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Confucio
Asesora
Anja Nina Kramer
Asesora
Desarrollo Econmico Local
Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)
Asesora Tcnica
Aura Maritza Majano-Rivas
Desarrollo Econmico Local y Empleo Juvenil
Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)
Investigacin
i Carmen de Pereira
Consultora
Impresin
GRAFICOLOR S.A. de C.V
INTRODUCCIN vi
1. CONCEPTOS 1
1.1 Qu es una feria? 1
1.2 Porqu realizar ferias? 2
1.3 Ferias a nivel local 3
BIBLIOGRAFIA 51
iii
PRESENTACIN
La presente publicacin es un Manual para disear y organizar ferias para el
desarrollo econmico local, se ha elaborado el marco terico y operativo, por
medio del cual se determinan y ordenan los recursos, as como las actividades
para su organizacin y desarrollo, se han identificado las herramientas tcnicas
que deben utilizarse para su ejecucin y posteriormente la evaluacin del
montaje del evento.
Este manual ha sido validado por los actores locales de la Microregin Los
Nonualcos, con la realizacin de tres actividades:
Cada paso recoge las actividades a desarrollar, en las cuales se describen las
acciones necesarias, se propone que los participantes en las ferias tengan la
oportunidad de interactuar con la competencia y obtener el conocimiento del
mercado, elementos que le permitan al empresario concretar negocios en el
momento del evento y lo ms importante realizar negocios en el futuro,
incorporando temas vinculados con la actividad empresarial y acompaado
de eventos culturales para el esparcimiento de los visitantes. El cumplimiento
de este proceso requiere de tres factores fundamntales para que el resultado
sea un xito: un alto grado de compromiso desde el inicio, control del
tiempo en relacin a las actividades y la demanda de trabajo.
Es una actividad que tiene como caracterstica concertar en un mismo espacio fsico a la
oferta y demanda de servicios y/o productos, en una fecha programada. Las ferias son
una estrategia de promocin para la generacin de oportunidades comerciales, que se
realizan a travs de un contacto directo del empresario con el cliente y la competencia,
vinculando la oferta y la demanda.
Las ferias deben disearse como eventos de promocin comercial dirigidos a la micro y
pequea empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Debe
entenderse como un instrumento que forma parte de la estrategia para fomentar el
desarrollo econmico de un territorio.
Ejemplos:
Lograr la venta de $1.000 durante la Feria del Mueble, y otros $1,000.00 posterior a la
feria con otros clientes, la feria se realizar en San Pedro Nonualco, departamento de La Paz.
La produccin esta basada en la elaboracin de muebles para las diferentes reas de
una vivienda.
Las ferias se han consolidado en los ltimos aos como una de las ms poderosas y
efectivas herramientas de mercadeo, tal como viene a subrayar el constante
crecimiento de esta actividad, ayuda a los empresarios a aprender cmo presentar sus
productos.
Son la forma ms econmica y eficiente de ganar cuotas de mercado.
Constituyen la ms completa herramienta de comunicacin, donde se produce una
interaccin directa entre comprador y vendedor, poniendo en funcionamiento los cinco
sentidos.
Son el lugar idneo para establecer contactos comerciales, encontrarse con los
clientes habituales y captar nuevos clientes, ofreciendo nuevos servicios y/o productos.
Constituyen la mejor manera de conocer las tendencias actuales del mercado.
Posibilitan la participacin en jornadas y actos paralelos (charlas con temas de
actualidad empresarial, ponencias, entre otras) que ayudan a conocer la evolucin y
tendencias del mercado.
Acceso a informacin, contactos y relaciones que le aporten mayores conocimientos y
acceso a nuevos mercados.
Incrementa las actividades comerciales.
Establecimiento de negocios y alianzas entre empresas e instituciones, en forma
efectiva y rpida.
Identificacin de las adaptaciones, modificaciones e innovaciones que se deben
utilizar en los productos y servicios, nuevos diseos, formas de diferenciacin de
productos, maneras de preservar, manejo y proteger productos, para penetrar en otros
mercados y/o mejorar su insercin en el mercado nacional.
Disminucin de los costos de las transacciones.
Creacin de valor agregado, a travs de los conocimientos sobre temas de inters
empresarial, que proporcionan las conferencias tcnicas y asesoras.
Establecimiento de alianzas efectivas, proyectos y actividades conjuntas con otras
empresas o instituciones.
Se realiza una prospeccin del mercado a costos reducidos.
