Administrao

Processo de Gesto de Materiais

Professor Rafael Ravazolo

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Aula XX

ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS

Materiais
A Instruo Normativa 205/88 da Secretaria de Administrao Pblica da Presidncia define
material como [...] designao genrica de equipamentos, componentes, sobressalentes,
acessrios, veculos em geral, matrias-primas e outros itens empregados ou passveis de
emprego nas atividades das organizaes pblicas federais [...].
Material , em suma, todo bem que pode ser contado, registrado e que tem por funo
atender s necessidades de produo ou de prestao de servio de uma organizao pblica
ou privada.
Obs.: a Instruo Normativa 205/88 da SEDAP um dos principais instrumentos que rege o
controle de material, tanto de consumo, quanto permanente, na Administrao Pblica Federal.
Ela consta no final desta apostila e recomenda-se fortemente sua leitura.

Materiais de Consumo x Permanentes

Para o correto enquadramento, a Portaria n 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro
Nacional do Ministrio da Fazenda define como material permanente aquele que, em razo de
seu uso corrente, no perde a sua identidade fsica, e/ou tem uma durabilidade superior a dois
anos.
A mesma Portaria define a adoo de cinco condies excludentes para a identificao do
material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar
em um ou mais itens dos que se seguem:
I Durabilidade quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas
condies de funcionamento, no prazo mximo de dois anos;
II Fragilidade material cuja estrutura esteja sujeita a modificao, por ser quebradio ou
deformvel, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III Perecibilidade material sujeito a modificaes (qumicas ou fsicas) ou que se
deteriora ou perde sua caracterstica normal de uso;
IV Incorporabilidade quando destinado incorporao a outro bem, no podendo ser
retirado sem prejuzo das caractersticas do principal;
V Transformabilidade quando adquirido para fim de transformao.
Verificadas as condies acima citadas, devem ser analisados, por fim, mais dois parmetros
que complementam a definio final da classificao:

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 a) A relao custo de aquisio/custo de controle do material previsto no item 3.1 da
Instruo Normativa n 142 DASP (Departamento Administrativo do Servio Pblico), que
determina, nos casos dos materiais com custo de controle maior que o risco da perda do
mesmo, que o controle desses bens seja feito atravs do relacionamento do material (relao-
carga) e verificao peridica das quantidades. De um modo geral, o material de pequeno custo
que, em funo de sua finalidade, exige uma quantidade maior de itens, redunda em custo alto
de controle, devendo ser, portanto, classificado como de consumo;
b) Se o bem est sendo adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da
Instituio nestas circunstncias, este material deve ser classificado sempre como um bem
permanente.

Administrao de Materiais
A partir do conceito de Administrao (empreendimento de esforos para planejar, organizar,
dirigir e controlar pessoas e recursos de forma a alcanar os objetivos organizacionais),
conclui-se que a Administrao de Recursos Materiais o conjunto de atividades que tem por
objetivo planejar, coordenar e controlar os materiais adquiridos e usados por uma organizao
com base nas especificaes dos produtos.
A importncia da administrao de materiais pode ser facilmente percebida quando os
bens necessrios no esto disponveis no momento exato para atender as necessidades de
mercado. Os problemas gerados por essa falha tm grande impacto na organizao.
Um sistema de materiais deve estabelecer uma integracao desde a previsao de vendas,
passando pelo planejamento de programa-mestre de producao, ate a producao e a entrega do
produto final. Deve estar envolvido na alocacao e no con- trole da maior parte dos principais
recursos de uma empresa: instalacoes, equipa- mentos, recursos humanos, materias-primas e
outros materiais.

Por isso, diz-se que a Administrao de Materiais um conjunto de atividades que

tem por finalidade o abastecimento de materiais para a organizao no tempo certo,
na quantidade certa, na qualidade solicitada e ao menor custo possvel.

