ADMINISTRASI PERKANTORAN

ANALISIS KERJA PEGAWAI PENGADMINISTRASI AKADEMIK JURUSAN

ILMU ADMINISTRASI NEGARA DI SUB BAGIAN PENDIDIKAN FAKULTAS
ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SRIWIJAYA

OLEH:
DIMES AKBAR PERDANA 07011181419059
MUHAMMAD YANUAR 07011181419051
MUHAMMAD IZNUR 07011181419005
NOOR IRMA SOLEHA 07011281419072
MARINI FARIDA SARI 07011181419007
WIDYA SETIAWAN 07011181419043

DOSEN PEMBIMBING:
DRS. GATOT BUDIARTO, MS
NIP. 195806091984031002

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA

FAKULTAS ILMU SOSIAL ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SRIWIJAYA
2017
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis haturkan ke Hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas segala
rahmat dan berkat-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas makalah ini dengan baik.Makalah
ini merupakan hasil tertulis dari observasi penulis di Sub Bagian Pendidikan, Fakultas Ilmu
Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sriwijaya Kampus Indralaya tahun 2017.
Makalah ini dibuat untuk lebih memahami tentang tugas pokok dan fungsi, beban kerja
pegawai, aliran kerja pegawai, dan proses kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu
Administrasi Negara di Sub Bagian Pendidikan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik
Universitas Sriwijaya Kampus Indralaya.
Pada kesempatan ini penulis selaku mahasiswa menyampaikan ucapan terima kasih
kepada Bapak Drs. Gatot Budiarto, Ms selaku Dosen Mata Kuliah Administrasi Perkantoran
di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sriwijaya, karena telah arahan,
bimbingan dan dukungan dalam menyelesaikan makalah ini. Penulis juga mengucapkan
terima kasih kepada Ibu Mini, selaku pegawai pengadministrasi akademik jurusan Ilmu
Administrasi Negara di Sub Bagian Pendidikan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,
Universitas Sriwijaya yang telah berbagi informasi dan pengalaman dalam melaksanakan
tugasnya, serta membantu dalam proses penyelesaian makalah ini.
Penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dalam makalah ini, baik dari segi
isi maupun penulisan. Oleh karena itu, penulis juga mengharapkan kritik dan saran dari
semua pembaca, agar makalah ini menjadi lebih baik lagi. Semoga makalah ini bermanfaat
bagi semua pihak.

Indralaya, Februari 2017

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

I.1. LATAR BELAKANG

Manajemen atau administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah
dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau
kegiatan.Administrasi perkantoran umumnya berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi
dan merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen berfungsi untuk melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat
operasional dilaksanakan oleh kelompok pelaksana.
Administrasi perkantoran berkaitan dengan organisasi, dimana organisasi
membutuhkan administrasi perkantoran agar seluruh kegiatan yang dilakukan dapat berjalan
tertib, efisien dan dicapainya tujuan organisasi dengan maksimal.Sebuah organisasi memiliki
beberapa fungsi, dimana setiap fungsi memiliki aktivitas dan deskripsi kerja yang berbeda-
beda.Dalam hal ini organisasi dituntut untuk dapat memadukan semua komponen tersebut
guna tercapainya tujuan organisasi.Agar organisasi dapat bekerja secara efisien salah satu
pendekatan yang dapat dilakukan ialah melalui pendekatan sistem seperti memodifikasi
sistem atau mengembangkan sistem baru. Beberapa manfaat digunakannya pendekatan sistem
menurut Quible (2001) antara lain, mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang
efisien, salah satu alat pengendali biaya, untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan
dalam kantor, alat bantu pencapaian tujuan organisasi, dan alat bantu organisasi dalam
menerapkan fungsi-fungsinya.
Dalam memahami lebih lanjut mengenai pendekatan sistem di suatu organisasi, maka
penting untuk dilakukan analisis secara langsung terhadap organisasi sekitar.Oleh sebab itu,
pada tulisan ini penulis menganalisis pendekatan sistem kerja Pegawai Pengadministrasi
Jurusan Ilmu Administrasi Negara di Sub Bagian Pendidikan, Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu
Politik Universitas Sriwijaya Kampus Indralaya. Analisis tersebut akan penulis uraikan pada
sub-bab sub bab selanjutnya. Diharapkan analisis yang penulis uraikan dapat menambah
pemahaman dan referensi pembaca dalam mempelajari hal-hal seputar administrasi
perkantoran dan dapat menjadi referensi untuk memperbaiki atau mengembangkan sistem
yang ada.
I.2.RUMUSAN MASALAH
Berdasarkanlatarbelakangmasalah yang telahdiuraikan di atas, maka
penulismengajukan beberapa pertanyaan sebagai rumusanmasalah, untuk kemudian dicari
jawabannya dalam makalah ini:
1.2.1. Bagaimana beban kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu Administrasi
Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya?
1.2.2. Bagaimana aliran kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu Administrasi
Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya?
1.2.3. Bagaimana layout kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu Administrasi
NegaraFISIP UNSRI Kampus Indralaya?
1.2.4. Bagaimana proses kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu Administrasi
Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya?
1.2.5. Bagaimana Electronic Data ProcessingPegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu
Administrasi Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya?
1.2.6. Bagaimana Standar Operasional Prosedur kegiatan legalisir ijazah dan transkip
nilai Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya?

