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1.

MANUAL DE USUARIO

COMPRA POR CATLOGO

CATLOGO DE BIENES

DIRIGIDO A
ENTIDADES CONTRATANTES

ENERO 2015
INDICE DE CONTENIDOS

INDICE DE CONTENIDOS................................................................................................. 1
1. Presentacin .............................................................................................................. 2
2.Fundamento Legal ...................................................................................................... 2
3. Ingreso al Portal de Contratacin Pblica ............................................................ 5
4. Barra Principal ........................................................................................................ 9
4.1 Utilitarios de la Barra Principal ...................................................................... 10
5. Pantalla de Inicio .................................................................................................. 13
6. Categoras de los productos ............................................................................... 15
7. Ficha Genrica: Informacin del producto ...................................................... 19
8. Lista de Compras y Generacin de Orden ........................................................ 23
8.1 Pre visualizacin de las rdenes de Compra ............................................ 28
9. Listado de rdenes de Compra .......................................................................... 31
9.1 Mejor Oferta en las rdenes de Compra .................................................... 34
9.2 La Gran Compra .......................................................................................... 36
10. Imprimir Orden de Compra ................................................................................. 44
11. Revisar Convenio Marco ....................................................................................... 47
12. Liquidar Orden ....................................................................................................... 47

1
1. Presentacin

La Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica ha establecido los

procedimientos de contratacin que utilizarn las Entidades Contratantes en las
adquisiciones de bienes, prestacin de servicios, ejecucin de obras y consultoras,
los mismos que debern realizarse utilizando las herramientas electrnicas del
Sistema Oficial de Contratacin del Estado SOCE.

El Servicio Nacional de Contratacin Pblica SERCOP, pone a disposicin de las

Entidades Contratantes el presente manual, el cual tiene como objetivo dar a
conocer a las Entidades Contratantes los fundamentos legales de la compra por
catlogo y presentar el funcionamiento del Catlogo Electrnico en esta categora
especfica.

2. Fundamento Legal

2.1 Artculos relacionados en la LOSNCP

Art. 6.- Definiciones.

3. Catlogo Electrnico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados

en el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratacin directa como
resultante de la aplicacin de convenios marco.

17. Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con
todas las especificaciones y requerimientos tcnicos, financieros y legales
exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio ms bajo.

COMPRAS POR CATALOGO

Art. 43.- Convenios Marco.- El Servicio Nacional de Contratacin Pblica efectuar

peridicamente procesos de seleccin de proveedores con quienes se celebrar
Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertarn en el catlogo electrnico
bienes y servicios normalizados a fin de que stos sean adquiridos o contratados de
manera directa por las Entidades Contratantes, sobre la base de parmetros y
objetivos establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional
de Contratacin Pblica.

2
Art. 44.- Catlogo Electrnico .- Como producto del Convenio Marco, el Servicio
Nacional de Contratacin Pblica crear un catlogo electrnico disponible en el
Portal COMPRASPUBLICAS, desde el cual las Entidades Contratantes podrn realizar
sus adquisiciones en forma directa.

Art. 45.- Obligaciones de los Proveedores.- Los adjudicatarios quedarn obligados

a proveer bienes y servicios normalizados de conformidad con las condiciones de
plazo, precio, calidad, lugar de entrega y garanta establecidas para el perodo de
duracin del Convenio Marco. No obstante, los adjudicatarios podrn mejorar las
condiciones establecidas, siguiendo el procedimiento que para el efecto se haya
previsto en el Convenio Marco.

Art. 46.- Obligaciones de las Entidades Contratantes.- Las Entidades Contratantes

debern consultar el catlogo electrnico previamente a establecer procesos de
adquisicin de bienes y servicios. Solo en caso de que el bien o servicio requerido no
se encuentre catalogado se podr realizar otros procedimientos de seleccin para la
adquisicin de bienes o servicios, de conformidad con la presente Ley y su
Reglamento. Si cualquiera de las Entidades Contratantes obtuviere ofertas de mejor
costo que las que consten publicadas en el catlogo electrnico, debern informar al
Servicio Nacional de Contratacin Pblica para que ste conozca y confirme que la
oferta es mejor y adopte las medidas necesarias que permitan extender tales costos,
mediante la celebracin de Convenios Marco, al resto de Entidades Contratantes.

