U.T.

14 ANLISIS Y DISEO DE
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
TRABAJO
Concepto.
Alcance de la Tcnica.
Ventajas de su utilizacin.
Aplicacin de la Tcnica.
Sistemas de graficacin de cursogramas.
Caractersticas.
Ventajas y limitaciones de los sistemas de
graficacin ms usuales.
Tendencias modernas para la mejora de procesos.
Metodologa de anlisis.
Manual de procedimeintos.
Elaboracin y presentacin. 1
 INTRODUCCION
Dos conceptos de organizacin:
Organizacin como funcin o proceso.
Organizacin como el resultado de esa funcin o
proceso:
Organizacin como estructura formal.
Organizacin como estructura y sistemas administrativos.

Organizacin como estructura y sistemas adminitrativos.

Organizacin Formal: Estructura y Sistemas Administrativos

Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de

procedimientos relacionados entre s que sirven de base para el
cumplimiento de una funcin o actividad, acompaados con2
frecuencia de polticas.
 CONCEPTO
Procedimiento: es una sucesin cronolgica
y secuencial de operaciones. Mediante
procedimientos se cumplen las tareas que se
llevan a cabo en una organizacin.

Procedimiento: que es un conjunto de

operaciones generalmente secuencialmente
vinculadas y su mtodo o forma de ejecucin.

Procedimiento: que es un conjunto de

operaciones relacionadas entre s y
ejecutadas en base a determinado mtodo. 3
 Estructura y
Procedimientos
Estructura y procedimientos administrativos son elementos
estrechamente interrelacionados.

Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mnimos

a partir de los cuales se integran tanto el aspecto
estructural de la organizacin (funciones y relaciones) como el
aspecto operativos (sistemas administrativos).

Los procedimientos administrativos transitan, a travs de

las estructuras. Por eso cualquier modificacin en los
aspectos estructurales puede aparejar cambios en los
procedimientos y viceversa.
4
 Estructura y
Procedimientos
Un conjunto de procedimientos afines conforman
una actividad y actividades afines constituyen
una funcin.
Un grupo de funciones afines y la gente
involucrada en su cumplimiento conforman un
rgano.
Los rganos y sus relaciones formales
constituyen la estructura formal. Las estructura
junto con los sistemas administrativos componen la
5
organizacin formal.
 ALCANCE DE LA TCNICA y
VENTAJAS
Alcance:

En el campo de los procedimientos, el alcance de O y M es

muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones
giles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una
eficaz delegacin, lograr unificacin.

Ventajas:

maximizacin de la eficiencia de los circuitos

administrativos, para una buena toma de decisiones.

sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad,

comunicaciones giles y precisas de los sistemas de
6
informacin..
 APLICACIN DE LA
TCNICA
Descripcin de Procedimientos:
Forma narrativa.
Diagrama de Procedimientos.

Forma Narrativa, fallas:

Lectura extensa: complica interpretacin,
Relacin entre la informacin: dificil visin del
procedimiento en su conjunto,
Narracin subjetiva: dificulta ver omisin de
informacin,
Distintas interpretaciones,
Complica elaboracin sotware. 7
 APLICACIN DE LA
TCNICA
Diagrama de Procedimientos: Cursograma,
flujograma, fluxograma, diagrama de flujo.

Definicin: es la representacin grfica de

los procesos y procedimientos de trabajo.

Pueden aplicarse para procedimientos

industriales y administrativos. Los
procedimientos administrativos procesan
informacin, representada en documentos o
soportes de informacin.8
 APLICACIN DE LA
TCNICA
Ventajas del Diagrama de
Procedimientos:

Aplica a cada actividad administrativa un

nombre el cual se repetir: elimina
ambigedad,
Facilita apreciacin en conjunto del
procedimiento,
Evita diferencias de interpretacin.
9
 APLICACIN DE LA
TCNICA
Utilidad del Diagrama de Procedimientos:

Relevar informacin o sistematizar informacin

relevada actual o vigente,
Analizar un procedimiento y detectar problemas,
Disear propuestas de cambio propuesto,
Comparar realidades administrativas en diferentes
momentos histricos.
10
 SISTEMAS DE GRAFICACIN
DE CURSOGRAMAS

No existe universalidad de criterios

respecto a los sistemas de graficacin y
existe gran diversidad de lenguajes.

