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PROPOSTA DE CONTROLES INTERNOS E COMPLIANCE EM

UMA EMPRESA COMERCIAL

RODRIGUES, Karen Izadora Santos CASTRO, Marcelo Gonalves

RESUMO O presente estudo teve como objetivo principal, sugerir a uma empresa comercial
varejista uma proposta sobre a implantao de controles internos e compliance e quais os
benefcios destas ferramentas na sua gesto. Buscou-se demonstrar a importncia do controle
interno na gesto das empresas com nfase nos estoques. Foram identificados os processos
diversos pelos quais acontecem as atividades envolvendo o ciclo dos estoques da empresa. Da
importncia do compliance e da Auditoria Interna na preveno e combate a erros e fraudes
servindo como apoio administrao, levantando possveis irregularidades e procurando
aes efetivas de corrigi-las de forma definitiva. Trata-se de um estudo qualitativo, de modo
descritivo. Com o resultado da pesquisa, mostrou-se como vivel as empresas adotarem
estes controles, de modo que os administradores conseguem fazer uma gesto mais eficiente,
segura e organizada.
Palavras-chave: Controles Internos. Estoques. Gesto das Empresas

Abstract
This study aimed to suggest a retail trading company a proposal on the implementation of
internal controls and compliance and the benefits of these tools in their management. He
sought to demonstrate the importance of internal control in business management with an
emphasis on stocks. The various processes by which happen the activities involving the cycle
of the company's stocks were identified. The importance of compliance and internal audit in
preventing and combating errors and fraud serving as support for the administration, raising
possible irregularities and looking for effective action to correct them permanently. It is a
qualitative study descriptively. With the search result, it was shown how viable businesses
adopt these controls, so that administrators can make a more efficient, safe and organized
management.
Keywords: Internal controls. Stocks. Enterprise Management.

Acadmico(a) do curso de Cincias Contbeis da Universidade de Cruz Alta UNICRUZ e-mail:


k.izadora@hotmail.com
Professor do curso de Cincias Contbeis e Administrao da UNICRUZ, bacharel em Cincias Contbeis
UNICRUZ e mestrando em Gesto UNICRUZ. Email: marccastro@unicruz.edu.br
1

1 INTRODUO

Cada vez mais as entidades vm empreendendo seus esforos na qualidade das


informaes e melhoria dos controles, com o objetivo de ganhos em escala neste mercado
competitivo. Os ltimos anos foram marcados por divulgao de gestes fraudulentas, falta
de controles, desqualificao, desvios de recursos entre outras situaes que causaram muitos
prejuzos s instituies, inclusive o fechamento de empresas com repercusso em todo o
mercado financeiro.
Na busca acelerada por lucratividade, as entidades com frequncia, possibilitam
situaes de exposio a riscos, deixando muitas vezes sujeita a todo o tipo de situaes de
fraudes e desvios de recursos de toda ordem. Os escndalos que se seguiram por todo o
mundo abalaram as grandes empresas de auditoria, pois pareciam confiveis e na verdade
haviam falhas.
Motivando acionistas que investiram recursos de grandes valores, vindo a realizar
prejuzos no decorrer dos anos. Grandes companhias faliram e com elas os investimentos dos
acionistas, pois no representavam o cenrio que figurava nos balanos e pareceres de
auditoria realizados.
As situaes mais significativas que tivemos foram em 2001, com a concordata da
empresa Enron (uma companhia de energia dos Estados Unidos, localizada na cidade de
Houston, no Texas), cujas perdas financeiras chegaram a US$ 25 bilhes, devido a perdas por
fraudes. No Brasil, tivemos exposta na imprensa fraude ocorrida no Grupo Slvio Santos, no
Banco Pan-americano, no valor de R$ 4 bilhes de acordo com o site UOL.
Segundo o livro de Cordeiro (2011, p. 160 e 161), os Estados Unidos editou a Lei
Sarbanes-Oxley, com a finalidade de preveno de fraudes bem como investir em sistemas de
controles mais eficientes, com o objetivo de dar mais segurana s empresas e seus
investidores. Sendo de carter obrigatrio a todas as S.A publicarem suas demonstraes
contbeis, aes na Bolsa de Nova Iorque e demais regras e operacionalizaes com a
finalidade de mitigar os riscos e melhorar a gesto das entidades.
As entidades necessitam alcanar seus objetivos muitas vezes traados em cima de
metas audaciosas as quais muitas vezes incorrendo em situaes desfavorveis e perda do
patrimnio. O crescimento se faz necessrio, mas necessita adequar-se a regras que visam
tornar mais efetivos e sustentveis os negcios e operaes.
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O Compliance e a Auditoria Interna ora normatizada, em decorrncia de lei,


