa notificao os blocos de Nota Fiscal manual, devero ficar sobre o balco, e todas as
no site do Fisco Estadual. Nunca e em nenhuma hiptese aceite mercadoria vendas realizadas devero ser criteriosamente emitidas notas de venda. Dica:
alguma na Farmcia sem a devida Nota Fiscal de compra. O risco no compensa! se ao iniciar o dia, tiver algum dinheiro em caixa para troco, e no tiver havido
nenhuma venda: Emita Nota Fiscal de venda do valor que esta em caixa. Caso
venha algum fiscal e verificar que no h o funcionamento da impressora fiscal

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

e que existe dinheiro em caixa, ele aplicar multa por sonegao de impostos. O Farmacutico dever ficar atento e informar-se mais a respeito do que
Sendo assim, emita Nota Fiscal para acobertar o valor do dinheiro que esta em poder ser realizado.
caixa.
CONTROLE DE FOLHA DE PAGAMENTO E RH
Para as Farmcias cuja impressora ainda emite Fita Detalhe (espcie de 2 via O Setor Contbil poder ser encarregado do fechamento da Folha de
do Cupom Fiscal), estas devero ser cuidadosamente guardadas e no podero Pagamento dos funcionrios, e das demais questes referentes ao Rh (Recursos
ser extraviadas. Guardar em arquivo apropriado por prazo mnimo de 5 anos. Humanos), como Frias, Benefcios diversos concedidos aos funcionrios, etc.
As impressoras fiscais mais atuais, no emitem esta Fita Detalhe pois elas Para tanto, o empresrio de Farmcia dever encaminhar planilha ou relatrio
possuem um disco rgido interno, aonde so gravadas imagens dos Cupons com os valores das Comisses dos Funcionrios, e ainda com as Horas Extras
Fiscais emitidos. realizadas por cada um deles durante o ms.

Qualquer manuteno ou interveno realizada nas impressoras fiscais, dever A IMPORTNCIA DE ARQUIVAR OS DOCUMENTOS (ANUAL E
ser realizada por tcnicos credenciados pela SEFAZ. Cuidado especial dever PERMANENTE)
ser prestado nos lacres dessas impressoras, que no podero ser violados. Toda Farmcia dever ter um local isolado e devidamente fechado para
Mantenha a guarda nos lacres das impressoras, e caso sejam rompidos a guarda de documentos fiscais. Normalmente os documentos fiscais
acidentalmente no balco, pea ao Contador que tome as medidas necessrias necessitam ser guardados por 5 anos. Alguns deles, como os Livros Razo,
(elas devero ser urgentes). documentos do INSS da empresa e de funcionrios, devero ser guardados
indefinidamente (por tempo indeterminado).
CONSULTORIA CONTBIL - FARMCIA FATURAMENTO
MAIOR DO QUE R$ 150 MIL/MS Assim, sugerido que a Farmcia confeccione caixas apropriadas (de madeira
Farmcias que tenham um faturamento prximo desse valor mensal, e que ou metal ou plsticas), sendo uma para cada ano anterior no total de 6 caixas,
projeta faturamento anual prximo a R$ 1,8 milho de reais, dever procurar para a guarda desses documentos. Sempre no novo ano que se inicia, poder
ajuda de consultoria contbil especializada. Os valores incidentes de impostos ser utilizada a caixa mais antiga e assim sucessivamente. Essas caixas devero
pelo Lucro Real ou pelo Lucro Presumido podem ficar muito alm dos 10,00% ser cuidadosamente fechadas, para que no haja a invaso de insetos e
sobre a Venda Lquida Total. Isto poder comprometer a viabilidade da roedores.
Farmcia, pois ela ter concorrentes que estaro no Simples, recolhendo um
percentual abaixo de 10,00%. Um ajuste contbil verificando as especificidades Uma das caixas dever conter os documentos permanentes. No total sero 6
da Farmcia se faz necessrio para que, utilizando as condicionantes da lei, se caixas a serem devidamente guardadas e cuidadosamente controladas para
possa reduzir o valor pago, e assim viabilizar a Farmcia. no haver perda dos documentos. No deixe que os documentos da Farmcia
fique de posse do Contador ou de outros. O prprio Farmacutico dever fazer
a guarda de todos eles.