Se debe tener como fin ltimo contribuir a dinamizar la economa local, con productos
que identifiquen la zona.
Oportunidades:
Generar nuevos contactos que finalizan en ventas.
Dar a conocer sus productos y servicios o puestos de trabajo
Potenciar la marca.
Reforzar el contacto con los clientes habituales.
Observar la competencia (principalmente en las ferias).
Abrir nuevos mercados.
Vender.
Contactar a posibles distribuidores.
Las actividades en el marco del desarrollo econmico local deben cumplir con sus
objetivos de desarrollo, es importante que en estas actividades consideren dos ejes de 3
trabajo:
Potenciar lo existente, las personas, recursos, empresas, instituciones, gobiernos
municipales, entre otros.
Desarrollar la capacidad de gestin para la obtencin de recursos externos al
territorio, como financiamiento, asistencia tcnica, apoyos de todo tipo.
La promocin de estos eventos pretende:
Elevar la calidad de vida de la poblacin.
Contribuir al desarrollo del pas.
Enfrentar los retos de la economa nacional y de la globalizacin.
Se debe trabajar con esa orientacin, para lograr un apropiamiento del concepto de
desarrollo econmico local, desde los diversos roles.
Se pretende generar oportunidades para dar a conocer los productos elaborados, a travs
de una exposicin para comercializarlos, asimismo comunicarse y contactarse entre s. De
forma paralela promover la realizacin de negocios con empresas visitantes, instituciones
y visitantes en general.
Generar un espacio para que el sector empresarial local entre en contacto con otros
empresarios y viceversa, con el fin de hacer negocios.
Mejorar los niveles de competitividad de las empresas y abrir nuevos nichos de
mercado.
Estimular el espritu emprendedor para formar y consolidar empresarios
Las ferias a nivel local, son un mecanismo que se utiliza para toda actividad que genera
una transaccin comercial, como resultado de la exposicin de los productos o servicios,
son de todo tipo: de pesca, de turismo, muebles, de ropa, de artesanas, de plantas, de
todo producto o servicio que se pueda comercializar y sea elaborado en la regin.
FERIA DE
FERIA DE
DESARROLLO
DESARROLLO
ECONOMICO LOCAL Asistencia
Asistencia EMPRESARIAL tcnica
financiera
INTERCAMBIO
REALIZAR NEGOCIOS
COMERCIAL
Consiste en gestionar recursos necesarios para realizar la feria ante la empresa privada,
instancias gubernamentales, ONGs, municipalidades y la cooperacin internacional.
6
2. PROCESO PARA LA REALIZACION DE FERIAS
DE DESARROLLO ECONMICO LOCAL
2.1 Metodologa
Para enfrentar con xito la promocin y exposicin de productos y servicios locales, es
necesario definir y ejecutar un proceso para la realizacin de ferias. Su aplicacin y
seguimiento debe llevar un proceso metodolgico que plantee acciones secuenciales,
cuyos resultados deben responder a tres preguntas:
Qu ha cer para
llevarlas a cabo? Planific acin Misin
Vi si n
Como hacerlo?
Ejemplo:
Las ferias son un medio para dar a conocer productos o servicios, realizar negocios con
otros empresarios, observar la competencia, lanzamiento de productos, estudiar el
mercado, visitar y ser visitado por sus clientes o potenciales, encontrar distribuidores,
concretar ventas, entre otras. En resumen, se vuelve el evento como un centro
comercial para las personas de negocios. Los pasos del proceso son cinco:
Preparacin
Ejecucin
Evaluacin
Seguimiento
Sistematizacin
Pasos del
Proceso Preparacin
Paso
1
Planificacin
3
Paso Organizacin
Promocin y Planificacin
Evaluacin
Evaluacin de Resultados
8 Seguimiento
Sistematizacin
2
Paso
Ejecucin
8 das antes
1 da previo
El da del Evento
Preparacin
Planificacin
Paso
1
Organizacin
Promocin y Planificacin
Evaluacin
Paso
3
Evaluacin de Resultados
Seguimiento
Sistematizacin
Ejecucin
Paso
2
8 das antes 9
1 da previo
El da del Evento
Paso 1
El proceso da inicio con el Paso de Preparacin, que contiene 3 grandes actividades:
Planificacin.
Organizacin.
Promocin y Publicidad.
Criterios de xito:
Trabajo en equipo.
El elemento humano.
