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Instituto Tecnolgico y de Estudios Superiores Monterrey

FADEM Tlhuac: Desorganizacin institucional en FADEM


Implementacin Plat.org

Expresin Verbal en el mbito Profesional


Profesora: Mara del Carmen Contreras Estrada
Fecha de entrega: 30/03/17
Diego Vzquez Prez A01378819
Rogelio Valles Sosa A01379030
Andrea Gutirrez Prez A01207423
Jos Alonso Emilio Cruz Ravelo A01336499
Diego Martnez Soria A01372731

Propuesta de Solucin
El objetivo del siguiente texto es analizar distintos aspectos de la propuesta que el equipo

ofrece como solucin al socio formador.

Creemos que es fundamental que nuestra propuesta ayude a solucionar algn

problema social, y es por eso que el beneficio social que la propuesta del equipo ofrece es un

posible aumento en las donaciones a fundaciones, y por consiguiente, un mejor servicio y un

mayor desarrollo social para los beneficiarios. Si nuestra propuesta es aceptada, las

fundaciones se vern como instituciones vanguardistas, que estn utilizando tecnologa

actual, el internet, que es fundamental para el desarrollo de las instituciones. Las fundaciones

en Mxico, en materia de donaciones, se han visto afectadas en los ltimos aos debido a

errores de instituciones que han hecho que los posibles donadores piensen dos veces antes de

donar, esto debido a que se cree que lo donado no es utilizado para los objetivos de las

organizaciones sino que se usa para beneficios personales. Debido a esto, la plataforma que

proponemos, ayudar a que los posibles donantes sepan realmente a dnde llegan sus

donaciones, ya que en la plataforma se visualizar exactamente lo que dicha institucin

necesita.

Hablando de otros aspectos relevantes, econmicamente las fundaciones se vern

favorecidas debido a que sus gastos disminuirn si es que la plataforma logra canalizar

mayores donaciones de utilidad. De igual manera, los donadores no tendrn gastos

innecesarios en productos que no sern utilizados por las fundaciones, por el contrario, sus

gastos sern muy beneficiosos. Ambientalmente hablando, se sabe que el consumo

desmedido es uno de los ms grandes causantes de problemas ambientales. Toda fundacin y

familia necesita consumir productos, sin embargo, a travs de la propuesta del equipo, el

consumo de las fundaciones se puede controlar hasta el punto de ser nicamente el necesario.

Se menciona lo anterior porque gracias a la investigacin de campo, el equipo se

percat que FADEM Tlhuac recibe muchas donaciones de productos que no estn en su
lista de prioridades. Para definir todo esto, nos basamos en cifras del INEGI en el censo de

poblacin y vivienda del 2010:

De acuerdo con un estudio realizado por el Dr. Michael Layton y el Dr.

Alejandro Moreno, indica que de 100 personas, a 70 no le preguntan lo que realmente

necesita una institucin para donar.


De acuerdo con un estudio realizado por el Dr. Michael Layton y el Dr.

Alejandro Moreno, nos dice que de 100 personas, el 60% prefiere hacer donaciones

directamente a personas necesitadas, y solamente el 16% prefiere darlo a travs de

instituciones u organizaciones.

Nuestra propuesta es innovadora debido a que FADEM ser capaz de publicar

aquellos productos o capital que necesiten, esto ser posible gracias al uso de internet,

aprovechando que la institucin ya cuenta con una pgina web. Cualquier persona con acceso

a internet, ya sea desde su dispositivo mvil, tablet o laptop podr entrar a su pgina web, y

all visualizar lo que FADEM necesita. Ninguna fundacin lleva un control pblico de lo que
reciben y necesitan, por eso, la plataforma sera una forma muy llamativa y eficiente de

captar una mayor cantidad de donaciones.

Tras realizar la vista a FADEM Tlhuac y analizar los datos anteriormente mencionados, se

decidi que los datos ms relevantes son los siguientes:

La fundacin est conformada por 57 beneficiarios (de 4 hasta 70 aos) y 37

empleados.
FADEM Tlhuac no cuenta con un sistema de conteo que le ayude a saber

exactamente cunto tienen de cierto producto.


nicamente toman una foto de lo recibido como evidencia de la donacin,

pero no se saben cifras exactas.


