MANUAL DE GESTIN DE PROCESOS

OFICINA DE GESTIN DE PROYECTOS

GERENCIA DE CONTROL DE GESTIN Y RIESGO

Manual de Gestin de Procesos Pgina 1 de 24

Contenido
1 Modelo de Gestin de Procesos.................................................................................................4
1.1 Tareas del proceso de ejecucin.........................................................................................7
1.2 Herramientas a Utilizar.....................................................................................................11
2 Marco Metodolgico................................................................................................................12
2.1 Plantillas de documentacin de procesos.........................................................................13
2.2 Roles del Equipo de un Proyecto de Diseo o Rediseo de Proceso.................................13
2.3 Modelos de la Arquitectura de Negocios a utilizar...........................................................14
2.3.1 Modelo operacional del negocio..............................................................................14

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Introduccin
Objetivo: Entregar las herramientas y mejores prcticas necesarias para estandarizar la gestin de
los procesos por parte de los responsables en base a:

Conocimiento
Planificacin
Ejecucin
Control y Mejora
Cierre

1 Modelo de Gestin de Procesos

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 Proceso Sub- Herramient Input Output Observaci
Etapas as n
1. Conocimie Diagnosti 1-Conocer Diagnstico de -Antecedentes del
nto car el Comprende contexto enfocado proceso (pauta de
contexto r el contexto en: caracterizacin del
del rediseo reas y roles contexto del
2- relevantes para el proceso)
Documenta levantamiento - 1 Definir marco
r Generar del proceso. estratgico y tctico
plantillas Informacin , si general del proceso
con - 2 Generar plan de
existe en cuanto
capacitacin
convencion a: necesario para las
es respecto o Visin: personas
a lo funciones involucradas en el
documenta estratgicas y proceso
do y del proceso. - 3 Generar un
recopilado, o Definicin: diagnstico Inicial
tales como Lnea base de
tablas de los Procesos y
datos mejoras de
matrices y proceso
descripcion previstas.
es o Modelo: Rpido
3-Analizar reconocimiento
Utilizar del modelo
anlisis actual
como o Anlisis:
Pareto, Detectar
Causa- mayores
Efecto, Re problemas del
4- Concluir ( proceso y del
Productos: contexto.
ajuste de o Herramientas y
planificaci mecanismos de
n y/o plan control.
operativo,
generacin
del proyecto
(EDT de
rediseo)
2. Planificaci Generar / Plan de -PDP Plan de trabajo Se debe
n Materializ trabajo -VAC corporativo aprobado y considera
ar operativo: -Resultado del consistente desde r la
Contemplar anlisis de reas, el modelo As-Is al dedicaci
actividades, roles e informacin modelo To-Be n de las
fechas, de procesos, - 3 Plan de accin personas
responsable manuales y con Metas, a los
s, Gantt, y procedimientos estrategia, reglas y proyectos
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 metas del existente. documentos.
rediseo de -Carga de trabajo de - 4 Implementacin
procesos. proyectos. del plan de trabajo
del rediseo (segn
lo establecido en la
tabla de Tareas de
un rediseo de
procesos
- 5 Anlisis de
resultados

3. Ejecucin Realizar el Ejecucin: Plan de trabajo Procesos

levantami Es la levantados As-
Process ento As- realizacin Is/To-Be:
Capture Is/To-Be de las tareas VAC
Process plasmadas Procesos
Analysis en el plan Actividades
Process de trabajo Tareas
Redesign segn tabla Procedimientos
de Descripcin de
actividades

