DEDICATORIA

El presente trabajo de investigacin est dedicado en primer

lugar a Dios, quien me cuida y me gua en cada paso y
decisin de mi vida.

A mis padres y hermanos por su incansable esfuerzo y

constante apoyo; quienes con gran amor hacen posible la
realizacin de ser un buen profesional.

A mis docentes; los cuales me brindan su permanente

confianza y enseanza a travs de los conocimientos
sumado a la experiencia que posee, lo cual me permiten
tomarlos como gua para lograr mis metas.

El autor
 AGRADECIMIENTO

A nuestro Dios Todopoderoso, por colmarnos de paciencia,

sabidura, fortaleza y mucho amor para superar los obstculos
que se nos presentan en el transcurrir de la vida.

A la Universidad, y todos los profesores que forman parte de la

E.A.P. Administracin por permitirnos la formacin profesional
que hoy estamos alcanzando.

Al profesor Dr. Admn. Alejandro Vsquez Ruiz, por brindarme de

manera incondicional sus sabios y valiosos conocimientos, as
como su orientacin en la realizacin de este trabajo.

A Todo el personal del Hospital Regional Docente de Cajamarca,

por toda la colaboracin prestada para llevar a cabo el desarrollo
de esta investigacin.

El autor
PRESENTACION

Sra. Coordinadora de Prcticas Pre Profesionales:

Lic. Admn. Roxana Elizabeth Mestanza Cacho.

Sres. Miembros del Jurado:

Cumpliendo con las disposiciones reglamentarias de prcticas pre profesionales

de la escuela acadmico profesional de administracin de la facultad de ciencias
econmicas, contables y administrativas de la universidad nacional de Cajamarca,
pongo a vuestra disposicin el trabajo monogrfico titulado Modelo de Gestin por
Procesos Para el rea de Logstica y Abastecimiento Del Regional Docente de
Cajamarca. con el objeto de obtener posteriormente el Grado de Bachiller en
Administracin.

Considero que el presente trabajo est sujeto a cualquier correccin que ustedes
crean pertinente y espero que el mismo contribuya de manera positiva para
posteriores investigaciones.

Por lo expuesto seora coordinadora de las prcticas pre profesionales y seores

miembros del jurado, no me queda ms que acogerme al resultado de vuestro
dictamen y agradecer sepan disculparme los errores que se encuentren en el
presente.

El autor
 CONTENIDO
AGRADECIMIENTO 2
PRESENTACION 3
CAPTULO I DATOS GENERALES DE LA INSTITUCION 5
1.1. Razn Social: Hospital Regional Docente de Cajamarca. 5
1.2. RUC: 2016672858 5
1.3. Ubicacin: Av. Larry Jhonson y Mrtires de Uchuracay 5
1.4. Resea histrica. 5
1.5. Mision 6
1.6. Vision. 6
1.7. Finalidad 6
1.8. Denominacin de la Institucin 6
1.9. Base Legal 7
1.10. Giro del Negocio 7
1.11. Estructura Organizativa 8
1.11.1. rganos de Direccin 8
1.11.2. rganos de Asesoramiento 8
1.11.3. rganos de Apoyo 8
1.11.4. rganos de Lnea 8
1.12. rea Funcional 10
1.13. Organigrama del Hospital Regional Docente de Cajamarca - 2015 11
CAPTULO II DE LA INVESTIGACIN 12
2.1. Identificacin y descripcin del problema 12
2.2. Formulacin del problema 13
2.3. Objetivos 13
2.3.1. Objetivo general 13
2.3.2. Objetivos especficos 13
CAPTULO III MARCO TERICO. 14
3.1. Introduccin 14
3.2. Sistema Nacional de Abastecimientos 14
3.2.1. Definicin 14
3.2.2. Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son 15
3.2.3. Principales Procesos Tcnicos Del Abastecimiento 16
 3.2.4. Funciones Generales Del Sistema Nacional De Abastecimiento 18
3.2.5. Documentos Que Utilizan Para El Flujo Operativo Del Sistema De
Abastecimiento 20
3.2.6. Polticas Para El Sistema De Abastecimiento 21
3.2.7. Contrataciones Del Estado 22
3.2.8. El Organismo Supervisor De Las Contrataciones Del Estado (OSCE). 23
3.2.9. Proceso De Contratacin 23
3.3. Gestin por Procesos 37
3.3.1. Definicin: 37
CAPTULO IV PROPUESTA DE MEJORA DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS CON
LA IMPLEMENTACION DE UNA GESTION POR PROCESOS 39
CONCLUSIONES 42
RECOMENDACIONES 43
CAPTULO I DATOS GENERALES DE LA INSTITUCION

1.1. Razn Social: Hospital Regional Docente de Cajamarca.

1.2. RUC: 2016672858

1.3. Ubicacin: Av. Larry Jhonson y Mrtires de Uchuracay

1.4. Resea histrica.

EL Hospital Regional de Cajamarca empez a constituirse en el ao de 1960 bajo la

denominacin de HOSPITAL CENTRO DE SALUD, para el bienestar de la poblacin
Cajamarquina que quera tener su propio Centro de Salud y brindar una atencin
mdica adecuada y con calidez.

Siendo Presidente el Dr. Manuel Prado Ugarteche la construccin fue financiada con
aportes del Fondo Nacional de Salud y Bienestar Social, en ejecucin del Plan
Nacional Hospitalario.

Su diseo un tanto modular y su construccin obedecen a los patrones usados en su

poca. Esta fue inaugurado el 28 de junio de 1963, bajo la denominacin Centro de
Salud Cajamarca, siendo Presidente de la Junta de Gobierno y Ministro de Guerra
Don Nicols Lindley Lpez y Ministro de Salud Pblica el General de Brigada Don
Vctor Solano Castro.

A inicios del ao 2012, el Hospital Regional de Cajamarca viene funcionando en su

nueva Infraestructura ubicada en la Av. Mrtires de Uchuracay y Av. Larry Jhonson, la
misma que cuenta con los requerimientos necesarios en cuanto a equipamiento y
mobiliario, y fue determinada en consideracin al Plan Mdico Funcional y las normas
tcnicas existentes respecto al tipo de equipos y mobiliario que debe poseer un
Hospital de Categorizacin II-2 con proyeccin a un Hospital de complejidad III-1.

