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COPIA FIEL DEL ORIGINAL
Ministerio de Transportes y Comunicaciones
ASESORA JURDICA Oficina General de Adml'lstracin

1 9 MAYO2008

RECIBIDO
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Fecha:...........
MAYO ZOOB

Resolucin Directoral
Lima, 14 de mayo de 2008 W 492-2008-MTC/1 O

CONSIDERANDO:

Que, por Resolucin Directoral N407-2007-MTC/l0, de fecha 09 de julio de 2007, se

aprob la Directiva N 007-2007-MTC/l0 sobre "Procedimiento para el Control y Custodia
de Garantas Presentadas por Contratistas, Proveedores y/o Usuarios del Ministerio de
Transportes y Comunicaciones";

Que, en el marco del proceso de modernizacin y simplificacin administrativa

resulta necesario actualizar el procedimiento que contiene dicha Directiva, adecundola
asimismo a la nueva estructura orgnica del Ministerio de Transportes y Comunicaciones
dispuesta por el Reglamento de Organizacin y Funciones del Ministerio de Transportes y
Comunicaciones, aprobado por Decreto Supremo W 021-2007-MTC;

Que, para dicho efecto la Oficina de Finanzas con Memorndum N 807-2008-

MTC/10.08, remite el proyecto de Directiva actualizada a la fecha que regula el
Procedimiento para el Control y Custodia de Cartas Fianzas presentadas por Contratistas,
Proveedores y/o Usuarios del Ministeriode Transportes y Comunicaciones;

Que, en tal sentido debe dictarse el acto administrativo pertinente;

Que, por Resolucin Secretarial N222-2007-MTC/04,de fecha 16 de noviembre d

2007, se asign a la Oficina General de Administracin la funcin de expedir Directivas
internas sobre los Sistemas Administrativos a su cargo, as como de control patrimonial, de
alcance a todos los rganos y unidades orgnicas del Ministerio de Transportes y
Comunicaciones;

De conformidad con el Reglamento de Organizacin y Funciones del MTC,

aprobado por Decreto Supremo N021-2007-MTC.
SE RESUelVE:

Artculo 1._Aprobar la Directiva N009-2008-MTC/l0 sobre "Procedimiento para el

Control y Custodia de Cartas Fianzas presentadas por Contratistas, Proveedores y/o
Usuarios del Ministerio de Transportes y Comunicaciones" que forma parte integrante de la
presente Resolucin.

Artculo 2._Dejar sin efecto la Directiva N007-2007-MTC/l0.

Articulo 3._Remitir copia de la presente Resolucin y de la Directiva aprobada a

la Oficina de Finanzas para su debida aplicacin y cumplimiento.
 "Decenio de la Personas con Discapacidad en el Per"
"Ao de las Cumbres Mundiales en el Per"

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PROCEDIMIENTO PARA ELCONTROL Y CUSTODIA DE CARTAS FIANZAS

PRESENTADAS POR CONTRATISTAS, PROVEEDORES YlO USUARIOS DEL MINISTERIO
DE TRANSPORTESY COMUNICACIONES

DIRECTIVA W 009 -200B-MTC/10

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para el control y custodia de las Cartas

Fianzas presentadas por los contratistas, proveedores y/o usuarios del
MTC, que permita salvaguardar en forma conveniente los intereses del
Estado.
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CIJ 1. Especificar el 'contenido de las Cartas Fianzas, as como fijar los
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pleno respaldo de los fondos pblicos y el cumplimiento de los
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III~ ALCANCE

Las disposiciones emanadas de esta Directiva, sern de e3tricta

aplicacin, en la Oficina General de Administracin y Unidades
Orgnicas de la sede centrol del MTC. Tambin es de alcance para las
Direcciones Generales del MTC que, en virtud de las normas que
regulan sus actividades, recepcionen Cartas Fianzas que presenten los
contratistas, proveedores y/o usuarios garantizando el fiel cumplimiento
de sus obligaciones.
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Q IV. BASE LEGAL

Cdigo Civil.

TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado

mediante Decreto Supremo N 083-2004-PCM.

Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado,

aprobado mediante Decreto Supremo N 084-2004-PCM.

Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgnica

de la Superintendencia de Banca y Seguros, Ley N 26702.

Decreto Supremo N 107-2007-EF, que modifica el Reglamento de la Ley

de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
 "Decenio de la Personas con Discapacidad en el Per"
"Ao de las Cumbres Mundiales en el Per"
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V. CARTAS FIANZAS

1. EMISiN

Se aceptarn a los contratistas, proveedores y/o usuarios del MTC

nicamente Cartas Fianzas emitidas por Instituciones Financieras, de
Seguros y Administradoras Privadas del Fondo de Pensiones, sujetas al
mbito de la Superintendencia de Banca y Seguros.
2. CARACTERSTICAS

Las Cartas Fianzas sern incondicionadas, solidarias, irrevocables y

de realizacin automtica al slo requerimiento del MTC y sin
beneficio de excusin.

3. SITUACIONES QUE EXIGEN PRESENTACiN DE CARTAS FIANZAS

Las Cartas Fianzas se presentarn en los siguientes casos:

Como garanta de fiel cumplimiento del contrato.

Como garanta adicional por el monto diferencial entre el valor

referencial y la propuesta econmica.

Como garanta por los adelantos que

materiales se entregan a los contratistas.
en efectivo y/o en

Como garanta
usuario.
de fiel cumplimiento de las obligaciones del

VI. PROCEDIMIENTO

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: ') 1. Las Cartas Fianzas, que garantizan las obligaciones estipuladas en los
contratos de adquisicin de bienes, prestacin de servicios,
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-"""..;.-... contratos de obras, supervisin de obras y consultorios, derivados de
procesos de seleccin, sern recibidas por la Asesora Legal de la
Oficina General de Administracin, para ser consignada la
informacin pertinente en los respectivos contratos.

2. Luego, de lo cual sern remitidas con copia del contrato a la Oficina

de Finanzas, la que la remitir al rea de Tesorera para su registro,
control y custodia.

3. Aquellas Cartas Fianzas que exigen las diversas Direcciones

Generales a sus usuarios garantizando el cumplimiento de las
obligaciones derivadas por las normas que regulan sus actividades,
sern recibidas por stas, para luego ser remitidas a la Oficina de
Finanzas dentro de las 24 horas siguientes, para su registro, control y

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custodia. con su respectivo sustento (Resolucin Directoral/

Contratos.

4. Las renovaciones de las Cartas Fianzas sern recibidas unlca y

directamente por la Oficina de Finanzas.

VII. REQUISITOS

1. La Oficina de Finanzas revisar y comprobar que las Cartas Fianzas

cumplan con los siguientes requisitos y condiciones:

Ser emitida por una entidad autorizada que se encuentre bajo el

mbito de supervisin de la Superintendencia de Banca y
Seguros.
. Ser emitida
Comunicaciones.
a favor del Ministerio de Transportes y

. Sealar el nombre o razn social del afianzado.

Ser solidaria. irrevocable, incondicional y de realizacin
automtica.
Indicar que la entidad afianzadora renuncia al beneficio de
excusin.
. Sealar el bien. servicio u obra a adquirir o contratar, segn
corresponda y que es objeto de la garanta.
. Indicar la clase de garanta a que se refiere el numeral V.3 de la
presente Directiva.
. Sealar la moneda y el monto de la garanta, dato que deber
constar en nmeros y en letras.
. Indicar nombre. cargo. firma y sello de los representantes del

. afianzador que lo suscriben.

Indicar en forma detallada su vigencia, precisando fecha de
inicio y de trmino.
. Si es emitida en el extranjero. deber considerar para ser
requerida notarial mente la direccin de una entidad financiera
local (Lima).
. .

No deben estar con borrones enmendaduras y/o perforadas.

2. En caso de ser observado. se devolver de inmediato a la Direccin

General responsable o al contratista segn corresponda, con la
indicacin de la observacin.

3. Efectuada la conformidad de la Carta Fianza por la Oficina de

Finanzas, sta la remitir al Tesorero(a) para su registro. control y
custodia.

