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SISTEMA DE GERENCIAMENTO DE

PROJETOS - REDMINE
MANUAL DE USO

AGOSTO DE 2013
STI/UFF - Sistema de Gerenciamento de Projetos do PDI

SUMRIO
SUMRIO .................................................................................................................................. 2
1 Introduo ...................................................................................................................... 3
1.1 O que e qual a finalidade do sistema? .................................................................................................................. 3
1.2 Que informaes estaro contidas no sistema? ................................................................................................. 3
1.3 Quem pode acessar estas informaes?................................................................................................................. 3
1.4 O que h neste manual? .................................................................................................................................................. 3
1.5 E se ainda houver dvidas? .......................................................................................................................................... 3
2 Acesso s informaes pblicas ...................................................................................... 3
3 INFORMAES DO PDI.................................................................................................... 5
3.1 Perspectivas, objetivos e indicadores ..................................................................................................................... 5
4 INFORMAES SOBRE OS PROJETOS .............................................................................. 7
5 Inserir informaes no projeto ....................................................................................... 9
5.1 Login no sistema ................................................................................................................................................................ 9
5.2 Inserindo informaes no meu projeto ............................................................................................................... 10
5.3 Atualizando uma ao .................................................................................................................................................. 10
6 Incluir Nova Tarefa do tipo Medio ............................................................................. 11
7 Associar Indicador a uma Medio ............................................................................... 13
8 Consultas personalizadas .............................................................................................. 15
8.1 Medies de um projeto por Perodo ................................................................................................................... 15
8.2 Medies por Indicador............................................................................................................................................... 15
8.3 Todas as medies ......................................................................................................................................................... 16
9 Revises dos projetos do PDI ........................................................................................ 16

2 https://sistemas.uff.br/pdi/projetos
STI/UFF - Sistema de Gerenciamento de Projetos do PDI

1 Introduo
1.1 O que e qual a finalidade do sistema?

O sistema chama-se Redmine e um software gratuito e mundialmente utilizado de


gerenciamento de projetos. Ele foi modelado pela Superintendncia de Tecnologia da
Informao (STI) especificamente para atender s necessidades da Comisso do PDI.
Sua funo principal facilitar o acesso, registro e acompanhamento das informaes
referentes aos projetos aprovados pela Comisso do PDI.

1.2 Que informaes estaro contidas no sistema?

O sistema permitir acesso a dois conjuntos de informaes:


O Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFF, com suas perspectivas,
objetivos estratgicos e indicadores associados. E;
Os projetos aprovados pela Comisso do PDI, com suas aes e o relacionamento entre
cada ao e os indicadores do PDI.

1.3 Quem pode acessar estas informaes?

As informaes tanto do PDI como dos projetos so pblicas, ou seja, qualquer cidado
com acesso internet pode visualizar os dois conjuntos de informaes citados
anteriormente. Este um preceito preconizado pela Lei de Transparncia e garantido pelo
sistema.
Entretanto apenas a Comisso do PDI e os coordenadores de projetos sero capazes de
inserir ou alterar informaes no sistema, como os registros de aes, percentual de
concluso e demais dados dos projetos.

1.4 O que h neste manual?

Aqui esto contidas as orientaes bsicas para acessar o sistema e visualizar as


informaes sobre o PDI 2013-2017e os projetos aprovados separados por ano.
Alm disso, este manual demonstra como os coordenadores de projetos e membros da
Comisso do PDI podero incluir e alterar as informaes no sistema.

1.5 E se ainda houver dvidas?

Basta entrar em contato com a STI atravs de um de nossos canais de relacionamento:


https://sistemas.uff.br/ajuda
atendimento@id.uff.br
Telefone: 2629-2042 ou ramal 2042

2 Acesso s informaes pblicas

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STI/UFF - Sistema de Gerenciamento de Projetos do PDI

Acesse o Sistema pelo endereo https://sistemas.uff.br/pdi/projetos. Voc ver a seguinte


tela:

Figura 1 - Pgina Inicial

Mesmo sem fazer login possvel acessar quase todas as informaes existentes. Repare
que no canto superior esquerdo h os seguintes botes:

Figura 2 - Botes no canto superior esquerdo

O boto Pgina Inicial leva pagina mostrada na figura 1;


O boto Projetos leva a uma lista dos projetos cadastrados, conforme figura 3
abaixo:

Figura 3 - Pgina de projetos


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3 INFORMAES DO PDI
O Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) da UFF quinquenal e composto por
quatro grandes perspectivas, que se decompem em objetivos estratgicos. Cada objetivo, por
sua vez possui uma srie de indicadores relacionados.
com base nesta organizao que os projetos so acompanhados, visando garantir o
alinhamento estratgico entre cada uma das aes executadas e os objetivos da Universidade.
Apenas para lembrar, exibimos abaixo um diagrama que mostra a estrutura do PDI.