El Hospital Regional tiene un rea de 46,955.80 m2 de los cuales 22,509.53 m2 es

rea construida y 24,389.74 m2 es rea libre. Cuenta con 5 niveles (pisos); el primer
nivel est conformado por las oficinas administrativas de asesoramiento y apoyo,
servicios generales y consultorios. En el segundo nivel se encuentra emergencia,
admisin, laboratorio, banco de sangre, diagnstico por imgenes, estadstica e
informtica, consultorios externos; en el tercer nivel se encuentra centro quirrgico,
centro obsttrico, UCI, UCINTERMEDIO, UCIN y Neonatologa; en el cuarto nivel se
encuentra el cuerpo mdico y jefaturas medicas; en el quinto nivel se encuentra
Hospitalizacin de Medicina, Pediatra, Maternidad y Ciruga.
1.5.Mision

Somos un hospital de categora II-2, que brinda

atencin especializada, para prevenir los riesgos,
proteger del dao, recuperar la salud y rehabilitar las
capacidades de los pacientes en condiciones de plena
accesibilidad y de atencin a la persona desde su
concepcin hasta su muerte natural; y forma
especialistas mdicos y profesionales de la salud en el

La persona es el centro de nuestra misin, a la cual nos dedicamos con respeto a la

vida y a los derechos fundamentales de todas las personas, desde su concepcin y
respetando el curso de su vida, contribuyendo a la gran tarea de lograr el desarrollo
de nuestra poblacin. Los trabajadores del Hospital Regional Docente de Cajamarca
somos agentes del cambio en constante superacin para lograr el mximo bienestar
de las personas.

1.6. Vision.

Ser un hospital a nivel macro regional que

brinde servicios de calidad altamente
especializados y resuelva los daos trazadores
del mximo nivel hospitalario, satisfaciendo
ptimamente las necesidades de salud de los
pacientes".

1.7. Finalidad
Organizar y sistematizar en el horizonte de mediano y largo plazo el camino a seguir
en el Hospital Regional Docente de Cajamarca Categorizado III - 1, con el fin de
alcanzar los Lineamientos de las Poltica Nacionales, Sectoriales e Institucionales y
lograr los objetivos gerenciales, tcnicos, administrativos, financieros y de prestacin
de servicios de salud.

1.8. Denominacin de la Institucin

El Hospital Regional Docente de Cajamarca, es un rgano desconcentrado de la
Direccin Regional de Salud Cajamarca, depende administrativa, funcional y
presupuestalmente del Gobierno Regional Cajamarca y normativamente del
 Ministerio de Salud, que desarrolla actividades de recuperacin y rehabilitacin, que
le compete como Hospital Nivel II-2.

1.9. Base Legal

Constitucin Poltica del Per.
Ley N 27783 de Bases de la Descentralizacin.
Ley N 27867 Orgnica de Gobiernos Regionales.
Decreto Legislativo N 1088 del Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico y
del Centro Nacional de Planeamiento Estratgico.
Ley N 28522 del Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico y del Centro
Nacional de Planeamiento Estratgico (CEPLAN).
Ley N 28056 Marco del Presupuesto Participativo y su modificatoria Ley N 29298
y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 171-2003-EF.
Ley aprobado por D.S. N 013-2002-SA, Articulo 14 y su modificatoria.
Ley N 27658 Ley Marco Modernizacin de la Gestin del Estado
Ley N 28411 General del Sistema Nacional de Presupuesto.
Decreto Supremo N 054-2005-PCM, que aprueba el Reglamento de la Ley N
28522 del Sistema de Planeamiento Estratgico y del Centro Nacional de
Planeamiento Estratgico.
Decreto Supremo N 027-2007-PCM, que Define y Establece las Polticas
Nacionales de Obligatorio Cumplimiento para las Entidades del Gobierno Nacional.
Directiva Regional N 07-2009-GRP, Para la Formulacin del Plan Anual y
Presupuesto Participativo, y Planes Operativos Institucionales.
Ley N 27657, Ley del Ministerio de Salud, Captulo III, Articulo 5o y el Reglamento
de la Resolucin Directoral N 004-2003-EF/68.01, Directiva para la Reformulacin
de los Planes Estratgicos institucionales, Periodo 2004-2006.

1.10. Giro del Negocio

Es el establecimiento referencial de la Regin Cajamarca. Brinda una atencin
sanitaria integral, especializada, con calidad, buen trato, mnimos tiempos de espera,
comprometidos con la equidad e interculturalidad, integrando funciones de docencia e
investigacin y articulado a los flujos de atencin de la Direccin Regional de salud de
Cajamarca.

El Hospital regional Docente de Cajamarca con todos sus trabajadores mantiene una
poltica de permanente preocupacin por el avance cientfico-tcnico, el cuidado del
entorno, el trabajo intersectorial y propiciando un contexto laboral interno con alta
identidad, motivacin y satisfaccin de sus trabajadores.

1.11. Estructura Organizativa

El Hospital Regional Docente de Cajamarca es un rgano desconcentrado de la
Direccin Regional de Salud Cajamarca. Los rganos y unidades orgnicas que
conforman el Hospital, son los siguientes:
1.11.1. rganos de Direccin
Direccin General

1.11.2. rganos de Asesoramiento

Oficina Ejecutiva de Planeamiento Estratgico
Oficina de Asesora Jurdica
Oficina de Epidemiologa y Salud Ambiental
Oficina de Gestin de la Calidad

1.11.3. rganos de Apoyo

Oficina Ejecutiva de Administracin
Oficina de Personal
Oficina de Economa
Oficina de Logstica
Oficina de Servicios Generales y Mantenimiento
Oficina de Gestin Tecnolgica Hospitalaria
Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional
Oficina de Estadstica e Informtica
Oficina de Apoyo a la Docencia e Investigacin
Oficina de Seguros

1.11.4. rganos de Lnea

Departamento de Medicina
Servicio de Medicina I
Servicio de Medicina II
Servicio de Medicina III
Departamento de Ciruga
Servicio de Ciruga I
Servicio de Ciruga II
Servicio de Ciruga III
Departamento de Pediatra
Servicio de Pediatra
Servicio de Neonatologa
 Unidad de Cuidados Intensivos de Neonatologa
Departamento de Gineceo Obstetricia
Servicio de Ginecologa
Servicio de Obstetricia
Servicio de Obsttricas
Departamento de Odontoestomatologa
Servicio de Odontoestomatologa de Adultos
Servicio de Odontoestomatologa Peditrica
Departamento de Enfermera
Servicio de Enfermera en Consulta Externa
Servicio de Enfermera en Hospitalizacin de Medicina y Especialidades
Servicio de Enfermera en Hospitalizacin de Ciruga y Especialidades
Servicio de Enfermera en Emergencia y Cuidados Crticos
Servicio de Enfermera en Hospitalizacin de Pediatra
Servicio de Enfermera en Hospitalizacin de Neonatologa
Servicio de Enfermera en Hospitalizacin en Gneco Obstetricia
Servicio de Enfermera en Centro Quirrgico y Central de Esterilizacin
Servicio de Enfermera en Central de Esterilizacin
Servicio de Enfermera en Hotelera
Departamento de Emergencia y Cuidados Crticos
Servicio de Emergencia y Trauma Shock
Unidad de Cuidados Intensivos
Departamento de Centro Quirrgico
Servicio de Anestesiologa y Gaseo terapia
Servicio de Terapia del Dolor
Servicio de Recuperacin Post Anestsica
Departamento de Medicina Fsica y Rehabilitacin
Servicio de Terapia Fsica
Servicio de Terapia Ocupacional
Departamento de Patologa Clnica y Anatoma Patolgica
Servicio de Anatoma Patolgica
 Servicio de Laboratorio Clnico
Servicio de Banco de Sangre y Hemoterapia
Departamento de Diagnstico por Imgenes
Servicio de Radiologa
Servicio de Ecografa
Servicio de Tomografa
Departamento de Apoyo al Tratamiento
Servicio de Nutricin y Diettica
Servicio Social
Servicio de Psicologa
Servicio de Farmacia

