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CONCEITO E EXPRESSO DE UM EVENTO

Evento uma concentrao ou reunio formal e solene de pessoas e/ou entidades realizada em data
e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos, alm de
estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, cientfica etc.
Um evento geralmente provoca fortes emoes para os participantes, para os promotores e
organizadores e, enfim, para todos que convivem com o turbilho de atividades que compem seu
universo. Para quem organiza, evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade, competncia e
resultados. Para quem participa, significa congraamento e integrao, gerando e consolidando
vnculos e relaes de carter profissional e pessoal.
Organizar um evento com eficincia significa demonstrar arte e competncia para corresponder a
todos esses anseios com a prestao de servios eficientes que superem a expectativa dos
participantes.

1 - TIPOS E CARACTERSTICAS DOS EVENTOS

1.1 Reunio Ordinria e Extraordinria

As Reunies Ordinrias so eventos realizados planejados previamente, normalmente organizadas e


realizadas de forma eficiente para que as metas da gesto possam ser coroadas de pleno xito.
As Reunies Extraordinrias so realizadas esporadicamente, por convocao do presidente da
empresa. Geralmente resultam de uma situao emergente ou seja, inesperada, para resolver algum
assunto que necessita de soluo imediata.

1.2 Congresso
Congresso um encontro solene de grande porte com nmero elevado de participantes, podendo ter
carter regional, nacional ou internacional. Seu objetivo a apresentao e debate de assuntos de
atualidade e de interesse especfico de determinada categoria ou ramo profissional, tambm podem
ter carter profissional, tcnico, cultural, artstico, poltico, histrico etc.
O fator de maior relevncia de um congresso a difuso de novas teorias e conceitos pela integrao
dos participantes em torno das matrias abordadas. A programao de um congresso poder distribuir
as atividades do evento em mesas-redondas, sesses plenrias, reunies etc.
A estrutura operacional de um congresso em geral compe-se de mestre-de-cerimnias, oradores,
painelistas, debatedores, coordenador ou moderador. No decorrer dos congressos, tradicional a
realizao de intensa programao complementar constante de atividades sociais, gastronmicas,
passeios e comemoraes.

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1.3 Conveno

um encontro, reunio, assemblia ou similar, em geral realizado de forma espordica e no


freqente, com durao mdia de cinco dias, tem por objetivo bsico o congraamento e integrao de
classes, grupos ou profissionais das prprias organizaes promotoras. A conveno apresenta as
mesmas caractersticas de um congresso, porm de mbito mais restrito.
Em geral, nas convenes so abordados assuntos de interesse especfico e relacionados com a
atividade e interesse profissional dos participantes. Na programao das convenes, incluem-se
atividades de lazer e, freqentemente, distribuio de prmios, brindes e sorteios. A estrutura
operacional de uma conveno compe-se de um coordenador, orador e debatedores.

1.4 Coquetel

Coquetel uma recepo gastronmica de breve durao para promover ou comemorar atos e datas
significativas e importantes, tais como, recepo de pessoas, posse em cargos, inaugurao,
homenagens, abertura e encerramento de eventos principais.

1.5 Feiras e Exposies

So eventos de carter comercial e de grande porte que renem fornecedores, fabricantes,


vendedores, compradores ou clientes, consumidores ou usurios, entidades de fomento, financeiras,
bancos, etc. uma forma de estabelecer contatos comerciais, apresentao ou exposio de
produtos, bens, servios e apresentao ou lanamento de novas tecnologias. O principal objetivo de
uma feira proporcionar contatos com os canais de comercializao.
As feiras podero ter carter reservado (feira comercial restrita ou fechada) ou com livre acesso ao
pblico (feira com bilheterias). Utiliza-se tambm a denominao de salo ou mostra, o que se aplica
geralmente para eventos com a mesma caracterstica, porm de pequeno ou mdio porte. Conceitua-
se, tambm, a mostra
como um evento com a finalidade de somente divulgar, exigindo, pois, elevado volume de materiais,
tais como prospectos, folhetos, folders, catlogos, brindes.

1.6 Frum
E um evento organizado por entidade oficial para discusso e debate, de forma mais ampla e simples.
O frum consiste em uma apresentao breve de um assunto pelo orador, seguida por perguntas,
comentrios e recomendaes. A expresso Frum de Debates significa ampla discusso sobre
assunto atual e de interesse geral. O frum dirigido por um coordenador que comanda o grupo de
debatedores. Em geral, ao final o coordenador da mesa colhe opinies e apresenta as concluses em
funo da maioria. O frum poder ter a durao de um a vrios dias.

1.7 Painel

Consiste na discusso e anlise informal de um problema ou tema pr-selecionado, normalmente um


assunto tcnico, por um palestrante, diversos especialistas ou debatedores, com a participao de um
grupo selecionado e reduzido de pessoas. Nos painis, nem sempre se obtm uma soluo completa
ou definitiva, embora as concluses possam orientar solues e decises. A organizao de um painel
obedece, basicamente, ao seguinte roteiro de atividades:
Definio do tema;
Seleo do coordenador ou moderador do painel e dos painelistas ou especialistas no tema a ser
abordado (de quatro a oito pessoas);
Definio da metodologia dos trabalhos, especialmente os perodos de discusso ou exposio dos
painelistas;
Fixao do tempo para discusso e perguntas dos participantes.
Promoo de reunio antecipada entre os painelistas e moderador para estabelecer sistemtica de
abordagem dos assuntos, especialmente tempos de exposio e perguntas.
Em geral, o painel desdobrado em duas etapas, com a apresentao e discusso dos painelistas na
primeira etapa, quando o pblico impedido de formular
perguntas, e a participao do pblico na etapa final, o perodo de discusso dever ser flexvel,
porm, no ultrapassar 1h30min.
A coordenao de um painel feita por um moderador, com as seguintes atribuies bsicas:
Apresentar o tema e objetivo da reunio ou discusso;
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Apresentar os componentes do painel, da esquerda para a direita ou de acordo com o nvel
hierrquico dos participantes;
Informar aos participantes o regimento interno do painel e, em especial, esclarecer sobre o perodo de
tempo permitido nas intervenes e perguntas do pblico na 2 etapa;
Encerrar o evento dirigindo-se aos painelistas, pblico e colaboradores.
O moderador ser o elemento dinmico do evento, devendo empenhar-se para manter os trabalhos
em nvel elevado, de forma ativa e dinmica, contornando os eventuais problemas e conflitos.

1.8 Palestra
Consiste na apresentao de um tema preestabelecido e de interesse especfico de um grupo
homogneo de pessoas, com limitaes do tempo de durao. A palestra pode ser proferida sob a
forma de simples narrativa de fatos ou por meio de um ciclo de palestras quando participam diversos
professores ou especialistas para a abordagem de vrios assuntos. So admitidas perguntas dos
presentes.

1.9 Rodada de Negcios/Encontro Empresarial


Contato entre empresrios, consumidores potenciais, compradores e fornecedores de produtos e
servios. Os contatos podero ser previamente agendados e abrangem acordos comerciais,
representao, licenas, explorao de tecnologia, novos empreendimentos, consultoria,
apresentao de equipamentos e servios e outros objetivos.

1.10 Workshop
Workshop, tambm chamado de oficina ou laboratrio, significa debater e obter solues para casos
prticos apresentados por participantes do evento, com o auxlio de especialistas ou tcnicos. Os
workshops podero tambm ter caractersticas de contatos comerciais de curta durao, vedados ao
pblico, com a participao de fornecedores, compradores potenciais ou clientes para a apresentao
de produtos e servios. A rigor, workshop objetiva a gerao de negcios, ampliando conhecimentos
e ativando operaes comerciais. O workshop pode ter caractersticas de evento complementar a
outros de maior porte.
O aspecto fundamental de sua promoo consiste na definio, de forma clara, dos objetivos e forma
de atingi-los, ou seja:
Estimular as vendas; Promover contatos;
Fazer pesquisa de mercado.
E recomendvel a realizao de reunies preliminares para a orientao e troca de informaes entre
empresrios locais com o objetivo de uniformizar os critrios bsicos de atuao. Como atividades
complementares do workshop, podero ser promovidas palestras tcnicas por especialistas,
abordando temas especficos, tais como legislao, marketing, tendncias, investimentos, etc. Na
programao geral tambm devero ser includas outras atividades de lazer e descontrao, como
passeios, espetculos, sorteios, distribuio de brindes.