4. Control y Seguimie Seguimient Plan de trabajo Procesos Los input

Mejora nto del o: Medir el Acuerdos y levantados (segn y outputs
proyecto desempeo compromisos marco debe ser
Process (Cuadro de Cumplimiento de metodolgico de consistent
Redesign Ajuste mando: tareas Esval) y es con las
Process Presupuesto Puesta en marcha o consensuados, entradas
Support , costo, plan piloto de los consistentes con la y salidas
tiempos, procesos rediseados VAC de Esval y la del resto
aseguramie subgerencia. de los
nto y KPI procesos,
control de Riesgos (Ver anexo lo mismo
calidad, de riesgos) para los
encuesta de SLA eventos
satisfaccin) -6 Ajuste a la intermedi
Ajuste: institucionalizacin os y
Ajustar el document
plan de os
trabajo del generado
proyecto s.
por En esta
contingenci etapa se
as no debern
previstas de formalizar
manera de y
cumplir con consensu
los hitos y ar los
entregables. artefactos
Manual de Gestin de Procesos Pgina 5 de 24
 Evaluacin de
de Impacto comunica
de la cin y
Implementa entregabl
cin del es.
Proceso.
5. Cierre Documen Cierre: Procesos levantados y Publicacin del
tacin de Generar un rediseados proyecto
cierre y documento Plan de trabajo con Circular informativa
gestin de cierre todos los hitos y de publicacin del
del donde se entregables proyecto que
conocimi plasmen completados detalle los eventos
ento todos las y artefactos
mejoras al documentados y
proceso que creados.
quedaron -7 Valoracin o
fuera del certificacin
alcance del
proceso de
levantamien
to y los
puntos
definidos en
el
documento
de cierre de
levantamien
to de
procesos.
Publicacin
de los
procesos
con las
firmas
respectivas
y
generacin
de circular
de la
publicacin.
Conocimien
to: Generar
el
documento
de cierre de
gestin del
conocimient
o del
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 proyecto.

1.1 Tareas del proceso de ejecucin

Tareas Productos Actividades Etapa del ciclo

Diagnstico del Resumen de Se revisan, cifras e identifican -Ejecucin

Proceso Levantamiento indicadores relevantes del proceso:
de Informacin KPI key performance indicator =
del Proceso Indicadores claves de
desempeo.
KRI key risk indicator =
Indicadores de riesgo claves.
SLA service level agreement =
Acuerdo de nivel de servicio.
Adems se recopila la
documentacin del proceso (la cual
se puede consultar en el SIG, en este
caso se deber verificar si es
informacin actualizada, en proceso
de cambio o desactualizada).
Investigar acerca sugerencias de
oportunidades de mejora (Las que
pueden ser LEAN, reingeniera, valor
ganado, quiebre de sistemas o
simplificacin), no conformidades y
resultados de auditoras internas.
Junto a lo anterior se realiza un
levantamiento Benchmarking.

Metodologa: Se realizan consultas a

los interesados va entrevistas o
encuestas con el objetivo de capturar
la voz del cliente (VOC) donde se
identificaran los dolores del
proceso, adems se pueden incluir
focus group y se revisar el mapa de
procesos actual de la compaia.
Se revisan las dimensiones o mbito
de Personas, Procesos, Sistemas,
Recursos, Normativas (Regulador)
Se revisan adems los procesos
externalizados o subcontratados.
Se debe incluir anlisis de Aguas del
Valle.

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Tareas Productos Actividades Etapa del ciclo

Se realiza un levantamiento de
procesos As-Is en ARIS segn lo
establecido en el marco
metodolgico y se documentan bajo
el formato para documentar
procesos.
Resultados de Con la documentacin levantada se -Ejecucin
Anlisis y Sntesis realiza un diagnstico del proceso
del Proceso apoyado en:
Brainstorming
Diagrama Causa Efecto
Grficos de control
Diagramas de Pareto
Histograma
Escartergrama

Resultados del Quickquins: mejoras inmediatas -Ejecucin

Diagnstico del relacionadas con mejoras directa al
Proceso proceso.
consensuado
Diseo del Definicin Se definen lineamientos o pilares -Ejecucin
Proceso Preliminar de los estructurales para el cambio, se
Cambios y definen el camino a seguir e
Estrategia de iniciativas y/o oportunidades de
Intervencin mejora a implementar, la velocidad
del cambio, su gradualidad o
radicalidad, mensajes claves de
comunicacin para la sensibilizacin,
actores claves. Se debe identificar
cmo la organizacin se prepara para
la ejecucin del Plan, requerimientos
de capacitacin, prcticas,
procedimientos. Se definen equipos
de trabajo, objetivos e indicadores de
xito, necesidad de recursos, y se
depuran factores crticos del xito.
Indicar si existen cambios en los SLA,
KPI o KRI del proceso.
Resultado del Incluye Modelamiento del Caso, -Ejecucin
Consenso de los talleres o reuniones para lograr
Cambios y consenso entre los interesados
Estrategia de relevantes respecto al proceso de
Intervencin cambio, sus costos, beneficios y
factores crticos del xito.

