Manejotributario Nomina PDF

Manejo tributario de la nmina y
estrategias de compensacin
Carlos H. Forero Jimnez

REFLEXIONES PRELIMINARES
Funcin de los recursos humanos

Derecho / deber del empleador
Los impuestos como factor de
competitividad
Gravamen sobre las rentas de trabajo:
estrechamiento de las reglas
Tema cambiante: requiere seguimiento

continuo
Interpretacin de la DIAN: cada vez
ms compleja y dispersa
Riesgos / beneficios / oportunidades
PAGOS LABORALES
RGIMEN TRIBUTARIO DE LOS PAGOS
LABORALES
PRINCIPIO GENERAL:
Todo pago originado en la relacin laboral es gravable, salvo excepciones
expresas (irrelevante nocin de salario, prestacin y bonificacin) (ET
arts. 103 - 206)
BASE GRAVABLE (valor sobre el que se paga impuesto):

No es una proporcin nica. Ser mayor entre ms alto sea el ingreso.
(factor prestacional exento variable) (Consejo de Estado, exp. 14146 junio
23/05; caso BP Exploration: exoneracin del 25%)
TRATAMIENTOS ESPECIALES:
Indemnizaciones por retiro
Cesanta e intereses
Pensiones (invalidez, vejez, muerte)
Aportes pensionales de la seguridad social / AFC
Intereses prstamos vivienda / salud y educacin
LABORALES
ET, artculo 103: RENTAS DE TRABAJO
Se consideran rentas exclusivas de trabajo, las obtenidas
por personas naturales por concepto de salarios, comisiones,
prestaciones sociales, viticos, gastos de representacin,
honorarios, emolumentos eclesisticos, compensaciones
recibidas por el trabajo asociado cooperativo y en general, las
compensaciones por servicios personales.
ET, artculo 206: RENTAS DE TRABAJO EXENTAS

Estn gravados con el impuesto sobre la renta y
complementarios la totalidad de los pagos o abonos en
cuenta provenientes de la relacin laboral o legal y
reglamentaria, con excepcin de .
LABORALES Deducciones
Aportes parafiscales son requisitos para deduccin de salarios
Tal restriccin no aplica para la deduccin de salarios de los aprendices (Concepto

DIAN 3582 de 2004)
Vacaciones pagadas en dinero
Sobre la compensacin de vacaciones no disfrutadas deben liquidarse aportes

parafiscales (Concepto DIAN 19220 de 2004), como requisito para la respectiva
deduccin en el impuesto sobre la renta.
Posteriormente, la DIAN consider que debe hacerse una remisin expresa a las
entidades recaudadoras de dichos aportes, al sostener que La Administracin
Tributaria es competente para establecer la procedencia de las deducciones por gastos
salariales y para aplicar la sancin establecida en el artculo 664 del Estatuto Tributario,
pero atenida a la certificacin previa sobre el estado de cuenta del aportante, que
expidan las entidades recaudadoras y/o las entidades de control (Ministerio de
Proteccin Social, Superintendencia de Salud, Superintendencia de Subsidio Familiar
etc), por ser estas las responsables de determinar la base, cuanta y pago de los
aportes. (Concepto DIAN 085940 del 2004)
Aportes parafiscales son requisitos para deduccin de salarios
Posicin del Consejo de Estado vacaciones pagadas en dinero.
El Consejo de Estado ha considerado que sobre las vacaciones compensadas en dinero s

deben liquidarse aportes parafiscales, pues en su consideracin si bien las vacaciones no
son salario sino descanso remunerado, el pago de las mismas hace parte de la nmina
mensual de salarios en los trminos del artculo 17 de la Ley 21 de 1982, norma segn la
cual se entiende por nmina mensual de salarios la totalidad de los pagos constitutivos de
salario y los descansos remunerados. La misma posicin fue sostenida por el Ministerio de la
Proteccin Social.
El Ministerio de la Proteccin Social elev consulta, a la Sala de Consulta y Servicio Civil del
Consejo de Estado. Dicha Sala respondi la consulta mediante Concepto emitido el 8 de
febrero de 2011, Magistrado Ponente Dr. Luis Fernando lvarez, Nmero interno 2013,
concluyendo, que todo pago en dinero por concepto de vacaciones es base de liquidacin de
aportes parafiscales. A ese respecto concluy que Para determinar la base de liquidacin de
los aportes parafiscales, las vacaciones reconocidas en dinero en cualquier momento de la
relacin laboral o al final de ella, hacen parte del concepto de pagos verificados por
descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales, de que trata el artculo 17
de la Ley 21 de 1982.
Aportes parafiscales son requisitos para deduccin de
salarios
Tal restriccin no aplica en tratndose de los pagos realizados en

virtud de pactos de no-salario (Art. 128 del Cdigo Laboral). Dichos
pactos deben constar por escrito, en el contrato de trabajo
(Consejo de Estado, sentencia del 7 de octubre de 2010,
radicacin 16951).
Tener en cuenta lmite del 40% del total de la remuneracin (para

efectos de seguridad social: salud, pensiones y riesgos
profesionales): artculo 30 de la Ley 1393 de 2010. Consideramos
que dicho lmite no aplica para los aportes parafiscales de nomina
(SENA, ICBF, Cajas de Compensacin)
Aportes parafiscales son requisito para
deduccin de salarios
() Los recursos fsicos y humanos que destine el

empleador para atender directamente el cuidado y
la prevencin de riesgos profesionales o accidentes
de trabajo en la sede de la empresa, tienen relacin
de causalidad con la actividad productora de renta
() Adems se trata de un gasto necesario en la
medida en que debe asumirse en virtud de una
disposicin legal. () Sentencia Consejo de
Estado 16286 de 2009
Deduccin de contribuciones y aportes a fondos

de pensiones y fondos de cesantas Decreto
841 de 1998
() Para efectos del impuesto sobre la renta y

complementarios, son deducibles los aportes que
efecte el empleador al fondo de pensiones de que
trata la Ley 100 de 1993 y las contribuciones que
efecten los empleadores a los fondos de
pensiones de jubilacin e invalidez y de
cesantas
Deduccin de contribuciones y aportes a fondos de pensiones
planes innominados de pensiones
Nocin clsica: prctica de constituir un fondo de pensiones privado, en

relacin con una compaa, para realizar aportes por parte del empleador
con beneficiarios innominados (indeterminados), como modalidad de
remuneracin deducible para el empleador.
En todo caso, debemos recordar que de conformidad con la Circular