Art. 69.- Suscripcin de Contratos.- Los contratos que por su naturaleza o expreso
mandato de la Ley lo requieran se formalizarn en escritura pblica dentro del
trmino de quince (15) das desde la notificacin de la adjudicacin. Los contratos
cuya cuanta sea igual o superior a la base prevista para la licitacin se
protocolizarn ante Notario Pblico. Los gastos derivados del otorgamiento del
contrato son de cuenta del contratista.
Las contrataciones que se realicen por el sistema de catlogo se formalizarn con la
orden de compra y el acta de entrega.

3
 2.2 Artculos relacionados en el RGLOSNCP
Art. 16.- Micro, pequeas y medianas empresas.- Para incentivar la mayor
participacin de proveedores de los sectores de micro, pequeas y medianas
empresas -MIPYIMES-, se entendern por tales, aquellas que cumplan los parmetros
establecidos de conformidad con el artculo 53 del Cdigo Orgnico de la Produccin,
Comercio e Inversiones.

Al momento de inscribir y habilitar a un proveedor en el RUP, el registro deber

expresar la categora a la que pertenece el proveedor.

El INCOP establecer criterios de preferencia a favor de las MIPYMES, a travs de

alguno de los siguientes mecanismos:

1. Mrgenes de preferencia sobre las ofertas de otros proveedores;

2. Criterios para contratacin preferente establecidos en el artculo 52 de la Ley;

3. Siempre que, luego de las evaluaciones de ofertas, exista la posibilidad de

adjudicar a una MIPYME y a otro proveedor que no tenga esta calidad, se preferir a
aquella;

4. Posibilidad de que las MIPYMES mejoren su propuesta para que puedan igualar o
superar la oferta de otros proveedores, luego de la evaluacin de ofertas.

5. Inclusin, en el catlogo electrnico, de bienes o servicios provenientes de

MIPYMES, artesanos o actores de la economa popular y solidaria para que sean
adquiridos preferentemente por las entidades contratantes. El procedimiento de
seleccin a emplearse por parte del INCOP para esta catalogacin ser la feria
inclusiva.

Las preferencias para las micro, pequeas y medianas empresas se aplicarn en

funcin de que su oferta se catalogue como de origen nacional, por el componente
nacional que empleen, de tal manera que no se otorgarn estos beneficios a meros
intermediarios.

Los beneficiarios a favor de las MIPYMES se harn extensivos a actores de la

economa popular y solidaria, de conformidad con la ley.

4
Art. 43.- Procedimiento para contratar por catlogo electrnico.- Para la
inclusin en el catlogo electrnico de los bienes y servicios normalizados, el INCOP
realizar procesos de seleccin que permitan celebrar convenios marcos, observando
el procedimiento que se establezca en los pliegos.

Las contrataciones por catlogo electrnico de bienes y servicios normalizados, que

realicen las Entidades Contratantes, observarn el procedimiento sealado por el
INCOP:

La orden de adquisicin electrnica emitida por la Entidad Contratante se sujetar a

las condiciones contractuales previstas en el Convenio Marco; y, de ser el caso a las
mejoras obtenidas por la entidad contratante.

De conformidad con lo previsto en el inciso segundo del artculo 69 de la Ley, la

Orden de Compra emitida a travs del Catlogo Electrnico formaliza la
contratacin de los bienes o servicios requeridos y genera los derechos y obligaciones
correspondientes para las partes.

Una vez recibidos los bienes o servicios contratados, se suscribir el acta de entrega
recepcin correspondiente con la verificacin de correspondencia con las
especificaciones previstas en el catlogo.