introduzem as mais diversas formas de controle e cumprimento das exigncias legais de
maneira ampla dando uma maior visibilidade das aes da entidade. Tendo como objetivo
principal melhorar os controles das organizaes afim de que se possa de fato demonstrar
resultados mais confiveis melhorando profundamente a gesto atravs de informaes
profcuas e eficazes.
Tendo em vista, o setor comercial, principalmente o ramo varejista, observa-se que
durante anos, havia pouca preocupao com a gesto e os controles das empresas. Esse
cuidado sempre ficou em segundo plano. Isso era devido, a baixa concorrncia, no havia
ainda muitas grandes redes de lojas do varejo, principalmente nos municpios menores, alm
disso, a inflao no era alta.
Realidade essa que mudou completamente nos ltimos anos, atualmente a
concorrncia est grande e o nmero de mercadorias aumentou para se estocar,
consequentemente a rotatividade do estoque est maior. Portanto, o setor de estoque merece
um cuidado especial, desde o momento da compra at o recebimento pelo cliente. Tambm,
fazem-se necessrio o conhecimento e aplicabilidade desses processos de gesto, atravs da
conciliao de documentos e planos de contas feitos pelo controle interno, examinado cada
segmento de acordo com o que ele representa para o conjunto, se ele est funcionando como
deve, de acordo com as normas. Alm disso, esse conjunto de procedimentos faz com que a
empresa passe a ter uma imagem mais slida.
Segundo Bowersox; Closs e Cooper (2008), o controle de estoque tem por finalidade
averiguar e, consequentemente, definir os nveis desejados de estoque e decidir quando e
quanto comprar. Este processo de controle deve ser utilizado de maneira contnua pelos
profissionais envolvidos com o gerenciamento dos estoques.
O compliance, e controles internos nas empresas podero desenvolver sua atividade a
partir da mudana de cultura e envolvimento da administrao da empresa efetivando o
desenvolvimento das atividades e o crescimento efetivo da empresa. O problema da pesquisa
foi como a implantao de controles internos e compliance no setor de estoques em uma
empresa comercial do ramo varejista de porte mdio na cidade de Salto do Jacu pode
contribuir com a gesto da empresa. Em vista do problema, o estudo proposto se baseou em
demonstrar os conhecimentos acerca dos conceitos relacionados a Controles Internos e
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Compliance bem como sua aplicabilidade nas organizaes. Para tal foi necessrio estudar a
gesto das organizaes abordando as caractersticas principais e relevantes nas empresas.
As atividades do controle Interno contribuem para reduo de erros e fraudes bem
como tornando mais eficientes e eficazes os processos na empresa. Como premissa a
segregao de funes se faz necessria no setor de estoques contribuindo de forma salutar
para o desenvolvimento das atividades de forma clara e objetiva aonde o desempenho de cada
atividade se d por diferente colaborador sem haver a interferncia de outrem no processo.
O motivo pelo qual se realizou a presente pesquisa, foi de propor empresa a
implantao de processos de controles internos no setor de estoque, com o propsito de
contribuir com a gesto da empresa. A fim de que, possibilitou para a diretoria da empresa
como ela pode agir na tomada de deciso, fazendo uma administrao melhor. Alm disso,
contribuiu para material de pesquisas acadmicas e suporte para futuros trabalhos nesta rea.
Sendo assim, buscou-se demonstrar a importncia do controle interno na gesto das
empresas com nfase nos estoques. Foram identificados os processos diversos pelos quais
acontecem as atividades envolvendo os estoques da empresa. Sobre importncia do
compliance e dos Controles Internos na preveno e combate a erros e fraudes servindo como
apoio administrao, demonstrando as irregularidades e procurando aes efetivas para
corrigi-las de forma definitiva.
2 FUNDAMENTAO TERICA

2.2 Controles internos

Os controles internos correspondem aos procedimentos adotados pelas organizaes


para o controle das atividades administrativas e contbeis responsveis pelo cumprimento das
metas estabelecidas, e que previnem a ocorrncia de falhas e fraudes na organizao.