Externa 017 del 2006 expedida por la Superintendencia Financiera, los
denominados planes de pensiones innominados se encuentran prohibidos
en nuestro medio, de manera tal que la autoridad tributaria tambin ha
cuestionado la deducibilidad de los referidos planes, basndose en la
Circular expedida por la Superintendencia Financiera.
Deduccin de contribuciones y aportes a fondos de pensiones
planes innominados de pensiones
La referida Circular expone el punto as: Lo anterior teniendo en cuenta la

naturaleza y las caractersticas esenciales de los planes de pensiones de jubilacin y
de vejez institucionales, cuyo objeto y finalidad, conforme a lo establecido en la ley,
consiste en favorecer a los trabajadores o miembros de las entidades patrocinadoras,
nicos posibles partcipes de esta clase de planes, segn lo establece el literal b) del
inciso segundo del numeral 2 del artculo 173 del Estatuto Orgnico del Sistema
Financiero, y que por esa razn no pueden existir planes de pensiones sin partcipes.
se exige que la definicin de las condiciones de admisin de los partcipes a que

se refiere el literal a) del numeral 4 ibdem, sea realizada por el patrocinador
mediante la identificacin de los nombres de las personas naturales a favor de
las cuales se crea o mediante la determinacin de las condiciones o requisitos
que stas deben cumplir para ser partcipes; esta ltimas no pueden involucrar
condiciones imposibles o ininteligibles, as como aquellas que consistan tan slo en
la posterior identificacin por parte del patrocinador, en cualquier momento durante la
ejecucin del contrato, de los nombres de los partcipes o beneficiarios del plan.
Deduccin de contribuciones y aportes a fondos de pensiones planes
innominados de pensiones planes institucionales
En el contexto actual, no pueden existir planes de pensiones innominados, sino

nicamente planes institucionales de pensiones, identificando previamente a los participes
del plan, para efectos de la deduccin del aporte del empleador.
Cuestin de los planes de pensiones institucionales sometidos a condiciones suspensivas:

el trabajador nicamente tiene derecho a los aportes realizados por el empleador, cuando
cumpla ciertas condiciones (tiempo de servicios, productividad, etc.)
El empleador tiene derecho a la deduccin en el periodo fiscal que realiza el aporte, al

tenor de lo dispuesto por el artculo 126-1 del Estatuto Tributario, sin importar que el
mismo se someta a condiciones. Posible renta liquida por recuperacin de deducciones en
el caso de que no se cumplan las condiciones para que los participes del plan tengan
derecho a los recursos.
Problemas para el trabajador en relacin con los planes de pensiones sometidos a

condicin suspensiva: Cundo se entiende causado el ingreso no constitutivo de renta?
Se difiere la causacin del ingreso al cumplimiento de la condicin? Elemento de
exigibilidad del ingreso. Se presenta una acumulacin de los ingresos no constitutivos
hasta el momento en que se cumpla la condicin?
Deduccin de aportes - planes innominados de pensiones planes institucionales
Concepto 033100 del 2007. El tratamiento tributario es simtrico, en cuanto al

patrocinador y el beneficiario del pago se refiere, cuando el aporte voluntario es abonado
en la cuenta del partcipe o beneficiario del plan consolidado efectivamente en cabeza de
ste, es considerado ingreso no constitutivo de renta y ganancia ocasional hasta el
porcentaje previsto en la ley, mientras que el empleador o patrocinador que realiz el
aporte voluntario al respectivo fondo de pensiones de jubilacin e invalidez obtiene el
derecho a solicitar como deduccin este pago dentro de los parmetros establecidos en el
artculo 126-1 del Estatuto Tributario, en el entendido que su aporte tiene un beneficiario
determinado en desarrollo de un plan de pensiones, que se consolidar cuando el
partcipe cumpla las condiciones previstas en el mismo. Es as, como se debe informar en
el extracto al partcipe las condiciones cuyo cumplimiento est pendiente para la
consolidacin de sus derechos sobre los aportes efectuados por la entidad patrocinadora.
En consecuencia, son deducibles los aportes voluntarios que realicen a los fondos de
pensiones las entidades patrocinadoras o empleadores, siempre y cuando, se efecten en
desarrollo de un plan de pensiones y los mismos se radiquen desde un principio en
cabeza del trabajador en quien se consoliden los derechos sobre los aportes realizados,
una vez se den las condiciones previstas en el plan, acorde con las disposiciones
legales.
Deduccin de aportes - planes innominados de pensiones planes
institucionales
Se requiere que el beneficiario sea empleado o contratista del empleador. Concepto