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

VERIFIQUE PERIODICAMENTE O TRABALHO DO CONTADOR


Uma boa prtica de saber se o Contador esta em dia com os lanamentos A anlise do DLP e
Contbeis e Fiscais, solicitar o Relatrio de Fechamento Contbil de cada
ms. Neste relatrio dever vir descrito todas as operaes (vendas, compras, do DFC dever ser no
despesas, etc) que ocorreram na contabilidade do ms anterior. A ausncia
deste relatrio indica atraso nos registros contbeis, que na maioria das vezes mnimo mensal.
so realizadas somente a emisso das guias fiscais para pagamento; ficando
esses registros em descoberto sendo passveis de multas fiscais. Utilize um sistema informatizado de boa qualidade para obter os dados
Anualmente ou semestralmente, contrate um auditor contbil para fazer necessrios para a obteno desses dois indicadores. A preparao de uma
a verificao do perodo anterior. Esta prtica, evita problemas com a planilha de calculo prvia ser de grande importncia para a obteno desses
contabilidade e futuras multas fiscais decorrentes de erros cometidos pelo quadros.
Contador da Farmcia.
DEFINIO DA DOTAO ORAMENTRIA PARA O SETOR DE
COMPRAS
Cabe ao diretor da Farmcia, definir o valor de Compras do ms para cada
SETOR ADMINISTRATIVO grupo, e acompanhar a sua evoluo no perodo. Um valor abaixo ou acima
da Dotao Oramentria ir influenciar diretamente no Fluxo de Caixa e
ANLISE PERIDICA DO DLP E DO DFC ocasionar problemas para a administrao.
Dentre os vrios indicadores que um administrador tem a sua disposio,
sem dvida alguma, o DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e o DFC INDICADORES OPERACIONAIS OU SETORIAIS E FINANCEIROS
(Demonstrativo de Fluxo de Caixa), so os mais importantes. A sua observncia Alm do DLP e do Fluxo de Caixa, outros Indicadores Operacionais devero ser
peridica (no mnimo mensal); demonstra ao Diretor da Farmcia como est analisados pelo Diretor da Farmcia, como forma de aprimorar os processos e
o resultado e a viabilidade da Farmcia. Mostra se as aes implementadas procedimentos realizados.
quanto a Descontos, Credirios, Compras, Vendas, Financeiro, Contabilidade,
etc. esto em consonncia com os objetivos traados. A administrao responsvel de uma empresa exige o constante
acompanhamento das operaes. Consequentemente, o dirigente da Farmcia
deve se preocupar com as tendncias e o grau de eficincia e lucratividade de
sua empresa. Uma forma de mensurar a liquidez, o grau de endividamento e
a lucratividade de uma empresa realizar uma anlise dos ndices financeiros.
Essa anlise serve como base para o planejamento financeiro e fornece um
instrumento para monitorar o seu desempenho.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 51
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