Segundo Dias (2009), uma tradicional organizacao de um sistema de materiais pode ser
dividida nas seguintes areas de concentracao: controle de estoques; compras; almoxarifado;
planejamento e controle da producao; importacao; transportes e distribuicao.
Controle de estoques: o estoque e necessario para que o processo de producao/vendas da
empresa opere com um numero minimo de preocupacoes e desniveis. Os materiais em es-
toque podem ser de tres tipos basicos: materia-prima, produtos em fabricacao e produtos
acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nivel de estoque e o
investimento financeiro envolvido.
Compras: preocupa-se sobremaneira com o estoque de materia-prima e de todos os insumos
necessarios para sua producao ou comercializacao. E da responsabilidade de compras assegurar
que as materias-primas, material de embalagem e pecas exigidas pela producao estejam a

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disposicao nas quantidades certas, nos periodos desejados, nas especificacoes corretas e com o
menor preco. Compras nao somente e responsavel pela quantidade e pelo prazo, mas tambem
precisa realizar a compra em preco mais favoravel possivel, ja que o custo desses insumos e
componente fundamental no custo do produto.
Almoxarifado: tambm chamado de armazem ou deposito, e o responsavel pela guarda fisica
dos materiais em estoque, com excecao dos produtos em processo. E o local onde ficam
armazenados os materiais, incluindo os entregues pelos fornecedores, para atender a producao.
Planejamento e Controle da Produo(PCP): responsavel pela programacao e pelo controle
do processo produtivo. Em algumas empresas ele nao se encontra subordinado a area de
materiais, e sim a de producao. Porem, ja se encontra em evolucao a ideia de que o PCP
deve ficar subordinado a area de materiais. E um setor bastante especifico e muito tecnico,
dependendo principalmente do tipo de processo.
Importao: compreende a realizacao de uma compra, so que no exterior. Devido ao excesso
de legislacao muito especializada e por ser uma atividade compradora, o setor de importacao
subordina-se a area de materiais. E o responsavel por todo o processo de importacao de
mercadorias, inclusive o desembaraco aduaneiro. Em alguns casos tambem acompanha e
realiza o processo de exportacao, que e uma venda; nao realiza a venda, mas o processo legal-
administrativo da exportacao.
Transporte e Distribuio: a colocacao do produto acabado nos clientes e as entregas das
materias-primas na fabrica sao de responsabilidade do setor de transportes e distribuicao.
E nesse setor que se coordena a administracao da frota de veiculos, e/ou onde tambem sao
contratadas as transportadoras que prestam servicos de entrega e coleta.
Viana (2006) afirma que os principais processos envolvidos na administrao de materiais so:
cadastramento, gesto, compras, recebimento, almoxarifado e inventrio fsico.
A figura a seguir mostra a relao entre os processos.

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 Cadastramento tem como objetivo registrar os materiais necessrios para a operao e
manuteno da organizao, alm de elaborar catlogos que so utilizados por outros
setores.
Gesto utiliza tcnicas que possibilitam o equilbrio entre estoque e consumo, alm de
definir nveis de ressuprimento e acompanhar sua evoluo.
Compras tem a finalidade de suprir as necessidades da organizao por meio da aquisio
de materiais e de servios, atentando para as melhores condies comerciais e tcnicas.
Recebimento busca o desembarao dos materiais adquiridos o mais rpido possvel,
controlando a quantidade, o prazo, o preo e a qualidade do material entregue.
Almoxarifado responsvel por garantir a guarda dos materiais, preservando a integridade
destes at que sejam consumidos.
Inventrio fsico a auditoria de estoques que ficam em poder do almoxarifado, visando
garantir a confiabilidade e exatido dos registros fsicos e contbeis.
Dentro desses processos, so realizadas atividades como Programao de entregas, Transportes,
Controle e Manuteno dos estoques, Armazenagem e Manuseio de Materiais, Processamento
do pedido dos clientes, Programao do Produto, Embalagem de Proteo e Manuteno da
Informao.
Todas essas atividades devem ser feitas da forma mais eficiente e econmica possvel.
A seguir, uma figura representativa de algumas das atividades da Administrao de Materiais.

Com o passar do tempo, o enfoque da Administrao de Materiais mudou do tradicional

produza, estoque e venda para um conceito mais abrangente que envolve definio do
mercado, planejamento do produto e apoio logstico.
Cabe Logstica: planejar, executar e controlar o fluxo e o armazenamento de matrias-primas,
produtos semiacabados e acabados; gerir as informaes relativas a estes materiais desde o
pedido at a entrega ao cliente; e adequar as atividades para atender o nvel de servio exigido.