1.12. rea Funcional

La Oficina de Logstica es un rgano de apoyo de Administracin y est formada
por la Unidad de Adquisiciones, Unidad de Almacn y Unidad de Procesos.
1.13. Organigrama del Hospital Regional Docente de Cajamarca - 2015
CAPTULO II DE LA INVESTIGACIN
2.1. Identificacin y descripcin del problema

El Hospital Regional Docente de Cajamarca es el establecimiento referencial de la

Regin que brinda una atencin sanitaria integral, especializada, con calidad, buen
trato, mnimos tiempos de espera, comprometidos con la equidad e interculturalidad,
integrando funciones de docencia e investigacin y articulado a los flujos de atencin
de la Direccin Regional de salud de Cajamarca.

El Hospital Regional Docente de Cajamarca tiene por Misin ser un hospital

referencial, acreditado para brindar una atencin de salud de calidad y altamente
especializada a la poblacin de Cajamarca, con pleno respeto a los derechos de sus
usuarios. Ser un hospital tcnicamente avanzado, con un moderno sistema de
gestin, de atencin y de financiamiento, en permanente preocupacin por la
innovacin y el desarrollo cientfico, teniendo en la medicina basada en evidencias,
la docencia e investigacin y la mejora continua como instrumentos claves para una
mayor y excelente oferta asistencial que contribuya al bienestar de la sociedad de
Cajamarca. Pero actualmente presenta algunos problemas que impiden una
atencin adecuada para toda la comunidad

Se puede apreciar la falta de coordinacin entre las reas relacionadas a

Logstica y Abastecimiento ya que no existe un plan de trabajo integrado
Otro problema que se presenta es la desintegracin de los procesos tanto entre
los requerimientos. Segn necesidades y lo que ya se tiene en almacn De esto
se desprende que algunos procesos no estn registrados ni estandarizados.
Existe una complicada y obsoleta normatividad, til para un modelo burocrtico
funcional piramidal, pero no adecuado para una idea moderna donde se revalora
al usuario y al personal de la Institucin.
Se observa carencia de polticas referidas al sistema logstico, Falta de capacidad
de liderazgo en la conduccin del sistema logstico.
Se mantiene la tradicional relacin entre proveedores y el cliente (hospital). Los
proveedores no representan lo mejor del mercado. Falta de desarrollo de
proveedores para aprovechar las posibilidades existentes tecnologa
administrativa moderna.
2.2. Formulacin del problema

De qu manera se puede mejorar el manejo de los procesos del sistema de

Abastecimientos del rea de Logstica y Abastecimientos del Hospital Regional de
Cajamarca?

2.3. Objetivos
2.3.1. Objetivo general

Proponer un Modelo de Gestin por procesos en el rea de logstica y

Abastecimiento del Hospital Regional de Cajamarca, de manera que mejore y
optimice los procesos del sistema de abastecimientos.

2.3.2.Objetivos especficos

Determinar los procesos bsicos que se ejecutan dentro del rea de

logstica y Abastecimientos y las distintas interrelaciones entre ellos.

Proponer un modelo de integracin de los procesos que se desarrollan

dentro del rea de logstica y Abastecimientos.

Proponer la optimizacin de la gestin de recursos con la aplicacin del

modelo de gestin por procesos.
CAPTULO III MARCO TERICO.
3.1. Introduccin
El Sistema Nacional de Abastecimiento fue instituido como Sistema de la
Administracin Pblica mediante el Decreto Ley N 22056, publicado el 30.12.77 y
vigente a partir del ao 1978. Su objetivo, entre otras medidas, fue dar unidad,
racionalidad y eficiencia a los procesos del Sistema de Abastecimiento de bienes y
servicios no personales en los Organismos de la Administracin Pblica, en armona
con los Planes Nacionales de Desarrollo y dentro de los principios de autoridad y
moralidad que garanticen el gasto pblico. Posteriormente, se emiti el Decreto Ley
N 22867- Ley que impulsaba el proceso de desconcentracin administrativa,
estableciendo las decisiones relativas a los procesos tcnicos del Abastecimiento de
bienes y de servicios no personales en la Administracin Pblica.

3.2. Sistema Nacional de Abastecimientos

3.2.1. Definicin
El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas,
objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos,
orientados a la gestin eficiente de almacenes y al proceso oportuno de
abastecimientos que requieren las entidades del Estado, orientado al racional
flujo, de distribucin o suministro, empleo y conservacin de los recursos
materiales; as como acciones especializadas para atender las necesidades y
requerimiento de las entidades para el normal desenvolvimiento de sus
actividades, y asegurar la continuidad de los procesos productivos que
desarrollan las entidades integrantes de la Administracin Pblica.
3.2.2. Los objetivos fundamentales del Sistema de Abastecimientos son

Promover la gestin de almacenes con eficiencia, eficacia y economa.

Asegurar el flujo.
Asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento de bienes y servicios en la Administracin Pblica.
Propender la recepcin rpida y oportuna de los pedidos y requerimientos
de los bienes y suministros diversos para el desarrollo de las actividades de
la entidad y aumento de la precisin.
Optimizar los recursos y actividades a travs de una buena adquisicin y
distribucin bienes.
Control del inventario y reduccin de los bienes no productivos (bienes
obsoletos, deteriorados, etc.).
Procesamiento ms rpido y con mayor exactitud de los grandes
volmenes de bienes y suministros.
Entrega a tiempo y garanta de mejor nivel de servicio.
Monitorizacin del almacn y de las actividades, as como el flujo de
recursos.
 rea Adquisiciones
Se encarga de la ejecucin de actividades altamente especializadas,
inherentes al proceso de planeamiento, programacin y de obtencin del
abastecimiento en la entidad.
En ese sentido realiza actividades tcnicas para el proceso de
determinacin y consolidacin de necesidades, elaboracin del
presupuesto valorado, cuadro de obtencin, cuadro de adquisiciones y
reprogramaciones, entre otros. Asimismo, ejecuta actividades de apoyo
profesional especializado a los Comits Especiales y Permanentes, en la
conduccin y ejecucin de los procesos de adquisiciones de bienes y
servicios.
rea de Almacn
Se encarga de coordinar y ejecutar las operaciones y actividades de
recepcin, almacenamiento, control, despacho y distribucin de los
bienes a las distintas dependencias de la entidad, a fin de garantizar el
normal desarrollo de las actividades programadas, coadyuvando al logro
de los objetivos y metas determinadas.
rea de Control Patrimonial
Se encarga de la administracin y supervisin de las actividades
tcnicas del proceso de registro y control de los bienes patrimoniales
existentes en la entidad. En ese sentido formula y propone directivas
internas de procedimientos, instrumentos y tcnicas que permitan la
optimizacin de los procesos del control patrimonial
3.2.3. Principales Procesos Tcnicos Del Abastecimiento

