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Auditoria Interna como Ferramenta

de Gesto e de Educao

Braslia-DF.
Elaborao

Maria Gabriela Mendes Pereira da Costa

Produo

Equipe Tcnica de Avaliao, Reviso Lingustica e Editorao


Sumrio

Apresentao.................................................................................................................................. 5

Organizao do Caderno de Estudos e Pesquisa..................................................................... 6

Introduo.................................................................................................................................... 8

Unidade i
AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS............................................................. 11

Captulo 1
Conceitos e princpios metodologias e legislao aplicvel................................. 11

Captulo 2
Abordagens fundamentais sobre auditoria interna, certificaes, PQSP,
Gespblica e outros........................................................................................................... 19

Captulo 3
Estruturas de rgos auditores: subordinao, composio, independncia,
recursos e finalidades....................................................................................................... 30

Unidade iI
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA......................................................................................... 41

Captulo 1
Planejamento das atividades de auditoria interna e o monitoramento dos
programas.......................................................................................................................... 43

Captulo 2
Tcnicas de auditoria conforme o foco e o mbito................................................... 47

Captulo 3
Apresentao de modelos de ferramentas: normas, fluxos e formulrios............. 54

Unidade iii
CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE............................................................................ 75

Captulo 1
Tipos de eventos previstos para as visitas de auditoria: exame do acervo
documental, entrevistas, observao direta e reunies agenda de visitas............. 75

Captulo 2
Cuidados durante a execuo da auditoria interna..................................................... 83
Captulo 3
Etapas finais da auditoria interna..................................................................................... 93

Unidade iv
O AUDITOR INTERNO.......................................................................................................................... 104

Captulo 1
O perfil do auditor interno e o seu cdigo de tica.................................................. 105

Captulo 2
Qualificao e responsabilidades dos auditores........................................................ 110

Captulo 3
Orientaes bsicas para auditados.............................................................................. 117

Referncias................................................................................................................................. 123
Apresentao

Caro aluno

A proposta editorial deste Caderno de Estudos e Pesquisa rene elementos que se


entendem necessrios para o desenvolvimento do estudo com segurana e qualidade.
Caracteriza-se pela atualidade, dinmica e pertinncia de seu contedo, bem como pela
interatividade e modernidade de sua estrutura formal, adequadas metodologia da
Educao a Distncia EaD.

Pretende-se, com este material, lev-lo reflexo e compreenso da pluralidade


dos conhecimentos a serem oferecidos, possibilitando-lhe ampliar conceitos
especficos da rea e atuar de forma competente e conscienciosa, como convm ao
profissional que busca a formao continuada para vencer os desafios que a evoluo
cientfico-tecnolgica impe ao mundo contemporneo.

Elaborou-se a presente publicao com a inteno de torn-la subsdio valioso, de modo


a facilitar sua caminhada na trajetria a ser percorrida tanto na vida pessoal quanto na
profissional. Utilize-a como instrumento para seu sucesso na carreira.

Conselho Editorial

5
organizao do Caderno
de Estudos e Pesquisa

Para facilitar seu estudo, os contedos so organizados em unidades, subdivididas em


captulos, de forma didtica, objetiva e coerente. Eles sero abordados por meio de textos
bsicos, com questes para reflexo, entre outros recursos editoriais que visam a tornar
sua leitura mais agradvel. Ao final, sero indicadas, tambm, fontes de consulta, para
aprofundar os estudos com leituras e pesquisas complementares.

A seguir, uma breve descrio dos cones utilizados na organizao dos Cadernos de
Estudos e Pesquisa.

Provocao

Textos que buscam instigar o aluno a refletir sobre determinado assunto antes
mesmo de iniciar sua leitura ou aps algum trecho pertinente para o autor
conteudista.

Para refletir

Questes inseridas no decorrer do estudo a fim de que o aluno faa uma pausa e reflita
sobre o contedo estudado ou temas que o ajudem em seu raciocnio. importante
que ele verifique seus conhecimentos, suas experincias e seus sentimentos. As
reflexes so o ponto de partida para a construo de suas concluses.

Sugesto de estudo complementar

Sugestes de leituras adicionais, filmes e sites para aprofundamento do estudo,


discusses em fruns ou encontros presenciais quando for o caso.

Praticando

Sugesto de atividades, no decorrer das leituras, com o objetivo didtico de fortalecer


o processo de aprendizagem do aluno.

6
Ateno

Chamadas para alertar detalhes/tpicos importantes que contribuam para a


sntese/concluso do assunto abordado.

Saiba mais

Informaes complementares para elucidar a construo das snteses/concluses


sobre o assunto abordado.

Sintetizando

Trecho que busca resumir informaes relevantes do contedo, facilitando o


entendimento pelo aluno sobre trechos mais complexos.

Para (no) finalizar

Texto integrador, ao final do mdulo, que motiva o aluno a continuar a aprendizagem


ou estimula ponderaes complementares sobre o mdulo estudado.

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Introduo

A auditoria uma funo que h tempos vem se remodelando e se ajustando aos novos
paradigmas organizacionais, inclusive no setor da sade.

Compreendendo que o sistema de assistncia sade complexo e, por vezes,


assimtrico e fragmentado, as instituies de assistncia sade podem fazer uso da
metodologia de auditoria interna para melhor conhecer suas oportunidades e desafios,
de forma a alcanar seus objetivos estratgicos.

Considerando as particularidades dos servios de sade, bem como o importante papel


dos rgos auditores para o desenvolvimento do setor, temos aqui o objetivo principal
de apresentar a vocs os subsdios necessrios para a compreenso do processo de
auditoria em seus aspectos tericos e prticos.

Assim, trabalharemos para que vocs percebam como a auditoria interna pode
influenciar positivamente os processos internos das organizaes de sade, por meio
da gesto qualificada e educao, e como podemos proceder para a implementao de
rgos auditores na estrutura formal das instituies.

Com estas perspectivas, a disciplina apresentar conceitos e princpios para a auditoria


interna e para a metodologia de acreditao internacional que utilizamos como
referncia. Inclumos exemplos de certificaes e uma sntese da legislao aplicvel. A
conjugao da auditoria e da acreditao constitui uma excelente ferramenta de gesto
e de educao nas instituies de sade modernas, como veremos.

Dada a extenso do tema, selecionamos os aspectos relevantes para a estruturao


de rgos de auditoria interna, contemplando as atividades especficas da auditoria
e sua programao, desde o ciclo de planejamento at o monitoramento das aes
empreendidas.

Selecionamos exemplos de tcnicas de auditoria, conforme o foco e o mbito previsveis,


com a apresentao de modelos de protocolos internos para a instruo de condutas.
Para a compreenso do que a metodologia escolhida estabelece e do cumprimento das
respectivas normas de atuao, esto descritos os tipos de eventos previstos para as
visitas de auditoria. Neste caso, a escolha apontou para o exame do acervo documental
interno de setores a serem auditados, a realizao das entrevistas com profissionais e

8
pacientes, as visitas aos setores para observao direta do ambiente e das atividades e
as reunies exigidas em programas de auditoria, ambas congneres s dos processos de
acreditao.

Ainda considerando a gama de possibilidades dos programas de auditoria, em condutas


desejveis, destacamos alguns cuidados para com a execuo da auditoria interna.
Neste contexto figuram as participaes previstas para os auditores internos e para os
setores e profissionais auditados.

Certamente, so muitos os aspectos relevantes da conjugao da auditoria interna


e da acreditao internacional para a melhoria do desempenho institucional. Com
esta percepo, e diante do interesse crescente dos profissionais por qualificao
nestas metodologias, optamos por apresentar orientaes fundamentais para a
formao tcnica, o perfil dos profissionais da auditoria interna, inclusive aspectos
comportamentais, e as responsabilidades das equipes de trabalho. Estes enfoques so
montados em programas de qualificao para a atuao como auditor interno.

Considerando que a performance do auditor interno um fator de sucesso para a


auditoria e, consequentemente, implica na utilidade do resultado da auditoria para
a instituio de sade, decidimos abordar a indispensvel interao entre auditor
e auditado, cujas diferenas de conhecimento e de experincias podem ser muito
significativas. Para tanto, vocs vero uma sugesto de atividade de ensino direcionada
preparao dos profissionais que atuaro na condio de auditados em programas de
auditoria interna e em processos de avaliao externa como a acreditao internacional.

Os principais temas apresentados so ilustrados com exemplos, no intuito de fixar a


essncia da matria e estimular o raciocnio sobre situaes do cotidiano. Tambm
estamos incentivando os alunos a identificarem novas perspectivas, por meio de
exerccios e de iniciativas que podero favorecer a prpria concepo sobre cada
episdio, com a formao de linhas de raciocnio e a construo de ferramentas para as
auditorias de interesse institucional.

Estimamos que este conjunto de conhecimentos seja capaz de transmitir as matrias


relevantes para os objetivos propostos.

9
Objetivos
Apresentar os conceitos e aspectos fundamentais em auditoria e sua
correlao com a gesto dos servios de sade.

Promover a discusso dos aspectos tericos e prticos das etapas de


realizao das auditorias internas.

Prover as informaes indispensveis para a realizao de auditorias


teis para as instituies, com legitimidade e preciso.

Apresentar elementos cruciais para o planejamento e a implementao


de rgos auditores em instituies de sade.

Estimular a ampliao de conhecimentos e compreenso da auditoria


interna no universo da gesto qualificada e da educao.

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AUDITORIA E
ACREDITAO Unidade i
CERTIFICAES E
PROGRAMAS

Captulo 1
Conceitos e princpios metodologias e
legislao aplicvel

Introduo
Para melhor entendimento dos conceitos que iremos abordar nesta disciplina e para
estimular o raciocnio lgico no desenvolvimento das atividades a serem propostas,
iniciaremos os nossos estudos com uma breve passagem pelos primrdios da auditoria.

A doutrina no pacfica quando se trata da evoluo da auditoria. Isto se deve ao fato


dos autores se utilizarem de vrias obras para a confeco da sua linha cronolgica.

Seu incio impreciso, tendo sido encontrados registros da atividade de auditoria,


principalmente na rea contbil, que datam de 4.500 a.C. Sabe-se que as atividades
de auditoria estariam comumente relacionadas com as atividades econmicas na
verificao da gesto sobre a propriedade do homem e das organizaes.

Assim, a auditoria, por Santi (1988), uma prtica originria da contabilidade, onde
o seu desenvolvimento foi impulsionado pelo modo de produo capitalista, que a
utilizou como ferramenta de controle financeiro, por contabilizar os gastos e os ganhos
de um negcio.

Nesse mesmo sentido e com a evoluo da sua conceituao ao longo do tempo, ainda
que a auditoria estivesse vinculada rea contbil e financeira, observa-se que ela
evoluiu com uma abordagem mais abrangente em relao gesto empresarial, ao
passo em que foi inserida como uma atividade crtica e sistemtica da verificao do
controle interno que visa apresentar concluses, crticas e opinies sobre determinadas
situaes.

11
UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

Desta forma, tem-se a configurao de uma tendncia moderna que segundo Pinto e
Melo (2010, p. 672), amplia a compreenso da ao do auditor para alm da mera
verificao dos fatos, introduzindo a noo do encaminhamento crtico dos resultados
apurados.

Na rea da sade, segundo Kurcgant (1991), a auditoria foi introduzida nos Estados
Unidos no incio do sculo XX, pelo mdico George Gray Ward, como ferramenta de
verificao da qualidade da assistncia, por meio da anlise de registros em pronturios.

Atualmente, a auditoria adotada como ferramenta de controle e avaliao da utilizao


de servios de sade e tem dirigido o seu foco principalmente para o controle dos custos
da assistncia prestada e para melhoria contnua dos processos internos.

Percebe-se, portanto, que h dcadas a auditoria vem sendo utilizada como forma de
mensurao da qualidade da assistncia prestada ao cliente, incorporando-se na rotina
das instituies de sade como ferramenta gerencial para controle dos resultados e
alcance dos objetivos, que sero objeto de estudo desta disciplina.

Conceito de auditoria
Escolher um conceito universal para auditoria no tarefa simples. Existem diferentes
conceituaes para o termo auditoria, por exemplo, conforme o autor e a sua finalidade.

Etimologicamente, a palavra auditoria origina-se do latim audire, que significa ouvir.


Entretanto, so desconhecidas a origem e a data exatas desta consagrao. Inicialmente,
conforme exposto por Santos e Barcellos (2009), este termo (auditing), foi utilizado
pelos ingleses para designar a tecnologia contbil da reviso, com o propsito de fazer
balano, tendo sido, posteriormente, introduzida em outras reas, como instrumento
de gesto.

Hoje, a auditoria dotada de um sentido bem mais abrangente. Auditar no significa


simplesmente ouvir em seu sentido mais restrito. A auditoria, segundo Chiavenato
(2004), um sistema de reviso de controle para informar a administrao sobre a
eficincia e a eficcia dos programas em desenvolvimento, no sendo sua funo
somente indicar os problemas e as falhas, mas tambm apontar sugestes e solues,
assumindo, portanto, um carter educador.

Logo, segundo Faraco e Albuquerque (2004), a auditoria pode ser entendida como um
processo sistemtico de avaliao para o realinhamento das aes, visto que aps anlise
da estrutura, processo e resultados, e verificao das no conformidades existentes,
pode-se tomar decises corretivas e/ou preventivas para remodelagem das aes.

12
AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS unidAdE i

Desta forma, note que independente de suas diversas modalidades, a auditoria envolve
um processo sistemtico, crtico e contnuo, que analisa as aes e decises de pessoas
e organizaes, visando otimizao da gesto administrativa, por meio da verificao
e do controle, assim como exposto por Melo e Vaitsman (2008).

Em suma, para iniciarmos os nossos estudos, podemos adotar como referncia


conceitual, a concepo de auditoria disposta pelo Ministrio da Sade (1998, p.
6) em uma das suas publicaes sobre o tema:

Auditoria consiste no exame sistemtico e independente dos fatos


pela observao, medio, ensaio ou outras tcnicas apropriadas
de uma atividade, elemento ou sistema para verificar a adequao
aos requisitos preconizados pelas leis e normas vigentes e
determinar se as aes e seus resultados esto de acordo com
as disposies planejadas. A auditoria, por meio da anlise e
verificao operativa, possibilita avaliar a qualidade dos processos,
sistemas e servios e a necessidade de melhoria ou de ao
preventiva/corretiva/saneadora. Tem como objetivo propiciar ao
gestor [...] informaes necessrias ao exerccio de um controle
efetivo, e contribuir para o planejamento e aperfeioamento das
aes de sade.

Conceito de acreditao
Misso essencial de uma instituio de assistncia sade atender os seus clientes
de forma segura, com o emprego de processos qualificados que visem excelncia do
cuidado e a promoo da qualidade de vida.

Devido complexidade do arranjo assistencial, onde estruturas e processos encontram-


se interligados para o bom funcionamento de todo o sistema, o perfil contemporneo
da gesto em sade tem se destacado pela necessidade de planejamento com foco na
gesto do risco, melhoria contnua e educao permanente.

Em um contexto onde cada vez mais os clientes detm conhecimentos acerca dos
seus direitos, as instituies de sade tm-se preocupado em garantir a qualidade dos
servios prestados e para isso, utilizam a auditoria continuamente e sistematicamente
como forma de monitorar os seus processos.

Paralelamente, as organizaes hospitalares tm adotado o processo de acreditao


como um mtodo de consenso e racionalizao das suas atividades e, principalmente,
como ferramenta de educao permanente dos seus profissionais, com vistas
qualificao da gesto e do cuidado.
13
UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

Assim, conceitua-se acreditao como uma metodologia de avaliao externa, aplicvel


aos servios e sistemas de sade, que utiliza padres timos de desempenho voltados
para os processos de cuidados ao paciente e gesto dos servios.

Para a Organizao Pan-americana de Sade OPAS/OMS (1992), citado por Novaes


e Paganini (1992), a acreditao um procedimento de avaliao dos recursos
institucionais, voluntrio, peridico e reservado, que tende a garantir a qualidade da
assistncia por intermdio de padres previamente aceitos.

Neste contexto, devemos entender que o processo de acreditao nas organizaes de


assistncia sade visa introduzir metodologias, conceitos e princpios relacionados
qualificao dos processos, de modo a dot-las de instrumentos e ferramentas que
possam possibilitar a melhoria das atividades, a minimizao dos riscos e a obteno
da qualidade e segurana ao paciente.

Logo, sendo a acreditao uma ferramenta de reconhecimento formal da competncia


tcnica das organizaes que realizam avaliao da conformidade, ela se torna uma
maneira segura de identificar aqueles que oferecem confiana em seus servios e
agregam valor. Assim, por meio da acreditao, possvel prever uma srie de vantagens
para as organizaes de sade, dentre as quais destacam-se:

vantagem competitiva frente s demais instituies devido ao elevado


nvel de qualificao dos seus processos;

fortalecimento da relao de confiana entre pacientes e profissionais;

reconhecimento das instituies frente aos seus mercados;

promoo da coordenao e integrao inter e multidisciplinar e dos seus


servios;

estimulao do potencial dos colaboradores;

melhoria contnua dos processos.

Para obteno do certificado de acreditao, as instituies de sade devem aderir


voluntariamente ao processo de acreditao que melhor atender s suas necessidades
ou expectativas.

No Brasil, programas nacionais e internacionais de acreditao de sistemas e servios


de sade encontram-se disponveis no mercado.

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AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS unidAdE i

A disciplina deste Curso denominada A Acreditao Internacional e as Instituies


Modernas apresenta um detalhamento qualificado sobre o assunto, mediante a deciso
de uma instituio de sade que estime aderir a um processo de acreditao. Como
justificado naquela disciplina, utilizaremos algumas referncias da metodologia JCI
(Joint Commission International) para nossos exerccios.

Uma viso que pode ser interessante sobre a acreditao e entidades


certificadoras encontrada na dissertao de mestrado Uma Reviso da
Acreditao Hospitalar como Mtodo de Avaliao de Qualidade e a Experincia
Brasileira, da autoria de Eloiza Andrade Almeida Rodrigues, disponvel em
<http://www.arca.fiocruz.br/bitstream/icict/4703/2/715.pdf>.

Certamente, a complexidade de um processo de acreditao internacional deve


ser percebida por uma instituio de sade interessada em aderir e, desta forma,
o suporte e a consolidao do processo exigem um importante esforo gerencial.

Contudo, alguns benefcios podem ser previsveis e auxiliar a deciso dos


dirigentes. Quando voc for se posicionar, quais sero os fatores a serem
examinados com mais destaque? Veja os exemplos seguintes:

A acreditao tem abrangncia a todos os servios, prprios ou contratados.

O aperfeioamento da estrutura de gerenciamento da qualidade e de


qualificao da gesto, inclusive com vistas aos diferenciais de remunerao
do mercado.

Coordenao e integrao entre as esferas administrativa, de ensino, de


pesquisa e de assistncia, alinhadas s estratgias de governo.

Fortalecimento do processo de educao pessoal e da qualificao


profissional.

Monitoramento efetivo das atividades executadas nos mbitos administrativo,


de ensino, de pesquisa e de assistncia, utilizando indicadores especficos e
com reconhecimento internacional.

Aperfeioamento e/ou implantao de protocolos promotores de segurana


em pesquisa, assistncia e no ambiente.

legislao aplicvel
O processo de acreditao, fundamentado nos padres internacionais, observa o
arcabouo jurdico em sade como um dos pilares fundamentais para que as instituies

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UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

de sade direcionem suas condutas para a efetividade quanto promoo, proteo e


preveno dos agravos sade da populao.

Os processos de acreditao consideram a aplicao da legislao e das normas vigentes


no pas e de quaisquer outras convenes, tratados ou acordos internacionais de direitos
humanos endossados por eles, quando da avaliao das instituies de sade.

Assim, a forma como os processos so conduzidos, a legislao e os regulamentos


aplicveis so incorporados estrutura organizacional e s operaes do sistema de
sade. So objetos dos programas de auditoria e constituem elementos importantes
para o monitoramento e suporte s avaliaes externas da instituio de sade com
vistas acreditao.

Logo, o conhecimento do arcabouo legislativo aplicvel s atividades do segmento


sade fator crtico. Torna-se indispensvel para a correta mensurao e emisso de
parecer quando da avaliao das organizaes em processo de acreditao.

Em meio ao vasto acervo legal inerente s operaes de instituies de sade, so


exemplificados os dispositivos seguintes:

Lei no 1.3097/2015: abordagem sobre o Capital Estrangeiro - Cap XVII,


em instituies de sade

Lei no 1.3003/2014: aborda os contratos dos planos de sade e de


operadores.

Lei no 12.842/2013: Lei do Ato Mdico.

Lei no 12.527/2011: aborda aspectos do acesso informao.

Res CFM no 2.073/2014: aborda a autorizao e funcionamento dos


servios mdicos, roteiros para anamnese e a organizao do pronturio.

Res COFEN no 456/2014: aborda a prescrio mdica distncia e a sua


execuo fora da validade.

Res CFM no 1.995/2012: diretivas antecipadas de vontade dos pacientes.

Res CNS no 466/2012: pesquisas envolvendo seres humanos.

Portaria ANAC no 795/SPO/2014: expedio e transporte de substncias


biolgicas e infectantes em aeronaves civis.

Portaria MS no 734/2014: profisses de sade reconhecidas pelo Mercosul.

16
AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS UNIDADE I

Portaria MS no 2.095/2013: Protocolos Bsicos de Segurana do Paciente.

Portaria MS no 529/2013: Programa Nacional de Segurana do Paciente.

Portaria Conjunta MS-MEC no 08/2013: Programas de residncia mdica.

Portaria MTE no 485-05 NR 32: Segurana e Sade no Trabalho em


Servios de Sade.

Considerando o campo de atuao da Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria


(ANVISA) como amplo e quase inesgotvel, intervindo em todos os aspectos da sade
dos cidados, listamos tambm algumas Resolues da Diretoria Colegiada julgadas
cruciais para as boas prticas e a mensurao da qualidade e da segurana dos servios
de sade:

RDC no 09 de 20/2/2015: dispe sobre ensaios clnicos com medicamentos.

RDC no 10 de 20/2/2015: dispe sobre ensaios clnicos com dispositivos


mdicos.

RDC no 20 de 10/4/2014: dispe sobre transporte de material biolgico


humano.

RDC no 36 de 25/7/2013: institui aes para a segurana do paciente em


servios de sade e d outras providncias.

RDC no 15 de 15/3/2012: dispe sobre requisitos de boas prticas para o


processamento de produtos para sade e d outras providncias.

RDC no 63 de 25/11/2011: dispe sobre requisitos de Boas Prticas de


Funcionamento para os Servios de Sade.

RDC no 02 de 25/1/2010: dispe sobre gerenciamento de tecnologias em


sade.

RDC no 07 de 24/2/2010: dispe sobre requisitos mnimos para


funcionamento de UTI.

RDC no 50 de 21/2/2002: Regulamento Tcnico para planejamento,


programao, elaborao e avaliao de projetos fsicos de
estabelecimentos assistenciais de sade.

RDC no 306 de 7/12/2004: dispe sobre o Regulamento Tcnico para o


gerenciamento de resduos de servios de sade.

17
unidAdE i AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS

Em suma, na conduo da auditoria, devemos conhecer e reconhecer os textos legais


concernentes s atividades a serem avaliadas e demonstrar senso crtico frente a
situaes anlogas quelas vivenciadas na prtica. Estas competncias favorecem a
preciso no enquadramento de achados, a legitimidade do julgamento e a possibilidade
de apontar melhorias para os processos, assim fortalecendo o desempenho institucional
nos servios prestados.

Consulte o banco de legislaes da Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria


ANVISA, disponvel no site: <http://portal.anvisa.gov.br/wps/content/
Anvisa+Portal/Anvisa/Inicio/Servicos+de+Saude/Assunto+de+Interesse/
Legislacao>

No site da ANVISA tambm possvel encontrar as demais informaes inerentes


ao mercado regulado de Vigilncia Sanitria.

18
Captulo 2
Abordagens fundamentais sobre
auditoria interna, certificaes, PQSP,
Gespblica e outros

Auditoria interna
Iniciamos o nosso estudo contextualizando a auditoria no mbito da sade e da
qualificao dos processos.

Agora, partiremos para um enfoque mais especfico no qual trataremos do objeto do


nosso estudo: a auditoria interna.

Primeiramente, cumpre-nos esclarecer os conceitos de auditoria interna e externa.


Esta conceituao imprescindvel para a correta compreenso dos assuntos a serem
tratados mais adiante.

A NBR ISO 19011 (2002) nos traz as diretrizes para auditorias de sistema de gesto
da qualidade e/ou ambiental. Embora esta Norma seja aplicvel a reas especficas,
o usurio pode considerar a adaptao ou extenso da orientao nela fornecida para
aplicao em outros tipos de auditorias, incluindo auditorias em outros sistemas de
gesto. Logo, esta norma apresenta definies de auditoria perfeitamente cabveis para
aquelas relacionadas avaliao dos sistemas de sade.

Assim, podemos definir as auditorias segundo a NBR ISO 19011 (2002) em:

Auditorias internas ou auditorias de primeira parte: aquelas conduzidas


pela prpria organizao, ou em seu nome, para anlise crtica pela
direo e outros propsitos internos, e podem formar a base para uma
autodeclarao de conformidade organizao.

Auditorias externas incluem aquelas auditorias geralmente chamadas de


auditoria de segunda e terceira partes:

Auditorias de segunda parte so realizadas por partes que tm um


interesse na organizao, tais como clientes, ou por outras pessoas em
seu nome.