FADEM Tlhuac cuenta con una bodega en la que almacenan todas las

donaciones ajenas a la comida que les sobra, pero no se sabe con exactitud lo que se

tiene all.
En su pgina web nicamente indican lo que se puede donar, no lo que ms

necesitan.
De acuerdo a la Lic. Ana Elenis, gastan aproximadamente 18 litros de leche

por da.
Segn cifras otorgadas por el INEGI, son 1,500,000 personas que sufren de

discapacidad intelectual.
FADEM es una de las 403 instituciones que trabajan en favor de las personas

con alguna discapacidad intelectual.


Las instituciones sin fines de lucro, como lo es FADEM, representan el 3% del

producto interno bruto nacional.

Aunado a esto, se analizaron las caractersticas de la organizacin en materia de

donaciones y se encontraron ciertos puntos que indican el posible xito de la propuesta.

Dichas caractersticas son las siguientes:

Existen fallas en la contabilidad de recursos: En este caso, los recursos que reciben por medio

de donaciones no son almacenados de manera ptima. No hay existencia de un programa de

induccin para el recurso de nuevo ingreso. FADEM no cuenta con una carpeta en donde
anotan lo que reciben. Los procedimientos de almacenamiento y compraventa no estn

definidos o existe incumplimiento de los mismos. Para almacenar lo recibido, FADEM

Tlhuac introduce todo en una bodega y nicamente se toma una foto como evidencia de las

donaciones.

La solucin se relaciona con las causas del problema debido a que busca erradicar los

mismos, por medio de la creacin de una plataforma en lnea. De esta manera se busca llevar

un control interno en el rea de donaciones, y determinar un proceso de induccin en cuanto

al almacenamiento y compraventa. Adems, busca principalmente interactuar con los

donadores para hacerles saber cules son los productos que ms necesita FADEM y la

cantidad de los mismos.

El socio formador, al ser una institucin social, tiene tanto necesidades como deseos,

y nuestra propuesta hace que se reciban artculos que en realidad se necesitan. Un ejemplo es

que la fundacin recibe ropa en exceso, pero lo que ms necesitan es entre otras cosas, arroz,

frijol, azcar y aceite. FADEM busca verse frente a la sociedad como una institucin

innovadora, por lo que un anexo en su actual pgina de internet la pondra a la vanguardia de

lo que la sociedad busca.

La propuesta cubre diversos aspectos de la organizacin FADEM Tlhuac, en las

cuales se encuentran la misin, visin y algunos objetivos planteados por la misma

institucin. La propuesta busca mejorar la calidad de vida de los beneficiarios de FADEM, ya

que se busca otorgarles de manera ms accesible, las herramientas fundamentales para

impulsar su nivel de autonoma e integracin social. Por otro lado, se busca que los donantes

conozcan ms sobre los productos que la fundacin necesita, esto para reflejar una imagen de

mayor confianza y que la organizacin se mantenga slida. Por ltimo, nuestra propuesta

cubre objetivos planteados por la institucin como:


Fomentar la salud, prevenir enfermedades e incrementar el acceso a servicios

de salud.
Aumentar la comprensin de la discapacidad.
Brindar herramientas que fortalezcan el rol y participacin de los familiares en

este proceso.

De manera tcnica, la propuesta es viable ya que en dado caso de que la responsable

de las donaciones no se encuentre algn da en la institucin, cualquier otro trabajador con

conocimientos bsicos en computacin ser capaz de agregar y modificar datos.

Por otro lado, en el aspecto financiero, la institucin ya cuenta con una pgina de

internet que le asegura al usuario llevar a cabo donaciones seguras, as que de esta manera la

implementacin de dicha herramienta no supondra un costo extra para la fundacin.

Toda institucin tiene ciertos paradigmas, mtodos con los cuales han salido adelante

y han hecho que la fundacin crezca; pero no en todos los casos es la manera ptima de hacer

las cosas. FADEM Tlhuac, desde su creacin, ha solicitado, recibido y recolectado las

donaciones de la misma manera. Esto les ha funcionado, pero descubrimos, tras la visita, que

no es la manera ms correcta para optimizar sus recursos. Es por esto que nuestra propuesta

cambiar completamente la manera en que la institucin hara todo el proceso de las

donaciones que buscan recibir. El hecho de demostrarle al posible donante las donaciones que

se necesitan y tener un conteo preciso de lo que ingresa, romper el paradigma de donaciones

dentro de la institucin.