2 - PLANEAMENTO DE UM EVENTO

2.1 Conceitos Gerais

Por sua complexidade, amplitude e importncia, a promoo de um evento exige alta


especializao tcnica, experincia e especializao no tipo de evento que ser realizado. Sua
operacionalizao fundamenta-se em um eficiente sistema de planeamento, abrangendo
alguns aspectos bsicos:
Definir de forma clara e precisa os objetivos, bem como a amplitude do evento. Isto significa ter
o domnio absoluto e integral do ambiente, dos limites de atuao e de todas as etapas de sua
execuo;
Estruturar o roteiro de planeamento e o respectivo cronograma de execuo com bastante
antecedncia da data prevista para seu incio;
Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender s exigncias operacionais;
Dispor de pessoas, grupos ou comisses para assumir a responsabilidade pela coordenao e
execuo dos trabalhos;
Estabelecer sistema de integrao e relacionamento permanente com patrocinadores,
promotores, empresas vinculadas, autoridades, especialistas, imprensa, agentes de viagem,
fornecedores, participantes e colaboradores colhendo subsdios e sugestes;

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Instituir canais de comunicao geis e eficientes entre todas as reas de operao e servios,
a fim de prevenir e corrigir, prontamente, eventuais deficincias ou falhas no decorrer do
evento;
Assegurar a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos necessrios para
a operacionalizao dos eventos;
Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes dos eventos;
Implantar sistema de controle e acompanhamento das providncias e decises
tomadas no curso do evento.
A concepo e planeamento de um evento devero ser precedidos de estudo de viabilidade
para anlise das condies e capacidade da entidade promotora para sua realizao. Alm
disso, h necessidade de realizar previamente ampla pesquisa tcnica para conhecer a opinio
do pblico-alvo, objetivos, sistemtica, locais, datas, horrios, participantes, convidados. Com
base nessa verificao, ser definida a estratgia de marketing para promover o evento, bem
como os veculos de comunicao e divulgao:
Planeamento, coordenao e controle; Secretaria executiva;
Recepo e atendimento; Marketing e vendas;
Publicidade e comunicao;
Servios de manuteno das instalaes e equipamentos.

2.2 Planeamento, Coordenao e Controle

A operacionalizao de um evento abrange a integrao das diversas atividades tcnicas nas


respectivas especializaes. responsvel pelas seguintes atividades:
Planear, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com o evento, em mbito
interno e externo;
Designar os coordenadores setoriais;
Implantar sistemas de controle das operaes;
Elaborar e controlar a execuo do oramento financeiro e caixa; Estabelecer e acompanhar o
cronograma de atividades;
Promover reunies tcnicas de coordenao com os responsveis para a anlise das
atividades em andamento;
Coordenar a instalao e montagem das secretarias dos congressistas e palestrantes, sala vip,
sala de coordenao, slide desk e auditrios;
Promover pesquisas relacionadas com os servios e atividades;
Realizar as licitaes de compras e contratao de servios terceiros; Realizar a licitao de
locaes de equipamentos;
Emitir normas de servio instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho;
Emitir relatrios de avaliao de desempenho e relatrio final;
Coordenar a elaborao dos anais dos eventos aps sua realizao, em que constem os fatos
relevantes ocorridos, contedo de palestras e informaes sobre os participantes;
Coordenar as atividades de pessoal que abrangem:
Participar da seleo e contratao de pessoal e servios de terceiros;
Organizar as equipas de trabalho, orientando as respectivas atribuies e responsabilidades;
Estabelecer normas de procedimentos e conduta do pessoal e fiscalizar sua aplicao.

2.2 Secretaria Executiva


responsvel pelas seguintes atividades:

Participar da elaborao dos cerimoniais das solenidades oficiais; Processar as inscries dos
participantes dos eventos;
Prestar suporte tcnico e operacional aos servios de recepo e atendimento; Providenciar a
confeco de formulrios e impressos, tais como ficha de
inscrio, convites, ingressos, certificados de participao em cursos, apostilas, material
didtico, contratos pr-impressos etc.;
Elaborar e controlar as listas de presena nos eventos, quando exigveis;
Preparar os conjuntos de materiais para distribuio aos participantes (pastas, formulrios,
folha de perguntas, relatrio de avaliao, material promocional, canetas etc.);
Providenciar a confeco e distribuio de adesivos, crachs, diplomas, certificados, apostilas,
pastas, credenciais e outros objetos etc.;
Acompanhar as reunies e encontros controlando o fornecimento de gua e refrigerante para a
mesa principal, limpeza e decorao do local, coffee break etc.;
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Recolher o material tcnico de estudo ou leitura que ser distribudo aos participantes e
providenciar a reproduo de documentos, apostilas e materiais dos cursos e palestras;
Distribuir os convites e materiais publicitrios e tcnicos, tais como folders, boletins etc.;
Coordenar os servios relacionados com as reservas, transporte, recepo e hospedagem dos
participantes especiais dos eventos (palestrantes, autoridades, homenageados etc.);
Controlar as datas e horrios das companhias areas e rodovirias para o acompanhamento
das viagens dos convidados especiais;
Acompanhar a programao de passeios ou tours e especialmente de participantes;
Controlar o cumprimento dos convnios firmados com estabelecimentos comerciais,
restaurantes e pontos-de-venda includos nos roteiros tursticos;
Verificar as condies dos veculos de viagem e traslados, incluindo equipamentos, ambiente,
conforto e, principalmente, a atitude dos motoristas e auxiliares;
Instalar, acompanhar e manter atualizado o quadro e a agenda da programao de eventos,
tais como conferncias, debates, reunies etc., indicando as datas, horrios, locais, temrio e
palestrantes;
Divulgar as alteraes da programao;
Providenciar os equipamentos e materiais para os conferencistas e palestrantes, assessorando
ou orientando o uso adequado e guarda;
Providenciar a colocao de faixas promocionais no local do evento;
Providenciar a colocao de placas indicadoras de circulao, avisos e proibies nos locais
de fluxo e movimentao de pessoas;
Manter contato com entidades, homenageados, convidados especiais, patrocinadores etc. Para
confirmar as datas de promoes especiais constantes do programa do evento;
Manter contatos diretos e permanentes com os promotores e patrocinadores dos eventos para
prestar informaes sobre o andamento dos servios e coordenar providncias;
Providenciar e encaminhar para o mestre-de-cerimnias o material para a apresentao
pblica dos palestrantes e oradores, destacando os aspectos de maior expresso ou
relevncia de carter pessoal profissional, tais como a formao tcnica, trabalhos publicados
e funes desempenhadas;
Implantar/organizar sistema de informaes de interesse geral, tais como:
Locais e telefones de urgncia para assistncia mdica, sinistros, polcia etc.;
Informaes tursticas (locais de lazer, visitas, viagens etc.);
Servios de terceiros (meios de transporte, fornecedores de produtos, locadoras etc.);
Nomes/ endereos/ telefones de entidades, autoridades, participantes/ convidados;
Preparar as dependncias e reas de circulao e ocupao dos eventos ou reunies, e em
especial, os seguintes locais:
Sala de recepo dos convidados;
reas de estacionamento;
Sanitrios e banheiros;
Portarias auxiliares;
Auditrio;
Sala de imprensa;
reas de lazer e entretenimento.
Coordenar a aplicao das normas estabelecidas quanto aos horrios de funcionamento das
diversas unidades de servios;
Disciplinar e fiscalizar a movimentao das pessoas e veculos para observncia das normas
estabelecidas;
Controlar os servios de portaria e vigilncia;
Organizar e controlar a manuteno de stock de medicamentos de emergncia e pequenos
socorros;
Organizar e controlar a documentao e o arquivo do evento; Controlar o movimento de caixa
e bancos;
Controlar a conduta, apresentao e vesturio do pessoal envolvido na recepo e
atendimento dos visitantes, inclusive do pessoal dos servios contratados com terceiros.

2.3 Recepo e Atendimento


responsvel pelas seguintes atividades:

Recepcionista da secretaria

Verificar as condies de ordem e limpeza das reas de acesso e circulao de pessoas e


veculos;

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Recepcionar os participantes e convidados e realizar os servios de inscrio e
credenciamento dos participantes;
Entregar ao mestre-de-cerimnias antes do incio das sesses a relao de autoridades e
convidados especiais;
Inspecionar as instalaes, mveis e utenslios dos locais de recepo e atendimento dos
participantes;
Assumir, quando necessrio, as funes de mestre-de-cerimnias nos eventos culturais e
sociais na abertura das sesses e apresentao da constituio da mesa e palestrantes;
Participar das sesses como coadjuvante do mestre-de-cerimnias, colocando-se em locais
estratgicos, tais como na entrada ou ao lado do plenrio e nas proximidades da mesa diretora
para o atendimento de eventuais pedidos de providncias;
Observar os casos que exigem atendimento especial, tais como convidados, homenageados,
autoridades etc.;
Auxiliar no plenrio a distribuio e recolhimento das perguntas dos participantes aos
apresentantes de temas;
Dispor de todas as informaes referentes ao evento (servios, locais, horrios, preos,
telefones, datas, responsveis pelas operaes etc.);
Controlar o fluxo de movimentao de pessoal e servios e a observncia das placas
indicadoras instaladas no local;
Distribuir material didtico ou publicitrio aos participantes de reunies e palestras;
Auxiliar no controle dos servios de coffee break nas reunies, verificando, em cada intervalo,
a temperatura das bebidas para a reposio, se for o caso (caf, gua, sucos etc.);
Supervisionar as condies de funcionamento dos sistemas de iluminao, som e ventilao;
Controlar o material e os equipamentos utilizados nas reunies;
Zelar pelo atendimento eficiente da mesa principal das reunies e em especial o suprimento de
gua, sucos e caf;
Auxiliar nos trabalhos de entrega dos certificados de participao nos cursos, quando
necessrio;
Verificar e controlar a programao estabelecida para os acompanhantes dos participantes de
eventos;
Controlar a aplicao das normas relativas ao fornecimento e uso dos crachs de identificao
pelos participantes.