1. PLANIFICACIN
Qu es planificar?
Es construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
10 Qu es planificacin entonces?
Es un proceso racional para organizar y optimizar la utilizacin de los recursos, para lograr
objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.
Significa
Que los organizadores evalen de manera anticipada los objetivos y acciones, sustentan
las actividades no en corazonadas, sino basndose en un mtodo o en un plan de
trabajo. Los planes establecen los objetivos y definen los procedimientos adecuados para
alcanzar las metas.
Implica, adems
U toma de decisiones, un proceso de previsin (anticipacin),
n visualizacin (representacin del futuro deseado) y de
predeterminacin (tomar acciones para lograr el concepto de
p adivinar el futuro). Todo plan de trabajo tiene cinco elementos
r que lo caracterizan:
o
c Primera, debe referirse al futuro.
e Segunda, debe indicar acciones.
s Tercera, existe un elemento de causalidad personal u
o organizacional.
Cuarta, debe indicar los responsables de la ejecucin.
d Quinta, toma en cuenta el tiempo para realizar las
e actividades.
Como toda actividad humana, las ferias son eventos que requieren de una planificacin,
para ello en esta actividad es necesario cubrir 5 pasos principales:
Concepto
Un objetivo es una situacin deseada que se intenta lograr en un futuro, se dividen en
generales y especficos.
Qu es el objetivo general?
Lo que se pretende lograr con la feria, es el crecimiento econmico y posicionamiento de
las empresas.
Ejemplo: 11
Con la Feria de Productos Medicinales Naturales de la Microregin de Los Nonualcos, se
pretende fortalecer el tejido empresarial de la regin.
Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal forma que no presente
ninguna duda en aquellos que son responsables de participar en su logro.
Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente flexibles para ser modificados
cuando las circunstancias lo requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para
aprovechar las condiciones del entorno.
Medible: los objetivos deben ser medibles en un tiempo determinado, para definir con
precisin su cumplimiento.
Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.
Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que ste debe servir a la
institucin o actividad. Los objetivos por reas funcionales deben ser coherentes entre
s, es decir no deben contradecirse.
Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma, que se constituyan en elemento
motivador, en un reto para las personas responsables de su cumplimiento.
Definicin
Para cumplir con los objetivos ya definidos, es necesario elaborar una estrategia
se puede pensar en trminos de planificacin, como una respuesta novedosa para superar
la capacidad de los competidores en la penetracin del mercado, es la visualizacin
creativa de una oportunidad de crecimiento y cmo realizarlo de una manera ordenada y
planificada.
Concepto
Estrategia es un plan que se disea para alcanzar los objetivos definidos en la
planificacin de actividades.
Ejemplo:
Se ha planificado realizar la Feria de la Confeccin en Zacatecoluca, la estrategia para
lograr el cumplimiento de los objetivos, es promover la feria a nivel regional, en los
medios publicitarios posibles: radio, peridicos y televisin, como tambin gestionar
apoyos con las gremiales para impulsar el evento a nivel nacional:
Otros insumos
Analizar experiencias anteriores, para contar con indicadores e insumos de referencia
que permita evaluar la metodologa de trabajo a utilizar, resultados y lecciones
aprendidas. 13
Definir el alcance de la feria, puede ser local, regional, o nacional. Esta focalizacin
permitir medir la magnitud del evento y los resultados a obtener.
Elaborar una estrategia que involucre apoyos institucionales, locales y empresariales.
Sectores que participan:
v Deben caracterizarse los sectores participantes, ejemplo: en una Feria de Turismo,
los participantes deben ser empresas hoteleras, restaurantes, comedores, ventas
de artesanas, exposicin de productos naturales originarios de la zona.
v Elaborar lista de participantes y clasificarlos de acuerdo al sector.
1. 4 Elaborar el Plan de Trabajo o de Accin
Con la definicin de los objetivos y estrategias, se tienen las actividades o acciones a
realizar para el cumplimiento de los objetivos planteados, con estos insumos se elabora un
Plan de Accin o de Trabajo. Este plan debe contener todas las actividades con fijacin de
tiempo, recursos y responsables para cumplir con los objetivos propuestos al inicio de
esta planificacin.
Concepto
Trabajo?
