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Recepcin
Secretara de Contralora del Gobierno del Estado de Tabasco
DIRECTORIO
Secretaria de Contralora
Ideas y Diseo
Diseo de portada
Manual de Entrega-Recepcin
Edicin 2013
PRESENTACIN
1. INTRODUCCIN
2. MARCO JURDICO
3. GLOSARIO DE TRMINOS
5. METODOLOGA
6. INTEGRACIN DE LA INFORMACIN
Lineamientos Administrativos
a) Generalidades
b) Del Acta Administrativa
c) De los Responsables del Proceso
d) De la SECOTAB
e) Del Acto de Entrega-Recepcin
f) De la Integracin de la Informacin
7. FORMATOS
Informacin descriptiva
Instructivo de llenado
Desde el inicio del nuestro gobierno nos comprometimos a realizar una gestin
pblica ordenada, transparente y eficaz.
Hoy presentamos este Manual que unifica criterios para facilitar, agilizar y
transparentar la entrega-recepcin de las dependencias, rganos y entidades que
conforman el Poder Ejecutivo Estatal.
EN PROYECTO
Con esta visin y conviccin, este documento -adems de ser una norma a cumplir y
un manual a seguir-, se convierte en una manera de ser, entender, hacer y ejercer
el servicio pblico.
1
1.- INTRODUCCIN.
7. Manual de Normas Presupuestarias para la Administracin Pblica del Gobierno del Estado
de Tabasco.
3
3.- GLOSARIO DE TRMINOS.
Acuerdo.- Acuerdo Administrativo expedido por el Titular del Poder Ejecutivo Estatal, que
establece los Lineamientos para la Entrega-Recepcin de los Servidores Pblicos de la
Administracin Pblica Estatal.
Dependencias: Las sealadas en los artculos 4 y 26 de la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo
del estado de Tabasco:
- La Gubernatura.
- Las Secretaras:
Secretara de Gobierno
Secretara de Seguridad Pblica
Secretara de Planeacin y Finanzas
Secretara de Administracin
Secretara de Educacin
Secretara de Salud
Secretara de Comunicaciones y Transportes
Secretara de Desarrollo Econmico y Turismo
Secretara de Desarrollo Social
Secretara de Ordenamiento Territorial y Obras Pblicas
Secretara de Desarrollo Agropecuario, Forestal y Pesca
Secretara de Contralora
Secretara de Energa, Recursos Naturales y Proteccin
Ambiental.
Enlaces: Son los Servidores Pblicos Titulares de las reas administrativa, jurdica y de
informtica designados por los Titulares de las dependencias, rganos y entidades, como
encargados de la planeacin, organizacin e integracin del proceso, conforme a lo dispuesto
en el artculo 7 fraccin III del Acuerdo.
Entidades: Las referidas en los artculos 3, 40, 41, 42, 44 y 45 de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo del estado de Tabasco:
Son Entidades Paraestatales, cualquiera que sea la estructura legal que adopten, las
Entidades creadas por Ley, por Decreto o por Acuerdo y que cuenten con personalidad
jurdica y patrimonio propios. Para la atencin de los aspectos prioritarios del Estado y el
despacho de los asuntos del orden administrativo y formando parte de la Administracin
Pblica, el Gobernador se auxiliar de:
- Organismos descentralizados;
- Empresas de Participacin Estatal Mayoritaria: y
- Fideicomisos
rganos: Los mencionados en el artculo 4 prrafo tercero de la Ley Orgnica del Poder
Ejecutivo del estado de Tabasco:
5
4.-DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL DE ENTREGA-RECEPCIN DE
LOS SERVIDORES PBLICOS DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
ESTATAL
7
5.- METODOLOGIA
Actividades Entrega-
Planeacin Integracin
Preparatorias Recepcin
c) Las dependencias rganos y entidades deben realizar las bajas de bienes muebles
pendientes.
5.2 PLANEACIN
a) Los Titulares de las dependencias, rganos y entidades deben designar como enlaces a
los Titulares de la Coordinacin de Administracin, de la Unidad de asuntos Jurdicos, y de
informtica. Adicionalmente, los Enlaces de Administracin e informtica pueden designar
enlaces operativos, quienes tienen la funcin de auxiliar en sus actividades a los enlaces
titulares.
5.3 INTEGRACIN
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b) La informacin deber ordenarse y clasificarse por cada unidad administrativa en
el sistema informtico de apoyo, conforme a los anexos definidos en la normatividad
del Proceso. Para cada uno de los anexos, existen uno o ms formatos en los que se
consignar la informacin de los recursos y asuntos propios de las funciones y
responsabilidades de cada unidad.
c) Para cada formato existe un instructivo en el que se seala en forma descriptiva los
datos que debern considerarse para cada campo mismo que se encuentra disponible en
el presente Manual de Entrega-Recepcin as como en el Sistema informtico, adems de
la referencia de la informacin o documentos complementarios que debern
adjuntarse fsica (de forma obligatoria al llevarse a cabo una entrega) o electrnicamente
a dicho formato, a efecto de proporcionar un mayor detalle a la persona que recibir
dicha unidad.
5.4 ENTREGA-RECEPCIN
b) Dicho acto se efectuar ante la presencia de dos representantes, uno por cada
funcionario; los Enlaces Administrativo y Jurdico, testigos, el auditor de la SECOTAB y en
su caso, los representantes de la Secretara y Subsecretara. Consistir en la lectura y
firma del acta y distribucin de la misma, as como en su caso, de los discos compactos.
LINEAMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Los presentes lineamientos forman parte del Acuerdo expedido por el Gobernador
Constitucional del Estado, siendo por lo tanto de observancia obligatoria.
a) Generalidades
Los Titulares de las dependencias, rganos y entidades debern proporcionar los medios
necesarios para que las unidades administrativas adscritas a las mismas realicen este
proceso de acuerdo a las disposiciones normativas y a las particulares que se establecen en
el presente Manual.
1. 31 de marzo
2. 30 de junio
3. 30 de septiembre
4. 31 de diciembre
La SECOTAB circularizar con oportunidad las fechas extraordinarias de corte para entrega de
informacin relativa al Proceso.
Con el objetivo de evaluar los avances alcanzados del proceso y en su caso, afinar posibles
detalles respecto a la integracin y contenido de la informacin, se llevar a cabo un
simulacro de la Entrega-Recepcin, mismo que deber realizarse en todas las dependencias,
rganos y entidades mencionadas en el Acuerdo.
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b) Del Acta Administrativa;
En la primera parte del Acta se sealar el lugar en el que se lleva a cabo el acto y los
servidores pblicos que participan, con sus datos de identificacin. Enseguida se detallarn
los Anexos en el orden que se presentan en este Manual.
Atendiendo a la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo del Estado y para efectos de simplificacin
de los documentos y de la organizacin del Proceso, las unidades administrativas elaborarn
nicamente los anexos que de acuerdo a los asuntos de su competencia le son aplicables; en
el caso de los formatos considerados como no aplicables, stos no debern elaborarse, sino
nicamente sealar sta condicin en la columna de Aplica del cuerpo del Acta.
En la parte final del Acta se har referencia a las responsabilidades del Titular saliente y del
Titular entrante, firmndose de conformidad por las personas participantes en el Acto que se
encuentran sealadas en el Artculo 12 del Acuerdo.
Se elaborarn tres ejemplares, firmados por quien entrega; quien recibe; y los dems que
intervienen en el acto. La distribucin del acta administrativa de Entrega-Recepcin, ser la
siguiente:
- Configurar los equipos de cmputo de acuerdo a las especificaciones, para el uso del
Sistema Entrega-Recepcin.
- Dar de alta en el Sistema todas las unidades administrativas hasta nivel jefe de
departamento.
- Cuando el enlace titular que tiene asignada la cuenta y contrasea de enlace deje el
cargo, debe establecer en el formato TRM01(Asuntos en trmite) que el enlace
entrante solicite el cambio de dicha contrasea para el sistema entrega-recepcin.
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- Administrar la seguridad y accesos de los usuarios a las estructuras de
almacenamiento del sistema informtico de apoyo para el proceso.
d) De la SECOTAB
El personal de la SECOTAB o las personas que designe podrn realizar en forma selectiva,
visitas a las dependencias, rganos y entidades para la verificacin de los avances en la
integracin de la informacin contenida en los formatos y la documentacin que soportar los
anexos de la Entrega-Recepcin.
Derivado de stas visitas, podrn existir aspectos que requieran atenderse por parte de las
dependencias, rganos y entidades, los cuales sern informados por la SECOTAB a travs de
los medios que estime pertinentes y estableciendo los tiempos en que stos debern quedar
atendidos.
El calendario de las fechas y horarios para la realizacin de las actas de Entrega Recepcin,
se dar a conocer de manera oficial por la SECOTAB y/o por la Comisin de Enlace que para
tal efecto se conforme.
Se considera causa justificada la muerte, incapacidad fsica o mental del servidor pblico
obligado o que este se encuentre en reclusin por la comisin de algn delito sustentada en
un auto de formal prisin.
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f) De la integracin de la informacin
De conformidad con el Artculo 12 del Acuerdo, formarn parte del acta de Entrega-
Recepcin de cada unidad administrativa los informes, formatos y documentos que se
integren bajo la siguiente estructura:
FORMATO
ANEXO CLAVE NOMBRE
17
segunda
seccin
formatos
informacin descriptiva
instructivo de llenado
Se debern sealar en el formato las Leyes, Decretos, Acuerdos, Reglamentos, Manuales de 1.- Organigrama de la unidad,
Organizacin y Procedimientos, as como otros ordenamientos legales y administrativos aplicables indicando nombre y cargo.
que conforman el Marco de Actuacin Jurdico Administrativo de la unidad. En caso de que
disponga de estos documentos en forma electrnica, debern adjuntarse al anexo en el sistema 2.- En su caso, los documentos
como documentacin complementaria o indicar su ubicacin en la columna de Observaciones. que conforman la normatividad
administrativa de la Entidad.
Se presentar adjunta al formato la estructura orgnica (organigrama) actualizada de la unidad
administrativa, con el nombre y cargo del servidor pblico. En caso de que la extensin del
organigrama no permita su presentacin en una pgina, deber segregarse cada rea en hojas por
separado.
Conforme al Artculo 7 fraccin V del Acuerdo, a los Titulares de las Dependencias, rganos y
Entidades les corresponder tener debidamente actualizados, autorizados y publicados en el
Peridico Oficial del Estado de Tabasco, sus reglamentos internos, as como debidamente
integrados sus manuales de organizacin.
NRM01
MARCO NORMATIVO
MARCO JURDICO-ADMINISTRATIVO
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
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ANEXO II.- PLANEACIN ESTRATGICA
PLN-01
En este anexo se debern sealar los distintos programas y acciones que tiene a su cargo las No requiere documentacin
dependencias, rganos y entidades en el ejercicio vigente, as como la fuente de los recursos con adjunta.
los que se financia cada uno.