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Em suma, os objetivos principais da administrao de recursos materiais so:

Preo Baixo: reduzir o preo de compra implica aumentar os lucros, se mantida a mesma
qualidade.
Alto Giro de Estoque: implica melhor utilizao do capital. Reduz o valor do capital parado.
Baixo Custo de Aquisio e de Posse: dependem fundamentalmente da eficcia das reas
de controle de estoques, armazenamento e compras.
Continuidade de Fornecimento: resultado de uma anlise criteriosa quando da
escolha dos fornecedores. Os custos de produo, expedio e transportes so afetados
diretamente por este item.
Consistncia de Qualidade: a rea de materiais responsvel pela qualidade de materiais e
servios provenientes de fornecedores externos.
Qualificao, ou Maximizao do uso dos recursos: otimizao do uso dos recursos,
evitando ociosidade e obtendo melhores resultados com a mesma despesa, ou mesmo
resultado com menor despesa em ambos os casos o objetivo obter maior lucro final.
Relaes Favorveis com Fornecedores: a posio de uma empresa no mundo dos negcios
, em alto grau, determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores.
Bons registros: so considerados como o objetivo primrio, pois contribuem para o papel
da administrao de material, na sobrevivncia e nos lucros da empresa, de forma indireta.
A soma de todos estes fatores gera um bom Nvel de Servio (que a soma dos parmetros
de qualidade de um produto oferecido por uma organizao prazo combinado/atendido,
confiabilidade, integridade da carga, atendimento etc.) e aumenta o Capital de Giro (capital
disponvel para a organizao investir).

Almoxarifado
Dentro da Administrao de Materiais, o almoxarifado possui um papel fundamental: o
guardio, responsvel pelo recebimento, armazenagem, controle e expedio dos materiais
de uma organizao.
O almoxarifado pode ser coberto ou no, com condies climticas controlveis ou no, com
alto nvel de segurana ou no, tudo dependendo do tipo de material a ser acondicionado e das
normas necessrias para o correto acondicionamento, localizao e movimentao.
Usualmente, as empresas possuem em sua organizao cinco almoxarifados bsicos, que
so: almoxarifado de matrias-primas, almoxarifado de materiais auxiliares, almoxarifado de
manuteno, almoxarifado intermedirio, almoxarifado de acabados.
Matrias-primas so itens comprados e recebidos, mas que ainda no entraram no
processo de produo.
Material auxiliar ajuda na transformao da matria prima em produto pronto, porm, no
est incluso nele.
Almoxarifado de manuteno onde esto as peas que servem de apoio manuteno
dos equipamentos.

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 Almoxarifado intermedirio, tambm conhecido como peas em processos (WIP Work in
Process), contm matrias-primas que j entraram no processo de produo.
Produtos Acabados referem-se aos produtos cujo processamento foi completado, aqueles
prontos para serem entregues aos consumidores.
Entre os principais objetivos do almoxarifado, pode-se destacar:
Impedir divergncia de inventrios, seja por deteriorao, danos fsicos, perdas ou
roubos. Para tanto, deve-se possuir condies (instalaes adequadas, sistema de
localizao eficiente, mecanismos de movimentao compatveis) para assegurar que o
material adequado, na quantidade correta, esteja no local certo quando necessrio;
Otimizao na utilizao dos recursos (instalaes, equipamentos de armazenagem,
equipamentos de movimentao, pessoas, entre outros).
O almoxarifado no agrega valor ao produto, afinal, nenhum cliente ir pagar mais porque o
item ficou mais tempo armazenado. Deve-se, portanto, buscar maior eficincia nos processos
(reduzir as distncias internas, aumentar o tamanho mdio das unidades armazenadas,
melhorar a utilizao da capacidade volumtrica etc.).
As principais atribuies do
almoxarifado so:
Receber para guarda e proteo
os materiais adquiridos pela
empresa.
Manter atualizados os registros
necessrios.
Entregar os materiais mediante
requisies autorizadas aos
usurios da empresa.

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