Aqu estn los pasos a seguir:
Ejemplos:
Las prendas elaboradas en Santa Maria Ostuma, se han diseado con catlogos de
modas especializado, el indicador es el catlogo que nos indica el nivel de desarrollo
logrado en la confeccin en dicho municipio. 15
Envase para las jaleas con etiquetas adhesivas, el indicador es la etiqueta adhesiva,
indica la utilizacin de nuevas tecnologas para lograr un mayor impacto visual al
comprador.
Ejemplo de un Plan de Trabajo:
A. a a. Equipos a. A A A
A para coser Singer, para Lidia Santos, 1 semana Cantidad de
Elaborar Materia prestar encargada de prendas
Exponer los variedad de prima equipos logstica elaboradas
estilos de la prendas Operarias Romeo Lpez, 3 tres
temporada Alcalda para coordinador del das Calidad de
el local Comit las muestras
operativo a exponer
b.
A. b Recurso B Alcalda B B Diseo de
financiero municipal para Cristina Flores, 3 das las vietas
Cotizar las Recurso vehculos de Comisin de
vietas humano Cooperativa Logstica 1 semana
CONFIA para Jos Snchez,
el prstamo de la Comisin
Recurso de Finanzas.
A humano B
B Invitar a Vehculos
Realizar empresarios Equipo
ventas Recurso
humano
b. Invitar a Vehculos
textileros Equipo
Medios de
c promocin
: radio,
Promocin
afiches
al evento
El Plan de Accin incorpora los objetivos, las actividades en relacin a los objetivos, los
recursos requeridos, coordinaciones institucionales, responsabilidades y responsables,
con la programacin de tiempo y los indicadores para el seguimiento al cumplimiento de
las acciones a realizar ya programadas y los avances que se van logrando con las
revisiones peridicas.
16 Definir los recursos a utilizar
Es necesario enlistar las instituciones de acuerdo al tipo de recursos con que van
apoyar la realizacin del evento.
Ejemplo:
Control de recursos materiales
Ejemplo:
Presupuesto
Ejemplo:
Control de Asistencia
18
1 Marta Lpez El Costurera Centro, 2334-1537 Financiamiento a
Uniforme Zacatecoluca las
microempresas.
1. Definir objetivos
2. Definir metas
3. Determinar la estrategia
4. Elaborar el Plan de Trabajo o de Accin
5. Monitoreo del Plan de Trabajo.
2. ORGANIZACIN
El objetivo es lograr organizar y coordinar los esfuerzos y apoyos institucionales con las
instancias locales. Son dos actividades las que se realizan:
Qu es un Comit Operativo?
Cada entidad nombra un representante para que tome parte activa en los esfuerzos y
acciones que emprende el Comit, tanto con personal tcnico y de apoyo logstico,
como con aportaciones financieras, posteriormente se integran las comisiones, se
conforman por afinidad del quehacer institucional o por afinidad del personal tcnico.
Coordinacin general
Le corresponde asumir este rol a la institucin rectora del rea correspondiente al tema de
la feria, debe mantener el liderazgo para la exigencia del cumplimiento de la planificacin,
en tiempos y responsabilidades programados.
20 Le corresponde coordinar, supervisar y monitorear el cumplimiento del Plan de Trabajo,
recibir y revisar informes parciales de cada comisin para elaborar un Informe consolidado
de resultados, no lleva implcitas funciones operativas.
Ejemplo:
Uno de los requisitos bsicos es la presentacin de una solicitud que acompaa a los
formularios que estas entidades poseen, anexndoles los documentos que generalmente
solicitan. Con los fondos autorizados para la feria, se debe dar a conocer al Comit el
procedimiento para realizar las compras, la facturacin para liquidar los fondos, planificar el
presupuesto, no sobrepasar los montos asignados para cada rubro y todo lo relacionado con
el manejo de los fondos.
v Obtener los recursos humanos, mobiliario, equipo y financiero con las instituciones
colaboradoras del evento, no necesariamente pertenecientes a las Mesas de
Trabajo.
v Definir las necesidades del evento y solicitarlos.
v Gestionar las instalaciones para la feria, que cumpla con los requisitos establecidos
en la planificacin del evento.
v Elaborar reglamentos para los expositores, dirigido a la atencin y cuidado de las
instalaciones.
v Elaborar notas de invitacin a las autoridades correspondientes para la inauguracin
del evento y/o para la participacin como expositores, asesoras o en jornadas
tcnicas.
v Tomar en cuenta gastos y situaciones imprevistas.
v Realizar presupuestos de las instalaciones y gastos a realizar, en coordinacin con la
comisin de apoyo logstico para el montaje de stands o puestos de exposicin y la
distribucin de los mismos.
v Programar y preparar los eventos de inauguracin y de clausura.
v Elaboracin de identificaciones, los miembros del comit, colaboradores, personal de
las empresas participantes debern, sin excepcin, portar visiblemente su gafete de
identificacin de la feria o de su empresa.