PLN01
PLANEACIN ESTRATGICA
PROGRAMA OPERATIVO ANUAL
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
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Formato HUM-01 Documentos Archivos
Plantilla de personal Electrnicos Adjuntos:
Dependencias:
Bajo este concepto se considerar al personal que conforma la estructura orgnica de la dependencia, rgano 1. Copia de minuta de plazas
o entidad y que cuenta con plaza asignada correspondiente a la plantilla autorizada. autorizadas por unidad
administrativa.
Conforme al Artculo 10, fraccin II del Acuerdo, la Subsecretara es la encargada de conciliar y validar las
plantillas de personal a cargo de las dependencias, rganos y entidades, en su caso, que se incorporarn 2. Copia de la ltima nmina
como anexos en las actas de Entrega-Recepcin. ejecutiva de la dependencia u
organismo (base, confianza,
En este formato deber sealarse en forma global la plantilla de personal autorizada por condicin laboral supernumerarias), incluyendo
(base, confianza, supernumerario y otros) de acuerdo al presupuesto del ejercicio para la dependencia, detalle de percepciones y
rgano o entidad, detallando las que se encuentren ocupadas al momento de la Entrega bajo la siguiente deducciones mensuales.
clasificacin:
3. Copia de la ltima nmina
Activos Licencia personal eventual: 1)lista de raya
Comisionado Eventual 2)suplencias; incluyendo detalle de
Honorarios asimilables a salario percepciones y deducciones
mensuales.
Como parte de la preparacin de la informacin, se verificar que todos los expedientes de la plantilla de
personal asignado a las dependencias, rganos y entidades se encuentren clasificados, actualizados y 4. Plantilla de personal con
completos, y que su localizacin fsica sea accesible. permiso, incapacidad o comisin
En el caso del personal eventual que labora bajo contrato o por obra o tiempo determinado, deber verificarse (estableciendo la comisin y la
que la fecha de vencimiento de stos no sea superior al da sealado para la Entrega-Recepcin de la unidad de adscripcin), incluyendo
Administracin. detalle de percepciones y
deducciones mensuales.
En el caso de los prestadores de servicios (honorarios), los contratos respectivos no podrn exceder su El listado deber incluir los
vigencia ms all del ltimo da de la Entrega-Recepcin. siguientes campos: (No. de
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades debern efectuar los trmites pertinentes, nmina, nombre, monto de
a fin de que el personal comisionado se reintegre, antes del cierre del ejercicio, a su rea original de percepciones y deducciones)
adscripcin.
No podr llevarse a cabo ningn movimiento de personal posterior a la fecha establecida para tal efecto por la
Subsecretara de acuerdo al programa de cierre de la administracin.
ANEXO III.- RECURSOS HUMANOS
HUM-01
Entidades:
HUM01
RECURSOS HUMANOS
PLANTILLA DE PERSONAL
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Honorarios
Plazas por condicin Personal
Plazas autorizadas Plazas ocupadas Activo Licencia Comisionado asimilables a Observaciones
laboral eventual
salarios
Indicar el nmero de plazas Indicar el nmero total Se deber registrar el Se registrar las plazas Se registrarn las plazas del Se deber indicar el Anotar el nmero de Incluir en forma
BASE autorizadas de confianza, base de plazas ocupadas en nmero de personal que que se encuentren con personal que se encuentre nmero de plazas del personal que se breve, la
y supernumerarios las Dependencias, se encuentre laborando licencia o incapacidad comisionado mediante personal que labora por encuentra laborando por informacin o
presupuestados. Esta rganos y Entidades normalmente, sin con goce o sin goce de oficio a otra Dependencia, obra y tiempo honorarios. comentarios
informacin la generar la conforme a la nmina de considerar al personal sueldo. La informacin Organismo o Entidad. La determinado, as como importantes no
CONFIANZA Subsecretara y ser informacin deber ser
pago. Este nmero que se encuentre con deber ser generada por tambin las suplencias considerados en
proporcionada a las deber ser el total de la licencia, incapacidad o las Dependencias, generada por las que existan. La Oficiala el formato.
Dependencias y rganos. Es Dependencias, rganos y
suma de las columnas 9 comisionado. Esta rganos y Entidades. Mayor proporcionar
importante sealar que Entidades.
SUPERNUMERARIO a 13. informacin ser informacin nicamente
Subsecretara no proporcionar
proporcionada por las de las dependencias u
informac
Dependencias, rganos organismos de las
y Entidades. cuales emite nminas.
OTROS
TOTALES
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
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ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-01
Las dependencias, rganos y entidades debern presentar los siguientes Estados Financieros y 1. En su caso, los Estados
Presupuestales: financieros o presupuestales
marcados con la opcin "SI".
Estado de Posicin Financiera (Balance General),
Estado de Resultados Financiero, 2. Cuando algn Estado
Estado de Resultados Presupuestal, Financiero o Presupuestal haya
Estado de Modificacin a Patrimonio o Hacienda Pblica, sido dictaminado por auditor
Estado de Origen y Aplicacin de Recursos, externo se deber anexar copia
del dictamen correspondiente.
En el caso de la cuenta pblica, el Artculo 9 fraccin III del Acuerdo seala la responsabilidad de la
Secretara de Administracin y Finanzas para efectuar los cierres trimestrales de la misma, por lo
que sta Dependencia ser la encargada de presentar la informacin de la situacin que guarda la
cuenta pblica, a la fecha de la entrega de la administracin.
En caso de que la dependencia, rgano o entidad elabore otro(s) estado financiero(s) distintos de
los arriba sealados deber especificarlo(s) y adjuntarlo(s).
En los casos que aplique, conjuntamente con los Estados Financieros se presentar el documento
que muestre la opinin de las firmas externas contratadas para llevar a cabo las auditorias
correspondientes.
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-01
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades debern verificar que la
FIN01
RECURSOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS Y PRESUPUESTALES
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Dictaminados
Estados Financieros que se entregan SI/NO Fecha Observaciones
SI/NO
1).- Estado de Posicin Financiera (Balance General) Se deber anotar "SI" Se anotar la fecha a la Se deber anotar "SI" en En esta columna se sealar algn comentario
2).-Estado de Resultados Financiero cuando la Dependencia o que se presentan las cifras caso de que el Estado adicional respecto al Estado financiero o
Entidad haya elaborado el del Estado financiero se encuentre presupuestal correspondiente.
3).-Estado de Resultados Presupuestal
Estado Financiero o correspondiente. dictaminado por contador
4).-Estado de Modificacin al Patrimonio o Hacienda Pblica Presupuestal pblico independiente. En
5).-Estado de Origen y Aplicacin de Recursos. correspondiente y en caso caso contrario se anotar
contrario anotar "NO". "NO".
6).-Cuenta Pblica
7).-Otras (Especificar)
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
Nota: El concepto No. 6 de la primera columna, que se refiere a la Cuenta Pblica, es de uso exclusivo de la Secretara de Finanzas.
En el concepto "Otros" podrn incluirse informes como el Estado del Ejercicio del Presupuesto, y otros que apliquen especficamente para la Dependencia, rgano o Entidad.
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ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-02
Este formato deber presentarse en el caso de que existan fondos o valores susceptibles de ser 1. En su caso, los arqueos
reportados a la fecha de corte. debidamente requisitados en
los formatos que tiene
Las dependencias normativas establecern el plazo lmite para la cancelacin de los fondos fijos o establecidos la SECOTAB
revolventes, segn se seala en el Artculo 24 del Acuerdo. (Vase Seccin II, Apartado
Documentos con Informacin
Los formatos de arqueos que debern integrarse al formato se encuentran en la seccin 8 Anexos Complementaria).
Documentos con informacin complementaria, del presente Manual.
2. Listado detallado de los
Para mayor informacin, deber anexarse a estos formatos el listado detallado de los reembolsos reembolsos en trmite y
en trmite y la ubicacin del expediente que corresponda. ubicacin del expediente que
corresponda.
Certificados de no adeudo.
3. Copia del certificado de no
Es obligacin de los coordinadores administrativos informar con oportunidad a todo el personal de adeudo. (Vase la Seccin II,
las dependencias, rganos y entidades que estn obligados a tramitar treinta das antes de la fecha Apartado de Documentos con
de la Entrega-Recepcin, los certificados de no adeudo, de tal forma que no debern tener a su Informacin Complementaria)
cargo saldos pendientes de comprobar por concepto de sueldos, viticos, gastos de viaje,
prstamos, anticipos u otros.
Los certificados o convenios debern tramitarse ante las coordinaciones de administracin o sus
equivalentes, y debern ser firmados por los titulares de las mismas pasando a formar parte del
presente anexo.
FIN02
RECURSOS FINANCIEROS
RESUMEN DE ARQUEOS
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Informacin que se entrega SI/NO Fecha Importe Total del Arqueo Observaciones
1.- Arqueo de Caja Se deber anotar Se anotar la En este rubro se deber En esta columna se anotar algn comentario o en su caso se
2.- Conformacin del Fondo Fijo o Revolvente "SI" cuando la fecha de incluir el monto total informar la causa por la cual no se est entregando el o los
Dependencia o elaboracin del del arqueo en cada arqueos.
3.- Arqueo de Vales de Gasolina/Combustible
Entidad haya arqueo caso. "Los importes
4.- Reembolsos en trmite elaborado el correspondiente monetarios debern
arqueo capturarse
correspondiente y redondeados, sin incluir
en caso contrario centavos."
anotar "NO".
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
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ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-03
Se detallarn todas las cuentas vigentes a cargo de la dependencia, rgano o entidad en las 1. Copia de la ltima
diversas instituciones bancarias para el manejo de sus recursos, as mismo se relacionarn todas conciliacin bancaria y su
las chequeras en uso y/o canceladas, mismas que se incluirn fsicamente como parte de la estado de cuenta bancario a la
documentacin anexa al formato, o la ubicacin de las mismas en la columna de Observaciones. fecha de la entrega.
Las conciliaciones bancarias respectivas debern mantenerse depuradas y actualizadas y 2. Chequeras en uso y/o
disponibles para su consulta en caso de requerirse. stas debern incluir los estados de cuenta canceladas.
bancarios correspondientes as como la integracin detallada de cada uno de los rubros que las
componen (cruce contra estados financieros). 3. Oficios de cancelacin de
firmas.
Se prever con la suficiente anticipacin la cancelacin de firmas registradas para el manejo de las
cuentas bancarias e inversiones, para lo cual se notificar por oficio a las diferentes instituciones a 4. En su caso, certificacin
fin de que proceda la cancelacin al da del acto de Entrega-Recepcin. Para el corte final se notarial del saldo de la cuenta
adicionarn a este formato las copias de los oficios de aviso de cancelacin de firmas, debidamente
sellados por la institucin bancaria correspondiente.
Al final del formato se incluir una nota que sealar, que en las cuentas bancarias existen fondos
suficientes para cubrir los cheques que se encuentran en trnsito.
Se deber reducir el nmero de cuentas bancarias, dejando activas solo las estrictamente
necesarias para la operacin, ayudando con esto a la simplificacin del Proceso.
En el caso que la dependencia, rgano o entidad certifique los saldos de las cuentas bancarias, se
deber anotar en la columna de observaciones y anexar el documento correspondiente.