Todos los sistemas tienen: smbolos y un

conjunto de reglas. El smbolo es el
elemento o figura que sirve para representar
los hechos que suceden en los
procedimientos.
11
 SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME

Desarrollado por la Sociedad Norteamericanoa de

Ingenieros Mecnicos, para procedimientos de tipo
industrial.
Cinco operaciones:
Operacin
Transporte o traslado
Inspeccin o control
Demora o espera
Almacenamiento o archivo.
12
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Ventajas:
Nocin clara y precisa de la sucesin de etapas,
Frecuencia relativa de cada operacin,
Cantidad de pasos del trmite,
Demoras,
Cantidad de traslados,
Oportunidad de controles.

Desventajas:
No muestra los documentos utilizados
No muestra los puestos de trabajo donde se
13
realizan las operaciones.
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Smbolos
OPERACIN

Simboliza toda accin de creacin, cambio o adicin

de algn elemento en el proceso

TRANSPORTE o TRASLADO

Simboliza el movimiento de un punto a otro.

CONTROL o INSPECCIN

Simboliza el cotejo o la verificacin contra un criterio

determinado

DEMORA o ESPERA

Simboliza las detenciones transitorias del proceso

durante las cuales no se realiza operacin alguna.

ARCHIVO o ALMACENAMIENTO

Simboliza el archivo de portadores de informacin o el

almacenamiento de objetos. 14
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASME
Reglas de diagramacin:

Presenta cinco columnas, una para cada operacin. Los

cdigos se relacionan mediante lneas.

Decidir el procedimiento a diagramar: diagramas separados si

desviaciones.
Describir cada paso: breve en columna descripcin.
Anotar tiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios.
Seleccionar el smbolo: se relacionan entre s a travs de
lneas rectas.
Sumar cantidades: de operaciones, traslados, controles,
demoras y archivos, y tambin tiempos y distancias
15
establecidas.
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

La American Standard Asociation (ASA), smbolos estandar

para la descripcin y anlisis de problemas de procesamiento
de informacin.
Resalta la importancia de la informacin dentro de los
procesos administrativos.
Con la informacin se pueden hacer cinco operaciones:
Registrar: anotar un dato en un portador de informacin;
Comunicar: transferir un dato de un punto a otro;
Controlar: cotejar un dato para establecer coincidencio o
no;
Computar: obtener un nuevo conocimiento;
Archivar: guardar informacin para recuperarla en otro
16
momento.
 SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Smbolos
REGISTRACIN
Grabacin de informacin en un portador
COMUNICACIN
Indica la direccin del flujo de operaciones, tanto transferencia
del portador como la ligazn de dos operaciones consecutivas
Transferencia de informacin sin portador (verbal, personal o telefnica)

CONTROL
Seleccin de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir
COMPUTO
Obtencin de un nuevo conocimiento a partir de informacin conocida
ARCHIVO
Acumulacin centralizada de datos, ordenados de acuerdo a
determinado criterio de clasificacin. 17
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA
Smbolos referidos a los portadores de informacin

FORMULARIO
Todo portador de informacin sea en papel o cartulina.
Donde se registran datos en forma manual, mecnica o
elctrica.
LISTADO o INFORME
Listados producto del procesamiento electrnico de datos y
los informes producto de elaboraciones humanas.
PROCESO PREDEFINIDO
Se realizan operaciones cuya secuencia se defini anteriormente.

CONECTOR "DENTRO DE HOJA"

( )
Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en
la misma hoja.
CONECTOR "FUERA DE HOJA"
Interrupcin de la secuencia de operaciones y continuacin en
18
otra hoja.
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:

Se divide la hoja de trabajo en bandas verticales, ponindose

en el encabezamiento nombre de unidad o puesto.

Definir grado de detalle del diagrama y mantenerlo.

