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Gesto da Produo e Materiais 1

FONTES DE FORNECIMENTO/FORNECEDORES

O objetivo da funo de compras conseguir tudo ao mesmo tempo: qualidade, quantidade,


prazo de entrega e preo. Uma vez tomada deciso sobre o que comprar, a segunda
deciso mais importante refere-se ao fornecedor certo. Um bom fornecedor aquele que
tem a tecnologia para fabricar o produto na qualidade exigida, tem a capacidade de produzir
as quantidades necessrias e pode administrar seu negcio com eficincia suficiente para
ter lucros, e ainda assim, vender um produto a preos competitivos.

Antes de avanarmos com relao seleo, qualificao, fatores que influenciam na


escolha do fornecedor, etc. necessrio fazer algumas consideraes sobre as fontes de
fornecimento.

Perceba que dependendo do tipo de fonte de fornecimento, voc poder ter condutas
diferentes. Por exemplo: Fonte nica de fornecimento. Voc dever levar em considerao
a dificuldade de se conseguir novo fornecedor. Portanto, sua negociao com ele se torna
mais difcil.

Fontes de fornecimento e suprimentos: H quatros tipos de fontes: nica, mltipla, simples


e especiais.

a) Fonte nica - Monopolista: Implica que apenas um fornecedor est disponvel devido
a patentes, especificaes tcnicas, matria-prima, localizao, e assim por diante.
Nesta situao o fornecedor consciente do seu monoplio e o comprador que
mantm interesse em aquisio. Estes tipos de fornecedores so mais difceis de
negociar e requer muita habilidade no processo de compras em funo de imposies
feitas pelos fornecedores.
b) Fonte mltipla: a utilizao de mais de um fornecedor para um item. As vantagens
potenciais da fonte mltipla so as seguintes: a competio vai gerar preos mais baixos
e melhores servios e haver uma continuidade no fornecimento. Na prtica, existe uma
tendncia de relao competitiva entre fornecedor e cliente.
c) Fonte simples: uma deciso planejada pela organizao no sentido de selecionar um
fornecedor para um item, quando existem vrias fontes disponveis. A inteno criar
uma parceria de longo prazo.
d) Fontes especiais: So os que ocasionalmente podero prestar servios, mo-de-obra
ou fabricao de produtos, que requerem equipamentos especiais ou processos
especficos, no encontrados nos fornecedores habituais.

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Importante: Com exceo de fornecedores do tipo monopolista, o setor de compras deve


sempre manter em seu cadastro no mnimo trs fornecedores habituais e especiais
habilitados.

No recomendvel uma empresa depender do fornecimento de apenas uma fonte, sem


qualquer alternativa.

As inmeras vantagens que esse critrio pode acarretar para a rea de Compras seriam:

Existem algumas situaes em que no h vantagens em trabalhar com mais de um


fornecedor, so os casos dos Fornecedores Monopolistas, das situaes de produtos
patenteados ou de processo de fabricao exclusivo. Uma das alternativas mais utilizadas
so as alternncias de fornecedores, reciclando-os a cada determinado perodo.

Veja a seguir fatores que iro auxiliar voc na anlise de fornecedores, para efetuar a
melhor escolha da fonte de fornecimento para seus produtos ou servios. Fatores estes
que devero ser julgados pelo grau de importncia e definidos por cada empresa.

Fatores que influenciam a escolha dos fornecedores

a) Habilidade tcnica: O fornecedor tem habilidade tcnica para produzir ou fornecer o


produto desejado? O fornecedor tem um programa de desenvolvimento e melhoria para
o produto? O fornecedor pode auxiliar na melhoria dos produtos? Essas perguntas so
importantes, pois, muitas vezes, o comprador depende do fornecedor no sentido de que
ele fornea as melhorias de produto que podero aumentar ou reduzir o custo dos
produtos comprados. Algumas vezes, o fornecedor pode sugerir mudanas na
especificao do produto que iro melhor-lo e reduzir seu custo.
b) Capacidade de produo: A produo deve ser capaz de satisfazer s especificaes
do produto de forma consistente, ao mesmo tempo produzindo o menor nmero possvel
de defeitos. Isso significa que as dependncias de produo do fornecedor devem ser
capazes de oferecer a qualidade e a quantidade exigidas. O fornecedor deve ter um
bom programa de controle da qualidade, pessoal de produo competente e capaz, e
bons sistemas de planejamento e controle de produo, para garantir uma entrega
pontual. Esses elementos so importantes porque garantem que o fornecedor possa
suprir a qualidade e a quantidade desejadas.
c) Confiabilidade: Ao selecionar um fornecedor, desejvel que se escolha um
fornecedor confivel, reputado e financeiramente slido. Se a relao deve continuar,
deve haver uma atmosfera de confiana mtua e garantia de que o fornecedor tem
solidez financeira para permanecer no negcio.