Auditorias de terceira parte so realizadas por organizaes externas

19
UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

de auditoria independente, tais como organizaes que provm


certificados ou registros de conformidade com os requisitos da NBR
ISO 9001 ou NBR ISO 14001.

Logo, em termos mais simplificados para uso em nossa disciplina, vamos considerar
que:

Auditoria de primeira parte ou auditoria interna aquela realizada pela


prpria organizao que utilizar as informaes obtidas durante a
auditoria, para a qualificao dos seus processos e da sua gesto.

Auditoria de segunda parte a auditoria conduzida por uma organizao


sobre uma outra, para os fins e objetivos da organizao que realizou
a auditoria. Este tipo inclui auditorias realizadas por clientes em seus
atuais ou potenciais fornecedores.

Auditoria de terceira parte a auditoria realizada por uma terceira parte


independente que no tem interesse direto nos resultados das auditorias.
Tipicamente, so as auditorias de certificao, auditorias para prmios
de qualidade etc. Nesse tipo de auditoria enquadram-se as avaliaes de
acreditao.

De maneira complementar, as auditorias tambm so classificadas conforme a sua rea


de atuao, o escopo, a natureza, a execuo e o tempo em relao ao objeto de auditoria.

Classificao das auditorias conforme a rea de atuao (exemplos):

contbil;

fiscal;

processo;

tributria;

financeira;

ambiental;

militar;

pronturios;

contas hospitalares;

20
AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS UNIDADE I

qualidade;

sistemas;

riscos;

trabalhista;

governamental.

Classificao das auditorias conforme seu escopo:

Auditoria Completa: abrange todas as funes e atividades pertinentes ao


sistema avaliado.

Auditoria Parcial: limita-se a determinada funo, rea, linha de produto


ou atividade de interesse.

Auditoria de Acompanhamento: realizada para verificar a implantao e


eficcia de aes corretivas previamente acordadas.

Classificao das auditorias em relao sua natureza:

Regular ou ordinria: aes inseridas no planejamento anual de atividades


dos componentes de auditoria. realizada em carter de rotina, sendo
peridica, sistemtica e previamente programada, com vistas anlise e
verificao de todas as fases especficas de uma atividade, ao ou servio.

Especial ou extraordinria: aes no inseridas no planejamento,


realizadas para apurar denncias, indcios de irregularidades ou para
atender alguma demanda especfica. Visa avaliao e ao exame de fatos
em rea e perodos determinados.

Classificao da auditoria conforme a sua execuo:

Analtica: conjunto de procedimentos especializados, que consiste na


anlise de relatrios, processos e documentos, com a finalidade de avaliar
se os servios e os sistemas de sade atendem s normas e padres
previamente definidos, delineando o perfil da assistncia sade e seus
controles. Constituem subsdios para ao operativa e permitem realizar/
recomendar a realizao de auditoria operativa.

Operativa: conjunto de procedimentos especializados que consiste


na verificao do atendimento aos requisitos legais/normativos, que

21
unidAdE i AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS

regulamentam os sistemas e atividades relativas rea da sade, por meio


do exame direto dos fatos (obtidos pela observao, medio, ensaio ou
outras tcnicas apropriadas), documentos e situaes, para determinar
a adequao, a conformidade e a eficcia dos processos em alcanar os
objetivos. Desenvolve-se na prpria unidade onde as aes e servios so
prestados, mediante a observao direta dos controles internos, fatos,
documentos e situaes.

Classificao quanto ao tempo em relao ao objeto de avaliao:

Pr-auditoria ou auditoria prospectiva: uma avaliao dos


procedimentos mdicos antes de sua realizao, ou seja, uma auditoria
prvia do procedimento indicado ao paciente. Analisa-se a solicitao
com o diagnstico e exames realizados.

Auditoria concorrente ou proativa: uma anlise ligada ao evento que o


paciente est envolvido. Seria a visita do auditor durante a internao do
paciente para conferncia do pronturio.

Auditoria de conta hospitalar ou retrospectiva ou reviso de contas: uma


anlise dos procedimentos mdicos realizados com ou sem o pronturio
clnico do paciente. Geralmente realizada aps a alta hospitalar do
paciente.

Assim, poderamos executar, por exemplo, auditorias internas ou de primeira


parte, com foco na qualidade, escopo completo, de natureza ordinria e
execuo analtica e operativa. Ou seja, seria o caso das auditorias internas em
instituies de sade com foco nos padres da acreditao internacional, tema
da nossa disciplina.

Entretanto, independentemente da classificao da auditoria interna,


devemos ter em mente o conceito mais abrangente desta atividade de forma
a conseguirmos visualizar na prtica os benefcios da sua implantao nas
instituies de sade.

Assim, antes de introduzirmos os aspectos prticos da auditoria interna no


transcorrer dos nossos estudos, busque compreender veementemente o
conceito de auditoria interna apresentado por Melo e Vaitsman (2008, p. 159):

A auditoria envolve um processo sistemtico, crtico e contnuo,


que analisa as aes e decises de pessoas e instituies que
prestam servios na rea de sade, visando otimizao da gesto

22
AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS unidAdE i

administrativa, por meio da verificao e controle dos processos


e resultados. Tem por objetivo assegurar maior benefcio, menor
risco e maior eficincia possvel e verificar se os benefcios esto
de acordo com as disposies planejadas, normas e legislaes
vigentes.

Muitas vezes, o contato com instituies da atualidade, expe dvidas sobre os


problemas a serem enfrentados. No raro percebermos divergncias entre os
profissionais quanto s origens ou prioridades dos problemas.

Diante das abordagens anteriores, podemos formular uma pergunta chave:

Quais so as grandes demandas atuais da minha instituio?

E apresentar possveis respostas:

recursos polticos e de poder;

recursos materiais;

recursos financeiros;

capital humano;

conhecimento/informao;

todas estas; ou nem uma destas.

As verdadeiras demandas institucionais, a auditoria responder!

Certificaes
No apenas a acreditao hospitalar certifica as instituies de sade em relao
qualificao e segurana dos seus processos. Ao utilizarmos a auditoria interna como
ferramenta de gesto e educao, devemos nos pautar tambm em outros processos
de avaliao dos servios de sade que atendem a diferentes propsitos e designam
perspectivas diferentes sobre o nvel de qualidade. Entre elas esto o licenciamento e a
certificao.

Em sua dissertao de mestrado, Rodrigues (2004, p. 28 e 29) expe de maneira


didtica a diferena entre esses conceitos que se aplicam em nossa rotina de auditoria
interna, sendo, portanto, substancial a sua compreenso.

23
UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

Licenciamento um processo pelo qual uma entidade governamental


ou seu agente designado (Agncias Reguladoras como no caso da
Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria - ANVISA, Conselhos
Regionais ou Federal de representao de profissionais) d permisso
a um profissional individual ou instituio de sade para operar ou se
dedicar a uma ocupao ou profisso.

As normas para o licenciamento so geralmente estabelecidas de forma


a garantir que uma instituio ou indivduo atenda a padres mnimos,
a fim de proteger a sade e a segurana da populao. O licenciamento
a instituies conferido aps uma inspeo in loco para determinar se
um conjunto mnimo de padres voltados para a sade e segurana foi
atendido. O licenciamento de profissionais individuais normalmente
conferido aps algum tipo de exame ou comprovao de formao,
e pode ser renovado periodicamente pagando-se uma taxa e/ou
comprovando-se algum tipo de educao continuada ou competncia
profissional.

A manuteno do licenciamento uma exigncia legal e permanente


para que a instituio de sade continue a funcionar e a cuidar de
pacientes (ROONEY; VAN OSTENBERG,1999).

Certificao um processo pelo qual um rgo autorizado, seja uma


organizao governamental ou no governamental, avalia e reconhece
um profissional (indivduo) ou uma instituio como atendendo
a requisitos ou critrios pr-determinados. Apesar de os termos
acreditao e certificao serem frequentemente usados como se
fossem sinnimos, a acreditao normalmente se aplica a instituies,
enquanto a certificao se aplica a um profissional e a instituies.

Quando conferida a um profissional, a certificao normalmente implica


em que esse profissional recebeu instruo e treinamento adicionais,
e demonstrou competncia em uma especialidade alm dos requisitos
mnimos para licenciamento. Quando aplicada a uma instituio, ou
setor de uma instituio, a certificao normalmente implica que a
instituio dispe de servios adicionais, tecnologia ou capacidade alm
daquelas encontradas em instituies semelhantes.

Os padres da ISO 9000 avaliam a conformidade de determinadas


especificaes, certificando os servios ou instituies que atendem a
estes padres (ROONEY; VAN OSTENBERG, 1999).

24
AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS unidAdE i

Exemplos:

Licenciamento ambiental.

Licenciamento sanitrio.

Certificado ISO 9001.

Ainda percebemos profissionais da sade que tm dvida se uma instituio


com certificao internacional est livre de falhas. A julgar apenas pelos padres
estabelecidos nos manuais, aps o amadurecimento institucional, os eventos
adversos estariam praticamente extintos.

Contudo, cabe novamente lembrar a complexidade das instituies de sade,


cujos aspectos sero abordados mais adiante e, com propriedade, nas demais
disciplinas deste Curso. Esclarecemos que mesmo as instituies acreditadas
mais conceituadas do mundo esto sujeitas a falhas, como pode ser observado
nas estatsticas peridicas apresentadas pela Joint Commission International
sobre a incidncia de eventos sentinela em hospitais acreditados no mundo.

importante perceber que o objetivo formal das metodologias no nutre


compromisso com a extino absoluta e definitiva das falhas, mas sim em ter
elementos para identificar, tratar, mitigar e manter a segurana das operaes,
em tese.

Isto quer dizer que uma instituio certificada internacionalmente poderia fazer
as seguintes afirmaes:

As pessoas que circulam pela Instituio so identificadas.

H utilizao adequada das reas fsicas.

Contratos e servios de manuteno so eficientes.

Os profissionais esto qualificados para o trabalho.

O patrimnio e a infraestrutura tm registros atuais.

Os problemas existentes so conhecidos e as solues esto


encaminhadas.

Mesmo diante dos problemas estruturais, h segurana.

Se estivermos diante de afirmaes possibilitadas pela acreditao internacional,


ento podemos identificar elementos para instruir planos de auditoria.

25
UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

PQSP Programa de Qualidade e Segurana


do Paciente
Por meio da Portaria no 529, de 1o/4/2013, o Ministrio da Sade instituiu o Programa
Nacional de Segurana do Paciente (PNSP) que tem por objetivo geral contribuir para a
qualificao do cuidado em sade em todos os estabelecimentos de sade do territrio
nacional, sejam eles pblicos, privados, filantrpicos, civis ou militares.

Em 25/7/2013, com a publicao da RDC no 36, o Ministrio da Sade, por meio da


Agncia Nacional de Vigilncia Sanitria, fixou diretrizes iniciais e organizacionais para
a implantao dos Ncleos de Segurana do Paciente e dos Planos de Segurana dos
Pacientes em Servios de Sade.

O Plano de Qualidade e Segurana do Paciente o documento que aponta situaes


de risco e descreve as estratgias e aes definidas pelo servio de sade para a gesto
de risco visando preveno e mitigao dos incidentes, desde a admisso at a
transferncia, a alta ou o bito do paciente sob os cuidados do servio de sade.

Dentre as diversas competncias previstas para o Ncleo de Segurana do Paciente, est a


de promover mecanismos para identificar e avaliar a existncia de no conformidades nos
processos e procedimentos realizados e na utilizao de equipamentos, medicamentos
e insumos, propondo aes preventivas e corretivas. Logo, note que esta competncia
vai de encontro s finalidades da auditoria interna e que, desta forma, a consolidao
de um rgo de auditoria interna no mais apenas uma recomendao, mas sim uma
exigncia para que as entidades de sade possam alcanar a qualidade e segurana nos
seus servios e procedimentos prestados populao.

Neste contexto, o Programa Nacional de Segurana do Paciente definiu a implementao


de seis Protocolos de Segurana do Paciente com foco nos problemas de maior
incidncia nas instituies de sade. Tais protocolos apresentam estratgias e aes
que so de abordagens previsveis para os rgos de auditoria interna, uma vez que a
sua avaliao e o monitoramento permitem a percepo do alcance dos objetivos da
instituio quanto ao cuidado sade do paciente.

Protocolos de Segurana do Paciente definidos pelo Ministrio da Sade:

26
AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS UNIDADE I

Figura 1. Segurana do paciente.

Fonte: <http://1.bp.blogspot.com/-7Ucw-hFbiGk/UeWGwM6hlsI/AAAAAAAAAQw/z92xuqLIQgU/s1600/cartaz_
segurancadopaciente_46x64.jpg>.

Gespblica
Considerando que a busca pela qualidade e segurana envolve tambm as instituies
pblicas de sade, que a mudana na cultura da instituio se faz primariamente nos
rgos de poder e deciso e que a auditoria interna contribui tambm para a melhoria
e qualificao dos processos de gesto em sade, torna-se interessante trazer para o
mbito da nossa disciplina o conceito inovador da Gespblica.

Compreender este novo modelo de gesto pblica compreender a forma como o


Poder Executivo Federal vem trabalhando para qualificar os seus processos e alcanar
melhores resultados por meio do uso de ferramentas semelhantes auditoria interna.

Alm disso, torna-se conveniente o seu conhecimento devido ao fato de que a promoo
das melhorias na governana nos rgos pblicos pode impactar diretamente na forma

27
unidAdE i AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS

como as instituies de sade operam as suas atividades de gesto, inclusive no que


concerne execuo das auditorias internas.

Logo, conforme disposto em seu site oficial, pautando-se na busca de modelos de gesto
que contemplem, de forma mais efetiva e eficaz, as novas e crescentes demandas da
sociedade brasileira, o Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao
(GESPBLICA), tem por finalidade fortalecer a gesto pblica, tendo como premissa o
Modelo de Excelncia em Gesto Pblica MEGP.

A estratgia para a implantao de um modelo referencial de gesto pblica desenvolver


aes de apoio tcnico aos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal, a fim
de mobilizar, preparar e motivar para a atuao em prol da inovao e da melhoria da
gesto.

Dentre as medidas adotadas para a implementao da estratgia, destacamos o


desenvolvimento de uma das ferramentas do GESPBLICA o Sistema Eletrnico de
Autoavaliao da Gesto. O Sistema possibilita uma avaliao da gesto prescritiva,
por meio da identificao e anlise das prticas de gesto adotadas e dos resultados
da organizao. A avaliao dos resultados permite um rpido diagnstico, bem como
a implantao de melhorias na governana que venham a promover o alcance dos
melhores resultados institucionais.

A gesto pblica participativa e democrtica induz a resultados mais positivos, levando-


se em conta que o processo de formao das normas administrativas e os mecanismos
de ao e controle estaro sempre mais adequados e ajustados realidade social.

O Programa GESPBLICA, segundo sua entidade de governo, vem a ser um poderoso


instrumento de cidadania, pois renova seu compromisso de engajamento e valorizao
das pessoas por meio de estratgias de mobilizao da Administrao Pblica,
contribuindo para a melhoria da qualidade dos servios pblicos prestados aos cidados
e para o aumento da competitividade do Pas.

As abordagens deste captulo nos colocaram diante de assuntos distintos,


como auditoria e acreditao. Contudo, eles naturalmente possuem afinidade
ou interfaces significativas. Em ambos os casos e, provavelmente, em sistemas
e programas destinados melhoria do desempenho de instituies de sade,
alguns fatores relevantes esto presentes simultaneamente.

Para facilitar a identificao dos fatores de interesse, o conjunto seguinte lista


aqueles que podem ser considerados como ncoras do processo de acreditao
e que, certamente, tambm so focos de programas de auditoria.

28
AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS UNIDADE I

Mediante anlise da abrangncia, importncia e frequncia de cada assunto


citado a seguir, teremos a dimenso da aproximao entre acreditao e
auditoria. So eles:

Planos Institucionais (Gesto, RH, Ensino, Assistncia, Ambiente etc.).

Regimentos de entidades obrigatrias (Comit de tica, Comisso de


Pronturios, bitos, Farmcia e Teraputica, SCIRAS, Gerenciamento
do Ambiente).

Consentimento Informado (seleo e protocolo de aplicao).

Descrio de Estruturas/Servios (Polticas, Manuais, POPs etc.).

Documentao de permisses, eventos e contratos (alvars/registros,


treinamentos, reunies, visitas, monitoria).

Plano de manuteno predial e de equipamentos/materiais.

Protocolo para avaliao de desempenho.

Protocolo para o gerenciamento de pronturios.

Protocolo para o gerenciamento mediante Indicadores.

Eventos sentinela (seleo/identificao e poltica para preveno,


tratamento e relato).

Claro que nem todos os assuntos figuram desta lista, mas todos os que esto
presentes so indispensveis e sempre so focos de auditorias.

29
Captulo 3
Estruturas de rgos auditores:
subordinao, composio,
independncia, recursos e finalidades

rgos auditores
Na atualidade, o segmento da assistncia sade tornou-se, definitivamente, um campo
frtil para a expanso tecnolgica e experimento de novas metodologias, dentre outros
elementos de impacto sobre as redes e linhas de cuidados.

Esse complexo pressupe diversificao e amplitude de atividades em processos a


serem absorvidos e desenvolvidos em todas as esferas institucionais.

Assim, cresce a demanda das organizaes pela adoo de medidas e tcnicas de


acompanhamento e controle que visam minimizar falhas e evitar problemas que
coloquem em risco a imagem da entidade perante seus colaboradores, clientes e do
mercado em geral.

Nesse cenrio, a auditoria interna vai de encontro s necessidades emergentes


das instituies de sade, apresentando-se como um processo amplo, dinmico e
contnuo. A auditoria deve estar vinculada ao planejamento das atividades rotineiras
da instituio de sade, incluindo o gerenciamento de riscos, a educao continuada e
o monitoramento do desempenho.

O compromisso da auditoria para o fortalecimento da gesto se estabelece na orientao


ao gestor quanto aos focos de ateno, os quais devem refletir na melhoria dos sistemas
e servios de sade por meio do planejamento e aperfeioamento das aes.

Este novo paradigma de auditoria requer profissionais trabalhando na lgica de uma


metodologia sistematizada para a ateno integral dos objetivos da organizao.
Deve contribuir efetivamente para a qualificao das condutas gerenciais, segundo as
demandas institucionais, e suprir as expectativas dos stakeholders.

Compreendendo assim a importncia da consolidao desta metodologia nas instituies


de sade, a conformao de rgos de auditoria interna permite a implantao
desta ferramenta eficaz de gesto e de educao, que repercute em toda a estrutura

30
AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS unidAdE i

organizacional, reflete na satisfao do cliente e na melhoria da qualidade dos servios


prestados.

Desta forma, para que sua atuao tenha relevncia e alcance os resultados almejados,
torna-se crucial a definio formal das suas finalidades, subordinao, composio e
atividades, bem como dos mtodos e polticas para a sua atuao, sendo o tema desse
nosso captulo.

Como citado acima, as instituies da atualidade buscam fortalecimento mediante


iniciativas que contemplem os diversos interessados no empreendimento.
Dentre as iniciativas, podemos incluir os processos de acreditao e de auditoria
interna. Nas citaes a seguir, propomos que voc faa um exame para identificar
os provveis motivos das instituies de sade ao decidirem adotar a auditoria
como ferramenta de gesto e de educao.

Ento, observe:

Interesse institucional na potencializao de seus recursos/capitais


(conhecimento intelectual status).

Foco na profissionalizao das esferas de governo e de operao.

Consistncia na avaliao (medida) da qualidade dos servios


prestados segurana para o paciente.

Adoo de sistema formal de reconhecimento profissional.

Adoo de sistema formal para soluo de problemas.

Proteo do profissional e do trabalho.

Consolidao de padres e normas/protocolos.

Qualificao do tratamento de informaes para orientao/proteo


e suporte s decises.

Estruturao dos rgos auditores

Os rgos auditores tm a competncia multidisciplinar para prestar um servio s


instituies de sade na forma de assessoramento e consultoria interna, cujo objetivo
agregar valor gesto e melhorar os processos internos, inclusive propondo aes
preventivas e corretivas. So entidades capazes de gerar informaes tratadas para
suporte ao poder decisrio, de forma a assistir administrao no alcance dos seus

31
unidAdE i AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS

objetivos estratgicos e operacionais, mediante uma abordagem sistematizada e


pautada nos princpios ticos reconhecidos.

Nesse sentido, so premissas bsicas para a estruturao de rgos auditores em uma


instituio de sade a compreenso dos seus objetivos pela alta direo, o aceite, por
parte desta, das transformaes a serem implantadas e o compromisso com os resultados
a serem obtidos. A efetiva transmisso de poder e a garantia de independncia, pela alta
direo, ao rgo auditor representa fator de sucesso operao legtima, vlida e segura
deste, principalmente ao considerar sua atuao como os olhos da administrao.

Vale enfatizar que o compromisso da alta direo com a implantao de um


rgo auditor fator crtico e fundamental para o seu sucesso, uma vez que ela
quem define as diretrizes organizacionais e as expectativas de desempenho de
uma instituio de sade.

Para o desenvolvimento de atividade to singular e que engloba toda a instituio,


so consideradas cruciais as definies objetivas de uma estrutura organizacional, da
composio profissional, da declarao de suas finalidades e da disponibilidade dos
recursos exigidos para a operao da entidade slida, confivel e respeitvel frente a
todos com os quais atua.

Logo, considerando que os objetivos da entidade auditora devem estar alinhados com
os objetivos do alto escalo da instituio de sade, sua atuao deve ser homologada
mediante um regimento interno e os respectivos protocolos de operao e de
monitoramento das atividades. Esses dispositivos devem estabelecer os parmetros
formais para organizar a estrutura interna e orientar o funcionamento regulamentar
prevendo, naturalmente, a prtica de verificao sistemtica e independente da eficcia
dos processos.

A seguir so pontuados alguns elementos fundamentais sobre estas definies.

Subordinao

Pense no organograma da instituio de sade na qual voc trabalha ou


pretende trabalhar. Qual o nvel hierrquico ocupado pelo rgo de auditoria na
estrutura da organizao? A quem voc, como coordenador do rgo auditor,
dever apresentar os relatrios das suas atividades? Com quais diretorias voc
estar trabalhando efetivamente para consecuo dos seus objetivos?

32
AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS unidAdE i

Geralmente e conforme determinam as boas prticas, o rgo auditor tem ocupado


a posio de assessoria direta ao diretor geral da instituio de sade, ao qual est
diretamente subordinado, e opera em consonncia com as demais diretorias constitudas.

Isto se deve ao fato de o rgo auditor apresentar como caracterstica principal


a agregao de valor aos processos gerenciais por meio do assessoramento alta
administrao da instituio de sade.

Nesse sentido, tal definio concede entidade auditora o poder necessrio para
executar as suas atividades de anlise e de orientao, com vistas qualificao
institucional. Essa vinculao tem por objetivo manter um posicionamento hierrquico
suficientemente capaz de conferir independncia tcnica e funcional, no mbito de sua
atuao, que favorea o cumprimento de suas atribuies com abrangncia e iseno.

Observemos a seguir o exemplo de um organograma simplificado de uma instituio de


sade, no qual figura a entidade auditora.

Figura 2. Organograma simplificado de uma instituio de sade.

Fonte: a autora, 2015.

Note que a ligao direta com a alta administrao confere ao rgo de auditoria
interna a autonomia necessria para sua operao independente de quaisquer setores
da instituio de sade.

Agora voc pode estar se perguntando: Como o rgo de auditoria interna


pode emitir uma opinio independente, livre de julgamentos, se o mesmo est
subordinado diretamente direo da instituio?

Esta resposta ns veremos em um prximo item, quando abordaremos a


independncia dos rgos auditores.

33
UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

Composio

Didaticamente, podemos afirmar que rgos auditores so entidades compostas por


profissionais da prpria instituio, devidamente designados e capacitados para o
planejamento e a execuo de auditorias internas.

Isso se d devido ao cunho educativo e de proposio de melhoria dos processos aos


quais a auditoria interna est intimamente relacionada. Em contrapartida, a auditoria
externa configura-se como aquela executada por profissionais ou empresas que no
possuem vnculo ou subordinao instituio auditada, com a misso de trazer uma
opinio independente sobre a situao da organizao.

Observa-se que devido importncia da auditoria interna no processo de gesto, tem


aumentado a exigncia por um alto grau de especializao do quadro de auditores, o
que pressupe uma equipe com viso multidisciplinar e que atue de forma coordenada
para que as atividades sejam realizadas em conformidade com as prticas profissionais
estabelecidas.

Nesse sentido, pode-se compreender que o auditor interno no restringe suas atividades
simples verificao da correta aplicao de normas e procedimentos. Observa-se
tambm o seu papel de consultor para a instituio de sade, ao promover medidas
de incentivo qualificao dos processos e propor melhorias no funcionamento
organizacional.

Assim, e considerando todos os benefcios advindos da implantao de um corpo de


auditoria interna na instituio, torna-se indispensvel para a execuo das atividades
a designao de uma liderana capaz de gerenciar todas as atividades tcnicas,
operacionais, administrativas e intelectuais concernentes aos processos de auditoria
interna.

Em relao composio de rgos auditores, podemos concluir que o coordenador


do corpo de auditores internos, alm da qualificao tcnica profissional, deve garantir
dedicao integral e contar com equipe devidamente dimensionada e capacitada de
acordo com o exerccio a ela atribudo.

