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GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ

SECRETARIA ESPECIAL DE ESTADO DE GESTÃO


SECRETARIA EXECUTIVA DE ADMINISTRAÇÃO

MANUAL DO USUÁRIO
(Visão Geral do Sistema)
SIMAS
MANUAL DO USUÁRIO

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GOVERNADOR DO ESTADO DO PARÁ
ALMIR GABRIEL
SECRETÁRIO ESPECIAL DE ESTADO DE GESTÃO
FRANCISCO SÉRGIO BELICH DE SOUZA LEÃO
SECRETÁRIO EXECUTIVO DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO
CARLOS JEHÁ KAYATH
PROCESSAMENTO DE DADOS DO ESTADO DO PARÁ
EDILSON DO NASCIMENTO SANTOS

SECRETARIA EXECUTIVA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO


DIRETORIA DE RECURSOS MATERIAIS – DRM
SISTEMA INTEGRADO DE MATERIAIS E SERVIÇOS – SIMAS
AV. GENTIL BITTENCOURT, 43
CEP. 66.015-140 - BELÉM-PARÁ
TEL: (91) 230.3653 / 210.2011 FAX: (91) 210.2039

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INTRODUÇÃO

As crescentes demandas da sociedade pela melhoria efetiva dos serviços


públicos em todos os níveis e a necessidade de propiciar maior transparência das contas
públicas, exigem mudanças efetivas nas relações entre o governo e a sociedade, de
modo a garantir a participação e o controle social sobre as ações do setor público. Para
tanto, tornou-se necessário repensar o modelo de gestão do Estado, redirecionando o
foco dos processos para os resultados, de modo a viabilizar o atendimento dos anseios
do cidadão/ cliente, como objetivo maior das políticas públicas e ações de governo, que
devem passar necessariamente por um eficiente controle dos gastos públicos.
A recente alteração efetivada na estrutura organizacional do Poder Executivo,
através da Lei nº 6.212, de 30 de abril de 1999, que criou o Colegiado de Gestão
Estratégica e as Secretarias Especiais de Estado, como arcabouço institucional
indispensável à efetivação da Reforma do Estado, conferiu à Secretaria Especial de
Estado de Gestão a competência precípua de promover a adoção de mecanismos de
gestão que possam contribuir para elevar a eficiência no uso dos recursos públicos.
Nesse novo quadro institucional, os sistemas de informações gerenciais se constituem
em valiosas ferramentas da gestão dos recursos públicos.
Desenvolvido pela PRODEPA e implantado pela SEAD em meados da década
passada, o SIMAS disponibilizava, até recentemente, apenas informações referentes a
cadastro de fornecedores e gestão de materiais. Atualmente, foi adicionado ao Sistema o
módulo cadastro de serviços, que possibilitará o acompanhamento e a gestão de todas as
contratações de pessoas físicas e jurídicas prestadoras de serviços, pelos órgãos da
Administração Pública Estadual.

Entretanto, a grande inovação que se constata é a interligação entre o SIMAS e o


SIAFEM (Sistema Integrado de Administração Financeira para Estados e Municípios), a
partir da qual toda aquisição de material ou contratação de serviço deverá, preliminar e
obrigatoriamente, ser pré-empenhada no SIMAS, através da rotina identificada como
PRD (PEDIDO DE REALIZAÇÃO DE DESPESA).

Essa interligação permitirá aos gestores o acesso, em tempo real, às informações


referentes aos processos de compras, de contratações de serviços, níveis de estoques,
preços praticados e dados sobre fornecedores e prestadores de serviços. Possibilitará,
ainda, o efetivo acompanhamento da aplicação dos recursos destinados ao custeio dos
órgãos da Administração Pública que possuam recursos provenientes do Tesouro
Estadual, tornando-se, portanto, um indispensável instrumento de controle de gastos,
contribuindo decisivamente para a almejada modernização do Estado.

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I – APRESENTANDO O SIMAS

1.1- O QUE É O SIMAS?

O SISTEMA INTEGRADO DE MATERIAIS E SERVIÇOS – SIMAS é um


sistema gerencial do Governo do Estado, que permite uma visão geral dos volumes,
características e custos dos recursos materiais e dos serviços, subsidiando os gerentes
com informações que os auxiliem na seleção das propostas mais vantajosas para a
Administração Pública Estadual.

1.2- A QUEM SE DESTINA?

