GUIA DE REFERNCIA EM GESTO DE PROCESSOS

CONTROLE DE REVISO

Data Verso Descrio Autor

11/03/2013 1.0 Elaborao do documento Andrea Lelis Prado
13/05/2013 1.1 Atualizao do documento Andrea Lelis Prado
12/09/2013 1.2 Complementao do documento Andrea Lelis Prado
30/09/2013 1.3 Complementao do documento Andrea Lelis Prado
04/04/2014 2.0 Reestruturao do Documento Haylla Balzani

Guia de Referncia em Gesto de Processos 1

Verso 2.0
Abril de 2014
SUMRIO

APRESENTAO DO DOCUMENTO ...................................................................................................2

PBLICO ALVO ...........................................................................................................................2

INTRODUO ............................................................................................................................................3

1 O ESCRITRIO DE PROCESSOS.................................................................................................5

1.1 PRINCIPAIS OBJETIVOS:.........................................................................................................5

1.2 COMPETNCIAS....................................................................................................................6

2 ALINHAMENTO CONCEITUAL .....................................................................................................7

2.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL .............................................................................................7

2.2 PROCESSOS .........................................................................................................................8
2.3 CATEGORIA DE PROCESSOS .................................................................................................9
2.4 HIERARQUIA DE PROCESSOS.............................................................................................. 10
2.5 CADEIA DE VALOR ............................................................................................................. 11
2.6 GESTO POR PROCESSOS ................................................................................................. 12
2.7 GERENCIAMENTO DE PROCESSOS DE NEGCIO (BPM) ...................................................... 12
2.8 BPMN - BUSINESS PROCESS MODELING NOTATION .......................................................... 13
2.9 MODELAGEM DE PROCESSOS............................................................................................. 13
2.10 ANLISE E DIAGNSTICO DE PROCESSOS ....................................................................... 14
2.11 DESENHO DE PROCESSOS OU REDESENHO .................................................................... 14

3 METODOLOGIA DE GESTO DE PROCESSOS NO MINISTRIO DA FAZENDA ........ 15

3.1 ETAPAS DA METODOLOGIA - MGPROC ............................................................................... 15

3.2 MTODO .......................................................................................................................... 16
3.2.1 1 Passo Sensibilizao dos executores dos processos ............................ 17
3.2.2 2 Passo Construo da Cadeia de Valor ..................................................... 17
3.2.3 3 Passo Mapeamento dos processos AS IS ............................................. 19
3.2.4 4 Passo Anlise e diagnstico do processo ................................................ 21
3.2.5 5 Passo Otimizao do processo .................................................................. 23
3.2.6 6 Passo - Implementao do processo .......................................................... 24
3.2.7 7 Passo Monitoramento e refinamento do processo ................................ 25

4 FERRAMENTA DE SUPORTE GESTO DE PROCESSOS ARIS ................................ 27

4.1 CARACTERSTICAS GERAIS ................................................................................................ 27

4.2 ESTRUTURAS DE ARMAZENAMENTO DE INFORMAES NO ARIS ......................................... 28

5 NOTAO BPMN .......................................................................................................................... 30

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 5.1 TIPOS DE DIAGRAMAS DE PROCESSO DE NEGCIO (BPD) ................................................... 31
5.2 ELEMENTOS DE UM BPD ................................................................................................... 33
5.2.1 Objetos de Fluxos (Flow Objects) ..................................................................... 36
5.2.2 Objetos de Conexo (Connecting Objects) ..................................................... 46
5.2.3 Raia de piscina (Swimlanes): ............................................................................. 46
5.2.4 Artefatos (Artifacts) ............................................................................................. 47
5.3 BOAS PRTICAS NO DESENHO DE PROCESSOS .................................................................... 47
5.3.1 Na Ferramenta: .................................................................................................... 47
5.3.2 Na notao BPMN: ............................................................................................... 47

6 REFERNCIAS ............................................................................................................................... 51

7 GLOSSRIO.................................................................................................................................... 53

8 NDICE REMISSIVO ..................................................................................................................... 55

9 DOCUMENTOS DE APOIO ......................................................................................................... 56

Guia de Referncia em Gesto de Processos 3

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Abril de 2014
NDICE DE TABELAS
TABELA 1 - ELEMENTOS DA NOTAO BPMN ..................................................................................... 35

TABELA 2 - NOTAO BSICA DO TIPO DE EVENTOS ....................................................................... 36

TABELA 3 - NOTAO BPMN - EVENTOS .............................................................................................. 38

TABELA 4 NOTAO BPMN - TAREFAS.............................................................................................. 40

TABELA 5 - NOTAO BPMN SUBPROCESSO .................................................................................. 40

TABELA 6 - NOTAO BPMN - GATEWAYS........................................................................................... 45

TABELA 7 - NOTAO BPMN - SWIMLANES ......................................................................................... 46

NDICE DE FIGURAS
FIGURA 1 - ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS........................................................................................8

FIGURA 2 - HIERARQUIA DOS PROCESSOS......................................................................................... 11

FIGURA 3 - CADEIA DE VALOR - EXEMPLO .......................................................................................... 12

FIGURA 4 - MGPROC ................................................................................................................................ 16

FIGURA 5 - 1 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 17

FIGURA 6 - ELEMENTOS ESSENCIAIS DO PROCESSO ....................................................................... 18

FIGURA 7 - 2 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 19

FIGURA 8 - 3 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 21

FIGURA 9 - 4 PASSO DA MGPROC ........................................................................................................ 23

FIGURA 10 - 5 PASSO DA MGPROC ...................................................................................................... 24

FIGURA 11 - 6 PASSO DA MGPROC ...................................................................................................... 25

FIGURA 12 - 7 PASSO DA MGPROC ...................................................................................................... 26

FIGURA 13 - EXEMPLO DE MODELO SIMPLES BPMN ......................................................................... 30

FIGURA 14 - EXEMPLO DE DIAGRAMA DE PROCESSO DE NEGCIOS PRIVADO .......................... 32

Guia de Referncia em Gesto de Processos 1

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APRESENTAO DO DOCUMENTO

O documento tem por intuito a orientao e disseminao do

conhecimento sobre a Gesto de Processos no Ministrio da Fazenda,
apresentando os principais conceitos norteadores da matria, descrevendo as
etapas da metodologia utilizada pelo Escritrio de Inovao (com foco em
processos) da Subsecretaria de Gesto Estratgica, da Secretaria Executiva
do Ministrio da Fazenda (SGE/SE/MF) e aprimorando os conhecimentos
necessrios modelagem de processos com a utilizao da notao padro
de desenho BPMN Business Process Modeling Notation.

As orientaes constantes neste documento tm o objetivo de dar

suporte, orientar e padronizar os projetos da iniciativa de Gesto de
Processos orientados e/ou executados no contexto dos servios prestados
pelo referido Escritrio.

PBLICO ALVO
Gestores, analistas, consultores envolvidos no processo de tomada de
deciso estratgica e na Gesto de Processos, analistas de negcio e
profissionais que almejam aprimorar seus conhecimentos e aperfeioar o
desempenho do seu negcio envolvendo a gesto de processos.

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INTRODUO

O Programa de Modernizao Integrada do Ministrio da Fazenda

PMIMF, elaborado e coordenado pela Subsecretaria de Gesto Estratgica,
consiste em um conjunto de aes voltadas construo de solues
coletivas e desafios gerenciais comuns a diversos rgos da estrutura do
Ministrio, modernizao da gesto e busca por maior eficincia e eficcia
das aes do Ministrio da Fazenda no exerccio de suas funes regimentais,
sempre em prol da sociedade. Prev, em uma de suas frentes de atuao, a
estruturao e implantao de Escritrios de Processos e Projetos no mbito
do Ministrio da Fazenda.

