INTRODUCCIN

La hoja de Calculo Microsoft Excel es una aplicacin para la creacin de hojas de clculo,
cuyas posibilidades de trabajo, clculo y presentacin son amplios, la posibilidad de utilizar
frmulas y funciones son mayores que en las versiones anteriores de dicha aplicacin. As
como tambin permite la creacin de grficos, pueden modificarse automticamente al
momento de realizar un cambio en los datos de su hoja de clculo. Permite tambin el
trabajo con bases de datos, entre otras alternativas.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Explicar la terminologa bsica utilizada en Microsoft Excel.

Explicar el uso adecuado de las frmulas, funciones, grficas.

Definir los pasos necesarios para la manipulacin de bases de datos, en una hoja
de Excel.

Manejar grficos, macros, funciones para un mejor rendimiento de la hoja de

clculo.

1
 FUNCIONES DE BASES DE DATOS

En esta seccin se describen las 14 funciones para hojas de clculo empleadas para los
clculos de bases de datos (o listas) de Microsoft Excel. Cada una de estas funciones,
denominadas colectivamente funciones BD, usa tres argumentos: base_de_datos,
nombre_de_campo y criterios. Estos argumentos se refieren a los rangos de la hoja de
clculo empleados en la funcin para base de datos.

Base_de_datos es el rango de celdas que compone la base de datos.

En Microsoft Excel, una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas
de informacin son registros y las columnas de datos son campos. La primera fila de la
lista contiene los rtulos de cada columna. La referencia se puede introducir como un
rango de celdas o como un nombre que represente el rango que contiene la lista.

En todas las funciones para bases de datos, si la referencia de base de datos

corresponde a una celda dentro de una tabla dinmica, el clculo se realiza
nicamente con los datos de esa tabla dinmica.

Si desea calcular subtotales en la lista, use el comando Subtotales en la men

Datos para insertar los subtotales.

Nombre_de_campo indica la columna en que se utiliza la funcin.

Las columnas de datos en la lista deben tener un rtulo identificativo en la primera fila.
Nombre_de_campo puede ser una cadena de texto con el rtulo de columna encerrado
entre dobles comillas, como por ejemplo "Edad" o "Rendimiento" en el ejemplo siguiente o
como un nmero que representa la posicin de la columna en la lista: 1 para la primera
columna (rbol en el ejemplo siguiente), 2 para la segunda (Alto) y as sucesivamente.

Criterios: es una referencia a un rango de celdas que especifica condiciones de una

funcin.

La funcin devuelve informacin de la lista que concuerda las condiciones especificadas en

el rango de criterios. El rango de criterios incluye una copia del rtulo de la columna en la
lista de la columna que desea que la funcin resuma. La referencia del argumento criterios
puede introducirse como un rango de celdas, tal como A9:F10 en la tabla de base de datos
que se muestra a continuacin, o como un nombre asignado a un rango, como por ejemplo
"Criterio."

SUGERENCIAS
Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo
menos un nombre de campo y por lo menos una celda debajo del nombre de campo para
especificar un valor de comparacin de criterios.

Ejemplos:
En la siguiente ilustracin se muestra una base de datos de un huerto. Cada registro
contiene informacin acerca de un rbol. El rango A4:E10 se denomina Base de Datos y el
rango A1:F3 Criterios.

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 A B C D E F
1 rbol Alto Alto Ganancia Beneficio Edad
Manzano >=10 <=16
2
3 Peral
4 rbol Alto Edad Ganancia Beneficio
5 Manzano 18 20 14 105
6 Peral 12 12 10 96
7 Cerezo 13 14 9 105
8 Manzano 14 15 10 75
9 Peral 9 8 8 76,8
10 Manzano 8 9 6 45

BDCONTAR(Base_de_datos;B4;A1:F2) es igual a 1. Esta funcin examina los registros

de manzanos cuyo alto vara entre 10 y 16 metros.

BDCONTARA(Base_de_datos;D4;A1:C2) es igual a 1. Esta funcin examina los

registros de manzanos cuyo Ganancia vara entre 10 y 16 metros.

BDMAX(Base_de_datos;E4;A1:A3) es igual a 105 $, el beneficio mximo de manzanos

y perales.

BDMIN(Base_de_datos; E4;A1:B2) es igual a 75 $, el beneficio mnimo de manzanos

con un alto superior a 10 metros.

BDSUMA(Base_de_datos; E4 ;A1:A2) es igual a 225 $, el beneficio total de manzanos.

BDSUMA(Base_de_datos;"Ganancia";A1:C2) es igual a 10 $; la ganancia total de

manzanos con un alto entre 10 y 16.

BDPRODUCTO(Base_de_datos;E4; A1:C2) es igual a 75, el producto del BENEFICIO de

los manzanos con un alto entre 10 y 16.

BDPROMEDIO(Base_de_datos; D4;A1:B2) es igual a 12, el promedio de la ganancia de

manzanos con un alto de ms de 10 metros.

BDPROMEDIO(Base_de_datos;3;Base_de_datos) es igual a 13, la edad media de

todos los rboles en la base de datos.

BDDESVEST(Base_de_datos;"ganancia";A1:A3) es igual a 2,97; la desviacin

estndar estimada en la ganancia de manzanos y perales si los datos de la base de datos
son nicamente una muestra de la poblacin total del huerto.

BDDESVESTP(Base_de_datos;"ganancia";A1:A3) es igual a 2,65; la desviacin

estndar verdadera en la ganancia de manzanos y perales si los datos de la base de datos
representan el conjunto de la poblacin.

3
BDVAR(Base_de_datos;"ganancia";A1:A3) es igual a 8,8; la varianza estimada en la
ganancia de manzanos y perales si los datos de la base de datos slo representan una
muestra de la poblacin total del huerto.
BDVARP(Base_de_datos;"ganancia";A1:A3) es igual a 7,04; la varianza real en la
ganancia de manzanos y perales si los datos de la base de datos representan el conjunto
de la poblacin del huerto.

BDEXTRAER(base_de_datos;D4;B1:B2) devuelve el valor de error #NUM! porque ms

de un registro cumple con los criterios.

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 FUNCIONES ANIDADAS DENTRO DE FUNCIONES

En algunos casos, puede que tenga que utilizar una funcin como uno de los argumentos
de otra funcin. Por ejemplo, la frmula en la Figura 1 utiliza una funcin PROMEDIO
anidada y compara el resultado con el valor 50.

Figura 1

Devoluciones vlidas Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber
devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el
argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver
VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error
#VALOR!

Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete
niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A,
la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la
funcin SUMA de la Figura 1 son ambas funciones de segundo nivel porque son
argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO ser
una funcin de tercer nivel, etc.

Anidar funciones Se puede utilizar la Paleta de frmulas para anidar funciones como
argumentos. Por ejemplo, en la Figura 2, se puede anidar la funcin SUMA en la funcin SI
haciendo clic en el cuadro de edicin Valor_si_verdadero, haciendo clic en la flecha
abajo del cuadro Funciones de la barra de frmulas y, finalmente, haciendo clic en SUMA.

Figura 2

Para cambiar de una funcin a otra en la Paleta de frmulas, haga clic en el nombre de la
funcin en la barra de frmulas. Por ejemplo, para cambiar el rango de la funcin
PROMEDIO de la Figura 2, haga clic en PROMEDIO en la barra de frmulas. Obtenga
informacin sobre utilizar la Paleta de frmulas para introducir y modificar frmulas.

5
 MANIPULACIN DE BASE DE DATOS

INTRODUCCIN BASE DE DATOS

Un dato es una representacin simblica (numrica, alfabtica, etc.), de un atributo o

caracterstica de una entidad. El dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero
convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realizacin de clculos o
toma de decisiones. Es de empleo muy comn en el mbito informtico.

En programacin un dato es la expresin general que describe las caractersticas de las

entidades sobre las cuales opera un algoritmo.

CONCEPTO DE BASE DE DATOS

Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin estructurada y

almacenada independientemente de su utilizacin e implementacin.

La informacin se almacena en tablas, las que a su vez, estn compuestas por un conjunto
de registros y un registro est compuesto por un conjunto de campos. Las relaciones
entre las diferentes tablas constituyen el modelo de la base de datos.

Para administrar la informacin almacenada en la base de datos se necesitan de los

denominados motores de base de datos, por ejemplo: Oracle, SQL, Informix, etc.

Un ejemplo claro de lo que es una base de datos, lo constituye la agenda de una empresa,
en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, direccin, telfono, etc.), referentes a
cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar sta informacin se
necesitara crear la base de datos "Agenda".

A menudo se confunde la idea de una base de datos con la idea de tabla. Una tabla es una
estructura de filas y columnas que alberga informacin o datos de una determinada
naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos (cdigo, nombre, direccin,
actividad...) de los 555 clientes, por ejemplo, de una empresa; sera en ste caso la tabla
de clientes. En cada fila tendramos todos los datos de cada cliente, tendramos lo que en
trminos de bases de datos se denomina un registro: Antes se llamaba ficha. En cada
columna tendramos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los
nombres, todas las actividades...) a esto se le llama campo, y en cada campo de cada
registro se alberga un dato.

Sin embargo, una base de datos (toda la informacin y elementos de gestin de esa
informacin referida a un mismo tema) puede contener varias tablas (clientes,
proveedores, artculos, familias, descuentos) as como otros elementos que permiten
trabajar cmodamente con dichos datos de las tablas. En Access, a esos otros elementos

6
se les denomina consultas, formularios, informes, mdulos, macros... Por lo tanto, dentro
de una base de datos, pueden existir elementos de diferentes naturalezas.

DESIGNAR ENTRADAS DE CELDA VLIDAS

1. Seleccione las celdas que desee validar.

2. En el men Datos, haga clic en Validacin y elija la ficha Configuracin.

3. Especifique el tipo de validacin que desee:

7
PERMITIR VALORES DE UNA LISTA

1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.

2. Haga clic en el cuadro Fuente y a continuacin haga lo siguiente:

Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por
punto y como. (segn su configuracin regional)

Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el

signo igual (=) seguido del nombre del rango.
Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja
de clculo y presione ENTRAR.

3. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin

Celda con lista desplegable.

Permitir Nmeros dentro de los Limites:

a) En el cuadro Permitir, haga clic en Nmero entero o
Decimal.
b) En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que
desee. Por ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, haga clic en
entre.
c) Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee
permitir.

Permitir Fechas y Horas dentro de un Periodo Concreto:

a) En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.
b) En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que desee.
Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un da determinado, haga
clic en mayor que.
c) Escriba la fecha o la hora inicial, final o especfica que desee
permitir.

Permitir Texto de una Longitud Especifica:

a) En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.
b) En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que desee.
Por ejemplo, para permitir un nmero mximo de caracteres, haga clic en
menor o igual que.
c) Escriba la longitud mxima, mnima o especfica que desee permitir.

Calcular qu se Permite segn el Contenido de Otra Celda

a) En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos deseado.

8
 b) En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que desee.
c) En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga
clic en la celda que desee utilizar para especificar qu se permite. Por ejemplo,
si desea permitir entradas para una cuenta slo si el resultado no superar el
presupuesto, haga clic en Decimal para Permitir, haga clic en menor o igual
que para Datos y, en el cuadro Mximo, haga clic en la celda que contenga
la cantidad presupuestada.

Utilizar una Frmula para Calcular lo que se Permite

a) En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.
b) En el cuadro Frmula, introduzca una frmula que calcule un valor lgico
(VERDADERO para las entradas vlidas o FALSO para las no vlidas). Por
ejemplo, si desea permitir el valor de la celda de la cuenta de la comida
campestre slo si no se ha presupuestado nada para la cuenta discrecional
(celda D6) y si el presupuesto total (D20) tambin es menor que los 40.000
dlares asignados, podra escribir la frmula personalizada
=Y(D6=0,D20<40000).
c) Especifique si la celda se puede dejar en blanco:
d) Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de
verificacin Omitir blancos.
e) Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la
casilla de verificacin Omitir blancos.

Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre

definido y existe una celda en blanco en el rango, la configuracin de la casilla de
verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo
mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas
de validacin: si una celda est en blanco, la configuracin de la casilla de
verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

4. Para mostrar un mensaje de introduccin opcional cuando se haga clic en la celda,

haga clic en la ficha Mensaje de entrada, asegrese de que est activada la casilla
de verificacin Mostrar mensaje al seleccionar la celda y escriba el ttulo y el
texto del mensaje.

5. Especifique cmo desea que Microsoft Excel responda cuando se introduzcan datos
no vlidos:
Cmo?

9
 6. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla
de verificacin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos.

7. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para evitar la introduccin de datos no vlidos, haga clic en Lmite.
Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la introduccin de
datos no vlidos, haga clic en Advertencia.
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la introduccin de
datos no vlidos, haga clic en Informacin.

8. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).

Nota Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser
"Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede introducir
ciertos valores en esta celda.", lo que expresa cierta ambigedad.

10
 LAS LISTAS DE DATOS

INTRODUCCIN

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la

primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las
dems filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de
hecho tambin se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada,
por tanto podremos componer como mximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las listas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.

Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

Ordenar la lista.
Filtrar el contenido de la lista por algn criterio.
Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.

Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como
tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por
un borde, el men Datos tiene un submen para listas y tenemos una barra de
herramientas Lista con las operaciones ms comunes.

A partir de ahora nos referiremos a este tipo de listas

CREAR UNA LISTA

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.

Seleccionar del men Datos -- Lista, la opcin Crear lista.

Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear lista.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer
ahora.

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 Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras
(recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene
encabezados.
Al final hacer clic en Aceptar.

Se cerrar el cuadro de dilogo, se abrir

la barra de herramientas Lista con las
funciones ms comunes de las listas, y
aparecern las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo

El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista. Podemos
observar:

La primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen

como unas listas desplegables tiles para el Autofiltro como veremos ms
adelante.

La fila con el asterisco (tambin denominada fila de insercin) sirve

para aadir ms registros.

La ltima fila Total permite visualizar resmenes de las columnas.