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Tareas Productos Actividades Etapa del ciclo

Diseo detallado Se termina de perfeccionar los -Diseo as is

detalles del diagnstico. Se -Diseo To be
desarrollan trminos tcnicos de
referencia para adquisiciones o
contrataciones de terceros
proveedores (incluye tecnologa y/o
sistemas). Se detallan actividades a
realizar, factores crticos del xito,
objetivos e indicadores de xito, se
definen responsables y recursos
necesarios. Se realiza un rediseo de
procesos (To-Be) en ARIS segn lo
establecido en el marco
metodolgico y se documentan bajo
el formato para documentar
procesos.
Implementaci Definicin de Se definen, afinan, re planifican las -Implementacin
n del Proceso Plan de prximas actividades a realizar del proceso
Implementacin, dentro del plan de Implementacin.
Comunicaciones Se define una estrategia
y Formacin del comunicacional a los stakeholders,
Proyecto usuarios e impactados con el
rediseo del proceso, se establecen
los mensajes a entregar su
periodicidad y se definen las
personas a sensibilizar.
Se realiza calendario de formacin y
participantes la debe ser detallada en
el plan de trabajo del rediseo del
proceso.
Implementacin Se realiza el proceso de construccin -Ejecucin
de tecnologa de software el cual tendr como
para el proceso artefactos claves:
- Arquitectura Aplicativa, la cual ser
responsabilidad del equipo de
rediseo confeccionar y su
aprobacin ser por parte del rea
TI.
- Arquitectura tecnolgica, la cual
ser responsabilidad del rea de TI
confeccionar y aprobar.

Entrenamiento Se confeccionara un manual de -Ejecucin

en el proceso y usuario y gua de instalacin, con el
uso de solucin objetivo de entrenar y capacitar a las

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Tareas Productos Actividades Etapa del ciclo

tecnolgica personas en su uso.

Se realiza las capacitaciones y/o
entrenamiento a los actores del
proceso las cuales debern ser
detalladas en la Gantt del rediseo
de procesos.
Piloto Se realiza una implementacin piloto -Ejecucin
o de prueba con una parte de los
usuarios o actores impactados por el
proceso rediseado, con el objeto de
recoger inquietudes y realizar
ltimos ajustes al proceso o
herramienta. Estos cambios debern
ser registrados, aprobados y
versionados en el documento
Formato para documentar
procesos, ARIS y las arquitecturas
aplicativas y tecnolgicas.
Puesta en Se realiza las marcha blanca, es decir -Ejecucin
Marcha todas las coordinaciones, reuniones,
difusin necesarias (circular
informativa en el SIG) para comenzar
con la operacin del proceso
rediseado.
Acompaamient Se realiza acompaamiento en la -Control y Mejora
o operacin del proceso,
identificndose dificultades previstas
o no, reforzando mejores prcticas y
conocimiento en caso de ser
necesario y solucionando
dificultades.
Evaluacin de Evaluar el impacto preliminar del -Control y Mejora
impacto proceso despus de haber realizado
preliminar el acompaamiento, utilizar como
referencia y fuente de comparacin
la lnea base del diagnstico.
Mejoramiento Se preparar a los usuarios claves y/o -Control y Mejora
continuo grupo de trabajo relacionados con el
proceso rediseado para realizar en
la operacin del mismo el
mejoramiento continuo que se
requiera. Lo anterior en
concordancia con Sistema Integrado
de Gestin e impactos que pueda
existir en la documentacin,

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Tareas Productos Actividades Etapa del ciclo

modelamiento del proceso y del uso

del Sistema.

