GUIA CORPORATIVO

DO GOOGLE DRIVE
PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
SUMRIO
03 | INTRODUO 08 | COMPARTILHAMENTO RPIDO DE
DOCUMENTOS
04 | AFINAL, QUAIS SO OS PRINCIPAIS
USOS E BENEFCIOS PARA EMPRESAS 09 | PERMITE QUE VOC CRIE UM TIMO
SISTEMA DE BACKUP
04 | GRANDE VARIEDADE DE FORMATOS DOS
ARQUIVOS 12 | COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS NO
DRIVE E AUMENTAR A PRODUTIVIDADE
05 | ARMAZENAMENTO NA NUVEM: ACESSIBILIDADE
NA EMPRESA?
DE QUALQUER LUGAR
13 | A ORGANIZAO DE PASTAS
06 | OTIMIZA O TRABALHO EM EQUIPE
14 | CORES E MARCADORES
07 | SALVAMENTO AUTOMTICO DE DOCUMENTOS
GUIA CORPORATIVO
DO GOOGLE DRIVE:
PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS

Atualmente, o Google Drive um dos servios

de armazenamento de dados mais seguros e
vantajosos para empresas de todos os portes.
Por meio da computao em nuvem, documentos
podem ser facilmente alterados, de qualquer lugar e
a qualquer hora.
Alm das vantagens j citadas, o Google Drive Neste eBook, voc ir compreender
tem sido amplamente utilizado no mercado, uma o porqu da abrangncia do Google
vez que sua eficcia vem sendo comprovada Drive no meio corporativo e quais
por empresas de todo o mundo e em velocidade so as principais vantagens e usos
incrivelmente alta. para empresas. Confira!

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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
AFINAL, QUAIS SO Alm de prtico e eficiente, o Google Drive
tambm oferece um timo custo-benefcio.
OS PRINCIPAIS USOS Na maioria dos casos, a utilizao

E BENEFCIOS PARA inteiramente gratuita. Os dois nicos casos

de cobrana so a compra de mais espao
EMPRESAS? de armazenamento ou a customizao
do servio para a sua empresa, com
endereos de e-mail personalizados.

GRANDE VARIEDADE DE
FORMATOS DOS ARQUIVOS
Um dos benefcios do Google Drive a sua
universalidade de formatos. Com ele, voc
consegue criar, editar e visualizar mais de 40
diferentes tipos de arquivos, incluindo Word, Excel
e PowerPoint. E, por ser um servio online, voc
precisa apenas de uma conta da Google para
acessar. Ou seja, no precisa se preocupar em
instalar a ltima verso de softwares.

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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
ARMAZENAMENTO NA
NUVEM: ACESSIBILIDADE
DE QUALQUER LUGAR
Uma das principais vantagens do Google
Drive o armazenamento na nuvem o
que permite o acesso de qualquer lugar
do mundo, utilizando apenas nome de
usurio e senha.
Ou seja: voc consegue visualizar e
editar os seus arquivos at do seu
smartphone!
Alm disso, por ter uma interface
organizada baseada nos prprios
computadores, fica fcil organizar os
seus arquivos em pastas. Encontrar
documentos tambm fcil, afinal, voc
conta com o eficiente mecanismo de
busca do Google.

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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
OTIMIZA O TRABALHO
EM EQUIPE
O Google Drive a ferramenta
ideal para quem precisa trabalhar
em equipe. Quando voc cria um
documento, muito fcil compartilhar
com colegas e voc ainda pode
definir quem pode editar e quem pode
apenas visualizar. Assim, fica muito
mais fcil dividir tarefas e construir
relatrios em conjunto sem criar
duplicatas ou perder importantes
alteraes.voc conta com o eficiente
mecanismo de busca do Google.
Para facilitar esse trabalho em
equipe e garantir que voc no perca
nenhuma informao importante, o
Google Drive oferece um completo
e eficaz controle de verso. Com
ele, voc consegue voltar verso
anterior de um documento caso
algum faa uma modificao errada,
por exemplo, e acompanhar todos os
momentos da edio do documento,
registrando inclusive quem foi o
responsvel por cada ajuste.
Por fim, outro importante recurso
para o trabalho em equipe o
chat existente dentro do prprio
aplicativo. Com ele, voc no
precisa abrir um outro programa
para conversar com as outras
pessoas que esto editando
o documento. Tudo est ali,
naquele momento, facilitando
a integrao e diminuindo o
rudo na comunicao entre os
participantes do projeto.
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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
SALVAMENTO
AUTOMTICO DE
DOCUMENTOS
medida que as edies so feitas,
elas vo sendo automaticamente
registradas e sincronizadas no Google
Drive. Assim, todas as pessoas
convidadas para o documento tm
acesso instantneo verso mais
atualizada do documento, alm de ser
possvel saber quem editou cada parte.
Alm da plataforma, tambm possvel
salvar o arquivo e trabalhar em modo
offline diretamente no Google Drive. Na
prxima vez que o aparelho se conectar
com a internet, as edies sero
automaticamente atualizadas e ficaro
disponveis para todos.

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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
COMPARTILHAMENTO
RPIDO DE
DOCUMENTOS
Para compartilhar um documento no
Google Drive, basta convidar outras
pessoas por e-mail e escolher se elas
podero visualizar e/ou editar o arquivo,
de acordo com as preferncias de quem
criou o documento.usados, alm da
tradicional estrelinha.