A anlise de ndices ajuda a revelar a condio global de uma empresa. Os ndices de atividades determinam a rapidez com que uma empresa pode
Auxilia analistas e investidores a determinar se a empresa est sujeita ao gerar caixa se houver necessidade. Evidentemente, quanto mais rpido uma
risco de insolvncia e se est bem em relao ao seu setor de atividade ou empresa puder converter os estoques e contas a receber em caixa, melhor
aos seus concorrentes. Os investidores consultam os ndices para avaliar para ela.
melhor o desempenho e o crescimento da empresa. Conseqentemente, Os ndices operacionais e financeiros utilizam resultados extrados dos
os ndices financeiros medocres geralmente levam a custos mais elevados Demonstrativos de Lucro e Perdas e do Balano Patrimonial para sinalizar o
de financiamento, enquanto bons ndices muitas vezes significam que os desempenho operacional e financeiro de uma instituio varejista.
investidores estaro dispostos a colocar recursos disposio da empresa
com custos mais razoveis. Os bancos usam os ndices para determinar se Uma anlise dos ndices facilita a avaliao da empresa, e reflete seu
concedem crdito e, em casos positivos, qual o valor disponibilizado. desempenho e sade financeira, servindo, portanto, para alertar sobre
problemas a serem corrigidos.
Os dirigentes utilizam os ndices financeiros para monitorar as operaes,
assegurando-se de que suas empresas esto usando os recursos disponveis Exemplo de ndices Financeiros:
de forma eficaz, e para evitar a insolvncia. ndices de Liquidez
ndice de liquidez corrente
A idia descobrir se a posio financeira e operacional da empresa est ndice de Liquidez Seca
melhorando com o passar do tempo e se seus ndices globais esto melhores ndice de liquidez Geral
ou piores que os ndices dos concorrentes. Quanto esses ndices ficam abaixo ndice de liquidez imediata
de certos padres, responsabilidade do dirigente retomar o controle antes
que surjam problemas srios. Os ndices de atividade medem a velocidade com que as vrias contas so
convertidas em vendas ou caixa entradas ou sadas.
A anlise dos ndices permite-nos um melhor entendimento das relaes entre
o balano patrimonial e o demonstrativo de resultados. Os ndices de atividades determinam a rapidez com que uma empresa pode
gerar caixa se houver necessidade. Evidentemente, quanto mais rpido uma
Embora exista um nmero substancial de ndices avulsos, eles geralmente empresa puder converter os estoques e contas a receber em caixa, melhor
so agrupados em cinco categorias principais: para ela. Para o clculo de cada ndice existe uma frmula apropriada.
ndices de liquidez;
ndices de atividades; Os ndices de atividade so:
ndices de endividamento; Ciclo de Caixa
ndices de rentabilidade; Giro de caixa
ndices de mercado de aes. Giro do estoques

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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

Perodo mdio de estoque AVALIAO DO CREDIRIO


Prazo mdio de recebimento O administrador dever ficar atento quanto aos resultados demonstrados
Prazo mdio de pagamento pela concesso de crdito e recebimentos das vendas a prazo efetuadas pela
Giro do ativo Farmcia. Notadamente, o a inclinao da Gangorra do Credirio dever ser

Outros ndices acompanhada mensalmente, como forma de preservar o Capital de Giro e


tambm de tornar as vendas a prazo lucrativas para a Farmcia.

so igualmente CONTROLE DE ESTOQUE


importantes: Um fator importante para a Farmcia e manter sempre um estoque no nvel
ideal, que no ocorra faltas e nem perdas de produtos. A mensurao e o
acompanhamento do valor de estoque dever ser uma constante da direo
da Farmcia. Valores altos de estoque em relao a venda implicam em perdas
ndices de Lucratividade (rentabilidade): financeiras seja por vencimento de produtos, ou seja por dinheiro paralisado
Margem bruta de lucro sem necessidade (perdas financeiras). Baixos ndices de estoque, iro
Margem de lucro lquido certamente implicar em menores vendas ocasionadas pela falta de produtos.
O estoque ideal dever ser sempre avaliado em relao ao volume de vendas
Outros indicadores como: Ticket Mdio, Nmero de Cupons Fiscais emitidos, do ms anterior. Para um determinado volume de vendas, o estoque ideal
Nmero de clientes atendidos, etc; tambm so de grande importncia para estaria entre 1,5 a 2,5 vezes o valor total desta venda. O estoque sempre dever
mensurar os resultados da Farmcia. ser mensura a Preo de Custo Real (Preo de Custo Compra).