083562 del 2010. DIAN. Niega deduccin para el empleador, e ingreso no gravado
para el beneficiario del aporte en caso contrario.
Como se observa, de la norma y en el mismo contexto de la interpretacin

efectuada, el beneficio establecido para los aportes voluntarios a fondos de
pensiones es aplicable respecto de los asalariados y de- los llamados trabajadores
independientes, -limitado al 30% de los ingresos- que perciban uno u otro de
acuerdo a su calidad, y en la misma medida son deducibles los aportes del
empleador segn los lineamientos establecidos en el artculo 126-1 del Estatuto
Tributario.
Por ello, si el aporte voluntario a los fondos de pensiones lo efecta la empresa, a

nombre del socio de la misma, con el cual no medie relacin laboral o de prestacin
de servicios, tal hecho desvirta la finalidad prevista por el legislador toda vez que no
se estn acatando los presupuestos legales respecto de los cuales pueda predicarse
el beneficio.
LABORALES Deducciones especiales
Por programa de aprendices del SENA 130% de los
salarios y prestaciones sociales.
Por trabajadores con limitacin fsica no inferior al 25%

comprobada 200% de salarios y prestaciones sociales.
Por pagos a viudas y hurfanos de miembros de las

fuerzas armadas muertos en combate, secuestrados o
desaparecidos 200% de salarios y prestaciones sociales
(Certificacin Mindefensa).
Pensiones de jubilacin e invalidez: pagos realizados y

cuotas o aportes a compaas de seguros.
RENTAS NO SOMETIDAS A
RETENCIN EN LA FUENTE
EXCEPCIONES
Ingresos laborales no sometidos a retencin
en la fuente (bases mnimas):
Ingresos laborales (base depurada)

inferiores a 95 UVT ($2.474.655 ao 2012).
I.N.C.R.N.G.O.
LABORALES
Ingreso tributario: Salario:
Contraprestacin por
Todo tipo de ingreso
labor
Proveniente de una
relacin laboral
Directa
Directo o indirecto
Que incremente el
patrimonio del trabajador No excluida por la ley o
en forma neta por pacto hecho entre el
empleador y el trabajador
RGIMEN TRIBUTARIO DE LOS
TRABAJADORES
CLASIFICACIN DE LOS TRABAJADORES:
Asalariados No Declarantes:
Retencin en la Fuente (es su impuesto)
Asalariados Declarantes
Retencin en la Fuente y Declaracin
Tributaria
OBLIGACION DE DECLARAR PARA
PERSONAS NATURALES
2011 2012
Personas de menores $35.185.000 $36.469.000

(ingresos)
Para asalariados (ingresos) $102.363.000 $106.098.000
Para trabajadores
independientes no resp. $82.936.000 $85.962.000
IVA (ingresos)
Patrimonio bruto superior $113.094.000 $117.221.000

Compras y consumos con $70.370.000 $72.937.000
T.C.
Inversiones financieras $113.094.000 $117.221.000
TABLA DE LA RETENCIN
RANGOS UVT TARIFA
MARGINAL
IMPUESTO
DESDE HASTA
>0 95 0% 0
>95 150 (RENTA GRAVABLE EXPRESADA EN UVT, MENOS

19% 95 UVT) * 19%
28% (RENTA GRAVABLE EXPRESADA EN UVT MENOS

>150 360 150 UVT) * 28% MS 10 UVT
(RENTA GRAVABLE EXPRESADA EN UVT MENOS

33%* 360 UVT) * 33% MS 69 UVT
>360 EN
ADELANTE
UVT 2012: $26,049

RETENCIN EN LA FUENTE DE
PAGOS LABORALES
RETENCION EN LA FUENTE
Procedimientos 1 y 2
Las compaas pueden escoger libremente cul

procedimiento utilizan, pero una vez escojan, lo
deben mantener todo el ao (Concepto DIAN 5395 de
marzo 06 de 1987)
Sobre la totalidad de los pagos
Directos e Indirectos
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento 1 Procedimiento 2
Se excluye: Se excluye:
Las Cesantas. Las Cesantas
Los intereses de Los Intereses de
cesantas. Cesantas
La Prima Legal.
DEPURACIN PROCEDIMIENTO 1
Total Ingresos Mes xxxx

Menos (cesantas, intereses y prima legal) (xxx)
Menos (aportes pensionales y AFC) (xxx)
Menos Rentas Exentas (xxx)
Subtotal 1 xxxx
Menos 25% del subtotal 1 (xxx)
Subtotal 2 xxxx
Menos (vivienda, salud, educacin) (xxx)
Base de Retencin: xxxx
EJEMPLO PROCEDIMIENTO 1
Concepto Caso 1 (UVT ao 2012)
1. Ingreso laboral gravado en pesos 3.000.000

2. Ingreso laboral gravado en UVT (1 / 26.049) 115,17
3. Rango de la tabla de Retencin De 95 a 150 UVT
4. Menos: Ingreso laboral sin retencin en UVT 95
5. Base para aplicar tarifa en UVT (2 4) 20,17
6. Tarifa segn tabla de Retencin 19%
7. Retencin en UVT (5 * 6) 3.83
8. Retencin en pesos (7 *26.049) $99.815
9. Aproximacin al mltiplo de mil ms cercano $100.000
Concepto Caso 2

2. Ingreso laboral gravado en UVT (1 / 26.049) 230,34
4. Menos: Descuento por rangos anteriores en UVT 150
7. Retencin en UVT (5 * 6) 22,49
8. Ms: Retencin de rangos anteriores en UVT 10,45
9. Retencin total en UVT (7+ 8) 32,94
10. Retencin en pesos (9 *26.049) $858.154
Concepto Caso 3

2. Ingreso laboral gravado en UVT (1 / 26.049) 368.54
3. Rango de la tabla de Retencin Mayor a 360 UVT
6. Tarifa segn tabla de Retencin * 33%
8. Ms: Retencin de rangos anteriores en UVT 69,25
9. Retencin total en UVT (7 + 8) 72,07
10. Retencin en pesos (9 *26.049) $1.877.272
11. Aproximacin al mltiplo de mil ms cercano $1.877.000
*: A partir del ao 2008 la tarifa para este rango es del 33%
DEPURACIN PROCEDIMIENTO 2
Ingresos 12 meses Ant. / 13 XXXX
Aportes Obligatorios (XXX)
Fondo Solidaridad (XXX)
Aportes A.F.C. (XXX)
Aportes Voluntarios (XXX)
Subtotal No. 1 XXXX
Menos Rentas Exentas (XXX)
Subtotal No. 2 XXXX
Ingreso Promedio Mes (XXXX)
Intereses vivienda o Salud y Educacin (XXXX)
Base Gravable XXXX
Retencin en la Fuente %
Concepto Caso 1
1. Ingreso laboral gravado promedio en pesos * 2.800.000