A frente de Gesto por Processos foi concebida como premissa bsica

para a implementao da qualidade em servios prestados e produtos
oferecidos pelo Ministrio da Fazenda, uma ao sistmica associada
melhoria contnua da organizao. Uma organizao orientada processos ,
antes de tudo, uma organizao consciente de seus objetivos, e que atua
alinhada ao seu planejamento estratgico.

Assim a Gesto de Processos no Ministrio da Fazenda tem como

objetivo agregar valor aos processos de trabalho possibilitando o
entendimento, a anlise e o aprimoramento das rotinas internas de trabalho,
com vistas a garantir a eficincia, a eficcia, a efetividade e a legalidade dos
servios prestados, como tambm, disseminar a cultura de gesto de
processos no contexto do Ministrio da Fazenda.

Dessa forma, os resultados esperados so:

i. Melhorar a rotina de trabalho dos servidores, de forma a evitar

retrabalho e as aes desnecessrias;
ii. Aumentar a satisfao dos clientes, como foco na execuo das
atividades, nos clientes e na qualidade do produto final do
processo, em vez de visar apenas os resultados de cada tarefa ou
de cada departamento;
iii. Reduzir os custos e aumentar a produtividade;

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iv. Aprimorar o controle e a visibilidade gerencial de modo a garantir a
disponibilizao das informaes necessrias para a coordenao
dos processos e para a tomada de decises gerenciais;
v. Garantir a conformidade com regulaes e aperfeioar instrumentos
de monitoramento e avaliao de desempenho dos servios
prestados;
vi. Criar memria institucional, de forma a aprimorar a gesto do
conhecimento; e
vii. Aumentar a flexibilidade para mudana e inovao na organizao.

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1 O Escritrio de Processos

O Escritrio de Projetos/Processos da SGE, uma das frentes de atuao

do PMIMF, responsvel por propor revises e evolues nas metodologias de
projetos e processos constantes no Modelo de Governana, responsvel
tambm por disseminar o uso destas metodologias, consolidar e reportar
informaes do portflio dos projetos estratgicos e dos processos
corporativos do MF. Quando necessrio, mediante prvio acordo, exercer
funo de Escritrio de Apoio aos rgos.

Como Escritrio de Apoio contribui para a evoluo das metodologias

de projetos e processos constantes no modelo de governana e dissemina o
uso das mesmas no mbito de seus rgos, respeitando sua cultura e
estrutura organizacional.

Especificamente o Escritrio de Processos a rea que prospecta e

internaliza metodologias, padres, melhores prticas e ferramentas a serem
aplicadas na gesto de processos de trabalho com vistas melhoria contnua
dos processos, com foco na satisfao dos seus clientes.

Tem como misso o apoio na estruturao, desenvolvimento e

acompanhamento de projetos de Gesto de Processos de forma padronizada,
e integrada com a estratgia do Ministrio da Fazenda.

O Escritrio de Processos atua como facilitador para que as aes e as

ferramentas de apoio gesto de processos sejam executadas de forma
otimizada, mantendo o alinhamento organizacional atravs das melhorias, do
monitoramento, publicao e controle dos processos.

1.1 Principais objetivos:

i. Selecionar, aplicar e multiplicar as tcnicas e melhores prticas em
Gerenciamento de Processos;
ii. Estabelecer os padres de modelagem;
iii. Analisar os diagramas gerados e assim valid-lo ou adequ-los, de
acordo com as atribuies dos rgos, suportado pela metodologia
em uso;

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 iv. Apontar as estratgias organizacionais, a partir de seus
desdobramentos em aes voltadas a processos;
v. Planejar, acompanhar o desempenho e conduzir projetos de
melhoria de processos, com equipes internas ou com consultorias
externas;
vi. Orientar a seleo dos pontos de controle e dos indicadores de
desempenho.
vii. Dar publicidade, respeitando as premissas de sigilo e
confidencialidade dos processos.

1.2 Competncias
i. Apoiar as reas no gerenciamento de seus processos alinhados com
as diretrizes estratgicas da organizao em seu ambiente
operacional, englobando a tecnologia e as necessidades prioritrias
do Ministrio da Fazenda;
ii. Colaborar para o desenvolvimento de uma cultura que vise
melhoria contnua e sustentvel de processos;
iii. Controlar as polticas de segurana e administrao da ferramenta
de gesto de processos com relao aos acessos funcionais;
iv. Contribuir com as reas do Ministrio da Fazenda para promover
melhorias com eficincia e efetividade nos processos;
v. Multiplicar o conhecimentos e habilidades na disciplina de Gesto
de Processos no mbito do Ministrio da Fazenda.

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Verso 2.0
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2 ALINHAMENTO CONCEITUAL

Com o propsito de contribuir para uma cultura uniforme de

Gerenciamento de Processos no Ministrio da Fazenda, foram adotados
alguns conceitos para a criao de um entendimento comum de todos os
envolvidos nas iniciativas de Gesto de Processos.

2.1 Estrutura Organizacional

O modo como as organizaes se estruturam entendido como
estrutura organizacional, assim

Estrutura organizacional o instrumento

administrativo resultante da identificao, anlise, ordenao e
agrupamento das atividades e dos recursos das empresas,
incluindo o estabelecimento dos nveis de alada e dos
processos decisrios, visando ao alcance dos objetivos
estabelecidos pelos planejamentos das empresas. (OLIVEIRA,
2006, p. 78)

Podem refletir formas diversas de orientao, sendo necessrio o

entendimento dos tipos:

Funcional - estruturada por funo da organizao, ou separada por

departamentos.

Por Processos - o cliente o centro de tudo e o objetivo oferecer a

ele um produto de maior benefcio, de maneira mais rpida e a um custo mais
baixo.

Nesta estruturao os funcionrios entendem o processo como um

todo, valorizado o trabalho em equipe, a cooperao, a responsabilidade
individual e a vontade de fazer um trabalho melhor.

Numa organizao funcional, o intercmbio entre funes

frequentemente confuso, enquanto que na estrutura por processo, o
intercmbio j inerente.

Um modelo bem difundido e utilizado atualmente a combinao da

estrutura funcional e por processos, com a verticalizao e organizao da

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Verso 2.0
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estrutura funcional mesclada com a estruturao e orientao por processos,
em que tendenciosamente passaria a ser estruturada orientada por
processos.

Vertical Funcional Processual Processos

Funcional Com processos Com funcional Horizontais

em segundo plano em segundo plano

Gesto Funcional Estrutura orientada

Tradicional Por processo

1
Figura 1 - Estruturas Organizacionais

2.2 Processos
No BPM CBOK2, processo definido como um conjunto definido de
atividades ou comportamentos executados por humanos ou mquinas para
alcanar uma ou mais metas.

Processo pode ser descrito, tambm, como qualquer atividade que

recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma sada (output) para
um cliente interno ou externo, fazendo uso dos recursos da organizao para
gerar resultados concretos (RUMMLER, 1994). Gonalves (2000), trouxe o
conceito de que um processo integra pessoas, ferramentas e mtodos para

1
Fonte: PAIM et al, 2009
2
BPM CBOK - BPM CBOK a sigla de Business Process Management Commom Body
of Knowledge - Corpo Comum de Conhecimentos em Gerenciamento de Processos de
Negcio. O BPM CBOK um documento mantido pela associao internacional ABPMP
Association of Business Process Management Professionals e se mantm como um repositrio
de melhores prticas em Gesto por Processos.

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executar uma sequncia de passos com o objetivo definido de transformar
determinadas entradas em determinadas sadas.

A partir dos conceitos acima, pode-se entender que um processo

organizacional tem as seguintes caractersticas:

Objetivos e limites de incio e fim bem definidos;

Circunstncias bem definidas em que uma atividade ocorre;
Resultados de valor para os clientes;
Recursos previstos para a execuo da atividade;
Responsvel definido e problemas identificados e monitorados
(gerenciamento);
Relaes efetivas com usurios e fornecedores, com requisitos
bem definidos;
Medio por indicadores de desempenho;
Mecanismo de feedback para melhoria;
Acompanhamento ao longo da execuo.