I.3. TUJUAN PENULISAN

Adapun yang menjadi tujuan dari penulisan makalah ini adalah:
1.3.1. Untuk mengetahui bagaimana beban kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu
Administrasi Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya
1.3.2. Untuk mengetahui bagaimana aliran kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu
Administrasi Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya
1.3.3. Untuk mengetahui bagaimana layout kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu
Administrasi NegaraFISIP UNSRI Kampus Indralaya
1.3.4. Untuk mengetahui bagaimana proses kerja Pegawai Pengadministrasi Jurusan Ilmu
Administrasi Negara FISIP UNSRI Kampus Indralaya
1.3.5. Untuk mengetahui bagaimana Electronic Data ProcessingPegawai
Pengadministrasi Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP UNSRI Kampus
Indralaya
1.3.6. Untuk mengetahui bagaimana Standar Operasional Prosedur kegiatan legalisir
ijazah dan transkip nilai Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP UNSRI Kampus
Indralaya

BAB II
PEMBAHASAN
II.1. BEBAN KERJA
Salah satu tujuan dari pembuatan bagan beban kerja ialah untuk membantu
menyederhanakan proses kerja. Adanya bagan beban kerja dapat membantu mengidentifikasi
area yang dapat dikoreksi untuk memperbaiki sistem. Adapun contoh dari bagan beban kerja
dapat dilihat sebagai berikut:

Tabel 2.1. Ringkasan Tugas Harian

Nama Pegawai : Mini Sub Bagian: Pendidikan
Pekerjaan : Pengadmistrasi
Akademik Tanggal : 14 februari 2017
Waktu Jam Aktivitas
08:00 09:00 1 jam Melayani Legalisir 12 mahasiswa
Mengecek Syarat Pemberkasan Yudisium 8
09:00 10:30 1,5 jam
mahasiwa

Melayani Pendaftaran Ujian Kompre untuk

10:30 - 12:00 1,5 jam
Mahasiswa AN dan melakukan
pemberkasan
12:00 13:00 1 jam Istirahat

Melayani pembutan Surat Penelitian

13:00 14:00 1 jam
mahasiswa sebanyak 10 mahaswa
Melayani Pengambilan KHS dan KSM
14:00 - 15:30 1,5 jam
Jurusan AN 20 mahasiswa
15:30-16:00 30 menit Melayani cap bagi mahasiswa

Tabel 2.2 Ringkasan Kerja Mingguan

Nama Pegawai : Mini Subag : Pendidikan

Pekerjaan : Administrasi
Akademik Periode Berakhir :
Waktu yang di gunakan Jam Aktivitas
1 jam 5 jam Melayani Legalisir 12 mahasiswa
1,5 jam 7,5 jam Mengecek Syarat Pemberkasan Yudisium 8
mahasiwa

1,5 jam 7,5 jam Melayani Pendaftaran Ujian Kompre untuk

Mahasiswa AN dan melakukan pemberkasan
1 jam 5 jam
Istirahat

Melayani pembutan Surat Penelitian mahasiswa

1 jam 5 jam
sebanyak 10 mahaswa
1,5 jam 7,5 jam Melayani Pengambilan KHS dan KSM Jurusan
 AN 20 mahasiswa
30 menit 2,5 jam Melayani cap bagi mahasiswa

II.2. BAGAN ALIRAN KERJA

Bagan aliran kerja digunaan untuk menganalisis dan menyederhanakan pekerjaan,
yaitu alat yang membantu setiap langkah dalam proses kerja yang spesifik. Langkah-langkah
tersebut antara lain:
1. Operasi, mengubah karakteristik objek, misalnya mengetik, menghapus, menytaukan
halaman, menggarisbawahi, dan melingkari kata-kata.
2. Trasportasi, yaitu perpindahan suatu objek dari satu tempat ketempat lain. Misalnya
memberikan draft surat persetujuan untuk ditanda tangani oleh pemimpin.
3. Inspeksi, merupakan mengoreksi data atau mengecek objek. Contohnya adalah
proofreading (mengecek kebenaran isi atau ejaan sebuah surat.
4. Penundaan, merupakan situasi yang menyebabkan proses lanjutan menjadi tertunda.
Surat yang menunggu untuk ditandatangani ialah salah satunya.
5. Penyimpanan, yaitu kegiatan menyimpan dan melindungi suatu objek. Filing adalah
salah satu contohnya. Bagan aliran kerja tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:

