Dana Kas Kecil

1. PENGERTIAN DANA KAS KECIL

Dana kaskecil adalah dana yang di sediakan untuk membayar keperluan-keperluan yang
jumlahnya relative kecil sehingga apabila menggunakancek tidak efektif.

2. KEPERLUAN-KEPERLUAN YANG DI BAYAR MENGGUNKAN KAS KECIL

Konsumsi tamu
Peralatankantor / Stationary
Pembersih ruangan
Perjalanan dinas
P3K
Sumbangan
Belli bensin
Prangko
Nota kontrak
Membeli kertas / amplop
Service ringan
Transport
Tinta Printer
Koran
Majalah
Perawatan mesin kantor
Sumbangan uang duka / cita
Membayar speedy atau wif
Biaya iklan
Pengharum Ruangan
3. PROSEDUR PENGELOLAAN DANA KAS KECIL
 Tugas Management Perusahaan
1. Menentukan besar dana kas kecil
2. Menentukan waktu atau periode
3. Menunjuk petugas pengelola dana kas kecil
4. Menentukan metode pencatatan kas kecil (Imprest system atau fluctuation system)
Tugas Bendahara Pusat
1. Menarik Cek atau mengeluarkan cek
 2. Menyerahkan cek atau uang cahs kepada petugas pengelola dana kas kecil
3. Menerima laporan pertanggung jawaban keuangan dari petugas pengelola dana
kas kecil

Tugas Petugas Pengelola Dana Kas Kecil

1. Menerima cek untuk di cairkan ke Bank atau menerima uang cash
2. Mengeluarkan kas kecil dengan membuat bukti pengeluaran
3. Membuat laporan penggunaan kas kecil
4. Membuat pengajuan dana kas kecil untuk periode berikutnya
4. PERALATAN DALAM PENGELOLAAN DANA KAS KECIL
Check
Bukti transaksi pembelian (nota,kuitansi,faktur,strook)
Bukti pengeluaran dana kas kecil
Form pengajuan dana kas kecil
Bukti penerimaan dana kas kecil
Patty Cash Voucher
Laporan penggunaan dana kas kecil
Alat tulis
Calculator
Komputer/Laptop/Printer
Brankas dll.
Penjelasanya
1. Check
Check merupakan salah satu sarana yang digunakan untuk menarik atau mengambil uang
direkening giro.

Fungsi : sebagai alat untuk melakukan pembayaran

Check adalah surat perintah tanpa syarat fari nasabah kepada bank yang memelihara
rekening giro nasabah tersebut untuk membayar sejumlah uang kepada pemegang check
tersebut.

Syarat hukun dan penggunaan check sebagai alat pembataran giral seperti yang di atur di
dalam KUH pasal 178 , yaitu :

a) Pada surat cek harus tertulis perkataan CEK

b) Surat cek harus berisi perintah tak bersyarat untuk memayar sejumlah uang tertentu

c) Nama Bank yang harus membayar (tertarik)

d) Penyebutan tanggal dan tempat cek dikeluarkan

e) Tanda tangan penarik

Syarat lain yaitu :

a) Tersedia dana

b) Ada materi yang cukup

c) Jika ada coretan/perubahan harus di tanda tangani oleh si pemberi cek

d) Jumlah uang yang tertulis diangka dengan huruf harus sama

e) Memperhatikan masa kadaluarsa cek yaitu 70 hari setelah dikeluarkan cek

Jenis-jenis cek

1. Cek Atas Nama

Merupakan cek yang diterbitkan atas nama seseprang atau badan hokum tertenru yang
tertulis jelas di cek tersebut.

Contoh : Tn.Roy Akase sejumlah Rp.3.000.000,-

Bayarlah kepada PT Mardindo uang sejumlah Rp.1.000.000,-

2. Cek Atas Unjuk

Cek tidak tertukis nama seseorang atau badan usaha , jadi siapa saja dapat menggunakan
cek.

3. Cek Silang (Cross Cheque)

Di pojok kiri atas diberi sua silang.

Fungsi : pemindah bukuan dan bukan tunai

4. Cek Mundur
Cek yang diberi tanggal mundur dari tanggal sekarang

5. Cek Kosong (Blank Cheque)

Cek yang dananya tidak tersedia di dalam rekening giro.

