CICLO VITAL NA VISÃO DO DOCUMENTO

Heloísa Esser dos Reis

O texto apresentado é baseado na principal teoria da Arquivologia – Teoria
das Três Idades que define o ciclo vital dos documentos – e utiliza seus
conceitos e terminologia. É uma história contada por um documento sobre
seu ciclo vital tratando o assunto de modo informal.

Foi só apertar a tecla do computador e, mais um minutinho, lá estava
eu... saindo prontinho da impressora.
Dona Marília, a secretária, fez a revisão final: perfeito!
Fiquei na mesa do chefe aguardando sua chegada e pensando no
futuro... Quais os caminhos que eu vou percorrer? A quem irei ajudar? Quais as
decisões que serão tomadas com a minha ajuda?
O senhor Gilberto chegou e achou o trabalho de Dona Marília ótimo.
Ele me colocou em uma pasta especial e me levou para a reunião.
Na reunião de diretores o senhor Gilberto leu as informações que eu
continha. Passei de mão em mão e recebi muitos elogios: “informações
importantíssimas”, “será muito útil para o meu trabalho”, “me mande uma cópia”.
O senhor Gilberto tomou a palavra e explicou: “- Mandarei este
documento para todas as diretorias para que todos leiam e tomem conhecimento
das informações. Depois, ele será arquivado no Arquivo Corrente do meu setor e
se alguém precisar novamente do documento, poderá solicitar o empréstimo”.
Assim, eu comecei a tramitar pelos caminhos administrativos da
empresa. Muitas pessoas precisavam de mim para dar seqüência ao seu trabalho,
outros só liam as informações. Participei de várias reuniões.
Entre os caminhos que percorri alguns foram difíceis: passei por
muitos setores onde as pessoas liam as informações e carimbavam e assinavam.
Recebi muitos clipes e grampos anexando outros documentos a mim.
Alguns dias depois voltei para a mesa do senhor Gilberto. Ele
escreveu “arquive-se”, carimbou, assinou e entregou à dona Marília.
Dona Marília me pegou com carinho, mas com um ar de grande
tristeza. Não parecia o mesmo documento que ela havia tirado da impressora.
Estava todo danificado.

limpinho. Temperatura estável. Cada vez menos pessoas precisavam das minhas informações para a tomada de decisões do dia-a-dia. Com o passar do tempo percebi que as solicitações de empréstimo da minha pasta foram diminuindo. novos documentos foram produzidos e estes são menos utilizados.É hora de transferir vocês ao Arquivo Intermediário”. Fui convocado pela Comissão de Avaliação de Documentos que. Depois de tanto tempo tramitando de um lado para o outro. esquecido: “. Os anos foram passando e aquela vidinha pacata começou a me perturbar. olhou na Tabela de Temporalidade de Documentos e disse “. apesar de continuarem muito importantes para a administração da empresa.Se eu fui tão importante. No início tudo parecia muito estranho. fui atender um pedido de outro setor junto com os meus companheiros de pasta. Ela colocou a pasta numa gaveta do Arquivo Corrente. umidade controlada. estudos para produção de novos documentos e coisas desse tipo. uma tranqüilidade! Empréstimos para os setores de trabalho eram raros. Tirou vários grampos e clipes. . desdobrou ali. de posse da Tabela de Temporalidade de Documentos. fez dois furinhos ao lado do texto e me colocou numa pasta junto com todos aqueles documentos que estavam anexados a mim. foi bom parar um pouco. O depósito do Arquivo Intermediário era uma calmaria só. Mas alguns dias depois. porque ninguém precisa mais de mim?” A resposta veio sem tardar. desamassou aqui. Um dia dona Marília pegou minha pasta. Anotou no canto superior direito um número que ela procurou no Código de Classificação de Documentos. comprovações jurídicas. Já estava me sentindo desvalorizado. Portanto irão para o Arquivo Intermediário enquanto aguardam a destinação final”. Compreendi logo que ainda havia muito trabalho. decidiu que havia chegado a hora do meu recolhimento ao Arquivo Permanente. Mas quando me solicitavam era para reuniões importantes.. Arquivo Intermediário? O que é isso? Dona Marília logo explicou: “Agora estes documentos não são mais essenciais para o dia-a-dia da empresa..

Uma nova mudança. Hoje continuo no Arquivo Permanente não sou mais um documento em papel. isto é. seriam reciclados e recomeçariam o ciclo vital como um novo documento.. O depósito do Arquivo Permanente tinha maior rigor no controle da climatização: temperatura e umidade sempre estáveis. mas ainda sou um documento e continuo muito importante! Heloísa Esser dos Reis é graduada em Arquivologia pela Universidade Federal Fluminense – RJ e mestre em Tecnologia pelo Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca – RJ. mas só o que mudou foi o meu suporte. já tive valores diferentes. teses e estudos históricos. Mas a minha missão não estava terminada.. mas agora tinha valor histórico e por isso precisava ser recolhido. Eles não tinham valor permanente e seriam eliminados. Perdi meu valor administrativo. A minha função agora era histórica. Tudo muito limpo: nenhum inseto. Fiquei triste ao descobrir que alguns de meus companheiros não iriam me acompanhar. sou um microfilme. Iluminação reduzida e sol incidindo sobre os armários de documentos de forma nenhuma. dissertações. nenhuma poeira. já percorri muitos caminhos diferentes. Já tem muito tempo desde que fui produzido. . estava atendendo aos pesquisadores interessados no estudo das informação contidas nos documentos. ajudo a elaboração de monografias. O arranjo dos documentos no Arquivo Permanente era diferente da classificação nos Arquivos Corrente e Intermediário. Como será o depósito do Arquivo Permanente? Será calmo? Será organizado? Precisarei tramitar muito? Até que chegou o dia. Participo de trabalhos muito interessantes: integro exposições. as informações continuam iguais.

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