Moderador/ Apresentador/ Mestre-de-cerimnias


Coordenar o cerimonial e em especial a recolha dos currculos e contedo das palestras;
No incio das reunies/ sesses, apresentar o currculo dos painelistas ao pblico e ao trmino
proferir o agradecimento aos componentes da mesa, apresentadores e participantes especiais;
Providenciar a remessa do material tcnico secretaria para a elaborao dos anais e
encaminhamento para imprensa;
Verificar no setor tcnico as condies dos equipamentos de uso dos apresentadores e
sistemas de som, eltrico, ar-condicionado;
Coordenar a distribuio e recolhimento das folhas de perguntas aos participantes das
sesses, presentes no plenrio;
Fiscalizar a ordem e disciplina dos trabalhos, principalmente a movimentao das pessoas e
interrupes eventuais;
Controlar os rudos, conversas paralelas, consumo de alimentos, uso de telefones celulares no
curso das palestras tcnicas.

Recepcionista do Aeroporto
Planear os servios de recepo, registrando as caractersticas pessoais dos visitantes
(origem, nacionalidade, idade, modalidade de participao no evento, acompanhantes, idioma
etc.);
Recepcionar os visitantes e convidados, acompanhando o desembarao de bagagens e outros
procedimentos de transporte at o local de destino;
Providenciar os utenslios, instrumentos e informaes relacionados com a recepo de
passageiros, tais como as planilhas dos vos, crachs de identificao pessoal e do evento,
placa de identificao com nome do visitante ou evento, dados sobre o local de hospedagem e
itinerrios;
Apresentar informaes ao visitante sobre a localidade, telefones e endereos de locais de
interesse, mapas, endereos e telefones de contato com os organizadores do evento e material
de divulgao com informaes tursticas e histricas da cidade;
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Requisitar previamente recursos financeiros para atender a despesas imprevistas de pequeno
porte.

Recepcionista do Hotel
Acolher os visitantes, conferindo o registro das reservas com as dependncias colocadas
disposio pelo hotel;
Providenciar e controlar o transporte das bagagens;
Verificar as condies das instalaes de hospedagem, orientando e recomendando o visitante
quanto aos servios e benefcios oferecidos pelo hotel;
Solicitar e transmitir aos participantes informaes sobre empresas de transporte, aeroporto,
programao noturna e turstica, telefones teis e endereos especiais;
Verificar o atendimento de convidados caracterizados ou recomendados como clientes vip.

2.5 Marketing e Vendas


responsvel pelas seguintes atividades:

Estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, stands, ingressos,


publicidade, painis e outros instrumentos;
Acompanhar a execuo das clusulas constantes nos contratos de vendas e patrocnio;
Organizar o cadastro de clientes, participantes, autoridades;
Promover permanentemente pesquisas e avaliaes do mercado atual e potencial dos eventos;
Desenvolver estudos e sugerir preos e tarifas para a venda de ingressos, locaes de
espaos e equipamentos, taxas de matrcula, descontos especiais para a compra de ingressos
antecipados e para grupos, comisso de vendedores e agentes etc.;
Acompanhar e analisar os eventos promovidos por outras empresas, principalmente as tarifas,
comisses e outros procedimentos adotados;
Promover a instalao de pontos-de-venda;
Manter contatos permanentes com agncias de turismo, operadoras, entidades, jornais,
escolas e outros, objetivando maior integrao tcnica e operacional;
Acompanhar as atividades dos eventos, promovendo iniciativas a fim de transmitir e consolidar
uma imagem positiva dos servios;
Promover contatos com empresas e entidades, para obter patrocnio e apoio;
Firmar convnios com as empresas fornecedoras de produtos e servios para concesso de
tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos e atendimento
privilegiado em lojas, locadoras, casas de espetculos etc.;
Apurar e analisar as caractersticas dos clientes e participantes (profisso, nacionalidade,
idade, nvel social etc.) Para direcionar ou adequar o planeamento de marketing;
Participar e analisar as promoes e atividades complementares realizadas simultaneamente
ao evento principal;
Implantar instrumentos de avaliao de desempenho e registro de fatos e ocorrncias, tais
como o livro de impresses de visitantes, livro de sugestes e
reclamaes, lbum fotogrfico para a constituio do acervo histrico do evento;
Promover pesquisas de opinio pblica para avaliao da qualidade dos servios,
receptividade s promoes realizadas, apurar eventuais deficincias e colher crticas e
sugestes.

2.6 Publicidade e comunicao


responsvel pelas seguintes atividades:

Coordenar a divulgao dos eventos ativando os agentes de distribuio de imagem, tais como
imprensa, publicidade, relaes pblicas e mala direta;
Elaborar o texto dos anncios, releases, mala direta, folhetos, folders, notcias, boletins,
convites, faixas, cartazes, outdoors etc.;
Estudar e sugerir programa de integrao com a imprensa (releases, entrevistas coletivas, sala
de imprensa, coquetel de lanamento, credenciais a jornalistas etc.);
Providenciar o encaminhamento de material promocional e informativo aos rgos de
divulgao, agncias de publicidade, turismo e viagens;
Realizar a reviso dos anais dos eventos, a fim de garantir a qualidade da publicao;
Desenvolver programas de telemarketing;

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Manter contatos permanentes com jornais, revistas, rdio, tv e outros veculos de
comunicao;
Coordenar iniciativas com os rgos de divulgao, principalmente a realizao de entrevistas;
Sugerir a distribuio de credenciais e crachs a jornalistas e a outras pessoas relacionadas
com o evento;
Organizar a sala de imprensa, abrangendo:
Mesa de reunies e cadeiras para entrevistas;
Condies ambientais favorveis (ventilao, som, iluminao);
Mveis e equipamentos para trabalhos de informtica;
Copiadora;
Equipamentos audiovisuais;
Telefax;
Material de expediente (laudas, lpis, canetas, blocos etc.);
Press-kit com materiais sobre o evento, fotos, programas, folhetos, briefing, currculos dos
participantes especiais ou dados pessoais, relao de autoridades, palestrantes e convidados
vip.
Analisar o desempenho e os resultados das campanhas publicitrias;
Estudar e sugerir peas ou material publicitrio personalizado identificado com o evento, tais
como marcas, brindes, smbolos, placas, crachs, impressos, logotipos, decalques etc.;
Providenciar a compra ou negociar o patrocnio de brindes, placas, trofus, medalhas, pastas;
Coordenar e dirigir a publicao de jornais ou boletins publicitrios dos eventos que abrangem:
Pauta das edies;
Laudas das matrias;
Reportagem e entrevistas;
Oramento de custos;
Comercializao da publicidade no jornal;
Acompanhamento da impresso;
Execuo e controle da distribuio.
Providenciar a expedio da correspondncia de agradecimento aos participantes especiais;
Coordenar com a secretaria geral a expedio da correspondncia, convites, folders, boletins
publicitrios, malas diretas etc.;
Providenciar os equipamentos audiovisuais para as sesses, incluindo a gravao de
palestras;
Organizar o cadastro de clientes ou mailing list;
Promover contatos ou acompanhar a confirmao da presena de autoridades, palestrantes,
homenageados, convidados, participantes e outros;
Acompanhar e confirmar a presena de convidados e participantes;
Coordenar as providncias e o cerimonial de recepo aos visitantes especiais, convidados e
homenageados;
Representar a coordenao do evento em coquetis, jantares e outras promoes;
Sugerir e colaborar na seleo e contratao de servios de lazer e diverso (orquestras,
bandas, conjuntos, artistas, shows etc.);
Participar na seleo e licitao de equipamentos e materiais a serem usados nos eventos,
principalmente sistemas audiovisuais;
Coordenar o cerimonial e protocolo;
Providenciar a instalao de bandeiras nas cerimonias.

2.7 Servios de Manuteno das Instalaes e Equipamentos

Consistem nas seguintes atividades:


Verificar as condies de funcionamento dos telefones, iluminao, ventilao, som,
microfones etc.;
Coordenar e providenciar a montagem e desmontagem das instalaes, stands, mveis etc.;
Acompanhar a instalao e montagem de equipamentos locados; Analisar as propostas e o
oramento de servios de terceiros;
Efetuar controle das compras, uso, reposio e stock dos utenslios, ferramentas e peas;
Inspecionar permanentemente o funcionamento dos equipamentos e as condies de uso das
instalaes;
Elaborar programas de trabalhos de manuteno das instalaes, equipamentos e mquinas;
Realizar inventrios dos stocks e emitir relatrios das faltas constatadas para efeito de
ressarcimento pelos responsveis ou participantes dos eventos.

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3 - ORGANIZAO OPERACIONALIZAO DE UM EVENTO: ROTEIRO BSICO
Depois de definidas as caractersticas gerais do evento, dever ser elaborado um plano de operaes
ou roteiro detalhado de atividades a serem desenvolvidas.

3.1 Caractersticas do Evento Programado

a) Ttulo: Descrever o ttulo

b) Objetivo/ tema
Negcios/ workshop; Congresso;
Exposio/ feira;
Palestra/ conferncia; Reunio de trabalho.

c) Promotora do evento
Empresa/ entidade; Nome/ razo social; Endereo;
Telefone/ fax.

d) Perodo/ data/ horrios

e) Caractersticas gerais e discriminao dos participantes


Casais; Homens; Mulheres; Solteiros.

f) Dados pessoais dos participantes


Profisso/ atividades; Cargos/ funes;
Local/ residncia;
Total estimado de participantes.

g) Participantes especiais
Diretores;
Homenageados; Convidados vip;
Coordenadores/ mediadores.

h) Servios de suporte
Transporte de passageiros; Traslados;

Passeios/ tours;
Recreao para adultos.

i) Locais de ocupao e servios


Sala de reunies; Auditrio;
Restaurante;
Estacionamento; Salas de apoio;
Business center;
Heliporto.

