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Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra

Mestrado em Gesto

Relatrio de Estgio Curricular

A Gesto do Patrimnio
na Universidade de Coimbra

Andreia Caetano Neves

Coimbra
2009
Relatrio de Estgio Curricular

A Gesto do Patrimnio
na Universidade de Coimbra

Orientador da FEUC: Prof. Doutora Susana Jorge


Supervisor da UC: Dr. Jorge Tavares

Andreia Caetano Neves

- ii -
No h nada mais prtica do que uma boa teoria
Kurt Lewin

- iii -
Agradecimentos

Agradeo instituio Universidade de Coimbra, na pessoa do Dr. Jorge Tavares, a


possibilidade da realizao deste estgio curricular, bem como todo o apoio e auxlio da
sua parte enquanto supervisor, e todos os recursos e condies de trabalho
disponibilizadas.

Aos colegas do ncleo de Aprovisionamento e Patrimnio, pelos conselhos tcnicos e


humanos prestados, amizade e camaradagem nos bons momentos passados.

A todos os colaboradores da Diviso Financeira da Administrao da Universidade de


Coimbra, pelo companheirismo.

Professora Doutora Susana Jorge, enquanto minha orientadora, todo o


aconselhamento, apoio, ajuda e disponibilidade durante a realizao do estgio.

minha famlia, pelo apoio incondicional em todos os momentos deste estgio.

- iv -
Resumo

O presente relatrio versa sobre o estgio curricular, decorrido no perodo de 2 de


Dezembro de 2008 a 2 de Junho de 2009, efectuado na Administrao da Universidade
de Coimbra, no ncleo de Aprovisionamento e Patrimnio, com vista obteno do
grau Mestre em Gesto, pela Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra. A
Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra, suas componentes e objectivos, o
tema central aqui abordado, sendo analisado inicialmente de uma forma mais terica,
para posteriormente serem apresentadas as suas prticas realizadas ao longo do estgio.

-v-
Abreviaturas

ACGP Apoio a Candidaturas e Gesto de Projectos


ABDR Anexo ao Balano e Demonstrao de Resultados
CIBE Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado
CIME Cadastro e Inventrio dos Mveis do Estado
CIVE Cadastro e Inventrio dos Veculos do Estado
CIIDE Cadastro e Inventrio dos Imveis e Direitos do Estado
DAF Departamento de Administrao e Finanas
DGEEI Diviso de Gesto de Edifcios, Equipamentos e Infra-estruturas
DRIIC Diviso de Relaes Internacionais, Imagem e Comunicao
FCTUC Faculdade de Cincias e Tecnologias da Universidade de Coimbra
FMUC Faculdade de Medicina da Universidade de Coimbra
IAS International Accounting Standards
IASB International Accounting Standards Board
IFAC International Federation of Accountants
IFRS International Financiall Reporting Standards
IPSASs International Public Sector Accounting Standards
IPSASB International Public Sector Accounting Standards Board
NCI Norma de Controlo Interno
NIC Normas Internacionais de Contabilidade
PIDDAC Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da
Administrao Central
POC Plano Oficial da Contabilidade
POC-E Plano Oficial da Contabilidade para o sector da Educao
POCP Plano Oficial da Contabilidade Pblica
PRODEP Programa de Desenvolvimento Educativo para Portugal
SAP Sistemas, Aplicaes e Produtos
UC Universidade de Coimbra

- vi -
CONTEDO

Agradecimentos iv

Resumo v

Abreviaturas vi

1. Introduo.... 1

2. Enquadramento da Universidade de Coimbra.... 3


2.1. A Administrao da Universidade de Coimbra 5
2.1.1. Estrutura da Administrao da UC... 5
2.1.2. Misso e Objectivos, Viso e Valores... 6
2.1.3. As diferentes Polticas de Gesto da Administrao da UC. 7
2.2. Departamento de Administrao e Finanas. 10
2.3. Ncleo de Aprovisionamento e Patrimnio.. 11

3. A Gesto do Patrimnio nas Organizaes Pblicas... 13


3.1. Noo de Patrimnio na Contabilidade Pblica.... 13
3.2. A Contabilidade Pblica em Portugal... 15
3.3. As Normas Internacionais da Contabilidade do Sector Pblico... 20
3.4. A Gesto Patrimonial da Universidade de Coimbra. 24
3.4.1 Enquadramento no POC-Educao 26
3.4.2 A Inventariao CIBE. 30
3.5. O POC-E em face das IPSASs... 34

4. O Estgio.. 36
4.1. Patrimnio. 37
4.1.1. Inventrio de Imobilizado. 37
4.1.2. Exportao das Fichas de Identificao dos Bens do SAP... 42
4.1.3. Abates e Transferncias de Bens Mveis.. 43

- vii -
4.1.4. Auditoria aos Bens Mveis... 44
4.1.5. Projecto Manual do Imobilizado... 46
4.2. Outras reas abordadas.. 47
4.2.1. Aprovisionamento. 47
4.2.2. Gabinete Tcnico.. 48
4.3. Anlise Crtica... 49

5. Concluses.... 51

Bibliografia... 52
Legislao, Normas e Regulamentos. 53
Stios na Internet......... 53

Anexos........... 54
Anexo 1 Organograma da UC
Anexo 2 Cronograma do Estgio
Anexo 3 Relatrio de Trabalho
Anexo 4 Relatrio de Formao

- viii -
A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

1. Introduo

O presente relatrio descreve os itens desenvolvidos durante o estgio, centrando-se no


tema A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra. Ao definir-se este tema
como central pretende-se dar uma perspectiva dos aspectos que a gesto do Patrimnio
na UC envolve, considerando que foi neste ncleo que se realizou o estgio.

O estgio, alm de integrar um conjunto de objectivos que, estando sob a alada do


tema central, representam a preparao e evoluo de prticas laborais nesta rea, tem
como objectivo principal a obteno do Grau Mestre em Gesto, j iniciado na
Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra.

A elaborao deste relatrio teve por base uma diversificada consulta bibliogrfica
livros, legislao, base de dados interna da UC, Web, e encontra-se dividido por
captulos. A cada um deles est atribuda uma sequncia de temas com o intuito de fazer
uma explanao e aprendizagem da matria em questo. Nos pontos seguintes, e de uma
forma sucinta, efectua-se uma breve apresentao de cada captulo.

O segundo captulo, Enquadramento da Universidade de Coimbra, apresenta, de uma


forma geral, a Universidade de Coimbra enquanto instituio. Explica o seu
aparecimento, expe o modo como funciona e mostra a sua composio.

No terceiro captulo, A Gesto do Patrimnio nas Organizaes Pblicas, explica-se


de uma forma mais terica, como funciona a Contabilidade Pblica a nvel nacional e
internacional, designadamente com referncias s normas (IPSASs) sobre o patrimnio.
Neste captulo tambm abordado o enquadramento normativo aplicado Universidade
de Coimbra nesta matria.

O captulo quatro, O Estgio, descreve todas as tarefas efectuadas ao longo do


estgio. Estas esto apresentadas pelos diferentes assuntos abordados, sendo o
patrimnio/imobilizado a rea com mais relevo. Este captulo termina com uma anlise
crtica, onde feito um balano do estgio face ao inicialmente planeado, e uma anlise
contribuio que este teve para a instituio e para a formao do estagirio.

Estgio Curricular -1-


A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

No quinto e ltimo captulo, Concluses, tal como o prprio nome sugere, so


apresentadas algumas consideraes finais sobre o estgio, fazendo um balano de todo
o envolvimento neste estgio e do seu grau de importncia para a formao do exerccio
da actividade de gesto.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

2. Enquadramento da Universidade de Coimbra

Fundada em 1 de Maro de 1290 por diploma rgio de D.Dinis, a Universidade de


Coimbra a primeira universidade em Portugal. Pela bula do Papa Nicolau IV de 9 de
Agosto de 1290, recebe autorizao de ensino nas Faculdades de Artes, Leis de Cnones
e Medicina. Inicialmente instalada em Lisboa, em 1308 que transferida para
Coimbra, obtendo autonomia por carta rgia em 1309. A fixao definitiva em Coimbra
surge em 1537.

Durante os sculos XVII a XIX, a Universidade recebe os Estatutos Pombalinos, os


quais, entre outros aspectos, criam as Faculdades de Matemtica e de Filosofia Natural
(Cincias) e reformam os estudos da Medicina. Da reforma do ensino preconizada por
estes estatutos, resulta a necessidade de novos estabelecimentos cientficos, originando a
construo de novos edifcios destinados ao Laboratrio Qumico, ao Observatrio
Astronmico e Imprensa da Universidade e instalao do ncleo inicial do Jardim
Botnico. neste perodo que so fundidas as Faculdades de Leis e Cnones na nova
Faculdade de Direito. No perodo do Estado Novo sofre vrias presses polticas de
submisso ao poder instalado, sempre combatido com a difuso de ideias de liberdade
emanados pela Associao Acadmica de Coimbra1 (www.uc.pt).

Actualmente, de acordo com os seus estatutos, a Universidade de Coimbra composta


por oito faculdades: Medicina, Direito, Letras, Farmcia, Cincias e Tecnologia,
Economia, Psicologia e Cincias da Educao e Cincias do Desporto e Educao
Fsica2. Pertencentes tambm estrutura da UC, existem diversos estabelecimentos e
servios em dependncia directa do Reitor (autoridade mxima da Universidade): a
Biblioteca Geral, o Arquivo, a Imprensa da Universidade, os Museus, o Teatro
Acadmico Gil Vicente e o Estdio Universitrio. Por ltimo, integram tambm a UC a
Administrao e os Servios de Aco Social (Anexo 1: Organograma da UC).

1
A Associao Acadmica de Coimbra foi fundada a 3 de Novembro de 1887 e a mais antiga associao
de estudantes de Portugal. Representa os cerca de 20.000 estudantes da Universidade de Coimbra, que so
automaticamente considerados scios dessa, quando se encontrem inscritos nesta universidade.
2
As Faculdades de Medicina e a de Cincias e Tecnologia gozam de autonomia administrativa e
financeira.

Estgio Curricular -3-


A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

A UC uma instituio dedicada criao, anlise crtica, transmisso e difuso de


cultura, de cincia e de tecnologia que, atravs da investigao, do ensino e da prestao
de servios comunidade, contribui para o desenvolvimento econmico-social, para a
defesa do ambiente, para a promoo da justia social e da cidadania esclarecida e
responsvel e para a consolidao da soberania assente no conhecimento.

A Universidade tem o dever de contribuir para (UC, 2008):


A compreenso pblica das humanidades, das artes, da cincia e da tecnologia,
promovendo e organizando aces de apoio difuso da cultura humanstica,
artstica, cientfica e tecnolgica, e disponibilizando os recursos necessrios a
esses fins;
O desenvolvimento de actividades de ligao sociedade, designadamente da
difuso e transferncia de conhecimento, assim como de valorizao econmica
do conhecimento cientfico;
A promoo da mobilidade efectiva de docentes e investigadores, estudantes e
diplomados, tanto a nvel nacional como internacional, designadamente no
espao europeu de ensino superior e no espao da Comunidade dos Pases de
Lngua Portuguesa.

A Universidade de Coimbra uma pessoa colectiva de direito pblico e goza de


autonomia estatutria, cientfica, pedaggica, cultural, administrativa, financeira,
patrimonial e disciplinar. Os Estatutos da Universidade de Coimbra3 constituem a
norma fundamental da organizao interna e do funcionamento da Universidade, e so
complementados pelos necessrios regulamentos. A Universidade valoriza o trabalho
dos seus professores, investigadores, estudantes e trabalhadores no docentes e no
investigadores, empenhando-se em oferecer a todos um ambiente que combine o rigor
intelectual e a tica universitria com a liberdade de opinio, o esprito de tolerncia e
de humildade cientfica, o estmulo criatividade e inovao, bem como o
reconhecimento e a promoo do mrito a todos os nveis.

Depositria de um legado histrico multissecular e matriz cultural do espao da


lusofonia, a Universidade de Coimbra , na linha da tradio do humanismo europeu,

3
Revistos, aprovados e publicados em Dirio da Repblica a 1 de Setembro de 2008.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

uma instituio desde sempre aberta ao mundo, cooperao entre povos e interaco
das culturas, no respeito pelos valores da independncia, da tolerncia e do dilogo,
proclamados na Magna Carta das Universidades Europeias.

2.1. A Administrao da Universidade de Coimbra

A Administrao da Universidade de Coimbra (doravante designada de Administrao)


constitui uma estrutura de suporte aos rgos de governo da Universidade, s Unidades
Orgnicas, Estabelecimentos e aos Servios da Universidade nas reas de gesto de
recursos humanos e financeiros, gesto dos edifcios, equipamentos e infra-estruturas,
gesto das relaes internacionais da Universidade e gesto acadmica. Tem sido
pioneira na adopo de mtodos e ferramentas de gesto avanados, como foi o caso da
implementao de um sistema de ERP Enterprise Resource Planning, tendo sido a
primeira Universidade Portuguesa a implementar um sistema deste tipo, com a adopo
do POC Educao (UC, 2008).

A Universidade de Coimbra foi tambm a primeira Universidade Pblica Portuguesa a


obter, no incio de 2003, a Certificao da Administrao de acordo com a norma NP
EN ISO 9001:2000.

2.1.1. Estrutura da Administrao da UC

A Administrao exerce as suas actividades no domnio da administrao financeira e


patrimonial, da gesto de recursos humanos, bem como no domnio pedaggico, da vida
escolar dos alunos, graus e ttulos acadmicos, equivalncias e reconhecimentos de
habilitaes, apoio escolar aos estudantes deficientes, e ainda no fomento e apoio de
actividades circum-escolares, como por exemplo, olimpadas de informtica, festivais
de teatro, cursos de vero, entre outros.

Compete-lhe tambm o apoio na elaborao de convnios, protocolos com entidades


nacionais ou estrangeiras, bem como na elaborao de contratos que visem a prestao
de servios comunidade. Prepara ainda a elaborao de estudos de ordem financeira e

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

de natureza pedaggica, tendo em vista uma gesto racional e eficaz de recursos da


Universidade de Coimbra (UC, 2008).

Assim sendo, a Administrao a estrutura de apoio central governao da


Universidade de Coimbra, integrando os seguintes servios (Anexo 1: Organograma da
UC):

Auditrio
Centro de Informtica
Departamento de Administrao e Finanas
Departamento Acadmico
Diviso de Gesto de Edifcios, Equipamentos e Infra-estruturas (DGEEI)
Diviso de Relaes Internacionais, Imagem e Comunicao (DRIIC)
Gabinete de Auditoria
Gabinete de Qualidade e Comunicao Interna
Gabinete Jurdico
Palcio de So Marcos
Secretariado

2.1.2. Misso e Objectivos, Viso e Valores

Conforme enunciado no Manual de Acolhimento (UC, 2008), a Administrao tem


com misso estar comprometida com o sucesso e ser pr-activa na implementao das
polticas da Universidade de Coimbra, promovendo o desenvolvimento e a inovao
organizacional. No decurso da sua actividade, a Administrao tem como objectivos o
incremento da qualidade nos servios operacionais (administrativos e tcnicos), a
prestao de servios com qualidade aos clientes internos e externos da Universidade, a
contribuio para a melhoria do clima organizacional, o reforo das competncias
especializadas, com destaque para as competncias tcnicas, e o desenvolvimento de
estruturas de projecto como forma de flexibilizar e operacionalizar objectivos,
considerados estratgicos, no mbito da misso dos servios em causa.

Como viso, a Administrao procura ser um parceiro activo no planeamento


estratgico de uma Universidade inovadora e socialmente responsvel.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

No mbito dos valores, a Administrao procura: ser socialmente responsvel,


evidenciando sempre o compromisso com o respeito pelo outro e pela igualdade de
oportunidades, apresentando parcerias activas com a comunidade e promovendo a sade
e bem-estar no local de trabalho; ser eficiente, demonstrando sempre eficcia, rigor e
transparncia na prestao do servio, valor acrescentado pela inovao e qualidade e
optimizao dos fluxos de comunicao; e ter esprito de corpo, apresentando
consolidao de uma identidade comum, promoo de uma comunicao interna
participada e orgulho de pertena.