2.2.1 Introduo a controle interno

De acordo com Migliavacca (2002) a palavra controle significa cpia de uma relao
de contas e derivada do latim contrarotulus, que significa cpia do registro de dados e teve
sua origem por volta do ano de 1600. Atualmente, o controle representa um instrumento
necessrio gesto de qual quer empresa, independentemente de seu segmento ou porte, pois
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segundo Chiavenato (2007, p. 334), [...] a essncia do controle consiste em verificar se a


atividade controlada est ou no alcanando os resultados desejados.

A prtica de construir controles dentro das atividades bsicas da empresa auxiliam


que se torne automtico o ato de criar controles necessrios para novas linhas de
negcio. Tal reao automtica torna a empresa mais gil e competitiva. (DAVILA;
OLIVEIRA, 2002, p.28)

possvel perceber a abrangncia da definio de controle interno a partir das


definies apresentadas abaixo, onde alguns autores expem suas posies.
De acordo com Almeida (2009),
O controle interno representa em uma organizao o conjunto de procedimentos,
mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis
confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa.
Os dois primeiros objetivos representam controles contbeis e o ltimo, controles
administrativos. (ALMEIDA, 2009, p. 63)

Como Almeida (2009) e Attie (2009), Crepaldi (2009) tambm considera que os
controles internos possuem abrangncia tanto contbil como administrativa.
Ainda segundo DAvila e Oliveira (2002, p.26) o controle interno no um evento ou
circunstncia, mas uma srie de aes que permeiam as atividades de uma organizao, aes
essas inerentes ao estilo adotado pela gerncia da organizao na conduo de seus negcios
ou atividades.

A importncia do controle interno fica patente a partir do momento em que se torna


impossvel conceber uma empresa que no disponha de controles que possam
garantir a continuidade do fluxo de operaes e informaes proposto. (ATTIE,
2009, p.151)

Os procedimentos e estruturas a serem adotados, so meios de controle que de acordo


com Migliavacca (2002, p.17), [...] no se limitam a formas de organizao, polticas,
sistemas, procedimentos, instrues, padres, comits, plano de contas, oramentos,
relatrios, registros, listagens, mtodos, instrumentos e auditoria interna.

2.2.2 Princpios e objetivos bsicos de controle interno

Toda e qualquer empresa possui controle interno, o que diferencia uma da outra a
adequao de seus controles, sua capacidade de adaptao as novas exigncias. A utilizao
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de princpios bsicos de controles internos para essa adaptao imprescindvel, pois a


empresa composta de pessoas responsveis pela continuidade de seus fluxos, estes sob
responsabilidade de fiscalizao e adaptao da auditoria.
Os princpios bsicos de controle interno giram em torno das polticas, sistemas e da
prpria organizao, pois a sincronia destes que garante o sucesso e o bom funcionamento
dos controles. Para Crepaldi (2009) estes so responsabilidade, rotinas internas, acesso aos
ativos, segregao de funes, confronto dos ativos com os registros, amarraes do sistema e
auditoria interna.
a) Responsabilidade: delimitao de responsabilidade, com descrio das
atribuies, de cada cargo;
b) Rotinas Internas: descrio dos meios utilizados para o desenvolvimento das
funes;
c) Acesso aos Ativos: limitao do acesso de funcionrios a seus ativos e
estabelecimento de controles fsicos;
d) Segregao de Funes: estabelecer que uma mesma pessoa no tenha acesso
aos ativos e aos registros contbeis;
e) Confronto dos Ativos com os Registros: confronto dos ativos periodicamente,
sob responsabilidade de alguns funcionrios, com os registros da contabilidade;
f) Amarraes do Sistema: tornar o sistema conhecido, registrando somente
transaes autorizadas, com valores corretos e dentro do perodo de competncia;
g) Auditoria Interna: verificao do seguimento das normas e avaliao da
necessidade de novas normas internas e/ou notificao das j existentes.

2.3 Compliance

Garantir a conformidade com diretrizes, regras e regulamentos inerentes aos processos


das empresas, a estratgia da funo de Compliance, que ocupa lugar de destaque em
qualquer tipo de organizao.