3.2 Hospedagem
Apartamento single; Apartamento double;
Apartamento triplo; Sute;
Cortesias;
Hospedagem para o pessoal de servio e apoio.

3.3 Alimentao e bebidas

3.3.1 Tipos de servios


la carte;
Buffet;
Coquetel.
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3.3.2 Cardpios

a) Coquetel de abertura/ encerramento


Canaps variados:
Delcias de queijo;
Salgadinhos;
Risoles;
Pastis;
Empadas. Bebidas:
Coquetel de frutas;
Batidas;
Martini doce;
Caipirinha;
Whisky;
Refrigerantes.

b) Coffee break

N 1:

Caf;
Ch;
gua mineral com gs e sem gs;
Amanteigados e salgadinhos;
Sumo de laranja.

N 2:

Caf;

Ch;
Leite;
gua mineral com gs e sem gs;
Refrigerante;
Vitamina de frutas;
Sumo de laranja e uva;
Amanteigados e salgadinhos;
Bolo de laranja;
Sanduche frio;
Gelias;
Mel;
Cesta de frutas;
Chocolate quente.

Dentre muitas outras opes de coffee break e outros tipos de alimentos, classificam-se esses como
sendo os principais.

3.4 Materiais de apoio

a) Material de escritrio e impressos


Lpis/ borracha; Papel ofcio;
Pincel atmico; Fita adesiva;
Papel para presente; Bloco / clip;
Barbante;
Rgua/ grampo;
Cartolina / papel celofane; Papel para fax;
Papel para fotocopiadora; Folhas de flip chart;
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Grampeador / furador / tesoura; Recibos;
Formulrio contnuo; Tinta para impressora;
Pastas com logomarca, sem logomarca, nilon; Papel sulfite / papel crepom;
Fichas de inscrio;
Certificados de cursos;
Etiqueta adesiva / envelopes; Transparncias;
Fita gomada;
Cola / almofada e tinta para carimbo; Corretivo lquido / caneta;
Caneta para transparncia; Agenda / carto telefnico; Fio de nilon;
Placas de identificao de mesas; Tickets de estacionamento;
Livro de ocorrncias e de presena; Vale-lanche e vale-refeio;
Formulrios de perguntas;
Tecido/ pano para descerrar placas.

b) Premios e trofus
Taas; Placas;
Medalhas; Diplomas; Brindes.

c) Mveis e utenslios
Cadeiras; Mesas; Escadas;
Mesa da diretoria;
Poltronas para mesa da diretoria; Vasos;
Lixeiras.

d) Material publicitrio
Logotipos;
Decalques promocionais; Boletins;
Adesivos para carros; Fita de inaugurao; Cartes de visita;

Folders;
Bandeiras;
Faixas;
Galhardetes;
Fichas de inscrio; Convites;
Placas;
Outdoors.

e) Medicamentos de pronto-socorro e emergncia

f) Material de segurana e proteo

g) Material de higiene e limpeza

h) Material de apoio aos participantes


Jornais e revistas;
Guias/ roteiros tursticos; Horrios de vos;
Relao de endereos e telefones teis; Programa oficial.

i) Material para decorao

j) Material para sanitrios e banheiros


Toalhas;
Sabonetes;
Papel higinico.

4 - ELABORAO DO CRONOGRAMA DE EXECUO DE UM EVENTO

11
O cronograma de trabalho compreende a descrio detalhada das atividades do evento, indicao dos
responsveis pela execuo e a data estimada de incio e trmino de cada tarefa, que um fator
importante principalmente em relao a tarefas que dependem de servios de terceiros.
O cronograma poder ser estruturado com a seguinte configurao ou apresentao, destacando os
perodos de execuo:

SEIS MESES ANTES DO EVENTO

Data/Perodo Responsvel Atividades


1. Promover reunies preliminares com as entidades e
as pessoas envolvidas (promotor, coordenador,
supervisores).
2. Revisar o local, definindo a estrutura interna e as
condies operacionais para a realizao do evento.
3. Elaborar o oramento financeiro preliminar.
4. Organizar o cadastro das pessoas e entidades
relacionadas direta ou indiretamente com o evento.
5. Verificar o layout para reserva dos locais onde ser
realizado o evento.
6. Elaborar o planeamento de marketing e
publicidade.
7. Verificar as atividades que dependem de servios
de terceiros.
8. Analisar as necessidades de equipamentos e
acessrios cujo oramento ser apresentado na prxima
reunio.
9. Implantar sistema de controle e acompanhamento
da execuo dos trabalhos e programao de reunies
de coordenao.

TRS MESES ANTES DO EVENTO

Data/Perodo Responsvel Atividades


1. Encaminhar/distribuir o material publicitrio do
evento para os rgos de comunicao.
2. Expedir os convites e formalizar os convites
especiais.

NO MS ANTERIOR AO EVENTO
Respons
Data/Perodo vel Atividades
3.5 Revisar a situao das atividades programadas e
debater os problemas existentes.
3.6 Verificar as inscries realizadas e tomar
providncias para aumentar o volume dos participantes.
3.7 Revisar as rotinas de trabalho relacionadas com a
recepo e hospedagem dos participantes.
3.8 Realizar testes nos equipamentos audiovisuais.
3.9 Confirmar a execuo e contratao de servios
de terceiros.
3.10 Instalar os servios de apoio (secretaria,
telefonia, limpeza, estacionamento, lavanderia etc.).
3.11 Preparar os locais das reunies, sales,
recepo, sala de imprensa etc.
3.12 Estabelecer contatos com os rgos de imprensa
para confirmar a programao estabelecida.

12
3.13 Revisar a relao de convidados, autoridades,
patrocinadores, palestrantes etc. e confirmar a
presena.
3.14 Emitir normas de servios disciplinando
procedimentos e prticas a serem adotados no decorrer
do evento.
3.15 Preparar as cartas de agradecimento que sero
expedidas logo aps o trmino do evento.

5 - ORAMENTO DE UM EVENTO
O oramento dever ser expresso em vrias alternativas para estudo e avaliao pelo interessado das
opes e deciso final, e serve de base para o contrato de servios. conveniente tambm uma visita
s reas ou dependncias onde ser realizado o evento, incluindo portarias de entrada e sada e
reas de circulao e estacionamento.
Aps a definio dos detalhes do evento, para a formalizao das condies e compromissos
acertados, ser firmado um contrato de prestao de servios ou utilizado o prprio formulrio do
oramento aprovado, com assinaturas. Segue modelo de planilha para Oramento de um evento:

V.
DESCRIO UNIDADE QUANT V. TOTAL
UNIT.
SERVIO DE COORDENAO / PESSOAL
Empresa Organizadora diria
Mestre Cerimnia diria
Tenores/Cantores/instrumental unidade
Apresentao Grupo Folclrico unidade
Recepcionistas dirias
Assessoria de Imprensa unidade
Subtotal -
COMUNICAO / SUPORTE GRFICO
Folders A4 - 4x4 - 2 dobras couch
unidade
brilho 120
Divulgao servios
Criao do material (site, logomarca,
painis, folders, pastas, blocos, painel, servios
convites, crachs, canetas, etc...)
Painel de fundo para palco/cenrio unidade
Banner em trao 0.90x1.80 unidade

Subtotal

ESTRUTURA DE APOIO

Equipe tcnica
Equipamentos secretaria
Sala VIP unidade
Sala de Imprensa unidade
Bandeiras, Mastros, Plpito e Panplia unidade
Som, Luz e Imagem servios
Limpeza servios
Decorao (teatro, salas e pavilho
servios
com teto rebaixado)
Subtotal -

13
MATERIAL DO PARTICIPANTE
Blocos para anotao (10 folhas A5) unidade
Canetas personalizadas unidade
Crachs unidade
Pastas unidade
Subtotal -
PALESTRANTES
Passagem palestrantes nacionais unidade
Cach Palestrantes unidade
Hospedagem palestrantes dirias
Presentes palestrantes (Tpicos) unidade
Traslado palestrantes (Vans - IN /
unidade
OUT)
Subtotal -
EVENTOS SOCIAIS / ALIMENTAO
Local do Evento
Bebidas (Sala VIP, Sala de Imprensa) servios
Abertura
Coquetel servios
Bebidas - Previso unidade
Jantar para Convidados
Jantar (abertura do evento) servios
Participantes
Almoo servios
Jantar servios
Coffee Break servios
Garons (coquetel e jantar) servios

Lembranas unidade
Subtotal -
ESPAO FSICO
Aluguel Teatro e salas na SCAR dirias
Subtotal -
ATIVIDADES PR-EVENTO
Correios para envio de cartas servios
Material de Escritrio Pr-Evento servios
Subtotal -
DIVERSOS
100 Fotografias + arquivos digitais e
servios
Filmagem digital
Banda (+ alimentao e hospedagem) servios
Material de Escritrio evento material
Placas Homenagem unidade
Servio de Tele-Entrega servios
Ligaes telefnicas servios
Subtotal -
14
MARGEM DE SEGURANA (% sobre subtotal) 15% -
TOTAL ESTIMADO -

6. PATROCNIO OU APOIO PARA EVENTOS

6.1 Formas ou modalidades de patrocnio


O patrocnio de eventos um investimento feito pelas empresas. Ainda que o resultado no seja
mensurvel imediatamente, a mdio e longo prazo projeta e consolida a imagem no mercado.