Partindo deste princpio, os rgos de auditoria interna devem ser compostos por
profissionais da instituio, formalmente designados para a atividade por meio de
nomeao da alta direo, assessorada pelo coordenador do rgo, como um meio
de validao das competncias, legalidade e legitimidade dos trabalhos por eles
desenvolvidos.

34
AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS UNIDADE I

Desta forma, faz-se necessria a previso em documentos institucionais, da metodologia


de formao e incluso dos profissionais no corpo de auditores internos da organizao,
uma vez que, para o exerccio das funes, so exigidas as definies do vnculo
empregatcio, do perfil e da qualificao dos profissionais.

Os parmetros institucionais formalizados devem prever todas as etapas do processo


seletivo, de formao especfica, do tempo de atuao e, evidentemente, os critrios de
avaliao contnua do desempenho da entidade auditora e de seus componentes.

De maneira complementar, ao definirmos as diretrizes para funcionamento do corpo


de auditores internos, devemos prever tambm os elementos fundamentais referentes
participao destes profissionais nas atividades, de acordo com o perfil e definio da
instituio. A seguir so apresentadas algumas questes a serem respondidas na fase
preliminar da formao de um rgo de auditoria interna:

Quais os princpios a serem obedecidos para o dimensionamento do


rgo de auditoria interna?

A participao no rgo de auditoria interna implicar em vantagem


econmica para os profissionais?

Quais os pr-requisitos para se tornar um auditor interno? Todos podem


participar?

Como ser o processo de indicao, formao e nomeao dos auditores


internos?

Como ser o processo de substituio e destituio de auditores internos?


Quais critrios utilizar?

Como se dar a participao dos profissionais no corpo de auditores?


Dedicao exclusiva? Carga horria determinada?

Qual o mbito de atuao dos auditores?

Note que estes e muitos outros aspectos devero ser previamente definidos antes da
implantao de rgos auditores em instituies de sade.

Devido a essa complexidade que envolve a incluso de uma nova estrutura no complexo
de sade, torna-se fundamental o adequado planejamento das atividades com foco em
normas e procedimentos especficos. Certamente as instrues formais devem estar
prontas e disseminadas antes do incio da operao da entidade auditora. Adiante
teremos um exemplo de norma.

35
unidAdE i AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS

Pense que voc foi designado como coordenador da unidade de auditoria


interna do hospital X, que est em fase de planejamento. O hospital X um
hospital pblico, de grande porte, de alta complexidade e referncia estadual
no tratamento oncolgico. O diretor geral da instituio lhe solicitou o envio
do esboo da composio do rgo auditor e das suas finalidades. Como voc
apresentaria os dados solicitados pela direo?

independncia

Vimos no incio dos nossos estudos que a auditoria um exame sistemtico e


INDEPENDENTE dos fatos.

Logo, podemos inferir que uma premissa bsica para a execuo de um trabalho tico
em auditoria a independncia e a ausncia de vnculo direto dos auditores em relao
ao processo ou ao setor auditado.

Mas o que vem a ser INDEPENDNCIA? Qual a implicao prtica deste conceito em
minha atividade profissional?

O Conselho Federal de Contabilidade, por meio da NBC 290 (2010, p. 3) nos traz os
seguintes conceitos de independncia, vejamos:

Independncia compreende:

Independncia de pensamento

Postura que permite a apresentao de concluso que no sofra efeitos


de influncias que comprometam o julgamento profissional, permitindo
que a pessoa atue com integridade, objetividade e ceticismo profissional.

Aparncia de independncia

Evitar fatos e circunstncias que sejam to significativos a ponto de que


um terceiro com experincia, conhecimento e bom senso, provavelmente
concluiria, ponderando todos os fatos e circunstncias especficas, que
a integridade, a objetividade ou o ceticismo profissional da firma, ou de
membro da equipe de auditoria ficaram comprometidos.

Ora, se a independncia compreende a independncia de pensamento e a aparncia de


independncia, por consequncia essencial que os auditores internos no somente
sejam de fato independentes e imparciais, mas que tambm o paream.

36
AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS unidAdE i

Este requisito se d para que o auditor interno assegure a imparcialidade de seu


julgamento, nas fases de planejamento, execuo e emisso de sua opinio, de modo
que a neutralidade seja aspecto fundamental a ser considerado na apurao dos fatos.

Na prtica, sugere-se que qualquer situao que implique em conflito de interesse


ou em ideias pr-concebidas sejam abortadas para assegurar a ampla cobertura e a
imparcialidade das concluses. Por exemplo, o fato de o auditor trabalhar ou ter exercido
influncia na conformao da unidade auditada configura ameaa independncia da
auditoria.

Em resumo, independncia a capacidade que o auditor interno tem de julgar


e atuar com integridade e objetividade, permitindo a emisso de relatrios
imparciais em relao entidade auditada e aos demais interessados em seu
trabalho.

Agora voc deve estar se perguntando novamente: Mas como o rgo de


auditoria interna pode emitir uma opinio independente, livre de julgamentos,
se ele est subordinado diretamente direo da instituio?

Vamos pensar o seguinte! J sabemos que a auditoria interna presta um servio


de assessoria e consultoria para a alta administrao da instituio de sade,
correto? Se ela presta um servio prpria organizao, com que objetivo o
auditor iria alterar um resultado ou uma opinio acerca das pessoas, unidades
ou sistemas auditados, para encobrir um erro, uma fraude ou uma deficincia
dos processos internos? A resposta nenhum! Voc imagina que a instituio
de sade investiria em uma atividade to complexa como auditoria interna para
depois ser enganada? No!

Pois bem. O fato que a auditoria interna foi concebida com um cunho educativo
e no punitivo. Logo, o objetivo da auditoria interna detectar conformidades
e no as no conformidades dos processos avaliados. Assim, a punio no o
propsito principal desta atividade, mas sim a educao dos profissionais com
a emisso de crticas e sugestes que possam contribuir para a melhoria dos
processos e o alcance dos objetivos institucionais.

Ento, se a auditoria interna no puder apontar os focos de melhoria ela no


estar cumprindo o seu papel junto entidade com a qual est vinculada.
Guarde isto!

37
UNIDADE I AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS

Finalidades

J vimos que a auditoria interna tem o papel fundamental de auxiliar a administrao


no cumprimento dos objetivos institucionais e que sua finalidade bsica, desta forma,
fortalecer as condutas gerenciais na qualificao dos processos e consequente melhoria
do desempenho da organizao.

Partindo deste princpio, convm destacar algumas finalidades para as quais os rgos
de auditoria interna possam ser consolidados na estrutura organizacional das entidades
de sade:

Agregar valor ao resultado da instituio mediante gerao de informaes


tratadas.

Fortalecer as tomadas de deciso mediante recomendaes dos relatrios


de auditoria.

Contribuir para o planejamento e o monitoramento das aes de sade e


consequente aperfeioamento do sistema.

Estimular o engajamento e a responsabilizao de todos os profissionais


da instituio.

Estimular o olhar crtico e a viso holstica do complexo assistencial.

Aperfeioar o senso crtico.

Estas so apenas algumas finalidades de rgos auditores. A sua definio em


documentos oficiais deve ser consoante com os objetivos institucionais e a estrutura da
organizao.

Como mtodo ilustrativo, apresentamos a seguir as finalidades expostas no Manual


de Auditoria do SUS (1998, p. 7), para que voc tome como exemplo a forma como
tais finalidades podem ser apresentadas no arcabouo documental de uma entidade de
auditoria interna.

IV. FINALIDADES DA AUDITORIA

1. Aferir a preservao dos padres estabelecidos e proceder ao


levantamento de dados que permitam conhecer a qualidade, a
quantidade, os custos e os gastos da ateno sade;

38
AUDITORIA E ACREDITAO CERTIFICAES E PROGRAMAS UNIDADE I

2. Avaliar os elementos componentes dos processos da instituio,


servio ou sistema auditado, objetivando melhoria dos procedimentos,
por meio da deteco de desvios dos padres estabelecidos;

3. Avaliar a qualidade, a propriedade e a efetividade dos servios de


sade prestados populao, visando melhoria progressiva da
assistncia sade;

4. Produzir informaes para subsidiar o planejamento das aes que


contribuam para o aperfeioamento do SUS e para a satisfao do
usurio.

Recursos previstos para os rgos

No muito diferente de outros rgos das instituies de assistncia sade e visando


obter um lugar formal na estrutura organizacional, a entidade de auditoria interna
demanda recursos para a execuo plena das atividades.

Assim, imprescindvel que a instituio de sade defina clara e objetivamente suas


expectativas com o rgo de auditoria interna, estando ou no diante de um processo
de acreditao internacional.

Conhecidas as expectativas, a construo do rgo dever prever estrutura prpria


compatvel com as atividades a serem desenvolvidas, considerando a amplitude e o
perfil dos servios a serem auditados, inclusive quanto sua complexidade, volume
de informaes dispostas, quantitativo de produo, formao e dedicao dos
profissionais ao rgo, por exemplo.

As organizaes de sade, s quais os rgos auditores estejam vinculados, devem


empenhar esforos no sentido de prover a rea de recursos necessrios para promover
avaliaes consistentes, de forma que no seja comprometida a qualidade de suas
atribuies.

Nesse sentido, e tendo em vista que o trabalho de auditoria interna no campo assistencial
extremamente complexo, pois necessita de grande quantidade de informaes que
precisam ser cuidadosamente extradas, trabalhadas e interpretadas, ensejado que
os rgos auditores sejam dotados dos seguintes recursos para a operacionalizao das
suas aes:

definio da liderana para planejamento e implantao dos processos;

recursos humanos para o desempenho das aes tcnicas e administrativas;

39
unidAdE i AuditoriA E ACrEditAo CErtifiCAES E ProgrAMAS

alocao de tempo especfico para atividades de ensino e desenvolvimento


dos auditores internos;

espao fsico com infraestrutura e equipamentos necessrios s atividades


dos auditores (reunies, pesquisas e relatrios);

recursos financeiros para aquisio dos materiais de apoio s equipes


auditoras, tais como, manuais de certificao/acreditao, publicaes e
outros;

ferramentas lgicas para a programao e o monitoramento das atividades


e compromissos;

livre acesso s informaes para a busca da evidncia real e objetiva;

definio de meios de comunicao e publicidade dos trabalhos do rgo


auditor.

Note que o livre acesso s informaes considerado como um recurso para


a execuo de auditorias internas. Isso representa que o rgo de auditoria
interna dever ter pleno, livre e irrestrito acesso aos registros, propriedades
fsicas, tecnologias de gesto e de pessoal indispensveis ao cumprimento
de suas atribuies. No podero ser negados aos auditores designados
durante o exerccio da auditagem, sob qualquer pretexto, quaisquer processos,
documentos ou informaes. Em contrapartida, o profissional guardar o sigilo
das informaes e somente utilizar os recursos no estrito exerccio de suas
atribuies de auditor. Como ser apresentado mais adiante, tem-se que diante
de qualquer limitao da ao, o fato dever ser comunicado de imediato, por
escrito, ao responsvel pela unidade, para as providncias inerentes.

[fim ateno]

40
PLANEJAMENTO
PARA A AUDITORIA Unidade iI
INTERNA

A partir desta Unidade, estudaremos o processo de auditoria interna em si. J foram


apresentados os conceitos necessrios para a devida compreenso da sua importncia
e finalidades. Agora, partiremos para os seus aspectos tcnicos e operacionais.

Para antecipar os assuntos do prximo Captulo, agora faremos uma sntese da fase do
planejamento.

O trabalho de auditoria consiste num processo sistemtico que pode oferecer ao auditor
uma forma mais objetiva e eficiente para suas atividades. Segundo Attie (2006, p. 44),
planejamento

[uma metodologia] de preparao de um servio, que compreende os


objetivos definidos, o roteiro, os mtodos, planos e programas a serem
observados por etapas e os processos de avaliao de que se atingiram
as metas programadas.

Logo, no se pode pensar em qualidade sem pensar em planejamento. Assim, para ser
bem sucedida a auditoria precisa passar por um processo estruturado de planejamento
para definir as metas a serem alcanadas e o mtodo para sua consecuo.

Nesse interim, segundo Chermont (2001), podemos afirmar que em todo projeto de
auditoria o planejamento de fundamental importncia, pois quantifica os prazos e
custos envolvidos, dimensiona o escopo e permite que se tenha uma viso geral do esforo
a ser despendido, alm de apontar os requerimentos necessrios ao desenvolvimento
do projeto.

Em nosso material, a fase de planejamento da auditoria interna ser dividida em dois


vetores para o melhor entendimento do aluno:

1. Do planejamento em sentido amplo, quando abordaremos a programao


das auditorias internas pelo rgo auditor.

2. Do planejamento em sentido restrito, quando abordaremos o


planejamento da auditoria interna conforme o escopo dessa.

41
unidAdE ii PlAnEJAMEnto PArA A AuditoriA intErnA

Considerando que as atividades de planejamento so exigidas em todas


as esferas de governo da instituio, elas normalmente so da iniciativa e
responsabilidade dos dirigentes ou gestores. comum um planejamento ser
motivado por uma determinada demanda e exigir uma estratgia especfica. O
incio desse processo pode ser um pensamento de um dirigente.

Para uma breve ilustrao de algumas abordagens que podem iniciar o raciocnio
do dirigente ao imaginar metas e estratgias para o planejamento, so sugeridas
perguntas avaliativas. O auditor pode utilizar as mesmas perguntas quando em
entrevista com dirigentes.

Exemplos de perguntas aos dirigentes:

Como o processo de aprovao do oramento?

Como se d a insero dos servios diagnsticos no programa de


melhoria de desempenho?

Como so selecionados os profissionais e as empresas contratadas


que atuam na instituio?

Como so identificadas as necessidades de aquisio e de educao


dos profissionais?

Como avaliado o principal dirigente da instituio?

Como gerenciado o acervo documental da instituio?

Certamente, estas no so as nicas perguntas capazes de instruir o raciocnio


para um planejamento, mas todas ensejam temas relevantes que requerem
aes de governo da instituio. Ento, este contexto pode ser valioso para
instruir temas e o planejamento de atividades de auditoria interna.

42
Captulo 1
Planejamento das atividades de
auditoria interna e o monitoramento
dos programas

Nesse captulo, trataremos do planejamento das auditorias internas em seu sentido


mais amplo, ou seja, o programa de auditoria interna.

Em suma, este programa um documento oficial, elaborado periodicamente (ex.:


anualmente) pelo rgo auditor para o planejamento macro das suas atividades,
compreendendo um conjunto de decises integradas que expressam os propsitos da
auditoria e os condiciona aos meios de alcan-los.

Esse documento deve ser elaborado pelo coordenador do rgo de auditoria, com o
apoio dos demais integrantes, em conformidade com os objetivos da instituio de
sade. Ele considera os planos institucionais, os relatrios de gesto, a legislao
aplicvel e os resultados dos ltimos trabalhos do prprio rgo de auditoria. Esses
e outros documentos que geraram informaes tratadas para a instituio podem ser
fontes de informaes para a auditoria.

Para exemplificar a estrutura bsica de um programa de auditoria, sugerimos os itens


a seguir:

Introduo.

Mtodos para mapeamento, hierarquizao e priorizao das atividades


que sero acompanhadas (considerando os objetivos da instituio de
sade, a criticidade e a complexidade das reas em relao ao negcio).

Cronograma contendo as datas estimadas para as avaliaes das unidades.

Aes de auditorias internas previstas e seus objetivos.

Aes de desenvolvimento da unidade e capacitaes previstas para o seu


fortalecimento.

Concluso e anlise dos resultados esperados com a atuao da auditoria


interna.

43
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

Na elaborao do cronograma, deve-se prever a realizao de auditorias de verificao,


que tm o objetivo de avaliar se as aes corretivas e preventivas sugeridas e acordadas
foram implementadas para adequao dos processos e se elas foram eficazes.

Do detalhamento das aes de desenvolvimento institucional e capacitao, devero


constar justificativas para cada ao que se pretende realizar ao longo do exerccio.

Na descrio das aes de fortalecimento da unidade de auditoria interna devero constar


informaes relativas reviso de normativos internos, redesenho organizacional,
desenvolvimento ou aquisio de metodologias e ferramentas lgicas ou outros.

A proposta de um programa de auditoria interna deve ser submetida anlise da direo


geral da instituio. Esse, posteriormente, cuidar do encaminhamento da proposta
para exame e aprovao do conselho de administrao. As alteraes ou restries ao
programa devem ser justificadas formalmente pela autoridade constituda.

Alm das auditorias relacionadas no programa, o rgo auditor dever prever e


formalizar que outras auditorias podero ser realizadas com base, por exemplo, nos
seguintes motivos:

quando mudanas significativas tenham sido efetuadas em determinadas


reas (reorganizaes e revises de procedimentos);

a pedido de um setor;

a critrio da administrao (demanda espontnea).

O monitoramento dos programas de auditoria interna dever ser feito periodicamente


para verificao do alcance dos seus objetivos. recomendvel a anlise mensal do
cumprimento do programa de auditoria pelo coordenador do rgo, para que as
eventuais inconsistncias sejam corrigidas antes de produzir efeitos adversos nos
resultados finais da entidade.

A apresentao dos resultados dos trabalhos de auditoria interna dever ser efetuada
por meio de relatrios peridicos, anualmente ou em menor espao de tempo, os quais
contero relatos das atividades de auditoria interna. Os relatrios devem realizar a
comparao entre as aes planejadas e as aes efetivamente realizadas, constantes
do programa de auditoria, alm de contemplar as aes crticas ou no planejadas, mas
que exigiram atuao do rgo de auditoria.

44
PlAnEJAMEnto PArA A AuditoriA intErnA unidAdE ii

No confunda os relatrios do programa de auditoria com os relatrios das


auditorias realizadas em cada uma das unidades da instituio de sade!

Embora os dois tipos de relatrios possam ser apresentados simultaneamente


alta direo, eles tero formatos e contedos distintos. Os relatrios do programa
de auditoria so peridicos e apresentam a produo e a performance do rgo
de auditoria diante dos eventos programados no perodo de referncia (anual ou
menos). Os relatrios referentes s visitas de auditoria realizadas nas unidades da
instituio de sade so apresentados logo aps realizao das visitas (tempo
a estabelecer) e retratam o status de conformidade de cada unidade diante dos
padres verificados pelas equipes de auditoria.

Tudo bem, voc ter o detalhamento dos tipos de relatrios nos prximos itens!

Nesse captulo, abordaremos a estrutura de informaes necessrias para a apresentao


de resultados do programa de auditoria interna. Ou seja, para demonstrar se o prprio
rgo de auditoria cumpriu com os seus objetivos e se alcanou as metas pactuadas.
Nos captulos posteriores, sero apresentados os aspectos concernentes aos relatrios
das auditorias realizadas.

Para exemplificar a estrutura de informaes de um relatrio peridico (anual ou em


menor espao de tempo) do programa de auditoria, sugerimos:

descrio das aes de auditoria interna realizadas pelo rgo, devendo


informar os nmeros dos relatrios, as reas, unidades e setores auditados,
os escopos examinados, o cronograma executado e os recursos humanos
e materiais empregados;

registros de implementao ou cumprimento, pelo rgo, ao longo do


exerccio, de recomendaes ou determinaes efetuadas anteriormente
pelos rgos de auditoria interna ou externa;

relato gerencial sobre a gesto da entidade, com base nos trabalhos


realizados, abordando os seguintes pontos:

o cumprimento das metas previstas pelo programa;

a avaliao dos indicadores de desempenho utilizados pelo rgo


para mensurar sua produo quanto qualidade, confiabilidade,
representatividade, praticidade, validade, independncia,
simplicidade, cobertura, acessibilidade e estabilidade;

45
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

principais recomendaes para melhoria dos processos internos;

fatos relevantes de natureza administrativa ou de assistncia com impacto


sobre a auditoria interna; e

desenvolvimento interno e capacitao dos auditores internos.

Quanto s informaes sobre as aes de capacitao realizadas ao longo do exerccio


e os resultados alcanados, deve ser apontado o quantitativo de auditores treinados, o
desenvolvimento de novas metodologias e a participao de tcnicos externos.

O relatrio dever ser apresentado ao diretor geral da instituio que, diante das
informaes tratadas, em conjunto com o coordenador do rgo, decidir os eventos
para a atividade de auditoria interna da organizao.

46
Captulo 2
Tcnicas de auditoria conforme o foco
e o mbito

A conduo de uma visita de auditoria interna envolve trs etapas principais.

Figura 3. Etapas da auditoria interna.

PLANEJAMENTO EXECUO CONCLUSO

Fonte: a autora, 2015.

Nesse captulo sero apresentados os aspectos tcnicos indispensveis para o


planejamento de uma visita de auditoria interna.

Preliminarmente, cumpre esclarecer que o planejamento da auditoria interna


compreende a determinao dos objetivos da auditoria, do escopo, do alcance, dos
critrios, da metodologia a ser empregada e dos recursos necessrios.

Logo, o planejamento tem por finalidade definir questes essenciais realizao da


auditoria interna, razo pela qual pressupe adequado conhecimento do objeto a ser
avaliado, com o intuito de conhec-lo e de compreender seu funcionamento.

O planejamento a etapa substancial para o sucesso da auditoria interna, sendo


imprescindvel alocar o tempo adequado sua realizao. A tentativa de abreviar o
tempo destinado ao planejamento, muitas vezes, se configura em problemas na
execuo, o que pode provocar acrscimo no tempo total de realizao do trabalho,
alm de repercusses negativas em sua qualidade.

De forma geral, o planejamento da auditoria interna deve atender seguinte sequncia:

Exame preliminar: fase destinada construo da viso geral do objeto da


auditoria. Tem por objetivo o levantamento de informaes para adquirir
conhecimento necessrio formulao de questes a serem avaliadas
pela auditoria, de acordo com o objetivo definido.

Elaborao do plano de trabalho: fase destinada ao planejamento dos


procedimentos para identificao, anlise, avaliao e registro das
informaes durante o desenvolvimento dos trabalhos de auditoria.

47
unidAdE ii PlAnEJAMEnto PArA A AuditoriA intErnA

O conhecimento do objeto da auditoria, aqui entenda-se do setor, rea, servio, processo


ou caso a ser auditado, requisito crtico e fundamental para sucesso da atividade.

J se imaginou avaliando um servio que voc nem sabe do que se trata? Por
exemplo, voc j se imaginou auditando um servio de telecomunicaes
aeronuticas? Provavelmente no! Mas certamente no decorrer do nosso curso
voc j deve ter se imaginado auditando, por exemplo, uma unidade de internao
hospitalar. Isso natural! Mas no o fato de sermos mais familiarizados com
determinada rea ou de possuir conhecimento em determinado processo que
deixaremos de proceder devida busca de informaes pelo objeto da avaliao.
Entenda que um auditor interno nunca para de estudar. Ele estar sempre em
busca de novos conhecimentos e oportunidades.

Voltando ao tema do nosso captulo, para o planejamento da auditoria interna,


poderemos usufruir de uma ferramenta da qualidade muito conhecida e utilizada nos
dias atuais: o 5W2H!

O 5W2H uma ferramenta para elaborao de planos de ao que, por sua simplicidade,
objetividade e orientao ao, tem sido muito utilizada em Gesto de Projetos,
Anlise de Negcios, Planejamento Estratgico e outras disciplinas de gesto. De
origem atribuda a diferentes autores, essa ferramenta se baseia na elaborao de um
questionrio formado por sete perguntas.

Figura 4. Ferramenta 5W2H.

Fonte: <http://blog.iprocess.com.br/2014/06/5w2h-ferramenta-para-a-elaboracao-de-planos-de-acao/>.

48
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

Ao respondermos as 7 perguntas desta ferramenta, estaremos definindo os objetivos,


escopo e alcance da nossa auditoria e traando as formas para a sua execuo.

Desta forma, aps o devido conhecimento do objeto da auditoria, o primeiro passo


a escolha da equipe auditora, com designao do auditor lder, que ser o profissional
responsvel pela conduo do processo (e visita local).

Posteriormente, alguns aspectos devero ser considerados, visando operacionalizao.

O que auditar? Quais requisitos a serem avaliados e o que procurar?

Por que auditar?

Quem sero os auditados?

Quanto custar? (em caso de auditorias que possam envolver, por


exemplo, deslocamento da equipe auditora)

Como auditar? Quais tcnicas e ferramentas a utilizar na conduo da


auditoria?

Quando auditar? Quais os melhores horrios para a busca da evidncia?


Qual o tempo programado para as atividades?

Quais reas a serem auditadas? Quais processos? Atividades? Rotinas?

Note que para atingir o sucesso da auditoria interna o auditor necessita planejar
adequadamente seu trabalho, a fim de delimitar o objetivo e o escopo, de forma a
definir a melhor estratgia metodolgica a ser adotada para a obteno das evidncias
que nortearo o seu parecer e a concluso.

Assim, de acordo com o foco e o mbito da auditoria, o auditor determinar as melhores


tcnicas para a consecuo dos objetivos.

Na rea da sade, as auditorias podero ter o foco educativo, investigativo, informativo ou


ambos e o mbito de anlise de esferas de governo ou de operao, processos, atividades,
produtos; ou ainda, pronturios, contas hospitalares, protocolos mdicos etc.

Assim, a escolha da melhor tcnica a ser utilizada ocorrer mediante o escopo da


atuao.

49
unidAdE ii PlAnEJAMEnto PArA A AuditoriA intErnA

Por exemplo, de uma forma geral, se quisermos auditar uma conta hospitalar,
no necessria a avaliao da rea fsica da unidade de internao, mas to
somente a avaliao do pronturio nico do paciente. Por outro lado, se a
inteno verificar a segurana das instalaes para o paciente, a visita s reas
fsicas da instituio imprescindvel para a formao da opinio do auditor.
Entendido?