PDI Projetos

Perspectivas
Aes

Objetivos
Estratgicos

Indicadores

3.1 Perspectivas, objetivos e indicadores


Para acessar as perspectivas do PDI basta clicar no link PDI 2013-2017, a partir da tela
de projetos (figura 3, mostrada anteriormente). A tela a seguir ser mostrada:

Figura 4 - Perspectivas, objetivos e indicadores

No campo de tarefas (indicado com a seta vermelha na figura) possvel visualizar os links
de perspectivas, objetivos estratgicos e indicadores.
Clique em Perspectivas para navegar entre elas. A tela a seguir ser exibida.

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Figura 5 - Perspectivas

Esta tela exibe uma lista das perspectivas do PDI, que so apenas quatro. Alm disto,
esta tela possibilita uma srie de outras possibilidades que veremos mais adiante.
Clicando em qualquer das perspectivas possvel visualizar a seguinte tela:

Figura 6 - Perspectiva: detalhes

A imagem acima mostra trs elementos importantes, que foram numerados e indicados
com as setas:
1. O nome do registro (neste caso uma Perspectiva) e um identificador nico no
sistema (#6). Este nmero serve para facilitar a busca e identificao dos registros;
2. Uma lista dos registros-filho desta perspectiva. Neste caso, podemos ver todos os
objetivos estratgicos e, um nvel abaixo, os indicadores destes objetivos;
3. Uma lista de consultas personalizadas, que so filtros de pesquisa que j foram
salvos para exibir relatrios teis. Falaremos mais sobre isto adiante.
Como se pode observar, j possvel verificar toda a cadeia de relacionamentos entre uma
perspectiva e seus objetivos e indicadores.
Clicando em qualquer dos objetivos e indicadores mostrados ser exibida uma tela
estruturada da mesma forma que a anterior, inclusive com links para os registros
relacionados. Veja o exemplo a seguir:

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A partir da tela anterior, clicamos no indicador % de publicaes em revistas Qualis A ou


B1. A tela abaixo surgiu:

Figura 7 - Indicador: detalhes

Repare que a estrutura das duas telas anteriores exatamente a mesma. Entretanto, o
indicador % de publicaes em revistas Qualis A ou B1 pertence perspectiva Resultados
Institucionais, e mais especificamente relacionado ao Objetivo Estratgico Ampliar reas de
excelncia e o impacto social da produo e difuso do conhecimento cientfico, tecnolgico,
artstico e cultural.
Alm disso, repare que h uma lista de registros semelhante mostrada na figura 6.
Entretanto esta lista relaciona no mais objetivos e indicadores, mas aes. Estas aes esto
cadastradas nos projetos e, como disposto no incio deste captulo, so a ligao entre eles e o
PDI.
Com isto pode-se perceber que possvel, a partir de qualquer registro no sistema, saber
qual a relao entre ele o PDI e os projetos.

4 INFORMAES SOBRE OS PROJETOS


Uma vez que j podemos navegar por todas as informaes do PDI, iremos agora
compreender a estrutura de cadastramento dos projetos.
Clicando no link Projetos no canto superior esquerdo de qualquer tela do sistema, a lista
de projetos exibida (figura 3, acima). Ao clicar em qualquer dos projetos, uma tela como a
abaixo exibida:

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Figura 8 - Viso geral de um projeto

Na imagem acima vemos a viso geral de um projeto. Esta tela possui trs elementos
fundamentais:
1. O nome do projeto, com o caminho feito para chegar at ele;
2. A descrio do projeto, fornecida pelos coordenadores de cada projeto;
3. O quadro de registros do projeto.
4. O quadro de membros do projeto, com os nomes e respectivos papis.

Ao clicar no link Ao, dentro do quadro de registros, a tela seguinte exibida:

Figura 9 - Aes de um projeto

A tela mostrada apresenta as aes deste projeto e algumas informaes adicionais.


Repare que a mesma tela apresentada nas figuras 6 e 7. Apenas estamos detalhando nveis
diferentes de informao.

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Figura 10 - Detalhamento de uma ao

A figura 10 acima mostra o detalhamento de uma ao. Repare nos diversos elementos
desta tela:
1. % executado da ao, ou seja, o quanto ela j foi concluda;
2. Os percentuais previstos para cada perodo de checagem;
3. Uma justificativa, necessria para alguns tipos de ao;

5 Inserir informaes no projeto


Os coordenadores de projeto tero acesso ao sistema atravs de login e senha para
atualizar as informaes referentes aos seus projetos. Com isto, as revises sero feitas
diretamente no sistema e os coordenadores podero ainda informar em tempo real o
andamento das aes, inclusive anexando documentos e descrevendo a execuo das mesmas.

