Escritrio de Projetos

por Rodrigo Cavalcante em administradores.com.br

A alta administrao agora reconhece que a gesto de projetos e o escritrio de

projetos so um bem valioso tanto para ela prpria quanto para os nveis operacionais.

1. O Escritrio de Projetos

As empresas nas ltimas dcadas comearam a reconhecer o efeito favorvel que a

gesto de projetos exerce sobre o retorno financeiro de um projeto de investimento. O
conceito de escritrio de projetos passou por vrias mudanas no passar dos tempos. Da
dcada de 1950 a 1990 os escritrios funcionavam para gerir grandes projetos e para poucos
clientes como o Exrcito, Marinha e Fora Area. Sua atuao era diferenciada e exclusiva,
com o objetivo de aproximar-se do cliente estabelecendo uma organizao dedicada a ele.
Entre 1990 a 2000 passamos por uma recesso que impactou em todas as reas
administrativas. Surgiu ento a necessidade de tcnicas notradicionais, dando maior
destaque para a gesto de projetos. No momento atual o escritrio de projetos tem a
responsabilidade de manter toda a propriedade intelectual relativa gesto de projetos e de
ativamente sustentar o planejamento estratgico da corporao.

A alta administrao agora reconhece que a gesto de projetos e o escritrio de

projetos so um bem valioso tanto para ela prpria quanto para os nveis operacionais.
Durante os ltimos 10 anos, os benefcios para os nveis executivos da administrao com a
utilizao de um escritrio de projetos tornaram-se evidentes. Entre eles, esto:

Padronizao de operaes

Decises baseadas na corporao como um todo, e no em redutos individuais

Melhor capacidade de planejamento (alocao de recursos)

Acesso mais rpido a informaes de maior qualidade

Eliminao ou reduo de redutos individuais na empresa

Operaes mais eficientes e eficazes

Menos necessidade de reestruturao

Menos reunies que consomem um tempo precioso dos executivos

Priorizao mais realista do trabalho

Desenvolvimento de futuros gerentes gerais

 Se entendermos que os projetos espelham os desejos por mudanas bem sucedidas,
podemos perceber que, independentemente da abordagem do posicionamento estratgico do
escritrio de projetos, ele uma estrutura organizacional de vital importncia para assegurar
que os projetos sejam efetivos.

2. Tipos de Escritrios de Projetos

Existem diversos modelos de escritrios de projetos. Independente do modelo

adotado, a implantao inicial do escritrio de projetos deve ser realizada atravs de uma
definio formal. A definio foral mostra de forma transparente o que a empresa entende
como o papel e atribuies do escritrio de projetos e quais so os motivos e expectativas para
a sua implantao. Uma das grandes vantagens da transparncia da definio do escritrio de
projetos o controle da expectativas.

O gerenciamento das expectativas habilitado pela comunicao e o pleno

entendimento da definio formal e do processo de implantao do escritrio por clientes,
usurios, stakeholders. (MANSUR, 2009, p.31).

Os tipos de escritrio de projetos mais utilizados so:

1. Escritrio Corporativo de Projetos.

2. Escritrio Divisional de Projetos.

3. Escritrio Setorial de Projetos.

4. Escritrio Departamental de Projetos

2.1. Escritrio Corporativo de Projetos

Este escritrio est posicionado dentro da alta administrao da organizao e os

projetos so o desdobramento dos objetivos, metas e fatores crticos de sucesso do plano
estratgico do negcio. Segundo Mansur (2009, p. 31) Neste caso, o Chief Project Officer
(CPO) deve ser um profissional experiente com ampla viso estratgica do negcio.

2.2. Escritrio Divisional de Projetos

Este escritrio est posicionado dentro de uma diviso da organizao, por exemplo, a
diretoria de tecnologia, e neste caso responde ao diretor executivo de tecnologia (CTO).

2.3. Escritrio Setorial de Projetos

Este escritrio est posicionado dentro de um setor da organizao, por exemplo, o

setor de operaes, e neste caso responde ao gerente de operaes (COO).

2.4. Escritrio Departamental de Projetos

O escritrio de projetos est posicionado dentro de um departamento da organizao,

por exemplo, o departamento de suporte de tecnologia, e neste caso responde ao lder de
suporte.
3. Atividades de um Escritrio de Projeto

As atividades de um escritrio de projetos esto relacionadas com seu posicionamento

estratgico na organizao, e tem mais ou menos atribuies em funo disto. Em seguida,
veremos de forma geral as principais atividades de um escritrio de projetos:

As atividades de um escritrio de projetos esto relacionadas com seu posicionamento

estratgico na organizao, e tem mais ou menos atribuies em funo disto. Em seguida,
veremos de forma geral as principais atividades de um escritrio de projetos:

1. Defensor do gerenciamento de projetos na organizao. Defender o gerenciamento

significa, na prtica, realizar treinamentos de forma proativae demonstrar os resultados do
sucesso obtido pelo uso coerente dos processos de gerenciamento de projetos para a
corporao.