FIN03
RECURSOS FINANCIEROS
CUENTAS DE CHEQUES
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Nota: En las cuentas bancarias existen fondos suficientes para cubrir los cheques que se encuentran en trnsito
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
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ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-04
En este concepto se incluirn todas las cuentas de inversin vigentes a las fechas de corte, 1. Copia de la ltima
incluyendo entre otros datos: el tipo de instrumento en que se invirti, el plazo y saldos. Las conciliacin de la cuenta
conciliaciones respectivas debern mantenerse depuradas y actualizadas a fin de que se corriente y la de inversin con
encuentren disponibles en caso de requerirse. el rea de Contabilidad y su
estado de cuenta bancario a la
Por la dinmica normal de este tipo de operaciones, con oportunidad se prever la fecha del ltimo fecha de la entrega.
plazo de inversin a fin de que no se afecte el proceso de la Entrega-Recepcin. En consecuencia,
el Anexo reflejar la situacin existente al realizar ste ltimo movimiento. 2. En el caso de inversiones
en valores que se encuentren
La ltima conciliacin bancaria junto con los estados de cuenta correspondientes se agregar al vigentes, se deber incluir los
formato en las fechas de corte. De igual forma, se elaborarn conciliaciones complementarias al documentos originales que
ltimo da hbil previo a la celebracin del acto. amparan dicha inversin o
especificar el lugar de
Entre otros aspectos importantes, en la columna de Observaciones deber sealarse el lugar en resguardo de los mismos en la
el que se encuentran resguardados los contratos originales de dichas inversiones. columna de observaciones.
FIN04
RECURSOS FINANCIEROS
DEPOSITOS DE INVERSIN
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Se deber escribir Se anotar el Se describir el En esta columna En este concepto En esta columna se Se debern citar los Se tendr que Incluir en este espacio la informacin
la fecha en que nombre de la tipo de inversin. se incluir el se establecer el anotar el nombres de las registrar el saldo u observaciones importantes, por
apertur la cuenta Institucin nmero de la plazo por el cual se vencimiento de la personas con firmas que a la fecha de ejemplo: lugar donde se resguardan
de la inversin. Bancaria en donde cuenta estableci el inversin. autorizadas o corte presenta la los contratos originales.
se tenga correspondiente. contrato de mancomunadas cuenta en los
aperturada la inversin. para manejar las estados
inversin cuentas de financieros. Al final
determinada. inversin. de cada hoja se
debern sumar y
bajar saldos. "Los
importes
monetarios
debern capturarse
redondeados, sin
incluir centavos."
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
16
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-05
FIN05
RECURSOS FINANCIEROS
CHEQUES O TRANSFERENCIAS PENDIENTES
DE ENTREGAR O REALIZAR
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
En esta columna Se anotar el nombre de En esta columna se En esta columna se Se anotar el Se deber citar el Incluir el concepto o la Incluir en este espacio la
se incluir la la Institucin Bancaria incluir la cuenta incluir el nmero importe del cheque. nombre del beneficiario descripcin del servicio informacin u observaciones
fecha de emisin del cheque expedido. bancaria a la que del cheque emitido. "Los importes del cheque. por el cual se est importantes, por ejemplo: la
del cheque. pertenece el cheque. monetarios pagando el cheque o referencia del expediente en donde
debern capturarse realizando la se encuentra la documentacin que
redondeados, sin transferencia al ampara el pago o la transferencia.
incluir centavos." beneficiario.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
18
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-06
Los saldos incluidos en este rubro debern coincidir con lo reflejado en el estado financiero, por lo No requiere documentacin
que deben mantenerse permanentemente depurados y actualizados. adjunta.
Los servidores pblicos debern cubrir con suficiente anticipacin los saldos a cargo por
comprobaciones pendientes (viticos, gastos de viaje, prstamos, anticipos, etc.), de tal forma que
no se reporten adeudos por estos conceptos al cierre del ejercicio.
En forma previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern
realizar arqueos a los pagars o documentos que respalden las cuentas por cobrar.
Asimismo deber verificarse que se tengan integrados los expedientes relativos a las cuentas por
cobrar, de tal forma que sea posible su identificacin inmediata con los saldos presentados en este
formato.
FIN06
RECURSOS FINANCIEROS
DEUDORES DIVERSOS
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
En esta columna se incluir el nombre del deudor de la Se anotar el concepto del adeudo o la descripcin Se anotar el importe del total Incluir en este espacio la informacin u observaciones
Entidad. del financiamiento en su caso. del adeudo pendiente o importantes, por ejemplo: la ubicacin o referencia de la
financiamiento. "Los importes documentacin soporte del adeudo.
monetarios debern capturarse
redondeados, sin incluir
centavos."
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
20
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-07
Los saldos incluidos en este rubro debern coincidir con lo reflejado en el estado financiero, por lo 1. Expediente o
que deben mantenerse permanentemente depurados y actualizados. documentacin soporte que
ampare el adeudo
En forma previa a las fechas de corte, los responsables de las reas administrativas debern (declaraciones, solicitud de
verificar que los expedientes de los crditos se encuentren debidamente integrados con la devolucin, pagars,
documentacin comprobatoria, segn la normatividad aplicable en cada caso. convenios, etc.).
FIN07
RECURSOS FINANCIEROS
CUENTAS POR COBRAR
(CRDITOS FEDERALES Y ESTATALES)
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
En esta columna se incluir el nombre del deudor de la Se anotar el concepto del adeudo o la descripcin Se anotar el importe del total Incluir en forma breve, la informacin u observaciones
Entidad (por ejemplo: la SHCP por una devolucin de del financiamiento en su caso. del adeudo pendiente o importantes no considerados en el formato.
IVA). financiamiento. Estas cifras
debern corresponder a las
cifras sealadas en el Estado de
posicin financiera del formato
FIN-01. Los importes
monetarios debern capturarse
redondeados, sin incluir
centavos.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
22
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-08
En este rubro se presentarn todos los compromisos a cargo de la dependencia, rgano o entidad No requiere documentacin
como son: proveedores, acreedores, cuentas por pagar, impuestos por pagar, etc; que quedaron adjunta.
como pasivos a la fecha de corte. El orden de su presentacin ser de acuerdo al establecido a los
estados financieros.
Lo presentado en este formato deber coincidir con las cifras reflejadas en los estados financieros a
las fechas de corte sealadas.
Es muy importante revisar que se tengan integrados los expedientes que identifiquen la naturaleza
y condiciones de cada uno de los pasivos presentados.
FIN08
RECURSOS FINANCIEROS
CUENTAS Y RETENCIONES POR PAGAR
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Referencia Fecha de
Fecha Nombre del A creedor Concepto Impo rte Observaciones
Tipo Fo lio Exigibilidad
Se incluir en esta Se escribir el tipo Co lumna do nde se Anotar el no mbre del Proveedo r, Citar el concepto po r el cual se Se deber Se escribir en esta Incluir en este espacio la info rmacin u
columna la fecha en de do cumento que anotar el nmero Acreedor o Entidad a quien se le co ntrajo el pasivo , ejemplo : compra establecer la columna el monto o bservacio nes impo rtantes, po r ejemplo :
que se contrajo el se recibi de folio del adeuda o co n quien se co ntrajo el de co mputadoras, co mpra de fecha en que se del pasivo . En el la ubicacin o referencia de la
pasivo , po r ejemplo : (ejemplo: factura, do cumento que se pasivo, en su caso . llantas, o en su caso. el no mbre del co nvierta en caso de documentaci n so po rte del pasivo.
fecha de la factura, recibo, liquidaci n, recibi (ejemplo : impuesto de referencia, (ejemplo : exigible la deuda, contribucio nes se
fecha del co ntrato , declaraci n, etc.). Factura 1243). Impuesto so bre producto s de fecha limite de ano tar la cantidad
etc. En el caso de trabajo "I.S.P .T."). pago de la en pesos, sin
impuestos por pagar co ntribucin o centavo s (ejemplo : $
se incluir el periodo bien la fecha en 315,000) En ambos
de la contribuci n que se debe cubrir casos se deber
(ejemplo : Del 01-01-95 el pasivo. sacar sumatoria de
al 31-01-95 o lo s mo ntos al final de
enero /95). cada hoja.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
24
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-09 y FIN-10
De conformidad con la Ley de Deuda Pblica del Estado de Tabasco (Artculo tercero), se entiende No requiere documentacin
por Deuda Pblica Estatal la que se deriva de las diferentes modalidades de financiamientos que adjunta.
contraiga el Gobierno del Estado como responsable directo y como avalista o deudor solidario de
sus Organismos Descentralizados, Empresas de Participacin Mayoritaria, sus respectivos
Fideicomisos y Municipios.
Bajo esta definicin la deuda del Gobierno del Estado se clasifica en directa e indirecta. La deuda
directa es aquella en que el Gobierno del Estado es el deudor. La deuda pblica indirecta en
cambio, es aquella en la cual el Gobierno del Estado extiende un aval a los organismos pblicos
para que los ingresos del gobierno sean utilizados como garanta en caso de incumplimiento.
El formato FIN-09 Deuda Directa deber ser reportado en su caso, nicamente por la Secretara de
Administracin y Finanzas.
Se tendr especial cuidado que la informacin presentada concuerde con las cifras reflejadas en los
estados financieros de la dependencia, rgano o entidad a las fechas de corte sealadas; por tal
razn debern mantenerse en constante depuracin y actualizacin con la finalidad de mostrar la
razonabilidad de los pasivos por este concepto.
FIN09
RECURSOS FINANCIEROS
DEUDA DIRECTA
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Amortizacin
No. de Crdito Acreedor Udis contratados Udis Amortizadas Tasa de inters Saldo Udis Saldo en pesos
Total meses Realizado Pendiente
Anotar el Nmero de Registrar el Acreedor. Indicar el total de Registrar la Indicar la cifra Registrar las UDIS Registrar las UDIS Indicar la tasa de Registrar el saldo en Indicar el saldo en pesos.
Crdito. meses. realizacin. pendiente. contratados. amortizadas. inters. UDIS. Los importes monetarios
debern capturarse
redondeados, sin incluir
centavos.
TOTALES
NOTA: Los importes monetarios debern capturarse redondeados, sin incluir centavos.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
26
Objetivo: Informar las obligaciones de pasivo contratadas por la Entidad, con las caractersticas o limitaciones
establecidas en la Ley de Deuda Pblica Estatal, en las cuales el Gobierno del Estado se constituye como aval
solidario.
FIN10
RECURSOS FINANCIEROS
DEUDA INDIRECTA
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Amortizacin
No. de Imp. Orig.
Acreditado Acreedor Total Realiz Pendiente Imp. Amort. Tasa Int. Monto pagado Saldo Insoluto
Credito Aut.
Meses
Anotar el Registrar el Acreditado. Anotar el Acreedor. Indicar el total de Registrar la Indicar la cifra Registrar el Registrar el importe Indicar la Registrar el monto Indicar el saldo
nmero de meses definidos realizacin. pendiente. importe amortizado. Los tasa de pagado a la fecha de insoluto del crdito a
Crdito. para la amortizacin original importes monetarios inters. corte. Los importes la fecha de corte. Los
del crdito. autorizado. debern capturarse monetarios debern importes monetarios
Los importes redondeados, sin capturarse debern capturarse
monetarios incluir centavos. redondeados, sin redondeados, sin
debern incluir centavos. incluir centavos.
capturarse
redondeados
, sin incluir
centavos.