As formas tradicionais de patrocnio ou apoio so:

Contribuio financeira;
Doao de brindes para distribuio gratuita ou venda (toalhas, canetas, chaveiros, avental,
material de escritrio, copos e taas, camisetas etc.);
Emprstimo de equipamentos, utenslios, mveis etc.; Prestao de servios tcnicos;
Cesso de locais ou dependncias; Instalao de pontos-de-venda;
Servios de transporte;
Fornecimento gratuito de produtos para venda (consignao);
Hospedagem e transporte para os convidados e participantes especiais do evento
(conferencistas, msicos, estilistas etc.).
O apoio promocional poder proporcionar os seguintes benefcios imediatos aos
patrocinadores:
Inscrio da logomarca na mdia especializada do evento;
Divulgao da empresa patrocinadora por meio de assessoria de imprensa da promotora do
evento;
Promoo da empresa patrocinadora por meio de cartazes publicitrios, mala direta, boletins,
convites, release de imprensa, painis, murais publicitrios etc.;
Utilizao do mailing list da promotora para divulgao de produtos e servios da
patrocinadora;
Divulgao institucional em mdia eletrnica e imprensa;
Inscrio do nome marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vesturio, utenslios etc.;

Incluso de publicaes do patrocinador no encarte oficial do evento.

A seguir apresentado modelo-sugesto de uma proposta de patrocnio encaminhada por empresa


promotora de evento para um patrocinador potencial.

6.2 Carta-proposta de patrocnio

Prezados Senhores,

Atuamos desde o ano de ______ na organizao de eventos sociais, esportivos, culturais e


recreativos, com a aplicao de tecnologia moderna e dinmica, o que confirmado pelo
sucesso de nossas promoes e conceito profissional.

Tendo em vista a tradicional participao e apoio desta empresa em outras iniciativas, vimos
oferecer o patrocnio publicitrio, exclusivo ou em co-participao, de evento a ser realizado em

__/__/____, conforme programa que lhe encaminhamos anexo, cujo xito podemos antecipar
com segurana, fundamentados em nossa experincia e tradio nesta atividade.

O evento objetiva _________________________, apresentando as seguintes caractersticas:


..........................

A colaborao ou patrocnio poder ser feita por meio de donativos, em moeda corrente,
materiais, servios, ou outra modalidade, a se critrio.
O patrocnio ou apoio promocional ser amplamente divulgado e dever proporcionar breve
retorno e benefcios, tais como:
projeo da imagem da empresa num universo seletivo de participantes;

15
associao ou vinculao ao evento do nome, marca e logomarca da empresa; possibilidade
de acesso mdia eletrnica e imprensa
presena marcante da empresa na comunidade que participa direta ou indiretamente no evento
e que se constitui em um mercado potencialmente promissor.

Apreciaramos manter um contato para apresentao e anlise das caractersticas do evento e


de sua participao.
Na expectativa de sermos honrados com sua acolhida, aproveitamos o ensejo para manifestar
nosso apreo e amizade.
Atenciosamente,

_____________

6.3 Contrato de patrocnio

Ao trmino das negociaes para a obteno do patrocnio, dever ser firmado um contrato de
parceria que estabelece as responsabilidades recprocas das empresas promotora e patrocinadora
relacionadas a aspectos operacionais, financeiros e jurdicos.
A responsabilidade da promotora consiste basicamente em atuar de forma eficiente e ampla para
melhor difuso promocional da imagem da empresa patrocinadora.
As atividades expressas no contrato devero ter o acompanhamento permanente dos interessados
para a verificao de problemas, decises, providncias e principalmente avaliao do material
promocional e ss efeitos.

A seguir apresentado um modelo-sugesto de contrato de patrocnio:

CONTRATO DE PATROCNIO

As partes ____________ e ______________, patrocinadora e promotora, celebram o presente


contrato de patrocnio ou apoio com as seguintes clusulas e condies:

A patrocinadora garante o apoio ao evento ____________, no perodo de ___ a

___, na localidade de _______________, promovido por ____________________.

O patrocnio ou apoio abranger os seguintes compromissos e responsabilidades:


Servios:______________________________________________________

___

Valores:_______________________________________________________

Materiais/ equipamentos: ________________________________________

Outros:________________________________________________________

Os bens e servios descritos no item 2 sero repassados promotora at o dia

___/___/___, da seguinte forma:

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

Em contrapartida ao patrocnio e apoio, a promotora compromete-se a atender aos seguintes


compromissos ou encargos:
Distribuir o material;

Promover atos ou aes promocionais;


16
Realizar a colocao do material publicitrio nos pontos estabelecidos; Estabelecer contatos.
A patrocinadora tem pleno conhecimento e concorda com a participao no evento de outras
empresas relacionadas com o segmento em que atua, discriminadas a seguir

Ser reservada exclusiva participao da patrocinadora nos seguintes aspectos:

___________________________________________________________________

No decorrer do evento, ser facultado o acesso s dependncias do evento de pessoas indicadas pela
patrocinadora, com caractersticas de assistentes ou participantes.

A promotora dever encaminhar patrocinadora ____________ dias aps a realizao do evento


relatrio descritivo do evento quando, de comum acordo, poder ser convencionado o trmino das
obrigaes contratadas.

___________________ ________________________

Promotora Patrocinadora

7 - VERIFICAO E AUDITORIA DE ATIVIDADES DE EVENTOS

7.1 Aspectos Gerais

No decorrer de cada evento e no seu trmino, devero ser realizadas pesquisas sobre as
atividades e servios com os participantes, expositores, locadores de stands, conferencistas
etc. A pesquisa no curso dos eventos objetiva colher a opinio do pblico e participantes,
observar o cumprimento dos objetivos traados, a situao atual e as deficincias que devem
ser corrigidas.
Os expositores devero tambm ser previamente instrudos, para fornecer dados estatsticos e
outras informaes, tais como:
Nmero de visitantes recepcionados no stand;
Perfil, qualificao, origem, nacionalidade dos visitantes; Operaes realizadas;
Material de divulgao e promoo utilizado.
Para a avaliao de desempenho final, sero juntados os dados estatsticos operacionais e as
pesquisas de opinio realizadas sobre os servios oferecidos, instalaes, produtos etc. por
meio de entrevistas, telefonemas ou questionrios. As pesquisas devem ser aplicadas
utilizando roteiros padronizados, de forma clara e objetiva, permitindo a anlise tcnica e
concluses sobre os resultados e desempenho. A opinio do pblico importante e valiosa,
pois dever influenciar futuras decises sobre os produtos e servios e, principalmente, quanto
viabilidade de realizao de eventos similares.
A seguir apresenta-se modelo de pesquisa aplicada em congressos e outros tipos de eventos:

Prezado participante!

Solicitamos sua valiosa colaborao respondendo s perguntas abaixo. muito importante


para reavaliarmos qualidade do evento.
Coloque um x na coluna correspondente a cada item. Antecipamos nossos agradecimentos.

ITENS DE AVALIAO BOM REGULAR DEFICIENTE


Organizao do Evento
Secretaria do Evento
Local do Evento

17
Hospedagem
Transporte
Alimentao
Palestras
Palestrante
Tempo de durao
Material

Comentrios adicionais (usar o verso, se necessrio)

8 - PROVIDNCIAS E RELATRIOS AO TRMINO DO EVENTO

Aps o trmino do evento, devero ser tomadas as seguintes providncias:


Promover reunio para avaliao de desempenho setorial, global e colher sugestes e
informaes;
Realizar inventrio dos equipamentos e materiais remanescentes;
Acompanhar a desmontagem geral das instalaes, mveis, stands etc.;
Realizar um levantamento estatstico ou recolha de dados e indicadores do evento, tais como
volume de operaes, nmero de participantes por nvel, categoria, origem, pessoal de
operao etc.;
Elaborar relatrio final de desempenho e resultados, contendo basicamente as seguintes
informaes:
Programao do evento;
Histrico das atividades;
Resultado das pesquisas realizadas com o pblico no incio, durante e ao trmino do evento;
Dados estatsticos relacionados com as atividades, tais como:
Nmero de participantes por tipo (congressistas, expositores, convidados, acompanhantes,
pessoal de apoio dos participantes etc.);
Nmero e rea ocupada pelos stands;
Participantes por rea de atividade;
Participantes em funo dos cargos e funes exercidos (proprietrios, gerentes, supervisores,
consultores, professores, estudantes);
Participantes em funo da origem, nacionalidade, domiclio, sexo, idade etc.
Anlise das divergncias entre a programao prevista realizada; Resultado financeiro;
Comentrios e comparativos em relao aos eventos similares j realizados principalmente
quanto ao volume de participantes;
Sugestes, recomendaes, informaes e orientao para os futuros eventos;
Montagem das pastas com a documentao do evento (formulrios, relatrios, roteiros de
trabalho, correspondncia, material publicitrio, comprovantes de recebimentos e pagamentos,
polgrafos ou apostilas, fotografias, oramento e cronograma financeiro etc,);
Relatrio do inventrio dos equipamentos e materiais remanescentes;
Apreciao e parecer conclusivo sobre os fatores positivos e negativos que interferiram no
curso do evento e sugestes para futuras promoes similares;
Manter contato ou encaminhar correspondncia de agradecimento s pessoas que tiveram
maior participao e destaque no evento, principalmente patrocinadores e colaboradores.