1.2 Herramientas a Utilizar

Diagnstico del proceso y anlisis de mejora Brainstorming

Diagrama Causa Efecto
Grficos de control
Diagramas de Pareto
Identificacin y priorizacin de
desperdicios
Histograma
Escartergrama
VOC

Diseo As-Is/To-Be Diagrama de Flujo o de proceso en ARIS BPA

(Business Process Diagram BPMn 1.0x) Segn
Marco Metodolgico ESVAL.
Cadena de Valor
Macro proceso
Proceso
Tareas
Actividades
rbol de Objetivos
rbol de Riesgos
Diagrama de Asignacin de Funciones
Diccionario de sistemas
Unidad organizativa / puesto de trabajo
Implementacin del proceso Motor de proceso, workflow o BPMS,
Herramientas de codificacin y autoaprendizaje de
conocimiento.
Monitoreo del proceso Business Activity Monitoring (BAM), Business
Intelligence, Dataminig, Process Mining.

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2 Marco Metodolgico

Para realizar una adecuada documentacin de procesos es necesario distinguir y realizar las
siguientes definiciones y convenciones

a. Macroproceso: Aquellos que se identifican en la cadena de valor (VAC, es decir, aquellos

que se desprenden de la misin de la organizacin y que representan el primer nivel de
procesos. El nombre del macroproceso debe indicar una accin y el objeto sobre el cual
se realiza la accin y/o explicitar el producto final o servicio que se est entregando. Por
convencin utilizaremos verbos sustantivados junto con el objeto o producto final.
Ejemplo de verbos sustantivados: Gestin, Generacin, Licitacin, Mantencin, Diseo,
Preparacin.
b. Proceso: Conjunto de actividades y tareas que poseen en general una secuencia lgica.
Son realizadas por personas y/o sistemas y que cumplen con algn objetivo para la
compaa. Dentro de un proceso se debe establecer con claridad un objeto de estudio el
cual sufrir una transformacin de estados dentro del proceso. Un proceso tiene entradas
y salidas, siendo estos ltimos productos o servicios segn corresponda, adems tiene un
inicio y un fin, que determinan el alcance de este. Dentro de un proceso existirn
actividades conformadas por grupos de tareas. La descomposicin en subprocesos se
realizar tantas veces como sea necesario con el objeto de ordenar los diagramas de
procesos y facilitar el entendimiento, manteniendo una logica de entrada y salida en toda
la cadena y los procesos.
c. Actividad o Funcin: Se denominar actividad o funcin a una accin o paso dentro de un
proceso realizado por una persona o sistema que genera una transformacin en el objeto
de estudio. El nombre de la actividad debe identificar la accin realizada y el objeto sobre
el cual se realiza esta accin. Se debe utilizar un verbo en infinito junto con el objeto en
cuestin. Por ejemplo: Gestionar solicitud, Administrar dinero, Elaborar reporte, Adjuntar
archivo, Revisar documento, etc. Una actividad puede tener un subconjunto de tareas, que
sera el ltimo nivel de desagregacin de un proceso. Debemos tener cuidado al momento
de generar un nombre puesto que si ya existe podemos realizar 2 acciones:
i. Utilizar la misma actividad siempre y cuando su diagrama de asignacin de
funciones sea el mismo.
ii. Agregar una mayor descripcin al nombre de la actividad o funcin de
modo de diferenciarla.
d. Tarea: se denominar tarea a una accin o paso en su ltimo nivel de irreductibilidad en
un proceso y actividad. El nombre de la tarea se debe identificar la accin realizada y el
objeto sobre el cual se realiza esta accin. Se debe utilizar un verbo en infinito junto con el
objeto en cuestin. Por ejemplo dentro de la actividad Generar Factura.

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 2.1 Plantillas de documentacin de procesos

Para la documentacin de macroprocesos, procesos, actividades se debe utilizar los siguientes

documentos:

Manual de Proceso (describe las actividades y tareas de un proceso en su situacin actual y

situacin futura)
Arquitecturas Aplicativas y Tecnolgicas en caso de tener un fase de implementacin
tecnolgica

2.2 Roles del Equipo de un Proyecto de Diseo o Rediseo de

Proceso

En la siguiente tabla se describen los roles y responsabilidades del equipo de proyecto que estar a
cargo del modelado de los procesos del negocio.

Rol Descripcin

Es el responsable de plasmar la estrategia en los procesos a su cargo,

por lo tanto es el responsable tcnico en la ejecucin de estos y por
Dueo del Proceso ende debe asegurar el seguimiento y la mejora continua de estos.
(Process owner) Deben disponibilizar recursos para el proyecto de BPM a partir de
necesidades de mejoras que nacen de forma interna o externa.

