Manual de Usurio

OpenERP
Tutorial Ilustrado Bsico de Uso

Fbio Martinelli Rodrigues

www.zupy.com.br
webmaster@zupy.com.br

pt-BR - V 0.1 - Fev/ 2013 Licenciado sob os termos da licena

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/br/
 Agradecimentos

OpenERP S/A - www.openerp.com

Akretion www.akretion.com Pelo Software de Gesto Open Source

Comunidade OpenERP Brasil

Raphael Valyi @rvalyi www.openerpbrasil.org
Renato Lima @renatonlima
OpenERP Brasil Team
Pelo excelente trabalho com a liderana da https://launchpad.net/~openerp-brazil-team
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localizao Brasileira do OpenERP,

treinamentos sobre a ferramenta e inmeras
Frum do Google Groups
contribuies no Frum da Comunidade,
openerp-brasil@googlegroups.com
manuteno do site e contribuies OpenSource
 Sistema integrado de gesto
empresarial (ERP)
Origem: Wikipdia, a enciclopdia livre.

Sistemas Integrados de Gesto Empresarial (SIGE ou SIG), em ingls

Enterprise Resource Planning (ERP), so sistemas de informao que
integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico
sistema. A integrao pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de:
finanas, contabilidade, recursos humanos, fabricao, marketing, vendas,
compras etc) e sob a perspectiva sistmica (sistema de processamento de
transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio a deciso
etc).

Os ERPs em termos gerais, so uma plataforma de software desenvolvida

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para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a

automao e armazenamento de todas as informaes de negcios.
 A Importncia do ERP nas
Corporaes
Entre as mudanas mais palpveis que um sistema de ERP propicia a uma
corporao, est a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em
tempo real, e a diminuio do retrabalho. Algo que conseguido com o
auxlio e o comprometimento dos funcionrios, responsveis por fazer a
atualizao sistemtica dos dados que alimentam toda a cadeia de mdulos do
ERP e que, em ltima instncia, fazem com que a empresa possa interagir.

Assim, as informaes trafegam pelos mdulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas
dispara o processo de fabricao com o envio da informao para mltiplas bases, do estoque de
insumos logstica do produto. Tudo realizado com dados orgnicos, integrados e no redundantes.
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Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados
com informaes que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutao de
acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no
estoque da companhia.
 Vantagens do ERP
Algumas das vantagens da implementao de um ERP numa empresa so:

Eliminar o uso de interfaces manuais

Otimizar o fluxo da informao e a qualidade da mesma dentro da
organizao (eficincia)
Otimizar o processo de tomada de deciso
Eliminar a redundncia de atividades
Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado
Reduzir as incertezas do Lead time
Incorporao de melhores prticas (codificadas no ERP) aos processos
internos da empresa
Reduzir o tempo dos processos gerenciais
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Reduo de estoque
 Desvantagens do ERP
Algumas das desvantagens da implementao de um ERP numa empresa so:

A utilizao do ERP por si s no torna uma empresa verdadeiramente

integrada;
Altos custos que muitas vezes no comprovam a relao custo/benefcio;
Dependncia do fornecedor do pacote;
Adoo de melhores prticas aumenta o grau de imitao e padronizao
entre as empresas de um segmento;
Torna os mdulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento
depende das informaes do mdulo anterior, por exemplo. Logo, as
informaes tm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as
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informaes so em tempo real, ocasionando maior trabalho;

Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema
dependncia dos mesmos;
 Fatores Crticos de Sucesso
Segundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais
fatores crticos de sucesso para um projeto de implantao de um ERP so:

Envolvimento do Usurio
Apoio da direo
Definio clara de necessidades
Planejamento adequado
Expectativas realistas
Marcos intermedirios
Equipe competente
Comprometimento
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Viso e objetivos claros

Equipe dedicada
Infraestrutura adequada
Constante qualificao da equipe usuria
 O OpenERP
O OpenERP o sistema de gesto empresarial (ERP) Open Source que mais
cresce no mundo atualmente se destacando por sua arquitetura elegante, pelo
uso de ferramentas geis de desenvolvimento e pela sua flexibilidade
extraordinria para customizaes.

