Manual de Usuario avanzado de DSpace

DSpace es un sistema de repositorio digital que es usado como repositorio institucional,

un repositorio de objetos de aprendizaje, para el manejo de registros, y ms. La
plataforma de cdigo abierto DSpace est libremente disponible para ser modificada y
extendida segn requisitos particulares para satisfacer necesidades.

DSpace es una plataforma de cdigo abierto que permite a las organizaciones:

Capturar y describir el material digital usando un mdulo del flujo de trabajo de la

sumisin, o una variedad de opciones programticas.
Distribuye los materiales digitales de una organizacin sobre la web a travs de un
sistema de la bsqueda y de recuperacin.
Preserva el material digital por largo tiempo.

En nuestro caso, se pretende preservar todo el material digital de generado por las
unidades y centros de investigacin de la Universidad de los Andes.

Cada sitio DSpace es dividido en comunidades, estos tpicamente corresponden a

unidades, centros de investigacin o departamentos. Una "Comunidad" del Repositorio
Institucional de la Universidad de Los Andes (RIULA) es una unidad acadmica o de
investigacin como departamento, centro, grupo, instituto o laboratorio; tiene un
individuo responsable por esa unidad, estabilidad a largo plazo, y puede asumir
responsabilidades para definir las polticas de la comunidad.
Cada comunidad debe ser capaz de asignar a un coordinador que puede trabajar junto
con el personal del repositorio y la biblioteca.

Las comunidades contienen colecciones, las cuales son agrupaciones de contenidos

relacionados. Una coleccin puede aparecer en mas de una comunidad. Tambin las
comunidades pueden contener sub-comunidades.
Las comunidades pueden mantener un nmero ilimitado de colecciones en el RIULA.
Las colecciones pueden ser organizadas segn la materia o por el tipo de informacin.
Las colecciones pueden tener diferentes polticas y procedimientos de trabajo
(workflows).
Cada coleccin de el RIULA tiene su propia pgina de entrada dnde se muestra
informacin, noticias y enlaces relacionados con los intereses de los usuarios de aquella
coleccin.

Cada coleccin es compuesta de artculos (items), la cual es el elemento bsico de un

archivo. Cada articulo es propiedad de una coleccin. Adicionalmente, el articulo puede
aparecer en colecciones adicionales, sin embargo cada articulo es de una y solo una
coleccin.

Ejemplo de Objetos en el modelo de datos de DSpace:

Objetivo Ejemplo

Comunidad Laboratorio de ciencias de la computacin, centro de

investigacin oceanogrfica
Coleccin Reportes Tcnicos LCS, conjunto de data estadstica ORC
Item Un reporte tcnico, un conjunto de datos acompaado de
 descripcin, el registro de vdeo de una lectura.
Paquete (Bundle) Un grupo de Bitstream HTML e imgenes que hacen un
documento HTML
Bitstream Un simple archivo HTML, un simple archivo de imagen, un
archivo de cdigo fuente
Formato BitstreamsMicrosoft word versin 6.0, formato codificado de imagen JPEG

Consideraciones generales al utilizar DSpace:

DSpace es una herramienta que permite preservar material digital a largo plazo.
DSpace permite archivar cualquier tipo de documento
Permite a los investigadores y/o usuarios buscar cualquier tipo de documento.
La persona que se registre en DSpace y tenga la autorizacin correspondiente puede
enviar sus artculos a travs de una interfaz web.
Tamao de los archivos a ingresar a DSpace: los archivos a ingresar a DSpace se
recomiendan que sean de 2MB para facilidad de manejo, si se desea trabajar con
archivos superiores, se recomiendan que sean distribuidos en varios archivos y
subidos individualmente como parte de un artculo. (los artculos pueden llegar
incluso a 50MB).

Tipos de documentos que acepta DSpace:

DSpace acepta documentos en cualquier formato digital. Se recomienda incluir

principalmente material producto de una actividad acadmica, incluso los primeros
resultados de un proyecto de investigacin, papers o recursos de enseanza
aprendizaje.
Entre los tipos de contenidos que acepta DSpace son: Animaciones, artculos, libros,
captulos de libros, imagenes, imagenes 3D, mapas, musica, preprint, blueprint,
presentaciones, software, reportes tecnicos, tesis, video entre otros.