3. Ingreso al Portal de Contratacin Pblica

Para ingreso al portal de Contratacin Pblica utilice el navegador Internet Explorer

versin 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal institucional www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

5
 Imagen 3.1

Para ingresar al sistema de contratacin, haga clic en el cono SOCE Sistema

Oficial de Contratacin del Estado. Imagen 3.2

Imagen 3.2

Para iniciar su sesin en el sistema, ingrese nmero de Ruc de la Entidad

Contratante, nombre de Usuario y Contrasea, para finalizar de clic en el
botn Entrar. Imagen 3.3

6
 Imagen 3.3

En la siguiente pantalla podr observar la pantalla donde ya ha ingresado a su sesin.

Imagen 3.4

Imagen 3.4

Ingrese al men Entidad Contratante, luego de clic en el submen Catlogo

Electrnico, tal como se muestra en la imagen a continuacin. Imagen 3.5

7
 Imagen 3.5

Para ingresar al nuevo catlogo electrnico vuelva a registrar RUC, USUARIO Y

Contrasea. Imagen 3.6

Imagen 3.6

Una vez registrados los datos, de clic en el botn Entrar. Imagen 3.7

Imagen 3.7

8
A continuacin puede observar la pantalla de ingreso al Nuevo Catlogo Electrnico.
Imagen 3.8

Imagen 3.8

4. Barra Principal

Al ingresar podr revisar la pantalla principal del nuevo catlogo electrnico, revise a
continuacin la informacin que se encuentra en la Barra Principal. Imagen 4.1

Imagen 4.1

9
4.1 Utilitarios de la Barra Principal

Bsqueda de productos dentro del catlogo electrnico

La siguiente opcin sirve para buscar un producto dentro del catlogo electrnico,
para ello ingrese nombre del producto, y a continuacin de clic en el cono que se
muestra en la siguiente imagen. Imagen 4.2

Imagen 4.2

En la siguiente pantalla podr ver el resultado de la bsqueda. Imagen 4.3

Imagen 4.3

Volver al SOCE
Opcin que permitir regresar a la pantalla de inicio del SOCE. Para realizar esta
accin, de clic en la seccin que se enmarca a continuacin. Imagen 4.4

10
 Imagen 4.4

Perfil del usuario

La opcin Perfil usuario permite visualizar los datos de usuario registrado, adems
cuenta con la opcin para salir de la sesin. Para ingresar de clic en el cono que se
muestra a continuacin. Imagen 4.5

Imagen 4.5

En caso de que requiera cerrar la sesin de clic en Salir. Imagen 4.6

Imagen 4.6

11
 Volver a la pgina de Inicio
Esta opcin permitir volver a la pgina de inicio del catlogo electrnico. Imagen 4.7

Imagen 4.7

Carrito de compras
Opcin que permitir revisar los productos agregados al carrito de compras. Para
ingresar de clic sobre el cono que se muestra a continuacin. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Al ingresar podr visualizar dos opciones dentro del carrito de compras, Lista de
Compras y Seguir Comprando. Imagen 4.9

Imagen 4.9

Configuracin

12
Opcin que permitir administrar rdenes de compra, mantenimientos y pujas dentro
del catlogo electrnico. Imagen 4.10

Imagen 4.10

5. Pantalla de Inicio

La pantalla de inicio del nuevo catlogo electrnico se divide en las siguientes

secciones:

Men de Categoras
Lo ms Visto
Lo ms Comprado
Tus ltimas Visitas

En la siguiente imagen podr visualizar las secciones mencionadas. Imagen 5.1

13
 Imagen 5.1

Con esta nueva presentacin en la pantalla de inicio, el usuario podr acceder de

forma ms rpida a los productos ms vistos o ms comprados.

En la pantalla de inicio podr observar que los productos que se encuentran en las
secciones, Lo ms visto Lo ms comprado o Tus ltimas visitas se desplazarn
de forma animada, en caso de que desee parar este desplazamiento, mueva el mouse
a los lados de las secciones, con esto aparecern unas flechas para Avanzar o
Retroceder entre los productos. Imagen 5.2

Imagen 5.2

Si existen productos que no cuentan con imgenes disponibles se presentarn con una
descripcin que indica lo mencionado. Imagen 5.3

14
 Imagen 5.3

6. Categoras de los productos

El catlogo electrnico cuenta con algunas categoras de productos seleccionados por

el SERCOP, revise a continuacin la seccin donde se encuentran las categoras.
Imagen 6.1

Imagen 6.1

15
Las categoras con las que cuenta al momento el catlogo son: Bienes, Catlogo
inclusivo, catlogo Vigencia Tecnolgica y Repertorio de Medicamentos.