5.1 Login no sistema

Para fazer login, basta clicar no link Entrar no canto superior direito de qualquer tela do
sistema.

Figura 11 - Tela de login

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Basta digitar o usurio e senha cadastrados e clicar em entrar. Voc ser redirecionado
para a pgina principal do sistema ou para a pgina em que estava quando clicou no link
Entrar.

5.2 Inserindo informaes no meu projeto

Para atualizar as informaes do seu projeto, o coordenador deve clicar no link


correspondente, na pgina de projetos (vide figura 3, acima). Uma vez no seu projeto, basta
clicar no link Ao (figura 8, acima) e a tela de aes exibida (figura 9). Clique na ao que
deseja atualizar e a tela de detalhamento da ao exibida, conforme abaixo:

Figura 12 - Detalhamento de uma ao - Logado

Repare que esta tela praticamente igual apresentada na figura 10, exceto pelos links:
1. Boto Atualizar, permite fazer edies na ao;
2. Botes Adicionar para sub-registros e registros relacionados.
Somente com login e senha possvel fazer alteraes nos registros.

Como coordenador de projeto, voc s tem permisso para alterar informaes referentes
aos seus projetos, no dos demais.

5.3 Atualizando uma ao

Para atualizar uma ao clique no boto Atualizar mostrado anteriormente. A tela a


seguir ser exibida:

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Figura 13 - Atualizao de uma tarefa

As principais informaes que devem ser atualizadas so:


% executado;
% previsto para cada perodo;
Situao da ao;
Justificativa, quando convier;
Ao finalizar as edies, basta clicar em Salvar no canto inferior esquerdo da tela.

6 Incluir Nova Tarefa do tipo Medio


1. Ir para o projeto desejado.
2. Clicar em Nova Tarefa.

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Figura 14. Nova Tarefa Medio

3. Escolher o Tipo: Medio(como mostrado na Figura 14) .


4. Preencher os campos obrigatrios:
Ttulo;
Situao;
Prioridade;
Perodo.
Os demais campos podem ou no serem preenchidos.

Figura 15. Opes do Campo Perodo

5. Preencher o Campo de maior importncia, a Medida (indicado na figura16, abaixo),


com o valor absoluto ou percentual, de acordo com o Indicador.

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Figura 16. Campo Medida da Tarefa Medio

6. Criar Tarefa.

Figura 17. Tarefa Medio criada

7 Associar Indicador a uma Medio


1. Ir na rea PDI 2013-2017 (Viso geral mostrada na figura abaixo)

Figura 18. Viso geral da rea PDI 2013-2017

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2. Clicar em Indicadores
3. Verificar qual o nmero (na coluna # da figura 19) do Indicador que se aplica a sua
Medio.

Figura 19. Alguns dos 74 Indicadores

4. Ir na Tarefa Medio criada no Captulo anterior.


5. Clicar em Adicionar na rea de Tarefas Relacionadas.
6. Preencher o campo Tarefa # (mostrada na figura 7, abaixo) com o nmero do
Indicador do PDI 2013-2017 verificado no passo 3.

Figura 20. Relacionar uma Tarefa a tarefa Medio

7. Clicar em Adicionar.

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Figura 21. Medio includa e relacionada a um Indicador

8 Consultas personalizadas
8.1 Medies de um projeto por Perodo
Essa consulta nos d como resultado todas as medies, tarefas relacionadas e medidas de
um determinado projeto ordenado por Perodo.
Observao: Os resultados so meramente ilustrativos.

Figura 22. Consulta Medies de um projeto por Perodo

8.2 Medies por Indicador


Essa consulta tem por base todas as Medies, de todos os subprojetos de Projetos 2014 e
relacionado a um determinado indicador (na figura 23 abaixo, o indicador escolhido foi o de
nmero 4) que deve ser modificado de acordo com o interesse. O resultado a lista de tarefas
relacionadas, medida e perodo separado por projeto.
Observao: Os resultados so meramente ilustrativos.

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Figura 23. Consulta Medies por Indicador

8.3 Todas as medies


Essa consulta nos d como resultado todas as medies, tarefas relacionadas, medida,
ordenada por perodo e separado por subprojeto.
Observao: Os resultados so meramente ilustrativos.

Figura 24. Consulta Todas as medies

9 Revises dos projetos do PDI


Os projetos so revisados periodicamente e a Comisso do PDI informa a todos os
coordenadores qual o perodo para reviso.
Desta forma, a cada reviso os coordenadores de projeto devero acessar o sistema e
atualizar as informaes descritas na seo 5.3 para cada ao.

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