Penyimpanan
Pergerakan

Penundaan

Bagan Aliran Kerja

Inspeksi
Operasi

Analisis yang Mungkin

Tugas : Legalisir Ijazah dan Transrip

Nilai
Melampirkan fotocopy Ijazah Asli dan Transkrip Nilai dibagian
Akademik
Berkas dikasih Nomor dan Cap dibagian Akademik
Berkas Di Paraf oleh Kasubag Pendidikan
Naik ke sekretaris pimpinan
Berkas diletakkan di ruangan Pejabat yang bersangkutan
 Berkas ditanda tangani oleh Pejabat yang bersangkutan
Berkas kembali ke sekretaris pimpinan
Berkas turun kebagian HUMAS
Berkas di Cap kembali dibagian HUMAS
Berkas diarsipkan oleh Akademik

Berkas Selesai dan dapat diambil oleh Mahasiswa dibagian Akademik

Tabel 2.3 Bagan Aliran Kerja

Bagan Layout Kerja (Work-layout Chart)

Bagan ini menggambarkan skala kecil sebuah layout kerja dari masing-masing
aktivitas pekerjaan yang ada di kantor, di mana alur aktivitas digambarkan dengan
menggunakan garis yang menghubungkan beberapa unit kerja yang harus dilalui. Ketika
bagan beban kerja (work-load chart) dan bagan aliran kerja (work-flow chart) digabungkan,
hendaknya bagan ini disiapkan untuk memperjelas alur kerja yang paling optimal.

Gambar 2.4 mengilustrasikan layout alur kerja yang kurang optimal, dan setelah
dimodifikasi, Gambar 2.5 menggambarkan layout yang paling optimal dari aktivitas legalisir
ijazah dan transkip nilai.

Tabel 2.4.Bagan layout kerja yang kurang optimal

7 6

DEKAN 5 SEKPIM 4 WDI

8
3
KASUBAG
AKADEMIK

2
MAHASISWA BAGIAN HUMAS
AKADEMIK
1
10 9
 Tabel 2.5.Bagan layout kerja yang optimal

7 6

DEKAN 5 SEKPIM 4 WDI

8
3
KASUBAG
AKADEMIK

2
1
MAHASISWA BAGIAN
AKADEMIK

Pada Tabel 2.4 bagan kerja yang tidak optimal dapat di jelaskan bahwa pertama-tama
mahasiswa menyerahkan berkas berupa ijazah dan ranskip nilai ke bagian akademik. Setelah itu
bagian akademik akan melakukan pemberkasan berupa pemberian nomor surat. Kemudian pada
bagian Kasubag Akademik, berkas di crosscheck lagi kelengkapannya, bila di rasa sudah lengkap
maka kasubag akademik akan memberikan parafnya, hal ini berupa disposisi kepada Dekan dan PD1
kalau berkas sudah lengkap. Lalu setelah berkas selesai pada bagian kasubag akademik berkas akan
naik ke atas ke bagian administrasi surat. Pada bagian ini berkas masuk akan di catat. Setelah itu
berkas akan diberikan kepada masing-masing pejabat yang bersangkutan, dalam hal ini acc untuk
ijazah ada pada Dekan dan acc untuk transkip nilai ada pada WD1. Kemudian setelah berkas selesai di
tanda tangani oleh pejabat yang bersangkutan berkas akan di kembalikan lagi pada bagian
administrasi persuratan untuk di catat kembali. Lalu bila sudah selesai berkas akan turun ke bagian
humas untuk di berikan cap fakultas. Akhirnya berkas di kembalikan lagi kepada bagian akademik
untuk di arsipkan kembali dan sudah bisa di ambil oleh mahasiswa.

Pada Tabel 2.4 bagan kerja yang tidak optimal dapat di jelaskan bahwa pertama-tama
mahasiswa menyerahkan berkas berupa ijazah dan ranskip nilai ke bagian akademik. Setelah itu
 bagian akademik akan melakukan pemberkasan berupa pemberian nomor surat. Kemudian pada
bagian Kasubag Akademik, berkas di crosscheck lagi kelengkapannya, bila di rasa sudah lengkap
maka kasubag akademik akan memberikan parafnya, hal ini berupa disposisi kepada Dekan dan PD1