Beneficios de usar DSpace:

Visibilidad: Aumenta la difusin nacional e internacional de los documentos, ya

que permite que sean fcilmente recuperados y citados por acadmicos de todo
el mundo. Ello, gracias al manejo de estndares para compartir informacin
(Metadatos Dubln Core y el protocolo OAI-PMH), permite compartir toda nuestra
informacin con los principales repositorios universitarios y los principales
buscadores de informacin acadmicos.
Permanencia: Asegura la estabilidad de la localizacin de sus trabajo en lnea,
mediante la asignacin de una direccin nica en Internet (identificador Handle)
para cada documento, lo que permite un modo de cita sencillo, directo y
confiable.
Flexibilidad: Soporta el ingreso de mltiples formatos de archivo y tipos
documentales, incluidos documentos de texto, hojas de calculo, presentaciones,
imgenes, programas, videos, etc..
Alamacenamieto seguro: Garantiza la conservacin, respaldo y perdurabilidad de
todos los documentos ingresados, mediante mecanismos estndares de
preservacin digital automatizada.
Control de acceso: Faculta a los administradores de colecciones y a los mismos
autores a determinar el nivel de acceso a sus documentos, dejndolos como
pblicos o privados, y con la posibilidad de variar esa condicin en el tiempo.
 Derechos de uso: Permite a los acadmicos definir el grado de uso que pueden
hacer otras personas de sus documentos digitales, pudiendo determinar si
permite el uso comercial o modificaciones de su obra. Para ello, se ofrece un
modelo flexible de licencias de derecho de autor (utilizando el licenciamiento
Creative Commons), complementarias al tradicional copyright.

Estructura bsica de DSpace:

DSpace, como anteriormente se mencion, esta compuestas de comunidades,

colecciones e tems. La pgina principal de DSpace se presenta como se muestra en la
figura 1.

Figura 1. Pgina principal de DSpace

Navegacin:

La barra de navegacin izquierda:

Comunidades y colecciones: Le permite navegar por un listado de dependencias y

colecciones

Ttulos: permite ver por orden alfabtico, los ttulos de los documentos ingresados en
el repositorio.

Autores: permite ver por orden alfabtico los autores de los documentos ingresados
en el repositorio.

Temas: muestra por orden alfabtico el listado de temas de los cuales podemos
conseguir artculos dentro del repositorio.

Fecha: permite ver por orden cronolgico los tems ingresados.

Bsqueda

Existen opciones de bsqueda, que tambin la conseguimos en el lado izquierdo de la

pgina (fig2):

Figura 2. Caja de texto para realizar bsqueda

Para acotar su bsqueda a una Unidad de investigacin o a alguna Coleccin especfica,

navegue dentro de la Comunidad o Coleccin y use la barra de bsqueda que aparece
all. En el ejemplo de la Figura 3 da la opcion de realizar una Busqueda dentro de la
coleccion Documentos Libres.

Figura 3. Motor de bsqueda Jakarta Lucene.

A continuacin se explican algunas directrices:

Los trminos introducidos en el cuadro se buscarn en los campos de ttulo, autor,
materia, serie e identificador de cada registro.

Palabras vacas: en la bsqueda se ignoran palabras que no aportan valor a la

bsqueda. Son: "a", "and" , "are" , "as" , "at" , "be" , "but" , "by" , "for" , "if" , "in" ,
"into", "is" ,"it" ,"no" , "not" , "of" , "on" , "or" , "such", "the" , "to" , "was"

Truncamiento: Se utiliza el asterisco * despus del prefijo de una palabra para

recuperar todos los documentos que contengan palabras con este prefijo. Ejemplo:
so* recupera software, socioeconmico...

Stemming: el buscados expande automticamente las palabras con las terminaciones

habituales incluyendo plurales, tiempos verbalesetc.