El proyecto es viable ya que la asociacin cuenta con acceso a internet y cuenta con la

oportunidad de editar la plataforma de tal manera que cumpla con sus necesidades. Se podr

manejar fcilmente y no se necesitar mucho tiempo de los empleados para mantenerla

funcionando, por el contrario, se espera que sea de uso efectivo y la utilicen como

herramienta de mejora. La plataforma no requiere de mantenimiento econmico ni de


consumo de tiempo por lo cual es accesible, til y necesario para una asociacin como

FADEM.

Dentro de la institucin, en materia de donaciones, se observar una organizacin ms

profunda de lo recibido, y de esta manera los donadores vern el inters y el uso que la

fundacin le da a sus donaciones. Adems, la fundacin comenzar a recibir productos

especficos que necesitan, evitando algunos que les sobran o no les son tan necesarios en ese

momento.

A mediano plazo, si se lograra implementar la plataforma online, FADEM Tlhuac

notara un cambio en la organizacin en cuanto a donaciones, ya que la plataforma va de la

mano con el conteo preciso de lo que reciben. FADEM se ver como una fundacin

innovadora y a la vanguardia de las nuevas necesidades tecnolgicas. A largo plazo, la

fundacin recibir notablemente ms donaciones, haciendo que los recursos recibidos sean

utilizados en su totalidad, sin necesidad de desechar ciertos productos que no se usan.

Para demostrar que la propuesta fue trabajado con el socio formador, se presentarn

datos que nicamente ellos sabran, as como presentar evidencia de que se mantuvo

constante contacto y conocimiento con respecto a la propuesta. Aunado a ello, se mostrar la

opinin del socio formador con respecto a sus problemticas en cuanto a donaciones, y la

manera en la que la propuesta cubre todas estas problemticas.

Plan de Implementacin

En la tesis titulada Implementacin del Sistema de Gestin de Calidad, en base a la norma

ISO 9001:2000, Claudia Ramrez Melo y Mara Cinthia Snchez Herrero (2006) explican

que la implementacin de un sistema efectivo de organizacin trae beneficios, como lo son:

reduccin de reprocesos y tiempos improductivos, fortalecer la planeacin, llevar un mejor


control, un mayor compromiso, cultura de calidad en toda la organizacin, mejorar la imagen

de la empresa, optimizar el cumplimiento de requisitos de clientes y organizar la manera de

trabajar (p.11 y 12).

La implementacin del proyecto se llevara a cabo en 6 distintas etapas, estas van

desde conseguir personal que apoye con el diseo y la creacin de una plataforma, hasta su

activacin y anlisis de efectividad. Para que esta sea eficiente, se necesitar de un control de

personal y de disposicin para su propio crecimiento.

Etapas de implementacin de plataforma organizacional Plat.Org.

Primera etapa:
Conseguir donaciones para la creacin de plataforma

organizacional. Se espera conseguir todo el capital necesario para as

facilitarle a la fundacin la implementacin de la propuesta. Este capital podr

ser recaudado de las mismas donaciones que recibe FADEM o de ciertas

campaas que, de igual manera, seran una entrada importante de recursos

econmicos para la misma.


Segunda etapa:
Consiste en conseguir a un programador que sea capaz de editar

la pgina actual de FADEM o crear una nueva para donaciones. Esta no

tomar un lapso mayor a 2 semanas, ya que se tiene en mente al Ingeniero en

Telecomunicaciones e Informtica Vctor Macedo Madrigal como prospecto.

El ingeniero ayudara a crear este anexo de manera eficiente y econmica.


Tercera etapa:
Disear y crear una plataforma simple pero atractiva que sea

amigable para los usuarios. Adems, debe indicar las necesidades de FADEM

y qu tan necesitados se encuentran de cada una, esto ayudando a los

benefactores a saber qu donar a FADEM. El diseo de la misma se espera que


tome un lapso de un mes para poder pasar a la siguiente etapa. Logrando

disear una plataforma eficiente, FADEM lograra un control sobre sus

donaciones y una reduccin de problemas en falta de materia.