Catlogo de Bienes

En esta categora se encuentran los distintos tipos de bienes con los que cuenta el
catlogo electrnico. Para ingresar de clic en la seccin que se muestra a
continuacin. Imagen 6.2

Imagen 6.2

Al ingresar podr observar las distintas subcategoras de bienes con los que cuenta
hasta el momento el catlogo electrnico, productos como: Suministros de Limpieza
y Oficina. Imagen 6.3

Imagen 6.3

16
Si desea ingresar a alguna de las subcategoras, de clic sobre la descripcin del
producto que requiera. Imagen 6.4

Imagen 6.4

Una vez que haya ingresado, seleccione el producto especfico. Imagen 6.5

Imagen 6.5

Seleccione a continuacin uno de los tipos del producto requerido. Imagen 6.6

17
 Imagen 6.6

Si la bsqueda de los productos se vuelve compleja, ya sea porque existe una gran
cantidad de productos o porque la ruta a seguir para la bsqueda es extensa y no
logra encontrar el producto, utilice la opcin de bsqueda de la Barra Principal, para
ello ingrese el nombre del producto en la seccin indicada y luego de clic en el icono
buscar. Imagen 6.7

Imagen 6.7

A continuacin podr observar el resultado de la bsqueda. Imagen 6.8

18
 Imagen 6.8

Para realizar la bsqueda del producto, el catlogo cuenta con unas flechas que
permiten avanzar o retroceder, esta opcin permitir desplazarse al resto de pginas
donde se encuentra el producto. Imagen 6.9

Imagen 6.9

7. Ficha Genrica: Informacin del producto

Es importante que la Entidad Contratante conozca las caractersticas y condiciones

de los productos antes de proceder con la compra. Para revisar la informacin del
producto, de clic sobre el nombre o imagen del producto requerido. Imagen 7.1

19
 Imagen 7.1

Al ingresar, podr revisar la informacin del producto generado en una Ficha

Genrica. Imagen 7.2

Imagen 7.2

En caso de que requiera hacer la compra de dicho producto, ingrese la cantidad en la

seccin correspondiente, luego clic en el botn Continuar. Imagen 7.3

20
 Imagen 7.3

A continuacin se presentar el mensaje del tipo de orden de compra que se

generar. Imagen 7.4

Imagen 7.4

Los tipos de orden de compra que se generarn en este tipo de producto son: Mejor
Oferta y Gran Compra.

Mejor Oferta cuando el monto sea inferior al de la Menor Cuanta de Bienes y

Servicios, y Gran Compra cuando el monto sea superior al de la Menor Cuanta de
Bienes y Servicios.

21
Para continuar de clic en el botn Agregar a la Lista. Imagen 7.5

Imagen 7.5

A continuacin el sistema indicar que el tem se agreg a la Lista de compras con

el tipo de orden que se haya generado Mejor Oferta o Gran Compra. Imagen 7.6

Imagen 7.6

Cuando el sistema indique que el tipo de tem seleccionado se agreg a una Gran
Compra, deber posterior a ello seleccionar el procedimiento por el cual se
generar la orden. Imagen 7.7

Imagen 7.7

22
La Entidad Contratante podr seleccionar el tipo de procedimiento que requiera se
ejecute en el sistema ya sea Puja o Mejor Oferta. Seleccione uno de ellos y
finalmente de clic en Agregar a la lista. Imagen 7.8

Imagen 7.8

8. Lista de Compras y Generacin de Orden

Una vez que haya agregado el producto o productos requeridos, revise el Listado de
Compras. Para ello de clic en el cono de carrito de compra que se muestra en
pantalla. Imagen 8.1

Imagen 8.1

En caso de que requiera comprar algn otro producto, dirjase nuevamente al

catlogo requerido y agregue el producto. Una vez que haya agregado todos los
productos que desee comprar, de clic en Lista de Compras. Imagen 8.2

