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Guatecompras Gua bsica para la importacin del PAC

Sistema GuateCompras
Gua bsica para la importacin del Plan Anual de Compras (PAC)
Para poder llevar a cabo la carga de la planificacin de compras de forma electrnica dentro de la
funcionalidad de Guatecompras, se debe definir un archivo con formato estndar Excel (versiones Office
2003 y 2007) el cual contiene los datos a ser procesados y cargados.

Para poder utilizar esta funcionalidad, se debe de seguir las siguientes recomendaciones:

La entidad debe estar dentro del perodo en el que puede cargar el plan y puede realizar
modificaciones.
Si ya existiera informacin cargada, la importacin adicionar las nuevas compras.

Paso 1. Ingreso al sistema.

Para poder dar inicio con la importacin del PAC, por medio de un archivo electrnico, con formato Excel
desde Guatecompras, se deber ingresar a las operaciones sobre el plan anual de compras, en ellas se
tendr que presionar la para cargar archivos, esta opcin solamente puede ser visualizada por el
comprador hijo (operador) y por el comprador padre de la entidad.

Lea antes Qu es el plan anual de compras? y Cmo funciona el Plan Anual de Compras en
Guatecompras?

Ao Acciones

2012

2011

2010
Guatecompras Gua bsica para la importacin del PAC

Paso 2. Descargar plantilla Excel

Para poder descargar la plantilla bsica y dar inicio al ingreso de los productos que se desea importar,
debe presionar el link o la imagen de descarga que se encuentra en la seccin Caractersticas del
formato de carga. Si desea obtener informacin acerca de los cdigos de las modalidades, monedas y
renglones puede hacerlo utilizando el link Descargar los catlogos auxiliares. Para todas aquellas
personas que no disponga de office 2007 podrn iniciar la descarga de un instalador de compatibilidad
entre Office 2003 y 2007, utilizando el link que se encuentra en el numeral 1 de la seccin
Caractersticas del formato de carga.
Guatecompras Gua bsica para la importacin del PAC

En este momento podr guardar el archivo en el directorio fsico que desee, para iniciar con la
preparacin del mismo.

Paso 3. Preparacin del archivo Excel

La pgina de importacin de productos desde Excel, le proporcionar una plantilla con el formato que
debe tomar en cuenta, como base para la elaboracin del archivo a cargar. Este formato soporta la
importacin de productos en dos tipos:

Contrato Abierto, se debe definir el rubro al que estarn suscritas las compras (la ltima
columna del formato). El rubro es un mecanismo utilizado para agrupar productos similares.
Otras modalidades, estos contienen productos directamente sin ninguna agrupacin, utilizado
en ciertas modalidades de compra, por ejemplo Compra Directa.

A continuacin detallamos la descripcin de los campos contenidos en el archivo

1. No: Contiene el correlativo de cada una de las compras planificadas, debe ser un correlativo que
inicie en 1 se incremente en 1 por cada compra que se adicione (ejemplo 1, 2, 3, 4, etc.). El campo es
numrico.
2. Modalidad de compra: Contiene el cdigo de la modalidad de compra planificada. Para ver el
listado de las modalidades refirase al documento Pac_catalogos_auxiliares.xls, el campo es
numrico.
3. Caso de excepcin: si la modalidad de la compra es excepcin y otros procedimientos, se debe
ingresar el cdigo del caso de excepcin. Para ver el listado de casos de excepcin refirase al
doumento Pac_catalogos_auxiliares.xls.
4. Cdigo del rengln: Contiene el cdigo del rengln presupuestario que estar asociado a la compra.
Para ver el listado de los renglones refirase al documento Pac_catalogos_auxiliares.xls, el campo
es numrico.
5. Descripcin General: Contiene un texto que define el producto o servicio que se va a adquirir. La
cantidad debe estar entre 30 y 1000 caracteres.
6. Cantidad estimada: Contiene la cantidad estimada a adquirir, el campo es numrico.
7. Monto estimado: Debe contener el monto estimado que se asignara para realizar la compra, el
campo es numrico.
8. Rubro: Este campo solamente aplica para los casos en que la compra sea por contrato abierto, el
sistema automticamente asociara todas esas compras en el rubro definido por el usuario. Este es
un campo de texto
Guatecompras Gua bsica para la importacin del PAC

Paso 4. Carga del archivo Excel e Importacin de productos

En la pantalla principal se mostrar la opcin para poder ingresar el archivo ya preparado con
anticipacin para la respectiva importacin de productos.

Al presionar el botn Examinar, se mostrar la siguiente ventana:


Guatecompras Gua bsica para la importacin del PAC

Al seleccionar el archivo y presiona el botn Abrir, el sistema volver a la pantalla anterior donde podr
observar la direccin fsica del archivo a importar.

Al presionar el botn Cargar Archivo el sistema iniciar con el proceso de validacin de la informacin
contenida en el mismo. Si toda la informacin es correcta el sistema proceder a realizar la carga de la
informacin, de lo contrario, presentar en pantalla los errores que deben ser corregidor para realizar la
carga.

Si toda la importacin resulta exitosa se mostrar un mensaje de confirmacin como este:

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