Apoyo logstico
Coordinacin y manejo de los recursos obtenidos por las gestiones de la Comisin de
administracin e inversin. Entre las funciones ms importantes estn:
Es importante:
Ejemplo:
FUSAI, ubicado en el Valle de San Andrs, rea geogrfica donde existe un tejido
empresarial muy fuerte, para colaborar de manera estratgica en el evento con
asistencia tcnica y recursos de equipo y financieros, puede patrocinar actividades y
material especfico, como elaborar afiches para enviarlos a todos los municipios de la
regin.
Este tipo de actividad permitir ubicar a las personas de contacto, para establecer una
relacin permanente, durante el proceso de organizacin de la feria y para otras
actividades.
Encargada de los:
v Eventos de capacitacin
v Consiste en una programacin de los diversos eventos y temas de capacitacin
que se desarrollarn, para fortalecer el conocimiento de los expositores y
participantes.
v Realizar las gestiones para que expertos en los temas seleccionados impartan
las conferencias o charlas tcnicas.
v Utilizacin de herramientas tcnicas, como la Rueda de Negocios.
v Establecer los Centros de Informacin a los visitantes y expositores, es
necesario coordinar con las instituciones: Ministerio de Trabajo, Ministerio de
Economa, CONAMYPE, instituciones de financiamiento, con servicios de
asistencia tcnica, gestin de comercializacin y asesora tcnica y para el
financiamiento. Ejemplo: CONAMYPE, apoya a las empresas con el FAT (Fondo
de Asistencia Tcnica), lo cual les va a permitir disear e implementar sus
propios planes de calidad.
Esta Comisin realizar sus labores hasta que el proceso para realizar el evento ha
finalizado, sus funciones son post- feria, est conformada por los representantes
de cada comisin para que se logre retroalimentar con insumos para la evaluacin.
Funciones:
*Esta comisin est conformado por los encargados del resto de comisiones
Partiendo del Plan de Accin que traza las lneas de trabajo generales, programan una
reunin para elaborar de manera conjunta la planificacin y programacin de las
actividades, el Coordinador General debe recibir una copia de cada Plan de Trabajo
para darle seguimiento a la ejecucin. Se deben incorporar los objetivos, actividades,
responsables y recursos. El Plan de cada comisin, con el de Accin son los
instrumentos a utilizar durante todo el proceso del desarrollo de la feria, debe incluir
las actividades previas (perodo de preparacin, se debe definir cuanto tiempo se
necesita), durante (el o los das del evento) y despus de realizada la feria (evaluacin
del evento y seguimiento).
Indispensable
Que el Coordinador General del Comit, el da del evento se dedique a instalar los
canopies y no a verificar que el evento inicie a la hora programada y que supervise
que todo est listo para arrancar con el acto de inauguracin a la hora estipulada,
chequear que todas las comisiones han cumplido con sus funciones.
No permitir
Presupuesto de Inversin
Para que el Comit Operativo inicie sus actividades, es necesario asignar el
presupuesto de inversin, darlo a conocer para que conozcan los gastos por comisin,
los aportes de las instituciones y patrocinadores, el costo de las actividades. Es
importante conocer las gestiones, para obtener los recursos logsticos y de
infraestructura (local, mobiliario, servicios pblicos, equipo electrnico, papelera y
materiales de oficina, entre otros), que son indispensables para el desarrollo del
trabajo. 25
Ejecucin de Actividades
Con todos los recursos humanos, tcnicos, logsticos y financieros, el Comit
Operativo, debe iniciar sus actividades planificadas bajo la supervisin del
Coordinador del Comit.
Cules son los pasos ms importantes en la Organizacin?
2. Comit Operativo en marcha, definidos los comits y sus funciones, ya estn listas las
condiciones para iniciar las actividades.
Recomendacin
3. PROMOCION Y PUBLICIDAD
Pasos:
Concepto
Estrategia
Directorio de Invitados
Qu es un Concepto?