O Open ERP a soluo em gesto empresarial mais completa e flexvel, com

vrios casos de sucesso nos mais diversos segmentos de negcios, afirmando
assim sua eficincia. E o mais surpreendente, e um dos principais motivos
deste sucesso, que se trata de um projeto open source que conta com
desenvolvedores espalhados pelo mundo; um projeto grandioso que vem
vencendo desafios e promovendo uma verdadeira revoluo.
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O OpenERP atende a vrios segmentos de negcios em diversos pases e

agora est chegando no Brasil.
 OpenSource / Cdigo Aberto
A definio do Open Source foi criada pela Open Source Iniciative (OSI) a
partir do texto original da Debian Free Software Guidelines (DFSG) e
determina que um programa de cdigo aberto deve garantir:

Distribuio livre
A licena no deve restringir de nenhuma maneira a venda ou distribuio do
programa gratuitamente, como componente de outro programa ou no.

Cdigo fonte
O programa deve incluir seu cdigo fonte e deve permitir a sua distribuio
tambm na forma compilada. Se o programa no for distribudo com seu
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cdigo fonte, deve haver algum meio de se obter o mesmo seja via rede ou
com custo apenas de reproduo. O cdigo deve ser legvel e inteligvel por
qualquer programador.
Mais Informaes: http://pt.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_aberto
 Manual de Usurio
Este manual pretende ser um guia simples e visa
demonstrar a interface e uso dos aplicativos mais comuns,
do OpenERP voltandos ao treinamento e consulta de
usurios finais, que iro efetivamente usar o sistema em
seu dia a dia.

Foi criado para ser utilizado nos treinamentos dos usurios

da Zupy! e liberado gratuitamente a comunidade.
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No visa em momento algum fornecer informaes

tcnicas ou informaes para instalao, implementao
ou parametrizao do Software.
 A Interface
Tela de Login
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 Nas prximas telas ser apresentado os itens comuns
Interface em todo o programa, essa a estrutura bsica para a
Dados do Usurio
navegao e uso
atual e acesso ao email
Acesso aos aplicativos principais:
CRM, Vendas, Compras, Contabilidade, Projetos, RH, etc...

Busca e Filtros

Novas Informaes / Aes Necessrias

Sempre que houver alguma novidade em um item
que voc esteja acompanhando, ser exibido um
nmero no item do menu, voc pode clicar para ter
acesso rpido ao item
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Acesso aos itens de Menu

especficos do Aplicativo
selecionado
 Caixa de Busca
Instantnea
Ao digitar ser exibido automaticamente
os resultados da busca instantnea
Filtros Selecionados
Ao clicar no " x " exclui
o filtro selecionado O Tringulo abre o menu
de Filtros e Agrupamento

Pode ser pesquisado apenas por O " x " ir

pedaos das palavras, desmarcar todos os
slabas, o sistema busca por qualquer filtros selecionados
trecho, no incio, meio e fim da palavra

Ir agrupar as
informaes de
acordo com as
opes
selecionadas
Exibir somente as
informaes
correspondentes aos
critrios selecionados
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 Caixa de Pesquisa

Alterna o Modo de Visualizao

Quantidade Navega entre as

de registros pginas ou registros

Estilos de Visualizao

Kanban - Kanban uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visvel. Exibe placas para uma
viso geral de vrios itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes...

Lista - O modo de visualizao em listagem d uma viso geral resumida, de vrias linhas de registros ao mesmo tempo,
podendo ser ordenadas por diversos critrios

Formulrio ou Pgina - Exibio completa dos dados do registro associado com links para aes especficas ou
histricos tambm nesse modo de visualizao que feita a edio do registro

Grfico - Fornece 5 modos de grficos para uma viso estatstica dos registros: Pizza, Linhas, Barras, rea e Radar
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Calendrio - O modo calendrio oferece uma visualizao por datas, muito til para acompanhar ligaes, Reunies,
fechamento esperado e aes a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes.

Nota: Nem todas as opes de visualizao esto disponveis em todas as telas e itens de menu,
dependem exclusivamente a que se referem as informaes e podem ser alternadas entre elas.
 Visualizao Kanban Cada modo de visualizao tem suas vantagens e
desvantagens, depende realmente do tipo de
informao que se deseja ter em geral
Kanban uma palavra japonesa que significa literalmente registro
ou placa visvel. Exibe placas para uma viso geral de vrios
itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes...
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 Visualizao Listagem
O modo de visualizao em listagem d uma viso geral resumida, de vrias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo
ser ordenadas por diversos critrios
As informaes podem ser ordenadas pelos campos clicando no nome do item,
como data, estgio, por exemplo para ordenar pelo nome do cliente clique aqui
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 Formulrio ou Pgina
Exibio completa de todos os dados do registro associado com links para aes especficas ou histricos tambm
nesse modo de visualizao que feita a edio do registro

Campos com fundo Azul

so obrigatrios
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 Exibio de Grficos
Fornece 5 modos de grficos para uma viso estatstica dos registros: Pizza, Linhas, Barras, rea e Radar