Cuarta etapa:
Creacin de hoja de clculo en la que se lleve registro de las

donaciones, esta ira conectada a la pgina web y se actualizara para que

siempre se sepan sus necesidades en tiempo real. Esta hoja de clculo ayudar

a que no se pierda un conteo en los donativos y poder ingresar la cantidad

requerida para cada producto.


Quinta etapa:
Capacitacin de personal, mecanismo de mejoramiento

personal y concebida como proceso de formacin en el mbito

laboral.(Hernndez y Cruz, 2014). Este personal se har cargo del conteo de

donaciones en la hoja de clculo y de visualizar constantemente la pgina web

para verificar que est siendo actualizada en tiempo real. Esto ayudar en un

futuro a que la persona o personas capacitadas puedan pasar sus

conocimientos a sus compaeros de trabajo y as mantener la hoja de clculo

siempre actualizada junto con la pgina web. Esta capacitacin puede ser

recibida por el mismo programador o la persona encargada en llevar a cabo la

implementacin.
Sexta etapa:
Activacin y anlisis de efectividad. La efectividad

organizacional es el grado en el cual una organizacin hace efectivas sus

metas(Segovia, Mendoza, Rositas, y Abreu, 2011). Despus de haber

concluido con la capacitacin y la creacin de la plataforma, esta podr ser

activada para poder empezar el diagnstico de efectividad. Dicho diagnstico

tendr la funcin de verificar los resultados de la implementacin de la


plataforma. Si los resultados muestran un aumento en las donaciones,

significar que la propuesta result efectiva.

El tiempo total estimado es de 2 meses y medio. Dicha estimacin hace referencia a

un anlisis objetivo y sin contratiempos. Por ese mismo motivo dicho tiempo podra

verse afectado tanto de manera positiva como negativa.


Recursos requeridos

Para llevar a cabo la creacin e implementacin de la plataforma organizacional, se

requieren diversos recursos materiales, econmicos y humanos. A continuacin se presenta

un listado respecto a cada una de las categoras mencionadas con anterioridad. Dicha lista,

para cada una de las subdivisiones, se encuentra en orden jerrquico.

Recursos Materiales.

1.- Pgina web: Para llevar a cabo la implementacin de la plataforma, es necesaria la

creacin de una pgina web. La institucin ya cuenta con una pgina de internet que incluso

le permite al usuario llevar a cabo donaciones seguras, por consiguiente, no supondra un

costo extra a FADEM. El nico requisito sera hacerle modificaciones para acceder al

hipervnculo que contenga la informacin sobre el progreso de las donaciones (la

plataforma). En este caso, se entiende por hipervnculo , segn el Diccionario de

Informticos escrito por Ral Hernndez, como un "enlace (tambin llamado "Vnculo") que

permite saltar a otros temas relacionados, donde es posible encontrar informacin ampliada

en una pgina web (Hernndez, R., 2008).

2.- Computadora: Es necesario que la fundacin, o bien, el encargado de la direccin

de la plataforma cuente con una computadora. No se requieren determinadas especificaciones

tcnicas o tecnologa avanzada en el computador. Este nicamente fungir como recolector y

almacenador de los datos cuantitativos en cuestin (las donaciones).

3.- Internet: Para cumplir con todas las funciones que implica el uso de la plataforma,

es necesario contar con acceso a internet. El internet, permitir llevar a cabo tareas como lo

son la administracin de la plataforma y la carga de datos a la misma.


4.- Hoja de clculo: Dado que una hoja de clculo es una aplicacin computacional

que permite manipular datos numricos (hacer todo tipo de operaciones, mostrar grficos,

etc.), le permitir al encargado del registro de las donaciones vaciar los datos en ella. Esta, a

travs de un debido cdigo de programacin (serie de datos que recibe una computadora, para

llevar a cabo tareas especficas), ser capaz de pasar los datos a la plataforma de manera

automtica. De esta forma se reduce la manipulacin innecesaria de la plataforma

(Hernndez, 2008).

Recursos humanos.

1.- Programador: Un programador es una persona que disea, escribe el cdigo y

maneja programas de computadora (Priolo, 2008). En el caso de la presente propuesta, este

ser el encargado del diseo y creacin de la plataforma.