Los principales procesos tcnicos de abastecimiento son los siguientes:

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Catalogacin de bienes
Este proceso comprende las siguientes actividades:
Identificacin de bienes no codificados.
Actualizacin de bienes no codificados.
Se cumplen en coordinacin con la Superintendencia Nacional de Bienes.
Programacin
Determinacin de necesidades.
Consolidacin de necesidades.
Formulacin del Plan Anual de Contrataciones.
Ejecucin de la programacin.
Evaluacin de la programacin.
Registro de proveedores
A partir del Texto nico Ordenado TUO de la Ley de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado no existe obligacin de formular un registro de
proveedores en institucin pblica. De ello se encarga el CONSUCODE a
travs del Registro Nacional de Proveedores - RNP.

Adquisicin
 Constituye la esencia misma del Sistema de Abastecimiento a travs del
cual las entidades pblicas se relacionan con los proveedores con el fin de
concertar comercialmente de la forma ms conveniente y oportuna la
adquiri de bienes, contratacin de servicios y ejecucin de obras.
Almacenamiento
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa
referidas a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico
determinado con fines de custodia.
Distribucin
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico - administrativa en que
se cierra el crculo, y permite la satisfaccin de las necesidades del usuario
con la entrega de los bienes o servicios solicitados.
Mantenimiento
Este proceso tiene por objetivo evitar la paralizacin de los servicios que
presta la institucin y consiste en realizar acciones destinadas a conservar
en ptimo estado los equipos, instalaciones, materiales y bienes que posee
la entidad.
Seguridad
Es el proceso mediante el cual se previenen, detectan y/o eliminan las
situaciones que pueden causar dao o prdida en las personas,
informacin o medios naturales, a fin de evitar la paralizacin de los
procesos productivos.
Disposicin final
Es el conjunto de actividades de naturaleza tcnico-administrativa
orientadas a detectar, verificar y regular el empleo adecuado de los bienes
proporcionados a las diferentes dependencias de la municipalidad.
3.2.4. Funciones Generales Del Sistema Nacional De Abastecimiento

El sistema de abastecimiento funciona con los siguientes procesos o pasos.

 Programacin de necesidades

Es la determinacin de stas en funcin a los objetivos y metas

institucionales, concordantes con el PIA. En esta fase se utilizar el Cuadro
de Necesidades.

Elaboracin del Presupuesto Valorado

Esta fase consiste en la consolidacin de las necesidades de bienes,
servicios y obras sustentatoria del Presupuesto Institucional de Apertura
PIA.

Elaboracin del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones

PAAC
Esta fase se desarrolla dentro de los treinta (30) das siguientes a la
aprobacin del PIA, es decir, a ms tardar el 31 de enero de cada ao. No
se podr ejecutar ningn proceso de seleccin que previamente no haya
sido incluido en el PAAC, siendo nulo todo proceso que contravenga a esta
disposicin.
 Ejecucin de los procesos de seleccin
Consiste en la realizacin de los procesos de seleccin de acuerdo al
objeto del proceso. Los procesos de seleccin se rigen por el artculo 11 de
la Ley Anual de Presupuesto y por los artculos 14 del TUO y 77 del
Reglamento, as como por el numeral 2.3., inciso g, del TUO.

Ingreso al Almacn Institucional

Es el ingreso de los bienes materiales adquiridos a travs de los diversos
procesos de seleccin, en aplicacin de la SA 05- Unidad en el ingreso
fsico y custodia temporal de bienes, concordante con las Normas Tcnicas
de Control Interno - NTCI 300 02- Unidad de Almacn. (Catalogacin,
Registro en las Tarjetas de Control Visible de Almacn, verificacin
permanente de su estado de conservacin, despacho de las existencias,
registro en las Tarjetas de Existencias Valoradas de Almacn, informe a la
Oficina de Contabilidad).

Valorizacin de las existencias de almacn

Se realiza en funcin a los documentos - fuentes o tasacin, aplicando el
Costo Promedio o el PEPS (Primeras entradas, primeras salidas).

Inventario Fsico
En este proceso se aplican las normas legales vigentes del Sistema de
Abastecimiento, SBN, etc.

Ajuste del valor monetario

Aplicando lo establecido en las normas legales vigentes.

Presentacin a la Oficina de Contabilidad

Esta actividad es clave para la sustentacin del Balance.

3.2.5. Documentos Que Utilizan Para El Flujo Operativo Del Sistema De

Abastecimiento

Los documentos fuente que se utilizan en el rea de abastecimientos se

encuentran clasificados en dos rubros:
 Documentos de ingreso. Orden de compra y gua de internamiento, nota de
entrada de almacn, y gua de remisin.
Documentos de salida. Pedido comprobante de salida (PCS), gua de
remisin, etc.
Kardex fsico de ingreso y salida de bienes, control visible de almacn.
Reportes resumen de ingresos y salidas de almacn en forma mensual.

Documentos de
ingreso. Orden de Documentos de
compra y gua de salida. Pedido
internamiento, comprobante de
nota de entrada de salida (PCS), gua
almacn, y gua de de remisin.
remisin

Bincard y Kardex
Reportes resumen
fsico de ingreso y
de ingresos y
salida de bienes,
salidas de almacn
control visible de
en forma mensual
almacn.

3.2.6. Polticas Para El Sistema De Abastecimiento

Corresponde al Sistema de Abastecimiento asegurar la unidad, racionalidad,

eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios
no personales en la Administracin Pblica a travs de los procesos tcnicos
de catalogacin, registro de proveedores, programacin, adquisiciones,
almacenamiento y seguridad, distribucin, registro y control, mantenimiento,
recuperacin de bienes y disposicin final, en tal sentido se debe tener en
cuenta:
El Almacn debe ser un rea fsica seleccionada bajo criterios y tcnicas
adecuadas, destinada a la custodia y conservacin de los bienes que van a
 emplearse para la produccin de servicios pblicos o de bienes econmicos.
Las actividades que en l se realizan esencialmente son las que corresponden
a los procesos tcnicos de Abastecimiento denominados Almacenamiento y
Distribucin.
En cada organismo pblico, a nivel central, descentralizado o desconcentrado,
el rgano de Abastecimiento tendr a su cargo la organizacin e
implementacin de uno o ms Almacenes para la custodia temporal de los
bienes que adquiere y suministra.
Layout de Almacn, a efectos de planear el croquis o distribucin de los
espacios fsicos del almacn, de acuerdo a las posibilidades de cada entidad,
o de acuerdo a las caractersticas tcnicas y magnitud de las compras, se
establecer reas fsicas de uso especfico para:
Oficina.
Recepcin y despacho.
Corredores y pasadizos.
Zona de almacenaje.
Vestuarios de personal.
Servicios higinicos.
Zonas para ampliaciones.
reas de estacionamiento exterior.