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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
PERMITE QUE VOC CRIE UM
TIMO SISTEMA DE BACKUP
Guardar e proteger seus arquivos
uma das principais preocupaes
de qualquer empresa, no
mesmo? Pois, com o Google
Drive, fazer o backup de todos os
documentos de texto, planilhas,
apresentaes, imagens e vdeos
ficou muito mais fcil e prtico.
Enviar e gravar tudo na nuvem
proporciona diversas vantagens
aos usurios, que vo muito
alm da pura praticidade.
Entretanto, alguns cuidados
devem ser tomados ao se realizar
esse tipo de operao, evitando algum
eventual extravio de arquivos e o
comprometimento da segurana de
suas pastas.
Por isso, agora, vamos ensinar a criar
um sistema de backup campeo a partir
do Google Drive. Quer saber como?
Ento, confira!
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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
QUAIS SO AS
PRIORIDADES?
Antes de mais nada, preciso
definir quais arquivos precisam ser
guardados, priorizando os mais
importantes. Mas, alm de guardar
todos esses documentos na nuvem,
armazene-os em sua mquina de
origem, como uma alternativa para
eventuais casos de necessidade.
GERENCIANDO ARQUIVOS
Salvar seus documentos de forma
organizada e personalizada a maneira
mais fcil de localiz-los quando for
preciso. Criar pastas e dividir seus
trabalhos por assunto, tema, setor ou
projeto, como achar mais coerente, a
forma mais eficiente para facilitar uma
posterior busca.
preciso pensar que, provavelmente,
nem s uma pessoa precisar acessar,
trabalhar e editar esses arquivos. Ento
preze pelo trabalho coletivo!
SINCRONIZANDO TODAS
AS INFORMAES
Instale o Google Drive em seu
dispositivo para sincronizar
automaticamente seus arquivos
e mant-los seguros e fceis de
acessar, quando e onde voc estiver.
So 30 GB ou armazenamento
ilimitado, dependendo do plano
contratado.
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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
BACKUP DEVE SER CHECADO
COM FREQUNCIA
Para evitar que algum arquivo se perca ou
seja esquecido, recomendvel realizar
checagens peridicas mensais ou
semanais em suas pastas de backup.
Isso certamente evitar dores de cabea
futuras. E como a estrutura principal j
est criada e devidamente sistematizada,
essa verificao acaba ficando muito
mais rpida e fcil de se fazer.
O Google Drive certamente chegou
para facilitar a vida de todos os seus
usurios com seu pacote completo
de ferramentas e aplicativos para
escritrio. E com os constantes
novos lanamentos de facilidades e
atualizaes, esse trabalho fica ainda
mais fcil, rpido e prtico, servindo
como base de atuao para muitas
pessoas e grandes empresas.
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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
COMO ORGANIZAR OS DOCUMENTOS
NO DRIVE E AUMENTAR A
PRODUTIVIDADE NA EMPRESA?

O Google Drive uma ferramenta Talvez o que voc ainda no saiba

essencial para quem pretende que possvel melhorar ainda mais
armazenar e compartilhar arquivos o uso que voc faz do Drive. Voc
de forma eficiente, sem precisar fazer pode otimizar o gerenciamento de
backups ou se preocupar em carregar seus documentos e pastas seguindo
dispositivos mveis como pendrives algumas dicas simples. Veja a seguir!
ou HDs. A facilidade de acessar e
editar seus documentos online e
at offline fundamental para
quem busca agilidade e segurana.

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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
A ORGANIZAO
DE PASTAS

Voc pode criar pastas como Atente-se para no salvar todos os arquivos
desejar. Basta clicar em Novo, aleatoriamente para no gerar confuso.
escolher a opo Pasta, nome- Crie subpastas para o caso das contas
la e salvar. Parece simples, mas com o ms e ano de referncia, por exemplo:
pode ficar ainda melhor se o JAN_2014 e assim por diante. As pastas que
ttulo atribudo a ela for claro armazenaro cpias de documentos pessoais
e especfico. Por exemplo: Se devem aparecer com o nome daquele a quem
voc deseja criar uma pasta pertencem os arquivos, como: Doc. Joo,
para arquivar comprovantes Doc. Marlia, etc.
antigos de pagamento de contas
Com essa postura, ficar mais organizado e,
e documentos pessoais, ao
consequentemente, ganhar tempo ao buscar
invs de usar um nome genrico
arquivos do seu interesse.
como Comprovantes, prefira
Comprovantes e Documentos
Pessoais ou Comprovantes e
Documentos da Famlia.

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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
CORES E MARCADORES
As cores sempre foram de grande ajuda Alm de tornar sua pgina principal
no quesito gesto e organizao. Todas do Drive bem colorida, esse processo
as pastas criadas no Drive podem receber facilita a visualizao e a busca por
cores diferentes. Essa estratgia uma documentos. Aos poucos voc ir
tima forma de categoriz-las. Uma memorizar e associar cada cor a seu
sugesto que voc atribua cores aos assunto.
setores e pastas da sua vida, da
seguinte maneira:

Azul: para todas as pastas que

contm arquivos de uso profissional; Gostou das informaes sobre o Google
Drive? Entre em contato conosco e
Verde: para aquelas que contm
tenha mais detalhes de como utilizar a
documentos financeiros e
pessoais, como contas, recibos, ferramenta na sua empresa!
extratos e planilhas;
Amarelo: para tudo que for
relacionado sua casa e famlia.
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PRINCIPAIS USOS PARA EMPRESAS
A Qi Network Google Cloud Partner
no Brasil. Somos uma das primeiras
companhias do pas a conquistar a
certificao da Google.
Prestamos servios de implementao,
migrao, suporte, treinamento e
consultoria da soluo G Suite para
empresas em todo o territrio nacional.
Nossos produtos e servios auxiliam os
negcios de nossos clientes com aumento
de produtividade, melhoria de processos,
comunicao, colaborao e mobilidade.

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