A todos os órgãos da Administração Pública que possuam recursos provenientes


do Tesouro Estadual.

1.3- QUEM SÃO OS USUÁRIOS DO SISTEMA?

Servidores que atuam nas áreas de material, serviços e finanças.

1.4- QUEM É O GESTOR DO SIMAS?

A Secretaria Executiva de Administração, através da Diretoria de Recursos


Materiais, representa a unidade responsável pelo gerenciamento global do sistema, bem
como pela orientação aos órgãos usuários, no que tange aos procedimentos a serem
adotados quanto a melhor utilização do SIMAS.

1.5- O QUE É PRD?

É a rotina que dá início ao processo de inclusão do “Pedido de Realização de


Despesas” no sistema. Através do PRD os órgãos realizarão o pré-empenho concernente
às compras de materiais e às contratações de serviços.

O PRD passa por várias fases:

a) Cadastramento – quando o PRD é cadastrado no sistema com os dados


relativos à aquisição de materiais ou contratação de serviços, especificando quantidades
e valores dos itens;

b) Fechamento – quando o valor total do PRD está igual à somatória dos


valores dos itens do respectivo PRD;

c) Complemento – quando o usuário, via SIAFEM, complementa o PRD com


os dados financeiros que são: Unidade Gestora Responsável, Evento, Programa de
Trabalho, Fonte e Detalhamento da Fonte de Recurso, Número, Modalidade e Valor do
Saldo Orçamentário;

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d) Autorização – quando o ordenador de despesa autoriza o PRD; e

e) Empenho – quando, via SIAFEM, o PRD é empenhado.

1.6- COMO ESTÁ CONSTITUÍDO O SIMAS?

O SIMAS está constituído das seguintes funções-módulos:

a) Cadastro de Fornecedores e Prestadores de Serviços;

b) Cadastro de materiais;

c) Cadastro de serviços;

d) Controle de estoques; e

e) Banco de preços.

II – DIRIMINDO DÚVIDAS

2.1- COMO CADASTRAR UM PRD QUANDO A UNIDADE DE


AQUISIÇAO DO MATERIAL FOR DIFERENTE DA UNIDADE DE
ESTOCAGEM?

Ao cadastrar o PRD, deverá ser observada a unidade de saída do material do


estoque. Se a unidade de aquisição for diferente, deverá ser utilizado o fator de
conversão.

Ex: Se na aquisição de copo descartável o fornecedor entregou o ítem em


caixa, mas a saída de seu estoque é em pacote, deverá ser informado a quantidade de
pacotes existentes em cada caixa, usando o fator de conversão.

2.2- É POSSÍVEL CADASTRAR UM PRD COM CLASSES DE


MATERIAL OU SERVIÇOS DIFERENTES?

Sim, desde que os itens do PRD sejam referentes à mesma conta contábil.

Entende-se por conta contábil a representação de débitos e créditos de uma


mesma natureza, reunidos sob um título representativo do valor de um bem, de um
direito, de uma obrigação e de uma receita ou despesa. No Plano de Contas do
SIAFEM, a conta contábil é representada por um código de nove dígitos.

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No SIMAS, as classes de materiais e serviços estão vinculadas
automaticamente a uma conta contábil.

2.3- QUAIS AS DESPESAS COM MATERIAIS E SERVIÇOS QUE


NÃO DEVERÃO SER CADASTRADAS ATRAVÉS DO SIMAS?

Não deverão ser cadastradas no SIMAS as despesas de custeio, cujos sub-itens


constem dos seguintes elementos de despesas:

334900200 – Contribuição à saúde dos segurados


334900700 – Contribuição às entidades fechadas de previdência
334900800 – Outros benefícios assistenciais
334901300 – Obrigações patronais sobre serviços de terceiros
334901400 – Diárias pessoal civil
334901500 – Diárias pessoal militar
334901600 – Outras despesas variáveis pessoal civil
334901800 – Auxílio financeiro a estudantes
334902000 – Auxílio a pesquisadores
334903100 – Campanhas educativas
334903800 – Arrendamento mercantil
334904100 – Contribuições
334904300 – Subvenções sociais
334904600 – Auxílio alimentação
334904700 – Transferências constitucionais aos municípios
334904800 – Energia elétrica e água
334905500 – Telefone
334909100 – Sentenças judiciais
334909200 – Despesas de exercícios anteriores
334909300 – Indenizações e restituições

Também não serão cadastradas no SIMAS as despesas de capital, excetuando-


se as aquisições de equipamentos e material permanente.