3.2.7. Contrataciones Del Estado

En general, las entidades pblicas y, en particular los gobiernos

descentralizados, tienen previsto realizar un conjunto de contrataciones que
deben ejecutar a lo largo del ao presupuestal.

En la poltica de contrataciones del Estado tiene por objeto establecer, la

OSCE las normas orientadas a maximizar el valor del dinero del
contribuyente en las contrataciones que realicen las Entidades del Sector
Pblico, de manera que stas se efecten en forma oportuna y bajo las
mejores condiciones de precio y calidad, a travs del cumplimiento de los
principios que rigen la contratacin pblica.

3.2.8. El Organismo Supervisor De Las Contrataciones Del Estado (OSCE).

 El artculo 76 de la Constitucin poltica del Per, seala que las obras y la
adquisicin de suministros con utilizacin de fondos o recursos pblicos se
realizan obligatoriamente por contrato y licitacin pblica. Adems
establece que la contratacin de servicios y proyectos se hace por
concurso pblico.

3.2.9. Proceso De Contratacin

A continuacin el proceso de contratacin viene desde el reconocimiento de la

identidad usuaria de la necesidad del bien, obra y/o servicio hasta la
ejecucin del contrato, las garantas y las multas a la empresa El proceso de
contratacin tiene las siguientes fases o etapas:
Fase preparatoria
Necesidad por el usuario
Elaboracin del Plan Anual de Contrataciones
Expediente de Contratacin
Estudio de Posibilidades del Mercado
Formacin del Comit Especial
Fase de seleccin
Elaboracin de las bases
Registro de los postores
Consultas de los postores
Observaciones de los postores
Elaboracin de las Bases Integradas
Evaluacin econmica y tcnica
Adjudicar la buena pro
Fase de Contratacin
Sobre el contrato
Sobre las garantas
Sobre el incumplimiento del contrato

Necesidad por el usuario:

Un departamento u rgano se da cuenta de la necesidad de adquirir un

bien, servicio u obra, con el cual se inicia con el requerimiento a travs del
 cuadro de necesidades elaborado por esta rea (rea usuaria) adems del
expediente de contratacin del proceso el cual contendr todas las
actuaciones del proceso de contratacin hasta la culminacin del contrato,
debiendo incluir las ofertas no ganadoras inclusive.
Para efectuar su requerimiento, el rea usuaria debe solicitar formalmente
el bien, servicio u obra; y sealar la finalidad de la adquisicin o
contratacin. Estos requerimientos tcnicos deben cumplir el uso de
Reglamentos Sectoriales y Normas Tcnicas Peruanas (INDECOPI)

a. Elaboracin del Plan Anual de Contrataciones PAC

Luego del requerimiento se elabora el Plan Anual de Contrataciones, a cargo

la Gerencia de Abastecimiento de la institucin. Este documento contiene
todas las futuras contrataciones de la entidad, sin importar el tipo de contrato
adems tiene en cuenta los pagos requeridos por contratos anteriores en los
cuales an no se ha terminado de recibir el servicio u obra.

Adems la Gerencia de Abastecimiento debe comunicar a la Oficina de

Presupuesto cuando parte de la ejecucin de la prestacin deba realizarse
 en el siguiente ao fiscal de la convocatoria, para que este entregue la
certificacin presupuestal que para el siguiente ejercicio se realizarn las
previsiones presupuestales que correspondan para el cumplimiento de los
pagos.

El PAC por tanto contiene la siguiente informacin de los contratos a

realizarse:
El objeto de contratacin
La descripcin de los bienes, servicios y obras
El valor estimado de la contratacin
La fuente de financiamiento
El tipo de moneda
Los niveles de descentralizacin de los contratos
La fecha prevista de la convocatoria
Una vez aprobado el PAC, es difcil que el rea usuaria obtenga un
requerimiento que este fuera del documento al menos que el PAC se
modifique el cual se debe a dos supuestos:

Primer supuesto:
Ha sido necesario realizar inclusiones o exclusiones. Estas inclusiones o
exclusiones se generan principalmente por la reprogramacin de metas
institucionales.
Segundo supuesto:

El valor referencial vara en 25% y se cambia el tipo de proceso de

seleccin. Deben darse ambos supuestos para que se aplique el presente
supuesto.

b. Elaboracin del expediente de Contratacin

El documento se inicia la emisin del rea usuaria de los requerimiento
tcnicos hacia la Jefatura de Abastecimiento para su aprobacin adems
conforme vaya avanzando el proceso contendr el estudio de las
posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad
presupuestal, el tipo de proceso de seleccin, la modalidad de seleccin, el
sistema de contratacin, la modalidad de contratacin a utilizarse, frmulas de
 reajuste de ser el caso y en general, todas las actuaciones que se realicen
desde la designacin del Comit Especial hasta la culminacin del contrato.

En el expediente debe constatar que si el pedido de la adquisicin est

relacionado con la ejecucin de un proyecto de inversin pblica esta
adquisicin debe cumplir con las previsiones necesarias para que se respeten
los parmetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo
costos, cronograma, diseo u otros factores que pudieran afectar la viabilidad
del mismo todo esto bajo el marco de Sistema Nacional de Inversin Pblica.

c. Elaboracin del Estudio de las Posibilidades que Ofrece el Mercado.

Luego de aprobado el requerimiento la Jefatura de abastecimiento realizar el
estudio de posibilidades que ofrece el mercado para que de esta manera se
pueda determinar lo siguiente:
El valor referencial
La existencia de diversidad de potenciales proveedores y la posibilidad de
distribuir la buena pro.
La existencia de variedad de marcas y de bienes sustitutos con mejor
relacin calidad precio.
La pertinencia de ajustar el requerimiento y los aspectos que pueden ser
evaluados.
 Para determinar el valor referencial el estudio se basan en las fuentes pueden
ser: cotizaciones, estructuras de costos, catlogos, precios histricos, precios
del Sistema Electrnico o de Contrataciones del Estado - SEACE. Este valor
debe reflejar el valor del mercado, utilizando mnimo dos fuentes, salvo que
sea imposible conseguirlas, lo que debe sustentarse.
Debemos tener en cuenta que para efectos de la convocatoria a las
Adjudicaciones Directas, Concursos y Licitaciones Pblicas, tambin deber
publicarse en el SEACE el resumen ejecutivo del estudio de posibilidades que
ofrece el mercado, el cual es elaborado por el rgano encargado de las
Contrataciones de la Entidad (Logstica).

d. Formacin del Comit Especial:

Una vez realizado el estudio de posibilidades del mercado la Jefatura de
Abastecimiento forma el Comit Especial, el cual en coordinacin con la
Jefatura llevar a cargo el proceso de seleccin desde la elaboracin de las
bases hasta dar la buena Pro.
Este comit especial se rige bajo el Legislativo N 1017, el cual indica que
estar conformado por tres miembros Titulares y tres Suplentes de los cuales
en la designacin de titulares uno de ellos ser parte de la Jefatura de
Abastecimiento y otro del rea usuaria; adems es posible designar la
participacin de expertos independientes que pueden ser personas jurdicas o
naturales. En el caso que la persona jurdica provenga del sector privado, sta
deber tener como giro principal de su negocio aquel vinculado con el objeto
de la convocatoria.