2.3.1 Introduo ao compliance


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Segundo a Associao Brasileira de Bancos Internacionais (ABBI 2009, foi a partir de


1992, que o Brasil teve sua abertura comercial incrementada nacionalmente, bem como,
buscou alinhar-se com o mercado mundial, aumentando assim suas chances de
competitividade e, simultaneamente, a necessidade de implementao de novas regras de
segurana para as instituies financeiras, gerando tambm a regulamentao do mercado
interno em aderncia s regras internacionais, que desde os primrdios dos anos 70, com a
criao do Comit da Basilia para superviso Bancria, so dirigidas pelas boas prticas
financeiras.
Segundo Manzi, (2008), para uma empresa ser compliance necessrio: conhecer as
normas da organizao, seguir os procedimentos recomendados, agir em conformidade e
sentir quanto fundamental a tica e a idoneidade em todas as nossas atitudes.
Ser e estar compliance so, acima de tudo, uma obrigao individual de cada
colaborador dentro da instituio.
De acordo com Plano Contbil das Instituies do Sistema Financeiro Nacional
(COSIF) (BANCO CENTRAL DO BRASIL, 2010), as resolues do Conselho Nacional so
utilizadas como base para as fiscalizaes procedidas pelo Banco Central do Brasil, e constam
no seu Manual de Normas e Instrues, onde exige o cumprimento das normas editadas por
aquele Conselho, bem como a implantao de Sistemas de Controles Internos e de Riscos de
Liquidez pelas instituies bancrias em exerccio no pas.

2.3.2 Objetivos e alcance da compliance

De acordo com Manzi, (2008), a misso de compliance consiste em:

Assegurar, em conjunto com as demais reas, a adequao,Fortalecimento e o


funcionamento do Sistema de Controles Internos da Instituio, procurando mitigar
os Riscos de acordo com a complexidade de seus negcios, bem como disseminar a
cultura de controles para assegurar o cumprimento de leis e regulamentos existentes.
Alm de atuar na orientao e conscientizao preveno de atividades e condutas
que possam ocasionar riscos imagem da instituio.

A funo de compliance, de acordo com a ABBI (2009), um dos pilares de


governana corporativa sendo introduzida no Brasil juntamente com a governana corporativa
e inseridas nas instituies financeiras com o intuito de alterar os processos para que os
mesmos assegurem que as normas e procedimentos sejam devidamente cumpridos.
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A funo de compliance, integrada aos demais pilares da Governana Corporativa,


chega no momento em que essas transformaes ocorrem simultaneamente, e sua
implementao nas instituies financeiras brasileiras tem importncia e misso que
vo alm do implcito na Resoluo emitida pelo Conselho Monetrio Nacional n
2.554/98, inseridas em mudanas que visam alinhar seus processos, assegurar o
cumprimento de normas e procedimentos e, principalmente, preservar sua imagem
perante o mercado. (ABBI, 2009, p.4)

2.3.3 Funes bsicas de compliance

No documento da ABBI (2009, p.8), est descrito de forma concisa que a Funo de
compliance [...] vai alm das barreiras legais e regulamentares, incorporando princpios de
integridade e conduta tica, definindo como sendo princpios conforme segue abaixo:
- Princpio 1: O Conselho de Administrao responsvel por acompanhar o
gerenciamento do risco de compliance da instituio financeira. Deve aprovar a poltica de
compliance, inclusive o documento que estabelece uma permanente e efetiva rea de
Compliance. Pelo menos uma vez ao ano, o Conselho de Administrao deve avaliar a
efetividade do gerenciamento do risco de compliance.
- Princpio 2: A Alta Administrao da instituio financeira responsvel pelo
gerenciamento do risco de compliance.
- Princpio 3: A Alta Administrao responsvel por estabelecer e divulgar a poltica
de compliance da instituio, de forma a assegurar que esta est sendo observada. O Conselho
de Administrao deve ser informado a respeito do gerenciamento do risco de compliance.
- Princpio 4: A Alta Administrao responsvel por estabelecer uma permanente e
efetiva rea de Compliance como parte da poltica de compliance.
- Princpio 5: A rea de Compliance deve ser independente. Essa independncia
pressupe quatro elementos bsicos: status formal; existncia de um coordenador; responsvel
pelos trabalhos de gerenciamento do risco de compliance; ausncia de conflitos de interesse;
acesso a informaes e pessoas no exerccio de suas atribuies.
- Princpio 6: A rea de Compliance deve ter os recursos necessrios ao desempenho
de suas responsabilidades de forma eficaz.
- Princpio 7: A rea de Compliance deve ajudar a Alta Administrao no
gerenciamento efetivo do risco de compliance, por meio de: a) atualizaes e recomendaes;
b) manuais de compliance para determinadas leis e regulamentos e sua educao; c)
identificao e avaliao do risco de compliance, inclusive para novos produtos e atividades;
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d) responsabilidade estatutrias (combate lavagem de dinheiro e ao financiamento ao


terrorismo); e) implementao do programa de compliance.
- Princpio 8: O escopo e a extenso das atividades da rea de Compliance deve estar
nas jurisdies em que operam, e a organizao e a estrutura da rea de Compliance, bem
como suas responsabilidades, devem estar de acordo com as regras de cada localidade.

