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CICLO VITAL NA VISO DO DOCUMENTO

Helosa Esser dos Reis

O texto apresentado baseado na principal teoria da Arquivologia Teoria


das Trs Idades que define o ciclo vital dos documentos e utiliza seus
conceitos e terminologia. uma histria contada por um documento sobre
seu ciclo vital tratando o assunto de modo informal.

Foi s apertar a tecla do computador e, mais um minutinho, l estava


eu... saindo prontinho da impressora.
Dona Marlia, a secretria, fez a reviso final: perfeito!
Fiquei na mesa do chefe aguardando sua chegada e pensando no
futuro... Quais os caminhos que eu vou percorrer? A quem irei ajudar? Quais as
decises que sero tomadas com a minha ajuda?
O senhor Gilberto chegou e achou o trabalho de Dona Marlia timo.
Ele me colocou em uma pasta especial e me levou para a reunio.
Na reunio de diretores o senhor Gilberto leu as informaes que eu
continha. Passei de mo em mo e recebi muitos elogios: informaes
importantssimas, ser muito til para o meu trabalho, me mande uma cpia.
O senhor Gilberto tomou a palavra e explicou: - Mandarei este
documento para todas as diretorias para que todos leiam e tomem conhecimento
das informaes. Depois, ele ser arquivado no Arquivo Corrente do meu setor e
se algum precisar novamente do documento, poder solicitar o emprstimo.
Assim, eu comecei a tramitar pelos caminhos administrativos da
empresa. Muitas pessoas precisavam de mim para dar seqncia ao seu trabalho,
outros s liam as informaes. Participei de vrias reunies.
Entre os caminhos que percorri alguns foram difceis: passei por
muitos setores onde as pessoas liam as informaes e carimbavam e assinavam.
Recebi muitos clipes e grampos anexando outros documentos a mim.
Alguns dias depois voltei para a mesa do senhor Gilberto. Ele
escreveu arquive-se, carimbou, assinou e entregou dona Marlia.
Dona Marlia me pegou com carinho, mas com um ar de grande
tristeza. No parecia o mesmo documento que ela havia tirado da impressora.
Estava todo danificado.
Anotou no canto superior direito um nmero que ela procurou no
Cdigo de Classificao de Documentos. Tirou vrios grampos e clipes,
desamassou aqui, desdobrou ali, fez dois furinhos ao lado do texto e me colocou
numa pasta junto com todos aqueles documentos que estavam anexados a mim.
Ela colocou a pasta numa gaveta do Arquivo Corrente.
Depois de tanto tempo tramitando de um lado para o outro, foi bom
parar um pouco. Mas alguns dias depois, fui atender um pedido de outro setor
junto com os meus companheiros de pasta. Compreendi logo que ainda havia
muito trabalho.
Com o passar do tempo percebi que as solicitaes de emprstimo
da minha pasta foram diminuindo. Cada vez menos pessoas precisavam das
minhas informaes para a tomada de decises do dia-a-dia.
Um dia dona Marlia pegou minha pasta, olhou na Tabela de
Temporalidade de Documentos e disse - hora de transferir vocs ao Arquivo
Intermedirio.
Arquivo Intermedirio? O que isso? Dona Marlia logo explicou:
Agora estes documentos no so mais essenciais para o dia-a-dia da empresa,
novos documentos foram produzidos e estes so menos utilizados, apesar de
continuarem muito importantes para a administrao da empresa. Portanto iro
para o Arquivo Intermedirio enquanto aguardam a destinao final.
No incio tudo parecia muito estranho. O depsito do Arquivo
Intermedirio era uma calmaria s. Temperatura estvel, umidade controlada,
limpinho... uma tranqilidade!
Emprstimos para os setores de trabalho eram raros. Mas quando
me solicitavam era para reunies importantes, comprovaes jurdicas, estudos
para produo de novos documentos e coisas desse tipo.
Os anos foram passando e aquela vidinha pacata comeou a me
perturbar. J estava me sentindo desvalorizado, esquecido: - Se eu fui to
importante, porque ningum precisa mais de mim?
A resposta veio sem tardar. Fui convocado pela Comisso de
Avaliao de Documentos que, de posse da Tabela de Temporalidade de
Documentos, decidiu que havia chegado a hora do meu recolhimento ao Arquivo
Permanente.
Uma nova mudana. Como ser o depsito do Arquivo Permanente?
Ser calmo? Ser organizado? Precisarei tramitar muito? At que chegou o dia...
Fiquei triste ao descobrir que alguns de meus companheiros no
iriam me acompanhar. Eles no tinham valor permanente e seriam eliminados,
isto , seriam reciclados e recomeariam o ciclo vital como um novo documento.
Mas a minha misso no estava terminada. Perdi meu valor
administrativo, mas agora tinha valor histrico e por isso precisava ser recolhido.
O depsito do Arquivo Permanente tinha maior rigor no controle da
climatizao: temperatura e umidade sempre estveis. Tudo muito limpo: nenhum
inseto, nenhuma poeira. Iluminao reduzida e sol incidindo sobre os armrios de
documentos de forma nenhuma.
O arranjo dos documentos no Arquivo Permanente era diferente da
classificao nos Arquivos Corrente e Intermedirio. A minha funo agora era
histrica, estava atendendo aos pesquisadores interessados no estudo das
informao contidas nos documentos.
Hoje continuo no Arquivo Permanente no sou mais um documento
em papel, sou um microfilme, mas s o que mudou foi o meu suporte, as
informaes continuam iguais.
Participo de trabalhos muito interessantes: integro exposies, ajudo
a elaborao de monografias, dissertaes, teses e estudos histricos.
J tem muito tempo desde que fui produzido, j percorri muitos
caminhos diferentes, j tive valores diferentes, mas ainda sou um documento e
continuo muito importante!

Helosa Esser dos Reis graduada em Arquivologia pela Universidade Federal


Fluminense RJ e mestre em Tecnologia pelo Centro Federal de Educao
Tecnolgica Celso Suckow da Fonseca RJ.