No se representan hechos fsicos, sino operaciones con la

informacin.

El flujo normal de operaciones se diagrama de izquierda a

derecha y de arriba hacia abajo. No lneas quebradas ni
diagonales.
19
 SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Cuando se cruzan dos lneas de comunicacin, una de ellas debe
formar un codo.

1 Las operaciones deben numerarse con nmeros dentro de crculos

graficados a la izquierda y arriba del smbolo que indica la operacin.
Lneas de comunicacin parten del punto medio del lado inferior
del smbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior
del smbolo siguiente.
Nombre,
apellido
Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro
domicilio
del smbolo de registracin, los datos que se registran.
Si el texto supera el espacio del smbolo, se completar debajo del
smbolo dentro de un ngulo abierto al efecto. Igual en comunicacin
sin portador. 20
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
TODO Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte
de los datos de un formulario "TODO menos..."

Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez,
F 32/0/1 luego se indica sobre la lnea de comunicacin, el cdigo del formulario
y las copias que circulan por la lnea del flujo.
F 23
Dentro del smbolo del formulario debe anotarse su cdigo en el
RECIBO ngulo superior izquierdo y el nombre en el centro.

Cantidad de copias de un formulario en rectngulos numerados en la

parte inferior del smbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....
01 Si se desconoce la cantidad de copias (n).

0: CAJA Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.
1: CONTADURA 21
01
 SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo ASA

Reglas de diagramacin:
Destruccin de un formulario.

Cul es el monto? Dentro del smbolo de control se pone la pregunta que determina
la seleccin.

Cuando de un control ms de dos opciones.

Precio Total
Precio unitario x Dentro del smbolo de cmputo se indica la operacin.
cantidad

Proceso predefinido, se pone la denominacin y si es

Rutina 3
necesario los pasos comprendidos.
Deudores Dentro del smbolo de archivo se anota la denominacin
alfabtico A la derecha, inferior del smbolo criterio de clasificacin.22
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

El Instituto Argentino de Racionalizacin de

Materiales (IRAM) desarroll normas que regulan la
representacin grfica de los procedimientos
administrativos

23
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

Smbolos
OPERACIN
Toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de
informacin o decisin. (cuando no se puede utilizar otro).
CONTROL
Verificacin: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin,
comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, etc.
DEMORA
Detencin transitoria del procedimiento en espera de un
acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.
ARCHIVO TRANSITORIO
Almacenamiento sistemtico en forma temporaria, de elementos
de portadores informacin (formulario y archivos magnticos).
Debe existir un criterio de ordenamiento.
ARCHIVO DEFINITIVO
Almacenamiento sistemtico en forma permanente de elementos
portadores de informacin.
DESTRUCCIN
Eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no 24
el elemento portador de la misma.
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM
Smbolos
ALTERNATIVA
Frente a una consulta, pueden originarse
distintos cursos de accin.
FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIN
Elemento portador de informacin que se traslada a trves
de las reas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas,
soporte magnticos (diskettes, CD,etc).
PROCESO NO REPRESENTADO
Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa
representar.
TRASLADO
Desplazamiento fsico del elemento portador de informacin.
La flecha indica el sentido de la circulacin.
TOMA DE INFORMACIN
Desplazamiento de la informacin, sin desplazamiento fsico de los
elementos que intervienen en el procedimiento.
La "toma de informacin" significa la incorporacin de datos al
procedimiento que se extraen de archivos o listados.
CONECTOR 25
Nexo entre procedimientos o procesos.
SISTEMAS DE GRAFICACIN DE CURSOGRAMAS

Cdigo IRAM

Reglas de diagramacin:

Orientacin del diseo: sentido descendente y de izquierda a

derecha.
Ubicacin de los smbolos: multicolumnar, cada columna una
unidad funcional.
Traslado de Informacin o comunicaciones: lneas rectas
continuas, el sentido con una flecha. Punto de encuentro de
lneas puentes. Entrada de lneas por parte superior o lateral
del smbolo, salida por parte inferior o lateral.
Ubicacin de los smbolos: posicin inicial, media o final.
Generacin de informacin impresa: emisin de documentos
e informes: smbolo operacin a continuacin de smbolo de
formulario.
26
Etc.
 Metodologa de Anlisis
Descomposicin en partes para conocer el objeto, la razn,
el/los responsables, el lugar y el tiempo y los mtodos
utilizados.
Preguntas:
Referidas al objeto: qu se hace?, es necesario?, por qu
se hace?, qu sucedera si no se hace?, ...
Referidas al responsables de ejecucin: quin lo hace?,
por qu lo hace?, tiene la capacitacin y experiencia
adecuadas?,....
Referidas al lugar: dnde se hace?, por qu se hace en ese
lugar?,....
Referidas al tiempo: cundo se hace?, por qu se hace en
ese momento?, es correcto el orden en que se efecta?,...
Referidas al mtodo: cmo se hace?, por qu se hace de
esa manera?,.... 27
 Metodologa de Anlisis

Ese sistema de preguntas permite describir

el procedimiento, realizar su diagnstico y
ver las posibilidades de mejorarlo.

Alternativas del anlisis:

Eliminar el trabajo innecesario

Combinar o reordenar operaciones
Simplificar las operaciones.
28
 Metodologa de Anlisis

Algunas deficiencias:
Nmero excesivo de etapas,
desandar lo andado,
falta de unificacin,
demasiado movimiento de personas,
exceso de registros para fines de referencia o
anotacin,
elevada cantidad de documentos.
Dovey
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 Manual de Procedimientos
Se establecen y describen en detalle las operaciones que se
deben ejecutar en forma cronolgica y secuencial para realizar
una tarea.
Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones,
los rganos y puestos que intervienen y los portadores de
informacin que se utilizan.
Ventajas:
normatizan y estandarizan la ejecucin,
facilitan la toma de decisiones programadas,
capacitan al nuevo personal,
elementos de consulta en caso de duda,
jefes no participan en decisiones programadas.
Desventajas:
enlentecen el trabajo,
difcil mantenimiento actualizado,
pueden limitar la iniciativa del personal.
Recomendable. Tamao, rotacin del personal.
30
 Manual de Procedimientos
El manual debe contener una relacin ordenada y
sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por
sistemas, procedimientos principales y procedimientos
accesorios.
Contenido:
IDENTIFICACIN: nombre del rgano, nombre del
procedimiento, nmero y/o cdigo del procedimiento,
fecha de elaboracin, fecha de vigencia.
OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qu se
desarrolla.
TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las
operaciones en orden cronolgico, en qu consiste cada
operacin, y quien debe ejecutarla, cmo, cuando y
dnde.
PORTADORES DE INFORMACIN: dibujo de un
ejemplar del portador y las instrucciones del mtodo de
llenado. 31

CURSOGRAMA.
Tendencias modernas para la
mejora de procesos
Los manuales en el marco de los procesos de
mejoramiento administrativo:

Los manuales son un instrumento de anlisis y

tambin el producto final de un trabajo de
mejoramiento administrativo.

No han perdido vigencia como instrumento, pero su

forma evolucion hacia medios informticos,
permitiendo actualizacin permanente, y consultas
interactivas del usuario.

La tcnica (procedimientos) ha sido recogida por otros

procesos de mejoramiento administrativo como: la
Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la 32
Reingeniera.
Tendencia modernas para la mejora de procesos
Procesos

CONCEPTO

1. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas

o que interactan, las cuales transforman entradas
en salidas (ISO 9000:2000).

2. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o

que interactan, que tienen el propsito de agregar
valor a los inputs (elementos de entrada),
transformndolos en un grupo de outputs (elementos de
salida; resultados) valiosos para un cliente.