Gestor de Proceso Es el responsable de operaciones, reporta directamente al Dueo del

(Process Manager) Proceso (Process owner) y es el quin impulsa las propuestas de
mejora. l es responsable de mantener la comunicacin con los
clientes o proveedores. Por lo general ocupa un lugar de jerarquia
intermedio.

Usuario, Ejecutivo de Son los usuarios de negocio que trabajan en operaciones con el
Negocio (Process proceso. Son parte integrantes de la cadena de valor y del proceso
Participant) para los clientes. En algunos casos son usuarios de un rea funcional.

Analista de Proceso Apoya al process manager como asesor interno o externo en todas
(Process Analyst) las fases del ciclo de BPM. l puede representar como experto al
process manager ante consultores externos o formar parte del
equipo de proyectos de BPM. El analista de procesos debe poseer
competencias en BPM, en BPMN 2.0 y Arquitectura Empresarial,
adems de habilidades en materias de desarrollo organizacional y
tcnicas de comunicacin. En analista de procesos pertence a la
Direccin Nacional de Procesos y es clave como coordinador entre

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 personas de negocio y de TI

Provee soporte metodolgico al modelador de procesos, analiza los

procesos, es el usuario clave de ARIS y participa en la definicin de
Arquitecto de Procesos las Guas de Administracin de Procesos.

Ingeniero de Proceso El ingeniero de procesos desarrolla e implementa un modelo tcnico

a partir de la especificacin y el diseo operacional validado por l o
(Process Engineer) los analistas de procesos. El diseo tcnico debiera realizarse en el
mismo entorno (process engine o BPMS) en donde se implementarn
los procesos. El ingeniero de procesos est capacitado en el entorno
de implementacin y construye la solucin de BPM en la suite
escogida. El ingeniero de procesos tambin puede actuar como
asesor en la fase de modelamiento de la lgica operacional.

Arquitecto SOA El arquitecto SOA es responsable de disear una arquitectura

adecuada de la plataforma de implementacin (BPMS) e integracin
(SOA Architect) (SOA). La mayora de los procesos de negocio deben integrarse con
los sistemas de informacin del backoffice, desarrollar interfaces B2B
e integrar el BPMS a un portal corporativo.

Ingeniero de Desarrollo y Un programador puede asumir el rol de ingeniero de desarrollo, si la

Servicios solucin requiere de ampliaciones o adaptaciones de desarrollo por
medio de programacin (Servicios web, Java, C# u otros lenguajes).
(EAI Developer)

Fuente: Framework Camunda y Bernhard Hitpass, BPM: Business Process Management

Fundamentos y Conceptos de Implementacin: Fundamentos y Conceptos de Implementacin

2.3 Modelos de la Arquitectura de Negocios a utilizar

2.3.1 Modelo operacional del negocio

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2.3.1.1 Objetivo

El diagrama representa grficamente los procesos de negocio de alto nivel (nivel conceptual)
dando nfasis a la secuencialidad de los procesos involucrados (en la cadena de valor),
desagregndolos para su adecuada comprensin, mostrando las entradas y salidas relevantes, as
como los roles y unidades organizacionales asociadas y los productos/servicios que se obtienen,
expresando adems, los subprocesos asociados a un proceso de nivel superior para lograr un
anlisis top-down de estos.

2.3.1.2 Elementos Notacionales

Elemento Nombre Descripcin Atributos

Nombre
Objetivo
Descripcin
Unidad Organizacional
Tipo
Insumos
Productos o Servicios
Este elemento puede ser visto Variables para y/o
como un eslabn de la cadena de Indicadores de
Gestin
valor agregado, el cual es, un
Proceso Macroproceso / Problemas /
proceso que agrega valor a la
Proceso Oportunidades de
entrada que recibe, en trminos Mejora / Iniciativas
de los objetivos planteados para Norma o Estndar
dicho proceso. Riesgos (ver anexo de
riesgos) / riegos
estrategicos
Acciones de
Mitigacin
Polticas de negocio
Principales
participantes
Autor
Conector Conector usando para indicar el Tipo
cmo es la secuencia del proceso Connection role
a nivel de macro procesos, Autor
procesos, actividades y tareas.

