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Lee este interesante texto acerca de Funciones del asistente administrativo, escrito por
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Experto profesional
Ayuda 24/7
Si necesita a alguien que maneje sus operaciones administrativas mientras usted est fuera,
su asistente le puede r, o si tal vez le gustara la accesibilidad a los clientes internacionales
y clientes que quieren una respuesta rpida despus del horario normal, los asistentes
administrativos lo rn. Usted puede contratar a un asistente para cualquier tipo de cobertura
que necesite.
Personal de ahorros
Si usted elige un asistente administrativo virtual a distancia que trabaje como un contratista
independiente o que trabaje para una agencia de empleo, puede reducir los costos de los
empleados. No slo ahorrar al no tener que dar su espacio de oficina, tambin se ahorrar
en prestaciones laborales. Adems, estos asistentes solo trabajarn las horas que necesiten
para el cumplimiento del trabajo, sin embargo, pueden cumplir un horario laboral estricto
en el caso de que usted lo necesite.
Trabajador motivado
Debido a que usted est permitiendo que su asistente trabaje desde su casa u otro lugar
remoto, es probable que au su moral y motive a realizar un buen trabajo para que pueda
continuar con el contrato laboral. Los profesionales que eligen esta ocupacin a menudo no
aprecian tener que desplazarse a una oficina para hacer su trabajo.
Servicios especializados
Servicios personales
Tareas usuales
Siendo la atencin al cliente su principal cometido, los recepcionistas cuentan con una serie
de funciones y responsabilidades que varan dependiendo del tipo de establecimiento.
Principalmente proporcionan informacin precisa, as como la tramitacin de cualquier
solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por telfono, correo electrnico
o fax.4 En establecimientos tursticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender
prensa, excursiones, traducir documentos y elaborar guas tursticas. Asimismo, algunas
empresas complementan la formacin del recepcionista proporcionndole asistencia a
cursos de idiomas que suelen impartirse dentro del horario laboral.5 El hecho de cambiar
divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balance de la caja por cada
cambio de turno, as como llevar a cabo la recaudacin de aquellas cajas que por turno
horario se cierren. (bar, restaurante, chiringuito), etc.) Por la cortesa que ello conlleva,
suelen mantener un control de las personas que entran y salen del establecimiento,
pudiendo en cualquier momento hacer uso de cmaras de vigilancia y manejo de
radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.
Recepcionista de hotel
Las tpicas tareas administrativas que llevan a cabo consisten en manejar la base de datos,
imprimir listados y proporcionar informacin actualizada a diario o bajo requerimiento a
los jefes de cada departamento del hotel, jefe de cocina, gobernanta, jefe de bar y Matre d'.
Al mismo tiempo gestionan reservas de clientes y proporcionan al director del
establecimiento hotelero informacin contable mediante el documento de mano corriente.
Tambin suelen resolver la mayora de conflictos de los clientes, como por ejemplo, alojar
entradas inesperadas en la habitacin y categora que haban abonado en su contratacin en
la agencia de viajes o acomodarlos en otro hotel de las cercanas.
Durante su jornada, suelen atender las entradas y salidas de clientes del establecimiento en
un proceso conocido como check-in o check-out. Durante el check-in (entrada),
dependiendo de la normativa del pas, solicitan al cliente el documento de identidad o
pasaporte para registrarlo en una base de datos llamada Registro de viajeros o Ficha de
Polica, (Cardex) la cual posteriormente ser enviada a las autoridades locales a efectos de
comprobacin y localizacin de personas en posible situacin de bsqueda y captura por
delitos cometidos, bien en el pas de estancia o internacionalmente.
Por lo general, los recepcionistas de noche de hotel, suelen asistir a cursos de riesgos
laborales y de incendios que imparte la empresa, por lo que son conocedores de planes de
evacuacin y de simulacro de incendios que son llevados a cabo por los programas de
control de las autoridades.
En aquellos establecimientos con piscina abierta y cuya ley estatal no permita su uso en las
horas nocturnas, el equipo del turno de noche presta especial atencin a la piscina, cuyas
luces deben mantenerse encendidas y sin ninguna persona dentro o en los alrededores. Para
ello, suelen limitar los accesos y llevar un control de entradas y salidas de clientes con
rigurosidad. Sin embargo, algunas empresas cuya infraestructura hotelera cuenta con varios
establecimientos o complejo vacacional de turismo de masas, suelen disponer de un equipo
que incorpora a un director de noche o on duty manager, quien tambin dirige al
equipo de seguridad del complejo y atiende incidencias mayores.