3 METODOLOGIA

Nesse captulo apresentou-se a metodologia da pesquisa. Foi abordada a classificao


da pesquisa, os objetivos da pesquisa, mtodo de abordagem, tcnicas de pesquisa e
limitaes da pesquisa. Para Lakatos e Marconi (1991), toda pesquisa tem por finalidade
resolver um problema, sanar uma duvida, encontrar respostas para melhor entendimento de
um determinado assunto.
Com base nos objetivos de pesquisa, que foi de propor-se a implantao dos controles
internos e compliance no setor de estoque em uma empresa comercial do ramo varejista. A
metodologia utilizada neste artigo foi de carter qualitativo pois, a pesquisa qualitativa se
preocupa com o aprofundamento da compreenso de um grupo social ou de uma organizao.
Para Minayo (2001), a pesquisa qualitativa trabalha com o universo de significados, motivos,
aspiraes, crenas, valores e atitudes, o que corresponde a um espao mais profundo das
relaes, dos processos e dos fenmenos que no podem ser reduzidos operacionalizao de
variveis.
Alm disso, um estudo que se classifica como descritivo, visto que sero descritas as
caractersticas dizer o que foi descrito, identificados a existncia de relaes entre variveis e
tambm os fatos e fenmenos de determinada realidade, tambm ir estimar o tamanho da
pesquisa que apresenta as caractersticas ou comportamentos de interesse do pesquisador, ou
seja, tm como objetivo primordial a descrio das caractersticas de determinada populao
ou fenmeno ou o estabelecimento de relaes entre variveis (GIL, 2008, p. 28).
A coleta de dados com base documental, atravs da anlise dos relatrios da empresa
estudada, ainda segundo Fonseca:

A pesquisa documental trilha os mesmos caminhos da pesquisa bibliogrfica, no


sendo fcil por vezes distingui-las. A pesquisa bibliogrfica utiliza fontes
constitudas por material j elaborado, constitudo basicamente por livros e artigos
cientficos localizados em bibliotecas. A pesquisa documental recorre a fontes mais
diversificadas e dispersas, sem tratamento analtico, tais como: tabelas estatsticas,
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jornais, revistas, relatrios, documentos oficiais, cartas, filmes, fotografias, pinturas,


tapearias, relatrios de empresas, vdeos de programas de televiso, etc.
(FONSECA, 2002, p. 32).

Trata-se de um estudo de caso, por explicar as variveis que causam determinados


fenmenos em situaes muito complexas, tambm descreve a situao do contexto em que
est sendo feita determinada investigao, que trata os controles internos na empresa. De
acordo com Yin (2005, p. 32), o estudo de caso um estudo emprico que investiga um
fenmeno atual dentro do seu contexto de realidade, quando as fronteiras entre o fenmeno e
o contexto no so claramente definidas e no qual so utilizadas vrias fontes de evidncia.
A empresa analisada do setor comercial varejista, que est enquadrada segundo a
Receita Federal do Brasil no porte mdio, segundo a Lei n. 123/06 e atua no municpio de
Salto do Jacu. Para desempenho do trabalho foi disponibilizados documentos da mesma, que
foram fornecidas por seus administradores.
A coleta de dados se formou por meio de entrevista semiestruturada com a gerente da
empresa, tambm sendo analisado o sistema que j existe na empresa. Primeiramente a
empresa no possua controles internos, com nfase aos estoques, procurou-se entender o
processo que ora se estabelecia na empresa. Se a empresa segue algum estatuto, se os
colaboradores esto em sintonia com o propsito da empresa. A anlise dos dados foi feita
atravs de documentao fornecida pela empresa, o ciclo examinado e o contedo que
fornecido pelos autores de controles internos.

4 APRESENTAO E ANLISE DOS RESULTADOS

Em um primeiro momento apresentada uma descrio da empresa e a forma como


ela trabalha atualmente, bem como, logo em seguida apresentado o modo como ela executa
as atividades em cada setor do estoque atravs de um ciclo elaborado, que ser a nossa base
de estudo utilizada neste trabalho. Assim, no final da anlise dos resultados demonstrado o
efetivo auxilio que podem trazer os controles internos para a empresa, evidenciando seus
pontos fortes, resultados e a melhoria contnua na gesto da mesma.
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4.1 Caracterizao da empresa


Com base na anlise feita na estrutura da empresa, segue um organograma,
demonstrando a estrutura da mesma dividida por setores.