TOTALES
NOTA: Los importes monetarios debern capturarse redondeados, sin incluir centavos.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
27
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-11
Las dependencias, rganos y entidades de la Administracin Pblica Estatal que para efectos de Copia de la ltima forma
control y operacin utilicen formas valoradas, debern efectuar un corte de folios a la fecha del utilizada.
acto de Entrega-Recepcin, con la finalidad de dejar documentada la evidencia del uso del ltimo
folio utilizado por la administracin saliente.
Como formas oficiales numeradas se incluirn las facturas, recibos oficiales, actas (Registro Civil),
recibos de ingresos (Recaudacin de Rentas), certificados de nacimiento, certificados de defuncin
(Secretara de Salud) y todas aquellas que requieran de control numrico para su utilizacin.
Se prever en lo posible que todas las formas oficiales se encuentren resguardadas en un slo
lugar dentro de la unidad. Asimismo se deber verificar que todas las formas oficiales estn
completas segn su nmero de folio correspondiente.
FIN11
RECURSOS FINANCIEROS
FORMAS VALORADAS
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Describir el tipo de forma (formatos) que se utilizan en Se anotar el nmero Anotar el nmero del Anotar el nmero del Total de documentos Incluir en este espacio la informacin u observaciones
la unidad administrativa. de folio de la ltima primer folio en blanco ltimo folio en blanco en blanco (sin importantes no considerados en el formato.
forma utilizada antes (sin utilizar) que se (sin utilizar) que se utilizar) que se
de la fecha de corte. entrega. entrega. entregan.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
29
ANEXO IV.- RECURSOS FINANCIEROS
FIN-12
Debern incluirse en este formato los bienes que se tengan en la dependencia, rgano o entidad, o No requiere documentacin
bien fuera de ella y que no sean de su propiedad, pero que se encuentran bajo su custodia, como adjunta.
puede ser el caso de los bienes en consignacin.
FIN12
RECURSOS FINANCIEROS
VALORES Y BIENES EN CUSTODIA
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
31
ANEXO V.- RECURSOS MATERIALES
MAT-01
Conforme a la obligacin sealada en el Artculo 29 fraccin XLIX de la Ley Orgnica del Poder 1.- Relacin analtica del listado
Ejecutivo y al Artculo 10 fraccin I del Acuerdo, la Secretara de Administracin y Finanzas a de bienes muebles por rubro.
travs de la Subsecretara es la dependencia encargada entre otros asuntos, de elaborar, controlar, Estos listados debern contener
coordinar y actualizar el inventario de los bienes muebles e inmuebles propiedad del Gobierno. como mnimo los siguientes
Bajo esta premisa, deber contar con la informacin de los inventarios de las dependencias y campos:
rganos para efecto de integrarla en la Entrega-Recepcin.
(Nmero de Inventario,
Con este propsito, la Subsecretara cotejar con las dependencias de la administracin Descripcin del bien, Marca,
centralizada, la informacin relativa al padrn de bienes muebles bajo custodia de cada una, a Serie, Fecha de adquisicin,
efecto de que lleven a cabo la verificacin de los datos y realicen conciliaciones con esta Nmero de factura, Importe,
dependencia. Nmero de resguardo y/o
nombre de la persona que lo
En el caso de los rganos y entidades, la Subsecretara deber acordar las fechas en que deban tiene asignado,
entregar la informacin de sus inventarios (estas fechas debern ajustarse a los cortes previstos Observaciones), excepto el que
para el Proceso), a efecto de que puedan ser verificados por la dependencia. corresponde al armamento, el
cual deber entregarse
Este proceso de verificacin y conciliacin deber estar concluido seis meses antes de la fecha del conforme a la descripcin de
cambio de administracin, de tal forma que cada dependencia, rgano y entidad cuenten con su inventario de la Secretara de
inventario de bienes debidamente conciliado para integrarlo a la documentacin de la Entrega. la Defensa Nacional (SEDENA).
En el caso de las especies
En el anexo se reportar un resumen de los rubros que se consideran en el Manual de Contabilidad animales, forestales, etc., se
Gubernamental para la Administracin Pblica Estatal vigente y que son los siguientes: atender a la clasificacin
especfica de su naturaleza.
1. Mobiliario y equipo para la administracin.
2. Vehculos y equipo de trasporte para la administracin 2.- En el caso de los vehculos,
3. Maquinaria, equipo y material de servicios en apoyo al desarrollo sectorial Adjuntar los formatos Vehculos
4. Equipos diversos. 1 y 2. (Vase la Seccin II,
5. Otros (especies animales, forestales, etc.) Apartado de Documentos con
Informacin Complementaria)
No se debern realizar movimientos de bienes muebles en fecha posterior al tercer trimestre del
ejercicio.
El rea encargada en cada dependencia, rgano o entidad verificar que todos los bienes muebles
se encuentren debidamente inventariados realizando las siguientes actividades:
b. Se informar a la dependencia o rea encargada sobre cualquier bien mueble que por
omisin, error o falta de presentacin, no haya sido inventariado o no se encuentre
incluido en los registros, para proceder a su marcaje y registro en inventario.
c. Entre el perodo establecido para la realizacin de los cortes, se mantendr una estrecha
comunicacin con la Subsecretara el rea encargada a fin de informar sobre cualquier
movimiento que realice a su inventario, integrando un expediente completo de dichos
movimientos, como son: altas, actas administrativas, oficios de solicitud de baja, actas
levantadas ante agentes del Ministerio Pblico originadas por robos, siniestros, etc.
e. Se mantendr bajo control la ubicacin de todos y cada uno de los bienes registrados en
su inventario, en caso de mobiliario asignado en varios domicilios o ubicaciones.
g. Se revisar sin excepcin que los resguardos de los bienes se encuentren actualizados a
las fechas de corte y a la de Entrega-Recepcin de la dependencia, rgano o entidad, de
la siguiente manera:
Realizando revisiones aleatorias para verificar que la ubicacin de cada bien mueble
coincida con los resguardos.
Asimismo es conveniente que en el caso de que existan bienes inservibles, se realicen las gestiones
necesarias a fin de darlos de baja, considerando las disposiciones y procedimientos establecidos en
el Manual de Normas Presupuestarias vigente.
Se cuidar por parte de la Subsecretara y las reas encargadas en los rganos y entidades, que se
encuentren integrados los expedientes que contengan las facturas o documentos correspondientes
de propiedad de los bienes.
La entrega fsica de las instalaciones incluir los juegos de llaves existentes de acceso a las
oficinas, almacenes, vehculos, maquinaria, etc. En un sobre cerrado se debern incluir las
combinaciones de las cajas fuertes.
Ejemplos:
En el caso de los equipos de transporte y vehculos, las reas administrativas de las dependencias,
rganos y entidades debern tener integrado un expediente por unidad con al menos lo siguiente:
a) Se verificar que los vehculos se encuentren libres de adeudos en conceptos tales como:
pago de multas, tenencias, etc.
d) Se revisar que los datos referentes a los resguardantes del equipo de transporte o
maquinaria estn actualizados.
Se cuidar de conservar la integridad total de los vehculos asignados, as como en sus partes y
accesorios. De existir accesorios personales y/o propiedad de usuarios, debern retirarlos antes del
tercer trimestre del ejercicio.
Se recomienda la elaboracin de una memoria fotogrfica del parque vehicular existente. Utilizar
formatos Vehculos 1 y Vehculos 2.
Las dependencias, rganos o entidades que tengan a su cargo este tipo de activos, debern
verificar que el armamento oficial se encuentre debidamente inventariado, y debidamente
resguardado y que corresponda el nombre del resguardante con el de la persona que lo tiene a su
cargo.
En su caso, se verificar que los expedientes de armamento oficial contengan actas por robos o
extravos y se hayan efectuado los reportes a las autoridades competentes.
MAT01
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
1 Mobiliario y Equipo para la Administracin Monto total del rubro inventariado. Incluir en este espacio la informacin u observaciones
2 Vehculos y Equipo de Transporte para la Administracin Los importes monetarios debern importantes no considerados en el formato.
3 Maquinaria, Equipo y material de servicios en apoyo al capturarse redondeados, sin incluir
4 desarrollo sectorial centavos.
5 Equipos Diversos
6 Otros (Especies animales, forestales, etc.)
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
37
ANEXO V.- RECURSOS MATERIALES
MAT-02
Se deber sealar en este formato, el nmero de inmuebles que se encuentran en posesin de la 1.- Cdulas de identificacin de
dependencia, rgano o entidad, ubicndolos segn su funcin: bienes inmuebles.
Oficinas
Educacin
Almacn
Servicio
Salud
Vivienda
Cultura
Recreacin
Baldos
Especiales u otra distinta a las anteriores que deber especificarse.
De igual forma, programar con las dependencias, rganos y entidades los perodos en que se
realizarn las conciliaciones de informacin y datos de los inmuebles asignados a cada una, a
ANEXO
efecto de que stas se concluyan en forma anticipada a las fechas de corte establecidas para el V.- RECURSOS MATERIALES
Proceso. MAT-02
Los documentos que soportan la propiedad de los bienes inmuebles del Estado, as como sus
Se verificar que los documentos relativos al bien inmueble se encuentren en orden y en un lugar
adecuado para su consulta en el momento en que se requiera para efectos de la Entrega-
Recepcin.
Cada inmueble deber contar con un expediente que contenga como mnimo, los siguientes
documentos:
Deber hacerse entrega tambin de los juegos de llaves existentes de acceso a las oficinas.
MAT02
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
2
Tipo de Predio Superficie(m )
Nmero de Nm. de No. de Cuenta o
Descripcin rea de Ubicacin Importe Observaciones
Expediente Escritura Urbano Rstico Terreno Const. Clave Catastral
Escribir el nmero de Se anotar la descripcin del Se especificar en forma clara y Espacio Sealar Anotar Indicar la Indicar la Se anotar el nmero Se incluir el valor o Incluir en este espacio la informacin
expediente. tipo de bien inmueble; breve la ubicacin del destinado para en este una "X" superfici superfici de cuenta o clave el importe del bien. u observaciones importantes no
ejemplo: edificio del Hospital inmueble. el nmero de la espacio en esta e en e catastral del bien Los importes considerados en el formato.
X, Terreno, etc. escritura con una columna metros construid inmueble. monetarios debern
pblica. En esta "X" si el si el bien cuadrado a en capturarse
columna se predio es inmueble s que metros redondeados, sin
puede indicar si urbano. es de ocupa el cuadrado incluir centavos.
se encuentra en tipo terreno s.
trmite. rstico. en
general.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
40
ANEXO V.- RECURSOS MATERIALES
MAT-03
Debern incluirse los artculos que se tengan en existencia en el almacn de la dependencia, No requiere documentacin
rgano o entidad. adjunta.
Deber verificarse que la informacin contenida en los listados de inventarios coincida con las
cifras reflejadas en los estados financieros.