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d) Servio ps-venda: Se o produto tem natureza tcnica, provavelmente necessitar de


peas de reposio ou apoio tcnico, o fornecedor deve ter um bom servio de
atendimento ps-venda. Isso deve incluir um atendimento bem-organizado e um
estoque adequado de peas sobressalentes.

e) Localizao do fornecedor: Algumas vezes, desejvel que o fornecedor esteja


prximo do comprador, ou pelo menos que mantenha um estoque local. Uma
localizao prxima auxilia na reduo dos tempos de entrega e significa que os
produtos em falta podem ser entregues rapidamente.
f) Preos: O fornecedor deve ser capaz de oferecer preos competitivos. Isso no
significa necessariamente o menor preo. Esse aspecto considera a capacidade do
fornecedor, para fornecer as mercadorias necessrias na quantidade e na qualidade
exigida, no tempo desejado, e tambm quaisquer outros servios necessrios.

A seguir confira alguns atributos que so importantes na escolha de fornecedores. Reflita


sobre eles e estabelea um posicionamento em relao aos critrios de seleo. Aps estas
informaes sobre fornecedores, conhea o cadastro que um dos documentos primordiais
do departamento de compras, nele so especificados os materiais (produtos) que fabricam
ou que representam.

Estamos falando de fornecedores, mas onde busc-los?

Inicialmente para efetuar a seleo de seus fornecedores, o departamento de compras deve


identificar atravs de catlogos, revistas especializadas, internet, feiras e eventos, lista
telefnica especializada, ou at mesmo de informao obtida junto ao pessoal de vendas,
quais fornecedores se enquadram no perfil do produto a ser produzido.

Uma vez identificados e localizados estes fornecedores, se faz necessrio cadastr-los.

Cadastro de Fornecedores:

Um dos processos primordiais do Setor ou Departamento de Compras o Cadastro de


Fornecedores, quando ento existem condies de escolher o fornecedor ou provveis
fornecedores de determinado produto. Atravs desse Cadastro que se realizar a seleo
dos fornecedores que atendam s condies bsicas de uma boa aquisio: preo, prazo
para entrega, prazo de execuo, qualidade e condies de pagamento.

O Departamento ou Setor de Compras deve possuir 02 (dois) tipos de cadastro, um por


fornecedor e outro por tipo de material (matria-prima, produtos, suprimentos, servios e

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mo-de-obra). O Cadastro de fornecedor rene fichas de diversos fornecedores, contendo


seus dados cadastrais e especificando os materiais que fabricam ou que representam. O
Cadastro de Material e produto so fichas manuais ou so feitos atravs de sistemas.

A necessidade desses dois cadastros devida a situaes em que o comprador


desconhece o fornecedor de determinado produto; nesse caso ele deve consultar o
cadastro de material e produto.

O Cadastro de Fornecedores tem por objetivo fornecer informaes sobre as empresas


instaladas no Brasil e no exterior, qualificadas para o fornecimento de bens, materiais,
produtos e servios para a sua empresa.

Um cadastro de fornecedor dever ser mantido sempre atualizado de forma que permita a
sua empresa obter informaes a tempo e a hora. Dever conter todos os dados e a histria
do fornecedor junto empresa.

Critrios de cadastramento de fornecedores: Voc poder definir critrios para buscar


novos fornecedores e principalmente cadastr-los. Confira a seguir alguns deles, para que
voc avali-los e tomar decises.

Processo de cadastramento, anlise e seleo de fornecedores

Solicitao pela empresa: A empresa que atende aos requisitos do cadastro de bens,
produtos e servios da empresa pode solicitar o cadastramento, preenchendo o formulrio
de cadastro de fornecedores. Em seguida a empresa encaminha ao setor de compras os
documentos comprobatrios, juntamente com uma solicitao de cadastramento.