Frases: para buscar frases concretas hay que entrecomillar la frase. Ejemplo:
software libre

Coincidencia exacta de una palabra: cuando se buscan varios trminos poner el signo
+ delante de un trmino si ste ha de salir obligatoriamente en el resultado. Ejemplo:
+dog training (dog ha de aparecer en el resultado)

Trminos no deseados: cuando un trmino no ha de aparecer en los resultados hay

que marcarle por delante con el signo -. Tambin se puede utilizar el operador NOT.
Ejemplo: training cat

Operadores boolanos: Se han de usar siempre en mayscula. Se usa AND para

sumar trminos; OR para ampliar la bsqueda a dos trminos; NOT para restringir la
 bsqueda.

Parntesis: permiten agrupar distintos trminos de bsqueda. Ejemplo: (cats OR

dogs) AND (training OR discipline)

Tambin tiene la opcin de realizar Bsqueda avanzada. La bsqueda avanzada

permite efectuar bsquedas sobre campos especficos del repositorio y asociarles
trminos booleanos AND, OR, o NOT.
Puede restringir su bsqueda a una coleccin o dependencia seleccionndola en el
men de cascada que aparece en la caja de bsqueda. Si lo desea buscar en todo el
repositorio, deje el men de cascada en la opcin "Todo el Repositorio"
Luego, seleccione el campo por el que desea buscar y asocie ms de un trmino con los
conectores booleanos que aparecen en la caja de dilogo. (ver Figura 4)

Figura 4: muestra motor de bsqueda de DSpace.

Registrarse en RIULA:

Para acceder al rea de repositorio se requiere de autorizacin. Por los momentos no es

necesario para los usuarios autoregistrarse, porque al ser ya usuarios de DSpace deben
tener acceso por medio de su cuenta de correo de la ula.

En el rea Registrarse para, te presenta varias opciones:

Recibir actualizaciones por correo: Los usuarios pueden suscribirse para recibir
correos electrnicos diarios sobre los nuevos artculos agregados a las colecciones.
Los usuarios pueden suscribirse al nmero de colecciones que deseen. Para ello, debe
ser usuario registrado de DSpace. Para suscribirse, debe visitar la pgina principal de
la coleccin y haga clic en el botn Suscribir.

Mi DSpace: es tu sitio personal, donde te mostrar: Nombre y apellido, grupos a los

cuales eres miembro (grupos donde estas autorizado para enviar, aprobar flujos de
trabajos o administrar), enlace para ver sus suscripciones y dos botones: Comenzar
un nuevo envo, Ver los mensajes aceptados. Si tienes los permisos
 correspondientes, podrs por subir artculos a los repositorios.

Editar Perfil: como vemos en la figura 4, este enlace nos permite editar
caracteristicas del usuario como Nombre, apellido, telfono de contacto, y cambiar la
contrasea.

Figura 5. Editar perfil del usuario

Ayuda: Al hacer click en este enlace se desplegar una ventana con la ayuda en
linea de DSpace, proporcionandote informacion sobre comunidades, colecciones,
como realizar las busquedas, como enviar items al repositorio, etc.

Sobre DSpace: este enlace te lleva a la pgina oficial de DSpace:

http://www.DSpace.org

Cmo subir contenidos al repositorio RIULA?

Primero, para subir contenidos digitales al repositorio tienes que ser usuario registrado
de DSpace, aparte de tener la autorizacin correspondiente para hacerlo, dentro de una
o mas coleccines ya creadas. Esta autorizacin es dada por el administrador del
sistema, dependiendo de tus caracterisiticas de usuario.

Entonces:

1. Haga click en el enlace Mi DSpace, le mostrar una pgina como la de la figura

6:
 Figura 6: Registro de usuarios DSpace

2. Ingrese su direccin de correo electrnico y contrasea (las que debe tener como
usuario autorizado de DSpace).

3. Si sus datos son correctos, debera entrar en una pgina como la que sigue: sta
es su Pgina principal de DSpace Mi DSpace, donde muestra su nombre, los
grupos a los cuales pertenece (es decir, las colecciones a las cuales puede
realizar envios)

Figura 7: Mi DSpace del usuario

4. Como puedes ver en las figuras anteriores, en tu pgina personal de DSpace se te

presenta un botn, comenzar nuevo envo, al hacer click ah puedes comenzar
a enviar un artculo. Tambin se presenta informacin acerca del grupo de
autorizacin al cual perteneces, estas son las coleccin a la cual puedes realizar
envos.
5. Al hacer click en el botn comenzar un nuevo envo aparecer un combo de
seleccin como el que muestra la figura 8. En ella escogers la coleccin a la cual
enviars el artculo, en el caso del ejemplo, la coleccin Documentos libres.