2.1.3. As diferentes Polticas de Gesto da Administrao da UC

A Administrao da Universidade de Coimbra desenvolve a sua actividade com base


num Sistema de Gesto, implementado em conformidade com o referencial de normas e
polticas (UC, 2008).

Poltica da Qualidade

Desde 2003, ano da certificao do Sistema de Gesto da Qualidade da Administrao


da UC, que aplicada a totalidade dos requisitos da norma NP EN ISSO 9001:2000
prestao dos servios que legalmente lhe compete assegurar. O Sistema de Gesto da
Qualidade adoptado tem como objectivo organizar e sistematizar as actividades da
Administrao, criando condies para a procura incessante da melhoria contnua, no
olhando para uma no conformidade como ponto fraco, mas sim como uma
oportunidade de melhoria. A poltica da qualidade na Administrao da UC assenta em
cinco pressupostos bsicos:

1| Fomentar uma maior interaco com os clientes, em particular com os estudantes, no


sentido da excelncia dos servios prestados, acrescentando valor pela inovao e
qualidade, atravs de boas prticas de gesto e da utilizao de suportes tecnolgicos
adequados, e garantindo a melhoria contnua da eficcia do Sistema de Gesto;

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2| Fomentar o comprometimento dos colaboradores com a organizao, atravs do


reforo de competncias individuais e do desenvolvimento de mecanismos de
motivao, promovendo uma comunicao interna participada no sentido da
consolidao de uma identidade comum;

3| Promover a dinamizao de parcerias activas no sentido do exerccio consciente da


sua responsabilidade social, e de uma maior eficincia no desenvolvimento da sua
actividade;

4| Assegurar o cumprimento integral da legislao, bem como das instrues da Tutela,


despachos, circulares e informaes internas;

5| Fomentar uma gesto de recursos que promova o equilbrio entre o desenvolvimento


da actividade da organizao e o ambiente, nomeadamente assegurando o bem-estar no
local de trabalho.

Poltica de Formao

A Administrao aposta na manuteno e no reforo das competncias especializadas,


com destaque para as competncias tcnicas e scio-comportamentais, assegurando a
formao contnua dos colaboradores, dotando-os das ferramentas necessrias
realizao das actividades que lhes esto cometidas. Assim, a poltica de formao
praticada tem como princpios diagnosticar periodicamente as necessidades de formao
profissional do pessoal no docente da UC, preparar o seu Plano de Formao,
assegurando todas as fases do ciclo formativo, promover a realizao das aces de
formao programadas, bem como assegurar a sua organizao e coordenao, avaliar o
impacto da formao no posto de trabalho, a nvel sectorial e organizacional, e exercer
as demais competncias que lhe sejam cometidas pela Diviso de Recursos Humanos.

A gesto da formao profissional constitui a principal actividade do gabinete de


Formao e Desenvolvimento. Este gabinete promove anualmente a continuidade da
coordenao do Plano de Formao do Pessoal No Docente da Universidade de
Coimbra, resultante do Diagnstico de Necessidades de Formao.

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Poltica de Informao e Comunicao

A Poltica de Informao e Comunicao promove a continuidade da poltica de


inovao e modernizao, nomeadamente no que se refere s tecnologias da informao
e comunicao. Neste mbito, so privilegiadas diferentes vias para concretizar este
caminho, tais como, Reunies de Estrutura (duas por ano), cartazes, placards, circulares,
ofcios, e-mails personalizados institucionais, o Manual de Organizao do Servio e a
Newsletter ComuniQando (disponvel online na pgina da UC).

De acordo com o Sistema de Gesto, foi criado o Grupo de Comunicao que tem como
funo desenvolver todo o tipo de iniciativas que possam contribuir para a melhoria
contnua e para a dinamizao dos canais de comunicao da Administrao, internos e
externos.

Polticas de Segurana, Higiene e Sade no Trabalho e de Ambiente

A Administrao desenvolve aces de carcter preventivo e correctivo conducentes


melhoria do bem-estar e das condies de trabalho4, prosseguindo uma filosofia
integrada no mbito do Sistema de Gesto e que pretende, atravs da DGEEI:

Promover, coordenar e fiscalizar as aces e medidas tendentes a assegurar o


cumprimento das exigncias legais de segurana, higiene e sade no trabalho,
mobilizando e congregando a aco de outras instncias universitrias
especializadas;
Apoiar a Administrao na execuo de aces em cumprimento das disposies
legais em matria de segurana, higiene e sade no trabalho;
Organizar a informao estatstica relativa higiene, segurana e sade na UC.

4
A UC tem tambm disponvel para consulta na internet um portal dedicado aos temas da Sade,
Segurana, Emergncia e Ambiente [http://e-prevencao.uc.pt].

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Quanto Poltica de Ambiente, a Administrao dinamiza a sensibilizao dos


colaboradores para as questes ambientais, fomentando, designadamente, a reciclagem
de papel e de consumveis de informtica.

A reciclagem de papel, tinteiros e tonners prtica j implementada na Administrao


da UC, evidenciando assim a crescente preocupao com a proteco do meio ambiente.

2.2. Departamento de Administrao e Finanas

A Administrao, para alm dos servios que dependem directamente da


Administradora e do Secretrio-Geral, composta por dois grandes departamentos (ver
Anexo 1): o Departamento da Administrao e Finanas (DAF), que se subdivide pela
Diviso Financeira e Diviso de Recursos Humanos, e o Departamento Acadmico, que
se reparte pela Diviso de Alunos e Diviso Tcnico-Pedaggica. Todos estes
departamentos e divises dependem uns dos outros, relacionando-se directa ou
indirectamente entre si, de modo a estarem todos orientados para a misso que pauta a
actividade da Administrao.

O DAF exerce as suas competncias nos domnios de gesto financeira e de gesto de


recursos humanos, estabelecendo objectivos de actuao e partir das polticas definidas.
A Diviso Financeira tem como funes a gesto a nvel administrativo e financeiro da
Universidade de Coimbra, com excepo da FMUC e FCTUC (que, como j referido,
dispem de autonomia administrativa e financeira), e integra os seguintes ncleos:
Apoio a Candidaturas e Gesto de Projectos (ACGP);
Aprovisionamento e Patrimnio;
Contabilidade;
Gabinete Tcnico e do Plano e Oramento5;
Tesouraria.

5
De acordo com o organograma do Anexo 1, estes so gabinetes distintos; no entanto, no momento,
encontram-se em fase de fuso.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

2.3. Ncleo de Aprovisionamento e Patrimnio

Dado que o estgio foi realizado no ncleo de Aprovisionamento e Patrimnio,


salientam-se aqui as principais competncias a ele atribudas6:
A organizao e manuteno actualizada do cadastro das instalaes,
equipamentos e viaturas;
Actualizar o inventrio anual, proceder ao clculo das respectivas amortizaes
e elaborar relatrios peridicos sobre o desenvolvimento dos investimentos em
curso, em colaborao com os restantes ncleos da Diviso Financeira;
Assegurar o servio de gesto e manuteno das viaturas da Reitoria e da
Administrao, centralizando toda a informao a elas respeitante;
Proceder aquisio de bens e servios necessrios ao funcionamento dos
servios, organizando os respectivos processos de aquisio, nos termos das
disposies legais em vigor;
Proceder gesto das existncias em armazm (material de escritrio
consumvel), garantindo em depsito o material de consumo corrente
indispensvel ao regular funcionamento dos servios;
Dar o apoio tcnico e administrativo necessrio aos actos de aquisio de bens e
servios.

Para alm de todas estas competncias, o Aprovisionamento e Patrimnio tambm


responsvel pela execuo de competncias definidas pela Diviso Financeira, atravs
da sua Norma de Controlo Interno. Dado que o estgio se debruou sobretudo na rea
do Patrimnio, ser importante definir, com maior pormenor, as competncias a este
atribudas. Assim sendo, cabe ao Patrimnio (NCI da Diviso Financeira):
Proceder identificao, codificao, registo e controlo de movimentao de
todos os bens patrimoniais e assegurar a sua gesto eficiente;
Executar o expediente relacionado com os processos de transferncia, abate,
permuta e alienao de bens mveis e imveis, atentas as regras legais
estabelecidas;

6
As competncias do Aprovisionamento e Patrimnio esto definidas pelo Despacho n15 949/2003, de
16 de Agosto Regulamento dos Servios da Estrutura Central da Universidade de Coimbra.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

Propor e dar continuidade a uma poltica de verificao do estado dos bens,


promovendo as respectivas valorizaes, desvalorizaes, amortizaes e
reavaliaes;
Zelar pela inscrio do patrimnio imvel e mvel sujeito a registo nas matrizes
prediais e nas conservatrias respectivas, quer dos bens existentes, quer dos que
venham a ser adquiridos;
Efectuar conferncias fsicas, atravs de verificaes peridicas e parciais, em
funo de um plano previamente definido, aprovado superiormente;
Proceder ao acompanhamento e controlo do imobilizado em curso;
Elaborar mapas finais indispensveis ao fecho de contas.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

3. A Gesto do Patrimnio nas Organizaes Pblicas

As organizaes que integram o Sector Pblico dispem, regra geral, normalmente de


estruturas orientadas para a satisfao de necessidades de carcter colectivo em que se
prestam servios, em princpio, sem finalidade lucrativa. As operaes por elas
praticadas envolvem aspectos de ndole tcnica, estando muito orientadas para o
consumo de recursos monetrios, razo pela qual as preocupaes de carcter monetrio
esto normalmente em primeira linha (Caiado, 2001).

As actuais preocupaes identificadas com a contabilizao das operaes do Sector


Pblico com base no regime de acrscimo, em que os custos (gastos) so registados
quando incorridos e os proveitos (rendimentos) quando obtidos e no quando se d o
respectivo pagamento ou recebimento, nem sempre tm tido lugar na organizao da
Contabilidade Pblica. Coexistem, assim, a nvel dos diversos pases, contabilidades
ainda elaboradas na ptica de caixa, ao mesmo tempo que outros pases elaboram as
contas pblicas na base do acrscimo (Caiado, 2006).

Qualquer das pticas referidas apresenta vantagens e inconvenientes. preciso no


esquecer que o que est em causa o objecto das demonstraes financeiras. Dito de
outro modo, h que ponderar se prioritrio a apresentao dos aspectos de tesouraria
ou se prefervel dar relevncia aos aspectos decorrentes do regime de acrscimo ou se
se deve adoptar simultaneamente as duas pticas.

Na reforma do sistema da Contabilidade Pblica, que se pode afirmar ainda recente,


Portugal optou pela coexistncia das duas pticas, prevalecendo a de caixa nas
operaes oramentais e a de acrscimo na Contabilidade Patrimonial.

3.1. Noo de Patrimnio na Contabilidade Pblica

O conceito de patrimnio pode ser designado pelo conjunto de valores utilizados pela
unidade econmica no exerccio da sua actividade (Borges et al., 2003). No entanto esta
uma perspectiva geral, onde no esto implcitas as diferentes noes de patrimnio.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

No Sector Pblico, e nomeadamente na rea da Educao, onde a Universidade de


Coimbra se insere, o conceito de patrimnio no pode ser entendido numa perspectiva
estritamente contabilstica, como o conjunto de bens, direitos e obrigaes de que a
entidade dispe para desenvolver a sua actividade (Borges et al., 2003), mas entendido
mais no mbito do conceito de imobilizado. Logo, pode-se afirmar que o patrimnio
assume diferentes perspectivas consoante o contexto em que tratado.

Na cultura da gesto pblica, entende-se por patrimnio o conjunto dos bens mveis e
imveis, geralmente destinados actividade operacional da organizao, com vida til
igual ou superior a um ano econmico. A actividade operacional de uma organizao
pblica tem em conta diferentes dimenses, todas implcitas no conceito patrimnio: o
patrimnio enquanto potencial indispensvel ao desenvolvimento da actividade da
entidade contabilstica, o patrimnio enquanto bens a preservar e a proteger, por
constiturem valores sociais relevantes, e, associado a estes, decorrem tambm
responsabilidades patrimoniais do Estado nos domnios da salvaguarda do interesse
pblico e da qualidade da vida dos cidados. Portanto, a actividade patrimonial das
organizaes pblicas pode assumir valncias, consoante a vertente em que se situem
(Frade, 2003).

O Patrimnio enquanto potencial associado actividade operacional da entidade


contabilstica, na cultura administrativa pblica no se identifica como imobilizado
corpreo, por ausncia de cultura contabilstica patrimonial, o que se veio alterar aps a
implementao do POCP. No entanto, o patrimnio pblico compreende um universo
muito alargado de bens, direitos e obrigaes, que sofrem sistemticas alteraes de
valor, de titularidade, de usos, de classificaes e qualificaes, consoante a sua
finalidade e respectivas competncias, das diversas entidades contabilsticas. Neste
mbito, as definies de patrimnio so inmeras, existindo definies com uma
vertente mais legal e outras com vertentes mais economicistas (Frade, 2003).

O Patrimnio enquanto bens e valores a preservar situa-se nas responsabilidades do


Estado, face ao patrimnio que deve ser protegido, em cada momento do fluir da
sociedade, para que o mesmo possa ser transmitido s geraes seguintes,
nomeadamente o designado patrimnio de relevncia cultural, histrica e ambiental
(Frade, 2003).

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

Numa perspectiva mais contabilstica, o patrimnio lquido diz respeito situao


lquida de uma empresa, designada por Capital Prprio. Neste esto includos o
capital com que a empresa se constitui e respectivos aumentos, as reservas e os
resultados, podendo ento assim dizer-se que este agregado representa os fundos
aplicados pelos scios ou proprietrios e os resultados no levantados ou no
distribudos (Borges et al, 2003). Por outro lado, na Contabilidade Pblica, o conceito
diferente, j que no verdadeiramente um patrimnio lquido, pois as entidades
pblicas no podem dispor de todo o seu activo para sanar o passivo; alm disto, o
agregado designado por Fundos Prprios, existindo uma conta especfica para o
Patrimnio, em paralelo ao Capital (Social) das empresas.

Tal como o Capital Prprio, os Fundos Prprios tm a mesma composio


contabilstica, dado que os planos pblicos, como o POC-E, so inspirados no POC, ou
seja, os Fundos Prprios continuam, do ponto de vista contabilstico a ser a diferena
entre o Activo e o Passivo, tendo no entanto uma interpretao diferente. Numa empresa
o Capital Prprio traduz-se nos direitos que os accionistas tm sobre o activo da
empresa. J no Sector Pblico Administrativo isto no se verifica, existindo diferenas,
uma vez que determinadas caractersticas dos bens patrimoniais detidos no permitem a
sua alienao ou hipoteca (como seja o caso dos bens de domnio pblico), pelo que,
pode afirmar-se que os Fundos Prprios constituem os direitos do pblico (cidados)
sobre os activos detidos ou controlados pelas entidades pblicas.

3.2. A Contabilidade Pblica em Portugal

Tradicionalmente, as organizaes da Administrao Pblica portuguesa desenvolvem a


sua actividade financeira e organizam as suas contas na base de uma Contabilidade
Pblica fundamentalmente oramental, centrada nas receitas e despesas previstas,
relevadas numa ptica de tesouraria, isto , de caixa.

A organizao da Contabilidade Pblica assenta, por definio, no cumprimento de


normas e regras legalmente definidas pelos rgos competentes. De facto, a sua misso
tem por objecto o cmputo e controlo da informao respeitante aos dinheiros pblicos,
conseguidos fundamentalmente custa de impostos lanados sobre os cidados em

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geral, razo pela qual as regras para o seu dispndio so pormenorizadamente previstas
e descritas nos dispositivos legais vigentes (NPF, 2004).