Las operaciones relativas al almacn sern cerradas a ms tardar una semana antes de la fecha del
cambio de administracin, por lo que debern preverse las necesidades en las reas
correspondientes.
MAT03
RECURSOS MATERIALES
INVENTARIO DE ALMACN
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Unidad de
Clave de Control Nombre del Artculo Cantidad Importe Localizacin Observaciones
Medida
Se anotar la En esta columna, se anotar el nombre de cada En esta columna Se anotar en esta Se incluir el valor o Se especificar en forma clara y breve Incluir en este espacio la informacin u
clave de control artculo existente, ya sea en el almacn general o se registrar la columna, la el importe del bien. la ubicacin de cada artculo, ejemplo: observaciones importantes no
asignada al en la Unidad Administrativa. unidad de cantidad existente Los importes almacn, oficina, bodega, seccin, considerados en el formato.
artculo para su medida, de cada de cada artculo monetarios debern anaquel, archivero, etc.
identificacin. artculo registrado. capturarse
mencionado, redondeados, sin
ejemplo: pieza, incluir centavos.
millar, etc.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
42
ANEXO V.- RECURSOS MATERIALES
MAT-04
El Artculo 19 de la Ley de Archivos Pblicos del Poder Ejecutivo del Estado seala que los 1. Listado de archivo de
servidores pblicos al trmino del desempeo de su empleo, cargo o comisin, harn entrega de concentracin.
toda la documentacin oficial que se encuentre en su poder. Atendiendo a este ordenamiento, se En el caso de que se tuvieran
debern integrar en este formato los datos de los archivos, expedientes y cualquier documentacin libros, boletines y
de trmite que se encuentren en custodia de la unidad administrativa, los cuales generalmente documentacin de consulta, se
correspondern al ejercicio vigente. debern relacionar y considerar
los mismos criterios para su
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades, adems de la informacin archivo.
sealada en el prrafo anterior, debern integrar en el formato las referencias del archivo de
concentracin correspondiente.
De conformidad con la Ley de Archivos Pblicos, se deber establecer el sistema de archivo que
permita la fcil localizacin de los expedientes identificados de acuerdo al concepto de su
contenido, que ser objeto de la Entrega-Recepcin.
Para el caso de los archivos no utilizados, las dependencias, rganos y entidades debern atender
a la clasificacin y procedimientos que establece la Ley de Archivos Pblicos, verificando la
existencia de los comprobantes de la documentacin que haya sido enviada al archivo de
concentracin, y en su caso, hacer la referencia de estos documentos en el formato.
Se prever la oportuna localizacin de los libros de Registro Civil cuidando que exista una
adecuada separacin de los mismos, de acuerdo al tipo de informacin que contengan como son:
libros de nacimiento, matrimonio, defuncin, reconocimiento de hijos, adopcin, divorcio, registro
de ejecutorias, etc.
En lo que respecta a los libros de Notarias se cuidar que el archivo se encuentre clasificado con el
ao y al nmero de Notaria que le corresponde, asimismo que su acomodo facilite su localizacin.ANEXO V.- RECURSOS MATERIALES
MAT-04
Se deber actualizar el Archivo General de Notarias a las fechas de corte, para integrar el
documento final de Entrega-Recepcin.
En caso que el Titular de la unidad lo considere relevante, llevar a cabo un inventario de los libros,
material bibliogrfico, boletines y publicaciones de consulta bsica de que disponga,
asignndoseles una clave para identificacin que puede ser colocada mediante etiqueta. Su
acomodo obedecer al orden de las claves de identificacin, para facilitar su localizacin.
MAT04
RECURSOS MATERIALES
ARCHIVO DOCUMENTAL
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Nmero de
Nmero de Inventario Relacin de Archivos (de gestin o trmite y de transferencia o
rea de Ubicacin Expedientes Observaciones
(Archiveros) consentracin)
que Contiene
Escribir el nmero de Anotar el tipo de informacin del archivo, expediente, tomos, nminas, Especificar la Direccin o lugar fsico en Indicar el Incluir en forma breve, cualquier informacin u
inventario del archivero expediente de obra, etc; de acuerdo al gnero de que se trate. donde se encuentra ubicado el archivero. nmero de observacin importante respecto de los datos que se
en el que se encuentre expedientes que presentan.
la documentacin contiene cada
sealada. archivero.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
45
ANEXO VI.- SISTEMAS DE INFORMACIN
SIS-01
Se listar el software comercial con el que cuenta la dependencia, rgano o entidad para el 1.- Sobre cerrado con las
desarrollo de sus funciones. claves de acceso a los distintos
sistemas.
Deber verificarse que el software utilizado, as como aquellos que se hayan adquirido y no estn
en uso, tengan su respectiva licencia, los manuales de operacin y los discos o dispositivos
equivalentes en los que se encuentra grabado cada sistema (discos de instalacin).
En forma adjunta a este formato debern entregarse en sobre cerrado, las claves de acceso a los
distintos sistemas.
SIS01
SISTEMAS DE INFORMACIN
SOFTWARE ADQUIRIDO
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
47
ANEXO VI.- SISTEMAS DE INFORMACIN
SIS-02
En este formato se detallarn los sistemas que han sido desarrollados por y para la dependencia, 1. Sobre cerrado con las claves
rgano o entidad. de acceso a los distintos
sistemas.
En el caso del software desarrollado deber detallarse: nombre del sistema, objetivo, plataforma
en que fue desarrollado, manual del usuario, manual tcnico, entre otros. En caso de haber sido
elaborado por un proveedor externo, deber indicarse el nombre de la empresa y en la columna de
observaciones los datos del contrato correspondientes.
El manual del usuario, en su caso, deber contener al menos lo siguiente: nombre del sistema,
objetivo del mismo, requerimientos de hardware, caractersticas tcnicas deL software, descripcin
de los mens y gua de solucin de problemas.
El manual tcnico, en su caso, deber contener por lo menos el nombre del sistema, objetivo,
plataforma en que fue desarrollado, herramientas de desarrollo del sistema, diagrama conceptual,
relacin de mens, relacin de pantallas, relacin de reportes a obtener, relacin de tablas y la
descripcin de las tablas e ndices.
SIS02
SISTEMAS DE INFORMACIN
SOFTWARE DESARROLLADO
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
49
ANEXO VI.- SISTEMAS DE INFORMACIN
SIS-03
En este formato se presentar una relacin de los dispositivos magnticos (diskettes, discos 1.- En su caso, en sobre
compactos, cintas magnticas, etc.) o respaldos en discos duros que contienen la informacin cerrado las claves de acceso a
detallada de los asuntos, programas, bienes, recursos y sistemas ms importantes de la unidad los distintos archivos o equipos
administrativa. de cmputo.
Se tendr especial cuidado que los discos utilizados se encuentren en buen estado.
SIS03
SISTEMAS DE INFORMACIN
RESPALDOS DE INFORMACIN EN MEDIOS
MAGNTICOS
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Referencias
Dispositivos de Software de
Archivo o Programa Tipo Espacion en KB. Observaciones
Almacenaje Desarrollo Sistema Subsistema Usuario
Especificar el nombre Tipo de Tipo de dispositivo Nombre del paquete Anotar, respectivamente, los nombres del sistema y Especificar el espacio Registrar brevemente la informacin o
del archivo o archivo o en que se encuentra en que se desarroll subsistema al que pertenece el archivo o programa y el que ocupa en el comentarios importantes relacionados con los
programa. programa. almacenado el el archivo. nombre de la oficina como usuario principal. (en los casos almacenamiento el datos que se presentan.
archivo o programa. que aplique). archivo o programa
expresado en kilobytes.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
51
ANEXO VII.- OBRAS PBLICAS
OBR-01
En este formato deber sealarse por fuente de financiamiento y programa de inversin, las obras 1.- En su caso, copia del Acta
pblicas que se encuentren en proceso de cierre a la fecha de corte. Circunstanciada notariada.
En la cartula del expediente unitario, se debern tener por lo menos los datos bsicos de la obra
como son: nombre y nmero, proyecto, fecha de inicio, monto contratado, residente de obra o
supervisor de los trabajos, asimismo se debern indicar en el caso que hubiese el convenio de
ampliacin en monto y/o plazo.
Los expedientes unitarios de las obras ejecutadas con recursos provenientes de la Federacin, de
recursos estatales o de cualquier fuente financiera, debern contener como mnimo los documentos
que la normatividad respectiva seala, por lo que la dependencia, rgano o entidad ser
responsable de integrarlos en cada expediente. La documentacin deber estar validada por los
responsables de la dependencia, rgano o entidad de acuerdo a las polticas internas.
OBR01
OBRAS PBLICAS
INVENTARIO DE OBRAS EN PROCESO
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
53
ANEXO VII.- OBRAS PBLICAS
OBR-02
En este formato se detallar el avance en la amortizacin de los anticipos entregados a las No requiere documentacin
empresas contratistas para el desarrollo de las obras, as como de otros adeudos (adquisiciones adjunta.
pagadas no suministradas, retenciones y/o sanciones no efectuadas, fianzas, etc.), que a la fecha
de corte se encuentren en proceso. Las cifras presentadas debern concordar con la informacin
contable de la dependencia, rgano o entidad.
OBR02
OBRAS PBLICAS Tipo de Adeudo
1.- Anticipos no Amortizados
ANTICIPOS Y SALDOS PENDIENTES DE 2.- Adquisiciones pagadas no
AMORTIZAR suministradas y/o instaladas.
3.- Retenciones y/o Sanciones
no efectuadas.
4.- Fianzas
5.- Otros (Especificar)
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Importe de Anticipos
Nmero del Nmero de Nombre del
Descripcin Tipo de Adeudo Observaciones
Proyecto Contrato Contratista Otorgado Amortizado Saldo
Se relacionar cada una de las obras, Anotar el nmero de Sealar el nmero Se anotarn los importes de los anticipos otorgados, amortizados Anotar los comentarios a los puntos contenidos en el formato; en
estudios y proyectos que se encuentren contrato y el nombre o que corresponda en y el saldo del mismo. Los importes monetarios debern capturarse algn proyecto, segn sea el caso; y cuando sea necesario.
terminadas o en proceso que tengan saldos razn social del contratista el recuadro, ubicado redondeados, sin incluir centavos.
o pendientes por amortizar, retenciones por de que se trate. en la esquina
pagar o cualquier otro concepto pendiente, superior derecha del
anotando el nmero de proyecto con que se formato.
identifica y la descripcin breve de los
trabajos a realizarse.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
55
ANEXO VII.- OBRAS PBLICAS
OBR-03
Los estudios y proyectos relacionados con la inversin pblica que hayan sido realizados durante la No requiere documentacin
administracin y que se mantengan en la cartera, debern relacionarse en este formato. adjunta.
Los expedientes debern contener toda la documentacin relacionada con el estudio o proyecto, as
como los archivos electrnicos que formen parte del mismo; y debern estar debidamente
clasificados y ordenados para su consulta en caso de requerirse.
OBR03
OBRAS PBLICAS
CARTERA DE ESTUDIOS Y PROYECTOS
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Descripcin del Proyecto Estudio Municipio Localidad No. de expedientes y planos Medio de almacenamiento
Anotar brevemente la descripcin del proyecto. Sealar el municipio y la localidad a que se refiere el estudio o Nmero de expedientes y Registrar el medio de almacenamiento, ejemplo: original en
proyecto en cuestin. planos que conforman la papel, medio magntico, etc.
documentacin del estudio o
proyecto, por ejemplo: 3
expedientes, 2 planos.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
57
ANEXO VIII.- ACUERDOS Y CONVENIOS
CNV-01
En este formato debern relacionarse, todos los acuerdos o convenios que la dependencia, rgano No requiere documentacin
o entidad haya suscrito con otras instituciones o entidades y que mantengan vigentes a la fecha de adjunta.
la Entrega-Recepcin obligaciones de cualquier tipo con sus contrapartes, como pueden ser
acuerdos de coordinacin, anexos de ejecucin, convenios de colaboracin, de integracin a algn
programa, acuerdos con organizaciones no gubernamentales, con la iniciativa privada o
particulares, etc.
Se verificar que el contrato o convenio de que se trate se encuentre debidamente autorizado por
el Titular responsable de la entidad que lo haya celebrado, adems de que la informacin relativa
al mismo sea fcil de localizar en su archivo o lugar asignado para su resguardo. De igual forma, se
constatar que la documentacin e informacin relativa se encuentre actualizada a la fecha de los
cortes.
CNV01
ACUERDOS Y CONVENIOS
ACUERDOS Y CONVENIOS
INTERINSTITUCIONALES
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
59
ANEXO IX.- ADQUISICIONES Y SERVICIOS
ADQ-01
En este formato se listarn los bienes o servicios que a la fecha de la Entrega se encuentren en No requiere documentacin
proceso de ser entregados o recibidos por la dependencia, rgano o entidad. No obstante, en la adjunta.
medida que la operacin lo permita, deben planearse las adquisiciones de tal forma que a la fecha
de corte todos los procesos se hayan concluido.
ADQ01
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
ADQUISICIONES DE BIENES Y/O SERVICIOS EN TRMITE
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
61
ANEXO IX.- ADQUISICIONES Y SERVICIOS
ADQ-02
Se relacionarn todos los contratos que impliquen alguna obligacin de la dependencia, rgano o No requiere documentacin
entidad con terceros y que a la fecha de corte se encuentren vigentes; especficamente, los adjunta.
relacionados a contratos de servicios de mantenimiento, vigilancia, consultora, asesora,
mantenimiento, limpieza, remodelacin, arrendamiento de inmuebles, equipo de oficina, cmputo,
vehculos, entre otros.
Se verificar que las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades cuenten con
un ejemplar de los contratos y que stos contengan las firmas de los funcionarios responsables, as
como los sellos y autorizaciones de las dependencias normativas.
ADQ02
ADQUISICIONES Y SERVICIOS
CONTRATOS DE SERVICIOS VIGENTES
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
63
ANEXO X.- ASUNTOS EN GESTIN
TRM-01
En este formato se debern detallar los asuntos no jurdicos ms relevantes para la unidad 1.- En su caso, listado de
administrativa que a la fecha de cierre se encuentren en proceso, de tal forma que se facilite la observaciones pendientes de
continuacin o conclusin correspondiente por parte del funcionario entrante. Entre los asuntos solventar derivadas de
ms importantes a reportar se encuentran las observaciones pendientes de solventar derivadas de auditorias o revisiones de
auditora o revisiones de los distintos rganos de control y de auditores externos. rganos de control.
Deber verificarse que los documentos que constituyan el antecedente para poder atender
debidamente cada asunto, se encuentren ordenados e identificados en expedientes, de tal forma
que se tengan disponibles para consulta.
TRM01
ASUNTOS EN GESTIN
ASUNTOS EN TRMITE
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
No. de Expediente Asunto Fecha de Inicio Situacin Actual del Trmite Observaciones
Escribir el nmero Se deber indicar el asunto haciendo una Anotar la fecha del Espacio destinado para describir brevemente la situacin Registrar la informacin o comentarios importantes no
de expediente. descripcin concisa y objetiva del mismo. inicio del trmite. actual del trmite. considerados en el formato.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
65
ANEXO X.- ASUNTOS EN GESTIN
TRM-02
Los asuntos jurdicos de diversa naturaleza (laboral, administrativa, penal, civil, etc.) debern 1.- Copia de la ltima actuacin
detallarse en este formato, as como los protocolos en poder de Notarios de acuerdo a su tipo por expediente.
(escritura, acta constitutiva, asociacin civil, etc.) sealando entre otros el nmero de expediente y
la situacin del trmite a la fecha de corte (para revisin, para firma, etc.).
Deber definirse la ubicacin de estos expedientes en un lugar que permita su rpida localizacin,
pudiendo sealarse sta en la columna de Observaciones.
Se prever que los datos relativos al asunto en trmite se encuentren actualizados a la fecha de
corte, as como su actualizacin al da del acto de Entrega-Recepcin, a fin de integrar el
documento final de la dependencia, rgano o entidad.
TRM02
ASUNTOS EN GESTIN
ASUNTOS JURDICOS
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
No. de Expediente Asunto Fecha de Inicio Situacin Actual del Trmite Observaciones
Escribir el nmero Se deber indicar el asunto. Anotar la fecha de Espacio destinado para describir brevemente la situacin Registrar la informacin o comentarios importantes no
de expediente. inicio del trmite. actual del trmite. considerados en el formato.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
67
ANEXO XI.- INFORMES ESPECIALES
INF-01
Las reas administrativas de las dependencias, rganos y entidades informarn los datos No requiere documentacin
relacionados con los seguros de los bienes que se encuentren vigentes a la fecha de la Entrega- adjunta.
Recepcin.
INF01
INFORMES ESPECIALES
SEGUROS VIGENTES
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Descripcin del Bien Asegurado Compaa Aseguradora Nmero de Pliza Fecha de Contratacin Fecha de Vencimiento Tipo de Cobertura
Descripcin breve del bien Compaa Aseguradora: anotar el No. De Pliza: Anotar el nmero de Fecha de Contratacin Anotar la Fecha de Vencimiento: Anotar la Tipo de Cobertura: Anotar la
asegurado. nombre de la compaa la pliza de seguro vigente. fecha de contratacin de la pliza fecha en que se tendr que renovar cobertura que se tenga indicada en
aseguradora. vigente. la pliza. la pliza (amplia, limitada, etc.)
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
69
Formato INF-02 Documentos Archivo
Libros Blancos Electrnicos Adjuntos:
En este formato se detallarn los Libros blancos integrados por las dependencias, rganos o No requiere documentacin
entidades, los cuales contienen los proyectos de inversin o acciones llevadas a cabo por el adjunta.
Gobierno del Estado que por su impacto social y trascendencia se requiera documentar.
Se revisar que los Libros Blancos estn completamente integrados con toda la documentacin
comprobatoria del ejercicio de los recursos y la de soporte tcnico administrativo.
INF02
INFORMES ESPECIALES
LIBROS BLANCOS
Dependencia o Entidad: Nombre de la Dependencia, rgano o Entidad a la que pertenece la Unidad Administrativa.
Unidad Administrativa: Nombre de la Unidad Administrativa responsable de proporcionar la informacin solicitada.
Domicilio: Direccin de la Unidad Administrativa.
Ejercicio presupuestal: Nombre de la obra / accin / programa: anotar el nombre de la obra, accin, rea responsable de la Ubicacin de la documentacin: anotar Observaciones: anotar la informacin que
anotar el(los) ejercicio(s) operacin o programa que denomina al Libro Blanco. documentacin: anotar el nombre del el lugar o rea en donde se encuentre resulte necesaria para precisar, aclarar o
presupuestal(es) al que rea que tenga bajo su ubicada fsicamente la documentacin ampliar los datos contenidos en las columnas
corresponde la integracin responsabilidad la integracin de la y expediente del Libro Blanco. anteriores.
del Libro Blanco. documentacin del Libro Blanco.
___________________________________________ ___________________________________________
Indicar el nombre y puesto de la persona que entrega la Indicar el nombre y puesto del Jefe Inm ediato de la persona que
Unidad Administrativa entrega la Unidad Administrativa.
71
documentos con
informacin
complementaria
Los siguientes documentos son los aprobados por la SECOTAB y debern adjuntarse
al formato FIN-02 Resumen de arqueos.
ARQUEO DE CAJA
DEPENDENCIA: ____________________________________________________________
DIRECCION: ______________________________________________________________
IMPORTE DEL FONDO $__________________
COMPROBACION
MONEDAS FRACCIONARIAS
___________________________ $0.50 $_________________________
___________________________ $0.20 $_________________________
___________________________ $0.10 $_________________________
___________________________ $0.5 $_________________________
_________________________
DOCUMENTACION COMPROBATORIA
_____________________________ $_________________________
_____________________________ $_________________________
_____________________________ $_________________________
DIFERENCIA $_________________________
HAGO CONSTAR QUE LOS VALORES AQU SEALADOS SON PROPIEDAD DE:
__________________________________________________________, LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL ARQUEO Y SE
ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA, LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS Y REVISADOS EN MI PRESENCIA POR LOS REPRESENTANTES
DE LA SECRETARIA DE CONTRALORIA, Y DEVUELTOS A MI ENTERA SATISFACCION.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________ ___________________________
AUDITOR AUDITOR
72
ARQUEO DE FONDO REVOLVENTE
DEPENDENCIA: ____________________________________________________________
COMPROBACION
$__________________
TOTAL COMPROBADO
$__________________
DIFERENCIA
$__________________
HAGO CONSTAR QUE LOS VALORES AQU RELACIONADOS SON PROPIEDAD DE:
_______________________________________________________________ LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL ARQUEO Y
QUE SE ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS EN MI PRESENCIA POR UN REPRESENTANTE DE LA
DIRECCION DE CONTROL Y AUDITORIA PUBLICA, DE LA SECRETARIA DE CONTRALORA. SE HACE CONSTAR QUE LA NEGATIVA A
FIRMAR EL PRESENTE ARQUEO NO AFECTA EL VALOR PROBATORIO DE LA MISMA.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________ ___________________________
AUDITOR AUDITOR
73
ARQUEO DE VALES DE GASOLINA / COMBUSTIBLE
DEPENDENCIA: _______________________________________________________________________
COMPROBACIN:
EXISTENCIA EN VALES $____________________
DOCUMENTACION COMPROBATORIA $____________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
$____________________
TOTAL COMPROBADO
DIFEFENCIA $____________________
HAGO CONSTAR QUE LOS VALES DE COMBUSTIBLE AQU RELACIONADOS SON PROPIEDAD DE:
_________________________________________________LOS CUALES OBRAN EN MI PODER A LA FECHA DEL
ARQUEO Y QUE SE ENCUENTRAN BAJO MI CUSTODIA LOS MISMOS QUE FUERON CONTADOS EN MI
PRESENCIA POR UN REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DE CONTROL Y AUDITORIA PUBLICA DE LA
SECRETARIA DE CONTRALORA DEVUELTOS A MI ENTERA SATISFACCIN. SE HACE CONSTAR QUE LA
NEGATIVA A FIRMAR EL PRESENTE ARQUEO NO AFECTA EL VALOR PROBATORIO DE LA MISMA.