Esta fila se puede visualizar o esconder como veremos ms adelante.

Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasar a estar inactiva (seguir
rodeada por un borde azul ms fino y no se mostrar la fila de insercin ni las listas
desplegables de Autofiltro).

Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de mens con la opcin Datos -- Lista --
Ocultar el borde de las listas inactiva

MODIFICAR LOS DATOS DE UNA LISTA

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los
nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta
segunda opcin viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.

Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con informacin de nuestros amig@s.

Un formulario de datos es un cuadro de dilogo que permite al usuario escribir o

mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

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Para abrir el formulario de datos, tenemos que posionarnos en la lista para que est
activa, y seleccionar del men Datos, la opcin Formulario... nos aparece un formulario
con los campos de la primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la
informacin, ms una lista de botones en la parte derecha del formulario para interactuar
con l.

Disponemos de siguientes botones:

Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.

Eliminar: Eliminar el registro que est activo.

Restaurar: Deshace los cambios efectuados.

Buscar anterior: Se desplaza al registro

anterior.

Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente

registro.

Criterios: Sirve para aplicar un filtro de

bsqueda.

Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro,
luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos
utilizar las teclas de tabulacin), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los
cambios hacemos clic en el botn Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos
la tecla Intro.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botn Nuevo, Excel se posicionar en
un registro vaco, slo nos quedar rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o
cancelar respectivamente. Despus de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en
blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer
clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en l podemos utilizar los botones Buscar

anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un
criterio de bsqueda. Pulsamos en el botn Criterios con lo cual pasamos al formulario
para introducir el criterio de bsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de
la columna de botones aparece la palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos
Ana en Nombre y pulsamos el botn Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de
datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.

ORDENAR UNA LISTA DE DATOS

13
A la hora de ordenar una lista, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por
un nico campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenacin simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer
apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, despus podemos
acceder al men Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenacin o
bien pulsar sobre uno de los botones de la barra de herramientas para que la
ordenacin sea ascendente o descendente respectivamente.

Para ordenar la lista por ms de un criterio de ordenacin, por ejemplo ordenar la lista
por el primer apellido ms la fecha de nacimiento desplegamos el men Datos y
pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de dilogo Ordenar donde podemos
seleccionar hasta tres campos distintos de ordenacin y el orden que queremos para cada
uno de ellos.

En la parte inferior izquierda tenemos un botn Opciones..., este botn sirve para abrir
el cuadro Opciones de ordenacin dnde podremos especificar ms opciones en el
criterio de la ordenacin.

Normalmente Excel ordena los datos numrica o alfabticamente, pero pueden existir
ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o das de la semana.

Dentro del cuadro Opciones de ordenacin existe esa

posibilidad, desplegando el cuadro combinado Primer criterio
de ordenacin: podemos escoger qu tipo de ordenacin
queremos.

Por defecto est seleccionada Normal (que es la

correspondiente a orden numrico y alfanumrico).

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FILTRAR EL CONTENIDO DE LA LISTA

Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la lista,
seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

Utilizando el Autofiltro.
Utilizando filtros avanzados.

1. UTILIZAR EL AUTOFILTRO

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (si por algn motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer
con el men Datos -- Filtro --Autofiltro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.

Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan
moreno en el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista. Para indicarnos
que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Todas),

reaparecern todos los registros de la lista.

2. UTILIZAR FILTROS AVANZADOS

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el
cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo,
unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, acceder al men Datos - Filtro - Filtro
Avanzado....

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 Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de
la lista a los que queremos aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde

se encuentran los criterios de filtrado (la zona de
criterios).

Tambin podemos optar por guardar el resultado del

filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a
otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar
a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del
filtrado.

Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con
exactemente los mismos valores) desaparecern.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro -
Mostrar todo.

16
 ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS

El administrador de escenarios es una herramienta de anlisis que permite evaluar

distintas estrategias para comparar y ajustar distintos enfoques. Por escenario se
entiende un conjunto de valores que se utilizan para prever los resultados de un modelo
de hoja de clculo.

Los escenarios son tiles si se trabaja con variables inciertas. Por ejemplo, si se
desea crear un presupuesto pero no est seguro de los ingresos y gastos, podr definir
distintos valores (escenarios) para los ingresos y gastos y, al cambiar entre escenarios,
podr realizar un anlisis Qu pasara s?.

El administrador de escenarios permite sustituir uno o ms valores (Celdas

cambiantes, de ellas dependen las frmulas clave) por otros diferentes y comprobar como
stos afectan a los datos de la hoja con los que tienen relacin.

CREAR ESCENARIOS

Para ver el funcionamiento de esta opcin realizaremos una nueva prctica:

a) Cree la siguiente hoja de clculo y utilice la frmula =B1+B1*B2 para calcular

el Precio final.

A continuacin, crearemos tres escenarios llamados Mnimo, Medio y Mximo

que cambiarn el Margen de beneficios con los valores 10% , 50% y 90%
respectivamente.

1. Desplace el cursor a la ceda B2 y seleccione el men Herramientas -

Escenarios. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

17
3. Pulse el botn Agregar para crear el primer
escenario. En su pantalla aparecer otro nuevo cuadro de dilogo llamado
Modificar escenario.

4. Como nombre del escenario introducimos Mnimo. En el

cuadro Celdas cambiantes tenemos que introducir la referencia de la celda o
celdas que deseamos cambiar. En Comentarios aparece el nombre del usuario y
la fecha de creacin del escenario.

5. Pulse el botn Aceptar. Aparecer un nuevo cuadro de

dilogo mostrando el valor actual de la celda cambiante y preguntando qu nuevo
valor se desea introducir en la misma.

Cuando introduzca un valor podr pulsar el botn Agregar para continuar creando
otros escenarios o bien pulsar el botn Aceptar par terminar y regresar al cuadro
de dilogo Administrador de escenarios.

6. Teclee 10% y pulse el botn Agregar para crear otro

escenario.

18
 7. Teclee Medio como Nombre del escenario y pulse
el botn Aceptar.

8. Introduzca el valor 50% y pulse el botn Agregar para

crear el ltimo escenario.

9. Teclee Mximo como Nombre del

escenario y pulse el botn

10. Aceptar.

11. Introduzca el valor 90% y pulse el botn

Aceptar para terminar y regresar al
cuadro de dilogo Administrador de
escenarios.

12. Pulse el botn Cerrar para finalizar

la creacin de los escenarios.

MOSTRAR ESCENARIOS

Para mostrar los escenarios y ver sus resultados, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el men Herramientas - Escenarios.

2. Elija un escenario de la lista y pulse el botn Mostrar.

MODIFICAR ESCENARIOS

Si deseamos modificar algn escenario tenemos que realizar los siguientes pasos:

1. Seleccione el escenario Mximo por ejemplo.

2. Pulse el botn Modificar. A continuacin aparecer el

cuadro de dilogo Modificar escenario.
En esta pantalla podemos modificar el nombre del escenario, la celda cambiante
o el comentario, pero si nuestra intencin es cambiar el valor del escenario tenemos
que pulsar el botn Aceptar.

3. Teclee 100%.

4. Pulse el botn Aceptar para finalizar el cambio.

19
ELIMINAR ESCENARIOS

Para eliminar escenarios que no se necesiten, efecte los siguientes pasos:

1. Elija el escenario Mnimo por ejemplo.

2. Pulse el botn Eliminar.

CREAR UN INFORME DE RESUMEN DE ESCENARIO

La ltima opcin que posee el cuadro de dilogo Administrador de escenarios

llamada Resumen, permite crear una hoja de resumen para mostrar los distintos
escenarios definidos.

1. Seleccione el men Herramientas - Escenarios.

2. Pulse el botn Resumen. Aparecer el cuadro

de dilogo Resumen del escenario.

En primer lugar tenemos que seleccionar el tipo de informe:

Resumen. Este tipo de informe se utiliza cuando hay varios escenarios

creados por un solo usuario.
Tabla dinmica. Utilice este tipo de informe cuando hay varios
escenarios creados por ms de un usuario.
Celdas resultantes. Se debe introducir las referencias de las celdas que
dependen del valor de entrada de los escenarios. Estas celdas tienen que
contener una frmula que est relacionada con las celdas de los
escenarios.

3. Seleccione el tipo de informe Resumen.

4. Observe que en el cuadro Celdas resultantes se

indique la celda B4, en caso contrario modifquelo.

5. Pulse el botn Aceptar.

A continuacin Excel crea una nueva hoja en nuestro libro de trabajo denominada
Resumen de escenario que muestra los distintos escenarios definidos.

20
21
 ESTRATEGIAS ALTERNATIVAS (BSQUEDA DE OBJETIVOS)

En ocasiones tenemos necesidad de buscar un valor de una celda especfica de la

que depende una frmula, con el fin de obtener un resultado concreto.

Para ello Excel dispone de una opcin en el men Herramientas llamada Buscar
objetivo, con la que es posible ir variando el valor de una celda de entrada especfica
hasta que una frmula dependiente de dicha celda consiga el resultado deseado.

Para ver mejor el funcionamiento de esta opcin vamos a realizar una prctica con el
siguiente supuesto:

Imaginemos que el presupuesto Total para la compra de libros informticos es

de 700.000 a un Precio por libro de 21.000 El problema es Qu Cantidad de libros
podemos comprar?

Realice los siguientes pasos:

1. Cree la siguiente hoja de clculo y utilice la frmula =B3*B4 en la celda B5

2. Desplace el cursor a B5, celda donde se desea Buscar objetivo.

3. Seleccione el men Herramientas y elija la opcin Buscar objetivo.

Al activar este men aparece un cuadro de dilogo con las siguientes opciones:

Definir la celda: Es la referencia de

la celda que contiene la frmula con
relacin a la celda cambiante para
buscar una solucin.
Con el valor: Permite escribir el valor
deseado para la celda anterior.
Para cambiar la celda. Se debe
indicar la referencia de la celda que
contiene el valor que se desea ajustar.

En nuestra prctica la celda cambiante es B4 (Cantidad) y la celda a definir con el

valor es B5 (Total).

22
 4. En el cuadro de texto Definir la celda teclee o seleccione B5.

5. Pulse la tecla Tabulador o haga clic en el siguiente cuadro de texto.

6. Teclee 15.000 en el cuadro de texto Con el valor.

7. Pulse de nuevo la tecla tabulador.

8. Seleccione o teclee la celda B4 en el cuadro de texto Para cambiar la

celda.

9. Pulse el botn Aceptar.

Excel resuelve el problema, apareciendo en pantalla un cuadro de dilogo llamado

Estado de la bsqueda de objetivo.

En algunos casos puede ocurrir que no exista una solucin posible al problema
planteado.

10. Pulse el botn Aceptar con lo que finalizaremos la

bsqueda de

23
 ESQUEMAS Y VISTAS

INTRODUCCION

Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

As pues, un esquema puede ser perfectamente un ndice de un libro, donde vemos todos
los puntos tratados en el libro, tambin podemos ver como ejemplo de esquema el ndice
de este curso, el cual contiene los puntos ms importantes que se tratan en l y adems
est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto, vamos
desplegando el esquema de los puntos contenidos en el tema.

Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema.
Los datos apropiados para crear un esquema deben tener una jerarqua o disponer
de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las
precipitaciones ocurridas a lo largo del ao en toda Espaa con las precipitaciones
mensuales de todas las provincias, estos datos son buenos candidatos a formar un
esquema. Pero si nicamente tenemos datos sobre los gastos efectuados en una
compra, con una estructura compuesta por Producto --- Precio, no disponemos de
niveles suficientes para hacer un esquema.

En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema

sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato

adecuado como veremos ms adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel2003: Manual y Automtica.

SMBOLOS DEL ESQUEMA

Los smbolos del esquema se pueden mostrar en cualquier hoja de clculo que contenga un
esquema. Los smbolos del esquema se usan para cambiar el aspecto del mismo. Estos
incluyen los smbolos mostrar detalle y ocultar detalle, los smbolos de nivel de esquema y
las barras de nivel de esquema.

Para mostrar u ocultar los smbolos de esquema elija Opciones en el men Herramientas.
Elija la ficha Ver y luego elija o elimine la casilla de verificacin "Smbolos del esquema".
Tambin puede hacer clic en el botn "Mostrar smbolos del esquema" en la categora
Utilidades.

Este Smbolo Hace esto

Smbolo mostrar detalle. Muestra filas o columnas de detalle ocultas. Este

smbolo marca una fila o una columna titular con
filas o columnas de detalle adyecentes, que estn

24
 ocultas.
Smbolo ocultar detalle Oculta las filas o las columnas marcadas con las
barras de nivel de filas o de columnas.
Barra de nivel Oculta las filas o las columnas de detalle.
de fila o de columna
Nmero de nivel de Muestra niveles especficos de datos en un
fila o de columna esquema.

Los smbolos de fila y columna indican la cantidad de niveles de fila y columna en un

esquema. Haga clic en estos smbolos para presentar los niveles especficos de datos en un
esquema.

Las barras de nivel de fila y columna indica que se muestran filas y columnas de detalles.
Haga clic en el smbolo ocultar detalle o haga clic en cualquier parte de la barra de nivel
para ocultar las filas o las columnas de detalle.

CREACIN AUTOMTICA DE ESQUEMAS

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que
tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.

Existen unos requisitos previos para que Excel2003 pueda crear automticamente el
esquema:

Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca
entremezclados.

Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.

Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos

obligados a definir el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

25
Podemos ver que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B20, C20,
D20 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se
encuentran. En las celdas B21, C21, D21 y E21 son los totales de los subtotales.

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que
se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los
subtotales de cada trimestre (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y accedemos al men Datos - Agrupar
y esquema y seleccionamos la opcin Autoesquema.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:

26
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de
las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.

Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos
niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

1. La tabla desplegada por completo

2. y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles:

1. La tabla desplegada completamente

2. Por autonomas
3. y solo por Espaa.

Para comprimir y expandir el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y +
de cada nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer
trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada
autonoma, el esquema se nos quedara como podemos ver en la imagen.

CREACIN MANUAL DE ESQUEMAS

Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas

dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.

Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros de las filas)
o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las cuales vayamos a crear un
grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas que contengan frmulas de sumario.

Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Datos - Agrupar y esquema y
seleccionamos Agrupar.

Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y desagrupar.

Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos

Alt+Shift+Flecha derecha.

27
 Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos
Alt+Shift+Flecha izquierda.
BORRAR Y OCULTAR UN ESQUEMA

Borrar un Esquema. Para borrar un esquema debemos acceder al men Datos -

Agrupar y esquema y seleccionar la opcin Borrar esquema. Antes de eliminar
un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos, pues
una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues si no
estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.

Ocultar un Esquema. Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos
ayudan a expandir/contraer un esquema, pero el esquema sigue estando activo,
para ocultar un esquema basta con presionar las teclas Ctrl+8 y
automticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a mostrar
volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8.

VER UNA HOJA EN VARIAS VENTANAS

Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos
ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una
pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo
tener que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro.

Vamos a ver las distintas opciones que Excel2003 nos ofrece para minimizar el problema y
as trabajar de una manera ms cmoda con los datos introducidos.

Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin
de ver la misma hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder al men Ventana -
Nueva ventana, si la ventana que tenamos estaba maximizada no nos daremos cuenta
de que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de ttulo
podemos ver que ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2"
indicando que es la segunda ventana del mismo documento.

Para ver las dos ventanas al mismo tiempo accedemos a Ventana - Organizar... y
seleccionamos Vertical u Horizontal dependiendo de como estn situados los datos en la
hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.

28
DIVIDIR UNA HOJA EN PANELES

Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles.

Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la

opcin de dividir la hoja en 2 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles podemos seleccionar en el men Ventana - Dividir y

automticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales
podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto.

29
Otra opcin para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las
barras de divisin:

Tenemos dos disponibles:

La barra de divisin horizontal que aparece en la barra de

desplazamiento vertical arriba del todo. Al situar el puntero del ratn sobre la
lnea negra que est encima de la flecha de desplazamiente el puntero del ratn
toma el aspecto , indicando el desplazamiento hacia arriba y hacia abajo.

La barra de divisin vertical que aparece en la barra de desplazamiento

horizontal a la derecha del todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea
negra vertical que est a la derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del
ratn adopta la forma , indicando el desplazamiento de la barra hacia la derecha y
hacia la izquierda.

INMOVILIZAR PANELES

Podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles. Si lo que nos interesa es dejar
inmviles las cabeceras de los datos y as desplazarnos unicamente sobre los datos
teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos utilizar la opcin de
inmovilizar los paneles.

Para realizar esto, es muy similar a lo que acabamos de ver, si los datos los tenemos en
situacin horizontal, desplazaremos la barra de divisin vertical hasta la columna donde
tengamos las cabeceras y seguidamente pulsaremos sobre el men Ventana -
Inmovilizar paneles. Esto har que los paneles que tengamos a la izquierda se queden
fijos y cuando nos desplacemos con la barra de desplazamiento horizontal, slo se muevan
los datos de los paneles de la derecha.

De la misma manera podemos hacer lo mismo si tuvieramos los datos en situacin vertical,
desplazaremos la barra de divisin horizontal hasta la fila de la cabecera y posteriormente
seleccionamos del men Ventana - Inmovilizar paneles.

Para desactivar la inmovilizacin de los paneles seleccionamos del men Ventana -

Movilizar paneles.

30
 SUBTOTALES

FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBTOTALES AUTOMTICOS

La insercin de subtotales automticos es una manera rpida de resumir datos en una lista
o en una base de datos de Microsoft Excel. No es necesario introducir frmulas en la hoja
de clculo para usar los subtotales automticos. Al usar los grupos de datos elegidos,
Microsoft Excel automticamente calcula los valores del subtotal y del total general, inserta
y rotula las filas de totales, y esquematiza la lista.

Con los smbolos del esquema, puede ocultar los datos detallados para mostrar el resumen
de datos solamente.

Una vez que muestre el nivel deseado del resumen de datos, puede darle formato e
imprimirlo rpidamente (o crear un grfico) para presentar un informe.

CALCULAR LOS VALORES DE SUBTOTALES Y DEL TOTAL GENERAL

Microsoft Excel calcula los valores de los subtotales usando una funcin de resumen
elegida por el usuario, tal como SUMA o PROMEDIO. Pueden mostrarse subtotales para ms
de una clase de clculos a la vez.

Los valores de los totales generales siempre se derivan de los datos detallados originales,
no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la funcin de resumen PROMEDIO, la fila
Total general muestra un promedio de todos los datos detallados en la lista, no el promedio
de los valores de subtotales. Los valores para el Total general se calculan utilizando la
misma funcin de resumen elegida para los subtotales.

Los valores de subtotales y del total general se vuelven a calcular automticamente cuando
edita las filas de detalle. Microsoft Excel mostrar automticamente filas ocultas cuando
inserte subtotales automticos, a no ser que filtre primero la lista con el comando Filtros
del men Datos.

31
TOTALES AVANZADOS

Microsoft Excel proporciona dos caractersticas avanzadas para el resumen de datos:

Las funciones de base de datos y las funciones matemticas seleccionada;

permiten calcular el total de filas o de celdas que satisfagan el criterio
especificado. Debido a que las funciones se usan en frmulas, stas se pueden
colocar en cualquier lugar de la hoja de clculo.

Las tablas dinmicas permiten crear tablas de resumen interactivas a partir de

la lista.

MOSTRAR SUBTOTALES AUTOMTICOS EN UNA LISTA

Para usar subtotales automticos, los datos deben estar organizados en columnas
rotuladas. Por ejemplo, una lista de registros de ventas puede incluir una columna
Vendedor, que contiene nombres; una columna Tipo que contiene categoras de
mercadera, y una columna rotulada Ventas, que contiene impuestos. Cuando use el
comando Subtotales, elija:

Los elementos para los que desea subtotales, por ejemplo cada vendedor en la
columna Vendedores.

Los valores de los elementos que han de resumirse, tales corno Ventas.

La funcin de resumen (por ejemplo SUMA o PROMEDlO) que usar con los
valores.

Nota: Cuando se insertan subtotales automticos, Microsoft Excel esquematiza la lista.

Como las filas pueden ocultarse utilizando los smbolos del esquema, cualquier dato que
se encuentre a la izquierda o a la derecha de la lista puede quedar oculto. Si desea que
estos datos permanezcan visibles en todo momento, colquelos encima o debajo de la
lista. Para obtener mejores resultados, deje siempre por lo menos una fila o una columna
en blanco entre 1 a lista y los dems datos de la hoja de clculo.

PREPARAR UNA LISTA PARA LOS SUBTOTALES AUTOMTICOS

Antes de insertar subtotales automticos, agrupe las filas de los elementos cuyo subtotal
va a calcular. Una manera fcil de hacerlo es ordenando la lista con el comando Ordenar
del men Datos, o con los botones respectivos de ordenamiento. La clave de xito en los
subtotales es que el criterio de Ordenamiento sea el mismo que el de Subtotales.

MOSTRAR FILAS DE SUBTOTALES

Una vez organizada la lista, los subtotales automticos aparecen cuando elige una sola
celda de la lista y el comando Subtotales del men Datos. Microsoft Excel usa los rtulos

32
de las columnas para ayudarle a identificar los elementos que desea agrupar y los valores
que desea resumir.

Elegir elementos para hacer subtotales: Cuando elige por primera vez el comando
Subtotales del men Datos, el cuadro "Para cada cambio en" muestra automticamente
el rtulo de la columna del margen izquierdo. Puede elegir esa columna o el rtulo de
cualquier otra columna de la lista. Cuando elige el botn "Aceptar", Microsoft Excel inserta
una fila de subtotales para cada grupo de elementos idnticos en la columna seleccionada.
La prxima vez que elija el comando Subtotales con esa lista, el cuadro "Para cada cambio
en" muestra el rtulo de la ltima columna seleccionada.

Elegir una funcin de resumen: La primera vez que se usa el comando Subtotales en
una lista, Microsoft Excel sugiere una funcin de resumen basada en la clase de datos de la
columna seleccionada en el cuadro "Agregar subtotal a".

Si la columna contiene nmeros, Microsoft Excel propone usar la funcin SUMA

para totalizar los datos.
Si la columna contiene texto, por ejemplo "Departamento 101" o "Sur",
Microsoft Excel propone usar la funcin CUENTA para proporcionar la cantidad de
elementos.

Para elegir un clculo diferente como PROMEDIO, seleccione otra funcin de resumen en el
cuadro "Usar funcin" del cuadro de dilogo Subtotales.

Elegir valores por resumir: La primera vez que emplea el comando Subtotales, el
cuadro "Agregar subtotal a" muestra el rtulo de la columna del margen derecho. Elija esa
columna o el rtulo de cualquier otra columna de la lista. La prxima vez que utilice el
comando Subtotales, Microsoft Excel mostrar el rtulo de la ltima columna
seleccionada.

Mostrar filas de subtotales sobre los datos detallados: Si desea que las filas de los
subtotales aparezcan encima de los datos detallados asociados, y que la fila del Total
general aparezca al comienzo de la lista, desactive la casilla de verificacin "Resumen
debajo de los datos del cuadro de dilogo Subtotales. Esto es til si la lista es larga, para

33
evitarle la necesidad de desplazarse hasta el final de la misma para ver los datos del total
general.

Mostrar subtotales anidados: Es posible insertar subtotales de grupos menores dentro

de grupos de subtotales existentes. Por ejemplo, puede insertar subtotales para cada tipo
de producto en una lista que ya tiene subtotales para cada vendedor.

SUGERENCIAS PARA ORDENAR, FILTRAR, VINCULAR Y ESQUEMATIZAR

Si desea definir un orden personalizado, elija Opciones en el men Herramientas

y despus seleccione la ficha Listas.

Si define el nombre "Ttulo_hoja" en la hoja de soporte, la celda a la que se

refiere se usar para dar nombre a los datos del rango consolidado.

Puede seleccionar secciones de un esquema manteniendo presionada la tecla

MAYSCULAS mientras hace clic en el smbolo de ocultar detalle o mostrar
detalle.

Los comandos siguientes son vlidos para toda la lista que contiene la celda
seleccionada: Ordenar, Filtrar, Subtotales (men Datos) o Autoformato (men
Formato).

Si con frecuencia oculta o muestra filas y columnas para los datos de manera
distinta, use un esquema para ocultar o mostrar niveles de detalle. Seleccione
Agrupar y esquema en el men Datos.

Para filtrar una lista y mostrar subconjuntos importantes de datos, seleccione

una celda en la lista, elija Filtro en el men Datos y despus elija Filtro
automtico.

Puede ordenar datos basados en un orden personalizado definido por el usuario.

Para definir uno, elija Opciones en el men Herramientas y despus seleccione la
ficha "Listas personalizadas".

Puede realizar ordenaciones que tomen en cuenta las maysculas. Elija el botn
"Opciones" en el cuadro de dilogo Ordenar (men Datos) y despus la opcin
"Coincidir maysculas/minsculas".

Puede combinar datos de distintas hojas en una hoja de clculo en la que los
datos tengan los mismos nombres o se coloquen en forma idntica. Use el
comando Consolidar en el men Datos.

Para insertar automticamente subtotales en una lista, seleccione cualquier

celda de la lista y despus elija Subtotales en el men Datos.

Como mtodo abreviado para ordenar la lista que contiene las celdas
seleccionadas en orden ascendente, haga clic en el botn "Orden ascendente".

34
 TABLAS DINAMICA

CREAR UNA TABLA DINAMICA

Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios

criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la
interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes
totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los
datos origen, etc...

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo ms parecido a una consulta de

referencias cruzadas, pero con ms interactividad.

Veamos cmo podemos crear una tabla dinmica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y
grficos dinmicos.

Supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacen con el
nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el
importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinmica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artculo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al men Datos - Informe de tablas y grficos

dinmicos.

Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas
dinmicas, donde nos solicita que indiquemos la situacin de los datos a analizar y qu
tipo de informe vamos a crear.

35
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que
vamos a crear una Tabla dinmica.

En la segunda pantalla seleccionamos el rango dnde tenemos los datos a utilizar en la

tabla dinmica.

Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

A continuacin nos aparece el tercer paso del asistente...

36
En esta ltima pantalla debemos indicar dnde vamos a situar el resultado de la tabla
dinmica. Hemos escogido situarla en una Hoja de clculo nueva.

Si pulsamos sobre Diseo... accedemos a un cuadro de dilogo donde podemos

personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas,
columnas, datos y adems un campo para el n de pgina. Y en el lateral derecho
tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes
partes del diagrama de la izquierda.

Por ejemplo podramos contruir una tabla dinmica con la siguiente estructura:

En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros

artculos.
En el campo Columna arrastramos MES.
Y en Datos arrastramos IMPORTE

Nos quedara una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

37
Tras realizar la tabla dinmica este sera el resultado obtenido.

Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la
tabla las sumas de los importes.

Con esta estructura es mucho ms fcil analizar los resultados.

Una vez creada la tabla dinmica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla
dinmica:

(La podemos visualizar y ocultar con la opcin de men Ver -- Barras de

Herramientas.)

En esta barra nos encontramos botones tiles como el botn para darle a la tabla un
formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema..

Tambin aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinmica que

nos permite modificar la estructura de la tabla aadiendo campos
a las distintas zonas, o bien utilizando el botn Agregar a en
combinacin con el cuadro de lista que aparece al lado del botn,
o simplemente arrastrndo el campo sobre la zona deseada.

De igual forma podemos quitar un campo de un zona

arrastrndolo fuera de la tabla.

Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura

de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos.

Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botn de la barra Tabla
dinmica.

38
Si arrastrsemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la
siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

ELIMINAR UNA TABLA DINMICA

Para eliminar una tabla dinmica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad
y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botn derecho del
ratn y seleccionar Eliminar del men Pop-up.

APLICAR FILTROS A UNA TABLA DINMICA

Otra caracterstica til de las tablas dinmicas es permitir filtrar los resultados y as
visualizar nicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se
emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.

