Organigrama

Plantear un organigrama ya es otro tema. Es necesario un proceso de anlisis, estructura y

definicin. Los diferentes puestos de trabajo deben definirse, organizarse y jerarquizarse.

Despus se deben estipular los centros de responsabilidad, desde donde se coordinar y

organizarn. En el organigrama de la empresa aparecer el orden y disposicin de los

cargos. Y luego en un manual de procedimientos se especificar cada puesto.

Podemos encontrar muchos tipos de organigrama, segn los aspectos en que nos fijemos

para clasificarlos. Aunque todos los organigramas poseen las mismas funciones de

estructuracin de la empresa, cada empresa tiene un organigrama diferente, dependiendo de

cmo se distribuya la organizacin. http://www.emprendepyme.net/como-se-hace-un-

organigrama.html
 Anlisis de procesos empresariales

Sus prcticas empresariales abarcan el modo en que administra su empresa. Puede

comenzar los anlisis de sus procesos recopilando informacin acerca de su empresa.

Esta informacin le ayuda a determinar los tipos de procesos que puede automatizar.

Anlisis empresarial

Recopile la siguiente informacin de su empresa que utilizar cuando disee los

procesos de flujo de trabajo:
Si tiene una grfica organizativa, revise la grfica organizativa para ver cmo est
organizada su empresa.
Si la empresa es una multinacional, liste los idiomas necesarios para sus procesos de
flujo de trabajo.
Recopile los flujos de procesos de negocio que documentan las unidades de negocio
de su organizacin. Si hay diferentes flujos de proceso para las mismas
organizaciones en diferentes ubicaciones, recopile dichos flujos de proceso.
Compare los mtodos empresariales en las ubicaciones para averiguar si hay
diferencias importantes.
Revise los procedimientos operativos estndar, por ejemplo, los procedimientos de
gestin de calidad ISO (International Organization for Standardization) 9000 o ISO
14000.
Revise los requisitos reglamentarios del sector y cmo afectan a los procesos de su
negocio.
Revise las polticas que definen quin es responsable de crear presupuestos.
Revise las polticas que definen los lmites de aprobacin de finanzas y listan a las
personas con autorizacin para aprobar gastos.
Investigue los tipos de registros de su negocio que requieren aprobacin.
Revise las polticas que definen los niveles de aprobacin necesarios para cada tipo
de registro.
Anlisis de implementacin

Recopile la siguiente informacin de implementacin para utilizarla cuando disee sus

procesos de flujo de trabajo:

Determine el nmero de organizaciones y plantas existentes en su empresa. Cree los

procesos de flujo de trabajo en el nivel del sistema. Averige si existen procesos o
subprocesos diferentes para las organizaciones o plantas diferentes.
Averige si utiliza la Infraestructura de integracin para la integracin con sistemas
externos.
Determine si se han adquirido opciones de producto Mximo.
Busque las aplicaciones que ha implementado su empresa.
Determine los tipos de registros para los que utiliza el software.
Averige si el sistema se ha configurado para generar registros como, por ejemplo,
registros de nuevo pedidos de inventario, rdenes de trabajo de mantenimiento
preventivo y facturas de pago programadas.
Determine si la implementacin utiliza los centros de inicio que no incluyen la
bandeja de entrada del flujo de trabajo. Si los usuarios no pueden acceder a la
bandeja de entrada, puede disear procesos de flujo de trabajo para enviar mensajes
de correo electrnico para notificar a los usuarios.

Anlisis de procesos

A la informacin que recopila acerca de sus procesos se le puede dar el formato de una

grfica de flujo. Una grfica de flujo puede ayudarle a identificar elementos reutilizables, el

inicio y fin de los ciclos de vida de un registro y las partes del ciclo de vida que puede

gestionar un proceso de flujo de trabajo.

Puede crear un diagrama de su proceso empresarial en papel, en una pizarra o puede utilizar

un programa de software de grficas para crear una grfica de flujo. Escribir o crear un

diagrama de un mtodo empresarial le ayuda a analizarlo. Tambin le proporciona un mapa

de sus flujos de proceso que puede utilizar cuando crea un proceso de flujo de trabajo. Su

objetivo es generar un diagrama detallado que muestra todas las rutas que puede tomar un

registro en su empresa durante su ciclo de vida.