Em Portugal, a prestao de contas dos organismos estatais tem vindo a ser efectuada na
base de caixa, desde o sculo XIX. Durante vrias dcadas a contabilidade no
apresentou quaisquer alteraes, at aos anos 90 do sculo passado em que se levantou
o problema da normalizao das contas do Estado. Aquando da realizao dos estudos
tendentes elaborao do projecto do POCP, vrias hipteses se levantaram em matria
de adopo de pticas de base. Aps diversas discusses, foi opinio unnime que no
se deveria continuar a privilegiar a ptica de caixa, mas ao mesmo tempo as operaes
deveriam ser tambm registadas na ptica de acrscimo.

Assim, o POCP contm simultaneamente as duas pticas. A execuo oramental tem


reservadas contas na Classe 0 para a evidenciao de algumas das suas fases, ao passo
que as classes de contas do cdigo 1 ao cdigo 8 prevem rubricas para a pticas de
acrscimo e de caixa, esta ltima prevista na fases de pagamento das despesas e de
recebimento das receitas.

Tendo por suporte a Lei de Bases da Contabilidade Pblica (Lei n8/90, de 20 de


Fevereiro), o Plano Oficial de Contabilidade Pblica (POCP) foi aprovado pelo
Decreto-Lei n232/97, de 3 de Setembro, estabelecendo condies para uma nova forma
de organizao da realizao da despesa pblica, conjugando as j referidas duas
pticas: a ptica do acrscimo e a ptica de caixa. Processa critrios econmicos como a
eficincia, eficcia e economia na relao custo/beneficio dos servios prestados.

O POCP tem como objectivo a criao de condies para a integrao dos diferentes
aspectos contabilidade oramental, patrimonial e analtica numa contabilidade
pblica moderna que constitua um instrumento de apoio gesto e avaliao das
entidades pblicas. Paralelamente, permite tomar decises estratgicas no domnio
oramental (oramento plurianual), face ao acompanhamento dos compromissos com
reflexos em anos futuros, disponibilizar informao para apoiar a actividade de controlo
da actividade financeira da Administrao Pblica pelas entidades competentes, reforar
a transparncia da situao financeira e patrimonial das entidades, e obter elementos

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indispensveis ao clculo dos agregados da Contabilidade Nacional, nomeadamente os


da Administrao Pblica.

Em termos de perspectivas contabilsticas, a contabilidade oramental funciona numa


base de caixa modificada, reconhecendo os compromissos para exerccios futuros e est
ligada contabilidade patrimonial pela conta 25 Devedores e Credores pela execuo
do Oramento. A contabilidade patrimonial e a analtica operam numa base de
acrscimo e esto associadas s contas das Classes 1 a 8 e da Classe 9 (facultativa),
respectivamente. Na contabilidade oramental, que visa fundamentalmente o controlo
da execuo do oramento, so usadas a classificao econmica das despesas e das
receitas, a classificao funcional das despesas, sendo as demonstraes oramentais
(Controlo Oramental Despesa e Receita e Fluxos de Caixa) e respectivos anexos so os
principais outputs. Para a contabilidade patrimonial, os principais objectivos so a
obteno do valor actual dos imobilizados, do resultado econmico, do valor das
dvidas e das existncias, sendo os principais outputs a Demonstrao de Resultados por
natureza e o Balano (incluindo os respectivo anexos). J na contabilidade analtica, o
principal objectivo diz respeito obteno dos custos (proveitos e resultados so
opcionais), por funes, actividades, servios, produtos e departamentos, sendo os
principais outputs alguns mapas de custos de uso interno (Jorge, 2009).

O sistema contabilstico integrado pelo POCP desenvolve-se com base em princpios


contabilsticos e critrios de valorimetria, que afectam praticamente todas as classes de
contas. Tais princpios e critrios so convenes que reflectem as exigncias de rigor
tcnico, as quais so mutveis, procurando acompanhar a complexidade da realidade
econmica e financeira, em cada momento (Francisco et al, 2003).

Os princpios contabilsticos contemplados no POCP so, no essencial, os mesmos que


o POC empresarial contempla. Refere o POCP (ponto 3) que a aplicao dos princpios
contabilsticos fundamentais a seguir formulados deve conduzir obteno de uma
imagem verdadeira e apropriada da situao financeira, dos resultados e da execuo
oramental da entidade. Quando no for possvel aplicar os princpios estabelecidos
neste Plano de modo a assegurar que as contas anuais expressem a referida imagem
verdadeira e apropriada, dever indicar-se no anexo correspondente justificao (nota
8.2.1). Explicitam-se ento o princpio da entidade contabilstica, o princpio da

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continuidade, o princpio da consistncia, o princpio da especializao (ou do


acrscimo), o princpio do custo histrico, o princpio da prudncia, o princpio da
materialidade e o princpio da no compensao.

Em comparao com o POC, e de acordo com o POCP (ponto 3), o princpio da


especializao (ou do acrscimo), aplica-se em contextos semelhantes, referindo que os
proveitos e os custos so reconhecidos quando obtidos ou incorridos,
independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas
demonstraes financeiras dos perodos a que respeitem. J em matria de diferenas,
constata-se que o princpio da substncia sobre a forma no se explicita no mbito do
POCP, embora seja permitida a sua aplicao em certas situaes, nomeadamente no
caso da locao financeira.

A valorimetria visa determinar as quantias monetrias pelas quais os elementos devem


ser reconhecidos e inscritos nas respectivas demonstraes contabilsticas. O POCP
(ponto 4) e os planos de contas sectoriais dele decorrentes referem critrios sobre
valorimetria do imobilizado, das existncias, de dvidas de e a terceiros e das
disponibilidades.

Quanto ao imobilizado (ponto 4.1 do POCP), incluindo os investimentos adicionais ou


complementares, este deve ser valorizado, por regra, ao custo de aquisio ou ao custo
de produo. Quando os respectivos elementos tiverem uma vida til limitada ficam
sujeitos a uma amortizao sistemtica (quotas constantes) durante esse perodo, sem
prejuzo das excepes expressamente consignadas. Os bens de domnio pblico sero
includos no activo imobilizado da entidade responsvel pela sua administrao ou
controlo, estejam ou no afectos sua actividade operacional. A valorizao destes bens
ser efectuada, sempre que possvel, ao custo de aquisio ou ao custo de produo.
Relativamente valorimetria para o imobilizado, encontram-se mais desenvolvimentos
no ponto 3.4.1 do presente relatrio, no mbito especfico do POC-E, regulamentao
utilizada no estgio.

Relativamente s existncias, estas sero valorizadas ao custo de aquisio ou ao custo


de produo, sem prejuzo de algumas excepes enunciadas no POCP. Para as dvidas
de e a terceiros (ponto 4.3 do POCP), as operaes em moeda estrangeira so registadas

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ao cmbio da data considerada para a operao, salvo se o cmbio estiver fixado pelas
partes ou garantido por uma terceira entidade. data do balano, as dvidas de ou a
terceiros resultantes dessas operaes, em relao s quais no exista fixao ou
garantia de cmbio, so actualizadas com base no cmbio dessa data. Relativamente s
diferenas de cmbio provenientes de financiamentos destinados a imobilizaes,
admite-se que sejam imputadas a estas somente durante o perodo em que tais
imobilizaes estiverem em curso. As disponibilidades em moeda estrangeira so
expressas no balano do final do exerccio tambm ao cmbio em vigor nessa data.

Entre as diversas funes importantes ligadas contabilidade encontra-se a produo de


elementos informativos destinados s contas nacionais. As prioridades ligadas
elaborao das estatsticas privilegiam naturalmente a ptica econmica das receitas e
das despesas pblicas, a fim de facilitar as anlises agregadas por parte dos decisores de
poltica econmica. Assim, a classificao econmica das receitas e das despesas
pblicas, prevista em diploma legal oportunamente publicado e de aplicao uniforme
por parte de todos os organismos pblicos, constitui uma exigncia a ter presente no
tratamento dos dados da contabilidade.

No caso do POCP, a classificao econmica das receitas e das despesas pblicas feita
de acordo com o classificador econmico, aprovado em 14 de Fevereiro pelo Decreto-
Lei n26/2002. Os cdigos de classificao econmica so aplicveis aos servios
integrados do Estado, aos servios e fundos autnomos, Segurana Social e
Administrao Regional e Local, e procedem distino das receitas e das despesas
pblicas entre correntes (associadas ao funcionamento operacional das entidades) e de
capital (associadas aos investimentos/desinvestimentos e contribuindo para a formao
brita de capital fixo).

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3.3. As Normas Internacionais da Contabilidade do Sector Pblico (IPSASs)

As Normas Internacionais da Contabilidade para o Sector Pblico International


Public Sector Accounting Standards (IPSASs) tm sido desenvolvidas e emitidas pelo
International Public Sector Accounting Standards Board (IPSASB) a partir das Normas
Internacionais de Contabilidade (NIC) aplicadas ao sector privado, elaboradas e
emitidas pelo International Accounting Standards Board (IASB) denominadas
International Accouting Standards (IASs) e International Financial Reporting
Standards (IFRSs).

O trabalho do IPSASB, anteriormente designado de Comit do Sector Pblico da


Federao Internacional de Contabilistas (IFAC-PSC), centra-se na contabilidade e
relatrios financeiros dos rgos governamentais nacionais, regionais e locais. Emite e
promove orientaes de referncia sobre vrias matrias, desenvolve estudos e facilita o
intercmbio de informaes entre os profissionais da contabilidade e aqueles que
trabalham no Sector Pblico.

As actuais actividades do IPSASB centram-se na emisso de IPSASs para resolver


problemas financeiros dos governos e de outras entidades do sector pblico
administrativo de duas formas diferentes:
Desenvolver e emitir IPSASs para assuntos da informao financeira do sector
pblico administrativo que no tenham sido tratados nas IFRSs ou no tenham
sido de forma exaustiva ou adequada;
Actualizar as IPSASs que decorreram das IASs como consequncia da reviso
das ltimas.

Cada IPSAS divide-se genericamente em duas partes: a primeira contm as opinies


recolhidas e os pressupostos adoptados e a segunda apresenta critrios de
reconhecimento e valorimetria para as divulgaes a levar a cabo pelas entidades. Pode
acontecer que sejam includas recomendaes. At ao momento, o IPSASB tem 26
normas emitidas. O Quadro 1 apresenta de forma resumida todas as normas e os seus
principais objectivos (IPSASB, 2008).

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Quadro 1 Objectivos das IPSASs


NORMA INTERNACIONAL OBJECTIVO GERAL
O objectivo desta norma recomendar o modo
IPSAS 1 Apresentao das Demonstraes
pelo qual as demonstraes financeiras de
Financeiras
propsito geral devem ser apresentadas.
Estabelece as directrizes para a elaborao das
DFC. exigido a prestao de informaes sobre
IPSAS 2 Demonstraes de Fluxo de Caixa
as alteraes na caixa e equivalentes durante o
DFC
perodo de explorao, investimento e actividades
de financiamento.
Prescreve o critrio de seleco e mudanas de
polticas contabilsticas, juntamente com o
IPSAS 3 Resultados Lquidos do perodo, Erros
tratamento contabilstico e evidenciao
fundamentais e Alteraes das polticas
decorrentes dessas mudanas, das mudanas nas
contabilsticas
estimativas contabilsticas e da correco de erros
observados.
Recomenda a forma de como incluir as transaces
em moeda estrangeira e operaes externas nas
IPSAS 4 Efeitos das alteraes das Taxas de
demonstraes financeiras de uma entidade e
Cmbio
como converter as demonstraes financeiras
numa determinada moeda.
Recomenda o tratamento contabilstico para os
IPSAS 5 Custos dos Emprstimos Obtidos
custos decorrentes de emprstimos.

Estabelece os requisitos para a elaborao e


IPSAS 6 Demonstraes Financeiras
apresentao das demonstraes financeiras
Consolidadas e contabilizao de Entidades
consolidadas.
Controladas

IPSAS 7 Contabilizao dos Investimentos em Estabelece as directrizes para a contabilidade de


Associadas ganhos decorrentes da propriedade de Associadas.

Estabelece as directrizes para a contabilidade de


IPSAS 8 Relato Financeiro de interesses em
ganhos decorrentes da propriedade de negcios
empreendimentos conjuntos
conjuntos.
O objectivo desta norma recomendar o
IPSAS 9 Receitas de Operaes Cambiais
tratamento contabilstico de receitas cambiais.
Estabelece a forma de divulgao de
IPSAS 10 Relato Financeiro em economias
demonstraes financeiras de governos com
Hiper-inflacionrias
economias hiper-inflacionrias.
O objectivo desta norma prescrever o tratamento
IPSAS 11 Contratos de Construo contabilstico dos custos e receitas associadas com
contratos de construo.
Estabelece o tratamento contabilstico para
IPSAS 12 Inventrios inventrios detidos por entidades do sector
pblico.
Estabelece os requisitos de informao financeira
IPSAS 13 Locaes da locao por entidades do sector pblico, quer
como locador ou locatrio.
Estabelece os critrios para decidir se as
IPSAS 14 Acontecimentos aps a data do
demonstraes financeiras devem ser ajustadas
Balano
aps eventos aps a data do balano
Esta norma inclui requisitos para divulgaes
IPSAS 15 Instrumentos Financeiros: divulgao
acerca da classificao de instrumentos
e apresentao
financeiros.
Fornece orientaes sobre a identificao de
IPSAS 16 Propriedades de Investimento
propriedades de investimento no sector pblico.

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NORMA INTERNACIONAL OBJECTIVO GERAL

IPSAS 17 Propriedades, Instalaes e Dispe sobre a contabilizao de propriedades,


Equipamentos (Activos Fixos Tangveis) instalaes e equipamentos (activo imobilizado).

O objectivo desta norma estabelecer os


IPSAS 18 Informao Financeira por Segmentos princpios para a divulgao de informaes por
segmentos de operaes e negcios.
Define o que so provises, activos e passivos
contingentes, identifica as circunstncias nas quais
IPSAS 19 Provises, Activos e Passivos
as provises devem ser reconhecidas, como elas
Contingentes
devem ser mensuradas e as evidenciaes que
devem ser feitas.
Dispe sobre a exigncia de divulgao de partes
relacionadas quando h controlo e de informaes
IPSAS 20 Divulgaes de Partes Relacionadas
sobre transaces entre a entidade e suas partes
relacionadas em determinadas circunstncias.
Determina os procedimentos que uma entidade
deve aplicar para determinar se um activo no
IPSAS 21 Imparidade de Activos No
destinado comercializao est em imparidade e
Destinados Comercializao
para assegurar que as perdas por imparidade sero
reconhecidas.
Estabelece requisitos para a divulgao de
IPSAS 22 Divulgao de Informao Financeira
demonstraes consolidadas do sector da
sobre o sector da Administrao Pblica
administrao pblica.
Estabelece os requisitos para a divulgao de
IPSAS 23 Receitas derivadas de Impostos e
receitas provenientes de impostos e de
Transferncias
transferncias (doaes, contribuies, etc.).
Esta norma requer uma comparao entre os
montantes do oramento e os montantes
IPSAS 24 Apresentao de Informaes
efectivamente obtidos na execuo oramental, e
Oramentais nas Demonstraes Financeiras
uma explicao das eventuais diferenas
substanciais entre oramento e montantes reais.
O objectivo desta norma descrever os
IPSAS 25 Benefcios dos Empregados procedimentos contabilsticos sobre os benefcios
concedidos aos empregados.
O objectivo desta norma prescrever os
IPSAS 26 Valor recupervel de activos procedimentos que uma entidade aplica para
geradores de caixa determinar se um activo gerador de caixa est
reconhecido pelo seu valor recupervel.