Segn el Decreto se encuentran impedidos de formar parte del

Comit:
Todos los funcionarios que tengan atribuciones de control, salvo que el
rgano de Control Institucional de la Entidad sea el rea usuaria.
Los funcionarios que por delegacin hayan aprobado el Expediente de
Contratacin, designado el Comit Especial, aprobado las Bases o tengan
facultades para resolver el recurso de apelacin.
Los funcionarios que hayan sido sancionados por su actuacin como
integrantes de un Comit Especial.

Fase de seleccin
Esta segunda fase comprende desde la elaboracin de las bases de la
contratacin a cargo del comit especial hasta la designacin de la buena
pro; este proceso como se ha dicho antes queda registrado en el
Expediente de Contratacin.

Elaboracin de las bases

El comit especial elabora las bases con el cual se especifica las reglas, el
tipo de proceso, mtodo de seleccin, los factores de evaluacin y los
requisitos tcnicos mnimos, todo esto se pone en conocimiento a los
posibles postores a travs del Servicio Electrnico de Adjudicacin de
Contrataciones del Estado SEACE, con lo cual los postores podrn realizar
sus consultas y observaciones.
La OSCE posteriormente aprobara la elaboracin de las bases
estandarizadas para facilitar el monitoreo y procesamiento de las
contrataciones, el cual tendr:
Seccin general donde estn todas las disposiciones comunes a todos los
procesos incluyendo las bases administrativas y el contrato respectivo.
Seccin especfica donde contendr un conjunto de anexos para cada
proceso que sern preparadas por la entidad
 Tipos de Procesos:
En estos procesos mientras mayor es el valor referencial de la contratacin
mayor sern los requisitos que se pedirn y tambin mayor ser el tiempo
de seleccin del ganador; a continuacin se presentan las caractersticas y
los montos

Tipo Caracterstica

Se convocan para la administracin

Licitacin pblica de bienes, suministros y obras
Se convocan para la contratacin de
Concurso pblico servicios de toda naturaleza
Se aplican para las contrataciones
que realice la entidad dentro de los
Adjudicacin directa mrgenes que establece la Ley de
Presupuesto del Sector Pblico
Se aplica a las contrataciones que
realice la entidad, cuyo monto sea
inferior a la dcima parte del lmite
Adjudicacin de menor mnimo establecido por la Ley de
cuanta Presupuesto del Sector Pblico para
los casos de licitacin pblica y
concurso pblico.
 Comprendidos para cada tipo de proceso:

Modalidad de Caracterstica
Seleccin

Se contrata al postor de menor precio

Subasta Inversa Puede ser presencial o electrnica
Es para contratacin de Bienes y
servicios comunes

Se contrata directamente con los

proveedores a travs del catalogo
Convenio Marco Marco, el cual fueron seleccionados por
la OSCE.
Los bienes y servicios son ofrecidos a
travs del catlogo del SEACE
Rgimen especial de Petro-Per
Se puede remitir a ms de un proveedor
Competencia Mayor para obtener propuestas dentro del
mbito de la competencia
Rgimen Especial de Petro-Per
Se da en casos en los cuales no resulta
Competencia Menor conveniente realizar procesos de
competencia

El convenio Marco permite eliminar los costos de transaccin y costos

administrativos de los procesos de seleccin debido a la rapidez que se
realiza y a que los proveedores ya han sido seleccionados por la OSCE;
adems de ofrecer a las instituciones un catlogo actualizado de los bienes
y servicios permitiendo de esta manera reducir los costos de inventarios y
evitar desabastecimientos en las entidades
 Sistema de Seleccin:

Sistema de Caracterstica
Seleccin

Sistema a Suma El postor formula su propuesta por un monto fijo e integral por
Alzada un determinado plazo de ejecucin sin importar si se us todo el
bien o servicio.

Sistema de precios El postor formula su propuesta ofertando precios unitarios en

unitarios, tarifas o funcin de las cantidades referenciales contenidas en las bases
porcentajes y que se valorizan en relacin a su ejecucin real y por un
determinado plazo de ejecucin.
Esquema mixto de Se opta cuando uno o varios componentes tcnicos
suma alzada y corresponden a magnitudes no definidas con precisin, los que
precios unitarios podrn ser contratados bajo el esquema de precios unitarios.

Modalidades de ejecucin Contractual

Modalidades Si el postor debe:

Ofertar en conjunto la construccin,
Llave en mano equipamiento y montaje hasta la puesta
en servicio de determinada obra, y de ser
el caso la elaboracin del expediente
tcnico.
Ofertar la elaboracin del Expediente
Tcnico, ejecucin de la obra y, de ser el
caso, el terreno. Esta modalidad slo
Concurso oferta puede aplicarse en la ejecucin de obras
que se convoquen bajo el sistema a
suma alzada y siempre que el valor
referencia corresponda a una Licitacin
Pblica.

Registro de los postores

 Una vez elaborado las bases, se realiza la convocatoria a travs del SEACE
en el cual a partir del da siguiente se dar inicio al Registro de Participantes,
para lo cual las personas naturales y jurdicas que deseen participar en el
proceso de seleccin debern acudir a la Entidad convocante llevando
consigo su Registro Nacional de Proveedor (RNP) vigente.
Los proveedores sern responsables de que su inscripcin en el Registro
correspondiente del RNP se encuentre vigente durante su participacin en el
proceso de seleccin hasta la suscripcin del contrato.
El RNP debe estar vigente durante todo el proceso de seleccin, ya que en
caso pierda dicha calidad al momento de la evaluacin de la propuesta, ser
descalificado o si la pierde luego de ganar la buena pro y antes de firmar
contrato, no podr suscribir el contrato.

Consultas de los postores

Los Postores realizan consultas sobre las bases del concurso al Comit
especial, esto se da cuando no comprenden algn aspecto de las bases y
posteriormente sus consultas son absueltas por el Comit Especial. Los
plazos de consultas dependen del Tipo de Proceso, para los cuales tenemos:
En Licitaciones y Concursos Pblicos: No menor a cinco (05) das hbiles,
contados a partir del da hbil siguiente de la convocatoria.
.En Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas: No menor a tres (03) das
hbiles, contados a partir del da hbil siguiente de la convocatoria.
En Adjudicaciones de Menor Cuanta: No menor a dos (02) das hbiles,
contados a partir del da hbil siguiente de la convocatoria.