kalau berkas sudah lengkap. Lalu setelah berkas selesai pada bagian kasubag akademik berkas akan
naik ke atas ke bagian administrasi surat. Pada bagian ini berkas masuk akan di catat. Setelah itu
berkas akan diberikan kepada masing-masing pejabat yang bersangkutan, dalam hal ini acc untuk
ijazah ada pada Dekan dan acc untuk transkip nilai ada pada WD1. Kemudian setelah berkas selesai di
tanda tangani oleh pejabat yang bersangkutan berkas akan di kembalikan lagi pada bagian
administrasi persuratan untuk di catat kembali. Akhirnya berkas di kembalikan lagi kepada bagian
akademik untuk di arsipkan kembali dan sudah bisa di ambil oleh mahasiswa. Pada bagian ini di
berbeda dari bagian seblumnya dimana bagian Humas di hilangkan karena dianggap hanya
memperpanjang rentetan proses dalam legalisir ijazah, hal ini bukan tanpa alasan, karena kami sempat
bertanya kepada mbak mini selaku objek yg kami amati ia mengatakan bahwa tugas humas hanya
memberikan cap fakultas sebagai legalitasnya, sementara di bagian akademik pun tersedia cap
fakultas untuk leagalitasnya.

Tabel 2.6 Bagan proses kerja

Bagian Humas Kasubag Akademik Sekretaris Wakil Dekan 1 Dekan

Akademik Pimpinan
Pengaju
an Acc dan pemeriksaaan Pencatatan TTD Berkas
kelengkapan berkas surat masuk
(ijazah)

pemberka
TTD Berkas
san
( Transkip nilai )

Pencatatan
surat keluar

Berkas
Pemberia
selesai di
n cap
legalisir
 Pengajuan

Berkas sudah bisa

diambil

Berkas Masuk DIAGRAM EDP

Pemberian Nomor
Electronik Data
processing
Pengecekan dan
Pemberian Paraf
Kembali ke Bagiann
Akademik untuk
Pengecekan dan pemberkasan kembali
Pemberian Paraf

Apakah Berkas sudah

lengkap?

Revisi dan
dikembalikan ke Turun ke Humas untuk
Bagian Akademik diberi cap Fakultas

Menuju Dekan untuk di

Naik ke Sekretaris tandatangan (Ijazah)
Pimpinan (pencatatan Kembali lagi ke
surat masuk) Sekretaris Pimpinan
untuk penyatuan
Menuju WD 1 untuk di kembali berkas
tandatangan
(Transkrip Nilai)
 Standar Prosedur Legalisir Ijazah Dan Transkrip Nilai Jurusan Ilmu
Administrasi Negara
Pelaksana Mutu Baku Ket.

No Aktivitas Bagian Humas Kasubag Sekretaris Wakil Dekan Kelengkapan Waktu Output
Akademik Akademik Pimpinan Dekan 1
1 Melakukan Fotocopy 5 Berkas
Pemberkasan, Transkip menit permohonan
berupa nilai dan diberikan
pemberian Ijazah nomor untuk
Nomor pada selanjutnya
berkas diberikan ke
kasubag
akademik
2 Verifikasi Berkas 5 Berkas di Apabila
kelengkapan permohonan menit paraf untuk berkas tidak
berkas selanjutnya lengkap akan
naik ke di
sekretaris kembalikan
pimpinan
3 Pencatatan surat Berkas yang 5 Berkas Dalam hal
masuk dan sudah di menit diberikan ke ini ijazah di
pemisahan paraf pejabat yang berikan ke
berkas sesuai kasubag bersangkutan pada Dekan
pejabat yang dan transkip
bersangkutan ke WD1
4 Pemberian Berkas 1-3 Berkas di Waktunya
Tanda-tangan Fotocopy hari tanda tangani tergantung
transkip nilai pejabat yang
bersangkuta
n

5 Pemberian Berkas 1-3 Berkas di Waktunya

Tanda-tangan Fotocopy hari tanda tangani tergantung
Ijazah pejabat yang
bersangkuta
n
6 Pencatatan surat Fotocopy 10 Berkas
keluar dan ijazah dan menit selesai di ttd
penyatuan transkip nilai dan di
berkas yang sudah turunkan ke
di tanda bagian
tangani Humas
7 Pemberian cap Berkas yang 5 Berkas
fakultas sudah di menit selesai di cap
tanda dan
tangani oleh dikembalika
pejabat yang n lagi ke
bersangkuta bagian
n akademik
8 Pemberkasan Berkas yang 5 Berkas
kembali sudah di cap menit selesai dan
fakultas dapat di
ambil

Keterangan Simbol :

1 Melambangkan awal mula dan berakhirnya proses

2 Melambangkan kegiatan proses yang dilakukan

3 Melmbangkan keputusan

4 Melambangkan alur proses

 LAMPIRAN

*Daftar Beban Kerja yang diberikan oleh mbak mini