UnIVERSIDAD JOSE CARLOS MARIATEGUI

TEMA N 12 REDACCIN DE CORRESPONDENCIAS

1. REDACCIN DE CARTAS

Al escribir, mucha gente intenta

impresionar para ello, utiliza
frases largas y complicadas. De
hecho, estas oraciones no
impresionan en absoluto, sino todo lo contrario. Tus
lectores no estn para ponerte nota, intentan decidir si la idea o el producto que les
propones les interesa. Desean que la lectura sea fcil y directa, para as poder
concentrarse en el contenido, en vez del estilo.

En esto reside el secreto de una buena redaccin: conseguir una propuesta sencilla
y fcil de leer. Tus lectores buscan que el mensaje sea claro y sencillo. No les
impresionars con una redaccin "brillante". No olvides que si utilizas frases cortas
y sencillas, te estarn profundamente agradecidos.

Por regla general, si no empleas una palabra en tu lenguaje diario, no la uses

en la propuesta. Si no acostumbras a decir: "Permtame que llame su atencin
sobre el punto antes citado..." no lo escribas. Simplemente inicia con un: "Como ya
he mencionado antes..."

Por lo tanto la primera regla de una buena redaccin es escribir de forma sencilla:

-Prrafos cortos

-Frases cortas

-Palabras cortas

2. TIPOS DE CARTAS

A Modo de recordar lo visto en el capitulo anterior

2.1. La carta comercial

- Es una conversacin por escrito.

- Es como una tarjeta de presentacin.

- Es la ms importante de todos los documentos escritos.

- Contribuye a la buena marcha de los negocios.

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- Sirve para fortalecer de las relaciones administrativas y profesionales.

La carta comercial no slo constituye el medio ms eficaz y el ms usado, sino

que tambin una prolongacin de la empresa o agencia, cuyo nombre y
prestigio llega hasta los lugares ms remotos.

- La correspondencia comercial tiene su propia personalidad: "su modo de

decir".

- El carcter predominante de esa personalidad es el mismo que caracteriza al

comercio, es decir, el sentido de lo til. Ha de cuidarse su estilo para conseguir
una perfecta comunicacin.

- El objetivo bsico de una carta comercial es conseguir una reaccin positiva en

el destinatario para hacerlo reaccionar favorable o desfavorablemente hacia quien
la escribi. Por tal motivo, en su redaccin deben observarse las caractersticas
que exponemos a continuacin:

2.2. Carta Poder:

Cuando una persona faculta a otra para realizar acciones especficas. Se extiende
ante un Notario Pblico.

2.3. Carta Notarial:

Cuando se hace ante un Notario Pblico para comunicar una decisin especfica.

3. LA CARTA TRADICIONAL Y LA CARTA MODERNA

3..1 Tradicional

Los saludos -en las cartas comerciales- eran largos y ceremoniosos, al igual que
las despedidas. Los textos eran largos y con vocablos usados y pasados de
moda. Parecan formatos pre-establecidos.

Ejemplos:

Sean mis primeras lneas portadoras de un cordial saludo, desendole xito en

sus delicadas funciones. La presente es para saludarlo y desearle xito en sus
delicadas funciones... Muy seor nuestro y amigo... Lleg a mi poder... Con la
mayor brevedad posible nos enva... Esperando su respuesta... Con las muestras
ms sinceras de consideracin y respeto, me despido de usted, atentamente...
Me suscribo de usted con consideracin y respeto...

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3.2. Moderna

Hoy en da ya se han omitido los saludos en las cartas, al igual que los largos
saludos, debido a que hoy la gente no tiene tiempo para leer tanto. Por ende, la
correspondencia es sucinta, se va al grano sin circunloquios ni largas despedidas.

4. TODA CARTA DEBE POSEER

. Claridad, concisin, sencillez y

coherencia

Una carta es clara cuando es de fcil

comprensin; es decir, cuando el mensaje penetra sin
llega a la mente del destinatario.

4.1. La claridad puede lograrse:

o Expresndote mediante frases cortas.

o Estar pendiente, a medida que escribes, del comienzo de la frase para
continuarla con la correspondiente concordancia, especialmente con el
uso de los tiempos verbales.
o Evitar vocablos ambiguos.
o No abusar del pronombre.
o Desterrar los gerundios.
o Evitar el exceso de adjetivos.
o Pensar despacio para escribir deprisa.
o Evitar las expresiones incompletas, el uso de palabras superfluas e
innecesarias.
o Evitar el empleo de circunloquios o rodeos de palabras.
o Desterrar los vocablos "gastados, manoseados".