Pode acontecer da solicitao no partir de nenhum fornecedor e sim da prpria empresa


baseado nos critrios mostrados acima. Nesta situao, dever ser encaminhado para o
futuro parceiro o formulrio para cadastramento, devendo ser preenchido e devolvido
juntamente com a documentao.

Avaliao tcnica: A avaliao tcnica dever ser realizada aps o preenchimento da ficha
cadastral, tendo a finalidade de verificar o contedo das informaes fornecidas pela
empresa. Neste momento a pessoa responsvel pela anlise da ficha, dever buscar o
maior nmero de informaes sobre o futuro fornecedor. Estas informaes podem ser
referente situao financeira, pontualidade nas entregas, qualidade dos produtos ou
servios, prestao de servios, comunicao, etc. Devem ser definidos alguns critrios
para servir de parmetro de avaliao.
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Na avaliao de potenciais fornecedores, a Empresa poder adotar alguns fatores


qualitativos cuja determinao exige alguma ponderao, e so estabelecidos de forma
descritiva, das quais podemos exemplificar: competncia tcnica e capacidade de
instalao para atender a produo desejada, qualificao econmico-financeira,
regularidade fiscal, dentre outros que combinados acabam por construir um Mtodo de
Classificao que geralmente leva a seleo das melhores empresas.

Seleo dos fornecedores: a fase de anlise das fontes de fornecimento identificadas


(cadastro inicial), passando de fontes possveis para fontes habilitadas ou qualificadas.

O objetivo principal dessa seleo identificar e buscar fornecedores que possuam


condies e garantia de fornecer os produtos/materiais/servios necessrios dentro das
quantidades, dos padres de qualidade, no tempo determinado, com menores preos
competitivos e nas melhores condies de pagamento. E que os fornecedores selecionados
sejam confiveis como uma fonte de abastecimento contnua e ininterrupta.

Aprovao: O laudo da Avaliao Tcnica a ltima fase deste processo. o momento


onde ser decidida a aprovao (total ou parcial) ou reprovao do fornecedor.

Disponibilizao da informao: A empresa aprovada passa a compor o cadastro de


fornecedores. A empresa no aprovada comunicada da deciso e, se for o caso
informada dos itens a serem atendidos para que possa pleitear novamente o
cadastramento. Uma vez que a empresa determinou atravs de critrios os fornecedores
para compor seu banco de dados est concluda esta etapa.

Aps este processo inicia-se a fase de utilizao destes fornecedores nos processos de
cotao e compras de produtos, materiais e servios.

Sugerimos que se faa periodicamente uma avaliao dos fornecedores quanto ao seu
desempenho. S devero permanecer no cadastro da empresa aqueles fornecedores que
tiverem um ndice de aprovao.

A seguir conhea alguns itens que voc poder utilizar em sua avaliao de desempenho
dos fornecedores.

As empresas devero ser avaliadas nos seguintes momentos:

1. No processo de cadastramento;
2. Na entrada da mercadoria;
3. Na entrada do servio;
4. No processo de inspeo;
5. No gerenciamento do contrato.

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Relacionamento com o Fornecedor: No ambiente de negcios moderno, o tipo de relao


entre fornecedor e comprador crucial para ambos. Certamente, a relao ser baseada
numa dependncia mtua e duradoura. O fornecedor pode confiar em negcios futuros, e
o comprador ter garantia de fornecimento de produtos de qualidade, apoio tcnico e
ambiente de produto.

A comunicao entre comprador e fornecedor deve ser aberta e plena, de modo que ambas
as partes entendam o problema uma da outra, e possam trabalhar juntas na soluo de
problemas beneficiando ambas. Assim, a seleo do fornecedor e a relao com ele
estabelecida so de fundamental importncia.

Um dos instrumentos mais eficazes no relacionamento do comprador e seus fornecedores


a confiana mtua. Quanto mais aberta e clara a negociao, maiores so as chances de
boa compra.

A parceria de suprimentos o compromisso entre clientes e fornecedores, independente


da dimenso, com um relacionamento em longo prazo baseados em objetivos claros e
mutuamente definidos, visando ao esforo em termos de capacidade e competitividade.

Voc pode perceber que o que relatamos at aqui antecede a compra de produtos,
servios, materiais, etc. Portanto, se no houver preparo e organizao de forma adequada
no teremos um setor de compra qualificado e eficaz. Dessa forma, aps estabelecermos
os critrios de seleo e avaliao de fornecedores, sua empresa estar apta a utilizar o
banco de dados dos parceiros nas futuras compras.

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