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Oficina de Planeacin y Desarrollo
Institucional Coordinador rea de Procesos Tcnicos Jefe de Divisin de Bibliotecas
rea de Calidad y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS..............................................................................................................2

2. ALCANCE.................................................................................................................2

3. DEFINICIONES.........................................................................................................2
3.1. AACR2 ...............................................................................................................2
3.2. Catalogacin ......................................................................................................2
3.3. Clasificacin.......................................................................................................3
3.4. Comit Central de Bibliotecas............................................................................3
3.5. Comit Interno de la Divisin de Bibliotecas ......................................................3
3.6. Divisin de Bibliotecas .......................................................................................3
3.7. OLIB - Sistema de Bibliotecas ...........................................................................3
3.8. Procesos Tcnicos.............................................................................................4
4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES ..........................................................5

5. PROCEDIMIENTOS..................................................................................................6
5.1. Seleccin y Adquisicin del Material Bibliogrfico .............................................6
5.2. Registro y Preparacin del Material Bibliogrfico...............................................8
5.3. Catalogacin y Clasificacin del Material Bibliogrfico ......................................9
5.4. Preparacin Fsica Final del Material Bibliogrfico...........................................10
5.5. Encuadernacin y Reparacin del Material Bibliogrfico .................................11
6. PROCESOS RELACIONADOS ..............................................................................13

7. FORMATOS............................................................................................................13

8. ANEXOS .................................................................................................................13
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1. OBJETIVOS

Elaborar un documento que permita conocer los procesos tcnicos que se realizan al
material bibliogrfico adquirido, con el fin de disponerlo al pblico para su consulta.

Divulgar los procedimientos relacionados con la seleccin, adquisicin y procesamiento

del material bibliogrfico de la Universidad del Valle.

Servir como punto de referencia documental en la induccin, capacitacin y la consulta

de las personas que lo requieran.

Servir como apoyo para el anlisis, revisin y mejoramiento de los procedimientos

realizados.

2. ALCANCE

Comprende los procedimientos requeridos para la seleccin, adquisicin, registro,

marcado, catalogacin, clasificacin, preparacin fsica y conservacin del material
bibliogrfico de las Bibliotecas de la Universidad del Valle.

3. DEFINICIONES

3.1. AACR2
Reglas de Catalogacin Angloamericanas 2 Edicin o Anglo-American Cataloguing Rules
2nd Edition.

3.2. Catalogacin
Proceso por el cual se crean catlogos bibliogrficos, por medio de reglas de catalogacin.
La Universidad del Valle utiliza para el proceso de catalogacin las AACR2.

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3.3. Clasificacin

Proceso por el cual se asigna la clase al material bibliogrfico adquirido por la universidad,
con el fin de facilitar la bsqueda y consulta del mismo.

3.4. Comit Central de Bibliotecas

Organismo asesor de la Direccin Universitaria en la planificacin, desarrollo y gestin de

los servicios y actividades de la Divisin de Bibliotecas.

3.5. Comit Interno de la Divisin de Bibliotecas

rgano colegiado de carcter consultivo y asesor de la Jefatura de la Divisin de

Bibliotecas y del Comit Central de Bibliotecas.

3.6. Divisin de Bibliotecas

La Divisin de Bibliotecas es una dependencia adscrita a la Vicerrectora Acadmica que

tiene como funcin general, la gestin de las actividades relacionadas con los procesos
bibliogrficos necesarios para el normal desarrollo de las actividades acadmicas, de
investigacin y extensin de la Universidad. Es el rgano central bibliotecario y
bibliogrfico de la Universidad, la cual estar al servicio de la Comunidad Universitaria y de
las personas e instituciones de la regin.

3.7. OLIB - Sistema de Bibliotecas

Es un sistema Cliente/Servidor que permite el manejo integral de todo el sistema de

informacin de la Biblioteca. El sistema permite efectuar la gestin de catalogacin,
Control de seriales, Circulacin y administracin de usuarios, aspectos de mantenimiento,
registro de deudas y todos los procesos de bsqueda tpicos de un sistema bibliotecario.

Cuenta adicionalmente con el sistema de bsqueda basado en una interfaz web (OPAC)
que brinda todas las funcionalidades de bsquedas que provee el sistema
Cliente/Servidor.
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3.8. Procesos Tcnicos

Procesos sistemticos y secuenciales que se realizan al material bibliogrfico adquirido,

con el fin de clasificarlo, catalogarlo y conservarlo para el fcil acceso y consulta de los
usuarios de la Biblioteca.

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4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

Acuerdo 006 de Febrero 10 de 2003 del Consejo Superior. Por la cual se define la
estructura organizacional de la Divisin de Bibliotecas de la Universidad y se establece
su Planta definitiva de Cargos.