__________________________________
RESPONSABLE
_____________________________ ___________________________
AUDITOR AUDITOR
74
CERTIFICADO DE NO ADEUDO
A QUIEN CORRESPONDA
El presente documento no exime al beneficiario del mismo, de cualquier otra responsabilidad que se
derive en revisin posterior al desempeo de sus funciones, conforme a lo establecido en la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Pblicos vigente en el Estado.
Para los fines legales que procedan, se extiende el presente CERTIFICADO DE NO ADEUDO, a los ___
das del mes de ______ de 200__, en la Ciudad de Villahermosa, Tabasco.
ATENTAMENTE
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCION
75
Formato Veculo 1
CARACTERSTICAS DE LA UNIDAD
DESCRIPCIN SI NO DESCRIPCIN DESCRIPCIN
Tarjeta de circulacin: No. Inventario: Modelo:
Pliza de seguros: No. Motor: Clase:
Marca: Tipo: No. cilindros:
Placas: Color: Kilometraje:
ACCESORIOS Y HERRAMIENTAS
DESCRIPCIN SI NO DESCRIPCIN SI NO DESCRIPCIN SI NO
Espejo lateral derecho Parabrisas Bayoneta aceite
Espejo lateral izquierdo Medalln trasero Llave de cruz
Espejo retrovisor Cristales de puertas (laterales) Gato
Tapetes Encendedor Reflejantes de
Limpiadores Faros y Luces emergencia
(sealamientos)
Claxon Molduras Extinguidor
Viseras Calaveras Cable pasa corriente
Palanca de velocidad Defensas Caja de herramientas
Cinturones de seguridad Parrilla Porta llantas
Antena Llanta de refaccin Bastn de seguridad
Radio Tapones de ruedas Placa delantera
Radio/CD Tapn gasolina Placa trasera
Clima Tapn de radiador
Manijas Tapn de aceite
CARROCERA E INTERIORES
DESCRIPCIN BUENO REGULAR MALO DESCRIPCIN BUENO REGULAR MALO
Costado derecho Cajuela
Costado izquierdo Pintura
Cofre Sistema elctrico
Toldo Vestiduras
LLANTAS
DESCRIPCIN NUEVA VIDA VIDA LISA DESCRIPCIN NUEVA VIDA VIDA LISA
Delantera derecha Trasera
izquierda
Delantera izquierda Refaccin
Trasera derecha
OBSERVACIONES
76
Formato Veculo 1
FIRMAS DE AUTORIZACIN
_______________________________________ ___________________________________________
Direccin de Adscripcin Coordinacin de Calidad e Innovacin
Nombre, Cargo y Firma Gubernamental
Nombre, Cargo y Firma
_______________________________________ __________________________________________
Recursos Materiales Resguardante
Nombre, Cargo y Firma Nombre, Cargo y Firma
77
Formato Veculo 2
Foto 1
Foto 2
78
tercera
seccin
actas administrativas
de
entrega recepcin
1
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
1/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
del proceso; designacin que les fue conferida mediante Oficios No.___31____ y
No. ______31_______de fechas____32____ y ___32____ respectivamente,
emitido por el titular de esta_______22________ y quienes se identifican con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)___33______ folio: ______33____ y
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____33_____
folio:________33______ respectivamente.--------------------------------------------
El C. ________7__________, servidor pblico que entrega, designa como testigo
de asistencia para los efectos de la presente, al C.______34_______, con cargo
de ________35_________, quien se identifica con credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)_____36_____ folio:_____36____ y manifiesta tener su domicilio
en_______37_________, El C.________12____________servidor pblico que
recibe, designa como testigo de asistencia para los efectos de la presente, al
C._______38________, con cargo de _______39_______ quien se identifica con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____40______ folio:___40____ y
manifiesta tener su domicilio en________41_________ -----------------------------
Asimismo se encuentran presentes por la Secretara de Administracin, el C.
_______42___________, con cargo de ______43________ quien se identifica
con________44______folio: ______44_______ y el C. _______45___________,
con cargo de _______46____________ quien se identifica
con________47______folio: ______47_______ por parte de la Secretara de
Contralora, en lo sucesivo SECOTAB, interviene en este acto el
C._________48_______, Auditor comisionado mediante oficio No.
_____49____de fecha____50___quien se identifica con________51________
folio: ___51______ y tiene su domicilio en ______52_____________.----------
En este acto se invit al Notario Pblico. __________53___________ para dar fe
pblica de la presente, como lo seala el Manual de Entrega Recepcin. (EN CASO
DE QUE NO HAYA PRESENCIA DE NOTARIO PBLICO DEBER ELIMINARSE ESTE
PRRAFO)--------------------------------------------------------------------------
Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
personas que participan en este acto, del documento que avale la designacin del
nuevo servidor pblico y de la renuncia (en su caso) del servidor pblico saliente,
cuyos originales se tuvieron a la vista, se examinaron y devolvieron a sus
portadores.----------------------------------------------------------------------------
Acto seguido se procede a hacer la entrega de la documentacin que ampara la
entrega recepcin, sealando los formatos que en su caso apliquen o no. El
contenido de la documentacin e informacin es responsabilidad de los titulares
de cada unidad administrativa de acuerdo a sus facultades, funciones y
competencias.--------------------------------------------------------------------------
I. MARCO NORMATIVO
NUM. CLAVE NO. APLICA
FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
2/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
V. RECURSOS MATERIALES
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
16 MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
4/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
X. ASUNTOS EN GESTIN
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
29 TRM-01 Asuntos en Trmite
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos Para
la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de alguna
aclaracin o salvedad que debiera asentarse en el presente
documento__________________( DE NO HABER ACLARACIN O SALVEDAD,
DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES)-----------------------------------------
El C.______________54_____________ servidor pblico que entrega, manifiesta
haber proporcionado con veracidad y sin omisin alguna, todos los elementos
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn
asunto o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que
se mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman
en todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por
la(s) persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).---------------------
La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas
del ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la
autoridad competente.-------------------------------------------------------------------
El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
Asuntos Jurdicos de la SECOTAB, observaciones al acta de Entrega Recepcin,
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su
vez en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
5/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ _________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
6/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
7/9
FORMATO ER-001
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
9/9
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
1/10
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
correspondiente.-------------------------------------------------------------------------
-
Asimismo se encuentran presentes para atestiguar el acto, el
C.________27_______, quien se desempea como _____28_________ y el C.
_____29_______ que ocupa el puesto de ______30______, que en virtud de lo
sealado en el Manual de Entrega - Recepcin fungen como enlaces responsables
del proceso; designacin que les fue conferida mediante Oficios No.___31____ y
No. ______31_______de fechas____32____ y ___32____ respectivamente,
emitido por el titular de esta_______22________ y quienes se identifican con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)___33______ folio: ______33____ y
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____33_____
folio:________33______ respectivamente.-------------------------------------------
El C. ________7__________, servidor pblico que entrega, designa como testigo
de asistencia para los efectos de la presente, al C.______34_______, con cargo
de ________35_________, quien se identifica con credencial IFE, pasaporte o
cartilla militar)_____36_____ folio:_____36____ y manifiesta tener su domicilio
en_______37_________, El C.________12____________servidor pblico que
recibe, designa como testigo de asistencia para los efectos de la presente, al
C._______38________, con cargo de _______39_______ quien se identifica con
(credencial IFE, pasaporte o cartilla militar)_____40______ folio:___40____ y
manifiesta tener su domicilio en________41_________ -----------------------------
Asimismo se encuentran presentes por la Secretara de Administracin, el C.
_______42___________, con cargo de ______43________ quien se identifica
con________44______folio: ______44_______ y el C. _______45___________,
con cargo de _______46____________ quien se identifica
con________47______folio: ______47_______ por parte de la Secretara de
Contralora, en lo sucesivo SECOTAB, interviene en este acto el
C._________48_______, Auditor comisionado mediante oficio No.
_____49____de fecha____50___quien se identifica con________51________
folio: ___51______ y tiene su domicilio en _________52__________.----------
En este acto se invit al Notario Pblico. __________53___________ para dar fe
pblica de la presente, como lo seala el Manual de Entrega Recepcin. (EN
CASO DE QUE NO HAYA PRESENCIA DE NOTARIO PBLICO DEBER ELIMINARSE
ESTE PRRAFO)--------------------------------------------------------------------------
Asimismo se anexan a la presente copias fotostticas de las identificaciones de las
personas que participan en este acto, del documento que avale la designacin del
nuevo servidor pblico y de la renuncia (en su caso) del servidor pblico saliente,
cuyos originales se tuvieron a la vista, se examinaron y devolvieron a sus
portadores.-------------------------------------------------------------------------------
2/10
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
I. MARCO NORMATIVO
NUM. CLAVE NO. APLICA
FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
1 NRM-01 Marco Jurdico Administrativo
3/10
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
V. RECURSOS MATERIALES
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
16 MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
4/10
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
X. ASUNTOS EN GESTIN
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
29 TRM-01 Asuntos en Trmite
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
5/10
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ _________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
Coordinador de Administracin,
Calidad e Innovacin o su Unidad de asuntos jurdicos
equivalente
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
Testigo Testigo
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ ___________________________
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________
Nombre, cargo y firma
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
8/10
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
9/10
FORMATO ER-002
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
10/10
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
1/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
I. MARCO NORMATIVO
NUM. CLAVE NO. APLICA
FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
1 NRM-01 Marco Jurdico Administrativo
2/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
V. RECURSOS MATERIALES
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
16 MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
3/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
X. ASUNTOS EN GESTIN
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
29 TRM-01 Asuntos en Trmite
4/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
ANEXO FOJAS SI NO
31 INF-01 Seguros Vigentes
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos Para
la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de alguna
aclaracin o salvedad que debiera asentarse en el presente
documento__________________( DE NO HABER ACLARACIN O SALVEDAD,
DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES)-----------------------------------------
El C.______________7_____________ servidor pblico que entrega, manifiesta
haber proporcionado con veracidad y sin omisin alguna, todos los elementos
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn
asunto o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que
se mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman
en todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por
la(s) persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).---------------------
La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas
del ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la
autoridad competente.-------------------------------------------------------------------
El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
Asuntos Jurdicos de la SECOTAB, observaciones al acta de Entrega Recepcin,
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su
vez en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
travs de su representante, las aclaraciones pertinentes tal y como lo establece el
artculo 28 del mencionado Acuerdo.--------------------------------------------------
De conformidad con la Ley de Responsabilidades de los servidores pblicos, en su
artculo 81 fracciones I y II, el servidor pblico entrante deber presentar su
declaracin inicial de situacin patrimonial ante la SECOTAB dentro de los sesenta
das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin.
De igual forma, el servidor pblico que entrega seala que tiene conocimiento de
la obligacin a su cargo establecida en la fraccin II del mencionado artculo de la
misma Ley, de presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la SECOTAB
dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo
o comisin. -------------------------------------------------------------------------------
5/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ _________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
Testigo Testigo
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
Por la SECOTAB
___________________________
(Nombre, cargo y firma)
6/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
Primer tanto del Acta y Anexos: Servidor Pblico que recibe, debindose conservar en la
oficina con carcter Institucional.