Voc pode alterar o formato do

grfico clicando neste cone
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 Grfico - Fornece 5 modos de grficos para uma viso estatstica dos registros: Pizza, Linhas, Barras, rea e Radar
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 Calendrio por Ms - O modo calendrio oferece uma visualizao por datas, muito til para acompanhar ligaes,
Reunies, fechamento esperado e aes a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes.
Acesso rpido a
Acesso ao dia de hoje ou navegar Escolha se deseja ver um dia especfico
pelos dias por Dia, Semana ou Ms

possvel exibir apenas

informaes de usurios
especficos selecionando
aqui
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Voc pode alterar a data de

um evento diretamente pelo
item no calendrio
 Calendrio exibio por Semana

Voc pode criar um novo evento clicando diretamente

em um dia em branco no calendrio, ou acessar
detalhes, editar e excluir um registro existente
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 Calendrio exibio por Dia

Os registros esto ordenados pelo horrio que ser realizado a prxima ao, muito til para
reunies e ligaes, tambm possivel definir lembretes e o sistema informar antes de um
evento ocorrer
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Botes de Ao e Barra de Estgio

Boto de Edio e Criao Breadcrumb

Tambm permite salvar e cancelar o registro Para navegao entre as pginas visitadas, com
acesso fcil as telas anteriores
atual quando estiver editando

Mais opes
Links para aes e menus relacionados ao item

Botes de Ao Barra de Estgio

Aqui possvel executar diversas aes que iro Exibe o estgio do registro atual, dentro do fluxo de
alterar o estado da oportunidade, dar continuidade trabalho, pode ser clicada para alterar o estgio
no fluxo de trabalho entre outras coisas
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Exibio de um item de Oportunidade vista em modo Pgina

 Mais Opes
Fornece acesso a outros itens e aes relacionados ao registro atual, como ver as faturas,
acessar os contratos, duplicar ou excluir o item

Links mais comuns para itens

relacionados ao cliente atual
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 Acompanhamento
Voc pode acompanhar
para ser avisado sobre
Conversao alteraes em estgios
No final de cada documento existe um formulrio com o especficos do documento e
histrico de conversao e acompanhamento sobre o adicionar mais pessoas na
item atual, voc pode registrar qualquer evento conversa
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 CRM - Gesto de Relacionamento
com o Cliente
Customer Relationship Management (CRM) Foi criada para definir toda uma classe de ferramentas
que automatizam as funes de contacto com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas
informatizados e fundamentalmente uma mudana de atitude corporativa, que objetiva ajudar as
companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter-
relacionando de forma inteligente, informaes sobre suas atividades e interaes com a empresa.

O CRM abrange, na generalidade, trs grandes reas:

Automatizao da gesto de marketing
Automatizao da gesto comercial, dos canais e da fora de vendas
Gesto dos servios ao cliente

Uma das atividades da Gesto do Relacionamento com o cliente implica registrar os contatos por si
realizados, de forma centralizada. Os registros no dependem do canal de comunicao que o cliente
utilizou (voz, fax, e-mail, chat, SMS, MMS etc) e servem para que se tenham informaes teis e
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catalogveis sobre os clientes. Qualquer informao relevante para as tomadas de decises podem
ser registradas, analisadas periodicamente, de forma a produzir relatrios de gesto.
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management
 CRM - Relacionamento com o Cliente
Acessar atravs do item Vendas no Menu Principal
Para criar um
Novo Cliente
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Solicitaes
Controla as interaes com o cliente, como
questes, dvidas, reclamaes e qualquer efetuadas, bem como a agenda de ligaes
tarefa que requer uma interao com o
cliente, como cobranas, retirada de
pagamentos
O Fluxo de Trabalho segue uma sequncia
lgica atravs dos menus do OpenERP,
sendo cada passo um item no menu
Clientes
Agenda de Endereos, possui empresas, contatos,
clientes e fornecedores, e informaes de telefones,
emails e outras,
Prospectos
Primeiro contato com um futuro cliente
Oportunidades
Oportunidades de negcio com um cliente, aqui definido
o funil de vendas, da qualificao ao fechamento
Cotaes
Pedido de venda provisrio, enviando ao cliente para
aprovao, pode ser alterado
Pedidos de Venda
Pedidos confirmados, prontos para ser faturados
Contratos
Gesto de Contratos com o cliente, toda a compra ou
servio prestado pode ser vinculado a um contrato
Ligaes Telefnicas
Aqui ficam registradas o histrico de ligaes
futuras, essas informaes so vinculadas ao
cadastro do cliente
 Importante! Antes de criar
Como Cadastrar um Cliente? V em Vendas > Clientes > Criar um cliente verifique se ele
j no se encontra
1- Selecione se o cadastrado!
Cadastro de uma
empresa ou no

Pode ser enviada o

logotipo ou foto do cliente
Preencha o mximo de informaes
2- Insira o nome fantasia possveis quanto mais completo o
da empresa. cadastro melhor. O sistema valida as
Lembrando que o nome deve ser informaes de CNPJ e CPF portanto
simples, deve ter a inicial em letra devem ser vlidos
maiscula e o restante minsculo.
Preposies devem ser em letras Escolha as Tags que
minsculas. definem o cliente

3- Insira o CEP do local

Se no souber procure no Google
ou nos Correios, importante o
CEP correto para padronizar as
informaes e evitar erros

4- Clique em Pesquisar
CEP. Aps isso, o sistema
localizar o endereo atravs do
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CEP.
Aps preencher todas as
informaes Clique no
boto Vermelho Salvar
Muito importante Colocar o Site Correto,
acesse para ver se abre e o do cliente
Acrescente as informaes adicionais
como n de telefone e email.
Lembrando que o nmero de telefone
deve ser padronizado dessa forma:
(xx) xxxx-xxxx.
 No Final da Pgina
aparece essas abas

Clique no boto Criar

Para adicionar os contatos
da empresa

Vai abrir essa tela,

preencha as
informaes e salve

Repita para todas as pessoas de

contato da empresa

Importante salvar email e telefone

se tiver

Escolha o Vendedor e
a Equipe de Vendas

Referncia: o Cdigo do cliente

dentro da empresa
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Data de Cadastro

Marque se for um fornecedor

Opt-Out se o cliente no aceita

receber mala-direta por email
 CRM - Tela do Cliente Cadastrado

Dados da Acesso aos

Empresa itens do Cliente

Informaes Informaes
de Endereo de Contato

Acesso a informaes
Pessoas de complementares e
Contato no histricos,
Cliente
Clicando nas abas
abrira logo abaixo
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informaes
especficas de cada
uma
 Prospectos (Leads)
Um prospecto representa um cliente em potencial com o qual ainda no estabelecemos um
relacionamento comercial, ou mesmo uma nova solicitao de um cliente existente.
No entanto um prospecto contm informaes valiosas para aproveitar oportunidades de vendas
futuras. No entanto o erro mais comum que tal informao acaba no sendo registrada em lugar
algum e se perde, ou mesmo quando registrada pode ser difcil rastrear as atividades para este
prospecto, pois a informao no est a mo quando se precisa.

Voc pode obter prospectos de diversas fontes:

Um email recebido
Listas de empresas
Cartes de Visitas
Um telefonema solicitando mais informaes
Um formulrio no prprio site
Campanhas de Marketing
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O prospecto uma opo de Pr-Venda e poder ser convertido a um cliente ou uma oportunidade,
mas precisa ser qualificado
 O prospecto pode ser
convertido em uma
oportunidade
clicando aqui

Ser apresentada esta tela aonde voc informar se deseja criar uma
nova oportunidade ou mesclar com uma oportunidade existente

E aqui voc poder

Criar um Novo Cliente

ou relacionar a
oportunidade a um
cliente existente
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 Oportunidades
Enquanto o prospecto representa o primeiro contato com o cliente, a ser
qualificado, a Oportunidade representa um contrato em potencial.

Cada oportunidade precisa ser tratada individualmente, fazendo a qualificao,

agendando ligaes, dando acompanhamentos, negociando com o cliente e
definindo a posio nos estgios em que elas se encontram dentro do funil de
vendas, at a concluso do negcio.

O OpenERP fornece inmeras ferramentas e opes para facilitar esse

acompanhamento, e integrao com o sistema de emails, estoque,
manufatura, faturamento, etc
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 possvel alterar o estgio da oportunidade
Viso Geral das Oportunidades em Kanban apenas movendo o painel para uma outra
coluna
Voc pode adicionar Estgios da oportunidade
Voc pode Dobrar, Quantidade de Itens
Desdobrar, Editar no Estgio
ou Excluir a Coluna
Pode ser criada uma nova
oportunidade de forma completa
definindo todas as opes,

ou Criar rapidamente
para completar depois
clicando no " + "
A Estrela
serve como
Nome da Oportunidade sinalizador
visual