De acordo com o tema central do estgio, e consequentemente deste relatrio, e


analisando todo o conjunto de normas acima descritas, evidenciam-se as IPSASs 16 e
17, que incidem na classe das imobilizaes.

A IPSAS 16 (2008), Propriedades de Investimento extrada principalmente da IAS


40 (2003), "Propriedades de Investimento". Na emisso desta norma, o IPSASB no
tomou em considerao a aplicao da IFRS 4 Contratos de Seguro, e IFRS 5
Activos no correntes detidos para venda e unidades operacionais descontinuadas,
para as entidades do sector pblico, pois a IPSAS 16 no reflecte as alteraes feitas

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IAS 40 na sequncia da emisso destas IFRSs. Tal como mencionado no Quadro 1, o


seu objectivo fornecer orientaes sobre a identificao de propriedades de
investimento no sector pblico, prescrevendo o seu tratamento contabilstico e os
requisitos de divulgao. A IPSAS 16 exige que as propriedades de investimento sejam
inicialmente mensuradas pelo custo e determina que, sempre que um activo adquirido
por qualquer custo ou por um custo nominal, o seu custo o seu justo valor data da
aquisio. Comparando esta com a IAS 40 verificam-se algumas diferenas, tais como,
a ateno para a aplicabilidade de doutrinas nas entidades do sector pblico, diferenas
na terminologia utilizada, entre outras.

A IPSAS 17 (2008), Propriedades, Instalaes e Equipamentos extrada


principalmente da IAS 16 (2003), Propriedades, Instalaes e Equipamentos. No
momento da emisso desta norma, o IPSASB no considerou a aplicabilidade da IFRS 5
s entidades do sector pblico, portanto a IPSAS 17 tambm no reflecte as alteraes
feitas IAS 16 na sequncia da emisso daquele IFRS. O objectivo, como referido da
presente norma, estabelecer o tratamento contabilstico de propriedades, instalaes e
equipamentos (activo imobilizado), incluindo a determinao dos seus montantes. Esta
no exige ou probe o reconhecimento do patrimnio activo. Uma entidade que
reconhece o patrimnio activo obrigada a cumprir com os requisitos de divulgao
dessa norma no que diz respeito aos bens do patrimnio que forem reconhecidos e pode,
mas no obrigada a, cumprir outros requisitos dessa norma no que diz respeito a esses
activos do patrimnio. Os bens adquiridos sem qualquer custo, ou por um custo
nominal, devem ser reconhecidos pelo seu justo valor na data em que so adquiridos.

Ainda de acordo com a IPSAS 17, existem nesta, disposies transitrias que permitem
s entidades no reconhecer imveis, instalaes e equipamentos no incio de perodos
com cinco anos aps a data da aprovao do primeiro exerccio da contabilidade em
conformidade com as Normas de Contabilidade do Sector Pblico. Na presente norma
existem tambm definies, doutrinas e termos utilizados que no so aplicados na IAS
16 (norma de onde foi extrada a IPSAS 17).

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3.4. A Gesto Patrimonial da Universidade de Coimbra

A Universidade de Coimbra tem sido pioneira em diversas aplicaes de Sistemas de


gesto, tendo sido j reconhecida com prmios relevantes nas mais variadas reas do
Sector Pblico.

Para melhorar o seu funcionamento, a Administrao da UC adoptou a segregao de


funes, que uma medida de controlo interno que consiste na diviso de tarefas e
delegao de funes e responsabilidades aos funcionrios. Esta medida permite um
melhor funcionamento da instituio, porquanto proporciona um melhor controlo das
actividades, reduz o risco de irregularidades e de fraudes, e permite apurar
responsabilidades mais rapidamente. Deste modo, e como a instituio se encontra
dividida em vrias seces, a cada funcionrio so delegadas tarefas especficas, ficando
esse mesmo funcionrio responsvel pelo respectivo cumprimento.

Existe ainda a Norma de Controlo Interno (NCI) para a Diviso Financeira do


Departamento de Administrao e Finanas, onde so definidos os mtodos e
procedimentos necessrios organizao e controlo dos diversos ncleos da Diviso
Financeira. Estas tm sido fundamentais para manter os procedimentos uniformes e
alinhados com os estatutos da UC, e definir adequadamente as competncias de cada
ncleo desta diviso.

Alm da NCI, existem outros instrumentos de controlo interno, como os Regulamentos


Especficos de Funcionamento de Fundo de Maneio e os Regulamentos Especficos de
Funcionamento de Fundo Permanentes, que definem os procedimentos de uso para
ambos os fundos.

A necessidade de um tratamento rpido, eficaz e eficiente da informao aliado


rapidez na execuo das operaes, a crescente importncia da fiabilidade da
informao e a exigncia de segurana no acesso a esta, so os principais aspectos a ter
em conta quando se fala num bom sistema informtico. Destaca-se a utilizao na
Administrao da UC de uma soluo para a gesto financeira e de recursos humanos
o programa SAP (Sistemas, Aplicaes e Produtos). um sistema de gesto, criado por
uma empresa alem na dcada de 70, que permite s organizaes melhorarem a gesto

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dos seus negcios, dado que o sistema permite o controlo de toda a organizao, sendo
composto por um conjunto de mdulos complementares:

1| Menu MM Mdulo Despesa


2| Menu SD Mdulo Receita
3| Menu IS-PS Contabilidade Oramental
4| Menu FI Contabilidade Financeira
5| Menu CO Contabilidade Analtica
6| Menu AM Imobilizado
7| Menu HR Recursos Humanos

Todos estes mdulos esto permanentemente relacionados. O processo de compra de


um bem mvel modelo disso mesmo. A compra de um bem deste tipo tem incio com
sua a autorizao, verificando a respectiva disponibilidade existente no oramento. Tal
disponibilidade verificada no menu IS-PS; posteriormente faz-se o cabimento e
compromisso (menu MM) com a consulta na Contabilidade Analtica dos centros de
custo (menu CO) e criao de (ficha de) imobilizado (menu AM). Aps todos os
procedimentos legais e recepo do bem, processado o pagamento pela Contabilidade,
em menu MM (no caso do processo se desenvolver em FI, o processamento final
tambm feito em FI).

Quanto ao menu AM (o menu com mais utilizao ao longo do estgio), pode afirmar-
se que este possibilita todas as operaes a nvel do imobilizado. Com efeito, neste
menu que feita a criao das fichas do imobilizado, as transferncias, os abates, as
amortizaes, a actualizao dos inventrios e auditorias aos bens mveis, entre outras
operaes7.

Este sistema, SAP, em constante aperfeioamento, permite a gesto de cada uma das
reas impostas pelo sistema contabilstico aplicvel Administrao da UC. Para alm
do processamento e do tratamento dirio de toda a informao, permite ainda dar
resposta s mais diversas solicitaes de informao, nomeadamente a extraco de
mapas para gesto e de mapas legais.

7
Todas as operaes realizadas so analisadas de forma mais pormenorizada no captulo O Estgio.

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3.4.1 Enquadramento no POC-Educao

A UC foi umas das primeiras instituies de ensino superior a aplicar a legislao


contabilstica adequada para este sector, designadamente, no mbito da recente reforma
da Contabilidade Pblica, o Plano Oficial de Contabilidade Pblica para o Sector da
Educao (POC-E).

O POC-E surgiu com a publicao da Portaria n794/2000, de 20 de Setembro. um


plano sectorial para o sector da Educao, cuja justificao assenta na especificidade,
dimenso e diversidade do universo dos organismos e servios que integram este sector.
Tal como qualquer outro plano sectorial, nasce a partir de uma base fornecida pelo
POCP, acolhendo as adaptaes entendidas como necessrias para que possa ser
aplicado pelas instituies e organismos do sector do ensino.

Esto obrigados aplicao deste plano todos os servios e organismos do Ministrio da


Educao, bem como os organismos autnomos sob sua tutela que no tenham natureza,
forma e designao de empresa pblica. A Universidade de Coimbra, bem como outras
universidades e institutos tutelados pelo Ministrio da Cincia, Tecnologia e Ensino
Superior, est tambm obrigada sua aplicao. Para estes ltimos, organismos com
autonomia administrativa e financeira, este plano tornou-se obrigatrio a partir do ano
econmico de 2001.

Pelo ponto 2.9 do POC-E, as entidades sujeitas a este diploma devem adoptar tambm
um Sistema de Controlo Interno, pretendendo-se com esta medida a salvaguarda de
activos e o registo e actualizao de Imobilizado. Fica ainda assegurada a legalidade e
regularidade das operaes, a integralidade e exactido dos registos, a eficcia da gesto
e a qualidade da informao.

Com a aprovao e implementao do POC-E criaram-se as condies para a integrao


da contabilidade oramental, patrimonial e analtica na Contabilidade Pblica dita
moderna. esta integrao, a vrios nveis, que torna o POC-E um valioso instrumento
de apoio aos rgos de gesto. Passa a ser exigido Contabilidade Pblica que fornea
informaes sobre a aplicao de fundos financeiros, respeitando o estipulado pelas
entidades competentes para o efeito. Comea uma era de novas exigncias ao nvel da

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informao contabilstica, caracterizada pela uniformizao de critrios e pelo


cumprimento de regras associadas realizao de despesa pblica, que, para alm dos
princpios base de economia, eficcia e eficincia, tambm devero ter em conta a
conformidade legal dessa mesma despesa: a existncia prvia de autorizao de
realizao da despesa, a inscrio em oramento, a cabimentao e a correcta
classificao econmica.

Os Princpios Contabilsticos previstos pelo POC-E so coincidentes com os


estabelecidos no POCP (j referidos tambm anteriormente): princpio da entidade
contabilstica, princpio da continuidade, princpio da consistncia, princpio da
especializao (ou do acrscimo), princpio do custo histrico, princpio da prudncia,
princpio da materialidade e o princpio da no compensao. O princpio da substncia
sobre a forma (as operaes devem ser contabilizadas atendendo substncia e
realidade financeira e no apenas sua forma legal), previsto no POC, no consagrado
no POCP nem no POC-E, dada a importncia que a legalidade assume nas contas
pblicas, optando-se por indicar expressamente as situaes em que a substncia
prevalece sob a forma. No entanto, quando se trata da contabilizao de bens em regime
de locao financeira e na cedncia de imobilizado com horizonte temporal de retorno,
este o princpio utilizado pelo POC-E (ponto 3 Princpios Contabilsticos do POC-
E).

Os princpios da entidade contabilstica e da no compensao so introduzidos pelo


POCP, no estando contemplados no POC. A incluso do primeiro, que define entidade
e sub-entidades contabilsticas e grupo pblico8, resulta da necessidade de ter em
considerao as estruturas organizativas de uma instituio e as suas necessidades de
gesto e de informao. Este princpio perfeitamente visvel na Universidade de
Coimbra como grupo pblico, composto pelas diversas entidades contabilsticas que o
integram, sujeito s normas de consolidao de contas. Quanto ao princpio da no
compensao, a sua introduo no POCP resulta do receio de que o objectivo de
imagem fiel deturpe as informaes necessrias ao conjugar saldos de sinal contrrio
(ponto 3 do POC-E).

8
Conjunto de entidades coexistentes no mesmo espao institucional e todas elas obrigadas a elaborar e
apresentar contas de acordo com o POC-E (entidades contabilsticas).

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Como critrios de valorimtricos para o imobilizado, o POC-E estabelece o critrio do


custo de aquisio e o critrio do custo de produo. O primeiro corresponde ao
somatrio do preo de compra com todos os gastos realizados, de forma directa ou
indirecta, com a colocao do produto (bem ou servio) no seu estado actual. O custo de
produo representa a agregao do custo gerado com matrias-primas, com outras
matrias consumidas, com mo-de-obra e qualquer outro custo que justifique como
necessrio para produzir e colocar o bem no estado em que se encontra (ponto 4
Critrios de Valorimetria do POC-E).

Independentemente do critrio a aplicar, o POC-E prev a figura da amortizao para os


bens que apresentam uma vida til limitada, sendo esta realizada de uma forma
sistemtica durante o perodo equivalente vida til atribuda a cada tipo de bem
imobilizado. O valor de amortizao calculado pelo mtodo das quotas constantes.
Existem excepes a esta regra legal, que se encontram previstas no CIBE9, aprovado
pela Portaria n671/2000, de 17 de Abril. De acordo com o seu artigo 36, e tendo como
base justificativa o carcter histrico, cultural e a sua natureza, os bens no sujeitos a
amortizaes regulares so:
Bens mveis de natureza cultural, tal como as obras de arte, objectos cujo
valor reside na sua antiguidade, documentos com valor histrico e cultural,
etc;
Animais, cuja propriedade tem como objectivo a alimentao;
Veculos automveis antigos, cujo valor reside na sua antiguidade e carcter
histrico;
Bens imveis, que apresentem um elevado grau de complexidade na ptica
da avaliao do seu real valor;
Bens imveis, que se definam no s pela dificuldade de avaliao, mas
tambm pela sua raridade, implicando assim uma acrescida problemtica na
avaliao do seu real valor.

Ainda no campo do imobilizado, o POC-E define para os activos de imobilizado obtidos


a ttulo gratuito, o valor de avaliao ou o valor patrimonial, de acordo com os termos
legais. No mbito de transferncias entre entidades sujeitas ao POC-E, o valor a

9
CIBE Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado modelo de inventariao de uma organizao
pblica, particularizado neste captulo.

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considerar ser o valor de avaliao, de acordo com os registos contabilsticos na


entidade de origem.

Aplicando ao caso concreto da UC, esta norma foi aplicada no momento em que a
FMUC e a FCTUC assumiram a sua autonomia administrativa e financeira. Os bens que
at ento faziam parte do patrimnio da Universidade, mas que se encontravam afectos
a cada uma das faculdades, foram cedidos definitivamente. Este tipo de cedncia de
bens ocorre, por regra, sem qualquer tipo de contrapartida financeira, verificando-se,
ento, uma cedncia gratuita de bens, realizada sem que haja qualquer tipo de
perspectiva de retorno.

Relativamente a bens de domnio pblico, o plano sectorial para a Educao estabelece


que sero includos no activo imobilizado da entidade responsvel pela sua
administrao ou controlo, quer estejam ou no afectos sua actividade operacional.
Estes bens so valorizados, tal como j foi referido, a custo de aquisio ou a custo de
produo.

No que diz respeito s despesas de investigao e desenvolvimento, estas devem ser


amortizadas num prazo mximo de cinco anos, excepto as despesas de investigao e
desenvolvimento com proveitos directos plurianuais, devendo neste caso obedecer-se ao
princpio da especializao do exerccio.

A Classe 4 Imobilizaes do POC-E, tal como no POCP, engloba todos os bens


detidos pelas entidades, que no se destinam a venda, quer sejam ou no propriedade da
entidade em causa, podendo ser propriedade do Estado mas afectos instituio, ou
mesmo bens do domnio pblico. Esta classe, no POC-E, est repartida em vrias
contas, semelhana do POC e POCP, das quais se destacam:
A conta 42 Imobilizaes Corpreas, que espelha todos os bens
imobilizados tangveis, mveis ou imveis, desde que no tenham como
objectivo a venda. Para alm do valor de cada bem, tambm aqui se registam
todas as operaes realizadas afectas a estes bens, tais como obras de
conservao e restauro dos mesmos;
A conta 48 Amortizaes Acumuladas, destina-se aos registos dos
montantes amortizados ao longo dos sucessivos exerccios.

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Posto isto, conclui-se que todas as entidades pblicas a operar no sector da Educao
tm obrigatoriamente de espelhar na sua contabilidade patrimonial todo e qualquer bem
sobre o qual possuam ou no propriedade legal, desde que sobre ele exeram controlo e
administrao.

Quanto s existncias, a valorimetria presente no POC-E refere que estas so


valorizadas ao custo de aquisio ou ao custo de produo, sem prejuzo de algumas
excepes impostas. As dvidas de e a terceiros expressam-se pelas importncias
constantes dos documentos que as titulam. Para as disponibilidades de caixa e de
depsitos em instituies financeiras, refere-se que sejam expressas pelos montantes dos
meios de pagamento e dos saldos de todas as contas de depsito da instituio.