Resolucin 031 del Consejo Superior de junio 29 de 2007. Por la cual se establece el
reglamento para los usuarios de los servicios que ofrece la Divisin de Bibliotecas.

Reglas de Catalogacin Anglo-Americanas Segunda Edicin RCAA2 - AACR2 (Anglo-

American Cataloguing Rules 2nd Edition).

Sistema de Clasificacin Decimal Dewey - The Dewey Decimal Classification System

(DDC).

Resolucin 1259 de Abril 26 de 2006 del Consejo Superior. Por la cual se establecen
los procedimientos internos para el control de los Bienes Muebles e Inmuebles de
propiedad de la Universidad.

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5. PROCEDIMIENTOS

: Actividad de Control

5.1. Seleccin y Adquisicin del Material Bibliogrfico

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Seleccin del A- Revisar las polticas y condiciones

material bibliogrfico establecidas para la seleccin y adquisicin de Coordinador rea de
material bibliogrfico Procesos Tcnicos

B- Disponer los medios necesarios para que los Formato Pgina

usuarios de la Biblioteca soliciten la adquisicin Coordinador rea de Web de la
de material bibliogrfico Procesos Tcnicos Biblioteca y Hoja de
Clculo
C- Recibir las solicitudes realizadas por los
usuarios de la Biblioteca Poltica de
Coordinador rea de
Seleccin y
Procesos Tcnicos
Adquisicin

D- Estudiar las solicitudes de adquisicin y

Jefe Divisin de Acta del Comit de
seleccionar el material bibliogrfico a adquirir
Bibliotecas y Bibliotecas e
Coordinador del rea Informe del Material
de Procesos Tcnicos Seleccionado
E- Responder a los usuarios las solicitudes
realizadas con respecto a la adquisicin de Coordinador rea de Respuesta a la
material bibliogrfico Servicios al Pblico solicitud

2. Adquisicin del A- Realizar el procedimiento para adquirir el Coordinador

material bibliogrfico material bibliogrfico (Ver Manual de Administrativo y
por compra Contratacin y Compras Nacionales Directas) Profesional de
Adquisiciones
B- Seleccionar el proveedor y realizar el pedido
Profesional

C- Realizar seguimiento de las compras del Profesional de

material bibliogrfico Adquisiciones
D- Recibir y verificar el material bibliogrfico
enviado por el proveedor Profesional de
Factura de venta y
Adquisiciones y
Acta de Recepcin
Bibliotecario

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ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

E- Pasar a trmite de pago las facturas

correspondientes Profesional

3. Adquisicin por A- Recibir la informacin sobre el material Coordinador rea de

donacin bibliogrfico que se va donar Procesos Tcnicos y
Bibliotecario
B- Coordinar con el donante la forma de
entrega del material bibliogrfico Bibliotecario

C- Recibir el material bibliogrfico donado

Remisin del
Bibliotecario
Material Donado
D- Revisar el material bibliogrfico donado y Acta de Recepcin
seleccionar el material que se debe ingresar en Profesional y de material
las colecciones de la Biblioteca Bibliotecario bibliogrfico
donado
E- Elaborar el ingreso y poner cdigos de Material con cdigo
barras y bandas magnticas Bibliotecario de barras y bandas
magnticas
F- Disponer el material bibliogrfico restante
para su donacin a otras Instituciones, reciclaje
o eliminacin cuando se encuentran en mal Bibliotecario
estado

4. Adquisicin por A- Gestionar las actividades de canje con otras Coordinador rea de
canje Instituciones Lista de material
Procesos Tcnicos y
para canjear
Bibliotecario
B- Elaborar acta de canje del material
bibliogrfico seleccionado que se enva Bibliotecario Acta de canje

C- Realizar el envo del material a la Biblioteca

Acta de canje
seleccionada Bibliotecario
firmada
D- Organizar el material canjeado recibido para
Lista del material
su registro Bibliotecario
recibido

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5.2. Registro y Preparacin del Material Bibliogrfico

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Registro del A- Generar acta de inventario del material

material bibliogrfico bibliogrfico Bibliotecario Acta de inventario

B- Revisar el acta inventario, factura y libro Bibliotecario y Personal

fsico Seccin de Compras y
Acta de inventario
Administracin de
Bienes
C- Firmar el acta inventario Personal Seccin de
Compras y
Administracin de
Bienes
D- Entregar el acta de inventario, adjuntando
factura al Coordinador del rea Administrativa Factura y Acta de
para tramitar pago Bibliotecario
Inventario

E- Archivar el acta de inventario del material

bibliogrfico Acta de inventario
Bibliotecario
archivada
2. Habilitacin fsica A- Marcar concepto de adquisicin, fecha,
del material proveedor y precio al material bibliogrfico Sello en el material
Bibliotecario
bibliogrfico bibliogrfico

B- Poner cinta magntica de seguridad y cdigo

de barras al material bibliogrfico adquirido Cinta magntica y
Bibliotecario
cdigo de barras