Em relao s tcnicas de auditoria, podemos afirmar que se trata de um conjunto de


processos e ferramentas operacionais de que se serve o auditor interno para a obteno
de evidncias objetivas, as quais devem ser suficientes, adequadas, relevantes e teis
para concluso dos trabalhos.

Cumpre ressaltar que necessrio observar a finalidade especfica de cada tcnica


de auditoria, para evitar a aplicao de tcnicas inadequadas, a execuo de exames
desnecessrios e o desperdcio de recursos humanos e de tempo.

As inmeras classificaes e formas de apresentao das tcnicas de auditoria so


agrupadas nos seguintes tipos bsicos exemplificados a seguir:

Entrevista: investigao por meio de perguntas e respostas, feita ao pessoal


da unidade/setor auditado, para a obteno de dados e informaes.
As respostas podem ser obtidas por meio de declaraes formais ou
informais. Pacientes e familiares tambm podem ser entrevistados,
mediante consulta prvia ao cuidador.

Anlise documental: comprovao, por meio de documentos, da


autenticidade de atos e fatos de interesse da auditoria.

Confirmao externa: verificao junto a fontes externas ao auditado, da


fidedignidade das informaes obtidas internamente. Uma das tcnicas
consiste na circularizao das informaes com a finalidade de obter
confirmaes em fonte diversa da origem dos dados.

Exame dos registros: verificao dos registros constantes em documentos,


relatrios e outros demonstrativos da instituio. A tcnica pressupe a
verificao desses registros em todas as suas formas.

Inspeo fsica: exame in loco usado para testar a efetividade dos controles,
particularmente daqueles relativos segurana de quantidades fsicas ou
qualidade de bens tangveis. A evidncia coletada sobre itens tangveis.

50
PlAnEJAMEnto PArA A AuditoriA intErnA unidAdE ii

Observao das atividades e condies: verificao das atividades que


exigem a aplicao de testes flagrantes, com a finalidade de revelar erros,
problemas ou deficincias percebidas no decorrer da auditoria e que de
outra forma seriam de difcil constatao.

Rastreador de indivduos, sistemas ou processos: metodologia inserida


pela Joint Commission International para acompanhar uma amostra
de pacientes ativos do hospital e avaliar os componentes individuais e
os sistemas de cuidado. Sua finalidade realmente rastrear o objeto da
auditoria desde a sua concepo at o seu desfecho.

Antes de abordar demais aspectos tcnicos de uma visita de auditoria, embora


no enquadradas como tcnicas de auditoria, as sugestes apresentadas a
seguir tm demonstrado utilidade significativa quando aplicadas em cenrio
complementar aos programas e visitas.

interessante orientar aes elementares que devem preceder os eventos de


visita, como elementos de suporte sua realizao.

Podem ser aplicadas em auditorias internas, dependendo do mbito da


auditoria e da conformao fsica da unidade a ser visitada, ou em avaliaes ou
auditorias externas, pois podem ser relevantes para o trabalho dos auditores e
dos auditados.

As aes sugeridas a seguir, devem ser tratadas na fase de planejamento, com


definio de recursos exigidos, responsabilidades e prazos referentes.

Examine esse conjunto de aes e procure identificar a que setores ou


profissionais seriam atribudas as responsabilidades pelas tarefas:

Formalizao da solicitao de visita dos auditores/avaliadores.

Divulgao do calendrio estabelecido para a visita.

Reunies de preparao da equipe que receber a visita e do ambiente.

Preparao da sala para os auditores/avaliadores (gua, telefone etc.).

Proviso de alimentao para os auditores/avaliadores.

Preparao de salas para as reunies, inclusive oferta de equipamentos


e outros cuidados (computador, projetor, organizao, gua).

51
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

Preparao do ambiente e do acervo documental da instituio/


unidade a ser visitada, para a sesso de reviso de documentos.

Cheque da comunicao visual, em todas as reas a serem visitadas,


principalmente das unidades a serem visitadas. Retirada de avisos
e documentos afixados aleatria ou de maneira amadora ou sem
padro esttico, com especial ateno para aqueles obsoletos, sujos
e manchados.

Fixao da agenda do dia de visita, completa e atualizada, nos pontos


de fluxo de pessoas e recintos em que ocorrero reunies.

Convocao prvia de todos os profissionais cuja presena seja exigida


nos dias da visita. Orientaes sobre os eventos e a participao
individual.

Orientao dos profissionais quanto expresso em pblico, os


gestos, o volume de voz e as formalidades inerentes a um ambiente
profissional de sade, inclusive os aspectos ticos.

Orientao dos profissionais de primeiro contato com visitantes


(porteiros ou seguranas e recepcionistas) quanto recepo e
encaminhamento dos auditores/avaliadores.

Identificao de todos os profissionais da instituio, mediante crach


de fcil visualizao ou similar.

Proviso de uniformes aos diversos tipos de profissionais que os


devem manter em uso regular.

Montagem do fluxo de visitao. Partir do ponto fsico culminante e


seguir na descendente, considerando prdios verticais. Considerar
reas limpas precedendo as reas contaminadas.

Higienizao e arrumao, de forma a facilitar o trnsito e no provocar


desconforto aos auditores/avaliadores. Se necessrio, programar
descarte de equipamentos e materiais imprestveis e segregao
daqueles de uso inexpressivo. Manter o ambiente aprazvel e
organizado.

Orientao dos responsveis por reas de difcil higienizao e


organizao, quanto necessidade de tratamento criterioso, a
exemplo de pavimentos intermedirios, oficinas, abrigos de resduos,

52
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

arquivos fsicos, setores de alimentao, abrigos de equipamentos,


instalaes de infraestrutura, garagens e veculos etc.

Organizao e orientao do deslocamento e estacionamento de


veculos no interior da instituio.

importante ressaltar que existem diversas outras tcnicas de auditoria que no se


enquadram nos objetivos da nossa disciplina, neste Curso. Fogem ao foco da nossa rea
de atuao, portanto, no foram aqui apresentadas. Como exemplo, podemos citar a
conferncia de clculos que realizada na rea de contabilidade das instituies, que
normalmente evento especfico.

Para finalizar este captulo, vamos apenas ressaltar que no so conhecidas as tcnicas
de auditoria voltadas especificamente para a deteco de fraudes e erros. Esses so
descobertos em consequncia dos testes e da extenso dos exames de auditoria aplicados.

53
Captulo 3
Apresentao de modelos de
ferramentas: normas, fluxos e
formulrios

J vimos at aqui as etapas para a estruturao de rgos auditores, bem como os


aspectos e tcnicas indispensveis para o planejamento das atividades do rgo e da
auditoria interna em si.

Neste captulo apresentaremos os modelos de ferramentas primordiais consolidao


destes objetivos, para demonstrar como estes elementos se concretizam na prtica.

Logo, dividiremos o captulo em 3 itens para melhor compreenso das formas de


utilizao das ferramentas sugeridas:

1. Ferramentas para estruturao e consolidao dos rgos auditores.

2. Ferramentas para planejamento da auditoria interna.

3. Ferramentas para coletas de informaes.

A ferramenta utilizada para o planejamento das atividades do rgo de auditoria interna


j foi apresentada anteriormente (programa de auditoria interna).

De antemo, informamos que exemplificaremos o sumrio de apenas uma das


ferramentas de cada item, pois as demais sero trabalhadas por vocs em nossos
exerccios.

Inicialmente, vamos conceituar estas ferramentas, que no ramo da auditoria interna


so chamadas de papis de trabalho. Papis de trabalho o conjunto de formulrios e
documentos com informaes e apontamentos utilizados nas etapas de planejamento e
execuo das auditorias internas. Eles constituem o suporte ao trabalho desenvolvido
pelo auditor e descrevem os elementos considerados importantes para obteno de
evidncias, visando fundamentar os achados, a concluso da auditoria e comprovar
que a auditoria foi executada de acordo com as normas aplicveis.

Assim, so considerados papis de trabalho: planilhas, formulrios, questionrios


preenchidos, fotografias, vdeos, udios, arquivos magnticos, ofcios, memorandos,
portarias, normas, regimentos, contratos e outros documentos, matrizes de planejamento
e de procedimentos, relatrios de auditoria, dentre outros, cujas finalidades so:

54
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

documentar o processo de auditoria, em especial as evidncias;

facilitar o registro das investigaes realizadas;

facilitar a elaborao do relatrio de auditoria;

explicar, em detalhes, fatos e opinies;

permitir a coordenao, a organizao e a superviso do trabalho de


auditoria ou de inspeo;

permitir o registro histrico dos mtodos adotados;

servir de guia para auditorias ou inspees subsequentes.

Ferramentas para estruturao e consolidao


dos rgos auditores
Considerando a complexidade dos rgos auditores j exposta anteriormente, bem
como a necessidade de formalizao da sua ordenao na estrutura organizacional
das instituies de sade, conveniente a elaborao de determinados documentos
normativos para a consolidao destes rgos.

Neste sentido, a concepo de normas, regimentos e outros protocolos de atuao


estabelecem as diretrizes para o planejamento e a implementao dos trabalhos de
auditoria interna na instituio, bem como orientam a execuo das atividades.

As normas de auditoria interna tm por finalidade geral estabelecer os preceitos a


serem observados na conduo da auditoria interna, de forma a tornar compatvel o
planejamento e o desenvolvimento das atividades. Assim, elas definem a sua aplicao
e documentos de referncia, descrevem os termos a serem considerados e os requisitos
gerais para execuo das atividades de auditoria nas instituies de sade. Apresentam-
se como instrumento orientador aos profissionais envolvidos com as aes e processos
pertinentes auditoria interna.

Os protocolos de operao so documentos especficos que tm por finalidade definir


padres para a execuo dos trabalhos. Em suma, so documentos de referncia
que servem como guia para os profissionais da entidade auditora. Definem,
especificamente, o que fazer, como, quando e onde fazer, e os documentos de referncia
para tanto. Podemos ter, por exemplo, protocolos de operao para a emisso de
relatrios de auditoria ou para a incluso de novos auditores no rgo.

55
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

O regimento interno do corpo de auditores um conjunto de regras estabelecidas


para regulamentar e detalhar o seu funcionamento, consoante s demais regras da
instituio. Este documento ser o foco do nosso captulo, o qual detalharemos a seguir
de modo exemplificativo.

Para a confeco do documento, o ideal o uso de linguagem simples, clara e direta,


evitando legalismos, de modo que todos os interessados compreendam as regras por
ele estabelecidas.

De modo geral, o regimento interno composto pelos seguintes tpicos, baseados


em conformidade com as orientaes de documento especfico disposto no site do
COMPERJ - AGENDA 21 (p. 1-7):

DO OBJETIVO, CONSTITUIO, SEDE E FORO

Neste tpico devem ser apresentados o objetivo e a misso do rgo


para que fique claramente definido logo no incio do Regimento Interno.

PRINCPIOS E ATRIBUIES

Estabelecimento dos princpios pelos quais o rgo ser regido. Os


princpios mais citados so: independncia, integridade, objetividade,
competncia e zelo profissional e confidencialidade. No entanto,
importante que esteja descrito o que se entende por cada um destes
princpios. As atribuies so as responsabilidades que o rgo auditor
deve assumir para a realizao de seus objetivos, dentro dos princpios
que o regem.

COMPOSIO

A composio especifica, o nmero de membros do rgo e como eles se


distribuem entre os diferentes grupos auditores.

DIREITOS E DEVERES DOS MEMBROS

Aqui so declarados os direitos e deveres dos membros do rgo de


auditoria, incluindo o coordenador da entidade. A declarao deve
especificar se a participao no rgo e em suas atividades estritamente
voluntria ou se os membros sero remunerados.

INGRESSO

Este item detalha o processo de seleo para o acesso de profissionais


ao rgo auditor e especifica quem poder candidatar-se e quem estar
habilitado.

56
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

DURAO DO MANDATO

Estabelecimento da durao do mandato dos membros do rgo. Define


se podero ser reeleitos e por quantas vezes. Estabelece o que ocorrer
se o mandato expirar, mas o rgo desejar manter um membro.

SUBSTITUIES E DESLIGAMENTO

Estabelece como a substituio de um membro deve ser formalizada. Os


casos que motivaro o desligamento de um membro. Condutas para o
caso de ausncias em reunies. Indicao da autoridade para considerar
comportamentos contrrios aos interesses do rgo. Orientao
sobre o direito de defesa. Definio de protocolo para a efetivao do
desligamento de um membro. E outros protocolos inerentes.

DA ORGANIZAO E COMPETNCIA

Define como o rgo ser estruturado, por exemplo, a partir de uma


coordenao central e com responsveis por rea de atuao (mdica,
enfermagem, processos, farmacutica, administrativa etc.). Deve
detalhar, na estrutura organizacional estabelecida, as atividades
e responsabilidades de seus componentes, com vistas ao bom
funcionamento do rgo e ao cumprimento de sua misso.

ASSEMBLEIAS, PLENRIA E REUNIES

Assembleia geral uma reunio para a qual so convocados todos os


membros do rgo, com formalidades. Plenria qualquer assembleia
que rene em sesso todos os seus membros. Reunio ordinria so
as reunies estabelecidas, para as quais adota-se um calendrio
anual. Reunies extraordinrias so convocadas com pauta especfica,
quando necessria. Considerar: quem tem autoridade para convocar,
quantos membros do rgo so necessrios para convocar uma reunio
extraordinria e quem tem direito voz nas reunies, por exemplo.

FREQUNCIA DA REALIZAO

Ao pensar na frequncia das reunies importante considerar o


tamanho do rgo, a probabilidade de presena dos membros e a
importncia das pautas. Reunies com assuntos pouco relevantes,
poucos membros presentes e desequilbrio na representao dos
setores podem indicar a necessidade de espaar as reunies do rgo
(ou melhorar a convocao). Considerar com que frequncia o rgo
todo pretende se reunir, por exemplo.

57
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

CONVOCAO

Com a definio da autoridade para as convocaes, define como


ocorrer a convocao e por que meios.

REGISTRO DAS REUNIES

O registro das reunies deve ser obrigatrio, porm no necessariamente


no formato de atas, j que estas so documentos de difcil leitura e
que demandam um esforo extra para serem divulgadas. Importa
estabelecer os pontos que devem constar do registro, memria ou
relatrio das reunies. A lista de presena, pontos debatidos, decises
tomadas, encaminhamentos, etc. define como o registro ser divulgado,
por quem, para quem e por que meios.

PROCESSO DECISRIO

Normalmente os rgos decidem em consenso. Porm, deve ser


estabelecido um procedimento para ocasies quando o consenso no
possvel e quais os procedimentos necessrios (convocao, qurum,
maioria etc.).

COMUNICAO E REPRESENTAO

Esta uma rea crtica do regimento. Exige preciso sobre quem pode
falar em nome do rgo, em que circunstncias, quem pode emitir
opinio, quem decide e quem pode autorizar. Estabelece protocolo
para o rgo divulgar seu trabalho e mobiliza a instituio para opinar,
participar e fazer parcerias. Define procedimentos para manter os
membros do rgo, parceiros, colaboradores e interessados em geral a
par do que o rgo est discutindo, planejando e realizando.

DISPOSIES GERAIS

Orienta como o regimento pode ser alterado e a resolver casos que no


estejam definidos no regimento.

OUTRAS QUESTES

Apresenta aspectos no contemplados nos itens anteriores do regimento.

Para exemplificar desdobramentos do regimento interno, apresentamos dois modelos


de instruo destinados a nortear o quotidiano do corpo de auditores. Nos exemplares
apresentados a seguir, esto contemplados os principais aspectos para a formao e a

58
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

operao de uma entidade de auditoria interna, conforme itens abordados por nossa
disciplina.

As denominaes a serem atribudas a estes instrumentos podem variar de acordo


com as definies estabelecidas para o acervo documental da instituio de sade, ou
seja, os modelos oferecidos podem assumir nomes como norma, instruo de servio,
procedimento operacional padro etc.

importante frisar que os instrumentos exemplificados a seguir somente podero ser


utilizados na prtica aps adequao tcnica e operacional realidade da instituio
eventualmente interessada. Eles so destinados nossa disciplina, com a finalidade de
estimular a criao de normas congneres para a atividade de auditoria interna.

Incio da instruo 1

Auditoria interna diretrizes para operao

A. Objetivo desta instruo

Estabelecer diretrizes para o planejamento e a realizao das atividades de auditoria


interna no mbito do Hospital Saudvel e Elegante.

B. Aplicao da instruo

Todas as reas do Hospital.

C. Referncias

Plano de Desempenho e Qualidade em Gesto.

Manual da Qualidade do Hospital.

Manual de Padres Internacionais de Acreditao.

Manual de Auditoria do Ministrio da Sade.

D. Definies adotadas

Auditor: profissional qualificado para realizar a auditoria.

Auditoria interna: exame sistemtico e independente, para verificao


de atividades e seus resultados diante de parmetros institucionais
estabelecidos.

59
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

Diretrizes: linhas gerais para a execuo de um plano, projeto ou deciso.

Evidncia objetiva: informaes cuja veracidade pode ser comprovada


com base em fatos obtidos mediante observao, medio, ensaio ou
outros meios.

Observao da auditoria: constatao de fato, ocorrida durante a


realizao da auditoria e consubstanciada por evidncia objetiva.

Plano de Desempenho e Qualidade de Gesto: diretriz fundamental para


a profissionalizao e modernizao das esferas de governo do Hospital,
com nfase para as relaes entre as atividades de planejamento, operao
e monitoramento.

Procedimento: conduta especfica para execuo de uma atividade/tarefa.

Processo: aes contnuas e integradas, desenvolvidas na execuo


coordenada de atividades/tarefas.

E. Abreviaturas

NR: Norma.

MS: Ministrio da Sade.

CAInt: Corpo de Auditores Internos.

CQ: Comisso da Qualidade.

e outras de uso institucional.

F. Requisitos operacionais da auditoria interna

As auditorias internas devem ser realizadas para determinar a eficcia do sistema da


qualidade e o desempenho estimado para a instituio. Isto deve ocorrer nas esferas de
governo e de operao.

F.1. Independncia/Qualificao dos Auditores

Os auditores devem ser independentes em relao rea auditada.

Os auditores devem ser qualificados para a realizao da auditoria, ou seja, devem ter
conhecimento dos processos de trabalho da rea a ser auditada.

60
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

O CAInt e a CQ devem preparar os auditores no que diz respeito aos requisitos desta
Norma.

F.2. Implantao e operao

O Corpo de Auditores Internos e a Comisso da Qualidade so os principais agentes do


empreendimento, com as responsabilidades seguintes:

Coordenadores do Corpo de Auditores Internos e da Comisso da Qualidade.

definir o programa de auditorias internas;

designar os auditores internos;

manter os registros inerentes s atividades de auditoria;

gerar informaes tratadas para suporte decises de governo;

acompanhar as aes corretivas e preventivas resultantes;

prover suporte aos servios que estiverem em processo de melhoria; e

apoiar equipe de auditores nas fases de preparao e planejamento da


auditoria.

F.3. Frequncia/Abrangncia

A CAInt e a CQ estabelecem um programa anual de auditorias internas, de acordo com


o resultado das mtricas traadas para definio das frequncias. Neste sentido, deve
ser realizada a anlise de pontos como: criticidade em relao ao negcio, complexidade
em relao ao negcio, resultados das auditorias anteriores e incorporao de novos
membros equipe. Todos os processos devero passar pelo menos por uma auditoria
interna anual.

Alm das auditorias relacionadas no plano, podem ser realizadas auditorias baseadas
em razes tais como:

quando mudanas significativas tenham sido efetuadas em unidades


funcionais, a exemplo de reorganizaes e revises de procedimentos;

quando mudanas significativas tenham sido efetuadas em unidades


funcionais, por motivos de ampliao ou reduo significativos de reas
fsicas e/ou equipamentos;

61
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

quando necessria a verificao suplementar sobre a evoluo e o


desempenho das aes corretivas e preventivas estabelecidas;

quando necessria uma verificao inerente a uma relao contratual.

F.4. Planejamento e preparao

A CAInt designa as equipes de auditores internos devidamente treinados e qualificados


para o objeto da auditoria. A equipe de auditoria indica um auditor lder que tem a
responsabilidade de coordenar a auditoria e estabelecer o seu ritmo.

A seleo dos auditores atende aos critrios de independncia em relao s atividades


especficas e aos setores que sero auditados.

A CAInt notifica formalmente o setor que ser auditado por meio de comunicao
interna com, no mnimo, 5 (cinco) dias teis de antecedncia, a fim de confirmar dados
tais como a data da auditoria e sua durao, o contexto e o plano de auditoria.

A equipe auditora consultar todos os documentos pertinentes e relevantes para a


execuo da auditoria, como, por exemplo, manual da qualidade, polticas institucionais,
planos, normas, protocolos mdicos, instrues de trabalho, especificaes e relatrios
de auditorias internas realizadas anteriormente.

A equipe percorrer os locais programados, a fim de avaliar a adequao das atividades


executadas aos padres do manual de acreditao internacional e demais documentos
pertinentes.

F.5. Equipe auditora

Independentemente da quantidade de auditores designados para a realizao da visita


de auditoria interna, um auditor lder ser encarregado pelo processo como um todo.

A Equipe Auditora responsvel por:

preparar e planejar a auditoria com base na documentao apropriada;

executar a auditoria, segundo as tcnicas apropriadas;

preparar o relatrio de auditoria; e

acompanhar as aes corretivas e/ou preventivas solicitadas, com vistas


gerao de informaes qualificadas e atuais.

F.6. Responsabilidades do auditor lder

62
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

Na condio de principal responsvel pela atuao da equipe e os produtos do trabalho,


cabe ao auditor lder:

preparar o plano de auditoria;

coordenar o trabalho da equipe;

analisar criticamente a documentao;

representar a equipe junto ao responsvel pelo setor auditado;

conduzir o processo e prestar contas ao coordenador da CAInt;

tomar a deciso final relativa conduo e quaisquer observaes da


auditoria;

relatar imediatamente ao auditado as no conformidades crticas; e

relatar as concluses ao responsvel pelo setor auditado.

F.7. Atividades preparatrias da equipe

F.7.1. Anlise preliminar da documentao

Como base de planejamento, a equipe auditora deve analisar previamente a


documentao do setor auditado, para compreender sua finalidade e estabelecer
parmetros iniciais da verificao a ser realizada durante a visita.

F.7.2. Documentos de trabalho

So os documentos utilizados para facilitar as verificaes do auditor, bem como para


documentar e relatar os resultados. Podem incluir:

relatrios de auditorias anteriores;

listas de verificao usadas para avaliar os elementos do sistema/


processo;

formulrios para documentar evidncias e observaes.

Fica a critrio do auditor lder utilizar ou no os documentos acima.

F.8. Rotina bsica para a realizao da auditoria

F.8.1. Reunio de abertura

63
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

Os propsitos da reunio de abertura so:

apresentar a equipe de auditoria e confirmar o objetivo da visita;

estabelecer os canais de comunicao entre a equipe auditora e o setor


auditado;

confirmar a disponibilidade de recursos e meios necessrios para a equipe


auditora;

esclarecer detalhes da auditoria, apresentando um sumrio sobre os


mtodos a empregar.

F.8.2. Exames

Coleta de evidncias objetivas:

As evidncias objetivas devem ser coletas por meio de entrevistas, exame de


documentos e observao de atividades. As informaes obtidas por entrevistas
devem ser comprovadas por informaes relativas ao mesmo assunto de outras fontes
independentes, tais como observao fsica, medies e registros.

Observaes na auditoria:

Todas as observaes feitas durante a auditoria devem ser documentadas. Completado


o exame, a equipe auditora deve analisar criticamente todas as observaes para
determinar quais devem ser registradas como no conformidades.

Identificao das no conformidades:

As no conformidades devem ser identificadas em relao aos requisitos especficos da


norma ou de outros documentos (POPs, polticas, planos, etc.) relacionados.

Em todos os casos onde um padro do manual de acreditao no estiver sendo aplicado


ou seguido adequadamente, a equipe de auditoria deve abrir uma solicitao de anlise
de no conformidade.

Aes preventivas tambm podero ser propostas no relatrio da auditoria.

Consenso com o auditado:

As observaes de no conformidade devem ser reconhecidas pelo responsvel da rea


auditada.

64
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

F.8.3. Prazo/Aes corretivas

As no conformidades identificadas devero ser reportadas no Relatrio Final de


Auditoria Interna e os prazos estabelecidos para a implementao das aes devidas.

Cabe equipe, juntamente com o setor auditado, estipular as aes corretivas e/ou
preventivas, mediante consenso. Quando no houver consenso, a equipe auditora
acionar a CQ e/ou requisitar a participao de especialista ad hoc.

F.8.4. Reunio de encerramento da visita

Antes de preparar o relatrio final, o auditor lder deve apresentar ao auditado as


observaes da auditoria diante dos padres examinados.

Assim, o lder da equipe auditora convoca a reunio final com os representantes do


setor auditado para apresentar um panorama objetivo da auditoria, com a respectiva
minuta do relatrio. Na ocasio, reafirma os prazos para o cumprimento das aes
corretivas e/ou preventivas acordadas, comunica a concluso da visita e indica o prazo
para a entrega do relatrio consolidado.

F.9. Relatrio da auditoria

Aps a apresentao do relatrio consolidado ao setor auditado, a equipe auditora


apresenta Diretoria o resultado da auditoria, para o encaminhamento das aes que
excedam autoridade e aos recursos do setor.