Es construir una imagen, el perfil de la feria que se presentar a los participantes y al
pblico en general. Se define una idea o un concepto, se debe determinar la forma en
que se presentar la feria, hay que considerar dos aspectos:
El nombre y objetivo
Se debe definir un nombre y un propsito atractivos, claros, de fcil comprensin y cortos
en palabras. El objetivo debe indicar en forma breve de qu se trata, haciendo nfasis en
los elementos de mayor importancia como sus beneficios.
Ejemplo:
28 Es importante
estructurar una Cumplimiento de
estrategia de promocin objetivos
y publicidad y ejecutarla
en todo el proceso
3. 3 Directorio de invitados
1
No. Empresa
El Pedregal
Actividad
Confeccin
Direccin
Barrio Las
Telfonos/email
2234-7892
contacto
Lic. Pedro
29
de ropa Flores, calle pedregal@yahoo.com Ortiz
San Juan , No.
38,
Zacatecoluca
2 La Casa Artesanas Barrio El 2278-1920 Sra. Mary
Rosada Centro, calle rosarte@hotmail.com Orantes
Olomega, No.
72, San Pedro
Nonualco
La casa de Artesanas
3 las
Artesanas
4 Nahanch Artesanas
Organizacin de los Invitados
Incluir el lugar, la fecha, la direccin del local, los servicios que se ofrecern.
Se debe tomar en cuenta la generacin de negocios entre los expositores, una empresa
participante puede satisfacer la demanda de otra, se presentan a su vez nuevos
requerimientos de productos, insumos o servicios. Al cumplimiento de los resultados de la
reunin le da seguimiento Promocin y Publicidad.
Ejecucin
Paso
8 das antes
2
1 da previo
El da del Evento
31
Paso 2
Uno de los aspectos fundamentales para el xito de la Feria, es el aporte y disponibilidad
de las instituciones u organizaciones que conforman el Comit Operativo, deben
combinar la experiencia en ferias y el conocimiento tcnico, as como tambin sus
vinculaciones con instituciones gubernamentales, instituciones financieras, cooperacin
internacional y otros participantes de la vida econmica de la regin y del pas.
La ejecucin del evento inicia con las actividades que se realizan para preparar las
instalaciones con los stands y el equipamiento necesario, las actividades inician ocho das
previo al evento para garantizar estar listos el da de la feria y arrancar con la
Inauguracin.
Actividades:
1. Actividades ocho das previos a la Feria.
2. Da del Evento.
1. Facturas
2. Papel Carbn
3. Lapiceros (2)
4. Lpiz (1)
5. Clips (una cajita)
6. Grapas (10 hileras)
7. Listas de precios
8. Catlogo de productos.
9. Cuaderno de 50 pginas o libreta (1)
10. Tarjetas de presentacin
11. Discos compactos promocionales
12. Brochures y material publicitario
Funciones:
33
Ejemplo:
Fecha puesta
Completo
NO
ACTIVIDADES
SI
ELABORACIN DEL STAND
Negociacin del espacio/ubicacin con los organizadores del evento
Designacin de la persona responsable
Preparacin del presupuesto detallado
Definir el objetivo del stand
Identificar los productos/servicios a exhibirse
Investigar alternativas para el montaje del stand
Decidir quin/quines estarn en el stand
Asegurarse que los productos a exhibir y todos los materiales de
publicidad estn debidamente montados
Es muy importante trabajar con las fechas programadas, para que en el evento no se
presenten contratiempos con el recurso humano, equipo y material de todo tipo.
Listado de Actividades pre-evento, responsabilidad del Comit Organizador
Fecha puesta
Completo
NO
SI
ATENCION A VISITANTES/ PERSONAL DEL STAND
Entrenamiento del personal (edecanes) en todos los
procedimientos de manejo de la feria y de los visitantes.
Cafetera
Basureros
Garrafn de agua
Manejo de basura
Seguridad para los productos, equipos e instalaciones
Equipo logstico para reproduccin de material
SERVICIOS DE INGENIERIA
Equipos Elctricos
Iluminacin de las instalaciones de la feria
Computadoras y accesorios para exposiciones, Internet
SERVICIOS ADICIONALES
Alquiler de equipo audio - visual
Alquiler de mobiliario y alfombras
Alquiler de telfono y fax
Decoracin de plantas y flores, opcional
Servicios fotogrficos
Extinguidores
Rota folios y pizarrones
35
Servicios de limpieza y sanitarios
36 o Sistema de sonido.
o Equipos audiovisuales.
o Rota folios y pizarrones.
o Pantallas.
o Computadoras y accesorios para exposiciones.
o Internet.
o Equipo logstico para reproduccin de material.