2. Bukti Transaksi Pembelian

Faktur
Adalah tanda bukti telah terjadi pembelian atau penjualan secara kredit

Kuitansi
Adalah bukti penerimaan sejumlah uang yang di tanda tangani oeh pemerima uang dan
diserahkan kpd yang membayar sejumlah uang tersebut.
 Nota
Adalah bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai.

Rekening
Adalah tanda bukti atas pembayaran pemakaian listrik/air/telepon

Strok
Adalah tanda bukti sari mesin eektronik atas pembelian tunai dari suatu barang.

1. Bukti pengeluaran dana kas kecil

Adalah form bukti pengeluaran yang dibuat oleh perusahaan sebagai bukti telah
mengeluarkan uang.

Contoh :

3. Bukti Penerimaan Dana Kas Kecil

4.Form Pengajuan Dana Kas Kecil

5. Patty Cash Voucher

Bon ongkos pengganti yang dipakai apabila bukti pembayaran resmi tidak diberikan.

Contoh : pembayaran taxi,ojek,buz dll.

6. Laporan Penggunaan Dana Kas Keciil
Laporan yang dibuat oleh pengelola dana kas kecil setiap akhir periode untuk
mempertanggung jawabkan penggunaan uang.
A. Pengertian Kas dan Kas Kecil

Kas adalah alat pembayaran yang siap dan bebas dipergunakan untuk membiayai

kegiatan umum perusahaan. Kas dapat berupa uang tunai atau simpanan pada
Bank

yang dapat segera dan diterima sebagai alat pembayaran sebesar nominalnya.

Yang termasuk kas :

Uang kertas dan logam

Check dan bilyet giro

Simpanan di bank dalam bentuk giro

Travelers cheque : check yang dikeluarkan untuk perjalanan

Money Order : surat perintah membayar sejumlah uang tertentu berdasarkan

keperluan pengguna

Cashiers order : check yang dibuat oleh bank, untuk suatu saat dicairkan di bank
itu juga

Bank draft : check atau perintah membayar dari suatu bank yang mempunyai
rekening di bank lain, yang dikeluarkan atas permintaan seseorang atau nasabah,
melalui penyetoran lebih dulu di bank pembuat.

Yang tidak termasuk kas :

Past dated check (cek mundur)

Certifcate of deposito (deposito berjangka)

Notes (wesel/promes)

Marketable securities (surat-surat berharga)

Kas yang disisihkan untuk tujuan tertentu dalam bentuk dana, misalnya untuk
pembayaran deviden, pelunasan pinjaman obligasi.

Dari uraian di atas, maka kas mempunyai kriteria sebagai berikut :

Diakui secara umum sebagai alat pembayaran yang syah

Dapat dipergunakan setiap saat diperlukan

Penggunaannya bersifat bebas

Dikirim sesuai dengan nilai nominalnya

Kas Kecil (Petty cash) adalah kas yang digunakan untuk melakukan pembayaran
atas

pengeluran-pengeluaran kecil/rutin perusahaan/instansi dan meliputi jumlah yang

relatif kecil. Kas kecil biasanya digunakan untuk membiayai hal-hal yang sifatnya
rutin dan relatif kecil, misalnya dibawah Rp 5.000.000,- sedangkan kas besar
biasanya digunakan untuk melakukan semua penerimaan kas dan pengeluaran kas
yang jumlahnya relatif besar, misalnya hutang dagang, biaya gaji, pembelian
barang/alat berat dan lain-lain.

B. Tujuan dibentuknya Kas Kecil

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh

suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan

mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.

Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada
pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh :Pimpinan kedatangan tamu
mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis
kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.

Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak

dan tidak terencana.

C. Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Kas Kecil

Salah satu tugas sekretaris adalah mengelola kas kecil. Kas kecil bagi sekretaris
digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil
seperti dana konsumsi, parkir, prangko, pembersih lantai, pembersih kaca, transpor
mengantar surat, atau uang makan sopir dalam perjalanan. Untuk mengelola Kas
kecil maka yang perlu dilakukan oleh sekretaris adalah :

Sekretaris harus dapat mengatur/merencanakan penggunaan dana kas kecil dan

membuat catatan keuangan atas segala pengeluaran kas kecil sebagai bahan
pertanggungjawaban keuangan untuk dibukukan oleh bagian keuangan
perusahaan.