3.4.2 A Inventariao CIBE

Com base num conjunto de documentos internos da Administrao da UC, pode


observar-se que a Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra tem por objectivo
definir os procedimentos relativos ao imobilizado, para que seja possvel: conhecer, a
qualquer momento, o imobilizado da UC, item a item, bem como dispor de diversas
informaes relativamente a cada um deles e a cada segmento (por Faculdade, por local,
por centro de custo, etc.); obter o detalhe necessrio dos valores dos bens de natureza
corprea constantes da contabilidade, agrupados pelas contas mais elementares desta, e
obter mapas discriminativos dos bens, por localizaes, para efeitos de conferncias
peridicas; calcular as amortizaes para efeitos da Contabilidade Geral e Analtica da
Universidade de Coimbra e reavaliar periodicamente o imobilizado. Tem tambm a
finalidade de obter informao para abates, transferncias e outras regularizaes e
actualizar os capitais segurados.

Neste mbito, a gesto patrimonial abrange os bens agrupados em diferentes classes de


imobilizado, nomeadamente, terrenos e recursos naturais, edifcios e outras construes,
equipamento bsico, equipamento de transporte, ferramentas e utenslios, equipamento
administrativo e outras imobilizaes corpreas.

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A gesto dos bens de imobilizado efectuada por um sistema informatizado de registos


e controlo destes bens, que permite a criao, manuteno e explorao de ficheiros, que
integram, relativamente a cada bem do imobilizado corpreo, as diversas informaes
necessrias para efeitos contabilsticos, de cadastro, de seguros, de controlo, de
garantias, de inventrios fsicos e de responsabilizao, por centros de custo, onde os
bens se encontram.

No sentido de se poder obter um ficheiro de patrimnio imobilizado devidamente


actualizado, e tambm devido a exigncias do POC-E, deve ser efectuada uma
inventariao do patrimnio da Universidade de Coimbra.

A inventariao de um bem sempre uma questo que levanta algumas dvidas, dado
que este conceito , muitas vezes, confundido com outros, nomeadamente com a
etiquetagem de um bem. No entanto, h que ter em conta que, independentemente do
bem poder ser etiquetado ou no, todo o bem que seja considerado um bem duradouro, e
que, portanto, aumente o activo fixo da UC um bem inventarivel.

De acordo com o CIBE, todos os bens mveis, com excepo dos no duradouros so
alvo de inventariao. No entanto, na UC, dado o grande volume de bens a inventariar e
o pequeno valor de muitos deles, est a ser proposto que, no futuro, os bens com valor
inferior a 25,00 no sejam inventariados; bens de valor superior a 25,00, devem
constar das listagens de inventariao. Mesmo sendo bens duradouros, se forem de
valor inferior a 25,00, no se inventariam. Estes iro ser reconhecidos como custo do
exerccio em que so adquiridos.

Durante o perodo em que decorrem os trabalhos de inventariao, devero ser evitados


todos os movimentos de imobilizado, nomeadamente, transferncias, aquisies e
vendas. Nos casos em que seja absolutamente necessrio que isso acontea, dever ser
pedida autorizao ao ncleo Patrimnio a fim de se poder separar e identificar estes
movimentos de modo a que o seu registo no levante dvidas em relao ao que foi
inventariado.

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O controlo primrio dos bens do activo imobilizado deve radicar nas normas de
inventariao do CIBE, cujo mbito material inclui todos os bens mveis e imveis com
durao superior a um exerccio econmico.

CIBE Cadastro e Inventrio dos Bens do Estado

O modelo CIBE constitui um sistema de informao auxiliar do POCP e dos respectivos


Planos Sectoriais no domnio da inventariao do imobilizado. Trata-se de um sistema
que a lei exigia desde 1980, a partir da publicao do Decreto-Lei n 477/80, de 15 de
Outubro, mas o qual s foi aprovado 20 anos depois, pela Portaria n 671/2000, de 17 de
Abril. Este um modelo de inventariao completo, para os bens mveis, veculos e
imveis, capaz de suportar a implementao dos planos de contabilidade pblica, e
composto por trs inventrios:
CIME Cadastro e Inventrio de Mveis do Estado;
CIVE Cadastro e Inventrio de Veculos do Estado;
CIIDE Cadastro e Inventrio dos Imveis e Direitos do Estado.

Todos os inventrios de base esto sujeitos, para alm dos vrios registos,
identificao do bem, classificao e valorizao do mesmo. Para tal, o CIBE integra
o classificador geral, bem como os modelos das fichas de identificao, de
inventariao, de amortizao e do mapa sntese dos bens inventariados. No
classificador geral do CIBE cada bem identificado a partir de uma codificao prpria
e fica sujeito a uma taxa de amortizao especfica (Artigo 25 do Cdigo CIBE).

A estrutura do CIBE compreende objectivos, mbito, normas especficas, normas


comuns, inventrio inicial, disposies finais, classificador geral e modelos (fichas).

Como objectivos, o CIBE (Artigo 1) pretende a sistematizao dos inventrios dos


bens mveis, veculos, imveis e direitos e eles inerentes, para o conhecimento da
natureza, composio e utilizao do patrimnio do Estado, como previsto no Decreto-
Lei n 477/80, de 15 de Outubro; a definio dos critrios de inventariao que devero
suportar o novo regime de contabilidade patrimonial a que os servios pblicos
passaram a estar sujeitos; a uniformizao dos critrios de inventariao e

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contabilizao dos bens mveis, veculos e imveis e direitos a eles inerentes, em ordem
consolidao para a elaborao do balano do Estado a integrar na Conta Geral do
Estado.

Relativamente s normas impostas pelo CIBE, estas dividem-se em normas especficas


(para cada um dos trs inventrios abrangidos no CIBE) e em normas comuns (iguais
para todos os inventrios).

Quanto ao CIME, este integra todos os bens mveis, com excepo dos no duradouros,
ou seja, os que tm consumo imediato e, em regra, com uma durao til estimada
inferior a um ano. So identificados a partir da sua designao, marca, modelo e outros
aspectos gerais que contribuam para a realidade da informao relativa a um bem. As
vrias espcies de mveis so agrupadas por classes que esto codificadas na base 100,
respectivamente da 101 118, de acordo com a estrutura constante do classificador
geral. A avaliao de cada bem feita de acordo com os critrios de valorimetria
presentes no POC-E, j apresentados anteriormente. A amortizao dos bens do activo
imobilizado corpreo pode definir-se como uma tcnica de imputao do desgaste ou
perda de valor, traduzida nos custos ou gastos decorrentes da sua utilizao ao longo do
tempo. Assim sendo, so objecto de amortizao todos os bens mveis que no tenham
relevncia cultural, bem como as grandes reparaes e beneficiaes a que os mesmos
tenham sido sujeitos que aumentem o seu valor ou a durao provvel da sua utilizao
(n1 do Artigo 7 do cdigo CIBE).

O CIVE compreende os veculos que constituam meios de traco mecnica, com


capacidade de transitar por si nas vias terrestres, areas e martimas, sujeitos a registo.
Caso o veculo no transite por si prprio considerado um bem mvel (equipamento
de transporte), sendo inventariado pelo CIME. Para efeitos de inventariao, os veculos
so identificados pela matrcula, marca, modelo, combustvel, cilindrada e outros, sendo
que pelo tipo de combustvel que os veculos so agrupados (base 200 do classificador
geral). A avaliao e amortizao os veculos feita de acordo com as normas definidas
para os bens mveis, sem prejuzo de algumas excepes impostas pelo cdigo.

O CIIDE, integra os imveis qualificados de domnio pblico ou privado, rsticos ou


urbanos e outros, incluindo os direitos a eles inerentes. A sua inventariao feita tendo

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em conta a identificao do bem (indicao geogrfica do distrito, concelho e freguesia,


morada, confrontaes, ), a sua espcie (rstico ou urbano) e domnio (pblico ou
privado). As avaliaes a que houver lugar devem ser feitas de acordo com os preos
correntes de mercado. Quanto amortizao dos imveis, so objecto desta os imveis
sujeitos a depreciao, tais como edifcios residenciais, de servios ou de indstria,
construes e infra-estruturas diversas e obras de grande reparao, ampliao e
remodelao.

Existem ainda normas gerais a ter em conta na inventariao de qualquer bem,


independentemente deste ser mvel, veculo ou imvel. Tais normas dizem respeito
organizao dos inventrios base, que define os suportes documentais a ter em cada
processo de inventariao, s regras e procedimentos dos inventrios, valorimetria do
CIBE e s amortizaes.

Na Universidade de Coimbra, a inventariao de qualquer bem respeita todo o cdigo


CIBE, aplicando todas as normas impostas por ele para os diferentes inventrios.

3.5. O POC-E em face das IPSASs

A harmonizao contabilstica internacional tem sido um dos temas mais analisados na


rea da contabilidade, gerando interesse em vrios utilizadores da informao
financeira. Muitas organizaes nacionais e internacionais, como o IASB, esto
actualmente envolvidas em processos de harmonizao. Em Portugal, particularmente
no domnio da Contabilidade Empresarial, a legislao contabilstica tem vindo a ser
influenciada por este movimento de harmonizao contabilstica internacional.

No contexto da Contabilidade Pblica, uma das preocupaes principais do IPSASB


tem sido a promoo de uma contabilidade elaborada na base de acrscimo por parte
dos organismos do Sector Pblico, tendo sido elaboradas regras para a transio da base
de caixa. Contudo, foi tambm elaborada uma norma em base de caixa especfica para o
Sector Pblico, sobretudo para contemplar pases menos desenvolvidos, cujos sistemas
contabilsticos no vo para alm da produo deste tipo de informao (Morais e
Loureno, 2005).

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Ao nvel dos pases que integram a Unio Europeia constata-se que no existe ainda
normalizao em matria de Contabilidade Pblica, pelo que a comparabilidade entre as
respectivas contas dos pases no est ainda assegurada. A proposta de normalizao, a
nvel mundial, levada a cabo pelo IPSASB, tem enfrentado alguns obstculos em muitos
pases porque no se torna fcil alterar procedimentos contabilsticos implementados ao
longo dos tempos, havendo que contar com a normal e compreensvel resistncia
mudana (Morais e Loureno, 2005).

Portugal optou por um modelo semelhante aos adoptados noutros pases do continente
europeu, nomeadamente assente e planos de contas, mantendo a Contabilidade
Oramental em base de caixa, com compromissos para despesas (caixa modificada),
mas integrando um sistema a Contabilidade Patrimonial e Analtica em base de
acrscimo.

Conforme apresentado anteriormente, este sistema assenta no POCP, do qual foram


derivados planos para vrios sectores da Administrao Pblica, entre os quais o POC-
E. Neste mbito definiram-se, como tambm apresentmos, critrios de reconhecimento
e valorimetria para diversos elementos do activo, sendo os mais relevantes, pelo seu
peso em termos quantitativos no activo e pelas especificidades a que esto sujeitos em
termos de patrimnio pblico, os definidos para os elementos do imobilizado.

Num comentrio muito breve, podemos afirmar eu alguns dos critrios definidos no
POCP e subsequentemente no POC-E esto prximos dos das IPSASs 16 e 17 aqui
introduzidas, designadamente o reconhecimento inicial ao custo de aquisio ou de
produo e o reconhecimento de amortizaes para reflectir a depreciao dos bens pelo
seu uso.

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4. O Estgio

Conforme j referido, o estgio curricular subjacente a este relatrio teve a durao de


seis meses e desenvolveu-se sobretudo no ncleo de Aprovisionamento e Patrimnio da
Administrao da Universidade de Coimbra. No incio do estgio foi definido, com o
respectivo supervisor, um Plano de Estgio que compreendia todas as tarefas a
desenvolver e o tempo dedicado a cada uma delas. No entanto, e por motivos internos
Administrao da UC, tal no foi cumprido na ntegra. Foi na rea do Patrimnio que
decorreu a quase totalidade das tarefas, sendo o restante dedicado ao Aprovisionamento
e tambm, com uma pequena participao, ao ncleo Gabinete Tcnico, na rea do
imobilizado. No Anexo 2 apresenta-se um cronograma que define a programao inicial
do trabalho e a efectivamente realizada.

Durante o perodo do estgio participei em duas aces de formao com vista a


adquirir conhecimento nos temas abordados. Estas aces tiveram por temas Novo
Cdigo dos Contratos Pblicos Aco de Sensibilizao e SAP Financeira. Destas
aces de formao foram elaborados pequenos relatrios que descreveram os assuntos
tratados. Alm destes relatrios, foram sendo elaborados periodicamente tambm
pequenos relatrios de trabalho, resumindo todas as actividades realizadas ao longo do
estgio, no perodo de tempo respectivo. A elaborao de todos os relatrios tinham o
objectivo de proporcionar um melhor acompanhamento do estgio por parte do
supervisor e tambm uma melhor sistematizao de tarefas da minha parte. A ttulo de
exemplo, e para melhor compreenso, apresentam-se nos Anexos 3 e 4 um dos
relatrios de trabalho e o relatrio da aco de formao Novo Cdigo dos Contratos
Pblicos Aco de Sensibilizao .

O relato das tarefas desenvolvidas no estgio organizado em duas fases. Em primeiro


lugar descreve-se todo o trabalho desenvolvido no Patrimnio, subdividindo este pelas
actividades realizadas em cada natureza dos bens patrimoniais (mveis, veculos e
imveis). De seguida apresenta-se, num nico ponto, todas as actividades desenvolvidas
no Aprovisionamento e no Gabinete Tcnico. As tarefas do Aprovisionamento esto
essencialmente relacionadas com a conferncia e regularizao de contas e confirmao

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de material. No Gabinete Tcnico, tal como referido, as tarefas desenvolvidas esto de


acordo com a gesto do imobilizado, nomeadamente as participaes financeiras.

4.1. Patrimnio

Nesta rea, as tarefas desenvolvidas dizem respeito inventariao do imobilizado


(mvel, veculos e imvel), abates, transferncias, auditorias, entre outros. A descrio
do trabalho ser feita tendo em conta esta disposio e sero abordados todos os
processos concretizados. Sero ainda mencionados outros trabalhos desenvolvidos, de
acordo com projectos j existentes para esta rea, designadamente a exportao das
fichas de identificao dos bens do SAP e o projecto manual do imobilizado.

4.1.1. Inventrio de Imobilizado

Bens Mveis

O processo relativo inventariao de qualquer bem mvel tem incio com a


confirmao de todos os documentos recebidos, analisando se estes so efectivamente
destinados ao Aprovisionamento e Patrimnio, e se esto de acordo com as respectivas
folhas de relao enviadas pelos vrios Servios. Nos casos provenientes das
Faculdades, Estabelecimentos e Servios com oramento prprio (como a Faculdade de
Direito ou a Biblioteca Geral), verifica-se a existncia da ficha CIME devidamente
preenchida, e caso no esteja em conformidade, procede-se devoluo da
documentao para correco. Contudo, o Aprovisionamento e Patrimnio reserva-se o
direito de no o fazer, em casos excepcionais, substituindo-se ao originrio do processo,
ou seja, fazem-se as correces directamente. Em casos de anomalias, devem
comunicar-se Contabilidade e/ou ao ACGP para que em conjunto, ou isoladamente, se
proceda sua rectificao, permitindo assim o devido tratamento dos documentos
recebidos.

