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Dr. Enrique Lau Corts
Director General
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Prof. Csar A. Contreras F., C.P.A.
Jefe de Planificacin Administrativa
3
INDICE
i
PRESENTACIN
ii
INTRODUCCIN
I. Objetivo................ 7
A. Concepto................................................................................................................... 9
2. Recoleccin de la Informacin.. 10
a. Investigacin documental........................ 11
b. Entrevista directa.... 11
c. Observacin de campo... 11
Identificacin.. 13
ndice...... 15
a. Introduccin...... 16
d. Diagrama de Flujo 25
e. Formatos e instructivos... 27
f. Anexos.... 27
V. ANEXOS.... 29
4
5
Presentacin
En la bsqueda de la Calidad de los Servicios de la Educacin
Superior y como parte del fortalecimiento y mejoramiento de las
labores que desarrolla la Universidad de Panam, ha elaborado una
herramienta que permitir la transformacin de la Gestin Pblica,
en bsqueda de unificar de manera sistemtica los procesos,
facilitando a su vez, el cumplimiento de los objetivos
organizacionales a travs de una Gua Tcnica para la
Elaboracin de los Manuales de Procedimientos.
6i
La Universidad de Panam ha desarrollado la presente Gua para la
elaboracin de Manuales de Procedimientos como una accin que
permita fincar bases slidas para la reinvencin de la funcin
Universitaria, busca contribuir a la transformacin Universitaria, en una
organizacin ms eficiente, transparente, responsable y menos
burocratizada, mediante el fortalecimiento de su gestin interna y por lo
tanto, con mayor capacidad de dar resultados satisfactorios tanto a
nuestra comunidad universitaria, como a la sociedad.
7
ii
I. OBJETIVOS
7
II. BASE NORMATIVA
8
I III. ELABORACIN DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
9
haga del manual de procedimientos, 1. Delimitacin del procedimiento
depender de la determinacin del nmero
de funcionarios y empleados que requieran Cul es el procedimiento que se va a
el uso de este. analizar?
10
c) Observacin de Campo
a) Investigacin Documental
Consiste en acudir al rea de trabajo u
Consiste en la seleccin y el anlisis de oficina en donde se desarrollan las
aquellos documentos escritos que contienen actividades observar atentamente todo lo
datos de inters relacionados con los que sucede alrededor; para ello, es
procedimientos; para ello, se necesario anotar todo lo que se considere
relevante; con esto es posible verificar o
estudian las bases jurdico-administrativas, modificar la informacin recabada en las
diarios oficiales, registros estadsticos, actas entrevistas.
de reuniones, circulares, oficios, acuerdos de
consejos, y todos aquellos que contengan La observacin de campo es muy
informacin relevante para el estudio. importante, ya que permite definir y
detectar con mayor precisin los
Es importante, adems, recabar todas las problemas, y descubrir datos valiosos
formas y documentos que intervienen en el omitidos durante las entrevistas.
procedimiento en estudio, debidamente
requisitadas con los datos usuales, as como Independientemente de la tcnica utilizada
seguir el flujo de las mismas, determinando para la recoleccin de la informacin, es
siempre dnde se originan, cul es el trmite necesario seguir todo el procedimiento;
que siguen y dnde se archivan o destruyen. desde el principio, hasta el final, a travs
de todos los rganos o personas que en l
b) Entrevista Directa intervienen.
Aclarar todas las dudas que existan. Se cuestiona el tipo de actividades que se
realizan en la unidad administrativa y los
Saber escuchar. resultados que se obtienen de stas.
11
individual o grupal, para la realizacin del Las probables causas de demora.
trabajo.
Los formatos o cdulas que se
Cmo se hace? utilizan, su contenido, as como, qu
parte o partes de las mismas se llenan
Se refiere a la secuencia de actividades y en que rea lo hacen.
que se realizan para cumplir con un trabajo
o servicio determinado. La clave de los formatos, cdulas u
otros.
Cundo se hace?
La determinacin que se requiere.
Es la periodicidad con la que se realiza el
trabajo, as como, los horarios y tiempos Las firmas o autorizaciones
requeridos para obtener resultados o necesarias.
terminar una actividad.
Estas recomendaciones permiten una
Dnde se hace? visin ms clara del conjunto de las
actividades.
Se refiere a la ubicacin espacial de las
oficinas
4. Anlisis del Procedimiento
Por qu se hace?
Una vez que todas las actividades se han
Busca la justificacin de la existencia de sometido al anlisis correspondiente, y se
ese trabajo o de su procedimiento; considera que es necesario mejorar o
tambin se pretende conocer los objetivos redisear un procedimiento, se deber
de las actividades que integran el utilizar la tcnica de los cinco puntos que
procedimiento. se presenta a continuacin:
12
tcnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que
componen el procedimiento.
Identificacin
ndice
Introduccin
IDENTIFICACIN
1. Logotipo de la Institucin
2. Nombre de la Institucin.
13
1 2
Universidad de Panam
DIRECCIN GENERAL DE
PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DE 3
PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE...