A seguir, so apresentados dois modelos de mensagens de


agradecimento de carter informal e simples:
Prezado senhor/amigo:

Obrigado por sua presena/por sua companhia.

Esperamos poder continuar sempre juntos, no caminho da confiana, na rota da sinceridade e


no rumo certo.

Agradecemos sua participao e o feliz convvio e amizade que esse encontro nos
proporcionou. Esperamos muito breve nos reencontrar.
18
9 - CERIMNIAS CVICAS E OFICIAIS

9.1 Cerimonial e Protocolo de Eventos Oficiais

Os atos cvicos promovidos por entidades pblicas em geral obedecem a cerimoniais


preestabelecidos, tradicionais e solenes, caracterizados como regras de protocolo ou de cerimonial e
protocolo. Cerimonial o conjunto de procedimentos ou formalidades de eventos oficiais ou
particulares de carter mais solene e formal.
Protocolo pode ser conceituado como regras de conduta ou diretrizes que orientam os participantes de
um evento para determinadas aes e conduta em cerimnias pblicas ou privadas de nvel elevado.
Em todos os atos oficiais so exigidos tratamentos distintos e especficos quando a programao
incluir discursos, colocao de bandeiras e hinos alusivos s entidades, pases e Estados
representados no ato. Esses conceitos referem-se especialmente s solenidades de maior requinte e
formalidade. Na prtica, esses sistemas integram-se e as respectivas aes so operacionalizadas
sob a coordenao de um mestre-de-cerimnias.
No cerimonial privado ou particular, a seqncia protocolar obedece seguinte hierarquia:
Autoridade oficial convidada;
Pessoas de relevncia do setor relacionado diretamente com o evento; Pessoas da prpria
entidade ou empresa promotora;
Representantes de classe;
Representantes da imprensa relacionada com as atividades da empresa ou entidade;
Outras autoridades direta ou indiretamente ligadas ao setor.

Discursos
Em atos oficiais, os discursos so proferidos pelos titulares dos cargos na ordem inversa da hierarquia
dos presentes. Assim, a autoridade superior presente dever ser a ltima a proferir discurso, ou seja,
entidades particulares a ordem dos discursos segue habitualmente o mesmo critrio do cerimonial
pblico. Nesse caso, o anfitrio ou presidente da entidade promotora realiza a abertura do evento e a
pessoa de maior importncia hierrquica ou o homenageado formaliza o encerramento. Para
referncia, previamente a um discurso, os oradores e principalmente a autoridade que participa de um
evento como representante oficial devero receber uma relao de ordem de procedncia com os
nomes e cargos das autoridades que iro participar da mesa principal ou de honra.

9.2 Atividades de um Evento Cvico

Alm dos procedimentos oficiais, na celebrao de eventos pblicos, destacam-se as seguintes


prticas ou recomendaes:
Outras autoridades direta ou indiretamente ligadas ao setor.
Revisar os roteiros estabelecidos na programao em conjunto com todas as pessoas envolvidas ou
interessadas;
Encaminhar com antecedncia de, no mnimo, 30 dias os convites para a solenidade;
Divulgar o evento;
Estruturar os setores de suporte operacional, compreendendo principalmente a recepo, central de
informaes e secretaria;
Encaminhar ao mestre-de-cerimnias relao das autoridades e convidados com os respectivos
cargos, qualificao resumida e ordem de precedncia a ser observada no decorrer do evento;
Revisar os roteiros e as atividades oficiais relacionados especificamente com os eventos cvicos, como
leitura de atas, hinos, discursos, apresentaes, desfiles, homenagens, transmisso e posse de
cargos, acompanhamento das autoridades at os locais designados etc.;
Elaborar relao de autoridades e personalidades que devero ser citadas antes dos discursos e no
agradecimento, ao trmino do evento;
Organizar a disposio, decorao e arranjos da mesa principal;
Colocar sobre a mesa principal cartes nominais com o nome de seus componentes para a
identificao das pessoas pela assistncia;
Instalar microfones na mesa (no mnimo trs) e no pblico; Instalar plpito para o mestre-de-
cerimnias;
Colocar na parte fronteira da mesa uma faixa promocional do evento com o ttulo, promotores ou
patrocinadores;
Instalar tomadas eltricas de capacidade diversificada; Revisar as condies do som ambiental;
Estabelecer os locais de estacionamento para as autoridades, convidados especiais e mestre-de-
cerimnias;

19
Colocar placas de sinalizao orientando os fluxos de circulao e cartazes com avisos,
principalmente quanto proibio de fumar, uso de telefones celulares e filmagens;
Providenciar o material para descerramento de placas e fitas na abertura inaugural;
Confirmar a participao dos fotgrafos;
Providenciar o traslado das autoridades e convidados no final do evento;
Colocar faixas de reserva dos locais para as autoridades nas primeiras filas para o deslocamento das
pessoas no caso de projees nas telas laterais, oferecendo melhor visualizao na ocasio;
Revisar o cerimonial de apresentao de hinos e msica no evento (banda, cantos, sistema de som,
incio e trmino da apresentao);
Verificar o cerimonial de entrega de medalhas ou insgnias;
Revisar a cerimnia de encerramento do evento (agradecimentos, retirada das autoridades e pessoas
presentes);
Recolher os utenslios, instrumentos e materiais, ao trmino do evento.

Ver ANEXO C - Modelo de um Cerimonial

9.3 Bandeiras e Hinos Nacionais

Bandeiras

Em determinados atos cvicos, com a participao de representantes de outros pases em torno do


mastro central, onde ser colocada a bandeira nacional, devem ser hasteadas bandeiras do pas,
Estado, Municpio ou das prprias entidades promotoras ou participantes. Assim, em todo o territrio
nacional, a bandeira nacional ocupar o lugar de honra. Para permanecer hasteada durante a noite,
deve ser iluminada.

As bandeiras sero dispostas no centro ou no lado direito da mesa principal. Para se orientar quanto
ao posicionamento das bandeiras, adota-se como referncia que as pessoas estejam colocadas de
costas para o pavilho ou palco onde as bandeiras esto instaladas e de frente para o pblico ou para
a rua. No caso de um nmero mpar de bandeiras, em um conjunto frontal, a bandeira do Estado
anfitrio ou prioritrio ficar direita da bandeira nacional.
No caso de um nmero par de bandeiras, a que tiver prioridade ficar esquerda da bandeira
nacional, a segunda direita, e assim sucessivamente. A bandeira do pas estrangeiro ter
precedncia sobre a bandeira do Estado anfitrio. A bandeira nacional ser colocada no centro e as
dos demais pases estrangeiros sero dispostas, por ordem alfabtica, direita e esquerda
sucessivamente, de acordo com o idioma do pas anfitrio. direita da bandeira do pas anfitrio
poder ser colocada bandeira do pas estrangeiro que for considerado de maior expresso ou
importncia na cerimnia em relao aos demais pases, permanecendo as demais bandeiras em
ordem alfabtica. Em uma embaixada ou consulado poder ser hasteada somente a bandeira do pas.
Nenhuma bandeira de outro pas poder ser usada sem que a bandeira nacional esteja ao seu lado
direito e seja de igual tamanho, exceto nas sedes das embaixadas e consulados do respectivo pas.

Hinos nacionais

O hino nacional executado, habitualmente, na abertura, aps as autoridades terem ocupado os


lugares a elas destinados e no encerramento dos eventos. Quando
na cerimnia participarem pases estrangeiros, o hino destes dever ser apresentado antes do hino
nacional.
Nas solenidades estaduais, o hino nacional dever ser executado no incio e o hino local no
encerramento da cerimnia. Devem-se evitar gravaes dos hinos. O evento representativo de uma
classe dever ser iniciado com o hino nacional. Os hinos na abertura do evento seguem a ordem
alfabtica para os estrangeiros, sendo executado por ltimo o do anfitrio. Na premiao de um evento
esportivo, a execuo segue a ordem de classificao.

10 - TRAJE OU VESTURIO PARA EVENTOS

Trajes Masculinos

Desporto
O traje desporto compreende cala e camisa sem palet e sem gravata. Poder ser constitudo de
cala de brim, veludo, l ou sarja cqui, camisa lisa e plo, suter de malha, de l ou moletom e

20
jaqueta. Pode-se usar jeans, dispensando a gravata, mas no o blazer e a camisa. usado em
ocasies informais e ambientes descontrados, como almoos, churrascos, batizados, festas de
criana.

Passeio
Conhecido tambm como desporto fino ou tenue de ville (traje de cidade).
Traje composto de cala social, camisa clara, palet desporto ou blazer (pode ser diferente da cala) e
gravata. O blazer poder ser diferente da cala. Os sapatos sero pretos. Usado em festas na
empresa, casamento simples durante o dia ou no civil, conferncias, teatro, concertos, formaturas,
cerimnias de lanamento de produtos e aniversrios informais. O blazer poder substituir um terno
noite com o uso de gravata. Nesse caso, dever ser de cor cinza, chumbo ou azul, em tonalidade
escura.

Passeio completo
Tambm chamado de traje social, alto desporto, recepo ou coquetel. Traje de uma cor (bege, cinza-
claro, marrom, azul, verde etc.) em tons mais escuros (preto ou marinho) de acordo com a evoluo
do horrio do dia. um traje formal usado com gravata de estampas discretas e meias escuras, com
camisa listrada ou de cor branca ou azul muito claro. Usado em casamentos requintados, jantar solene
e encontros com autoridades, coquetis, peras e comemoraes importantes realizadas quase
sempre noite. Nas recepes ou coquetis requintados usa-se terno escuro, camisa branca, gravata
sbria e opcionalmente colete, sapatos e meias pretas.