Figura 8. Seleccionando la coleccin a la cual se realizar el envo

6. Luego de seleccionar la coleccin, describirs el artculo con caracteristicas tales

como las mostrada en la figura 9: El tem tiene mas de un ttulo, por ejemplo,
ttulo traducido, El tem ha sido publicado o distribuido pblicamente con
anterioridad y el item contiene mas de un archivo. Seleccione la que se
adece a su artculo:

Figura 9. Descripcin del artculo

7. Al hacer click en siguiente, le mostrar un formulario con ms preguntas sobre el

artculo que est ingresando (figura 10 -1 y figura 10 -2), como son: nombre del
autor (o de los autores), ttulo (o ttulos en el caso que haya seleccionado en que
el tem tiene ms de un ttulo, como muestra en la figura 9), fecha de publicacin,
donde fue publicado anteriormente, cita, nmero de serie del reporte,
identificadores (other, isbn ...), tipo de documento (articulo, libro, preprint,
software...), lenguaje en el que est el artculo. Haga click en el botn
siguiente.
 Figura 10 -1. Definiendo caractersticas propias del artculo

Figura 10 -2. Definiendo caractersticas propias del artculo (continuacin)

8. Luego aparecer una ultima ventana donde seguir describiendo caractersticas

del artculo (figura 11), como son, palabras claves o descriptores (subject
keywords), un resumen del artculo (Abstract), patrocinadores (Sponsors) y
cualquier otra descripcin del artculo (Description).
 Figura 11. Descripcin de caracteristicas del artculo (continuacin)

9. Al terminar de describir el artculo, pasamos a cargarlo o subirlo. Se te presenta

una caja de texto donde colocas la ruta donde se encuentra el archivo y su
nombre. Se encuentra al lado de la caja de texto un boton Browse para buscar
dentro de tu computador donde se encuentra el artculo. Si al comenzar el envo
del artculo, seleccionaste El tem tiene mas de un archivo (en la figura 9), se
te va a presentar la opcin de ingresar un nuevo artculo luego de ingresado el
primero (figura 12).

Figura 12. Subir artculo luego de realizar la descripcin

10.Luego de seleccionar el artculo y hacer click en el boton siguiente, te muestra

si el archivo fue subido correctamente (figura 13). En caso afirmativo, se muestra
los detalles del archivo subido: nombre, tamao, formato y maneras de
 conmprobar que el archivo ha subido correctamente. En esta seccin, te permite
realizar cualquier modificacin si el formato no es correcto y si el archivo no es
correcto. Si todo es correcto, haga click en el boton siguiente y entrar en una
ventana de verificacin (figura 14 -1 y figura 14 -2).

Figura 13. Archivo subido correctamente

11.En la ventana de verificacin se te muestra todos los datos que has ingresado.
Verifica si todos estan correctos, de lo contrario aqu tienes la opcin de
correjirlos (figura 14-1 y figura 14 -2).

Figura 14 -1. Verificacin de los datos del envo.

 Figura 14 -2. Verificacin dle envo

12. El ultimo paso del envo es aceptar la licencia del artculo. Existe una licencia por
defecto de DSpace, pero esta es definida cuando es creada la coleccin. Esta
licencia permite reproducir, traducir y distribuir el artculo por todo el mundo. Si
ests de acuerdo con ella, acepta. Si no ests de acuerdo con la licencia y no
aceptas, no borrar su articulo ingresado, lo dejara en su Mi DSpace hasta que
tomes la desicin de aceptar la licencia o rechazar el envo.