2.3 Categoria de Processos

Os processos organizacionais no mbito do Ministrio da Fazenda so
classificados em duas categorias:

Processos Finalsticos: referem-se aos processos essenciais que a

organizao realiza. Esto relacionados ao atendimento da misso da
organizao. So fim-a-fim e interfuncionais com entrega de valor direta aos
clientes.

Processos de Suporte: so projetados para suportar os processos

finalsticos, frequentemente gerenciando recursos ou infraestrutura
necessrias.

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2.4 Hierarquia de processos
Para a representao dos processos de negcio, comumente
respeitada uma hierarquia de processos, que segue basicamente a estrutura
do mais complexo para o menos complexo, assim temos:

A figura demonstra a ideia da viso de complexidade dos processos

onde temos:

Macroprocesso: grandes conjuntos de processos pelas quais a

organizao cumpre a sua misso, gerando valor. Correspondem s
representaes dos processos da organizao que devem estar alinhadas aos
objetivos de suas unidades organizacionais. Cada macroprocesso engloba um
ou mais processos, por meio dos quais so viabilizados os resultados
pretendidos pela organizao.

Processo: conjunto de atividades de alta complexidade que, a partir de

um insumo, adiciona valor, fornecendo um produto ou servio a um cliente
especfico, tendo incio e fim bem determinados. Engloba subprocessos,
atividades e tarefas distintas e interligadas.

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 Subprocesso: conjunto de atividades de mdia e alta complexidade
que realizam um objetivo especfico em apoio a um processo. Engloba
atividades e tarefas distintas e interligadas.

Atividades ou tarefas: So as divises dentro de um processo ou

subprocesso que correspondem ao o que feito, geralmente desempenhadas
por uma unidade organizacional, produzindo um resultado especfico;

Procedimentos ou Operaes: detalhamento das atividades ou tarefas,

representam como feito o trabalho.

Figura 2 - Hierarquia dos Processos

2.5 Cadeia de valor

Descreve os elementos de negcio da organizao divididos em
cenrios e processos. So utilizados para uma representao da viso
estratgica dos processos.

A Cadeia de Valor o conjunto de atividades criadoras de valor desde

as fontes de matrias-primas bsicas, passando por fornecedores de
componentes e at o produto final entregue nas mos do consumidor.

Demonstra um fluxo simples e contnuo da esquerda para direita dos

processos, que compreende o conjunto de macroprocessos finalsticos e de

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Verso 2.0
Abril de 2014
suporte corporativo, executados de forma inter-relacionada que criam valor
para o usurio final.

Figura 3 - Cadeia de Valor - Exemplo

2.6 Gesto por Processos

A Gesto por processos pode ser definida como um enfoque
administrativo que busca a otimizao e melhoria dos seus processos de
trabalho, foi desenvolvida no intuito de auxiliar a organizao a obter o
melhor desempenho possvel a partir da mnima utilizao de recursos e com
o mximo de acerto.

2.7 Gerenciamento de Processos de Negcio (BPM)

O Gerenciamento de Processos de Negcios conceituado no BPM
CBOK como uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar,
executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de

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negcio automatizados ou no para alcanar os resultados pretendidos
consistentes e alinhados com as metas estratgicas da organizao.

H vrios conceitos fundamentais, bsicos, que definem BPM, incluindo

noes como:

BPM uma disciplina de gerenciamento e um conjunto de

tecnologias habilitadoras;
BPM aborda um trabalho ponta-a-ponta e diferencia entre
conjuntos de subprocessos, tarefas, atividades e funes
BPM um conjunto contnuo, em curso, de processos com o foco
no gerenciamento de processos de negcio ponta-a-ponta nas
organizaes
BPM inclui modelagem, anlise, desenho e medio de processos
de negcio de uma organizao;
BPM requer um compromisso significativo da organizao que
frequentemente introduz novos papis, responsabilidades e
estruturas s organizaes tradicionais orientadas a funes;
BPM habilitada por tecnologia atravs de ferramentas para
modelagem, simulao, automao, integrao, controle e
monitoramento de processos de negcio e de sistemas de informao
que suportam esses processos.

2.8 BPMN - Business Process Modeling Notation

BPMN uma linguagem grfica usada para representar processos de
negcio. Estes processos de negcios so representados por meio de um
conjunto de smbolos padro que so organizados em um diagrama de
processos de negcio.

2.9 Modelagem de processos

A Modelagem de Processos consiste em captar as atividades relativas
a determinado processo de trabalho, organiz-las em ordem funcional, gerar

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diagramas de atividades, descrio das tarefas, responsveis, durao,
frequncia e outros, objetivando fornecer uma viso completa e transparente
do processo. Conforme o BPM CBOK modelagem de processos um
conjunto de atividades envolvidas na criao de representaes de um
processo existente ou proposto. Prov uma perspectiva ponta-a-ponta3 dos
processos de uma organizao.

2.10 Anlise e Diagnstico de processos

Compreende o entendimento e interpretao dos processos,
assimilando informaes provenientes da modelagem e oriundas de planos
estratgicos, modelos de processo, medies de desempenho, mudanas no
ambiente externo e outros fatores, a fim de entender completamente os
processos de negcio no escopo da organizao como um todo.

2.11 Desenho de processos ou Redesenho

O desenho de processos define o processo com as melhorias
identificadas com a anlise e o diagnstico, corresponde ao que a
organizao quer que o processo seja e responde questes como: o qu,
quando, onde, quem e como o trabalho realizado. Um importante
componente de desenho tambm assegurar que mtricas e controles
gerenciais apropriados estejam implementados para medio de desempenho
e conformidade.

3
Processos de negcio que iniciam e terminam com a interface do cliente.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 14

Verso 2.0
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3 METODOLOGIA DE GESTO DE PROCESSOS NO
MINISTRIO DA FAZENDA

Conceitualmente uma metodologia constitui-se de uma abordagem

organizada para atingir um objetivo, atravs de passos pr-estabelecidos.
um roteiro para o desenvolvimento estruturado de projetos, sistemas ou
software, visando a qualidade e produtividade destes4. A metodologia serve
como guia definindo por onde comear, que passos seguir, possibilitando
consistncia na prtica. Pelo fato do gerenciamento de processos de negcios
ser uma disciplina que possibilite adaptaes s realidades das organizaes,
o Ministrio da Fazenda adotou as etapas que mais lhe asseguram o resultado
rpido, objetivo e coeso esperado.

A Metodologia de Gesto de Processos do MF foi criada no contexto

dos trabalhos da Rede de Inovao, grupo formado por representantes e
tcnicos dos rgos e conselhos do Ministrio (Gabinete do Ministro, PGFN,
RFB, SEAE, SAIN, SPE, STN, SE, ESAF, CARF, COAF e CONFAZ), que participam
do PMIMF Programa de Modernizao Integrada do MF.

O trabalho de Suporte em mapeamento de processos do Escritrio

de Inovao da SGE/SE, com foco em processos, ser realizado considerando
as diretrizes e a Metodologia de Gesto de Processos (MGProc), constantes do
Modelo de Governana e Operacionalizao da Inovao de Gesto no
Ministrio da Fazenda, aprovado pelo Comit Estratgico de Gesto do MF
(CEG) por meio da Resoluo CEG n 02/2012.

3.1 Etapas da metodologia - MGProc

Duas grandes etapas subdivide a MGProc: Suporte a construo da
Cadeia de Valor da Unidade e Suporte ao detalhamento e anlises dos
processos, cada etapa com suas etapas.