A anlise do negcio com a demonstrao da viabilidade da Farmcia, dever CONTROLE DE VENDAS


ser uma preocupao constante do administrador. A verificao constante, A verificao dos produtos que participaram da venda do ms; servir para
com acompanhamento do DLP e do DFC, e dos ndices mencionados, iro mensurar o foco dos vendedores nos produtos de maior lucratividade. A
clarear as tomadas de deciso da diretoria, e notadamente assegura uma observao constante pelo administrador ir assegurar que os vendedores
tima lucratividade para a Farmcia. estejam focando nos produtos de maior interesse da Farmcia.

Outro ponto a ser considerado como encargo da Diretoria, a preparao de


constantes treinamentos gerenciais, que levaro a uma perfeio operacional
cada vez maior.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 53
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMCIA

CONTROLE DE COMPRAS ACOMPANHAMENTO CONTBIL


Autorizar a realizao de pedidos extras de produtos (para incrementao do A leitura do Razo Contbil ou do Relatrio Mensal Contbil, por parte do
estoque), utilizando verbas adicionais, tarefa exclusiva do administrador da administrador importante para que tenha a certeza de como esta sendo
Farmcia. Aproveitar produtos que estejam com descontos extras, e identificar realizado o trabalho contbil da Farmcia. A verificao do Saldo de Caixa
oportunidades de alavancagem de lucratividade, faz parte da observao do Contbil importante, para que a Farmcia possa demonstrar valores viveis
administrador no setor de compras. para o fisco.

ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO Acompanhar o pagamento dos impostos fiscais, de forma a ter noo dos
O administrador da Farmcia dever acompanhar os valores existentes no valores que deveriam ser recolhidos, importante para a segurana de que
financeiro: saldo de conta corrente, valor do capital de giro, e saldo do cofre a Farmcia no ir pagar valores desnecessrios em impostos e taxas. O
administrativo. administrador dever saber calcular previamente os valores a serem pagos em
impostos e contribuies.
Assegurar que o encarregado financeiro esta realizando as devidas conferncias
dos valores gerados no caixa com os depsitos realizados, tambm trabalho
importante do administrador.

O acompanhamento dos valores das despesas totais dever ser seguido de


perto pelo administrador.

A P L I C A O P R T I C A DA A D M I N I S T R A O FA R M AC U T I C A 54
5. A FACILICTA0 Da ADMINISTRAO FARMACUTICA: A
INFORMTICA NA FARMCIA

Dificilmente de outra forma se daria para fazer uma administrao sria e so, na verdade, especificaes sobre o sistema que devero ser expostas de
responsvel, hoje na atualidade. A gama de produtos e a dinmica do negcio forma detalhada e objetiva. Cada item da Matriz de Aderncia dever ser
de Farmcia, impe a utilizao de ferramenta de informtica. atendido pelo sistema que se esta prospectando.

O investimento em
Nunca veja um sistema procurando analisar tudo o que ele faz. Essa forma de
prospeco de sistemas errnea e fatalmente leva a deciso errada, levada

um bom sistema
pela falsa impresso de que o sistema tem tudo. Na maioria das vezes os
sistemas, tem muitos itens inseridos sem utilidade prtica para a sua Farmcia,

de informtica
pois no raras so as vezes que eles foram originados de outros setores do
varejo, e que sofreram algumas alteraes para ser utilizado em Farmcia.

para a Farmcia, Sendo assim, a utilizao da Matriz de Aderncia a metodologia mais


adequada a ser utilizada.
fundamental e Ao prospectar um software para a Farmcia, veja tambm quem foi o

decisivo para que idealizador do sistema. Qual a experincia da empresa desenvolvedora e qual
o seu nvel de conhecimento acerca da profisso Farmacutica.

o Farmacutico Integrao entre os Setores: Quando se faz a integrao e a consolidao dos


dados entre os setores da Farmcia, obtm-se informaes importantes para

tenha sucesso no seu a tomada de deciso. Um bom sistema dever integrar os diversos setores da
Farmcia.