4.2. Concisin

Cada frase que se escriba debe contener ideas claras y precisas. Si se quiere que el
destinatario lea con agrado la carta, no deben usarse dos o tres palabras cuando
stas puedan ser remplazadas por una. La oracin puede ser ms larga o ms
corta; pero, siempre concisa.

Concisa no quiere decir que sea breve. Concisin es la expresin de los conceptos
con la menor cantidad de palabras posibles y con la mayor exactitud.

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Si quieres lograr concisin:

Revisa lo que escribes.

Elimina las expresiones intiles.
Evita la repeticin de ideas.
No anuncies lo que vas a decir: Dilo.
No te pierdas en detalles, anda directamente al asunto.
Evita el lenguaje telegrfico, el laconismo, la excesiva literatura, la
vaguedad y las aclaraciones intiles.

4.3. Sencillez y naturalidad

La redaccin moderna, en general, se caracteriza por la llaneza o ausencia de

afectacin. Esto implica un acercamiento lgico a la naturalidad propia de la
conversacin, aunque con las limitaciones inherentes al lenguaje escrito.

4.4. Coherencia

En una carta comercial, la coherencia es la forma delicada de expresar una idea en

determinado momento. Una carta debe contener los elementos de informacin
necesarios para no dar ocasin a conjeturas y dificultades. Tan esencial es la
exactitud en la correspondencia comercial, que muchas ventas, convenios y
operaciones distintas se malogran por la imprecisin, vaguedad y confusin de lo
expuesto en cartas y documentos.

5. DIEZ REGLAS PARA CONTESTAR BIEN UNA CARTA:

1) Desde un principio hgase a la idea de que su

carta debe inspirar confianza y buena
disposicin hacia la compaa en la que
usted trabaja.

2) Recuerde que la gente se har una

imagen de usted segn como sea su
redaccin.

3) El buen vendedor sabe dirigirse al cliente en su mismo idioma.

4) Para expresarse en el mismo idioma del corresponsal no hay que

contestar cartas; hay que dirigirse a personas de carne y hueso.

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5) Para dirigirse a personas de carne y hueso en forma que le

entiendan y que aprecien, debe usted hacer labor de detective.

6) Acostmbrese a estudiar todos los indicios que le ayuden a

descubrir la personalidad de quien le escribe.

7) Asocie la personalidad del corresponsal con la de algn amigo suyo que

tenga caractersticas parecidas.

8) Dirjase entonces al amigo.

9) Si la carta que vaya a contestar era fra y seca, ms razn para escarbar
en busca de pistas que le revelen la personalidad del
corresponsal o por lo menos lo que ms le interesa.

10) Cuando ste demuestre que no conoce las actividades de la

compaa en que usted trabaja, tmese la molestia de explicrselas
con claridad y amablemente, sin emplear trminos tcnicos.

6. El CORREO ELECTRONICO

El correo electrnico o e email es solo una forma

diferente y mas rpida de escribir cartas, aun asi te
ofrecemos aqu algunos tips y avances.

Una de las grandes ventajas del correo electrnico es la facilidad

para enviar un mensaje a varias personas simultneamente. Sin embargo,
esta ventaja no est exenta de riegos. No hay que caer en la tentacin de
enviar mensajes a una persona simplemente porque resulte fcil hacerlo.
Debemos considerar primero si todas las personas de nuestra lista de correo
necesitan de verdad la informacin contenida en el mensaje. De este modo,
lograremos evitar saturar el buzn de correo de los dems con mensajes
irrelevantes, y evitaremos saturar nuestro propio buzn con las respuestas
que no necesitaban recibir esa informacin.

No hay que dar por hecho que los destinatarios han ledo nuestro mensaje,
sobre todo si lo hemos enviado a varias personas. Al igual que nosotros nos
saltamos algunos mensajes, debemos pensar que los dems hacen lo mismo.
Si adoptamos la costumbre de enviar los mensajes nicamente a aquellas
personas a quienes les interesa de verdad, los receptores de nuestros
mensajes terminarn por darse cuenta de que nuestros mensajes merecen la
pena ser ledos en cuanto se reciban.

La lista de correo, o lista de distribucin, es la lista de las personas a

quienes se enva el mensaje.

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Siempre hay que recordar que si nosotros no sabemos lo que queremos de

los destinatarios del mensaje, es poco probable que ellos lo sepan, con lo
cual nuestro mensaje les supondr una prdida de tiempo. Por tanto, es
importante que seamos concretos acerca de lo que esperamos que cada
destinatario haga con la informacin que le enviamos.