Uang sebaiknya disimpan dengan aman. Ditaruh di peti uang, setiap tutup kantor
peti uang disimpan di lemari besi atau di laci meja dengan dikunci secara aman.

Segala pengeluaran harus ada bukti-bukti pengeluaran (dokumen lengkap) yang

dapat dipertanggungjawabkan serta sah menurut hukum. Bagi sekretaris yang
penting hanya bukti-bukti pengeluaran, setelah akhir bulan semuanya terkumpul,
dibuatkan laporan petty cash dan barulah bagian keuangan dapat membukukannya
dalam kas perusahaan. Setiap hari bukti pengeluaran dicatat dan diberi nomor urut,
jangan menunda pekerjaan pencatatan agar terhindar dari kekeliruan perhitungan.
Bukti-bukti pengeluaran seperti kwitansi, atau bon kontan dihimpun dan disimpan
sebaik-baiknya.

Melakukan pencatatan pengeluran kas kecil pada buku kas kecil. Bisa berdasarkan :

Sistem Dana Tetap (imprest fund system) yaitu sistem yang menentukan besarnya
rekening jumlah kas kecil selalu tetap. Sistem ini umum digunakan di perusahaan.
Dalam sistem ini jumlah uang yang dikelola oleh pemegang kas kecil tetap dari
waktu ke waktu.

Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund system) yaitu sistem yang tidak
menetapkan besarnya kas kecil tetap melainkan berubah-ubah (fluktuasi) sesuai
dengan transaksi yang menyangkut kas kecil. Adapun bentuk buku kas kecil dapat
disusun bentuk T (dibagian kiri debet/pemasukan dan dibagian kanan
kredit/pengeluaran).

Mempertanggungjawabkan dana kas kecil yang disertai dengan rekapitulasi

pengeluaran uang yang dibebankan ke perkiraan yang sama. Misalnya, pengeluran
uang transport dibebankan keperkiraan

515 (transport) terdiri dari :

D. Pengisian Kas Kecil

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana
harus di isi dengan cara:
Pemegang kas kecil mengajukan permintaan kepada bendahara kas.

Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti

pengeluaran kas kecil.

Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda
persetujuan pada formulir prmintaan dan memberikan dana sebesar.

Metode Imprest

Adalah metode pembukuan kas kecil dimana jumlah rekening kas kecil selalu tetap.
Setiap terjadi pengeluaran, pemegang kas kecil tidak langsung melalukan
pencatatan, tapi hanya mengumpulkan bukti-bukti pengeluarannya.

Pada waktu yang telah ditetapkan, bila dana kas kecil sudah hampir habis baru
dilakukan pembukuan berdasarkan bukti-bukti pengeluaran, kemudian pemegang
kas kecil mengajukan pembentukan dana kas kecil kepada bendahara kas yang
besarnya sesuai dengan pembukuan dan bukti-bukti pengeluaran, sehingga dana
kas kecil tetap dalam jumlah semula.

Langkah-langkah operasional metode imprest sbb:

1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diserahi sejumlah uang
tunai untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang diprediksikan dapat
memenuhi kebutuhan dalam jangka waktu tertentu.

2. Dana kas kecil digunakan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran .

3. Setelah dana kas kecil habis, kasir kas kecil melakukan pembentukan dana kas
kecil kembali yaitu dengan mengisi sebesar jumlah pengeluaran.

Keuntungan metode imprest :

Menghemat waktu bagi kasir kas kecil, karena tidak diganggu setiap kali terjadi
pembelian atau pengeluaran kas kecil.

Menghemat waktu dalam pembukuan pengeluaran rekening nominal.

Metode Fluktuasi

Pengisian kas kecil pada waktu tertentu selalu sama setiap terjadi pengeluaran.
Pemengang kas kecil harus melakukan pencatatan dengan mengkredit kas kecil
setiap terjadi pengeluaran kas kecil.

Karena pengeluaran setiap periode tidak sama, sedangkan pengisian dana kas kecil
pada setiap periode dalam jumlah yang sama, maka jumlah rekening kas kecil akan
selalu berubah sesuai dengan fluktuasi pengeluaran yang terjadi.
- See more at: http://okayana.blogspot.co.id/2009/11/buku-kas-keci-dan-bentuk-
tabelnya.html#sthash.ectO9Um6.dpuf

PENGERTIAN DAN TUJUAN REKONSILIASI BANK

1. Pengertian Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi Bank adalah suatu prosedur pengendalian terhadap kas di Bank dengan
membandingkan catatan kas perusahaan secara priodik Bank mengirimkan laporan berupa kas
statment yang berisi semua transaksi penyetoran selama priode tertentu. Rekonsiliasi bank
dilakukan untuk menunjukkan dan menjelaskan adanya perbedaan antara catatan kas menurut bank
dan menurut perusahaan. Jika perbedaan dihasilkan dari transaksi yang belum dicatat bank, maka
catatan perusahaan dianggap benar. Sebaliknya, jika perbedaan dihasilkan dari kesalahan dalam
catatan perusahaan dan catatan bank, maka diperlukan penyesuaian.

2. Tujuan Rekonsiliasi Bank

Rekonsiliasi bank dilakukan dengan tujuan :

Menentukan saldo kas (bank) yang seharusnya disajikan dalam laporan keuangan (neraca).
Mengamankan kekayaan perusahaan dan mendeteksi kemungkinan adanya penyalahgunaan kas
di bank.

Faktor-faktor yang Menyebabkan

Pada umumnya, perbedaan antara saldo kas menurut catatan perusahaan dan catatan bank
disebabkan oleh 2 (dua) faktor, yaitu :
a. Perbedaan Waktu Pengakuan
Adanya setoran dalam perjalanan (deposit intransit), yaitu setoran yang dilakukan oleh
perusahaan, tetapi pihak bank belum menerima, atau belum mengkredit rekening perusahaan.
Akibatnya, saldo kas menurut bank terlalu rendah dibanding saldo kas yang benar.
Cek yang belum diuangkan (outstanding check), yaitu cek yang dikeluarkan oleh perusahaan
sebagai tanda pembayaran kepada pihak lain, tetapi pihak penerima belum menguangkan cek
tersebut ke bank. Akibatnya bank belum mengetahui adanya pengeluaran oleh perusahaan, sedang
perusahaan sudah mencatat adanya pengeluaran. Akibatnya saldo kas menurut bank terlalu besar
dibandingkan dengan saldo kas yang benar.
Tagihan piutang perusahaan yang dilakukan oleh bank (bank collections) tetapi pihak perusahaan
belum menerima memo kredit dari bank. Akibatnya saldo kas menurut perusahaan terlalu rendah
dibanding saldo kas yang benar.
Biaya bank (bank charge)yang telah didebitkan ke rekening perusahaan di bank, tetapi perusahaan
belum menerima surat pemberitahuan dari bank. Akibatnya, saldo kas menurut perusahaan terlalu
besar dibanding saldo kas yang benar.
Adanya cek kosong atau dana kurang, yaitu cek yang diterima oleh perusahaan dari langganannya
sebagai penerimaan kas, tetapi setelah disetorkan ke bank ternyata cek tersebut tidak ada dananya
atau kurang. Karena perusahaan telah mencatat cek tersebut sebagai penerimaan, saldo kas
menurut perusahaan terlalu besar dibanding saldo kas yang benar.
b. Kesalahan Pencatatan oleh Bank atau oleh Perusahaan
Kesalahan pencatatan yang terjadi pada bank atau pada perusahaan. Akibat yang terjadi
karenakesalahan ini berbeda-beda tergantung pada jenis kesalahan yang ada.

3. Format rekonsiliasi bank

Format rekonsiliasi bank dipengaruhi oleh tujuan rekonsiliasi dilaksanakan. Berdasarkan tujuan
rekonsiliasi, ada dua bentuk rekonsiliasi bank :
a. Rekonsiliasi saldo bank dan saldo perusahaan untuk mendapatkan saldo yang harus dilaporkan.
Bentuk ini terdiri atas dua seksi, yaitu:
seksi saldo per laporan bank
seksi saldo per buku.
b. Rekonsiliasi ini dapat dimulai dengan melakukan rekonsiliasi saldo menurut bank beserta faktor-
faktor yang mempengaruhinya, kemudian diikuti dengan saldo menurut perusahaan atau sebaliknya.

c. Rekonsiliasi saldo bank ke saldo perusahaan atau sebaliknya. Rekonsiliasi ini disiapkan untuk
mengidentifikasi berbagai faktor yang menyebabkan perbedaan tersebut.