Figura 1: Estrutura organizacional de uma empresa no ramo varejista

Gerncia Geral

Setor de compras Setor de vendas Setor administrativo

Setor de Estoques Setor de transporte

Fonte: o autor.

A empresa Delta estudada, h 17 anos no mercado atuando, sempre no mesmo ramo


varejista de mveis e eletrodomsticos e com o mesmo proprietrio. Possui uma filial no
municpio de Estrela Velha, uma Empresa de porte mdio, com tributao pelo Lucro
Presumido. Sua principal atividade o comercio de mveis e eletrodomsticos, como
atividade secundria a empresa atua tambm no comrcio de utilidades. Ela possui transporte
prprio para entrega das mercadorias e manuteno.
A misso da empresa Comercializar produtos proporcionando ao cliente solues e
conforto para seu ambiente, atendendo com excelncia s necessidades de quem procura
valorizar seus espaos com satisfao.
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J sua viso diz Ser lder na regio no segmento de mveis, eletrodomsticos e


utilidades para o lar, fazendo com que a marca da Loja seja preferida pelos consumidores.
Como dizem seus princpios, seu objetivo criar uma fidelidade com o cliente, atravs
do comprometimento, da tica nos relacionamentos, ter prazer em servir, trabalhar com
profissionalismo e em equipe, sendo gil, flexvel e criativo.
A empresa vem acompanhando as tendncias de mercado, tanto na questo
econmica, quanto no que diz respeito concorrncia. Para tal uma modernizao e
atualizao dos controles dos estoques se mostra imprescindvel na gesto da organizao.

4.2 Ciclo das Operaes na empresa


A empresa em questo possui grande movimentao de entradas e sadas no setor de
estoques, portanto alguns funcionrios so separados por funes, para um melhor andamento
das atividades. Para tanto, foi elaborado um ciclo, onde aparecem funes estas exercidas
pelos colaboradores da empresa demonstrando as atividades que eles realmente exercem,
mostrando desde o pedido de mercadoria at o ps venda.
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Figura 2: Ciclo do estoque da empresa

Representante da Empresa
oferece os produtos ou a
fbrica manda por e-mail.

NF da venda vai para o Jair


conferir o produto e fazer a Representantes efetuam as
entrega. Compras
-
-Ps- Vendas Conferncia de Produtos

Produto est pronto para a Recebimento atravs de


venda. transportadora-
- Venda efetuada. Conferncia da mercadoria
- Produto baixado do sistema com a NF e produto.

NF vai para o escritrio da


O mesmo passa a NF para o empresa.
responsvel de codificar efetuada a entrada do
esses produtos e a produto no sistema
responsvel pela limpeza dos cadastram com o cdigo da
mesmos. empresa.

Responsvel pelo depsito


recebe a NF de volta com o
novo cdigo

Fonte: o autor.
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Conforme observado na figura 2 descreve-se a seguir os sistemas de trabalho adotado


no processo do ciclo envolvendo o setor de estoque, desde a forma de realizao de pedidos,
recebimento e conferncia at o ps vendas.
Atravs do exposto, se demonstra que no incio ele comea pelo setor requisitante,
onde o responsvel pelo setor faz cotao de preos com os fornecedores. Aps, o responsvel
pela compra verifica se est tudo correto no pedido. Quando chegam as mercadorias, o
responsvel pelo estoque efetua a conferncia entre volumes e produtos entregues pela
transportadora.
A nota fiscal enviada para o escritrio, onde a pessoa que efetua a compra confere os
itens e entrega a nota fiscal para serem lanados os produtos novos no sistema com o cdigo
da empresa. Enfim, efetuada a devoluo da nota fiscal com os novos cdigo para o
responsvel pelo estoque novamente(depsito), onde o mesmo repassa a nota fiscal para a
responsvel pela codificao e limpeza dos produtos novos.
O produto est pronto para a venda, quando vendido, o mesmo baixado do sistema
e entregue a nota fiscal para o responsvel pelo estoque novamente, para que o mesmo
verifique se o produto est no depsito e efetuar a entrega.