Dependiendo del sistema en que operan los servicios mdicos proporcionados por un pas,
particularmente a travs de los hospitales, los recepcionistas pueden ser parte del registro de
ingreso por parte del paciente, lo que puede incluir el inicio de archivos y etiquetas, y
operaciones secretariales para el proceso de la hospitalizacin; esto significa, que puede
que haya varias recepcionistas en sus respectivas reas de trabajo para la atencin de la
entrada de personas al hospital. Y tambin puede significar que el conocimiento de la
recepcionista, en ste caso, puede ser extendido a la terminologa mdica.
Los recepcionistas de las agencias de viaje en Europa estn entrenados en el uso de la base
de datos Amadeus y en segn qu zonas, suelen hablar algn otro idioma aparte del local.
Por lo general suelen ser nativos del pas que representa la agencia de viajes.
Secretariado
De ah que los integrantes de esta fundacin lleven a cabo planes y proyectos en reas como
el empleo, la vivienda, la educacin, la inclusin social, la igualdad de trato, la juventud, la
salud, la comunicacin, la accin internacional, la igualdad de gnero o la promocin de la
cultura.
Tanto en Espaa como en Rumana tiene sedes esta entidad que lleva ms de treinta aos
trabajando por y para la etnia gitana.
Este significado todava se da en varios pases del mundo anglosajn o latinoamericano con
los cargos polticos de secretario de estado o con el significado de ministro de un
departamento importante de gobierno, como Home Secretary, Foreign Secretary y otros.
Asimismo, muchas organizaciones grandes tienen como mximo cargo administrativo o de
gestin, como secretario general.
Por otra parte, segn el tipo de organizacin para la cual trabajan, pueden o no compartir
las tareas del auxiliar administrativo, una profesin orientada a realizar actividades
bsicas de oficina. Tambin existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos de
alto nivel en las empresas.
recibir documentos;
atender llamadas telefnicas;
atender visitas;
archivar documentos;
realizar clculos elementales;
informar todo lo relativo al departamento del que depende;
estar al pendiente de la tramitacin de expedientes;
tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de
reuniones;
poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones pblicas
con los que est ms relacionada la seccin de que dependa;
asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y
los programas informticos que conllevan;
amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.
Administraciones pblicas
Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad
suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una administracin pblica o cualquier otro
lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.
Adems de las secretarias que prestan sus servicios de forma presencial, tambin existen las
que lo hacen de forma remota (en lnea) llamadas secretarias online o asistentes virtuales
(virtual assistants) y que cobran sus servicios por hora de trabajo o por proyectos.
Normalmente son profesionales ms especializadas en nuevas tecnologas, idiomas,
mercadotecnia o eventos.
Atencin al usuario
Expresa Fabiana Grillo, instructora del taller, que es importante saber dirigirse al usuario.
Esa es la imagen que vendemos. No slo quedamos nosotros bien representados ante la
persona que se acerca a obtener informacin, tambin la Institucin, ya que los servicios
que presta el Inces deben ser dados a conocer de una manera cordial y acertada, de modo
que el visitante o interesado en conocer ms sobre esta entidad no quede con interrogantes,
sino que la informacin suministrada satisfaga sus inquietudes.
La instructora asevera que debemos mostrar un trato amable y cordial con todos los
usuarios, hacerles notar que estamos para servirlos, y estamos interesados en su
satisfaccin, pero mostrando un inters genuino, que no sea forzado ni artificial, pues el
usuario suele darse cuenta de ello y puede molestarlo o incomodarlo.
Csar Velsquez, instructor del personal de vigilancia del taller, tiene como norte apoyar
con su trabajo al mejoramiento del servicio en todas las instalaciones. Es muy importante
que durante esta formacin surjan las respuestas del mismo personal. Es muy bueno que
ellos vean la lgica de los aprendizajes y que su sentido comn los conduzca a tener buena
y responsable actitud ante los pblicos con los que se interacta. Tenemos la
responsabilidad de llevar soluciones a la Presidencia del Inces, soluciones que redunden en
un servicio ms responsable y coherente.
Si bien es cierto que la necesidad de mejorar la atencin al pblico fue el detonante para
esta iniciativa, no es menos importante el convencimiento de que los participantes sienten
la responsabilidad de dar resultados con su crecimiento, dejando ver que su opinin cuenta
y vale mucho, ya que brinda ayuda e ideas de mejoramiento para un superior servicio en
calidad humana, basado en el respeto mutuo y la tolerancia al momento de estar frente a
variados temperamentos. El taller fue recibido con beneplcito por este sector laboral.