Observaciones de los postores

Los Postores realizan sus observaciones sobre las bases del concurso al
Comit especial, estas observaciones son reclamos que el participante del
proceso de seleccin realiza, argumentando un incumplimiento a la normativa
sobre contrataciones del Estado. En estos casos, el participante no tiene
dudas sobre las bases sino ms bien est seguro que existe la contravencin
a una norma.
Los plazos de observaciones dependen del Tipo de Proceso, para los cuales
tenemos:
 En Licitaciones y Concursos Pblicos: No mayor a cinco (05) das hbiles,
contados a partir del da hbil siguiente a la fecha en que venci el plazo para
la presentacin de consultas por parte de los participantes.
En Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas: No mayor a tres (03) das
hbiles, contados a partir del da hbil siguiente a la fecha en que venci el
plazo para la presentacin de consultas por parte de los participantes.
En Adjudicaciones de Menor Cuanta: No mayor a dos (02) das hbiles,
contados a partir del da hbil siguiente a la fecha en que venci el plazo para
la presentacin de consultas por parte de los participantes.

Bases Integradas
Una vez que se han resuelto las Consultas y Observaciones, el comit
especial entregara a la jefatura de abastecimiento las observaciones acogidas
para que este modifique las bases y posteriormente se publique en el SEACE
las bases integradas; en caso de no haber una modificacin de las bases se
publicara las misma bases presentadas al inicio de la convocatoria. Hay que
tener en cuenta que si contrato pasa los 300 UIT el encargado de recoger las
observaciones y decidir si modificar la base es el OSCE
Despus de la Publicacin de las bases integradas, se realiza la presentacin
de propuestas y su respectiva evaluacin el cual la primera fase es la
evaluacin tcnica y posteriormente los que han aprobado pasan a la
evaluacin econmica.
La presentacin de propuestas en las Licitaciones Pblicas, Concursos
Pblicos y Adjudicaciones Directas Pblicas deber llevarse a cabo en acto
pblico, en tanto que para las Adjudicaciones Directas Selectivas y
Adjudicaciones de Menor Cuanta, el acto podr realizarse en acto privado, a
criterio del comit especial.
Cuando la presentacin de propuestas se realice en acto pblico, el comit
especial deber iniciar el acto en la fecha y hora sealada en el cronograma,
llamando a cada participante en el estricto orden en que se registraron para
que presenten sus propuestas tcnica y econmica.

Evaluacin Tcnica.
 Las propuestas debern ser evaluadas verificando que se haya cumplido con
la presentacin de los documentos obligatorios, calificando el cumplimiento de
los requisitos tcnicos mnimos y evaluando segn los factores de evaluacin
en base a 100 puntos.
El puntaje mnimo que debe obtener la propuesta tcnica en el caso de bienes
y obras es 60 (sesenta) puntos y tratndose de servicios debe ser 80
(ochenta) puntos. En caso contrario, no pasar a la etapa de calificacin
econmica.
Los factores de valuacin dependen de si se trata un bien, servicio u obra; a
continuacin se presentan algunos factores de evaluacin importantes:
- Bien
- El plazo de entrega
- La garanta comercial del fabricante
- La disponibilidad de los servicios y repuestos
- Mejora de las caractersticas tcnicas de los bienes a las condiciones
previstas en las bases
- La experiencia del Postor
- Servicios:
- Cumplimiento del servicio
- Personal propuesto para la prestacin del servicio
- Mejora de las condiciones previstas
- Consultoras:
- Personal Propuesto
Experiencia tanto de la institucin o empresa como de sus colaboradores.
Mejoras con respecto a las bases.
Un factor que est tomando relevancia es la experiencia del postor el cual se
evala con la siguiente frmula:
PFx CBC
PCP=
NC

PCP: Puntaje a otorgarse al postor.

PF: Puntaje mximo del factor
NC: Nmero de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del
postor
CBC: Nmero de constancias de buen cumplimento de la prestacin

Evaluacin Econmica.
 Los postores que pasan la evaluacin tcnica, pasan a la evaluacin
econmica, el cual el mximo puntaje es de 100, se calcula en base a la
siguiente frmula:
Om x PMPE
Pi=
Oi

Pi: Puntaje de la propuesta econmica i

Oi: Propuesta econmica i
Om: Propuesta econmica de monto o precio ms bajo
PMPE: Puntaje mximo de la propuesta econmica
Por ltimo se suman ambos evaluaciones en base a un promedio ponderado:

Puntajetotal=PuntajetecnicoxC 1+ PuntajeEconomicoxC 2

Donde los coeficientes cumplen:

La suma de ambos deber ser igual a la unidad.
Los valores que se aplicarn en cada caso debern estar comprendidos
dentro de los mrgenes siguientes:
En todos los casos de contrataciones se aplicar las siguientes
ponderaciones:
0.60 < C1 < 0.70; y 0.30 < C2 < 0.40.
Slo en el caso de servicios de consultora se aplicar las siguientes
ponderaciones: 0.70 < C1 < 0.80; y 0.20 < C2 < 0.30

Adjudicacin de la Buena Pro.

La buena pro se otorgar al postor que obtuvo el mximo puntaje total. En
caso de un eventual empate, se da dos soluciones exclusivas para las
Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuanta y las otras tres
aplicables a cualquier proceso de seleccin

Duracin de los procesos de seleccin

En esta seccin se realiza el anlisis de la distribucin del nmero de

procesos de seleccin (clsicos), segn los das hbiles transcurridos desde la
convocatoria hasta contar con el consentimiento de la buena pro,
considerando los plazos mnimos previstos en la normativa de contrataciones.
En razn a lo sealado, se evidencia que, en promedio, los procesos de
Licitacin Pblica y Concurso Pblico duran 38.8 das hbiles, en tanto que las
Adjudicaciones Directas Pblicas y Selectivas 19.0 das hbiles, mientras que
las AMC (bienes y servicios) 9.0 das hbiles y AMC (consultoras y ejecucin
de obras) 14.3 das hbiles.
A continuacin se presenta la distribucin de estos plazos y sus principales
indicadores estadsticos.
3.3. Gestin por Procesos