2. Ingreso laboral gravado promedio en UVT (1 / 26.049) 107,49
4. Menos: Ingreso laboral sin retencin en UVT 95
7. Retencin total en UVT (5 * 6) 2,37
8. Ingreso laboral gravado promedio en UVT (2) 107,49
9. Porcentaje fijo de retencin ((7 / 8)*100) 2,37%
10. Ingreso laboral gravado actual en pesos $3.000.000
11. Retencin actual en pesos (10 * 9) $ 71.000
*: Se trata del resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los
pagos gravables efectuados al trabajador durante los
12 meses anteriores a aquel en el cual se efecta el clculo.
Concepto Caso 2

2. Ingreso laboral gravado promedio en UVT (1 / 26.049) 214,98
8. Ms impuesto de rangos anteriores en UVT 10,45
9. Retencin total en UVT (7 + 8) 28.64
10. Ingreso laboral gravado promedio en UVT (2) 214.98
12. Ingreso laboral gravado actual en pesos 5.600.000
13. Retencin actual en pesos (12 * 11) $775.040
*: Se trata del resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los pagos
gravables efectuados al trabajador durante los 12 meses anteriores a aquel
en el cual se efecta el clculo.
Concepto Caso 3
2. Ingreso laboral gravado promedio en UVT (1/26.049) 537,45
3. Rango de la tabla de Retencin Mayor a 360 UVT
8. Ms impuesto de rangos anteriores en UVT 69,25
9. Retencin total en UVT (7 + 8) 128,01
10. Ingreso laboral gravado promedio en UVT (2) 537,45
12. Ingreso laboral gravado actual en pesos 15.000.000
13. Retencin actual en pesos (12 * 11) $2.076.000
14. Aproximacin al mltiplo de mil ms cercano $2.076.000
*: Se trata del resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los pagos
gravables efectuados al trabajador durante los
12 meses anteriores a aquel en el cual se efecta el clculo.
PAGOS LABORALES
Mediante el concepto 081582 del 2011, la DIAN hizo las siguientes consideraciones: 1.
Para realizar el clculo de la retencin en la fuente por salarios del primer semestre del
2011 aplicando el mtodo dos establecido en el artculo 386 del Estatuto Tributario, el valor
de la UVT a tener en cuenta es el correspondiente al 2010 o al 2011?
El porcentaje fijo de retencin acorde con lo previsto por el artculo 386 del Estatuto
Tributario, se calcula en los meses de junio y diciembre de cada ao, el cual corresponde
al porcentaje que figure en la tabla de retencin frente al intervalo al cual corresponda el
resultado de dividir por 13 la sumatoria de todos los pagos gravables efectuados al
trabajador durante los doce (12) meses anteriores a aquel en el cual se efecta el clculo
y se debe aplicar a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes. As
las cosas el Despacho considera, acorde con las disposiciones anteriormente referidas,
que el valor de la UVT que se toma en cuenta es el vigente al momento en que se efecta
el clculo del porcentaje fijo de retencin. De esta manera, si en diciembre de 2010 se
efecta el clculo del porcentaje fijo que se debe aplicar en los seis meses siguientes, el
valor de la UVT para esos efectos es el vigente al momento de efectuar el respectivo
clculo, valor que rige para cada ao gravable entre el 1 o de enero y el 31 de diciembre.
Ahora bien, cualquier clculo o valor en 2011, necesariamente debe tomar como
referencia el valor de la UVT fijado para este ao. (Subrayas fuera de texto)
RENTAS DE TRABAJO EXENTAS
(LMITE)
El 25% del total de los pagos laborales sin que exceda de un tope
($6.251.760, valor 2012, 240 UVT)
Concepto DIAN 07261 del 11 de febrero de 2005:
El tope no aplica a indemnizaciones o bonificaciones por

terminacin de contrato, ni a otros pagos de naturaleza no peridica
mensual.
Concepto DIAN 076716 (Octubre 20/05):
El lmite mensual de las rentas de trabajo exentas, a que hace

referencia el numeral 10 del artculo 206 del Estatuto Tributario, s
opera respecto de los pagos que no se reciben mensualmente, pero
que tienen vocacin mensual, tales como la prima legal, las
bonificaciones ocasionales y las vacaciones.
PAGOS LABORALES
PAGOS NO SUJETOS:
1. I.N.C.R.N.G.O. (fondos de pensiones

obligatorios y voluntarios y a cuentas
AFC).
2. Pagos exentos (Art. 206 ET)
3. Expresamente exceptuados (Cesantas)
PAGOS LABORALES
Los aportes obligatorios y voluntarios a

fondos de pensiones, junto con los
aportes a cuentas AFC no pueden
exceder del 30% del ingreso laboral o
tributario del ao.
PAGOS LABORALES
Lmite de los aportes voluntarios a pensiones y a cuentas AFC: 30%
del ingreso tributario o laboral del ao.
Para efectos de los procedimientos de retencin, que lmite debe

aplicar, mensual o anual?
En el procedimiento 2 se realiza la sumatoria de los pagos en los 12

meses anteriores, y por lo tanto el lmite debera ser anual.
Para la DIAN, en todos los casos la disminucin de la base de

retencin (procedimientos 1 y 2) debe tener lmite mensual: Concepto
105920 del 2009.
Incompatibilidad entre lo preceptuado por el Decreto 2577 del 2009 y

los artculos 126-1 y 126-4 del Estatuto Tributario?
PAGOS LABORALES
Lmite de los aportes voluntarios a pensiones y a cuentas AFC: 30% del
ingreso tributario o laboral del ao. Caso de los independientes.
Para los independientes, la norma parece indicar un lmite mas amplio de