Valor da Oportunidade

Nome do Cliente possvel

alterar a cor
de fundo
Data da Prxima Ao dos painis
Se estiver em vermelho por
que foi ultrapassada para um
controle
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prprio

Mensagens e Seguidores

Ao passar o mouse sobre a oportunidade aparecer este Foto do Vendedor

cone para opes como Editar ou Alterar a cor de fundo responsvel pela
do painel oportunidade
 Oportunidade em Modo Formulrio
Barra de Estgio
Exibe o estgio do registro atual, dentro do fluxo de
trabalho, pode ser clicada para alterar o estgio

Ligaes e
Nome da Oportunidade reunies
especficas a
esta
oportunidade
Receita Esperada e
Voc pode abrir os detalhes do
Probabilidade da cliente para completar
venda acontecer informaes a qualquer momento IMPORTANTE!
clicando aqui Sempre atualizar os
dados referente a
Ao selecionar o Cliente
prxima ao e
automaticamente o sistema
data
j busca nos clientes
cadastrados e preenche os O calendrio
dados de email e telefone fornece opes
se no existir d a opo de para escolher a
criar um novo cliente. data, mas pode
ser digitada
Vendedor responsvel por Fechamento Esperado da Venda e
essa oportunidade, Prioridade, voc poder filtrar depois
possvel escalar essa por esses dados Categorias da
oportunidade a um nvel Oportunidade,
hierrquico superior pode associar
vrias ou criar na
hora
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Neste espao de anotaes internas voc pode descrever qualquer informao

relevante a essa oportunidade
 Estgios da Oportunidade / Venda
Os pontos chaves no Ciclo de Venda so chamados de Estgios, dessa forma
conseguiremos melhorar as nossas vendas, pois permitiro descobrir quais as
razes e em que ponto da venda tivemos sucesso ou falhamos.

Os estgios permitiro saber exatamente em qual ponto da venda se encontra

uma oportunidade.

A maior dificuldade nos estgios saber qual o estgio de uma

oportunidade, o que resolvido definindo claramente o resultado esperado de
cada estgio, dessa forma estaremos padronizando as oportunidades e
conseguindo dar mais ateno as que estiverem com maior probabilidade de
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sucesso.

Antes de passar para o prximo Estgio, as seguintes condies devem ser

cumpridas em cada Oportunidade
 Estgio: NOVO

Novas oportunidades a serem trabalhadas

Identificar o potencial de se tornar um cliente

Completar o cadastro da empresa
Definir o vendedor responsvel pela oportunidade.

Ateno

No necessrio passar por todos os estgios desde

que as condies necessrias para cada um deles
estejam todas cumpridas
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Voc pode alterar o estgio da oportunidade clicando

na opo da Barra de Estgio
 Estgio: Qualificao

Identificado os seguintes itens

Decisores, Responsvel ou Scio

Potencial de Produto (empresa x categoria)
Potencial da Empresa
Qual plano oferecer
Obter email do responsvel
Ligao para confirmar as informaes
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 Apresentao

Uma apresentao da empresa foi enviada ao decisor

Fornecer mais detalhes sobre o produto

Criar um gancho para uma prxima ligao
Despertar interesse no comprador
No foi enviado valores!
Definir data da Prxima Ao
Enviar mais detalhes sobre a mdia Internet
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 Estgio: Proposta

Os seguintes seguintes itens so necessrios

Foi enviada a Apresentao

Foi enviada a Proposta de Valores
Definir o Fechamento Esperado
Definir Data de Prxima Ao
Definir Validade da proposta
Confirmar Receita Esperada
Se comprometer ao acompanhamento
Padro 10 dias
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 Estgio: Negociao

Os seguintes seguintes itens so necessrios

Definir o Plano e Categorias com o Cliente

Negociar Formas de Pagamento
Negociar Modo de Pagamento
Definir de acordo com as condies comerciais
Definir data do 1 pagamento
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 Estgio: Ganhamos

Os seguintes seguintes itens so necessrios

O Cliente aceitou as condies da Negociao

A Venda foi concluda
Encaminhar a oportunidade para o back-office

Prximos Passos

Criao da Cotao
Criao do Pedido de Venda
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 Estgio: Perdido

Os seguintes seguintes itens so necessrios

Escrever o motivo de no ter fechado

Rever as condies oferecidas
Descobrir se h possibilidade de venda no futuro

Prximos Passos

Pensar em nova proposta ou soluo

Definir acompanhamento para 2 meses
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 Cotao

A qualquer momento possvel Fechar uma Venda clicando

em Ganhamos ou em Converter em Cotao
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Se marcar o Ganhamos a Oportunidade ser fechada