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser
cancelados.
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
7/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
8/9
FORMATO ER-004
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
32. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal
del testigo.
9/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
1/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
2/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
V. RECURSOS MATERIALES
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
16 MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
3/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
X. ASUNTOS EN GESTIN
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
29 TRM-01 Asuntos en Trmite
4/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
OBSERVACIONES
De conformidad con el artculo 27 del Acuerdo que Establece los Lineamientos Para
la Entrega Recepcin de los Servidores Pblicos, respecto a la existencia de alguna
aclaracin o salvedad que debiera asentarse en el presente
documento__________________( DE NO HABER ACLARACIN O SALVEDAD,
DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES)-----------------------------------------
El C.______________7_____________ servidor pblico que entrega, manifiesta
haber proporcionado con veracidad y sin omisin alguna, todos los elementos
necesarios para la formulacin de la presente Acta y no haber omitido ningn asunto
o aspecto importante relativo a su gestin. Los Anexos y sus formatos que se
mencionan en esta Acta forman parte integrante de la misma, los que se firman en
todas sus fojas para su identificacin y efectos legales a que haya lugar, por la(s)
persona(s) designada(s) para elaborarla(s) y verificarla(s).---------------------
La presente entrega no implica liberacin alguna de responsabilidades derivadas del
ejercicio de las atribuciones del servidor pblico saliente o del contenido de la
presente Acta, que pudieran llegarse a determinar con posterioridad por la autoridad
competente.-------------------------------------------------------------------
El servidor pblico entrante podr formular mediante oficio ante la Unidad de
Asuntos Jurdicos de la SECOTAB, observaciones al acta de Entrega Recepcin,
dentro de un plazo no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del
acta. Las observaciones se notificarn al servidor pblico saliente para que a su vez
en un trmino igual a partir de la fecha en que sea notificado, realice por si o a
travs de su representante, las aclaraciones pertinentes tal y como lo establece el
artculo 28 del mencionado Acuerdo.--------------------------------------------------
De conformidad con la Ley de Responsabilidades de los servidores pblicos, en su
artculo 81 fracciones I y II, el servidor pblico entrante deber presentar su
declaracin inicial de situacin patrimonial ante la SECOTAB dentro de los sesenta
das naturales siguientes a la toma de posesin de su empleo, cargo o comisin. De
igual forma, el servidor pblico que entrega seala que tiene conocimiento de la
obligacin a su cargo establecida en la fraccin II del mencionado artculo de la
misma Ley, de presentar su declaracin de situacin patrimonial ante la SECOTAB
dentro de los treinta das naturales siguientes a la conclusin de su empleo, cargo o
comisin. -------------------------------------------------------------------------------
Se hace constar que la negativa a firmar la presente acta no afecta el valor
probatorio de la misma.--------------------------------------------------------------------
5/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ _________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
Testigo Testigo
____________________________ ____________________________
(Nombre, cargo y firma) (Nombre, cargo y firma)
Por la SECOTAB
___________________________
(Nombre, cargo y firma)
6/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
Primer tanto del Acta y Anexos: Servidor Pblico que recibe, debindose conservar en la
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser
cancelados
INSTRUCTIVO DE LLENADO
ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA RECEPCIN
1. Nombre de la ciudad en donde est ubicada la oficina de la Unidad Administrativa que se
entrega.
9. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del funcionario
pblico que entrega.
13. Tipo y folio de identificacin que presenta el funcionario pblico que recibe.
7/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
15. Da, mes y ao de elaboracin del oficio de designacin del funcionario pblico que recibe.
16. Nombre completo del representante designado por el funcionario pblico que recibe.
19. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
designado por el titular que entrega.
21. Nombre completo del representante designado por el titular que recibe.
24. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
designado por el titular que recibe
26. Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular administrativo o quien este designe
mediante oficio.
28. Tipo y folio de la identificacin que presenta el Titular jurdico o quien este designe mediante
oficio.
32. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del testigo.
36. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del testigo.
8/9
FORMATO ER-005
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
41. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del auditor
comisionado.
43. Fecha (Da, mes y ao) en que concluye el acto de Entrega Recepcin.
9/9
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
1/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
I. MARCO NORMATIVO
NUM. CLAVE FORMATO NO. APLICA
2/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
3/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
V. RECURSOS MATERIALES
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
16 MAT-01 Inventario de Bienes Muebles
4/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
X. ASUNTOS EN GESTIN
NUM. NO. APLICA
CLAVE FORMATO
ANEXO FOJAS SI NO
29 TRM-01 Asuntos en Trmite
CUADRO RESUMEN
TOTAL DE ANEXOS
TOTAL DE FOJAS
Observaciones
Respecto a la existencia de alguna aclaracin o salvedad que debiera asentarse en
el presente documento: _______________________________________(DE NO
HABER ACLARACIN O SALVEDAD, DEBER ANOTARSE SIN OBSERVACIONES) --
El servidor pblico responsable del traspaso o transferencia manifiesta bajo
protesta de decir verdad, haber proporcionado con veracidad todos los elementos
necesarios para formular la presente acta, as como que los registros de los
recursos y asuntos relevantes corresponden a los que se tenan al ____ de
_______ de 20___.----------------------------------------------------------------------
Los documentos referidos en la presente acta y aquellos que se relacionan con la
gestin administrativa de la oficina que se traspasa o transfiere, quedan sujetos
a las revisiones que consideren conveniente las autoridades competentes.---
La presente acta avala cada una de las hojas que integran los anexos y no exime
de la firma de los mismos a los servidores pblicos que intervienen en el acto. -
El acto de traspaso o transferencia, que da lugar a la presente acta no exime
a los servidores pblicos que han estado a cargo de los asuntos, activos y
valores reseados en la misma, de la responsabilidad en que hubiese
incurrido en su gestin y que pudiera determinarse posteriormente.------------------
Los servidores pblicos responsables del acto de traspaso o transferencia podrn
formular mediante oficio ante la unidad de Asuntos Jurdicos de la Secretara de la
Contralora, observaciones al acta de Traspaso o Transferencia, dentro de un plazo
no mayor de 30 das naturales, contados a partir de la fecha del acta.----------------
5/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________ _________________________
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
Representante Representante
_________________________ ____________________________
Nombre, cargo y firma Nombre cargo y firma
____________________________ ___________________________
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
___________________________ ___________________________
Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma
__________________________ _____________________
(nombre, cargo y firma) (nombre, cargo y firma)
6/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
____________________________
(Nombre, cargo y firma)
_________________________ _______________________
(nombre , cargo firma) (nombre, cargo y firma)
Nota: El Acta no deber contener borraduras o enmendaduras y los espacios que no se utilicen debern ser
cancelados
7/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
9. Tipo y Folio de la identificacin (credencial IFE, pasaporte o cartilla S.M.N.) que presenta.
10. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular
responsable de la transferencia.
13. Tipo y Folio de la identificacin (credencial IFE, pasaporte o cartilla S.M.N.) que presenta.
14. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del titular que
recibe.
16. Nombre del representante nombrado por el Titular de la Dependencia, rgano o Entidad que
transfiere los recursos.
17. Cargo que desempea el representante de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere
los recursos.
19. Tipo y Folio de la identificacin (credencial IFE, pasaporte o cartilla S.M.N.) que presenta.
20. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los recursos.
8/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
23. Cargo que desempea el representante de la Dependencia, rgano o Entidad que recepciona
los recursos.
26. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del representante
designado por el titular que entrega.
28. Nombre del Titular de Administracin de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los
recursos.
29. Cargo que desempea el Titular Administrativo de la Dependencia, rgano o Entidad que
transfiere los recursos.
31. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular
administrativo.
32. Nombre del Titular Jurdico de la dependencia, rgano o entidad que transfiere los recursos.
33. Cargo que desempea el Titular Jurdico de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere
los recursos
35. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular Jurdico.
37. Nombre del Titular de Administracin de la Dependencia, rgano o Entidad que recepciona los
recursos.
38. Cargo que desempea el Titular Administrativo de la Dependencia, rgano o Entidad que
recepciona los recursos.
40. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular
Administrativo.
41. Nombre del Titular Jurdico de la dependencia, rgano o entidad que recepciona los recursos.
42. Cargo que desempea el Titular Jurdico de la Dependencia, rgano o Entidad que recepciona
los recursos
9/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
44. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del Titular Jurdico.
46. Nombre de la persona designada como testigo por la Dependencia, rgano o Entidad que
transfiere los recursos.
48. Cargo que desempea el Testigo de la Dependencia, rgano o Entidad que transfiere los
recursos
49. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del testigo.
51. Nombre de la persona designada como testigo por la Dependencia, rgano o Entidad que
recepciona los recursos.
54. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del testigo
designado.
55. Nombre completo del funcionario pblico designado por la Secretara de Planeacin y
Finanzas.
58. Nombre completo del funcionario pblico designado por la Direccin General de Recursos
Humanos y Desarrollo de Personal de la Secretara de Administracin.
59. Nombre del funcionario pblico designado por la Direccin de Patrimonio de la Secretara de
Administracin.
62. Cargo que ocupa el representante de la Direccin General de Recursos Humanos y Desarrollo
de Personal de la Secretara de Administracin.
10/11
FORMATO ER-006
ACTAS CIRCUNSTANCIADAS
1. FECHA 2. FECHA 3. FECHA
68. Calle, nmero exterior o interior, colonia, sector, municipio y cdigo postal del auditor
comisionado
11/11
cuarta
seccin
preguntas frecuentes
1
SECOTAB: www.secotab.gob.mx en la cual encontrars un liga para entrar al
Sistema Entrega-Recepcin. En esa misma pgina se encuentra el Manual de
Usuario y el Manual de Entrega-Recepcin, los cuales te sern de mucha utilidad
para el llenado de tus formularios.
8.- Solo debo llenar los formularios cuando exista una entrega-recepcin?
No, el Artculo 34 del Acuerdo y el numeral 11 del Manual de Normas
Presupuestarias establecen que la informacin debe actualizarse trimestralmente,
con la finalidad de que al momento que se presente una entrega-recepcin no se
tenga informacin acumulada y sea ms gil el proceso.
9.- Cunto tiempo tengo para hacer mi entrega-recepcin una vez que
renunci a mi cargo?
A partir de la fecha de renuncia tienes un plazo de 30 das para hacer la entrega-
recepcin. Una vez que la informacin se encuentre impresa, revisada y firmada, se
debe avisar a la Secretara de Contralora, (mnimo 5 das antes de que se lleve a
cabo el acto administrativo) solicitando por oficio, personal adscrito a la Direccin de
Control y Auditora Pblica para que intervengan en el proceso. En el oficio de
solicitud se debe indicar la fecha, hora, lugar y unidad administrativa que se
entrega.(Artculo 31 del Acuerdo).
3
Gobierno del abasco
SECOTAB
Secretara
Estado de Tabasco cambia contigo de Contralora