La investigacin debe incluir la informacin siguiente:

Los nombres de las personas que interactan con los registros durante un proceso
Los procesos que se utilizan para gestionar registros especficos
Los registros que entran en el proceso y dnde van los registros cuando salen del
proceso
Los registros que se administran durante un proceso
El tiempo que tarda un registro es recorrer un proceso
Las partes del proceso actual que funcionan bien y que se deben mantener
Las partes del proceso actual que no funcionan bien y que se deben cambiar o
eliminar

https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es//SSLKT6_7.6.0/com.ibm.mbs.doc/gp_w
kflow/c_business_overview.html

Procesos de flujo de trabajo y responsabilidades de los usuarios

Decida cmo se notificarn las asignaciones de flujo de trabajo a las personas. Los
usuarios a los que se asignarn tareas deben tener registros de usuarios.
Genere una lista de personas a las que se debe notificar el progreso de un registro.
El producto puede enviar mensajes de correo electrnico para notificar a usuarios
especficos. Resulta ms eficaz crear registros de personas para todos aquellos que
reciben notificaciones.
Identifique al personal que trabaja en turnos.
Identifique a los supervisores de los registros de personas para escalabilidades y
notificaciones.
Identifique el personal de contratacin de mano de obra si son necesarios para
interactuar con un registro de un proceso de flujo de trabajo. Identifique qu
trabajadores de contratacin tienen registros de persona y registros de mano de obra.
Especifique el nivel de seguridad que se aplica a las personas en las diferentes
funciones de su empresa. Decida qu aplicaciones y qu personal de acciones de
cada grupo de seguridad se pueden visualizar. Cuando disee sus grupos de
seguridad y sus procesos de flujo de trabajo, debe asegurarse de que los usuarios de
un rol concreto tengan los permisos de seguridad que necesitan para realizar sus
tareas asignadas.

https://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es/SSLKT6_7.6.0/com.ibm.mbs.doc/gp_w
kflow/c_people_roles_records.html

MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Introduccin

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades

que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos

o ms de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que

intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y

ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de

oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las

actividades dentro de la empresa. En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin

la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades

administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su

vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se

est realizando o no adecuadamente.

Utilidad

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas,

ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la

induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en

forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los

procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta de todo el personal. Que se desee

emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de

autoridad, etc. Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya

existente https://www.gestiopolis.com/creacion-de-un-manual-de-procedimientos/

4 pasos para elaborar un manual de procedimientos

Este instrumento administrativo ayuda a establecer una metodologa de trabajo, las

caractersticas de los puestos y alinea los objetivos.

Paso 1. Define el contenido

El primer paso no es nada nada sencillo, pero valdr la pena. De acuerdo con la

especialista, debes realizar una introduccin e identificar el objetivo de las reas en las que

se piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes sern los responsables en cada

rea para implementarlo.

Tambin necesitas:

Se necesita detallar cada uno de estos puntos para poder definir el objetivo y el contenido

Paso 2. Recopila informacin

Se necesita documentar, de manera lgica, cada detalle operativo de las reas, para ello se

recomienda realizar un estudio preliminar de cada una. Para ello necesitas:

Paso 3. Estructralo

Es hora de comenzar a hacerlo, cuida que su estructura sea limpia y con una redaccin legible y

lgica para aqul que lo lea. Tambin es importante cuidar la ortografa y los siguientes detalles.

Paso 4. Comuncalo

Una vez que lo hayas realizado, el objetivo primordial ser difundir su existencia. Debes trabajar

tu estrategia de comunicacin para que cada colaborador est enterado de ello y tambin dar las

herramientas para su fcil acceso.

Como recomendacin, el experto asegura que estos manuales deben contar con lugar y fecha de

la elaboracin, as como los responsables de su realizacin y aquellos que lo autorizan. Tambin

es importante cuidar los formatos en los que se presentan para cada rea y que la informacin sea

clara para cada persona que pueda tener acceso a ella.

Antes de implementar tu manual considera lo siguiente:

Tambin es importante dar seguimiento una vez que se haya implementado, de acuerdo con el

portal ehowenespanol.com, estos son los pasos a seguir:

Recurre a un experto. Antes de implementarlo debes de probar su efectividad y

funcionamiento, es bueno que acudas a un experto que te indique los puntos fuertes o
dbiles del documento.
Capacita a tus trabajadores. Si bien es cierto que cada colaborador tiene una funcin
estratgica y especfica, los manuales aplicados por rea pueden ayudarte a capacitar a
grupos enteros. Realizar un estudio activo del manual, as como gua de implementacin
puede ser muy efectivo en empresas con un gran nmero de colaboradores.
Verifica su disponibilidad. Debes cuidar que todos tengan acceso a ella.
Realiza evaluaciones peridicas. Esto te ayudar no slo a evaluar su efectividad en la
operatividad de tu personal, tambin te ayudar para realizar actualizaciones cuando sea
necesario. En estos casos, es importante que le informes a tu personal de los cambios y
que la actualizacin se haga en todos los documentos.

http://www.altonivel.com.mx/41737-manual-de-procedimiento-el-exito-de-las-empresas/

Manual de funciones
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/semillas/122320_1_VIRTUAL/Objetos
_de_Aprendizaje/Descargables/Descargable%20Actividad%20de%20Aprendizaje%202.pdf

GUA TCNICA PARA LA ELABORACIN DE

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

https://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf