Procedimiento de Baja de Bienes Muebles

Repblica de Colombia

..

Resolucin Nde.
[Fecha]

Por la cual se reglamenta el procedimiento de baja de bienes muebles en

El seor. representante legal, en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, de las conferidas
por el decreto N..de, y

Considerando :

Que el artculo.., numeral., del decreto. de., atribuye al.competencia general

para coordinar los servicios administrativos, en cumplimiento de sus funciones constitucionales y legales;
Que.. faculta a, al director administrativo y financiero nacional, seccional y regional o..
para dirigir y controlar el manejo de los recursos fsicos, econmicos y financieros de...;
Que la Constitucin confiere a las entidades estatales sujetas a control fiscal, autonoma administrativa para el manejo de
sus bienes y para el sealamiento de sus normas internas de procedimiento;
Que la ley 80 de 1993 constituye el rgimen general de contratacin de las entidades estatales de cualquier orden.
Que, de acuerdo con los principios de control interno, corresponde a la entidad estatal garantizar la debida proteccin de sus
recursos con la prctica de sanos criterios administrativos;
Que es necesario, por tanto, fijar el procedimiento para depuracin de activos, mediante la reduccin de costos de
almacenamiento y actualizacin de los saldos patrimoniales,

Resuelve:

Captulo I

De las Bajas

Artculo 1. - Baja de bienes muebles. Por <<baja>> se entiende toda disminucin del patrimonio de la entidad, debida, ya a
prdida o deterioro apreciable, ya a retiro por inutilidad u obsolescencia.

Artculo 2. - Clasificacin. De acuerdo con su estado actual previo a la <<baja>>, los bienes muebles de la entidad podrn
hallarse en uno de estos grupos:

a. Baja del bien inmueble por prdida. Tiene lugar cuando determinado bien mueble se contabiliza como egreso contable,
debido a su falta absoluta o desaparicin, en manos del responsable de su manejo o tenencia;
b. Baja del bien mueble inservible. En este caso, el egreso fsico y contable se produce cuando cierto bien, por sus
condiciones inherentes actuales, ha dejado de servir los fines para los cuales se adquiri, por desgaste, fatiga del
material o prdida de sus excelencias, sin que pueda de ninguna manera ser reutilizado con eficiencia por la entidad
estatal a la que estaba asignado;
c. Baje del bien mueble por obsolescencia. Consiste en el egreso fsico y contable de un bien mueble, que por caer en
desuso, a causa del avance tecnolgico resulta antieconmica su utilizacin no obstante hallarse en buenas condiciones.

Artculo 3. - Legalizacin de la baja. Toda baja se legalizar mediante la expedicin de un acto administrativo, por parte
de. , o del director administrativo y financiero, del jefe de la divisin administrativa, del director regional o
seccional administrativo y financiero, o, previa tramitacin del acta de reclasificacin y solicitud de
baja.
 Captulo II

Procedimiento general de baja

Artculo 4. Del bien mueble inservible u obsolescente.