aportes a fondos de pensiones: el ingreso tributario del ao (trmino ms
amplio que ingreso laboral), lo cual podra incluir los ingresos por ganancias
ocasionales que se realicen en el periodo.
Sin embargo, la DIAN ha considerado que debe aplicar, respecto de los

independientes, un lmite similar al de los trabajadores por contrato de
trabajo. (Concepto 040093 del 2010).
Por lo tanto, en criterio de la DIAN, respecto de los independientes los

ingresos que forman parte del lmite anual son los derivados de actividades
personales, tales como prestacin de servicios, comisiones, etc. No pueden
hacer parte del lmite los ingresos constitutivos de ganancia ocasional.
PAGOS LABORALES
Aportes voluntarios y obligatorios a fondos de pensiones y renta presuntiva del
trabajador.
Los aportes obligatorios, deben excluirse del calculo de la renta presuntiva del
trabajador, por efecto de la parafiscalidad en materia de pensiones. Falta de
disponibilidad de los recursos. Doctrina de la DIAN concuerda (Concepto 8755 del
2005).
En los aportes voluntarios existe la discusin: la DIAN considera que deben incluirse
en la base de renta presuntiva, sobre la base de la disponibilidad de los recursos.
Concepto 057546 del 2004. Sin embargo, dicho concepto fue anulado recientemente
por el Consejo de Estado (sentencia del 13 de junio del 2011, radicacin 18024), al
considerar que los aportes voluntarios a fondos de pensiones, no pueden someterse
al impuesto sobre la renta a travs del sistema de renta presuntiva, pues se violara
el artculo 126-1 del Estatuto Tributario.
Sin embargo, segn la referida sentencia, los aportes voluntarios a fondos de

pensiones si forman parte de la base gravable del impuesto al patrimonio, pues en
este aspecto no existe un beneficio tributario particular para los aportes voluntarios
en dicho impuesto.
PAGOS LABORALES
Los aportes obligatorios a las EPS son deducibles de la base de
retencin, es decir, se descuentan en la depuracin despus de
calcular la renta exenta. (Concepto DIAN, julio 11 de 2008)
Posteriormente dicha postura fue adoptada en el Decreto 2271 del

2009. Deduccin de aportes en salud para trabajadores
independientes tambin se permite.
Inexistencia de norma legal que autorice la deduccin efectos

constitucionales de parafiscalidad en salud.
Nota: en materia de ICA aportes obligatorios a seguridad social se

restan de la base de retencin en materia de contratistas
independientes. Concepto Distrital 1195 del 2009. Aportes voluntarios
a pensiones?
PAGOS LABORALES
RENTAS EXENTAS:
1. Indemnizaciones por accidente de trabajo o
enfermedad.
2. Indemnizacin proteccin maternidad.
3. Gastos de entierro del trabajador.
4. Auxilio de cesantas e intereses de cesantas
para los trabajadores que tengan ingresos
mensuales promedio de los ltimos 6 meses
inferiores a 350 UVT ($9.117.150).
PAGOS LABORALES
Retenciones en la Fuente Laboral
RENTAS EXENTAS AUXILIO CESANTAS E INTERESES

Mayor de 350 UVT hasta 410 UVT el 90%
Mayor de 650 UVT en adelante el 0%
PAGOS LABORALES
RENTAS EXENTAS:
Pensiones de jubilacin, invalidez, vejez

sobrevivientes y por riesgos profesionales -
cumplimiento de los requisitos de la Ley 100 de 1993
incompatibilidad con pensiones anticipadas
Sentencia C-1261 del 2005.
El 25% del total de los pagos laborales limitado

mensualmente a 240 UVT ($6.251.760, valor 2012)
PAGOS LABORALES
PAGOS INDIRECTOS
Nocin de Pago Indirecto
Excepciones al concepto
Salud
Educacin
Alimentacin (*tiene norma especial: ET 387-1)
PAGO INDIRECTO
(Dec. 3750/86, art. 5)
Efectuado por el empleador.
Bajo la forma de venta de bienes o prestacin de
servicios.
Al trabajador o terceras personas (cnyuge o parientes
dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de
afinidad o nico civil).
Siempre que no sea ingreso propio de dichos terceros o
cuotas parafiscales.
Diferentes de educacin y salud, siempre que estn
dentro del promedio reconocido a la generalidad de los
trabajadores de la empresa.
PAGOS LABORALES
RETENCION EN LA FUENTE PAGOS INDIRECTOS POR

SALUD Y EDUCACION
Requisitos para las excepciones al concepto:
Generalidad de los trabajadores

Valor promedio (es el aritmtico: Sentencia
Consejo de Estado, exp. 14146 junio 23/05; caso:
BP Exploration)
Programas permanentes
Criterio de razonabilidad
LMITE PARA EL EMPLEADOR
No son deducibles los pagos cuya finalidad sea remunerar de alguna forma y que
no hayan formado parte de la base de retencin en la fuente por ingresos laborales
(ET art. 87-1)
EXCEPCIONES:
Pagos no gravables y los exentos, P. Ej.:
Aportes voluntarios pensionales / AFC (Hasta el 30%)*

Intereses y CM prstamos vivienda ($2.513.200 mens.)
Salud y educacin
Pagos por alimentacin ($1.030.000)
Se deben mantener por lo menos 5 aos, salvo que se destinen a adquisicin de

vivienda financiada o no, para que conserven la calidad de ingreso no gravado para
el trabajador.
Tratndose de aportes condicionados (planes institucionales de pensiones) desde

cuando se cuenta el lmite de los 5 aos?
Despus de los 5 aos, son renta exenta los retiros que se realicen: parte final del
pargrafo 1 del artculo 126-1 del Estatuto Tributario. Doble beneficio tributario.
ALCANCE DE LA DISPOSICIN:
Pagos indirectos por salud y educacin (Decreto 3750

de 1986, art. 5) quedan cubiertos por la exclusin
Concepto de remuneracin
Medida de control (clusula antielusiva especial)
Lmite a los mecanismos de compensacin flexible