Alto desporto
Terno completo liso ou cala mescla, palet escuro, camisa branca e gravata requintada.

Recepo
Terno escuro, gravata de seda pura. Usado em festa noite.

Traje black-tie (smoking)


Tambm denominado traje a rigor ou traje de gala ou tenue de soire.
Smoking: palet preto com lapelas de cetim, gravata borboleta preta (black-tie) com faixa preta,
camisa branca, sapatos e meias pretas. Usado em cerimnias noite, como gala, em atos solenes,
festas diplomticas, solenidade de entrega de prmios e trofus importantes, baile de gala.

Summer
Traje com palet branco com lapelas de cetim, gravata borboleta branca, cala preta ou bord, usado
em cerimoniais noite, no vero, substituindo o smoking preto.

Fraque
Traje ajustado ao tronco, curto na frente e com abas longas atrs, com gravata borboleta (de
plastrom), colete branco, cala listrada, chapu-coco e luvas. usado em casamentos e outros
eventos de maior requinte.

Casaca (gala)
Traje a rigor usado em recepes de gala e noite. Curto na frente altura da cintura, com abas
compridas atrs, de cor preta. Gravata borboleta branca e camisa de colarinho alto com as pontas
viradas.

21
Trajes Femininos
Os convites indicam sempre traje masculino, cabendo mulher ajustar-se de acordo com a roupa
recomendada e com a moda praticada na estao.
Nas recepes informais com traje desporto poder ser usada uma cala comprida e camisetas ou
ainda vestidos estampados ou lisos, terninho, malhas de tric, duas peas, bolsa esportiva e sandlia
ou sapato baixo.

Nas cerimnias realizadas tarde, quando o traje exigido desporto completo, a roupa feminina
poder ser um vestido curto, pantalonas e tnicas, tailleur preto fosco e sem bordados. A bolsa e o
sapato podem ser esportivos. As jias devem ser discretas.

No caso de passeio completo ou traje social, quando o traje masculino for terno ou blazer, camisa de
cor ou listrada e gravata, o vesturio feminino poder ser uma saia ou traje um pouco formal em l,
tussor de seda pura ou sinttica.

Se o traje masculino for escuro, o feminino dever ser brilhante com tecidos mais sofisticados, de
alas ou decotados, conjunto de saia e cala em seda (com rendas e tafets), saias curtas ou na
altura mdia da perna. As jias e bijuterias sero colocadas em destaque. Deve-se usar bolsas e
sapatos sociais.

Quando o traje masculino for smoking (black-tie), o traje feminino poder ser recepo, pantalona ou
longo, de gala em estilo discreto, que cubra o salto do sapato social. O vestido ter decotes, fendas e
bordados. Se o traje masculino for summer, recomenda-se vestido longo de gala. Se o traje masculino
for fraque ou casaca, recomenda-se vestido longo, bordado.

22
ANEXO A

MODELO

INSTRUES PARA REUNIO ORDINRIA E EXTRAORDINRIA

1. Planeamento
Para que estes eventos sejam nicos, temos que fazer um planeamento com os
seguintes passos:

Definir o objetivo;
Verificar e analisar o oramento disponvel;
Definir o local;
Definir a data;
Definir a programao social, cultural e turstica;
Servios de transporte;
Hospedagem dos participantes e convidados;
Convites s autoridades municipais, estaduais e federais.

2. Objetivo
O objetivo das ROs e REs reunir os dirigentes dos grupos de Jovens Empresrios estaduais para
discutir assuntos referentes a Conaje. As reunies tambm devem ser aproveitadas para a realizao
de encontros polticos e entre empresrios.

Cada Estado participante ter direito a palavra livre no final das discusses da pauta para
apresentao de aes desenvolvidas nos seus estados, mediante inscrio junto mesa diretora.

3. Responsabilidade

A Presidncia da Conaje responsvel pelo envio da convocao da Reunio aos estados com a
pauta determinada, no mnimo 30 (trinta) dias antes da sua realizao. O Estado que se candidatar a
realizar o evento ser responsvel pela escolha do local apropriado para a reunio, negociao de
tarifas de hotis, traslado e etc, destacando

23
uma sala onde funcionar a Secretaria do Evento, com um microcomputador ligado internet, impressora e
material de escritrio. Esta sala ser o apoio da Diretoria da Conaje.

Os custos, inclusive a recepo das autoridades, sero por conta do estado anfitrio.

4. Oramento Disponvel

O Estado anfitrio dever elaborar Previso Oramentria, buscando patrocinadores e colaboradores para
cobrir os custos (despesas).

5. Local

As Reunies devero ser mantidas preferencialmente nos hotis onde esto hospedados os participantes,
convidados e autoridades, onde o anfitrio dever recepcionar os visitantes e aloj-los de acordo com as
reservas:

Reserva antecipada ou bloqueio: 30 aptos, sendo single ou duplo;

Alimentao: caf da manh, coffee break, almoo, coffee break e jantar;

Definio da sala: a disposio do auditrio dever ser em U para cerca de 40 cadeiras, sendo que a mesa
da diretoria dever ser para 6 pessoas (Presidente, Autoridade, Anfitrio, Vice-Presidente e Diretor Executivo).
Importante que tenha atrs da mesa da diretora, no lado direito, as bandeiras do Brasil, Estado, Municpio e
Conaje, na seguinte disposio:

MUNICPIO BRASIL ESTADO CONAJE

6. Data

O ms da realizao da Reunio definido em ROs, REs ou a critrio do Presidente da Conaje, momento em


que definido tambm o nome do estado anfitrio.

7. Definio da Programao Social, Cultural e Turstica

A programao dever ser encaminha aos estados com 15 dias de antecedncia, levando em conta as
seguintes observaes:
O Hino Nacional dever ser cantado na abertura da RO ou RE. A platia deve ficar de frente para as
bandeiras conforme o item 4 (quatro) deste manual.
O planto de relacionamento com a diretoria ser durante o coffee break da tarde da RO ou RE; dever ser
fora da sala da Reunio.
A primeira reunio da diretoria da Conaje ser na quinta-feira pela manh. Portanto, o Presidente da Conaje
no poder participar de outros compromissos neste perodo;

Na quinta-feira noite agendar somente jantar, sem programao posterior;

A segunda reunio da diretoria ser na sexta-feira aps RO ou RE. Portanto, no marcar jantar social,
somente programao aps as 23h.
O Estado anfitrio dever elaborar a programao junto aos empresrios e autoridades locais, na qual os
convidados possam aprimorar os seus conhecimentos. Sempre visando alcanar os trs pilares do movimento
de jovens empresrios: capacitao, relacionamento e representatividade.

8. Servios de Transporte (traslado)


O servio de transporte dever estar disponvel para todos os participantes, no importando hora em que os
mesmo chegarem no local de destino.

Modelo do formulrio:

Nome Estado Cia. Vo Data da Horrio Aeroporto Data da Horrio do vo


Area nmero chegada vo sada
24
25
9. Hospedagem dos Participantes e Convidados

Dever ser feito um controle do check-in, do check-out e da ocupao dos apartamentos.

Modelo do formulrio:

Nome Estado Check-in Apartamento Check-out


Dia Horrio Nmero Tipo Dia Horrio

10. Convite s Autoridades Municipais, Estaduais e Federais

Aps todo o planeamento definido, isto , confirmada a data, local, hora e pauta da reunio,
preparar os convites e lista de convidados.

Modelo de convocao e convite:

Diretores da Conaje (convocao feita pelo Presidente da Conaje);

Conselheiros da Conaje (convocao feita pelo Presidente da Conaje);

Autoridades federais, estaduais e municipais (convite feito pelo Estado anfitrio);


Outros participantes (convite feito pela Presidncia da Conaje e Estado anfitrio)

11. Modelo de Convocao Diretores e Conselheiros Conaje

Enviada pela Presidncia da Conaje com 30 (trinta) dias de antecedncia.

Of. .../2005 Conaje/SC Florianpolis, .... de maio de 2007.

Prezado Conselheiro,

Cumprimentando-o cordialmente, convocamos Vossa Senhoria para participar da ......

Reunio .......... da Confederao Nacional dos Jovens Empresrios, iniciando no


prximo dia ......... (............. -feira), s ..... horas, no Hotel ................. , na cidade de

Pauta da Reunio Ordinria:

1. Pauta sujeita a alteraes.

Observaes:

a. Todos os assuntos da pauta acima tero o tempo de apresentao determinado


e controlado. Os assuntos extra pauta sero inscritos para debate em assuntos
gerais;

b. Qualquer dvida ao chegar em ........., favor entrar em contato com o Sr.


26
................ pelo telefone ............., responsvel pela recepo dos Conselheiros;

c. Sugesto de agncias:

Favor acusar o mais breve possvel o recebimento desta, confirmando sua presena,
com dia, horrio de chegada e de partida, nome da Cia. Area e n dos vos pelo
telefone (48) 3028-2268, com a Srta. Jane Borges, ou por meio do e-mail:
conaje@conaje.com.br.

