Procedimiento de compras segn ISO 9001:2015

Cmo redactamos el Manual y el procedimiento de compras para cumplir con los requisitos de la
norma ISO 9001:2015? hay diferencias respecto a ISO 9001:2008? Por dnde empiezo?

Uno de los requisitos que exige la norma ISO 9001, es la gestin y control de las compras y
subcontrataciones de la empresa. No observamos cambios en la nueva actualizacin de la norma; por lo
tanto, para aquellos que tenis que actualizar vuestro sistema de gestin, podris mantener la misma
metodologa y sistemtica que tenais establecida. Como en todo el proceso de adaptacin de la
documentacin, deberis sustituir algunas palabras por las actualizadas en la ISO 9001:2015 para nombrar
algunos conceptos.

Para aquellas personas que estn implantando por primera vez el

sistema de gestin de calidad en vuestra empresa, os pondr un
ejemplo, de cmo podis redactar tanto el Manual como el
procedimiento. Como siempre os digo, en el procedimiento debis
explicar vuestra propia sistemtica e incluir la informacin
documentada (registros) que generis. Muchas empresas, disponen
de un programa informtico especfico, para gestionar y controlar las
compras y subcontrataciones de la empresa. En este caso, deberis
explicar sencillamente, la metodologa a seguir en vuestro programa
informtico, y los controles que se realizan.

NOTA: Podis juntar en un mismo apartado del Manual, tanto las compras como las subcontrataciones,
de igual forma en el procedimiento, aunque deberis explicar y describir los requisitos de cada
concepto de forma individualizada. En el caso de esta publicacin, debido a la cantidad de informacin
realizar de forma separada las compras y subcontrataciones.

QU NOMENCLATURA Y CODIFICACIN LE DAMOS TANTO EN EL MANUAL COMO EN EL

PROCEDIMIENTO?

Como siempre, la nomenclatura, la codificacin y el diseo de la documentacin es a criterio de quin

elabora la documentacin del sistema. En los siguientes enlaces os propongo un ejemplo que funciona
bien, ya que es muy sencillo e intuitivo:

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ndice del manual de calidad segn ISO 9001:2015 (con enlaces en cada apartado)
ndice del Manual de calidad segn ISO 9001:2015 (ordenado por bloques departamentales)
ndice de los procedimientos de calidad segn la ISO 9001:2008
ndice de procedimientos de calidad segn ISO 9001:2015

QU PONER EN EL MANUAL?

La empresa XYZ efectuar sus compras aquellos proveedores que estn previamente evaluados y
aceptados por el comit de calidad y la Direccin. Las excepciones a estos criterios debern ser juzgados
por la Direccin de la empresa.

El proceso de compra de la empresa XYZ debe estar documentado, recogiendo de forma inequvoca los
datos y los requisitos que se describen claramente, tanto el producto como el plazo solicitado, as como
otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, caractersticas del producto). As mismo, se
tendr que incluir, cuando sea apropiado los requisitos de aprobacin del producto, para la cualificacin del
personal y del sistema de gestin de Calidad, asegurndonos, antes de comunicar al proveedor, que los
requisitos de la compra se ajustan al producto solicitado.

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estn de acuerdo con los requisitos
especificados en el pedido, se tendr que realizar la verificacin del cumplimiento de todos ellos en la
recepcin de los mismos, se tendr que comunicar al proveedor cualquier incidencia o desviacin que se
detecte en este proceso.

QU PONER EN EL PROCEDIMIENTO?

OBSERVACIN: se puede realizar un procedimiento especfico para compras y otro para

subcontrataciones o bien, como lo he propuesto en este post conjuntamente. Es muy importante
desarrollar cada concepto por separado ya que son conceptos diferentes. Compras es para producto y
subcontratacin es para servicio.

Como ya comentamos la informacin que debe tener el procedimiento es:

Full 1 de 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Logo de la
empresa

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 P-5-01 Edicin: 0
Data:
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIN DE COMPRAS Y 25/07/13
SUBCONTRATACIONES

NOTA: recordad que el encabezado tiene que estar en todas las pginas del documento ya que se
tiene que identificar con el ttulo, el nmero de pgina la edicin y la fecha, para no confundirnos con
alguna edicin anterior u obsoleta.

OBSERVACIN: La primera hoja (no es necesario todas) tienen que tener las firmas y la fecha de
quien ha elaborado el procedimiento, quien lo ha revisado y quien lo ha aprobado segn lo hemos
especificado en el sistema documental.

Adems siempre en todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su fecha y el
motivo por el que se ha modificado. Normalmente se pondra en la segunda pgina del documento, ya que
la primera con la cartula, las firmas (al pie de pgina) y el ndice (cuerpo de la pgina) ya es suficiente.