La organizacin del stand, es un tema que el empresario debe resolver
con el apoyo del Comit Organizador
Cmo no olvidar nada?
Hay que chequear las listas elaboradas como pre-evento, para no olvidar ningn
detalle:
v Preparacin del material a exponer.
v Preparacin de la documentacin tcnica y comercial.
v Preparacin de artculos promocinales.
v Preparacin de fotografas, audiovisuales, rtulos, entre otros
v Coordinar con el personal a cargo del stand, deben tener el conocimiento de la
empresa o negocio.
v Instrucciones con relacin a la atencin del cliente.
v Establecer horario de atencin.
v Preparacin de material publicitario.
3. DA DEL EVENTO
Se da inicio la realizacin de la feria, en las instalaciones el da anterior se ha dejado
todo listo para iniciar las actividades a la hora programada este da, se convoca una
hora antes de la inauguracin al personal asignado para las tareas logsticas y de
atencin a los visitantes y personalidades invitados para la inauguracin.
En este apartado se realizan las acciones necesarias para lograr que los participantes
y visitantes se encuentren en condiciones de aprovechar al mximo las ventajas de la
Feria y los eventos tcnicos.
Inauguracin
Se inicia con la inauguracin del evento, acto que est a cargo de personalidades y
autoridades representativas del municipio y de las instituciones participantes, se ha
preparado el lugar como un auditrium, solamente para la inauguracin y la clausura.
Es importante iniciar a la hora programada, por que los funcionarios tienen en agenda
otros compromisos.
Esta actividad se monitorea, en primer lugar por el Comit de Apoyo Logstico y por el
Coordinador del evento, con el fin de que no ocurran imprevistos que obstaculicen el
buen desarrollo; si se presentan problemas hay que corregirlos en la marcha.
v Este da el Comit de Apoyo Logstico, es el que debe estar supervisando el
mantenimiento, los problemas de instalacin, apoyos tcnicos y si se
presentan problemas graves reportarlos a la Coordinacin General.
v La Coordinacin General debe velar por el fiel cumplimiento de los horarios,
que no se desfase la programacin para clausurar a la hora fijada.
v El retiro de los equipos y mobiliario puede realizarse el mismo da o un da
posterior, esto ltimo implica seguir prestando seguridad a las instalaciones.
Recomendacin
Se debe levantar un registro de datos bsicos de los visitantes, es
Colectar Informacin
Las comisiones deben de colectar toda la informacin pertinente a sus funciones y
reas delegadas, para dos actividades muy importantes:
v Elaborar informes por cada comisin, para entregarlos a la Coordinacin
General y se elabore un Informe General.
v Insumos para la evaluacin del evento. A continuacin una hoja de evaluacin
para los empresarios.
FECHA:
Para que nuestra feria mejore sus resultados en eventos posteriores, solicitamos muy atentamente
contestar las siguientes preguntas.
a. Ubicacin de la feria
b. Organizacin de la feria
c. Espacio de exhibicin
d. Condiciones generales del local
e. Contactos realizados
7.
f. Publicidad
Qu sugerencias puede hacernos para mejorar nuestros prximos eventos?
39
v Colectar informacin de clientes potenciales.
Nombre de la Empresa:
Gerente/Representante:
Direccin:
Telfonos: Fax:
Email:
Productos en los que usted est interesado:
Preparacin
Paso
Planificacin
1
Organizacin
Promocin y Planificacin
Ejecucin
Paso
8 das antes
2
1 da previo
El da del Evento 41
Paso 3
Es la accin de medir los resultados y objetivos. El anlisis debe basarse en las
Actividades:
1. La Evaluacin de Resultados
2. Seguimiento
3. Sistematizacin
1. LA EVALUACIN DE RESULTADOS
Se realiza una reunin de las comisiones para elaborar un Informe Parcial que
incorpore los logros y resultados para evaluarlos de acuerdo a los indicadores
establecidos en la planificacin, esta fecha no debe pasar de 8 das calendario
despus e realizada la Feria..
Reunin del Comit Operativo, se debe realizar 15 das calendario posterior al
evento, para realizar el anlisis de la informacin generada de los informes
parciales. Se revisa la informacin generada de todo el proceso de la feria, es la
base para realizar un balance analtico, comparando los resultados obtenidos en
cada uno de los objetivos y metas planificadas.