Los campos principales vemos que estn acompaados, en su

parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.

Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos

aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos
meses disponibles en la tabla con una casilla de verificacin en

39
cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, ms una opcin para marcar
todas las opciones en este caso todos los meses.

Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecern de la
tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a
desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y
dejarlo como estaba.

Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado ms

complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los artculos con referencia 1236 de
Abril.

OBTENER PROMEDIOS EN UNA TABLA DINMICA

Por defecto, al crear una tabla dinmica, Excel nos genera unos totales con sumatorio,
puede interesarnos modificar esas frmulas por otras como pueden ser sacar el mximo
o el mnimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar
y hacer clic con el botn derecho del ratn, nos aparece un men Pop-up con diferentes
opciones, debemos escoger la opcin Configuracin de campo... y nos aparece un
cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de dilogo podemos escoger cmo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Cuenta, Promedio, etc.

Tambin podemos abrir el cuadro de dilogo con el botn de la barra Tabla dinmica.

TABLAS DINMICAS EN TRES DIMENSIONES

Crear una tabla en tres dimensiones no es ms que aadir un campo ms a la tabla de

origen y luego utilizarlo como campo principal para el resumen.

Por ejemplo, para continuar con nuestra simulacin aadiremos un campo ms de

"Semana" y ahora podremos organizar por mes y semana.

40
Para crear la tabla dinmica en tres dimensiones procederamos del mismo modo que
hemos visto anteriormente, es decir:

Accedemos a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos.

Seleccionamos el rango de datos, ahora con el campo de semana.

(Puede que nos pregunte si queremos utilizar los datos de la anterior tabla
dinmica, contestamos que NO).

Y en la estructura de la tabla la nica diferencia es utilizar el campo

Pgina para la tercera dimensin.

Por ejemplo si colocamos en Pgina el campo Mes, en Columna el campo Semana, veremos
los resultados de un mes en cada pgina.

GRFICOS CON TABLAS DINMICAS

Para crear una grfica de nuestra tabla dinmica debemos hacer clic con el botn derecho
del ratn sobre cualquier celda de la tabla, y del men Pop-up que nos aparece debemos
seleccionar Grfico dinmico, nos genera un grfico de barras por defecto en una nueva
hoja de grficos. Tambin podemos utilizar el botn de la barra Tabla dinmica.

Para cambiar el formato del grfico a otro tipo de grfico que nos agrade ms o nos
convenga ms segn los datos que tenemos, debemos hacer clic con el botn derecho del
ratn sobre el grfico y del men Pop-up que nos aparece escoger la opcin Tipo de
grfico... y escoger el grfico que ms nos convenga, la mecnica a seguir para trabajar
con grficos es la misma que se vi en el tema de grficos.

41
 CREACIN DE MACROS

Una macro es un conjunto de mandatos y pulsaciones que forman un pequeo

programa, los cuales pueden ser activados colectivamente dando el nombre de la macro
que los contiene. Las macros se utilizan para automatizar tareas repetitivas que simplifican
el trabajo del usuario, para evitar la repeticin de las mismas operaciones una y otra vez.

Una macro puede ser muy simple, ejecutando dos o ms comandos, o muy compleja,
realizando cientos de comandos. Las macros se graban y las funciones personalizadas se
disean en las hojas de macros.

La macros se pueden usar para:

1. Crear funciones personalizadas (con lenguaje de macros).

2. Automatizar tareas de rutina (con la grabadora de macros).
3. Crear mens y cuadros de dilogo para aplicaciones personalizadas.
4. Ejecutar automticamente otras aplicaciones.

Excel dispone de una grabadora de macros, que convierte en el lenguaje de programacin

Microsoft Visual Basic para Aplicaciones todas las acciones y operaciones que realicemos
en el libro de trabajo, sin necesidad de tener nociones de programacin. La
Grabadora de macros funciona como una grabadora de cintas: graba sus acciones a
fin de que las pueda reproducir cuando lo necesite.

GRABAR UNA MACRO

Para grabar una macro, Excel nos ofrece dos

opciones: escribir la macro en una hoja de
macros con el lenguaje de macros (Visual
Basic), tarea para usuarios especializados, o
bien realizar paso a paso las acciones a
grabar en la macro, tal y como lo hara en
la primera de las hojas de clculo en la
que necesitara ejecutar dichas acciones.
Nos vamos a centrar en la segunda
opcin, que no exige ningn conocimiento
previo de lenguaje de macros y, en cambio,
podr ejecutar cualquiera de los mandatos de
Excel.

La creacin de una macro, como podr comprobar es muy simple mediante el

comando Grabar nueva macro del men Herramientas? Macro.

La prctica que realizaremos a continuacin, consistir en crear una macro sencilla

que d formato a determinadas celdas de la hoja de clculo para que destaquen:

1. Pulse el botn Nuevo de la barra de herramientas.

2. Seleccione el men Herramientas? Macro? Grabar nueva macro.

42
 En su pantalla aparecer el siguiente cuadro de dilogo con cuatro opciones:

Nombre de la macro. Permite especificar el nombre que queremos dar a dicha

macro.
Mtodo abreviado. Permite asignar una combinacin de teclas de
mtodo abreviado para ejecutar la macro despus de su creacin. Las letras
minsculas ser Ctr+Letra minscula, y las letras maysculas ser
Ctrl+Mays+Letra mayscula.
Guardar macro en. Permite seleccionar dnde se desea almacenar la macro.
Si desea que la macro pueda utilizarse en cualquier libro de trabajo,
elija Libro de macros personal (la macro se graba en una hoja de macros
oculta que siempre se abre al ejecutar Excel y puede ejecutarse desde
cualquier hoja de clculo).
Descripcin. Para aadir o modificar la informacin descriptiva de la
macro.

3. En el cuadro de texto Nombre de la macro teclee

Formato_especial.

4. Pulse la tecla Tabulador o haga clic en el cuadro Mtodo abreviado.

5. Teclee f para la letra de Mtodo abreviado.

6. Pulse el botn Aceptar para empezar la grabacin.

Ahora Excel regresa al libro de trabajo, pero observe que en la barra de estado se
muestra un mensaje que pone Grabando, y ha aparecido una nueva Barra de
herramientas llamada Grabar macro con dos botones. stos son:

Referencia relativa. Activa o desactiva la grabacin con

referencias relativas o absolutas de celda

Detener grabacin. Finaliza la grabacin de la macro seleccionada.

En este momento todas las acciones que realicemos las grabar la macro,
por lo tanto siga con atencin los prximos pasos, ya que un error significar
un error en la grabacin.

7. Abra el men Formato.

8. Seleccione la opcin Celdas.

9. Haga clic en la pestaa fuente.

10. Elija la fuente Times New Roman con el tamao de 11.

11. Haga clic en la pestaa Bordes.

12. Pulse sobre el botn Contorno.

43
 13. Haga clic en la pestaa Tramas.

14. Seleccione el color Gris claro.

15. Pulse el botn Aceptar.

16. Por ltimo pulse sobre el botn Detener grabacin de la Barra de herramientas
Grabar macro.

Con esto hemos finalizado los diferentes pasos que tiene que realizar la macro. Como
puede comprobar no es difcil la creacin de una macro, simplemente tenemos
que realizar los pasos que debe ejecutar la macro, a continuacin vamos a probarla.

EJECUCIN DE UNA MACRO

Puede reproducir las acciones grabadas en una macro desde cualquier hoja de clculo. La
forma ms rpida es pulsar la combinacin de teclas que le haya asignado a la macro,
es decir, la tecla Ctrl+letra que especific en la entrada.

La macro se ejecutar automticamente, es decir, todas las acciones grabadas se

ejecutarn una a una en el orden en que las cre en la macro, como si lo estuviera
haciendo manualmente.

Otra forma de ejecutar una macro sera:

1. Elija el comando Macro del men Herramientas y haga clic en la opcin Macros.
Aparecer el cuadro de dilogo Macro.

2. Hacer clic, en el cuadro de lista Nombre de la macro, en la entrada que lleva el

nombre de la macro a ejecutar.

3. Hacer clic en el botn Ejecutar.

A continuacin vamos a ejecutar la macro que acabamos de crear, utilizando ambos

sistemas:

En primer lugar emplearemos el sistema del mtodo abreviado.

1. Seleccione el rango B4:E13 y pulse la combinacin de teclas Ctrl+f.

Ahora probemos de nuevo a ejecutar la macro con el men
Herramientas_ Macro_ Macros:

2. Marque el rango B1:E1.

3. Seleccione la opcin Macros del men Herramientas? Macro.

En su pantalla aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

44
 Los botones que posee la ventana Macro son:

Ejecutar. Ejecuta la macro seleccionada.

Cancelar. Regresa a la ventana del libro de trabajo cancelando los
cambios realizados.
Paso a paso. Ejecuta la macro seleccionada lnea a lnea.
Modificar. Permite abrir la macro seleccionada en el Editor de Visual
Basic para modificarla.
Crear. Abre un mdulo nuevo en el Editor de Visual Basic para crear una nueva
macro. El botn Crear solamente estar disponible si se ha introducido
un nombre nuevo en el cuadro Nombre de la macro.
Eliminar. Elimina la macro seleccionada.
Opciones. Permite asignar o modificar a la macro seleccionada una tecla de
mtodo abreviado y una descripcin.

4. Elija el nombre de la macro de la lista y pulse el botn Ejecutar.

ASIGNAR MACROS A UN BOTN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

Para simplificar la ejecucin de las Macros podemos crear botones en la barra de

herramientas con las macros ms utilizadas.

Veamos un ejemplo con nuestra macro:

1. Seleccione el men Herramientas y seguidamente la opcin Personalizar.

En su pantalla aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

2. Haga clic en la pestaa Comandos.

3. Elija del cuadro Categoras la opcin Macros. Observe cmo en el cuadro

Comandos aparece un botn llamado Personalizar botn.

45
 4. Site el puntero del ratn sobre el botn personalizar botn, haga clic y sin
soltarlo arrstrelo a la barra de herramientas (por ejemplo al lado del botn
Guardar). Una vez insertado el botn en la barra de herramientas,
debemos asignarle una macro

5. Site el puntero del ratn sobre el botn insertado y pulse el botn derecho
del ratn. En su pantalla aparecer el siguiente men contextual.

6. Seleccione la opcin Asignar macro.

7. Seleccione el nombre de la macro (Formato_especial) y haga clic en el botn

Aceptar.

8. Por ltimo pulse el botn Cerrar.

Observe como la barra de herramientas ha quedado modificada con el nuevo botn que
representa nuestra macro. Ahora podr ejecutar la macro simplemente pulsando en el
botn.

Si desea eliminar el botn de la barra de herramientas, debe ejecutar de nuevo el

comando Herramientas? Personalizar. Aparecer el cuadro de dilogo anterior,
seguidamente debe arrastrar el botn que hemos insertado en la barra y soltarlo en el
centro del cuadro de dilogo.

ASIGNAR MACROS COMO OPCIN DE MEN

Aparte de poder definir una combinacin de teclas o un botn para ejecutar las
macros, tambin es posible asignar macros como opcin de un men. El proceso de
asignar macros como opcin de men es similar al de asignar macros a un botn.

Realice estos pasos:

46
 1. Seleccione el men Herramientas y seguidamente la opcin Personalizar.

2. Haga clic en la pestaa Comandos.

3. Elija del cuadro Categoras la opcin Macros.

4. Site el puntero del ratn sobre la opcin Personalizar elemento de men,

pulse el botn izquierdo y sin soltar arrastre al men Archivo debajo de la
opcin Cerrar.

5. Site el puntero del ratn sobre la opcin Personalizar elemento de men del
men Archivo y pulse el botn derecho del ratn.

6. Seleccione la opcin Asignar macro.

7. Haga clic en la macro Formato_especial y pulse el botn Aceptar.

8. Site de nuevo el puntero del ratn sobre la opcin Personalizar elemento de

men del men Archivo y pulse el botn derecho del ratn.

9. Seleccione la opcin Nombre teclee Formato especial y pulse la tecla Intro.

10. Por ltimo pulse el botn Cerrar.

Ahora podr ejecutar la macro seleccionando el men Archivo y seguidamente la

opcin Formato especial.

Para eliminar la macro del men realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el men Herramientas- Personalizar

2. Seguidamente debe arrastrar la opcin Formato especial que hemos insertado

en el men Archivo y soltar en el centro del cuadro de dilogo Personalizar.

3. Por ltimo pulse el botn Cerrar.

PERSONALIZAR EL BOTN DE UNA MACRO

El botn de una macro se puede personalizar cambiando la imagen o bien modificar la

existente. Para ello Excel posee unos dibujos que es posible utilizar como imagen del
botn, y un editor de botones para poder crear uno nuevo o modificar uno existente.

En nuestro caso personalizaremos el botn de la macro:

1. Seleccione la opcin Personalizar del men Herramientas y seleccione la

pestaa Comandos.

2. Pulse botn derecho sobre el botn de nuestra macro.

3. Elija la opcin Cambiar imagen del Botn, con lo que aparecer una lista de
imgenes.

47
 4. Haga clic en la imagen que quiera seleccionar.

5. Por ltimo pulse el botn Cerrar.

Observe como automticamente la imagen es asignada al botn de la macro.

Si desea personalizar mucho ms los botones de las macros puede modificar la

imagen utilizando el Editor de botones de Excel. Para ello, deber realizar los siguientes
pasos:

Seleccione la opcin Personalizar del men Herramientas.

Haga clic sobre el botn deseado y despus pulse el botn derecho del ratn
o bien pulse el botn Modificar seleccin del cuadro de dilogo Personalizar.

Elija la opcin Modificar imagen del botn.

En su pantalla aparecer el Editor de botones para dibujar y modificar la imagen:

ASIGNAR MACROS A UN BOTN EN LA HOJA

Excel tambin permite crear botones personalizados en la hoja a los que se puede
asignar macros. La prctica que realizaremos a continuacin consistir en crear un
botn en la hoja que ejecute la macro al ser pulsado.