Depois da confirmao de todos os documentos, procede-se anlise destes, de forma a


verificar a sua classificao econmica (tipo de despesa) e fonte de financiamento, bem

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como a classe de imobilizado onde o bem ir ser criado. Sucede ento a criao da ficha
do imobilizado na aplicao SAP. Inicialmente criam-se as fichas CIME para os
processos organizados pelo Aprovisionamento e Patrimnio. De seguida criam-se as
fichas de imobilizado na aplicao SAP, de acordo com a anlise enumerada
anteriormente, registando o cdigo de subveno, quando seja caso disso. A criao do
imobilizado obedece Portaria 671/2000 de 17 Abril 2000 CIBE. Quando se trata de
processos de aquisio em SAP Aprovisionamento, cria-se a ficha CIME e a ficha de
imobilizado provisria, ficando a aguardar informao definitiva, dado que
elaborada em fase de encomenda. Mais tarde, quando chegar a guia de remessa ou
factura, ser completada a informao tanto no SAP, como na ficha CIME.
Posteriormente, se o bem for etiquetvel, fotocopia-se a factura e a ficha CIME
duplamente e imprime-se a respectiva etiqueta. Uma cpia ser para arquivo e outra
para apoiar a posterior colagem de etiqueta. Se o bem no for etiquetvel, fotocopia-se a
factura e a ficha CIME apenas para arquivo. Os livros e revistas tcnicas, quando
destinados a bibliotecas, so considerados imobilizado; contudo no se preenche a ficha
CIME.

Aps esta tarefa, ser possvel tratar contabilisticamente os documentos que envolvam
directamente o imobilizado, pelo que se devolvem os documentos Contabilidade ou ao
ACGP, no caso de ser solicitado por este ltimo. As fotocpias dos documentos do
equipamento financiado com subsdios/transferncias ao investimento (Oramento de
Estado, PIDDAC, PRODEP e outros que se entenda especializar) ficam a aguardar o
lanamento contabilstico por parte da contabilidade, para que, logo que efectuado, seja
lanada a subveno nas contas 2745 respectivas, no Patrimnio. Simultaneamente,
conferem-se todas as fichas de imobilizado cuja aquisio financiada pelas fontes de
financiamento acima referidas, tendo a medida de subveno que lhe corresponde,
atravs da sua visualizao em SAP.

O nmero de identificao do bem imobilizado permite que seja impressa uma etiqueta
de cdigo de barras, que ser colada no respectivo bem, permitindo assim a sua
identificao de acordo com o cdigo CIBE. Esta etiqueta, depois de impressa,
anexada s fotocpias da factura, como j referido, de forma a facilitar a identificao
do bem aquando da sua colagem, evitando tambm a possvel troca de bens/etiquetas.
Para a respectiva colagem das etiquetas, desloca-se uma pessoa ou mais do

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Aprovisionamento e Patrimnio ao Servio que adquiriu o imobilizado, para que seja


identificado o bem e colada a etiqueta. Caso se trate de uma Faculdade, esta imprime e
cola as suas etiquetas. Excepcionalmente, sob solicitao, pode o Aprovisionamento e
Patrimnio imprimir e enviar as etiquetas s Unidades Orgnicas.

Devido sua natureza, existem bens que no so identificveis com etiquetas,


nomeadamente, ferramentas e utenslios, software, livros e revistas, bens de pequena
dimenso e outros bens cujas caractersticas no o permitem. Em todos os outros bens
sero coladas etiquetas de identificao. Cada etiqueta ser colada, conforme seja mais
adequado textura dos bens, sempre sobre o lado superior direito, de modo a tornar-se
facilmente visvel. Nos bens em que a etiqueta no possa ser colocada sobre o lado
superior direito, dever ter-se sempre em ateno a sua fcil visibilidade e evitar coloc-
la em stios onde possa cair. As etiquetas de identificao da Universidade de Coimbra
tm um cdigo que identifica o nmero de inventrio, a classe/tipo/bem (de acordo com
o cdigo CIBE) e a entidade que administra o bem.

Veculos

No que diz respeito inventariao de veculos, durante o estgio no decorreu numa


aquisio ou qualquer outro processo associado a um veculo. No entanto, torna-se
pertinente fazer referncia ao que feito na UC aquando de um destes casos.

A aquisio, a permuta e a locao financeira de veculos com motor para o transporte


de pessoas e bens, pelos servios e organismos da Administrao Pblica, dotados ou
no de autonomia, carece de autorizao prvia do Ministro das Finanas.
Presentemente, tais aquisies devem ser feitas no mbito do aprovisionamento pblico,
por se encontrarem abrangidas por este subsistema de compras pblicas.

Refira-se que o Patrimnio dos organismos autnomos constitudo pelos bens,


direitos e obrigaes recebidos ou adquiridos para o exerccio da sua actividade, mas a
compra de veculos com motor reveste, desde 1987, a natureza excepcional, conforme o
disposto nos sucessivos diplomas de execuo oramental, carecendo de autorizao do
ministro da tutela e das Finanas. Donde, independentemente da natureza do servio ou

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organismo da Administrao Pblica, a aquisio de viaturas est sujeita a duas


autorizaes: uma, para adquirir a viatura mais apropriada misso, se considerada
necessria por parte do Ministrio das Finanas; outra, para efeitos de realizao de
despesa, segundo a legislao aplicvel a este procedimento. A primeira da
responsabilidade do Ministrio das Finanas e a segunda do ministrio da tutela.

A aquisio de veculos integra os bens de capital fixo. Devero, por esse motivo, ser
classificados como despesas de capital, em material de transporte, que o respectivo
classificador econmico prev como sendo no cdigo 07.01.06 Aquisio de Bens de
Capital, Investimentos, Material de transporte. Deste modo, e a exemplo do que
acontece para o respectivo imobilizado corpreo de uma qualquer entidade
contabilstica pblica, haver necessidade de proceder sua classificao de acordo com
as vertentes contabilidade oramental, contabilidade patrimonial e inventariao
(CIBE).

Aquando, ento, da aquisio de um novo veculo, o processo inicia-se com a


verificao dos documentos recebidos pela Contabilidade. Cria-se a ficha do
imobilizado na aplicao SAP, segundo os critrios definidos e seguindo o Cdigo
CIBE e fotocopiam-se a factura, o seguro, o livrete e o registo de propriedade,
devolvendo posteriormente os documentos originais Contabilidade e/ou ao motorista
do veculo.

Bens Imveis

Relativamente ao levantamento da situao do patrimnio imvel, os dados a serem


recolhidos so mais especficos e a sua classificao tambm consta da Portaria
671/2000 de 17 de Abril CIBE.

As fichas que se esto actualmente a preencher na UC em relao ao patrimnio imvel


so as seguintes:
Ficha final de identificao de imveis;
Ficha de identificao e apoio avaliao de imveis;
Ficha de avaliao das condies de segurana dos edifcios.

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Quanto s tarefas na rea dos imveis, o trabalho durante o estgio incidiu sobretudo em
obras em curso e patentes.

Obras em Curso

O processo tem incio com a confirmao dos documentos recebidos (folhas de relao,
facturas,...) e verificao destes, de acordo com as respectivas folhas de relao
enviadas pelos Estabelecimentos ou Servios. Em caso de anomalia, deve comunicar-se
Contabilidade e/ou ao ACGP, para que em conjunto, ou isoladamente, se proceda
sua rectificao, permitindo assim o devido tratamento dos documentos recebidos. A
Contabilidade e/ou ao ACGP entrega ao Aprovisionamento e Patrimnio todos os
documentos que digam respeito aquisio total ou parcial de imobilizado imvel. Os
documentos so conferidos, de forma a verificar a sua classificao econmica e fonte
de financiamento, bem como a classe de imobilizado onde o referido bem ir ser criado.
Caso o processo de pagamento em causa seja a primeira factura, criada a ficha de
imobilizado na aplicao SAP, de acordo com a anlise descrita, mencionando, quando
seja caso disso, as medidas de subveno ao investimento. Uma obra nunca tem nmero
de inventrio. Nesta fase, cria-se pasta fsica no Patrimnio para a obra em curso.
Quando surgir outra factura relativa a esta obra, basta dar a indicao do seu nmero no
processo, para que a Contabilidade possa fazer o correspondente lanamento
contabilstico. De seguida fotocopia-se a factura, folhas de relao e o auto de medio,
bem como o contrato, se existir e for primeira factura, arquivando em pasta prpria.
Quando se recebe o auto de recepo provisrio passa para obra concluda.

Uma vez criado o imobilizado, gerada uma conta de lanamento (nmero do


imobilizado). Aps esta tarefa, ser possvel tratar contabilisticamente os documentos
que envolvam directamente o imobilizado, devolvendo para isso os documentos
Contabilidade.

Quando uma obra se d por terminada, ou seja, aps pagamento total de facturas e
recepo do auto definitivo, a classe do imobilizado deixa de ser uma 442
Imobilizaes em curso (de imobilizaes corpreas) para ser uma 42 Imobilizaes
corpreas, ficando a primeira saldada.

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Quando o investimento referente ao imobilizado em questo carece de subsdio, parcial


ou total, tem que se fazer o lanamento do mesmo. Todo o imobilizado financiado pelo
PIDDAC, PRODEP e Oramento de Estado, sujeito a um lanamento entre a conta
27452000 e as contas 27 correspondentes a cada uma destas fontes de financiamento. A
par desta tarefa, confere-se se todas as fichas de imobilizado, financiado pelas fontes de
financiamento acima referidas, tm mencionada a medida de subveno que lhe
corresponde, atravs da sua visualizao em SAP.

Patentes

Uma patente, na sua formulao clssica, um direito, conferido pelo Estado, que d ao
seu titular a exclusividade da explorao de uma tecnologia. Como contrapartida pelo
acesso do pblico ao conhecimento dos pontos essenciais do invento, a lei d ao titular
da patente um direito limitado no tempo.

O processo relativo a uma patente, na Universidade de Coimbra, tem incio com a


recepo e confirmao dos documentos respeitantes mesma. Tal como em qualquer
outro imobilizado, inicia-se ento a abertura do mesmo na aplicao SAP, comeando
por se confirmar se a patente j existe ou no. Para confirmar essa informao, na
aplicao SAP faz-se uma query, fazendo depois a procura pela classe de imobilizado
das patentes: 4331. Caso se verifique a j existncia da patente em questo, cria-se
apenas um subnmero associado ao nmero da patente que pretendemos, retirando e
acrescentando a informao necessria. No caso da patente no existir, cria-se
imobilizado novo com o preenchimento de todos os campos precisos, e posteriormente
fotocopiam-se os documentos necessrios e devolvem-se os mesmos Contabilidade.
As patentes no tm nmero de inventrio e no existe ficha CIIDE.

4.1.2. Exportao das Fichas de Identificao dos Bens do SAP

Ainda relativamente inventariao de imobilizado, no decorrer do estgio foi dado


incio ao processo de informatizao das fichas de identificao dos bens. Quando se
organizam os inventrios de base devem adoptar-se suportes documentais, tais como, o

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classificador geral CIBE e respectivas taxas de amortizao, as fichas de inventrio e o


mapa sntese dos bens inventariados, tal como j referido anteriormente. Na
Universidade de Coimbra as fichas de inventrio so preenchidas manualmente,
existindo assim em papel uma ficha por cada bem criado. Aps alguns estudos por parte
da equipa de informtica, tornou-se possvel, a partir do programa informtico utilizado
para a inventariao dos bens (SAP Menu AM), a produo automtica das fichas,
aps a abertura de imobilizado. Este procedimento ir ser vantajoso em vrios aspectos,
desde a poupana de papel e de tempo, e tambm na total coerncia de dados, evitando
falhas. A minha presena neste processo tornou-se relevante, dado o facto de uma das
minhas principais funes ao longo deste estgio ter sido a inventariao de
imobilizado, e assim sendo, estava mais familiarizada com todo o processo e com todos
os documentos necessrios. O processo informatizado est ainda em fase de testes, por
parte da equipa de informtica, com vista a aprovao final e funcionamento ser bem
sucedida.

4.1.3. Abates e Transferncias de Bens Mveis

Antes de se proceder a um abate ou transferncia, deve-se confirmar se os documentos


recebidos esto devidamente preenchidos, e comunicar aos Estabelecimentos,
Faculdades ou Servios quando se detecta qualquer anomalia, para que, em conjunto ou
isoladamente, se proceda sua rectificao, permitindo assim o devido tratamento dos
documentos recebidos. Os documentos so conferidos, de forma a verificar a sua
classificao econmica e fonte de financiamento, bem como a classe de imobilizado de
onde o referido bem ir ser abatido/transferido.

Sempre que se procede a uma transferncia de bens, preenchida uma ficha, Nota de
Transferncia Interna de Imobilizado, a informar os responsveis pela gesto do
patrimnio, para que estes possam proceder actualizao dos dados no sistema
informtico. Desta ficha devem constar o centro de custo actual e o centro de custo para
onde transferido, assim como a localizao do bem. Consta ainda deste documento, o
nmero de inventrio (que identifica o bem) e a sua designao.

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Quando um bem imobilizado, por motivo justificado atravs da Nota de Abate de


Imobilizado, deixa de ser til para um Estabelecimento, Faculdade ou Servio, este(a)
envia nota de abate a solicitar autorizao para a baixa do bem. O Aprovisionamento e
Patrimnio elabora informao para que o abate dos bens seja autorizado e aps a
deciso informa-se o requerente, por ofcio ou por e-mail. Caso a deciso seja no
sentido de se proceder ao abate do bem, o Aprovisionamento e Patrimnio assegura o
abate no SAP, ficando a aguardar o posterior envio da respectiva etiqueta, descolada do
bem no momento da abate fsico, por parte do Estabelecimento, Faculdade ou Servio
que requereu o abate, para proceder ao fecho do processo. Nos casos em que o Servio
considerar a hiptese de dar o bem como retoma, no momento da solicitao do bem
para abate, dever proceder como descrito anteriormente, indicando tambm o valor
aproximado da retoma, mas no confirmar o abate em SAP, dado que se difere para o
momento de tratamento do novo imobilizado. No momento de envio da factura do novo
bem para processamento, o Servio dever assegurar, para alm do envio da ficha
CIME, o envio da nota de crdito do fornecedor que retomou o bem e do processo
associado a essa autorizao de abate (fotocpia dos documentos enviados pela
Administrao no momento da comunicao de autorizao de abate). Com base nisso,
o Aprovisionamento e Patrimnio procede ao Abate com Receita e abertura do novo
imobilizado no SAP de acordo com as tarefas descritas anteriormente.

4.1.4. Auditoria aos Bens Mveis

As auditorias realizadas aos bens mveis da UC so elaboradas pelo Aprovisionamento


e Patrimnio, e so feitas de acordo com as instrues presentes no Manual Auditoria
aos Bens Mveis da Universidade de Coimbra. Em regra, so planificadas anualmente.
No entanto, se o ncleo entender, pode realizar auditorias pontuais, procedendo sua
comunicao por e-mail com um prazo mnimo de antecedncia de 2 dias teis,
exclusivamente ao Estabelecimento ou Faculdade a auditar.

Uma auditoria tem assim incio com o envio, por parte do Aprovisionamento e
Patrimnio, de um ofcio/e-mail Unidade Orgnica ou Estabelecimento que vai ser
auditado, onde refere a data da auditoria, solicita o acompanhamento por parte de um

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funcionrio, assim como a confirmao por parte da Unidade Orgnica ou


Estabelecimento das datas propostas.

Entretanto escolhe-se a amostra a auditar na respectiva Unidade Orgnica ou


Estabelecimento, conforme as especificidades que lhe so inerentes (h Faculdades que
funcionam em diversos edifcios). A amostra dever ser seleccionada, com especial
incidncia para as salas onde seja mais provvel a mobilidade de bens. Procede-se
depois exportao dos dados da amostra previamente definida, do SAP, para um
ficheiro de Excel. Em cada ficheiro, para alm da folha com a informao exportada
(que dever ficar sempre intacta), dever ser criada uma cpia, por forma a que a
existncia dos bens possa ser validada automaticamente atravs da introduo do
respectivo nmero de inventrio, seja atravs de leitura ptica seja pela introduo
manual.