Asimismo, no debemos dar por hecho que los receptores harn lo que
nosotros pretendemos que hagan. Si les pedimos alguna actuacin, debemos
solicitar la confirmacin de que han ledo el mensaje y de que estn de
acuerdo con hacer lo que se les pide.

Hay que tener mucho cuidado al enviar grficos por

correo electrnico. Algunos programas de correo
electrnico transforman los caracteres de los
grficos, modificando considerablemente su
aspecto.

Al escribir un mensaje de correo electrnico nos haremos las mismas

preguntas que nos hacemos ante cualquier otro tipo de comunicacin:

-Cul es el motivo del mensaje?

-Quines son los destinatarios del mensaje?

-Qu queremos obtener de ellos?

-Por qu deben estar de acuerdo con nosotros?

No hay que olvidar que el correo electrnico, si bien consigue

la inmediatez de la comunicacin oral, tambin presenta la
permanencia de la comunicacin por escrito.

El motivo del mensaje.- Dada la facilidad de envo del

correo electrnico, resulta fcil caer en la trampa de
enviar mensajes sin pararse a pensar si son importantes
o no, o a quin no. Esto lleva a prdidas de tiempo,
tanto a nosotros como al receptor del mensaje, en el caso de que el mensaje
no hubiera debido enviarse en absoluto.

Por otro lado, una frase de ttulo resulta mucho ms importante en un correo
electrnico que en cualquier otro tipo de comunicacin. El ttulo le permitir
al receptor reconocer el tema del mensaje y decidir si abre ese mensaje de
inmediato o bien si abre cualquier otro de su buzn de correo.

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PARA RESPODER UN CORREO ELECTRNICO

Existen varias pautas a seguir para responder a un

correo electrnico que ahorrarn tiempo y evitarn
la saturacin del buzn de correo, tanto del
nuestro como del de los destinatarios del mensaje.

Slo hay que responder cuando se necesite
una respuesta. Por ejemplo, si nos han
enviado una informacin que vamos a
necesitar para un documento en el que
estamos trabajando, no ser necesario
responder al mensaje. El hecho de que esa
informacin aparezca en nuestro documento ya indica que lo hemos
recibido y que hemos hecho uso de la informacin que contena.

Para responder a un correo electrnico del que somos uno de los muchos
receptores, no debemos enviar una respuesta a todos los nombres de la
lista de correo. En muchos casos, slo unos cuantos necesitarn conocer
la respuesta. Al enviar el mensaje slo a las personas a las que les pueda
interesar, conseguiremos evitar saturar el buzn de correo de los dems.

Tras varias idas y venidas del mensaje, el ttulo ya no har referencia a la

informacin contenida en el mismo. En ese caso, debemos cambiar el
ttulo por otro ms adecuado.

La mayora de los programas de correo electrnico adjuntan el mensaje

original a la respuesta. Sin embargo, podemos, y debemos, eliminar las
partes del mensaje original que no sean relevantes para nuestra respuesta.
Con ello acortaremos el mensaje.

Aunque no tenemos que incluir todo el mensaje original, s deben

aparecer todas las frases que sean relevantes para la respuesta de modo
que los destinatarios tengan claro siempre a qu estamos contestando
exactamente. No podemos dar por hecho que todos los destinatarios se
acuerdan del mensaje original.

Para las respuestas breves, debemos usar el ttulo para enunciarlas,

aunque luego las incluyamos en el mensaje, ya que muchas personas
abren los mensajes sin leer su ttulo.

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7. MODELOS DE CARTAS

CARTA PODER

Dra. Maria Luisa Montesdeoca

Notario de Tacna

CARTA PODER

Por la presente, yo Mara Eugenia Salas Caballero con DNI . N 83769470,

domiciliada en el Jr. Cortez N 578, distrito de Cuidad Nueva, otorgo PODER a
mi hermano Ernesto Salas Caballero, con DNI. N 83740821 para que en mi
nombre y representacin realice las funciones de administracin de la empresa
de productos cosmticos "PROCOSME" la cual es de mi propiedad, incluso
para presidir las juntas de accionistas, tomar decisiones sobre el rumbo de la
empresa, decidir sobre contrataciones, despidos y toda funcin propia de mi
gerencia.