VIII. REGISTRO, CONTROL Y CUSTODIA

Elregistro, control y custodia de las Cartas Fianzas estar o cargo de la

Oficina de Finanzas, quien a travs del Tesorero(a) llevar a cabo las
siguientes acciones:

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l. Remitir a la Direccin General de la Oficina General de

Administracin ya las Direcciones Generales, segn corresponda, un
reporte mensual del estado situacional de las Cartas Fianzas, el que
se emitir hasta el tercer da hbil del mes siguiente.

2. Las Direcciones Generales, de acuerdo a este reporte, debern

comunicar con la debida anticipacin a la Oficina de Finanzas su
pronunciamiento respecto a la accin que deber tomar al
vencimiento de la Carta Fianza, segn lo que determinen las normas
que regulen sus actividades.

3. Preparar y elevar con la debida anticipacin el proyecto de Carta

Notarial dirigida a las instituciones financieras solicitando, cuando
corresponda, la ejecucin de las Cartas Fianzas.

IX. EJECUCiN

1. La Oficina de Finanzas con la debida anticipacin (no menor de tres

das previos al vencimiento sealado en la Carta Fianza) y conforme
a lo prescrito en el Art. 18980 del Cdigo Civil, elevar a la Oficina
General de Administracin, el proyecto de Carta Notarial para la
firma del Director General y disponga su remisin, solicitando a la
entidad financiera la ejecucin de la garanta y su efectivizacin
mediante la entrega de cheque de gerencia a la orden delMTC por
el importe afianzado.

2. En el caso que la entidad financiera comunique que el contratista

ha solicitado la renovacin de la Carta Fianza, se le deber exigir al

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contratista la entrega inmediata de dicho documento renovado en
un plazo perentorio, en caso contrario se exigir la ejecucin de la
Carta Fianza.

3. La Oficina de Finanzas no deber mantener en cartera Cartas

Fianzas vencidas, que no hallan sido notificadas dentro de los plazos
de ley.

DEVOLUCiN

l. Para la devolucin de las Cartas Fianzas se requiere:

a) EN CASO DE CONTRATO POR OBRAS

0.1) Memorndum de la Direccin General responsable, dando

la conformidad de la obra, adjuntando la resolucin de
liquidacin y/o liquidacin final de la obra.

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0.2) Una carta del contratista donde presenta a la persona

autorizada para recoger la Carta Fianza, adjuntando copia
de su documento de identidad.

b) EN CASO DE ADQUISICIN DE BIENES Y PRESTACiN DE

SERVICIOS, CONSULTORIA y CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES DE
USUARIOS

b.l) Memorndum de la Direccin General responsable dando

la conformidad de recepcin del bien y/o del servicio y/o
de cumplimiento de obligaciones contractuales.

b.2) En los casos que corresponda a la Oficina General de

Administracin, la conformidad la dar la Oficina de
Abastecimiento.

b.3) Una carta del contratista y/o del proveedor y/o usuario
donde presenta a la persona autorizada para recoger la
carta fianza, adjuntando copia de su documento de
identidad.

2. Efectuada la revisin y aprobacin de los documentos referidos, se

emitir la correspondiente CONSTANCIA DE DEVOLUCIN,visada
por el responsable de la custodia y control de las Cartas Fianzas,
firmada por el Tesorero(a) y aprobada por la Oficina de Finanzas.

3. Se seguir el mismo procedimiento de devolucin de la Carta Fianza

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. A ,.. al contratista cuando haya cumplido con renovar oportunamente la
/ Carta Fianza.

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'..f.~ s J' XI. REDUCCiN

La reduccin de la Carta Fianza en custodia proceder siempre y

cuando la Direccin General responsable del Contrato lo apruebe, a
travs del documento correspondiente y el sustento respectivo (el
mismo que deber precisar el monto de la reduccin y el plazo de
vigencia) y lo comunique a la Oficina de Finanzas.

XII. RESPONSABILIDAD

Los funcionarios y/o servidores que no observen las disposiciones

contenidas en la presente Directiva sern sancionados de acuerdo a las
normas vigentes sobre la materia.

En caso de prdida o extravo de la Carta Fianza la responsabilidad

recaer en la Direccin General o dependencia que figure en el SIDI
como ltima receptora de la misma. .