Para a realizao efectiva da auditoria existe um aparelho de leitura ptica (Pocket PC),
para o qual so migrados os ficheiros criados em Excel. Alm disso so impressas
etiquetas de cor, de modo a identificar os bens auditados, com o descritivo de "Bem
Auditado ms/ano". O funcionrio do Patrimnio, que se desloca ao Servio a auditar,
procede ento leitura ptica dos bens da amostra, procedendo tambm ao
levantamento de todas as irregularidades.

Aps a auditoria, trabalham-se os ficheiros de forma a corrigir e actualizar a informao


neles constante e importa-se para o SAP os ficheiros corrigidos, de forma a manter uma
base de dados actualizada. Posteriormente, elaborado um relatrio10 com os resultados
da auditoria efectuada, onde constam todos os tipos de erros encontrados, assim como a
descrio do tipo de correces que foram registadas na aplicao SAP.

Por fim, enviado s Unidades Orgnicas ou Estabelecimentos auditados o relatrio


com os respectivos resultados, por e-mail ou ofcio, ficando a aguardar reposta por parte
dos mesmos.

10
O relatrio de auditoria elaborado de acordo com um impresso especfico, existente na UC, para o
devido efeito: Im F99-623-Relatrio da Auditoria.

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Durante o perodo do estgio foram realizadas auditorias totais (a todo o equipamento e


a todas as salas de um mesmo local) e parciais (apenas a equipamento informtico e/ou
mobilirio e em salas seleccionadas de um local) a diferentes Servios e Faculdades.

4.1.5. Projecto Manual do Imobilizado

Na Administrao da UC existe, j h algum tempo, a inteno de elaborar um manual


com o objectivo de sistematizar e propor um conjunto de normas relativas rea do
patrimnio, com especial ateno s questes contabilsticas. Este dever ajudar todos
os Servios e Faculdades na gesto do imobilizado, esclarecendo todas as dvidas que
possam surgir relativamente a este assunto. No seu contedo pode encontrar-se toda a
informao e documentos necessrios para a inventariao, tratamento contabilstico,
abates, transferncias, aplicao SAP, entre outros procedimentos relativos ao
imobilizado mvel, imvel e veculos.

Para iniciar este projecto, recorri leitura de diversos documentos relativos gesto do
imobilizado e da legislao existente para os temas em questo, pesquisa na Web sobre
o mesmo e algumas conversas com colegas, com mais experincia na rea, para
posteriormente avanar para a escrita. No perodo de tempo dedicado a este projecto,
redigi sobre a inventariao de imobilizado mvel, veculos e imvel, sobre os
procedimentos a ter em conta em cada um dos casos na aplicao SAP e sobre alguns
processos que decorrem associados aos bens imobilizados. No entanto, este foi um
projecto que, embora por mim iniciado, no foi concludo, dado que no consegui
completar tudo no perodo de estgio e posteriormente teria que ser analisado e
aprovado por rgos superiores. Apesar disso, ir ser continuado pelos colaboradores do
ncleo Aprovisionamento e Patrimnio.

Este projecto tornou-se numa mais-valia para mim, dado que, alm de estar a contribuir
para um melhor futuro da rea do Patrimnio na UC, aumentei o meu conhecimento
relativo a este assunto de uma forma mais slida.

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4.2. Outras reas abordadas

4.2.1. Aprovisionamento

De acordo com o Plano de Estgio inicial, estava previsto que o trabalho nesta rea
tivesse uma durao maior (ver Anexo 2). No entanto, e pelos motivos j referidos, o
tempo dedicado a este sector tornou-se muito reduzido.

O trabalho desenvolvido esteve associado conferncia e regularizao de contas, dado


a existncia de irregularidades nos saldos contabilsticos. Inicialmente fizeram-se
conferncias de entradas ad-hoc (entradas de bens em armazm sem processo de
aquisio em SAP-MM). Foram analisadas as listagens dos documentos feitos
informaticamente na aplicao SAP, menus MM e FI. Do cruzamento desta informao
resultou a necessidade de corrigir as contas de custos e proveitos, bem como os centros
de custo, atravs do lanamento de novos documentos. Este foi um processo de
conferncia de existncias que, possivelmente, no ter de se realizar nos prximos
exerccios, dado que est a ser preparado um sistema para solucionar este tipo de
problemas. Por exemplo, os processos de fornecimento contnuo, que at ento no
tinham soluo tcnica na aplicao SAP, menu MM, iro passar a ter resoluo.

Um outro campo abordado, no que respeita conferncia de existncias, foi o das


regularizaes a nvel das contas 62 Fornecimentos e Servios Externos e 79
Proveitos e Ganhos Extraordinrios, no mbito do fecho contabilstico do ano. Neste
momento necessrio que os saldos de todas as contas estejam correctos e, neste caso,
existia uma conta 79 com um saldo credor quando tal no devia acontecer, dadas as suas
especificidades. Assim, foi necessrio confirmar todos os lanamentos feitos a esta
conta, e de seguida procurar a justificao para os valores lanados de forma incorrecta
conta referida. Tais justificaes foram encontradas, e assim foi possvel fechar o ano,
a nvel de armazm, j com todas as correces e justificaes necessrias para o devido
efeito.

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4.2.2. Gabinete Tcnico

Neste ncleo foram desenvolvidas apenas actividades no mbito do Imobilizado, dado


ser o tema central do estgio.

Para a elaborao do ABDR necessrio o apuramento dos saldos das diferentes contas
do Balano e da Demonstrao de Resultados. A minha participao para este
documento prendeu-se com o apuramento de alguns resultados e levantamento de
informaes indispensveis, no mbito da Classe 4 Imobilizaes, nomeadamente a
conta 41 Investimentos Financeiros.

Assim sendo, procedi anlise das participaes financeiras que a Universidade de


Coimbra tem em diferentes entidades. Para tal, foram-me disponibilizados todos os
Relatrios de Contas dessas entidades e, com base nestes, analisei os seus resultados
lquidos do exerccio. No entanto, esta anlise deve ser feita com base no relatrio mais
recente da entidade e, em muitos casos, isso no foi possvel naquele momento, dado
que a Administrao ainda no os tinha em sua posse. Logo, preparei ofcios para todas
as entidades que no tinham entregue o seu ltimo Relatrio de Contas, pedindo o seu
envio. Aps a recepo dos relatrios, a anlise foi terminada e foram assim finalizados
os documentos a incluir no ABDR. A informao aparece esquematizada em dois
quadros intitulados Investimentos Financeiros (ponto 8.2.7 do POC-E) e Obrigaes e
Ttulos de Participao (ponto 8.2.16 do POC-E). No primeiro quadro a informao
refere-se ao tipo de investimento e respectivos montantes (desagregao da conta 41-
Investimentos Financeiros); no segundo quadro a informao apenas sobre as
obrigaes e ttulos de participao, identificando as entidades participadas, o valor
nominal da participao data, o capital prprio da participada e o resultado lquido.

Ainda no mesmo mbito, estive, junto com outros colaboradores da Administrao, a


apurar os movimentos ocorridos no activo imobilizado e nas respectivas amortizaes,
para apresentar em forma de quadro no ABDR. Aqui o trabalho desenvolvido foi apenas
de confirmao de informao e de valores, dado que os clculos precisos para esta
rubrica j tinham sido apurados.

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4.3. Anlise Crtica

A Universidade de Coimbra uma instituio dotada de autonomia financeira e


patrimonial, o que lhe permite gerir autonomamente as suas receitas prprias e as verbas
atribudas pelo Oramento de Estado. Ao longo deste estgio, uma das percepes mais
notadas foi a de uma gesto eficiente desses recursos, tendo a possibilidade de verificar
isso mesmo no decorrer normal do trabalho.

O facto de ser tambm a universidade pioneira em algumas das matrias a nvel da


gesto das universidades portuguesas, como a implementao do Sistema de Gesto da
Qualidade e da Contabilidade Analtica, e de j ter sido reconhecida com os mais
honrosos prmios em diferentes reas do Sector Pblico, faz com que o trabalho seja
feito de forma preponderante, no sentido de manter estas valncias, e incentive a um
maior dinamismo e empreendedorismo por parte de todos os colaboradores da
Administrao da UC.

No decorrer do estgio propriamente dito, foram-me facultadas todas as condies para


a melhor realizao das actividades propostas, tendo a possibilidade de contar sempre
com o apoio e ajuda incondicional por parte de todos os meus colegas.

Embora o estgio no tenha sido totalmente realizado de acordo com o previsto, e de se


ter focalizado numa rea especfica (Imobilizado), concedeu-me a viso prtica da teoria
adquirida ao longo do curso. Os pontos do estgio encontravam-se organizados de
forma a que pudesse colaborar e tomar contacto com diferentes reas da Diviso
Financeira da Administrao da UC, mas com o decorrer do tempo, e por convenincia
institucional, tal no foi possvel. No entanto, no considero que tenha sido uma
desvantagem, dado que me permitiu aprofundar o meu conhecimento numa determinada
rea em particular.

Apesar da minha formao acadmica no ter tido qualquer abordagem ao Sector


Pblico, todo o trabalho elaborado foi bem sucedido devido aos constantes
ensinamentos e conhecimentos transmitidos por todos os colegas. Alm disso, tive a
oportunidade de participar em aces de formao, que aumentaram o meu

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conhecimento na rea do Sector Pblico e nas prticas do sistema informtico utilizado


diariamente no trabalho.

Este estgio foi assim uma importante experincia para mim, tendo em conta todas as
aprendizagens que retirei dele, e toda a aplicao de conceitos e experincias que me foi
possvel realizar. Considerando as aprendizagens retiradas ao longo da formao
acadmica, entendo que estas se tornaram num ptimo ponto de partida para esta
primeira experincia laboral. O facto de j possuir algum conhecimento terico de
alguns temas abordados, nomeadamente a nvel da Contabilidade Geral, e de alguns
procedimentos contabilsticos, tornou a prtica numa actividade mais enriquecedora.
Porm, o facto de no ter frequentado, por exemplo uma disciplina sobre Contabilidade
Pblica, tornou a aprendizagem destas matrias um pouco mais difcil, tendo que
aprofundar as mesmas por mim prpria.

Alm disso, penso que este estgio ter sido tambm um contributo para a instituio,
dado que participei e desenvolvi alguns projectos j existentes na rea do Patrimnio,
bem como participei em todas as tarefas associadas ao respectivo ncleo, sempre com o
propsito de uma melhoria contnua.

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5. Concluses

A Universidade de Coimbra uma instituio de elevado prestgio, com capacidade


para sustentar inmeras eventualidades e deliber-las todas com sucesso, tal como foi a
oportunidade que me foi concedida em realizar este estgio na sua Administrao. As
suas particularidades permitem-lhe ser uma das instituies de ensino superior pblico
com mais estima e dignidade no nosso pas.

De acordo com toda a exposio e anlise de informao, conclui-se que a rea do


patrimnio/imobilizado na Universidade de Coimbra segue as normas nacionais e
procura estar de acordo com as internacionais. Quanto simultaneidade das pticas de
caixa e de acrscimo, a UC encontra-se positivamente posicionada, dado que na sua
execuo oramental tem reservadas contas na Classe 0 para a evidenciao de algumas
das suas fases, e classes de contas do cdigo 1 ao cdigo 8 para as rubricas de acrscimo
e de caixa.

Terminado o estgio, uma das consideraes importantes de referir a experincia


profissional adquirida. De facto, com o realizar deste, a Administrao da UC permitiu a
minha insero no mercado de trabalho e possibilitou-me uma ptima oportunidade de
enriquecimento pessoal e profissional.

Ao longo deste perodo as aprendizagens foram muitas e enriquecedoras, realizando


todas as tarefas em condies muito favorveis. Exemplo disso a utilizao da
aplicao SAP para todas as actividades, permitindo assim um tratamento contabilstico
sempre com elevada eficcia, e a prpria aplicao da Norma de Controlo Interno, que
permite um melhoramento significativo nas actividades desenvolvidas.

A avaliao deste estgio assim, a meu ver, muito positiva, visto que se geraram
benefcios para ambas as partes, tornando possvel a transposio da formao
acadmica adquirida na Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra para o
mundo laboral.

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Bibliografia

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Elementos de Contabilidade Geral, reas Editora, 21 Edio.

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Cristina Pacheco (2007) Contabilidade Pblica Casos Prticos , reas Editora.

CAIADO, Antnio C. Pires, CARVALHO, Joo Baptista da Costa e SILVEIRA, Olga


Cristina Pacheco (2006) Contabilidade Pblica Legislao, reas Editora.

CAIADO, Antnio C. Pires e PINTO, Ana Calado (2001) Manual do Plano Oficial de
Contabilidade Pblica, reas Editora, 2 Edio.

CARVALHO, Joo B. Costa e ALVES, Jorge M. Afonso (2006) Cadastro e Inventrio


dos Bens do Estado CIBE Comentado, Publisher Team.

CARVALHO, Joo B. Costa, MARTINEZ, Vicente P. e PRADAS, Lourdes T. (1999)


Temas de Contabilidade Pblica, Editora Rei dos Livros.

COSTA, Carlos Baptista (1993) Auditoria Financeira Teoria e Prtica, Rei dos
Livros, 4 Edio.

FRADE, Carlos Manuel (2003) Gesto das Organizaes Pblicas e Controlo do


Imobilizado, reas Editora.

FRANCISCO, Arlindo Jos, PINTO, Fernando Amadeu Alves, GONALVES,


Fernando, ALVES, Manuel Joo e FRANCISCO, Mrio Joo (2003) Regime da
Administrao Financeira do Estado, Vislis Editores, Lda, 1 Edio.

JORGE, Susana (2009) Slides das Aulas de Contabilidade Pblica, Faculdade de


Economia da Universidade de Coimbra.

MARQUES, Maria da Conceio da Costa (2005) Prestao de Contas no Sector


Pblico, Editora DisLivro.

MORAIS, Ana Isabel e LOURENO, Isabel Costa (2005) Aplicao das Normas do
IASB em Portugal, Publisher Team.

NABAIS, Carlos (1993) Noes Prticas de Auditoria, Editorial Presena, 2 Edio.

NPF Pesquisa e Formao (2004) Guia Prtico de Implementao de um Sistema de


Controlo Interno na Administrao Pblica.

UNIVERSIDADE DE COIMRA UC (2008) Manual de Acolhimento,


Administrao da Universidade de Coimbra, Gabinete da Qualidade e Comunicao
Interna.

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A Gesto do Patrimnio na Universidade de Coimbra

Legislao, Normas e Regulamentos

DL 477/80, de 15 de Outubro (organizao e actualizao do inventrio geral dos


elementos constitutivos do patrimnio do Estado)

DL 307/94, de 21 de Dezembro (princpios gerais da aquisio, gesto e alienao dos


bens mveis do domnio privado do Estado)

DL 232/97, de 3 de Setembro POCP

DL 26/ 2002, de 14 de Fevereiro Classificador Econmico

DL 280/2007, de 7 de Agosto (estabelece as disposies gerais e comuns sobre a gesto


dos bens imveis dos domnios pblicos do Estado, das regies autnomas e das autarquias
locais)

IPSASB, 2008, Handbook Combined, Volumes I e II

IPSASs 16, 2008, Propriedades de Investimento

IPSASs 17, 2008, Propriedades, Instalaes e Equipamentos (Activos Fixos


Tangveis)

Lei n8/90, de 20 de Fevereiro, Lei de Bases da Contabilidade Pblica

Portaria 378/1994, de 16 de Junho (instrues de inventariao dos mveis do Estado)

Portaria 671/2000, de 17 de Abril Cdigo CIBE

Portaria 794/2000, de 20 de Setembro POC-Educao

Documentos Internos da Universidade de Coimbra:


Instrues de Trabalho;
Manual detalhado de Auditoria aos Bens Mveis;
Norma de Controlo Interno (NCI) da Diviso Financeira;
Outros.