4
REZENDE, 2001

Guia de Referncia em Gesto de Processos 15

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 Figura 4 - MGProc

O incio do trabalho de Suporte em mapeamento de processos no

contexto do MF tende a ser desenvolvido de maneira simples e prtica,
objetivando conscientizar os servidores envolvidos acerca da relevncia da
sua participao no levantamento das informaes que subsidiaro a
conduo do trabalho.

importante ressaltar que, tendo em vista o baixo grau de maturidade

de gesto de processos na organizao, o trabalho de suporte em
mapeamento de processos ganhar, gradualmente, um maior nvel de
detalhamento.

3.2 Mtodo
Considerando as atividades necessrias aos resultados esperados com
as iniciativas de gesto de processos o Escritrio de Processos detalhou a

Guia de Referncia em Gesto de Processos 16

Verso 2.0
Abril de 2014
MGProc em 7 passos. Estes passos auxiliaro a estruturar e padronizar a
conduo do trabalho, assim como orientar e dar suporte aos envolvidos, a
saber:

3.2.1 1 Passo Sensibilizao dos executores dos processos

realizada uma apresentao de sensibilizao (no mximo 30
minutos) com os executores e as pessoas que iro participar dos trabalhos de
mapeamento e redesenho dos processos. So apresentados os fatores crticos
de sucesso do trabalho, a importncia e os benefcios obtidos com os
trabalhos de mapeamento e redesenho dos processos.

Tem como objetivo fomentar a cultura da gesto de processos no

Ministrio da Fazenda.

Depois de realizada a sensibilizao com os executores dos processos

o prximo passo ser a construo da cadeia de macroprocesso da unidade
organizacional a ser trabalhada.

Figura 5 - 1 Passo da MGProc

3.2.2 2 Passo Construo da Cadeia de Valor

A partir da coleta de informaes que subsidiam o entendimento dos
processos e iteraes, construda a da Cadeia de Valor Agregado da rea a
ser mapeada.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 17

Verso 2.0
Abril de 2014
 A construo da Cadeia de Valor parte do entendimento da
documentao da rea, mapeamentos anteriores, ou subsdios que permitam
o entendimento dos processos executados. Com o entendimento so
realizadas reunies de discusso e definio da Cadeia de Valor com os
envolvidos e Gestor da rea de negcio.

A construo representa as interaes que o processo realiza, ou seja,

nessa etapa so coletadas as informaes sobre os processos de trabalho e
identificados os elementos essenciais desses processos denominados
essenciais, (fornecedor, entrada, sada e cliente/usurio). Esses elementos
so encadeados sequencialmente:

Figura 6 - Elementos essenciais do processo

Para melhor compreenso conceituamos esses elementos:

Fornecedor: a pessoa/rea/instrumento de trabalho, que

envia/fornece/disponibiliza o insumo necessrio para a realizao de
determinada etapa.

Entrada/Insumo: a informao/documento/material necessrio para

que se desenvolva a etapa, sem o qual no possvel realiz-la.

Produto/Servio: a informao/documento/material produzido pelo

executor da etapa. o resultado do trabalho.

Cliente/Usurio: a pessoa/rea/instrumento de trabalho a quem se

destina o resultado do trabalho. Aquele (aquilo) que receber o que foi gerado
pelo executor da etapa.

Para a construo da cadeia de macroprocesso utilizado como apoio

o Instrumento I - Construo da Cadeia de Macroprocessos da Metodologia de
Gesto de Processos do MF contido no anexo I deste documento.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 18

Verso 2.0
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 Depois de construda a cadeia de macroprocesso com os executores
dos processos o prximo passo ser o levantamentos das atividades e
informaes iniciais dos processos.

Figura 7 - 2 Passo da MGProc

3.2.3 3 Passo Mapeamento dos processos AS IS

realizado o levantamento de informaes em relao ao processo,
tais como o objetivo, a descrio, o produto final e a identificao das
atividades realizadas. O responsvel pelo processo contribui com esse
levantamento, participando de reunio onde so realizadas entrevistas com
os executores dos processos para o levantamento das atividades.

Nestas entrevistas so realizadas perguntas do tipo:

Qual o objetivo do processo?

Quais so os eventos iniciais ou disparadores (entradas) Fatos
que provocam o incio de um processo?
Quais so as sadas Produtos/servios gerados pelas atividades
(e pelo) do processo (de acordo com as expectativas do cliente)?

Guia de Referncia em Gesto de Processos 19

Verso 2.0
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 Quais so as interfaces Interaes e interdependncias de
entradas, sadas, recursos e atividades entre processos e entre o
processo e os agentes externos?
Como a comunicao interna/externa na execuo do processo?

Com o levantamento dessas informaes a equipe de especialistas fica

responsvel por elaborar a primeira verso do diagrama do processo (AS
IS), considerando as atividades relatadas.

Para a Reunio de mapeamento dos processos e levantamento das

informaes iniciais utilizado como apoio o Instrumento II - Detalhamento
do processo da Metodologia de Gesto de Processos do MF contido no anexo
II deste documento.

So coletadas tambm informaes sobre a descrio dos processos,

quando necessrio:

Executantes;
Prazo de concluso;
Os sistemas e materiais utilizados;
Resultados finais esperados;
Recomendaes, dicas ou outras informaes adicionais, quando
julgar necessrio; e
Formulrios, relatrios ou outros modelos de documento que
estejam associados s atividades.

As informaes das atividades so includas no prprio diagrama do

processo no atributo descrio das atividades no ARIS 7.2 (software escolhido
para o trabalho de modelagem dos processos).

A participao dos funcionrios que trabalham diretamente na

execuo das atividades fundamental para contribuir e subsidiar o
levantamento das referidas informaes.

Esse passo ser realizado em reunio com a utilizao Aris 7.2

permitindo que os diferentes usurios possam interagir e editar o diagrama
do processo, possibilitando uma viso sistmica do processo como um todo.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 20

Verso 2.0
Abril de 2014
 Figura 8 - 3 Passo da MGProc

3.2.4 4 Passo Anlise e diagnstico do processo

realizado o levantamento de informaes mais aprofundadas do
processo que permitiro o entendimento e a possibilidade de diagnosticar o
processo modelado.

Algumas informaes coletadas so:

O problema de cada processo;

Os males ou impactos que o problema causa;
Solues propostas para o problema;
Pontos de alerta;
Fatores crticos de sucesso.

O levantamento se d por meio de reunio estruturada e podem ser

utilizadas as tcnicas de brainstorming5, matriz SWOT6, diagrama de

5
Brainstorming tcnica de levantamento de informaes. A tcnica de brainstorming prope que um
grupo de pessoas se rena e utilize seus pensamentos e ideias para que possam chegar a um denominador comum.

6
A Anlise SWOT uma ferramenta utilizada para anlise de cenrio. Consiste no levantamento das
(Foras, Fraquezas, Oportunidades e Ameaas).

Guia de Referncia em Gesto de Processos 21

Verso 2.0
Abril de 2014
Ishikawa7, matriz GUT8 e o artefato Planilha de Pontos de Alerta,
apresentado no Anexo IV, que para ser preenchida conta com a contribuio
do responsvel pelo processo, e quando necessrio, dos demais envolvidos no
processo. As informaes desse formulrio so levantadas ou consolidadas na
reunio.

Depois de preenchida a Planilha de Pontos de Alerta, a equipe de

especialistas dever elaborar o Relatrio de Anlise e Diagnstico, que para
ser preenchido utiliza informaes dos seguintes documentos:
Documentao de Processos, Planilha de Pontos de Alerta e registros das
informaes das reunies.

7
Diagrama de Ishikawa, uma ferramenta grfica utilizada pela Administrao para o gerenciamento e o
Controle da Qualidade em diversos processos, e tambm conhecido como "Diagrama de Causa e Efeito". Este
diagrama torna possvel a rpida identificao de todas as causas relacionadas a um determinado problema (efeito)
e sua imediata correlao com um assunto global (famlia). Para facilitar o agrupamento das causas em famlia,
pode-se utilizar a tcnica conhecida como 6M: Mo-de-obra; Mquinas e equipamentos; Mtodo; Materiais;
gerenciamento (Management) e Meio ambiente, onde se relacionam causas afins a espao fsico, layout,
temperatura, iluminao, rudo, gases, resduos, etc.
8
Esta matriz utilizada para priorizao. Leva em conta a gravidade, a urgncia e a tendncia, de cada
problema.