23
 Imagen 8.2

En la pantalla a continuacin, registrar la informacin necesaria para la generacin

de la orden de compra. Imagen 8.3

Imagen 8.3

Seleccione si aplica o no Impuesto, luego ingrese nmero de Partida presupuestaria o

cuenta contable. Imagen 8.4

24
 Imagen 8.4

Una vez que haya registrado los datos para la generacin de la orden de compra, de
clic en el botn Guardar. Imagen 8.5

Imagen 8.5

25
Si requiere realizar alguna accin para eliminar, seguir comprando, o guardar el
listado de productos seleccionados, utilice las opciones que aparecen en la parte
inferior del listado. Imagen 8.6

Imagen 8.6

Para continuar con los datos de registro de la orden de compra, no olvide guardar su
listado de compras, luego de clic en el botn Siguiente, tal como se muestra en la
siguiente pantalla. Imagen 8.7

Imagen 8.7

Registre a continuacin los datos necesarios para recepcin y aprobacin de los

productos que se comprarn a travs del catlogo electrnico.

Los datos que debe registrar son los siguientes:

26
 Horario de Recepcin: Ingrese horas de recepcin. Ej. 09:00-12:00

Responsable para la Recepcin: Ingrese nombre de la persona o personas que

recibir los productos.

Persona que autoriza: Nombre de la Mxima Autoridad de la Entidad

Contratante.

Correo electrnico: Ingrese correo electrnico de la Mxima Autoridad de la

Entidad Contratante.

Cargo: Cargo de la persona que autoriza la compra.

Numero de resolucin: Nmero de Resolucin en la que la mxima autoridad

resuelve proceder con la compra en catlogo.

Observaciones: En caso de que requiera ingresar alguna observacin

adicional, ingrsela en la seccin correspondiente. Imagen 8.8

A excepcin del campo Observaciones, el resto de campos mencionados son

obligatorios registrarlos.

Imagen 8.8

Una vez que haya registrado los datos, de clic en Siguiente, en caso de que
requiera regresar a la pantalla anterior, de clic en Anterior. Imagen 8.9

27
 Imagen 8.9

8.1 Pre visualizacin de las rdenes de Compra

La opcin de PRE-VISUALIZACIN, permite hacer una revisin previa de los datos

registrados hasta ese momento en las rdenes de compra que van a ser generadas
por el sistema. Imagen 8.10

Imagen 8.10

28
Para revisar la informacin que se generar de las rdenes de compras, drijase casi
al final de la pantalla, en la seccin que se muestra en la imagen a continuacin.
Aqu podr observar las rdenes que se generarn de los productos seleccionados.
Para ingresar a las rdenes de compra, de clic en las pestaas, tal como se muestra
en el siguiente ejemplo.. Imagen 8.11

Imagen 8.11

Una vez que ingrese a estas pestaas podr revisar el detalle de los productos y los
totales de las rdenes de compra. En el siguiente ejemplo se encuentra el detalle de
la Orden de compra 1. Imagen 8.12

Imagen 8.12

29
Una vez que haya revisado la informacin de todas las rdenes de compra, dirjase
nuevamente a la parte superior de la pgina registre Ruc, usuario y contrasea, luego
de clic en Siguiente. Imagen 8.13

Imagen 8.13

A continuacin las rdenes de compra se generarn por mejor oferta o Gran compra
dependiendo del caso. Si se generan por mejor oferta el sistema enviar a los
proveedores ofertantes de cada producto la invitacin para que enven una mejor
oferta econmica, y la orden se generar con el nombre del proveedor que haya
remitido la mejor oferta. En el caso de que sea Gran Compra, y se haya
seleccionado Puja, la Entidad Contratante deber primero Programar la Puja. Con
el nombre del ganador de la puja se generar los datos de la orden de compra.
Imagen 8.14

Imagen 8.14

30
 9. Listado de rdenes de Compra

Para revisar el listado de rdenes que se van a generar, ingrese a la opcin Lista de
rdenes. Imagen 9.1