F.9.1. Preparao do relatrio

Os resultados, recomendaes e concluses das auditorias so registrados pela Equipe


Auditora no relatrio de auditoria interna. Este documento deve ser preparado sob a
orientao do auditor lder, que o responsvel por sua exatido e completitude.

F.9.2. Contedo do relatrio

O relatrio deve ser datado e assinado pelo auditor lder. Alm disso, deve conter os
seguintes itens, sempre que aplicveis:

identificao da rea auditada e data;

identificao dos auditores e dos representantes do auditado;

escopo e objetivos da auditoria;

detalhes do plano de auditoria;

65
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

identificao dos documentos de referncia, segundo os quais a auditoria


foi conduzida;

observaes de no conformidades;

identificao das no conformidades em relao aos requisitos;

prazo para implementao das aes para correo das no conformidades;

avaliao da equipe auditora sobre a extenso da conformidade do


auditado com a documentao relacionada; e

lista de distribuio do relatrio de auditoria.

G. Trmino da auditoria

A visita da auditoria estar concluda quando da entrega do relatrio ao responsvel


pelo setor auditado. Contudo, os desdobramentos do relatrio, as aes de melhoria e o
respectivo monitoramento mantero os laos entre auditor e auditado.

G.1. Monitoramento da implementao das aes corretivas

Aps os encaminhamentos da Diretoria para as aes que excedam autoridade e aos


recursos do setor auditado, com base no relatrio da auditoria, ...........................

.................... neste espao, o aluno deve formular um protocolo inerente, com integrao
dos indicadores previstos, conforme caractersticas institucionais ...........

A CAInt e a CQ programam, com base nos prazos e aes, as auditorias de


acompanhamento para o setor, independentemente das datas fixadas no programa
anual de auditorias internas. Isso para verificar a tomada das aes corretivas e/ou
preventivas estipuladas.

H. Registros da auditoria local e tempo de guarda

GUARDA
ANEXO TTULO INDEX
TEMPO LOCAL
1 Plano Anual de Auditoria Interna 5 anos CAInt e CQ Ano
2 Relatrio de Auditoria Interna 5 anos CAInt e CQ No/Ano

66
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

Incio da instruo 2

Protocolo de operao

Qualificao ao Exerccio da Auditoria Interna

Objetivo deste Protocolo

Instruir mecanismos para o processo de recrutamento e formao de profissionais do


Hospital Saudvel e Elegante para a atuao no corpo de auditores internos.

O processo de qualificao de auditores internos compreende os passos bsicos


constantes das etapas a seguir.

Formao de Auditores

A Comisso da Qualidade e/ou o Setor de Gesto de Pessoas convidam os profissionais


a participarem da equipe de auditores internos, mediante o processo seguinte:

Divulgao interna (intranet, quadro de avisos, jornal interno, etc.), do


perodo de realizao das inscries.

Realizao da pr-seleo, por meio de avaliao dos atributos pessoais,


conhecimentos e habilidades dos candidatos inscritos.

Nota: candidatos devero ter curso superior, experincia de 5 anos na funo de origem
e capacidade para a interpretao e aplicao do Manual de Padres de Acreditao
Internacional.

Aplicao do curso de preparao de auditores internos, com carga


horria mnima de 24 horas.

Fornecimento do certificado aos participantes.

Incorporao de auditores na equipe

Embora todos os profissionais voluntrios e outros indicados por dirigentes devam


participar do curso de auditores, as exigncias para a incorporao so definidas.

A incorporao do candidato ao corpo de auditores internos ocorrer mediante a


satisfao dos quesitos seguintes:

apresentar o certificado do curso de auditores internos realizado pelo


hospital ou de curso reconhecido por ele;

67
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

ter clareza e fluncia de expresso, oral e escrita, cuja competncia ser


evidenciada em entrevistas e no preenchimento de relatrios testes;

participar como observador em trs auditorias completas, com a


superviso direta e orientao de um auditor lder, cumprindo as tarefas
previstas para os auditores;

ser aprovado pela comisso avaliadora, formada pela Coordenao do


Corpo de Auditores Internos, Coordenao da Comisso da Qualidade,
representante do Setor de Gesto de Pessoas e dois auditores internos.

Nota: A comisso avaliadora deve emitir um relatrio de desempenho formalizando


a aprovao e incorporao do novo auditor na equipe. Seno, instruindo o
aperfeioamento para posterior reavaliao.

Qualificao para auditor lder

Em virtude da complexidade que reveste a funo, somente ocupar a posio de


liderana da equipe o auditor que:

participar em pelo menos cinco auditorias completas, sem superviso,


executadas segundo os protocolos institucionais;

conhecer o manual de padres de acreditao internacional a ponto de


aplic-lo com destreza no enquadramento de achados e na orientao de
sua equipe no decorrer da auditoria;

demonstrar capacidade para liderar os membros da equipe, planejar e


coordenar as auditorias, orientar auditores em treinamento, prevenir e
solucionar eventuais conflitos durante a auditoria; elaborar relatrios
elucidativos e ter capacidade de comunicao de conceitos e ideias.

A comisso avaliadora tambm atuar no processo de consagrao de auditor lder,


aplicando o protocolo de avaliao.

Avaliao contnua do desempenho dos auditores

Aps cada processo de auditoria, o Coordenador do Corpo de Auditores e a Coordenao


da Comisso da Qualidade enviam aos auditados um formulrio de avaliao da equipe
auditora.

Com base nos resultados das avaliaes, so implementadas as aes necessrias para
a manuteno e aperfeioamento de conhecimentos e habilidades.

68
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

Documentao complementar

Os registros que implementam este protocolo devem estar relacionados a uma matriz
de correlao do acervo documental.

Ferramentas para planejamento da auditoria


interna
Na Unidade II, apresentamos os aspectos necessrios para o planejamento de
uma auditoria interna de sucesso. Agora, fundamentaremos os nossos estudos nas
ferramentas necessrias para concretiz-lo.

Uma das principais ferramentas de planejamento da auditoria interna o roteiro de


inspeo. De posse das informaes do objeto da auditoria e dos seus objetivos, possvel
confeccionar o roteiro de inspeo. Este um documento que orientar os procedimentos
durante a visita in loco, contendo as atividades a serem realizadas segundo as tcnicas
de auditoria escolhidas para o progresso do trabalho de campo. O roteiro instruir os
questionamentos que voc far aos auditados e uma lista de verificao com itens de
inspeo adequados ao local da visita. Ambos sero instrumentos muito teis para
manter a ordem e o foco do trabalho durante a auditoria.

Os roteiros de auditoria normalmente seguem um formato padro, mas torna-se


imprescindvel que sejam especificamente adequados ao local de aplicao. Os cuidados
na sua concepo devem observar as normas, os procedimentos e padres tcnicos que
no so exclusivos e definitivos. Isto representa ateno frequente atualizao da
legislao, complexidade e s peculiaridades dos diversos rgos e processos a serem
auditados. Esses so fatores que podem interferir no alcance da auditoria e na inciativa
do auditor, principalmente diante dos pontos crticos do objeto auditado.

Assim, na construo do roteiro de auditoria interna, devemos apontar elementos cujos


exemplos se seguem:

nmero do roteiro de auditoria (sequencial);

setor, rea, processo ou atividade a auditar e suas principais caractersticas;

data e horrio da auditoria;

escopo da auditoria (parcial, total, de verificao, outros);

equipe de auditoria, com a especificao do auditor lder;

69
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

gerente da unidade auditada ou responsvel pelo objeto da auditoria;

requisitos de avaliao neste campo, correlacionar o que se busca


evidenciar com o padro e/ou legislao aplicvel;

tcnica a ser empregada para cada requisito a ser avaliado, registrar as


possveis tcnicas a serem empregadas para a busca da evidncia objetiva;

espao para anotao do ndice de conformidade (item conforme, no


conforme, parcialmente conforme ou no se aplica);

espao para anotao das evidncias objetivas que sustentam o grau de


conformidade apurado;

espao para recomendaes e observaes.

Dentre as outras ferramentas indispensveis ao planejamento da auditoria interna,


podemos citar os ofcios de comunicao da auditoria interna e de solicitao de
documentos. So igualmente importantes as ferramentas a serem empregadas para
a coleta de informaes, as quais recebero abordagem no prximo item, por se
constiturem material complexo e de extremo interesse para os objetivos da auditoria
interna.

Ferramentas para coleta de informaes


Para a conduo da auditoria interna indispensvel a fase do exame preliminar,
conforme disposto anteriormente. Trata-se da fase na qual os auditores saem em busca
de informaes para orientar o processo de planejamento das auditorias internas.
Muito embora as informaes necessrias para a realizao dos trabalhos variem de
acordo com cada auditoria, o auditor interno deve obter informaes gerais sobre a
rea e sobre os processos e atividades a analisar.

Neste contexto, as informaes qualificadas so cruciais para a reduo dos hiatos


de avaliao, uma vez que elas aumentam a segurana da equipe de auditoria quanto
ao conhecimento do objeto de avaliao. Assim, ocorre uma melhor qualificao dos
relatrios, com a consequente adequao do emprego dos recursos e o aumento da
credibilidade do processo de auditoria interna e do rgo vinculado frente instituio
de sade.

70
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

Apresentamos a seguir as principais ferramentas utilizadas pelos auditores internos


para obteno de informaes confiveis quanto ao objeto de auditoria, bem como a
forma de sua utilizao:

Documentos oficiais (gerais e especficos estatutos, regimentos


internos, normas e planos, por exemplo): esta verificao uma das mais
importantes em auditoria interna. O acervo documental da instituio
de sade oferecer aos auditores internos o conhecimento da legislao
interna a ser obedecida pelo quadro funcional e aqueles que mantm
atividades de face com a instituio. O acervo configura-se em parmetro
para os auditores internos avaliarem os requisitos de conformidade, por
exemplo, em relao legislao local (pas, estado, municpio) e aos
padres internacionais.

Manuais (acreditao, por exemplo): outros documentos podero servir


de base para os auditores internos. Caso a instituio esteja participando
de algum processo de certificao, indispensvel o seu conhecimento
pelos auditores, bem como dos padres requisitados pela entidade
acreditadora, os quais devero fazer parte do roteiro de inspeo. Logo, a
auditoria interna contribui de maneira efetiva para o alcance dos padres
de qualidade pelas instituies de sade.

Banco de legislaes: os dispositivos legais aplicveis s instituies


de sade, face ao volume e velocidade das atualizaes, justificam
a formao de um banco. Assim, a disponibilidade de um banco de
legislaes organizado de maneira simples e racional, torna-se crucial
para a compreenso dos requisitos aplicveis ao objeto de auditoria, bem
como para o apontamento das necessidades de melhorias nos servios de
sade, no que confere ao cumprimento da legislao sanitria.

Planilhas de gerenciamento de negcios: esses documentos internos so


essenciais para a compreenso, pelo corpo de auditores, das relaes
institucionais das reas e servios da organizao. Considerando a
atividade assistencial como um processo complexo e abrangente, o
conhecimento das relaes entre os diversos setores e servios da
instituio elemento fundamental para que os auditores possam
mensurar o alcance do processo de auditoria. Normalmente, a auditoria
no se pauta apenas em uma atividade, mas examina o impacto provocado
pela atividade auditada sobre outra ou sobre um servio e vice-versa.

71
UNIDADE II PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA

Relatrios de auditorias anteriores: o conhecimento destes relatrios


fundamental para que os auditores possam se orientar quanto aos
processos j apontados como no conformidades ou fragilidades. Assim,
esses documentos norteiam os avaliadores naquilo que deve ser avaliado
com maior amplitude frente rea auditada.

Detalhes sobre mudanas recentes e desenvolvimentos futuros: estas


informaes so fundamentais, pois envolvem mudana de processos
nas instituies de sade. Assim, os auditores devem ter cincia de como
eram os processos e de como eles devem ficar para que possam avali-
los conforme definido pela instituio e, assim, gerar os apontamentos
necessrios para a sua adequao.

Contatos profissionais: a adoo desta estratgia considervel,


principalmente quando se trata de avaliaes em setores bem especficos
dos quais os auditores no detenham toda a informao necessria para a
realizao do trabalho. Pode ser utilizado em entrevistas qualificadas ou
at mesmo com a participao dos profissionais locais na elaborao da
lista de verificao.

Sites oficiais: em auditoria interna, a busca de informaes em sites


oficiais contribui para a verificao da forma como a instituio de sade
informa comunidade o seu perfil de atuao e os servios disponveis.
Alm disso, importante como ferramenta para cruzamento de dados
relacionados quilo que a instituio almeja e quilo que ela pratica.
Em auditoria externa, os auditores podem colher informaes da
instituio de sade que para os auditores internos j seria esperado o
seu conhecimento.

incomum o uso de apenas uma ferramenta de coleta de informaes pelos auditores,


a no ser que o foco da auditoria assim o defina. Note que estas ferramentas se
complementam na disponibilizao de dados sobre a entidade auditada. Entretanto, o
ponto mais importante nessa etapa de planejamento da auditoria interna a capacidade
de comunicao e percepo do auditor que, se no souber utilizar estas ferramentas a
favor do desenvolvimento do seu trabalho, de nada serviro para o cumprimento dos
objetivos.

Para exemplificar ferramenta de coleta, apresentamos um modelo simplificado de lista


de verificao. importante frisar que este exemplar somente poder ser utilizado na
prtica aps sua adequao tcnica e operacional finalidade de uso da instituio
eventualmente interessada. Esse exemplo de lista destinado nossa disciplina com

72
PLANEJAMENTO PARA A AUDITORIA INTERNA UNIDADE II

a finalidade de estimular a criao de ferramentas congneres para a atividade de


auditoria interna.

Exemplo de lista de verificao


Lista de Verificao Simplificada para Auditoria Interna em Laboratrio

Setor Laboratrio de ...................................................


Execuo por
Data Hora

Legenda: C: Conforme; NC: No Conforme; NA: No se Aplica

Padro do
Itens de Verificao C NC NA
Manual
1. Esclarecimento prvio aos colaboradores auditados.
2. Limpeza e conservao do ambiente (piso, paredes, mobilirio, janelas, condicionadores de ar, etc.);
conhecimento sobre a rotina, telas, avisos.
3. Utilizao, estado de conservao e conhecimento sobre a rotina referente aos EPIs (culos, luvas, etc.).
4. Utilizao, estado de conservao e conhecimento sobre a rotina referente aos EPCs (lava-olhos, chuveiro
etc.).
5. Equipamentos biomdicos (evidncia objetiva sobre manuteno preventiva, corretiva, estado de
conservao etc.): banho-maria, bactec, estufa etc.
6. Controle das Temperaturas (mapa): ambiente, estufas, geladeiras etc.
7. Processo de descarte (rotina, estado de conservao e limpeza): descarpack, autoclavao etc.
8. Materiais (validade, armazenagem, rotina de controle, cadastramento dos fornecedores).
9. Treinamentos peridicos e em servio (registros, evidncias etc.).
10. Identificao de amostras e rastreabilidade.
11. Rotinas: manual da qualidade do setor, POPs, ITs e fluxos do servio (conhecimento, atualizao,
homologao e disponibilidade para uso).
12. Controle de vacinao dos funcionrios (Hepatite B, Antitetnica etc.).
13. Certificado de Responsabilidade Tcnica (CRT) e CRBIO dos bilogos.
14. Treinamento sobre o plano de contingncia para o gerenciamento de equipamentos biomdicos.
15. Processo de emisso de laudos de exames.
16. Treinamento sobre o fluxo de acidentes com material biolgico.
17. Apresentao dos indicadores.
18. ..............................................
19. ..............................................
20. ..............................................
Observaes:

Identificao e assinaturas dos participantes:


Fonte: a autora, 2015.

73
unidAdE ii PlAnEJAMEnto PArA A AuditoriA intErnA

o pronturio clnico do paciente


consideraes
Vrias podem ser as iniciativas para instruir programas de auditoria. Muitos
podem ser os focos e as prioridades para o trabalho. Mas o pronturio clnico do
paciente o principal conjunto de registros de sade. Sempre ser um destaque
em auditorias.

Trata-se de um documento de inequvoca importncia que, alm da principal


funo de registro e de planejamento de cuidados, pode instruir decises sobre
treinamentos e investimentos, e tambm tem valor em demandas judiciais.

Proponho examinarmos se as perguntas seguintes, feitas para profissionais que


trabalham com pronturios, seriam respondidas com convico.

Questes de cunho gerencial sobre pronturios

A Comisso de Pronturios est ativa?

Os profissionais que registram em pronturios conhecem o cotidiano


da Comisso?

Como a Comisso de Pronturios divulga suas atividades e decises?

Que informaes, oriundas da Comisso, so utilizadas pelos


profissionais?

Como so monitoradas as atividades de qualificao dos pronturios?

As instituies so obrigadas ao uso do pronturio eletrnico?

Questes pontuais sobre o pronturio

O que pronturio e para que serve?

A quem pertence o pronturio?

Todo paciente deve ter um pronturio?

Um profissional da assistncia direta pode deter um pronturio em


seu poder, aps a prestao do cuidado?

Um profissional da assistncia direta pode retirar o pronturio do


hospital, para melhor avaliao do caso?

O profissional pode ceder uma parte do pronturio ao paciente ou seu


representante legal?

74
CICLOS DE
AUDITORIA Unidade iii
FREQUNCIA E
FINALIDADE

Captulo 1
Tipos de eventos previstos para as
visitas de auditoria: exame do acervo
documental, entrevistas, observao
direta e reunies agenda de visitas

Nesse captulo sero abordados os aspectos prticos relacionados conduo das


auditorias internas nos estabelecimentos de assistncia sade.

Portanto, aprofundaremos o nosso conhecimento na fase operativa da auditoria interna


que consiste na verificao in loco das aes, com exame direto dos fatos e situaes,
tendo por objetivo sistematizar procedimentos e buscar confirmar ou no o atendimento
s normas, leis e padres aplicveis, bem como a adequao, conformidade, eficincia
e eficcia do processo de trabalho em sade.

Assim, a essncia dessa fase operativa a busca de evidncias objetivas que permitam
ao auditor formar a sua opinio sobre os fatos avaliados, constituindo fundamento para
a elaborao de um relatrio de auditoria que retrate, com objetividade e clareza, os
resultados apontados no decorrer dos trabalhos.

A etapa de avaliao in loco pode ser descrita pela conduo dos eventos a seguir, de
acordo com o foco e o mbito da auditoria definidos na etapa do planejamento:

reunio de abertura e orientao aos auditados;

anlise de documentos;

reunies com lideranas do processo;

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UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

visitas s reas foco do processo de auditoria, que podem ser orientadas


por atividade de rastreador de paciente e de sistema ou de avaliao das
condies fsicas do ambiente;

entrevistas com profissionais, pacientes e familiares;

observao direta dos fatos;

reunio de encerramento com as lideranas.

Devido aos inmeros eventos previstos para a realizao da auditoria interna, torna-
se interessante a elaborao de uma agenda de avaliao na qual constem as datas e
perodos programados para a realizao de cada atividade, em cada rea. A confeco
dessa ferramenta auxiliar na orientao dos auditores e auditados e proporcionar
a organizao na conduo dos trabalhos de auditoria interna. A agenda deve
ser comunicada instituio, com reforo para os setores a serem visitados e aos
profissionais diretamente envolvidos pelo processo. A comunicao da agenda tambm
deve atingir pessoas sem vnculo direto com a instituio, mas que estejam em contato
com ela, prestando ou recebendo servio.

Para exemplificar, apresentamos os elementos fundamentais para a execuo de cada


atividade proposta, em agenda.

Reunio de abertura e orientao aos auditados

Esse evento primordial para a execuo de uma auditoria interna de sucesso e deve ser
realizada em todas as auditorias internas, independente do foco de atuao. Consiste,
em geral, na apresentao da equipe de auditoria, dos seus objetivos e dos canais de
comunicao entre equipe auditora e os auditados. Alm disso, importante para a
obteno da confirmao dos documentos pertinentes e da disponibilidade de recursos
e meios necessrios para a execuo dos trabalhos.

Ademais, tem por finalidade, de acordo com o objetivo da auditoria:

apresentao da liderana da unidade/processo auditado;

confirmao, reviso e alterao da agenda, se necessrio;

saneamento de dvidas existentes quanto agenda de auditoria e s


metodologias de avaliao a serem empregadas durante as atividades;

incentivo aos profissionais auditados a fazerem perguntas e a buscar


esclarecimentos dos auditores, ao longo do processo da auditoria.

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CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE unidAdE iii

Nesse contexto, podemos concluir que a reunio de abertura inicia e exercita um canal
de comunicao primordial entre auditores e auditados. Nela os auditores internos
apresentam a estrutura e o contedo da avaliao do objeto da auditoria, aferem
o planejamento inicial e reduzem eventuais hiatos de comunicao ou desconfortos
mtuos que possam existir.

Logo, o envolvimento dos profissionais no processo de avaliao aumenta o senso de


responsabilidade e propicia a conduo do processo educativo pelos auditores, com
vistas melhoria do desempenho da instituio de sade, consequente promoo de
cuidados contnuos, seguros e de qualidade para os pacientes e familiares.

Anlise de documentos

A etapa de anlise do acervo documental consiste na reviso de exemplares para avaliar


padres que requerem evidncia de conformidade por escrito. Por exemplo, um plano
para gerenciamento de medicamentos ou uma norma sobre o pronturio nico do
paciente. Alm disso, essa atividade pode complementar informaes para a equipe de
auditores quanto aos processos e a estrutura organizacional do objeto da auditoria.

Todos os documentos devem estar disponveis para a equipe de auditores durante o


processo de avaliao e ficar a critrio do auditor lder a seleo daqueles que sero
utilizados na conduo dos trabalhos.

A anlise dos documentos deve permitir aos auditores a obteno de evidncias


suficientes e adequadas para julgamento e emisso de opinio. Dentre os aspectos
fundamentais para a anlise dos documentos disponibilizados aos auditores, figuram a
verificao da autenticidade, o prazo de validade e a ausncia de rasuras ou emendas.
No caso dos pronturios, importam ainda o correto preenchimento, a composio e a
identificao dos responsveis por registros, por exemplo.

Diante da relevncia do acervo documental da instituio de sade e


considerando que normalmente o ponto de partida para os exames da
auditoria, decidimos apresentar algumas orientaes para a instituio preparar
a exposio do acervo aos auditores, como segue.

Inicialmente, deve ser prevista uma rotina especial para o comit ou escritrio
da qualidade (ou rgo similar) em relao gesto dos documentos da
estrutura normativa da instituio, no perodo pr-auditoria, em tempo hbil
organizao dos controles e matrizes necessrias ao acervo documental a ser
apresentado.

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UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

Em linhas gerais, esta rotina especial deve incluir aes e consideraes como:

Divulgar a data prevista para a auditoria interna e/ou externa, com


antecedncia, para as secretarias das diretorias, incluindo as gerncias
e coordenaes ligadas diretamente a ela.

Informar que sero aceitos documentos emitidos, revisados e


cancelados com um prazo de 10 dias teis antes da realizao da
auditoria interna e/ou externa.

Informar que os documentos enviados ao comit ou escritrio da


qualidade fora do prazo estabelecido sero liberados aps o trmino
da auditora em andamento.

Dar andamento ao processo de elaborao e conferncia da


documentao, a exemplo:

reviso do mapa de registros;

reviso da matriz de correlao de documentos;

reviso do mapa de controle de documentao de origem externa; e

conferncia da documentao fsica e eletrnica (manual da


qualidade, manual de boas prticas, planejamento estratgico,
polticas institucionais, procedimentos da qualidade, POPs,
instrues de trabalho, fluxogramas, planos, programas etc.).

Reunies com lideranas do processo

A reunio com a liderana da rea a ser auditada confere aos auditores as informaes
de referncia sobre os servios e programas estratgicos implantados para a consecuo
dos objetivos da instituio de sade. Essas informaes auxiliam no enfoque das
atividades das avaliaes subsequentes e j permitem aos auditores a realizao de
atividades de cunho educativo com base na melhoria do desempenho da rea auditada.
Alm disso, um importante canal de comunicao dos envolvidos com a auditoria,
visto que os objetivos da auditoria podem ser repassados nestas reunies.

Visitas in loco

A visita s reas uma tcnica que permite verificar os fatos no ambiente em que
esto sendo auditados, bem como o cumprimento das normas e rotinas estabelecidas.

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CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE UNIDADE III

Tem por objetivo verificar a qualidade, propriedade e efetividade dos processos. Visa,
tambm, avaliar na prtica a execuo dos programas, normas, protocolos e outros
instrumentos congneres.

A equipe auditora percorrer os locais programados e outros que por ventura, ao longo
da visita, julgar procedente, a fim de avaliar a adequao do setor aos diversos padres
estabelecidos.

Em nosso contexto, dividiremos as visitas in loco em trs grandes grupos: rastreadores


de pacientes, rastreadores de sistemas e visitas prediais. Isso se d devido ao foco do
nosso curso na acreditao internacional. Logo, utilizaremos para a exposio dos
assuntos aqui abordados, a metodologia adotada pela JCI para avaliao in loco dos
seus processos.

Rastreadores de pacientes

A tcnica de rastreamento de pacientes compreende um conjunto de atividades para


identificar as experincias de um paciente no curso de seu atendimento dentro da
instituio de sade, desde os primeiros contatos antes da sua admisso at o ps-alta.
Para tanto, os auditores avaliam todos os servios prestados ao paciente e a sua relao
com outras atividades e/ou departamentos, para compreender como a instituio de
sade se organiza para prestar um atendimento integral e de qualidade para os seus
clientes.