Gravidade: impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou organizaes e efeitos que
surgiro a longo prazo, caso o problema no seja resolvido.

Urgncia: relao com o tempo disponvel ou necessrio para resolver o problema.

Tendncia: potencial de crescimento do problema, avaliao da tendncia de crescimento, reduo ou

desaparecimento do problema.

A pontuao de 1 a 5, para cada dimenso da matriz, permite classificar em ordem decrescente de pontos
os problemas a serem atacados na melhoria do processo.

Este tipo de anlise deve ser feito pelo grupo de melhoria com donos do processo, de forma a estabelecer
a melhor priorizao dos problemas.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 22

Verso 2.0
Abril de 2014
 Figura 9 - 4 Passo da MGProc

3.2.5 5 Passo Otimizao do processo

Aps a validao das sugestes, a equipe de especialistas efetua todas
as modificaes necessrias na documentao do processo, gerando os
seguintes documentos: diagramas e manuais do processo TO BE, que
tambm devero ser validados pelos responsveis do processo e pelo Gestor
para que sejam implementados.

Tambm nesta etapa so coletados e definidos indicadores de

desempenho para os processos.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 23

Verso 2.0
Abril de 2014
 Figura 10 - 5 Passo da MGProc

3.2.6 6 Passo - Implementao do processo

Concludos os passos anteriores, definido, pelo responsvel pelo
processo, o momento em que as atividades passaro a ser executadas de
acordo com as novas normas e padres estabelecidos.

Vale ressaltar que os dirigentes das reas envolvidas tm papel muito

importante neste passo, com vistas a detectar e corrigir problemas no novo
processo. Alm disso, devero ser identificadas eventuais resistncias
apresentadas pela equipe, decorrentes de conflitos com a cultura da
organizao.

A equipe de especialistas dever elaborar o documento Plano de

Implantao, que apresenta as atividades para implantao das melhorias
propostas.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 24

Verso 2.0
Abril de 2014
 Figura 11 - 6 Passo da MGProc

3.2.7 7 Passo Monitoramento e refinamento do processo

O monitoramento do novo processo (TO BE implantado) deve ser um
trabalho contnuo, com vistas a identificar possveis problemas apresentados,
tais como situaes no detectadas no decorrer da implantao, falhas de
entendimento do novo processo pela equipe de trabalho ou necessidade de
modificaes decorrentes de alteraes na legislao, etc.

O refinamento trata aspectos de ajustes e melhorias ps-

implementao de processos com base nos indicadores e informaes-chaves
de desempenho. O responsvel pelo processo novamente tem papel
fundamental nesse passo.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 25

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Abril de 2014
 Figura 12 - 7 Passo da MGProc

Guia de Referncia em Gesto de Processos 26

Verso 2.0
Abril de 2014
4 Ferramenta de suporte gesto de processos ARIS

A ferramenta de modelagem de processos utilizada pelo Escritrio de

Processos do Ministrio da Fazenda a ARIS. Essa ferramenta possui interface
bem intuitiva e flexvel para a criao de diagramas, possibilidade de gerar
relatrios de maneira bem prtica.

Em um momento anterior, aos trabalhos de mapeamento e redesenho

dos processos, a CODIP fornecer aos envolvidos na modelagem de processos
treinamento e orientaes iniciais para a utilizao da ferramenta de
modelagem e para aplicao da Metodologia de Gesto de Processos do MF
(MGProc) utilizadas pelo Escritrio de Processos.

4.1 Caractersticas Gerais

ARIS a sigla para of Integrated Information Systems e foi
desenvolvida pelo Prof. Scheer, na Alemanha, entre 1992 at 1994, sendo um
framework de modelagem que enfatizou os aspectos de engenharia de
software e organizacionais da empresa. No ARIS, so definidos nveis de
modelagem e tambm definidas quatro vises:

Viso Funcional: a qual permite construir modelos que definem de

maneira hierrquica todas as funes da organizao, comeando da mais
macro e decompondo-as at o nvel de detalhe que permite especificar
funes de programao dentro de aplicativos de software;

Viso dos Dados: utilizada para definir os modelos de dados partindo

das definies das informaes mais complexas (relatrios ou conjunto de
informaes), passando pelo modelo de dados e seus relacionamentos, pela
definio de esquemas e da prpria base de dados;

Viso Organizacional: permite especificar e detalhar a estrutura

organizacional da empresa, desde a definio das divises e das unidades de
negcios, da estrutura de cargos e seus ocupantes at a estrutura fsica com
os equipamentos, dando nfase estrutura de informtica na medida em que
h mtodos especficos para a modelagem da rede de computadores da
organizao;

Guia de Referncia em Gesto de Processos 27

Verso 2.0
Abril de 2014
 Viso de Controle: a viso que permite relacionar as trs vises
anteriores. Nesta viso, h mtodos de modelagem especficos para definir a
relao entre funes e dados; funes e organizao; organizao e dados e,
principalmente, capazes de integrar as trs funes utilizando-se
principalmente do conceito de evento.

O ARIS no meramente uma ferramenta de desenho, ele na

verdade uma soluo de modelagem que se baseia na criao e reutilizao
de objetos que possuem simbologia, semntica e caractersticas prprias.
Esta caracterstica torna possvel o cruzamento de diversas informaes, por
exemplo: possvel saber quais atividades so executadas por uma unidade
organizacional especfica, quais atividades esto sob a responsabilidade de
um determinado tipo de pessoa (papel); quais atividades so suportadas por
determinados sistemas; quais atividades utilizam/ geram determinados
documentos; dentre outras.

4.2 Estruturas de armazenamento de informaes no ARIS

Para armazenamento das informaes, existem estruturas de bases de
dados no Ministrio da Fazenda que compe a ferramenta ARIS e esto
dispostas, basicamente, da seguinte maneira:

Base Local

Base de dados instalada na mquina do usurio, sem acesso ao

servidor do banco de dados (offline).

Possui acesso ao usurio da mquina. Dever ser utilizada para fins de

estudo individual, testes locais e/ ou quando no for possvel o acesso ao
servidor.

Base Ministrio da Fazenda

o repositrio integrado ao servidor de banco de dados onde os

analistas de processos devero executar os trabalhos de desenho, nele
podero criar e excluir elementos (objetos e modelos) no ARIS.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 28

Verso 2.0
Abril de 2014
 Publicao

Os modelos que j esto na validados podero ser publicados, desde

que haja autorizao prvia do Gestor da rea.

A publicao ser realizada pelo administrador do ARIS, atravs do

mdulo Publisher, e o acesso se d pela intranet.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 29

Verso 2.0
Abril de 2014
5 Notao BPMN

BPMN a sigla correspondente a Business Process Model and Notation,

ou seja, Notao de Modelagem de Processos de Negcio, compreendendo a
notao adotada para representar graficamente os processos de negcio de
qualquer empresa. uma forma padronizada de modelar os processos e
promover o entendimento geral sobre o mesmo.

Atravs de elementos simples e de fcil comunicao, o BPMN surgiu,

para padronizar os desenhos de processos e para facilitar toda a conversa
entre Negcios Tecnologia da Informao. Fez se necessria a criao de uma
padronizao para que TI e negcios fossem aproximadas e trabalhassem de
uma forma mais produtiva e transparente.