Para ello debemos activar en primer lugar la barra de herramientas llamada

Formulario.

Realice los siguientes pasos:

1. Seleccione el men Ver y seguidamente Barras de

herramientas.

2. Haga clic en la barra de herramientas Formularios.

48
3. Seleccione el cuarto botn de dicha barra y
haga clic en cualquier celda de la hoja o bien arrastre hasta conseguir el
tamao deseado.

En su pantalla aparecer el cuadro de dilogo Asignar macro para

seleccionar la macro que deseamos en el botn:

4. Haga clic en la macro Formato_especial y

pulse el botn Aceptar. El siguiente paso ser introducir un rtulo en el botn.

5. Teclee el texto Formato y haga clic en otra celda de

la hoja para salir.

49
 IMPORTAR DATOS A EXCEL

INTRODUCCIN

En muchas ocasiones tenemos la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de

otras aplicaciones. Tenemos dos alternativas:

1. Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que
ello implica ms el riesgo de introducir errneamente los datos al introducirlos
manualmente.

2. Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos.

Para importar datos externos a Excel disponemos bsicamente de dos opciones:

1. Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicacin

externa y pegarlos en una hoja de Excel.

2. Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato
Excel.

La primera opcin es la ms directa, pero tiene el contrapunto de ser ms laboriosa y

tediosa.

La segunda opcin es ms rpida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad

dependiendo del formato del archivo a importar.

El problema fundamental de la importacin de datos externos, hemos dicho que es debido

al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicacin genera un archivo
con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al
generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo
guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta
manera sabe exactamente dnde estn las frmulas, qu formato esttico tiene el
documento, etc.

Adems de esto, al importar datos de una aplicacin externa debemos tener en cuenta que
pueden surgir los siguientes fallos:

Algunas de las frmulas no ajustan correctamente.

El formato no se ajusta al original.
Las frmulas y funciones que no entiende no las copia.

Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importacin y
despus comprobar si todo ha salido correctamente. A no ser que la cantidad de datos no
sea demasiado extensa y nos decantemos por utilizar el portapapeles.

UTILIZAR EL ASISTENTE PARA IMPORTAR TEXTO

Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen
formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con

50
formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel que
veremos ms adelante.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas
distintas:

Podemos acceder al men Datos y seleccionar Obtener datos externos y

dentro seleccionar Importar datos...

O acceder mediante el men Archivo - Abrir y donde pone Tipo de datos

seleccionar Todos los archivos.

A continuacin en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.

Nos aparece un cuadro de dilogo para seleccionar el archivo a importar.

Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto.

51
En la ventana del Asistente para importar texto -Paso 1 , aparecen varias opciones:

Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no

para que Excel sepa donde empieza un campo y dnde acaba.

Podemos indicar a partir de qu fila queremos importar por si queremos

descartar ttulos, por ejemplo.

Y tambin podemos decidir el Origen del archivo.

Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.

En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los datos.

Por defecto viene marcado el separador de Tabulacin. En la imagen podemos ver que lo
que hay en cada lnea lo incluye en un slo campo, esto es debido a que no hay signos de
tabulacin en el texto por lo que todo lo escrito lo pone en un slo campo.

Si hubieramos seleccionado Espacio, el carcter espacio en blanco delimitara los campos

es decir que nos apareceran varias columnas (varios campos), en la primera estara los
nmeros que empiezan cada lnea (13, 2, 28,...), en la segunda la primera palabra de cada
lnea (fantasmas, policias, dias, dias, segundos), en la siguiente otra palabra (nada,
rebeldes, despues, y, nada) y as sucesivamente.

Cuando utilizamos esta opcin (separar con espacios en blanco), es conveniente activar
Considerar separadores consecutivos como uno solo, esta opcin hace que si por
ejemplo se encuentran dos o ms caracteres separadores juntos, los considera como uno
slo. En el ejemplo anterior, vamos a suponer que en la primera lnea tenemos dos
espacios en blanco entre 13 y FANTASMAS, si activamos Espacio y dejamos desactivada la
casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo, Excel colocar 13 en la
primera columna y FANTASMAS en la tercera, mientras que si activamos la casilla

52
Considerar separadores consecutivos como uno solo, la palabra FANTASMAS se
colocar en la segunda columna, como podemos apreciar en la siguiente imagen.
Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.

En la tercera y ltima pantalla del asistente, podemos seleccionar el Formato de los

datos. Normalmente Excel puede determinar el tipo de los datos de una columna por los
valores contenidos en ella, pero podemos cambiar ese formato si no nos parece el ms
adecuado.

Para ello slo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla (aparece con fondo
negro), y seleccionar el formato en la seccin Formato de los datos en columnas. Esta
seccin tambin nos sirve si no queremos importar la columna en nuestra hoja (No
importar columna (saltar)).

En el botn Avanzadas podemos completar ciertas caractersticas para los nmeros como
los separadores de decimales y millares y la posicin del signo en los negativos.

Una vez hayamos completado o comprobado la definicin, pulsamos sobre Finalizar para
que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, creemos que se nos ha
olvidado algo, podemos volver a las pantallas anteriores pulsando el botn <Atrs.

Nos aparece un cuadro de dilogo preguntndonos dnde deseamos Importar los datos.

53
Marcamos Hoja de clculo existente y la celda =$A$1, para que los importe a partir de
la celda A1 o bien podemos importar los datos en una nueva hoja dentro del libro.

Pulsamos sobre Aceptar y aparecern los datos importados en la hoja, adems se abrir la
barra de herramientas Datos externos que nos permitir realizar diversas acciones sobre
nuestros datos importados.

LA BARRA DATOS EXTERNOS

Si no la tenemos abierta slo tenemos que seleccionar del men Ver, Barras de
herramientas, Datos externos, en esta barra encontramos las opciones ms tiles a la
hora de trabajar con datos externos, entre otras cosas:

Volver al asistente para cambiar la definicin de los datos externos, con el

icono Modificar consulta .

Abrir el cuadro de dilogo Propiedades del rango de datos externos con

el icono .

En este cuadro de dilogo podemos encontrar propiedades muy tiles:

En la seccin Control de actualizacin podemos hacer que Excel actualice

automticamente los datos insertados en la hoja de clculo cada vez que se abra el libro
(marcando la casilla Actualizar al abrir archivo).

54
Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarn
reflejados en nuestra hoja de clculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de
trabajo la definicin de la consulta de donde son originarios los datos importados, de
manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee.

Si marcamos la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se
vayan a actualizar los datos importados, Excel nos pedir de qu fichero coger los datos,
sino los coger directamente del archivo que indicamos cuando importamos por primera
vez. Esta opcin puede ser til cuando tenemos varios archivos con datos y en cada
momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos ficheros.

En la seccin Definicin de consulta tenemos activada por defecto la casilla Guardar

definicin de consulta para que Excel guarde esta definicin y pueda actualizar los datos
cuando se lo pidamos, si desactivamos esta casilla y guardamos el libro, Excel no podr
volver a actualizar los datos externos porque stos sern guardados como un rango
esttico de datos, digamos que se perder el enlace con el origen de la importacin.

Por ltimo, en la seccin Diseo y formato de datos podemos indicarle a Excel qu debe
de hacer cuando actualiza los datos.

Volviendo a la barra Datos externos tambin nos permite:

Actualizar un rango de datos externos, para ello tenemos que

posicionarnos primero en el rango de datos a actualizar y luego pulsar el icono .

Actualizar todos los datos externos incluidos en el libro de trabajo

pulsando el icono .

IMPORTAR DATOS DE WORD A EXCEL Y VICEVERSA

Importar datos de Word a Excel.

A veces puede ser til importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algn tipo
de frmula a los datos de los que disponemos y no queremos volver a teclear todos los
datos en un libro de Excel.

Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar.

Estando en Word seleccionamos la tabla que queremos pasar a

Excel.
Copiamos la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde el
men Edicin - Copiar.
Ahora en Excel seleccionamos toda la hoja haciendo clic sobre la
esquina izquierda que esta entre la fila 1 y la columna A para seleccionar toda la
hoja.
Y pulsamos Ctrl + V o desde el men Edicin - Pegar. Es posible
que nos advierta de que el texto seleccionado es ms pequeo que la hoja,
pulsamos sobre Aceptar y nos pegar la tabla con el mismo formato que la
tenamos en Word. Si deseamos que no aparezca el marco de la tabla lo podemos
eliminar pulsando sobre .

55
Importar datos de Excel a Word.

Al importar datos de Excel a Word adems de lo visto anteriormente podemos hacer que
los datos queden vinculados, es decir que adems de copiar los datos de Excel en un
documento de Word si realizamos algn cambio en la hoja de Excel, este cambio queda
reflejado en el documento de Word.
Para realizar este proceso:

Seleccionamos la informacin a copiar de la hoja de Excel.

Copiamos los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde el men
Edicin - Copiar.
Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde el men Edicin -
Pegar.

Despus de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado donde
podemos ver las distintas opciones.

Por defecto nos conserva el mismo formato que tena en la hoja de Excel.

Si lo queremos insertar en una tabla podemos

escoger la opcin Hacer coincidir estilo de tabla
de destino.

Y si queremos vincular los datos de Excel para que

se actualicen en Word podemos escoger la opcin
Conservar formato de origen y vincular a Excel.

56
 COPIAR O MOVER HOJA

Para sacar una copia de una hoja dentro del mismo libro o en otro libro nuevo, a modo de
generar un respaldo de los datos o, simplemente para generar datos alternos, siga las
siguientes instrucciones:

1. Haga clic en men Formato, opcin Hoja, subopcin Mover o copiar

Alternativamente puede hacer un clic con el botn derecho del mouse sobre la
etiqueta de la hoja que quiere copiar o mover. De cualquiera de las dos formas
aparece la siguiente ventana:

2. Seleccione el Libro al que desee copiar o mover (libro nuevo o dentro de los libros en
uso, o sea abiertos)

3. Seleccione la posicin de la hoja dentro del libro.

IMPORTANTE: Si desea crear copia, manteniendo el original en su lugar de origen,

active el casillero de verificacin Crear una copia

57
 PLANTILLAS

Las plantillas de trabajo sirven para mantener un formato de las planillas y generar copias
del, conservando siempre la estructura. Adems, las plantillas pueden quedar disponibles
para todos los usuarios de la red.

Para crear plantillas de trabajo, se sugiere os siguientes pasos:

1. Genere una copia de la hoja original en una libro nuevo, que an no grabar.

2. Otorgue:
Formatos adecuados
Validacin de datos
Frmulas y Funciones
Proteccin de celdas con bloqueos y ocultamientos de frmulas y funciones
necesarias
Proteccin de hoja

3. A travs del men Archivo, opcin Guardar comootorgue un nombre a la

plantilla y Guarde como tipo Plantilla. Slo, automticamente, Excel otorgar la
ruta de las plantillas de Excel.

58
 CONSOLIDAR

La opcin Consolidar del men Datos permite realizar un resumen de datos de distintos
libros, hojas o rangos. Los datos deben ser consistentes para generar una adecuada
consolidacin.

En la siguiente prctica, crearemos un nuevo Libro de trabajo con tres hojas. En la Hoja1
introduciremos las ventas del primer semestre realizadas por cada vendedor de la
empresa, en la Hoja2 introduciremos las del segundo semestre y en Hoja3 la
Consolidacin anual.

1. Cree un nuevo libro de trabajo con las siguientes hojas:

A continuacin Consolidaremos los semestres en la Hoja3.

2. Seleccione la Hoja3.

3. En la celda A1 teclee VENTAS y en celda A2 teclee TOTAL ANUAL.

4. Marque el rango A1:D1, pulse el botn Combinar y centrar y el botn Negrita.

Realice la misma operacin en el rango A2:D2.

5. Marque el rango A4:D8, lugar donde se consolidarn los datos.

6. Seleccione el men Datos Consolidar.

En su pantalla aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

59
 En su anterior dispone de cinco opciones que pasamos a detallar a
continuacin:

Funcin. Permite seleccionar la operacin que se realizar con la

consolidacin, por ejemplo sumas, promedios,

Referencia. Se debe teclear o seleccionar el rango a consolidar y

seguidamente pulsar el botn Agregar, repitiendo este proceso tantas
veces como rangos a consolidar deseemos. En el caso de que los datos
pertenezcan a otro libro, deber pulsar el botn Examinar.

Todas las referencias. Indica la lista de los rangos a consolidar. Si desea

borrar un rango de la lista, seleccinelo y seguidamente pulse el botn
Eliminar.

Usar rtulos en. En este cuadro disponemos de dos opciones:

Fila superior. Si esta opcin est activada indica que la primera fila de las
referencias se utilizarn como nombres.
Columna izquierda. Si esta opcin est activada indica que la primera
columna de las referencias se utilizar como nombres.

Crear vnculos con los datos de origen. Al activar esta opcin Excel
crea una frmula en el rango consolidado con relacin a los datos
consolidados, de forma que el rea de consolidacin se actualiza
automticamente cuando cambia algn dato.

7. Teclee Hoja1!$A$4:$D$8 en el cuadro Referencia y pulse el botn Agregar.

8. Teclee Hoja2! !$A$4:$D$8 en el cuadro Referencia y pulse el botn Agregar.

Observe como las referencias de las celdas aparecen en el interior del cuadro
Todas las referencias. Si ha cometido algn error en la referencia, seleccinela,
pulse el botn Eliminar y seguidamente repita los pasos anteriores para crearla de
nuevo.

9. Active las opciones Fila superior y Columna izquierda del recuadro Usar
rtulos en.

10. Pulse el botn Aceptar.

El resultado final ser igual al siguiente:

60
 CREAR UN FORMULARIO EN PANTALLA, IMPRESO

1. Haga clic en Nuevo

2. Elimine las hojas que no vaya a utilizar: haga clic en la etiqueta de la hoja y, a
continuacin, en Eliminar hoja en el men Edicin.