JULIO DE 2008
14
NDICE
a) INTRODUCCIN
b) OBJETIVO DEL MANUAL
c) NOMBRE DE LOS PROCEDIMIENTOS DESARROLLADOS
NDICE
Pg. a
I. INTRODUCCIN.III
b
II. OBJETIVO DEL MANUAL..IV c
III. PROCEDIMIENTOSV
1. PROCEDIMIENTO
1.1 PROPSITO DEL PROCEDIMIENTO
1.2 ALCANCE
1.3 REFERENCIA
1.4 RESPONSABILIDADES
1.5 DEFINICIONES
1.6 MTODO DE TRABAJO
a) Polticas y Lineamientos
b) Descripcin de Actividades
c) Diagrama de Flujo
d) Formato e Instructivos
e) Anexos
15
a) INTRODUCCIN
I. INTRODUCCIN
16
b) OBJETIVO(S) DEL MANUAL
El objetivo deber contener una explicacin del propsito que se, pretende
cumplir con el manual de procedimientos; su elaboracin se ajustara a los
lineamientos que se describen a continuacin.
Por ejemplo:
17
C) DESARROLLO DE LOS f) Mtodo de Trabajo
PROCEDIMIENTOS
Dentro del mtodo de trabajo se debern
Constituye la parte central o sustancial del tomar en cuenta los siguientes apartados:
Manual de Procedimientos, se integra por
los siguientes apartados: I) Polticas y lineamientos.
II) Descripcin de actividades.
El nombre del procedimiento define su
contenido. III) Diagrama de flujo.
IV) Formatos e instructivos
La descripcin del procedimiento debe
redactarse en forma clara y sencilla. I) Polticas y lineamientos
18
procedimientos y sern autorizadas por el titular de la unidad acadmica o
administrativa correspondiente.
19
Instructivo de llenado 10. Referencias: Se enlista la
documentacin de apoyo que utilizamos
1. Nombre: Anotar el nombre del para elaborar el procedimiento:
procedimiento Manuales internos, Normatividad, etc.
20
normales y generales que se Indique el nmero de pasos en que
desarrollan. se elabore, se enve o se reciba
cada documento.
En el apartado de Observaciones se
anotarn las actividades Indique los acuses de recibo y el
complementarias pertinentes o cualquier archivo de los documentos.
otra informacin que permita la
comprensin de cada fase en particular Cuando en el desarrollo del
y del procedimiento en general. procedimiento se origine por
primera vez algn formato, se
En los procedimientos se deber deber anotar su nombre completo
especificar las unidades que intervienen y en las actividades subsecuentes
en la ejecucin de los mismos. se podr mencionar su nombre
genrico y/o su clave de
Cuando una misma unidad sea la identificacin.
responsable de realizar una serie de
actividades de manera continua, slo En la distribucin de documentos
deber ir el nombre en la primera de debe indicarse a qu puestos, a
estas actividades, hasta en tanto no se reas se envan.
efecte un cambio de responsable.
Indique si el archivo es temporal o
Se deber numerar las actividades en definitivo.
forma progresiva, an en caso de que
existan varias alternativas de decisin. Para lograr mayor fluidez en el
procedimiento, deber representar
Si el inicio de un procedimiento indica la primero la alternativa ms corta,
recepcin de documentos, mencione de ejemplo: si la decisin negativa
quien los recibe. implica 10 actividades y la
afirmativa slo 2, represente
Pueden incluirse dos o tres actividades primero la afirmativa y
en una sola, siempre y cuando sea posteriormente la negativa.
comprensible su redaccin.
Indique el trmino del procedimiento
Cuando sea necesario hacer alguna con la leyenda TERMINA
aclaracin o indicar algo que no es PROCEDIMIENTO
posible mencionar como actividad,
puede citarse de la manera siguiente:
21
Los responsables de ejecutar los trmites debern describir sus
procedimientos en el siguiente formato:
Procedimiento 2 PR-DPA-00
Fecha: 3
Nombre del Procedimiento Versin: 4
1 Pgina: 5
Unidad Administrativa: Direccin General de rea Responsable: Direccin General de Planificacin
Planificacin y Evaluacin Universitaria y Evaluacin Universitaria
7
8 9 10 11
22
Instructivo de llenado
1. Nombre:
Anotar el nombre del procedimiento
3. Fecha:
Anotar el da, mes y ao en que se implanta el procedimiento.
4. Versin:
Anotar el nmero de documento que existe con el mismo ttulo, inicia
con el 1.0
5. Pgina:
Anotar el nmero de pgina consecutivo con el total de pginas del
procedimiento, ejemplo: 1 de 10, 2 de 10, 3 de 10, etc.
6. Unidad Administrativa:
Anotar el nombre de la direccin general responsable, ejemplo:
Direccin General de Planificacin y Evaluacin Universitaria,
Departamento de Planificacin Administrativa.
7. rea Responsable:
Anotar el nombre del rea responsable del procedimiento, ejemplo:
Departamento de Planificacin Administrativa
8. Paso:
Anotar el nmero de la actividad.