O rastreador de pacientes no tem o objetivo de verificar como apenas um servio


prestado ao paciente, mas como os servios se relacionam para o estabelecimento de um
tratamento e cuidado eficaz, diante dos padres e legislaes pr-estabelecidos. Logo,
na conduo do rastreador de um determinado paciente, possvel a anlise de diversos
setores e processos e a obteno de uma viso macro dos processos institucionais. Alm
disso, o rastreador de pacientes permite a identificao de outras reas e/ou atividades
que necessitam de avaliao adicional ou que podem impactar diretamente na segurana
e qualidade do cuidado ao paciente.

Rastreadores de sistemas

O rastreador de sistemas tem por finalidade avaliar como determinados processos


so realizados na instituio e se eles esto em conformidade com os padres pr-
estabelecidos. Pode-se realizar, por exemplo, rastreadores de sistemas de medicamentos,
controle de infeco e sistemas de segurana. Durante o rastreador de sistemas,
diversas tcnicas de auditoria podem ser utilizadas para a obteno de evidncias que

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UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

subsidiaro o julgamento do auditor. Dentre elas, podemos citar a observao direta


dos fatos e a discusso dos procedimentos junto aos responsveis pelo setor. O objetivo
dos rastreadores de sistemas avaliar como as atividades so conduzidas juntamente
com os auditados para que as dvidas e sugestes possam ser apontadas durante o
processo, a fim de chegar a uma concluso quanto aos pontos de melhorias identificados.
Alm disso, por meio do rastreamento de sistemas tambm possvel perceber como
outros sistemas da instituio influenciam positiva ou negativamente na conduo das
atividades avaliadas.

Visitas prediais

As visitas prediais tm por objetivo identificar como as instituies de sade mantm as


suas instalaes fsicas e se elas esto de acordo com os planos internos estabelecidos e
a legislao vigente para a devida segurana dos seus clientes internos e externos. Logo,
por considerar toda a complexidade da estrutura hospitalar bem como as suas relaes
de dependncia, a visita predial objetiva tambm detectar como a instituio de sade
administra a sua estrutura fsica, a fim de manter as condies seguras e evitar riscos e
perigos que possam causar leses ou qualquer tipo de acidente. Ainda, considerando que
a estrutura fsica impacta diretamente nos processos assistenciais, tem-se que visitas
s reas assistenciais e no assistenciais so indispensveis para avaliar, por exemplo,
como estas estruturas influenciam na preveno e controle de infeco hospitalar e na
utilizao de equipamentos mdicos. Como nos demais rastreadores, na visita predial,
os auditores tambm lanam mo de entrevistas e observaes diretas das atividades
desempenhadas.

Entrevistas com profissionais, pacientes e familiares

As evidncias objetivas podero ser coletadas por meio de entrevistas com profissionais,
pacientes e familiares. As informaes obtidas pelas entrevistas devero ser evidenciadas
com informaes relativas ao mesmo assunto de outras fontes independentes, tais como
observao fsica, medies e registros. Isso se d devido ao fato da necessidade de
confirmao dos dados por outra fonte independente ao processo auditado. Durante as
entrevistas, podero ser abordados assuntos referentes ao cuidado prestado e a outras
questes identificadas durante os rastreadores.

Para a entrevista, relevante a aplicao das seguintes condutas:

iniciar com uma explicao dos objetivos e benefcios da auditoria;

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CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE unidAdE iii

as primeiras perguntas devem ser gerais e sobre aspectos que o


entrevistado conhea, de modo que ele fique vontade e relaxe;

iniciar com as perguntas abertas; seguir com direcionadas a um dos


presentes; e depois o mostre-me. Fazer uma pergunta por vez;

usar linguagem corporal ou o silncio como forma de perguntar,


observando a linguagem corporal do entrevistado;

prestar ateno s respostas sem tomar nota compulsivamente; porm


no confiar plenamente na memria;

ao final, agradecer a ateno e as informaes.

observao direta dos fatos

J vimos que a observao direta dos fatos uma tcnica utilizada para esclarecer
fatos dos quais se suponha a irregularidade. A sua execuo depende de argcia,
conhecimentos e experincia de quem realiza a auditoria. Os elementos indispensveis
para a observao so:

identificao da atividade especfica a ser observada;

observao da sua execuo;

comparao do comportamento observado com os padres;

avaliao e concluso.

A aplicao desta tcnica pode se dar quando, aps uma entrevista, voc solicita ao
auditado que ele lhe mostre como este processo conduzido na prtica. Por exemplo,
voc est avaliando os processos da unidade de transplante e, aps as entrevistas, surge a
necessidade de administrao de hemocomponentes. Voc poder solicitar ao auditado
que lhe mostre como ele solicita, recebe, administra e controla a administrao de
hemocomponentes no paciente. Assim, voc poder fazer a correlao entre os dados
obtidos e os padres esperados, de forma que o processo de educao possa ser aplicado
e o seu parecer possa estar embasado na apresentao de evidncias objetivas.

Durante as visitas para observao dos locais de execuo do trabalho,


ocorre uma oportunidade mpar para a busca de evidncias objetivas. Alm
da obedincia dos setores s prticas previstas nas instrues de servio e
protocolos de operao, outros aspectos importantes podem ser verificados.

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UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

Dentre esses aspectos figuram aqueles que so decisivos ao desempenho dos


profissionais e produo desejada.

Examine as condutas indicadas a seguir e identifique sua relevncia para a


confirmao de informaes. Veja o que um auditor pode obter ao:

observar a execuo das atividades;

observar as condies das reas auditadas;

observar o ambiente e o clima reinante;

usar uma lista de verificao como orientadora da observao;

confirmar as observaes com entrevistas e leitura de documentos.

Reunio de encerramento com as lideranas

Ao fim das etapas de coleta e anlise das evidncias objetivas e antes de preparar o
relatrio de auditoria, a equipe auditora, por intermdio do auditor lder, dever
apresentar s lideranas do processo/rea auditado as observaes da auditoria, bem
como as concluses da equipe relativas ao desempenho dos sistemas, segundo critrios
tcnicos determinados. Por exemplo, relevante ressaltar a melhora de um indicador;
a constatao de falta de medicamentos essenciais, ou falta de conhecimento dos
profissionais de determinado protocolo clnico, orientando o gestor quanto aos focos
de melhoria das suas atividades. Essas observaes devero ser reconhecidas pelos
responsveis, garantindo o entendimento e a aceitao dos termos. Quando no for
estabelecido consenso, a equipe auditora dever relatar esta observao no relatrio
final e reportar-se ao rgo de auditoria que, com o auxlio da administrao e de um
especialista na rea (parecerista ad hoc), dever discutir o item questionado com o
responsvel do setor auditado at que o consenso seja estabelecido.

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CAPtulo 2
Cuidados durante a execuo da
auditoria interna

Discutidos os elementos tcnicos indispensveis para a realizao de uma auditoria


interna til, neste captulo convidaremos os alunos a conhecerem as prticas rotineiras
que podem interferir negativamente na conduo do processo de auditoria.

As abordagens seguintes podem orientar condutas diante de eventos adversos no curso


da auditoria.

Desta forma, o captulo ser dividido em dois grupos com os quais devemos nos atentar
quando da conduo da auditoria interna:

1. aspectos da contrainformao e

2. aspectos comunicacionais.

Aspectos da contrainformao

O medo de crticas est por trs da destruio da maior parte das ideias.

Napoleon Hill

A contra informao a prtica de conteno da informao. Isto , o uso de recursos e


tticas que consistem em produzir barreiras para a inverso no processo de divulgao
de informaes. A contrainformao tida como uma atividade comunicacional
negativa, complexa e consubstanciada, normalmente, pelo segredo, que pode interferir
nas atividades de auditoria interna.

Mas, por que os auditados praticam a contra informao j que a auditoria


interna tem por objetivo auxiliar a administrao no desenvolvimento das suas
atribuies e consecuo dos seus objetivos?

Se pensarmos bem, veremos que ningum gosta de ter os seus erros apontados e
apresentados aos seus superiores, correto? Alm disso, comum os profissionais
no compreenderem o real sentido da auditoria interna.

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UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

Logo, a contrainformao definida como uma ferramenta de defesa dos auditados


em relao ao auditor, uma vez que ele representa uma ameaa ao expor as falhas e
limitaes.

Assim, considerando que esta prtica uma realidade nos trabalhos de auditoria
interna e que os seus efeitos podem impactar criticamente nos resultados propostos,
de fundamental importncia o reconhecimento por parte dos auditores das estratgias
de defesa dos auditados, bem como das posturas a serem adotadas para mitig-las.

Atos a serem considerados como contra-auditoria:

omisso de fatos pelos auditados;

interferncia dos auditados na sequncia da auditoria;

auditados que definem o ritmo da auditoria;

liderana busca responder todas as perguntas, mesmo no sendo o


indivduo da entrevista;

alimentar discusses sobre assuntos no correlatos;

interrupes frequentes, mesmo que temporariamente;

pessoa-chave com atividade de ltima hora;

receber e manter auditores em uma sala de reunio;

guardar exemplos ou evidncias destacadas das demais;

almoo demorado e/ou em locais distantes;

realizar comemoraes/homenagens durante a visita, e convidar os


auditores.

Posturas a serem adotadas pela equipe de auditoria para minimizar ao mximo o efeito
das atividades de contrainformao na conduo dos trabalhos:

ser agradvel e respeitoso com todos os profissionais da rea auditada,


desde o primeiro momento;

repassar os objetivos da auditoria, salientando que a principal finalidade


auxili-los na melhoria do desempenho dos seus processos por meio de
uma abordagem educativa e no punitiva;

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CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE unidAdE iii

expor todas as fragilidades detectadas, primeiramente, para a liderana


da rea auditada e posteriormente administrao;

condies adversas devem ser imediatamente comunicadas;

avaliaes devem ser feitas no local da execuo do trabalho;

no fazer comentrios pejorativos e comparaes com outras organizaes;

no interromper/prejudicar as atividades locais que estejam em execuo


no setor auditado;

a auditoria busca evidncias de conformidade. A no conformidade no


o principal objetivo. Quando oportuno, ressaltar tambm os pontos
positivos;

no tomar como base apenas opinies ou informaes verbais


individualizadas; buscar mais evidncias;

buscar consenso com o auditado acerca das evidncias anotadas;

registrar as no conformidades medida em que surjam, assegurando


exatido e detalhamento do relatrio e que facilitem aes corretivas e
possveis aes preventivas.

Diante desses elementos, podemos concluir que a postura do auditor interno


fundamental para a conduo da auditoria. Esses aspectos sero trabalhados na prtica
do auditor interno, mas o seu conhecimento consubstancial para que o auditor se
prepare para a realizao dos trabalhos. Ainda, podemos compreender que os auditados
s contribuiro realmente para os trabalhos da auditoria interna quando internalizarem
os seus objetivos e entenderem que tambm fazem parte do sistema de auditoria, dentro
do qual contribuem para o atingimento de resultados da instituio.

Para melhor qualificar a sua compreenso dos assuntos aqui abordados,


sugerimos a leitura do artigo Porque tenho medo de ser auditado, disponvel
na pgina <http://www.unb.br/administracao/auditoria_interna/artigos/
porque_tenho_medo_de_ser_auditado>.

Considerando que muitos profissionais que atuam em instituies de sade no


tm a viso clara sobre o que representa a auditoria interna para a evoluo do
prprio trabalho em seu setor, algumas atitudes involuntrias podem ocorrer
durante uma visita de auditoria. Certamente atentos importncia do tempo

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unidAdE iii CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE

e da aquisio de informaes consistentes, identifique nas citaes seguintes


aquelas que podem ser consideradas como perda de tempo ou contra-auditoria.

Apresentaes ou introdues: devem ser breves e dentro de um


perodo planejado.

Conduo para reas distantes: durante o planejamento, o tempo de


deslocamento e a disponibilizao dos meios de transporte devem ser
definidos.

Pausas para cafezinho e refeies: devem ser consideradas no


planejamento e comunicadas ao auditado.

Conversa amigvel sobre assunto de interesse mtuo: ateno para


no se estender, comprometendo a programao.

Pistas falsas: no gastar tempo demasiado investigando pistas falsas.

Detalhes no importantes: no gastar tempo com detalhes secundrios.

Apario no prevista de pessoas importantes: seja breve e volte


programao.

Aspectos comunicacionais
A comunicao assumiu, definitivamente, papel crucial nos empreendimentos da
atualidade, em todos os segmentos da sociedade.

Nas instituies de sade atuais, a qualidade da comunicao representa fator decisivo


para a sustentao do trabalho e, fundamentalmente, para a segurana e a eficincia
estimadas pelos beneficirios dos sistemas de sade.

Nesse item abordaremos aspectos da comunicao com impactos diretos sobre o contexto
da auditoria interna. Contudo, convidamos voc a aprofundar seus conhecimentos
sobre o complexo tema da comunicao, que est consistentemente apresentado
na disciplina denominada Tratamento da Informao e o Acervo Documental - A
Comunicao, do nosso Curso.

A informao o combustvel que move as organizaes.

Maria Gabriela Costa

86
CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE unidAdE iii

Antes de aprofundarmos um pouco mais esse tema, podemos identificar


afirmaes durante o cotidiano de instituies de sade, como seguem.

As afirmaes podem estar sendo rotuladas ou aceitas como realidades, apenas


considerando aquilo que expressado pelas pessoas, segundo suas vises ou
emoes.

Devemos examinar, mais detidamente nas atividades de auditoria interna, os


fatores que contriburam para percepo das pessoas, a partir de aspectos como
as fontes e a qualidade da informao, o conhecimento das pessoas sobre o que
esto afirmando, a existncia de registros, o interesse por expressar a realidade,
enfim, os parmetros que fundamentam as concepes individuais e verses
sobre um mesmo tema ou foco.

Para cada afirmao das seguintes, podemos ter uma explicao ou motivo.
Assim, buscamos uma reflexo quanto ao que podemos considerar como
VERDADES ou INVERDADES FATOS ou IMPRESSES, formulando uma pergunta
para cada caso citado. Vejamos que no hospital que estamos auditando tivemos
contato com profissionais que, ao serem consultados, afirmaram:

Os gestores dos servios so qualificados para o exerccio de sua


funo.

No h quedas de leitos no nosso hospital.

As taxas de infeco esto prximas ao zero.

As suspenses de cirurgias so justificadas e no provocam danos aos


pacientes.

Todos os leitos esto abertos em total regularidade.

Os medicamentos esto absolutamente no prazo de validade.

As fragilidades dos servios devem-se escassez de pessoal.

Perdas de enxoval na unidade de internao so raras.

As filas de pacientes s ocorrem em ocasies especiais.

No h extravio/perda de pronturios no hospital.

Os pacientes e seus familiares sempre esto bem informados sobre as


condutas a que so submetidos.

87
UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

Certamente, estamos diante de um desafio com predominante incidncia


de impactos da comunicao sobre o ambiente de trabalho. Apenas para
exemplificar, podemos utilizar a afirmao da escassez de pessoal associando-a
quantidade insuficiente de profissionais em atuao. Quando formos formular
as perguntas, um pensamento inicial deve identificar se a escassez pode ser
resultante da deficincia da qualidade pessoal ou profissional; da gesto
inadequada do corpo funcional; da deficincia de equipamentos ou materiais;
do excesso de esforo para realizar tarefas elementares; ou de informaes
pouco consistentes ou lentas, por exemplo.

Sabe-se que a comunicao o processo de troca de informaes entre duas ou mais


pessoas. Para Ferreira (2006), comunicao o fluxo de informaes dentro de
uma organizao, sendo que este fluxo ocorre em todas as direes. Ou seja, o fluxo
de comunicao ocorre entre os nveis hierrquicos superiores e inferiores, entre os
inferiores e superiores e entre os mesmos nveis hierrquicos.

A comunicao essencial para a organizao alcanar o seu objetivo e impacta


diretamente na conduo dos trabalhos da auditoria interna. Somente a comunicao
interna eficiente pode promover um fluxo satisfatrio das informaes. Nesse sentido,
faremos uma abordagem sobre o sistema de comunicao recomendvel s instituies
de sade, o qual tem importante papel nas atividades de auditoria.

O processo de comunicao pode ser formal ou informal.

A comunicao formal ocorre entre os diferentes nveis de hierarquia da instituio


e contempla a transmisso de ordens e fatos inerentes ao desempenho dos rgos e
pessoas. Ou seja, a comunicao formal obedece s vias oficiais da organizao e
deve informar, dirigir e instruir as pessoas, mediante informao tratada e hbil para
a execuo das tarefas previstas pela organizao, com sustentao aos processos
de trabalho. Geralmente baseada em polticas e procedimentos, ocorre por meio de
memorandos, ordens de servio, reunies, relatrios, correio eletrnico etc.

J a comunicao informal um meio de relacionamento que tem como principal


caracterstica as abordagens paralelas e a ausncia de documentao de seus mtodos e
atos. Como exemplo, podemos citar o bate-papo, as fofocas, conversas fora do ambiente
de trabalho sem registros. Enfim, podem ser sedimentadas em meras intenes ou
impresses dos participantes. Podem ser imprecisas ou ambguas, muitas vezes como
fruto apenas da emoo.

As redes de comunicao informal tm importncia similar s redes de comunicao


formal, especialmente quando estas no funcionam eficazmente ou deixam as pessoas

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CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE UNIDADE III

insatisfeitas quanto disponibilidade de informao. Como se processa em todos os


sentidos da estrutura da instituio, a comunicao informal naturalmente no respeita
as linhas oficialmente estabelecidas e geralmente se transmite por via oral, sendo por
isso mais rpida e simultaneamente menos rigorosa.

As redes informais tendem a criar dificuldades ao funcionamento das redes formais.


Fazem surgir boatos e podem ser usadas para boicotar decises tomadas pela hierarquia
formal. Contudo, favorecem o maior conhecimento entre as pessoas e podem imprimir
mais velocidade na tomada de decises.

Nesse contexto e considerando os objetivos da atividade de auditoria interna, os rgos


auditores devem identificar as vantagens e desvantagens dos tipos de comunicao
caractersticos das redes informais. Com isto, planejar a atuao para usufruir dos
possveis benefcios e adotar estratgias para evitar que os eventuais danos advindos
destes sistemas possam impactar negativamente nos resultados da auditoria.

Quadro 1. Vantagens e desvantagens da comunicao formal.

Vantagens Desvantagens
Estabelece um dilogo regulamentar da instituio de sade com o Burocratizao da informao dentro da instituio.
seus pblicos interno e externo.
Morosidade no trajeto da informao da fonte ao ponto da execuo.
Padroniza os processos da entidade.
Falhas na comunicao interna.
Imprime credibilidade aos discursos gerenciais.
Dificuldade em personalizar as mensagens para os diferentes nveis
Influencia o comportamento das pessoas. hierrquicos.

Fonte: <http://comunicareinformar.blogs.sapo.pt/1625.html>.

Quadro 2. Vantagens e desvantagens da comunicao informal.

Vantagens Desvantagens
Gera rapidez na transmisso das informaes. geradora de boatos, rudos, fofocas e atritos entre as pessoas
Motiva e integra as pessoas da empresa.
Provoca desconhecimento da realidade institucional pelos gestores.
Reduz a carga de comunicaes dos gestores.
Completa a estrutura formal de difcil controle.

Facilita a compreenso e a atualizao; torna a velocidade superior s Cumpre objetivos alheios aos da organizao.
outras Pode influenciar custos.

Fonte: <http://comunicareinformar.blogs.sapo.pt/1625.html>.

Considerando as etapas do processo de auditoria interna, podemos compreender diante


da exposio dos impactos internos das formas de comunicao que o rgo auditor
poder se abastar de ambos os meios para o pleno desenvolvimento das suas atividades.

Logo, ao fazer uso da comunicao formal, o rgo auditor poder, dentre outros:

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UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

estabelecer as formas para divulgao dos documentos oficiais da


entidade, bem como dos seus objetivos/finalidades e do papel dos
auditores internos diante dos eventos;

estabelecer as ferramentas para comunicao interna do rgo, entre


este e a administrao e demais rgos e servios da instituio de sade;

determinar as formas para disseminao dos relatrios de auditoria e das


aes pactuadas;

determinar os canais para os fluxos das informaes necessrias ao


acompanhamento dos objetivos e obteno de conformidade;

orientar as pessoas sobre o canal para tratamento de determinado tipo de


problema ou inconsistncia.

Quando da utilizao da comunicao informal, o corpo de auditores poder, por


exemplo:

obter informaes para a identificao de riscos e oportunidades;

fortalecer o papel da entidade junto aos indivduos da instituio de


sade;

facilitar a compreenso dos objetivos da auditoria interna e trazer os


auditados para junto das atividades a serem desempenhadas.

Para ilustrar as abordagens acerca da comunicao informal, faremos uma sntese da


operao de entidades paralelas conhecidas com os nomes de rdio corredor, rdio
peo ou tv escada, por exemplo.

Esses so veculos de comunicao informal, nem sempre prejudiciais, mas capazes de


influenciar o alcance e os resultados dos programas de auditoria. Responsveis, muitas
vezes, por propagar fofocas ou notcias falsas, rondam todos os departamentos da
instituio de sade e podem gerar um clima de insegurana no ambiente de trabalho.

Considerando o alcance e os respectivos impactos nos processos institucionais, os


auditores internos, atentos s notcias circulantes pela comunicao informal, podero
conferir fatos divulgados com base em informaes oficiais.

Contudo, essas notcias no devem ser consideradas autossuficientes ou a expresso


da verdade. Por mais atraentes que sejam, esto na informalidade. Os auditores no

90
CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE UNIDADE III

podero dissemin-las, uma vez que a adoo desta postura afetar diretamente a sua
imagem e a do rgo ao qual representam.

A percepo da rdio corredor, em suas dimenses, sinaliza para o auditor interno


uma provvel necessidade de exames diretos sobre a poltica e os procedimentos
formais referentes ao complexo de comunicao institucional. Esse aprofundamento
pode resultar em recomendaes efetivas para o fortalecimento das condutas formais
e, consequentemente, provimento de mais suporte ao poder decisrio.

Ao observarmos as vantagens e as desvantagens dos dois vetores de comunicao


abordados, as aes propostas a seguir podero auxiliar o auditor a reduzir a incidncia
de fragilidades.

Em relao comunicao formal:

confirmar com o destinatrio o recebimento da informao, bem como a


sua compreenso acerca do que foi repassado. Utilizar outros mtodos de
comunicao que no aquele utilizado anteriormente (ex.: encaminhar
uma mensagem eletrnica e, posteriormente, por meio da telefonia,
confirmar o recebimento e respectivo entendimento da mensagem);

adequar os termos da mensagem e sua linguagem capacidade de


compreenso do destinatrio;

empregar os mtodos mais eficazes de comunicao, considerando o


objeto da mensagem, a sua criticidade e a urgncia da comunicao.

Em relao comunicao informal:

expor de forma clara e objetiva os objetivos da auditoria e a necessidade


de realizao das atividades;

desconsiderar imediatamente qualquer tipo de comportamento


destoante da tica e do objeto da auditoria (ex.: comentrios pejorativos
dos auditados sobre os dirigentes ou demais profissionais);

apontar somente os fatos dos quais tenha certeza.

Vimos que a comunicao constitui um fator crtico no funcionamento de qualquer


organizao, existindo uma forte relao com o desempenho institucional. Nas
instituies de sade, por suas caractersticas e variveis, amplia-se a exigncia pela
manuteno de um sistema de informaes que favorea a sintonia entre as reas e

91
unidAdE iii CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE

os indivduos. Alm de contemplar a resoluo de problemas pontuais, o sistema deve


promover atuaes conjuntas entre os vrios elementos das equipes.

Podemos perceber que algumas consequncias da comunicao deficiente a


incidncia de eventos sentinela, em hospitais acreditados, no mundo, segundo
a Joint Commission International JCI <www.jcrinc.com>.

Para as atividades de auditoria, buscando especialmente o fluxo de informaes


e a comunicao de fatos e condutas entre os diversos participantes no hospital,
alguns exames da atuao profissional podem identificar a segurana, preciso
e agilidade em situaes rotineiras e frequentes, mas nem sempre fceis de
conduzir.

Aqui a proposta compreender como o hospital se comporta diante de situaes


tais como:

comunicar um resultado crtico, a perda de funo ou um bito, no


curso do cuidado;

medidas efetivamente tomadas para a segurana em procedimentos


invasivos;

identificar e comunicar o motivo da repetio da coleta de amostras;

decidir com um familiar a ressuscitao do paciente;

identificar os motivos dos subestoques de medicamentos nas reas


de cuidados;

principais motivos da identificao do paciente e conduta para a


identificao segura;

motivo da ltima queda de paciente presenciada e respectivas


medidas de cuidado e de preveno tomadas;

decises sobre admisso ou alta do paciente em um programa ou


servio, principalmente em unidades fechadas.

Uma reflexo interessante analisar os possveis efeitos da comunicao informal ou


da comunicao formal deficiente, ou de ambas, sobre ocorrncias como estas acima
citadas.

Com as abordagens deste captulo estimamos que a percepo de vocs possa concluir
que quanto mais precisa e gil a comunicao formal, menores sero os impactos
negativos da comunicao informal. (SALES, s/d)

92
CAPtulo 3
Etapas finais da auditoria interna

Realizadas todas as etapas para anlise do objeto de auditoria, chegada a hora de


enquadrar os achados diante dos padres internacionais e pontu-los de acordo com os
critrios determinados.

Feito isso, as informaes geradas sero selecionadas e dispostas no relatrio de


auditoria. Em seguida, passaro por uma segunda etapa de tratamento, com vistas ao
planejamento das melhorias e posterior monitoramento.