4.3 Caracterizao e contribuies dos controles internos


A empresa do estudo no possui controles internos, ela controla seu estoque atravs do
sistema simplificado de controle de entradas e sadas dos produtos. Tendo analisado o ciclo da
gesto de estoques da empresa, observa-se que alm de um sistema de gerenciamento no
existe qualquer prtica de controles dentro da organizao. Os processos so efetivados por
funcionrios, sendo que alguns executam mais de uma atividade. Os trabalhos do controle
interno visam melhoria de processos bem como a aderncia as normas, trazendo mais
segurana ao patrimnio da entidade. Portanto, segue abaixo o quadro 1, a qual explica os
dois tipos de controles, o contbil e o administrativo exemplificando em tarefas a serem
realizadas dentro da empresa.

Quadro 1: Exemplos controles contbeis


Controles Contbeis Controles administrativos
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- Sistemas de conferncia, aprovao e - Anlise estatstica de lucratividade por


autorizao. tipos de produtos.
- Segregao de funes (pessoas que tm - Controle de qualidade.
acesso aos registros contbeis no pode
custodiar ativos da empresa).
- Controles fsicos sobre os ativos. - Treinamento de pessoal.

- Auditoria interna. - Estudos de tempos e movimentos.

- Anlise das variaes entre os valores


orados e os incorridos.
- Controle dos compromisso assumidos, mas
ainda no realizados economicamente.

Fonte: o autor.

Sendo assim, de acordo com o quadro exibido, observa-se que os controles contbeis
compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos diretamente
relacionados com a salvaguarda do patrimnio e a fidedignidade dos registros contbeis.
Enquanto os controles administrativos compreendem o plano de organizao e todos os
mtodos e procedimentos que dizem respeito, eficincia operacional e poltica traada pela
administrao.
Conforme observado anteriormente o ciclo que acontece na empresa, verifica-se que
h alguns processos que devem ganhar mais ateno e cuidado. Em seguida listado como
deveria ser tratado estes procedimentos.
Em relao aos fornecedores, devem ser pesquisados quais so os fornecedores com
melhores condies de pagamento e entrega de mercadorias para ser efetuada a compra. O
escritrio deve executar a conferncia dos produtos pedidos e aguardar o recebimento do
pedido, que ser feito pela transportadora.
Quando chegam as mercadorias novas na empresa, o setor de recepo deve efetuar a
verificao com a nota fiscal, se todos os volumes esto corretos e em bom estado. A nota
fiscal precisa ser enviada por este setor para o escritrio, onde acontece entrada dos
produtos no sistema. Deve ser efetuado o lanamento contbil da conta estoques e
fornecedores e processado para os relatrios contbeis.
A nota fiscal deve ser enviada para o setor de contas a pagar, onde verifica-se, se a
mesma foi devidamente certificada no setor anterior, aps a confirmao acontece o
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agendamento para pagamento da mercadoria. Enfim, efetuada a devoluo da nota fiscal


com os novos cdigo para o responsvel pelo estoque (depsito), onde o mesmo repassa a
nota fiscal para a responsvel pela codificao e limpeza dos produtos novos.
Aps todos os processos concludos, o setor de contabilidade deve verificar se todos os
documentos esto em ordem, e confirmar o pagamento ao fornecedor. Sendo assim, os
produtos esto prontos para serem vendidos, aps ocorrida a venda, o produto deve ser
baixado do sistema e a nota fiscal de venda entregue para outro responsvel pelo depsito,
onde o mesmo verifica o cdigo e modelo do produto e retira para ser efetuada a entrega por
algum dos transportes da empresa.
Depois de o cliente ter recebido o produto em sua residncia, o vendedor responsvel
deve efetuar uma ligao para o mesmo, certificando-se que a entrega aconteceu de forma
correta e com o produto em excelente estado.
Fator importante que deve ser cuidado nos processos de controles internos dentro das
empresas, mas que porm uma situao corriqueira, trata-se da segregao de funes. A
qual consiste em estabelecer que uma mesma pessoa no possa ter acesso aos ativos e aos
registros contbeis, devido ao fato de essas funes serem incompatveis dentro do sistema de
controle interno.
Os registros contbeis compreendem a razo geral e os registros inicial, intermedirio
e final. O acesso a estes registros representa as pessoas que os preparam e organizam
informaes que servem de base para sua elaborao, em circunstncias que lhes permitem
modificar os dados desses registros. O setor de compras por exemplo, deve estar subordinado
somente a rea de suprimentos. Com relao aos mtodos a serem realizados, de suma
importncia a responsabilidade da administrao, pois, a partir do instante em que os
administradores passam a exercer forte presso e influncia no sistema de controle interno,
conseguem aderncia do pessoal que depende das aes de seu administrador. Como
evidncia do compromisso da administrao com a sua organizao controlada so as
polticas, prticas e procedimentos a serem seguidos.
No quadro a seguir se demonstra procedimentos a serem adotados pela empresa a fim
de dar efetivo controle aos estoques pela administrao, utilizando premissas dos controles
internos na administrao da empresa, visando de forma clara, estabelecer funes e
responsabilidades ao seu pessoal.
Quadro 2: Procedimentos a serem adotados na empresa
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CONTROLE INTERNO A SER ADOTADO MOTIVO