2. Oferta de treinamento para o desenvolvimento das competncias de gerenciamento de

projetos e do conjunto comum de experincias.

3. Oferta de servios de coaching de gerenciamento para manter os projetos longe dos

problemas. Este servio tambm pode ser oferecido para evitar uma maior degradao da
perforrmance do projeto.

4. Define e comunica um conjunto padro reutilizvel de processos e modelos de

gerenciamento de projetos.

5. Os processos padronizados reutilizveis permitem que os projetos sejam iniciados com

menor esforo e mais rapidamente.

6. Desenvolvimento e atualizao da metodologia atendendo as necessidades de melhorias.

7. Facilitador das comunicaes entre as equipes de projetos em funo da padronizao dos

processos de terminologias. O uso de uma mesma linguagem comum por toda a corporao
reduz o risco de erros e falhas.

8. Avaliador dos processos de gerenciamento dos projetos em funo das mtricas e do valor
agregado.

9. Avaliador das melhorias realizadas permanentemente atravs do ambiente geral das

entregas.

10. Rastreamento das informaes da situao dos projetos, permitindo a sua visibilidade para
a alta administrao de forma simples, robusta e consistente.

4. Implantando um Escritrio de Projetos

O principal objetivo do escritrio melhorar a performance dos gerentes dos projetos

e isto exige que eles desempenho o seu papel de forma diferente. Em outras palavras,
necessrio que os gerentes de projetos realizem permanentemente as seguintes atividades:

1. Administrar os projetos com maior constncia.

2. Administrar os projetos mais ativamente.

3. Administrar os projetos com um nvel maior de rigor.

O escritrio de projetos tem, portanto, como uma das suas metas mudar a forma
como os gerentes e equipe do projeto executam as suas tarefas atravs de mudanas
organizacionais e culturais(MANSUR, 2009, p.46).

Como as mudanas culturais no so endereadas apenas com treinamentos e

desenvolvimento de novas habilidades, o escritrio de projetos deve realizar avaliaes
peridicas sobre o comportamento (MANSUR, 2009, p.46).

As avaliaes permitiro que o escritrio reforce os processos internos que

representam as melhores prticas de gerenciamento e modifique (ou elimine) os processos
internos que so barreiras para a adoo das melhores prticas (MANSUR, 2009, p.46).

comum encontrarmos no mercado relatos do escritrio de projetos sobre

resistncias para as mudanas necessrias, mas as resistncias no podem se tornar barreiras
intransponveis para o objetivo de melhoria da produtividade dos projetos. As barreiras
devem ser esperadas e superadas pelo escritrio de projetos atravs de esforo individual e
coletivo da organizao (MANSUR, 2009, p.46).

Outro desafio do escritrio garantir que informaes crticas sejam divulgadas por
toda a organizao. Bancos de dados na intranet sobre lies aprendidas seriam um modo de
compartilhar informaes. Contudo, uma maneira melhor poderia ser a iniciativa do escritrio
de projetos na preparao de estudos de casos de lies aprendidas no final de cada projeto.
Os estudos de casos poderiam ento ser usados em futuros programas de treinamento em
toda a organizao a partir da Intranet.

Em alguns casos o escritrio busca o auxlio de consultores especialistas, reconhecidos

pelo mercado, para que a empresa entenda e adote rotineiramente os novos processos de
gerenciamento de projetos, mas tambm existem muitas empresas com forte resistncia aos
consultores externos, por entenderem que eles no conhecem o negcio da corporao.
(MANSUR, 2009, p.47).

Para uma implantao bem-sucedida de um escritrio de projetos, a primeira atividade

a avaliao da situao atual dos projetos considerando:

1. A cultura da organizao.

2. O ambiente de trabalho.

3. As taxas atuais de sucesso dos projetos.

4. Os papis e responsabilidades atuais no gerenciamento de projetos.

5. As normas e padres existentes.

6. Os nveis atuais das habilidades.

7. As atitudes e expectativas dos clientes.

8. Os sistemas atuais de incentivos e recompensas.

9. Os habilitadores para o gerenciamento de projetos.

10. As barreiras para o gerenciamento de projetos.

A maioria destas informaes pode ser obtida atravs de entrevistas, pesquisas

internas ou trabalhos de um grupo de estudos especializado envolvendo os gerentes, equipes
de projetos, fornecedores e clientes (MANSUR, 2009, p.47).

Durante os trabalhos de identificao da situao atual procure tambm entender

como desenvolver em conjunto com os gerentes, equipes de projetos, fornecedores e clientes
qual a situao futura desejada (MANSUR, 2009, p.47).

Com este tipo de abordagem, o escritrio conseguir uma boa fotografia da situao
atual e de como deveria ser a situao futura. A partir do momento em que a situao atual e
futura dos projetos esteja clara, definida e acordada pela corporao, a prxima atividade o
desenvolvimento de uma Anlise de Lacunas para identificar como ser possvel chegar na
situao futura desejada (MANSUR, 2009, p.47)