9. Responsable:
Anotar el nombre del rea responsable de la actividad, ejemplo:
Departamento de Procedimientos.
10. Actividad:
Anotar en forma narrativa la actividad la cual deber empezar en
tercera persona del singular. Ejemplo: Recibe, enva o autoriza.
11. Tiempo:
Anotar el perodo estimado en que se realiza la actividad en su
unidad.
23
Ejemplo:
24
a) Diagrama de Flujo
25
Simbologa ANSI (Amereican National Standards Institute) para Diagrmas
de Flujo
S m b o lo N o m b re D e s c rip c i n
C o n e cto r M e d ia n te e l sm b o lo se p ue d e n
u n ir, d en tro d e la m ism a ho ja , d o s
o m s ta re as sep a ra d a s
fsica m e n te e n e l dia g ra m a d e
flu jo, u tiliza n do p a ra su con exi n
e l n m e ro a r big o ; in d ica ndo la
ta re a co n la q u e se d e b e
co n tin u a r.
C o n e cto r d e M e d ia n te e l sm b o lo se p ue d e n
p g ina u n ir, cu an d o la ta re a s q ue d a n
se p a ra d as en dife ren tes p g in a s;
d e n tro de l sm b olo se u tiliza u n
n m e ro a r b ig o q u e ind ica r la
ta re a a la cu al co ntinu a e l
d ia g ram a .
D o cu m e n to R e p re sen ta un do cu m e n to ,
fo rm a to o cua lqu ie r escrito q ue se
re cibe , ela bo ra o e n va .
26
Smbolo Nombre Descripcin
Archivo
d) Formatos e instructivos
e) Anexos
Notas
Circulares
Reglamentos
Acuerdos
Manuales
Leyes
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IV. PROCESO GENERAL PARA DICTAMINAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DIRECCIN GENERAL
UNIDAD DEPARTAMENTO CONSEJO
DE PLANIFICACIN Y
ADMINISTRATIVA O DE PLANIFICACIN ADMINISTRATIVO
EVALUACIN
ACADEMICA ADMINISTRATIVA
UNIVERSITARIA
No Se No
apega? Aprueba
Si Si
Enva nota a la
Indica integracin DIGEPLEU con copia
del manual del acuerdo para su
trmite
28
V. ANEXOS
23
A. EJEMPLO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIN GENERAL DE
PLANIFICACIN Y EVALUACIN UNIVERSITARIA
DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE
PLANIFICACIN ADMINISTRATIVA
Fecha de Elaboracin
JULIO 2008
30
31
NDICE Pg.
I. INTRODUCCIN........................................................................................... III
III. PROCEDIMIENTOS...................................................................................... V
1. PROCEDIMIENTO ...
1.1 PRPOSITO DEL PROCEDIMIENTO
1.2 ALCANCE
1.3 REFERENCIA
1.4 RESPONSABILIDADES
1.5 DEFINICIONES
1.6 MTODO DE TRABAJO
a) Polticas y Lineamientos
b) Descripcin de Actividades
c) Diagrama de Flujo
d) Formatos e instructivos*
e) Anexos
32
INTRODUCCIN
33
OBJETIVO DEL MANUAL
34
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Formato
CP-1
1. Revisin y validacin de manuales de procedimientos
OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Verificar que los proyectos de manuales de procedimientos que sometan a
revisin las unidades administrativas y acadmicas, se apeguen a la
metodologa establecida por la Direccin General de Planificacin y
Evaluacin Universitaria, a efecto de lograr la uniformidad en la integracin de
este tipo de documentos y la formalidad en su aplicacin.
NORMAS DE OPERACIN
Constitucin Poltica de la Repblica de Panam
Acpites
35
Consejo Administrativo
Funciones Generales
Funciones
POLITICAS DE OPERACIN
36
Procedimiento PR-DPA-01
Descripcin de Actividades
Documento
Paso Responsable Actividad de Trabajo
(Clave)
NO
4
Regresa el proyecto de manual a la unidad
administrativa para sus correcciones.
SI
5
Enva nota con la autorizacin del Director de la
DIGEPLEU al Consejo Administrativo para su
aprobacin.
37
Procedimiento PR-DPA-01
No
SI
38
Procedimiento PR-DPA-01
INICIO
Se
apega? NO
39
Procedimiento PR-DPA-01
Se CA enva nota a la
aprueba? DIGEPLEU para que se
realicen algunos ajustes
Se enva nota al la
DIGEPLEU con copia del
acuerdo para su trmite
FIN
40
BIBLIOGRAFA
http://innovaciontecno.files.wordpress.com/2008/03/ presntacionguia-tecnica-para-el-
diseno-de-manuales-de-pracedimientos.ppt
www.salud.gob.mx/unidades/cdi/documentos/OOCSAL 7462.pdf
http://www.sre.gob.mx/normateca/doc/guiaelabmanuprac.pdf
http://www.cinvestav.mx/LinkClick.aspx?fileticket=vOEsgIkUdu8%3D&tabid=197&Iangu
age=es-MX
http://www.economia.gob.mx
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