Assim sendo, nesse captulo abordaremos as etapas finais do processo de auditoria


interna, frisando a importncia da consistncia do material a ser produzido, inclusive
lembrando que o relatrio ser um documento com longo tempo de guarda e,
provavelmente, de repetidas consultas.

Como em todo processo, o final dos eventos da auditoria tende a ser satisfatrio na
medida em que teve um incio com boas prticas.

Para tanto, sero expostos minunciosamente os aspectos indispensveis para avaliao


dos achados, emisso de relatrios de auditoria interna e planejamento das aes de
melhoria.

identificao/diferenciao de no
conformidades, impresses ou fatos transitrios

O que mais conta so os atos, e no as palavras.

Napoleon Hill

A auditoria interna um exame sistemtico e independente para verificao de fatos


e proposio de melhorias no processo auditado. Partindo deste princpio, tem-se que
o parecer dos auditores quanto ao objeto da auditoria deve estar respaldado em fatos
objetivos e livres de julgamentos, que sustentem o nvel de conformidade apontado.

Assim, o reconhecimento da consistncia das pontuaes conferidas aos processos


auditados fator fundamental para a identificao e diferenciao de no conformidades,
impresses ou fatos transitrios.

93
UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

Nesse sentido, ao conduzir uma auditoria interna, o auditor coleta, analisa, avalia e
documenta as evidncias pertinentes rea auditada. As evidncias so informaes
obtidas durante a auditoria interna com o intuito de confirmar os achados. Como so
elementos para fundamentar as opinies e o julgamento da equipe, recomendvel o
uso de mais de um tipo de evidncia para fortalecer as concluses, principalmente nos
casos de no conformidades.

As evidncias devem ter a capacidade de oferecer aos envolvidos, diretos ou indiretos,


especialistas ou no, a possibilidade de compreenderem e acatarem as concluses da
equipe de auditoria. Alm de pertinentes ao tema e diretamente relacionadas com
os achados, as evidncias respectivas devem ser suficientes, completas, relevantes e
fidedignas. Ou seja, as evidncias objetivas sustentam os relatrios e garantem a
validade, pois estaro descritas na documentao apresentada pelos auditores.

Mas como pontuar os fatos obtidos?

Para nossa disciplina, estamos assumindo que os elementos avaliados podem ser
pontuados como conforme, no conforme, parcialmente conforme ou no aplicvel.
Veremos a seguir os requisitos para configurar cada pontuao.

So linhas de raciocnio que devem orientar o auditor. Mas, cabe sinalizar que em todas
as circunstncias o conhecimento tcnico e a sensibilidade do auditor, associados
viso holstica, sero elementos diferenciais para a deciso sobre a pontuao mais
adequada a cada item avaliado.

Conforme

As evidncias objetivas sero consideradas conforme se as respostas para o padro


avaliado for sim ou sempre. Alm disso, tambm devem ser consideradas as seguintes
caractersticas:

se 90% ou mais dos registros ou fatos observados estiverem conformes;

se no perodo retroativo estipulado pela instituio de sade os fatos


estejam conforme, como por exemplo, conformidade nos processos
referentes admisso profissional nos ltimos 3 meses;

de acordo com a criticidade e impacto do fato observado, uma nica


avaliao negativa pode tornar a classificao do item como no conforme.

94
CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE UNIDADE III

No conforme

As evidncias objetivas sero consideradas no conforme se as respostas para o


padro avaliado for raramente ou nunca. Alm disso, tambm devem ser consideradas
as seguintes caractersticas:

se 49% ou menos dos registros ou fatos observados estiverem conformes;

se menos da metade (49%) dos requisitos do padro avaliados estiverem


presentes;

se o protocolo est elaborado mas no est implementado.

Parcialmente conforme

As evidncias objetivas sero consideradas parcialmente conforme se as respostas


para o padro avaliado for geralmente ou s vezes. Alm disso, tambm devem ser
consideradas as seguintes caractersticas:

se 50% a 89% dos registros ou fatos observados estiverem conformes;

se no mnimo metade (50%) dos requisitos do padro avaliados estiverem


presentes;

se o processo est implementado, mas no h evidncias da sua


continuidade.

No aplicvel

No haver evidncias objetivas para os itens no aplicveis uma vez que os padres
aplicados no se enquadram nos processos/atividades avaliadas. Devemos evitar ao
mximo a obteno de itens no aplicveis. Um bom planejamento da auditoria interna,
com o adequado conhecimento do objeto da auditoria indispensvel para o alcance
deste objetivo. Retorne unidade anterior caso necessite revisar estes termos!

Complementarmente aos aspectos aqui relacionados, a seguir esto descritas algumas


condutas a serem adotadas pelos auditores, que facilitaro a busca da evidncia objetiva
e a sua consequente pontuao.

muito importante lembrar que a auditoria ser realizada segundo metodologia de


consenso e com iniciativas dos auditores. Contudo, os auditores no devem figurar
como os elementos mais importantes do processo e no devem criar convices apenas

95
unidAdE iii CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE

para si. A prtica tem demonstrado que por mais qualificado que seja o auditor, ele
sempre aprende com o auditado.

Logo, na conduo da auditoria o auditor deve:

utilizar a ferramenta do 5W + 1H + show me (o que, quem, quando, onde,


por que, como e mostre-me) sempre que necessrio para a comprovao
da prtica informada;

fazer perguntas silenciosas a si prprio;

formular perguntas hipotticas, tais como: o que ocorre se ..., suponha


que ...;

pedir ao auditado para repetir, quando no entender a resposta; se


possvel, com exemplo;

cuidar para no confundir o auditado com perguntas simultneas;

falar, sempre que possvel, com quem executa as tarefas;

usar linguagem acessvel e ter objetividade nos discursos;

primar pela educao, ouvir mais e falar menos e demonstrar uma atitude
educativa quando encontrar uma no conformidade;

ser o mais abrangente possvel para comprovar as no conformidades;

evitar gastar tempo descrevendo suas prprias experincias ou conquistas;

agradecer a contribuio do auditado.

Certamente, a obteno das evidncias fator decisivo na qualidade do material


a ser produzido pela equipe de auditoria. Alm da satisfao com aquilo que
produziu, a equipe deve se empenhar pela utilidade das informaes para o
setor auditado. Por mais qualificada tecnicamente que seja a equipe, por mais
disciplinada sob a metodologia empregada e na operao dos eventos da
auditoria, o trabalho somente ser considerado satisfatrio se apresentar, para o
auditado, elementos de valor para o contexto do setor ou processo auditado, ou
seja, o objeto da auditoria.

Para encontrar as evidncias, sabemos que iniciativas como o planejamento das


visitas e das abordagens locais, da construo dos instrumentos de coleta, da

96
CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE UNIDADE III

preparao da equipe e daqueles que sero auditados so cruciais. Estes so


alguns dos requisitos citados nos captulos anteriores.

Mas vale ser mais incisivo quanto identificao, pelo auditor, das origens de
informaes e dos elementos crticos de processos. Assim, a formulao das
questes e as observaes podem retornar dados valiosos ao atingirem focos
frequentes em visitas da acreditao internacional e, consequentemente, focos
comuns em programas de auditoria interna.

O auditor deve se interessar em perceber objetivamente qual a realidade do


rgo auditado quanto aos contextos de:

efetividade dos protocolos de gesto e a respectiva eficincia dos


gestores do rgo auditado;

prtica do preo justo para os servios ao paciente;

caractersticas e registros do planejamento de cirurgias/procedimentos;

caractersticas e registros do planejamento anestsico/sedao;

registros e monitoramento nos procedimentos/cirurgias de maior


frequncia realizados no hospital;

critrios e autoridades para a deciso tcnica e operacional quanto ao


acesso de paciente UTI;

relatos de pacientes/sujeitos como fonte de conhecimento, para o


profissional e para instruir o cuidado/a pesquisa;

garantias de preservao e confidencialidade de pronturios;

uso de vestimentas e de adornos em rea tcnica de cuidado a


paciente;

consumo adequado/racional de medicamentos (ou insumos....);

consumo adequado/racional de materiais hospitalares (ou ....);

compatibilidade entre demanda e recurso quando das requisies de


exames diagnsticos;

tempo de expedio de laudos/relatrios;

97
UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

origens dos afastamentos de profissionais do trabalho e hiatos em


escalas de servio;

segurana fsica e patrimonial para os profissionais e pacientes, no


rgo auditado.

Elaborao e disseminao de relatrios de


auditoria
O relatrio da auditoria interna um dos principais produtos do trabalho realizado pelo
rgo auditor. Nele so expressos os achados, as recomendaes e concluses da equipe
de auditores, naturalmente com a contribuio dos auditados. Quanto mais qualificado
o relatrio, melhores sero os elementos oferecidos para suporte aos dirigentes das
instituies de sade em suas tomadas de decises. um instrumento tcnico e formal,
que se torna registro permanente, e deve ser capaz de apontar os focos de melhoria e
desenvolvimento.

Para cada auditoria realizada, a equipe de auditoria interna, sob orientao do auditor
lder, que o responsvel pela sua exatido e completude, dever elaborar um relatrio
que contemple os resultados dos exames efetuados, de acordo com o tipo de auditoria.

O relatrio deve seguir um padro, admitindo-se adaptaes necessrias


interpretao e avaliao dos trabalhos. Esse deve ser redigido de forma simples,
evitando rebuscamento, com objetividade e imparcialidade, expressando claramente
os resultados das atividades realizadas, bem como suas constataes e recomendaes
para melhorias.

A apresentao do relatrio deve ter sequncia lgica, linguagem compatvel e ser


conclusivo para favorecer a compreenso e a checagem de seu contedo em relao ao
que foi verificado.

Por sua importncia, a seguir esto detalhadas as suas caractersticas principais.


Segundo o Manual de Orientaes Bsicas de Auditoria do SUS (2011, p. 27), o relatrio
de auditoria deve reunir, principalmente, os seguintes atributos, visando sua melhor
qualidade:

Coerncia: assegurar que os resultados da auditoria correspondam aos


objetivos esperados por ela.

Oportunidade: deve ser emitido em tempo hbil, a fim de que as


providncias necessrias sejam tomadas oportunamente.

98
CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE UNIDADE III

Convico: relatar de forma consistente as constataes e evidncias


permitindo que qualquer pessoa chegue s mesmas concluses s quais
chegou a equipe de auditoria.

Integridade: conter todos os fatos relevantes constatados que levaram


concluso.

Apresentao: no conter rasuras e seguir as regras de ortografia.

Objetividade: conter apenas informaes relevantes para elucidao


dos fatos auditados, com linguagem direta. Evitar o uso excessivo de
adjetivos e emprego de termos que contenham em si s juzo de valor.

Clareza: linguagem clara, a fim de que o leitor entenda facilmente, ainda


que no versado na matria, o que se quer transmitir, sem necessidade de
explicaes adicionais.

Concluso: conter objetivamente a anlise final em decorrncia das


constataes de conformidades e no conformidades.

Complementando os atributos acima descritos, um relatrio de auditoria deve


apresentar:

identificao do setor auditado, data e horrio da auditoria;

identificao dos auditores e dos responsveis pelo acompanhamento da


auditoria;

identificao das lideranas responsveis pela rea/atividade avaliada;

escopo e objetivos da auditoria;

identificao dos documentos de referncia, segundo os quais a auditoria


foi conduzida;

identificao da conformidade dos elementos avaliados em relao aos


requisitos da documentao de referncia;

observaes da auditoria e evidncias objetivas dos fatos;

sugestes da equipe auditora para adequao das no conformidades;

relatos de atividades de contra-auditoria ou de ausncia de consenso por


parte do setor auditado (se houver).

99
UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

Considerando a complexidade e a extenso do documento, como fase preliminar, ainda


no planejamento da atividade de auditoria, complementada no momento imediatamente
anterior ao incio da elaborao do relatrio, a equipe auditora dever construir um
conjunto de perguntas para assegurar que as informaes apontadas sejam condizentes
com a realidade verificada.

Assim, tornam-se interessantes os questionamentos seguintes com vistas elaborao


do relatrio:

Em relao qualificao das evidncias:

O que buscamos?

O que encontramos?

As evidncias esto baseadas em: relatos, observaes, anlise de


documentos?

O que foi evidenciado?

H detalhes objetivos da evidncia (de conformidade tambm)?

H descrio dos processos avaliados (incio, meio e fim)?

Apontei evidncias para todos os requisitos avaliados?

O que eu apontei est em uma linguagem clara e objetiva? Todos iro


compreender?

Em relao pontuao dos achados:

As evidncias encontradas so relevantes e sustentam a defesa do nvel


de conformidade estabelecido?

H algum item em que ser necessria a consulta a profissional


especialista?

Realizei a correta ponderao entre os requisitos avaliados e os processos


intrnsecos a eles?

Foram detectados muitos itens no aplicveis na avaliao dos


processos? Quais aes devero ser realizadas para evitar que isso venha
a ocorrer novamente?

Em relao ao enquadramento dos achados:

100
CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE unidAdE iii

A evidncia descrita atende ao padro requisitado? Ou ela se enquadra


melhor em outro item de avaliao?

Todos os aspectos aqui apontados devem ser considerados no relatrio de auditoria


interna que ser revisado e aprovado pelo coordenador do rgo de auditoria.
Havendo inconsistncias nos relatrios, esses sero devolvidos s equipes de auditoria
correspondentes, para as aes que qualifiquem os elementos rejeitados. Nessas
situaes sero estabelecidos prazos de retorno.

Em relao comunicao dos resultados, o auditado sempre deve ter oportunidade


de examinar o relatrio preliminar de auditoria antes que ele seja tornado pblico.
Dessa forma, a equipe de auditoria deve diligenciar para que os auditados apresentem
seus comentrios escritos sobre o relatrio preliminar, fixando prazo compatvel para
a manifestao.

Os comentrios oferecidos devem ser analisados e a equipe de auditoria avaliar


a necessidade de rever pontos do relatrio ou apresentar argumentos para manter
posies discordantes dos gestores.

De posse do relatrio final, o coordenador do rgo de auditoria interna poder proceder


ao seu encaminhamento ao rgo a que est subordinado, provavelmente o diretor geral
da instituio de sade. Caber a ele a publicidade do documento aos interessados e a
definio das medidas a serem adotadas para o cumprimento dos objetivos.

Voc ver que quando a auditoria interna realizada com base em um bom planejamento
e dentro da metodologia definida, mnimos sero os recursos apresentados quando do
envio dos relatrios de auditoria. Isso se dar devido obteno das evidncias objetivas
que sustentaro o julgamento dos requisitos avaliados.

Planejamento das aes de melhoria


resultantes dos achados da auditoria
Em nossa disciplina, j vimos os conceitos e tcnicas de auditoria, bem como os
aspectos imprescindveis para o adequado planejamento e a execuo dos trabalhos,
com consequente emisso de relatrios qualificados sobre os fatos.

Agora vocs devem estar se perguntando: como a auditoria interna poder


auxiliar a administrao no alcance dos seus objetivos e de um cuidado seguro e
de qualidade para os pacientes?

101
UNIDADE III CICLOS DE AUDITORIA FREQUNCIA E FINALIDADE

A resposta est na educao dos profissionais e no monitoramento das aes


corretivas e preventivas a serem implantadas pelas lideranas para adequao e
melhoria dos seus processos!

A melhoria dos processos mediante a educao dos profissionais j foi anteriormente


apresentada, sendo a forma pela qual os auditores orientam a equipe auditada e
sugerem as modificaes para adequao e melhoria das atividades realizadas com base
em padres estabelecidos.

Em relao ao monitoramento, tem-se que este apontado como a verificao do


cumprimento das recomendaes do rgo auditor e dos resultados delas advindos,
com o objetivo principal de analisar a qualidade dessas providncias, aferir seus
efeitos e aumentar a probabilidade de resoluo dos problemas identificados durante
a auditoria, seja pela implementao das recomendaes ou pela adoo de outras
medidas preventivas e corretivas de iniciativa do gestor.

Logo, a expectativa de controle criada pela realizao sistemtica de monitoramentos


contribui para aumentar a efetividade da auditoria e permite aos gestores e demais
partes envolvidas acompanhar o desempenho do objeto auditado, pois atualiza o
diagnstico e oferece informaes necessrias para verificar se as aes adotadas tm
contribudo para o alcance dos resultados desejados.

Alm disso, o monitoramento ajuda a identificar as barreiras e dificuldades enfrentadas


pelas lideranas para solucionar os problemas apontados e oferece a oportunidade de
interveno da administrao para a adequao dos processos.

Assim, o monitoramento e acompanhamento das questes de auditoria devem garantir


que as aes corretivas e preventivas sejam implementadas para a adequao dos
processos e alcance dos objetivos por parte da instituio de sade. Logo, a rea auditada
responsvel por assegurar a realizao destas aes dentro do prazo acordado.

Para o adequado monitoramento do tratamento das no conformidades, o rgo de


auditoria interna dever prever junto administrao a definio da metodologia
de acompanhamento e ferramentas a serem utilizadas para a sua implementao.
Atualmente, diversos softwares de boa qualidade se encontram disponveis no mercado
para o acompanhamento das aes definidas para adequao dos processos internos.
Dentre outras ferramentas, podemos citar a utilizao de planilhas de acompanhamento,
metodologia de comunicao de dados, auditorias de verificao e registro de atividades
com consequente utilizao de indicadores para anlise dos resultados.

Nos casos em que a rea auditada no tenha implementado as aes necessrias, o


rgo auditor deve reportar a questo alta administrao da instituio, que se
102
CiCloS dE AuditoriA frEqunCiA E finAlidAdE unidAdE iii

responsabilizar pelas medidas a serem adotadas para a imediata correo das no


conformidades. Procedimento idntico dever ser adotado nos casos em que a auditoria
interna realizar as auditorias de acompanhamento e concluir que as aes corretivas e/
ou preventivas implementadas tenham sido ineficazes.

Assim, podemos concluir que as responsabilidades do rgo auditor no


se findam com a entrega dos relatrios de auditoria interna, mas sim com a
comprovao de que as no conformidades identificadas nos processos foram
corrigidas visando o alcance dos objetivos da instituio de sade.

103
o Auditor unidAdE iv
intErno

Somos o que somos e estamos onde estamos devido nossa conduta.

Napoleon Hill

J vimos os aspectos tericos e prticos relativos concepo dos sistemas e protocolos


para as atividades da auditoria interna. A partir de agora, vamos concentrar os esforos
no perfil do profissional responsvel pela execuo de todo este processo: o auditor
interno.

Essa unidade de extrema importncia para a compreenso da nossa disciplina, pois


o auditor o grande responsvel pelo xito das atividades abordadas nas unidades
anteriores. Logo, ao auditor, so exigidos o perfil pessoal e a qualificao profissional
compatveis com a complexidade da auditoria interna, com vistas obteno dos
resultados esperados para o crescimento e desenvolvimento dos processos internos da
instituio de sade.

Assim, abordaremos os assuntos relacionados figura do auditor, quanto s condutas


e ao conhecimento tcnico, em meio s responsabilidades que este profissional assume
para realizao do trabalho a que se prope junto ao seu rgo e aos auditados.

104
Captulo 1
O perfil do auditor interno e o seu
cdigo de tica

O perfil do auditor interno


A funo de auditor interno deposita no profissional que a desenvolve certa confiana
individual e institucional e a responsabilizao das suas atitudes no s perante a
administrao da instituio de sade, mas tambm frente a todos os seus colaboradores.

Ao profissional de sade so essenciais o comportamento tico, a cautela e o zelo


profissional no exerccio de suas atividades. Ao auditor, alm destes pressupostos,
como j exposto anteriormente, cabe manter a atitude de independncia que assegure
a imparcialidade de seu julgamento, a iseno na realizao das tarefas e na emisso
de sua opinio, assim como nos demais aspectos relacionados com sua atividade
profissional.

Logo, podemos inferir que, para o exerccio da funo de auditor necessrio que o
profissional concentre distintos atributos pessoais, tcnicos e comportamentais como
garantia de contribuio segura para os empreendimentos complexos de que participar.

Certamente no devemos estimar abundncia de profissionais que renam em si tantas


virtudes. Mas, como meta a ser atingida pelos pretendentes, define-se que os requisitos
estimados para o auditor interno se baseiam nos seguintes aspectos fundamentais:

Relativos pessoa do auditor o profissional dever ser:

tico: justo, honesto e discreto.

Mente aberta: capaz de considerar ideias ou vises alternativas


(capacidade de quebrar os prprios paradigmas).

Diplomtico: hbil em lidar com as pessoas.

Observador: atento ao ambiente focado e s atividades paralelas/


perifricas.

Perceptivo: instintivamente capaz de entender cenrios.

Verstil: veloz na adequao s diferentes situaes.

105
UNIDADE IV O AUDITOR INTERNO

Tenaz: persistente, com foco em objetivos definidos.

Decisivo: capaz de obter concluses oportunas, baseado em razes lgicas


e anlise.

Autoconfiante: capaz de atuar com independncia, mas interagir de


forma eficaz com outros.

Comprometido: fiel s atribuies que lhe foram conferidas.

Crtico: capaz de analisar e questionar fatos de forma racional, na busca


pela verdade.

Soberano: capaz de pautar-se exclusiva e livremente a seu critrio na


definio de suas concluses.

Lder (senso de liderana): ser proativo, valorizador e desenvolvedor da


sua equipe.

Excelente comunicador: no confundir com simpatia. a capacidade do


auditor se comunicar efetivamente com qualquer pessoa, da forma oral
ou escrita, independente de sua hierarquia.

Relativos ao comportamento do auditor o profissional:

Evita postura arrogante ou insegura: cria uma imagem de confiana.

Quebra o gelo, colocando as pessoas vontade: procura reduzir ou


eliminar o habitual receio da auditoria.

Conduz a reunio com objetividade e clareza: ele imprime a cadncia.

Controla os nimos e o tempo: apresenta total controle da auditoria e no


perde tempo com questes irrelevantes.

Relativos a conhecimentos e habilidades:

Manual e processo de acreditao: o auditor conhece o manual da


metodologia com o qual trabalha e participa efetivamente do processo; tem
habilidade para aplicar o manual de padres e avaliar os procedimentos
relacionados.

Princpios, procedimentos e tcnica: habilidade para conduzir a auditoria,


obedecendo protocolos e em sintonia com os auditados.

106
O AUDITOR INTERNO UNIDADE IV

Situaes organizacionais: habilidade para atuar eficazmente diante da


cultura e da estrutura organizacional e do complexo de informaes.

Legislao e outros requisitos: habilidade para identificar e entender a


aplicao das leis pertinentes e regulamentos relacionados aos processos
e servios prestados.

Outros requisitos indispensveis, principalmente para o auditor lder:

Elevado grau de liderana.

Comunicabilidade oral e escrita.

Atuao prudente e cuidadosa.

Organizao e pontualidade.

Polidez, educao e persistncia.

Cultura adequada e largo espectro tcnico.

Slida constituio psicossomtica.

Assim, diante dos atributos aqui apresentados, podemos concluir que o auditor interno
aquele profissional que ouve atentamente as partes interessadas, para obter informaes
que o auxiliem a moldar sua opinio. Mas, apesar disso, aquele profissional que
mantm a postura soberana e perspicaz frente ao processo auditado, como forma de
manter os controles internos e contribuir para a qualificao institucional.

Cdigo de tica dos auditores


tica, segundo Ferreira (2005, p. 383), pode ser definida como O estudo dos juzos
de apreciao referentes conduta humana, do ponto de vista do bem e do mal ou
Conjunto de normas e princpios que norteiam a boa conduta do ser humano.

No contexto da auditoria interna, bem como na conduo de outras atividades


profissionais, devemos tambm considerar o conceito de tica profissional, que o
conjunto de normas ticas que formam a conscincia do profissional e representam
imperativos de sua conduta. Tambm importante o cdigo de tica, que constitui o
documento que engloba os valores e princpios que devem orientar o trabalho cotidiano
dos profissionais.

107
UNIDADE IV O AUDITOR INTERNO

Neste captulo, abordaremos princpios e regras para condutas a serem considerados


na elaborao do cdigo de tica dos auditores internos, uma vez que este essencial
orientao dos profissionais, tendo em vista a confiana depositada no cumprimento de
suas atividades pelas instituies de sade.

Assim, no exerccio de sua funo, espera-se que o auditor interno paute as suas
condutas em um cdigo de tica a ser elaborado pelo rgo auditor, bem como nas suas
obrigaes profissionais j expostas anteriormente em nossos estudos.

Neste sentido, as nossas exposies sero organizadas em duas dimenses:

1. Princpios e regras de condutas significativos para a profisso


e prtica da auditoria interna e que determinam o comportamento
esperado dos auditores.

2. Aspectos gerais a serem considerados na conduo da auditoria


interna.

Princpios e regras de conduta:

Integridade: a integridade constitui o valor central de um Cdigo


de tica. A conduta dos auditores deve ser irrepreensvel e deve estar,
sobretudo, acima de qualquer suspeita. Nesse sentido, a integridade pode
ser medida em funo do que correto e justo. Ela exige que os auditores
cumpram, tanto na forma como no esprito, as normas de auditoria e
de tica profissional. Estipula que os auditores no devem fazer parte de
nenhum ato ilegal e que devem zelar e contribuir para os objetivos do
rgo auditor.

Objetividade: esse princpio define que na execuo de suas atividades,


o auditor interno dever se apoiar em fatos e evidncias objetivas que
permitam o convencimento razovel da realidade ou a veracidade
dos fatos, documentos ou situaes, de forma que se possa obter uma
avaliao equilibrada, livre de influncias em seu julgamento.