Stios na Internet

Http://www.uc.pt/
Http://www.uc.pt/administracao
Http://www.ifac.org/
Http://www.ifac.org/PublicSector/
Http://www.cnc.min-financas.pt/sitecnc_divulg_SNC.htm

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ANEXOS

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Anexo 1

Organograma da UC
Anexo 2

Cronograma do Estgio
Anexo 3

Relatrio de Trabalho
Relatrio de Trabalho

Relatrio de trabalho relativamente ao perodo de 31 de Maro de 2009 a 30 de


Abril de 2009.

As actividades realizadas ao longo deste ms de trabalho depreendem-se com o j


decorrido ao longo do estgio. Avancei com a inventariao de imobilizado mvel,
preparao, realizao e tratamento de resultados das auditorias previstas para o perodo
em questo, participei na regularizao de algumas contas para fecho do ano e,
juntamente com colegas de trabalho, iniciei o projecto de informatizao das fichas
relativas identificao de bens mveis, imveis e veculos.

Quanto inventariao de imobilizado mvel, o trabalho desenvolvido decorre como


previsto e j relatado anteriormente. Os processos de imobilizado dizem sempre respeito
verificao ou criao do mesmo, sendo que a verificao deste provem do exterior, e
nestes casos o processo passa pela confirmao e correco do elaborado, e tambm
pela ajuda no que for necessrio. A abertura ou criao de imobilizado decorre como j
descrito anteriormente.

Ainda relativamente inventariao de imobilizado, neste perodo foi dado incio ao


processo de informatizao das fichas de identificao dos bens. Quando se organizam
os inventrios de base devem adoptar-se suportes documentais, tais como, o
classificador geral e respectivas taxas de amortizao, as fichas de inventrio e o mapa
sntese dos bens inventariados. Na Universidade de Coimbra as fichas de inventrio so
preenchidas manualmente, existindo assim em papel uma ficha por cada bem criado.
Aps alguns estudos por parte da equipa de informtica, tornou-se possvel, a partir do
programa informtico utilizado para a inventariao dos bens (SAP Mdulo AM), a
produo automtica das fichas, aps a abertura de imobilizado. Este procedimento ir
ser vantajoso em vrios aspectos, desde a poupana de papel e de tempo, e tambm na
total coerncia de dados, evitando falhas por distraco. A minha presena neste
processo tornou-se relevante dado o facto de uma das minhas principais funes ao
longo deste estgio ser a inventariao de imobilizado. O processo ainda est a ser
testado com vista a aprovao final ser um sucesso.
Durante este perodo continuaram as conferncias e regularizaes para fecho
contabilstico do ano transacto. J como haveria sucedido anteriormente, voltei a estar
presente nestas conferncias, desta vez a nvel da classe Terceiros. Existiam algumas
diferenas contabilsticas de saldos e nomeadamente na conta 228 Fornecedores
Facturas em recepo e conferncia, que apresentava um saldo devedor sem justificao
aparente. Aps algumas anlises aos lanamentos feitos a esta conta, foram encontradas
as razes para as divergncias existentes e assim, posteriormente, procedeu-se s
rectificaes necessrias.

O plano das Auditorias aos bens mveis da Universidade de Coimbra continua a ser
cumprido e assim neste perodo realizou-se mais uma auditoria. Esta foi integral a todo
o edifcio onde est instalado o Gabinete das Novas Instalaes (GNI). Aps toda a
preparao necessria para a realizao da auditoria, a equipa deslocou-se ao local a
auditar para se proceder validao dos bens. Este foi um local particularmente difcil,
dada a imensa quantidade de irregularidades existente por diversos motivos. Existiam
bens que no estavam nas listas de inventrio do local, outros que estavam
inventariados mas no existiam fisicamente no local e ainda bens que estavam no local
mas com localizaes incorrectas. Haviam tambm muitos bens no etiquetados por
serem mais recentes e a colagem de etiquetas do ano transacto ainda no ter sida feita,
mas como tnhamos em nossa posse essas etiquetas, fizemos a colagem das mesmas e
assim, para alguns dos bens a situao ficou resolvida. Ento, alm da auditoria
prevista, procedeu-se ao levantamento de todos os bens presentes no edifcio para agora
fazer todas as rectificaes precisas. Os resultados desta auditoria so assim muito
negativos e aps anlise e tratamento dos dados ir ser elaborado um relatrio final, j
como vem sendo habitual de todas as auditorias realizadas, para podermos apurar as
verdadeiras razes da situao actual do GNI.
Anexo 4

Relatrio de Formao
Relatrio de Formao

Relatrio referente Aco de Formao em que participei Novo Cdigo dos


Contratos Pblicos Aco de Sensibilizao, dia 19 de Dezembro de 2008, com
durao de 7 horas e com a formadora Dr. Maria Joo Passo.

A aco de formao teve como tema central a Tramitao Procedimental Ttulo III
do Cdigo dos Contratos Pblicos (CCP). Ao longo do dia foram ento desenvolvidos
todos os diferentes tipos de procedimentos, com destaque para o Ajuste Directo,
Concurso Pblico e Concurso Limitado por Prvia Qualificao. O procedimento por
Negociao e o Dilogo Concorrencial foram tambm abordados mas no com tanta
evidncia, uma vez que na Administrao da Universidade de Coimbra no tm
aplicao.

O procedimento de formao de qualquer contrato tem incio com o levantamento da


necessidade em contratar algo. definida a proposta para incio de procedimento,
escolhe-se o procedimento, devidamente fundamentado, elaboram-se as peas do
procedimento adequadas e o cabimento oramental, e d-se ento e deciso de contratar
e a autorizao da despesa.

O Ajuste Directo o procedimento em que a entidade adjudicante convida


directamente uma ou vrias entidades sua escolha a apresentar proposta, podendo com
elas negociar aspectos da execuo do contrato a celebrar. (artigo 112 do CCP) Assim
sendo o ajuste directo pode ser simplificado, a um fornecedor ou a vrios. No ajuste
directo simplificado o valor do contrato a celebrar tem de ser inferior a 5000 . Refere-
se aquisio ou locao de bens ou servios, tem um prazo de execuo que no pode
ser superior a um ano (a partir da deciso de adjudicao), no pode haver reviso de
preos, existe a necessidade de aquisio, efectua-se o cabimento e o compromisso
oramental e a adjudicao pode ser feita directamente sobre a factura ou o documento
equivalente apresentado pela entidade convidada.

No caso do ajuste directo com um fornecedor, faz-se a proposta para incio de


procedimento, onde se fundamenta a escolha do procedimento, identifica-se a entidade a
convidar, elabora-se o caderno de encargos, o convite (que contem esclarecimentos,
erros e omisses das peas do procedimento) e o cabimento oramental. Posteriormente
envia-se o processo para despacho. O despacho de autorizao deve conter a deciso de
contratar, a autorizao para a despesa, a aprovao das peas do procedimento e a
remessa do processo para os servios. A apresentao de proposta deve ser enviada em
papel ou por via electrnica (atravs da plataforma electrnica a entrar em vigor em
Julho de 2009), com uma anlise feita pelos servios. O convite enviado com o
objectivo de melhorar a proposta. Apresenta-se a verso final da proposta, o projecto de
deciso final e o compromisso oramental. Finalmente seguem as fases de adjudicao,
notificao da deciso de adjudicao, notificao para apresentao de certificado de
registo criminal, celebrao de contrato (se aplicvel) e publicitao do contrato.

No caso do ajuste directo com vrios fornecedores o processo inicia-se tambm com a
proposta para incio de procedimento, mas neste caso existem algumas diferenas. Nesta
primeira etapa define-se um jri que composto por trs elementos efectivos e dois
suplentes, podem-se convidar no mximo cinco entidades, definem-se as peas do
procedimento, o critrio de adjudicao e a delegao de competncias. O convite deve
indicar a entidade adjudicante e o rgo que tomou a deciso de contratar, os
documentos que constituem a proposta, o prazo, modo e local para apresentao da
proposta, a existncia de fase de negociao, o critrio e factores de adjudicao e a
identificao do jri. O convite deve ainda ser formulado por escrito e acompanhado do
caderno de encargos. Este contm as clusulas a incluir no contrato a celebrar, as quais
dizem respeito aos aspectos da execuo do contrato. Para despacho seguem a proposta
para incio de procedimento, o caderno de encargos, o modelo de convite e o cabimento
oramental. Na ocorrncia de esclarecimentos e rectificao das peas do procedimento,
e quando o prazo para apresentao de propostas inferior a 9 dias, os esclarecimentos
podem ser prestados at ao dia anterior ao termo do prazo. Quando o prazo para
apresentao de propostas superior a 9 dias so solicitados por escrito no 1 tero do
prazo e prestados por escrito at ao termo do 2 tero do prazo. Se existirem
negociaes, estas devem incidir sobre os atributos da proposta submetidos
concorrncia pelo caderno de encargos. A notificao deve ter uma antecedncia
mnima de 3dias, data hora e local da primeira sesso, as actas devem ser assinadas pelo
jri e pelos concorrentes e manterem-se sigilosas durante a negociao. De seguida
seguem as fases de elaborao do relatrio preliminar (ordenao das propostas),
audincia prvia (os concorrentes tm acesso s actas das sesses de negociao com os
demais concorrentes e s informaes e comunicaes escritas de qualquer natureza que
estes tenham prestado, bem como s verses finais integrais das propostas apresentadas)
e relatrio final se alterar o relatrio preliminar tem que haver nova audincia prvia
restrita aos interessados. O processo segue ento para despacho e d-se a notificao da
deciso de adjudicao, o pedido de certificado de registo criminal, a celebrao de
contrato (se aplicvel) e a publicitao. Nesta fase final realiza-se a aprovao da
minuta por ambas as partes, a prestao de cauo (se tiver sido exigida), a publicitao
do contrato no portal da internet dedicado aos contratos pblicos e a condio de
eficcia e de pagamento.

O concurso pblico um outro tipo de procedimento que pode ser normal ou urgente.
No caso de ser normal pode ainda ser interno ou internacional. Tal como nos casos
anteriores, o processo tem incio com a proposta para incio de procedimento onde se
fundamenta a escolha do procedimento, elaboram-se as propostas de constituio do
jri, de aprovao das peas do procedimento, de anncio e de delegao de
competncias para... O anncio, no caso de ser interno, publicado no Dirio da
Repblica (DR) e at ao valor de 206.000 para bens e servios, e 5.150.000 para
empreitadas. No caso de ser internacional, publicado no DR e no Jornal Oficial da
Unio Europeia (JOEU) para qualquer valor. Em ambos os casos, o anncio pode ainda
ser publicitado na plataforma electrnica. Relativamente s peas deste procedimento,
elaboram-se o caderno de encargos e o programa do concurso, e estes devem estar
disponveis nos servios, para consulta dos interessados, desde o dia da publicao do
anncio, at ao termo do prazo para apresentao de propostas. Para despacho seguem
ento a proposta para incio de procedimento, o caderno de encargos, o programa de
concurso, os anncios e o cabimento oramental. Aps a apresentao de propostas, que
no caso de ser concurso pblico interno, tem um prazo de 9dias para bens e servios e
20 dias para empreitadas, e no caso de ser concurso pblico internacional tem 47dias.
Segue o acto pblico, que tem algumas formalidades, nomeadamente, a identificao do
procedimento com referncia ao anncio, a abertura dos invlucros que contm os
documentos feita pela ordem de recepo, l-se toda a lista dos concorrentes,
solicitam-se as credenciais aos concorrentes e elabora-se a acta. De seguida publicita-se
a lista na plataforma electrnica e avaliam-se as propostas. Neste momento h a
possibilidade de existir um leilo electrnico (s quando entrar em vigor a plataforma
electrnica). Este um processo interactivo destinado a permitir a melhoria dos
atributos das propostas, que tm que ser definidos quantitativamente, e s para bens e
servios. Posteriormente seguem as fases de elaborao do relatrio preliminar,
audincia prvia, relatrio final, adjudicao, notificao da adjudicao, notificao
para apresentao de documentos de habilitao, contrato e publicao e anncio de
adjudicao (se aplicvel).

No que se refere ao concurso pblico urgente, tal como o prprio nome indica, este tem
um carcter de muita urgncia, tanto que a apresentao de propostas apenas pode ser
feita num prazo mnimo de 24horas. Destina-se locao ou aquisio de bens ou
servios de uso corrente e de valor inferior a 206.000 . O critrio de adjudicao o do
mais baixo preo, no entanto se o preo mais baixo for igual em vrias propostas,
adjudica-se a que tenha sido apresentada primeiro. ento elaborado o anncio (onde
constam o caderno de encargos e programa de procedimento), a apresentao de
propostas, o leilo (opcional), a adjudicao, a apresentao de documentos de
habilitao (que tem um prazo de 2 dias) e a publicitao no DR e no Portal das
compras pblicas.

O concurso limitado por prvia qualificao rege-se, com as necessrias adaptaes,


pelas disposies que regulam o concurso pblico, podendo ser tambm interno ou
internacional. Este tipo de procedimento integra as fases de apresentao das
candidaturas e qualificao dos candidatos, e apresentao e anlise das propostas e
adjudicao. Para incio de procedimento elaboram-se as propostas de constituio do
jri, de aprovao das peas do procedimento, de anncio e de delegao de
competncias para. O anncio, se for at 206.000 publicitado no DR, se for superior
a 206.000 a publicitao no DR e no JOUE, e pode ainda ser publicitado na
plataforma electrnica. Aps a consulta das peas do concurso, esclarecimentos, erros e
omisses, surge ento a apresentao de candidaturas. Esta tem um prazo mnimo de
9dias para o caso de ser interno e de 37 dias para o caso de ser internacional. De seguida
ocorre o acto pblico com a publicitao das listas dos concorrentes e posterior anlise
das candidaturas. Num modelo simples de qualificao todos os candidatos que
preencham os requisitos mnimos de capacidade tcnica e financeira so qualificados;
num modelo complexo a qualificao segundo o critrio da maior capacidade tcnica
e financeira. O nmero mnimo de candidatos cinco. Os actos subsequentes so o
relatrio preliminar da fase de qualificao, a audincia prvia e envio do relatrio final
da fase de qualificao e notificao da qualificao. Na segunda fase deste
procedimento apresentao e anlise das propostas e adjudicao feito o convite e
enviado ou disponibilizado com o caderno de encargos. So apresentadas as propostas
nos prazos mnimos definidos e avaliadas de acordo com o critrio de adjudicao
fixado, o mais baixo preo ou a proposta economicamente mais vantajosa. O leilo
electrnico aqui tambm opcional. Seguidamente elaborado o relatrio preliminar,
feita a audincia prvia e o relatrio final, que no caso de alterar o teor e as concluses
do relatrio preliminar, tem que se proceder a nova audincia prvia. O processo ento
enviado para despacho de adjudicao com o compromisso oramental, a minuta de
contrato, o relatrio final e restantes documentos que compem o processo.
Posteriormente subsiste a notificao da adjudicao, a notificao para apresentao de
documentos de habilitao, o contrato e finalmente a publicao e anncio de
adjudicao (se aplicvel).

Existe ainda o procedimento por negociao e o dilogo concorrencial que no tm


aplicao na Administrao da Universidade de Coimbra, tal com referido
anteriormente. O procedimento por negociao acontece s para celebrao de contratos
constantes no artigo 29 do CCP e a sua publicao obrigatria no JOUE. O dilogo
concorrencial adopta-se quando o contrato a celebrar, qualquer que seja o seu objecto,
seja particularmente complexo, impossibilitando a adopo do concurso pblico ou do
concurso limitado por prvia qualificao (artigo 30 do CCP).

Aps este estudo, o meu conhecimento ao nvel do Cdigo dos Contratos Pblicos
ampliou-se, e nomeadamente ao nvel da tramitao procedimental, ficando assim a
conhecer todos os possveis tipos de procedimento a aplicar. Logo espero que num
futuro prximo se torne muito til ao nvel do tratamento de processos.