Imagen 9.1

En pantalla podr revisar el listado de rdenes que se generarn, el estado de las

ordenes en primera instancia se encontrarn en estado ESPERA DE OFERTAS,
cambiarn a otros estados dependiendo de los tiempos asignados para la generacin
de la GRAN COMPRA y la MEJOR OFERTA. Imagen 9.2

Imagen 9.2

31
Para revisar el detalle de la orden de compra de clic en Ver detalles. Aqu podr
observar los datos que se generarn en la orden de compra: Tipo, Cdigo, Fecha de
Emisin, Fecha de Aceptacin, Detalles, Total, costo de Flete, Estado. Si se
encuentra el estado en Espera de Ofertas el nombre del proveedor se encontrar
en el estado Por Definir. Imagen 9.3

Imagen 9.3

En caso de que haya cometido un error involuntario en el registro de la orden de

compra, el sistema asignar un tiempo de 24 horas para que deje sin efecto dicha
orden, para ello de clic en la opcin Dejar sin efecto. Imagen 9.4

Imagen 9.4

32
En la siguiente pantalla de clic en el botn Examinar aqu busque y adjunte el
Acta para dejar sin efecto la compra realizada. El documento que adjunte en esta
seccin debe encontrarse en formato PDF. Imagen 9.5

Imagen 9.5

Finalmente de clic en el botn Dejar sin efecto. Imagen 9.6

Imagen 9.6

Si est seguro de dejar sin efecto la orden, de clic en el botn Aceptar. Imagen 9.7

33
 Imagen 9.7

En la siguiente pantalla podr revisar que la orden de compra ha quedado SIN

EFECTO. Imagen 9.8

Imagen 9.8

En caso de que los datos que registr son correctos, no realice la accin Dejar sin
efecto espere a que pasen las 24 horas para que el sistema contine con la
generacin de la orden.

La opcin Dejar sin efecto puede tambin presentarse luego de haberse

generado el nombre del proveedor ganador. La Entidad Contratante podra dejarla sin
efecto tambin en esa etapa, para ello debern elaborar un acta firmada entre las
partes y que deje constancia del hecho.

9.1 Mejor Oferta en las rdenes de Compra

La Mejor Oferta es una de las nuevas implementaciones realizadas al catlogo

electrnico, esta opcin aparecer en las ordenes de compra de algunos productos,

34
dependiendo de la cantidad o monto adquirido, para el caso del catlogo de bienes,
el sistema mostrar la opcin de Mejor Oferta en las ordenes de compra en que su
monto sea inferior o igual al establecido en la Menor Cuanta de Bienes y Servicios.

En el caso de que el sistema reconozca que la orden de compra ha entrado a una

MEJOR OFERTA, las letras MO se registrarn junto a la descripcin de la Orden, tal
como se muestra en la siguiente imagen . Imagen 9.9- Imagen 9.10

Imagen 9.9

Imagen 9.10

El tiempo establecido para que el sistema permita imprimir la orden de compra de

una MEJOR oferta es de 24 horas. Luego de transcurrido este tiempo, ya podr ver el
nombre del proveedor. A continuacin en la pantalla de ejemplo ya puede ver
reflejado el nombre del proveedor. Imagen 9.11

Imagen 9.11

35
 9.2 La Gran Compra

Al igual que la anterior opcin, la Gran Compra, es una nueva implementacin en

las rdenes de compra, y se generar cuando el monto de la compra sea superior al
monto asignado para la menor cuanta de bienes y servicios.

Esta opcin permitir a la Entidad Contratante contar con una mejor oferta
econmica de la ya establecida en el catlogo.

