CICLO VITAL NA VISÃO DO DOCUMENTO

Heloísa Esser dos Reis

O texto apresentado é baseado na principal teoria da Arquivologia – Teoria
das Três Idades que define o ciclo vital dos documentos – e utiliza seus
conceitos e terminologia. É uma história contada por um documento sobre
seu ciclo vital tratando o assunto de modo informal.

Foi só apertar a tecla do computador e, mais um minutinho, lá estava
eu... saindo prontinho da impressora.
Dona Marília, a secretária, fez a revisão final: perfeito!
Fiquei na mesa do chefe aguardando sua chegada e pensando no
futuro... Quais os caminhos que eu vou percorrer? A quem irei ajudar? Quais as
decisões que serão tomadas com a minha ajuda?
O senhor Gilberto chegou e achou o trabalho de Dona Marília ótimo.
Ele me colocou em uma pasta especial e me levou para a reunião.
Na reunião de diretores o senhor Gilberto leu as informações que eu
continha. Passei de mão em mão e recebi muitos elogios: “informações
importantíssimas”, “será muito útil para o meu trabalho”, “me mande uma cópia”.
O senhor Gilberto tomou a palavra e explicou: “- Mandarei este
documento para todas as diretorias para que todos leiam e tomem conhecimento
das informações. Depois, ele será arquivado no Arquivo Corrente do meu setor e
se alguém precisar novamente do documento, poderá solicitar o empréstimo”.
Assim, eu comecei a tramitar pelos caminhos administrativos da
empresa. Muitas pessoas precisavam de mim para dar seqüência ao seu trabalho,
outros só liam as informações. Participei de várias reuniões.
Entre os caminhos que percorri alguns foram difíceis: passei por
muitos setores onde as pessoas liam as informações e carimbavam e assinavam.
Recebi muitos clipes e grampos anexando outros documentos a mim.
Alguns dias depois voltei para a mesa do senhor Gilberto. Ele
escreveu “arquive-se”, carimbou, assinou e entregou à dona Marília.
Dona Marília me pegou com carinho, mas com um ar de grande
tristeza. Não parecia o mesmo documento que ela havia tirado da impressora.
Estava todo danificado.

uma tranqüilidade! Empréstimos para os setores de trabalho eram raros. comprovações jurídicas. Arquivo Intermediário? O que é isso? Dona Marília logo explicou: “Agora estes documentos não são mais essenciais para o dia-a-dia da empresa. Anotou no canto superior direito um número que ela procurou no Código de Classificação de Documentos. novos documentos foram produzidos e estes são menos utilizados. fez dois furinhos ao lado do texto e me colocou numa pasta junto com todos aqueles documentos que estavam anexados a mim. Portanto irão para o Arquivo Intermediário enquanto aguardam a destinação final”. Mas quando me solicitavam era para reuniões importantes. esquecido: “. Os anos foram passando e aquela vidinha pacata começou a me perturbar. . Cada vez menos pessoas precisavam das minhas informações para a tomada de decisões do dia-a-dia. olhou na Tabela de Temporalidade de Documentos e disse “. Um dia dona Marília pegou minha pasta. fui atender um pedido de outro setor junto com os meus companheiros de pasta. estudos para produção de novos documentos e coisas desse tipo. Fui convocado pela Comissão de Avaliação de Documentos que. foi bom parar um pouco. Ela colocou a pasta numa gaveta do Arquivo Corrente. Tirou vários grampos e clipes. umidade controlada. Mas alguns dias depois. desamassou aqui.. de posse da Tabela de Temporalidade de Documentos. Já estava me sentindo desvalorizado. decidiu que havia chegado a hora do meu recolhimento ao Arquivo Permanente.É hora de transferir vocês ao Arquivo Intermediário”. Depois de tanto tempo tramitando de um lado para o outro.. limpinho.Se eu fui tão importante. Com o passar do tempo percebi que as solicitações de empréstimo da minha pasta foram diminuindo. O depósito do Arquivo Intermediário era uma calmaria só. No início tudo parecia muito estranho. Temperatura estável. porque ninguém precisa mais de mim?” A resposta veio sem tardar. Compreendi logo que ainda havia muito trabalho. apesar de continuarem muito importantes para a administração da empresa. desdobrou ali.

Eles não tinham valor permanente e seriam eliminados. mas só o que mudou foi o meu suporte. ajudo a elaboração de monografias. estava atendendo aos pesquisadores interessados no estudo das informação contidas nos documentos.. dissertações. Hoje continuo no Arquivo Permanente não sou mais um documento em papel. nenhuma poeira. Mas a minha missão não estava terminada.. Fiquei triste ao descobrir que alguns de meus companheiros não iriam me acompanhar. Iluminação reduzida e sol incidindo sobre os armários de documentos de forma nenhuma. teses e estudos históricos. as informações continuam iguais. já tive valores diferentes. mas agora tinha valor histórico e por isso precisava ser recolhido. O arranjo dos documentos no Arquivo Permanente era diferente da classificação nos Arquivos Corrente e Intermediário. O depósito do Arquivo Permanente tinha maior rigor no controle da climatização: temperatura e umidade sempre estáveis. . já percorri muitos caminhos diferentes. A minha função agora era histórica. Perdi meu valor administrativo. sou um microfilme. Tudo muito limpo: nenhum inseto. Uma nova mudança. mas ainda sou um documento e continuo muito importante! Heloísa Esser dos Reis é graduada em Arquivologia pela Universidade Federal Fluminense – RJ e mestre em Tecnologia pelo Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca – RJ. Participo de trabalhos muito interessantes: integro exposições. seriam reciclados e recomeçariam o ciclo vital como um novo documento. Já tem muito tempo desde que fui produzido. isto é. Como será o depósito do Arquivo Permanente? Será calmo? Será organizado? Precisarei tramitar muito? Até que chegou o dia.

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