Nos casos acima especificados, o empenho deverá ser realizado diretamente no


SIAFEM.

2.4- EM QUE SITUAÇÕES NÃO SERÁ EXIGIDA A NOTA FISCAL DE


SERVIÇOS, PARA A EFETIVAÇÃO DA ROTINA DE
RECEBIMENTO?

Não será compulsória a informação concernente à nota fiscal nas seguintes


situações:

a) Quando se tratar de serviço realizado por pessoa física.

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b) Quando se tratar de pessoa jurídica, nos seguintes casos:

• Na prestação de serviços técnicos especializados em cursos e


treinamentos;

• Na locação de imóveis;

• Na aquisição de vale-transporte;

• Na assinatura de periódicos;

• No licenciamento de veículos e equipamentos de comunicação; e

• No pagamento de encargos financeiros e tributários.

2.5 – EM QUE SITUAÇÃO AS OBRAS DEVERÃO SER


CADASTRADAS NO SIMAS?
Quando caracterizarem-se como custeio, especificamente em se tratando de
adaptação, reparos e reformas de imóveis, entendendo-se como tais:

ADAPTAÇÃO – Serviço de adequação do espaço interno em suas medidas e


formas, não havendo alteração da metragem total da área construída.

REPAROS – Pequenos consertos localizados em pontos que se danificaram,


de modo a permitir a plena utilização do imóvel.

REFORMA – Recuperação total do imóvel, onde será possível trocar tudo que
for necessário para renová-lo.
As obras que se relacionarem com a construção completa de uma edificação
ou ampliação, quando acrescentado um novo espaço ao imóvel, caracterizam-se como
investimento, e, portanto, não deverão ser cadastradas no SIMAS.

2.6 – QUANDO SE TRATAR DE AQUISIÇÃO DE SOFTWARES


(PROGRAMAS), COMO REALIZAR O CADASTRAMENTO NO
SIMAS?
Nesse caso, por se tratar de produto acabado em que estão envolvidos direitos
reservados ao fabricante, o cadastramento deverá ser realizado na classe 006 –
SERVIÇOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS DE LICENÇA PARA USO DE
SOFTWARE, do grupo 02 – SERVIÇOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS,
conforme Catálogo de Serviços.
Ex: Aquisição de software anti-virus.
2.7 – A QUEM RECORRER EM CASOS DE DIFICULDADES COM A
OPERACIONALIZAÇÃO DO SISTEMA?

Na ocorrência de dúvidas ou problemas com a operacionalização do SIMAS, o


usuário deverá contatar com a Diretoria de Recursos Materiais – DRM, da Secretaria
Executiva de Administração.
Telefones: (91) 230.3653 / 210.2011 Fax: (91) 210.2039

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III – GRUPOS DO SIMAS POR NATUREZA DE DESPESA

3.1 – MATERIAIS DE CONSUMO

Materiais que se caracterizam como sendo de curta duração.

Grupo 01 – Material de Escritório


Grupo 02 – Material de Higiene e Limpeza
Grupo 03 – Artigos de Vestuário
Grupo 04 – Utensílios para Cozinha e Refeitório
Grupo 06 - Material de Ensino
Grupo 07 – Material Elétrico
Grupo 08 – Material Hidráulico
Grupo 09 – Material para Cama, Mesa, Banho e Cozinha
Grupo 10 – Peças, Componentes e Acessórios para Veículos
Grupo 11– Materiais, Peças e Componentes para Fotografia, Cinematografia e
Microfilmagem
Grupo 12 – Material para Desenho
Grupo 13 – Material para Laboratório
Grupo 14 – Material Radiológico
Grupo 15 – Artigos de Armarinho
Grupo 16 – Produtos Alimentícios
Grupo 17 – Peças, Componentes e Acessórios para Segurança.
Grupo 18 – Material, Peças e Componentes para Gravação e Reprodução de
som e imagem
Grupo 19 - Material de Pintura, Conservação e Reparos de Imóveis
Grupo 20 – Material para Acondicionamento e Embalagem
Grupo 21 – Combustíveis e Lubrificantes
Grupo 22 – Material Médico, Odontológico e Hospitalar
Grupo 23 – Matérias Primas e Produtos Manufaturados ou Semimanufaturados
Grupo 24 – Material para Esportes, Ginásticas e Jogos
Grupo 25 – Material Gráfico de Impressão e Reprodução
Grupo 26 – Sementes e Mudas
Grupo 27 – Animais destinados a criação/Estudos/Prep. de Produto e Corte
Grupo 28 – Medicamentos
Grupo 29 – Produtos Químicos
Grupo 30 – Ferramentas e Utensílios
Grupo 31 – Material de Informática
Grupo 32 – Peças, Componentes e Acessórios para Equipamentos
Grupo 33 – Componentes, Acessórios e Gêneros Aliment. p/ criação de
animais
Grupo 34 – Peças, Componentes e Acessórios para Trânsito
Grupo 35 – Livros Técnicos
Grupo 36 – Livros Didáticos
Grupo 37 – Livros de Literatura Infantil e Infanto-juvenil
Grupo 38 – Apetrechos Policiais, Explosivos e Munições