DOCTRINA DE LA DIAN
* CONCEPTOS 39171 y 72479 de 2003:
Derogatoria tcita parcial del artculo 5 del decreto 3750 de 1986
* Declarado nulo por el Consejo de Estado. 25 de noviembre de 2004. Exp. 14295 y

14427, M.P. Dra. Ligia Lpez Daz.
* CONCEPTO 11104 de 2004:
Deducibilidad de bonificaciones de mera liberalidad
* CONCEPTO 17312 de 2004:
Pago de aportes parafiscales hasta presentacin declaracin

() Esto significa que los pagos que los patronos efecten a
terceras personas, por concepto de educacin, salud y alimentacin,
para sus trabajadores o sus familias, que cumplan los requisitos
exigidos en el artculo 5 del Decreto Reglamentario 3750 de 1986 y
en el artculo 387-1 del Estatuto Tributario para no estar sujetos a
retencin en cabeza del empleado, son deducibles, por tratarse de
pagos laborales indirectos que de conformidad con las normas
tributarias no estn sujetos a retencin en la fuente y en
consecuencia estn exceptuados de la limitacin prevista en el
artculo 15 de la Ley 788 de 2002.
()
Por las anteriores razones, la Sala concluye que no hubo
derogatoria expresa ni tcita del artculo 5 del Decreto 3750 de 1986
por el artculo 15 de la Ley 788 de 2002, por tanto la interpretacin
que hizo la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales en ese
sentido, (). (Sentencia Consejo de Estado, Sentencia 14295 y
14427 de 2004).
RGIMEN TRIBUTARIO DE
PAGOS LABORALES
PAGOS POR ALIMENTACIN:
No son gravados siempre que correspondan

a alimentacin del trabajador o su ncleo
familiar y no excedan de 41 UVT ($1.068.009
ao 2012).
PAGOS POR ALIMENTACIN
LMITE A LA DISMINUCIN DE LA BASE DE RETENCIN POR

CONCEPTO DE ALIMENTACIN
Salario del trabajador < = 310 UVT ($8.075.190)
Hasta un lmite de 41 UVT ($ 1.068.009 )
* Concepto 15454 de 2003: en el salario integral, para el tope de los

310 UVT se debe excluir el factor prestacional.
Ej.: si trabajador devenga salario de $9.068.800 ($10.874.286), y el

30% es factor prestacional, puede acceder al beneficio
OTROS PAGOS INDIRECTOS
DOCTRINA DIAN
Pagos de vehculo* y vivienda
* Conceptos DIAN 30392, 39293 y 10342

de 2003: pueden tomarse con restricciones:
Si forma parte de las labores propias.
Si el vehculo es del trabajador y lo facilita a la labor, hay
retencin en la fuente por arrendamiento de bien mueble (4%).
RETENCION EN LA FUENTE
VITICOS Y REEMBOLSO DE GASTOS:

No son estn sujetos a retencin siempre
que sean ocasionales y correspondan a
manutencin, alojamiento y transporte y el
trabajador entregue las correspondientes
facturas (Art. 10 Dec. 535 de 1987).
PAGOS LABORALES
Artculo 10 Decreto 535 de 1987
No est sometido a la retencin en la fuente sobre pagos o abonos

en cuenta originados en la relacin laboral o legal y reglamentaria,
el reembolso de gastos por concepto de manutencin, alojamiento y
transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeo
de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y
cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y dems
pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales
debern ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un
gasto propio de la empresa
En criterio de la DIAN, esta norma no aplica para los contratistas

independientes (personas naturales), sino nicamente para
trabajadores asalariados.
PAGOS LABORALES
VIVIENDA, SALUD Y EDUCACIN

El trabajador podr optar por disminuir su
base de retencin con el valor de los pagos
por salud y educacin de su familia, o con
los intereses por crditos de vivienda o
leasing habitacional.
PAGOS LABORALES
INTERESES POR CORRECCIN MONETARIA O
COSTO FINANCIERO DEL LEASING
HABITACIONAL:
Lo pueden tomar trabajadores que devenguen mximo
4600 UVT en el ao anterior ($119.825.4000 ao 2012).
Est limitado mensualmente a 100 UVT ($2.604.900 ao

2012).
El trabajador debe entregar el certificado correspondiente

hasta el 15 de abril de cada ao.
PAGOS LABORALES
CRDITO A VARIAS PERSONAS O A

CNYUGES:
Los crditos de vivienda otorgados a varias
personas se aplicar proporcionalmente a
cada una de ellas.
Cuando sean cnyuges, la deduccin puede
ser tomada por uno de ellos completamente.
PAGOS LABORALES
DISMINUCIN DE LA BASE POR PAGOS A
SALUD Y EDUCACIN
Lo pueden tomar trabajadores que devenguen mximo

4600 UVT en el ao anterior ($119.825.400 ao 2012).
Son vlidos los pagos por concepto de salud y educacin

del trabajador, su cnyuge y hasta 2 hijos.
Est limitado mensualmente a mximo el 15% del ingreso

gravable del trabajador.
PAGOS LABORALES
Indemnizaciones por retiro definitivo
() es claro que las indemnizaciones por retiro de alguna

manera tienen por objeto compensar al trabajador por el
vinculo laboral, razn por la cual tributariamente se ha
considerado que tienen connotacin de ingreso laboral, en
virtud de lo cual suman para efectos de establecer el lmite de
ingresos laborales anuales con el fin de establecer el derecho
a reducir la retencin por pagos de salud y educacin, pues en
caso que en el ao inmediatamente anterior los ingresos
laborales superen el tope anual fijado, la retencin solo se
puede reducir con los pagos de intereses o correccin
monetaria por adquisicin de vivienda del trabajador. ()
(Oficio 011044 de febrero 7 de 2006).
RETENCION EN LA FUENTE EN
INDEMNIZACIONES
- Si ingresos del trabajador > 200 UVT ($5.209.800)
- Retencin del 20%
- No aplica a bonificaciones, vigente Art. 9 Decreto 400
de 1987
*Concepto DIAN 15071/2003 y Oficio 022120/2007: no