3. Agregue las preguntas, los rtulos, las instrucciones y el texto que desee que
aparezca en el formulario.

4. Agregue frmulas para los clculos que desee efectuar en el formulario.

5. Aplique formato al formulario para que tenga el aspecto que desee. Los siguientes
tipos de formato de Microsoft Excel son especialmente tiles para formularios:
Cambiar las fuentes, el color, la alineacin y el ajuste del texto
Cambiar el tamao, el color y los bordes de las celdas
Ocultar las lneas de divisin
Combinar celdas
Agregar lneas, grficos y fondos de hojas

6. Agregue las funciones necesarias para terminar el tipo de formulario creado:

Formulario Impreso
a. Obtenga una vista preliminar del aspecto del formulario impreso.
b. Defina las opciones de impresin.
c. Imprima el formulario.

Formulario en Pantalla para Utilizarlo como Pgina Web

a. Agregue controles como casillas de verificacin y botones de opcin.

b. Cree secuencias de comandos Web para automatizar los controles.

c. Guarde el formulario como pgina Web.

Formulario en Pantalla para su Uso en Excel

a. Agregue controles como casillas de verificacin y botones de opcin.

b. Agregue las reglas de validacin de datos.

c. Agregue listas desplegables de validacin de datos.
d. Proteja las reas que no deban modificarse, a travs de men Formato
opcin Formato celdas ficha Proteger y luego, a travs de men
Herramientas, opcin Proteger subopcin Proteger Hoja.
e. Guarde el formulario como una plantilla. Guarde la plantilla en una carpeta
de red compartida para que est disponible en la red.

61
62
 VINCULAR DATOS DE DIFERENTES LIBROS

Excel ofrece la posibilidad de establecer vnculos dinmicos, es decir, comunicacin

entre diferentes hojas de clculo.

La vinculacin de hojas de clculo resulta especialmente til para dividir modelos grandes
o complejos de hoja de clculo en otros ms sencillos. Al dividir un modelo complicado
en una serie de libros interdependientes, podr trabajar en el modelo sin necesidad de
abrir todas las hojas relacionadas con l. Los libros de menor tamao son ms fciles
de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular ms
rpidamente.

Tambin podr introducir todos los datos y frmulas en uno o ms libros de origen y, a
continuacin, crear un libro de informe que slo contenga los vnculos con los datos
pertinentes de los libros de origen.

Por ejemplo, los datos presupuestarios por departamentos de una empresa podrn
llevarse utilizando una hoja por departamento y, posteriormente, combinar
todas ellas en un libro de consolidacin.

1. Crear una referencia externa en una frmula

Para vincular una celda de distintas hojas de clculo:

1. Seleccionar la celda en la que se desea introducir la referencia externa.

2. Escriba el signo igual (=).
3. Active la hoja que contiene la celda a la que se desea hacer referencia.
4. Seleccionar la celda a la que se desea hacer referencia.

2. Combinar una celda de varias hojas de clculo.

Podr combinar el contenido de una misma celda en varias hojas de clculo del mismo
libro con una referencia 3D, que deber abarcar dos o ms hojas de clculo. Para ello:

1. Comenzar la frmula con una funcin.

2. Escribir como parmetros de la funcin los
nombres de la hoja de clculo inicial y final separados por dos puntos.
3. Escribir la referencia de la celda a combinar.

3. Crear un vnculo entre libros

1. Seleccionar en el libro origen las celdas a las que

se desee hacer referencia.
2. Elegir el comando Copiar del men Edicin.
3. Activar el libro en el que se desee pegar los datos
vinculados.
4. Seleccionar la celda o la esquina superior izquierda
del rango en el que se desea que aparezcan los datos vinculados.
5. Elegir el comando Pegado especial del men Edicin.
6. Para pegar el vnculo en las celdas seleccionadas, haga
clic en el botn

63
7. Pegar vnculos.

64
 GRFICOS PERSONALIZADOS

Excel posee 20 tipos de grficos integrados por el mismo programa que podemos utilizar
al crear un grfico, la principal caracterstica de estos grficos son los efectos especiales
que poseen. Tambin es posible que nos interese definir grficos personalizados por
nosotros mismos con el fin de guardarlos para aplicarlos posteriormente al crear otros
grficos.

En cualquiera de los dos casos debemos realizar los siguientes pasos:

1. Haga clic en el grfico.

2. Seleccione el men Grfico y seguidamente la opcin Tipo de grfico.

3. Haga clic en la ficha Tipos personalizados.

Para aplicar un grfico de los que vienen integrados con Excel, bastar con seleccionarlo
de la lista Tipo de grfico y pulsar el botn Aceptar. En el cuadro denominado
Muestra puede observar cmo el tipo de grfico seleccionado afectar a nuestro
grfico.

Los tipos de grficos integrados por Excel no se pueden eliminar ni modificar.

En nuestro caso no seleccionaremos ningn tipo de grfico integrado ya que definiremos

el nuestro como personalizado. Para ello contine con los siguientes pasos:

1. Haga clic en la opcin Definido por el usuario.

2. Pulse sobre el botn Agregar. En su pantalla aparecer el cuadro de dilogo

Agregar tipo de grfico personalizado donde tenemos que introducir un nombre y
una descripcin para el nuevo tipo de grfico personalizado.

3. Teclee Grfico personal en el cuadro Nombre, pulse la tecla Tabulador

para pasar al cuadro Descripcin y teclee Grfico definido por el usuario
XXXXX el 2/7/02.

65
 4. Pulse el botn Aceptar.

Observe la lista del cuadro Tipo de grfico que aparece Grfico personal para
poderlo aplicar cuando creemos otros grficos.

Si desea borrar un tipo de grfico personalizado por el usuario, bastar con

seleccionarlo de la lista y pulsar sobre el botn Eliminar.

El botn Establecer como predeterminado establece el tipo de grfico

seleccionado en la lista como valor predeterminado para crear nuevos grficos.

5. Pulse de nuevo el botn Aceptar para terminar.

TIPOS DE GRFICOS

Excel posee una gran variedad de tipos de grficos que permiten representar grficamente
de una forma profesional cualquier hoja de clculo.

En este apartado veremos los tipos de grficos que contiene Excel.

En primer lugar crearemos una hoja de clculo para representar grficamente los
valores que contiene y de esta forma poder ir cambiando el tipo de grfico.

La hoja de clculo que crearemos representar el gasto que supone practicar un

determinado deporte.

1. Cree un nuevo Libro.

2. Teclee los datos de la figura siguiente:

3. Cree un grfico de columnas con los datos del Libro Deporte.

Los tipos de grfico que podemos utilizar son los siguientes:

66
Las series que forman el grfico son representadas en barras verticales. De esta forma
podemos compararlas o analizarlas detalladamente.

Las categoras se organizan horizontalmente y los valores de los datos verticalmente.

El grfico de columnas en 3 dimensiones es el siguiente:

67
La principal caracterstica de los grficos de barras es que su representacin
compara los elementos individualmente.

Las categoras se organizan verticalmente y los valores horizontalmente, de esta forma la

comparacin entre valores es mayor.

El grfico de barras en tres dimensiones es el siguiente:

Los grficos de lneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idnticos.

Si necesitara utilizar intervalos irregulares se aconseja emplear un tipo de grfico XY.

La presentacin del grfico de lneas en 3D es la siguiente:

68
Los grficos circulares muestran los elementos de la serie de datos de una forma
proporcional.

Si los sectores del grfico son muy pequeos es posible agruparlos como un solo
elemento. Estos grficos son muy tiles para destacar un elemento en concreto.

Este tipo de grficos slo puede representar una serie de datos. Si elegimos ms de
una serie representar slo la primera de ellas.

El grfico circular en tres dimensiones es el siguiente:

69
Los grficos de dispersin muestran la relacin entre valores numricos de varias series de
datos con lo cual trabajan con dos ejes de valores.

La principal caracterstica de este tipo de grficos es que permiten utilizar series de

datos que contengan valores de categoras irregulares.

Podemos utilizarlos para trazar dos grupos de nmeros como una nica serie de
coordenadas XY.

Este tipo de grficos se utiliza frecuentemente para datos cientficos ya que muestra los
intervalos o agrupaciones de los datos desiguales.

Siempre hay que tener en cuenta que para organizar los datos correctamente
tenemos que situar los intervalos X en una fila o columna y a continuacin, los valores Y
en las filas o columnas adyacentes.

Este tipo de grfico no tiene presentacin en tres dimensiones.

Este tipo de grficos destaca la magnitud de los cambios en el transcurso del

tiempo.

Presenta la suma de los valores trazados con lo cual tambin muestra la relacin de todas
las partes que lo compone,

La presentacin de este tipo de grficos en 3D es la siguiente:

70
Como puede observar con este tipo de presentacin no se presenta la suma de los
valores ya que son independientes.

Un grfico de anillos muestra la relacin de las partes que componen la serie de datos.
Como puede comprobar cada anillo representa una serie de datos.

En los grficos radiales cada categora tiene su propio eje de valores con un epicentro en el
punto central.

71
Los grficos de superficie son muy tiles para buscar las combinaciones ptimas entre dos
conjuntos de datos.

Los grficos de burbujas son iguales que los grficos de dispersin. Para que funcionen
correctamente tenemos que trabajar con tres columnas de datos.

Grficos cilndricos:

Grficos cnicos:

Grfico piramidal:

72
 COMPARTIR, PROTEGER LIBRO

Excel posee unas opciones que nos permiten proteger los valores y frmulas
introducidos en una Hoja de clculo o evitar que se pueda recuperar un Libro utilizando
para ello una contrasea.

Para proteger una Hoja de clculo tenemos que efectuar dos pasos:

Seleccionar el men Herramientas, hacer clic en la opcin Proteger hoja y activar

la casilla de verificacin denominada Contenido.

Previamente, activar el men Formato, seleccionamos el comando

Celdas..., hacer clic en la ficha Proteger y activar la casilla de verificacin
denominada Bloqueada en el caso de que no lo est.

Comprobemos el funcionamiento de estos pasos:

1. Seleccione el men Herramientas.

2. Site el puntero del ratn en el comando Proteger.

3. Haga clic en la opcin Proteger Hoja. Aparecer el cuadro Proteger hoja:

En este cuadro podemos seleccionar distintos elementos de proteccin de la hoja.

Esta es la ventana que aparece y se debe activar lo que se permitir:

Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, escriba una
contrasea, haga clic en Aceptar y, a continuacin, vuelva a escribirla en el
cuadro de dilogo Confirmar contrasea. En las contraseas se distinguen
maysculas y minsculas, por lo que deber escribir la contrasea
exactamente como desee que se introduzca, incluidas maysculas y

73
 minsculas.

Si se asigna una contrasea, escrbala y mantngala en un lugar seguro. Si pierde

la contrasea, no podr abrir ni tener acceso a los elementos protegidos
de la hoja de clculo.

Con los 3 pasos realizados, la hoja de clculo ya est protegida ya que la

pestaa Proteger del men Formato? Celdas tiene activa por defecto la casilla
Bloqueada.

4. Efecte un clic en el botn Aceptar.

5. Intente realizar alguna modificacin en la Hoja y en su pantalla aparecer el

siguiente mensaje de advertencia:

6. Pulse el botn aceptar.

PROTECCION DE APERTURA Y ESCRITURA

En los siguientes pasos veremos cmo proteger un Libro de trabajo.

1. Seleccione el men Archivo.

2. Haga clic en la opcin Guardar como.

3. Haga clic en el botn Herramientas. Seleccione del men la opcin

Opciones Generales.

En su pantalla aparecer el cuadro de Opciones para guardar.

Las opciones que posee este cuadro son las siguientes:

Crear siempre una copia de seguridad. Guarda una copia de
seguridad siempre que guardemos el Libro de trabajo.
Contrasea de proteccin. En este cuadro tenemos que definir la
contrasea para impedir que otros usuarios abran el libro.
Contrasea contra escritura. Esta opcin es igual que la anterior pero

74
 permite abrir el libro sin realizar modificaciones en l.
Se recomienda slo lectura. Recomienda que los dems usuarios abran
el libro como de slo lectura.
4. Teclee su contrasea en el cuadro Contrasea de proteccin. Fjese que
aparecen asteriscos para que otros usuarios no descifren la contrasea que
est definiendo.

5. Pulse el botn Aceptar.

6. Teclee de nuevo su contrasea y pulse el botn Aceptar.

7. Haga clic en el botn Guardar.

8. Pulse el botn S para reemplazar la anterior versin del Libro.

75
 AUDITORA

QU SON LAS CARACTERSTICAS DE AUDITORA?

Microsoft Excel proporciona caractersticas que le ayudan a detectar problemas en las hojas
de clculo. La mayora estn disponibles como comandos de mens o en la barra de
herramientas Auditora.

Barra de herramientas Auditora: Los ocho botones de esta barra de herramientas

facilitan la solucin de problemas usando rastreadores y otras caractersticas de auditora.
Para mostrar la barra de herramientas Auditora seleccione Auditora en el men
Herramientas y luego Mostrar barra de auditora.

Al hacer clic en este

botn Sucede

Dibuja flechas de rastreo en las celdas a las que se

refiere directamente la frmula seleccionada.
Rastrear un nivel
Posteriormente, al hacer clic en el botn se agregarn
precedente
flechas de rastreo en niveles adicionales de precedentes
indirectos.
Elimina las flechas de rastreo en un nivel de precedentes.
Quitar un nivel de
Posteriormente, al hacer clic en el botn se eliminar el
precedentes
prximo nivel de flechas.
Dibuja flechas de rastreo en las celdas a las que se
Rastrear un nivel refiere directamente la frmula seleccionada.
dependiente Posteriormente, al hacer clic en el botn se agregarn
niveles adicionales de precedentes indirectos.
Elimina las flechas de rastreo en un nivel de precedentes.
Quitar un nivel de
Posteriormente, al hacer clic en el botn se eliminar el
dependientes
prximo nivel de flechas.
Quitar todas las Elimina todas las flechas de rastreo en la fuente de una
flechas celda activa que contenga un valor de error.

