Administra

FI o de
Viagem
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Administrao de Viagem

ndice de scripts

Processos e Exerccios de Solicitao de Viagem..............................................................3

Cadstro de Clientes PRMM
Consulta e modifica funcionrio PRMD / PRMS tem que fazer titi
Transao: TRIP.....................................................................................................................3
Processo: Gerenciador de Viagem Solicitao de Viagem..............................................3
Transao: PRAP.................................................................................................................12
Processo: Autorizar Viagens.............................................................................................12
Transao: PREC.................................................................................................................19
Processo: Liquidar viagens...............................................................................................19
Transao: PRFI...................................................................................................................22
Processo: Criar Ciclo de Lanamentos.............................................................................22
Transao: PRRW................................................................................................................24
Processo: Administrar Ciclos de Lanamentos.................................................................24
Transao: FBL1N................................................................................................................27
Processo: Relatrio de Partida Individual de Fornecedores.............................................27
Transao: S_ALR_61016405..............................................................................................29
Processo: Dds. bsicos viagem/ totais/ documentos/ atrib. custos..................................29
Transao: PR05..................................................................................................................31
Processo: Gerenciador de Custo de Viagem....................................................................31

2
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Processos e Exerccios de Solicitao de Viagem

Transao: TRIP

Processo: Gerenciador de Viagem Solicitao de Viagem

1. TRIP Gerenciador de Viagem:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta

transao:Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin.
Viagens de negcios TRIP Gerenciador de Viagem

Insira a transao
TRIP ou siga o menu
ao lado.

3
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2. Clicar sobre o nome

do funcionrio.

Confirme .
1. Selecionar o machcode
para o sistema listar os
funcionrios cadastrados

Obs.: No cadastro do funcionrio ter a classificao do mesmo, como motorista,

gerente de mercado, diretoria, etc. baseado nesta classsificao que o sistema
ir movimentar os itens de viagens liberados.

4
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Solicitao de Viagem para Depto Jurdico

3. Clique em Criao de uma

solicitao de viagem.

4. Incluir a data de
inicio e fim da viagem

5. Preencher o destino,
pas, atividade, motivo.

6. Inserir o valor
referente ao montante

5
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7. Inserir as
observaes sobre a
viagem.

Desa a barra
de rolagem.

8. Clique aqui e inclua

os dados da
passagem area ida.

9. Selecionar a opo
transferir

6
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10. Clique aqui e

inclua os dados da
passagem rea volta.

11. Selecionar a opo

transferir

12. Selecionar a opo

Hotel

13. Selecionar a opo

transferir

7
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17. Clique em gravar

.

14. Selecionar a opo

Vec. Aluguel.

15. O sistema ir
apresentar os dados
baseado no cadastro
da viagem, referente
ao perodo e aluguel
do carro.

16. Selecionar a opo

transferir

18. O sistema ir
apresentar o nmero
do pedido de viagem.

8
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Enviar solicitao de compra de passagem area, hotel e aluguel de carro.

Na prpria transao TRIP dever ser executada esta atividade.

19. Selecionar a opo:

Modificar a solicitao de
viagem.

20. Selecionar a opo: Sntese

9
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21. Selecionar a opo: Mail/

Fax

25. Selecionar enviar.

22. Inserir a descrio da

solicitao de compra

23. Selecionar Corr. Expr..

24. Inserir o login do

destinatrio do e-mail.

10
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No caso do motorista, nenhum adicional ser inserido. Somente colocaremos o

valor do adiantamento conforme exemplo abaixo:

Fim da transao.

11
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Transao: PRAP

Processo: Autorizar Viagens

2. PRAP Autorizar viagens:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta

transao:Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin.
Viagens de negcios Trabalhos peridicos PRAP Autorizar viagens

12
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1. O sistema ir
apresentar a forma de
filtrar as viagens que
esto disponveis para
autorizao, atravs
dos filtros. Clique em
Executar .

O sistema ir listar as
solicitaes de viagens
pendentes .

2. Selecionar a
solicitao de viagem
a ser autorizada.
3. Aprovar viagem.

13
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O sistema ir atualizar o
status da viagem como
aprovado.

Fim da transao.

14
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Transao: TRIP

Processo: Gerenciador de Viagem - Incluso das Despesas

3. TRIP Gerenciador de Viagem:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta

transao:Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin.
Viagens de negcios TRIP Gerenciador de Viagem

Insira a transao
TRIP ou siga o menu
ao lado.

15
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2. Clicar sobre o nome

do funcionrio.

Confirme .
1. Selecionar o machcode
para o sistema listar os
funcionrios cadastrados

Obs.: No cadastro do funcionrio ter a classificao do mesmo, como motorista,

gerente de mercado, diretoria, etc. baseado nesta classsificao que o sistema
ir movimentar os itens de viagens liberados.

3. Clicar em criar um
clculo das despesas
de viagem.

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4. Clique no cone - Reembolso de

taxas fixas para expandir as selees.

9. Desa
5. Caso haja veculo a barra
alugado inclua a de
quilometragem. rolagem.

6. Clique para
selecionar a opo
veculo.

7. Obrigatoriamente
desmarque esta opo
Reembolsar diria de
alimentao.
8. Clique novamente no cone -
Reembolso de taxas fixas para recolher as
opes.