Confidencialidade: o sigilo profissional regra mandatria e


indeclinvel no exerccio da auditoria. O auditor obrigado a utilizar as
informaes do seu conhecimento, exclusivamente na execuo das suas
atividades. A informao obtida pelos auditores no processo de auditoria
no dever ser fornecida ou revelada a terceiros, salvo por determinao
legal ou expressa da administrao.

108
o Auditor intErno unidAdE iv

Competncia: o auditor deve manter sua competncia tcnica,


atualizando-se quanto ao avano de normas, procedimentos e tcnicas
aplicveis auditoria e ao seu escopo de atuao. Os auditores tm a
obrigao de atuar sempre de maneira profissional e manter altos nveis
de profissionalismo na realizao de seu trabalho, com o objetivo de
desempenhar as responsabilidades de maneira competente e imparcial.
Os auditores no devem desenvolver trabalhos para os quais no possuam
a competncia profissional necessria. Devem conhecer e cumprir as
normas e as prticas aplicveis ao processo de auditoria. Alm dos cdigos
de tica, devem ser observadas as resolues dos conselhos federais, leis
especficas e normas regulamentadoras do trabalho dos profissionais de
sade e demais categorias que compem o quadro do sistema de sade
atual.

Em aspectos gerais, o auditor no deve:

participar de trabalhos em que possam ocorrer conflitos de interesse;

avaliar reas ou processos pelos quais foi responsvel recentemente;

manter qualquer preconceito em relao ao objeto de anlise;

subordinar o seu julgamento em razo de outros que o tentem influenciar;

submeter-se a indivduos que tentem inibir a sua liberdade de julgamento


bem como o seu modo de agir;

distorcer fatos ou situaes para prejudicar outras pessoas ou


sobrevalorizar o seu trabalho;

usar de sua funo para obter privilgios; e

fazer comentrios que possam denegrir a pessoa ou quebrar a sua


privacidade.

Para enriquecer os seus conhecimentos acerca do tema, bem como de forma


a exemplificar a aplicao dos aspectos aqui abordados, sugerimos a leitura
das Normas internacionais para o exerccio profissional da auditoria interna,
disponvel na pgina do The Institute of Internal Auditors IIA, no endereo
eletrnico: <https://na.theiia.org/standards-guidance/Public%20Documents/
IPPF%202013%20Portuguese.pdf>.

109
Captulo 2
Qualificao e responsabilidades dos
auditores

Qualificao dos auditores


As normas de sistemas de gesto em geral definem, alm dos requisitos para existncia
e operacionalizao de atividades de auditoria interna, critrios especficos que tratam
da qualificao dos profissionais que realizaro tais atividades. Esses critrios sero o
tema desse captulo.

Apesar de no conhecermos ferramenta eficiente para estabelecer critrios gerais


efetivos para esta qualificao, uma vez que a sua definio varia conforme o perfil das
instituies de sade, abordaremos aqui aspectos fundamentais a serem considerados
em sua concepo. Contudo, vale rever os dois exemplos de norma apresentados na
Unidade 2.

Um aspecto sempre importante a ser destacado a concepo de trabalho em equipe dos


auditores e no apenas as caractersticas individuais. Isto representa afirmar que um
grande valor e garantia da qualificao de um trabalho de auditoria interna repousa na
interao auditor e auditado e se amplia quando considerado o conjunto de habilidades
e competncias da equipe de auditores designada para um determinado trabalho.

Segundo Valle (2003)

[o resultado] de uma auditoria um julgamento (opinio), obtido


de uma equipe que deseja ser independente e competente, tratados
como uma mistura de capacitao e tica profissional e que incorpora
os requisitos necessrios para a execuo de uma auditoria de forma
eficaz. Quanto maior for a experincia e habilidades do conjunto de
auditores em relao s situaes que se encontre auditando, maior
ser a eficincia que poder ser obtida nesta mesma auditoria.

Assim, podemos considerar que ao planejarmos os requisitos de qualificao dos


auditores, devemos nos pautar na avaliao do seu nvel de competncia, relacionados
aos conhecimentos tcnicos do objeto auditado, bem como nas habilidades especficas
para a conduo do processo de auditoria em si.

110
O AUDITOR INTERNO UNIDADE IV

Nesse captulo, no abordaremos as competncias relacionadas formao acadmica


dos auditores, uma vez que ela ser considerada quando da programao das auditorias,
segundo o seu objeto. Apontaremos para a qualificao dos profissionais no que
concerne sua formao para as atividades de auditoria interna.

Primeiramente, j devemos considerar que os documentos oficiais do rgo de auditoria


interna prevejam a qualificao dos profissionais para a execuo das atividades e
que essa qualificao ser de responsabilidade do prprio rgo, com o apoio da alta
administrao para a consecuo dos recursos necessrios.

Posteriormente, o rgo auditor dever sinalizar os critrios para formao e incluso


dos auditores internos, bem como a metodologia adotada para avaliao contnua do
seu desempenho.

Para melhor compreenso destes aspectos, apresentamos a seguir alguns exemplos a


serem considerados.

Formao de auditores
Haver uma pr-seleo dos auditores ou qualquer profissional poder
participar? Como se dar este processo? Os auditores sero convidados?
Quais atributos e habilidades considerar?

Como ser o curso de auditor interno? Qual a ementa do curso, a carga


horria e os eventos previstos? Quantas turmas formar?

Quais as orientaes a repassar aos profissionais aps o trmino do curso?


Qual a prxima etapa?

Ao participar do curso o profissional j ser um auditor interno?

Incluso no corpo de auditores


A incluso no corpo de auditores ser por mrito ou indicao?

Quais critrios considerar? A participao efetiva nas atividades ser


considerada?

Como o rgo proceder no monitoramento destes critrios e na


participao dos auditores?

Como ser o processo de formalizao da incluso?

111
unidAdE iv o Auditor intErno

Avaliao contnua do desempenho dos


auditores
Como ser a avaliao do desempenho dos profissionais na conduo das
atividades?

Quais critrios sero utilizados?

Quais as ferramentas a adotar?

Como proceder a esta metodologia de avaliao interna?

Como os resultados desta avaliao iro impactar na promoo de


melhorias estratgicas?

Assim, para alm das questes abordadas anteriormente, tem-se a necessidade do rgo
auditor conhecer a fundo o perfil dos seus profissionais, suas habilidades, o potencial e
as eventuais barreiras ao exerccio da funo de auditor. Estes elementos facilitaro a
identificao dos esforos para a qualificao estimada e o respectivo direcionamento
de recursos.

Neste sentido, percebe-se que o rgo auditor participe na estrutura da organizao,


uma vez que, como qualquer outro, demanda atividades de capacitao para a sua
melhoria contnua e desenvolvimento interno.

Satisfeitas estas perspectivas, o rgo auditor estar se capacitando para cumprir uma
das misses mais complexas da instituio, ao conjugar atividades fiscais e de educao,
comprometendo-se definitivamente com o desempenho institucional e a prosperidade
daqueles que a operam. (SALES, s/d)

Nesses dois ltimos captulos foram mencionados aspectos fundamentais


prtica da auditoria com o foco direcionado a um agente indispensvel s
atividades de auditoria interna: o auditor.

Anteriormente, nessa disciplina, consideramos que o auditor interno no deve


ser visto como o principal astro da auditoria. Essa afirmao mantida, pois
igualmente importante a participao dos auditados e outros interessados
pelo objeto de auditoria. Outrossim, deve ser confirmada a complexidade do
trabalho do auditor e a imensa responsabilidade em produzir utilidade inerente
para o auditado e para a instituio.

No exerccio ora proposto, estamos saindo um pouco da linha terica dos


processos de auditagem e sugerindo a posio do auditor quando em

112
O AUDITOR INTERNO UNIDADE IV

determinados episdios. A seguir, so apresentadas perguntas para instruir


condutas que protejam a equipe de auditores em situaes muito frequentes,
mas nem sempre previsveis, quais sejam:

O que o auditor faz quando:

No momento da auditoria, falta um membro da equipe?

No momento da auditoria, falta o lder da equipe?

Na falta do lder, quanto tempo a equipe deve esperar para tomar a


deciso de substituio? E se o lder chegar aps o incio do trabalho
da equipe?

Ocorre um desentendimento entre os auditores, durante a visita?

O auditado no concorda com o achado citado pelo auditor?

O auditado tenta desacreditar/esvaziar a auditoria com condutas que


ferem a tica ou o profissionalismo? Ou quando o auditado ameaa o
auditor?

Durante a visita ao setor auditado, ocorre atitude agressiva ou violenta


entre os auditados?

O auditado faz uma pergunta que o auditor no sabe responder?

Responsabilidades dos auditores


oportunidade para educar/orientar
Nos captulos anteriores focamos na finalidade geral da auditoria interna, que
assessorar a organizao na consecuo dos seus objetivos, e na responsabilidade do
rgo auditor, que compreende a coordenao das atividades da auditoria interna com
as das demais unidades, visando atingir com maior facilidade os seus objetivos, bem
como os da organizao.

Nesse captulo, abordaremos as responsabilidades inerentes ao auditor interno. Da


mesma forma que os captulos imediatamente anteriores, as responsabilidades desses
profissionais tambm sero decorrentes das caractersticas especficas da instituio
qual esto vinculados.

Contudo, so apresentadas a seguir, de forma clara e objetiva, aquelas responsabilidades


mais convencionais, assim compreendidas:

113
UNIDADE IV O AUDITOR INTERNO

observar os regulamentos internos;

cumprir os requisitos aplicveis da auditoria;

comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria, caso o auditado


necessite;

planejar e realizar as aes sob sua responsabilidade, efetiva e


eficientemente;

documentar as observaes inerentes sua atuao;

confirmar as observaes com entrevistas e leitura de documentos;

relatar os resultados da auditoria;

manter-se dentro do escopo da auditoria;

coletar e analisar evidncias relevantes e suficientes para permitir a


formulao de concluses relativas aos requisitos;

reportar somente os fatos que possam ser comprovados por documentos


verificados e que no possam ser contestados;

atuar de forma tica durante toda a auditoria, conforme cdigo do rgo


a que serve;

observar com maior rigor do que qualquer outro profissional, os


regulamentos internos;

ser discreto, no se utilizando de fatos apurados para proveito prprio;

reportar eventuais sugestes sobre possveis melhorias de sistemas de


controle ou trabalho;

no aceitar influncias, presentes ou quaisquer vantagens oriundas de


setores auditados, seus representantes ou de qualquer outra pessoa
interessada;

no revelar a terceiros ocorrncias ou informaes obtidas em funo das


auditorias;

no agir de maneira prejudicial reputao ou interesses do rgo


auditor;

114
o Auditor intErno unidAdE iv

cooperar totalmente com qualquer processo formal de inqurito.

responsabilidades do auditor lder

O auditor lder o responsvel final por todas as etapas da auditoria interna inerente
sua equipe. Diante de sua reconhecida capacidade de liderana, recebe do rgo
auditor a autoridade para tomar as decises finais relativas conduo e a quaisquer
observaes da auditoria. Em tese, alm das responsabilidades acima citadas, ao lder
cabe:

a elaborao do plano de auditoria;

representar a equipe junto ao responsvel pelo setor auditado;

conduzir o processo de auditoria;

relatar imediatamente aos auditados as no conformidades crticas;

apresentar as concluses da auditoria aos responsveis pelo processo


auditado;

esclarecer possveis dvidas finais em relao pontuao dos achados;

buscar o consenso na auditoria, conforme diretrizes estabelecidas;

tomar a deciso final relativa conduo e quaisquer observaes da


auditoria;

a emisso do relatrio de auditoria e cumprimento dos prazos estipulados;

relatar ao rgo auditor qualquer obstculo importante encontrado


durante a execuo da auditoria.

O auditor qualificado para o exerccio da liderana de uma equipe pode


receber incumbncias com limites nem sempre estabelecidos em documentos.
Muitas so as atribuies listadas por autores da atualidade ou at mesmo nos
regimentos internos de corpos de auditores internos de instituies.

As exigncias ticas e de conhecimento podem sobrecarregar o lder antes


mesmo de iniciar suas atividades.

Certamente este cenrio no uniforme ou unnime nos corpos de auditores


das instituies de sade que liberam acesso ao seu regimento interno.

115
UNIDADE IV O AUDITOR INTERNO

Cabe a ns sugerir linhas de raciocnio ou iniciativas para os profissionais com


perspectiva de ocuparem a posio de liderana de equipe. Devemos perceber
que no so exclusivas para a auditoria interna, mas aqui sim, especificamente
com o sentido de protegerem a condio de trabalho. Esses so os exemplos
apontados por enquanto:

Definir requisitos/critrios de atuao da equipe auditora, considerando


a norma de operao, o objeto da auditoria e a qualificao da equipe.

Ordenar a participao dos membros da equipe, orientar instrumentos


de coleta e de registros; e disseminar para a equipe as informaes
teis ao desempenho, prevendo a uniformidade de condutas, a
integrao dos membros e a abrangncia do trabalho.

Identificar e analisar fatores ou fatos que possam reduzir ou colocar


em risco a performance da equipe, fatores ou fatos que possam
comprometer ou fragilizar o evento. Quando da ocorrncia de eventos
adversos, o lder deve formalizar junto ao coordenador do corpo de
auditores.

Apresentar os resultados da auditoria em formato til, com menes


conclusivas, s autoridades previstas e no prazo estabelecido.

Ao conhecer os aspectos ticos e tcnicos, as questes comportamentais e


um sem nmero de exigncias para um profissional atuar formalmente como
auditor interno, muitos desistem de enfrentar o processo de formao. Mas isto
no nos desestimula e certamente aps esta disciplina e no trmino do nosso
Curso, teremos novos auditores aptos para o exerccio.

116
CAPtulo 3
orientaes bsicas para auditados

Somente quando temos intimidade com a arte das perguntas nos tornamos
eternos aprendizes.

Augusto Cury

Durante as exposies at o momento, compreendemos o papel da auditoria interna, as


exigncias para a estruturao do rgo auditor e sua posio hierrquica, as iniciativas
importantes para as fases de planejamento, execuo e monitoramento das atividades
de auditoria e de seus desdobramentos.

Foram abordados os aspectos relacionados ao perfil do profissional auditor e as condutas


recomendadas, por exemplo, a tica e a postura diante dos auditados. Tambm foi
possvel mencionar a importncia do trabalho conjunto de auditores e de auditados,
alm do valor agregado pelo conjunto de habilidades e de competncias da equipe de
auditores.

Sob os focos de gesto e, claro, de auditoria, muitas oportunidades foram oferecidas


para voc refletir sobre situaes do cotidiano de instituies de sade. Apresentamos
motivaes para seus exerccios e desafios sobre solues que voc poder obter
mediante o emprego da auditoria interna.

Como afirmamos em momentos anteriores da disciplina, os setores e os profissionais


auditados tm papel crucial para o xito dos programas de auditoria, mesmo porque,
eles so fontes valiosas de informaes e os agentes das mudanas e melhorias locais.

Nesse contexto, de absoluta importncia a preparao dos auditados para que participem
positivamente dos programas de auditoria e contribuam efetivamente. Cabe frisar que
no so muitos os profissionais que tm clara viso sobre a finalidade e a abrangncia
das atividades de auditoria, o cunho educacional, a ponto de se apresentarem natural e
espontaneamente para esses empreendimentos. Ento, objetivamente, precisam receber
instrues sobre como apresentar o acervo documental, oferecer informaes hbeis,
participar de entrevistas e de visitas a reas fsicas. H instituies que aplicam programas
de aculturamento antecedendo os programas de auditoria interna. Isto bom!

Para facilitar a interao preliminar, as recomendaes seguintes devem chegar aos


auditados antes dos seus contatos com os auditores, normalmente em campanhas
de sensibilizao e aproximao do corpo funcional. A formatao e a aplicao do

117
UNIDADE IV O AUDITOR INTERNO

instrumento exemplificado a seguir podem ser atribudas Comisso da Qualidade,


da Assessoria de Comunicao Social ou da Gerncia de Recursos Humanos. So
cabveis para auditorias internas ou avaliaes externas. Vejamos um exemplo para
a formatao de uma mensagem aos setores e profissionais que recebero auditores
internos ou avaliadores externos:

Estamos diante de um processo educacional. Aproveite!

- Promova a fuso de conhecimentos entre o processo de auditoria e


sua Unidade. Faa com que a visita dos auditores seja satisfatria e
confortvel para ambos. Faa com que a auditoria seja consistente e
rica para a nossa Instituio.

- Cumpra, rigorosamente, os horrios previstos na agenda. Previna-se!

- Evite o excesso de descontrao diante dos auditores. Isso inibe o


foco dos trabalhos, consome tempo e pode conduzir a interpretaes
equivocadas de ambas as partes.

- Jamais critique a Instituio, os parceiros ou outra entidade


participante do processo. Isso desqualifica o teor dos eventos.

- O grupo de profissionais da Unidade que acompanhar os auditores,


principalmente os designados para cada evento da visita dos auditores,
dever manter-se permanentemente na companhia dos auditores
nos seus trajetos pelo interior da Unidade, mesmo que eles afirmem
conhecer as instalaes (inclusive sanitrios e refeitrio). Isso evitar
surpresas e ampliar o conjunto de informaes prestadas com preciso.

- Todos os profissionais da Unidade devero estar atentos aos


comentrios ou requisies dos auditores, para anotar as demandas e
repassar coordenao da Unidade. Esta conduta reduzir os hiatos de
avaliao, favorecer a oferta de informaes e certamente ampliar a
preciso da pontuao de achados dos auditores.

- Todas as situaes colocadas pelos auditores devero ser detalhadas


e esclarecidas, por solicitao dos profissionais auditados, sempre que
necessrio, inclusive quanto legislao pertinente e aos padres de
referncia previstos no manual.

- No acumule dvidas nos auditores ou em si mesmo. Esclarea e seja


esclarecido. A atividade conjunta favorece a qualidade do evento.

118
O AUDITOR INTERNO UNIDADE IV

- No se surpreenda se os auditores repetirem perguntas ou observaes.


Eles tm seus objetivos e no podem inferir; devem trabalhar com
evidncias. Exercite a tolerncia e a amabilidade. Isso faz parte do
processo da auditoria.

- Preste informaes com a mxima propriedade e presteza, mas evite


o excesso de detalhes, assuntos pouco aproveitveis ou irrelevantes. D
um foco.

Para complementar nosso material, descrevemos de uma forma geral algumas


orientaes bsicas que os auditores internos podero repassar aos auditados quando
da execuo das suas atividades.

Cabe destacar que a atividade de ensino para os auditados principia com a sua preparao
para a participao efetiva nos processos de auditoria, como contribuintes valiosos.
So orientaes acerca do comportamento a ser adotado por eles frente realizao de
auditorias na instituio de sade, sejam elas internas ou externas.

Essas orientaes se fazem importantes, principalmente, se considerarmos os aspectos


educacional e de ambientao que perpassam a relao entre o auditor interno e os
profissionais da instituio, e de ambos com avaliadores externos.

O intuito, lembrando, tambm a preparao para uma possvel auditoria externa


ou, especialmente, uma avaliao de acreditao na qual o ndice de conformidade
frente aos padres avaliados torna-se objetivo estratgico da instituio. Nesse caso,
a capacidade de interao dos auditados e at um proporcional nvel de conhecimento
diante dos auditores fator de sucesso.

Certamente, essas abordagens podem motivar uma norma para o corpo de auditores
ou um programa de treinamento para os auditados, com vistas prtica regular e
uniformidade.

Alm das aes educativas esperadas dos auditores, a instituio de sade pode promover
atividades de ensino que, alm dos conhecimentos tcnicos especficos das funes dos
profissionais, contemplem temas como os apresentados a seguir, precedendo ou em
paralelo aos programas de auditoria interna, em aplicao continuada.

Como sugesto, as atividades devem incentivar os participantes a:

conhecer as polticas e os procedimentos gerais da instituio e as


especficas da sua rea de atuao, compreendendo como elas impactam
na realizao das suas atividades;

119
unidAdE iv o Auditor intErno

adotar condutas para expor as realizaes e as oportunidades de


melhorias, inclusive para participar de discusses e oferecer sugestes
concretas;

conhecer a metodologia adotada pela sua instituio para as atividades


do programa de auditoria e/ou processo de acreditao;

adotar conduta para o momento do contato direto com os auditores, quanto


objetividade das respostas e a apresentao de evidncias requeridas,
exemplificando os riscos das respostas dadas sem a exata compreenso
daquilo que foi perguntado ou respostas evasivas ou imprecisas; e

adotar conduta conciliadora perante o auditor, mesmo no havendo


afinidade pessoal ou profissional, evitando provocaes ou quaisquer
atos que possam interferir nas escolhas dos auditores sobre o objeto da
auditoria.

Essas recomendaes no esgotam as abordagens possveis sobre a preparao dos


profissionais para o convvio com auditorias e avaliaes, mas podem inspirar um
excelente conjunto de temas para exerccios compatveis com as caractersticas e
demandas das instituies de sade interessadas.

Ainda possvel detalharmos um pouco mais, para os profissionais que atuaro na


condio de auditados, as perspectivas dos auditores quando buscam evidncias de
conformidades, com nfases em condutas profissionais e pessoais dos auditados, como
a seguir.

As instituies de sade concentram importante conjunto de profissionais,


com imensa gama de formaes acadmicas, servios bastante distintos e
caractersticas individuais variadas.

Esses e outros fatores convivem em um ambiente cuja operao exige preciso


e agilidade. Assim, frequentemente surgem debates sobre fronteiras de atuao
tcnica e hierarquia entre os profissionais, medio de produtividade e de
eficcia de condutas.

Nesse cenrio, as atividades recebem impactos de condutas profissionais


e de posturas pessoais sobre o desempenho institucional, o qual est na
linha de interesse da auditoria interna. uma questo estratgica, portanto,
necessariamente, o auditor busca evidncias sobre o funcionamento harmnico.

120
O AUDITOR INTERNO UNIDADE IV

Examine esses exemplos e, na condio de auditor, estime a forma com que os


assuntos devem ser tratados com os auditados. Imagine onde esses temas esto
oficializados e quem cuida deles.

Exemplos de perspectivas do auditor nfase profissional.

Limites formais das responsabilidades entre profissionais,


principalmente de corpos funcionais distintos.

Dispositivos de formalizao das tarefas individuais.

Responsabilidades por escrever as normas e protocolos de trabalho.

Diferenas entre atividades administrativas/registros e burocracia.

Valor e cuidado que os profissionais destinam ao pronturio, com


vistas qualidade e continuidade do cuidado.

O tratamento sistemtico para a reduo dos hiatos funcionais.

Exemplos de perspectivas do auditor nfase pessoal.

Condutas em tarefas que os profissionais no entendem sua


responsabilidade.

Profissionais que no comparecem a reunies por julgarem que os


temas no tm relao com suas atividades.

Entendimento das barreiras ou fragilidades na sensibilizao para


novas ordens, a exemplo daquelas emanadas dos programas de
auditoria ou do processo de acreditao.

Identificao dos motivos exatos do desinteresse ou desconhecimento


da auditoria interna.

Aps seu exame, estimamos que voc identifique situaes presentes na rotina
diria, que so relevantes, mas carecem de aes mais efetivas das instituies, o
que pode motivar processos de auditoria interna.

A disciplina Auditoria Interna como Ferramenta de Gesto e de Educao iniciou


com uma sntese sobre a complexidade das instituies de sade e a possibilidade de
contribuio da auditoria para o desempenho.

121
UNIDADE IV O AUDITOR INTERNO

Tivemos a oportunidade de apresentar conceitos e princpios da auditoria interna e


da acreditao internacional que nos inspirou, incluindo exemplos de certificaes por
metodologias e legislao de base.

Aps buscarmos o interesse dos alunos pelo tema, apresentamos as perspectivas para
a estruturao de rgos de auditoria, contemplando suas atividades e programao
desde o ciclo de planejamento at o monitoramento das aes empreendidas. Claro,
exemplificamos tcnicas de auditoria, conforme o foco e o mbito, com apresentao de
modelos de normas. Para o cumprimento da metodologia e das respectivas normas de
atuao, foram selecionados tipos de eventos previstos para as atividades de auditoria,
como o exame do acervo documental interno, as entrevistas, as visitas para observao
direta e reunies previsveis.

Considerando a complexidade dos programas de auditoria, em suas condutas,


destacamos cuidados para com a execuo da auditoria interna, abordando as
participaes dos auditores e, claro, dos setores e profissionais auditados.

Dentre os aspectos relevantes, foram apresentadas orientaes sobre a formao e o


perfil dos profissionais da auditoria, os programas de qualificao e as responsabilidades
das equipes de trabalho. Nesse mesmo foco, considerando a indispensvel interao
entre auditor e auditado, cujas diferenas de conhecimento podem ser significativas,
foram sugeridas atividades de ensino para a preparao dos profissionais que atuam na
condio de auditados, com um reforo via orientaes pontuais para a conduta desses.

Para todos os temas apresentados tivemos o cuidado em exemplificar situaes e


incentivar a reflexo dos alunos e o aprofundamento mediante exerccios e iniciativas
capazes de favorecer a viso prpria sobre cada episdio.

Com este contexto, nossa equipe considera que a transmisso das matrias relevantes
foi realizada e chegamos ao final da disciplina.

Estimamos que a disciplina tenha compensado sua dedicao, que j esteja contribuindo
para sua atuao profissional e o sucesso da sua carreira!

Permaneceremos disposio para a continuidade do nosso relacionamento por meio


dos canais de tutoria. Abraos!

122
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