a) La dependencia interesada en que se produzca determinada baja del bien mueble, por intermedio del funcionario
responsable elaborar un documento de solicitud para que se ordene el reintegro del bien mueble inservible u obsolescente,
al almacn, remitiendo el original del escrito al grupo de inventarios o al administrador de bienes, segn el caso; b) El grupo
de inventarios o el administrador de bienes, segn el caso, verificar la solicitud contra el inventario de la dependencia del
solicitante o del funcionario responsable, certificando cantidades y valores; c) El mismo grupo de inventarios o el
administrador de bienes, segn el caso, remitir la solicitud de devolucin o reintegro y certificacin al almacn, en el
trmino de tres (3) das, a partir de la fecha de recibo de la solicitud; d) El almacn, acreditada la condicin necesaria para la
baja, retirar el bien de que se trata, de conformidad con los documentos recibidos, incorporndolos a los inventarios en
depsito; e) A continuacin del almacn elaborar el acta de reclasificacin y solicitud de baja de bienes muebles con el
administrador de bienes o el coordinador del grupo de inventarios, que ser suscrita por todos los intervinientes. El acta
contendr la descripcin del bien en referencia, de sus caractersticas ms notables, su cantidad y valor, lo mismo que el
estado en que se encuentre; f) enseguida, elaborar el proyecto de resolucin de baja; g) Enviar luego el acta de
reclasificacin y solicitud, junto con el proyecto de resolucin de baja al departamento de contabilidad para lo de su cargo;
h) El jefe de contabilidad confirmar los valores registrados en el acta de reclasificacin y la solicitud de baja y las remitir,
junto con el proyecto de resolucin de baja, al ordenador del gasto, en el trmino de tres (3) das a partir de la fecha de
recibo; i) El ordenador del gasto, siempre que encuentre plenamente justificado el trmite, suscribir la resolucin de baja,
que deber determinar, adems, el destino del bien y la remitir al almacn, dentro de los tres (3) das siguientes a su firma;
j) Hecho lo anterior, el ordenador del gasto, dispondr del bien, ya en cesin a otra entidad del mismo orden administrativo,
ya en venta a particulares interesados. En caso de que, el trmino de sesenta (60) das de suscrita la resolucin de baja, no se
haya llevado a cabo la cesin o venta del bien mueble, ordenar su destruccin o incineracin; k) El almacn actualizar el
krdex con la novedad, elaborando el comprobante de salida del almacn y el boletn diario, con fundamento en la
resolucin y en el acta de baja; l) Remitir al departamento de contabilidad, al trmino de lo anterior, el expediente de
documentos base del procedimiento de baja; m) El departamento de contabilidad efectuar los asientos o registros contables
correspondientes. Pargrafo: La direccin administrativa y financiera o. ejercer control idneo
sobre la gestin administrativa seguida en el procedimiento de baja.

Artculo 5. Del bien mueble perdido o extraviado.

a) El funcionario responsable, en el trmino de la distancia, y una vez conocido el hecho, formular la denuncia penal
correspondiente, de la cual remitir copia a su jefe inmediato, junto con el informe levantado; b) A continuacin solicitar el
diligenciamiento del proceso de responsabilidad fiscal, ante la Unidad de Investigacin y Juicios Fiscales de la Contralora
General de la Repblica, de su jurisdiccin, anexando al escrito la solicitud los siguientes documentos:

- Copia de la denuncia por prdida;

- Copia del informe al jefe inmediato;
- Copia del comprobante de salida del almacn.

Pargrafo 1. En todo caso, sin excepcin, de prdida o extravo de un bien mueble, el funcionario responsable deber
solicitar la iniciacin del proceso de responsabilidad fiscal, planteando alternativas de solucin a la Unidad de Acciones
Fiscales y Jurdicas de la Contralora General de la Repblica de su jurisdiccin, dndole el carcter de alcance a la
solicitud de proceso de responsabilidad fiscal;
c) El jefe inmediato iniciar en tal estado la investigacin disciplinaria, de conformidad con las normas vigentes, una vez
enterado de la verdad de los hechos.
En caso de que el funcionario responsable del bien perdido o extraviado no tomare la iniciativa de adelantar el
procedimiento enunciado, lo har el jefe inmediato mediante denuncia penal y solicitud de iniciacin de proceso de
responsabilidad fiscal.

Pargrafo 2. En caso de que el encargado del grupo de inventarios, el administrador de bienes, el almacenista, un
funcionario de la auditoria interna o el jefe inmediato, observen, en los bienes de la entidad estatal, daos no imputables al
uso y deterioro normales, darn cuenta de lo observado al jefe inmediato del funcionario a cuyo cargo se hallan, a fin de que
adelante la correspondiente investigacin disciplinaria, remitiendo al mismo tiempo copia al director administrativo y
financiero que corresponda.