10. Clique para

selecionar o tipo do
recibo de despesa.

11. Insira o valor da

despesa.

12. Insira os dados da despesa.

Neste caso a nica opo
obrigatria a Justific.

Aps efetuar a incluso tecle

ENTER.

17
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O valor, a data e o tipo de

despesa aparecero desta
forma, portanto, incluso. Este
procedimento se repetir para
todas as despesas que houver
recibo.

13. Clique em gravar .

Aps todas as despesas terem

sido inclusas, o sistema ficar
desta forma.

Aps gravar, aparecer esta

mensagem no sistema.
Fim da transao.

18
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Transao: PREC

Processo: Liquidar viagens

4. PREC Liquidar viagens:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta transao:
Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin. Viagens de
negcios Trabalhos peridicos PREC Liquidar viagens

19
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2. Selecionar a opo
01 Mensalmente.

1. Selecionar o
machcode para
verificar as
opes de r.
Proc. FlhPgto.

20
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6. Clique em
Executar . 3. Selecionar a opo
Outro perodo.

4. Colocar o
ms e ano
corrente.

5. Inserir o
cdigo N
Pessoal.

6. O sistema ir
apresentar resumo
da solicitao de
viagem liberada.

Fim da transao.

21
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Transao: PRFI

Processo: Criar Ciclo de Lanamentos

5. PRF1 Criar ciclo de lanamentos:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta

transao:Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin.
Viagens de negcios Trabalhos peridicos Transferncia para a
Contabilidade PRFI Criar Ciclo de lanamentos.

22
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2. Selecionar a opo
Executar .

1. Selecionar a opo:

r. proc.FlhPgto: Incluir 01 Mensalmente

Outro perodo: Incluir Ms e Ano Corrente
N pessoal: N cadastro do viajante

O sistema ir
apresentar o ciclo
de lanamento
contbil referente
solicitao viagem.

Fim da transao.

Transao: PRRW

Processo: Administrar Ciclos de Lanamentos

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6. PRRW Administrar ciclos de lanamentos:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta transao:
Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin. Viagens de
negcios Trabalhos peridicos Transferncia para a Contabilidade
PRRW Administrar ciclos de lanamentos.

24
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2. Clique em
Lanar.

1. Selecionar a linha
referente
solicitao de
viagem p/ gerar
lanamentos em FI,

3. Abrir esta janela. Clique

em Lanar imed..

O sistema
apresentar esta
tela confirmando a
gravao.

25
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4. D clique duplo sobre o

lanamento.

34. Aps a conferncia, selecionar a opo de

voltar " para executar a transferncia de

lanamento para FI.

O sistema ir
apresentar o
resumo sobre os
lanamentos de
adiantamentos que
sero efetuados
em FI, neste caso
o viajante possui
um lanamento de
adiantamento.

Fim da transao.

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Aps o processo de contabilizao e envio para o financeiro, ser gerado um

adiantamento para o funcionrio. Podemos verificar a partida a pagar gerada em
FI atravs do relatrio FBL1N.

Transao: FBL1N

Processo: Relatrio de Partida Individual de Fornecedores

7. FBL1N Relatrio de Partidas em abertos de Clientes

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta

transao:Menu Contabilidade Contabilidade Financeira
Fornecedores Conta FBL1N Exibir/ modificar partidas

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1. Inserir Cd. do
Funcionrio como
fornecedor ou localize no
machcode .

2. Inserir a
informao de
empresa 1000
Embrasil

3. Selecionar a
opo partidas
em aberto.

4. Selecionar o tipo de partidas,

no caso de adiantamento,
selecionar a opo: Operaes do
Razo Especial.

5. O sistema ir apresentar o
lanamento da partida pagar ao
fornecedor.

Fim da transao.

No retorno da viagem dever ser acertado o valor efetuado de adiantamento de

acordo coma Poltica de Viagem.

Efetuar o Acerto do Adiantamento da Viagem

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Transao: S_AHR_61016405

Processo: Dds. bsicos viagem/ totais/ documentos/ atrib. custos

8. Dds. Bsicos viagem/ totais/ recs. / atrib. Csts:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta

transao:Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin.
Viagens de negcios Clculo das despesas de viagem Sistema de
Informao Estatsticas de Viagem S_ ALR_61016405

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2. Selecionar a opo Executar .

1. Inserir os seguintes dados;

- N pessoal
- Empresa

O sistema ir apresentar as
informaes referentes ao
adiantamento e o acerto das despesas
referentes ao mesmo.

Fim da transao.

30
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Transao: PR05

Processo: Gerenciador de Custo de Viagem

9. Gerenciador de custo de viagem:

Utilize o seguinte caminho do menu da rvore SAP para iniciar esta transao:
Menu Contabilidade Contabilidade Financeira Admin. Viagens de
negcios Clculo das despesas de viagem PR05 Gerenciador de
Custo de viagem

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3. Selecionar a
opo Exibir

1. Inserir o nome do
funcionrio ou pesquisar
atravs do machcode .

2. Selecionar a linha
referente viagem

O sistema ir apresentar
o resumo de toda a
movimentao da
viagem.

Fim da transao.

32