Socializacin 1

FORO: GRANDES ERRORES EN LA GESTIN DE PROYECTOS

De los 18 grandes errores presentados en el artculo de Lonnie Pacelli, aunque no
cabe duda de que existan muchos ms, podramos considerar 2 como los ms comunes en l
a gestin de proyectos,
1. El proyecto costo mucho ms de lo que se esperaba: El tener que realizar traba
jos inesperados que no habamos presupuestado puede ser una de las condiciones de
este gran error en la gestin de proyectos, quizs los insumos, el personal, los pro
veedores, la comunidad tiene un mayor valor de que tenamos contemplado, el precio
de las cosas pude llegar a cambiar de un da para otro. Por ello es importante co
ntemplar unos % de ms en nuestros proyectos, teniendo en cuenta la varianza que p
uede llegar a existir. Sin embargo en algunos proyectos se invierte ms dinero de
lo previsto y, aunque ello redunde en beneficio de los mismos, dado que sus resu
ltados tambin mejoran ms de lo esperado, la credibilidad del director de proyecto
puede quedar en entredicho al no cumplir lo prometido desde el punto de vista ec
onmico, pudiendo generar prdidas o utilidades menores a las esperadas.
2.No comprendimos ni informamos el progreso de acuerdo al plan: Lo ms importante
de un proyecto es administrar el tiempo y el costo del mismo, permitiendo contr
olar los riesgos y garantizando que inicie y termine segn lo estimado logrando lo
s objetivos esperados. Para el director de proyectos y la organizacin del proyect
o debe estar claro el alcance del mismo, cronograma de las actividades, los tiem
pos e hitos previstos, los riesgos, los imprevistos y los costos reales del proy
ecto. El control Project debe manejar una comunicacin vital y continua con el Dir
ector de Proyectos, de ello depende el seguimiento de la ejecucin de las activida
des y rutas crticas, del flujo de dinero. Es importante controlar un proyecto des
pus haber iniciado ya que se debe analizar las desviaciones durante la ejecucin re
specto a la planificacin. El control consiste en medir el avance, registrarlo y c
ompararlo continuamente con lo estimado en la planificacin. Este proceso permite
al Gerente de Proyectos prever los posibles cambios en cuanto a la magnitud del
proyecto, posibles problemas y por ende cambios en su costo y tiempo de terminac
in.
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Gracias por el aporte Leidy.
1. Dos aspectos a tener en cuenta: Primero, identificar todas las actividad
es y los costos asociados a las mismas para mejorar la estimacin de costos y mini
mizar la probabilidad de sobrecostos. Segundo, durante la ejecucin debemos evitar
al mximo los cambios de alcance, si se llegase a dar el caso, es necesario reali
zar un adecuado control de cambios que incluya la evaluacin del impacto, la aprob
acin del sponsor y el cambio de la lnea base del proyecto.
2. Tienes toda la razn, el seguimiento y control es fundamental para evitar
y/o gestionar estos desfases.

Socializacin 2
De los 18errores que se suelen cometer pienso que todos son muy importantes pero
quiero destacar dos que he podido evidenciar en proyectos que he participado:
No diseamos una buena agenda para el negocio: se tienden a subestimar duraciones
de tareas o incluso omitir algunas porque muchas veces quien estima los tiempos
no tiene en cuenta al ejecutor de la actividad o no cuenta con la experiencia su
ficiente para establecer con precisin la cantidad de actividades y su duracin para
llegar al objetivo del proyecto.
El equipo no congeniaba: si el equipo del proyecto no se sincroniza y cada cual
busca su inters personal, es posible que se generen tensiones en el grupo que des
ven que obliguen al gerente a intervenir y descuidar tiempo de la gestin del proye
cto para gestionar las diferencias en su grupo de trabajo.
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Giovanni, de acuerdo con tu aporte.
Frente al primer error, mi recomendacin es involucrar a los expertos en el proces
o de estimacin. No es para nada conveniente suponer que solo una persona tenga to
do el detalle para realizar una buena estimacin. Adicional lecciones aprendidas,
registros histricos de proyectos anteriores nos sirven de base para minimizar el
riesgo que realizar una mala planeacin de actividades.
Con respecto al segundo, sucede mas a menudo de lo que imaginamos, en este caso
lo siguiente:
1. En la etapa de planeacin debemos direccionar y dar claridad a cada miembro del
equipo respecto a roles, funciones, canales de comunicacin, etc.
2. Al inicio de la ejecucin buscar rpidamente la cohesin de equipo, brindando retro
alimentacin en las situaciones conflictivas que se presenten y recordando la visin
de proyecto que debemos tener.
3. Luego mejorar el desempeo a travs de relaciones gana/gana, recompensando las co
sas buenas, escuchando nuevas y buenas ideas y gestionando la implementacin de la
s mismas.
Socializacin 3
Respecto a la lectura de los Grandes errores en la gestin de proyectos , los dos p
untos que considero ms importantes porque de alguna manera se ajustan a la realid
ad de los proyectos a los que pertenezco son:
1. No estbamos tratando el problema correcto: Muchas veces vemos que cada pe
rsona acta en consecuencia con su cargo, sin tener en cuenta el objetivo principa
l del proyecto e invierten mucho tiempo y recursos en solucionar situaciones que
no aportan al proyecto, y ms an se crean sus propios problemas con el fin de demo
strar que su funcin es primordial. Este tipo de situaciones no son convenientes
al proyecto dado que desgastan las energas por un propsito errneo. Es muy importan
te la comunicacin que el gerente del proyecto pueda difundir a todo su equipo y e
stablecer indicadores de segundo o tercer nivel que encaminen al colaborador en
el objetivo principal desde la perspectiva de cualquier cargo o funcin.
2. El proyecto costo mucho ms de lo que se esperaba: Existen proyectos donde
la complejidad y extensin de sus actividades es el principal componente de su co
ntrol de programacin y de costos; lo que genera que su seguimiento sea dispendios
o y muchas veces los gerentes de proyecto no lo puedan enfocar rpidamente. Es mu
y importante que exista un profesional en cada campo que pueda extraer resumidam
ente un informe gerencial en el cual se observen tempranamente los desfases en c
ostos o en tiempo ms importantes, de tal forma que se pueda pensar en alternativa
s que compensen la desviacin. Lo ms importante como dice el artculo es saber exact
amente donde se est presentando la situacin.
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Hola Carolina
Estoy completamente de acuerdo contigo en tus aportes y si nos damos cuenta un e
rror conlleva al otro.
De otra parte y complementando un poco tus aportes, considero que cuando un pro
yecto cuesta ms de lo esperado, es porque no hubo una identificacin clara del prob
lema afectando el alcance del mismo.
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Gracias por el aporte Laura.
Mas que no identificar bien el problema, es no identificar claramente todas las
actividades que implican su solucin y en consecuencia los costos asociados a las
mismas.
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Gracias por los aportes Carolina,
1. Efectivamente una gran falla, primero no hacer un buen levantamiento de
requerimientos y segundo no alinear las expectativas de todos los interesados, p
rincipalmente el equipo de proyecto. Estas dos son labores claves del gerente de
proyectos en la etapa de planeacin y ejecucin del proyecto.
2. Lo primero es hacer una buena estimacin reduciendo la incertidumbre, es m
ejor planear bien y no corregir por el camino. Cuando el proyecto es muy extenso
, la planificacin gradual es una buena alternativa: fasear el proyecto e ir afina
ndo la planeacin por cada una, mejora los resultados.