En la Cadena de Valor se utiliza

para indicar relacin entre los
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 objetos.

Elemento para indicar una

Trmino entrada o salida de informacin Nombre
Trmino Tcnico
Tcnico un proceso (desde un sistema de Descripcin
informacin) Autor

Producto/Servici Nombre
Producto/Servicio Representa un Producto/Servicio Descripcin
o
Autor

2.3.1.3 Reglas Estructurales.

Tipo de relacin entre los objetos

Es proceso superior de: indica su jerarqua en relacin al proceso padre.

Es predecesor de: indica que un proceso antecede a otro de manera secuencial.
Es responsable de: indica que una unidad organizacional es responsable del proceso.
Ejecuta: indica que una unidad organizacional ejecuta el proceso.
Es entrada para: identifica la informacin que el trmino tcnico alimenta al proceso.
Es salida para: identifica el producto/servicio que genera el proceso.

Caractersticas de la relacin entre objetos del modelo:

Un proceso antecede a uno o muchos procesos.

Un proceso es superior a uno o muchos procesos.
Una unidad organizacional es responsable/ejecuta uno o muchos procesos, un proceso es
ejecutado por una o muchas unidades organizacionales.
Un proceso puede tener muchos trminos tcnicos
Un proceso genera uno o muchos productos/servicios.

2.3.1.4 Reglas de Modelamiento

Definicin de los objetos del modelo:

El trmino tcnico es utilizado para indicar la informacin que tiene de entrada un proceso.
El producto/servicio es utilizado para indicar la salida que genera un proceso.

Caractersticas de los objetos del modelo:

Debe existir coherencia en la descomposicin de procesos tal que el conjunto de procesos

detallados compongan el nivel superior.
No debe existir redundancia de las tareas realizadas, es decir, las tareas descritas en un
proceso no se repiten en otro dentro de un mismo subnivel.

Manual de Gestin de Procesos Pgina 16 de 24

2.3.1.5 Secuencia de Actividades

Actividad Iteracin 1 Iteracin 2 Iteracin 3

Identificar y modelar Descomposicin a Refinar Modelo de

proceso con cadena de niveles inferiores de Cadena de Valor.
Modelo de
valor detalle. Revisar el modelo de
Procesos Descomposicin a un Generar diagrama procesos
segundo nivel 1 Revisar el modelo de
Cadena de Valor
Revisar modelo de procesos
procesos

2.3.1.6 Descripcin de Actividades

Actividad Descripcin

Identificar y modelar Para cada funcin de negocio y objetivo identificado, asociar macro
procesos de primer nivel procesos del negocio y modelar a travs de cadena de valor
(Cadena de Valor)

Descomposicin a un Descomponer los macro procesos identificados a un segundo nivel

segundo nivel

Descomposicin a niveles Descomponer los procesos identificados a mayor nivel de detalle segn
inferiores de detalle. corresponda.

Generar diagrama Por cada proceso identificado asociar un diagrama de la cadena de

valor. Y por cada actividad generar un diagrama de asignacin de
funciones.

Revisar el modelo de Revisar y verificar el modelo generado comprobando consistencia con

Procesos el resto de modelos.

Refinar Modelo de Cadena Revisar y corregir la documentacin generada de acuerdo a nuevos

de Valor antecedentes encontrados durante la ejecucin de las actividades de

1 Descomponer en tantos niveles de tal forma que los subprocesos sean del tipo irreductibles es
decir, los subprocesos del nivel en cuestin poseen independencia lgica entre ellos.

Manual de Gestin de Procesos Pgina 17 de 24

 modelado.

2.3.1.7 Entregables
Diagrama del modelo operacional
Versin situacin actual
Versin situacin mejorada
Los entregables respectivos deben tener coherencia y trazabilidad con el modelo de procesos
(BPMN 1.x)

2.3.1.8 Objetivo
El diagrama presenta grficamente el detalle a nivel lgico (en uno o ms niveles) de un proceso
superior expresado a nivel conceptual.

2.3.1.9 Elementos Notacionales

Smbolo Nombre Descripcin Atributos

Evento Un evento (inicial, intermedio y final) es Nombre

un gatillador durante el curso de un Autor
proceso.