42
Resultados
o metas
EVALUACIN = Control de:
Objetivos
1. 2 Balance final de resultados
Ejemplo:
Balance Final de Resultados
1. 3 Evaluacin de resultados
Qu es evaluacin de resultados?
Es muy importante
Conocer como se cumplieron las metas del proyecto, en este punto se deben
analizar por su efectividad, eficacia y eficiencia.
v El anlisis de la informacin.
v Informe Final de los resultados.
El resultado de estas actividades son los insumos para generar el Informe Final.
1. 4 Informe de resultados
Este informe debe ser entregado, con una nota de agradecimiento junto al balance
financiero y los anexos correspondientes, a cada una de las instituciones
y empresas colaboradoras y patrocinadoras del evento. Debe prepararse un
resumen ejecutivo que debe ser entregado a los participantes y colaboradores para
que conozcan los resultados.
Ejemplo:
Informe Final
Aspectos Contenidos
Antecedentes Objetivos del Proyecto
Duracin original del proyecto
Las actividades que se desarrollaron para la consecucin de las metas
Cmo se ejecut el
La metodologa de trabajo
proyecto?
Las dificultades y soluciones
Plan de
COMPARACIN Medid as 45
evaluaci n correctivas
o reajuste
Resultado
s alcan zad
os
El informe financiero es importante que se incluya en el Informe Final, han sido los
recursos de las instituciones y/o organizaciones orientados a la ejecucin del proyecto.
Cules son los pasos ms importantes en la Evaluacin de
Resultados?
1. Informes parciales y anlisis de la informacin
2. El balance de resultados
3. Evaluacin de resultados
4. Informe final de resultados
2. SEGUIMIENTO
2. 1 Compromisos adquiridos
E l a b o r a r s e un a f i ch a po r e x p o s i t o r en l a F e r i a , p a r a m o n i t o r e a r lo s
avances en el cumplimiento de los acuerdos que se definieron en la feria. La
misma debe indagar sobre el avance en los negocios posibles o pendientes, las
dificultades o atrasos, las transacciones concluidas, las nuevas transacciones y la
comunicacin entre las empresas, entre otros.
Entrevistas a empresas e instituciones. Debe definirse una muestra escogida entre
los empresarios, quienes en ste momento del proceso, todava tienen negocios y
acuerdos pendientes.
Una vez seleccionada la muestra, se deben realizar entrevistas personalizadas a los
empresarios seleccionados, para profundizar en los factores influyentes en el
avance o retraso del cumplimiento de los acuerdos y en las alternativas para
acelerar dicho proceso.
Se debe elaborar una matriz con los resultados y anexarlas a un informe.
2. 3 Informe de logros
3. SISTEMATIZACIN
47
Qu es sistematizar entonces?
3. 1 Lecciones aprendidas
Etapas importantes:
3.
3. 22 Levantar
Levantar el
el proceso
proceso de
de la
la experiencia
experiencia
Ejemplo:
La Mesa de Turismo de la Microregin Los Nonualcos, realizar una Feria de Desarrollo
Empresarial en Zacatecoluca, se ha programado para el sbado 23 de julio de 2007. El
inicio de las actividades, la planificacin, debe realizarse el 20 de mayo de 2007 para
que el evento tenga xito y se cumplan los objetivos planteados, contando 3 meses
para el proceso y 1 mes para sistematizar la experiencia.
Ejemplo:
Cronograma de Actividades
Meses
2 Organizacin Detallarlas X
Detallarlas XXXXX
3 Promocin y XXXXXX
publicidad
XX 49
5 Evaluacin Detallarlas X
* El seguimiento se realiza durante un mes posterior a la feria (el perodo de seguimiento depende
de la magnitud del evento realizado) y se elabora un informe con los resultados, despus se
sistematiza todo el proceso para la realizacin del evento.
3. 3 Documento final
Comit Operativo.
Empresarios asistentes y expositores.
Personal involucrado en la ejecucin.
Poblacin objetivo.
Instituciones colaboradoras.
Actores locales.
Actores nacionales.
Revisin de todo el material generado: planificacin y planes operativos.
50
BIBLIOGRAFA
Entrevistas:
51
Programa FORTALECE (MINEC/GTZ)
Calle El Mirador y 91 Avenida Norte # 4709
San Salvador, El Salvador, C.A.
Telefax: (503) 2263-2244
e-mail:fortalece@fortalece.org.sv