Figura 15. Licencia del artculo

13.Al aceptar la licencia, finaliza su envo. !!!!

Figura 16. Envo completo.

 Si todo transcurri satisfactoriamente, lograste subir tu artculo al repositorio.
Luego tu envo pasar por un proceso de flujo de trabajo para la coleccin a la que lo
ests enviando (si este fue definido al crear la coleccin). Luego podras ver tu artculo
por la barra de navegacin (como te reseamos anteriormente) o por los motores de
busqueda. En tu pgina personal de DSpace, podras ver tu envo realizado:

Figura 17. Vista del envo realizado.

en la figura 17, puedes ver el envo que realizaste, en un cuadro que dice envios en
proceso de flujo de trabajo. Esto porque an las personas responsables de aprobar que
ingrese tu artculo no han completado el flujo de trabajo. Al ellos completarlo, tu Mi
DSpace se ver as:

Figura 18. Mi DSpace luego de aprobado el artculo enviado

Luego de aprobado el envo, deberias poder ver tus artculos enviados al hacer click en
el botn Ver envos aceptados.
 figura 19. Tus envos aprobados

Flujo de trabajo en DSpace

El usuario avanzado de DSpace es un usuario con las mismas caractersticas que

un usuario bsico DSpace adems de privilegios que le autorizan aprobar y/o rechazar
un envo y editar metadatos de envos realizados. Estos privilegios son sobre una
coleccin o sobre un grupo de colecciones, y son otorgados por el administrador del
sistema DSpace en base a polticas definidas para los miembros del repositorio.

Pasos del flujo de trabajo:

Un usuario con autorizacin de envo en DSpace (llamados en DSpace eperson o

epeople) enva un tem (o artculo). Este pasa por unos pasos ( step) de un flujos de
trabajo ( workflow).

El workflow de una coleccin puede tener hasta tres pasos: Cada coleccin puede tener
un grupo e-person asociado para desarrollar cada paso; si no hay un grupo asociado a
cada paso, el paso es saltado. Si una coleccin no tiene un grupo e-person asociado con
un paso, los envos de esa coleccin son instaladas directamente dentro del archivo,
osea, son montadas directamente en el sitio DSpace sin esperar aprobacin.

En otras palabras, la secuencia es esta: La coleccin recibe una envo. Si la coleccin

tiene un grupo asignado para el paso 1 del workflow, ese paso es invocado, y el grupo
es notificado. De otra manera, el paso 1 del workflow es saltado. As mismo, los pasos 2
y 3 del workflow son desarrollados si y solo si la coleccin tiene un grupo asignado para
estos pasos.

Cuando un paso es invocado, la tarea de desarrollar ese paso del workflow se puso en el
pool de tareas del grupo asociado. Un miembro del grupo toma la tarea del pool, y es
entonces removido del pool de tareas, para evitar la situacin donde varios personas
en el grupo pueden realizar la misma tarea sin ser realizada.

El miembro del grupo el cual tomo la tarea del pool de tareas puede desarrollar una de
las tres acciones:
 Figura 20.Flujo de trabajo en DSpace

Paso del Flujo Acciones posibles

de trabajo
1 Puede aceptar el envo para inclusin, o rechazar el envo.
2 Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el envo,
pero no puede cambiar estos archivos. Puede aceptar el envo para la
inclusin, o rechazar el envo.
3 Puede editar el metadato proporcionado por el usuario con el envo,
pero no puede cambiar estos archivos. Debe entonces confiar en el
archivo, no puede rechazar el envo.

Si el envo es rechazado, la razn (ingresada por el participante del workflow) es

enviada a la eperson que lo envo, y esta es retornada a la pgina Mi DSpace de ese
usuario. La eperson que lo envo puede entonces hacer cualquier modificacin necesaria
y re-enviarla, con lo cual el proceso comienza de nuevo.

Si el envo es aceptado, este es pasado al prximo paso del workflow. Si no hay mas
pasos del workflow con grupos asociados, el envo es instalado en el archivo principal.

Una ultima posibilidad es que un workflow puede ser abortado por el administrador
del site de DSpace. Esto es realizado usando la interfaz de administracin.