a. As responsabilidades foram fixadas Manter controle segregando as atividades.
conforme o grau de atividade.
b. Manter controle contbil atualizado e Empregado no deve ocupar um posto em que tenha
terceirizado. controle da contabilidade e, ao mesmo tempo,
controle das operaes que ocasionam lanamento.
c. Manter controles e verificao do transito Observar os registros das operaes de entrada e
das mercadorias dentro da empresa sada de mercadorias de forma que todos os
registrando as movimentaes diversas. processos sejam efetivamente controlados.
d. Observar para que as operaes sejam Observar para que as atividades sejam observadas
autorizadas por mais de um nvel de chefia. por mais de um funcionrio evitando erros ou sejam
feitos deliberadamente fraudes ou desvios.
e. Treinamento peridicamente aos Oferecer treinamento e atualizao contnua,
funcionrios. objetivando a melhoria dos resultados
f. Cumprimento de frias por todas as pessoas Este processo reduz as fraudes e oportuniza o
que ocupam postos de confiana. funcionrio adaptar-se as outras atividades.

g. Formular e disponibilizar as instrues e Utilizao dos manuais e procedimentos evitam


normas gerais da empresa. situaes das mais diversas como erros ou
interpretaes erradas.

Fonte: Adaptado Crepaldi, (2011, p. 392)

Estes controles citados anteriormente, mostram como deve ser feito alguns processos,
e como estes procedimentos auxiliam na administrao, visto que, em cada atividade ter um
grau de resposabilidade, os controles so atualizados e acompanham a movimentao dos
estoques, os colaboradores atravs dos treinamentos ficam mais capacitados e motivados para
trabalhar, atravs das frias de colegas surgem oportunidades para novas atividades e por fim
com um manual como instruo auxilia na reduo de erros.

Sendo assim, com base no exposto, percebe-se que atravs das observaes citadas
sobre o ciclo de estoques e as dicas para implantao na empresas, conclui-se que possvel a
administrao adotar estes mtodos e tambm pass-los para seus colaboradores, pois, ir
proporcionar uma empresa mais eficiente e diferenciada no municpio.

5 CONSIDERAES FINAIS

Com a finalizao deste trabalho, possvel verificar como importante a utilizao


dos controles internose do compliance na empresa, pois, atravs destes mtodos e normas a
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administrao da empresa se sente mais segura e confiante com o que acontece no dia a dia.
Percebe-se tambm como foi de suma importncia a referncia bibliogrfica estudada, a qual
permitiu fazer a ligao da teoria com a prtica.

Os objetivos deste trabalho foram, implantar controles internos no setor de estoque da


empresa e ajud-la em relao as normas e princpios, para que consiga fazer uma gesto
melhor. A fim de que, possibilitar para a diretoria da empresa como ela pode agir na tomada
de deciso, fazendo uma gesto melhor. Alm disso, contribuir para material de pesquisas
acadmicas e suporte para futuros trabalhos nesta rea.

Contudo, aps a realizao do presente estudo considera-se alcanados os objetivos


propostos. Alm disso, consegue-se demonstrar como as empresas do varejo e outros ramos
que no so redes comerciais e sim muitas vezes de estrutura familiar, conseguem tambm se
adequar e implantar controles internos e se adequar as normas.

Por outro lado, para a acadmica do curso de graduao em Cincias Contbeis foi
muito interessante se aprofundar no assunto, pois, foi possvel obter um conhecimento maior
sobre os autores e a realidade na prtica. Alm disso, conseguiu-se oportunizar e solidificar os
conhecimentos j adquiridos em ambiente acadmico, que importante para a sequncia da
formao na rea contbil.

necessrio salientar a continuao do estudo na rea de controles internos em


empresas comerciais, a fim de conscientizar os administradores dos benefcios que a
implantao destes mtodos e as normas trazem empresa. Alm disso, fica a sugesto da
implantao em outro setor da empresa.

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