2.- Empleado: El empleado es una persona que se desempea en un cargo

determinado, realizando un trabajo especfico por el cual recibe un salario a cambio

(Pritchett, 2000). El empleado se encargar del vaciado de datos en el programa, que se ver

reflejado directamente en la plataforma despus de llevar un buen control y conteo de las

donaciones.

Recursos financieros.

Dado que FADEM es una fundacin sin fines de lucro, el clculo de los posibles

gastos que representa la implementacin de la plataforma es un tema importante a mencionar.

Por ese motivo, se expone una aproximacin de los posibles gastos que implica dicha

implementacin:

1.- Programador: Tras una entrevista llevada a cabo con el Ingeniero en

Telecomunicaciones e Informtica, Vctor Macedo, se obtuvo una aproximacin del costo que

supone la creacin de la plataforma con respecto a sus honorarios. Esta engloba la cantidad
aproximada de $10,000.00.Para la obtencin del costo se tomaron en cuenta las siguientes

variables:

Diseo simple, eficaz y llamativo.


Respuesta amigable para el usuario y el benefactor.
Posibilidad de visualizacin en dispositivo mvil (celular).
Capacitacin del uso de la plataforma.

2.- Empleado: Es indispensable contar con un encargado del control y conteo de las

donaciones. En la investigacin de campo se verific que la institucin ya contaba con uno,

por consiguiente, no representa un costo extra para la fundacin.

3.- Mantenimiento: En la entrevista realizada con el Ingeniero Macedo, se aclar que

el mantenimiento no ser necesario de no ser que se busque un cambio en el funcionamiento

de la plataforma. De ser as, estos cambios requeriran una nueva cotizacin.

Factores Crticos de xito

En la propuesta, se espera obtener un resultado positivo respecto al aumento de

donaciones en la institucin y a la facilidad del manejo del conteo de las mismas. A

continuacin se presentan los puntos positivos y negativos calculados para la implementacin

de la plataforma de forma jerarquizada.

Puntos positivos.

1.- La principal meta es el aumento de las donaciones ya que la ineficiencia y/o

inefectividad de las mismas es lo que se identific como la principal problemtica que se

tiene en la institucin. Ah es donde la propuesta de la plataforma organizativa entra en

accin, con acceso fcil y organizado para los usuarios virtuales que estn interesados en

ayudar y donar a FADEM. Teniendo, de esta manera, un sistema en lnea donde los donadores

desde la comodidad de sus hogares pueden encontrar los pasos y los artculos faltantes para

llevar a cabo su donacin de una manera ms fcil, segura y atractiva para ellos.
2.- El segundo problema identificado fue la falta de organizacin en los sistemas,

tanto de donacin, como de conteo de los artculos donados. Por ese motivo, la plataforma se

encargar del anlisis del progreso de las donaciones, ayudando as a que los encargados de

esto, en FADEM, no tengan que hacer el anlisis manualmente.

Puntos negativos.

As como todo buen proyecto existe la mnima probabilidad de que la propuesta falle, y

aunque se haga lo posible por analizar los posibles errores e intentar reducirlos, se tiene

conocimiento de ellos,

1.- El principal conflicto que se podra enfrentar, sera al fracaso de la pgina. Esto

significara que, a pesar de la existencia de la plataforma, los usuarios no estn dispuestos a

donar a travs de una pgina web y que el nmero de donaciones no incremente, lo cual

afecta todo el proyecto dado que esa es la meta principal a cumplir.

2.- El segundo conflicto que se podra presentar sera el tiempo que requiere mantener

la plataforma funcionando y actualizada, lo cual se entiende como mantenimiento, que es el

conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones, edificios, industrias,

etc, puedan seguir funcionando adecuadamente, optimizando la disponibilidad del equipo

productivo, disminuyendo los costos futuros de mantenimiento y maximizacin la vida de la

plataforma (Hernndez. 2012). Por lo cual, dicho mantenimiento es importante y si la

institucin no cuenta con el tiempo necesario para cumplir con este requisito, todos los datos

conseguidos por la pgina puedan llegar a ser irrelevantes dado que no habr personal que

recolecte la informacin recaudada y haga uso de ella en la organizacin de las donaciones de

la institucin.
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