Exemplo de modelo BPMN:

Figura 13 - Exemplo de Modelo Simples BPMN

Com a especificao lanada do BPMN 2.0 pela OMG Object

Management Group, hoje praticamente possvel se representar de uma
forma clara e transparente 99,9% dos processos existentes. Dificilmente
iremos nos deparar com alguma situao que no possa ser representada
atravs das notaes do BPMN.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 30

Verso 2.0
Abril de 2014
 O BPMN agrega valor empresa fazendo ponte entre negcios e TI,
buscando apresentar a modelagem dos processos para entendimento geral
da organizao.

O BPMN por ser a linguagem mais recomendada e utilizada nos dias

atuais e por facilitar a interao com a rea de Tecnologia da Informao,
caso o processo venha a ser automatizado futuramente foi a notao adota
pelo Escritrio de Processos do Ministrio da Fazenda.

Capaz de retratar os processos como so executados, o BPMN, ento

a notao grfica que descreve a lgica dos passos de um processo de
negcio. Essa notao tem sido especialmente desenhada para coordenar a
sequncia dos processos e as mensagens que fluem entre os participantes
das diferentes atividades.

Alguns motivadores se fizeram importantes na escolha de tal notao,

tais quais:

BPMN um padro internacional de modelador de processos

aceito pela comunidade.
BPMN independente de qualquer metodologia de modelador de
processos.
BPMN cria uma ponte padronizada para diminuir a lacuna entre os
processos de negcio e sua implementao.
BPMN permite modelar o processo de uma maneira unificada e
padronizada.

5.1 Tipos de diagramas de processo de negcio (BPD)

O BPMN capaz de retratar os diferentes propsitos da modelagem de
processos e permite a criao de um processo de negcios de ponta a ponta.

Existem trs tipos bsicos de diagrama de processo de negcio (BPD):

Private (internal) business process ou diagramas de processo de

negcios privados. So utilizados quando no interesse a interao desse
processo com outros com os quais ele possa interagir.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 31

Verso 2.0
Abril de 2014
 Figura 14 - Exemplo de diagrama de processo de negcios privado

Abstract (Public) Process processos abstratos. Representam uma

interao entre um processo de negcio privativo e outro processo ou
participante.

Colaboration (Global) Process processo colaborativo. Descreve a

interao entre dois ou mais entidades do negcio. Representa o padro de
trocas de mensagens entre as atividades envolvidas.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 32

Verso 2.0
Abril de 2014
 Pode ser entendido como sendo dois ou mais processos abstratos
comunicando entre si. E no processo abstrato, as atividades que so as
participantes na colaborao podem ser consideradas como sendo os pontos
de contato entre os participantes.

5.2 Elementos de um BPD

A lista de elementos grficos do BPMN apresentada em dois grupos.
Elementos essenciais (core elements) que suportam uma notao simples.
Estes so os elementos que definem o layout bsico do BPMN. Segundo,
existe uma lista completa de elementos, os quais ajudaro a suportar
requerimentos de uma poderosa notao para gerenciar situaes de
modelagem mais avanadas.

O Escritrio de Processos do Ministrio da Fazenda adotou os

elementos essenciais em BPMN como padro para a modelagem de
processos. O BPMN, visando objetividade das representaes congrega um
pequeno conjunto de categorias para que o usurio possa facilmente

Guia de Referncia em Gesto de Processos 33

Verso 2.0
Abril de 2014
identificar os tipos bsicos dos elementos e entender o diagrama. As quatro
categorias dos elementos so:

Objetos de Fluxo (Flow Objects)

Objetos de Conexo (Connecting Objects)
Raia de piscina (Swimlanes)
Artefatos (Artifacts)

A lista dos elementos essenciais de modelagem na notao BPMN

utilizada pelo Ministrio da Fazenda so:

Elemento Descrio Notao

Um evento alguma coisa que acontece
durante o curso de um processo de
negcio. Esses eventos afetam o fluxo do
processo e usualmente tem uma causa
(Gatilho) ou um impacto (resultado).
Eventos
(Events) Eventos so representados por crculos
vazados para permitir sinalizao que
identificaro os Gatilhos ou resultados.
Objetos de Fluxos (Flow Objects)

Existem trs tipos eventos: incio,

Intermedirio e Final.

designao para o trabalho executado.

Os tipos de atividades que fazem parte de
um processo de negcio so:
Subprocessos e Tarefas. Tarefas e
Atividades Subprocessos so representados por um
(Activities)
retngulo arredondado. Os processos
podem ser representados ou por um
retngulo arredondado ou includo dentro
de um conjunto (POOL).

As decises so usadas para controlar as

ramificaes e os encontros dos Fluxos de
sequncia. Determinam as ramificaes,
Decises
(Gateways) consolidaes e unio dos caminhos. A
sinalizao grfica ir indicar o tipo de
comportamento da deciso.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 34

Verso 2.0
Abril de 2014
 Fluxo de usado para mostrar a ordem em que as
Objetos de Conexo (Connecting

sequncia
(Sequence atividades sero processadas.
Flow)
usado para mostrar o fluxo de uma
Fluxo de mensagem entre dois participantes que
mensagem
Objects).

(Message esto preparados para mandar ou receb-

Fluxo) las.

usada para relacionar informaes com

os objetos de fluxo. Textos e grficos que
Associao
(Association) no fazem parte do fluxo podem ser
associados com os objetos de fluxo.

Um Pool (piscina), no ARIS chamado de

Pool conjunto, representa o processo que est

Conjunto
(piscina)
Raia de piscina

sendo modelado.
(Swimlanes)

Uma Lane (raia), no ARIS chamada de

pista, uma subpartio dentro de um
Pool (piscina/conjunto). A lane (raia/pista)
Lane (raia)
Pista
usada para representar os participantes
do processo.

Objetos de Dados (Data Object) so

considerados artefatos porque eles no
tm nenhum efeito direto sobre o fluxo de
Objeto de sequncia ou fluxo de mensagem do
Dados
(Data processo, mais podem fornecer
Object) informaes sobre o que a atividade
Artefatos (Artifacts)

necessita para ser executada ou/e o que

elas produzem.

um agrupamento de atividades que no

Grupo
afeta a sequncia do fluxo. O
Grupo
(Group) agrupamento pode ser usado para o
propsito de documentao ou anlise.

Uma Anotao (Annotation) de texto um

mecanismo para o registro de informaes
Anotao Anotao de texto
(Annotation) adicionais para facilitar a leitura do
diagrama.

Tabela 1 - Elementos da Notao BPMN

Guia de Referncia em Gesto de Processos 35

Verso 2.0
Abril de 2014
5.2.1 Objetos de Fluxos (Flow Objects)
Os objetos de fluxos so os principais elementos grficos para definir o
comportamento do processo de negcio. Existem trs tipos de objetos de
fluxos:

Eventos (Events)
Atividades (Activities)
Decises (Gateways)

5.2.1.1 Eventos (Events)

Um evento pode ser o incio de um processo, pode acontecer durante o

fluxo do processo e finalizar o processo. O BPMN fornece uma notao
diferente para cada um desses tipos de eventos.

Evento de Incio Evento Intermedirio Evento de Fim

(Start Events) (Intermedate Events) (End Events)

Acontece
Finaliza o
Inicia um durante o
fluxo do
processo curso de um
processo
processo

Tabela 2 - Notao bsica do tipo de eventos

Diagramas de processos mais completos exigem a utilizao de

eventos mais complexos tais como mensagens, cronmetros ou
temporizadores, regras de negcios e condies de erro. O BPMN permite a
especificao mais completa do tipo evento.

Para cada tipo de situao encontrada no processo, um evento pode

representar e criar mecanismos de entendimento dessa situao. Assim
temos a representao mais completa e melhor compreendida na modelagem
do processo.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 36

Verso 2.0
Abril de 2014
 Evento de Evento Evento de
Descrio
Incio Intermedirio Fim
Mensagem de Mensagem Mensagem de Representa o recebimento de uma
incio fim mensagem no processo. Pode ser no
incio, quando o processo inicia com o
recebimento de uma mensagem; A
qualquer momento no processo, quando
recebida ou emitida uma mensagem;
Ou ao final do processo, quando o
processo termina com o envio de uma
mensagem outro processo.