Se podra realizar algo como la siguiente tabla:

MODIFICACIONES

Edicin Fecha Descripcin del motivo de la modificacin

0 01/01/0001 Por ejemplo: se ha modificado el sistema de pedidos

Por ejemplo: Se ha modificado el criterio de seleccin de

1 01/01/0002 proveedores

El ndice del procedimiento podra ser algo as:

1. Objeto del procedimiento:
2. Alcance
3. Responsabilidades

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 4. Desarrollo del procedimiento:
4.1. Pedidos:
4.2. Compras
4.3. Subcontrataciones
4.4. Registro de compras y subcontrataciones
4.5. Evaluacin de proveedores:
4.5.1. Evaluacin inicial
4.5.2. Evaluacin continuada
4.5.3. Listado de proveedores aprobados
5. Documentos relacionados

A partir de tener la estructura del procedimiento ya podis desarrollar cada uno de los puntos de este.

NOTA IMPORTANTE: Tenis que tener coherencia con lo que dejis por escrito. Por ejemplo, si en
funciones del personal ponis que la responsabilidad de las compras de un determinado producto es de
un puesto de trabajo, en este procedimiento en el apartado de responsabilidades tenis que poner lo
mismo. Esta coherencia es la que mira el Auditor y de ah derivan muchas no conformidades.

OBJETO

En este procedimiento pretende (Objeto):

Establecer la sistemtica de la realizacin de los pedidos, as como todo el proceso desde la aprobacin
del pedido hasta conformarlo para que el departamento de contabilidad de la empresa lo tenga en cuenta
para su posterior pago.

Tambin hay que establecer la sistemtica para la evaluacin y aprobacin de proveedores y

subcontratistas. La complementacin y la revisin de las rdenes de compra/subcontratacin con la
finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados.

NOTA: Se pueden establecer varios mecanismos dependiendo qu productos comprar o qu servicios

subcontratar y especificar en este procedimiento los diferentes tratos. No es lo mismo comprar una
bombilla simple que un equipo de subcontratacin. No es lo mismo subcontratar la limpieza de unas
oficinas que una calibracin de un equipo. Los requisitos son diferentes y hay que especificarlos.

DESARROLLO

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La empresa xyz realiza sus compras a aquellos proveedores que estn previamente evaluados y
seleccionados por la organizacin.

NOTA: En este punto hay que definir quin tiene la responsabilidad de evaluar y seleccionar. Por
ejemplo si es el Comit de calidad o un puesto en concreto, se puede especificar en este punto del
manual, a parte del procedimiento de funciones del personal. De una manera genrica he puesto por la
organizacin.

La informacin de las compras tiene que ser un proceso documentado de forma inequvoca con el registro
definido en el Sistema:

Los datos del pedido

Los requisitos que describen claramente el producto

Los requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y equipo.

Los requisitos para la cualificacin del personal

Los requisitos del sistema de calidad

El plazo solicitado

Otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobacin del
producto.

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estn de acuerdo con los requisitos especficos
en el pedido, se tendr que efectuar la verificacin del cumplimiento de todos ellos en la recepcin de los
mismos. Se tiene que comunicar al proveedor (con evidencia documental) cualquier incidencia o
desviacin que se detecte en el proceso.

EVALUACIN DE LOS PROVEEDORES DE COMPRAS

La empresa XYZ mantiene relaciones comerciales con las empresas que ofrezcan sus productos con
estndares de calidad adecuados a los requisitos que sean de consideracin, de forma que se evite una
influencia negativa de estos en el resultado final de las actuaciones.

Como consecuencia, la empresa XYZ adquirir sus productos a empresas seleccionadas segn la
metodologa establecida en el procedimiento con la finalidad de evaluar su capacidad para cumplir los
requisitos que se especifican. Adems se tendr que hacer una reevaluacin continua en el tiempo del
resultado del producto, guardando registros de las evaluaciones y cualquier accin necesaria derivada de

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la misma.

NOTA: quedar definido en el procedimiento tanto de compras como el de no conformidades de

producto, cundo y cmo hay que poner estas incidencias y documentarlas.

Por lo tanto, nicamente se podrn comprar productos aquellos proveedores recogidos en el listado de
proveedores aceptados.

OBSERVACIN: es en el procedimiento de Compras donde se tiene que especificar la metodologa a

seguir tanto en la evaluacin, como el proceso y los registros que se generan. Cada actividad tendr
unos requisitos especficos que tienen que definirse y tienen que quedar documentados. Por ejemplo
los requisitos que se necesitan para comprar un equipo de precisin para realizar un ensayo concreto
no es lo mismo que los requisitos para comprar una bombilla. Y por lo tanto, la exigencia que le
pediremos al proveedor no ser la misma.

Tanto en el apartado de compras como en el de subcontrataciones tenis que explicar qu codificacin

utilizis para identificar estos pedidos y poner en el apartado de documentos relacionados cmo mnimo el
modelo de la siguiente informacin documentada:

Registro de rdenes de Compra y subcontratacin (puede ser el mismo registro o no).

Formato de la hoja de pedido de compra
Formato de la hoja de pedido de subcontratacin
Formato de la hoja de evaluacin de proveedor
Registro de la informacin solicitada a los proveedores para su aceptacin
Formato de la hoja de no conformidad de producto (para compras)
Formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones)

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