empreendimento. Dados administrativos: Um sistema s tem razo de existir se for capaz de


fornecer dados confiveis e objetivos sobre a administrao da Farmcia.
Ao escolher um sistema, a metodologia adequada para se adquirir o sistema Em todos os setores que foram descritos at aqui, a participao de um bom
certo para uma Farmcia, organizando o que chamamos de Matriz de sistema de software fundamental. Fornecer dados claros e objetivos e facilitar
Aderncia. a administrao da Farmcia o papel principal de um sistema.
Quando se insere todas as Vendas e todas as Entradas de Produtos em um
A Matriz de Aderncia consiste em inserir em uma tabela todos os requisitos sistema informatizado, quer dizer que o sistema foi alimentado de dados. Se isso
necessrios que sejam importantes para que se tenha no novo sistema, que ocorreu, o sistema tem a obrigao de fornecer dados concretos e confiveis,
vem de encontro com as necessidades da Farmcia. Os requisitos ali descritos

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5. A FACILICTA0 Da ADMINISTRAO FARMACUTICA: A
INFORMTICA NA FARMCIA

e mais: espera-se uma anlise crtica do sistema em relao ao negcio que Adquirir um software atualmente um investimento importante e no
controlado. Se o sistema no atende a estas necessidades, substitua o software uma despesa qualquer. como se, para o seu negcio funcionar bem, voc
da Farmcia e procure um que realmente atenda a essa premissa. precisasse investir em uma mquina. O software uma mquina de informao
de dados que imprescindvel na Farmcia moderna.
Estrutura bsica: Um Banco de Dados Profissional dever acompanhar
a arquitetura do sistema que utilizado pela Farmcia. Normalmente, vlido lembrar que, para realizar na prtica uma boa administrao, em
encontramossistemasparaFarmciassendocomercializadosnomercado,que concordncia com o planejado e para se obter os resultados esperados, dever
no possuem um Banco de Dados profissional. Esses sistemas so compostos haver uma ferramenta que facilite esse processo. Assim como um marceneiro
apenas de arquivos que armazenam os dados. tem nas ferramentas uma facilitao para o seu trabalho, o administrador
dever contar tambm com uma ferramenta de facilitao. A complexidade
E esses arquivos de estrutura simples, no so suficientemente robustos das operaes, e a natureza de todas elas, requer processamento gil e
para suportar o volume de dados de uma Farmcia, mesmo que ela seja de eficiente. Dessa maneira, sistema informatizado de vital importncia para
pequeno porte. O negcio Farmcia tem uma srie de especificidades que, auxiliar o Administrador da Farmcia a executar a sua tarefa.
ir exigir um processamento intenso do sistema, o que acaba corrompendo
esses arquivos. Portanto, ao adquirir um sistema, verifique a existncia de um
Banco de Dados Profissional.

Outra estrutura bsica de um software, que ele funcione em rede. Redes so


interligaes entre computadores. Atualmente, restringir os computadores
apenas em um certo ambiente no mais aceitvel. Os sistemas devero
interligar computadores a distncia via internet. As Farmcias necessitam
desse recurso.

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6. concluso
Para gerir uma Farmcia de forma que ela seja vivel financeiramente, e Na Farmcia utilize de tcnicas e metodologias cada vez mais aprimoradas de
que produza resultados slidos, devero ser utilizados mtodos de gesto e Administrao Farmacutica em todos os Setores, e no se deixe levar pela
tcnicas de administrao, que aqui foram descritas. facilidade da improvisao.

Invariavelmente as Farmcias de sucesso possuem: Utilize software especializado para o ramo de Farmcia, e que prope
um Modelo de Gesto, de modo a facilitar o trabalho administrativo do

Eficincia no Farmacutico.

VALORIZE O NEGCIO:
Atendimento ao Cliente A Farmcia rentvel, depende unicamente de que o Farmacutico aplique

utilizando os Servios
tcnicas administrativas para conseguir bons resultados. um negcio vivel
e de boa lucratividade.

Farmacuticos
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Metodologia de
Administrao
Farmacutica.

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Edio de Arte: Ncleo Estratgico


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