Por ejemplo, vimos anteriormente como realizar el envo de un artculo, pero no vimos
como fu aprobado. La figura 17 muestra el artculo en envos en el proceso de flujo de
trabajo. El usuario que envo el artculo ahora tiene que esperar para que su envo sea
aprobado.
La eperson o el grupo eperson asociado a la coleccin a la que se envo este artculo
recibe una notificacin de este envo, mostrando una tarea pendiente, como podemos
ver en la figura 21:
 Figura 21. Tareas en el pool para el usuario autorizado que aprueba el envo

Este eperson, el cual pertenece a el grupo de la coleccin a la cual se envi el artculo,

es el que se encarga de aprobar y/o rechazar el envo. Esta aceptacin o rechazo la
realiza en base a criterios definidos por los administradores del repositorio, como es, por
ejemplo, que el articulo tenga autor, o que que tenga descriptores definidos, que sea
acorde con la coleccin, etc. Esta eperson ve los envos pendientes por aprobar en su
pgina personal Mi DSpace, en la figura 21, en la seccin que vemos se llama Tareas
en el Pool:

figura 22. Tareas pendientes por aprobar del eperson autorizado

Como ves en la figura 22, se le d la informacin de la persona que realiz el envo,

ademas de la coleccin a la que fu enviada, nombre del artculo y el estado en el que
el que se encuentra el artculo en el flujo de trabajo, en este caso Revisar envo. Al
hacer click en el botn Tomar la tarea, podras realizar lo que sera el primer paso del
workflow, el de aprobar o rechazar el envo:
 Figura 23. Aceptar la tarea en el flujo de trabajo

Como en la figura23 la eperson puede visualizar toda la informacin del envo, y luego si
est de acuerdo, acepta la tarea haciendo click en el botn Aceptar la tarea. En caso
contrario al hacer click en Cancelar la tarea volver al pool de tareas. Al Aceptar la
tarea,aparecer una pgina como esta:

Figura 24. Opciones sobre el artculo enviado

donde te aparece las distintas acciones a realizar sobre el artculo:

Se ha revisado el artculo y su inclusin es viable en la coleccin, seleccione

Aprobar
Se ha revisado el item y su inclusin no es viable en la coleccin, seleccione
Rechazar.
Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a Mi DSpace, use esta opcin Hacer
mas tarde
Para devolver esta tarea al pool y que sea otra persona quien lo haga, use esta
opcin Devolver la tarea al pool

Entonces, con la finalidad de aprobar la inclusin del artculo y estando correctos los
datos, haz click en Aprobar. Ahora, en el pool de tareas de la eperson encargada de la
otra fase del workflow, aparecer en las Tareas en el pool algo como lo mostrado en la
figura 25:

Figura 25. Proximo paso del flujo de trabajo luego de aprobado en el paso anterior

El estado de la tarea es Edicin final del envo:

Figura 26. Previsualizacin de los metadatos del artculo antes de aceptar la nueva tarea
 Figura 27. nuevas opciones sobre el artculo enviado

Ahora , al aceptar la tarea en la figura 26, te aparece nuevas opciones sobre el artculo
enviado, como son:

Una vez que ha editado el artculo, utilice esta opcin para poner el item en el
archivo poner en el archivo
Seleccionar esta opcin para corregir, aadir o editar los metadatos del artculo
Editar metadatos
Si desea dejar esta tarea por ahora y volver a Mi DSpace, use esta opcin Hacer
mas tarde
Para devolver la tarea al pool y que sea otra persona quien la haga, use esta opcin
Devolver la tarea al pool

En esta parte del flujo de trabajo puedes realizar la edicin de los metadatos del artculo
(la segunda opcin). En caso que consideres que no es necesario editarlo, haz click en
Poner en el archivo, lo cual cargar el archivo definitivamente al listado de contenidos
digitales de DSpace. Como ves en la figura 28, el envi fue finalizado y colocado en el
archivo principal con un identificador. Este identificador es llamado un handle el cual
ser unico en todo el site de DSpace para cada documento electrnico ingresado al
repositorio.
Figura 28. Envo finalizado