3.3.1. Definicin:
La Gestin por Procesos es una herramienta que permite establecer las
metodologas, recursos, actividades y responsabilidades orientadas a la
satisfaccin de los diferentes grupos de inters de una organizacin o equipo
de trabajo. Esta metodologa se ha implementado en las organizaciones
como una forma eficiente de lograr sus objetivos. Este enfoque de proceso
requiere interrelacionar varias funciones, llevando a que se genere una mayor
cooperacin y alineacin con las estrategias organizacionales y se d nfasis
a los resultados.
Se plantea que para conducir la implementacin de la metodologa de gestin
por procesos se deben seguir los siguientes pasos:
1. Identificacin y secuencia de los procesos
2. Descripcin de cada proceso
3. Seguimiento y medicin
4. Mejora de procesos
En la etapa de identificacin de los procesos se debe definir cules de ellos
son relevantes y el grado de detalle hasta el cul se analizarn las
actividades. Para esta identificacin se pueden aplicar diferentes herramientas
y el resultado final se puede representar a travs de un Mapa de Procesos en
el cual se identifiquen los insumos y salidas de cada uno as como sus
interrelaciones. La segunda etapa de descripcin de cada proceso se realiza
para identificar sus entradas y salidas, detallando cmo son desarrolladas las
actividades dentro de ste y cmo se evala su eficacia. En este paso se
suele utilizar diagramas o fichas de procesos. Conocer los resultados que se
obtienen a partir de la tercera etapa de seguimiento y medicin, es
indispensable para lograr una adecuada gestin de los procesos e
identificacin de hacia dnde deben ser orientadas las mejoras. Para esto se
definen los indicadores que permitan conocer sus capacidades, eficiencia y
eficacia, as como hacer seguimiento al desarrollo de la estrategia y al logro
de los objetivos propuestos.
El anlisis de los resultados que estn entregando los indicadores se realiza
utilizando diferentes herramientas, para tomar decisiones que permitan el
control de los procesos. Es importante entender que los indicadores son
herramienta de apoyo y no el objetivo final del proceso. La cuarta etapa indica
que para obtener los beneficios del modelo de Gestin por Procesos se debe
mantener una dinmica de mejora continua, que permita elevar su capacidad
y mejorar su desempeo para mantenerse competitivos.
CAPTULO IV PROPUESTA DE MEJORA DEL SISTEMA DE
ABASTECIMIENTOS CON LA IMPLEMENTACION DE UNA GESTION POR
PROCESOS

El sistema de abastecimiento pblico, juega un rol esencial en la rapidez con que el

Estado brinda sus servicios y ofrece respuestas satisfactorias a la ciudadana, y
comprende un conjunto de polticas, normas y procesos destinados a suministrar los
elementos materiales empleados en la produccin de servicios pblicos con criterios de
eficiencia y eficacia. La gestin moderna del abastecimiento pblico, enfoca su accionar
sobre el conjunto de procesos que conectan empresas, entidades pblicas y ciudadanos
desde la fuente inicial de la materia prima hasta el punto de consumo del producto y
servicio pblico ofertado. Este enfoque permite buscar sinergias a travs de una mayor
interaccin de los diferentes actores en los procesos claves de la cadena, con el objetivo
de atender oportunamente al consumidor final, lograr un uso de la forma ms eficaz y
eficiente de los recursos pblicos y privados, y de ser el caso, fortalecer la industria
nacional.

Mapa de procesos del sistema de abastecimientos

Fuente: elaboracin propia

El rea de Abastecimiento del hospital debe dar un salto cualitativo en cuanto al perfil y
competencias de sus profesionales, y convertirse en una entidad altamente especializada,
capaz de ser eficiente y eficaz en el desarrollo de las siguientes actividades clave en la
gestin de abastecimiento de medicamentos:

1. Gestionar la compra de medicamentos requeridos por el hospital, bajo sus diferentes

modalidades.

2. Clasificar los medicamentos y definir las estrategias de compra.

3. Gestionar los requisitos tcnicos y nivel de servicio a ser exigibles a los proveedores.

4. Llevar a cabo estudios del mercado farmacutico nacional e internacional (materias

primas, produccin, precios, costos, otros), con nfasis en medicamentos de alta
importancia sanitaria.

5. Proponer nuevos modelos de compra de medicamentos.

6. Monitorear el suministro, con nfasis aguas arriba de la cadena de abastecimiento.

7. Liderar el proceso de integracin de la gestin de almacenamiento y distribucin de

medicamentos en el hospital y sus sistemas de informacin.

Los siguientes indicadores bsicos sern utilizados en la etapa transitoria.

a. Indicadores para la Gerencia

Brecha Esttica de Stock

Brecha Dinmica de Stock

Comportamiento de los Inventarios (Tendencias) Brecha Presupuestal de

Compras.

b. Indicadores de Desempeo de la funcin Compras

N de rdenes de Pedido recibidos, tramitados, pendientes y anulados.

N de rdenes de Compra (O/C) emitidos, atendidos, pendientes y anulados.

Monto de las compras

 Porcentajes de gastos por compras

Ordenes de Compras emitidos por empleado

Monto de Compras por empleado - Costo por Orden de Compra

Distribucin de O/C por proveedores, y ordenados en forma descendente,

segn valor de compra.

c. Indicadores de Desempeo de la funcin Almacn

ndice de Rotacin de Inventarios

ndice de Rotura de Stock

ndice de Inactividad

N de recepciones por mes

N de despachos por mes

Meses equivalentes de consumo

d. Indicadores de Desempeo logstica para el Usuario Asistencial

Ordenes de pedido atendidos

Ordenes de pedido pendientes

Indicadores de Soporte Logstico.

CONCLUSIONES
Se dise un mapa de procesos del rea de Logstica y Abastecimientos,
identificando los macro procesos que plasman su quehacer institucional, dando pie a
trabajar sobre los procesos claves para la consecucin de sus objetivos estratgicos
y finalmente se describi cada uno de ellos.
Se dise un modelo de integracin de los procesos, determinando los procesos
estratgicos (elaboracin y modificacin del plan anual de contrataciones), procesos
misionales (gestin de compras, almacenamiento y preparacin) y los procesos de
apoyo (compromisos en el SIAF-SP y elaboracin de rdenes de compra).
La gestin por procesos promover la simplificacin administrativa en el Hospital
Regional Docente de Cajamarca a fin de generar resultados positivos en la mejora
de los procedimientos y servicios orientados a los ciudadanos y empresas.
Se pudo determinar que la interrelacin de cada uno de los procesos sern medidos
a travs del cumplimiento de los indicadores ya que el resultado de uno es de vital
importancia para el otro.
RECOMENDACIONES
Disear y proponer la implementacin del mapa de procesos y el modelo de
integracin de los procesos.
Capacitar al personal respecto al modelo de procesos propuestos.
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

https://issuu.com/memorias_conferencias_aciem/docs/memorias_conf_11_nov_20
15
La gestin de abastecimiento de medicamentos en el sector pblico
Manual de Administracin Gubernamental Captulo IV y V.
Manual de contrataciones de Bienes y Servicios OSCE.
Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE).
peruano: nuevos modelos de gestin. Sinergia e Innovacin, 2(1), 160-228
Reglamento de Adquiridores y Contrataciones del Per
(EL PERUANO)
Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado (SEACE)
Sistema Nacional de Abastecimiento y contrataciones del estado Econ. James
Alayo Castaeda.
OSCE - Organismo supervisor de las contrataciones del Estado
Reporte de contrataciones pblicas 2016.