estn sometidas a retencin en la fuente las
indemnizaciones para trabajadores que devenguen 200
UVT ($ 5.209.800) o menos
- Sin embargo los declarantes no estn exentos y
debern declararlo como ingreso gravable
- Otros (Concepto DIAN 039257/2004)
RETENCION EN LA FUENTE EN
INDEMNIZACIONES
Indemnizaciones por despido injustificado
1. Las indemnizaciones por despido injustificado provienen de una

relacin laboral o reglamentaria y todos los pagos provenientes de
esta relacin son deducibles, por existir relacin de causalidad.
(Concepto 094762 de noviembre de 2000 ratificada su vigencia por
Oficio 060950 de agosto de 2010). (Artculo 264 de la Ley 223 de
1995 Seguridad Jurdica)
2. La indemnizacin por despido, no corresponde a la contraprestacin

del servicio, sino a la necesidad de reparar los perjuicios que se
originan para el trabajador, por la terminacin unilateral del contrato
laboral. Siendo ello as, no puede configurarse el criterio en virtud del
cual se acepta la relacin de causalidad y necesidad con la actividad
productora de renta () (Sentencia 16877 de noviembre de 2009
Consejo de Estado)
COMPENSACIN FLEXIBLE
Los sistemas de compensacin flexible, tienen

fundamento en el inters por mejorar el ingreso neto de
sus empleados, dando aplicacin para el efecto a las
posibilidades que el ordenamiento legal confiere.
En el anlisis detallado de cada una de las alternativas

podr verse que en algunos casos existe mayor claridad
que en otros en torno a la interpretacin y aplicacin de
los principios y normas que regulan la materia y que, en
consecuencia, la solidez del sistema descansa en la
razonabilidad y proporcionalidad con que se aplique.
ESQUEMAS DE REMUNERACIN FLEXIBLE:
1. Gastos corporativos (GC): Art. 128 CST

(Concepto DIAN 010342/04: reembolsos)
Concepto 094075 de 2008
() los viticos ocasionales en cuanto constituyan
reembolso de gastos por concepto de manutencin,
alojamiento y transporte en que haya incurrido el
trabajador para desempeo de sus funciones fuera de su
sede habitual de trabajo, no estarn sometidos a
retencin en la fuente, siempre y cuando se entreguen al
pagador las facturas y dems pruebas documentales que
sustenten el reembolso para que la empresa las pueda
tomar como gastos propios. ().
ESQUEMAS DE REMUNERACIN FLEXIBLE:
2. Beneficios tributarios (BT)
3. Otros conceptos de compensacin flexible

(Opciones de acciones y participacin en
utilidades Art. 128 CST)
ALGUNAS OPCIONES PARA EJECUTIVOS
1. Medios de transporte (GC)
2. Gastos de representacin (GC)
3. Pagos indirectos por salud y educacin

(BT)
4. Pagos por alimentacin (BT)

ALGUNAS OPCIONES PARA EJECUTIVOS ()
5. Aportes a fondos de pensiones y AFC (BT)
6. Seguros de vida (GC)
7. Viajes (GC?)
8. Comisiones (?)
9. Bonificaciones por resultados (?)

ALGUNAS OPCIONES PARA EJECUTIVOS ()
10. Opciones sobre acciones (?)
Oficio 063245 de 2006 Rentas exentas en Plan de
compra de acciones. Supuestos para aplicar la
regla 10 del artculo 206 del Estatuto Tributario:
primero, que el pago se origine en una relacin
laboral y por ende, constituya un ingreso laboral y
segundo, que el pago sea mensual o tenga una
vocacin mensual.
10. Club social (GC)
11. Otras (cules?)

1. Medios de transporte
No se consideran ingreso para el trabajador y por

ende no hacen parte de la base para determinar la
retencin en la fuente.
Si se conservan los soportes respectivos, son

deducibles para la sociedad.
Definicin de Medio de Transporte Conc. DIAN 25249/1990
1. Medios de transporte
Cheques o tiquetes gasolina
Seguros de automvil
Arrendamiento de vehculo
Leasing de vehculo
2. Gastos de representacin
No se consideran ingreso para el trabajador y por

ende no hacen parte de la base para determinar
la retencin en la fuente.
Si se conservan los soportes respectivos, son

deducibles para la sociedad.
2. Gastos de representacin
Acciones en clubes sociales
Tarjeta de crdito corporativa

3. Pagos indirectos por salud y educacin

Nocin de Pagos Indirectos D. R. 3750/86
Se excluyen de retencin en la fuente

aquella parte que no exceda del valor
promedio que el empleador le reconozca a
la generalidad de sus trabajadores, siempre
y cuando no correspondan a programas
permanentes de la compaa.
4. Aportes voluntarios a Fondos de pensiones y AFC
No son ingresos constitutivos de renta los recursos

destinados a cuentas AFC hasta la suma que no
exceda el 30% del ingreso laboral. Deducibles para la
sociedad.
Se consideran ingresos no constitutivos de renta los

aportes que realicen los empleadores a fondo privado
de pensiones, hasta la suma que adicionada a los
aportes obligatorios no exceda del 30% del ingreso
laboral del ao. Permanencia mnima 5 aos.
Seguros de vida
Viajes
Prstamos de libre inversin
Bonificaciones extraordinarias
ALGUNAS CONSIDERACIONES SOBRE
TRABAJADORES EXPATRIADOS
Polticas de remuneracin de compaas multinacionales
armonizacin con las legislaciones internas de los pases donde
asignan a sus trabajadores.
Aspectos laborales inexistencia de contrato laboral multi-