Otorgo este poder legalizando mi firma ante Notario Pblico de esta cuidad

Tacna, 3 de enero del 2006

MARTA EUGENIA SALAS CABALLERO

CERTIFICO: La autenticidad de la firma de Doa Mara Eugenia

Salas Caballero con L.E.N83769470, quien ha suscrito el presente

documento.

Tacna 3 de enero del 2006

(Legalizacin del Notario)

Firma y Sello

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CARTA ENTRE AMIGOS, CORRESPONDENCIA INFORMAL

La presente es una carta entre el escritor argentino Julio Cortzar y su

colega Peruano Julio Castro Urioste

Sagnon, 24 de agosto de 1976

Querido julio:

Tu carta no contena un domicilio, y a la luz de las noticias recientes no me

sent muy seguro de que si te escriba al peridico recibiras mi mensaje. Pero el buen
azar se cruz en el camino baja la forma de Ral Dustua que vino a pasar unos das en
la regin y que tena tu domicilio; si sigue siendo el mismo, confo pues que recibirs
esta respuesta.

Comprendo muy bien el anlisis que haces, y desde luego confo en que la
alternativa eleccionaria sea la preferida cuando llegue el momento. Dentro del horrible
panorama del Cono Sur (te imagins lo que son para m las noticias de la Argentina,
sumndose a las de Chile y el resto), la situacin peruana se me da ms flexible, virtual
y potencial. Que tengo dudas y temores, bien pods imaginarlo; pero siento que an
queda ah un espacio operativo, y comprendo que alguien como vos busque las maneras
de ampliarlo y vigorizarlo.

El problema con respecto al Tribunal Russell es que, de hecho, no existe ms.

Al trmino de su tercera sesin en Roma, concluido su anlisis sobre Amrica Latina, el
Tribunal dio sus conclusiones y sentencia, y se disolvi. Queda, como continuacin,
una Fundacin que llevar el nombre de Lelio Basso, y que ser un centro de
documentacin con sede en Suiza; desde luego su campo de accin ir mucho ms lejos
que el de un centro terico, pero sin tener ya la calidad y el peso de un tribunal. Por eso
tu idea no puede funcionar en el plano de la encuesta, fiscalizacin y testimonio sobre lo
que ocurre actualmente en el Per.

No s cules son tus planes inmediatos, y si en ellos se incluye un viaje

europeo; si as fuera, ya sabs que siempre me gustar verte, y que hablar largo con vos
me sera muy til para comprender mejor lo que ha pasado en estos aos. No veo por
mi parte un viaje hacia tus tierras; en enero vuelvo a Cuba, donde estuve hace tres
meses (en El Sol de Mxico saldrn dos textos que resumen esa experiencia) y luego
regresar a Francia. La Argentina est cerrada para m, y por primera vez en mi vida me
siento exiliado y me duele. Antes viva aqu porque me daba la gana, pero ahora, si los
franceses se obstinan en negarme la doble nacionalidad y los gorilas de all no me
renuevan el pasaporte, and a saber en qu circuito me tocar ingresar. No tiene otra
importancia que la personal, claro, pero hace diez aos hubiera sido totalmente
impensable.

Quedo a tu disposicin por cualquier otra cosa, Mandame unas lneas cuando
quieras, y aqu te va un abrazo fuerte de

Julio CORTAZAR

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B. P. 33
22 PARIS CEDEX 01

8. AHORA REPASEMOS Y APLIQUEMOS LO APRENDIDO

8.1. Has podido apreciar dos modelos de cartas

establece ahora un cuadro de diferencias y
semejanzas entre ambas.

8.2. Qu carta te pareci mas interesante y cual mas til? explica porque

8.3. Redacta ahora una carta de tipo comercial, que pueda ser til para tu
trabajo, y otra para un amigo u otra persona que consideres especial para
ti?

8.4. Si no tienes la costumbre de mandar cartas este ser un buen

momento para empezar, recuerda que puedes usar tambin el correo
electrnico.

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AUTOEVALUACIN N 12

1. Cmo se redacta una carta?

2. Cules son las pautas para redactar una carta?

1. Para qu sirve la claridad?

2. Cules son las pautas para redactar un correo electrnico?

3. Cmo se logra la claridad en un texto?

4. Qu partes presenta una carta comercial?

5. Qu reglas considera usted las mas importantes para contestar una

carta?

6. En que se diferencian una carta moderna de una carta tradicional?

7. En que se diferencian una carta de un correo electrnico?

8. Para que sirve una carta notarial?

9. Porque crees que son importantes las cartas?

10. En el futuro se emplearan mas cartas o correos electrnicos?

fundamenta tu respuesta

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