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Grupo 39 - Peças e Acessórios para Máquinas
Grupo 40 – Peças e Acessórios para Motores
Grupo 41 – Artigos para Decoração
Grupo 42 – Publicações sobre Autores Diversos

3.2 – MATERIAIS PERMANENTES E EQUIPAMENTOS

São bens que, em razão de sua utilização, não perdem a identidade física e
podem constituir meios para a produção de outros bens ou serviços.

Grupo 01 – Aparelhos e Instrumentos


Grupo 02 – Máquinas
Grupo 03 – Motores
Grupo 04 – Bombas
Grupo 05 – Mobiliários
Grupo 06 – Utensílios e Acessórios
Grupo 07 – Veículos Terrestres/Marítimos/Aéreos/Ferroviários
Grupo 08 – Material Cívico, Educativo, Científico
Grupo 09 – Equipamentos e Acessórios para Informática

3.3 – SERVIÇOS

Produtos da atividade de pessoas físicas e jurídicas que, sem assumir a forma


de um bem material, satisfazem uma necessidade.

Grupo 01 – Assessoria e Consultoria Técnica

Neste grupo estão incluídos os serviços de pesquisas, estudos e elaboração


de projetos, cuja complexidade requeira, para sua execução, formação técnica em área
específica.

Grupo 02 – Serviços Técnicos Especializados

Inclui os serviços de execução do projeto aprovado, através de ações que


exijam capacitação técnica especializada.

Grupo 03 – Adaptações, Reparos e Reformas

Inclui manutenção preventiva e corretiva, e serviços de readequação em


construções civis, obras de arte e redes de serviço.

Grupo 04 – Instalações e Montagens

Inclui serviços de montagem e instalação de estruturas civis e de arte,


equipamentos elétricos e mecânicos, conectados a redes ou individuais.

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Grupo 05 – Manutenção de Móveis, Equipamentos, Máquinas e Aparelhos

Inclui serviços de manutenção preventiva e corretiva em equipamentos,


máquinas e aparelhos de qualquer porte, além do mobiliário de escritório.

Grupo 06 – Transporte

Inclui serviços de transporte de passageiros e cargas, com o fornecimento


dos meios e recursos.

Grupo 07 – Locação

Inclui locação de bens em geral, com ou sem mão de obra inclusa, desde
que exclusivamente para fins de operação do bem locado.

Grupo 08 – Administração de Serviços

Este grupo inclui os serviços continuados de administração, gerenciamento


e coordenação, com a aplicação de meios e recursos do prestador de serviços.
Excetuam-se os serviços integrantes do grupo 09.

Grupo 09 – Serviços Públicos

Neste grupo estão incluídos os serviços públicos terceirizados, prestados


diretamente à população.

Grupo 10 – Serviços de Apoio Operacional

Inclui os serviços de apoio básico ao funcionamento dos órgãos da


Administração Pública Estadual.

Grupo 11 – Encargos Financeiros e Tributários

Este grupo inclui as despesas relativas ao pagamento de juros, multas,


impostos, taxas, contribuições, e outros encargos financeiros e tributários.

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(VISÃO GLOBAL DO SISTEMA)

TÉCNICOS RESPONSÁVEIS PELA ELABORAÇÃO DESTE DOCUMENTO :

ANA LUCI FREITAS VAZ

PAULO JORGE DA PAZ PEREIRA

COLABORAÇÃO:

PEDRO LUIZ PIRES DE AMORIM

REVISÃO:

EUCLIDES FARIAS

COORDENAÇÃO:

ALICE VIANA SOARES

Versão Outubro/2000

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