O cronometro Demonstra que h um tempo especfico

Cronometro
Cronometro no pode ser ou ciclo (por exemplo, a cada segunda-
de incio
um evento de feira s 8:00AM) pode ser ajustado para
fim realizar o incio de um processo, ou a
continuao do processo, no caso de
evento intermedirio.

A condio Ocorre quando necessrio o

Condio de
Condio no pode ser cumprimento de uma regra no processo.
incio
um evento de Exemplo: o processo inicia com o
fim cadastro do usurio; ou quando o
estoque chegar ao seu ponto mnimo um
processo de compras deve acontecer.

Link
Link no pode O Link no usado para conectar atividade de um
ser um evento pode ser um mesmo processo com a finalidade de
de Incio evento de fim deixar o diagrama mais limpo.

Para um evento de mltiplo incio,

existem mltiplas maneiras de iniciar o
Mltiplo
Mltiplo Incio Mltiplo Fim processo; J como mltiplo intermedirio
existe vrias maneiras de continuar o
processo e somente uma delas
necessria.

Para Mltiplo Fim, existem mltiplas

consequncias na finalizao do
processo, todos os quais iro ocorrer.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 37

Verso 2.0
Abril de 2014
 Evento de Evento Evento de
Descrio
Incio Intermedirio Fim
Sinal usado para gerar comunicao dentro
Sinal de Incio Sinal no fim
ou por meio de nveis de processos,
Pools e entre diagramas de processos.

Terminar Indica que todas as atividades dentro do

processo devero ser imediatamente
No se aplica No se aplica
finalizadas. O processo finalizado sem
compensao ou tratamento de evento.

Tabela 3 - Notao BPMN - Eventos

Guia de Referncia em Gesto de Processos 38

Verso 2.0
Abril de 2014
5.2.1.2 Processo, Subprocessos e Tarefas

Para a notao BPMN existem trs tipos de processos processo,

subprocesso e tarefa. Todas elas so representadas graficamente pelo
mesmo smbolo retangular de bordas arredondadas e o uso de diferentes
nomes simplesmente reflete a hierarquia do relacionamento entre eles.

Os detalhes de um processo como outro diagrama de processo

considerado como decomposio do processo, portanto para BPMN
considerado um subprocesso, so diagramas filhos. J o menor nvel do
processo, o qual no pode ser mais decomposto, considerado como sendo
uma tarefa ou comunmente denominada como atividade.

Uma atividade representa o trabalho realizado dentro de um processo.

Uma atividade normalmente levar algum tempo para ser realizada,
envolver pessoas e recursos e normalmente ir produzir algum tipo de sada.

Atividades Tarefa Descrio

Usado durante o estgio inicial do desenvolvimento do

processo.

uma tarefa no automtica realizada por um humano

fora do controle de um sistema.

Indica o recebimento de uma mensagem, geralmente de

um participante externo (relacionado com o processo).
Uma vez recebida completada a tarefa. Sua
representao e seu uso so similares ao evento de
chegada de mensagem.

Dispara uma mensagem a um participante externo. Uma

vez enviada a mensagem a tarefa completada. Sua
representao e seu uso so similares ao evento de envio
de mensagem.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 39

Verso 2.0
Abril de 2014
 Tarefa que corresponde a algum servio executado em
um sistema sem a interveno humana.

Tarefa realizada por um humano com auxlio de um

sistema.

Tabela 4 Notao BPMN - Tarefas

Subprocesso

Estado Contrado Estado Expandido

Tabela 5 - Notao BPMN Subprocesso

5.2.1.3 Gateways
Gateways so elementos que controlam como os fluxos do processo
quando divergem (Split) ou convergem (merge) representando pontos de
controle para os caminhos dentro do processo.

Decises, unies, bifurcao e as combinaes no processo so

modeladas com o gateway, que representa uma questo tem definido um
conjunto de respostas alternativas, o qual afeta uma das portas (pontas) do
Gateway.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 40

Verso 2.0
Abril de 2014
 Importante mensurar que a boa prtica de modelagem de processos
indica que no se devem colocar perguntas nos gateways, mas nas atividades
que os precede, pois indica que um ponto de deciso no processo tomado
antes da escolha das suas alternativas.

Gateways - Definies
Gateway Baseado em Dados uso em divergncia (Split)

As condies para as alternativas devem ser avaliadas na ordem especificada. A

primeira das alternativas que for avaliada como VERDADEIRA ir determinar o fluxo que ser
seguido.

O comportamento do Gateway exclusivo, qualquer outra condio que realmente

possa ser VERDADEIRA ir ser ignorada. Somente um caminho pode ser escolhido. Um dos
caminhos deve ser o padro (DEFAULT) e o ultimo caminho a ser considerado. Isto significa
que se nenhum dos outros caminhos for escolhido, ento o caminho padro ir ser o
escolhido.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 41

Verso 2.0
Abril de 2014
 Gateways - Definies

Gateway Baseado em Dados uso em convergncia (merge)

O Gateway baseado em dados tambm pode ser utilizado para convergir um ponto
do processo, em que significa que devem ser concludas todas as tarefas anteriores para que
o processo seja continuado.

Quando no necessariamente todas as atividades precisam ser terminadas para que

o processo seja executado, as conexes partem para a prxima atividade sem a necessidade
do gateway de convergncia.

Gateway Paralelo uso em divergncia (split)

tambm chamado de AND. No h processo de deciso, todos os caminhos so

seguidos paralelamente.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 42

Verso 2.0
Abril de 2014
 Gateways - Definies
Gateway Paralelo uso em convergncia

Utilizado os caminhos paralelos necessitam ser sincronizados antes de o processo

continuar, se no forem necessrios os trminos das tarefas, ou se terminam em espao de
tempo distintos sem a necessidade de aguardo de todas as tarefas, no necessrio o uso do
gateway de merge.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 43

Verso 2.0
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 Gateways - Definies
Gateway Inclusivo uso em divergncia

Possui vrias opes de sada, cria vrios caminhos (ramificaes) alternativos

baseados sobre as condies destes fluxos de sequncia. A diferena do gateway baseado
em dados que o Gateway inclusivo pode ativar uma ou mais ramificaes, ou seja, uma ou
mais das sadas do fluxo de sequncia pode ser seguida, enquanto que no Gateway baseado
em dados apenas uma das alternativas pode ser seguida.

Gateway Inclusivo uso em convergncia

O uso do Gateway inclusivo como merge deve ser condicionado ao fato de que
todas as possveis sadas devem ser sincronizadas para a continuidade do processo.

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 Gateways - Definies

Gateway complexo uso em divergncia

A expresso determina a sada que o processo ir escolher para continuar. A

expresso se refere ao dado do processo e ao status para fluxo de sequncia de sada.

Uma expresso talvez avalie o dado do processo e ento selecione um conjunto de

sada do fluxo de sequncia, baseados sobre os resultados da avaliao. Porm, a expresso
dever ser projetada para que ao menos uma das sadas do fluxo de sequncia seja
escolhida.

No indicado o uso em convergncia, j que determinada uma condio para

que uma das alternativas seja executada e a expresso dessa condio j deve ser
sinalizada no prprio diagrama na oportunidade da modelagem do processo.