Una vez que haya seleccionado el tipo de producto y la cantidad a comprar, si

el monto llega a ser el establecido para una Gran Compra, el sistema mostrar
en pantalla la siguiente informacin. Imagen 9.12

Imagen 9.12

Seleccione a continuacin el tipo de Gran Compra que va a realizar, sea Puja o Mejor
Oferta. La Entidad Contratante podr seleccionar cualquiera de los tipos de gran
compra a su criterio. Imagen 9.13

Imagen 9.13

Ms adelante en la previsualizacin de la orden de compra podr observar las siglas

generada de la GRAN COMPRA , las letras GC se registrarn junto a la descripcin
de la Orden, tal como se muestra en la siguiente imagen. Imagen 9.14

36
 Imagen 9.14

MEJOR OFERTA en la GRAN COMPRA

En la Mejor Oferta de una GRAN COMPRA, el sistema permitir que la Entidad

Contratante cuente con una mejor oferta econmica de la ya establecida en el
catlogo electrnico, esto lo realizar en el lapso de 24 horas de forma automtica y
tomando en cuenta que al generar la orden de compra, el sistema previo a dar dicho
tiempo, asigna 24 horas para que la Entidad Contratante pueda dejar sin efecto una
orden de compra.
Las condiciones establecidas para la Mejor Oferta en la Gran Compra, son las mismas
condiciones ya mencionadas en pasos anteriores.

PUJA en la GRAN COMPRA

En caso de que la Entidad Contratante haya seleccionado la opcin de la PUJA en una

GRAN COMPRA, el sistema mostrar el mensaje correspondiente para que la Entidad
Contratante revise la orden de compra y programe la puja. Para ver la generacin de la
orden de compra, de clic la opcin Configuracin- Lista de rdenes. Imagen 9.15

37
 Imagen 9.15

Debido a que la orden de Gran Compra que fue seleccionada es con PUJA, debe
programarla, para ello de clic en la opcin Configuracin- Programacin de
pujas. Imagen 9.16

Imagen 9.16

Una vez que haya ingresado de clic en la seccin Programar. Imagen 9.17

Imagen 9.17

En la pgina a continuacin, ingrese fecha y hora de inicio de la puja. El tiempo

mnimo establecido para la puja en el da establecido es de mnimo 15 minutos y de
mximo 30 minutos. El porcentaje de variacin mnima para la puja lo establece la
Entidad Contratante, se recomienda establecer un porcentaje entre 0,5 y 2 %. Una
vez que haya ingresado los datos de clic en el botn Programar. Imagen 9.18

38
 Imagen 9.18

En la pantalla a continuacin podr revisar que la programacin ha sido registrada.

Imagen 9.19

Imagen 9.19

Para que la Entidad Contratante pueda ver la Puja, ingrese en Ir a puja, tal como
se muestra en la siguiente imagen. Recuerde que ingresar en la fecha y hora
programada, no podr ingresar antes. Imagen 9.20

Imagen 9.20

39
Para ingresar a la puja, vuelva a ingresar los datos de su Entidad. Imagen 9.21

Imagen 9.21

Al ingresar busque la puja programada, luego de clic en Ver. Imagen 9.22

Imagen 9.22

En la siguiente pantalla podr observar la PUJA. Imagen 9.23

40
 Imagen 9.23

Al terminar el tiempo de la puja de clic en el Volver. Imagen 9.24

Imagen 9.24

Es importante tomar en cuenta que la Entidad Contratante al ingresar a la puja no

tendr ms que la opcin para visualizarla. Una vez que ingrese revise el estado de
las pujas programadas, ya que el sistema mostrar dos tipos de estados, EN CURSO o
TERMINADA. Las Pujas que estn en ejecucin sern las que estn en estado EN
CURSO y las pujas que hayan finalizado estarn en el estado TERMINADA. Imagen 9.25

Imagen 9.25

Al ingresar en la puja podr ver la cantidad de proveedores que estn participando,

no se vern los nombres de los proveedores, el sistema los identificar con la palabra
Proveedor junto con un nmero, por ejemplo Proveedor23. Podr revisar tambin

41
las ofertas econmicas iniciales de todos los proveedores, y las ofertas posteriores
que emitan los proveedores que estn en condiciones de ofertar un precio menor.
Imagen 9.26

Imagen 9.26

En la puja los proveedores debern rebajar un valor mnimo cada vez que remitan
una oferta, a ese porcentaje se lo conoce como porcentaje de variacin mnima
durante la puja. Puede revisar este porcentaje en la siguiente imagen. Imagen 9.27

