E se houvesse uma forma de diminuir o tempo que passamos na
empresa e ainda assim aumentar a qualidade e produtividade do nosso trabalho? este o seu trabalho como empreendedor, se livrar de tarefas mundanas de baixo valor e fazer o trabalho onde voc indispensvel: a estratgia e crescimento da empresa.
Isso mais fcil dizer do que fazer, verdade. Sei bem como , e sou culpado disso sim. Mas temos que fazer o mximo para ir aumentando devagarinho o nosso impacto, utilizando os recursos que nos esto disponveis.
H alguns anos li o livro Work the System, inclusive tenho at uma
cpia assinada pelo autor. E no toa, um dos livros que mais mudou a minha forma de abordar uma empresa.
Enquanto outros livros como E-Myth: O Mito do
Empreendedor e 4-Hour Workweekso timos em nos explicar o modo de pensar de um empreendedor moderno, o Work the System vai alm, e traz passo a passo como implementar os sistemas na sua empresa. E aps ler o livro, condensei suas lies em 9 dicas que vo lhe simplificar a vida, reduzir stress, deixar seus funcionrios mais felizes e seus clientes mais satisfeitos.
1. De todas suas atribuies atuais, pegue a mais
simples, crie um processo escrito dela e delegue a algum. Voc pode fazer isso agora mesmo. Abra um documento no Word, e explique passo-a-passo como fazer uma tarefa que hoje voc que faz. Se necessrio crie um vdeo gravando sua tela (screen capture) ensinando a fazer esta tarefa, e delegue a algum empregado. Isso mesmo. voc que faz o fechamento de caixa? voc que faz a publicao de posts? Se voc trabalha 50 horas semanais, e conseguir liberar duas horas semanais com esta delegao de tarefa simples, j um grande avano. Alm disso, criar pequenas vitrias deixa voc mais confiante em ver que o mundo no vai desabar se outra pessoa fizer o que voc acha que s voc pode fazer. 2. De todas as tarefas que voc faz, pense quais poderiam ser automatizadas.Algumas tarefas valem a pena que sejam delegadas, outras se beneficiariam muito de uma automatizao. Quais contas voc pode colocar no dbito automtico e apenas checar uma vez por ms? Quais formulrios voc pode conseguir que se auto-preencham? Qual sistema voc pode usar para agilizar o gerenciamento do fluxo de caixa? Voc j parou para criar modelos de e-mail que responde sempre? Utilize a tecnologia a seu favor. Se voc no tiver idia de como fazer isso. Contrate algum para faz-lo. 3. A empresa um organismo, que tem um conjunto de sistemas menores. Se voc fizer cada sistema menor funcionar de forma perfeita, a empresa como um todo ficar mais sadia. Como o corpo humano, se um dos sistemas falha, o corpo todo corre perigo. Na empresa no diferente. A sade do conjunto depende da sade de cada parte. Ento no tente arrumar tudo de uma vez. Separe o sistema que lhe d mais dor de cabea e tente consert-lo permanentemente. Se fizer isso com cada pedacinho, logo logo a empresa estar funcionando como um motor que acabou de trocar o leo. 4. No faa remendos, v at o cerne do problema e arrume-o pra sempre. Tem uma frase de Henry Thoreau que eu adoro: Para cada mil homens dedicados a cortar os galhos do mal, h apenas um atacando a raiz. SEJA ESTE UM. Se voc continuar apagando incndios, que voltaro a acontecer, nunca ter tempo para se dedicar sua empresa de verdade. Se voc parar para entender a raiz do problema, e se dedicar a criar um sistema escrito e treinar seus funcionrios para us-lo todas as vezes, este problema nunca mais acontecer. Pronto, um a menos. 5. Tenha uma viso de fora da empresa. Quando estamos afundando nos problemas do dia-a-dia, difcil ter a perspectiva de algum que enxerga tudo de fora, com um ngulo mais aberto e um pouco mais de ar fresco. Tente dar um passo para trs, e enxergar a empresa como um todo. Desta forma, voc saber onde pode se aprofundar para melhorar os sistemas e aumentar a produtividade no geral. 6. Deixe claras as expectativas com seus funcionrios. Muitos dos conflitos internos de uma empresa podem ser resolvidos pela comunicao. Deixe claro qual a funo de cada um e o que se espera que a pessoa realize num dia de trabalho ideal. Quando a pessoa tem esta direo, tudo fica mais simples. O que mais tem por a chefe chato, que no deixa claro o que fazer, depois briga com a equipe quando surge um problema. Diretrizes claras ajudam todos a caminhar em direo a uma empresa melhor. 7. Elimine e simplifique tarefas. Novamente, algumas tarefas no valem a pena delegar e nem mesmo o tempo e dinheiro gasto automatizando. Veja o que no faz sentido, e elimine tarefas desnecessrias, ou pense novas formas de fazer velhas tarefas que envolvam menos passos. 8. Cobre mais caro. Se o tempo est apertado, porque voc no est cobrando o suficiente. Aumente o preo! Esta uma estratgia que muita gente tem medo de seguir, por achar que deixar os clientes tristes. Avise que a partir do ms seguinte, o valor dos produtos ou servios aumentar, e no tenha inseguran quanto a isso. Ser melhor pra todo mundo. Voc poder dar um atendimento melhor aos clientes que iro continuar, e eliminar vrios clientes que no valem a pena o seu tempo. Esta uma das formas mais simples de aumentar o faturamento e ainda se posicionar como um prestador de servio de melhor qualidade. 9. Se torne irrelevante. O seu plano final deve ser tornar-se irrelevante, para ter uma empresa com pessoas e sistemas que realizam o que necessrio e entregam o resultado sem voc ali. A maioria dos fundadores de empresa muito bom no que faz, e isso acaba sendo parte do problema. A pessoa gosta de fazer aquilo porque parte do valor dela est atrelado a ser um bom tcnico. Mas voc, como dono da empresa, no deveria gastar seu precioso tempo em um tipo de trabalho que outras pessoas podem fazer. Aprenda a se tornar irrelevante, e deixe que a empresa seja um motor que gerar dinheiro, e voc seja o mecnico s supervisionando.