jurisdiccional.
Aspectos cambiarios obligacin de pago al expatriado pagos en

Colombia y pagos en el exterior.
Vinculacin del trabajador expatriado en Colombia contrato laboral

o contrato de prestacin de servicios. vinculacin directa con una
compaa en Colombia o continuar un vinculo pre-existente con una
compaa extranjera?
Aspectos tributarios a considerar:
Ingresos de fuente nacional e ingresos de fuente extranjera lugar de

pago al expatriado no cambia el rgimen tributario aplicable.
Posible optimizacin con ingresos de fuente nacional e ingresos de

fuente extranjera expatriados con funciones en Colombia y en el
exterior
Descuentos tributarios por impuestos pagados en el exterior

expatriados con 5 aos de residencia o ms en el pas (artculo 254 del
Estatuto Tributario) - Acreditar impuesto pagado en Colombia en el pas
de residencia del expatriado.
Aplicacin de convenios para evitar la doble imposicin (CDI) a la

situacin fiscal del expatriado.
Aspectos tributarios a considerar:
Aplican esquemas de remuneracin flexible atrs examinados (pagos

indirectos, bonificaciones, etc.).
Retencin en la fuente por pagos laborales reglas generales (aplica la

depuracin por renta exenta, as como ingresos no constitutivos de renta
ni ganancia ocasional) situacin especial pago al expatriado en el
extranjero, por parte de compaa extranjera sin negocios ni actividades
en Colombia.
Aplican los lmites legales para los pactos de exclusin salarial en

materia de aportes a la seguridad social en salud artculo 30 de la Ley
1393 de 2010. Posibilidad de optimizacin de aportes parafiscales de
nomina pactos de exclusin salarial entendemos que no aplica el
lmite de la Ley 1393 de 2010.
MUCHAS GRACIAS!!!
cforero@godoyhoyos.com

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Manejo tributario de la nmina y

Carlos H. Forero Jimnez

Funcin de los recursos humanos

Tema cambiante: requiere seguimiento

BASE GRAVABLE (valor sobre el que se paga impuesto):

ET, artculo 206: RENTAS DE TRABAJO EXENTAS

Tal restriccin no aplica para la deduccin de salarios de los aprendices (Concepto

Vacaciones pagadas en dinero

Sobre la compensacin de vacaciones no disfrutadas deben liquidarse aportes

Posicin del Consejo de Estado vacaciones pagadas en dinero.

El Consejo de Estado ha considerado que sobre las vacaciones compensadas en dinero s

Tal restriccin no aplica en tratndose de los pagos realizados en

Tener en cuenta lmite del 40% del total de la remuneracin (para

() Los recursos fsicos y humanos que destine el

Deduccin de contribuciones y aportes a fondos

() Para efectos del impuesto sobre la renta y

Nocin clsica: prctica de constituir un fondo de pensiones privado, en

En todo caso, debemos recordar que de conformidad con la Circular

La referida Circular expone el punto as: Lo anterior teniendo en cuenta la

se exige que la definicin de las condiciones de admisin de los partcipes a que

En el contexto actual, no pueden existir planes de pensiones innominados, sino

Cuestin de los planes de pensiones institucionales sometidos a condiciones suspensivas:

El empleador tiene derecho a la deduccin en el periodo fiscal que realiza el aporte, al

Problemas para el trabajador en relacin con los planes de pensiones sometidos a

Concepto 033100 del 2007. El tratamiento tributario es simtrico, en cuanto al

Se requiere que el beneficiario sea empleado o contratista del empleador. Concepto

Como se observa, de la norma y en el mismo contexto de la interpretacin

Por ello, si el aporte voluntario a los fondos de pensiones lo efecta la empresa, a

Por trabajadores con limitacin fsica no inferior al 25%

Por pagos a viudas y hurfanos de miembros de las

Pensiones de jubilacin e invalidez: pagos realizados y

Ingresos laborales (base depurada)

Ingreso tributario: Salario:

Personas de menores $35.185.000 $36.469.000

Patrimonio bruto superior $113.094.000 $117.221.000

>95 150 (RENTA GRAVABLE EXPRESADA EN UVT, MENOS

28% (RENTA GRAVABLE EXPRESADA EN UVT MENOS

(RENTA GRAVABLE EXPRESADA EN UVT MENOS

UVT 2012: $26,049

Las compaas pueden escoger libremente cul

Sobre la totalidad de los pagos

Total Ingresos Mes xxxx

Concepto Caso 1 (UVT ao 2012)

1. Ingreso laboral gravado en pesos 3.000.000

1. Ingreso laboral gravado en pesos 6.000.000

1. Ingreso laboral gravado en pesos 9.600.000

1. Ingreso laboral gravado promedio en pesos * 2.800.000

1. Ingreso laboral gravado promedio en pesos * 5.600.000

Concepto DIAN 07261 del 11 de febrero de 2005:

El tope no aplica a indemnizaciones o bonificaciones por

Concepto DIAN 076716 (Octubre 20/05):

El lmite mensual de las rentas de trabajo exentas, a que hace

1. I.N.C.R.N.G.O. (fondos de pensiones

Los aportes obligatorios y voluntarios a

Para efectos de los procedimientos de retencin, que lmite debe

En el procedimiento 2 se realiza la sumatoria de los pagos en los 12

Para la DIAN, en todos los casos la disminucin de la base de

Incompatibilidad entre lo preceptuado por el Decreto 2577 del 2009 y

Para los independientes, la norma parece indicar un lmite mas amplio de

Sin embargo, la DIAN ha considerado que debe aplicar, respecto de los

Por lo tanto, en criterio de la DIAN, respecto de los independientes los

Sin embargo, segn la referida sentencia, los aportes voluntarios a fondos de

Posteriormente dicha postura fue adoptada en el Decreto 2271 del