Actividad Una actividad es en trminos genricos Nombre

el trabajo que una organizacin realiza. Actividad
Puede ser una agregacin (o sper Descripcin
actividad). Unidad
Organizacional
Insumos
(informacin,
otros recursos)
Salidas /
Output
Apoyo
Tecnolgico
Variables para
y/o
Indicadores de
Gestin
Problemas /
Oportunidade
s de Mejora /
Iniciativas
Norma o
Estndar

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 Riesgos (ver
anexo de
riesgos)
riesgos
operacionales
Acciones de
Mitigacin
Reglas
Variantes
Participantes
(Externo/Inter
no) (Tipo de
relacin)
Autor
Gateway Es utilizado para hacer converger o Name
diverger la secuencia de un flujo. Ms
adelante se explican los tipos de flujo.

Flujo de Usado para mostrar el orden en que las Description

Secuencia actividades son realizadas.

Flujo de Usado para mostrar el flujo de Description

Mensaje mensajes entre dos participantes.

Pool Representa a un participante dentro del Name

proceso. Description

Lane Una particin del pool. Name

Description

Tarea de Tarea en la que se requiere Name

Usuario de intervencin humana. Description
sistema Link

Tarea Es aquella actividad que realiza el Name

Manual usuario de forma manual. Description
Tarea Manual
Link

2.3.1.10 Convencin sobre uso de elementos notacionales y niveles segn marco

estructural para BPMN

Se utilizar la siguiente convencin de uso de elementos notacionales en cada nivel segn marco
estructural escogido.
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Pool y Lane
En los modelos As-Is los pool y lane representan las diferentes gerencias y sus reas.

Mostrar la gerencia que impulsan las actividades actuales de Esval

Mostrar la comunicacin entre las diferentes gerencias con el fin de identificar los silos
funcionales y tener un clara mirada para poder romper estos silos (silos funcionales)

En los modelos To-Be los pool y lane representan un proceso y sus diferentes formas de
colaboracin, orquestacin y colaboracin.

Mostrar un proceso con un gobierno claro

Involucrara gerencias y reas
Se visualizara la gestin por procesos y no por gerencias

Eventos

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Representan un estado relevante en trminos empresariales

Activan o finalizan funciones

Son resultados de funciones
Ocurre en un momento determinado

Eventos intermedios a utilizar

Evento de Mensaje (de interrupcin)
Evento de Tiempo (de interrupcin)

Flujos de secuencia
Muestra la secuencia que debe seguir un pool, el cual nunca puede estar interrumpido y siempre
tendr que tener un inicio y un fin.

Flujos de Mensaje
Muestra la comunicacin entre los diferentes procesos

As-Is: Mostrar la comunicacin entre las diferentes gerencias, aplicaciones y entidades

externas.
To-Be: Mostrar la comunicacin entre los procesos, aplicaciones y entidades externas.

Flujos de asociacin
Muestran asociaciones entre diferentes elementos del proceso

Tareas y Procesos
Un subproceso corresponde a un grupo de actividades o funciones realizadas por un Pool o Lane
definido.

En los modelos As-Is los subprocesos estarn contenidos por reas o gerencias.
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 En los modelos To-Be los subprocesos estarn contenidos por Macroprocesos y Procesos.

Las atareas a utilizar son

Tareas Manuales: Realizadas nicamente por las personas en el proceso.

Tareas de Usuario: Realizadas en interaccin con sistemas de informacin.

Visin Integrada de Procesos

Roles y Acciones en los Procesos

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 Roles Nivel Descriptivo Nivel Operativo Nivel Tcnico

Dueo del Proceso Valida

(Process owner)

Gestor de Proceso Valida Valida

(Process Manager)

Usuario, Ejecutivo de Aprueba Aprueba

Negocio (Process
Participant)

Analista de Proceso Documenta Documenta Valida

(Process Analyst)

Arquitecto de Procesos Revisa modelo Revisa modelo Revisa modelo

Ingeniero de Proceso Documenta -

implementa
(Process Engineer)

Arquitecto SOA Valida

(SOA Architect)

Ingeniero de Desarrollo y Implementa -

Servicios (EAI Developer) desarrolla

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Manual de Gestin de Procesos Pgina 24 de 24