76
 Dibuja flechas de rastreo en la fuente de una celda activa
Rastrear este error
que contenga un valor de error.
Mostrar notas Muestra el cuadro de dilogo Notas.
Mostrar ventana de
Muestra la ventana de informacin.
informacin

Caracterstica de rastreo: La caracterstica de rastreo de precedentes, de dependientes

y de errores muestra una representacin grfica del flujo de clculos en la hoja de clculo.
Podr ver rpidamente las celdas que utiliza una frmula seleccionada para sus clculos
(precedentes), o podr ver todas las frmulas que utilizan el valor de una celda
seleccionada (dependientes). La caracterstica de rastreo de errores ayuda a identificar la
fuente de cualquier valor errneo en la hoja de clculo. Para utilizar los comandos de
rastreo seleccione Auditora en el men Herramientas o uno de los botones de rastreo
en la barra de herramientas Auditora.

Nota: Podr incorporar un texto o un mensaje de audio en una celda que contenga un
valor que necesite una explicacin, o en una celda con una frmula compleja que desee
documentar para una referencia futura. En el men Insertar, elija Notas o haga clic en el
botn "Mostrar notas" en la barra de herramientas Auditora.

Ventana de informacin: Podr mostrar los datos seleccionados acerca de la celda activa.
Podr configurar la ventana de informacin para que muestre la frmula de la celda activa,
el valor que proporciona la frmula, el formato de la celda, el estado de proteccin, los
precedentes, los dependientes y mucho ms. Para mostrar la ventana de informacin
utilice el comando Opciones en el men Herramientas y el botn "Mostrar ventana de
informacin" en la barra de Auditora.

Especial: Este cuadro de dilogo permite seleccionar todas las celdas con tipos de
contenido especficos. Por ejemplo, podr seleccionar slo las celdas que contengan
frmulas, constantes o notas de celdas. Para mostrar el cuadro de dilogo Especial, elija
Ir a en el men Edicin y luego el botn "Especial".

77
 QU SON LOS PRECEDENTES Y LOS DEPENDIENTES DE CELDAS?

Los precedentes son celdas a las que hace referencia una frmula directamente. Los
dependientes son celdas que contienen frmulas que se refieren a otras celdas
indirectamente. Los precedentes y dependientes tambin pueden describirse como directos
o indirectos.

Un precedente directo es una celda a la que se refiere una frmula en la celda activa. Un
precedente indirecto es una celda a la que se refiere una frmula en una celda precedente
directa o en una indirecta.

Un dependiente directo es una celda que contiene una frmula que se refiere a celda activa
directamente. Un dependiente indirecto es una celda que contiene una frmula que se
refiere indirectamente a la celda dependiente directa o a una indirecta.

Los precedentes y dependientes se identifican de tres maneras:

1. Mostrndolos visualmente usando la caracterstica de

rastreo.
2. Seleccionndolos con la caracterstica Especial.
3. Ponindolos en una lista en la ventana de informacin.

Mediante cualquiera de estos mtodos podr ver todos los precedentes o dependientes de
una celda, o slo los precedentes o los dependientes directos.

La caracterstica de rastreo es el mtodo ms sencillo y rpido de seguir el flujo de clculo

de la hoja de clculo. Use la caracterstica de rastreo cuando desee:

Encontrar todas las celdas que tengan una relacin directa o indirecta con un frmula
(precedentes).

0 Ver todas las frmulas que se vean afectadas directa o indirectamente por
cambios en una celda en particular (dependientes).

1 Detectar la fuente de los valores de Error.

ACERCA DE LAS FLECHAS DE RASTREO

La caracterstica de rastreo sigue el flujo de datos dibujando flechas que conectan la celda
activa a celdas relacionadas en la hoja de clculo. Las flechas de rastreo sealan la
direccin del flujo de datos en la que los datos siempre van en la direccin de las frmulas,
independientemente de si busca precedentes o dependientes, las flechas de rastreo
siempre mostrarn la direccin de la frmula.

Las caractersticas de rastreo proporciona 3 tipos de flechas:

Tipo de caracterstica de rastreo Tipo de flecha

Frmula Azul uniforme

Error Rojo uniforme
Referencia externa o referencia a Negro rayado con un cono

78
 otra hoja en el mismo libro de
trabajo

Si desea ir a los precedentes cuando haya dibujado las flechas, podr controlar el
movimiento de las flechas de rastreo haciendo doble clic.

Eliminar flechas de rastreo: Podr realizar cualquier cantidad de rastreo en una hoja de
clculo. Las nuevas flechas de rastreo no reemplazan las ya existentes. Si selecciona una
celda para la cual el rastreo no es una accin adecuada Microsoft Excel emitir un bip y no
aparecer ninguna flecha de rastreo. Todas las flechas existentes seguirn en pantalla a
menos que realice una de las siguientes acciones:

1. Hacer clic en el botn "Quitar todas las flechas".

2. Editar una frmula en una ruta de rastreo. Las flechas

que muestren precedentes desaparecern de la frmula editada, puesto que al
editar una frmula pueden cambiar sus precedentes.

3. Realizar una edicin que cambie toda la hoja de

clculo. Las acciones como insertar o eliminar filas o columnas, eliminar celdas
o desplazar celdas hacen que desaparezcan todas las flechas de rastreo de la
hoja de clculo.

4. Cerrar el libro de trabajo. Las flechas de rastreo no se

guardan con las hojas de clculo.

Lo que no se debe rastrear: Los siguientes tipos de referencias y otras relaciones de

vinculacin no debern rastrearse:

Referencias a objetos, incluyendo dibujos, cuadros de

texto, grficos incrustados e imgenes de hojas de clculo creadas con el botn
"Cmara.

Controles de Visual Basic en hojas.

Tablas dinmicas.

Referencias a constantes con nombre.

RASTREO DE DATOS

Use los comandos de auditora en el men Herramientas o los botones de rastreo en la

barra de herramientas Auditora para mostrar rpidamente los precedentes, dependientes y
la ruta del flujo de datos de una celda en particular.

Sugerencia: Podr ver mejor las flechas si desactiva las lneas de divisin de la hoja de
clculo. Para ello, elija Opciones en el men Herramientas. A continuacin, seleccione la
ficha Ver en el cuadro de dilogo Opciones y desactive la casilla de verificacin "Lneas de
divisin". Haga clic en el botn "Aceptar".

79
 Slo podr rastrear celdas sencillas seleccionadas. Los rastreadores buscan slo en la
celda de los rangos de celda seleccionados o en varias selecciones.

Los rastreadores pueden utilizarse slo en hojas de clculo.

EI botn "Rastrear un nivel precedente" funciona slo cuando la celda activa contiene una
frmula.

Buscar las celdas a las que se refiere una frmula seleccionada

Para encontrar celdas precedentes, seleccione la celda que desee rastrear y haga clic en el
botn "Rastrear un nivel precedente".

Para agregar niveles adicionales de precedentes en la ruta de rastreo, haga clic en el

botn "Rastrear un nivel precedente" una vez para cada nivel que desee agregar.

2 Para eliminar las flechas ms alejadas de la celda activa (o la que menos relacin
tenga), haga clic en el botn "Quitar un nivel de precedentes". Vuelva a hacer clic para
eliminar el prximo nivel de flechas ms alejado.

3 Para borrar todas las flechas de la hoja de clculo haga clic en el botn "Quitar todas
las flechas".

80
 ANEXO 1
SOLUCIN DE PROBLEMAS DE FRMULAS Y DE VALORES DE ERROR

Si una frmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentar

un valor de error. Por ejemplo, los valores de error pueden ser el resultado de utilizar texto
donde una frmula espera un valor numrico, de eliminar una celda a la que se hace
referencia en una frmula o bien, de utilizar una celda que no sea suficientemente ancha
como para presentar el resultado.

Los valores de error pueden no estar originados por la frmula propiamente dicha. Por
ejemplo, si una frmula muestra #N/A o #VALOR!, una celda a la que haga referencia
puede contener el error.

1. Qu significa el error #####?

2. Qu significa el error #VALOR!?
3. Qu significa el error #DIV/0!?
4. Qu significa el error #NOMBRE??
5. Qu significa el error #N/A?
6. Qu significa el error #REF!?
7. Qu significa el error #NUM!?
8. Qu significa el error #NULO!?

1.- Qu significa el error #####?

El valor numrico introducido en la celda es demasiado ancho para verlo en la celda. Puede
cambiarse el tamao de la columna arrastrando el borde entre los encabezados de
columna.

La frmula en la celda genera un resultado demasiado largo para que quepa en la celda.
Puede aumentarse el ancho de la columna arrastrando el borde entre los encabezados o
bien, cambiando el formato de nmero de la celda. Para cambiar el formato de nmero
elija Celda en el men Formato y, a continuacin, haga clic en la ficha Nmero y seleccione
otro formato.

Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la frmula correctamente. En

Microsoft Excel, las fechas y las horas deben ser valores positivos. Si la frmula de fecha o
de hora genera un resultado negativo, Microsoft Excel presentar #### a lo ancho de la
celda. Para presentar el valor, elija Celdas en el men Formato, haga clic en la ficha
Nmero y, a continuacin, seleccione un formato que no sea ni de fecha ni de hora.

2.- Qu significa el error #VALOR!?

El valor de error #VALOR! da cuando se utiliza un tipo de argumento u operando

incorrecto o bien si la funcin Autocorreccin de frmulas no puede corregir la frmula.

Causa Posible Solucin Recomendada

Se ha introducido texto y la frmula Asegrese de que la frmula o la funcin es
requiere un nmero o un valor lgico, correcta para el operando o el argumento
como VERDADERO O FALSO. Microsoft necesario y de que las celdas a las que hace
Excel no puede convertir el texto en el referencia contienen valores vlidos. Por

81
tipo de dato correcto.
Se ha introducido o se ha modificado
una frmula matricial y se ha
presionado ENTRAR.
Se ha introducido una referencia de
celda o una funcin como una
constante matricial.
Se ha proporcionado un rango a un
operador o a una funcin que requiere
un nico valor, no un rango de valores.
Se ha utilizado una matriz no vlida en
una de las funciones matriciales de la
hoja de clculo.
Se ha ejecutado una macro que
introduce una funcin que devuelve
#VALOR!.
3.- Qu significa el error #DIV/0!?
El valor de error #DIV/0! se produce cuando se divide una frmula por 0 (cero).
Causa Posible
Se ha utilizado una referencia de celda a
una celda en blanco o a una celda que
contiene un cero como divisor (si un
operando es una celda en blanco, Microsoft
Excel interpretar el blanco como cero).
Se ha introducido una frmula que
contiene una divisin explcita por cero (0),
por ejemplo, =5/0.
Se ha ejecutado una macro que utiliza una
funcin o una frmula que devuelve
#DIV/0!.
4.- Qu significa el error #NOMBRE??
ejemplo, si la celda A5 contiene un nmero y la
celda A6 contiene el texto "No disponible", la
frmula =A5+A6 devolver el error #VALOR!
Utilice la funcin de la hoja de clculo SUMA en
la frmula, como se indica a continuacin, para
sumar los dos valores (la funcin SUMA ignora
el texto):=SUMA(A5:A6)
Seleccione la celda o el rango de celdas que
contiene la frmula matricial, presione F2 para
modificar la frmula y, a continuacin, presione
CTRL+MAYS+ENTRAR.
Asegrese de que la constante matricial no es
una referencia de celda, una frmula o una
funcin. Para obtener ms informacin acerca
de los elementos que pueden utilizarse como
constantes matriciales, haga clic en .
Cambie el rango para que slo tenga un
valor.Cambie el rango para que incluya la misma
fila o la misma columna que contenga la
frmula.
Asegrese de que las dimensiones de la matriz
con correctas para los argumentos de la misma.
Asegrese de que la funcin no utiliza un
argumento incorrecto.
Solucin Recomendada
Cambie la referencia de celda o introduzca
un valor que no sea cero en la celda que
se utiliza como divisor. Puede introducir el
valor #N/A en la celda a la que se hace
referencia como divisor, que cambiar el
resultado de la frmula por #N/A de
#DIV/0! para indicar que el valor del
divisor no est disponible.
Cambie el divisor por un nmero que no
sea cero.
Compruebe que el divisor en la funcin o
en la frmula no es ni cero ni se ha
dejado en blanco.
82
El valor de error #NOMBRE? Aparece cuando Microsoft Excel no reconoce texto en una
frmula.

Causa Posible Solucin Recomendada

Se ha eliminado un nombre utilizado en la
frmula o bien, se ha utilizado un nombre
que no existe.
Se ha cometido un error al escribir el
nombre.
Se ha cometido un error al escribir el
nombre de una funcin.
Se ha introducido texto en una frmula sin
poner el texto entre comillas. Microsoft
Excel tratar de interpretar la entrada
como un nombre, aunque se haya querido
introducir como texto.
Se han omitido los dos puntos (:) en un
referencia de rango.
Asegrese de que el nombre existe. En el
men Insertar, elija Nombre y, a
continuacin, haga clic en Definir. Si el
nombre no aparece en la lista, agrguelo
mediante el comando Definir.
Corrija el error ortogrfico.Para insertar el
nombre correcto en la frmula, puede
seleccionar el nombre en la barra de
frmulas, elija Nombre en el men
Insertar y a continuacin, haga clic en
Pegar. En el cuadro de dilogo Pegar
nombre, haga clic en el nombre que desee
utilizar y, a continuacin, haga clic en
Aceptar.
Corrija el error ortogrfico. Inserte el
nombre correcto de la funcin en la
frmula utilizando la paleta de frmulas.Si
la funcin de la hoja de clculo forma
parte de un programa de complementos o
macros automticas ste deber cargarse.
Para obtener informacin acerca de la
utilizacin de los programas de
complementos, haga clic en .
Escriba el texto de la frmula entre
comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente
frmula integra la porcin de texto "El
importe total es " al valor de la celda
B50:="El importe total es "&B50
Asegrese de que en todas las referencias
del rango de celdas en la frmula utilizan
dos puntos (:), por ejemplo,
SUMA(A1:C10).

5.- Qu significa el error #N/A?