Imagen 9.27

Durante el tiempo establecido en la puja, podr ir revisando el proveedor que va

ganando la puja. Imagen 9.28

42
 Imagen 9.28

Una vez que haya concluido la PUJA, ingrese al Listado de rdenes, busque la orden
de compra y revsela. En la siguiente imagen podr observar que una vez que
concluy la puja el estado pas a Revisada, y puede visualizar adems, el nombre
del proveedor que gan la puja con la mejor oferta. Imagen 9.29

Imagen 9.29

A continuacin, verifique el detalle de la orden de compra, para ello de clic en la

seccin Ver Detalles. Imagen 9.30

43
 Imagen 9.30

Las rdenes de compra una vez que pasan al estado Revisadas, son enviadas a los
proveedores correspondientes de forma automtica, y a travs del sistema. Los
proveedores deben proceder a revisarlas y a proveer de los productos segn las
condiciones establecidas en el convenio marco.

Es importante que la Entidad Contratante recuerde que, no requiere calificar las

ofertas que se envan por MEJOR OFERTA o GRAN COMPRA, eso lo realiza el sistema, la
Entidad Contratante procede nicamente a ver el resultado del ganador en la orden de
compra.

10. Imprimir Orden de Compra

Una vez que el estado de las rdenes de compra pasen al Estado Revisadas proceda
a imprimirlas, para ello de clic en Imprimir. Imagen 10.1

44
 Imagen 10.1

En la siguiente pantalla podr visualizar la orden de compra a ser impresa. Revise la

informacin que consta en la orden de compra:

ORDEN DE COMPRA POR CATLOGO

En esta seccin se encuentra el nmero de orden de compra y las fechas de

emisin y aceptacin.

DATOS DEL PROVEEDOR

En esta seccin se encuentran los siguientes datos de contacto con el

proveedor: Nombre Comercial, Razn Social, RUC, Nombre y correo
electrnico del representante legal de la empresa, correos y nmeros
telefnicos.

45
 DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE

En esta seccin se encuentran los datos de contacto con la Entidad

Contratante: Entidad Contratante, RUC, telfonos, persona que autoriz la
compra, cargo, correo, nombre de la persona a cargo del proceso, direccin
de entrega, datos de entrega y Observaciones registradas.

APLICACIN DE MULTAS

En esta seccin se encuentra informacin sobre aplicacin de multas.

APROBACIN DE LA ORDEN DE COMPRA.

Seccin que corresponde al registro de las firmas de las personas que

autorizaron la generacin de la orden de compra. Imagen 10.2

Imagen 10.2

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11. Revisar Convenio Marco

Una vez que imprima la orden de compra, no olvide revisar el Convenio Marco
establecido para la compra realizada, en este documento podr encontrar las
condiciones establecidas tanto para el proveedor como para la Entidad Contratante al
realizar la contratacin. Para revisar el documento, descargue el archivo que aparece
en la parte superior derecha de los detalles de la orden de compra. Imagen 11.1

Imagen 11.1

12. Liquidar Orden

Una vez que se haya recibido el producto, la Entidad Contratante deber proceder
con el registro de los datos para la Liquidacin de la Orden de Compra, para ello
ingrese a los detalles de la orden de compra. Imagen 12.1

Imagen 12.1

A continuacin, de clic en la seccin Liquidar Orden. Imagen 12.2

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 Imagen 12.2

Una vez que ingrese, adjunte acta de entrega recepcin, para ello de clic en el botn
Examinar. Imagen 12.3

Imagen 12.3

En la siguiente pantalla podr observar el documento ya adjunto. Imagen 12.4

Imagen 12.4

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Indique a continuacin si se ha impuesto alguna multa, en caso de que si, de clic
dentro del casillero, caso contrario djelo vaco. En caso de que si se haya aplicado
una multa, ingrese en la siguiente seccin el valor del porcentaje aplicado. Imagen
12.5

Imagen 12.5

Una vez registrada la informacin para la Liquidacin de la orden de compra. De clic

en el botn Liquidar. Imagen 12.6

Imagen 12.6

A continuacin podr revisar que la orden de compra ha pasado al Estado Liquidada.

Imagen 12.7

Imagen 12.7

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