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Vida de empreendedor uma correria danada.

E se houvesse uma forma de diminuir o tempo que passamos na


empresa e ainda assim aumentar a qualidade e produtividade do
nosso trabalho? este o seu trabalho como empreendedor, se livrar
de tarefas mundanas de baixo valor e fazer o trabalho onde voc
indispensvel: a estratgia e crescimento da empresa.

Isso mais fcil dizer do que fazer, verdade. Sei bem como , e sou
culpado disso sim. Mas temos que fazer o mximo para ir aumentando
devagarinho o nosso impacto, utilizando os recursos que nos esto
disponveis.

H alguns anos li o livro Work the System, inclusive tenho at uma


cpia assinada pelo autor. E no toa, um dos livros que mais
mudou a minha forma de abordar uma empresa.

Enquanto outros livros como E-Myth: O Mito do


Empreendedor e 4-Hour Workweekso timos em nos
explicar o modo de pensar de um empreendedor moderno, o Work the
System vai alm, e traz passo a passo como implementar os sistemas
na sua empresa.
E aps ler o livro, condensei suas lies em 9 dicas que vo lhe
simplificar a vida, reduzir stress, deixar seus funcionrios mais felizes
e seus clientes mais satisfeitos.

1. De todas suas atribuies atuais, pegue a mais


simples, crie um processo escrito dela e delegue a
algum. Voc pode fazer isso agora mesmo. Abra um documento no
Word, e explique passo-a-passo como fazer uma tarefa que hoje
voc que faz. Se necessrio crie um vdeo gravando sua tela (screen
capture) ensinando a fazer esta tarefa, e delegue a algum
empregado. Isso mesmo. voc que faz o fechamento de caixa?
voc que faz a publicao de posts? Se voc trabalha 50 horas
semanais, e conseguir liberar duas horas semanais com esta
delegao de tarefa simples, j um grande avano. Alm disso, criar
pequenas vitrias deixa voc mais confiante em ver que o mundo no
vai desabar se outra pessoa fizer o que voc acha que s voc pode
fazer.
2. De todas as tarefas que voc faz, pense quais
poderiam ser automatizadas.Algumas tarefas valem a
pena que sejam delegadas, outras se beneficiariam muito de uma
automatizao. Quais contas voc pode colocar no dbito automtico
e apenas checar uma vez por ms? Quais formulrios voc pode
conseguir que se auto-preencham? Qual sistema voc pode usar para
agilizar o gerenciamento do fluxo de caixa? Voc j parou para criar
modelos de e-mail que responde sempre? Utilize a tecnologia a seu
favor. Se voc no tiver idia de como fazer isso. Contrate algum
para faz-lo.
3. A empresa um organismo, que tem um conjunto de
sistemas menores. Se voc fizer cada sistema menor
funcionar de forma perfeita, a empresa como um todo
ficar mais sadia. Como o corpo humano, se um dos sistemas
falha, o corpo todo corre perigo. Na empresa no diferente. A sade
do conjunto depende da sade de cada parte. Ento no tente
arrumar tudo de uma vez. Separe o sistema que lhe d mais dor de
cabea e tente consert-lo permanentemente. Se fizer isso com cada
pedacinho, logo logo a empresa estar funcionando como um motor
que acabou de trocar o leo.
4. No faa remendos, v at o cerne do problema e
arrume-o pra sempre. Tem uma frase de Henry Thoreau que eu
adoro: Para cada mil homens dedicados a cortar os galhos do mal, h
apenas um atacando a raiz. SEJA ESTE UM. Se voc continuar
apagando incndios, que voltaro a acontecer, nunca ter tempo para
se dedicar sua empresa de verdade. Se voc parar para entender a
raiz do problema, e se dedicar a criar um sistema escrito e treinar seus
funcionrios para us-lo todas as vezes, este problema nunca mais
acontecer. Pronto, um a menos.
5. Tenha uma viso de fora da empresa. Quando estamos
afundando nos problemas do dia-a-dia, difcil ter a perspectiva de
algum que enxerga tudo de fora, com um ngulo mais aberto e um
pouco mais de ar fresco. Tente dar um passo para trs, e enxergar a
empresa como um todo. Desta forma, voc saber onde pode se
aprofundar para melhorar os sistemas e aumentar a produtividade no
geral.
6. Deixe claras as expectativas com seus
funcionrios. Muitos dos conflitos internos de uma empresa podem
ser resolvidos pela comunicao. Deixe claro qual a funo de cada
um e o que se espera que a pessoa realize num dia de trabalho ideal.
Quando a pessoa tem esta direo, tudo fica mais simples. O que
mais tem por a chefe chato, que no deixa claro o que fazer, depois
briga com a equipe quando surge um problema. Diretrizes claras
ajudam todos a caminhar em direo a uma empresa melhor.
7. Elimine e simplifique tarefas. Novamente, algumas tarefas
no valem a pena delegar e nem mesmo o tempo e dinheiro gasto
automatizando. Veja o que no faz sentido, e elimine tarefas
desnecessrias, ou pense novas formas de fazer velhas tarefas que
envolvam menos passos.
8. Cobre mais caro. Se o tempo est apertado, porque voc
no est cobrando o suficiente. Aumente o preo! Esta uma
estratgia que muita gente tem medo de seguir, por achar que deixar
os clientes tristes. Avise que a partir do ms seguinte, o valor dos
produtos ou servios aumentar, e no tenha inseguran quanto a
isso. Ser melhor pra todo mundo. Voc poder dar um atendimento
melhor aos clientes que iro continuar, e eliminar vrios clientes que
no valem a pena o seu tempo. Esta uma das formas mais simples
de aumentar o faturamento e ainda se posicionar como um prestador
de servio de melhor qualidade.
9. Se torne irrelevante. O seu plano final deve ser tornar-se
irrelevante, para ter uma empresa com pessoas e sistemas que
realizam o que necessrio e entregam o resultado sem voc ali. A
maioria dos fundadores de empresa muito bom no que faz, e isso
acaba sendo parte do problema. A pessoa gosta de fazer aquilo
porque parte do valor dela est atrelado a ser um bom tcnico. Mas
voc, como dono da empresa, no deveria gastar seu precioso tempo
em um tipo de trabalho que outras pessoas podem fazer. Aprenda a
se tornar irrelevante, e deixe que a empresa seja um motor que gerar
dinheiro, e voc seja o mecnico s supervisionando.