Um forte abrao,

Fulano de Tal

Cargo

12. Modelo de Convite para as Autoridades Federais, Estaduais, Municipais e


Outros (estado anfitrio e Presidncia da Conaje)

Of. n ....../2005 Conaje/SC .........., ..... de ........... de 2007.

Senhor Prefeito,

Cumprimentando-o cordialmente, viemos, no primeiro momento, comunicar que

no dia ....... de ........ do corrente ano estaremos realizando a ................ Reunio

........... da Confederao Nacional dos Jovens Empresrios CONAJE, no Hotel ........

A Conaje, entidade que atualmente congrega cerca de 20 mil jovens, em 24 Estados do nosso Pas e
no Distrito Federal, tem o objetivo de formar novas lideranas empresariais, alm de capacitar, criar
vnculos associativos e difundir valores que fortaleam o carter do jovem empresrio. Ns realizamos
esta tarefa atravs do fomento integrao e troca de experincias entre os vrios movimentos de
jovens do Brasil e do mundo. Este exerccio tem sido responsvel pelo crescimento do nosso
movimento, alm de incentivar a criao de novos ncleos em estados e cidades.

A Conaje um organismo de passagem e transio, onde o jovem participa, se qualifica, se fortalece,


se credencia e se forma, com uma bagagem maior, que ser utilizada em sua empresa, em sua
entidade de classe ou em funes representativas dentro de sua comunidade, retribuindo para a
sociedade o que aprendeu no perodo. Esta entidade, como representante das lideranas jovens do
empresariado brasileiro, prioriza o fortalecimento de princpios e valores como caractersticas
fundamentais nas relaes humanas.

Neste contexto, temos a satisfao e a honra de convidar Vossa Excelncia a participar


........................ .
Pedimos a gentileza de confirmao atravs do fax (48) 223-0088 ou e-mail conaje@conaje.com.br, o
mais breve possvel, para que possamos tomar as devidas providncias.

Na certeza de podermos contar com a sua presena, aguardamos a confirmao, reiterando protestos
de estima e considerao.

Atenciosamente,

27
Fulano de Tal

Cargo

Tratamento

Nome

Cargo

Estado DF

ANEXO B

MODELO DE CERIMONIAL DE EVENTO DE POSSE

Msica ou vdeo.......

MC - Mestre Cerimnia

Cumprimentar os presentes e dar as boas vindas

MC - A Conaje Confederao Nacional dos Jovens Empresrios quer manifestar imensa


satisfao em poder contar com vossas presenas nesta cerimnia de fundao e posse da
Diretoria do CEJESC Conselho Estadual do Jovem Empreendedor de Santa Catarina para a
gesto 2003 /2004.

No Brasil, a Conaje congrega e atende quase 7 mil jovens empresrios, atravs das 11 AJEs
estaduais que rene. O grande volume de empreendedores que dela participam e o largo histrico de
realizaes em um perodo relativamente curto de vida institucional (a Conaje foi fundada em 1998)
credenciam a entidade a representar este segmento.
Frum de formao de lideranas empresariais, a Confederao Nacional dos Jovens Empresrios
tem como misso representar, aglutinar e informar as entidades de jovens empresrios,
comprometidas com a tica, a cidadania e a livre iniciativa, buscando o aprimoramento contnuo da
nossa sociedade. Pretende tambm reunir empreendedores de diversos estados brasileiros com o
objetivo de articular e divulgar prticas que fortaleam a disseminao de novos e slidos negcios no
pas.

Entende que a concretizao destes objetivos passa pelos seguintes caminhos:

Ser o canal de interlocuo e defesa da idia de que o Brasil precisa preparar seus jovens para o
primeiro negcio, e no apenas para o primeiro emprego, uma vez que o mercado de trabalho no
comporta mais a tradicional relao empregador/empregado;

Fomentar o debate sobre a importncia do empreendedorismo na construo de uma sociedade


economicamente auto-sustentada;

Apoiar todas as iniciativas que visem acabar com a excluso empresarial, o que passa por medidas de
simplificao nas reas trabalhista, tributria e previdenciria;

Insistir junto aos governos e aos agentes privados no sentido de fortalecer a educao, a capacitao
profissional e o treinamento, como forma de orientar o esprito empreendedor;

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Ser uma fonte confivel de informaes sobre as experincias bem-sucedidas e os obstculos
enfrentados pelos jovens empreendedores dos Estados brasileiros;

Quebrar a falsa oposio entre o pequeno e o grande negcio e introduzir o conceito do negcio
integrado: o bom negcio multiplica oportunidades e distribui renda;

Utilizar o Conselho de Desenvolvimento Econmico e Social como vetor poltico para consolidar nas
reas pblica e privada o conceito do empreendedorismo;

Lutar pela participao dos jovens empresrios e empreendedores em todos os Conselhos de


Desenvolvimento e/ou assemelhados criados nos Estados;

Propagar a necessidade de identificar regional e setorialmente as oportunidades de negcio no


complemento das reas de comrcio, indstria, agricultura e servios;

Promover, apoiar institucionalmente e participar de eventos que promovam o empreendedorismo e a


importncia da criao de negcios em todo o territrio nacional.

Nesse esprito de luta permanente, de reconhecimento fora da contribuio individual para o


interesse coletivo que sustenta o associativismo, que damos incio efetivo a esta cerimnia de
Fundao e Posse da diretoria da AJE - SC Associao do Jovem Empreendedor de Santa
Catarina.

Vamos agora formar nossa mesa de autoridades para darmos incio ao evento.

Sua Excelncia o Senhor Governador do Estado de Santa Catarina Dr. Luiz Henrique da Silveira.
Convidamos o Presidente da Conaje Confederao Nacional de Jovens Empresrios Doreni Isaias
Caramori Jnior.
Convidamos a Excelentssima Sra. ngela Amim, Prefeita Municipal de Florianpolis.
Convidamos o jovem que ser empossado nesta cerimnia o Presidente Eleito da AJE/SC Marcia
Alberton.
Excelentssimo Senhor Deputado Federal Paulo Bauer.

Representando a Assemblia Legislativa do Estado de Santa Catarina convidamos o Presidente


Senhor Deputado Volnei Jos Morasttoni.
Ilustrssimo Senhor Presidente da Cmara de Vereadores de Florianpolis Ronaldo Raulino.
Convidamos Ilustrssimo Senhor Antnio Rebelatto Presidente da FACISC - Federao das
Associaes Comerciais e Industriais de Santa Catarina.
Convidamos o Ilustrssimo Senhor Presidente da FIESC - Federao das Indstrias do Estado de
Santa Catarina Fernando Xavier Faraco

Registramos tambm a participao das seguintes autoridades: ver cartes.

Gostaramos de agradecer todos os presentes, nossos patrocinadores, apoiadores e toda imprensa.


Em homenagem a cultura brasileira convidamos todos os presentes para acompanharem o Hino
Nacional interpretado pelo tenor Luiz da Costa.
Dando incio aos trabalhos solicitamos s autoridades que faro uso da palavra que dispensem os
cumprimentos individuais a todos os componentes da mesa.

Pronunciamentos: (Controle do Mestre de Cerimnia)

MC - Para fazer uso da palavra convidamos.......

Doreni Isaas Caramori Jnior Presidente da Conaje

MC - Senhoras e Senhores daremos incio a Solenidade de Posse da Diretoria da AJE/SC-


Associao do Jovem Empreendedor de Santa Catarina.

MC - Convidamos o Presidente da Conaje Doreni Isaas Caramori Jnior para empossar a


presidente eleita da AJE/SC Marcia Alberton e o Vice-Presidente Glauco Jos Corte Filho.

29
Passamos palavra a Presidente da AJE/SC Marcia Alberton. (no momento do discurso
empossar os demais membros da diretoria).

MC - Convidamos ainda para fazer uso da palavra:

Sr. Antnio Rebelatto Presidente da FACISC Sr. Jos Xavier Faraco Presidente da FIESC
Sra. Prefeita de Florianpolis ngela Amim

Sr. Deputado Estadual Dionei Walter da Silva Sr. Deputado Federal Paulo Bauer

Sr. Governador do Estado de SC Dr. Luiz Henrique da Silveira.

MC - Objetivo alcanado, expectativas atendidas.

Pela dedicao de toda equipe, e a todos aqueles que acreditam neste desafio de criar um
conselho de jovem no estado de Santa Catarina, o nosso muito obrigado. Gostaramos de
agradecer nossos patrocinadores e apoiadores..........

Todos os rgos de Imprensa

Agradecemos as autoridades presentes e neste momento damos por encerrada esta sesso
solene de Posse da Diretoria da AJE/SC Associao do Jovem Empreendedor de Santa
Catarina.

Convidar a todos para o Coquetel de Encerramento no Hall de entrada.

Observaes importantes:

Se convidar Deputados para compor a mesa deve ser convidados todos (federais e estaduais) os
presentes caso tenha mais que um, ou no convida nenhum e somente nominal a presena, o mesmo
no uso da palavra ou fala todos ou nenhum;
Se vier um ministro deve compor mesa e fazer uso da palavra;

Se vier juiz, reitor de universidade deve ser convidado para compor mesa caso haja lugar e achar
realmente importante, depende muito do apoio que o grupo teve dos mesmos;

A composio da mesa tambm varia muito dos incentivos e apoio que o grupo teve localmente;

Este roteiro serve de modelo para um cerimonial de fundao e posse da AJE, cada Estado dever
alterar os nomes e nomenclaturas definies locais.

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