C- Registrar en hoja de clculo el material

bibliogrfico adquirido por canje o donacin Registro en hoja de
Profesional
clculo
D- Ubicar el material bibliogrfico en estantes
para su catalogacin y clasificacin Bibliotecario

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5.3. Catalogacin y Clasificacin del Material Bibliogrfico1

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Catalogacin A- Ingresar en el OLIB los datos (Ttulo, autor,

ciudad, editorial, fecha, nmero de pginas,
resumen, contenido) del material bibliogrfico
de acuerdo a las normas de catalogacin Profesional Registro en el OLIB
establecidas

2. Anlisis y A- Analizar el contenido del documento e

Clasificacin identificar las materias o descriptores
adecuados que representen dicho contenido Profesional

B- Ingresar en el OLIB las materias o los

descriptores seleccionados Profesional Registro en el OLIB

C- Determinar el tema principal del material

bibliogrfico, identificar su clase (Nmero de
clasificacin respectivo) y registrarlo en el Profesional Registro en el OLIB
OLIB

D- Llevar el material catalogado y clasificado a

los estantes para su Preparacin Fsica Final Profesional

1
La catalogacin se realiza previamente a la adquisicin por compra del material bibliogrfico.
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5.4. Preparacin Fsica Final del Material Bibliogrfico

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Preparacin fsica A- Generar e imprimir las signaturas

del material topogrficas del material bibliogrfico Signaturas
Bibliotecario
bibliogrfico topogrficas

B- Etiquetar el material bibliogrfico con la

signatura topogrfica y los respectivos
distintivos de acuerdo a la coleccin Bibliotecario

C- Separar y organizar el material bibliogrfico

de acuerdo a la coleccin y/o destino Bibliotecario

D- Realizar entrega del material bibliogrfico

en las colecciones Bibliotecario Acta de entrega

E- Elaborar relacin del material bibliogrfico

con sus respectivos cdigos de barras y Material
enviar al profesional de sistemas para que lo Bibliogrfico
Bibliotecario
coloque como material disponible en el OLIB disponible en el
OLIB

F- Informar a los responsables de recibir el

material bibliogrfico con destino a las
bibliotecas de las Sedes, para que sea Bibliotecario
recogido en el rea de Procesos Tcnicos

2. Entrega del A- Entregar el material bibliogrfico a los

material bibliogrfico responsables de las Bibliotecas San
para las colecciones Fernando, Hospital Universitario y Sedes Bibliotecario Acta de entrega

B- Verificar y firmar acta de entrega del

Bibliotecario San
material bibliogrfico
Fernando, Hospital o Acta de entrega
Sedes
C- Archivar las actas de entrega
Bibliotecario Archivo de actas

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5.5. Encuadernacin y Reparacin del Material Bibliogrfico

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS

1. Seleccin del A- Seleccionar el material bibliogrfico que se

material bibliogrfico encuentra deteriorado y disponerlo para Bibliotecario
reparacin

B- Revisar el estado fsico del material

bibliogrfico y determinar su grado de Bibliotecario
deterioro
2. Reparacin menor A- Realizar la reparacin del material
bibliogrfico (Slo para reparaciones Bibliotecario
menores)
3. Material para A- Elaborar listado del material bibliogrfico Formato Material en
encuadernacin para entregar al encuadernador Bibliotecario
Encuadernacin
B- Seleccionar encuadernador
Bibliotecario
C- Solicitar la encuadernacin del material
bibliogrfico al encuadernador seleccionado Bibliotecario

D- Ingresar en la base de datos OLIB el

cdigo del encuadernador seleccionado Ingreso del cdigo
Bibliotecario
del encuadernador

E- Realizar la encuadernacin del material

bibliogrfico Encuadernador

F- Revisar el material bibliogrfico Acta de entrega del

encuadernado y recibirlo si cumple los Bibliotecario material
requisitos de encuadernacin encuadernado
G- Devolver el material bibliogrfico que no
cumple los requisitos de encuadernacin Bibliotecario

H- Ubicar el material bibliogrfico en los

estantes para su Preparacin Final Bibliotecario

4. Trmite de pago A- Entregar la factura al rea Administrativa

para el trmite de pago, adjuntado el listado
del material encuadernado Bibliotecario

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5. Descarte del A- Seleccionar el material bibliogrfico que se

material bibliogrfico encuentre en mal estado Profesional

B- Ver Manual Control de Bienes Muebles Acta de descarte

Devolutivos (Slo si se va a dar de baja del Bibliotecario del material
inventario) bibliogrfico

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6. PROCESOS RELACIONADOS

Formacin

Gestin de Bienes y Servicios

7. FORMATOS

8. ANEXOS

CONTROL DE CAMBIOS

NMERO DESCRIPCIN FECHA

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