33
Tendencia modernas para la mejora de procesos

Procesos

Las organizaciones tradicionales se gestionan por

funciones
Las concepciones administrativas modernas indican
que la eficacia aumenta cuando se identifican los
procesos
Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la
adopcin del enfoque basado en procesos

34
ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO
9001:2000
Identificar los procesos
Determinar su secuencia e interaccin
Comprensin y cumplimiento de
requisitos
Consideracin de procesos en trminos
de agregado de valor
Obtencin de resultados de desempeo y
eficacia
Mejora continua en base a mediciones
35
objetivas
 CLASIFICACIN DE LOS
PROCESOS
Clasificacin

Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios,

principales: constituyen la razn de ser de la organizacin,
asociados a los objetivos estratgicos. Generan valor para el
cliente. Varan por tipo de industria.
Ej: Ventas, Produccin.

Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que

sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente
son los mismos para todas las empresas.
Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.
36
 Orientacin a procesos
Gerencia General
Direccin

Gerencia
Produccin Comercial Adm. y Fin.
Proceso Comercial

Departamentos

Compras Fabricacin Calidad Ventas Mking Contabilidad Finanzas

Proceso de Produccin

Ensamblado Envasado Interior Montevideo

Seccin

Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

37
 Mapa de Procesos
Diferencia entre proceso y procedimiento
Proceso: Qu se hace?
Procedimiento: Cmo se hace?
Proceso 1

Sub-proceso 1.1
Actividad 1.1.1
Tarea 1.1.1.1

Tarea 1.1.1.2

rea 1.1.1.n
Actividad 1.1.n
Sub-proceso 1.n

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 GESTIN POR PROCESOS
Toda la organizacin tiene identificados, clasificados e
interrelacionados, a travs de la red operativa, todos los
procesos que se ejecutan .
La alta direccin debe asegurar la eficacia y eficiencia de los
procesos centrales y de apoyo, as como de la red de procesos
para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus
clientes.

PERMITE

Optimizacin de los procesos

Simplificacin de los procesos

Mejora continua de los procesos 39

LA MEJORA CONTINUA DE
PROCESOS ES...

Un proceso sistemtico y continuo para

conseguir el mejor producto (bien o
servicio) en opinin de los clientes y con el
mnimo costo de recursos.

40
 MEJORA CONTINUA DE PROCESOS
PAUTAS A SEGUIR:
1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE
Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el
fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y
proveedores del proceso. Identificar problemas

2. CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos

estndar de diagramacin que permitan emplear
un lenguaje comn y realizar comparaciones;

3. ANALIZAR EL PROCESO

4. MEJORAR EL PROCESO 41
 DOCUMENTACIN DE LOS
PROCESOS
AYUDA A:

Identificar y comunicar las caractersticas de los

procesos.
Formar al personal.
Compartir conocimiento y experiencia.
Efectuar la medicin de los procesos.
Llevar a cabo auditoras.
Analizar, revisar y mejorar los procesos.
42
 DIAGRAMA DE FLUJO
Es la herramienta que permite representar la operativa de la
empresa, observando la totalidad de las actividades del
proceso desde la ptica del cliente, con independencia de los
lmites funcionales y organizativos de las unidades que
intervienen en el mismo

PERMITE:
Ver un proceso o parte de l
Detectar cuellos de botella
Detectar ausencia o duplicacin de controles
Racionalizar la documentacin
Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor
Determinar la secuencia de los procesos de realizacin
Facilitar la elaboracin de la documentacin
Otros. 43
 Ejemplos de Software de
Procedimientos y Procesos
WIZSPRO: es una herramienta de documentacin de
informacin empresarial en lnea, especialmente desarrollada
para disear y documentar procesos de negocios, en forma
lgica, estructurada, y secuencial.

Utilidades:
Graficacin automtica de procesos (Flow Charts).
Descripcin resumida de tareas y acceso a documentacin
ampliada.
Designacin de responsables de tareas y tiempos de
ejecucin.
Simulacin automtica de procesos.
Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales.
http://www.wizspro.com/
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 EJEMPLOS DE SOFTWARE DE
PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS
MetoCube: Es un sistema de documentacin de
Procesos, que permite describir los mismos en un
formato , uniforme y fcilmente actualizable

Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso

base) dentro de otro proceso (proceso padre).

Ejemplo:
Proceso padre: Recursos Humanos
Subproceso: Seleccin de personal

http://www.nevant.com/en/metocube.php
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