El valor de error #N/A se da cuando un valor no est disponible para una funcin o una
frmula. Si algunas celdas en la hoja de clculo van a contener datos que an no estn
disponibles, escriba #N/A en dichas celdas. Las frmulas que hacen referencia a esas
celdas devolvern #N/A en lugar de intentar calcular un valor.

Causa Posible Solucin Recomendada

Se ha dado un valor inadecuado para el Compruebe que el argumento
argumento valor_buscado en las funciones valor_buscado tiene el tipo de valor
de la hoja de clculo BUSCARH, BUSCAR, correcto; por ejemplo, un valor o una
COINCIDIR o BUSCARV. referencia de celda, pero no una
referencia de rango.
Se han utilizado las funciones de la hoja de Como valor predeterminado, las funciones

83
clculo BUSCARV o BUSCARH para localizar
un valor en una tabla no ordenada.
Se ha utilizado un argumento en una
frmula matricial que no tiene el mismo
nmero de filas o columnas que el rango
que contiene la frmula matricial.
Se han omitido uno o ms argumentos de
una funcin de la hoja de clculo integrada
o personalizada.
Se ha utilizado una funcin de hoja de
clculo personalizada que no est
disponible.
Se ha ejecutado una macro que introduce
una funcin que devuelve #DIV/0!.
6.- Qu significa el error #REF!?
El valor de error #REF! se da cuando una referencia de celda no es vlida.
Causa Posible
Se han eliminado celdas a las que hacan
referencia otras frmulas o se han pegado
celdas movidas sobre otras a las que se
haca referencia en otras frmulas.
Se ha ejecutado una macro que introduce
una funcin que devuelve #REF!
que buscan informacin en las tablas
debern ordenarse en orden ascendente.
Sin embargo, las funciones de la hoja de
clculo BUSCARV y BUSCARH contienen
un argumento de rango_buscado que da
instrucciones a la funcin para buscar una
coincidencia exacta incluso si la tabla no
est ordenada. Para buscar una
coincidencia exacta, defina el argumento
de rango_buscado como FALSO.
Si ha introducido la frmula matricial en
varias celdas, asegrese de que los rangos
a los que sta hace referencia tienen el
mismo nmero de filas y columnas, o bien
introduzca la frmula matricial en menos
celdas. Por ejemplo, si se ha introducido la
frmula matricial en un rango de 15 filas
de alto (C1:C15) y la frmula hace
referencia a un rango de 10 filas de alto
(A1:A10), el rango C11:C15 presentar
#N/A. Para corregir este error, introduzca
la frmula en un rango menor (por
ejemplo, C1:C10) o cambie el rango al
que hace referencia la frmula por el
mismo nmero de filas (por ejemplo,
A1:A15).
Introduzca todos los argumentos en la
funcin.
Asegrese de que el libro que contiene la
funcin de la hoja de clculo est abierto
y de que la funcin est operando
correctamente.
Asegrese de que los argumentos en la
funcin son correctos y se encuentran en
la posicin adecuada.
Solucin Recomendada
Cambie las frmulas o restablezca las
celdas de la hoja de clculo eligiendo
Deshacer en el men Edicin
inmediatamente despus de eliminarlas o
pegarlas.
Compruebe la funcin para ver si algn
argumento hace referencia a una celda o a
un rango de celdas que no sea vlido. Por
ejemplo, si la macro introduce una funcin
84

Se ha utilizado una referencia remota a
una aplicacin que no se est ejecutando o
bien a un tema DDE (intercambio dinmico
de datos) como "sistema" que no est
disponible.
7.- Qu significa el error #NUM!?
El valor de error #NUM! se da cuando hay un problema con algn nmero en una frmula
o funcin.
Causa Posible
Se ha utilizado un argumento inaceptable
en una funcin que necesita un argumento
numrico.
Se ha utilizado una funcin de hoja de
clculo que realiza iteraciones, como TIR o
TASA y la funcin no encuentra un
resultado.
Se ha introducido una frmula que
devuelve un nmero demasiado grande o
demasiado pequeo para que Microsoft
Excel lo represente.
8.- Qu significa el error #NULO!?
El valor de error #NULO! se da cuando se especifica una interseccin de dos reas que no
se cruzan.
Causa Posible
Se ha utilizado un operador de rango
incorrecto o una referencia de celda
incorrecta.
Para obtener ms informacin acerca de las
referencias y de los operadores de rangos,
haga clic en.
que hace referencia a una celda por
encima de la funcin y la celda que
contiene la funcin est el la fila 1, la
funcin devolver #REF! Porque no hay
celdas por encima de la fila 1.
Inicie la aplicacin. Asegrese de que est
utilizando el tema DDE correcto.
Solucin Recomendada
Asegrese de que los argumentos que se
utilizan en la funcin son correctos y
pertenecen al tipo de argumento correcto.
Utilice otro valor inicial para la funcin de
la hoja de clculo.
Cambie la frmula para que su resultado
est comprendido entre y .
Solucin Recomendada
Para hacer referencia a dos reas que no
se cruzan, utilice el operador de unin, el
punto y coma (;). Por ejemplo, si la
frmula suma dos rangos, asegrese de
que una coma separa los dos rangos
(SUM(A1:A10,C1:C10)). Si se omite la
coma, Microsoft Excel tratar de sumar las
celdas comunes a los dos rangos, pero
A1:A10 y C1:C10 no tienen celdas en
comn porque no se cruzan. Compruebe si
hay errores de tecleo en la referencia a los
rangos.
85
 ANEXO 2

INSTRUCCIONES DE VISUAL BASIC

1.- Instruccin para activar una celda:

Range(celda).Select

Ejemplo

Range(A3).Select
Ubica la celda A3 como celda activa

2.- Instruccin para direcciones relativas en desplazamiento de celdas:

ActiveCell.Offset(cantidad de filas, cantidad de columnas).Activate

Ejemplo

ActiveCell.Offset(1, -3).Activate
Se desplaza 1 fila y retrocede 3 columnas

3.- Instruccin para desplegar valor en celdas:

ActiveCell.FormulaR1C1=texto o

ActiveCell.FormulaR1C1=variable

4.- Instrucciones para formatos de fuentes, relleno y bordes:

ActiveCell.Font.Bold = True Para estilo negrita a la fuente

ActiveCell.Font.Italic = True Para estilo cursiva a la fuente

ActiveCell.Font.Underline = True Para subrayado a la fuente

ActiveCell.Font.Size = 14 Para tamao 14 a la fuente

ActiveCell.Font.Name = Arial Para tipo Arial a la fuente

ActiveCell.Font.Colorindex = 3 Para color rojo a la fuente

86
 ActiveCell.Interior.Colorindex = 1 Para color negro a relleno de la celda

ActiveCell.Borders.LineStyle = xlDouble
Para bordes dobles en celda

ActiveCell.Borders.Colorindex = 4 Para color azl al borde de celda

ActiveCell.Borders(xlEdgeTop).Linestyle = xlContinues
Para borde superior continuo

ActiveCell.Borders(xlEdgeBottom).Linestyle = xlContinues
Para borde inferior continuo

ActiveCell.Borders(xlEdgeLeft).Linestyle = xlContinues
Para borde izquierdo continuo

ActiveCell.Borders(xlEdgeRight).Linestyle = xlContinues
Para borde derecho continuo

ActiveCell.Borders(xlEdgeTop).Colorindex = 3
Para color rojo al borde superior

ActiveCell.Borders(xlEdgeBottom).Colorindex = 4
Para color azul al borde inferior

ActiveCell.Borders(xlEdgeLeft).Colorindex = 3
Para color rojo al borde izquierdo

ActiveCell.Borders(xlEdgeRight).Colorindex = 4
Para color azul al borde derecho

87
5.- Instrucciones para alineamientos de textos dentro de la celda:

Selection.Horizontal.Alignment = xlCenter
Para alineamiento horizontal central

Selection.Horizontal.Alignment = xlLeft
Para alineamiento horizontal izquierdo

Selection.Horizontal.Alignment = xlRight
Para alineamiento horizontal derecho

Selection.Vertical.Alignment = xlCenter
Para alineamiento vertical central

Selection.VerticalAlignment = xlTop
Para alineamiento vertical superior

Selection.VerticalAlignment = xlBottom
Para alineamiento vertical inferior

6.- Instrucciones para centrar y combinar celdas de titulo, con bordes e interior

Range(A1:H1).Select Para seleccionar celdas

Selection.Merge Para combinar

Selection.Vertical.Alignment = xlCenter Para centrar texto vertical

Selection.Vertical.Alignment = xlCenter Para centrar texto horizontal

Selection.Borders.LineStyle = xlDouble Para contorno doble

Selection.Borders.Colorindex = 4 Para color azul en borde

Selection.Interior.Colorindex = 6 Para relleno amarillo

7.- Instrucciones para anchos y altos de celda:

Columns(B:B).ColumnWidth = 17 Para ancho 17 de toda la columna B

Rows(2:3).RowHeight = 21 Para alto 21 de las filas 2 y 3

8.- Instrucciones para ocultar columnas y filas:

Columns(B:C).EntireColumn.Hidden = True
Para ocultar columnas B y C

Rows(2:2).EntireRow.Hidden = True
Para ocultar fila 2

88
9.- Instrucciones para mostrar columnas y filas:

Columns(B:B).EntireColumn.Hidden = False
Para mostrar columna B

Rows(2:3).EntireRow.Hidden = False
Para mostrar filas 2 y 3

10.- Instrucciones para declaracin de variables y constantes:

Dim Variable1, [Variable2, [Variable3]]] as String

Para variable1, opcionalmente, variable2 y variable3 de tipo alfanumrica

Dim Variable1, [Variable2, [Variable3]]] as Integer

Para variable1, opcionalmente, variable2 y variable3 de tipo numrica entera

Dim Variable1, [Variable2, [Variable3]]] as Date

Para variable1, opcionalmente, variable2 y variable3 de tipo fecha

11.- Instrucciones condicionales:

If (condicin) Then Si (condicin se cumple) Entonces

Instrucciones Instrucciones

End If Fin del si

Observe que esta instruccin requiere de una condicin que debe

necesariamente llevar un operador lgico ( > >= < <= <> = And Not Or )

Adems esta instruccin se puede anidar:

If (condicin) Then

If (condicin) Then

Instrucciones

End If

End If

Si no se cumple la condicin, tambin se puede agregar:

If (condicin) Then Si (condicin se cumple) Entonces

89
 Instrucciones Instrucciones

Else sino

Instrucciones Instrucciones

End If Fin del si

Naturalmente, tambin se puede anidar.

12.- Instruccin de ciclo de repeticin

For variable = valor inicial to valor final

Instrucciones

Next variable

Ejemplo

For Konta = 1 to variable2

Instrucciones

Next Konta

Permite repetir el ciclo de instrucciones desde que la variable contador

Konta toma el valor 1 hasta que la variable Konta alcance el valor de la
variable2.

13.- Instruccin de bifurcacin:

Nombre:

Instrucciones

Goto Nombre

90
Ejemplo

Paso1:

Instrucciones

Goto Paso1

Al identificar un procedimiento con el nombre de Paso1 permite que al

trmino de las instrucciones nuevamente la programacin se remita al
inicio del Paso1.

14.- Instruccin para generar un libro nuevo:

WorkBooks.Add

15.- Instruccin para cambiarse de libro:

Windows(nombre de libro).Activate

16.- Instrucciones para cambiarse de hoja y celda:

Sheets(nombre de hoja).Select

Range(celda).Select

17.- Instruccin de ejemplo para frmulas entre distintos libros:

ActiveCell.FormulaR1C1 = "=([Libro1]Hoja1!R1C3+[Libro2]Hoja2!R6C1)"

Esta instruccin indica que en la celda activa se mostrar el resultado de la suma

de la celda C1 de la Hoja1 del Libro1 con la celda A6 de la Hoja2 del Libro2.

18.- Instrucciones de cajas de dilogo para entrada de datos:

Variable = InputBox(mensaje de entrada, ttulo de caja dilogo, default)

El ttulo de la ventana de la caja de dilogo y el valor por defecto es opcional.

Ejemplo

Variable1 = InputBox(Digite cantidad de producto, CANTIDAD, 1)

En esta instruccin se solicita que se ingrese la cantidad deproductos, pero se

despliega el valor 1 por defecto, el cual puede ser cambiado por el usuario.

Variable = MSBox(mensaje de entrada, botones, ttulo de caja de dilogo)

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 Ejemplo

Variable1 = MsgBox(Ingreso de datos vlido, 17, CONFIRMACION)

En esta instruccin se solicita con un mensaje crtico que el usuario

Acepte o Cancele el ingreso de datos en una caja de dilogo que
contiene 2 botones: Aceptar y Cancelar.

19.- Descripccin de botones para cajas de dilogos:

Nmero y tipo de botones:

VALOR CONSTANTE DESCRIPCION DE

BOTONES
0 Ok Aceptar
1 Ok Cancel Aceptar Cancelar
2 Retry Ignore Anular Reintentar Ignorar
Yes No
3 Si No Cancelar
Cancel
4 Yes No Si No
5 Retry Cancel Reintentar Cancelar

Tipo de icono:

VALOR CONSTANTE DESCRIPCION DE

BOTONES
16 Critical Mensaje crtico
32 Question Pregunta de advertencia
48 Exclamation Pregunta de advertencia
64 Information Pregunta de advertencia

Botn predeterminado:

VALOR CONSTANTE DESCRIPCION DE

BOTONES
Default 1er. botn
0
Botton 1 predeterminado
Default 2do.botn
256
Botton 2 predeterminado
Default 3er. botn
512
Botton 3 predeterminado
Default 4to. botn
768
Botton 4 predeterminado

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Modalidad de cuadros:

VALOR CONSTANTE DESCRIPCION DE

BOTONES
Usuario debe responder
Application
antes de seguir en
0 Modal
aplicacin actual
Se suspenden todas las
System aplicaciones hasta que
4096
Modal usuario responda

Se usa la sumatoria, siendo 1 nmero por cada grupo.

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