A expresso foi colocada em um

elemento de notao, para uma
melhor clareza

Tabela 6 - Notao BPMN - Gateways

Guia de Referncia em Gesto de Processos 45

Verso 2.0
Abril de 2014
5.2.2 Objetos de Conexo (Connecting Objects)
A conexo dos objetos de fluxos com outra informao realizada por
meio de trs objetos:

Fluxo de sequncia (sequence Flow)

Fluxo de mensagem (Message Fluxo)
Associao

5.2.3 Raia de piscina (Swimlanes):

Existem duas maneiras de agrupar os elementos de modelagem bsica
por meio dos Swimlanes:

Pool (piscina/conjunto)
Lane (raia/pista)

medida que a modelagem do processo avana necessrio a

identificao do processo e suas interaes, por vezes os processo possuem
vrios atores ou instncias e estas so representadas em BPMN por Pools e
e/ou Lanes. Com o uso dos swimlanes especificado quem faz o qu. A
ferramenta ARIS denomina Pools de conjuntos e as lanes de pistas.

Swimlanes
um desenho com uma regio retangular desenhada
Pool (piscina) (Conjunto)
horizontalmente atravs do diagrama.
Um conjunto representa o processo modelado, embora seja
admitido que represente a organizao.
Como existem vrios processos dentro de uma organizao
no indicada sua representao em um conjunto, mas os
processos que a integram.

Lane (raia) (Pista)

Uma pista uma subpartio dentro do conjunto e estende-
se por todo comprimento do mesmo.
A pista representa os departamentos que executam o
processo dentro da organizao

Tabela 7 - Notao BPMN - Swimlanes

Guia de Referncia em Gesto de Processos 46

Verso 2.0
Abril de 2014
5.2.4 Artefatos (Artifacts)
Os artefatos so usados para fornecer informaes adicionais sobre o
processo. Existem trs artefatos padronizados, que inclui:

Objeto de Dados (Data Object)

Grupos (Group)
Anotao (Annotation)

5.3 Boas prticas no desenho de processos

5.3.1 Na Ferramenta:

Utilizar filtro: Ministrio da Fazenda_v1;

Agrupar os modelos dentro da estrutura de pastas;
Configurar a impresso dos modelos para no mnimo 60%;
Preencher corretamente os atributos dos modelos;
Utilizar o cabealho padro.

5.3.2 Na notao BPMN:

5.3.2.1 Transio de Linhas

As conexes nas atividades seguem a sequncia da direita para a

esquerda e entram lateralmente nos objetos;
So somente na horizontal.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 47

Verso 2.0
Abril de 2014
Guia de Referncia em Gesto de Processos 48
Verso 2.0
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5.3.2.2 Troca de mensagens

As trocas de mensagens so linhas tracejadas entre os

participantes;
So representadas na vertical;
No acontecem dentro do mesmo participante.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 49

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Abril de 2014
5.3.2.3 Uso dos Gateways

A deciso tomada antes do desvio do fluxo;

No se usa perguntas no gateway;
As transies partem dos limites inferior e superior
prioritariamente.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 50

Verso 2.0
Abril de 2014
6 REFERNCIAS

ABPMP BPM CBOK, V3.0. Guide to the Business Process Management

Common Body of Knowledge. 2013.

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Abril de 2014
7 GLOSSRIO

AS-IS: Situao Atual representao dos processos tal qual so executados

hoje. Fotografia esttica da situao atual. Representao da realidade.

BPMN (Business Process Modeling Notation): notao para modelagem

visual de processos com objetivo de prover uma interface simples, mas
poderosa que possa ser utilizada tanto por profissionais de processos e
sistemas, como por usurios.

Cadeia de Valor: Conjunto de macroprocessos executados de forma inter-

relacionada que criam valor para o usurio final.

Diagrama de Causa e Efeito: (Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama de

Ishikawa), tcnica que pode ser utilizada para buscar a causa-raiz de um
problema.

Diagrama: Representaes grficas elaboradas para visualizar uma

determinada realidade, de forma simplificada, possibilitando melhor
entendimento.

Escritrio de processos: Estrutura necessria para que as aes em

gerenciamento de processos da organizao sejam executadas de forma
alinhada, aperfeioadas e com foco do cliente.

Fluxograma: Notao simples que utiliza alguns smbolos grficos tais como
retngulo, losango, flechas para indicar um passo de processamento.

Gargalos: restrio no processo que cria um acmulo de trabalho a ser feito,

enquanto outras atividades que dependem desse resultado permanecem
ociosas.

Handoffs: Qualquer ponto em um processo onde trabalho ou informao

passa de um sistema, pessoa ou grupo para outro (transferncia de controle).

Mapeamento de processos: Descrio grfica atravs de fluxos do

funcionamento de um processo. O mapeamento auxilia na visualizao do

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Verso 2.0
Abril de 2014
processo, relacionamento de suas variveis e relacionamento com outros
participantes (pessoas, processos, sistemas), eventos, resultados etc., em
vrios nveis de detalhes.

Modelagem de processos de negcio: um mecanismo utilizado para

retratar a situao atual e descrever a viso futura dos processos de
negcios. Tem como objetivo otimizar os processos executados dentro de
uma organizao. Pode ser dividida em dois grandes momentos de anlise
e mapeamento do ambiente de negcio: Situao atual (AS-IS) e Situao
proposta (TO-BE).

Organizao orientada a processos: Organizaes criadas com viso

voltada para a realidade do cliente e estruturada por processos.

PDCA: tem por objetivo a aplicao do ciclo de melhoria continua de um

processo. Divide-se em quatro fases: Planejar, Executar, Verificar e Agir.

Plano de implementao: Trata os esforos de transio de um novo

processo de negcio (TO-BE) para operar em produo na organizao.

Processo: um conjunto de atividades estruturadas com INCIO e FIM que

gera VALOR para um CLIENTE.

Redesenho: Aperfeioamento do processo entendido como melhorias a

serem realizadas por meio de racionalizao, reviso ou reestruturao de
fluxos de trabalho.

TO-BE: Situao Futura - proposio de melhoria. Representao da situao

proposta levando em considerao as melhorias do processo. Redesenho do
processo. Projeo de como o processo deveria funcionar.

Guia de Referncia em Gesto de Processos 54

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8 NDICE REMISSIVO

1 Etapas da metodologia 2, 15

1 Passo Sensibilizao dos executores 2, 17 Eventos 36

2 F

2 Passo Construo da Cadeia de Valor 2, Ferramenta de suporte gesto de processos

17 ARIS 2, 27

3 G

3 Passo Mapeamento dos processos AS IS Gateways 40

2, 19
Gesto por processos 3
4 Gesto por Processos 8
4 Passo Anlise e diagnstico do processo 2, H
21
Hierarquia de processos 2, 10
5
I
5 Passo Otimizao do processo 2, 23
Indicadores de desempenho 9
6
M
6 Passo - Implementao do processo 2, 24
Macroprocesso 10
7
METODOLOGIA DE GESTO DE PROCESSOS 2,
7 Passo Monitoramento e refinamento do 15
processo 2, 25
Modelagem de processos 2, 13, 54
A
N
Anlise e Diagnstico de processos 2, 14
Notao BPMN 2, 1, 30, 35, 38, 40, 45, 46
Atividades 11
O
B
Organizacionais 10
Boas prticas 47
P
BPMN - Business Process Modeling Notation 2,
13 Processo 9, 11
C Processo, subprocessos e tarefas 39
Cadeia de valor 2, 11 Processos 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9, 11, 12, 13, 14, 15,
18, 20, 22, 27, 30, 51, 52, 57
Cadeia de Valor Agregado 17
D S
Desenho de processos ou Redesenho 2, 14 Subprocesso 1, 11, 40

E Swimlanes 46

Elementos essenciais de modelagem 34 T

Escritrio de Processos 2, 5, 16, 27, 31, 33, 51 Tarefas 11
Estrutura Organizacional 2, 7

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9 DOCUMENTOS DE APOIO

Artefato I - Construo da Cadeia de Macroprocessos;

Artefato II Detalhamento do processo;

Artefato III - Documentao de Processos;

Artefato IV - Planilha de Pontos de Alerta;

Artefato V - Relatrio de Anlise e Diagnstico;

Artefato VI Termo de Aceite do Produto;

Artefato VII - Relatrio de Redesenho e Plano de Implantao.

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